INTRANET

Manual de usuario

ngel Tambo Santos Asesor TIC del CPR de Ejea de los Caballeros

INTRODUCCIN
Intranet no es otra cosa que un administrador de archivos a travs de la web, aunque se le han aadido algunas funcionalidades pensadas, sobre todo, en el trabajo en un centro educativo y en que los alumnos y profesores tienen acceso a ella. Intranet estar disponible nicamente para los ordenadores conectados a la red local en la que est instalada. Esto quiere decir que no podr accederse a ella desde ordenadores remotos conectados a Internet. Por lo tanto no podremos trabajar con la intranet del centro mientras estamos en casa, aunque dispongamos de conexin a Internet. Con la Intranet podremos realizar las siguientes acciones: Descargar archivos desde el servidor a nuestro ordenador Subir archivos desde el ordenador al servidor Crear carpetas en el servidor (siempre que se disponga de los permisos) Eliminar carpetas y archivos del servidor (siempre que se disponga de permisos) Renombrar carpetas y archivos del servidor (siempre que se disponga de los permisos necesarios) Mover archivos de una carpeta a otra en el servidor (siempre que se disponga de permisos) Copiar archivos de una carpeta a otra en el servidor (siempre que se disponga de permisos) Acceder a las webs de la red local Acceder a las webs preferidas Dar de alta, modificar o eliminar usuarios (siempre que se disponga de permiso de profesor o administrador) Modificar la propia contrasea Ver las carpetas de otros usuarios (slo si se es profesor o administrador) Vincular determinadas carpetas de los alumnos por parte de los profesores para facilitar su descarga. Configurar la intranet (slo el administrador) Crear y restaurar copias de seguridad (slo si se es administrador), tanto de las carpetas como de la base de datos.

Con todo esto resolvemos algunos problemas que se presentan en los centros educativos a la hora de trabajar, almacenar y distribuir archivos entre los profesores y alumnos, siendo ms eficiente el trabajo con la Intranet que utilizar las carpetas compartidas para ello. Cada uno de los usuarios de la Intranet, de los que hablaremos ms adelante, tendr acceso a la carpeta que hemos llamado Descargas, en la que segn el permiso de que dispongan podrn descargarse archivos o modificar el contenido de la carpeta, y la llamada Mi Carpeta a la que slo el propio usuario (y todos los que tengan un permiso superior a l) tiene acceso tanto para descargar como para modificar el contenido. Con cierta frecuencia se est corrigiendo, ampliando y/o modificando el funcionamiento de la Intranet por lo que es conveniente mantenerla actualizada. En el momento en que se produce un cambio se cuelga en el blog de ngel Tambo Santos, de donde pueden descargarse las actualizaciones, as como todo el paquete para nueva instalacin. La direccin es: http://angeltambo.spaces.live.com/ Para acceder y comprobar si hay nuevas actualizaciones, se facilita el acceso al blog desde la propia Intranet cuando uno se identifica como administrador. En la parte inferior de la pantalla aparece la fecha de la versin que est instalada y, si se identifica el administrador, el enlace para buscar actualizacin. Bastar con comparar la fecha de la instalada con la fecha de la ltima actualizacin.

A la derecha de esta barra aparece el vnculo para enviar un correo al autor.

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INSTALACIN
Para poner en funcionamiento la Intranet, debemos preparar un ordenador (no hace falta instalarlo en todos los ordenadores) de la red local como servidor Web. Para ello instalaremos la aplicacin Appserv ya que es un paquete que, adems de ser gratuito, nos permite instalar de una sola vez, el servidor Apache, el intrprete PHP y MySQL, todos ellos necesarios para un correcto funcionamiento de la Intranet. Obviamente, podemos optar por instalar los mdulos independientemente y configurarlos a mano, pero aqu nos centraremos en la instalacin de Appserv. Una vez instalado esto, tenemos que descomprimir el archivo intranet.zip que previamente hemos descargado, en la carpeta adecuada. Despus procederemos a la configuracin en cuatro pasos muy sencillos. Vamos a ello.

Instalacin de AppServ
Hay varias versiones que funcionan correctamente. Particularmente, lo he probado con la versin 2.4.x y la 2.5.x. Con ambas funciona bien la Intranet. Como paso previo, para los centros de Aragn, que tenemos el congelador instalado, deberemos descongelar el ordenador en que vamos a instalar esta aplicacin Una vez descargado (puedes hacerlo desde el blog), sigue estos pasos: 1. Haz doble clic sobre el archivo appserv-win32-x.x.x.exe que te has descargado y aparecer la ventana
de bienvenida del asistente de instalacin.

2. Pulsando Next > nos aparecer una nueva ventana con la opcin para elegir la ubicacin de la carpeta en que queremos instalar Appserv. Este paso es importante. En los centros escolares de Aragn tenemos instalado el Congelador en todos los ordenadores, con el disco C: convenientemente congelado. Si en este punto no tenemos cuidado y no cambiamos la ubicacin y ponemos, por ejemplo, D:\Appserv, nos encontraremos con que no se guardan los cambios que se van produciendo en la intranet (archivos subidos, alta de usuarios). Por supuesto que, si no tienes congelado el ordenador, puedes instalarlo en la unidad de disco que ms te convenga (que tenga suficiente espacio para contener los archivos que se suban a la intranet).

