Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos

Diretrizes para a Gesto Arquivstica do Correio Eletrnico Corporativo

Rio de Janeiro | 2012

EQUIPE TC ICA DE E!A"#$A%&# DA' DI$ET$I(E' PA$A A GE'T&# A$QUI)*'TICA D# C#$$EI# E!ET$+ IC# C#$P#$ATI)# Equipe de reda,o da C-.ara T/cnica de Docu.entos Eletrnicos Brenda Couto de Brito Rocco Carolina de Oliveira Daniel Flores anderlei Batista dos !antos Inte0rantes da C-.ara T/cnica de Docu.entos Eletrnicos que participara. deste tra1al2o Brenda Couto de Brito Rocco | "r#uivo $acional Carlos "u%usto !ilva Ditadi | "r#uivo $acional Carolina de Oliveira | "r#uivo $acional & a 'artir de maio de 2012 Claudia (acom)e Roc*a | "r#uivo $acional Daniel Flores | +niversidade Federal de !anta ,aria Eloi Juniti -amao.a | !ervi/o Federal de 0rocessamento de Dados 1um)erto Celeste 2nnarelli | +niversidade Estadual de Cam'inas Jo3o "l)erto de Oliveira (ima | !enado Federal (ui4 Fernando !a53o | Comiss3o $acional de Ener%ia $uclear ,ar%aret* da !ilva | +niversidade Federal Fluminense $eire do Rossio ,artins | +niversidade Estadual de Cam'inas Rosel5 Curi Rondinelli | Funda/3o Casa de Rui Bar)osa anderlei Batista dos !antos | Cmara dos De'utados $eviso Jos Cl6udio ,attar

!+,7R2O 18 2ntrodu/3o 181 09)lico:alvo 1828 O #ue trata 18; O #ue n3o trata 18<8 De=ini/>es 28 Transmiss3o de mensa%em de correio eletrnico? =uncionamento ;8 @est3o ar#uivAstica da mensa%em de correio eletrnico ;81 O documento ar#uivAstico di%ital ;82 " mensa%em de correio eletrnico como um documento ar#uivAstico ;8; "'lica/3o dos 'rocedimentos da %est3o ar#uivAstica de documentos? 'rodu/3oB manuten/3oB uso e destina/3o8 ;8< " mensa%em de correio eletrnico e sua reda/3o ;8C !istema 2n=ormati4ado de @est3o "r#uivAstica de Documentos & !2@"D? ca'tura da mensa%em de correio eletrnico ;8D Estrat%ias de a'oio 'ara %est3o ar#uivAstica de mensa%em de correio eletrnico na ausEncia de um !2@"D <8 O uso da mensa%em de correio eletrnico 'ara =orma/3o de 'rocessos C8 "cesso e direito de uso do correio eletrnico D8 0reserva/3o da mensa%em de correio eletrnico F8 Ca'acita/3o e treinamento G8 Re=erEncias

34 Introdu,o "s tecnolo%ias de in=orma/3o trouHeram %randes mudan/as Is dinmicas institucionais8 Dentre elas destaca:se a utili4a/3o do correio eletrnico Jdo in%lEs electronic mail ou e-mailKB #ue um sistema utili4ado na 'rodu/3oB tramita/3o e rece)imento de mensa%ens eletrnicasB as #uais s3o documentos natos di%itais8 " comunica/3o interna e eHterna dos Lr%3os ou entidadesB via correio eletrnicoB =oi )astante am'liada devido I velocidade de transmiss3oB I =acilidade de envio Jevitando 'rocedimentos )urocr6ticosK e ao custo redu4ido8 0ormB esses )ene=Acios tEm como conse#uEncia a 'rodu/3o de um %rande volume de mensa%ens trocadas & com ou sem aneHos &B ocasionando constantemente o es%otamento do es'a/o das caiHas 'ostais de correios eletrnicos8 Diante dessa situa/3oB muitos usu6rios do sistema encontram como solu/3o a'a%ar as mensa%ens mais anti%as8 Esse =oco na administra/3o de es'a/o de arma4enamento i%nora #ue tais mensa%ens 'odem ter sido 'rodu4idas no m)ito das atividades desem'en*adas 'elos Lr%3os ou entidadesB o #ueB conse#uentementeB as caracteri4ariam como documentos ar#uivAsticos8 +ma ve4 assim consideradasB tais mensa%ens devem ser su)metidas I 'olAtica de %est3o ar#uivAstica de documentos1 do Lr%3o ou entidadeB cuMos =undamentos est3o delineados em le%isla/3o =ederal e normas do Consel*o $acional de "r#uivos & CO$"RN8 Essa 'olAtica 'ressu'>e a ado/3o de uma srie de medidas #ue 'ossi)ilita o %erenciamento da mensa%em de correio eletrnico em sua 'rodu/3oB usoB manuten/3o e destina/3oB a'licando as normas e os 'rocedimentos ar#uivAsticos 'ara o tratamento desse documentoB incluindo seus 'ra4os de %uarda e elimina/3o8 0ara orientar a %est3o ar#uivAstica de mensa%em de correio eletrnico cor'orativo im'ortante de=inir diretri4es e recomenda/>es 'ara tal %est3oB como re=erEncias aos Lr%3os ou entidades #ue utili4am o correio eletrnico como =erramenta de tra)al*o8 Ca)e destacar #ue as Diretrizes para a 0esto arquivstica do correio eletrnico corporativo com'>em um documento #ue deve ser utili4ado e a'licado conMuntamente com a 'u)lica/3o e-ARQ Brasil? modelo de re#uisitos 'ara sistemas in=ormati4ados de
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O termo O%est3o ar#uivAstica de documentosP e#uivale aos termos O%est3o de documentosP ou O%est3o de documentos ar#uivAsticosP8 <

%est3o ar#uivAstica de documentosB a #ual a)orda a %est3o ar#uivAstica de documentos di%itais e n3o di%itais e a es'eci=ica/3o de re#uisitos 'ara sistemas in=ormati4ados de %est3o ar#uivAstica de documentos J!2@"DK8 3434 P51lico6alvo Qr%3os ou entidades inte%rantes do !istema $acional de "r#uivos & !2$"RB2 a sa)er?

o "r#uivo $acionalR os ar#uivos =ederais dos 0oderes EHecutivoB (e%islativo e Judici6rioR os ar#uivos estaduais dos 0oderes EHecutivoB (e%islativo e Judici6rioR os ar#uivos do Distrito Federal dos 0oderes EHecutivo e (e%islativoR os ar#uivos munici'ais dos 0oderes EHecutivo e (e%islativoR 'essoas =Asicas e MurAdicas de direito 'rivadoB detentoras de ar#uivosB mediante acordo ou aMuste com o CO$"RNB Lr%3o central do !2$"R8

3474 # que trata

,ensa%em de correio eletrnico como documento ar#uivAstico8 @est3o ar#uivAstica de mensa%em de correio eletrnico? 'rodu/3oB manuten/3oB uso e destina/3o8 @erenciamento da mensa%em de correio eletrnico dentro do !istema 2n=ormati4ado 'ara @est3o "r#uivAstica de Documentos & !2@"D @erenciamento da mensa%em de correio eletrnico =ora do !2@"D8 Forma documental e reda/3o8 "cesso e direito de uso do correio eletrnico8 0reserva/3o da mensa%em de correio eletrnico8 Recomenda/>es 'ara ca'acita/3o e treinamento de usu6rios8

3484 # que no trata Con=i%ura/>es tcnicas 'ara im'lanta/3o de sistemas in=ormati4ados8 Es'eci=ica/>es tecnolL%icas de software e hardware8 ,ensa%em de correio eletrnico 'articular8
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BR"!2(8 Decreto nS <80F;B de ; de Maneiro de 20028 Re%ulamenta a (ei nS G81CTB de G de Maneiro de 1TT1B #ue dis'>e so)re a 'olAtica nacional de ar#uivos '9)licos e 'rivados8 "rti%o 108 C

 "ssinatura di%ital e certi=ica/3o di%ital8 ,i%ra/3o entre sistemas in=ormati4ados a'licados I %est3o de documentos ar#uivAsticos8 3494 De:ini,;es

