Treinamento SEED

Processo proposto
Relembrando a descrio do processo mostrado durante o treinamento Um colaborador solicita a compra de materiais; Seu gerente aprova a solicitao da compra; O Administrativo realiza 3 cotaes; O Solicitante avalia as cotaes e escolhe um fornecedor; O Administrativo faz a compra; O Financeiro efetua o pagamento; O Solicitante recebe o material;

Documentao do processo
Na primeira etapa do curso, fizemos o desenho e a documentao do processo de compras proposto. Lembre-se que todos os passos aqui descritos sero feitos na aba Modelagem do sistema, ento, aps o login, acesse essa aba:

Figura 1 Acesso modelagem de processos

Grupo de processos Crie um novo grupo de processos. Clique na aba Grupo de processos, na seo esquerda da tela e depois no boto de adio. D a ele o nome Suprimentos.

Figura 2 Criao de grupo de processo

Processo Crie um novo processo. Clique na aba Processos, na seo esquerda da tela e depois no boto de adio. D a ele o nome de Compras e selecione o grupo Suprimentos.

Figura 3 Criao do processo

Para vermos a documentao do processo antes de sua automatizao, clique na aba Verso do processo e marque que a documentao ser pblica.

Figura 4 Marcando documentao como pblica

Diagrama do processo O sistema automaticamente cria uma raia e um papel chamados Solicitante. O papel ser importante para a automatizao que ser feita mais adiante. Crie duas novas raias de nomes Gerente e Administrativo, deixando a opo de Papel executor na opo Nenhum papel associado, como na figura 6.

Figura 5 Criar nova raia Figura 6 Propriedades da nova raia

Figura 7 Raias criadas

Coloque um evento inicial simples na raia Solicitante. Voc pode clicar no boto de eventos iniciais na barra de ferramentas e depois em um espao em branco da raia ou clicar com o boto direito em um espao em branco da raia e selecionar o evento do menu que ser exibido.

Figura 8 Evento inicial criado

Desenhe os demais elementos do processo. Para inserir novos elementos, selecione o elemento de origem, clique na seta ao lado direito do elemento, arraste at o local onde deseja inserir o novo elemento e selecione o tipo de novo elemento que deseja inserir do menu que ser exibido. No final, seu diagrama deve semelhante a esse:

Figura 9 Processo final

Para o sub processo Realizar compra, escolha o tipo de atividade Sub processo embutido. Uma janela ser exibida. Como no h itens na lista (ainda no foi criado nenhum sub processo embutido para o nosso processo) clique no boto de adio e preencha os dados:

Figura 10 Criar novo sub processo embutido

Figura 11 Dados do sub processo

Para inserir o evento de erro intermedirio na borda do sub processo Realizar Compra, clique com o boto direito no sub processo e escolha a opo de evento de erro intermedirio:

Figura 12 Inserir evento de erro na borda

O evento de erro de borda no possui uma seta de conexo, ento para conect-lo ao evento de mensagem, primeiro crie o evento de mensagem (como criou o evento inicial desse

processo), depois escolha o elemento de conexo na barra de ferramentas, clique no evento de borda e depois no evento de mensagem.

Figura 13 Conexo na barra de ferramentas

Clique no boto + do sub processo, insira as raias e faa o desenho, de forma que fique semelhante ao abaixo. No momento de criao das raias, deixe o campo de papel executor com o valor Nenhum papel associado. Para renomear a raia Raia 1 que j ser criada junto ao sub processo, pressione o boto F2 ou clique com o boto direito na raia e escolha a opo Renomear do menu.

Figura 14 Sub processo "Realizar compra"

Documentao das atividades Aps o desenho, pode-se documentar o processo e cada uma das suas atividades. Para isso, clique duas vezes na atividade, clique no boto de edio na aba Propriedades, localizada direita da tela e finalmente na aba Documentao da janela que ser exibida:

Figura 15 Documentar atividade

Acrescente os textos abaixo nas documentaes das atividades: - Atividade Solicitar compra de materiais
O colaborador indica a quantidade de itens que deseja comprar e sua descrio e informa, opcionalmente, a data desejada de recebimento dos itens. Aps realizar o pedido, o colaborador pode acompanhar o processo de cotao e compra do pedido.

