Programa CIEE de Educao a Distncia

AULA 3 Correspondncia comercial - A Carta e suas partes Se escrever em geral falar no papel, a redao de cartas representa sua prpria voz. Se bem escritas, fazem com que as pessoas desejem saber mais de voc. Se mal escritas, afastam os indivduos e transformam-se em barreiras para novos contatos. As cartas so sua voz quando escreve s pessoas.

Quanto espcie de correspondncia, podem-se destacar:

particular, familiar ou social: trocada entre particulares. Os assuntos so sempre

particulares, ntimos, pessoais;

comercial: ocupa-se da transao comercial ou industrial; oficial: tem origem no servio pblico, civil ou militar.
Antes de iniciar a redao de uma carta, deve-se:

ter um objetivo em mente; colocar-se no lugar do receptor; ter informaes suficientes sobre o fato; planejar a estrutura da comunicao a ser feita; dominar todas as palavras necessrias; tratar do assunto com propriedade; ser natural e conciso; usar linguagem de fcil compreenso; prestar informaes precisas e exatas; responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatrio.
bom que se faa um rascunho da carta que deve ser lida e corrigida at se encontrar uma forma adequada, compreensvel pelo receptor. Aps, redige-se a verso final. Se for uma carta comercial, siga estas orientaes sobre o formato:

texto impresso em um s lado do papel;

15

Programa CIEE de Educao a Distncia

papel de 21 x 29,7 cm (A4); 20 a 25 linhas por folha; margens: direita - 2 cm; esquerda 3 cm; superior 2 cm; inferior 2 cm; espao 1 . Entre os pargrafos, costume duplicar esse espao interlinear; a margem direita no precisa ser uniforme.
A carta comercial mero veculo de informao, ela faz parte integrante de todo um sistema de comunicao, com o seu emissor, com sua mensagem e seu receptor. Portanto, est sujeita a toda a engrenagem, a todos os dispositivos, a todos os requisitos indispensveis comunicao para propagar, agrupar, propor negcios e criar imagem. Pode ser remetida pelo correio ou telefax.

O principal a ser dito sobre a apresentao visual de uma carta que ela deve ser limpa. Todas as cartas devem conter os seguintes elementos: endereo do remetente, local e data, destinatrio, referncias, vocativo, saudao, texto, concluso e assinatura. A finalidade dita o contedo e a ordem. Aquilo que deseja do outro indivduo, o que tem a oferecer ou comunicar, formam a estrutura da carta em si.

Partes de uma carta Endereo do remetente

Nas cartas comerciais, se o papel no tiver o endereo no cabealho ou rodap, precisa ser colocado, geralmente no final da pgina, do lado esquerdo. No esquea de colocar o CEP, que pode ser inserido ao lado do nome de sua cidade ou numa linha prpria.

O papel timbrado importante, pois nele se oferecem trs informaes importantes sobre o remetente: quem , o que faz, qual o seu endereo.

16

Programa CIEE de Educao a Distncia

Local e Data A melhor maneira de informar a data escrev-la por extenso: 10 de outubro de 2005. Outra opo fornecer o dia da semana, em vez do ano: Segunda-feira, 10 de outubro. Evite formas como 10/10/2005 ou 10-10-2005. Nas cartas oficiais, sempre se deve colocar o ano.

Na grande maioria das vezes, o local e a data vem logo depois do endereo. Se o papel tiver um cabealho impresso, escreva o local e a data no alto alinhado direita ou esquerda, de acordo com o estilo de apresentao.

Quando o papel timbrado, pode-se omitir a indicao do local, desde que a carta seja expedida da localidade constante no timbre e que no apresente vrios endereos. Em bilhetes pessoais, pode ser feito da maneira antiga e colocar a data no final, esquerda, sozinha ou com o endereo.

Destinatrio Nas cartas oficiais e comerciais, se deve colocar o nome e o cargo do destinatrio na margem esquerda da folha, a umas poucas linhas da data. No necessrio colocar a preposio A na frente do nome do destinatrio.

No se coloca o endereo do destinatrio, uma vez que ele consta do envelope. Em cartas pessoais, isso seria considerado excesso de formalismo.