$o esco'o destas diretri4esB devem:se considerar as se%uintes de=ini/>es? U Acessi1ilidade? #ualidade do documento ar#uivAstico de 'ermitir acesso ao seu conte9do e seu si%ni=icado8 JCO$"RNB 2011B '8 22K U Aplicativo? 'ro%rama eHecut6vel destinado a auHiliar o usu6rio na reali4a/3o de determinadas tare=as num com'utadorB comoB 'or eHem'loB os 'rocessadores de teHto JVordK e 'lanil*as JEHcelK8 JD2CVEBB 2010K U Autenticidade? #ualidade de um documento ser eHatamente a#uele #ue =oi 'rodu4idoB n3o tendo so=rido altera/3oB corrom'imento e adultera/3o8 U Cai<a postal eletrnica ou cai<a de correio? 6rea de arma4enamento de um usu6rio no servi/o de correio eletrnico8 Contm as 'astas Caixa de entradaB Mensagens EnviadasB entre outras8 = Captura? incor'ora/3o de um documento ao sistema de %est3o ar#uivAsticaB 'or meio de re%istroB classi=ica/3o e ar#uivamento8 JCO$"RNB 2011B '8 12<K U Co.unica,o assncrona? comunica/3o #ue n3o ocorre ao mesmo tem'oB n3o simultneaR a mensa%em emitida 'or uma 'essoa rece)ida e res'ondida mais tarde 'elas outras J,E$EWE!R !"$TO!B 2002K8 U Con:ia1ilidade? #ualidade do documento ar#uivAstico de 'ossuir credi)ilidade en#uanto conte9do ou declara/3o de um =ato8 X a res'onsa)ilidade do autor dos materiaisB seMa ele uma 'essoa =Asica ou a 'essoa MurAdica #ue um indivAduo re'resenta8 Ela esta)elecida com )ase na com'lete4a e acur6cia do materialB e no %rau de controle eHercido no 'rocesso de sua 'rodu/3o JCO$"RNB 2011B '8 21:22K U C>pia autorit?ria? ,ani=esta/3o de um documento ar#uivAstico considerada 'elo 'rodutor como sendo o seu documento ar#uivAstico o=icial e #ue est6 comumente suMeita a controles de 'rocedimentos #ue n3o eHi%idos 'ara outras mani=esta/>es8 J2$TER0"RE! ; 0ROJECTB 2011K
D

U Correio eletrnico? !istema usado 'ara criarB transmitir e rece)er mensa%em eletrnica e outros documentos di%itais 'or meio de rede de com'utadores8 J2K Email8 JCO$"RNB 2011B '8 12FK U Docu.ento arquivstico di0ital? Documento di%ital recon*ecido e tratado como um documento ar#uivAstico8 J2K Digital record8 er tam)m? Documento ar#uivAsticoR documento di%ital8 JCO$"RNB 2011B '8 12GK U Docu.ento arquivstico? Documento 'rodu4ido Jela)orado ou rece)idoKB no curso de uma atividade 'r6ticaB como instrumento ou resultado de tal atividade e retido 'ara a/3o ou re=erEncia8 J2K Record8 JCO$"RNB 2011B '8 12GK U Docu.ento di0ital? 2n=orma/3o re%istradaB codi=icada em dA%itos )in6riosB acessAvel e inter'ret6vel 'or meio de sistema com'utacional8 J2K Digital document8 JCO$"RNB 2011B '8 12GK U Docu.ento? +nidade de re%istro de in=orma/>esB #ual#uer #ue seMa o =ormato ou o su'orte J"RN+2 O $"C2O$"(B 2010B '8 F;K8
U U

E-mail Jelectronic mailK8 er? Correio eletrnico8 Endere,o de correio eletrnico? nome 9nico de uma caiHa 'ostal eletrnicaB de uma 'essoaB %ru'o ou or%ani4a/3oB associado a um servi/o de correio eletrnico8 X =ormado 'or um identi=icador JnomeB a'elidoB si%la ou cLdi%oKB um sinal OYP Jarro)aK e o domAnio do 'rovedor do servi/o8 JCO$"RNB 2010)B '8 1<K

@ensa0e. eletrnica? Documento di%ital criado ou rece)ido via um sistema de correio eletrnicoB incluindo aneHos #ue 'ossam ser transmitidos com a mensa%em8 JCO$"RNB 2010)B '8 1FK

#r0anicidade? #ualidade do documento ar#uivAstico 'elas rela/>es #ue mantm com os demais documentos do Lr%3o ou entidade e #ue re=letem suas =un/>es e atividades8 JCO$"RNB 2011B '8 21K

Provedor de acesso? em'resa #ue o=erece o servi/o de acesso I 2nternet 'ara usu6rios residenciais ou em'resas8 Unicidade? o documento ar#uivAstico 9nico no conMunto documental ao #ual 'ertence8 JCO$"RNB 2011B '8 21K

74 Trans.isso de .ensa0e. de correio eletrnicoA :unciona.ento " mensa%em de correio eletrnicoB a'esar de serB na maioria das ve4esB 'rodu4ida em 'oucos se%undosB n3o uma comunica/3o em tem'o real8 $3o necess6rio #ue o remetente e o destinat6rio esteMam conectados simultaneamenteR uma comunica/3o assAncrona8 O mecanismo de transmiss3o de uma mensa%em de correio eletrnico com'reende outros com'onentes alm dos com'utadores do remetente e do destinat6rio conectados a uma rede8 "ntes de com'reender esse mecanismo 'reciso entender como =unciona um servi/o de correio eletrnico8 Desta =ormaB a se%uirB a'resentado o =uncionamento da troca de mensa%emB seMa via 2nternetB ou mesmo via rede local J("$ & Local Area Networ K8 "ssimB 'ara #ue e=etivamente aconte/a uma troca de mensa%em entre dois ou mais usu6rios de correio eletrnicoB 'ode ser necess6ria a utili4a/3o de v6rios servidoresB 'rotocolos e a'licativos8
0"R" !"BER +, 0O+CO ,"2!888 +m usu6rio #ue #ueira enviar uma mensa%em 'ara outro utili4ar6 um a'licativo de correio eletrnicoB tam)m con*ecido como ,+" JMail !ser Agent" ou "%ente de ,ensa%ens do +su6rio8 +ma ve4 redi%ida a mensa%emB esta ser6 enviada 'elo ,+" a um ,T" J Mail #rans$ort AgentKB "%ente Trans'ortador de ,ensa%ensB #ue se encarre%ar6 ent3o de entre%6:la ao ,T" do destinat6rioB caso ele se encontre em outra m6#uinaB ou sim'lesmente coloc6:la na caiHa 'ostal do destinat6rioB caso ele se encontre no mesmo servidor8 " trans=erEncia da mensa%em entre o ,+" e o ,T" se e=etua utili4ando:se um 'rotocolo c*amado !,T0 J%im$le Mail #ransfer &rotocol"B 0rotocolo !im'les de Trans=erEncia de ,ensa%ens8 O 'rotocolo !,T0 ser6 utili4ado tam)m entre o ,T" do remetente e o ,T" do destinat6rio8 O servidor de correio eletrnico do destinat6rioB #uando rece)er uma mensa%em 'ara um dos seus usu6riosB sim'lesmente a coloca na caiHa 'ostal deste usu6rio8 " trans=erEncia de mensa%ens rece)idas entre o servidor e o cliente de correio eletrnico re#uer a utili4a/3o de outros 'ro%ramas e 'rotocolos8 +sualmente utili4ado 'ara este =im o 'rotocolo 0O0 J&ost 'ffice &rotocolKB 0rotocolo de Z"%EnciaZ de CorreioB #ue %uarda as mensa%ens dos usu6rios em caiHas 'ostais e a%uarda #ue estas seMam acessadas8 O)serve:se #ueB neste 'rotocoloB ao se ler as mensa%ensB estas s3o co'iadas 'ara o com'utador local8 Outro 'rotocolo #ue 'ode ser utili4ado 'ara este mesmo =im o 2,"0 J (nternet Message Access &rotocolKB 0rotocolo 'ara "cesso de ,ensa%ens via 2nternetB #ue im'lementa muitos outros recursosB alm das =uncionalidades =ornecidas 'elo 0O0B destacando:se #ue no 2,"0 as mensa%ens lidas 'ermanecem no servidorB at #ue se solicite #ue seMam eHcluAdas8 Os 'rotocolos 0O0 e 2,"0 s3o 'rotocolos 'ara rece)imento de mensa%ensB ao contr6rio do 'rotocolo !,T0B #ue serve somente 'ara enviar mensa%ens8

0ara a utili4a/3o dos 'rotocolos 0O0 e[ou 2,"0B necess6ria a instala/3o de um servidor a'ro'riadoB #ue vai ser o res'ons6vel 'or atender as solicita/>es do cliente de correio eletrnico 'or novas mensa%ens8 O rece)imento de mensa%ens 'elo cliente se d6 atravs da solicita/3o do ,+" do usu6rio ao seu servidor de correio eletrnicoB #ue a'Ls a autentica/3o do usu6rio vai in=ormar se eHistem mensa%ens em sua caiHa 'ostal e #uantas s3o8 " se%uirB o ,+" solicita a trans=erEncia das mensa%ens 'ara a m6#uina localB =inali4ando assim o 'rocesso de troca de mensa%em entre dois ou mais usu6rios8

