ING.

COMERCIO EXTERIOR FADE

ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
CARRERA INGENIERA EN COMERCIO EXTERIOR
ASIGNATURA: INFORMTICA APLICAD II

TEMA:

Datos externos de la ventana de Access

FECHA: 21 de Noviembre del 2013

INTEGRANTES: Paola Meneses Mayra mora

RIOBAMBA - ECUADOR
Informtica Aplicada ACCESS

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LINKS EN LA WEB

Proyecto documento Presentacin Presentacin online Mentefacto Video tutorial

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INTRODUCCION

En el presente trabajo podremos encontrar el mejor mtodo de utilizacin de una de las pestaas de Access denominada DATOS EXTERNOS que nos permitir importar datos desde cualquier programa dentro de nuestra computadora as como tambin desde internet segn las necesidades de los usuarios, tambin nos permite exportar datos hacia cualquier programa al que se requiera.

Adems podremos utilizar de forma adecuada esta herramienta, ya que el ptimo funcionamiento de la misma nos permitir simplificar tareas que llevarlas acabo nos tomara ms tiempo, de esta forma optimizaremos recursos de tiempo ya que por ejemplo el importar datos de una hoja de clculo seria mucho mas rpido que transcribir los datos de forma manual, por otro lado disminuiremos gastos econmicos ya que no ser necesario ms recurso humano para realizar estas tareas por separado que todo est al alcance de un clic.

Access es de gran funcionalidad ya que existe diversas opciones de poder importar y exportar datos en diferentes extensiones permitiendo as mayor funcionalidad y logrando que nuestra base de datos funcione en cualquier parte del mundo adems que garantiza que la informacin no ser cambiada o manipulada o que se omita algn dato por error d3nto de la misma.

En conclusin podemos decir que la pestaa de DATOS EXTERNOS de acces no solo nos permite trabaja con datos grabados en nuestro ordenados sino que tambin permite importar y exportar datos desde sitios web segn sean nuestras necesidades, es ah donde nos podremos dar cuenta de lo muy til que es esta pestaa dentro de Access, ya que no solo nos permite trabajar de forma interna en nuestro ordenador si no que tambin facilota la publicacin en sitios web a todo el mundo.

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DATOS EXTERNOS DE LA VENTANA DE ACCESS

Una de las caractersticas ms tiles de Access es la capacidad de interactuar con datos de muchos otros programas. En muchos programas, se usa el comando Guardar como para guardar un documento en otro formato a fin de poder abrirlo en otro programa. En Access, en cambio, el comando Guardar como no se usa de la misma forma. Se pueden guardar objetos de Access como otros objetos de Access y se pueden guardar bases de datos de Access como versiones anteriores de bases de datos de Access. No obstante, no se puede guardar una base de datos de Access como, por ejemplo, un archivo de hoja de clculo y tampoco es posible guardar un archivo de hoja de clculo como un archivo de Access. En cambio, se usan los comandos de la ficha Datos externos de Access para importar o exportar datos entre otros formatos de archivo.

Formas en las que se da el intercambio de datos de Access: Para combinar datos que se crearon en otros programas. Para transferir datos entre otros dos programas. Para acumular y almacenar datos a largo plazo, exportando ocasionalmente datos a otros programas como Excel para su anlisis.

IMPORTAR O VINCULAR DATOS La importacin es una forma de traer datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de clculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicacin o programa puedan utilizar dichos datos y objetos.

Se pueden importar datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles.

Los datos tienen un modo de acumularse en varios formatos, archivos y ubicaciones, lo cual dificulta lograr darles uso. Si tiene datos en una hoja de clculos, una lista de SharePoint o algn otro formato, puede importarlos a una base de datos de Access.
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IMPORTAR

Importar datos

Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all seleccionar una opcin de la seccin Importar Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar Access Si queremos importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn Access.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe, macro, etc... Solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botn Aceptar.

En el siguiente cuadro de dilogo slo tendremos que seleccionar los objetos que queremos aadir a nuestra base de datos y pulsar el botn Aceptar