- Atividade Aprovar solicitao

O gerente analisa os itens a serem comprados indicados pelo colaborador, podendo aprovar ou no o pedido. Caso seja aprovado, o pedido segue para o Administrativo que realizar a cotao. Caso contrrio, o gerente dever obrigatoriamente justificar a negativa e o pedido retorna ao solicitante que poder refazer o pedido, ou cancel-lo.

- Atividade Realizar cotao

O administrativo, a partir do pedido j aprovado pelo gerente, realiza trs cotaes dos itens, que ser analisada posteriormente pelo solicitante. Ele dever indicar o fornecedor selecionado e o valor total previsto para a compra.

- Atividade Refazer solicitao ou cancelar

Uma vez que o gerente no aprovou a solicitao de compra, o colaborador pode refaz-la ou cancel-la, indicando novamente a quantidade de itens que deseja comprar e sua descrio.

- Atividade Selecionar fornecedor

O solicitante, a partir da lista de trs fornecedores cotados pelo administrativo, escolhe apenas uma opo, que seguir para a efetiva compra.

- Atividade Receber material

Aps realizada a compra pelo administrativo, e passado o tempo da previso de entrega, o solicitante dever confirmar o recebimento do material, para que o processo seja finalizado.

- Atividade Efetuar compra

O executor deve contactar o fornecedor e fechar a compra de acordo com o valor enviado na cotao anteriormente, informando a data prevista para a entrega.

Caso haja algum problema, como o valor cumprido, a compra no deve ser realizada.

no

poder

mais

ser

- Atividade Efetuar pagamento

O executor deve realizar o pagamento do material de acordo com o valor para o fornecedor.

Uma vez que todas as atividades e processos estiverem documentadas, a mesma pode ser visualizada no mdulo Processos.

Figura 16 Documentao no mdulo "Processos"

Automao do processo
Agora que o processo j foi definido e documentado, vamos comear a automao do mesmo. Controle de usurios O primeiro passo ser criar as funes e os grupos de usurios. Isso ser feito no mdulo Usurios:

Figura 17 Acesso ao mdulo de usurios

Crie os grupos de usurios necessrios. Para simplificar, iremos criar um para cada papel do processo, mas no necessrio que seja assim. Clique na aba Grupos localizada esquerda da tela e no boto de adicionar para incluir um novo grupo. Crie os grupos Administrativo, Colaborador, Financeiro e Gerente.

Figura 18 Criao de grupos

Se desejar, voc pode criar novas funes e associ-las com os grupos. As funes so normalmente equivalentes aos cargos das pessoas nas empresas, enquanto que os grupos tem a ver com a funo das pessoas nos processos. Para simplificar, vamos utilizar a funo j existente (Administrador de Processos) e associar todos os grupos a ela, marcando-os como obrigatrios. Isso far com que seu usurio seja includo em todos esses grupos e possa desempenhar todos os papis no nosso processo. Clique na aba Funes e ento na funo Administrador de Processos. Associe todos os grupos e marque-os como obrigatrios:

Figura 19 Editando uma funo

Papis Vamos criar agora os papis que fazem parte do nosso processo. Sero quatro papis, de acordo com a tabela abaixo:

Nome Administrativo Financeiro Gerente Solicitante

Grupos e Usurios Administrativo Financeiro Gerente Colaborador

Nvel de autorizao Gerenciar os seeds Ver os seeds Ver os seeds Ver os seeds

Para adicionar um papel, clique na aba Papis que fica direita da tela (dentro da aba Processo) e ento no boto de adio. Para esse processo de exemplo, vamos utilizar apenas grupos predefinidos. Para o papel de solicitante, marcaremos tambm a opo Restringir o papel automaticamente a apenas um participante. Dessa forma apenas o usurio que abriu a instncia de processo poder executar as atividades desse papel.

Figura 20 Criao de papis

Depois que os papis foram criados, configure as raias de forma que cada raia tenha um papel executor. Para configurar o papel executor das raias, clique com o boto direito no nome da raia e escolha a opo Propriedades e ento clique no boto de edio na aba Propriedades, localizada direita da tela. Escolha o papel cujo nome o mesmo da raia. Essa configurao far com que todas as atividades humanas tenham o mesmo papel executor da raia na qual esto inseridas.