EHistem v6rias ar#uiteturas do sistema de correio eletrnicoB as #uais 'ossi)ilitam #ue a mensa%em =i#ue arma4enada no servidorB no com'utador do usu6rio cliente ou em am)os8 " Fi%ura 1 remete a um eHem'lo de con=i%ura/3o8

Fi%ura 1 & 2n=raestrutura do correio eletrnico cliente:servidor Entre os v6rios com'onentes envolvidos numa troca de mensa%ens de correio eletrnicoB 'odem ser destacados?

com'utador conectado a uma rede de com'utadoresR 'rovedor de servi/o de correio eletrnicoR endere/o de correio eletrnicoR software de correio eletrnicoR e
T

'rotocolo de envioB transmiss3o e rece)imento8

Os Lr%3os ou entidades devem sem're considerar #ue uma mensa%em 'ode ser 'erdida ou eHtraviadaB devido a 'ro)lemas tecnolL%icosB im'licando 'reMuA4o nas transa/>es reali4adas8 DevemB 'ortantoB a =im de redu4ir a incidEncia desses 'ro)lemasB envidar es=or/os na identi=ica/3o de suas necessidades es'ecA=icas em termos de %est3o de correio eletrnico eB a 'artir daAB adotar a ar#uitetura #ue mel*or os atenda8

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84 Gesto arquivstica da .ensa0e. de correio eletrnico De acordo com a (ei nS G81CTB de G de Maneiro de 1TT1B #ue dis'>e so)re a 'olAtica nacional de ar#uivos '9)licos e 'rivadosB %est3o de documentos o OconMunto de 'rocedimentos e o'era/>es tcnicas re=erentes I sua 'rodu/3oB tramita/3oB usoB avalia/3o e ar#uivamento em =ase corrente e intermedi6ria visando a sua elimina/3o ou recol*imento 'ara %uarda 'ermanenteP JBR"!2(B 1TT1K8 O e-ARQ Brasil? modelo de re#uisitos 'ara sistemas in=ormati4ados de %est3o ar#uivAstica de documentosB instrumento do Consel*o $acional de "r#uivos & CO$"RNB a'resenta a mesma de=ini/3oB ressaltando a #ualidade ar#uivAstica da %est3oB isto B o =ato de os documentos serem 'rodu4idos naturalmenteB mantendo:se uma rela/3o or%nica entre elesB a =im de atender Is =un/>es e atividades desenvolvidas 'or um Lr%3o ou entidade8 " %est3o ar#uivAstica de documentos tem #ue ser contem'lada 'ela 'olAtica ar#uivAstica institucionalB a #ual consiste em de=inir a/>esB normas e 'rocedimentos tcnicos 'ara a %est3o e a 'reserva/3o de documentos 'rodu4idos e rece)idos no decorrer das atividades reali4adas 'elo 'rodutorB com )ase na teoria e 'rincA'ios da "r#uivolo%ia8 Dentre essas a/>esB est6 a ela)ora/3o de um 'ro%rama de %est3o ar#uivAstica com a de=ini/3o de 'rocedimentos de controle 'ara %arantir a con=ia)ilidade e a autenticidade dos documentosB assim como o acesso contAnuo a eles8 ConcluindoB a mensa%em de correio eletrnico recon*ecida como documento ar#uivAsticoB assim como os demais documentos de ar#uivoB tem #ue estar inserida na 'olAtica ar#uivAstica eB conse#uentementeB no 'ro%rama institucional de %est3o ar#uivAstica de documentos8 Dessa maneiraB servir6 de a'oio Is =un/>es e atividadesB e como evidEncia das a/>es do Lr%3o ou entidade8 843 # docu.ento arquivstico di0ital Documentos di%itais s3o a#ueles codi=icados em dA%itos )in6riosB somente acessA\ veis e inter'ret6veis 'or meio de recursos com'utacionais8 Eles s3o considerados como ar\ #uivAsticos #uando s3o 'rodu4idos ou rece)idos 'elo Lr%3o ou entidade no decorrer de suas atividadesB e 'ossuem rela/3o or%nica entre si8
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$o =inal do sculo ]]B a 'rodu/3o crescente de documentos ar#uivAsticos di%itais JteHtosB mensa%ens de correio eletrnicoB )ases de dadosB 'lanil*asB ima%ensB %rava/>es so\ norasB material %r6=icoB '6%inas da ^e) etc8KB tanto re'resentantes di%itais #uanto natos di%i\ taisB; re=or/ou a necessidade de inser/3o dos documentos di%itais nos 'ro%ramas de %est3o ar#uivAstica de documentos dos Lr%3os ou entidades8 Os documentos di%itais a'resentam es'eci=icidades #ue 'odem com'rometer sua autenticidade e seu acessoB uma ve4 #ue s3o suscetAveis I de%rada/3o =Asica dos seus su'or\ tesB I o)solescEncia tecnolL%ica de hardwareB softwareB de =ormatos e a interven/>es n3o autori4adas8 O resultado disso a sua adultera/3o e[ou destrui/3o8 0ortantoB =undamental #ue seMam desenvolvidas estrat%ias de 'reserva/3o di%ital #ue considerem as caracterAsticas do documento ar#uivAsticoB 'rinci'almente no #ue di4 res'eito I =orma =iHaB ao conte9do est6vel e I rela/3o or%nica8 847 @ensa0e. de correio eletrnico co.o u. docu.ento arquivstico 0ara identi=icar a mensa%em de correio eletrnico como um documento ar#uivAsticoB necess6rioB 'rimeiramenteB recon*ecE:la como um documento8 Documento a Ounidade de re%istro de in=orma/>esB #ual#uer #ue seMa o =ormato ou o su'orteP JCO$"RNB 2010)B '8 12K8 " mensa%em de correio eletrnico uma Oin=orma\ /3o re%istradaB codi=icada em dA%itos )in6riosB acessAvel e inter'ret6vel 'or meio de sistema com'utacionalP JCO$"RNB 2010)B '8 1;KB lo%o um documento di%ital8 $um Lr%3o ou entidadeB a mensa%em de correio eletrnico %eralmente 'rodu4ida 'ara atender e a'oiar as atividades desenvolvidasB devendo ser recon*ecida e tratada como um documento ar#uivAsticoB isto B um Odocumento 'rodu4ido Jela)orado ou rece)idoKB no curso de uma atividade 'r6ticaB como instrumento ou resultado de tal atividadeB e retido 'ara a/3o ou re=erEnciaP< JCO$"RNB 2010)B '8 12K8
;

Documentos natos di%itais? s3o a#ueles ori%inalmente 'rodu4idos e mantidos em meio di%ital8 Re'resentantes di%itais? documentos di%itais oriundos de 'rocesso de di%itali4a/3o Jcomumente c*amados Odocumentos di%itali4adosPK8 < "tividade 'r6tica Oo conMunto de atos cuMo o)Metivo o cum'rimento da atividade em siB onde _atos` s3o mani=esta/>es da vontade com um =im es'ecA=icoP JD+R"$T2B 2002K8 "/3o si%ni=ica o eHercAcio da vontade #ue visa criarB mudarB manter ou encerrar situa/>es JD+R"$T2R 0RE!TO$B 200GB '8 G11K8 Re=erEncia #uer di4er a consulta =eita em al%o 'ara a'oiar uma outra a/3o8 12

+ma ve4 recon*ecida como um documento ar#uivAsticoB a mensa%em de correio eletrnico dever6 ser dotada das #ualidades inerentes a esse documentoB #uais seMam? or%anicidadeB unicidadeB con=ia)ilidadeB autenticidade e acessi)ilidade8 $esse sentidoB s3o documentos ar#uivAsticos as mensa%ens de correio eletrnico com a ca'acidade de?

condu4ir as atividades de =orma trans'arenteB 'ossi)ilitando a %overnan/a e o controle social das in=orma/>esR a'oiar e documentar a ela)ora/3o de 'olAticas e o 'rocesso de tomada de decis3oR 'ossi)ilitar a continuidade das atividades em caso de sinistroR =ornecer evidEncia em caso de litA%ioR 'rote%er os interesses do Lr%3o ou entidade e os direitos dos =uncion6rios e dos usu6rios ou clientesR asse%urar e documentar as atividades de 'es#uisaB desenvolvimento e inova/3oR e manter a memLria cor'orativa e coletiva8

" Or%ani4a/3o das $a/>es +nidas & O$+B ao esta)elecer orienta/>es so)re como %erenciar a mensa%em de correio eletrnicoB a'onta situa/>es em #ue 'ossAvel identi=ic6: la como documento ar#uivAsticoR dentre elasB destacamos J+$2TED $"T2O$!B 2010K? : mensa%em cuMo conte9do iniciaB autori4a ou com'leta uma a/3o de um Lr%3o ou entidade8 : mensa%em trocada entre 'essoas da mesma e#ui'e ou de outras e#ui'esB em tra)al*o conMuntoB e cuMo conte9do se re=ere I atividade do Lr%3o ou entidade8 : mensa%em rece)ida de =onte eHterna J'essoa =Asica ou MurAdicaK #ue com'>e um documento ar#uivAstico o=icial8 : mensa%em cuMo conte9do re=ere:se I 'auta ou re%istro de reuni3o8 : mensa%em cuMo conte9do notaB relatLrio =inal ou recomenda/3o 'ara uma a/3o em desenvolvimento ou =inali4ada8 "s mesmas orienta/>es da O$+ a'ontam situa/>es em #ue a mensa%em de correio eletrnico $aO considerada documento ar#uivAsticoR dentre elasB destacamos?

