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PROGRAMA DE PS-GRADUAO EM CINCIA DA INFORMAO MESTRADO EM CINCIA DA INFORMAO UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAO SOCIAL

RAQUEL TORRES THOM

ELEMENTOS DE IDENTIFICAO DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL PARA A GESTO DE DOCUMENTOS: ESTUDO DE MODELOS METODOLGICOS A PARTIR DA LITERATURA ARQUIVSTICA DA ESPANHA E DO BRASIL

Niteri 2012

RAQUEL TORRES THOM

ELEMENTOS DE IDENTIFICAO DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL PARA A GESTO DE DOCUMENTOS: ESTUDO DE MODELOS METODOLGICOS A PARTIR DA LITERATURA ARQUIVSTICA DA ESPANHA E DO BRASIL

Projeto de pesquisa apresentado ao Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para a obteno do ttulo de Mestre em Cincia da Informao. Orientadora: Profa. Dra. Ana Clia Rodrigues. Linha de Pesquisa: Fluxos e Mediaes Scio-Tcnicas da Informao.

Niteri 2012

RAQUEL TORRES THOM

ELEMENTOS DE IDENTIFICAO DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL PARA A GESTO DE DOCUMENTOS: ESTUDO DE MODELOS METODOLGICOS A PARTIR DA LITERATURA ARQUIVSTICA DA ESPANHA E DO BRASIL

Projeto de pesquisa apresentado ao Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para a obteno do ttulo de Mestre em Cincia da Informao. Linha de Pesquisa: Fluxos e Mediaes Scio-Tcnicas da Informao. Aprovado em: ____________________

BANCA EXAMINADORA
__________________________________________________________________

Profa. Dra. Ana Clia Rodrigues (Orientadora) UFF


___________________________________________________________________

Profa. Dra. Lucia Maria Veloso (Membro Titular externo) Fundao Casa de Rui Barbosa
___________________________________________________________________

Prof. Dr. Carlos Henrique Marcondes (Membro Titular interno) UFF


___________________________________________________________________

Profa. Dra. Anna Carla Almeida Mariz (Membro suplente externo) UniRio

___________________________________________________________________

Prof. Dr. Eduardo Ismael Murguia Maraon (Membro suplente interno) - UFF

Niteri 2012

Dedico este trabalho aos meus pais, que me impulsionam e me incentivam a sempre continuar estudando.

AGRADECIMENTOS

Nada nesse trabalho seria igual se no fossem as pessoas que, de alguma forma, contriburam nessa construo. Aos meus amigos que estiveram do meu lado me dando apoio e entendendo meus momentos de recluso. Aos professores da UFF, em graduao e ps-graduao, que so exemplos de mestres e me estimularam nessa pesquisa com seus conselhos sinceros, aulas inspiradoras e correes precisas: Maria Rosngela Cunha, Lucia Maria Velloso de Oliveira, Carlos Henrique Marcondes, Srgio Conde de Albite Silva, Mrcia Heloisa Tavares de Figueredo Lima e Ldia Silva de Freitas. toda minha famlia, pelo incondicional amor, pelo carinho e compreenso, por acreditar nos meus sonhos e ajudar a torn-los realidade. FAPERJ pelo apoio fundamental para a realizao dessa pesquisa. minha orientadora Ana Clia Rodrigues, pela acolhida imediata, por me ensinar com prazer, por entender minhas idias e transform-las em pesquisa.

[Os documentos] representam um meio de transmitir a herana cultural do passado, pois encerram idias e princpios, nos quais se apiam os governos, a explicao da intricada organizao social e econmica do homem e a prova do seu crescimento, material e

intelectual. (Theodore Roosevelt Schellenberg, 1980)

RESUMO

Estudo da metodologia da Diplomtica relacionada com a identificao arquivstica, como parmetro para a gesto de documentos e os elementos que devem integrar os formulrios utilizados nesta investigao sobre os documentos de arquivo. O uso das tecnologias da informao aplicada aos programas de gesto de documentos trouxe ainda mais questes que vem estimulando a pesquisa na rea, em busca de solues para produzir documentos autnticos em meio eletrnico. Da a necessidade de estudar as caractersticas que os documentos apresentam, analisados atravs da sua relao com o contexto onde foram produzidos, finalidade da identificao arquivstica enquanto mtodo e perspectiva contempornea da Diplomtica, como fundamento terico desta metodologia. Assim, o objetivo geral desta pesquisa discutir a identificao de tipologia documental aplicada definio de padres de gesto de documentos, a partir da literatura arquivstica da Espanha e Brasil e, especificamente, analisar os formulrios de identificao de tipologia documental apresentados nestas experincias e elaborar um modelo de formulrio de identificao para a gesto de documentos. Espera-se com os resultados deste trabalho de pesquisa contribuir para a construo terica da arquivstica, incentivando a discusso sobre a aplicabilidade da metodologia de identificao para padronizar os programas de gesto de documentos. Palavras-chave: Documentos. Identificao Arquivstica; Diplomtica; Gesto de

ABSTRACT

Study about the methodology related with the Archival Identification as a parameter to the records management and which elements must integrate the instruments used in this investigation about the records of archives. The use of information technology applied to the programs of records management brought more questions that encourage the research on this area, searching solutions to produce authentic records on electronic means. Thence the need to study the features that records exhibit, analysed through its relation with the context in which they were produced, goal of the archival identification as a method and contemporary perspective of Diplomatics, as theoretical fundament of this methodology. Thus, the general goal of this research is to discuss the identification of archival identification applied to the definition of standards of records management through archival literature of Spain and Brazil and, specifically, analyse the instruments of identification of archival identification stated in these experiences and to elaborate a model of identification's instrument to the records management. It is expected, with the results of this research, to contribute to the theoretical construction of the Archival, encouraging the discussion about the applicability of the methodology of identification to standardize the programs of records management. Keywords: Archival Identification; Diplomatics; Records Management.

LISTA DE TABELAS

Tabela 1 - Definies de identificao na literatura arquivstica .................34 Tabela 2 - Atividades da Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos.................................................................................73 Tabela 3 - Experincias metodolgicas de identificao: estudo dos modelos e seus fundamentos.....................................................................84 Tabela 4 - Formulrios de identificao de tipologia documental: estudo dos elementos.....................................................................................87

SUMRIO

1 INTRODUO .............................................................................................. 11 2 METODOLOGIA............................................................................................ 20 3 RELAO DA DIPLOMTICA COM A ARQUIVSTICA ............................... 22 3.1 O conceito e o objeto da Diplomtica na literatura arquivstica .................. 22 3.2 O uso da metodologia da Diplomtica pela Arquivstica ........................... 27 4 IDENTIFICAO COMO ETAPA DO TRATAMENTO TCNICO

ARQUIVSTICO................................................................................................ 31 4.1 O conceito e o objeto da identificao arquivstica ..................................... 31 4.2 Os procedimentos e a finalidade da metodologia de identificao ............. 36 5 GESTO DE DOCUMENTOS: FUNDAMENTOS E ESTRATGIAS ............ 42 5.1 Breve histrico do conceito de gesto de documentos .............................. 42 5.2 As metodologias da gesto de documentos: identificao, classificao e avaliao .......................................................................................................... 48 5.3 O Programa e o Sistema de Gesto de Documentos como estratgia econmica ........................................................................................................ 54 6 IDENTIFICAO ARQUIVSTICA COMO BASE DA GESTO DE DOCUMENTOS: experincias, procedimentos metodolgicos e formulrios .. 61 6.1 Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri ........................... 61 6.2 Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos................... 66 6.3 Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG .................................................. 75 7 CONSIDERAES FINAIS .......................................................................... 99 REFERNCIAS .............................................................................................. 103 ANEXO A Questionrio de Tipos documentais. Manual de Tipologa Documental de los Municpios. Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri, 1988 ............................................................................. 107 ANEXO A ANEXO B - Estudio de Identificacin y Valoracin de Series Documentales. Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos, 2000 ......................................................................................... 108 ANEXO C 1. Formulrio de levantamento de dados do rgo produtor, 2. Formulrio de levantamento de dados de tipologia documental, 3. Verbete de identificao de tipologia documental - Manual de tipologia documental da Prefeitura Municipal de Campo Belo, 2003. ................................................... 111

1 INTRODUO

Desde 2006, ainda como aluna do curso de graduao em Arquivologia da UFF, me interessei pelo tema da Diplomtica e sua metodologia como importante contribuio para a construo terica da Arquivstica. As questes relacionadas ao tratamento da informao e do documento de arquivo com base na metodologia da Diplomtica me interessaram como tema de pesquisa, razo pela qual me direcionei ao mestrado do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da UFF. Minha inteno inicial de pesquisa era estudar a metodologia da Diplomtica aplicada aos documentos digitais. Ingressando no mestrado sob orientao da Profa. Dra. Ana Clia Rodrigues, pude conhecer os fundamentos tericos e metodolgicos da Identificao arquivstica, um novo tema de pesquisas para a rea, que estuda a identidade ao documento de arquivo, fundamentando a delimitao de tipo, srie e fundo documental. A partir das aulas que assisti no mestrado, das leituras feitas para as disciplinas, das palestras e debates realizadas em congressos e eventos, pude perceber a relao entre a metodologia da Diplomtica e a gesto de documentos, convencionais e digitais, discusso que no se esgotou, ao contrario, continua precisando de mais estudos. Torna-se cada vez mais necessrio que arquivistas e profissionais da informao que trabalham com arquivo estreitem laos com as reas de computao e tecnologia da informao para desenvolver estudos aplicados que venham contribuir para consolidar as respectivas reas no campo digital. O campo da informao grande e ilimitado, quem acaba estabelecendo seus limites so os prprios profissionais da rea. preciso mostrar competncia, ousadia e domnio intelectual, pois assim o arquivista abre caminhos para uma atuao conjunta com profissionais envolvidos com a gesto de documentos, inclusive produzidos em meio eletrnico. Os problemas que surgem no campo da Informao, decorrentes dos avanos cientficos e tecnolgicos como a produo desordenada e sem padronizao dos documentos - inclusive digitais - e dos requisitos para
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definies de metodologia para a gesto de documentos, tem justificado um aumento de pesquisa na rea. Essa grande produo de documentos em meio eletrnico faz surgir a necessidade de uma gesto de documentos eletrnicos e da padronizao nas tarefas arquivsticas. Meu tema inicial de interesse de pesquisa era estudar os metadados de identificao para a gesto de documentos eletrnicos. Entretanto, ao iniciar os estudos sobre o tema, durante as reunies de orientao e acatando as sugestes apresentadas pela banca do exame de qualificao, o tema foi recortado. Verificou-se a necessidade de aprofundamento terico sobre a aplicao da Diplomtica como metodologia da gesto de documentos convencionais. Ainda hoje, muitos pases promovem debates sobre a questo da formulao de requisitos para a gesto de documento de arquivo em reunies e mesas de trabalho, envolvendo profissionais de diversas reas, resultando em modelos de identificao de tipos e sries utilizados para padronizar as tarefas arquivsticas de classificao, avaliao e planejamento da produo documental. Entre estes modelos se pode destacar o trabalho pioneiro do Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri, Espanha (1988), coordenado por Vicenta Corts Alonso; o modelo desenvolvido por Antonia Heredia Herrera (2000), para a Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos do Sistema Andaluz de Arquivos, Espanha e o trabalho coordenado por Ana Clia Rodrigues (2003) na Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG, Brasil. O Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri um modelo pioneiro desenvolvido na Espanha, que influenciou a formao de outros grupos de trabalhos na administrao pblica daquele pas e tambm no Brasil, como o trabalho desenvolvido na Prefeitura Municipal de Campo Belo. Na Espanha, o Sistema Andaluz de Arquivos o primeiro a incorporar esta metodologia da identificao arquivstica como base para a gesto de documentos, privilegiando sua aplicao na primeira fase do ciclo de vida documental, ou seja, no momento da produo, alm de se referir tambm ao uso tradicional desta metodologia no tratamento de documentos acumulados em arquivos. Esta perspectiva aberta pela Andaluzia demonstra a possibilidade de uso da metodologia para o desenho de formulrios de gerenciamento
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eletrnico de documentos, pesquisa que pretende-se desenvolver em momento futuro. No Brasil, os estudos realizados por Ana Clia Rodrigues (2003 e 2008) vm contribuindo para o debate na rea, pois discutem a relao da identificao da tipologia documental com a gesto de documentos e sua aplicao em arquivos do pas. Os modelos que nascem destas experincias de aplicao da metodologia de identificao de tipologia documental para classificar e avaliar documentos de arquivo resultaram em publicaes, que registram as bases tericas, a metodologia e os formulrios que vem servindo de referncia na rea da Arquivstica, razo pela qual foram utilizados como fontes nessa pesquisa. O estudo destes modelos, considerados em suas especificidades e comparados entre si, vir contribuir para a sistematizao do processo de construo terica da metodologia da identificao no contexto das funes arquivsticas, o que justifica a realizao desta pesquisa. A escolha deste recorte de pesquisa, que busca comparar experincias da arquivstica espanhola e brasileira, se justifica pela influncia de discusses tericas sobre o tema, questo que se observa nos estudos realizados por Helosa Bellotto (1982, 2002 e 2006) e Ana Clia Rodrigues (2003 e 2008), cujas idias fundamentam nossas idias de pesquisa. T. R. Schellenberg (1980, p.74) j ressaltava a necessidade de estudos sobre o mtodo na Arquivstica, ressaltando que a anlise do mtodo sempre contribui para o aperfeioamento e a clareza da disciplina. Compete aos arquivistas possuir a probidade funcional que os mova a inquirir novos conceitos e idias. Estas palavras de Schellenberg reafirmam a necessidade de uma constante revisitao das teorias, metodologias e das prticas arquivsticas, a fim de analis-las e compar-las, observando suas influncias, semelhanas, diferenas e mudanas que vm se consolidando na construo terica da prtica e do saber arquivstico. A gesto de documentos um processo de interveno no ciclo de vida dos documentos arquivsticos, que se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos durante todo o seu ciclo de vida incidindo sobre o momento da produo, primeira e segunda
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idade, ou seja, corrente e intermediria. As metodologias que sustentam a gesto de documentos so: a identificao, a classificao, a avaliao e o planejamento da produo de documentos como resultado de aes desenvolvidas pelo rgo produtor, como aponta Rodrigues (2007, p.6). importante deixar claro a diferena entre gesto de documentos eletrnicos e a gesto eletrnica de documentos, conceitos que fundamentam essa pesquisa. Segundo Santos (2005, p. 16 e 17):

O GED [gesto eletrnica de documentos], na sua concepo original, era o instrumento necessrio recuperao daquele material digitalizado, constituindo-se no substituto mais prximo das leitoras/copiadoras de microfilme. [...] Ao contrrio, o gerenciamento de documentos eletrnicos tem como pressuposto o conceito de original, visa gesto de documentos criados em meio eletrnico e cujo original permanece neste meio, embora tambm englobe os documentos digitalizados.

As

instituies

privadas

pblicas

brasileiras

precisam

de

conhecimento e preparo tcnico para solucionar as questes relacionadas gesto de documentos, inclusive digitais. As tecnologias so desenvolvidas e h cada vez mais produo de documentos em meio eletrnico. Essa necessidade vital para o futuro das instituies e para o futuro de todas as prximas geraes, e nesta perspectiva, a Cincia da Informao, a Tecnologia da Informao e a Arquivstica devero contribuir com estudos

interdisciplinares que resultem na necessria padronizao exigida pelo ambiente tecnolgico. Marcondes (1998, p. 20) enfatiza que:
O computador, enquanto ferramenta cognitiva trouxe uma ampliao gigantesca do nosso potencial de manipular representaes. Na verdade, isto que se faz quando se desenvolvem representaes computadorizadas para documentos num arquivo, formadas, por exemplo, por campos como nmero do documento, data de criao, tipo de documento, setor que emitiu o documento e assunto.

Essa ampliao gigantesca que o computador nos permitiu, justamente a possibilidade de podermos acessar e pesquisar os documentos disponveis em meio eletrnico. O acesso a documentos, artigos, livros, pesquisas, trabalhos se tornou mais amplo e diversificado, j que hoje em dia,

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qualquer pessoa pode ter mais facilidade de acesso ao computador e internet, tendo acesso, portanto, a toda informao disponvel nesse meio. O uso das tecnologias da informao aplicada aos programas de gesto de documentos trouxe ainda mais questes que vem estimulando a pesquisa na rea, em busca de solues para produzir documentos autnticos em meio eletrnico. Da a necessidade de estudar as caractersticas que os documentos apresentam, analisados atravs da sua relao com o contexto onde foram produzidos, finalidade da identificao arquivstica enquanto mtodo e perspectiva da Diplomtica Contempornea como fundamento terico desta metodologia.
Foi a partir da introduo da gesto de documentos no campo profissional do arquivista, especificamente para atender as demandas de avaliao documental e planejamento da produo de documentos eletrnicos, que os estudos de identificao da gnese documental se tornaram mais recorrentes na rea. (RODRIGUES, 2008, p. 141)

A identificao arquivstica a etapa do tratamento tcnico arquivstico, no qual so usados os fundamentos tericos e metodolgicos da Diplomtica contempornea para identificar o documento de arquivo, seja ele digital ou convencional, com o objetivo de planejar sua gesto, normalizando procedimentos para sua produo, classificao e avaliao. Os estudos de identificao de tipologia documental se fundamentam no mtodo proposto pela Diplomtica, que em sua perspectiva contempornea tem a anlise conduzida gnese do documento de arquivo. Bellotto (2006, p. 52) aponta que a tipologia documental a ampliao da Diplomtica na direo da gnese documental e de sua contextualizao.
O mtodo de anlise proposto pela tipologia documental, invertendo a perspectiva metodolgica, se fundamenta no princpio de que no procedimento administrativo que reside contextualizao e a chave para compreender o tipo documental e logo, a srie documental. (RODRIGUES, 2008, p.166)

Bellotto sustenta que a tipologia documental incorporou toda a bagagem terica e metodolgica da Diplomtica clssica e que, segundo
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Delmas (1996), essa nova Diplomtica, chamada Diplomtica contempornea, agora menos o estudo da estrutura, da forma, da gnese ou da tradio e mais da tipologia dos documentos. (DELMAS, 1996:49 -70 apud BELLOTTO, 2006, p.53).
A tarefa de identificao de documentos realizada utilizandose como parmetro a tipologia documental e caracteriza-se como contribuio substancial para a gesto de documentos correntes e para a identificao, organizao, eliminao e descrio de documentos acumulados. (Rodrigues, 2008, p.61)

Rodrigues (2008, p. 141), destaca a importncia dos estudos realizados por Luciana Duranti (1995) alegando que
Fundamental destacar as contribuies de Luciana Duranti, pois as bases tericas por ela divulgadas vm inspirando e sustentando o debate internacional sobre a pertinncia da aplicabilidade desta metodologia no campo da arquivstica, precisamente no contexto da gesto de documentos eletrnicos.