Excel El proceso general para importar datos o crear vnculos a ellos es el siguiente: 1. Abra la base de datos en la que desee importar o vincular datos.
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2. En la ficha Datos externos, haga clic en el tipo de datos que desee importar o vincular. Por ejemplo, si los datos de origen estn en un libro de Microsoft Excel, haga clic en Excel. 3. En la mayora de los casos, Access inicia el Asistente para obtener datos externos. Es posible que el asistente le solicite toda la informacin siguiente o parte de la misma: Especifique el origen de los datos (su ubicacin en el disco). Elija si desea importar los datos o crear un vnculo a ellos. Si desea importar datos, elija si desea anexar los datos a la tabla existente o crear una tabla nueva. Especifique exactamente qu datos del documento desea importar o vincular. Indique si la primera fila contiene encabezados de columna o si se debe tratar como datos. Especifique el tipo de datos de cada columna. Elija si desea importar solo la estructura, o bien la estructura y los datos. Si desea importar datos, especifique si desea que Access agregue una nueva clave principal a la nueva tabla o usar una clave existente. Especifique un nombre para la nueva tabla. Nota Se recomienda ver los datos de origen previamente para conocer las respuestas correctas a estas preguntas del asistente. 4. En la ltima pgina del asistente, por lo general Access pregunta si desea guardar los detalles de la operacin de importacin o vinculacin. Si cree que deber realizar la misma operacin de forma recurrente, active la casilla de verificacin Guardar los pasos de la importacin , complete la informacin y haga clic en Cerrar. A continuacin, puede hacer clic en Importaciones guardadas en la ficha Datos externos para volver a ejecutar la operacin. Una vez completado el asistente, Access le notificar acerca de cualquier problema que pudiera haber ocurrido durante el proceso de importacin. En algunos casos, es posible que Access cree una nueva tabla llamada Errores De Importacin, que contiene los datos que no se pudieron importar correctamente. Puede examinar los datos de esta tabla para intentar determinar por qu no se importaron correctamente

Archivo de texto En la imagen vers que el botn Opciones>> se encuentra desactivado, es porque hemos hecho clic sobre l y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde all podrs seleccionar cmo y en qu medida quieres importar los objetos. Como habrs podido observar existen otros mtodos de importacin de datos, podrs acceder a ellos haciendo clic en los diferentes botones de la seccin Importar.
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Por ejemplo, para importar la informacin de una base de datos de un archivo de texto simplemente deberemos hacer clic en el botn Archivo de texto.

En este caso se abrir el Asistente para importacin de texto, donde podrs indicar la forma en la que est formateado el archivo del que vas a tomar la informacin, incluso te podrs guardar esa descripcin y volver a utilizarla para importar datos de otro fichero con las mismas caractersticas utilizando el botn Importaciones guardadas. A veces cuando se importan datos algunos datos no pueden ser almacenados por no coincidir con la definicin de la tabla, en este caso Access nos avisar que se han producido errores en la importacin y crear una tabla con esos errores para que los podamos analizar y comprobar.

Obtener Datos por Vinculacin Una tabla vinculada es aquella que se encuentra en otra base de datos diferente pero que acta como si estuviera en nuestra base de datos. Access permite que la incluyamos en nuestra base de datos estableciendo una conexin para poder ver y editar sus datos aunque sta se encuentre en un archivo diferente. Trabajaremos con las tablas vinculadas de la misma forma que si fuesen tablas normales, con una restriccin, no podremos cambiar su estructura (su diseo). Cuando vinculas una tabla no se copia a tu base de datos, sino que simplemente se crea una conexin con la base de datos que la contiene, pero sin copiar los datos en la tuya. Este proceso es completamente transparente para ti, y si vinculas una tabla contenida en otra base de datos podrs trabajar con ella del mismo modo que si lo estuviese en la tuya. Cualquier cambio que hagas en sus datos quedarn reflejados en la base de datos origen, y cualquier cambio que efecten en la base de datos origen, quedar reflejado en tu base de datos. Mientras que si importas una tabla, estars copiando los datos actuales a tu base de datos pero no quedar ninguna conexin entre tu tabla y la del origen de la importacin. Para importar una tabla vinculada slo debers acceder a la pestaa Datos externos y hacer clic en el botn Access de la seccin Importar para recuperar datos de otra tabla de Access.

En el cuadro de dilogo que se abrir selecciona la opcin Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

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Busca la base de datos que contiene la tabla que quieres vincular y una vez seleccionada pulsa Aceptar para ver el siguiente cuadro:

Selecciona las tablas que quieras vincular y pulsa el botn Aceptar. La tabla se aadir automticamente a tu base de datos. Las tablas vinculadas se visualizarn con este smbolo datos. en la ventana Base de

Las tablas vinculadas a veces son bastante tiles para mantener la parte de datos separada de los formularios e informes. Incluso de esta forma varias personas a la vez pueden trabajar con la misma base de datos desde ordenadores diferentes.

Administrador de Tablas Vinculadas Cuando tenemos definidas tablas vinculadas, puede ser til poder cambiar la ubicacin del origen de esas tablas o saber en qu lugar se encuentra nuestra tabla vinculada. Para ello disponemos del Administrador de tablas vinculadas. Para acceder al cuadro de dilogo Administrador de Tablas Vinculadas tendrs que hacer clic en la pestaa Herramientas de base de datos y luego hacer clic en Administrador de tablas vinculadas:

Esta herramienta nos permitir actualizar nuestra base de datos cuando la ubicacin de la tabla vinculada haya cambiado. Este es el aspecto que muestra el Administrador. Desde aqu podremos seleccionar la tabla que queremos actualizar haciendo clic en su casilla. Una vez seleccionadas todas las tablas que nos interesan haremos clic en Aceptar y Access actualizar las estructuras de las tablas seleccionadas en nuestra base de datos. Para cambiar la ubicacin de las tablas originales slo tenemos que marcar la opcin Preguntar siempre por la nueva ubicacin. Con esta casilla activada, cuando pulsemos Aceptar, Access nos preguntar dnde debe buscar la tabla vinculada.
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Tipos de datos que se pueden importar, vincular o exportar con Access

Una forma rpida de conocer los formatos de datos que se pueden importar o exportar con Access es abrir una base de datos y, a continuacin, explorar la ficha Datos externos en la cinta.

