Sistema de Gestin Ambiental Agencia Pblica Empresarial Sanitaria Hospital de Poniente

PROCEDIMIENTO DE GESTIN AMBIENTAL

PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elaborado por: Fco. Javier Vizcano Responsable Gestin Ambiental

Revisado por: Ramn Estrada Presidente del Comit de Gestin Ambiental Subdirector de Infraestructuras

Aprobado por: Mara Garca Directora Gerente

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS NDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. CONTROL DE CAMBIOS EN EL PROCEDIMIENTO ...............................................................3 OBJETO ............................................................................................................................4 ALCANCE..........................................................................................................................4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA........................................................................................4 DEFINICIONES ..................................................................................................................5 RESPONSABILIDADES .......................................................................................................5 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................6 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9. 7.10. 8. FORMATO DE LOS DOCUMENTOS................................................................................. 6 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................. 7 CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ......................................................................... 8 REQUISITOS DE LOS RESPONSABLES DE GESTIN DE LOS DOCUMENTOS.................. 9 ELABORACIN, REVISIN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIN .................................. 9 DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS............................................................................... 10 MODIFICACIN DE DOCUMENTOS .............................................................................. 10 CONTROL DE LOS REGISTROS .................................................................................... 11 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS .................................................................... 11 ARCHIVO ..................................................................................................................... 12

LISTA DE REGISTROS......................................................................................................12

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 1. CONTROL DE CAMBIOS EN EL PROCEDIMIENTO EDICIN 0 1 FECHA 20/05/2010 20/10/2011 CAMBIOS Edicin inicial Se actualizan las referencias a ASP.

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 2. OBJETO El objeto de este procedimiento es definir el formato, estructura, contenido y codificacin de todos los documentos que conforman el Sistema Gestin Ambiental, en adelante SGA, de la Agencia Pblica Empresarial Sanitaria Hospital de Poniente, en adelante ASP, as como la sistemtica de elaboracin, modificacin, revisin, aprobacin, distribucin y archivo de la documentacin.

3. ALCANCE Este procedimiento es de aplicacin a todos los documentos que integran el SGA EPHP: MGA. Manual de Gestin Ambiental SGA. Procedimientos de Gestin Ambiental. Procedimientos Operativos. Registros. Formatos. Otros Documentos.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Los documentos que generan la necesidad de creacin del presente procedimiento son: Manual de Gestin Ambiental. Norma UNE-EN ISO 14001:2004 - Requisito 4.4.4. Documentacin. Norma UNE-EN ISO 14001:2004 - Requisito 4.4.5. Control de Documentos. Norma UNE-EN ISO 14001:2004 - Requisito 4.5.4. Control de los Registros.

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 5. DEFINICIONES Manual de Gestin Ambiental (en adelante MGA): documento bsico del SGA ASP, en el que se describen: Los elementos del sistema. Las interrelaciones entre los elementos del sistema. Documentacin de referencia. Las funciones y responsabilidades clave para el funcionamiento del sistema.

Programa de Gestin Ambiental (en adelante PGAM): Documento redactado por cada hospital de la ASP que recoge los objetivos y metas especficos para asegurar una mejor proteccin del medio ambiente, con inclusin de una descripcin general sobre las actividades adoptadas o previstas para alcanzar dichos objetivos, as como los plazos y los medios fijados para la aplicacin de dichas medidas. Procedimiento de Gestin Ambiental (en adelante PGA): documento en los que se establecen las responsabilidades y criterios dentro del SGA ASP, dando respuesta a los requisitos de la Norma UNE-EN-ISO 14001:2004 y los estndares ambientales, establecidos en el programa de acreditacin de centros de la Consejera de Salud. Procedimiento Operativo (en adelante PO): documento donde se describen de manera ms concreta la ejecucin de las tareas y procesos que se llevan a cabo en la ASP y cuya ausencia pudiera originar un deterioro en el medio ambiente. Formato (en adelante F): modelo o plantilla utilizada normalmente para registrar las actuaciones definidas en los diferentes documentos que conforman el SGA ASP. Registros (en adelante R): documento que proporciona evidencias objetivas de las actividades realizadas para el cumplimiento de los requisitos definidos por el SGA ASP.

