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Prepara tu Presentacin
en 25 pasos
Si te has descargado esta gua es porque t quieres ser profesional cuando presentas. No quieres dar esa impresin de ponente que improvisa sin xito, que aburre, que no consigue nada de lo que pretende pese a las horas que ha dedicado a preparar su presentacin. Quieres ser ms rpido y eficaz cuando preparas tus presentaciones. No quieres tener esa sensacin de por dnde empiezo y la peor todava creo que me estoy dejando algo Espero que esta gua te sirva de orientacin precisamente para ordenar y organizar tu trabajo. Es un sistema, pero no est temporizado. No hablo de tiempos porque si cada presentacin es un mundo, la vida de cada ponente es un universo. As que dedica a la preparacin el tiempo que t quieras (o el que puedas!). Mi gua te ayudar a que el tiempo que inviertas tenga la mxima eficiencia. Al final encontrars, adems, un checklist que te puedes imprimir cada vez que te encarguen una presentacin. Utilzalo como herramienta y vers cmo te facilita tu trabajo.
A prepararse!
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La fase ms costosa (en tiempo y esfuerzo) as como la habitualmente ms olvidada es la de la planificacin. Preparar la presentacin adecuadamente aumenta notablemente el xito en la misma. Los imprevistos pueden suceder. Y suceden. Sin embargo podemos reducir al mnimo la probabilidad de que sucedan con una buena planificacin. Cunto tiempo dedicaras para preparar tu presentacin? Y ojo!, preparar tu presentacin no consiste en hacer un powerpoint En realidad no podemos estipular un tiempo estndar. Pero s que podemos asegurar que cuanta ms prevencin, ms posibilidades de xito. Me temo que depende de tu nivel de exigencia, el tiempo destinado a la preparacin nunca va a ser suficiente. O en todo caso, ser suficiente cuando sientas la mxima seguridad de que vas a arrasar. Podemos distinguir tres fases en la planificacin, cada una consecuencia de la anterior:
MENSAJE
RECURSOS
EVALUACIN
La primera tarea, por tanto, es definir claramente el mensaje que ayudar a conseguir el objetivo. Es importante que el mensaje sea concreto, simple y adaptado al tipo de audiencia sobre la que queremos influir. Si utilizamos un lenguaje incomprensible para ella o encierra demasiado contenido condensado es muy fcil que el pblico desconecte. Recuerda que escuchar no es lo mismo que leer. Por eso es preciso redactar un mensaje para ser escuchado: directo y sencillo.
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Tambin debes tener en cuenta la cantidad de informacin que se desea transmitir. Por norma general, una presentacin no debera encerrar ms de una idea principal y un par de secundarias que apoyen a la principal. Todo debe girar en base a esas ideas y recurrir a ellas continuamente para conseguir que cuando todo termine sean esas ideas las conclusiones que resuenen en las cabezas de nuestros oyentes.
Una vez, tengas claro el eje central de tu idea te tocar escribir el argumento de tu presentacin.
Tras elaborar el contenido de tu presentacin tendremos que preparar los recursos que te ayudarn a reforzar el mensaje para conseguir tu objetivo. Es importante que stos no sean tan llamativos o incoherentes que consigan el efecto contrario: distraer a la audiencia del mensaje. Son muchos los recursos que deben tenerse en cuenta y que pueden, en muchas ocasiones, convertirse en las claves del xito o del fracaso de una idea por muy buena o mala que sta sea. Los recursos que un ponente puede y debe controlar a la hora de presentar empiezan por l mismo: su voz, sus movimientos, su mirada Aunque tambin hay otros elementos que pueden mejorar considerablemente el impacto que la presentacin ejercer sobre el pblico: el espacio, el tiempo, los elementos audiovisuales, la interaccin con la gente
Repasa todos estos recursos, incluido el Powerpoint , que no es el centro de tu presentacin, sino un recurso ms.
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Finalmente, es importante disear una herramienta que te permita conocer si has generado el impacto o reaccin deseada. Te servir, como te deca, para evaluar la eficacia de la presentacin. Como en cualquier proceso, si no hay evaluacin no hay posibilidad de medir la efectividad del proyecto, de mejorarlo o de corregirlo. Tambin en las presentaciones debemos ser capaces de tener un sistema que mida el retorno. En muchas ocasiones puede ser sencillo. Si una presentacin pretende convencer a la audiencia de que tome una decisin, en la propia decisin tendremos la medicin de la eficacia. En otras ser ms complicado y quizs se necesiten crear encuestas posteriores, por poner un ejemplo. En cualquier caso no debemos perder de vista esta parte de la presentacin porque es la que nos va a permitir que la siguiente vez sea mejor.