1;

: mensa%em cuMo conte9do de car6ter 'essoal Jn3o tem rela/3o com as atividades do Lr%3o ou entidadeK8 : mensa%em cuMo conte9do se re=ere a OcorrentesPB 'ro'a%andasB 'romo/>es e a=ins8 : cL'ia de mensa%em enviada 'ara %ru'os de tra)al*o ou coordena/>esB com a 9nica =inalidade de re=erEncia ou in=orma/3o8 : material de re=erEnciaB isto B documentos usados a'enas 'ara su)sAdio teLrico no desenvolvimento de uma atividade8 " mensa%em de correio eletrnico considerada como um documento ar#uivAstico 'recisa ser declarada como talB ou seMaB incor'orada ao conMunto de documentos do Lr%3o ou entidadeB a =im de manter sua autenticidadeB con=ia)ilidade e acessi)ilidade 'elo tem'o #ue =or necess6rio8

848 Aplica,o dos procedi.entos da 0esto arquivstica de docu.entos B .ensa0e. de correio eletrnicoA produ,oC .anuten,oC uso e destina,o " im'lementa/3o de um 'ro%rama de %est3o ar#uivAstica de documentos resulta no uso racional dos documentos 'rodu4idos e rece)idos 'elo Lr%3o ou entidadeB %arantindo a e=iciEncia e a e=ic6cia no 'rocesso de tomada de decis3oB assim como a 'reserva/3o da#ueles de car6ter 'ro)atLrio e testemun*al8 @erir mensa%em de correio eletrnico consiste em control6:la desde a 'rodu/3o at sua destina/3o =inal Jelimina/3o ou %uarda 'ermanenteK8 "l%uns #uestionamentos s3o necess6rios 'ara a'oiar esse %erenciamento? 'or #ue a mensa%em =oi 'rodu4idaB 'ara #uem ser6 enviadaB se surtir6 r'licasB se ser6 ar#uivada ou eliminada8 $a produ,o de uma mensa%em de correio eletrnico num m)ito or%ani4acionalB =undamental o uso de uma escrita =ormalB )em como demais orienta/>es indicadas na se/3o A .ensa0e. de correio eletrnico e sua reda,o destas diretri4es8 $essa =aseB tal documento tam)m deve ser classi=icadoB de acordo com o 'lano de classi=ica/3o de=inido no 'ro%rama de %est3o documental do Lr%3o ou entidadeR o mesmo 'rocedimento a'lica:se I mensa%em rece)ida8

1<

" .anuten,o e o uso da mensa%em de correio eletrnico caracteri4am:se 'elo controle da sua tramita/3oB ar#uivamento e acesso8 " tramita/3o de uma mensa%em eletrnica inicia:se #uando esta enviada ao destinat6rio & 9nico ou m9lti'lo8 De acordo com o conte9do tratado na mensa%emB 'oder6 *aver r'licasB o #ue eHi%e maior aten/3o no momento da classi=ica/3o e da avalia/3o documental8 " destina,o de uma mensa%em decorrente do 'rocesso de avalia/3o e consiste em decidir 'ela sua %uarda tem'or6ria ou 'ermanenteB assim como a elimina/3o da#uelas des'rovidas de valor 'ara a %uarda8 Tal destina/3o dever6 estar 'revista na ta)ela de tem'oralidade e destina/3o de documentos adotada 'elo Lr%3o ou entidade8 $o m)ito dos mem)ros do !2$"RB 'or eHem'loB deve:se adotarB 'ara as atividades:meioB o modelo a'rovado 'ela Resolu/3o nb 1<[2001B do CO$"RN8 849 A .ensa0e. de correio eletrnico e sua reda,o " mensa%em de correio eletrnico com'ostaB o)ri%atoriamenteB 'or ca)e/al*o e cor'oB eB o'cionalmenteB 'or aneHos8 O ca1e,al2o onde se encontram os se%uintes cam'os? OdePB O'araPB OccP Jdo in%lEs car)on co$* & OcL'ia car)onoP & ou sim'lesmente Ocom cL'iaPKB OccoP Jdo in%lEs )lind car)on co$* & OcL'ia car)ono ocultaP & ou sim'lesmente Ocom cL'ia ocultaPKB OassuntoP e indica/3o de aneHos8 "lm das in=orma/>es contidas nesses cam'osB s3o re%istradasB no ca)e/al*oB outras in=orma/>es estruturadas #ue 'odem ou n3o ser eHi)idasB como Odata e *ora de envioP e Odata e *ora de rece)imentoP8 Essas in=orma/>es #ue a'arecem no ca)e/al*o 'ermitem #ue a mensa%em seMa entre%ue aoJsK destinat6rioJsK e servem 'ara identi=icarB classi=icar e conteHtuali4ar a mensa%emB assim como #uem a enviou8 O corpo da mensa%em destina:se I a'resenta/3o do seu conte9do JteHtoB ima%emB h*$erlin etc8K8 Nuando eHistentesB os ane<os 'odem a'resentar:se em #ual#uer =ormatoB tais como? ar#uivos de 'rocessadores de teHto e 'lanil*asB vAdeosB ar#uivos de 6udio etc8

1C

Ca)e/al*o "neHo J'onteiroK

Cor'o da mensa%em

Fi%ura 2 & EHem'lo de mensa%em de correio eletrnico " a'resenta/3o da mensa%em 'ode variar de acordo com a =erramenta de correio eletrnico utili4ada 'elo Lr%3o ou entidade8 Redao da mensagem " de=ini/3o de uma estrutura mAnima de reda/3o na ela)ora/3o de uma mensa%em de correio eletrnico cola)ora 'ara a aceita/3o do documento como um re%istro o=icial das in=orma/>es institucionais8 $esse sentidoB alm de evitar o uso de lin%ua%em colo#uial e n3o a)ordar in=orma/>es de cun*o 'essoalB deve:se o)servar al%umas orienta/>es na reda/3o da mensa%em de correio eletrnicoB con=orme es'eci=icado a se%uir8 $o ca)e/al*o? De? cam'o reservado ao nome[endere/o eletrnico da 'essoa ou unidade res'ons6vel 'ela emiss3o da mensa%em8 Para? cam'o reservado ao nome[endere/o eletrnico daJsK 'essoaJsK ou unidadeJsK a #uem a mensa%em se destina8

1D

Cc? cam'o reservado ao nome[endere/o eletrnico daJsK 'essoaJsK ou unidadeJsK #ue 'recisaJmK ter con*ecimento da mensa%em8 Cco? similar ao cam'o anteriorB utili4ado #uando *6 interesse de #ue os destinat6rios n3o ten*am con*ecimento um do outro ou 'ara 'reservar o si%ilo de seus endere/os de correio eletrnico8 Assunto? cam'o destinado I identi=ica/3o do conte9do a ser tratado na mensa%em ou no documento #ue estiver sendo encamin*ado como aneHo8 Recomenda:se o uso do 'lano de classi=ica/3o adotado 'elo Lr%3o ou entidade 'ara a'oiar a identi=ica/3o do assunto re=erente I atividade em #ue a mensa%em est6 inserida8 Observao? Os Lr%3os ou entidades devem re%ulamentar o uso dos cam'os acima descritos de acordo com a sua 'olAtica de comunica/3o8 X im'ortante evitar o uso de mensa%em anteriorB cuMo assunto ten*a se encerradoB 'ara iniciar novas discuss>es8 Cada nova atividade ou assunto deve ser tratado em uma nova mensa%em8 $o cor'o? $esta 6reaB recomenda:se #ue? : o te<to a'resente a =orma documental de 'rotocolo inicial[ teHto[ 'rotocolo =inal Jver "neHo 1KR : a sauda,o e a despedida seMam =ormais e im'essoaisB como? 2lmo8 sr8B 're4adoB atenciosamenteB cordialmenteB res'eitosamente etc8R : a identi:ica,o do autor da .ensa0e. conten*a in=orma/>es como? nomeB car%oB Lr%3o ou entidadeB endere/o com'letoB tele=one[=aHB correio eletrnico8 : .ensa0e. adicional so)re si%iloB se%uran/a da in=orma/3oB a/>es de 'reserva/3o am)iental8