El grupo Importar y vincular muestra iconos de los formatos de datos desde los que se puede importar con Access o a los que se puede vincular con Access. El grupo Exportar muestra iconos de todos los formatos a los que Access puede exportar datos. En cada grupo, puede hacer clic en Ms para ver ms formatos con los que puede trabajar Access. Ms opciones de importacin En la pgina Agregar tablas (lo primero que ve al crear una nueva aplicacin personalizada), puede importar datos de libros de Excel, orgenes de datos ODBC, archivos CSV/de texto, listas de SharePoint y otras bases de datos de Access.

Si ya ha iniciado una aplicacin, brala en Access (en el explorador, haga clic en Configuracin > Personalizar en Access), luego haga clic en Inicio > Tabla.

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Una vez que est en la pgina Agregar tablas, cerca de la parte inferior de la pgina, haga clic en el tipo de origen de datos que desea importar y siga las instrucciones del asistente para Obtener datos externos. Notas Importar datos a una aplicacin siempre crea una tabla nueva con vistas de Lista y Hoja de Datos por defecto. No es posible anexar datos a tablas existentes mediante el Asistente para importacin en una aplicacin. Sin embargo, puede importar datos en una nueva tabla y luego llevar a cabo una de las siguientes acciones: Usar vistas de hojas de datos para copiar y pegar los datos en la tabla de destino, o bien Usar la accin Crear Registro en una macro de datos para agregar los datos importados a la tabla de destino. Sugerencia Cree bsquedas entre las nuevas tablas y las existentes para comenzar a probar los datos juntos. Siempre que las vistas predeterminadas de la tabla no se hayan modificado del original, Access agregar los controles de datos relacionados correspondientes para ayudarle a usar los datos. Importaciones de la web

Lenguaje de marcado extensible (Lenguaje de marcas extensible (XML): forma condensada del Lenguaje de marcado generalizado estndar (SGML) que permite a los desarrolladores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar informacin.) (XML, Extensible Markup Language) es el lenguaje estndar para describir y enviar datos a travs del Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no slo texto, sino tambin grficos, sonido y vdeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fcilmente de un elemento a otro, de una pgina a otra o de un sitio a otro utilizando hipervnculos.), del mismo modo que el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores Web los elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo deben responder a las acciones del usuario.) (HTML, Hypertext Markup Language) es el lenguaje estndar para crear y mostrar pginas Web. Microsoft Access proporciona medios para importar y exportar datos XML, as como para transformarlos a y desde otros formatos mediante archivos relacionados con XML.

Formato XML

Siempre ha sido complicado mover informacin en Internet y entre aplicaciones de software debido a los diferentes
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formatos y estructuras con derecho de propiedad. Aunque HTML est bien equipado para proporcionar informacin de texto e imagen para exploradores Web, su capacidad est limitada por la definicin de datos y estructuras de datos. El HTML describe el aspecto que debera tener una pgina Web, mientras que el XML define los datos y describe cmo deberan estar estructurados. El XML es un formato de intercambio de datos, ya que permite intercambiar datos entresistemas o aplicaciones diferentes. El XML separa los datos de la presentacin para que los stos mismos puedan ser presentados de varias formas al usar archivos de presentacin distintos. El protocolo XML es un conjunto de reglas, instrucciones y convenciones para disear formatos y estructuras de datos, de modo que se creen archivos que puedan ser generados y ledos con facilidad por diferentes equipos y aplicaciones. Adems, las estructuras definidas por el XML no son ambiguas, es decir, que son auto descriptivas y tienen una plataforma independiente. Al igual que el HTML, el XML utiliza etiquetas y atributos, pero mientras el HTML especifica qu quiere decir cada etiqueta y atributo (y por lo tanto cmo se mostrarn los datos entre ellos en un explorador), el XML utiliza las etiquetas nicamente para delimitar datos y deja la interpretacin total de los mismos a la aplicacin que los lee.