Figura 21 Configurando papel na atividade

Tipos de atributos O prximo passo inserir os campos no nosso processo. Sem eles os processos sero apenas caixas e no ser possvel tomar as decises necessrias no fluxo. Primeiro, vamos definir dois tipos de atributos para as tabelas que existiro no nosso processo: A tabela de materiais e a tabela com a lista de fornecedores a serem escolhidos, cujos nomes sero Lista de materiais e Lista de cotaes, respectivamente. Para isso, clique na aba Tipos de atributos esquerda da tela e ento no boto de adio. Na tela apresentada, preencha o nome do atributo e escolha o tipo de dado atributo composto. Clique em salvar para habilitar as demais abas da janela.

Figura 22 Insero de tipo de atributo

Na aba Avanado, escolha tabela como componente visual de entrada e sada. Na aba Atributos, clique no boto de adio para inserir dois atributos de acordo com a tabela abaixo: Tipo de atributo nmero inteiro texto Rtulo Quantidade Descrio Identificador quantidade descrio Somente Leitura No No Obrigatrio Sim Sim

Figura 23 Insero de atributos

Insira tambm um tipo de atributo para a lista de fornecedores, de acordo com a tabela abaixo: Tipo de atributo texto dinheiro sim ou no Rtulo Fornecedor Valor total Escolhido? Identificador fornecedor valorTotal escolhido Somente Leitura Sim Sim No Obrigatrio No No Sim

Agora podemos adicionar os atributos do processo. Para isso clique na aba Atributos, localizada direita da tela, dentro da aba Processo e ento no boto de adio. Insira os atributos de acordo com a tabela abaixo: Tipo de atributo Lista de materiais data sim ou no texto longo sim ou no data e hora texto dinheiro Lista de cotaes sim ou no Rtulo Lista de Materiais Data desejada Aprovado? Justificativa da reprovao Cancelar solicitao? Previso de entrega Fornecedor escolhido Valor da compra Lista de cotaes Compra realizada? Identificador listaDeMateriais dataDesejada aprovado justificativaDaReprovacao cancelarSolicitacao previsaoDeEntrega Fornecedor Escolhido valorDaCompra listaDeCotacoes compraRealizada

O prximo passo colocar os atributos em cada atividade para que sejam preenchidos ou visualizados na execuo das mesmas. Para isso, clique duas vezes na atividade, na aba de

atributos direita da tela e ento no boto de adio. Deixe a opo Utilizar atributo do processo marcada e escolham os atributos na lista, para cada atividade.

Figura 24 Inserir atributo do processo na atividade

Atividade Solicitar compra de materiais Aprovar solicitao

Refazer solicitao ou cancelar

Realizar a cotao Selecionar fornecedor Efetuar compra

Efetuar pagamento

Atributo Lista de materiais Data desejada Lista de materiais Data desejada Aprovado? Justificativa da reprovao Justificativa da reprovao Lista de materiais Data desejada Cancelar solicitao? Lista de materiais Lista de cotaes Fornecedor escolhido Valor da compra Previso de entrega Compra realizada? Fornecedor escolhido Valor da compra

Somente leitura No No Sim Sim No No No No No No Sim No Sim Sim No No Sim Sim

Obrigatrio No No No No Sim No No No No Sim No No No No Sim Sim No No

Para a atividade Realizar cotao, vamos criar atributos especficos da atividade, pois ela ser executada trs vezes para cada instncia e isso evitar que uma atividade interfira na outra. As instrues so as mesmas para a insero dos atributos do processo, mas ao invs de deixar marcada a opo Utilizar atributo do processo, marque Criar atributo para essa atividade. Crie os dois atributos necessrios de acordo com a tabela abaixo: Tipo de atributo texto Rtulo Fornecedor Identificador fornecedor Somente Leitura No Obrigatrio Sim

dinheiro

Valor total

valorTotal

No

Sim

Validaes e manipulaes Vamos preencher as validaes das atividades em que no basta indicar que um campo ou no obrigatrio e os scripts que iro manipular os dados dos processos. Aprovar solicitao Precisamos inserir a validao para que o executor no reprove o pedido sem fornecer uma justificativa. Clique duas vezes na atividade e na aba Propriedades, clique no boto de edio. Acesse a aba Validao da janela que ser exibida e insira o cdigo abaixo.