Neste sentido possvel afirmar que a Diplomtica clssica passou por modificaes e hoje a Arquivstica se beneficia desta nova perspectiva de ser mtodo para o estudo da gnese do documento e de sua contextualizao no mbito da funo que define sua produo. A Diplomtica contempornea vem sendo cada vez mais utilizada metodologicamente na identificao dos tipos documentais e das sries dentro da gesto de documentos. Diante de tais consideraes sobre o tema, as seguintes questes permeiam esse trabalho: como a metodologia da identificao de tipologia documental, fundamentada nos parmetros da Diplomtica, vem sendo utilizada para a gesto de documentos na Espanha e do Brasil? Quais os elementos devem ser considerados nos formulrios para o estudo de identificao dos documentos de arquivo? Assim, o objetivo geral desta pesquisa discutir a identificao de tipologia documental aplicada definio de padres de gesto de documentos, a partir da literatura arquivstica da Espanha e Brasil. Especificamente, tem por objetivos: apresentar os fundamentos tericos e metodolgicos da Diplomtica como parmetro para identificao da tipologia documental no contexto da gesto de documentos; descrever as experincias
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de aplicao da metodologia de identificao de tipos documentais para fins de implantao de programa de gesto de documentos na Espanha e no Brasil e analisar os formulrios de identificao de tipologia documental apresentados nas experincias da Espanha e Brasil, elaborando um modelo de formulrio para a gesto de documentos, que possibilite a continuidade dos estudos sobre a aplicao desta metodologia para a gesto dos documentos eletrnicos. Esta pesquisa discute a metodologia da Diplomtica relacionando-a com a identificao arquivstica, abordada como parmetro para a gesto de documentos e quais os elementos que devem integrar os formulrios utilizados nesta investigao sobre os documentos de arquivo. A informao sobre a ao administrativa registrada em documentos de arquivo e os procedimentos para sua gesto a partir dos parmetros normalizados, ser objeto de estudos na Linha de Pesquisa Fluxos e Mediaes Scio-Tecnicas da Informao, que estuda a gesto da informao, qual esta pesquisa est vinculada Fonseca (2005), aborda o tema da interdisciplinaridade que caracteriza a construo terica da Arquivstica, debate cada vez mais intenso nos dias atuais. A autora apresenta as idias de Thomassem (2006), segundo o qual, o objeto da Arquivstica mudou se observado numa nova perspectiva: antes era o arquivo e agora a informao arquivstica ou a informao registrada orgnica, expresso que os canadenses criaram para designar a informao gerada pelos processos administrativos e por eles estruturada de forma a permitir uma recuperao em que o contexto organizacional desses processos seja o ponto de partida (FONSECA, 2005, p. 59). Theo Thomassem (2006) argumenta que a informao registrada e estruturada tendo em vista uma possvel reutilizao, em outro momento ou outro lugar e que os objetos da Arquivstica so: a informao relacionada a processos, os processos atravs dos quais esta informao gerada e estruturada e as circunstncias sob as quais estes processos so moldados e executados (THOMASSEM, 2006, pg. 7 e 16). Diante disso, considerando que o objeto principal da Arquivstica so os documentos de arquivo que contm a informao orgnica, ou seja, a ao que define sua produo, torna-se necessrio contextualizar o objeto da Cincia da Informao.
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Segundo Griffith (1980, apud CAPURRO, 2003, p. 4) uma definio clssica da Cincia da Informao diz que essa cincia tem como objeto a produo, seleo, organizao, interpretao, armazenamento, recuperao, disseminao, transformao e uso da informao, ou seja, todos os processos ligados ao tratamento da informao, desde sua produo at o uso desta mesma informao. Nesta perspectiva, a Arquivstica e a Cincia da Informao compartilham de perspectivas sobre o tratamento e acesso informao, que no mbito da arquivstica produto de ao administrativa registrada nos documentos de arquivo. Esta pesquisa est estruturada em 7 captulos. O captulo 1 a introduo, onde apresentado o tema da pesquisa e o contexto histrico em que se situa, assim como o problema e os objetivos que a norteiam. No captulo 2 vem descrita a metodologia da pesquisa, as fontes utilizadas e os procedimentos para a coleta de dados e anlise dos resultados. No captulo 3 busca-se apresentar a relao da Diplomtica com a Arquivstica, analisando os fundamentos tericos e metodolgicos da Diplomtica, descrevendo o conceito e o objeto da Diplomtica a partir da literatura arquivstica e o uso da metodologia da Diplomtica pela Arquivstica. O captulo 4, dedica-se a apresentar a identificao como etapa do tratamento tcnico arquivstico, analisando os fundamentos tericos e metodolgicos da identificao arquivstica, apresentando seu conceito, objeto, procedimentos e a finalidade da metodologia de identificao. No captulo 5 busca-se apresentar a gesto de documentos, seus fundamentos e estratgias, analisando os fundamentos tericos e

metodolgicos da gesto de documentos, conhecendo o histrico do conceito, as metodologias da gesto de documentos (identificao, classificao e avaliao) e o sistema de gesto de documentos como estratgia econmica. No captulo 6, busca-se apresentar a identificao arquivstica como base da gesto de documentos, descrevendo e analisando as experincias de aplicao da metodologia de identificao de tipos documentais do Brasil e da Espanha, suas experincias, procedimentos metodolgicos e formulrios, visando elaborar, um modelo de formulrio para a gesto de documentos. No captulo 7 apresentam-se as consideraes finais dessa pesquisa.

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Espera-se com os resultados desse trabalho de pesquisa, apresentar subsdios para as discusses sobre a aplicabilidade da metodologia de identificao para padronizar os programas de gesto de documentos, contribuindo, assim, para a construo terica da arquivstica.

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2 METODOLOGIA

Esta uma pesquisa de natureza terica, que se classifica quanto aos seus objetivos como exploratria, pois se fundamenta na anlise de exemplos que estimulam a compreenso do objeto de estudos e quanto aos seus procedimentos tcnicos, como bibliogrfica, elaborada a partir de material j publicado, constitudo principalmente de livros, artigos de peridicos e atualmente com material disponibilizado na Internet (GIL, 1994) e documental, uma vez que utiliza como fonte de investigao os modelos de formulrios de identificao de tipologia documental propostos nesta literatura estudada. A elaborao desta investigao foi realizada em trs fases: coleta dos dados, a demonstrao dos dados e a anlise dos resultados, a partir dos seguintes procedimentos metodolgicos: Fase 1 Coleta de Dados 1. Levantamento bibliogrfico e reviso de literatura sobre os temas da identificao arquivstica, Diplomtica e Gesto de documentos; o conceito de tipo e de srie documental, relacionando-os aplicabilidade da metodologia da identificao de tipos documentais nos programas de gesto de documentos. 2. Levantamento bibliogrfico documental, reviso de literatura e anlise de sites institucionais para o estudo dos modelos de gesto de documentos estudados: 2.1. Espanha Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos (Sistema Andaluz de Arquivos) 2.2. Brasil Prefeitura Municipal de Campo Belo

As fontes consultadas para elaborao dos fundamentos tericos consistem em livros e manuais de arquivo, de emprstimo pessoal da biblioteca de minha orientadora; teses e dissertaes do repositrio digital da USP; artigos de revistas disponveis na internet e sites institucionais.
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importante salientar a escassez de material bibliogrfico disponvel sobre os temas estudados sobre identificao arquivstica e tipologia documental alm da inexistncia de bibliotecas especializadas no assunto, dificultando o levantamento destas fontes de consulta. Fase 2 Compilao e demonstrao de dados 3. Elaborao de tabelas que apresentam dados comparativos dos modelos de gesto estudados, com os seguintes elementos: 3.1. Tabela III - Experincias metodolgicas de identificao: estudo

dos modelos e seus fundamentos Modelo Conceitos (identificao, tipo documental e srie documental) Objeto de estudos mbito de aplicao Finalidade Formulrio de identificao 3.2. Tabela IV Formulrios de identificao de tipologia documental:

estudo dos elementos Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos Prefeitura Municipal de Campo Belo Fase 3 Anlise dos resultados A partir da analise comparativa dos elementos apresentados nos formulrios propostos nestes modelos de gesto estudados, elaboramos uma proposta de formulrio de identificao de tipologia documental para ser aplicada em programas de gesto de documentos.

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3 RELAO DA DIPLOMTICA COM A ARQUIVSTICA

3.1 O conceito e o objeto da Diplomtica na literatura arquivstica Embora a Diplomtica seja uma disciplina antiga, ainda permanece o debate sobre as diferenas quanto ao seu conceito e seu objeto de estudos. Para Romero Tallafigo (1994, traduo nossa) a Diplomtica a cincia das formas documentais. Romero Tallafigo (1994, p. 20, traduo nossa) esclarece ainda que: o objeto da Diplomtica est hoje bem definido: o documento, que nunca pode ser uma realidade humana isolada das demais que configuram a hist ria. O autor alega tambm que:
A linguagem e a escrita mecnica que se exige aos documentos contemporneos deve ter decoro e preciso jurdica, mas tambm polir-los e adequ-los a uma concepo de servio ao cidado comum, em cuja compreenso est a chave da eficcia administrativa. (ROMERO TALLAFIGO, 1994, p. 41, traduo nossa)

Galende Daz e Garcia Ruiprez (2003, p. 8, 9 e 16, traduo nossa) apresentam o conceito de Diplomtica citando Batelli (1999): a disciplina que determina e julga a autenticidade dos documentos, mediante a anlise de seus caracteres externos e internos. Para os autores mais do que a busca somente pela autenticidade do documento, o objeto formal da Diplomtica demonstrar mediante a reviso dos tais caracteres, se o documento utilizado o adequado para a tramitao e transmisso e que todo documento, independente da poca em que foi elaborado, objeto da Diplomtica, que tendo a categoria de cincia autnoma, est vinculada a outras disciplinas que atuam mutuamente como auxiliares. Sobre o objeto da Diplomtica Duranti (1995, p. 9) declara que o estudo da relao entre a natureza da ao que gera um documento e a forma do documento um dos objetos especficos da Diplomtica e defende o estudo da Diplomtica:
A Diplomtica estuda o documento escrito, (...) a evidncia que se produz sobre um suporte (papel, fica magntica, disco, lmina, etc.) por meio de um instrumento de escrita (lpis, caneta, mquina de escrever, impressora, etc.) ou de um 22

aparato que grava imagens, dados e/ou vozes. (DURANTI, 1995, p. 17)

A autora conclui ento que o objeto da Diplomtica no qualquer documento escrito que se estude, mas somente o documento de arquivo, acrescentando que documento de arquivo um documento criado ou recebido por uma pessoa fsica ou jurdica no curso de uma atividade prtica (DURANTI, 1995, p. 18). Duranti (1994, p. 12) defende que nos dias atuais, os conceitos diplomticos constituem a chave intelectual dos arquivistas para o mundo eletrnico e isso nos mostra que no mbito internacional a Diplomtica e seus parmetros tericos e metodolgicos so extremamente importantes tambm na atualidade para o tratamento arquivstico dos documentos digitais e eletrnicos. A autora prope um abandono da perspectiva fsica dos documentos por uma perspectiva intelectual e contextual, se desprendendo do suporte e focando numa compreenso de que a Diplomtica deve ser usada tambm alm da sua aplicao histrica de documentos medievais. Para que os documentos sejam usados como prova de fato e ao, Duranti (1994) aponta que os documentos devem ser subordinados a uma das 3 regras: a regra da melhor prova, quando um documento original a fonte mais confivel daquilo que ele contm ; a regra da autenticao, que requer que parte que apresenta o documento como prova introduza alguma outra prova exterior ao prprio documento para demonstrar que ele o que se prope ser; e a regra da garantia circunstancial de fidedignidade, onde considera a adequao das circunstncias de criao de um registro como um substituto para a tradicional garantia do interrogatrio de testemunhas . (DURANTI, 1994, p. 4-5) A autora alega tambm que o nico profissional que pode apresentar critrios objetivos para a avaliao do peso da prova documental o profissional de diplomtica ou o arquivista com conhecimento dos princpios, conceitos e mtodos da diplomtica (DURANTI, 1994, p. 6) Delmas (1996, traduo nossa) defende que a Diplomtica

contempornea pode ser usada para auxiliar na criao da forma dos documentos, considera os elementos da forma como os elementos de identidade e v os elementos previstos na Diplomtica contempornea como
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metadados1, quando utilizado como fundamento para a produo de documentos eletrnicos. O autor considera a Diplomtica capaz de auxiliar a avaliao e outras atividades arquivsticas, destacando tambm que os documentos de arquivo so fontes de memria. Para Delmas o documento de arquivo orgnico por causa do contexto, sendo o documento a mesma coisa que informao orgnica. Delmas (1996, p. 443) aponta a informao como o objeto da Diplomtica Contempornea, independentemente do suporte, que segundo ele tem o objetivo de facilitar para os medievalistas o acesso aos documentos por meio da crtica, a anlise, a autenticao, a transcrio, anotao, edio e at mesmo a traduo dos atos e outros textos. Segundo Michele Ansani (2003), nesse incio de sculo houve importantes mudanas para a Diplomtica, uma ampliao do seu mbito de estudos at ento restrito aos documentos medievais.
A diplomtica tradicionalmente conhecida por ser a cincia da anlise do documento, e seu objetivo como cincia que seus princpios so inerentes natureza dos documentos. E se isto assim, ento a diplomtica pode ser usada como uma ferramenta para os sistemas de gesto eletrnica de documentos e para definir as normas a que esto associados. (ANSANI, 2003, p. 8, traduo nossa)

Garcia Ruiperez (s/d, p. 1) sugere que o estudo dos tipos documentais atuais constitui a execuo dos estudos diplomticos feitos sobre os documentos medievais. Bellotto confirma que a Diplomtica voltada para a estrutura formal do documento e a tipologia para a lgica orgnica dos conjuntos documentais: a mesma construo diplomtica em todos os documentos do mesmo tipo, para que se disponha sobre ou cumpra a mesma funo. (BELLOTTO, 2006, p.52) Para Bellotto (2006) a espcie documental configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas objeto da diplomtica e a tipologia documental ocupa-se do tipo documental configurao que assume a espcie
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Segundo a NISO - National Information Standard Organization (2004, p.1 apud Sayo 2010, p.5), metadados a informao estruturada que descreve, explica, localiza, ou possibilita que um recurso informacional seja fcil de recuperar, usar ou gerenciar.

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documental de acordo com a atividade que a gerou. Alm disso, a autora considera o objeto da Diplomtica e o objeto da tipologia documental:
O objeto da diplomtica a configurao interna do documento, o estudo jurdico das partes e dos seus caracteres para aquilatar sua autenticidade e fidedignidade, enquanto o objeto da tipologia o estuda como componente de conjuntos orgnicos, isto , como integrante da mesma srie documental, advinda da juno de documentos correspondentes mesma atividade. (BELLOTTO, 2006, p. 52)

Bellotto (2002, p. 13) ressalta que a Diplomtica, por definio, ocupase da estrutura formal dos atos escritos de origem governamental e/ou notarial. Segundo a autora (BELLOTTO, 2006, p. 52, 62-63) a tipologia documental a ampliao da diplomtica na direo da gnese documental e de sua contextualizao nas atribuies, competncias, funes e atividades da entidade geradora/ acumuladora e sua aplicao aparece na Diplomtica, a anlise tipolgica parte da espcie e na arquivstica, a anlise tipolgi ca parte do princpio da provenincia. Bellotto, (2006, p. 48) destaca tambm que a cada tipologia corresponde uma frmula Diplomtica, que d significado jurdico ao contedo e que:

O tipo documental a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa e sobre a espcie diz que a espcie torna-se tipo quando lhe agregamos a sua gnese, a atividade / funo / razo funcional / que lhe gera a aplicao de uma actio em uma conscriptio (a espcie). (BELLOTTO, 2006 p. 57).

Rodrigues (2003, pg. 44) ressalta que a tipologia documental, tambm chamada por alguns tericos de diplomtica contempornea, uma rea nova, produto de uma reviso do desenvolvimento e da atualizao dos princpios formulados pela diplomtica clssica. A literatura da arquivstica e da Diplomtica estudada nessa pesquisa registra denominaes diferentes para a Diplomtica, relacionando-a com a

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nova perspectiva de sua aplicao, denominada Diplomtica contempornea, Diplomtica Arquivstica ou ainda tipologia documental. Duranti (1995, p. 36) se posiciona quanto a esses vrios tipos de denominaes da Diplomtica, alegando que: s uma diplomtica, quando se usa para os fins de outra disciplina torna-se um com ele, igual a um metal em uma liga. Romero Tallafigo (1994, p. 17, traduo nossa) apresenta em seu estudo uma Diplomtica mais preocupada com a autenticidade de fontes histricas e tambm uma Diplomtica aplicada aos processos arquivsticos da atualidade, sendo que a primeira uma cincia de recriao das formas documentais de um passado, ou mesmo para recriar o passado atravs da mera formalidade do documento e a Diplomtica da atualidade considerada como:
Uma cincia instrumental aplicada organizao e mtodos de gerncia das administraes pblicas e privadas. Necessitam conhecer as formas, os suportes e o estilo formulstico, para delinear uma de suas melhores ferramentas arquivsticas: o documento.

Heloisa Bellotto (2006, p. 5253) demonstra que Diplomtica arquivstica ou Diplomtica contempornea so a mesma cincia, e alega que:
Por isso, a tipologia documental, ao incorporar todo o corpo terico e metodolgico da antiga diplomtica, pode ser chamada de diplomtica arquivstica ou (...) de diplomtica contempornea, como quer Bruno Delmas. Para ele, a preocupao da diplomtica , agora, menos o estudo da estrutura, da forma, da gnese ou da tradio e mais tipologia dos documentos.

A Diplomtica foi passando por algumas mudanas em funo do uso de sua metodologia, desde a Diplomtica clssica at a Diplomtica contempornea ou a tipologia documental, ou seja, a Diplomtica evoluiu ao longo do tempo se moldando de acordo com necessidades especficas de sua aplicao para estudar documentos como prova de ao. Segundo Paola Carucci o objeto dos modernos estudos da Diplomtica a unidade arquivstica elementar, analisada enquanto espcie documental, servindo-se dos seus aspectos formais para definir a natureza jurdica dos atos
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nela implicados, tanto relativamente sua produo, como a seus efeitos. (CARUCCI, 1987 apud Bellotto, 2002, p. 17) Para Carucci (1987):
A Diplomtica a disciplina que estuda os documentos singulares ou, se prefere, a unidade arquivstica elemental (documento, mas tambm pasta, expediente) analisando seu aspecto formal com o fim de definir sua natureza jurdica com relao tanto a sua formao como a seu efeito. (CARUCCI, 1987, pg. 27 apud DURANTI, 1995, p. 21)

Para Ghignoli (1991), a Diplomtica nova chamada contempornea e a mesma que a Diplomtica Clssica, observando que o que muda o objeto, e que seu mtodo pode ser aplicado aos novos formatos atravs da Diplomtica contempornea que o analisa a partir da funo e do contexto e a que foi produzido. Nesta perspectiva, observa-se que a Diplomtica sofreu mudanas ao longo desses anos. Antes a Diplomtica era aplicada apenas ao estudo dos documentos histricos medievais para determinar sua autenticidade; agora ela uma disciplina que auxilia a Arquivstica, na gesto e no tratamento dos documentos de arquivo, sejam eles convencionais ou digitais.