Importar datos XML Access permite utilizar datos de varias fuentes externas. El uso de XML permite transformar los datos desde casi cualquier aplicacin externa para su uso en Access de manera ms sencilla. Permite:

Importar datos XML a Jet (motor de base de datos Microsoft Jet: parte del sistema de base de datos de Access que recupera y almacena datos en las bases de datos de usuario y del sistema. Se puede decir que es un administrador de datos sobre el que se construyen sistemas de bases de datos, como Access.), a Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, ndices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.), o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (denominada anteriormente MSDE). Importar datos de un esquema XML a Jet, SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine. Utilizar un archivo XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformation) para transformar los datos en un formato XML compatible con Access. Nota Para poder importar archivos XML a SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, a travs de un proyecto de Access (ADP), es necesario que Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine est instalado en el equipo local.
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Es posible utilizar el comando Importar (seale Obtener datos externos en el men Archivo) para importar archivos de datos XML a Access. Este comando muestra el cuadro de dilogo Importar, en el que se puede seleccionar un documento o un esquema XML que describa la estructura de los datos. Slo se puede importar a Access un documento cada vez. Los datos deben estar en un formato reconocido por Access, ya sea en un formato nativo o mediante la utilizacin de un esquema. Tenga en cuenta que al importar datos XML no es posible elegir un subconjunto del documento XML. Es necesario importar el archivo completo. Los datos XML de cualquier tipo pueden transformarse en un formato compatible con Access, para ello seleccione un tipo de transformacin en el cuadro de dilogo Importar XML. Tambin es posible especificar si se desea sobrescribir cualquier tabla existente o anexar a datos existentes.

Lista de SharePoint

Puede reunir datos desde SharePoint a Access de dos maneras: importndolos o vinculndolos. El proceso de importacin crea una copia de la lista de SharePoint en una base de datos de Access. Durante la tarea de importacin, puede especificar las listas que desea copiar y, por cada lista seleccionada, puede especificar si desea importar toda la lista o solo una vista especfica. El proceso de vinculacin establece una conexin con los datos en otro programa para que pueda ver y modificar los datos ms recientes tanto en SharePoint como en Access, todo ello sin tener que crear ni mantener una copia de los datos en Access. En caso de que no quiera copiar una lista de SharePoint en la base de datos de Access, sino que quiera ejecutar consultas y generar informes segn el contenido de dicha lista, deber usar el vnculo a los datos.} Una especificacin de importacin permite repetir la importacin en el futuro sin tener que realizar cada vez los pasos del Asistente para importacin. Estos son algunos de los motivos habituales para importar una lista de SharePoint a una base de datos de Access:

Para mover datos (como una lista) a una base de datos de Access de manera permanente, ya que la informacin del sitio de SharePoint ya no es necesaria. La lista puede importarse a Access y, despus, eliminarse del sitio de SharePoint. Su departamento o grupo de trabajo usa Access, pero en ocasiones se hace referencia a datos adicionales contenidos en un sitio de SharePoint que deben combinarse en una de las bases de datos que se usan.

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Importar la lista 1. Abra la base de datos de destino y, en el grupo Importar y vincular de la pestaa Datos externos, haga clic en Ms. Tras ello, haga clic en Lista de SharePoint. 2. En el asistente, escriba la direccin del sitio de origen, Una direccin de sitio vlida comienza por http://, le sigue el nombre del servidor y finaliza con la ruta del sitio especfico en el servido 3. Seleccione la opcin Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y haga clic en Siguiente. 4. En la lista que muestra el asistente, seleccione las listas que quiera importar. 5. En la columna Elementos para importar, seleccione la vista que quiera para cada una de las listas seleccionadas. 6. La casilla Importar valores para mostrar en lugar de Id. para los campos que consultan valores almacenados en otra lista controla qu datos se importan para las columnas de bsqueda de las listas seleccionadas. Realice uno de los siguientes procedimientos: Active la casilla para importar los valores para mostrar como parte del campo en s. En este caso, el campo no buscar valores en otra tabla. Desactive la casilla para que el campo de destino busque valores en otra tabla. Si lo hace, se copiarn los identificadores de las filas de valores para mostrar en el campo de destino. Estos identificadores son necesarios a la hora de definir un campo de bsqueda en Access. Cuando se importan identificadores, es necesario importar las listas que actualmente suministran los valores a las columnas de bsqueda (a menos que la base de datos de destino ya tenga tablas que acten como tablas de bsqueda). Durante la importacin, los identificadores se colocan en el campo correspondiente, pero no se definen todas las propiedades necesarias para que el campo funcione como un campo de bsqueda. En la seccin Definir campos de bsqueda de este artculo se explica cmo hacerlo. 7. Haga clic en Aceptar. Access importa las listas y, despus, muestra el estado del proceso en la ltima pgina del asistente. Si tiene previsto repetir la importacin ms adelante, puede guardar los detalles como una especificacin de importacin. Realice los siguientes pasos para completar la tarea.

Configurar la tarea de Outlook

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Si activ la casilla Crear tarea de Outlook en el procedimiento anterior, Outlook se abre y muestra una tarea nueva. Siga estos pasos para configurarla. Importante Si Outlook no est instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no est correctamente configurado, se inicia el Asistente para configuracin de Outlook. Siga las instrucciones del asistente para configurar Outlook. 1. En la ventana Importar tarea Nombre de Outlook, repase la configuracin de la tarea y modifique los datos que crea conveniente, como Vencimiento y Aviso. Para que la tarea sea peridica, haga clic en Periodicidad en el grupo Periodicidad de la pestaa Tarea. 2. Una vez finalizada la configuracin, haga clic en Guardar y cerrar.