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3. Podemos pulsar sobre el botn Browse para elegir la localizacin en que se instalar o bien escribir la direccin directamente en el rea de texto. Una vez hecho, pulsamos sobre el botn Next > para que aparezca la siguiente ventana, en la que te pregunta qu tipo de instalacin quieres hacer: Tpica, Mnima o Personalizada. Elige la opcin Tpica (Typical).

4. Ahora entramos en la configuracin de Apache. Te pide un nombre de servidor (localhost) que puedes dejar, un correo del administrador. Puedes dejarlo como est o poner el que quieras.

5. Al pulsar el botn Next > entramos en la configuracin de MySQL. Te propone un nombre de usuario y una contrasea. Una buena opcin es borrar ambos (nombre de usuario y contrasea y dejar lo dems lo dejamos como nos lo propone en la instalacin:

6. Pulsando ahora en el botn Next >, se procede a la instalacin tal y como se lo hemos indicado. Aparecer, cuando termine una ventana en la que nos pregunta si arranca Apache y MySQL. Lo dejamos marcado y pulsamos el botn Close. 7. Ya est! Ya podemos descomprimir el archivo intranet.zip que nos hayamos descargado.

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Por resumir un poco el proceso, instalamos Appserv tal y como nos lo propone, a excepcin de la ruta en que lo instalar (nosotros elegimos en el disco D:) y la contrasea de la configuracin de MySQL (nosotros dejamos en blanco el nombre de usuario y la contrasea). Si tienes el congelador instalado, supongo que antes de hacer esto has descongelado y reiniciado el sistema. Ahora hay que instalar Intranet, as que todava no lo congeles.

Instalacin de Intranet
Ahora, si todava no lo hemos hecho, nos descargamos el archivo intranet.zip y lo guardamos en alguna parte de nuestro disco. Primero tenemos que descomprimirlo. Para eso, lo buscamos en el disco y pulsamos sobre el archivo con el botn derecho. Aparecer un men emergente en el que habr opciones como las siguientes, que me aparecen a m porque tengo instalado WinRar (con otros programas de compresin de archivos como WinZip aparecern tambin, aunque nombre de forma distinta las opciones): Elijo la primera de las opciones: Extraer ficheros para extraer todo el contenido del paquete zip en la carpeta que yo elija. Aparecer la ventana correspondiente para elegir dnde descomprimir. Tengo que buscar en el disco D: (o el disco en que he instalado Appserv), la carpeta Appserv y dentro de ella la carpeta www. Pulso en el botn Aceptar y en muy poco tiempo lo tengo descomprimido en su sitio. Ya puedo empezar a configurarla. Para ello, abro el navegador (InternetExplorer o cualquier otro). En la lnea de direccin escribimos: localhost/intranet Si quieres, puedes poner http:// delante, pero no es necesario. Entrars en la siguiente pgina:

Pulsa el botn Continuar y seguimos con la instalacin y configuracin de Intranet. Ahora nos presenta otro formulario para que pongamos los datos del centro. Rellnalos.

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Como cosas a tener en cuenta, puedes subir un archivo grfico (con extensin gif o jpg) que contenga el logotipo del centro. Puede ser una foto, el emblema o lo que quieras. Tambin puedes dejarlo sin logotipo. Es ms importante pararse en el ltimo campo. Por defecto, al instalar Appserv, nos deja como tamao mximo de archivo que puede manipular el servidor en 2 Mb. Esto, casi seguro, es poco tamao para algunos archivos que queramos subir a la Intranet. Por eso conviene cambiarlo. Yo suelo poner un tamao de 50 Mb porque tampoco es cosa de subir archivos mucho mayores. En general, con 50 Mb es suficiente, aunque puede ponerse cualquier tamao. Cuando termines de rellenarlo, pulsas en el botn Continuar y ya casi habremos terminado. Nos presentar un documento que convendr que imprimamos. En el documento, tal y como vemos en la pgina siguiente, aparecen los datos de acceso para el Administrador de la Intranet. Comprobars que el nombre de usuario es admin y la contrasea es el cdigo postal que habis puesto. Convendr que, la primera vez que entres, lo cambies y pongas la contrasea que te interese. Tambin nos da instrucciones para modificar un archivo que se llama php.ini y que se est en la carpeta C:\Windows. brelo con el bloc de notas y busca los valores que te dice la pgina y pon los valores que te propone. No tiene ninguna dificultad. Una vez que lo hayas hecho, guarda el archivo php.ini.

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Una vez que has hecho los cambios y has guardado el archivo php.ini, ya puedes pinchar en el vnculo Entrada a la Intranet y ya lo tienes. Te recomiendo que una vez que entres, lo guardes en tus favoritos o marcadores o bien que lo pongas como pgina de inicio del navegador. Llegados a este punto Enhorabuena! Ya has terminado. Slo tienes que volver a congelar el ordenador (si es el caso) y reiniciarlo.