Como los buenos viajeros, aprende a disfrutar de la planificacin tanto o ms que del propio viaje.
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Sistematiza la accin
"Si tuviera ocho horas para talar un rbol, dedicara seis a afilar el hacha."
Abraham Lincoln
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En el siguiente cuadro, te resumo todas las acciones involucradas en la preparacin de una presentacin. Como mapa de viaje puede serte muy til complementando a la gua.
OBJETIVO
MENSAJE
APERTURA Y CIERRE
RECURSOS
COMUNICACIN NO VERBAL
HISTORIA
ESTRUCTURA
OTROS RECURSOS
LENGUAJE CORPORAL
ESTRS ESCNICO
MEDIOS TCNICOS
BLOQUES
ASPECTO
ESPACIO
TIEMPO
IDEAS
VOZ
DOCUMENTACIN APOYO
FICHAS PONENTE
DOCUMENTO PARTICIPANTES
DIAPOSITIVAS
A continuacin voy a compartir contigo un mtodo a seguir para crear tus presentaciones. ste es mi orden, el que me resulta til para no dejarme detalles cuando me enfrento a una presentacin. T eres libre de adaptarlo a tu manera de trabajar. Se trata de estar cmodo y trabajar con ganas para conseguir un resultado satisfactorio.
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CONTENIDO
DISEO
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1. Marca tu objetivo
Necesitas delimitar claramente la finalidad del proyecto, qu esperas de esa audiencia que vas a tener, qu emociones o reacciones deseas obtener de los oyentes. El objetivo nunca debe ser que el orador quede bien, que el mensaje se haya entendido o que a la audiencia le haya gustado. La presentacin no es el fin en s misma, sino un instrumento de comunicacin para conseguir algo. Ese algo debe determinarse necesariamente antes de empezar a trabajar en la presentacin. Porque incluso en el propio proceso de definir el objetivo puede descubrirse que la presentacin no es el mejor instrumento para conseguirlo de modo que se est a tiempo de cambiar de estrategia y ahorrarse la prdida de tiempo y esfuerzo de realizar una presentacin sin eficacia alguna.
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Cuanto ms los conozcas ms fcil te va a ser ponerte en su piel para anticipar sus reacciones y adaptar tu mensaje. Por un lado averigua sus expectativas: por qu vienen, quin les convoca, qu se les ha explicado, qu relacin tienen con la institucin Tambin te ayudar tener datos sobre ellos: sus edades, por qu vienen, sus empleos, sus intereses, las relaciones entre ellos, de donde vienen Trata de obtener una radiografa lo ms completa que puedas. En eso puede ayudarte el organizador si no eres t mismo. Y sobre todo, no olvides que la mayor parte del pnico escnico reside en el miedo a lo desconocido, as que cuanto ms averiges sobre quienes vienen, menos desconocidos sern.
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4. Agrpalas en bloques
Probablemente todo lo que has decidido recopilar es importante o interesante, pero no siempre necesario para conseguir tu objetivo. As que lo primero que necesitas es detectar tus ideas principales. En todo relato, siempre hay unas ideas principales que estn ms ntimamente ligadas con el objetivo y unas ideas secundarias que tienen la funcin de apoyar, justificar y enriquecer las ideas principales. Te propongo un ejercicio para seleccionar tus ideas: piensa de qu manera puedes agrupar toda la informacin reunida en bloques. Es un ejercicio de mind-mapping lo que tienes que hacer. Puedes agruparlas en tres, cuatro, cinco Sintete libre para trabajar con tus ideas, estamos en un momento de creacin, as que cuanto ms flexible seas, vas a conseguir resultados ms originales. Intenta no tirar por la va fcil, esa es la que todo el mundo conoce y a todo el mundo aburre.
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Hemos acabado la fase de hacer volar la mente, y comienza la de concretar: independientemente de los bloques que hayas obtenido, slo te permitir destacar un mximo de cuatro. Si tienes ms de cuatro, sigue analizando. Probablemente algunos grupos podran unirse o que son tan poco esenciales que podran eliminarse. Necesitas hacer este esfuerzo porque tu audiencia no va a poder asimilar y retener mucha informacin oralmente. Quieres asegurarte de que en esa poca informacin vayan tus ideas principales, por eso es clave que tus mensajes sean pocos y directos.