EXPORTAR

La exportacin es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de clculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicacin o programa puedan utilizar dichos datos y objetos. La exportacin es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. Se pueden exportar (exportar: trasladar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, otra hoja de clculo u otro formato de archivo, de manera que otra base de datos u otro programa puede utilizarlos. Puede exportar datos a una gran variedad de bases de datos, programas o formatos de archivo compatibles.) Datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles. La mayora de los objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, pginas, macros y mdulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, pginas, macros y mdulos.) De una base de datos de Microsoft Access (base de datos: coleccin de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la informacin sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) O de un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones clienteservidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) Se pueden exportar a otra base de datos u otro proyecto de Access.

Exportacin de datos
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Para exportar datos de Access a Excel, debe estar trabajando en Access (Excel no proporciona ningn mecanismo para importar datos de una base de datos de Access). Tampoco puede guardar una base de datos o una tabla de Access como libro de Excel mediante el comando Guardar como de Access. Es importante tener en cuenta que el comando Guardar como de Access permite guardar un objeto de Access en la base de datos actual slo como otro objeto de base de datos de Access

Objetos de base de datos que no se pueden exportar No se puede exportar diagramas de bases de datos (diagrama de base de datos: representacin grfica de una parte del esquema de una base de datos. Puede ser una imagen completa o parcial de la estructura de la base de datos. Incluye tablas, las columnas que contienen y las relaciones entre las tablas.) A un proyecto de Access o a una base de datos de Access. No se pueden exportar consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una accin en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o pgina de acceso a datos.) O relaciones de una base de datos de Access a un proyecto de Access. No puede exportar objetos parciales. Por ejemplo, no puede exportar slo los registros o campos seleccionados en una vista. Para copiar una parte de un objeto, copie y pegue los datos en lugar de exportarlos.

Si es la primera vez que exporta datos a Excel Puede exportar una tabla, una consulta o un formulario. Tambin puede exportar los registros seleccionados en una vista. No puede exportar macros ni mdulos a Excel. Al exportar formularios, informes u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hojas secundarias de datos, slo se exporta el formulario, el informe o la hoja de datos principales. Debe repetir la operacin de exportacin para cada subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desea exportar a Excel. Slo puede exportar un objeto de base de datos en cada operacin de exportacin. No obstante, puede combinar los datos en varias hojas de clculo en Excel despus de finalizar las operaciones individuales de exportacin.

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Exportar objetos de base de datos. Al exportar datos a un documento XML, puede exportarse la tabla principal y las tablas relacionadas. Al exportar a otra base de datos, slo se permite exportar un objeto a la vez. Si deseamos exportar mltiples objetos a una base de datos, abra la base de datos a la que desea realizar la exportacin e importe (importar: copiar datos de un archivo de texto, hoja de clculo o tabla de base de datos en una tabla de Access. Puede utilizar los datos importados para crear una tabla nueva; o bien, puede anexarlos (agregarlos) a una tabla existente que tiene una estructura de datos coincidente.) Los objetos. Al exportar un objeto a otra base de datos, tambin conviene exportar los objetos relacionados para que funcione. Por ejemplo, un informe puede tener una consulta como origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o pgina de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instruccin SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instruccin SQL o un procedimiento almacenado.), y dicha consulta puede basarse en una relacin entre dos tablas. Al exportar una pgina de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access, que tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.), se est exportando nicamente el vnculo al archivo HTML (HTML: lenguaje de marcado estndar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cmo deben mostrar los exploradores Web los elementos de pgina, como texto y grficos, y cmo deben responder a las acciones del usuario.) Correspondiente.

El archivo HTML permanece en la misma ubicacin, lo que significa que se dispone de dos pginas de acceso a datos apuntando al mismo archivo HTML correspondiente. Para que no se produzca esta situacin, guarde una de las pginas de acceso a datos con
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otro nombre y escriba otra ubicacin para el nuevo archivo HTML correspondiente. Puede utilizar el Asistente para la transferencia de bases de datos con el fin de crear una nueva base de datos de SQL Server y exportar los objetos de una base de datos de Access existente. Consulte la Ayuda para obtener ms informacin acerca del Asistente para la transferencia de bases de datos.

Exportar a una pgina Web.

Hay cuatro modos de utilizar datos u objetos de base de datos de Microsoft Access para crear una pgina Web:

En un explorador Web compatible con la versin 4.0 o posterior de HTML dinmico (DHTML: extensin del lenguaje de marcado de hipertexto (HTML) que agrega elementos multimedia, acceso a bases de datos y un modelo de objetos que pueden utilizar los programas para cambiar estilos y atributos de elementos de pgina (objetos) y para reemplazar elementos existentes (objetos) con otros nuevos.), puede utilizar pginas de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access, que tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos.