Referncias A referncia ou assunto uma sntese do contedo da carta. Esse dado muito til tanto para quem arquiva e classifica a correspondncia como para quem, num relance toma conhecimento do assunto exposto. Esse tipo de informao tambm s dado em documentos oficiais e comerciais. Pulase uma linha aps o endereo do destinatrio e coloque as referncias na margem esquerda, utilizando Ref..

17

Programa CIEE de Educao a Distncia

Vocativo a saudao de cortesia que se dirige ao destinatrio, antes de se entrar no assunto, propriamente dito da carta.

A saudao fica junto margem esquerda, no mnimo duas linhas abaixo da linha imediatamente anterior a ela. Ex.: Prezados Senhores, Caro estudante .

Contexto / Assunto O texto tem que aparecer com clareza na pgina, deve conter pargrafos curtos e uma linha de espao entre eles. A introduo do texto visa despertar o interesse do leitor, e prender sua ateno, a entrada no assunto.

O desenvolvimento do texto deve expor claramente ao destinatrio o contedo da carta. Deve referir-se a um s assunto, em torno do qual h de estruturar-se todo o conjunto da mensagem. Quando se vai tratar de vrios assuntos, convm que haja uma relao entre eles.

O encerramento o pargrafo que encerra o corpo da carta. Ele dever atender a um dos objetivos: levar o leitor a agir e deixar boa impresso sobre o remetente, caso no se deseje nada do destinatrio. Muitas vezes, o pargrafo de encerramento engloba a frmula de cortesia da carta.

Concluso Em cartas comerciais e oficiais emprega-se uma frmula de cortesia que deve estar de acordo com o tom geral da mensagem, por exemplo, ao terminar uma carta de agradecimento pode-se termin-la com Agradecendo antecipadamente. Outros exemplos de tipos de concluso podem ser: atenciosamente, cordialmente, cordiais saudaes.

18

Programa CIEE de Educao a Distncia

Em cartas pessoais, as escolhas so bem mais amplas. A concluso da carta vai depender do tipo de relacionamento existente entre o remetente e o destinatrio, do tom e da razo da carta. Entre as concluses tradicionais, usadas em situaes gerais, incluem-se: Um abrao, Com muitas saudades, Esperando que tudo esteja bem por a, Boa sorte, Esperando tornar a v-lo (a) em breve .Em correspondncias leves, trocadas entre amigos e familiares, pode-se optar por concluses mais alegres, expansivas e brincalhonas, do tipo Comporte-se, Juzo, Um grande abrao, Um beijo, Abraos a todos etc.

Assinatura Nas cartas comerciais e oficiais a assinatura compe-se de trs elementos: o nome de quem assina, seu cargo ou funo na empresa datilografados ou digitados, e sua assinatura propriamente dita. Na assinatura:

no cabe a anteposio de ttulos profissionais, honorficos, militares ou

acadmicos;

no se usa trao para a assinatura; no h necessidade de colocar o nome da empresa; est caindo em desuso o carimbo na assinatura; caso duas pessoas assinem, o responsvel direto assina direita, e o outro
esquerda.

nas cartas pessoais, s se coloca a assinatura no final da carta.

DICAS Fatores de influncia da carta comercial:

resposta imediata indica que a firma eficiente; carta bem definida, far o destinatrio pensar que est lidando com uma
organizao metdica;

o leitor deve compreender o que est escrito, buscar clareza de pensamento.

19

Programa CIEE de Educao a Distncia

Riscos:

como todo texto escrito, ele irrecorrvel, no d para harmonizar ou explicar

como na comunicao oral, pelo telefone, por exemplo;

o volume da correspondncia recebida nas empresas grande, a carta pode ser

mal lida, mal interpretada e motiva nova carta como resposta, ampliando a burocracia empresarial. Para clientes especiais, deve-se preferir a conversa por telefone.

SAIBA MAIS Quanto gramtica: EVITAR Em anexo. Face ... Pedimos para... Solicitamos para... Tenho para te perguntar a voc. Sito rua... Em nossa conversa, onde propusemos... Aonde voc passou suas frias? Haja visto... Fazem nove dias. H trs semanas atrs. Haviam dez pessoas na reunio. Fez tudo para mim realizar o trabalho. USAR Anexamos, anexo. Em face de, diante de... Pedimos que... Solicitamos que... Tenho algo para perguntar-lhe. Sito na rua... Em conversa em que propusemos... Onde voc passou suas frias? Haja vista... Faz nove dias. H trs semanas. Havia dez pessoas na reunio. Fez tudo para eu realizar o trabalho.

