BUENAS PRCTICAS EN EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO

El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compaa requiere para su operacin, ya sea de fuentes internas o externas. Partiendo de esta definicin, se puede ver que el abastecimiento va ms all de la simple adquisicin de materia prima, ya que se encarga de todo lo que requiere la empresa para su operacin, as como de facilitar los medios necesarios para conseguirlo. os ejemplos aqu enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones. Es necesario que se realice un anlisis y se determine la mejor prctica de acuerdo a la naturale!a del negocio.

Prctica

SI

NO

N/A

"e cuenta con polticas y procedimientos divulgados para el abastecimiento de insumos y suministros.

"e #a diseado una estrategia de abastecimiento orientada a la reduccin de costos, alinendose as con los objetivos estrat$gicos de la organi!acin.

El plan de abastecimiento de insumos #a incluido que los proveedores cuenten con certificaciones ambientales, de tal forma que todo su proceso de produccin propenda por proteger el medio ambiente.

Prctica

SI

NO

N/A

El proceso de abastecimiento parte de los lineamientos dados en contratacin, generando sinergias en su integracin que contribuyen a la adquisicin ptima de materiales para la organi!acin.

El proceso de abastecimiento eval%a los siguientes aspectos para el plan de adquisicin de materiales& '. +. ,. -. .. os objetivos financieros de la organi!acin ()#orro en costos*. as tendencias del mercado. a evolucin de la composicin de los insumos que se van a adquirir. a mejor calidad y precios de las meteras requeridas a nivel mundial. a participacin en el mercado de la organi!acin y su estrategia de diferenciacin.

"e reali!an anlisis de costos y gastos para la adquisicin de materiales, los cuales permiten tener la tra!abilidad desde el momento que surge la necesidad de la compra, pasando por los niveles de aprobacin, anlisis de pertinencia y entrega de los mismos.

os funcionarios encargados de contactar a los proveedores de insumos son rotados peridicamente de tal forma que se minimicen las oportunidades de colusin.

"e #a establecido el otorgamiento de certificaciones a los proveedores de insumos, de tal forma que los mismos deban cumplir con estndares mnimos de calidad para los procesos de produccin de la compaa.

Prctica

SI

NO

N/A

/entro de la seleccin de los proveedores de abastecimiento, se #a establecido como un requisito la presentacin de certificaciones ambientales.

"e considera al /irector de )bastecimiento, como un cargo estrat$gico dentro de la organi!acin.

El perfil del /irector de )bastecimiento incluye como mnimo su orientacin tanto a los conocimientos del proceso de produccin como a los niveles de calidad que busca la organi!acin, as como en costos y en las tendencias de los proveedores.

a /ireccin de )bastecimiento centrali!a las compras de toda la organi!acin.

El rea de )bastecimiento apoya el rea de innovacin de productos, de tal forma que desde el proceso de innovacin se buscan los mejores insumos del mercado, alineados en calidad y costos.

El rea de )bastecimiento propende por el relacionamiento con los proveedores directos y no con comerciali!adores, de tal forma que se puedan reali!ar negociaciones entre compaas.

Prctica

SI

NO

N/A

"e lleva un registro oficial de todas las propuestas de insumos solicitadas a los proveedores, el cual permite verificar los costos, calidad, composicin y dems aspectos de los insumos a adquirir, permitiendo #acer un anlisis #istrico entre un proveedor y otro.

os procesos de abastecimiento, cuentas por pagar y contabilidad, son revisados peridicamente de tal forma que dic#os procesos estn en lnea, contando con informacin en tiempo real.

En caso de no tener el mdulo de abastecimiento, inventarios, cuentas por pagar y contabilidad en lnea, se #an implementado controles que permiten garanti!ar que la informacin entre un mdulo y otro es completa y exacta.

"e cuenta con un comit$ interdisciplinario que eval%a peridicamente la estrategia de abastecimiento de tal forma que se incluya tanto la necesidad de a#orro, calidad, as como las necesidades del cliente.

Peridicamente se eval%a el nivel de segregacin de funciones en el rea de abastecimiento.

os funcionarios de abastecimiento no son los responsables de la recepcin de los insumos adquiridos.

Prctica

SI

NO

N/A

"e #an establecido niveles de verificacin al momento de recibir los insumos, garanti!ando que por la caracterstica y composicin qumica de los mismos, se reciban en las cantidades y medidas requeridas.

os empaques de los insumos, siempre que su presentacin y composicin qumica lo permita, son reciclados.

"e #an diseado programas de incentivo de descuento financiero con los proveedores clave en la cadena de abastecimiento.

Para los pagos a los proveedores de abastecimiento, se propende por reali!arlos por medio de canales electrnicos, siempre que se cuente con una autori!acin escrita que registre las cuentas bancarias a donde se espera que se traslade el pago.

"e #an desarrollado aplicaciones que permiten la generacin de pedidos y facturas electrnicas, a#orrando tiempo y costos.

"e #acen anlisis peridicos que permiten garanti!ar la reali!acin de las mejores compras de abastecimiento, seg%n los niveles requeridos.

Prctica

SI

NO

N/A

"e cuenta con una lnea de denuncias que es informada a los proveedores de forma peridica para que realicen sus denuncias.