1F

E<e.plo de identi:ica,o do autor e de .ensa0e. adicionalA "ndrmeda Bromlia "%ente administrativo "r#uivo $acional 0ra/a da Re'9)licaB 1F;B Centro : sala D2:02 Rio de Janeiro : RJ CE0? 20211:;C0 Tele=one? CC 21 21FT:122G [ 21FT:12F; FaH? CC 21 21FT:12F; Correio eletrnico? andro)romYar#uivonacional8%ov8)r : "ten/3o? im'rima a'enas se =or estritamente necess6rio8 0rivile%ie o documento di%ital8 " nature4a a%radece8 : "s in=orma/>es eHistentes nesta mensa%em e nos ar#uivos aneHados s3o 'ara uso restritoB sendo seu si%ilo 'rote%ido 'or lei8 Caso n3o seMa o destinat6rioB =avor a'a%ar as in=orma/>es e noti=icar o remetente8 Observao? nos casos em #ue o correio eletrnico =or utili4ado a'enas 'ara encamin*ar documentos aneHosB n3o necess6rio utili4ar a =orma documental anteriormente recomendadaB 'orm deve:se sem're identi=icar o documento #ue est6 sendo encamin*ado8 EHem'lo? OEncamin*a:se O=Acio Circular R1 2C[2012P8 +tili4ar re%ras de reda/3o o=icialB evitar a)reviaturasB n3o escrever eHclusivamente em caiHa alta ou )aiHa e su)meter o teHto a um veri=icador orto%r6=ico antes de enviar a mensa%em s3o 1oas pr?ticas a serem adotadas8

Com o intuito de minimi4ar ruAdos e 'romover o esta)elecimento de 'adr>es na troca de mensa%ensB recomend6vel a ado/3o da c*amada Oneti#uetaP ou Oeti#ueta eletrnicaP8 " se%uirB s3o a'resentadas al%umas dessas recomenda/>es de conduta?

1G

're=ira ela)orar seu teHto =ora da caiHa de correioB 'oisB deste modoB 'ossAvel %arantir uma re=leH3o ade#uada so)re o conte9do ela)orado e evitar envios indevidosB assim como 'erder a mensa%em 'or insta)ilidade do correio eletrnicoR

n3o su'ervalori4e sua mensa%em e restrinMa o uso de marcadores de 'rioridade Jur%enteB im'ortanteK I#uelas #ueB realmenteB necessitem dessa marca/3oR atente 'ara o uso da =un/3o Ores'onder 'ara todosP #uando a res'osta se destina a um destinat6rio es'ecA=icoR e recon*e/a as limita/>es do uso do correio eletrnicoB tais como? a mensa%em 'ode n3o c*e%ar ao seu destinoB 'ode ter sido identi=icada como s$amB o destinat6rio 'ode n3o c*ecar sua caiHa de correio eletrnico re%ularmente8

84D 'iste.a In:or.atizado de Gesto Arquivstica de Docu.entos E 'IGADA captura da .ensa0e. de correio eletrnico O !istema 2n=ormati4ado de @est3o "r#uivAstica de Documentos & !2@"D um sis\ tema es'ecA=ico destinado a e=etuar a %est3o ar#uivAstica de documentos di%itaisB n3o di%i\ tais e *A)ridos8C Os re#uisitos #ue devem ser atendidos 'or um !2@"D M6 est3o a'ro'riada\ mente de=inidos 'ela Resolu/3o nb 2CB de 2F de a)ril de 200FB com'lementada 'ela Resolu\ /3o nS ;2B de 1F de maio de 2010B am)as do Consel*o $acional de "r#uivos & CO$"RN8 O !2@"D com'reende um conMunto de 'rocedimentos e o'era/>es tcnicas caracte\ rAstico do sistema de %est3o ar#uivAstica de documentosB 'orm 'rocessado 'or com'utador8 Esse conMunto a'oia as a/>es de ca'turaB avalia/3oB tem'oralidadeB destina/3oB 'es#uisaB lo\ cali4a/3oB indeHa/3oB a'resenta/3oB se%uran/aB arma4enamento e 'reserva/3o de documen\ tos ar#uivAsticos e metadados relacionadosB )em como a utili4a/3o dos instrumentos de %es\ t3o documental8 Dentre as a/>es citadasB destacamos a capturaB #ue consiste em incor'orar um do\ cumento ao !2@"DB a =im de #ue seMa tratado como ar#uivAstico8 Essa a/3o tem como o)Me\ tivos identi=icar tal documento ar#uivAstico e demonstrar a rela/3o or%nica do mesmo com os demais documentos relativos I atividade a #ue se re=ere8

Nue envolvem ao mesmo tem'o documentos di%itais e n3o di%itais8 1T

" se%uirB a'resenta:se um dia%rama de ca'tura da mensa%em de correio eletrnico 'elo !2@"D8
Correio eletrnico Jsistema usado 'ara 'rodu4irB transmitir e rece)er mensa%emK

EH'orta/3o da mensa%em de correio eletrnico d aneHos Jse a'lic6velK

'IGAD + ca$tura,
: re%istro : classi=ica/3o : indeHa/3o : atri)ui/3o de metadados : atri)ui/3o de restri/3o de acesso : ar#uivamento

Fi%ura ; & " ca'tura da mensa%em de correio eletrnico 'elo !2@"D $a ca'turaB a mensa%em de correio eletrnico declarada como um documento ar\ #uivAstico 'or meio das se%uintes o'era/>es? re%istroB classi=ica/3oB indeHa/3oB atri)ui/3o de restri/>es de acessosB atri)ui/3o de metadados e ar#uivamento8 ,asB como se d6 a ca'tu\ ra da mensa%em de correio eletrnico no !2@"Dc " mensa%em 'ode ser ca'turada automaticamente 'elo !2@"D ou 'or indica/3o do usu6rioB se%undo re%ras es'ecA=icas de=inidas na 'olAtica de %est3o de documentos do Lr%3o ou entidade8 $esse sentidoB o correio eletrnico deve dis'or de uma =un/3o #ue eH'orte a mensa%em e aneHos J#uando eHistentesK8
20

$esse 'rocesso de eH'orta/3oB recomenda:se #ue a mensa%em e seus aneHos te\ n*amB 're=erencialmenteB um =ormato a)erto e 'adroni4adoB 'reviamente de=inido 'elo Lr\ %3o ou entidade em sua 'olAtica de %est3o ar#uivAstica8 Ca)e lem)rar #ue se est6 tra)al*ando com dois sistemas? um de correio eletrnico e outro de %est3o ar#uivAstica de documentos8 "m)os 'recisam ter inter=aces #ue 'ermitam a comunica/3o entre eles 'ara #ue a ca'tura da mensa%em de correio eletrnico seMa )em su\ cedida8 Dessa maneiraB e rea=irmando o #ue =oi ditoB o !2@"D 'ossuir6 uma inter=ace 'ara im'orta/3o de mensa%em de correio eletrnico e 'ermitir6 controles de %est3o 'ara duas =ormas de ca'tura? Oca'turar todas as mensa%ens e aneHos emitidos e rece)idosP ou Odotar os usu6rios da ca'acidade de ca'turar a'enas mensa%ens e aneHos 'reviamente seleciona\ dosP JCO$"RNB 2011B '8 C;K8 Ca)er6 I institui/3o de=inir #ual a mel*or =orma de ca'tura 'ara sua realidadeB esta)elecendo re%ras #ue a'oiem cada uma delasB levando em considera\ /3o os se%uintes 'ontos? : a ca'tura autom6tica demandaB 'osteriormenteB uma revis3o e sele/3o da mensa\ %em de correio eletrnico recon*ecida como ar#uivAsticaB considerando:se #ue o correio eletrnico institucional n3o 'oder6 ser utili4ado 'ara =ins 'essoaisR : a sele/3o 'elo usu6rio im'lica alta discricionariedadeB 'or meio de conscienti4a\ /3oB treinamento e re%ras )em de=inidas so)re os critrios 'ara identi=ica/3o da mensa%em a ser ca'turada8