3.2 O uso da metodologia da Diplomtica pela Arquivstica No mbito da Arquivstica a Diplomtica vem sendo aplicada como metodologia de pesquisa para identificar documentos de arquivo. Teve sua origem no Direito e depois teve tambm sua aplicao para auxiliar a Histria, assim como defende Duranti (1995) e Rondinelli (2005), mas hoje j no se limita s a essa finalidade, como a aplicao de sua metodologia aos documentos em meio eletrnico. Dos autores clssicos, Georges Tessier aponta que a finalidade da Diplomtica a descrio e explicao das formas do documento escrito" (TESSIER, 1952, p. 13-15 apud RODRIGUES, 2008, p. 129). Cencetti (apud Duranti, 1995, p. 21) apresenta a finalidade do uso da metodologia: A diplomtica a disciplina que estuda a gnese, formas e transmisso dos documentos arquivsticos e sua relao com os fatos
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representados neles e com seu criador, com a finalidade de identificar, avaliar e comunicar sua verdadeira natureza. Duranti (1995, p. 205) observa que nos documentos em meio eletrnico a descrio estabelecida atravs de em sistema de metadados deve refletir, mediante a articulao expressa das relaes entre formas documentais, procedimento, aes, pessoas, funes e estruturas administrativas. Duranti (1995) defende o mtodo e a aplicao da Diplomtica observando que:
se a diplomtica inevitavelmente til aos investigadores de qualquer ramo do conhecimento humano, essencial para os arquivistas, que podem receber da sistemtica aplicao dos mtodos diplomticos, benefcios especficos para sua tarefa de identificar, selecionar, ordenar e descrever os documentos. (DURANTI, 1995, p. 36)

Para a autora a metodologia da Diplomtica pode ser utilizada em sistemas de informao eletrnica:

a respeito dos sistemas de informao eletrnica, assessorar tambm aos criadores dos documentos sobre a coleta da informao sobre seus sistemas nos sistemas de metadados que documentam os produtos de entrada e sada, a relao entre as sries, a natureza dos servios de software e as funes que permitem os sistemas (DURANTI, 1995, p. 199).

Para Duranti (1995, p. 213) a metodologia diplomtica um meio para apreender o contexto documental administrativo e jurdico, um contexto que o centro de todas as funes arquivsticas e que:
essa capacidade dos registros documentais de capturar os fatos, suas causas e conseqncias, e de preservar e estender no tempo a memria e a evidncia desses fatos, deriva da relao especial entre os documentos e a atividade da qual eles resultam, relao essa que plenamente explorada no nvel terico pela diplomtica e no nvel prtico por numerosas leis nacionais. (DURANTI,1994, p. 2)

Segundo Duranti (1995, p. 19), a Diplomtica permite estudar num documento, o feito da vontade que o origina, enquanto se relacionam ao

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propsito e a conseqncia; o desenvolvimento de seu processo gentico e o carter de sua forma fsica e intelectual. A autora tambm argumenta sobre a importncia do uso da crtica diplomtica para a gesto de documentos (records management), para as funes de avaliao e classificao e que isso requer o desenvolvimento da Diplomtica especial, ou seja, estudos de caso de aplicao. (DURANTI, 1995, p. 5). Paola Carucci (1994, pg. 67, traduo nossa) ressalta que a Diplomtica e seu mtodo pode ser aplicado a documentos contemporneos, defendendo que possvel ampliar aos documentos contemporneos critrios de anlise no muito diferentes aos que a diplomtica aplica aos documentos antigos. Ghignoli (1991) concorda com essa perspectiva de Paola Carucci (1994). Defende que pode-se usar a mesma metodologia, mudando os elementos de anlise do considera que houve uma crise na Diplomtica clssica por ser aplicada somente aos documentos medievais. Crise do que o objeto, o mtodo, cujo esgotamento dos estudos conduziu a uma nova perspectiva, chamada Diplomtica contempornea. Entretanto, Garcia Piqueras no acredita que a Diplomtica tenha sofrido uma crise, mas que as diferentes posies surgidas nos ltimos anos sobre o mtodo diplomtico so uma prova da nova vitalidade dessa disciplina, ou seja, que a Diplomtica possivelmente esteja entrando numa nova fase. (GARCIA PIQUERAS, s/d, p.195 apud RODRIGUES, 2008, p. 128). Rondinelli (2005, p. 55) ressalta que o mtodo diplomtico de isolar os elementos formais de um documento e analis-los separadamente, independentemente do contexto social e temporal em que foram criados e que esse mesmo mtodo pode auxiliar os arquivistas de hoje a analisar os documentos eletrnicos criados num ambiente tecnolgico igualmente diversificado e confuso. Significa dizer que o mtodo da Diplomtica se estende tambm aplicao em documentos produzidos em meio eletrnico. Desde o surgimento da Diplomtica no sc. XVII at meados do sc. XX, ela era vista como a cincia que estudava somente a forma e as caractersticas dos documentos medievais, servindo como metodologia para atribuir sua autenticidade. Na dcada de 80 do sec. XX, a finalidade e mbito
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de aplicao da Diplomtica tornou-se objeto de reflexo pelos diplomatistas e arquivistas e comeou a discusso se a Diplomtica s seria aplicvel aos documentos metodolgicos histricos medievais ser ou se seus princpios aos tericos e

poderiam

aplicveis

tambm

documentos

contemporneos, independentemente do suporte. Surgiram ento, estudos sobre a gnese dos documentos

contemporneos e o uso da metodologia da Diplomtica nessa nova fase, aplicada normalizao de procedimentos para tratar documentos acumulados em arquivos e implantar programas de gesto de documentos. O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado pela Associao de Arquivistas Brasileiros, Ncleo de So Paulo (1996, p. 34, 69 e 74), define espcie documental, como a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas, tipo documental como a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou e a srie documental, como a seqncia de unidades de um mesmo tipo documental. Assim, pode-se afirmar que a Diplomtica estuda as espcies documentais e que em sua nova abordagem, denominada tipologia documental aqui no Brasil, estuda os tipos documentais, questes tratadas por Heloisa Bellotto (1982, 2002 e 2006) e Ana Clia Rodrigues (2003 e 2008). na etapa do tratamento tcnico arquivstico denominada

identificao, que so realizados os estudos sobre caractersticas do rgo produtor e dos seus documentos e que so utilizados os fundamentos tericos e metodolgicos da Diplomtica, na sua abordagem clssica e contempornea. Este tipo de pesquisa denominada identificao realizada nos parmetros da metodologia cientfica, vem conferir rigor para a realizao das tarefas arquivsticas, normalizando procedimentos para a gesto de documentos.

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4 IDENTIFICAO ARQUIVSTICO

COMO

ETAPA

DO

TRATAMENTO

TCNICO

4.1 O conceito e o objeto da identificao arquivstica Segundo Ana Clia Rodrigues (2008) identificao seria o ato de determinar a identidade do documento de arquivo, de caracterizar os caracteres prprios e exclusivos que conferem essa identidade. Para produzir esse conhecimento necessrio o levantamento de um conjunto de informaes sobre o documento de arquivo em seu contexto de produo e a descrio dos elementos que naturalmente formam a identidade do documento.

Esse conhecimento gerado no processo de identificao a base de todo o tratamento tcnico, desenvolvido ao longo do ciclo de vida dos documentos. Os instrumentos produzidos, que registram as informaes geradas, conferem uma atuao segura para o arquivista planejar as demais funes arquivsticas. (RODRIGUES, 2008, p. 65)

Essas informaes geradas sobre o documento de arquivo em seu contexto de produo caracterizam o vnculo arquivstico, que elemento importante desse processo de identificao. Luciana Duranti defende que ele o componente essencial do documento de arquivo, que revela sua verdadeira natureza, que determina sua identidade, pois definido pela sua ligao com o rgo produtor, ou seja, a relao que existe entre os documentos e o rgo que o produziu. (DURANTI, 1997 apud RODRIGUES, 2008, p.65). Os estudos de identificao podem ser desenvolvidos em qualquer uma das fases do ciclo de vida dos documentos, podendo comear na sua produo, para efeito de implantao de programas de gesto de documentos como tambm na sua acumulao, para controlar fundos transferidos ou recolhidos aos arquivos. (RODRIGUES, 2008, p. 69) A identificao enquanto mtodo de pesquisa em arquivstica vem sendo utilizado para fundamentar as funes que sustentam o tratamento tcnico documental, pois seu objetivo a normalizao de parmetros para

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identificar os documentos de arquivo e definir as sries documentais, perspectiva de pesquisa aberta por Rodrigues (2003 e 2008). A definio de padres para a identificao de sries para documentos produzidos, por exemplo, em meio eletrnico, muito importante j que neste ambiente no possvel um agrupamento fsico que possa facilitar a visualizao material da atividade que define tal agrupamento dos documentos em sries. Mendo Carmona (2004, pg. 36, traduo nossa) reconhece que a identificao arquivstica o suporte de todo o tratamento arquivstico, ou seja, ela tambm coloca a identificao como um processo que pode ser usado antes das funes de classificao, avaliao e descrio. Garca Ruiprez (2007, p. 1, traduo nossa) argumenta que a identificao de sries fundamental para classificar, descrever, selecionar, dar acesso e difundir a documentao e que precede as demais funes arquivsticas. Sierra Escobar (2005, p. 10, traduo nossa) entende que a identificao uma tarefa de tipo intelectual e no fsica, o que nos remete ao que defende Lpez Gmez (1998 p. 39, traduo nossa) sobre o arquivista ser um pesquisador por ofcio: pesquisa da instituio produtora dos documentos, pesquisa dos documentos e pesquisa da relao entre a instituio e os documentos produzidos; o arquivista pesquisador das instituies, [...] deve organizar e descrever os documentos mediante uma metodologia arquivstica. Essa pesquisa das instituies que Lpez Gmez (1998) se refere, juntamente com a pesquisa aos documentos produzidos, a base da identificao arquivstica. A importncia da anlise documental e da histria da instituio se mostra por meio do processo de identificao das diferentes sries documentais, onde passamos desde as origens legislativas, normas, procedimentos e trmites que originam cada srie, ao conhecimento do rgo emissor / receptor e suas funes e competncias, as atividades desenvolvidas no exerccio das mesmas, e a forma documental em que se manifestaram no tempo, como atesta o autor. (LOPEZ GOMEZ, 1998, p. 39, traduo nossa) Fazendo uma comparao com os seres vivos, o autor destaca que os organismos nascem, se desenvolvem, se diversificam e desaparecem,
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deixando uma trilha documental contnua como prova e testemunho de suas atividades, que se manifestam nos tipos e sries documentais que produzem. (LOPEZ GOMEZ, 1998, p. 40, traduo nossa) De acordo com esse aspecto intelectual Sierra Escobar aponta alguns problemas para a realizao da pesquisa de identificao, relatando que a raiz desse problema se encontra nas deficincias conceituais sobre a identificao, a classificao dos documentos nas instituies de origem e a falta de conhecimento preciso sobre a documentao que geram as dependncias no exerccio de suas funes. (SIERRA ESCOBAR, 2005, p. 4, traduo nossa) Nessa perspectiva do conceito, Maria Luisa Conde Villaverde define identificao como a fase do tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo (CONDE VILLAVERDE, 1991, p. 18 apud RODRIGUES, 2008, p. 51). Esta mesma definio incorporada pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica Espanhol (1993, p. 37), passando a ser utilizada em larga escala pelos arquivistas espanhis. Para Molina Nortes e Leyva Palma (1996, p. 72, traduo nossa), todo o material e informaes recolhidas na fase da identificao, permite elaborar um quadro de classificao que serve para dotar os conjuntos documentais de uma estrutura sistemtica, que seja reflexo do funcionamento do rgo produtor. O regulamento do Sistema Andaluz de Arquivos, projeto coordenado por Antonia Heredia Herrera, define a identificao como a:
primeira fase do tratamento arquivstico, que consiste na anlise da organizao e das funes das pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas e das sries documentais que produzem como base para a avaliao documental e para a organizao e descrio arquivsticas. A identificao obrigatria para qualquer fundo documental e dever se feita, preferencialmente, nas reas de produo documental. (Art. 27 Decreto 97/2000 apud RODRIGUES, 2008, p.53)

La Torre Merino e Martn-Palomino y Benito (2000, p. 14, traduo nossa) apresenta a identificao como a primeira fase da metodologia arquivstica; fase de tipo intelectual que consiste na pesquisa do sujeito produtor e do tipo documental, sendo que para o conceito de tipo documental
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Mendo Carmona, (2004, p. 44, traduo nossa) apresenta a seguinte definio da Proposta do Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri: a expresso das diferentes atuaes da administrao refletidas num

determinado suporte e com as mesmas caractersticas internas, especficas para cada um, que determinam seu contedo. O tipo documental objeto da identificao tipolgica que reflete a lgica orgnica dos conjuntos documentais, que por definio a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou (BELLOTTO, 2002, p. 20 apud ROD RIGUES, 2008, p.84) O quadro abaixo sintetiza as definies de identificao arquivstica apresentados pelos autores estudados:

DEFINIES DE IDENTIFICAO NA LITERATURA ARQUIVSTICA

Autor

Definies
Fase do tratamento arquivstico que consiste na investigao e sistematizao das categorias administrativas e arquivsticas em que se sustenta a estrutura de um fundo. Primeira fase da metodologia arquivstica; fase de tipo intelectual que consiste na investigao do sujeito produtor e do tipo documental. Processo de investigao e sistematizao de categorias administrativas e arquivsticas em que sustenta a estrutura do fundo, sendo um de seus objetivos principais assegurar atravs de seus resultados a avaliao das sries documentais.

Conde Villaverde (1991)

La Torre Merino e Martn-Palomino y Benito (2000)

Mendo Carmona (2004)

Sierra Escobar (2005)

Uma tarefa de tipo intelectual e no fsica.

Arquivo Nacional -Brasil (2005)

Processo de reconhecimento, sistematizao e registro de informaes sobre arquivos, com vistas ao seu controle fsico e/ou intelectual.

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Ana Clia Rodrigues (2008)

O ato de determinar a identidade do documento de arquivo, de caracterizar os elementos prprios e exclusivos que conferem essa identidade.

Tabela 1: Definies de Identificao na literatura arquivstica Fonte: a autora

Rodrigues (2008) apresenta a identificao como um ato que dar identidade ao documento. Mendo Carmona (2004) e Conde Villaverde (1991) consideram a identificao como uma fase do tratamento arquivstico. As duas autoras concordam que a identificao arquivstica possui funo de pesquisa, de investigao e sistematizao das categorias administrativas (competncias, funes e atividades) e arquivsticas (tipo e srie documental). La Torre Merino e Martn-Palomino y Benito (2000) alm de compartilharem da mesma idia das referidas autoras quanto ao objeto de estudos da identificao, caracterizam a identificao como a primeira fase da metodologia arquivstica, fase do tipo intelectual, assim como Sierra Escobar (2005) tambm a considera como uma tarefa intelectual e no fsica. Observa-se a partir das definies apresentadas sobre a identificao que, entre os autores estudados, no h um consenso sobre seu conceito. Entretanto, um elemento pode ser observado como algo muito bem delineado nos fundamentos tericos apresentados pelos autores: o objeto de estudos da identificao arquivstica. Maria Luisa Conde Villaverde (1992, p. 42) ressalta que no modelo de identificao desenhado para o Arquivo Geral da Administrao, o seu objeto o elemento orgnico (sujeito produtor) e o elemento funcional (tipo documental), ou seja, so dois objetos: o rgo produtor do documento e os documentos produzidos. De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Espanha (1993, p. 37), o foco da identificao arquivstica so as categorias administrativas e categorias arquivsticas. (apud RODRIGUES, 2008, p. 67) La Torre Merino e Martin-Palomino y Benito (2000, p.14, traduo nossa) descrevem o objetivo e finalidade da identificao como o:
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conhecimento da instituio que produziu o documento, sua evoluo orgnica, competncias administrativas e tipos documentais em que se materializam, procedimentos administrativos e demais disposies que afetam o trmite, elementos imprescindveis para a delimitao da srie documental.

Os autores apontam como resultado da identificao a organizao do fundo, com o estabelecimento do quadro de classificao e a ordenao de suas sries documentais, sentando as bases para sua posterior avaliao e descrio. Assim, percebe-se que o foco principal da identificao arquivstica a coleta de informao sobre os documentos e o rgo que o produziu e dos elementos da sua identidade e tudo que o envolve: sua histria e razo de produo, seu trmite e uso e as funes e atividades atribudos ao rgo que o produziu.