6. Estructura tu presentacin
Para que tu discurso sea fcil de digerir por la audiencia, vas a tener que buscar un hilo argumental que relacione las ideas principales entre s. Si ellos encuentran el sentido de todo lo que se les est presentando ser ms fcilmente comprendido, retenido y recordado. Piensa que tu audiencia no tiene un mando a distancia con el que hacer una pausa, ir hacia delante o atrs como cuando ve una pelcula. De modo que si se lo ponemos complicado perder el hilo y dejar de escucharnos. Y eso no te interesa, verdad? Recuerda que detrs de tu presentacin hay un objetivo que conseguir con esa audiencia. Una vez definidos tus dos, tres o cuatro bloques principales, analiza qu relacin tienen entre ellos.
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Problema / Solucin
! Tienes un bloque que describe un problema y otros se dedican a buscar y argumentar soluciones.
Cronolgica
! Tus bloques describen un proceso que puedes ordenar por tiempo.
Temtica
! Tus bloques representan diferentes puntos de vista o anlisis de un mismo concepto.
Concepto / Aplicacin
! Tienes un bloque que explica un concepto terico y el resto describen aplicaciones prcticas de ese concepto.
stas son slo algunas de las ms utilizadas. De hecho, la de problema solucin es la reina de las estructuras. Digamos que es el tipo de presentacin que nunca falla. Pero si tu tema da para otro tipo de presentacin adelante! Todo lo que hagas para sorprender a la audiencia juega a tu favor.
7. Escribe la historia
Ya hemos establecido una estructura. Ahora viene lo ms trabajoso y sin embargo lo que te crear ms satisfaccin. Vas a elaborar una historia, el texto que te acompaar a la presentacin y que captar la atencin de tu pblico, tu herramienta para conseguir tu objetivo. Recrate en la escritura de ese mensaje que debe estar ntimamente ligada a la solucin de la situacin crtica que hemos creado y debe ser reforzado en la conclusin.
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As que no es buena idea empezar presentando un producto para luego empezar a explicar los problemas que soluciona. Siempre es ms efectivo presentar los problemas y acabar hablando de la solucin presentando nuestro producto, por ejemplo. Y cuntas pginas tienes que escribir? Toma como referencia unas 100 palabras por minuto que dure tu presentacin.
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En realidad, la presentacin debera ir al grano, para conectar lo antes posible con el pblico, cuando ms cerca est el arranque del saludo mejor. En el cierre ya no ests tan nervioso como en el principio por eso no sueles darle tanta importancia, sin embargo, es completamente determinante, ya que un mal cierre puede arruinar la presentacin. El cierre siempre debe contener la conclusin con la que pretendes que la audiencia se marche. Nunca acabes la presentacin con una ronda de preguntas, en el caso de que la haya. Gurdate tu conclusin para el final. Cierra con un muchas gracias o apyate con la comunicacin no verbal, pero nunca, nunca, digas ya he terminado o similares.
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! Restringe tus opciones: no mezcles muchos tipos de letra, colores y formas Escoge una o dos fuentes, un mximo de tres colores bsicos y utiliza siempre los mismos. ! Evita los fondos que dificultan la lectura del texto. Igualmente las sombras y efectos 3D ensucian ms la diapositiva. En general elimina todo lo que es prescindible. ! Utiliza imgenes de calidad que sean atractivas, que no estn pixeladas o deformadas e intenta no utilizar los tan manidos cliparts que no transmiten profesionalidad. ! Disea unas slides limpias e impactantes. Evita los logos, ttulos, subttulos, mrgenes, lneas y dems. Cargan visualmente y no ofrecen nada nuevo. ! Toma nota de las buenas combinaciones de colores de diseo ya existentes (revistas, publicidad, etc.). Da prioridad a la legibilidad y a la comodidad del ojo sobre tu diapositiva. Lo que te va a ayudar al disear tus slides es que seas capaz de pensar lo que la audiencia sentir cuando lo vea.
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Se trata de que te lo hagas tuyo, de que seas lo ms natural posible. No olvides que tu audiencia est a cierta distancia. Habla un poco ms lento, un poco ms alto y un poco ms vocalizado que en una conversacin normal.
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Mrcate unos tems para observar: ! Dominas t el powerpoint o a la inversa? ! Tu postura es erguida, relajada y segura? ! Tus movimientos son controlados y firmes? ! La expresin de tu cara refuerza tu mensaje? ! Tus manos se mueven por encima de la cintura con gestos de apoyo no repetitivos? ! Utilizas la mirada y la sonrisa adecuadamente?