"'Ls a ca'tura no !2@"DB os demais 'rocedimentos e o'era/>es tcnicas 'ara a %est3o da mensa%em de correio eletrnico dever3o estar de acordo com o e-ARQ BrasilB M6 mencionadoB e alin*ados com a 'olAtica e o 'ro%rama de %est3o ar#uivAstica de documentos do Lr%3o ou entidade8

21

84D43 Captura de hyperlink FUni:or. $esource !ocator E U$!GC assinatura di0italC ane<o "o e=etuar a ca'tura de uma mensa%em de correio eletrnico 'ara o !2@"DB deve: se o)servar #ue a mesma 'ode conter no cor'o h*$erlin B assinatura di%ital e[ou aneHosB os #uais 'recisam de um tratamento es'ecA=ico no momento da ca'tura8 Recomenda:se #ue o Lr%3o ou entidadeB em sua 'olAtica ar#uivAsticaB de=ina a 'ertinEncia ou n3o de uso de lin s na 'rodu/3o de documentos no decorrer de suas atividades8 2 & -*$erlin O h*$erlin B comumente c*amado de lin B uma *i'erli%a/3o eHistente dentro do teHto #ue ter6 o seu destino a)erto ao ser acionada 'elo usu6rio8 Esse 'ode ser uma '6%ina we)B uma =i%uraB um ar#uivo multimAdiaB um documento teHtualB um software ou mesmo um endere/o de correio eletrnico8 EHem'lo? e*tt's?[[^^^8diretri4es%estaoemails8com8)rf8 +m h*$erlin colocado numa mensa%em de correio eletrnico remete a um recurso eHterno a elaB o #ue di=iculta a sua %est3o8 O destino do *5'erlin. 'oder6 =icar indis'onAvel 'or diversos motivos? =al*as de sistemasB mudan/a de endere/oB corru'/3o do endere/o etc8B o #ue im'ossi)ilitar6 seu acesso e deiHar6 a mensa%em de correio eletrnico #ue contm seu lin incom'leta8 $esse sentidoB recomenda:se #ue se restrinMa o uso do h*$erlin 'ara re=erenciar outros conte9dos #ue n3o com'>em a mensa%em8 $os casos em #ue o conte9do do h*$erlin seMa im'rescindAvel ao entendimento da mensa%emB deve ser inserido como aneHo 'ara #ue a mensa%em 'ossa ser ca'turada de =orma com'leta 'elo !2@"D8 $o caso de rece)imento de mensa%em com h*$erlin s essenciais I sua com'reens3oB recomenda:se o re%istro de metadados #ue auHiliem na identi=ica/3o dos recursos eHternos a'ontados 'elo h*$erlin no momento da ca'tura da mensa%em de correio eletrnico8 O re%istro deve com'reenderB no mAnimoB a indica/3o da +R( e o assunto8

22

22 . Assinatura digital " assinatura di%ital um recurso tecnolL%ico utili4ado 'ara %arantir a autoria e[ou a inte%ridade de uma mensa%em de correio eletrnico transmitida entre sistemas ou entre usu6rios e sistemas8 Ela um eHem'lo de autentica/3oB visto #ue identi=ica o autor da mensa%em e 'ermite a veri=ica/3o de #ue seu conte9do n3o =oi adulterado8 $um !2@"DB a assinatura di%ital deve ser ca'turada Muntamente com a mensa%em de correio eletrnicoB validada 'elo sistema e re%istrada em metadadosB os #uais devem identi=icarB no mAnimoB a a/3o da valida/3oB a data da valida/3oB o a%ente res'ons6vel 'ela valida/3o e os resultados da valida/3o8

,esmo #ue a mensa%em de correio eletrnico n3o seMa assinada di%italmenteB ela 'oder6 ser considerada autEntica desde #ue inserida num !2@"D ou correio eletrnico idneo8 (o%oB a assinatura di%ital n3o necess6ria em toda e #ual#uer mensa%em de correio eletrnico8

222 & Anexos

O aneHo um ar#uivo eletrnico #ue est6 associado I mensa%em de correio eletrnico e utili4ado como recurso 'ara o envio de materiais de re=erEncias ou de documentos ar#uivAsticos8 Nuando o aneHo =or documento ar#uivAsticoB deve:se se%uir um dos se%uintes 'rocedimentos? aK caso o Lr%3o ou entidade =a/a a %est3o da mensa%em de correio eletrnico 'or meio de um !2@"DB o aneHo dever6 ser ca'turado Muntamente com a mensa%em de correio eletrnico 'ara o !2@"D8 )K caso o Lr%3o ou entidade =a/a a %est3o da mensa%em 'or meio do sistema de correio eletrnicoB o aneHo e a mensa%em dever3o ser mantidos dentro do 'rL'rio sistema8 0ormB #uando o aneHo =or material de re=erEnciaB ele n3o 'recisa ser ca'turado 'ara o !2@"D e 'oder6 ser eliminado Ja'a%adoK da caiHa de entrada8
2;

Con=orme M6 citadoB #uando a mensa%em de correio eletrnico =or usada somente 'ara encamin*amento de um documento ar#uivAstico aneHoB ele dever6 ser identi=icado no assunto e mencionado no cor'o dessa mensa%em8 84H Estrat/0ias de apoio para 0esto arquivstica de .ensa0e. de correio eletrnico na ausIncia de u. 'IGAD Em virtude de diversos =atoresB al%uns Lr%3os ou entidades ainda n3o dis'>em de um !2@"D 'ara %erenciar de =orma ideal seus documentos ar#uivAsticos di%itais8 $o entan\ toB essa situa/3o n3o deve im'edir a %est3o ar#uivAstica da mensa%em de correio eletrnico8 " =im de %arantir a manuten/3o da mensa%em de correio eletrnico im'ortante 'ara o Lr%3o ou entidade no desem'en*o de suas =un/>esB recomendam:se duas estrat%ias de a'oio?

/" Ado01o de um sistema informati2ado es$ec3fico $ara a gest1o ar4uiv3stica da mensagem de correio eletr5nico6 Consiste no desenvolvimento ou a#uisi/3o de um sistema in=ormati4ado #ue =ar6 a ca'tura da mensa%em de correio eletrnico a 'artir do correio eletrnico adotado 'elo Lr%3o ou entidade8 Os re#uisitos a serem contem'lados nesse sistema in=ormati4ado s3o a#ueles recomendados 'elo e-ARQ Brasil? modelo de re#uisitos 'ara sistemas in=ormati4ados de %est3o ar#uivAstica de documentos6 Essa solu/3o 'arcial dever6 ser desenvolvida com vistas a uma =utura inte%ra/3o com um !2@"D #ue contem'le toda a documenta/3o ar#uivAstica do Lr%3o ou entidade8

2<

7" 8est1o da mensagem de correio eletr5nico dentro do $r9$rio sistema de correio eletr5: nico6 " 'r6tica de %erenciar a mensa%em de correio eletrnico dentro do 'rL'rio sistema comum em di=erentes Lr%3os ou entidadesB 'orm essa uma %est3o limitada8 "o adotar essa estrat%iaB o Lr%3o ou entidade deve ter claro #ue ela n3o contem'la todos os 'rocedimentos da %est3o ar#uivAstica de documentos8 Deve:se ressaltar #ue essa uma estrat%ia transitLriaB 'odendo ser im'lementada at o Lr%3o ou entidade desenvolver um !2@"D com'leto ou a'enas um mLduloB como citado na Estrat;gia /8 0ara a %est3o da mensa%em de correio eletrnico dentro do 'rL'rio sistemaB as tare\ =as #ue 'oderiam ser automati4adas =icar3o so) a res'onsa)ilidade da#uele #ue =a4 uso do correio eletrnico8 "ssimB o usu6rio dever6? : adotar o 'lano de classi=ica/3o de documentos de=inido 'elo Lr%3o ou entidade 'ara nominar as 'astas na caiHa de entrada & Fi%ura <R : 'ara a mensa%em enviadaB indicar o cLdi%o de classi=ica/3o de documentos no cam'o "ssunto & Fi%ura CR : identi=icar se a mensa%em de correio eletrnico documento ar#uivAstico e elimi\ nar Ja'a%arK a#uelas #ue n3o o s3o J er item ;82 destas Diretri4esKR : a'licar a ta)ela de tem'oralidade e destina/3o de documentos8 " caiHa 'ostal dever6 serB 're=erencialmenteB arma4enada no servidor de correio eletrnico e n3o nas esta/>es de tra)al*o individuais8 "lm dissoB a reali4a/3o da cL'ia de se%uran/a da mensa%em de correio eletrnico no servidor deve ser res'onsa)ilidade do Lr%3o ou entidade e n3o do usu6rio8

2C

E<e.plos?