4.2 Os procedimentos e a finalidade da metodologia de identificao Como metodologia para a identificao, La Torre Merino e MartinPalomino y Benito (2000, p. 15, traduo nossa) assinalam: identificao do rgo produtor, identificao do elemento funcional, identificao do tipo documental, delimitao do conceito de srie documental. Rodrigues (2008, p. 67) aponta que a base metodolgica da identificao a aplicao de maneira direta dos princpios da provenincia e da ordem original, sua melhor ferramenta, pois estes princpios dirigem o tratamento dos documentos ao longo de toda sua vida, estabelecendo as operaes arquivsticas que so prprias de cada fase, ressalta a autora. Os elementos para identificao do rgo produtor, segundo Conde Villaverde (1992, p. 42 43 apud RODRIGUES, 2008, p. 71) so: Data de criao e de extino; Data de todos os textos normativos que determinaram uma mudana na estrutura; do rgo (mudana de nome do rgo, supresso e transferncias de competncias);

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rgos que tenham precedido o desenvolvimento das competncias anlogas; e rgos que herdaram competncias semelhantes. Vicenta Cortes Alonso (1986, p. 424 - 426 apud Rodrigues, 2008, p. 75)

no manual de tipologia documental apresenta os seguintes elementos para a anlise dos documentos de arquivo: Srie documental: denominao, cdigo, caracteres externos (gnero, suporte, formato e forma) Entidade produtora Destinatrio Legislao Tramitao Documentos bsicos que compe o processo Ordenao da srie Contedo Vigncia administrativa Prazos de destinao. Maria Rosngela Cunha (s/d, p. 1; 38 apud Rodrigues, 2008, p. 86) a Servio da Marinha do Brasil, para fins de avaliao documental, utilizou a metodologia da identificao considerando-a como levantamento da produo documental, processo desenvolvido para cadastrar os dados da Organizao Militar. O objeto da anlise a tipologia documental produzida pela Organizao Militar, entendendo por tipo a configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. a juno da espcie com a funo documental (p.38). Os elementos usados em fase de produo so: Setor Competncia Atividade Espcie Funo Assunto.
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Bellotto (2006, p. 132) defende que para o processo de identificao arquivstica necessrio estabelecer critrios para a identificao dos fundos, que um nvel do processo da identificao arquivstica, sendo um desses critrios: identificar a funo primordial de um rgo maior capaz de globalizar as atividades de suas vrias reparties deixando claro que a funo mais importante do que o prprio nome do rgo que pode mudar , mas se mantm a mesma competncia maior. Os requisitos para a definio de um fundo so: Possuir nome, ter sua existncia jurdica resultante de lei, decreto, resoluo, etc; ter atribuies precisas, tambm estabelecidas por lei; ter subordinao conhecida firmada por lei; ter um chefe com poder de deciso, dentro de sua rea legal de ao;

ter uma organizao interna fixa. Bellotto (2002, p. 21) demonstra quais os elementos devem ser reconhecidos e estabelecidos no momento de usar a identificao diplomtica do documento: a sua autenticidade relativamente espcie; ao contedo e finalidade; a datao (datas tpica e cronolgica); a sua origem/provenincia; a transmisso/tradio documental; e a fixao do texto. A autora apresenta tambm os elementos a serem reconhecidos na identificao tipolgica, diferenciando-a da anterior: a sua origem/provenincia; a sua vinculao competncia e as funes da entidade acumuladora; a associao entre a espcie em causa e o tipo documental; o contedo; e a datao. Para a arquivstica brasileira, a Diplomtica e a tipologia documental so tarefas complementares, como abordado anteriormente, razo pela qual consideramos nesse estudo que:

legitimo inferir que os mtodos de anlises de uma e outra disciplina so distintos, embora suas finalidades sejam parcialmente coincidentes e que a diplomtica segue tendo seus propsitos prprios, distintos da tipologia documental, uma nova rea de estudos do documento. (RODRIGUES,

2008, p. 169) Nessa perspectiva, a tipologia documental estuda o tipo documental, caracterizando-se como a base terica da pesquisa realizada na segunda fase

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da identificao arquivstica, pois a metodologia da identificao tem como objetos de estudos o rgo produtor e sua tipologia documental. Mendo Carmona (2004, p. 42, traduo nossa), considerando o sujeito como o rgo que produziu ou acumulou o fundo e considerando o objeto como o fundo e cada uma dos agrupamentos documentais nele contidos, reitera que:
A identificao a melhor ferramenta para aplicar o princpio bsico da arquivstica: o do respeito a provenincia e a estrutura interna do fundo. Consiste na investigao das caractersticas dos elementos implicados na gnese do fundo: o sujeito produtor e o objeto produzido.

A autora ressalta que a primeira fase da anlise identificao do rgo produtor do fundo documental e a segunda fase, a identificao e anlise de cada uma das sries documentais (MENDO CARMONA, 2004, p. 42 43, traduo nossa). Para Sierra Escobar (2004, p. 51, traduo nossa):
a base para uma correta identificao a aplicao dos princpios pelos quais se regem a organizao dos documentos, sendo estes o respeito a origem ou provenincia definido como a conservao dos documentos dentro do fundo documental ao que naturalmente pertencem. Este princpio se constitui no fundamento da funo arquivstica, e seu entendimento e aplicao no processo de identificao e denominao de sries, soluciona o tradicional obstculo que se ope a consulta e acesso aos documentos.

O autor apresenta um quadro com as operaes do que ele denomina pesquisa arquivstica: identificao do fundo, identificao da competncia, identificao das funes, identificao do rgo produtor, identificao da atividade administrativa, identificao documentais. Essas operaes da pesquisa arquivstica resultam na identificao da totalidade das sries documentais e tem como finalidade o conhecimento do
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da

srie

com

seus

correspondentes

tipos

sujeito produtor e de suas competncias (SIERRA ESCOBAR, 2004, p. 55, traduo nossa). Para Mendo Carmona (2004, p. 41, traduo nossa) a identificao apresenta um de seus objetivos principais assegurar atravs de seus resultados a avaliao das sries documentais. De acordo com a ata da Primeira Jornada Sobre Metodologia Para a Identificao de Fundos Documentais das Administraes Pblicas2

(organizada pelo Ministrio da Cultura da Espanha, em Madri, no ano de 1991) Mendo Carmona (2004, p.44) apresenta o que os autores consideram que a identificao de sries permite conhecer: a denominao e definio da srie; o rgo produtor; a legislao relativa a atividade e funo materializadas em diferentes tipos documentais; a anlise da tipologia documental; a ordenao da srie; o contedo, dados sobre lugares e pessoas e assuntos em cada srie documental; a vigncia administrativa; a convenincia ou no de custodiar a srie permanentemente ou elimin-la total ou parcialmente; o acesso de consulta aos documentos. Sierra Escobar (2005, p. 4 5, traduo nossa) aponta que a finalidade da fase Identificao o conhecimento da evoluo do sujeito produtor e de suas competncias, informao obtida a partir das seguintes operaes metodolgicas desta pesquisa arquivstica: estudo da estrutura orgnica; estudo das disposies que regulam suas competncias; estudo das normas de procedimentos que regulam o trmite;

GRUPO DE TRABALHO DE ARQUISTAS MUNICIPAIS DE MADRI. Compilacin de Manuales de tipologa documental de los Municipios. Madrid, 1997; e Agustn TORREBLANCA LPEZ, Fuentes documentales para la historia del control administrativo de la representacin de obras teatrales (1939-1985) , 1995.

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estudo das normas que controlam a circulao interna e externa dos documentos na fase de produo

O autor compara com os procedimentos para identificao de documentos desenvolvidos no Mxico (SIERRA ESCOBAR, 2005, p.5, traduo nossa): estudos preliminares; elaborao do plano bsico de identificao, identificao de

documentos e elaborao do plano geral de identificao.

Alm disso, o autor (2005, p.5, traduo nossa) faz uma comparao com a proposta metodolgica do Arquivo Nacional do Brasil, que compreende: a provenincia institucional; a caracterizao documental e a descrio informativa. Sierra Escobar (2004, p. 50, traduo nossa) apresenta com mais clareza a finalidade da identificao, alegando que:
o processo de identificao documental, tem existido durante um longo tempo e, como tal, forma parte crucial no tratamento da documentao administrativa e histrica de qualquer organizao, ao ter como finalidade o conhecimento da evoluo do sujeito produtor e de suas competncias.

Para a organizao, a identificao arquivstica possibilita a confeco do quadro de classificao. Na avaliao a identificao permite a avaliao das sries documentais em relao a sua vigncia, contedo informativo, interesse para a pesquisa, e permite o estabelecimento do prazo de guarda. Na descrio, a identificao favorece a padronizao dos elementos de descrio e o planejamento descritivo do fundo (MENDO CARMONA, 2004, p. 44 46, traduo nossa). Assim, pode-se perceber a relevncia que a identificao arquivstica apresenta para o tratamento tcnico arquivstico e, especificamente, para o desenvolvimento das funes que sustentam os programas de gesto de documentos.
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5 GESTO DE DOCUMENTOS: FUNDAMENTOS E ESTRATGIAS

5.1 Breve histrico do conceito de gesto de documentos Foi no contexto da Segunda Guerra Mundial que surgiu o aumento da necessidade de tratar e recuperar informaes e documentos produzidos e acumulados, perodo que se caracteriza por uma crescente produo documental e a necessidade de documentar os processos administrativos, j que nessa poca intensificaram-se os processos de trabalho e

conseqentemente tambm suas aes documentadas.


Quando o homem comeou a gerar mecanismos de ordem social institucionalizou imprios, monarquias, feudos, estados, republicas etc.., foi ento que o problema da administrao de recursos gerou a necessidade de organizar a informao documental permitindo ter uma melhor administrao da institucionalizao e tomar melhores decises sobre o curso a seguir. (PRADA MADRID, 2009, p. 1-2, traduo nossa)

Surge a partir de ento, a preocupao com a organizao dos documentos e da informao, e as organizaes procuraram maneiras de administrar suas informaes. Apesar de haver tal iniciativa social, esta ficou sujeita aos interesses econmicos pelo qual o manejo dos arquivos no foi aprofundado como uma necessidade das organizaes e por muito tempo foi visto como um problema. (PRADA MADRID, 2009, p. 1-2, traduo nossa) No cenrio brasileiro, logo a partir dos anos 80, o governo comeou a reconhecer que os arquivos e seus documentos apresentavam grande importncia e relevncia para a administrao pblica, por uma questo de valor informativo, econmico ou administrativo. De acordo com Jos Maria Jardim (1987, p.2) a gesto de documentos possua razes j no final do sculo XIX, em funo dos problemas ento detectados nas administraes pblicas destes dois pases [Estados Unidos e Canad], no que se referia ao uso e guarda. Em detrimento aos problemas de massa documental acumulada a aplicao dos princpios da administrao cientfica [...] gerou os princpios da gesto de documentos, os quais resultaram

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[...] da necessidade de se racionalizar e modernizar as administraes, o que pde contribuir diretamente para a administrao das organizaes. O arquivo teve considervel aumento em seu nvel de importncia para o governo e a partir da dcada de 80, inicia-se um movimento de interesse dos governos em considerar os arquivos como instrumentos da gesto governamental e da conscincia nacional. (ARQUIVO NACIONAL, 1995 apud RODRIGUES, 2007, p.4). Surge ento um modelo sistmico de organizao de arquivos: o controle do documento desde sua produo at a destinao final, sendo ela a eliminao criteriosa ou guarda permanente, definido como gesto documental. (RODRIGUES, 2007, p.3) Prada Madrid (2009, p.7, traduo nossa), ressalta que a gesto de documentos surge como a necessidade social de padronizar acervos institucionais e que sempre esteve no desenvolvimento da civilizao, necessidade quase que indita na rea, envolvendo a preocupao com a padronizao. No Brasil, na dcada de 90, foi aprovada a Lei n 8.159/91, conhecida como a Lei Nacional de Arquivos e o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). A gesto de documentos definida na referida lei (art.3) como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto de documentos se aplica idade corrente e idade intermediria, sendo um
conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalizao e eficincia na produo, tramitao, classificao, avaliao, arquivamento, acesso e uso das informaes registradas em documentos de arquivo (DICIONRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA DO CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 1996 apud RODRIGUES, 2007, p.4).

Ela pertence a uma rea da administrao geral relacionada com a busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos mesmos, fases que se assemelham com o que vimos apresentado pelo Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. (DICIONRIO DE
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TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA DO CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 1996 apud JARDIM, 1987, p.1) Llans Sanjuan aponta que falar de gesto de documentos partir como referncia do modelo norte americano que conceitua gesto de documentos (records management) como a rea da gesto administrativa geral relativa a conseguir economia e eficcia na criao, manuteno, uso e disposio dos documentos (ARMA International, 1989, p.17 apud LLANS SANJUAN, 1993, p. 18, traduo nossa). Essa herana oriunda de uma forte ligao entre a gesto de documentos e a administrao, pode ser observada tambm no cenrio brasileiro. De acordo com o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica do Arquivo Nacional (2005, p. 100), a gesto de documentos representa o:
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento. Tambm chamado administrao de documentos.

Porm, esses conceitos da gesto e o seu mbito de aplicao foram se modificando at se aproximarem da definio que encontramos hoje na rea, sofreram evolues ao longo do tempo. Heredia Herrera (1998, p.35, traduo nossa) ressalta que os franceses reconhecem que a teoria das trs idades [...] envolve uma nova orientao da Arquivstica em que no se reconhece separao entre os documentos administrativos e os documentos histricos sendo:
de tal maneira que a gesto dos documentos administrativos e a conservao dos histricos no devem ser consideradas dos especialidades distintas sino estreitamente complementarias. (DURAND-EVRAND, 1995, p. 372 apud HEREDIA HERRERA, 1998, p.35, traduo nossa)

Em relao ao valor histrico do documento para qual atribudo a guarda permanente, importante saber que mesmo os pases que so pioneiros e os mais avanados em gesto de documentos, como Estados Unidos, Canad e Austrlia, que vm da tradio do records management, reconhecem que s 5% da documentao que se produz na Administrao
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entra nos Arquivos para sua conservao permanente. ( HEREDIA HERRERA, 2001, p.4, traduo nossa) Para essa segurana do que precisa ser conservado nos arquivos, essencial que haja preciso das etapas que constituem o corpo tericometodolgico da gesto de documentos. Diante do que considerado como gesto de documentos pela Lei Federal n 8.159 de 1991, Marilena Leite Paes (2006, p. 53 e 54) divide a gesto em trs grandes fases: a produo de documentos, a utilizao de documentos e a avaliao e destinao de documentos. A autora destaca que: a gesto de documentos assumiu nas organizaes papel to relevante quanto gesto de materiais e de recursos humanos, embora ainda no seja assim reconhecido. No mbito da administrao pblica, observa-se uma insuficincia de recursos para produo, uso, acesso e destinao dos documentos e conseqentemente nas informaes que contem os documentos.

As caractersticas da administrao pblica brasileira propiciam, por motivos histrico-culturais, que a informao governamental - espinha dorsal do seu desempenho - seja mal produzida, mal utilizada, mal disseminada e, em geral, eliminada ou conservada sem critrio pela prpria administrao pblica. (JARDIM, 1987, p.5)

Por isso, importante ter em mente que na gesto de documentos o ideal registrar tudo o que acontece nas organizaes e que formam parte de sua memria corporativa entendendo que isso significa que suas funes, competncias, atividades geram as aes registradas em documentos que podero ser utilizados, inclusive posteriormente. (DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p.53, traduo nossa) Segundo o autor (2007, p.54, traduo nossa), existe a vantagem de fazer a relao histrica dos documentos dentro de uma organizao, fazendo conexes entre o que est acontecendo agora e o que j aconteceu anteriormente (DAVENPORT, T H., 2001, p. 8. apud DEL CASTILLO GUEVARA,
2007, p.54,

traduo nossa). Nesses vnculos estabelecidos entre os

documentos e o rgo que os produziram reside a importncia de gerir os documentos permanentes:


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Resulta evidente a importncia de gerir no s os documentos de valor administrativo (valor primrio), mas daqueles que, ainda que no sejam de uso freqente por parte da administrao, se faz necessria sua conservao por seu valor informativo (valor secundrio). (DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p.54, traduo nossa)

Podemos ver a importncia da gesto de acordo com o que Jardim destaca na realidade brasileira: a necessidade de maior esforo dos arquivistas e administradores na construo da metodologia e na implementao na administrao pblica, a elaborao de procedimentos bsicos que permitam avaliar e selecionar grandes e variados acervos desorganizados (JA RDIM, 1987, p.7) Jardim (1987, p.4) coloca a seguinte questo para reflexo: Quais seriam os fatores inibidores que comprometeriam a adoo das funes de gesto de documentos pelas instituies arquivsticas?. Apontando respostas, dentre as quais se ressaltam: limitaes de ordem legal; escala e complexidade dos governos nacionais, impossibilitando que o nico organismo exera funes executivas em todo este campo o que impede e/ou dificulta a normalizao do tratamento arquivstico no Brasil. No s a gesto de documentos imprescindvel para a administrao, como a administrao muito importante para a gesto de documentos, j que uma pode facilitar as atividades da outra. A simplificao de processos afeta essencialmente a anlise dos procedimentos administrativos que geram as sries documentais e as propostas de seleo, ou seja, uma boa administrao um timo caminho para o tratamento arquivstico dos documentos. (COMISSO ANDALUZA DE AVALIAO E ACESSO AOS DOCUMENTOS, s/d, p.2, traduo nossa) Gerir documentos, conforme Sousa (2010, p.1) significa alm dos benefcios arquivsticos para a organizao tambm e principalmente assegurar ao governo e ao cidado o acesso pleno s informaes contidas nos documentos, tarefa por excelncia dos arqu ivos, o que pode ser considerado como uma funo social dos arquivos.

Entendemos a organizao dos documentos de arquivo como parte da funo social do arquivista. Organizamos para 46

possibilitar o acesso rpido, seguro e eficiente informao. Em um primeiro momento, para a tomada segura de deciso, para a comprovao, para a garantia de direitos e deveres da instituio ou de pessoas, para um estudo retrospectivo, para a manuteno de um estoque informacional que possa servir de ponto de partida para novas atividades e, depois, para preservao do capital informacional, que permitir um uso alm das fronteiras da criao do prprio documento. (SOUSA, 2010, p.18)

Segundo Triana Cordov (2005, p.2 apud Del Castillo Guevara, 2007, p.53, traduo nossa) a gesto de documentos o conjunto de formas e procedimentos orientados a alcanar uma maior eficincia e economia na explorao dos documentos por parte das administraes . Porm, essa praticidade de solucionar problemas nos arquivos com espao e volume no o nico propsito que fez crescer a gesto de documentos. A preocupao com a conservao tambm parte importante que se destaca entre os benefcios da gesto de documentos para as organizaes. De acordo com as vantagens que a gesto de documentos trouxe para as funes arquivsticas, Jardim (1987, p.2) aponta: ao garantir que menor nmero de documentos inteis e transitrios fossem reunidos a documentos de valor permanente, (...) ao inibir a eliminao de documentos de valor permanente, (...) ao garantir a definio de forma criteriosa da parcela de documentos que constitussem o patrimnio arquivstico de um pas, dentre outros. Os trs benefcios aqui mencionados dependem da identificao da tipologia documental, da classificao e da avaliao para serem plenos nos eu programas, e por isso que a identificao arquivstica tambm ajuda a promover esses benefcios, j que identifica os elementos do documento arquivstico para que ele possa ser compreendido e visualizado na fase de anlise, receber valor na fase de avaliao e tomar destinao final. Del Castillo Guevara (2007, p.53 e 56, traduo nossa) apresenta as melhorias obtidas como resultado da aplicao das metodologias da gesto de documentos: facilitar a otimizao dos processos nas organizaes, minimizar os custos em relao ao armazenamento, diminuir a duplicidade de informao, garantir a recuperao [...], melhorar os fluxos de informao e

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documentos, defendendo que a gesto de documentos apia os processos de tomada de decises, o que auxilia a administrao da organizao. Tais benefcios compem um conjunto de resultados de atividades e procedimentos realizados atravs da aplicao das metodologias da gesto. 5.2 As metodologias da classificao e avaliao gesto de documentos: identificao,