Agora vamos fazer uma anlise de um modelo antigo de carta comercial com comentrios em cada item. Modelo de carta antiga anexo 1 Modelo de carta atual anexo 2

20

Programa CIEE de Educao a Distncia

Aviso, bilhete, carto, convite, circular, convocao, mala-direta

AVISO um tipo de comunicao, direta ou indireta, afixada em local pblico ou privado. Aviso informao, serve para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar, convidar. empregado no comrcio, na indstria, no servio pblico e na rede bancria.

O aviso significa economia de tempo. Se redigido em linguagem clara, favorece a eficcia da comunicao, ou seja, atingir o objetivo estabelecido. Como deve ser apresentado:

ter linguagem clara; ter um timbre e um smbolo referentes instituio que o utiliza; um ttulo; texto em forma de pargrafos; assinatura e cargo do responsvel pelo aviso.
Modelo de aviso anexo 3

BILHETE uma carta breve em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra pessoa, de modo apressado. uma carta simples, sem as frmulas das cartas ordinrias.

Em linguagem comercial, o bilhete recebe diversas designaes: bilhete de banco, bilhete de crdito, bilhete de carga, bilhete de desembarque, bilhete de entrada, bilhete de loteria, bilhete de passagem e outros.

CARTO H vrias espcies de carto:

21

Programa CIEE de Educao a Distncia

carto-postal: com uma fotografia em uma das faces e espao para escrita na
outra.

carto de visitas: sua finalidade fazer com que nosso nome seja lembrado aps
uma apresentao ou quando h interesse de que a relao continue;

de contato profissional ou comercial; de propaganda ou de venda; comum, de correspondncia.

DICAS

o carto feito em papel grosso; dobrar o canto esquerdo ou direito do carto, ao entreg-lo a uma pessoa,
procedimento que j est fora de poca.

CONVITE uma mensagem pela qual se formaliza uma convocao ou pede-se o comparecimento de algum em algum lugar. Tambm pode ser um bilhete que d direito a ingresso gratuito em um espetculo, coquetel de lanamento de livros, show.

Os elementos constitutivos do convite so:

quem est convidando; finalidade do convite para que se est convidando; data; horrio; local (endereo); informaes necessrias
s vezes, ao final de um convite aparecem as abreviaturas: R.S.V.P. (Respondez sil vous plit), que significa responder por favor. Modelo de convite anexo 4

22

Programa CIEE de Educao a Distncia

CIRCULAR o meio de correspondncia pelo qual algum se dirige, ao mesmo tempo, a vrias reparties ou pessoas. Na circular, no consta destinatrio, pois ela multidirecional, o endereamento vai no envelope.

Seu texto informal e direto, dispensa-se formalidades. Serve para transmitir avisos, ordens ou instrues. Em geral, contm assunto de carter ou interesse geral. O pblico da circular pode ser interno, misto e externo, este ltimo em pequena escala, principalmente quando a circular transformada em mala-direta.

DICA: Tratando-se de carta-circular, o redator deve escrever de maneira que o receptor tenha a impresso de que foi redigida especialmente para ele. Modelo circular anexo 5

CONVOCAO forma de comunicao escrita em que se convida ou chama algum para uma reunio. Na elaborao do texto, necessrio especificar local, data, finalidade. Modelo de convocao anexo 6

MALA DIRETA a forma mais direta, seletiva e personalizada para divulgao de produtos e servios e promoo de vendas. Materiais de propaganda, como catlogos, cartas, cartas circulares, folhetos so enviados pelo correio para clientes habituais e/ou potenciais.

Geralmente as empresas possuem uma relao desses clientes, o que facilita a remessa peridica de material promocional.

DICAS:

pode-se incluir na mala direta um cupom resposta, com postagem paga, que
serve tambm para avaliar a penetrao no mercado;

23

Programa CIEE de Educao a Distncia

conhea a fundo o produto ou servio que quer vender e coloque-se no lugar do

potencial cliente;

antes de escrever, procure os argumentos mais convincentes; no deixe de colocar informaes prticas, tais como telefone de contato,
endereo ou e-mail para resposta;

a apresentao e o texto devem ser impecveis.