Una pgina puede incluir tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.). No es necesario enviar pginas de acceso a datos; slo hay que crear una pgina de acceso a datos como un objeto de base de datos que en realidad sea un vnculo con el correspondiente archivo HTML de la pgina de acceso a datos. Puede utilizar pginas de acceso a datos para ver, modificar, actualizar, eliminar, filtrar, agrupar y ordenar datos activos de una base de datos de Microsoft Access o de una base de datos de Microsoft SQL Server.

Puede enviar archivos HTML generados por servidor (HTML generado por el servidor: archivo ASP (pginas de servidor activas) o IDC/HTX que se obtiene de una tabla, consulta o formulario, conectado a un origen de datos ODBC y procesado por Internet Information Server para crear dinmicamente archivos HTML de slo lectura.), ya sean ASP (pgina Active Server (ASP): archivo que contiene secuencias de comandos de servidor incrustadas que se ejecutan en un servidor y se envan y muestran en un explorador de Web cliente como un archivo HTML estndar.) o IDC/HTX (archivos IDC y HTX: Microsoft Internet Information Server utiliza un archivo IDC y un archivo HTX para recuperar datos de un origen de datos ODBC y darles el formato de un documento HTML.), procedentes de tablas, consultas y formularios.

Los archivos HTML generados por servidor se muestran con un formato de tabla en un explorador Web. Puede utilizar archivos HTML generados por servidor si desea utilizar un explorador Web, si los datos en uso cambian frecuentemente o si necesita ver datos activos en una tabla conectada a un origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e informacin necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de
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datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), pero no necesita actualizar datos ni interactuar con ellos.

Puede crear archivos HTML estticos a partir de tablas, consultas, formularios e informes. En un explorador Web, los informes se muestran con un formato de informe, y las tablas, consultas y formularios se muestran con un formato de hoja de datos. Puede utilizar archivos HTML estticos si desea utilizar un explorador Web que admita HTML, versin 3.2 o posterior, y los datos en uso no cambian frecuentemente. Puede guardar un formulario o informe como una pgina de acceso a datos utilizando la opcin Guardar como del men Archivo. De este modo, podr utilizar el formulario o informe como una pgina Web.

Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

Access proporciona varias formas de copiar un objeto, como una tabla o formulario, de una base de datos a otra. Lo ms sencillo es copiar y pegar, pero exportar un objeto permite ms opciones. Por ejemplo Puede exportar la definicin de la tabla y los datos de la tabla, o exportar slo la definicin de la tabla (una copia en blanco de la tabla). Tambin puede guardar los detalles de la operacin como una especificacin de exportacin para uso futuro.

En este tema se explica cmo exportar un objeto utilizando un asistente y, a continuacin, cmo guardar los detalles de la operacin como una especificacin.

Exporta objetos de bases de datos cuando deba efectuar alguna de las siguientes tareas: Copiar la estructura de una tabla a otra base de datos como un acceso directo para crear una tabla nueva. Copiar el diseo y la presentacin de un formulario o informe a otra base de datos como mtodo rpido para crear un nuevo formulario o informe. Copiar la versin ms reciente de una tabla o formulario a otra base de datos a intervalos regulares. Para ello, puede crear una especificacin de exportacin la primera vez que exporta el objeto y, a continuacin, utilizarla para repetir la operacin posteriormente.

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Observe que exportar un objeto a otra base de datos difiere muy poco de abrir una segunda base de datos y, a continuacin, importar el objeto de la primera. Las dos diferencias principales entre importar y exportar objetos entre bases de datos de Access son las siguientes: Puede importar varios objetos en una nica operacin, pero no puede exportar varios objetos en una nica operacin. Si desea exportar varios objetos a otra base de datos, es ms fcil abrir la base de datos de destino y, a continuacin, realizar la operacin de importacin desde esa base de datos. Adems de objetos de la base de datos, puede importar relaciones entre tablas, adems de cualquier especificacin de importacin y exportacin, as como barras de mens y barras de herramientas. Tambin puede importar una consulta como tabla. La exportacin no le ofrece estas opciones.

Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word u otro programa de procesamiento de texto.

Existen tres formas de utilizar los datos de Microsoft Access en programas de procesamiento de texto:

En una base de datos de Access, puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word para crear un documento de combinacin de correspondencia en Word vinculado con datos de Access. Una vez establecido el vnculo, puede abrir el documento activo en Word cuando lo desee, para imprimir un nuevo lote de etiquetas o cartas modelo utilizando los datos actuales de Access. Para cualquier versin de Microsoft Word, puede exportar datos de Microsoft Access a un archivo de origen de datos de combinacin de correspondencia que se pueda utilizar con la funcin de combinacin de correspondencia de Word.

Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe como un archivo con formato de texto enriquecido (.rtf) o un archivo de texto (.txt). Un archivo con formato de texto enriquecido (RTF) conserva el formato, como por ejemplo las fuentes y los estilos, y se puede abrir con Microsoft Word y otros programas de autoedicin o procesamiento de texto de Microsoft Windows.