ACTUALIZACIN
Cuando tenemos ya instalada y funcionando la Intranet, la actualizacin se hace de forma muy sencilla. Una vez descargado el archivo correspondiente, que tendr el nombre de actualizacion.zip, lo tenemos que descomprimir en la carpeta en que est instalado el cdigo de la Intranet. Para descomprimirla podemos hacer lo siguiente: 1. Buscamos el archivo de actualizacin en el disco, all donde lo hemos descargado. 2. Una vez que lo hemos encontrado pinchamos sobre l con el botn derecho del ratn. Aparecer un men emergente en el que tendremos unas opciones similares a stas: (yo tengo instalado WinRar y son estas las opciones que aparecen. Con WinZip aparecen otras muy similares) INTRANET Manual de Usuario pg. 6

3. Elegimos la primera de las opciones: Extraer ficheros 4. Aparecer una ventana de dilogo en la que nos pregunta en qu carpeta queremos descomprimir los archivos.

5. Elegimos la carpeta C:\Appserv\www\intranet y pulsamos en el botn Aceptar. (Evidentemente, estoy con el supuesto de que se ha instalado el paquete Appserv que propongo en el proceso de instalacin y que se ha instalado en D: como segunda unidad de disco) Es importante no confundir la carpeta en que lo vamos a descomprimir. Debe ser en la carpeta intranet que cuelga de www y no la que cuelga de Appserv.

INTERFAZ DE USUARIO
El acceso a la Intranet, como se ha comentado ms arriba, se hace tecleando: http://nombreservidor/intranet/ donde nombreservidor es el nombre que tiene el ordenador en el que est instalada la Intranet. Tecleando esto en la lnea direccin del explorador accedemos a la Intranet con el siguiente aspecto:

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rea para identificarse

rea con los datos del centro

rea de men

Navegador de carpetas

Carmeta activa

Carpetas

Archivos

En l observamos las principales reas de la interfaz. El aspecto cambia en el momento en que nos identificamos, para lo que tendremos que poner el nombre de usuario y la contrasea particular. El aspecto ahora cambia sustancialmente. En la imagen de la siguiente pgina puede observarse el cambio. En este caso, la identificacin ha sido como administrador de la Intranet, por lo que el men aparece completo, ya que se tiene acceso a todas las opciones. Adems, aparece, junto al icono de navegacin por las carpetas, el formulario para subir archivos y crear carpetas. En el rea de los archivos y carpetas, para cada uno de ellos aparecen dos o cuatro iconos correspondientes a las opciones de borrar (archivo o carpeta), renombrar (archivo o carpeta), mover (archivo) y copiar (archivo). Estas opciones, as como el formulario de crear carpetas y subir archivos slo aparecern si el usuario identificado tiene permiso para hacerlo en la carpeta activa en ese momento. Resulta muy importante en el trabajo con la Intranet el estar siempre situado de en qu carpeta estamos, cul es la carpeta activa. Esto se indica en todo momento en la lnea bajo los mens. Si la opcin con la que estamos trabajando es la de ver el contenido de una carpeta (de descargas o personal), para descargar un archivo basta con pinchar sobre l. Aparecer en ese momento el cuadro de dilogo de descarga en el que podemos optar por Abrir, Guardar o Cancelar. La opcin ms recomendable es la de Guardar, para pasar el archivo a nuestro ordenador. Si hemos de trabajar en l, lo podemos abrir en modo local.

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Para entrar a ver el contenido de una carpeta concreta, basta con pinchar sobre la carpeta en cuestin. Se mostrar su contenido y un enlace para volver a la carpeta anterior.

LA CARPETA DE DESCARGAS
La carpeta descargas es la carpeta a la que todos los usuarios, identificados o no, tienen acceso para descargar archivos, pero slo los profesores y el administrador pueden modificar su contenido. Al pinchar sobre uno de los nombres de archivo (que se identifican con el icono del programa que lo abre para los tipos de archivo ms usuarles) aparece el cuadro de dilogo de descarga: Lo habitual ser elegir la opcin Guardar. Si hemos de trabajar con este archivo podemos darle a la opcin Abrir, pero en tal caso, habr que tener cuidado de guardarlo en una ubicacin concreta cuando lo hayamos editado. Si pulsamos simplemente en el botn de guardar, lo guardar en la carpeta de temporales, sin controlar el nombre ni la ubicacin. Esto con los alumnos puede ocasionarnos algunos problemas por lo que es mejor decirles

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que necesariamente tienen que pulsar en el botn Guardar. Hay que tener otra cosa en cuenta. Si estamos editando un documento, no podemos guardarlo directamente en la Intranet. El proceso sera: 1. Modifico el documento 2. Lo guardo en el disco duro local 3. Subo el archivo guardado a la Intranet. Para cambiar de carpeta basta con pinchar sobre su nombre. Entramos entonces en el contenido de esa carpeta en concreto:

Nos damos cuenta que ha cambiado la informacin sobre la carpeta activa. Adems nos aparece un nuevo icono que nos permite subir a la carpeta padre de la que estamos. Pinchando en el icono de Navegador de carpetas podemos acceder directamente a una carpeta concreta sin necesidad de navegar por todas ellas. Al hacerlo, se nos abre una nueva ventana con todo el rbol de carpetas de la carpeta Descargas. En el momento de pinchar sobre una de las carpetas se cierra esta ventana y en el navegador principal vemos el contenido de la carpeta elegida. Otra posibilidad disponible en la carpeta Descargas es la de ordenar los archivos y carpetas por orden alfabtico ascendente o descendente. Para ello podemos pulsar sobre el botn de ordenacin de archivos o sobre el enlace Nombre del archivo. Alternativamente ir ordenando las carpetas y archivos en orden ascendente o descendente. De esta manera puede resultarnos ms sencillo encontrar aquello que buscamos. En un apartado posterior veremos cmo modificar el contenido de las carpetas (siempre y cuando tenga permiso el usuario que se ha identificado). INTRANET Manual de Usuario pg. 10

MI CARPETA
Cada usuario registrado tiene en la Intranet su carpeta personal. Se accede a ella pinchando en el icono correspondiente del men. A Mi carpeta tiene acceso para ver y modificar su contenido nicamente el propietario de la misma y aquellos usuarios que estn por encima de l en privilegios, siendo el orden, de abajo a arriba: Alumno, Profesor y Administrador. Es decir, un alumno slo tiene acceso a su propia carpeta, pero un profesor tiene acceso a su carpeta y a la carpeta de cualquiera de los alumnos. A su vez, el Administrador tiene acceso a todas las carpetas. Pero de esta manera nos aseguramos que los usuarios de un mismo rango no tienen acceso a las carpetas de los otros. El funcionamiento de Mi carpeta es exactamente igual que el de la carpeta descargas, con la nica diferencia de que el que puede entrar en una carpeta de las personales puede modificar el contenido: subir archivos, crear o borrar carpetas, borrar archivos., lo que no pasa en la carpeta Descargas, en la que los alumnos no pueden modificar el contenido.

MODIFICAR EL CONTENIDO DE LAS CARPETAS

Slo puede hacerlo el que tenga permiso para ello, en funcin de la carpeta en la que se est. El sistema detecta automticamente si se puede o no. Las acciones que modifican el contenido de las carpetas son las siguientes: Subir archivo Crear carpeta Borrar (archivo o carpeta) Renombrar (archivo o carpeta) Mover archivo Copiar archivo

Veamos, una por una, estas acciones.

Subir archivo
Subir un archivo supone que un archivo que tengo guardado en un disco del ordenador, lo pongo en la carpeta de la Intranet elegida. Es importantsimo tener a la vista el contenido de la carpeta destino antes de subir el archivo. Por eso, conviene fijarse muy bien en cul es la carpeta activa en ese momento. Si la carpeta activa no fuera aquella en la que quiero guardar el archivo, antes de subirlo me coloco en ella. Por otro lado, podr subir un archivo a la carpeta activa slo si me aparece el formulario de subir archivos bajo la lnea de informacin de la carpeta activa.

Para subir un archivo seguimos estos pasos: 1. Pincha sobre el botn Examinar

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2. Se abrir una ventana de dilogo para buscar el archivo que queremos subir. Lo elijo y pulso el botn Abrir:

3. Aparecer relleno el campo del archivo en el formulario anterior. En ese momento

pinchamos sobre el botn Subir archivo. Hay que tener presente tambin un detalle. Si subimos un archivo cuyo nombre ya existe en la carpeta a la que lo subimos, el nuevo archivo se renombrar aadindose al nombre [1], o [2], o [3] y as sucesivamente. Subiendo el archivo instalacion.doc, de la anterior imagen, ste se pondr en la Intranet, en la carpeta en ese momento activa, con este mismo nombre, pero si lo subo otra vez, el nuevo archivo subido se llamar: instalacion[1].doc. Si lo subiera una tercera vez se llamar: instalacion[2].doc..

Crear carpeta

Bajo el campo de formulario que utilizamos para subir un archivo, tenemos el campo de Nueva carpeta. Lo mismo que hemos dicho para subir archivos sirve para crear carpetas. Slo pueden hacerlo los usuarios que tengan permiso en cada carpeta. Adems, tambin es muy importante tener como carpeta activa aquella de la que queremos que cuelgue la carpeta que vamos a crear. Crearla es muy sencillo. Basta con poner el nombre que queremos darle a la carpeta y pinchar despus en el botn Crear. Si pretendo crear una carpeta que ya existe, sta no se crea.

Borrar (archivo o carpeta)

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Slo podremos borrar una carpeta o un archivo si nos aparece el icono correspondiente (el marcado en la imagen de al lado. El propio sistema detectar si tenemos o no permiso para borrarlo. Si pretendemos borrar una carpeta que no est vaca, no podremos. Antes de borrar una carpeta hay que borrar todo su contenido. Cuando vamos a borrar un archivo, antes de hacerlo nos pide confirmacin:

En el momento en que pulsemos sobre el botn Aceptar, el archivo ser borrado de la Intranet. Cancelando, todo queda como estaba.

Renombrar (archivo o carpeta)

Para cambiar el nombre de una carpeta o un archivo tenemos que pinchar en el icono marcado en esta imagen. Si lo que queremos es cambiar el nombre de una carpeta, aparecer un campo de formulario en el que ya aparece el antiguo nombre para que pongamos el nuevo:

Bastar con cambiarlo y pinchar el el botn Aceptar. Si es un archivo lo que queremos renombrar, el formulario es ligeramente distinto, puesto que aparece un campo de texto para el nombre y otro para la extensin:

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Podremos cambiar cualquiera de las dos.