Fi%ura < & 0astas na caiHa de entrada or%ani4adas de acordo com o 'lano [ cLdi%o de classi=ica/3o de documentos de atividades:meio e =im do Lr%3o ou entidade8

2D

Fi%ura C & ,ensa%em de correio eletrnico classi=icada de acordo com o 'lano [ cLdi%o de classi=ica/3o de documentos de atividades:meio do Lr%3o ou entidade8

Com a ado/3o da Estrat;gia 7B recomenda:se ao usu6rio acessarB no mAnimoB duas ve4es ao diaB a sua caiHa 'ostal 'ara a'a%ar a mensa%em de correio eletrnico sem interesse 'ro=issionalB a =im de 'romover a redu/3o do volume documental a ser avaliado8 Outro cuidado #ue se deve ter com o rece)imento de s'amsB vArusB troMansB *oaHesB mal^aresB entre outros8 Contra issoB o uso de 'rocedimentos de se%uran/a e 'ro%ramas antivArus =undamental8

2F

94 # uso da .ensa0e. de correio eletrnico para :or.a,o de processos " =orma/3o de 'rocessos uma 'r6tica ordin6ria na realidade dos Lr%3os e entidades '9)licos )rasileiros e consiste no a%ru'amento de documentos cuMo Oconte9do esteMa relacionado a a/>es e o'era/>es cont6)eis =inanceiras ou re#ueira an6lisesB in=orma/>esB des'ac*os e decis>es de diversas unidades or%ani4acionaisP de tais Lr%3os e entidades JBR"!2(B 2002K8 Com a ado/3o do correio eletrnico como =erramenta 'ara comunica/3o interna e eHterna de um Lr%3o ou entidadeB assim como 'ara envio e rece)imento de documentosB a mensa%em de correio eletrnicoB recon*ecida como documento ar#uivAsticoB 'assou a ser inserida em 'rocessosB seMam n3o di%itaisB di%itais ou *A)ridos8 O uso da mensa%em de correio eletrnico como documento de um 'rocesso 'ode ser =eito nas se%uintes situa/>es? 1K 0rocesso n3o di%ital? 'rodu4ido e tramitado =ora do am)iente di%ital8 $esse casoB a mensa%em de correio eletrnico deve ser im'ressa e o usu6rio deve a'or carim)o Ocon=ere com o ori%inalP imediatamente a'Ls a im'ress3o8 Nuanto I mensa%em de correio eletrnico ori%inal J=ormato di%italKB esta dever6 ser mantida no servidor de correio eletrnico 'elo 'ra4o esta)elecido 'ela ta)ela de tem'oralidade do Lr%3o ou entidade8 2K 0rocesso di%ital? 'rodu4ido inte%ralmente em am)iente di%ital8 " %est3o do 'rocesso di%ital deve ser reali4ada 'or um !2@"DB o #ual =ar6 a ca'tura da mensa%em de correio eletrnico com seus metadados e manter6 a rela/3o or%nica dos documentos di%itais8 !o)re o %erenciamento de 'rocessos di%itaisB recomenda:se a leitura da 0arte 22B itens 18;B 18<B 18C do e-ARQ BRA%(L8

2G

D4 Acesso e direito de uso do correio eletrnico O acesso e o direito de uso do correio eletrnico 'ressu'>em a de=ini/3o de re%rasB com )ase na 'olAtica de comunica/3o do Lr%3o ou entidadeB visto as es'eci=icidades dessa =erramenta no am)iente cor'orativo8 0or ser uma =erramenta tam)m adotada 'ara assuntos 'articularesB o *6)ito da reda/3o in=ormal aca)a in=luenciando o am)iente 'ro=issional na ela)ora/3o da mensa%em8 $o m)ito de um Lr%3o ou entidadeB o correio eletrnico ad#uire status de =erramenta de tra)al*o cor'orativa e o=icial eB 'ortantoB torna:se 'assAvel de monitoramento #uanto ao acesso e uso8 " ineHistEncia ou descon*ecimento de re%ras 'ara a utili4a/3o do correio eletrnico 'ode ocasionar 'ro)lemas administrativosB ticosB le%ais e econmicos 'ara o Lr%3o ou entidadeB ou mesmo a 'erda da memLria cor'orativa8 0ara evitar esse com'rometimentoB o Lr%3o ou entidade deve esta)elecer re%ras e dissemin6:las entre os usu6riosB en=ati4ando #ue a mensa%em de correio eletrnico re%istra in=orma/>es o=iciaisB eB como talB 'recisa ser dotada da =ormalidade re#uerida a todo documento institucional8 "s re%ras devem ser esta)elecidas 'or meio de instrumentos normativos J'ortariaB resolu/3oB atoB instru/3o normativaB manual etc8KB orientando #uanto ao acesso e uso do correio eletrnico8 Esses instrumentos devem conterB no mAnimo?
a.

in=orma/3o so)re a 'ro'riedade e monitoramento institucional do correio eletrnicoR orienta/3o so)re o ti'o de documento [ in=orma/3o #ue devem ser transmitidos 'or mensa%em de correio eletrnicoR de=ini/3o da 'ossi)ilidade ou n3o de uso do correio eletrnico do Lr%3o ou entidade 'ara =ins 'articularesR determina/3o de #ue a mensa%em de correio eletrnico declarada como documento ar#uivAstico deve se%uir os 'rocedimentos do 'ro%rama de %est3o ar#uivAstica de documentos do Lr%3o ou entidade comoB 'or eHem'loB o uso do 'lano de classi=ica/3o de documentos e da ta)ela de tem'oralidade e destina/3o de documentosR
2T

b.

c.

d.

e.

esclarecimento de #ue a res'onsa)ilidade do usu6rio de Omanter sua caiHa de entrada va4iaP n3o si%ni=ica a'a%ar as mensa%ensB mas su)metE:las aos 'rocedimentos de %est3o ar#uivAstica de documentos 'or meio da ca'tura no !2@"D ou da manuten/3o no sistema de correio eletrnicoR

f.

de=ini/3o da res'onsa)ilidade 'ela ca'tura da mensa%em de correio eletrnico no !2@"DB seMa de =orma autom6tica ou manualR esta)elecimento de re#uisitos 'ara a)ertura de caiHa 'ostal individualR orienta/3o #uanto aos critrios de marca/3o do %rau de si%ilo da mensa%emR esclarecimento so)re a concess3o ou n3o de caiHa 'ostal de correio eletrnico institucional ao 'essoal terceiri4ado8

g. h. i.

;0

H4 Preserva,o da .ensa0e. de correio eletrnico " mensa%em de correio eletrnicoB 'or ser um documento nato di%italB tem #ue estar contem'lada na 'olAtica de 'reserva/3o di%ital do Lr%3o ou entidade #ue utili4a esse documento 'ara o desenvolvimento de suas atividades8 Ca)e ressaltar #ue a 'reserva/3o di%ital com'reende a/>es tomadas 'ara %arantir a autenticidade e a acessi)ilidade dos documentos ar#uivAsticos di%itais 'elo tem'o #ue se =i4erem necess6riosB ou mesmoB 'ermanentemente8 Tais a/>es incluem monitoramento dos =ormatos da mensa%em e dos aneHosB )em como do conMunto de software e hardware do sistema de correio eletrnico8 Tam)m se deve ressaltar #ue a mensa%em e seus res'ectivos aneHos tEm #ue manter a rela/3o or%nicaB 'ois um documento =a4 re=erEncia a outroB 'ara =ins de con=ia)ilidadeB autenticidade e 'reserva/3o do documento8 0ara a 'reserva/3o da mensa%em de correio eletrnico recomenda:se a ado/3o das orienta/>es do e-ARQ Brasil #uanto aos re#uisitos 'ara 'reserva/3o e os elementos de metadados #ue um !2@"D deve conter8

;1

J4 Capacita,o e treina.ento O 'resente item trata da ca'acita/3o e do treinamento dos usu6rios do correio eletrnico8 "ssimB n3o ser3o a)ordadas #uest>es metodolL%icas inerentes a essas atividades e sim seus o)Metivos e resultados no m)ito institucional8 ,uito se =ala em tecnolo%iaB uso das 9ltimas %era/>es de e#ui'amentos tecnolL%icosB software e hardware de 'ontaB no entanto #uem o'era tudo isso o ser *umano8 0ara um Lr%3o ou entidadeB ter todos os avan/os tecnolL%icos em seu 'ar#ue de e#ui'amentosB sem seu cor'o tcnico estar =amiliari4ado com essa evolu/3oB su)utili4ar os recursos investidos 'ara a otimi4a/3o dos tra)al*os8 " 'artir da de=ini/3o de #ue ca'acita/3o a a/3o de tornar al%um a'to a =a4er al%uma atividade e treinamento a a/3o de tornar al%um ca'a4B 'or meio de instru/3o e 'r6ticaB a reali4ar al%uma atividadeB conclui:se #ue o o)Metivo de am)os =a4er com #ue o usu6rio do correio eletrnico seMa ca'a4 de com'reendE:lo e us6:lo como uma =erramenta 'ara 'rodu/3o e rece)imento de mensa%emB #ue 'oder6 ser recon*ecida como documento ar#uivAstico8 0or issoB a ca'acita/3o e o treinamento 'recisam =ocar em #uatro tL'icos 'rinci'ais?