Figura 25 Insero de validao

validacao = true; if (!aprovado && (justificativaDaReprovacao == null || justificativaDaReprovacao == "")) { Utils.addErrorMessage("Voc deve fornecer uma justificativa se reprovar a compra."); validacao = false; } return validacao;

Realizar a cotao Podemos realizar vrias cotaes para um mesmo produto, por isso essa atividade mltipla. Nesse processo de compras, assumimos que sempre teremos trs cotaes e que a cotao ser feita para todos os produtos solicitados. Para incluir a multiplicidade na atividade, clique duas vezes na atividade, em seguida no boto editar. Na aba Multiplicidade, selecione a opo mltiplas instancias, o tipo de sincronizao deve ser Todas (para aguardar que todas as cotaes sejam realizadas antes de prosseguir com a compra) e o nmero de instancias da atividade deve ser 3.

Figura 26 Insero de multiplicidade da atividade

Se a compra no for realizada por algum motivo, o fluxo volta a essa atividade. Se isso acontecer, temos que limpar nossa lista de cotaes feita anteriormente para que novas possam ser realizadas. Clique duas vezes na atividade e ento no boto de adio da aba Atribuies de entrada direita da tela. Coloque o script abaixo.

Figura 27 Insero de atribuio de entrada

listaDeCotacoes.clear();

Na atribuio de sada temos que colocar os valores inseridos na lista de cotaes. Para isso, siga as instrues para a atribuio de entrada, mas utilizando a aba Atribuies de sada e insera o seguinte script:
listaDeCotacoes.add(["fornecedor": fornecedor, "valorTotal": valorTotal]);

Selecionar fornecedor preciso garantir que apenas um fornecedor seja escolhido nessa atividade. Para isso, insira o seguinte script na validao:
escolhido = false; validacao = true; foreach(cotacao : listaDeCotacoes) { if (cotacao.escolhido) { if (escolhido && validacao) { Utils.addErrorMessage("Apenas um fornecedor deve ser escolhido."); validacao = false; } else if (!escolhido) { escolhido = true; } } } return validacao;

Uma vez selecionado, os dados do fornecedor e o valor da compra devem ser copiados para os atributos criados no processo para isso. Ento, na atribuio de sada dessa atividade, insira o script:
foreach(cotacao : listaDeCotacoes) { if (cotacao.escolhido) { fornecedorEscolhido = cotacao.fornecedor; valorDaCompra = cotacao.valorTotal; } }

Aguarda previso de entrega Para esse evento de tempo intermedirio, o processo ir esperar a previso de entrega preenchida em uma atividade do sub processo Realizar compra. Clique no boto de edio da aba Propriedades, direita da tela e insira o script:
return previsaoDeEntrega;

Envio de e-mail para compra bem sucedida No fluxo em que a compra no d erro, configure o evento de envio de mensagem, clicando no boto de edio da aba Propriedades. Siga os valores da tabela abaixo.

Figura 28 Edio de propriedades de evento de mensagem

Campo De: Para: Assunto: Mensagem:

Contedo
return "treinamento@sydle.com"; return seed.requestor.email; return "Compra " + seed.id + " realizada"; return "Ol, " + seed.requestor.name + " sua solicitao de compra nmero " + seed.id + " foi realizada. A previso para a entrega dos materiais no dia " + Utils.formatDate(previsaoDeEntrega) + ".";

Para a mensagem quando a compra no for realizada, mudam apenas os campos assunto e mensagem: Campo De: Para: Assunto: Mensagem: Contedo
return "treinamento@sydle.com"; return seed.requestor.email; return "Compra " + seed.id + " no realizada"; return "Ol, " + seed.requestor.name + ". A solicitao de compra nmero " + seed.id + " no foi realizada e uma nova cotao ser providenciada.";

Decises Todas as atividades tem seus atributos e as devidas validaes, ento o passo final inserir as condies de deciso nos gateways do processo. Marque o caminho feliz (o mais comum) como padro e insira a condio no outro caminho. Clique duas vezes na bola do fluxo que deseja configurar.

Aprovar solicitao Insira a seguinte condio no fluxo de reprovao:

aprovado == false

Figura 29 Fluxo de reprovao

Cancelamento do pedido Insira a seguinte condio no fluxo de cancelamento do pedido:

cancelarSolicitacao == true

Figura 30 Fluxo de cancelamento do pedido

Compra no realizada Insira a seguinte condio no fluxo de compra no realizada, do sub processo Realizar compra:
compraRealizada == false

Figura 31 Fluxo de compra no realizada

Agora o processo j pode ser executado! Lembre-se, para que todos os usurios vejam o processo, publique-o, seno apenas os que estiverem na equipe de teste podero v-lo.