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Entiendo que es trabajoso, pero estamos intentado crear presentaciones de valor que van a requerir de un esfuerzo extra para no convertirse en una presentacin ms. As que si crees que es necesario que tu audiencia tenga informacin por escrito prepara un documento especialmente para ellos.
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ventaja conocer la acstica o el tamao de la sala indicarn si se deber elevar ms o menos la voz o si sern necesarios equipos de audio. Piensa en la disposicin de la sala ideal. Recuerda qu OBJETIVO te marcaste al principio como tu brjula para tomar todas de las decisiones.
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en el momento de la verdad, la manera de contactar con el responsable de estos temas por si hay algn fallo que pueda acudir lo antes posible.
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Utiliza tu Checklist
"El xito no se logra slo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de mtodo y de organizacin."
J.P. Sergent
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" Marca tu objetivo. " Averigua cosas sobre tu audiencia. " Haz tu lista de ideas. " Agrpalas en bloques. " Localiza las ideas principales. " Estructura tu presentacin. " Crea una historia. " Aade una apertura y un cierre. " Ajstala a tu tiempo leyndola en voz alta. " Crea el contenido de tu powerpoint. " Afina el diseo de las diapositivas. " Comprtelo con un diseador para que te asesore. " Trabaja tu voz leyndola en voz alta. " Lela a otras personas para mejorarla. " Crea tus fichas para ensayar con ellas. " Practica tu comunicacin no verbal delante de un espejo. " Aade las diapositivas a tu ensayo. " Grbate y analiza posibilidades de mejora. " Piensa si tus participantes necesitarn documentacin de apoyo. " Decide qu medios tcnicos utilizars. " Guarda tus diapositivas en diferentes formatos. " Visita la sala para ver cmo es. " Haz una prueba con los medios tcnicos. " Define el aspecto con el que vas a presentar. " Descansa y preprate para una presentacin de xito!
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Ve a por todas
"El xito consiste en vencer el temor al fracaso."
Charles Augustin Sainte-Beuve
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Probablemente, si has llegado con inters hasta este punto, es que eres lo suficientemente responsable con tus proyectos. De hecho, muy posiblemente, con tu posicin profesional o tu experiencia personal hayas desarrollado ciertas habilidades y trucos que evitan que tus presentaciones sean catastrficas. Pero an as, quieres hacerlo mejor. Adivino si te digo que echas de menos la conexin con el pblico? Porque es lo que le pasa a todo el mundo que presenta aceptablemente Por qu estas personas, pasan el trmite pero no consiguen presentaciones brillantes? Pues porque no arriesgan. Se encorsetan en sus formatos habituales, hacen lo que ven que el de al lado ha hecho y ofrecen presentaciones en serie, las del montn. Es imposible que una presentacin del montn cautive al pblico. Cuando la audiencia est harta de ver el tpico powerpoint, con la tpica estructura y la tpica retahla de convencionalismos, tiene que luchar internamente por prestar atencin porque su cerebro le dice: esto no es importante, no me parece nada nuevo, ya sabemos lo que es, podemos prescindir de esto. Pero romper con lo habitual, con lo que todo el mundo hace, requiere un riesgo. Como con todo en la vida. Pero ese riesgo es tan grande? Seamos racionales, analicemos las posibles consecuencias del discurso y nos daremos cuenta de que no pueden ser tan graves. Al contrario, las ventajas suelen ser mayores que los riesgos porque la audiencia est deseando que alguien piense en ellos, que se lo hagan pasar bien, que lo ilusionen Si el pblico percibe que nos hemos currado una presentacin pensando en lo que ellos necesitan en vez de en lo que el ponente le parece cmodo, lo va a agradecer y va a ser muchsimo ms benvolo de lo que lo sera en una presentacin del montn.
As que depende de ti: no quieres hacer un esfuerzo por dejar de estar en las del montn y pasar al de las brillantes?
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Ivan Carnicero, es mster en direccin de comunicacin y relaciones pblicas, con amplia preparacin en pedagoga y didctica. Ha dedicado su carrera a disear e impartir planes de formacin sobre habilidades sociales en el entorno laboral. Como experto en comunicacin y formador de formadores est especializado en la creacin y exposicin de contenidos en presentaciones en pblico utilizando las ms actualizadas tcnicas. Desde TheSpeakersLab.com, ayuda a empresas y profesionales a preparar sus presentaciones comerciales, corporativas, pedaggicas o inspiradoras con la mxima eficacia.
Prepara tu Presentacin en 25 Pasos de Ivan Carnicero Todo el contenido de este ebook es propiedad de Ivan Carnicero Moriana. Imgenes usadas: kantver - Fotolia.com
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