6. RESPONSABILIDADES La Directora Gerente de ASP es responsable de: Aprobar el Manual de Gestin Ambiental, los procedimientos generales, los procedimientos operativos, as como el resto de documentacin del SGA ASP que sea objeto de aprobacin. Tambin definir su fecha de entrada en vigor, su modificacin o anulacin. Firmar en la casilla "Aprobado" de la portada de los documentos, como prueba de su aprobacin por la Direccin de ASP.

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS El Presidente del Comit de Gestin Ambiental de ASP es responsable de: Revisar el Manual de Gestin Ambiental, los procedimientos generales, los procedimientos operativos, as como el resto de documentacin del SGA ASP que sea objeto de revisin. Firmar en la casilla "Revisado" de la portada de los documentos, como prueba de su revisin por el Comit de Gestin Ambiental.

El Responsable de Gestin Ambiental, en adelante RGA, estar a cargo de las funciones: Actualizar el listado de documentacin en vigor. Recoger en cada documento las firmas de realizacin, revisin, y las aprobaciones pertinentes. Mantener almacenamiento informatizado de la documentacin aprobada. Garantizar la distribucin de copias a las reas implicadas. Archivar los documentos generados y recibidos. Elaborar y mantener al da el registro de distribucin de documentos.

Todo el personal de ASP es responsable de: Elaborar los documentos para los que sean designados por la Direccin y firmar en la casilla "Elaborado" de la portada de los mismos. Cumplir con todos los documentos que les afecten.

7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO 7.1. FORMATO DE LOS DOCUMENTOS

Para MGA, PGA y PO, el formato ser el siguiente: Todas las pginas: logo de la empresa, SGA ASP, el tipo de documento, nombre del documento, nmero de edicin, fecha de elaboracin y paginacin. Pgina de portada: tipo de documento, nombre del documento, nombre, cargo y firma, con fecha, de los responsables de su elaboracin, revisin y aprobacin. Pgina de ndice: en la pgina de ndice figura la relacin de todas las secciones y los apartados del documento, control de modificaciones, ndice y anexos debidamente paginados. Pgina de control de cambios del documento: pgina en la que se detallarn la edicin, fecha y los cambios habidos en la edicin respecto a la anterior.

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Para el PGAM el formato ser: Pgina de portada: logo de la empresa, fecha de elaboracin, nombre del documento con alusin al hospital de la EPHP correspondiente, nombre, cargo y firma, con fecha, de los responsables de su elaboracin, revisin y aprobacin. Resto de pginas: logo, nombre del documento con referencia al ao, nmero de revisin y al hospital.

Para F y R, el formato ser el siguiente: logo de la empresa, tipo de documento, cdigo del documento, fecha de edicin en vigor, edicin del documento y paginacin del documento.

7.2.

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

El contenido de los documentos ser el que se expone a continuacin, siendo los de un mismo tipo de idntico contenido: MGA: El contenido mnimo ser: Poltica de Gestin Ambiental de ASP. Designacin de representantes de la Direccin. Referencia al cumplimiento de los requisitos de la Norma UNE EN ISO 14001:2004 dentro del Sistema de Gestin Ambiental adoptado por ASP. La estructura y responsabilidades definidas en ASP para el cumplimiento de los requisitos anteriormente definidos.

PGA y PO: Constarn de los siguientes captulos. 1. Control de cambios en el procedimiento. 2. Objeto. Indica el propsito que ha llevado a escribir el documento: qu se quiere definir, establecer y organizar. 3. Alcance. reas y actividades afectadas dentro de ASP. Se indicarn, si procede, las exclusiones, esto es, reas, casos o situaciones para las que no sea aplicable el documento. 4. Documentos de referencia. Documentos cuyo conocimiento es imprescindible o recomendable para un mejor entendimiento y uso del mismo 5. Definiciones. Se explica, con la mayor precisin posible, el significado de los principales trminos empleados en el documento.