Exportar a Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo. Hay tres modos de utilizar datos de Microsoft Access con Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo: Puede exportar una hoja de datos como datos sin formato a Microsoft Excel u otro programa de hojas de clculo.
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Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe directamente como una hoja de clculo o un archivo de Excel (.XLS). De este modo, podr conservar la mayor parte del formato, como fuentes y colores. Los niveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de un informe o una pgina de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de registros se agrupa por ms de un campo, expresin u origen de registros del grupo.) de los informes se guardan como niveles de esquema de Excel y los formularios se guardan como tablas de datos. Tambin se pueden exportar los datos de una tabla, consulta/vista, hoja de datos, formulario o informe a un archivo XML que puede importarse a Excel.

Exportar o copiar una vista de Tabla dinmica o de Grfico dinmico.

Si conoce los informes de Tabla dinmica de Microsoft Excel y desea trabajar con los datos en Excel, existen dos maneras de hacerlo.

Exportacin de datos a un informe interactivo de Tabla dinmica de Excel. Para ver y modificar el contenido de una vista Tabla dinmica (vista Tabla dinmica: vista que resume y analiza los datos de una hoja de datos o formulario. Puede utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.) utilizando Excel, puede exportar la vista Tabla dinmica a Excel. Preparar exportacin a Excel Los informes de Tabla dinmica de Excel no pueden mostrar campos de detalle (campo Detalle: campo que muestra todas las filas, o registros, del origen de registros subyacente.). Cuando exporta a Excel, los campos de detalle estarn disponibles en la barra deherramientas de Tabla dinmica de Excel, pero los campos no se mostrarn en el informe. Si desea que el informe de la tabla dinmica de Excel refleje el aspecto de la vista Tabla dinmica, desplace todos los campos fuera del rea de detalle antes de exportar a un informe de tabla dinmica de Excel o bien oculte los datos de detalle para elementos y celdas de manera que no aparezca el rea de detalle. Despus de exportar Puede que observe algunas diferencias en la vista Tabla dinmica despus de exportarla a Excel. Estas diferencias se dan porque las vistas de tabla dinmica utilizan el componente de Tabla dinmica de Microsoft Office y los informes de tabla dinmica de Excel no son compatibles con determinadas caractersticas de la lista de tabla dinmica o bien porque algunas caractersticas se
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implementan de otra manera. Para obtener informacin sobre las diferencias entre las listas de tabla dinmica e informes de tabla dinmica de Excel, consulte la ayuda de Excel. . Exportar a XML. Cuando se exportan datos a XML, puede exportar slo los datos, el esquema o ambas cosas. Tambin puede seleccionar exportar un archivo de presentacin XSL. Dicho archivo se genera a partir de la informacin de presentacin del formulario, informe u hoja de datos de Access. Puede exportar a XML datos estticos de tablas y consultas, y formularios e informes que tengan tablas o consultas como orgenes de datos. Puede especificar un archivo de transformacin y aplicar la transformacin a continuacin de la exportacin. Puede exportar tablas y consultas relacionadas y transferir cualquier filtro o criterio de ordenacin, especificados en el objeto exportado, al resultado. Tambin puede exportar datos activos en tablas, consultas, procedimientos almacenados, funciones, formularios e informes de Microsoft Access Projects (ADP) a XML. El origen de datos activos de estos objetos de bases de datos es SQL server. Puede especificar los nombres de SQL server y la base de datos como el directorio virtual y exportar los objetos de base de datos a un archivo XML.

Exportar una tabla o consulta a un sitio de SharePoint Cuando necesite mover de forma temporal o permanente alguna de los datos de Microsoft Office Access 2007 a un sitio de SharePoint, puede exportarlos al sitio desde la base de datos de Access. Al exportar datos, Access crea una copia del objeto de base de datos de la tabla o consulta seleccionada y guarda la copia como una lista. Es importante recordar que la lista exportada no reflejar los cambios realizados en la tabla o consulta de origen despus de la operacin de exportacin.

Para que exportar datos a un sitio de SharePoint?

Una tabla o consulta se exporta a un sitio de SharePoint por diversos motivos, entre ellos: Se est iniciando en el uso de Windows SharePoint Services y se da cuenta de que ser ms fcil para todos si algunas de las tablas de la
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base de datos tambin existen como listas de SharePoint. Cuando desee compartir datos con su equipo, trabajar con listas de SharePoint puede ser ms sencillo que trabajar dentro de una base de datos. Explorar y editar las listas tambin puede ser ms fcil para los usuarios sin experiencia. Adems, puede sacar partido de algunas caractersticas de Windows SharePoint Services 3.0, como recibir una notificacin cuando se modifique una lista, asignar y coordinar tareas asociadas a una lista, y trabajar sin conexin. Desea compartir datos entre Access y un sitio de SharePoint de una forma continuada, pero los datos estn guardados actualmente en Access. Para ver y modificar los datos ms recientes utilizando Access o el sitio de SharePoint, primero debe exportar los datos en forma de lista y, a continuacin, debe crear un vnculo a la misma desde la base de datos de Access. Utiliza consultas en una base de datos de Access para generar informes de estado diario o semanal y desea exponer los resultados en uno de sus sitios a intervalos regulares. Si tiene instalado Microsoft Office Outlook 2007, puede agilizar la operacin de exportacin para exponer los resultados de la consulta en su sitio a intervalos regulares.