O corpo metodolgico que compreende a gesto de documentos representado pelas funes arquivsticas da identificao, produo, avaliao e classificao documental. (RODRIGUES, 2007, p.8) Heredia Herrera (1998, p. 30-36 apud HEREDIA HERRERA, 1999, p.19, traduo nossa) considera a identificao e a avaliao como etapas perfeitamente definidas, diferenciadas e sucessivas do tratamento arquivstico. Na gesto de documentos, entendida mais do que somente vinculao ao uso administrativo da documentao, ambas permanecem englobadas e consideradas como a primeira fase da gesto, ressalta a autora. Heredia Herrera (1999, p.22, traduo nossa) aponta a amplitude e generalidade da aplicao da identificao e da avaliao, que podero afetar a todos os estgios do processo documental, desde quando os documentos so produzidos at depois de decidir a conservao permanente para alguns, onde pode-se entender como as fases do arquivo corrente e intermedirio. Com os dados obtidos na identificao, estimaremos os valores primrios e secundrios dos documentos com a finalidade de decidir o futuro das sries para a sua conservao ou eliminao e em segundo lugar, estabelecer o regime de acesso a partir do marco legal. (HEREDIA HERRERA, 1999, p.23, traduo nossa) A autora apresenta tambm os benefcios da metodologia de identificao:
Determinar a estrutura geral do fundo e a particular de cada uma de suas divises e partes hierrquicas [...], nos ajudar a configurar o quadro de classificao de cada fundo e facilitar a descrio, a partir da fixao da tipologia documental das sries e de suas unidades documentais. (HEREDIA HERRERA, 1999, p.21, traduo nossa)

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Heredia Herrera (1999, p.21, traduo nossa) defende que a metodologia de tipologia documental aplicada nos ltimos anos pode ser considerada como a metodologia de identificao e avaliao de sries documentais, sendo a identificao um requisito indispensvel para a fase de avaliao. Na etapa da avaliao, sendo atravs da tipologia e de acordo com a metodologia da Diplomtica contempornea, reafirma a natureza peculiar do documento de arquivo como elemento de prova, que obedecendo a frmulas, promove uma nica leitura, a da ao que o originou. (RODRIGUES, 2010, p.20-21) Na gesto, a avaliao deve comear de uma identificao correta para que assim sejam determinados os valores primrio e secundrio do documento. (COMISSO ANDALUZA DE AVALIAO E ACESSO AOS

DOCUMENTOS, s/d, p.8, traduo nossa)


Os processos de avaliao esto relacionados no s com a produo documental, como a identificao, com a criao dos prprios documentos, mas com a conservao, com a seleo, com as transferncias, com o acesso. (HEREDIA HERRERA, 2001, p.4, traduo nossa)

Com a inteno de compreendermos a etapa da classificao, pode-se fazer uma analogia com o cotidiano social: A maioria das pessoas no consciente do fato que ns classificamos em uma grande extenso em nossas vidas dirias. Sem classificao o progresso humano seria impossvel. Pensando na vida diria como um exemplo para observamos que ns atribumos classificaes em diversos ambientes e situaes quase automaticamente, conclui-se que o ato de classificar parece estar vinculado a todas as aes humanas das mais simples as mais complexas. (SOUSA, 2010, p.9) A classificao a fase do tratamento documental que tem por objeto a anlise da informao contida em um fundo de arquivo e sua estrutura conceitual em um sistema objetivo e estvel de classes e catego rias das competncias e finalidades administrativas. (MONTEJO, 1997, p.51, traduo nossa) No que diz respeito s operaes da etapa da classificao de documentos encontra-se o corpo terico-metodolgico fundamentado na
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Filosofia, na Teoria da Classificao, na Histria, na Administrao, na Sociologia, na Diplomtica Contempornea, na Representao e Organizao do Conhecimento e na Cincia da Informao, alm da Arquivstica (SOUSA, 2010, p.18) Em relao construo de novos parmetros para a classificao arquivstica, a abertura do dilogo com a Cincia da Informao poder contribuir para a elaborao de novos referenciais terico-metodolgicos para [...] a classificao de informaes arquivsticas. (SOUSA, 2010, p.5) Para a operao das atividades da classificao em arquivos, que o que envolve nossa pesquisa em Arquivstica e Cincia da Informao, necessrio um agente classificador, que o arquivista , tomando pra rea tal responsabilidade. (SOUSA, 2004, p. 101) As atividades e aes realizadas na etapa da classificao so apresentadas e esclarecidas conforme Montejo (1997, p.51, traduo nossa):
Classificar separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos da mesma composio (sujeitos produtores, ttulos de srie, funes) em classes, grupos ou categorias, efetuando as subdivises que sejam convenientes. Classificar analisar um todo, uma realidade, a informao transmitida por um fundo documental, distinguindo e separando cada uma de suas partes at chegar a conhecer seus princpios ou elementos, as unidades bsicas da classificao.

Na Arquivstica, realiza-se a etapa da classificao para que se possa identificar a ao intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princpios estabelecidos, onde teremos os procedimentos da ordenao como a forma de disposio dos tipos documentais dentro das divises estabelecidas no esquema de classificao. (SOUSA, 2010, p.5-6) O objeto da classificao a sistematizao da informao contida e m um fundo de arquivo, com base na anlise dos caracteres internos dos documentos. (MONTEJO, 1997, p.52, traduo nossa) Sousa (2010, p.6) divide a classificao em duas: a parte intelectual e a parte fsica:
A parte intelectual se refere classificao propriamente dita (processo mental de estabelecimento de classes) e ordenao (a disposio dos documentos nas classes estabelecidas). A codificao entra como ltimo elemento 50

dessa parte intelectual. A parte fsica representada pelo arquivamento dos documentos em um local determinado pela classificao e disposto segundo uma ordem definida.

O ltimo elemento da parte intelectual acima apresentado como codificao uma traduo que se faz de uma estrutura hierrquica e lgica para operacionalizar e facilitar as atividades de classificao, que deve ser um mtodo simples para facilitar a sua compreenso e a sua operacionalizao. Deve ser flexvel para permitir agregar ou suprimir nveis de classificao, que uma das consideraes mais relevantes para o resultado das atividades da classificao. (SOUSA, 2010, p.6) Os nveis de classificao ao que Sousa (2010, p.7) se refere compreendem os conjuntos formados a partir das divises operadas no interior do conjunto documental (fundo). Para a identificao do fundo, o autor defende:
o estabelecimento de um instrumental terico-metodolgico para buscar a gnese documental e retirar dela as caractersticas ou atributos para fundamentar a diviso dos nveis de classificao internos do fundo de arquivo. (SOUSA, 2010, p.15)

Essa necessidade de buscar a gnese condiz com a preocupao relacionada prtica de procedimentos informais e aes no registradas ou documentadas dentro de uma organizao, o que dificulta o estudo da gnese do documento e do vnculo entre os documentos. Nesse estudo da gnese do documento de igual importncia o estudo da organizao que criou o documento: o rgo produtor, porque conhecer o sujeito criador essencial para entender o conjunto documental acumulado durante aquele perodo. (SOUSA, 2010, p.15) A definio das divises de fundo utilizadas por Sousa (2010, p.15-16) so muito semelhantes a metodologia da identificao e da Diplomtica:
O percurso entre a misso da entidade, instituio ou organizao e o surgimento dos documentos concomitantemente s relaes estabelecidas entre eles so a chave para a definio das divises internas de um fundo. Os princpios de classificao internos do fundo esto diretamente vinculados compreenso dessa gnese. (SOUSA, 2010, p.15-16)

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As relaes estabelecidas entre os documentos como descrito acima, entende-se como o vnculo estabelecido entre eles que, como vimos, parte significativa do estudo da gnese do documento.
De acordo com a escolha das atividades para o plano de classificao, podemos afirmar, com segurana, que nessas trs atividades apontadas por Bellotto [levantamento da evoluo institucional da entidade produtora dos documentos, prospeco arqueolgica da documentao a arranjar e estudo institucional das entidades produtoras do material detectado3] encontram-se as informaes necessrias para definio do plano de classificao do fundo de arquivo. Escolhemos a proposta da autora [...] por agregar a necessidade de identificao das tipologias documentais. (SOUSA, 2010, p.17)

Pode-se notar a importncia que a identificao de tipologias documentais causa na escolha segura das atividades do plano de classificao, que o instrumento produto da etapa da classificao:
A classificao em arquivos tem como resultado um produto: o instrumento de classificao (plano de classificao). E nele que devero estar representadas as equivalncias e as hierarquias. (SOUSA , 2004, p. 102)

O instrumento de classificao um esquema onde so dispostos espacialmente os nveis de classificao de uma maneira hierrquica e lgica. Sousa (2010, p.7) esclarece sobre a nomenclatura escolhida: passaremos a utilizar a expresso plano de classificao para identificar o instrumento de classificao de documentos arquivsticos. Plano, porque aparece com maior freqncia na literatura arquivstica, isto , tem um uso mais consagrado. Classificao, porque representa o processo intelectual de construo de classes. No contexto dos programas de gesto de documentos, o plano de classificao e a tabela de temporalidade se caracterizam como seus instrumentos fundamentais:
O cdigo de classificao tem embutido um princpio de organizao documental, por meio do qual declara-se que dado cdigo representa uma atividade ou funo e que, portanto, os documentos identificados com ele tero determinado
3

Bellotto, 2006, 4. ed., p. 141-142.

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agrupamento [o que entendemos como a srie documental], localizao e importncia no mbito da instituio [...]. A tabela de temporalidade [...] apenas estabelece os prazos que aqueles documentos codificados devero permanecer arquivados em suas fases corrente e intermediria, alm de definir sua destinao final: eliminao ou arquivo permanente. (SANTOS, 2005, p.114 e 115, grifo nosso)

Heredia Herrera (1998, p.32, traduo nossa) aponta como elementos bsicos da gesto de documentos:
o quadro de classificao os identificadores dos tipos documentais. o inventrio. os quadros de avaliao

Por estes instrumentos apresentados por Heredia Herrera (1998, traduo nossa), entende-se quadro de classificao, como o plano de classificao; os identificadores dos tipos documentais, como a lista dos tipos documentais levantados na identificao; o inventrio, como o instrumento utilizado na etapa da descrio para a recuperao das informaes contidas nas sries documentais, e os quadros de avaliao, como a tabela de temporalidade, instrumento usado para atribuir valor primrio ou secundrio, os prazos de transferncias, o acesso e a destinao final (para preservao ou eliminao). Esses so os produtos das etapas metodolgicas da gesto de documentos. A aplicao de um sistema de gesto como esse dentro de uma organizao ou empresa, deve conseqentemente gerar como produto um manual: A existncia de um manual eficaz de gesto de documentos, que segundo Llans Sanjuan o resultado de todo programa de gesto de documentos. (1993, p.30, traduo nossa) Porm, importante observar os fatores que podero gerar maior eficincia no programa de gesto, que supe a existn cia prvia de uma poltica e a definio de um sistema de gesto de documentos no mago de uma organizao. (LLANS SANJUAN , 2010, p .5, traduo nossa)

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5.3 O Programa e o Sistema de Gesto de Documentos como estratgia econmica De acordo com a UNESCO (apud DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p.52, traduo nossa), existe a necessidade de uma sociedade do conhecimento que representa um conjunto de caractersticas:
(...) a livre circulao de informao, a capacidade para identificar, produzir, tratar, transformar, difundir e utilizar a informao com vista a criar e aplicar os conhecimentos necessrios para o desenvolvimento humano4. Ou seja, se trata de um modelo de sociedade mais enriquecedora que considera um horizonte mais abrangente.

Para a sociedade enriquecer e evoluir de acordo com o acesso e o uso da informao depende no s de tecnologias avanadas como tambm da capacitao na utilizao dessas tecnologias e do desenvolvimento dos sistemas de informao em razo das funes social, histrica, administrativa e econmica, tanto para a sociedade quanto para as organizaes e para o governo. Esse raciocnio acompanha a idia de que um grande desenvolvimento tecnolgico, como o que se tem vivido sem um adequado sistema de gesto de documentos, no suficiente e pode se tornar um problema para o sistema. A gesto documental passa a ser um elemento medular no atual contexto, determinado pela funo social da informao e o conhecimento como insumos para os processos produtivos. Por isso, as organizaes bancrias e do setor financeiro em geral se vem obrigadas a prestar maior ateno a questes relacionadas com a gesto de dados e informao registrada com o fim de alcanar uma atitude proativa ante as ameaas e constante s desafios (DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p. 54 e 55, traduo nossa). a gesto de documentos, um grupo de metodologias aplicadas no tratamento arquivstico, como funo social auxiliando na economia. Castillo Guevara defende que existe um valor estratgico no documento de arquivo:
Enquanto ao documento de arquivo no se refere somente ao conhecimento intelectual, mas ao conhecimento relativo aos
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UNESCO. Hacia las Sociedades Del Conocimiento. Paris: UNESCO Publishing, 2005. p. 29 apud DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p.52, traduo nossa.

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atos que ocorrem em relao a uma poca, sociedade, organizao ou individuo e a partir de qual se faz possvel entrelaar a srie de acontecimentos que formam sua prpria histria. Isto adquire um valor estratgico quando se refere ao conhecimento que se desenvolve mediante a experincia que abarca o conhecimento que se aprende de cursos, livros, consultorias, e aprendizagem informal. (DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p.53, traduo nossa)

Segundo Del Castillo Guevara (2007, p.52, traduo nossa) a gesto de recursos como a informao e o conhecimento passam a ser um ponto estratgico para o xito, e, portanto, um ponto estratgico para a cultura, economia e poltica do pas. O acesso e do uso da informao proporcionam conhecimento sociedade, sendo pensado como estratgia econmica, a partir do qual surgem novos termos como a economia do conhecimento, que se refere queles modelos sociais que se sustentam na produo, distribuio e uso intensivo da informao e o conhecimento, e que esto apoiados pelos rpidos avanos da cincia e das TIC5. Esse termo tenta capturar um conjunto de fenmenos que denotam uma importncia crescente do conhecimento no funcionamento e desenvolvimento dos sistemas produtivos de bens e servios 6. (DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p. 53, traduo nossa) Pode-se observar que atravs dos avanos tecnolgicos de

informao e comunicao essa nova economia que vem surgindo abarca estes e outros diversos desafios e perspectivas para o campo da informao, onde os responsveis pelos grandes e importantes volumes de informao devem:
Adotar estratgias que minimizem os riscos aos que submetem a prpria tecnologia como a pirataria informacional, acesso incorreto a dados contbeis para beneficio pessoal etc., o qual atenta contra o prestigio das organizaes. (DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p.56, traduo nossa)

TIC significa Tecnologia da Informao e Comunicao. UNESCO. Hacia las Sociedades Del Conocimiento. Paris: UNESCO Publishing, 2005. p. 29 apud DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p. 53, traduo nossa. 6 OECD. Innovation in the hnowledge economy: implications for educational and learning. Paris, Francia. 2004. Citado por: Mart Lahera, Yohannis. Economa de la informacin. 2007 apud DEL CASTILLO GUEVARA, 2007, p. 53, traduo nossa.

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At porque, esses avanos tecnolgicos, somente, no so garantia de que a informao e os documentos tero o devido tratamento. Isso s se pode alcanar mediante um sistema que articule efetivamente com os recursos disponveis para o tratamento sistemtico das fontes documentais (Del Castillo Guevara, 2007, p.56, traduo nossa) e que envolva todas as camadas da organizao e seus profissionais. No ano de 1987 Jardim chamou a ateno de que as instituies arquivsticas pblicas brasileiras, em nvel federal, estadual ou municipal, apresentam caractersticas comuns no que se refere sua atuao, demonstrando que:
- trata-se de instituies voltadas quase que exclusivamente para guarda de documentos considerados, na maior parte das vezes sem critrios, como de valor histrico e a partir, portanto, da dicotomia valor histrico valor administrativo de documentos; - so praticamente inexistentes suas relaes com o conjunto da administrao pblica com vistas ao exerccio de funes no apenas de apoio a pesquisas cientficas retrospectivas, mas tambm de funes de apoio administrativo ao governo, durante o processo poltico-decisrio; - por diversas razes (problemas de pessoal, legislao e espao fsico), sua atuao, no tocante recepo dos documentos produzidos e acumulados pela administrao na qual se inserem, caracteriza-se pela passividade. (JARDIM, 1987, p.5)

Visto isso, sabe-se tambm que caso as articulaes, procedimentos e medidas no forem devidamente executados, a finalidade do tratamento arquivstico se encontra em risco. Esse risco, podendo ser tambm financeiro, faz com que as organizaes percebam a necessidade em buscar solues. Porm, em relao a indigncia oramentria dos arquivos pblicos brasileiros Jardim (1987, p.6) admite tratar-se de instituies deficitrias para os cofres pblicos j que:
sua condio nem sempre permite atender de forma razovel s demandas da pesquisa cientfica ou outros usos sociais (funes estas que no podem ser mensuradas, em termos de rentabilidade financeira) nem atuar como rgo de apoio administrao pblica, mediante atividades mnimas de gesto de documentos (funo esta que pode objetivamente contribuir para a diminuio de dficit pblico do aparelho de Estado).

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Portanto, o autor conclui sobre essa questo financeira da informao e reconhece que:
O custo pblico da informao na administrao pblica do Brasil talvez mais caro para a sociedade do que nos E.U.A., no Canad e em outros pases que desenvolvem programas de gesto de documentos. (JARDIM, 1987, p.6)

Essa afirmao demonstra a importncia de um sistema que proporcione a criao e a aplicao da metodologia da gesto de documentos nos arquivos de organizaes pblicas e privadas. Como um conjunto de requisitos e fatores essenciais, um sistema de gesto de documentos deve compreender:
a poltica de gesto de documentos, como elemento normativo ou regulador, que atua como provedor para o estabelecimento do sistema; os recursos tanto humanos como materiais necessrios para o correto funcionamento do sistema; um programa de tratamento para a gesto de documentos (entendido como um conjunto de processos e procedimentos especficos e avaliveis); os prprios documentos, uma vez validados e incorporados ao sistema. (LLANS SANJUAN , 2010, p.4, traduo nossa)

Os benefcios da implantao desse sistema de gesto de documentos apresentam-se por:


Conseguir que as organizaes pblicas otimizem sua gesto e servios dentro do conceito de boas ou melhores prticas administrativas contando com documentos de arquivo no momento que sejam necessrios. Apoiar a funo pblica e a transparncia dos funcionrios pblicos no exerccio de suas atividades. Que os funcionrios pblicos acessem de maneira imediata os documentos necessrios para a tomada de decises. Melhorar a imagem do servio pblico ante a administrao porque este receber a informao com a urgncia requerida, alcanando a satisfao do servio que a administrao pblica est imposta (MENDOZA NAVARRO, 2010, p.4, traduo nossa)

Mendoza Navarro (2010, p.20, traduo nossa) alerta que os SGDA sistema de gesto de documentos de arquivo so imprescindveis para a modernizao dos arquivos, onde a eficincia e a eficcia so os dois elementos fundamentais de um SGDA, o que reafirma a estratgia econmica.
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Porm, a autora relata que de acordo com um conceito moderno que se tem dos arquivos, dois elementos fundamentais da administrao so a eficcia e a economia (2010, p.4-5, traduo nossa), onde:
Esta ltima entendemos como a eficincia que a palavra que engloba a administrao moderna. Enquanto que a eficcia est relacionada com os resultados que se pretendem chegar a partir dos objetivos traados; a eficincia tem a ver com a otimizao dos recursos designados, de maneira que bem utilizados se alcanam os resultados esperados.