Memorando, protocolo, recibo, requisio, telegrama, relatrios, ata MEMORANDO uma comunicao escrita que pode ser:

interno correspondncia entre departamentos de uma mesma empresa, ou

entre a matriz e filiais e vice-versa, ou entre as filiais;

externo oficial que se assemelha ao ofcio ou comercial que se assemelha

carta comercial.

O memorando no uma comunicao to formal quanto a carta comercial ou ofcio, por isso dispensa tratamentos de Prezado Senhor e fechos como atenciosamente, mas tambm no pode ser to informal a ponto de ser mandado por ele abraos e beijos.

O papel usado para qualquer tipo de memorando o papel meio ofcio (21 cm x 15 cm). Estrutura do memorando:

timbre; endereo (quando se trata de empresas privadas); cdigo (iniciais do departamento); nmero do memorando; localidade; ementa (referncia) ou assunto; receptor;

24

Programa CIEE de Educao a Distncia

texto; assinatura; anexos.

DICA: Tratar de um assunto s em cada memorando; A empresa ou repartio poder ter um impresso prprio para memorando, com diagramao adequada, logotipo. A data pode ser por extenso ou abreviada. Fale no papel da mesma forma que conversaria com o destinatrio de viva voz. Modelo de memorando Anexo 8

PROTOCOLO Comercialmente, assim denominado um livro de registro da correspondncia de uma empresa, ou um formulrio em que se registra a entrada ou sada dos objetos.

Significa tambm, registro dos atos pblicos ou registro das audincias nos tribunais.

RECIBO o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de alguma coisa. O recibo mais comum declara o recebimento de dinheiro.

As partes de um recibo so:

O recibo deve ser feito com quantas cpias forem necessrias, para que todas as partes envolvidas na transao fiquem documentadas. Modelo de protocolo anexo 9

REQUISIO um pedido que se faz a outrem para que sejam providenciados determinados bens ou servios.

25

Programa CIEE de Educao a Distncia

TELEGRAMA um meio de comunicao rpida, empregado sobretudo em casos urgentes. O telegrama pode ser de carter oficial, comercial, social e familiar. Devemos reduzir ao mximo o nmero de palavras no telegrama, tomando o cuidado para no prejudicar a clareza da mensagem.

A telegrafia um ramo das telecomunicaes que abrange qualquer processo destinado a reproduzir, a distncia, o contedo e as informaes de documentos grficos atravs de um cdigo de sinais.

Algumas abreviaes telegrficas: ATEH at LAH l EH - ET e VG vrgula SDS saudaes RESEU.T recebi seu telegrama IMPAGO no pago PT ponto

Linguagem telegrfica

texto conciso, claro e objetivo utilize os verbos nas formas simples: VENDERA e no HAVIA VENDIDO suprimir as expresses de cortesia no se permite a diviso de palavras escrever tudo em letra maiscula suprimir hfens nas palavras compostas e expresses com pronomes oblquos dispense os acentos grficos

26

Programa CIEE de Educao a Distncia

omitir as palavras desnecessrias (preposies, por exemplo): DIA QUINZE

CORRENTE

escrever nmeros inteiros em algarismos arbicos: 300, 2005 se os nmeros forem grafados por extenso, devero ser aglutinados: VINTEMIL para as datas, pode ser usado o seguinte recurso: 031198 03 de novembro de
1998 ou 0311998 03 de novembro de 1998

RELATRIOS uma exposio oral ou escrita, objetiva, formal, informativa daquilo que se presenciou, viu, observou; a narrao minuciosa dos fatos, de resultados referentes a atividades variadas.

Normalmente, num relatrio, so usadas as trs modalidades de redao: a descrio (de objetos, de procedimentos, de fenmenos), a narrao (de fatos ou ocorrncias) e a dissertao (explanao didtica, argumentao).