Mover archivo
Las carpetas no pueden moverse. Slo los archivos. Del mismo modo que en las anteriores acciones, slo podremos hacerlo si el usuario identificado tiene permiso para ello, cosa que el sistema reconoce. Mover un archivo supone que lo quitamos de la ubicacin actual y lo pasamos a una nueva ubicacin, que vamos a elegir. Para elegir la nueva ubicacin, aparece el rbol de carpetas para los que tenga permiso a modificar el contenido. Si el usuario es alumno, slo le aparecer su carpeta. Si es profesor o administrador, le aparecer, adems, la carpeta descargas. Basta con elegir la carpeta de destino entre las que aparezcan para que el archivo cambie de ubicacin. Evidentemente, puedo pulsar sobre cualquier carpeta, excepto aquella en la que originalmente est el archivo, en el caso del ejemplo, la carpeta Descargas.

Copiar archivo
Copiar un archivo es muy similar a moverlo, con la particularidad de que en este caso, el archivo permanece tambin en la ubicacin original, crendose una copia en la carpeta de destino. El funcionamiento es enteramente igual a mover archivo.

USUARIOS
En este apartado vamos a ver todo lo relacionado con los usuarios como son los tipos de usuario, contraseas, la gestin de usuarios

Tipos de usuario
Existen CUATRO tipos de usuario que determinarn los permisos que tenga. Estos permisos son:

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Usuario sin identificar Alumno Profesor Administrador

EL USUARIO SIN IDENTIFICAR Cuando uno entra en la Intranet y todava no se ha identificado como usuario, tiene muy restringido el trabajo que puede hacer en ella. nicamente tiene acceso a lo siguiente: Ver y descargar archivos de la carpeta Descargas Acceder a las web en la red local Acceder a las Webs preferidas

EL USUARIO ALUMNO El alumno tiene permisos para todo lo anterior y tambin para algunas cosas ms, como son: Cambiar su contrasea Ver y modificar su propia carpeta (Mi Carpeta)

EL USUARIO PROFESOR Evidentemente, tiene acceso a hacer todo lo que hacen los de nivel inferior y adems: Dar de alta a nuevos usuarios, pero slo alumnos y no profesores Ver y modificar las carpetas personales de cualquiera de los alumnos registrados

EL USUARIO ADMINISTRADOR Es el que tiene todos los privilegios. Adems de lo anterior, puede: Dar de alta a otros profesores Ver y modificar las carpetas personales de cualquiera de los profesores registrados Configurar la Intranet Hacer copias de seguridad y restaurarlas.

Iniciar y Cerrar sesin

No siempre es necesario identificarse. Por ejemplo, para ver y descargar archivos de la carpeta descargas, para las webs en la red local y para las webs preferidas no es necesario haberse identificado previamente. Sin embargo, para el resto de tareas en la intranet s es imprescindible que el sistema reconozca al usuario para saber qu permisos tiene. Para identificarse basta con poner el nombre de Usuario (login) y la contrasea y pulsar en el botn Entrar. En ese momento, el sistema ya conoce nuestros datos y sabe qu podemos hacer en la Intranet y qu no podemos hacer. Es entonces cuando aparece el nombre y, debajo, un candado que nos permitir cerrar sesin. No es imprescindible que los usuarios cierren la sesin antes de terminar y cerrar el navegador, sin embargo es muy recomendable hacerlo por motivos de seguridad y privacidad

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Cambio de contrasea
La contrasea personal puede cambiarse en todo momento. De hecho, todos los usuarios deberan cambiarla la primera vez que entran a la Intranet y se identifican. Es especialmente importante para el Administrador cambiarla. Cuando se instala la Intranet, asigna para el administrador el nombre de usuario admin y contrasea el cdigo postal del centro, que se ha introducido en la instalacin. sta debera ser una contrasea provisional porque sera muy sencillo de adivinar. Por eso, la primera vez que se entra tras la instalacin, el Administrador debera cambiarla (o sera aconsejable que lo hiciera). Igualmente, para el resto de usuarios es importante el cambio. Cuando una misma persona da de alta a varios usuarios suele seguir una norma para asignar las contraseas lo que quiere decir que sera sencillo para los nuevos usuarios averiguar la contrasea de los dems. Por eso, sobre todo si son los alumnos, la primera vez que se identifiquen en la intranet, cambiaran su contrasea, que debera mantener en absoluto secreto. Para elegir la nueva contrasea hay que tener en cuenta que deberan seguirse las siguientes reglas: Debe tener entre 1 y 10 caracteres No debe contener espacios, letras con tilde ni . A ser posible limitarse a letras normales y nmeros Debera ser fcil de recordar para el interesado Debera ser difcil de adivinar por los dems Se pueden usar maysculas y minsculas, pero hay que recordar cmo lo hemos introducido. A la Intranet no le da lo mismo una letra mayscula que la misma letra minscula.