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 6. Responsabilidades. Personal interviniente para la consecucin del documento. 7. Contenidos del procedimiento. Proceso a seguir para la consecucin del objetivo perseguido por el documento. En general ser de aplicacin a toda la ASP, indicndose, en apartado especfico, la particularidad que pudiera existir en uno o varios hospitales de ASP. 8. Listado de registros y documentos. Enumeracin de los registros y otros documentos relacionados con el procedimiento. 9. Anexos (si procede). Se relacionan los modelos, formatos o documentos de referencia utilizados en la aplicacin del documento PGAM: Se redactar por cada hospital de ASP e incluir, el conjunto de acciones o metas por objetivo, con detalle de descripcin, responsables, recursos, metas y plazos. Para F y R, el contenido depender de la aplicabilidad del procedimiento de referencia

7.3.

CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

La codificacin de los documentos es la siguiente: El Manual de Gestin Ambiental: El Programa de Gestin Ambiental: Los Procedimientos de Gestin Ambiental: Los Procedimientos Operativos: Otros documentos: MGA PGAM y/nn PGAx nn POx nn/mm Dmm

Siendo y la fecha de actuacin o aplicacin del documento. Siendo x la numeracin del PGA en el SGA ASP Siendo nn el apartado o apartados de la Norma ISO14001. Siendo mm el nmero consecutivo de orden. Los formatos y los registros se identifican, haciendo referencia al documento que los genera: FPGAx nn/mm FPOx nn/mm/uu RPGAx nn/mm y

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS RPOx nn/mm/uu y

Siendo uu el nmero consecutivo de orden para el documento de referencia.

7.4.

REQUISITOS DE LOS RESPONSABLES DE GESTIN DE LOS DOCUMENTOS

Se definen los requisitos para que los responsables especficos gestionen todos los documentos y registros que conforman el SGA ASP y aseguren el establecimiento de los controles necesarios, para de este modo: Aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Asegurarse de que se identifican los cambios y se actualiza la edicin de los documentos. Asegurarse de que las versiones en vigor de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables. Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en aquellos casos en que se mantengan por cualquier razn. Identificar, mantener, proteger y archivar los registros del sistema de gestin.

En los siguientes apartados se identifican y definen los requisitos mnimos para la consecucin de los puntos anteriormente definidos.

7.5.

ELABORACIN, REVISIN Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIN

Los documentos del SGA ASP elaborados por el Responsable de Gestin Ambiental o personal encargado de alguno de los documentos contemplados en el mismo, se realizarn cumpliendo los requisitos definidos, en cuanto a formato y estructura, en los apartados 1, 2 y 3 del presente punto. En cada documento del SGA ASP se identifican las responsabilidades para su elaboracin, revisin y aprobacin, quedando constancia de cada accin mediante firma. Previo a la distribucin de la documentacin, el RGA se encargar de la recepcin, filtrado y archivado de la misma.

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS As mismo, el RGA estar a cargo de elaborar y mantener el registro de documentos en vigor RPGA5 4.4.4_4.4.5_4.5.4/01 Listado de documentos en vigor y el de formatos de registros RPGA5 4.4.4_4.4.5_4.5.4/02 Listado de registros.

7.6.

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

Todos los documentos se almacenarn en soporte informtico dentro del servidor de archivos virtual REA de la Empresa Pblica Hospital de Poniente, alojados en una carpeta denominada SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL. Las restricciones de acceso a la misma para los miembros del Comit de Gestin Ambiental y responsables implicados con acceso a la totalidad de la documentacin, se realizar por cdigo de mquina informtica asignada y siempre segn RPGA5 4.4.4._4.4.5_4.5.4/03 Lista de distribucin, que contemplara usuario, cargo, correo electrnico y nombre del equipo si procede. Para aquellos responsables sin acceso a la totalidad de la documentacin, la distribucin se har en soporte informtico mediante correo electrnico o accediendo directamente al enlace web correspondiente.

7.7.