Profissionais de todas as reas devem estar preparados para produzir bons relatrios. Os mais curtos so mais simples. Mesmo assim, devem ser claros, bem redigidos e organizados. Nos relatrios longos, a organizao de ideias e a ordenao dos dados so fundamentais para que o leitor compreenda o que est exposto e para que a leitura seja agradvel.

importante evidenciar que o relatrio deve ser escrito, datilografado ou digitado em apenas uma das partes do papel, cujo formato, preferencialmente, seja de 21 x 29,7cm (A4), ABNT.

Estrutura do relatrio:

capa / folha de rosto ttulo (assunto), nome do setor ou do responsvel pelo

relatrio, empresa pela qual se executou a atividade, local e data;

27

Programa CIEE de Educao a Distncia

DICA: Se o relatrio for longo, bom fazer um resumo, de quatro a cinco linhas e
coloc-lo logo depois da folha de rosto;

sumrio organizao do texto por temas, com a indicao das pginas; introduo apresentao do propsito do relatrio, ou seja, porqu e para
quem foi redigido;

desenvolvimento relatar pormenorizadamente os procedimentos realizados e

os fatos ocorridos ou apurados, com a indicao de datas, locais, mtodos adotados, pessoas e equipamentos envolvidos, julgamento dos fatos ou consideraes sobre os fenmenos observados. Em geral, dividido em tpicos e subtpicos especficos que devem ser intitulados;

concluso consideraes finais, tais como: retomada das concluses parciais

(de cada tpico), interpretao e crtica dos fatos apurados, recomendao de providncias cabveis, sugestes;

fecho local, data e assinatura do autor; anexos tabelas, dados estatsticos, grficos, ilustraes, documentos
comprobatrios.

Revise tudo antes de encerrar.

ATA um documento que resume por escrito os fatos e decises de uma reunio, sesso ou assembleia para um determinado fim. Pode ser ordinria, aquela que resulta de reunies estabelecidas em estatutos, ou convocadas com regularidade ou

extraordinria que ocorre fora das datas costumeiramente previstas.

A ata deve ser assinada pelos participantes da reunio e por aqueles que a presidiram. O registro da ata feito em livro prprio, em que consta o Termo de Abertura, isto , a indicao da finalidade do livro. Ele feito na primeira pgina por pessoa autorizada do rgo (presidente, diretor, secretrio, etc.), que deve tambm rubricar todas as folhas,

28

Programa CIEE de Educao a Distncia

datar e assinar. Ao final do livro deve ser feito o Termo de Encerramento, que tambm dever ser datado e assinado por pessoa autorizada. Modelos de termo de abertura e termo de encerramento anexo 10

Partes de uma ata

ttulo, n da ata e/ou identificao da reunio; dia, ms, ano e hora da reunio por extenso; local da reunio (sala, rua, nmero, etc.); convocao prvia ou estatutria que determinou a reunio; relao nominal das pessoas presentes (em reunies com muitos participantes,
indica-se apenas o nmero dos presentes, conforme a lista de presena) com suas respectivas qualificaes. O nmero de pessoas identifica o qurum da reunio;

declarao do presidente e secretrio finalidade da reunio, direo dos

trabalhos e aprovao da ata anterior (geralmente a reunio inicia com a leitura da ata anterior e sua votao);

ordem do dia assuntos discutidos, votaes realizadas e deliberaes tomadas

redigidos na forma narrativa, por ordem cronolgica;

fecho encerramento do trabalho; assinatura.

Modelo de fechos Anexo 11

A ata deve ser redigida de tal maneira que no seja possvel qualquer modificao posterior. Para evitar isso deve se escrita:

sem pargrafos ou alneas, ocupando todo o espao da pgina; sem abreviaturas de palavras ou expresses; nmeros escritos por extenso; sem rasuras nem emendas;

29

Programa CIEE de Educao a Distncia

sem uso do corretivo; com verbo no tempo pretrito perfeito do indicativo.

As ressalvas nas atas se fazem pelo acrscimo da palavra retificadora digo: Fizeram trs relatrios, digo, cinco. No caso da rasura ser notada apenas no final, dever ser usada a expresso: Em tempo: onde se l...leia-se... Em tempo: Onde se l: trinta e dois votos a favor, leia-se "trinta e cinco votos a favor. Acrscimos tambm podem ser feitos com a expresso Em tempo. Em tempo: Na relao dos ausentes acrescenta-se Luiz Mauro Santy. Modelo de ata anexo 12

30