Para cambiar la contrasea pinchamos sobre el icono correspondiente del men y aparecer un formulario en el que hay tres campos. El primero es para introducir la contrasea antigua, aquella que queremos cambiar, y en los dos siguientes hay que introducir exactamente igual la contrasea nueva que queremos tener. Huelga decir que de ninguna manera puede cambiarse el nombre de usuario. Cambiar la contrasea de otro usuario: Puede resultar que algn usuario no sea capaz de recordar su contrasea. La solucin es recurrir a un usuario con permiso superior al suyo (si es un alumno recurrir a un profesor y si es un profesor, al administrador). Ni siquiera el administrador puede ver (y deducir) la contrasea puesto que se guarda encriptada. La solucin sera que este usuario de rango superior acceda a la seccin INTRANET Manual de Usuario pg. 16

de Gestin de usuarios, elija en la lista el usuario al que hay que cambiarle la contrasea y edite sus datos. Entre ellos est el de la contrasea. En la parte inferior de la ventana tiene los campos de formulario para poner la nueva contrasea.

Gestin de usuarios
Slo los profesores y el administrador tiene acceso a esta seccin. En ella tenemos la posibilidad de dar de alta a un usuario nuevo, modificar los datos de un usuario o borrarlo de la base de datos. Quien entre en esta seccin slo podr gestionar a usuarios de menor rango que el propio. Es decir, un profesor slo podr gestionar a los alumnos, y el administrador tanto a alumnos como profesores. Al entrar en esta seccin nos encontramos con lo siguiente: Hay que saber que el sistema detecta qu usuarios podemos gestionar. Y slo presenta aquellos para los que tengamos permiso, paginados de 10 en 10, por orden alfabtico de apellidos y nombre. Podemos acceder a los datos de un usuario para modificarlos con solo pinchar en su nombre o bien tecleando su login en el campo de formulario de bsqueda, encima del listado. Nuevo usuario Para aadir un nuevo usuario tenemos que pulsar sobre el enlace de la parte superior izquierda, con lo que nos aparecer el formulario correspondiente que no tendremos ms que rellenar:

Es muy sencillo de rellenar. La nica particularidad es que tanto el login y la contrasea (que hay que introducir dos veces) deben tener entre 1 y 10 caracteres, entre los que hay que excluir el espacio, las tildes, la , y todo tipo de carcter extrao. Convendra limitarse a letras minsculas y nmeros.

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Editar un usuario Para hacerlo basta con pinchar sobre su nombre o sobre el icono que hay al lado de l. Tendremos en pantalla los datos del usuario que queremos modificar

Adems de cambiar sus datos, podremos modificar la contrasea, lo que es muy til para el caso de que haya olvidado la que tena. Borrar un usuario En este caso, para eliminar un usuario, deberemos pinchar sobre el icono de la papelera que aparece a la derecha de cada uno de los nombres de usuarios.

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Al hacerlo siempre pide confirmacin antes de proceder a eliminar los datos del usuario elegido. Aparecer una pantalla como esta:

Como indica en ella, al borrar el usuario, se borrar tambin su carpeta personal y todos los archivos que tuviera.

VER CARPETAS
Esta opcin slo est disponible para los profesores y el administrador, nunca para los alumnos. La idea general, tal como se ha apuntado ms arriba, es que se pueden ver las carpetas (con permiso para modificar el contenido) de todos los usuarios que tiene un rango inferior al propio. Es decir, un profesor podr ver (y modificar) las carpetas de todos los alumnos, y el administrador podr ver (y modificar) las carpetas de todos los alumnos y de todos los profesores. Al elegir esta opcin nos aparece un formulario para poder elegir la carpeta que queremos ver.

Basta con elegirla y pinchar en el botn Ir que le corresponda. Una vez hecho, tendremos en pantalla la carpeta elegida, igual que si fuera Mi carpeta o la carpeta descargas, con permiso para subir archivos, crear carpetas, borrar, renombrar,.

WEBS EN LA RED LOCAL

Esta seccin est disponible en todo momento y para todos los usuarios. De hecho no es necesario ni siquiera identificarse para poder acceder a ella. La funcionalidad de esta opcin es facilitar a los usuarios de la Intranet el acceso a webs que hubiera en la red local. Aprovechando que tenemos instalado un servidor web en el ordenador en que est instalada la Intranet, podemos poner el l algunas webs para que la navegacin sera ms cmoda y eficiente por parte de los usuarios. Pongamos un ejemplo de uso para entender mejor las ventajas que nos ofrece. En determinado momento podemos necesitar que todos los alumnos del aula trabajen en una webquest. Evidentemente, podrn acceder a ella por Internet, normalmente, sin problemas, pero si tenemos a 25 alumnos de mi clase navegando a la vez por Internet (y posiblemente tambin en otras aulas), el ancho de banda puede resultar escaso. INTRANET Manual de Usuario pg. 19