As aes documentadas e registradas podem ser entendidas como o registro da informao da ao realizada pela organizao, o que condiz com Llans Sanjuan (1993, p.27, traduo nossa) defendendo que o programa de gesto de documentos existe porque a gesto da informao registrada uma necessidade, o que refora a relevncia da aplicao da metodologia. Nesta perspectiva, entende-se que o programa de gesto de documentos integra o sistema de gesto de documentos. A pesquisa de James Rhoads - o estudo do projeto RAMP/PGI retratado na UNESCO como: um programa geral de gesto de documentos, para alcanar economia e eficcia, envolve as seguintes fases: a produo, a utilizao e conservao e a destinao (tendo a identificao e a descrio das sries documentais como atividades desta fase). De acordo com essas diretrizes, percebe-se que a identificao se encontra na fase da destinao. (JARDIM, 1987, p.1 - 2) Rhoads, atravs deste estudo (1983, apud RODRIGUES, 2007, p.6), configura a ltima fase, denominada destinao como:
a fase na qual se definem os procedimentos para implantar as propostas de eliminao de documentos, que envolve as atividades de identificao e descrio das sries documentais; avaliao das sries de valor permanente para os arquivos; eliminao peridica dos documentos sem valor de guarda permanente; transferncias e recolhimentos.

Sendo assim, percebeu-se que a identificao imprescindvel no tratamento arquivstico, porque fundamentam as demais atividades que fazem parte da gesto de documentos. Diante dos desafios que se colocam para a soluo de problemas no tratamento arquivstico, da plena execuo das etapas metodolgicas da
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gesto de documentos, da necessidade de produzir documentos autnticos, de avaliar o volume da produo documental de um rgo e de recuperar as informaes com a necessria agilidade exigida pela administrao moderna, se demonstra a importncia da definio de critrios normalizados para implantar programas de gesto documental onde seu fu ncionamento e a aplicabilidade cotidiana [...] dependem em grande parte da existncia de um manual que regulamente suas funes. Esses manuais e procedimentos so o resultado e condio para a gesto da informao arquivstica em qualquer ambiente de produo e acumulao. (RODRIGUES, 2007, p.1,2 e 11) Para haver eficcia na implementao dos manuais dos programas de gesto de documentos a autora (RODRIGUES, 2007, p.11) faz o levantamento do que necessrio para tal: que o rgo apresente como requisitos prvios a existncia de um programa estruturado, onde possam ser explicitadas e avaliadas as metas reforando o comprometimento na ininterrupo da aplicao dos princpios e atividades do programa de gesto, alm de:
Autorizao oficial e estrutura legislativa, inserindo o projeto no calendrio poltico da administrao para que seja aprovado e apoiado pelas autoridades competentes e, conseqentemente, legitimado o compromisso com o seu desenvolvimento e continuidade.

Ento, para justificar a identificao de sries e dos tipos documentais como uma das atividades dentro de um programa de gesto de documentos importante observarmos a constante utilizao dessa metodologia de identificao:
Nunca nos ltimos anos se tem deixado de organizar um fundo, na dimenso de classificao, sem ir ao estudo da organizao que lhe deu origem e anlise de suas competncias, funes e atividades para ajustar s sries documentais que so prova e testemunho delas, atendendo ao princpio da provenincia. (HEREDIA HERRERA, 1999, p.20, traduo nossa)

Os objetivos dos programas de gesto de documentos, pensando desde a produo at a destinao dos documentos so:
a avaliao e seleo dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuzo de perda de informaes substanciais; a coordenao do sistema de arquivos do rgo, 59

definindo procedimentos para o funcionamento dos arquivos e garantindo as transferncias, recolhimentos e pleno acesso aos documentos e a centralizao normativa dos aspectos que envolvem a produo documental do rgo. (RODRIGUES, 2010, p.5)

Llans Sanjuan (2010, p.5, traduo nossa) estabeleceu que a implantao de um programa de gesto de documentos permite:
identificar os documentos determinados em cada processo de atividade determinar a forma e estrutura em que os documentos devem ser criados e posteriormente incorporados ao sistema de gesto de documentos (eletrnicos ou hbridos) da organizao. determinar os metadados que devem ser atribudos ao documento tanto no momento em que incorporado ao sistema (captura) como ao longo do seu ciclo de vida estabelecer os passos a serem seguidos para a formao de conjuntos ou grupos de documentos no contexto dos tipos de sries ou aes concretas estabelecer a estratgia de conservao dos documentos e as condies de acesso e uso garantir o cumprimento dos requisitos legais e normativos, especialmente ao que se refere segurana, ao acesso e ao tratamento dos dados de carter pessoal garantir que os documentos estejam protegidos frente a qualquer acesso, modificao e destruio no autorizados garantir a criao, a captura no sistema e a manuteno de documentos autnticos, confiveis, ntegros e disponveis avaliar os possveis riscos derivados da gesto de documentos.

E assim configurado, o programa de tratamento se aplica de maneira contnua sobre o ciclo de vida dos documentos, devendo garantir a identificao, proteo e recuperao atravs do sistema. (LLANS SANJUAN , 2010, p.5, traduo nossa) No entanto, a aplicao do programa dentro do sistema de gesto de documentos depender tambm do desempenho nas atividades desenvolvidas no mbito das etapas metodolgicas da gesto de documentos e da elaborao de manuais e formulrios, visando padronizao dos

procedimentos arquivsticos.

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6 IDENTIFICAO ARQUIVSTICA COMO BASE DA GESTO DE DOCUMENTOS: experincias, procedimentos metodolgicos e formulrios

6.1 Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri Em 1981 foi formado o Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri, com a iniciativa do municpio de Alcobendas - Espanha. Em sua composio encontraram-se tambm os arquivistas de Alcal de Henares, Alcorcn, Getafe, Leganes, Madrid, Mstoles e San Sebastin de los Reyes, e da ANABAD - Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecarios, Muselogos y Documentalistas. Esse grupo de trabalho se dedicou 5 anos ao estudo da documentao contempornea acumulada nestes arquivos municipais, com o objetivo de definir a tipologia documental mais produzida e solicitada para consulta, para sem erro, formar as sries dos arquivos que esto a seu encargo. (CORTS ALONSO, 2005, p. 5-6, traduo nossa) Os arquivistas do grupo escolheram para iniciar a pesquisa de identificao de tipologia documental os 50 tipos documentais com maior incidncia na vida dos cidados e nas atividades do Municpio. (CORTS ALONSO, 2005, p.20, traduo nossa) O grupo de Madri teve a coordenao de Vicenta Corts Alonso, que publicou o modelo de anlise documental no livreto Nuestro Modelo de Anlisis Documental em 2005, onde o formulrio denominado Cuestionario de Tipologia Documental (ver anexo A), que foi elaborado por Marisol Benito Fernndez e Julia Mara Rodrguez Barredo. Foi feito como um guia pessoal da experincia do Grupo, com a proposta de contribuir para a realizao de futuros estudos da rea. Originalmente este modelo foi publicado no Boletn de la ANABAD em Madri - Espanha, no ano de 1986. Em 1988 o modelo foi publicado no Manual de Tipologia Documental de los Archivos no livro Estudio Archivos 2, em Madri. Para o estudo comparativo desta pesquisa optou-se por esta publicao de 1988, por abranger mais elementos na proposta de identificao. Abaixo so apresentados os elementos usados para o estudo:

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1. Tipo documental 1.1. Denominao 1.2. Definio 1.3. Cdigo 1.4. Caracteres externos 1.1.1. Classe 1.1.2. Suporte 1.1.3. Formato 1.1.4. Forma 2. Entidade Produtora 3. Destinatrio 4. Legislao 5. Tramitao 6. Documentos bsicos que compe o expediente 7. Ordenao da srie 8. Contedo 9. Vigncia Administrativa 10. Expurgos Corts Alonso ressalta que a confeco de um manual de tipologia documental, assim como o feito pelos arquivistas do Grupo de Madri, facilitam o trabalho da administrao ou a custdia dos documentos. (CORTS ALONSO, 2005, p.19, traduo nossa) O grupo de Madri realizou sua pesquisa em vrios arquivos na Espanha e, por conta disso, suas experincias foram documentadas. A seguir esto apresentados os formulrios e artigos publicados com os resultados das pesquisas e trabalhos do grupo:

GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Cuadro de organizacin de fondos de archivos municipales: ayuntamientos con Secretaras de 1a. Categora. Madrid: Consejera de Cultura y Deportes, 1984 (Archivos, Cuadernos, 1); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Cuadro de organizacin de fondos de archivos municipales:

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ayuntamientos con Secretaras de 2a. Categora. Madrid: Consejera de Cultura y Deportes, 1985. (Archivos, Cuadernos, 2); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Cuadro de organizacin de fondos de archivos municipales: ayuntamientos con Secretaras de 3a. Categora. Madrid: Consejera de Cultura y Deportes, 1985. (Archivos, Cuadernos, 3); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Manual de tipologa documental de los municipios. Madrid: Consejera de Cultura, 1988. (Archivos, Estudios, 2); GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Tipologa documental municipal: 2. Arganda del Rey: Ayuntamiento de Arganda del Rey, 1992.; GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Tipologa documental municipal: 3. El Escorial: Ayuntamiento del Escorial, s.d. (RODRIGUES, 2008, p. 164, traduo nossa) Alm dessa metodologia ter sido aplicada em documentos municipais,

o grupo tambm a aplicou na documentao do sculo XVI do Conselho e Cmara de Castilla, conseguindo timos resultados. Segundo Rodrigues (2008, p. 55), a coordenadora desse grupo, Vicenta Corts Alonso (2005):
refere-se a este processo de identificao, como anlise documental, cujo foco das reflexes estava voltado para a formulao de parmetros normalizados para caracterizar, classificar e avaliar a documentao administrativa municipal.

Alm desse processo de identif icao e diante da necessidade de implantar sistemas de gesto documental automatizados, o que supe normalizao Lpez Gmez (1998, apud RODRIGUES, 2008, p. 55) ressalta que era imprescindvel que tivessem perfeitamente identificados, de maneira prvia, as sries documentais, o que exigia tambm previamente o estudo do tipo documental. A partir disso, considerado que ao referir-se identificao como anlise documental, Corts Alonso (2005, p.8-9, traduo nossa), destaca que a anlise documental excede o interesse diplomtico e histrico, pois tem uma utilizao para o perodo ativo dos documentos. Assim, conclui-se que a metodologia da identificao deve ser aplicada no s em documentos
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histricos do arquivo permanente, mas tambm em arquivos correntes e intermedirios no contexto da gesto de documentos, trabalho pioneiro e inovador desenvolvido pelo Grupo de Trabalho de Arquivistas Municipais de Madri que passou a influenciar outros grupos de profissionais, na Espanha e tambm no Brasil. Segundo Corts Alonso (2005, p. 6-7, traduo nossa) a determinao do tipo, portanto, de maior importncia para poder saber de que documentos se trata e quais so seus iguais, para coloc-los juntos e ordenados em sries. A autora relata que no Archivo Historico Nacional da Cmara de Castilla foram encontrados erros de definio do tipo, relacionados a nomenclatura de poca, numa srie importante de documentos dos fundos do Patronato Regio, Outro erro encontrado no Archivo General de Indias em Sevilha, foi o uso do termo Indiferente General como denominao do destinatrio de um documento. Essa palavra poderia ter sido interpretada como piada, como algo correspondente miscelnea ou diversos e vrios, porm, o Conselho da poca que foi descrita essa informao no destinatrio entendia por indiferente o que podia aplicar a vrias ou a todas as provncias ultramarinas. (CORTS ALONSO, 2005, p.9-10, traduo nossa) Este exemplo ilustra a importncia dos estudos de identificao para reconhecer a nomenclatura utilizada nas definies de srie e tipo documental. Tendo considerado a grande importncia da identificao do tipo documental e da nomenclatura, a autora demonstra a necessidade de cautela com esse trabalho alertando que:
a tarefa arquivstica mais urgente a formao das sries, que nem sempre so localizadas nos organogramas dos fundos do arquivo com o enunciado da denominao tipolgica, (...) que ficar situada em lugares muito diferentes atravs da produo de rgo ou funo que cri-los. (CORTS ALONSO, 2005, p.9, traduo nossa)

De acordo com Corts Alonso (2005, p.18, traduo nossa), as sries, que se estratificam por rgos produtores e por atividades, tem diferentes espcies de informao, segundo seja o tipo documental que possuirem . Diante disso percebe-se que a determinao da srie documental depende

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diretamente da identificao tipolgica, tendo srie e tipo documental o mesmo sentido. Alm disso, Corts Alonso (2005, p.22, traduo nossa) comenta sobre a metodologia:
Ns, necessariamente, temos que estudar quais foram seus procedimentos (gnese documental) para o que preciso no s ler os documentos (Paleografia) mas tambm saber quais as instituies que os produziam e a legislao que o ordenava.

Corts Alonso demonstra a importncia do estudo dos tipos e das sries, reunidos nos manuais de tipologia documental, publicados para toda a documentao pblica espanhola (Conselhos, Audincias, Intendncias, Consulados, Ministrios, etc), inclusive a documentao medieval mais estudada com fins histricos, e que com esse trabalho concludo

no s poderamos ver a produo em uma poca concreta, mas tambm sua mudana atravs do tempo. Estes manuais seriam de uma utilidade sem preo para o trabalho nos arquivos que tiveram as mesmas sries, porque seriam tratadas sob as mesmas normas e descritas com os mesmos critrios. O que nos evitaria muita perda de energia em avaliaes pessoais, denominaes locais ou destruio de unidades compostas. (CORTS ALONSO, 2005, p.22, traduo nossa)

A ideia de que esse estudos dos tipos e sries documentais na documentao histrica e contempornea nos indica como a produo na poca daquele documento como sua mudana (ou no) atravs do tempo. Em 1986, Corts Alonso destacava o ineditismo do campo de estudos de tipos e sries documentais para a arquivstica:

Este um campo indito ainda e nos parece que, enquanto alguns instrumentos de informao forem precedidos dos estudos histricos e diplomticos dos documentos descritos, somos da opinio que esse trabalho mais completo deveria ser obrigatrio. (CORTS ALONSO, 2005, p. 19, traduo nossa)

H 26 anos essa metodologia capaz de identificar tipo e srie documental era considerada indita. Porm, diante de tantas pesquisas e experincias no se pode mais afirmar esse ineditismo nos dias de hoje.
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Apesar de que, no Brasil ainda existe essa ideia do ineditismo da metodologia, talvez pela insuficiente divulgao das pesquisas sobre o tema, pela escassez no estudo da metodologia e pela falta de credibilidade no mtodo. Nossa pesquisa mostra como estes estudos vem avanando e que essa metodologia vem sendo utilizada com sucesso na Espanha e no Brasil. 6.2 Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos 7

A Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos est subordinada ao Sistema Andaluz de Arquivos, criado na regio da Andaluzia, localizada na parte meridional da Espanha; o que se configura como uma rede de centros formada por um conjunto de rgos e arquivos que se integram, por razo de sua propriedade e gesto configurando-se em subsistemas de arquivos. Essa comisso se configurou diante do seguinte contexto:
para o que se refere Administrao central, no artigo 58 da lei 16/1985, do Patrimnio Histrico espanhol estava prevista a criao de uma Comisso Superior qualificadora de documentos administrativos. (HEREDIA HERRERA, 1999, p.25-26)

O Sistema Andaluz de Arquivos tem como finalidade: a proteo, a conservao e a difuso dos fundos e colees documentais; garantir a segurana do Patrimnio Documental Andaluz; a manuteno da unidade dos fundos documentais; a qualidade cientfica e tcnica dos instrumentos de descrio, de informao e de controle; a adequada prestao do servio. Seu funcionamento foi regulamentado pela Orden da Consejera de Cultura, de 7 de julho de 2000, assim como os processos de identificao, avaliao e seleo documental. A equipe constituda de: Julio Neira Jimnez (Presidente), Ana Melero Casado (Vice presidente), Joaqun Rodrguez Mateos (Diretor do Arquivo Geral da Andaluzia), Jos Manuel Becerra Garca, Luis Carlos Gmez
7

Parte considervel das informaes sobre essa experincia do Sistema Andaluz de Arquivos foi obtida no site http://www.juntadeandalucia.es e tiveram traduo nossa.

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Romero, Mara Dolores Lpez Falantes, Remedios Rey De Las Peas, Ana Verd Peral, Horacio Talln Lobo, Mnica Ortiz Snchez, Isabel Tobaruela Gonzlez, Antonio Barragn Moriana, Mara Dolores Snchez Cobos, Mateo A. Pez Garca. Todos os Grupos de Trabalho que so constitudos na Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos so ento coordenados por um membro da prpria Comisso. Os Grupos de Trabalho do Sistema Andaluz de Arquivos so: Grupo de Trabajo de Identificacin y Valoracin de Series especficas de la Administracin de la Junta de Andaluca, Grupo de Trabajo de Identificacin y Valoracin de Series horizontales de la Administracin de la Junta de Andaluca, Grupo de Trabajo de Identificacin y Valoracin de Series de Hacienda de Administracin Local, Grupo de Trabajo de Identificacin y Valoracin de Series de Obras y Urbanismo de Administracin Local, Grupo de Trabajo de Identificacin y Valoracin de Series de Universidades de Andaluca. A Comisso um rgo consultivo criado pelo Decreto 97, de 6 de maro de 2000, que aprova o Regulamento do Sistema Andaluz de Arquivos e Desenvolvimento da Lei 3 de 9 de janeiro de 19848, de Arquivos, e em cujo texto estabelece sua composio, funes e a possibilidade de criar grupos de trabalho para a identificao e avaliao documentais. A este rgo corresponde a qualificao, utilizao e integrao nos arquivos dos documentos que compem o Patrimnio Documental Andaluz. Os estudos de identificao e avaliao se realizam de acordo com os formulrios aprovados pela Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos. Fundamentam estes estudos os seguintes conceitos, fixados no referido regulamento:

De acordo com o site: http://www.juntadeandalucia.es/cultura/web/areas/archivos/sites/consejeria/areas/archivos/cava d.

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Unidade documental: o documento ou documentos que testemunham um ato, ao, e em geral qualquer fato. Srie documental: o conjunto de unidades documentais, testemunho contnuo de uma mesma atividade. Fundo documental: o conjunto de todas as sries documentais procedentes de uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada. Identificao documental: a primeira fase do tratamento arquivstico e consiste na anlise da organizao e das funes das pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, e das sries documentais que produzem como base pra avaliao documental e para a organizao e descrio arquivsticas. A identificao obrigatria para qualquer fundo documental e dever ser feita, de preferncia, nas reas de produo documental , destaca o regulamento do Sistema. Em seu trabalho arquivstico no Sistema Andaluz de Arquivos, a

Comisso identifica as sries documentais da administrao. O formulrio de identificao um formulrio denominado Estudo de Identificao e Avaliao de Sries Documentais (traduo nossa). (ver anexo B) Abaixo so apresentados os elementos usados neste estudo do Sistema Andaluz de Arquivos:

I. IDENTIFICAO 1. Denominao da srie 1.1 1.2 1.3 1.4 Denominao vigente Denominaes anteriores Outras denominaes Data inicial da srie 1.4.1 1.4.2 1.5 2. Data final srie subordinada?