Este tema presenta los pasos para exportar datos a Windows SharePoint Services en forma de lista. Para obtener ayuda acerca de cmo vincularse a una lista de SharePoint desde Access, vea Importar o vincular a una lista de SharePoint.

Automatizar operaciones de exportacin. Para que las operaciones frecuentes de exportacin sean ms cmodas de realizar, puede automatizarlas creando una macro o un procedimiento de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic: versin visual del lenguaje de programacin Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.). Esto es muy til cuando se han de exportar datos con regularidad o cuando se est creando un sitio Web utilizando numerosos objetos de base de datos.

ESPECIFICACIONES DE IMPORTACIN O EXPORTACIN Y ARCHIVOS SCHEMA.INI.

Una especificacin de importacin o exportacin contiene informacin, como el formato de archivo, el orden de las fechas o los formatos de nmero,
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que Microsoft Access utiliza para importar o exportar un archivo de texto delimitado o de ancho fijo. Una especificacin de importacin o exportacin se almacena con el nombre predeterminado: Nombrearchivo_ImportSpec o Nombrearchivo_ExportSpec en la base de datos a la que se importa o desde la que se exporta. Puede crear una especificacin de importacin o exportacin mediante el Asistente para importacin de texto o el Asistente para exportacin de texto. Utilice una especificacin de importacin o exportacin cuando desee importar a la misma tabla, exportar al mismo archivo, o automatizar el proceso de importacin o exportacin, repetidamente. Tambin puede utilizar un archivo SCHEMA.INI en un programa de Microsoft Visual Basic para proporcionar un mayor control sobre los datos del archivo de texto, por ejemplo, especificar ,formatos de moneda especiales o manipular tipos de datos de coma flotante. Un archivo SCHEMA.INI es un archivo de texto que contiene entradas que anulan los valores de controladores de texto predeterminados en el Registro de Microsoft Windows. Debe almacenar un archivo SCHEMA.INI en la misma carpeta que el archivo de texto importado o exportado, y su denominacin debe ser siempre SCHEMA.INI.

Exportar datos a otro formato El proceso general para exportar datos desde Access es el siguiente: 1. Abra la base de datos de la que desee exportar datos. 2. En el panel de navegacin, seleccione el objeto del que desee exportar los datos. Puede exportar datos de objetos de tablas, consultas, formularios e informes, aunque no todas las opciones de exportacin estn disponibles para todos los tipos de objeto. 3. En la ficha Datos externos, haga clic en el tipo de datos al que desea exportar. Por ejemplo, para exportar datos en un formato que se pueda abrir con Microsoft Excel, haga clic en Excel. En la mayora de los casos, Access inicia el Asistente para exportacin. Es posible que el asistente le solicite informacin como el nombre y el formato del archivo de destino, si desea incluir formato y diseo, qu registros desea exportar, etc. 4. En la ltima pgina del asistente, por lo general Access le preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de exportacin. Si cree que deber realizar la misma operacin de forma recurrente, active la casilla de verificacin Guardar los pasos de la exportacin, complete la informacin y haga clic en Cerrar. A continuacin, puede hacer clic en Exportaciones guardadas en la ficha Datos externos para volver a ejecutar la operacin.

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Para obtener ms informacin sobre cmo exportar datos a un determinado formato, busque en el sistema de Ayuda de Access los artculos y videos sobre el formato especfico La siguiente tabla muestra qu formatos pueden importarse, vincularse y exportarse con Access:

Programa o formato Microsoft Office Excel Microsoft Office Access Bases de datos ODBC (por ejemplo, SQL Server) Archivos de texto (delimitados o de longitud fija) Archivos XML Archivos PDF o XPS Correo electrnico (datos adjuntos) Microsoft Office Word

Permite importacin? S S S

Permite vinculacin? S S S

Permite exportacin? S S S

S No No

No No No

S S S

No, pero se puede guardar un archivo de Word como archivo de texto y despus importar este archivo.

Lista SharePoint Servicios datos (vea nota) Documentos HTML Carpetas Outlook

de S de No la S de S

No, pero se puede guardar un archivo de Word como archivo de texto y despus crear un vnculo a este archivo. S S

S (se puede exportar como Word Merge o texto enriquecido)

S No

S S

S No, pero se puede exportar como archivo de texto y despus importar este archivo en Outlook.
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Archivos dBase

de S

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