Si tenemos la posibilidad de descargar esa webquest, podremos ponerla en el servidor donde est instalada la Intranet y acceder a ella desde la red local. De esta forma, el ancho e banda ya no es tanto problema, agilizndose sobremanera la navegacin. Para conseguir esto, una vez descargada la web que nos interese (o que hayamos elaborado nosotros y no est en Internet), basta con ponerla en el ordenador que hace de servidor en la carpeta: d:\Appserv\www (en el caso de que se haya seguido el manual de instalacin de Appserv). Esta carpeta es la que hace de root del servidor. Al entrar en Webs en la red local tendremos una pantalla de esta forma:

que no es otra cosa que la lista de carpetas que cuelgan de D:\Appserv\www. Pinchando sobre ellas, se abre la web elegida en otra ventana del navegador. A la derecha de estas lneas vemos la estructura de carpetas del servidor sobre el que estamos haciendo este manual. Podemos comprobar que todos los nombres que aparecen en la imagen superior corresponden a carpetas que cuelgan de www. Adems vemos que hay algunas carpetas que cuelgan de www pero que no aparecen en el listado proporcionado por la Intranet. Esto se debe a que el administrador de la Intranet tiene la opcin de bloquear algunas carpetas que no interesan que aparezcan. Para bloquearlas, cuando el administrador entra en esta seccin, le aparece el vnculo Editar la lista de webs bloqueadas (tal como aparece en la imagen superior). Este vnculo no aparecer para el resto de usuarios.

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Podemos comprobar que la lista que aparece en el cuadro e texto es exactamente las carpetas que estn colgando de www, pero que no aparecen en la lista de Webs en la red local que propone la Intranet. Podemos borrar las carpetas que queramos de este cuadro de texto para desbloquearlas o aadir carpetas nicamente escribiendo exactamente su nombre (una carpeta en cada lnea).

WEBS PREFERIDAS
Esta es otra de las secciones accesibles en todo momento por todo tipo de usuarios, incluso aunque no se identifiquen. La idea es que cuando tengamos que proponer a los alumnos alguna web que deben visitar, no tengamos que complicarnos con otro tipo de soluciones para facilitarles la direccin (que en algunos casos puede ser larga). Bastara con aadirla a la lista de Webs preferidas para que todos los usuarios tengan acceso a ella.

Esta sera la pantalla que aparece al entrar en Webs preferidas cuando entra un profesor o el administrador. Para los alumnos sera lo mismo pero sin el formulario superior para introducir webs. En principio aparecern todas las webs preferidas introducidas. En el caso de la imagen slo hay 4, pero podra ser que acabemos teniendo un nmero considerable de webs. En tal caso se encontraran de forma ms sencilla buscndolas por reas o por el profesor que la ha introducido. INTRANET Manual de Usuario pg. 21

Pinchando sobre una de las reas (columna de la izquierda) o sobre un profesor (columna de la derecha) podramos restringir la lista para encontrar mejor lo que buscamos. Para poder introducir webs preferidas (como hemos dicho slo pueden hacerlo los profesores y el administrador) basta con rellenar el formulario superior. Ponemos el ttulo de la web, el rea y la direccin. En este sentido slo hay que hacer dos advertencias: 1. No hay restricciones para las reas, pero si tenemos el cuidado de nombrarlas siempre igual, la clasificacin ser ms sencilla. As, por ejemplo, si en una web llamamos al rea lengua y en otra Lengua el sistema entender dos reas distintas simplemente por el cambio de maysculas y minsculas. 2. Conviene que en la direccin pongamos http://, pero slo una vez. Cuando es un profesor el que se ha identificado, le aparece el icono de editar y el de borrar webs nicamente en aquellas que l mismo ha introducido. Para editarlas basta con pinchar en el icono de edicin. En ese momento se colocarn los datos en el formulario superior para ser modificados. Igualmente, para borrarlas de la lista, basta con pulsar en el icono de borrar (simbolizado por la papelera). Antes de borrarla pedir confirmacin, no vaya a ser que hayamos pulsado por error.

CARPETAS ASOCADAS
Esta opcin slo est disponible para el administrador y los profesores dados de alta en la Intranet. Su funcin es la de asociar determinadas carpetas de los alumnos al perfil concreto del profesor, de tal manera que se puede descargar rpidamente el contenido de las carpetas asociadas en un archivo comprimido. Esta opcin es ltil para los casos de que un profesor quiera llevarse a otro ordenador todos los trabajos de su rea de todos los alumnos de la clase, sin necesidad de ir accediendo a las carpetas de cada uno de ellos y descargar los archivos uno por uno. Al acceder a esta seccin aparecen disponibles en dos columnas la lista de todos los alumnos para elegir qu carpeta vincular de cada uno de ellos y en la parte derecha la columna con la lista de alumnos con los que el profesor identificado tiene ya vinculada alguna carpeta:

Asociar carpetas de alumnos

Pinchando en el nombre de uno de los alumnos se nos abre una ventana adicional con el rbol de carpetas de la carpeta particular de este alumno. En l viene marcada en rojo la carpeta

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que ya tenga asociada al perfil del profesor, teniendo en cuenta que cuando se asocia una carpeta, se asocian tambin todas las que cuelgan de ella. Pinchando sobre la carpeta elegida, queda automticamente asociada si no lo estuviera previamente. Si ya estuviera asociada, rompemos la asociacin: Botn para cerrar la ventana

En el caso de la imagen, tenemos asociada la carpeta Conocimiento con todas las que cuelgan de ella, y no el reto de carpetas. Podemos asociar tantas carpetas como necesitemos de cada usuario.