Correio eletrnico? uso do 'ro%rama de correio eletrnico 'ara 'rodu/3o e rece)imento de mensa%em8 @est3o ar#uivAstica da mensa%em de correio eletrnico8 Reda/3o de documentos o=iciais? )oas 'r6ticas 'ara a ela)ora/3o de documentos o=iciais8 "s'ectos de se%uran/a da in=orma/3o relativos ao uso do correio eletrnico8

X relevante destacar #ue ca'acita/3o e treinamento s3o atividades dinmicasB so)retudo #uando envolvem tecnolo%ia8 Deste modoB devem ser 'eriLdicas e constar no 'laneMamento anual do Lr%3o ou entidade8 O resultado disso o mel*or uso dos recursos tecnolL%icos eB 'rinci'almenteB a correta %est3o da mensa%em de correio eletrnico recon*ecida como documento ar#uivAstico8

;2

K4 $e:erIncias "RN+2 O $"C2O$"(8 or.a para uso dos recursos co.putacionais no Arquivo acional8 Rio de Janeiro? "r#uivo $acionalB 20108 "+!TR"(2"8 $ational "rc*ives8 Arc2ives advices 7L? Email is a recordgB 20028 Dis'onAvel em? e*tt'?[[^^^8naa8%ov8au[record.ee'in%[r.'u)s[advices[advice208*tmlf8 "cesso em? 1C set8 20108 BR"!2(8 !ei nM K3DNB de G de Maneiro de 1TT18 Dis'>e so)re a 'olAtica nacional de ar#uivos '9)licos e 'rivados e d6 outras 'rovidEncias8 Dis'onAvel em? e*tt'?[[^^^8conar#8ar#uivonacional8%ov8)r[c%i[c%ilua8eHe[s5s[start8*tmcsidhC2f8 "cesso em? 1D =ev 20128 BR"!2(8 !ecretaria de (o%Astica e Tecnolo%ia da 2n=orma/3o & !(T28 0ortaria normativa nS CB de 1T de de4em)ro de 20028 Dis'>e so)re os 'rocedimentos %erais 'ara utili4a/3o dos ser\ vi/os de 'rotocoloB no m)ito da "dministra/3o 09)lica FederalB 'ara os Lr%3os e entidades in \ te%rantes do !istema de !ervi/os @erais & !2!@8 Dis'onAvel em? e*tt's?[[conle%is8'laneMamen\ to8%ov8)r[conle%is[le%islacao[ato$ormativoDetal*es0u)8*tmcidh2<1;f8 "cesso em? 22 out8 20128 CE$TRO DE E!T+DO!B RE!0O!T"! E TR"T",E$TO DE 2$C2DE$TE! DE !E@+R"$i" $O BR"!2( & CERT8)r8 Cartilha de seguran0a $ara a (nternet <6/8 Dis'onAvel em? e*tt'?[[cartil*a8cert8)rf8 "cesso em? 20 nov8 20118 CO$!E(1O $"C2O$"( DE "RN+2 O! & CO$"RN8 $esolu,o nM 7LB de 1D de Mul*o de 200<8 Dis'>e so)re a inser/3o dos documentos di%itais em 'ro%ramas de %est3o ar#uivAstica de documentos dos Lr%3os e entidades inte%rantes do !istema $acional de "r#uivos8 CO$!E(1O $"C2O$"( DE "RN+2 O! & CO$"RN8 $esolu,o nM 87B de 1F de maio de 2010a8 Dis'>e so)re a inser/3o dos metadados na 0arte 22 do modelo de re#uisitos 'ara sistemas in=ormati4ados de %est3o ar#uivAstica de documentos & e6A$Q "rasil8 CO$!E(1O $"C2O$"( DE "RN+2 O! & CO$"RN8 Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos8 Gloss?rio de ter.os t/cnicos JvCK8 2010)8 Dis'onAvel em? e *tt'?[[^^^8documentoseletronicos8ar#uivonacional8%ov8)r[c%i[c%ilua8eHe[s5s[start8*tmf8 "cesso em? 1C set8 20118 CO$!E(1O $"C2O$"( DE "RN+2 O! & CO$"RN8 Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos8 e6A$Q "rasil? modelo de re#uisito 'ara sistemas in=ormati4ados de %est3o ar#uivAstica de documentos8 Rio de Janeiro? "r#uivo $acionalB 20118 v8 1818 D2CVEB8 Dicion?rio de in:or.?tica8 J2001:2010K8 e*tt'?[[^^^8dic^e)8com[aa8*tmf8 "cesso em? 2G nov8 20118 Dis'onAvel em?

;;

D+R"$T2B (uciana8 T*e Conce't o= Electronic Record8 2n? E"!TVOODB Terr5R ,"C$E2(B 1eat*er8 Preservation o: t2e inte0ritO o: electronic records 8 Dordrec*t? jlu^er "cademicB 2002B ca'8 1B '8 T:228 D+R"$T2B (uciana8 " =orma dos documentos e sua crAtica8 2n? kkkkkk8 Diplo.?tica aplicada a docu.entos convencionais e di0itais8 Rio de Janeiro? "r#uivo $acionalB 200C8 D+R"$T2B (ucianaR 0RE!TO$B Rand58 International researc2 on per.anent aut2entic records in electronic sOste.s FInterPA$E' 7G ? eH'erientialB interactive and d5namic records8 2t6lia? "$"2B 200G8 G<< '8 @R"$D2B ,assimiliano8 Guidelines and reco..endations :or e6.ail8 Roma? 2nternational Crime "nal5sis "ssociation & 2C""8 2$TER0"RE! ; 0ROJECT JT*eK8 Team 2tal58 Guidelines and reco..endations :or e6 .ail records .ana0e.ent and lon06ter. preservation? =inal re'ort JDra=tK8 ,a5 20118 ,E$EWE!B E)ene4er Ta.uno deR !"$TO!B T*ais 1elena dos8 Comunica/3o assAncrona Jver)eteK8 Dicion=rio interativo da educa01o )rasileira & EducaBrasil8 !3o 0aulo? ,idiamiH B 20028 Dis'onAvel em? e*tt'?[[^^^8educa)rasil8com8)r[e)[dic[dicionario8as'c idh201f8 "cesso em? 2T nov8 20118 0O$TE O(0EB @8R !"(W"B !8 Peepin0 and preservin0 e6.ail Jv<81K8 Roma? C$20" & Centro $a4ionale 'er l`2n=ormatica nella 0u))lica "mministra4ione8 !"$TO!B anderlei Batista dos8 Gesto de docu.entos eletrnicos? uma vis3o ar#uivAstica8 28 ed8 rev8 am'l8 BrasAlia? "B"RNB 200C8 +$2TED $"T2O$!8 "rc*ives and Record ,ana%ement !ection8 @ana0in0 e.ails as records8 20108 Dis'onAvel em? e*tt'?[[arc*ives8un8or%["R,![node[D1lidDf8 "cesso? 10 set8 20118

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Ane<o 3 Docu.ento co. :or.a docu.ental

,emorando "$[@"B2$[nS]]][2020 Rio de JaneiroB ;0 de =evereiro de 2020 "o !en*or Fulano de Tal "ssunto? 'olicita,o de Proposta Tradu,o 'i.ult-nea -------------------------------------------------------------------------$rotocolo inicial----------------0re4ado !r8 FulanoB 18 !olicitamos uma 'ro'osta de 're/os 'ara a eHecu/3o do servi/o de tradu/3o simultnea nos se%uintes 'erAodos? 2n%lEs:'ortu%uEs:in%lEs Em F de a%osto de 200F? de T* Is 12* e de 1<* Is 1F* h D *oras Jdois 'erAodos de trEs *orasK

-------------------------------------------------------------------------texto------------------------------"tenciosamenteB kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk $ome Car%o ------------------------------------------------------------------------$rotocolo final--------------------

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