MODIFICACIN DE DOCUMENTOS

Las modificaciones a los documentos en vigor podrn ser debidas a cambios operacionales o a necesidades definidas por los diferentes responsables implicados, pudiendo ser propuestas por cualquier persona de la de ASP. Las propuestas deben realizarse al Responsable de la Elaboracin del documento correspondiente. ste evaluar la necesidad de realizar los cambios oportunos procedindose a su revisin y aprobacin por las mismas personas que lo hicieron inicialmente, a menos que se especifique lo contrario. La revisin, aprobacin, distribucin y archivo de la nueva revisin del documento se regir por lo dispuesto en los correspondientes apartados del presente procedimiento, derivando en un documento con nueva fecha y/o edicin, procedindose a la actualizacin de la edicin vigente en el servidor de archivos. Siempre que sea posible, en el documento revisado se incluir una relacin o identificacin de las modificaciones introducidas en el mismo desde la ltima edicin (control de cambios en el procedimiento). Adems, el Responsable de Gestin Ambiental enviar un correo electrnico a los miembros incluidos en el registro RPGA5 4.4.4._4.4.5_4.5.4/03 Lista de distribucin, comunicando los cambios de cada uno de los documentos y procedimientos que conforman el SGA que hayan sido modificados. Las revisiones anteriores de los documentos se almacenarn en la carpeta GESTIN MEDIOAMBIENTAL ISO 14001_2004, dentro del servidor de archivos REA, con acceso exclusivo para dicho responsable.

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.8. CONTROL DE LOS REGISTROS

Los registros necesarios para evidenciar el cumplimiento de los requisitos definidos por el SGA ASP, en formato papel o informtico, debern estar: Definidos en los distintos documentos del SGA del que derivan. Controlados por los responsables de las actividades en las que se generan. Identificados inequvocamente mediante nombre, fecha y cdigo. Mantenidos y protegidos mediante copia de seguridad y/o archivo controlado. Conservados segn indicacin del documento del que derivan.

Generalmente, los registros se llevaran a cabo utilizando los Formatos definidos en los documentos de los que se deriven, salvo en registros de formato no definido o registros de origen externo.

7.9.

CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

El Responsable de Gestin Ambiental ser el responsable del control de la documentacin externa necesaria para el correcto desarrollo de las actividades propias del sistema. Los documentos de origen externo afectados por el presente documento sern del mbito de: Documentacin legal. Fichas tcnicas de equipos, sistemas, productos, etc. Documentacin de anlisis, revisiones, etc., realizadas por Organismo de Control Autorizado, instalador o mantenedor autorizado, fabricante, suministradores, adjudicatarios, etc. Otra documentacin.

Para la documentacin de carcter legal, existe un procedimiento diseado a ese efecto, PGA2 4.3.2_4.5.2. Requisitos legales: Identificacin, evaluacin y verificacin del cumplimiento.

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SGA - APESHP Procedimiento de Gestin Ambiental PGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4. ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.10. ARCHIVO Los documentos originales firmados del SGA ASP sern conservados por el Responsable de Gestin Ambiental en papel. Los documentos de origen externo se conservarn y archivarn en el formato utilizado por el organismo emisor, estando siempre a disposicin del personal interesado. La ASP realiza copias de seguridad de la informacin en soporte informtico para garantizar su conservacin, de forma que permanezcan legibles, claramente identificables y sean recuperables cuando sea necesario. Las copias obsoletas debern ser destruidas o identificadas de forma clara para evitar su uso indebido.

8. LISTA DE REGISTROS Registro RPGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4/01. Listado de documentos en vigor. Formato FPGA 4.4.4_4.4.5_4.5.4/01 Listado de documentos en vigor Emitido por la Responsable de Gestin Ambiental. Archivado por la Responsable de Gestin Ambiental Conservacin actualizada.

Registro RPGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4/02. Listado de registros. Formato FPGA 4.4.4_4.4.5_4.5.4/02 Listado de registros Emitido por la Responsable de Gestin Ambiental. Archivado por la Responsable de Gestin Ambiental Conservacin actualizada.

Registro RPGA6 4.4.4_4.4.5_4.5.4/03. Lista de distribucin. Formato FPGA 4.4.4_4.4.5_4.5.4/03 Lista de distribucin Emitido por la Responsable de Gestin Ambiental. Archivado por la Responsable de Gestin Ambiental Conservacin actualizada.

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