Descargar carpetas de alumnos

En la columna de la derecha nos aparecern los alumnos de los que el profesor que se ha identificado tiene alguna carpeta asociada. Pinchando sobre l accedemos a la descarga de todas sus carpetas asociadas en un archivo .zip. Tenemos la opcin de descargarnos las carpetas asociadas de todos los alumnos en un solo archivo comprimido.

CONFIGURACIN DE LA INTRANET
Esta opcin est slo disponible para el administrador de la Intranet. Nos es ms que un formulario con los datos del centro, que aparecern en todas las pginas como encabezado de las mismas, la posibilidad de elegir el logotipo, que de tenerlo aparecera junto a los datos del centro, y un dato relativo al tamao mximo de archivos que pueden subirse.

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nicamente ser necesario comentar este ltimo campo. Por defecto, cuando se instala Appserv, pueden subirse archivos de un mximo de 2 Mb, lo cual resulta claramente insuficiente para el trabajo con la Intranet. Para solucionarlo, podemos cambiar este valor y poner uno superior (por ejemplo 50). Sin embargo, slo con hacerlo no solucionamos el problema, porque hay que configurar PHP para que cambie el valor del mximo archivo que puede subirse. En el apartado de instalacin de la Intranet comentbamos qu cambios hay que hacer en el archivo php.ini. Es exactamente eso lo que tendramos que hacer. Evidentemente, si al instalar la Intranet hemos tenido cuidado de hacerlo bien, no tiene por qu ser necesario cambiarlo ms tarde.

Reproduzco lo que ponamos para la instalacin. Bastar con editar el archivo php.ini, que se encuentra en la carpeta C:\Windows, y reiniciemos. Pero habr que tener cuidado con descongelar previamente.

COPIAS DE SEGURIDAD
Tambin esta opcin est reservada exclusivamente al administrador de la Intranet. Con ella podemos hacer ms sencillo el proceso de guardar las carpetas de la Intranet y los datos de la base de datos. Cuando entramos en esta seccin, nos da opcin para crear copias de seguridad de la Carpeta Descargas, de todas las carpetas de los usuarios y de la carpeta individual de cada uno de los usuarios. Adems podemos crear la copia de seguridad de la base de datos. Igualmente, tenemos la opcin de restaurar los datos de la base de datos a partir de una copia deseguridad creada previamente:

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Crear copia de seguridad

Las opciones estn en la parte izquierda de la ventana, a la izquierda de las instrucciones que aparecen en la columna central. Al pinchar en una de las opciones, tras el tiempo necesario para generar el archivo, ofrece la posibilidad de descarga. Convendr elegir la opcin Guardar y almacenar este archivo en lugar seguro. Las copias de seguridad de las carpetas las genera en archivos comprimidos .zip con los siguientes nombres: seg_descargas.zip: para la carpeta Descargas seg_miscarpetas.zip: para guardar todas las carpetas de los usuarios seg_usuario.zip: (donde usuario se sustituye por el login que corresponda) para las carpetas individuales de los usuarios.

En todas ellas incluye un archivo de texto (leeme.txt) con instrucciones de dnde hay que descomprimir cada carpeta en el momento de la restauracin. Hay que tener muy presente que la creacin de los archivos comprimidos de seguridad puede que tarde en completarse, en funcin de la cantidad de datos que haya en cada carpeta. No es cuestin ms que de paciencia y esperar a que ofrezca la posibilidad de guardarlo. Para la copia de seguridad de la base de datos crea un archivo de texto con nombre seguridaddb.sql que tambin guardaremos en lugar seguro para el momento en que sea necesario restaurar los datos.

Restaurar datos y carpetas

El proceso de restauracin de carpetas puede hacerse en cualquier momento. Basta con descomprimir el archivo de seguridad en el lugar adecuado. Con la instalacin que proponemos con Appserv, la restauracin deber hacerse as: seg_descargas.zip: en la carpeta D:\Appserv\intranet seg_miscarpetas.zip: en la carpeta D:\Appserv\intranet pg. 25

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seg_usuario.zip: la carpeta C.\Appserv\intranet\miscarpetas

Sin embargo, si hemos de restaurar los datos de la base de datos, debemos hacerlo sin haber generado previamente ningn usuario. Explico en qu caso es ms eficiente todo este sistema de copias de seguridad (especialmente si incluimos los datos de la base de datos). Cuando llega el final del curso no es mala idea el hecho de hacer una limpieza general de los ordenadores, incluido el servidor de la Intranet, haciendo una restauracin del sistema, por ejemplo. En tal caso, habra que volver a realizar la instalacin del Servidor con Appserv y de la Intranet. En ese momento es, una vez que est bien instalado todo, cuando restauro los datos de la base de datos. Para ello, utilizo el campo de formulario al efecto que aparece en la pgina:

Es cuestin de buscar el archivo seguridaddb.sql y pinchar en el botn Restaurar. Al hacerlo pondr los datos en la base e datos y crear las carpetas de los usuarios que no existan previamente (mejor si no hay ninguno previo). Una vez hecho esto es cuando puedo descomprimir las carpetas que sean necesarias de entre las copias de seguridad generadas. Haciendo esto, adems de poder recuperar los archivos de los usuarios y de la carpeta descargas, nos evitaremos tener que dar de alta a cada uno de los usuarios y de poner de nuevo las webs preferidas.

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