UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA PBLICA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA
INSTRUCTIVO CIERRE DE ALMACEN
La Paz, Noviembre de 2008
Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP CIERRE DEL MODULO DE ALMACENES
TAREAS PREVIAS AL CIERRE DEL MODULO DE ALMACEN.
1. Verificar que todos los formularios de INGRESOS al almacn ya sean por Inventario Inicial, Compras y Contrataciones o Ingresos Manuales, estn en estado APROBADO, es decir no deben existir formularios en estado ELABORADO O VERIFICADO, de ser as se debe proceder a la APROBACION O ELIMINACION de los mismos.
2. Verificar que todos los formularios de BAJAS de almacn, estn en estado APROBADO, es decir no deben existir formularios en estado ELABORADO O VERIFICADO, de ser as se debe proceder a la APROBACION O ELIMINACION de los mismos.
Instructivo Cierre Almacn 2 Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP 3. Verificar que todos los formularios de SOLICITUD DE BIENES AL ALMACEN, estn en estado APROBADO, es decir no deben existir formularios en estado ELABORADO O VERIFICADO, de ser as se debe proceder a la APROBACION O ELIMINACION de los mismos.
4. Verificar que todos los VALES DEL ALMACEN, estn en estado ENTREGADO, es decir que no deben existir vales en estado GENERADO, de ser as se debe proceder a la anulacin o entrega de los mismos.
NOTA IMPORTANTE
De no realizar las tareas previas de depuracin de la informacin del mdulo de almacenes, el sistema no permitir el registro del Recuento de Inventarios tipo Cierre.
Instructivo Cierre Almacn 3 Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP PROCEDIMIENTO PARA EL RECUENTO DE INVENTARIO TIPO CIERRE DEL MODULO DE ALMACEN. 1- Conectarse con el perfil: JEFE DE ALMACEN 2- Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:
> Almacenes > Recuento de Inventarios
Para efectuar un nuevo registro presionar el icono Insertar, el sistema desplegara la siguiente pantalla:
De la lista de valores del campo TIPO, seleccionar la opcin CIERRE para hacer referencia al cierre de gestin. Seleccionar de la lista de valores el almacn para el cual se registrar el recuento fsico.
Instructivo Cierre Almacn 4 Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP Adems se debe registrar la informacin adicional que requiere el formulario de Recuento de Inventario. Al llegar a la pestaa ITEMS deber presionar el botn de texto , para que se efecte el recuento, dicha habilitacin representa la instruccin en el sistema para que transitoriamente hasta concluir el recuento, el almacn seleccionado no pueda efectuar ningn movimiento de almacn (Ingresos, Bajas, Solicitud de bienes).
Una vez pulsada la opcin de habilitacin, antes de iniciar el recuento, el sistema efectuar un conjunto de validaciones para verificar que no existan movimientos de almacn inconclusos. Por eso es importante realizar las tareas previas al cierre de almacn descritas en las pginas 1 y 2 del presente instructivo. De no existir movimientos de almacn inconclusos, el sistema generar automticamente el recuento fsico en estado " HABILITADO" .
Instructivo Cierre Almacn 5 Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP
Mediante el icono MODIFICAR , el usuario debe modificar el documento, y desde la pestaa tems debe presionar el botn de texto " CARGAR" , en este momento el sistema desplegara en pantalla el detalle de los tems del almacn, en el campo Ctd. Stock se desplegara la cantidad que corresponde a todos los tems en stock y en el campo Ctd. Rcto. el sistema copia de manera automtica la cantidad del stock, pudiendo esta ser MODIFICADA DE ACUERDO AL RECUENTO FISICO de cada tem.
Instructivo Cierre Almacn 6 Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP Una vez concluido el registro de la cantidad recontada para cada tem, el sistema habilita el botn de texto FINALIZAR , al presionar este botn el formulario de Recuento de Inventario queda en estado FINALIZADO.
Instructivo Cierre Almacn 7 Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP APROBACION DEL RECUENTO DE INVENTARIO, 1- Entidades Descentralizadas, Municipios y Prefecturas, conectarse con el perfil: CONTADOR. Entidades de la Administracin Central, conectarse con el perfil: DIRECTOR ADMINISTRATIVO 2- Desde el Men Principal ingresar a las siguientes opciones:
> Administracin de Almacenes > Recuento de Inventarios
El sistema desplegara la pantalla que se muestra a continuacin, en la cual el usuario debe presionar el botn de texto APROBAR , una vez revisada la informacin del formulario de recuento, el usuario debe confirmar la aprobacin presionando una vez mas el botn de texto APROBAR
Instructivo Cierre Almacn 8 Ministerio de Hacienda, Unidad Ejecutora Programa MAFP
El estado del formulario de recuento de inventario quedara en estado APROBADO, como se muestra a continuacin:
ACLARACIONES IMPORTANTES
Cuando en un formulario de Recuento de Inventario EXISTE DIFERENCIA entre la cantidad de stock (Ctd. Stock) y la cantidad de recuento (Ctd. Rcto), el sistema genera de manera automtica los movimientos de ingresos por los sobrantes o en su defecto los movimientos de salida por los faltantes. Asimismo genera de manera automtica los asientos contables de ajuste por los faltantes o sobrantes (La generacin automtica del asiento contable de ajuste, no se aplica a las entidades de la Administracin Central).
El proceso de CIERRE DE ALMACEN que se realiza mediante el RECUENTO DE INVENTARIO TIPO CIERRE, es reversible nicamente si el mismo esta en estado HABILITADO, es decir se puede deshabilitar y luego eliminar el formulario de recuento. Una vez el formulario de ingreso pasa a los estados posteriores como FINALIZADO O APROBADO, no existe posibilidad alguna de revertir el procedimiento.
Con este procedimiento el ALMACEN queda marcado como CERRADO, por tanto NO PERMITE ningn tipo de movimiento de almacn de manera posterior al CIERRE.
Este procedimiento se debe realizar para TODOS los almacenes de las Direcciones Administrativas. Instructivo Cierre Almacn 9