Indicador e meta
Agora que o processo est funcionando, adicione o indicador e crie a meta, para realizar a gesto do nosso processo. Indicador Para incluir um indicador, clique no boto de adio na aba Indicadores localizado direita da tela. Preencha os dados conforme a figura abaixo. Se preferir configure um intervalo de atualizao menor para conseguir visualizar melhor a atualizao dos valores. Abaixo da figura segue o cdigo da expresso de clculo. O indicador ir calcular o tempo que o processo est ou ficou parado na atividade de reprovao.

Figura 32 Insero de indicador

prazo = 0.0; endDate = currentDate; if(aprovarSolicitacao != null){ if(aprovarSolicitacao.endDate != null) { endDate = aprovarSolicitacao.endDate; } else { endDate = currentDate; } prazo = Utils.secondsDiff(endDate, aprovarSolicitacao.creationDate )/3600.0; } return prazo;

Na aba Faixas insira os valores de cada um dos estados do indicador. Segue abaixo sugestes de valores. Estado OK Alerta Erro Nome Esperado Prximo ao limite Passou o prazo Valor inicial 12 16 Valor final 12 16

Na aba papis, insira os papis do processo que podero ver o indicador. Meta Nossa meta ser referente ao oramento da empresa e utilizar os valores das compras dos processos finalizados. Clique na aba de Metas localizada esquerda da tela e ento no boto de adio. Insira os dados conforme figura abaixo e o cdigo a seguir.

Figura 33 Insero de meta

despesaTotal = 0.0; foreach(seed : Utils.getSeeds("CLOSED", beginDate, endDate, ["compras"])){ despesaTotal += seed.valorDaCompra; } return despesaTotal;

No se esquea de habilitar a prvia para que voc consiga ver o resultado mais facilmente. Coloque um intervalo menor (em minutos) para que o clculo da meta seja feito e seja possvel verificar o resultado. Insira as faixas como foi feito nos indicadores. Segue abaixo sugestes de valores. Estado OK Alerta Erro Nome OK Alerta Passou da meta Valor inicial 500 1000 Valor final 500 1000

Defina a equipe de testes que poder visualizar a meta e tambm os grupos de usurios nas respectivas abas. Para visualizar a meta, insira um gadget do tipo Medidor de metas no Dashboard.

Dashboard
O dashboard o mdulo em que se tem uma viso gerencial das instncias de processos. H 5 tipos de gadgets. Eles podem ser adicionados, clicando na seta no boto Novo gadget e escolhendo o tipo desejado.

Figura 34 Inserir um novo gadget

Dependendo da opo escolhida, a configurao do gadget ser diferente. Grfico de Pizza Nesse grfico de pizza vamos ver a diviso de processos abertos entre os estados de indicadores. D o nome de Indicadores de compras abertas para ele e clique no boto prximo. Escolha o filtro Estado do seed e no mesmo a opo Aberto.

Figura 35 Configurao de filtros

Como agrupador, escolha a opo Estado do indicador e nos agregadores, a opo Quantidade de seeds.

Figura 36 Escolha de agrupadores

Figura 37 Escolha de agregadores

O gadget ser exibido no seu dashboard. Ao clicar em uma das fatias voc poder ver quais instncias fazem parte da mesma na aba Seeds.

Figura 38 Grfico de pizza

Tabela de seeds A tabela de seeds tem a configurao muito semelhante configurao do grfico de pizza. A nica diferena a possibilidade de escolher mais de um opo para agregadores e agrupadores. Cada uma das opes resultar em uma coluna da tabela.

Figura 39 Agrupadores

Figura 40 Agregadores

A tabela ser exibida no seu dashboard. Clicando duas vezes em uma linha te levar ao mdulo Seeds onde sero listados as instncias que compem aquela linha.

Figura 41 Tabela de seeds

Medidor de metas A meta o gadget mais simples de ser configurado pois possui apenas uma tela de configurao. D o nome de Oramento e escolha a meta que cadastramos anteriormente, escolhendo exibir a prvia, j que o resultado consolidado demorar de acordo com a configurao feita.

Figura 42 Configurao de medidor de metas

O medidor ser exibido no seu dashboard. A linha tracejada indica o valor configurado e as diferentes cores, as faixas.

Figura 43 Medidor de meta