Nome da srie principal

Provenincia e Datas da criao e extino 2.1 2.2 2.3 2.4 rgo Unidade Administrativa / Funo Data inicial Data final
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2.5 2.6 3. 4.

Cdigo orgnico da srie Cdigo funcional da srie

Contedo Legislao 4.1 Geral 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.2 Especfica 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 Posio Norma Data de aprovao Data de publicao Boletim N Boletim corr. Err. N Posio Norma Data de aprovao Data de publicao Boletim N Boletim corr. Err. N

Procedimento do Tipo de Expediente 5.1 N do Procedimento 5.2 Documentos 5.3 Tradio documental 5.4 Observaes

Sries relacionadas ou recopilatrias 6.1 Sries duplicadas 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.2 Nome da srie rgo Unidade Administrativa

Sries subordinadas 6.2.1 Nome da srie


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6.2.2 6.2.3 6.3

rgo Unidade Administrativa

Sries complementares ou recolhidas 6.3.1 6.3.2 6.3.3 Nome da srie rgo Unidade Administrativa

Ordenao 7.1 7.2 7.3 Ordenao numrica Ordenao cronolgica Ordenao alfabtica 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.4 Outros Onomstica Materiais Geogrfica

Descrio 8.1 Por unidade de instalao 8.2 Por unidade documental

Volume 9.1 Arquivo setorial 9.1.1 9.1.2 N de unidades de instalao Metros lineares

9.2 Arquivo central 9.2.1 9.2.2 N de unidades de instalao Metros lineares

9.3 Arquivo intermedirio / histrico 9.3.1 9.3.2 10 Suporte Fsico 10.1 Papel 10.2 Informtico 10.3 Outros II. AVALIAO 11 Valores 11.1 Administrativo
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N de unidades de instalao Metros lineares

11.1.1 Prazo 11.2 Fiscal 11.2.1 Prazo 11.3 Jurdico 11.3.1 Prazo 11.4 Informativo 11.4.1 Escasso 11.4.2 Substancial 11.4.3 Justificativa 11.5 Histrico 11.5.1 Escasso 11.5.2 Substancial 11.5.3 Justificativa 12 Redime de acesso

III. SELEO 13 Seleo 13.1 Proposta de seleo da srie 13.1.1 Conservao 13.1.2 Eliminao Total 13.1.3 Eliminao Parcial 13.1.4 No Arquivo do Setor (Prazo)9 13.1.5 No Arquivo Central (Prazo) 13.1.6 No Arquivo Intermedirio / Histrico (Prazo) 13.2 Proposta tipo amostragem 13.2.1 Seletivo 13.2.2 Aleatrio 13.2.3 Misto 13.2.4 Probabilstico 13.2.5 Outro 13.3 Prazos de transferncia 13.3.1 Ao Arquivo Central, prazo e justificativa 13.3.2 Ao Arquivo Intermedirio / Histrico, prazo e justificativa

Se for o caso de eliminao.

71

IV. OBSERVAES 14 15 Observaes Recomendaes ao gestor

V. rea de Controle 16 17 18 19 20 Responsvel do Estudo de identificao e avaliao Arquivo(s) onde se realizou trabalho de campo Datas mximas do perodo estudado (aaaa-aaaa) Data de realizao (dd/mm/aaaa) Data de reviso (dd/mm/aaaa) No caso de Andaluzia, nos formulrios produzidos atravs dos estudos de identificao e avaliao se pode encontrar um campo para as recomendaes ao gestor administrativo, em que so avisados das deficincias de produo documental com as medidas corrigidas per tinentes,

demonstrando a preocupao no s com a conservao, mas tambm com a produo documental, o que envolve totalmente a administrao com uma correo explicativa para o entendimento e conhecimento dos gestores. (COMISSO ANDALUZA DE AVALIAO E ACESSO AOS DOCUMENTOS, Plan de Identificacin e Valoracin de Series Documentales para la Seleccin: formularios e instrucciones, s/d, p.10) Segundo a Comisso, a identificao e a avaliao permitiro estabelecer as propostas de normalizao, realizadas pelo arquivista em colaborao com os rgos gestores, que afetaro as nomenclaturas das sries documentais, a reviso de seus procedimentos administrativos, a sua descrio e seu tratamento informtico. Seu regulamento se aplica a todos os arquivos integrados ao Sistema Andaluz de Arquivos, sem prejuzo da aplicao aos arquivos de propriedade do estado e gesto autnoma da legislao estatal e, em seu caso, as disposies dos acordos de gesto que, em relao com os citados arquivos, so assinados pela Administrao Geral do Estado e a Administrao da Junta de Andaluzia que tenham por objeto os arquivos de propriedade estatal e gesto autnoma. A seguir, podemos observar uma tabela encontrada no site da Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos com a estatstica do trabalho arquivstico feito pela equipe at 10 de maio de 2011:
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Atividades da Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos - 2011

Administrao Autnoma
Estudos de Identificao e Avaliao recebidos Tabelas de Avaliao aprovadas Propostas de eliminao recebidas de sries com Tabela de Avaliao aprovadas Relatrios emitidos sobre eliminao de sries com Tabelas de Avaliao aprovadas

Administrao Local 55

Total 335

180

112

41

153

539

85

624

439

84

577

Unidades

m/l

Unidades

m/l

Unidades

m/l

Documentao 215.583 23.953,66 24.866 2.762,88 240.449 26.716,5 autorizada a eliminar Documentao eliminada (atas de eliminao recebidas)

199.612 22.179,1

12.565

1.396,1 212.177 23.575,22


10

Tabela 2: Atividades da Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos 2011 Fonte: http://www.juntadeandalucia.es

Percebeu-se que os nmeros da administrao autnoma so sensivelmente superiores aos nmeros da administrao local, inclusive o nmero de documentos destinados a eliminao. Heredia Herrera (2001, p.6-8) expe considerveis esclarecimentos sobre os elementos do modelo metodolgico da Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos, e alguns deles citaremos a seguir:
10

Todo o quadro passou por traduo nossa, que foi a nica modificao do quadro original encontrado no site.

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rea de controle: onde se pretende obter informao no s da pessoa que fez o estudo, mas dos Arquivos de onde se tem realizado o trabalho.

rgo produtor: Complementado pela unidade administrativa responsvel imediata da produo da srie. Tendo em conta que a srie estudada para sua avaliao estar dividida em vrios arquivos, includos os da rea administrativa (setor), a informao do rgo s deveria interessar enquanto produtor da referida srie.

Nome da srie: No caso de Andaluzia se explicita a existncia de outras denominaes e tambm se a srie denominada propriamente uma diviso da srie, dado importante na hora de fazer a proposta de seleo.

Ordenao: A ordenao no pretende outra coisa que saber o tipo adotado para a srie documental em questo

Legislao: Requerida para configurar a srie a norma que afeta a sua criao e sua produo seqencial.

Descrio: tendo em conta que a identificao esta a frente das reas de produo documental, importa muito o nvel de descrio que se tem utilizado num momento inicial, junto com a informao sobre os instrumentos de descrio que se tem utilizado.

Essa experincia do Sistema Andaluz de Arquivos demonstra que a metodologia de identificao tipolgica que permite a definio e a nomeao das sries pode e deve ser aplicada a documentos que ainda se encontram nas idades da gesto de documentos, auxiliando a anlise para atribuir os valores aos documentos para que, por fim, sejam definidos os prazos de guarda (assim como o destino de guarda permanente) ou a eliminao da documentao autorizada. Porm, j que essa metodologia deve ser aplicada tambm aos arquivos de documentos do Patrimnio Documental Andaluz,
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entende-se que os documentos j em fase permanente tambm recebem tal tratamento arquivstico e essa mesma metodologia.

6.3 Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG Esta experincia foi realizada em 2002 no municpio de Campo Belo, cidade com aproximadamente 50.000 habitantes, localizada ao sul do estado de Minas Gerais. O projeto de elaborao de um manual de tipologia documental para a Prefeitura de Campo Belo foi coordenado por Ana Clia Rodrigues, resultando em sua dissertao de mestrado em Histria Social, defendido na Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da USP sob o ttulo: Tipologia Documental como Parmetro para Gesto de Documentos de Arquivo: um Manual para o Municpio de Campo Belo (MG) que registra essa experincia de estudos de identificao de tipologia documental aplicado gesto de documentos municipais.11 Em relao aos instrumentos legais que fundamentam o trabalho arquivstico dessa experincia, Rodrigues (2003, p.67) aponta que:
a legislao municipal que se refere aos arquivos estabelece que de competncia da Secretaria Municipal de Administrao da Prefeitura Municipal, realizar e controlar topo o sistema de arquivo da Prefeitura. (art. 16, inc. VIII da LMC n 29/97), cabendo Seo de Arquivo, da Fundao Museu e Arquivo Pblico, estabelecer diretrizes e normas, articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo, arquivo corrente e intermedirio, no mbito do Poder Executivo Municipal (art. 4, inc. IV da Lei n 2.002/97)

Quanto finalidade do manual, a autora estabelece:


O Manual um produto que busca a aproximao e o dilogo com as reas administrativas, fazendo com que o produtor do documento, seu principal usurio, reconhea e valorize suas tarefas rotineiras que, muitas vezes, no encontram respaldo e nem registro no nvel formal. Por isso ele dever ser sempre objeto de reviso e atualizao. (...) O manual pode ser um instrumento de referncia que permitir equipe aprofundar-se nos estudos da tipologia documental e chegar a critrios mais
11

Utilizamos essa dissertao como base de todas as informaes aqui analisadas e apresentadas sobre a experincia na Prefeitura de Campo Belo (MG).

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seguros para a eliminao e classificao. (Rodrigues, 2003, p. 73 - 74)

O trabalho arquivstico foi proposto em duas etapas desenvolvidas paralelamente: a primeira, a organizao e descrio dos documentos permanentes, produzidos no perodo compreendido entre 1879 e 1960, pela antiga Cmara, Intendncia e Prefeitura e a segunda a avaliao da produo documental atual da Prefeitura Municipal, para posterior tratamento tcnico dos conjuntos acumulados entre 1950 at hoje, que esto sendo transferidos ao arquivo. (RODRIGUES, 2003, p.64) Em 2000, a equipe tcnica da Fundao Museu e Arquivo Pblico Municipal de Campo Belo, que at ento vinha se dedicando ao trabalho de identificao e tratamento dos documentos permanentes, detectou a

necessidade de avaliar essa massa documental crescente iniciaram a implantao do Sistema Municipal de Arquivos. Com o objetivo de garantir a eficcia desse sistema, ainda no mesmo ano, iniciaram tambm uma etapa da gesto de documentos, implantando o processo de avaliao documental. A identificao de tipologia documental foi utilizada como metodologia bsica para a avaliao de documentos na Prefeitura Municipal de Campo Belo. Segundo Ana Clia Rodrigues (2003, p.67-68) a proposta foi elaborada para ser desenvolvida em parceria com os rgos da administrao e em trs etapas consecutivas: 1. Constituio e treinamento das equipes: Nesta etapa foi estabelecida a Comisso de Avaliao de Documentos, estabelecendo diretrizes, Temporalidade de aprovando instrumentos como a Tabela de e supervisionando procedimentos da

Documentos

implantao da etapa de avaliao dos documentos e para a sistematizao dos arquivos da rede. A Comisso de Avaliao de Documentos foi nomeada pela Portaria n 1.240, de 23 de fevereiro de 2000, integrada por representantes das Secretarias Municipais e da Fundao Museu e Arquivo Pblico Municipal de Campo Belo, alm de dois servidores, fizeram parte do grupo de trabalho participando do treinamento e da fase de coleta de dados.

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2. Coleta de dados, anlise, redao dos instrumentos pertinentes e aprovao legal: De acordo com a metodologia da anlise tipolgica e com o modelo usado pelo grupo de arquivistas espanhis, foram definidos formulrios de coletas de dados e modelos de formulrios para levantamento de dados sobre a produo documental. O objetivo deste levantamento foi conhecer o funcionamento das reas e os tipos documentais produzidos no cumprimento das funes / atividades. Abaixo so apresentados os elementos dos formulrios produzidos pela experincia na Prefeitura Municipal de Campo Belo: Formulrio de Levantamento de Dados Estrutura e Funcionamento dos rgos da PMCB: 1. Unidade 2. Subordinao 3. Atividades 4. Entrevistado 5. Entrevistador 6. Data Formulrio de Levantamento de Dados Tipologia Documental: 1. Atividade 2. Documento 3. Legislao 4. Documentos anexos 5. Tramitao 6. rgo (via / cpias) 7. Objetivo 8. Destinao 8.1 Eliminar 8.2 Preservar 9. Contedo 10. Entrevistado 11. Entrevistador
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12. Data Formulrio de Identificao de Tipologia Documental: 1. Tipo documental (e nmero) 2. rgo produtor 3. Competncia 4. Objetivo da produo 5. Contedo 6. Fundamento legal 7. Documentos anexos 8. Tramitao 9. Prazo de arquivamento 10. Destinao

Nesta etapa, os servidores indicados na etapa anterior participaram do treinamento, aprenderam a preencher os instrumentos e a distinguir espcies e tipos documentais, consultando dicionrios especializados. Para a coleta de dados sobre o funcionamento dos rgos, documentos produzidos, legislao sobre a produo dos documentos e os prazos de guarda e eliminao, foram realizadas visitas e entrevistas com os responsveis das reas administrativas da Prefeitura e da administrao indireta. (RODRIGUES, 2003, p.68) Alm das atividades estabelecidas dentro do trabalho feito pela equipe,
paralelamente, eram agendadas reunies de trabalho para analisar a estrutura e funcionamento da Secretaria e os tipos documentais provenientes de suas funes especficas; identificar os valores atribuveis aos documentos e os respectivos prazos de reteno no arquivo; elaborar as propostas de tabela de temporalidade para discusso com a Comisso de Avaliao de Documentos; definir as tabelas e promover as mesmas. (RODRIGUES, 2003, p.68-69)

A Tabela de Temporalidade de Documentos da Prefeitura Municipal de Campo Belo foi aprovada pelo Decreto n1518, de 27 de dezembro de 2000, cujo edital foi publicado no Jornal Ocasio, de 30 de dezembro de 2000. Rodrigues (2003) relata que a equipe encontrou dificuldade na elaborao das referidas tabelas no momento da anlise dos prazos legais,
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pois a legislao que estava em vigor, que dispe sobre os documentos pblicos, no era do conhecimento dos rgos produtores. Diante de tal situao, a equipe utilizou para a construo da tabela os parmetros de prazos das Tabelas de Temporalidade publicados pelo Arquivo Nacional (Resoluo n4, de 28 de maro de 1996), do Sistema de Arquivos da USP, (Portaria GR n 3.083, de 23 de outubro de 1997). (RODRIGUES, 2003, p.69). A seguir esto listadas algumas dificuldades encontradas pela equipe no arquivo da Prefeitura Municipal de Campo Belo (Rodrigues, 2003): Fase de pesquisa: Elaborao das tabelas de temporalidade. Dificuldade: A legislao que estava em vigor no era do conhecimento dos rgos produtores. Soluo: Utilizao dos parmetros estabelecidos pelas tabelas publicadas pelo Arquivo Nacional, atravs da Resoluo n4, de 28 de maro de 1996 e do Sistema de Arquivos da USP, portaria GR n 3.083 de 23 de outubro de 1997. Fase da pesquisa: Coleta dos dados sobre a legislao dos rgos administrativos Dificuldade: Ausncia da legislao sobre o funcionamento dos rgos da administrao local para definir a classificao dos conjuntos mais antigos e para a avaliao dos atuais Soluo: Visitas e entrevistas com os responsveis das reas administrativas da Prefeitura e da administrao indireta. Fase da pesquisa: Coleta dos dados sobre a legislao dos rgos administrativos Dificuldade: Desconhecimento dos procedimentos administrativos; Soluo: Visitas e entrevistas com os responsveis das reas administrativas da Prefeitura e da administrao indireta. Fase da pesquisa: Coleta dos dados sobre a legislao dos rgos administrativos

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Dificuldade: Desconhecimento de sua fundamentao legal no que tange a produo documental. Soluo: Visitas e entrevistas com os responsveis das reas administrativas da Prefeitura e da administrao indireta. Fase de pesquisa: Coleta de dados dos formulrios para a elaborao do Manual de Tipologia Documental Dificuldade: Em muitos casos, os formulrios apareciam com o campo Tipo documental referindo-se apenas s espcies. Soluo: Denominao correta dos formulrios, de acordo com os parmetros da tipologia documental, com o nome correto no verbete do manual. Fase de pesquisa: Coleta de dados dos formulrios para a elaborao do Manual de Tipologia Documental Dificuldade: As competncias descritas eram muito genricas, e por isso observou-se grande distncia entre os nveis formal/legal e a prtica administrativa. Soluo: Utilizao do mtodo de identificao dos tipos documentais, o que refora ainda mais pertinncia do mtodo e a utilidade do instrumento, enquanto registro das rotinas desenvolvidas.

Os estudos de identificao de tipologia documental, desenvolvido a partir do modelo proposto pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri, resultaram na elaborao do Manual de Tipologia Documental de Campo Belo.

3. Divulgao dos resultados, treinamento e aplicao nos arquivos que integram a rede do sistema:

Nesta etapa o instrumento produzido aplicado. O manual passou por anlise das reas antes de sua aprovao final por ato d o Poder Executivo municipal. Aplica-se o manual nos arquivos correntes e depsitos. Definidos os critrios para o adequado arquivamento e prazos para transferncias e
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recolhimentos nos vrios arquivos que compem a rede. feito o treinamento com a equipe que aplicar o modelo. Provando a pertinncia da aplicao da metodologia da identificao tipolgica, a autora defende que a aplicao do manual deve versar sobre os arquivos correntes e depsitos de arquivos existentes nos rgos. (RODRIGUES, 2003, p.73) Para o tratamento tcnico de documentos permanentes, Rodrigues (2003) apresenta os seguintes procedimentos para identificar a tipologia documental:

Leitura individual das peas documentais; Identificao das espcies a partir das definies apresentadas em dicionrios especializados; Fixao dos tipos documentais, identificao no texto do documento o verbo que explicita o incio da ao administrativa correspondente. O verbo limita o contexto, definindo a atividade que ser nominativa da tipologia;

Definio das sries a partir da identificao de uma seqncia de tipos documentais; Ordenao de acordo com os critrios estabelecidos para a recuperao das informaes contidas nas reas documentais; Acondicionamento em unidades de arquivamento e atribuio da notao; Materializao dos dados levantados na ficha; Definio preliminar da classificao a partir das competncias e funes que refletem os padres de gesto municipal; Arquivamento das fichas, ordenadas alfabeticamente por tipologia, subgrupo e grupo de documentos; Transcrio dos dados para as planilhas do inventrio, ordenadas alfabeticamente por grupo, subgrupo e tipos documentais,

respectivamente. (RODRIGUES, 2003, p. 65-66)

A identificao apresentada como uma etapa realizada antes do plano de classificao: a elaborao do plano de classificao foi por ns
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considerada como uma etapa a ser desenvolvida em momento posterior a finalizao da identificao da tipologia produzida pelo municpio o que nos mostra que a identificao necessria no princpio do tratamento arquivstico, antes de outras tarefas arquivsticas. (RODRIGUES, 2003, p.66) Podemos fazer uma ponte de ligao com a idia de Corts Alonso (2005, p.15) de estudar a evoluo histrica dos tipos documentais identificados, para observar variaes de nomenclatura e/ou de substncia e a idia de Rodrigues (2003, p.66) de comparar os tipos documentais da documentao produzida hoje com os tipos identificados no arquivo permanente, podendo observar repeties nos dados. Para o arquivista constitui um problema certificar-se que a categoria de documento produzida hoje a mesma da produzida ontem, ressalta Rodrigues (2003, p.74). Os estudos comparativos de tipologia documental conferem segurana para integrar documentos na mesma srie documental. Com essa ligao entre as duas idias, possvel perceber uma preocupao com o estudo evolutivo e histrico entre os tipos documentais, relacionando-os em diferentes pocas:

Os termos extrados da tipologia e da legislao disponvel vo servir de referencial para iniciarmos um trabalho de pesquisa. Pretendemos tecer comparaes com perodos anteriores e elaborar, atravs de um vocabulrio controlado, um plano de classificao funcional que atenda as necessidades dos arquivos permanentes e do protocolo da Prefeitura. (RODRIGUES, 2003, p.67)

Tais argumentos justificam a escolha do elemento evoluo histrica do tipo documental em nossa proposta de formulrio de identificao de tipologia documental, que se encontra ao final desse captulo. Portanto, o trabalho prtico no arquivo para tratar massa documental acumulada e tambm documentos em fase corrente e intermediria, antes de tudo intelectual. Necessita de pesquisa sobre as caractersticas do rgo produtor e da tipologia documental produzida e acumulada no arquivo, para o planejamento do tratamento tcnico, ou seja, da classificao, da avaliao e da produo.

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A autora relata que foram encontrados muitos erros no arquivo relativos ao campo Tipo documental aparecer preenchido somente com a espcie documental, o que mostrou um procedimento de rotina. (RODRIGUES, 2003, p.70) A equipe fez a correo e colocou o nome do tipo documental nesse campo. A tabela de equivalncia dos tipos documentais foi um instrumento importante, elaborado integrado aos procedimentos de acesso e localizao dos tipos documentais encontrados no arquivo, que possibilitou uma busca mais eficaz e com maior possibilidade de uma correta recuperao e localizao.
Pudemos constatar que, no Arquivo Pblico de Campo Belo, est preservada a integridade das tipologias caractersticas de um municpio, todas as sries esto completas. Este fato confere qualidade ao acervo e que no encontra precedentes em muitos arquivos municipais. (RODRIGUES, 2003, p.67)

Todo o trabalho arquivstico desenvolvido pela equipe foi bem sucedido e um importante exemplo prtico de aplicao desta metodologia para estudar documentos de arquivo, referencia para os outros municpios brasileiros. Apresenta-se em seguida as tabelas 3 e 4 referentes ao estudo comparativo de conceitos, objeto de estudos, mbito de aplicao, finalidade, instrumento de identificao (tabela 3) e dos elementos contidos nos formulrios de identificao (tabela 4), de acordo com os modelos metodolgicos analisados. Os elementos que aparecerem sem preenchimento se justificam pelo fato de que a experincia metodolgica referida no apresenta campo semelhante de acordo com as definies disponveis estudadas nessa pesquisa.

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EXPERINCIAS METODOLGICAS DE IDENTIFICAO: ESTUDO DOS MODELOS E SEUS FUNDAMENTOS Objeto de estudos mbito de aplicao Formulrio de Identificao

Modelos

Conceitos Tipos documentais: derivam


das funes desenvolvidas por rgos das instituies. Os tipos documentais junto ao rgo ou a funo produtora dos mesmos originam as sries, que sero o resultado da unio do tipo documental e do rgo ou funo que o geraram. (Archivos Estudios 2, 1988, p.12) Identificao Vicenta Corts Alonso, que coordenou as atividades do grupo, refere-se identificao como anlise documental, cujo foco das reflexes estava voltado para a formulao de parmetros normalizados para caracterizar, classificar e avaliar a documentao administrativa municipal. (...) era imprescindvel que tivessem perfeitamente identificados, de maneira prvia, as sries documentais, o que exigia tambm previamente o estudo do tipo documental. (RODRIGUES, 2008, p. 55)

Finalidade

Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri (Espanha), 1988

Identificao de tipologia em documentos pblicos contemporneo s e histricos.

Documentao contempornea e documentao histrica, significando, portanto, aplicao s trs idades.

Facilitar aos arquivistas municipais a localizao e o conhecimento primrio das sries mais comuns em seus arquivos, (...) que funcione como um dicionrio de Tipologia Documental Municipal. (Archivos Estudios 2, 1988, p.14)

Cuestionario de Tipologa Documental

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A identificao documental a
primeira fase do tratamento arquivstico e consiste na anlise da organizao e das funes das pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas, e das sries documentais que produzem como base pra avaliao documental e para a organizao e descrio arquivsticas. Srie documental: o conjunto de unidades documentais, testemunho continuado de uma mesma atividade. Tipo documental: sua fixao e identificao sero determinados pela anlise dos caracteres externos e internos os documentos (HEREDIA HERRERA, 1991 apud RODRIGUES, 2003, p.65)

Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos (Espanha), 2000

Identificao de sries documentais da administrao autnoma e local.

Seu regulamento se aplica a todos os arquivos integrados ao Sistema Andaluz de Arquivos e todos os documentos que compem o Patrimnio Documental Andaluz, ou seja, aplicado s trs idades.

Tipo

Prefeitura Municipal de Campo Belo, MG (Brasil), 2003

documental: a configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa (DICIONRIO, 1986) e sua fixao e identificao sero determinados pela anlise dos caracteres externos e internos os documentos (HEREDIA HERRERA, 1991). (RODRIGUES, 2003, p.65) Identificao: o ato de determinar a identidade do documento de arquivo, de

Identificao de tipologia documental em documentos da administrao pblica

Sua aplicao deve versar sobre arquivos correntes e depsitos de arquivos.


(RODRIGUES, 2003, p.73.)

A identificao e a avaliao permitiro estabelecer as propostas de normalizao, realizadas pelo arquivista em colaborao com os rgos gestores, que afetaro as nomenclaturas das sries documentais, a reviso de seus procedimentos administrativos, a sua descrio e seu tratamento informtico. (http://www.juntadean dalucia.es) O Manual um produto que busca a aproximao e o dilogo com as reas administrativas, fazendo com que o produtor do documento, seu principal usurio, reconhea e valorize suas tarefas rotineiras que, muitas vezes,

Estudio de Identificacin y Valoracin de Series Documentales.

Manual de Tipologia Documental de Campo Belo

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reconhecer os caracteres prprios e exclusivos que conferem essa identidade. (RODRIGUES, 2008, p.65)

no encontram respaldo e nem registro no nvel formal. Por isso ele dever ser sempre objeto de reviso e atualizao. (RODRIGUES, 2003, p.73)

Tabela 3 Experincias metodolgicas de identificao: estudo dos modelos e seus fundamentos Fonte: A autora

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FORMULRIOS DE IDENTIFICAO DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL: ESTUDO DOS ELEMENTOS

Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri

Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos Denominao da srie

Prefeitura Municipal de Campo Belo

Tipo documental
Denominao (que vem imposta desde sua origem), definio (extrada da legislao), cdigo (que o identifica, corresponde ao tipo no plano de classificao. Posio da srie no fundo ou no conjunto maior.), caracteres externos (aqueles que se referem materialidade do documento).

Denominao vigente (Nome da srie que se estuda), Denominaes anteriores (Nome em que a srie de estudo era identificada anteriormente), Data inicial e final da srie, Tipo documental srie subordinada? ( o testemunho de uma A espcie somada atividade concernente. parte do procedimento administrativo que identifica a srie, onde a unidade administrativa que gera essa parte estimada como uma srie prpria), Nome da srie principal (caso seja subordinada a outra).

Cdigo da Srie
Campo para ser preenchido pela Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos. Encontra-se neste modelo no elemento Cdigo orgnico da srie (correspondente ao --------quadro de classificao do rgo ou Instituio Atribudo em funo da rea produtora Tipo documental. produtora), Cdigo funcional da srie (correspondente ao Quadro de Classificao funcional do Arquivo).

----------

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rgo
Nome das instituies que, de acordo com suas competncias, so responsveis pela produo da produtora / rgo produtor) srie e a data em que essa responsabilidade tem rgo produtor Unidade administrativa que centraliza sido exercida. Denominao estabelecida na Lei Municipal toda a gesto que dar lugar ao tipo Complementar n29, de 08 de agosto de 1997. Unidade Administrativa / Funo documental. Nome das unidades administrativas dentro de cada instituio responsvel. (no caso de sries de carter horizontal, colocar o nome da funo.

Oficina

Productora

(Entidade

Atividade
Atividade que gera o tipo documental

Contedo da srie

Descrever brevemente a finalidade administrativa Finalidade da produo do tipo documental. especfica que cumpre a srie e seu procedimento.

Objetivo da produo

Destinatrio
(no apresenta definio do elemento)

-----------No encontra-se como um elemento. Legislao

-----------O elemento foi desconsiderado como elemento independente mas pode ser recuperado na tramitao do documento.

Legislao
Legislao referente a cada tipo documental. Atravs da legislao que a Administrao realiza as operaes que tem resultado os tipos documentais.

Disposies regulamentares em carter geral e especfico (incluindo normas internas) que afetam diretamente o procedimento. Ela feita principalmente em regulamentao especfica. As disposies gerais sempre se referem quelas que foram aplicadas em alguns procedimentos na ausncia de regulamentao especfica.

Fundamento legal
Informao sobre as leis citadas de conhecimento das reas, que possuem algum tipo de dado sobre o documento, sobre sua produo ou vigncia.

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Procedimento do tipo / expediente


Indicao do processo de tramitao administrativa da srie de acordo com: Documentos (relao Tramitao - incidncias e durao do ordenada dos documentos bsicos que em funo trmite do procedimento formam parte de cada unidade o processo em que se gera o tipo documental da srie); Tradio documental documental. (original; cpia; cpia autenticada; Fotocpia; minuta); Observaes (para indicar qualquer efeito sobre o circuito documental que implique a possvel localizao de duplicatas em outras unidades administrativas).

Tramitao
Foi considerado o nmero de vias e/ou cpias, o rgo de destino, a autoridade que valida o documento e objetivo da remessa at a fase final do arquivamento.

Documentos bsicos que compe o ---------Documentos expediente

Documentos anexos

Na Prefeitura Municipal de Campo Belo existem poucos tipos que tramitam em forma de Conjunto de documentos que dar lugar Relao ordenada dos documentos bsicos que em processos. A prtica administrativa determina o ao expediente, produzidos durante o funo do procedimento formam parte de cada arquivamento em conjunto das peas unidade documental da srie. (elemento trmite documentais compostas. apresentado tambm no item anterior nesta tabela)

Sries relacionadas ---------Ordenao da srie


As sries documentais do lugar aos tipos e depender das caractersticas deles. Ordenao poder ser cronolgica, alfabtica, geogrfica, numrica ou alfanumrica e estar refletida nos instrumentos de informao e controle. Nome das sries documentais que por seu contedo ou sua tramitao incluam informaes ---------idnticas, parciais ou complementares a srie objeto de identificao.

Ordenao

Indicao do tipo de ordenao que produz a srie Posio dos documentos dentro da srie. (como analisada, refletindo sobre as observaes qualquer proposta de ser inserido posteriormente) caracterstica na ordenao que seja importante destacar.

Ordenao

Contedo

----------

Contedo

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Classe de dados de pessoas, lugares, data e assuntos que aparecem em cada srie documental.

Registro dos dados repetitivos analisada e as variantes.

da

tipologia

Descrio ---------Nvel de descrio aplicado a srie e observaes dos instrumentos utilizados, como inventrios, catlogos e outras ferramentas de trabalho.

----------

Volume ---------A quantidade de unidades de instalao que ---------integram a srie, expressadas em nmero de unidades ou metros lineares de documentao.

Suporte Fsico ---------Suporte em que se encontram os documentos da srie.

----------

Valores ---------Incluso dos valores: administrativo, fiscal, jurdico, ---------informativo e histrico, e com os prazos, que possam ser atribudos aos documentos da srie.

III. SELEO
Proposta de seleo (conservao, eliminao total, eliminao parcial) Proposta tipo amostragem (se houver eliminao, fazer uma amostragem - seletivo, aleatrio, Vigncia administrativa misturado, probabilstico ou outro O perodo de vigncia administrativa para especificando sua metodologia e volume ou fixar aos calendrios de transferncias. porcentagem) Prazos de transferncias Devem ser registados em relao a finalizao da tramitao e diminuio progressiva da freqncia de uso dos documentos.

Prazo de arquivamento
O tempo de arquivamento no arquivo setorial no foi considerado como elemento isolado no formulrio para definir o elemento vigncia. Foi levada em conta a anlise dos valores para a atribuio dos prazos de arquivamento.

Regime de Acesso ---------Indicao do regime de acesso, conforme estabelecido no art. 29.1.c) do Regulamento do

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Sistema Andaluz de Arquivos e desenvolvimento da Lei 3 / 84 de 9 de janeiro de Arquivos, sempre que possvel para estabelecer um critrio geral, de acordo com a legislao geral, e tambm a indicao do regime de acesso a documentos diretamente afetados por legislao especfica.

Destinao ---------Expurgos
Eliminao. Proposta de seleo (Elemento que encontra-se Destinao do tipo documental, onde consta se pode ser eliminado ou deve ser preservado no item Seleo) definitivamente. Conservao, eliminao total, eliminao parcial.

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-------------------

Utilidade para a investigao ----------(no apresenta definio do elemento)

Evoluo histrica do tipo documental apresentado


(Elemento que ficou para ser definido em reunies futuras)
(no apresenta definio do elemento)

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Modelos em Xerox
(Elemento que ficou para ser definido em reunies futuras)
(no apresenta definio do elemento)

---------IV. OBSERVAES
Dividindo-se em dois campos: o primeiro (Observaes) destinado a acrescentar um esclarecimento informativo do estudo; o segundo (Recomendaes ao gestor) dedicado a realizar recomendaes aos gestores a fim de ajudar incidncias, observadas ao longo do tempo, no procedimento administrativo da srie.

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V. REA DE CONTROLE ---------Responsvel pelo Estudo de Identificao e Avaliao; Arquivo onde foi feito o trabalho de campo; Datas extremas do perodo estudado; Data de realizao; Data de reviso.

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Tabela 4: Formulrios de identificao de tipologia documental: estudo dos elementos Fonte: A autora

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No modelo de Andaluzia, os primeiros elementos fazem parte da primeira parte do formulrio, denominada Identificao. Os campos Valores e Regime de Acesso aparecem na segunda parte do formulrio, denominada Avaliao. Este formulrio ainda contm: a terceira parte, Seleo com os elementos Proposta d e seleo, Proposta tipo amostragem e Prazos de transferncias, a quarta parte com as Observaes e a quinta parte com rea de Controle. Portanto, aqui identificamos com os nmeros romanos como no modelo. Esta escolha de fazer um formulrio com identificao e avaliao juntas se deve a seguinte explicao: Em 1998, a Comisso Andaluza de Arquivos, encarregou o AGA de propor um modelo comum de formulrio para a identificao e avaliao documental (RODRIGUES, 2008, p.54) Como resultado desta anlise, buscou-se definir um modelo preliminar de formulrio de identificao de tipologia documental que possa futuramente servir de base para os estudos de gesto de documentos eletrnicos, os quais necessitam de dados padronizados para reconhecer o documento de arquivo e planejar sua produo e tratamento tcnico neste ambiente. A partir dos modelos de formulrios apresentados e da anlise dos elementos que os integram, elaborou-se uma proposta de formulrio de identificao de tipologia documental, no qual constam os elementos que considerou-se para a referida proposta de formulrio; as definies apresentadas nos modelos analisados, as quais serviram de fundamento para a redao da definio que apresenta-se para o mesmo elemento, que tambm integra o modelo proposto. Tais definies so descritas de acordo com a seguinte legenda: 1 Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri; 2 Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos documentos; 3 Prefeitura Municipal de Campo Belo; e 4 - Definio proposta pela autora.

Proposta de Formulrio de Identificao de Tipologia Documental

Tipo documental
(1) Tipo documental Denominao (que vem imposta desde sua origem), definio (extrada da legislao), cdigo (que o identifica, corresponde ao tipo no plano de classificao. Posio da srie no 93

fundo ou no conjunto maior.), caracteres externos (aqueles que se referem materialidade do documento). (2) Denominao da srie Denominao vigente (Nome da srie que se estuda), Denominaes anteriores (Nome em que a srie de estudo era identificada anteriormente), Data inicial e final da srie, srie subordinada? ( o testemunho de uma parte do procedimento administrativo que identifica a srie, onde a unidade administrativa que gera essa parte estimada como uma srie prpria), Nome da srie principal (caso seja subordinada a outra). (3) Tipo documental A espcie somada atividade concernente. (4) Tipo documental Espcie somada atividade que define a srie documental.

rgo produtor
(1) rgo produtor Unidade administrativa que centraliza toda a gesto que dar lugar ao tipo documental. (2) rgo Nome das instituies que, de acordo com suas competncias, so responsveis pela produo da srie e a data em que essa responsabilidade tem sido exercida. Unidade Administrativa / Funo Nome das unidades administrativas dentro de cada instituio responsvel. (no caso de sries de carter horizontal, colocar o nome da funo. (3) rgo produtor Denominao estabelecida na Lei Municipal Complementar n29, de 08 de agosto de 1997. (4) rgo Produtor Denominao da rea administrativa e sua subordinao que produz os documentos.

Finalidade da produo
(1) Atividade Atividade que gera o tipo documental. (2) Contedo da srie Descrever brevemente a finalidade administrativa especfica que cumpre a srie e seu procedimento. (3) Objetivo da produo 94

Finalidade da produo do tipo documental. (4) Finalidade da produo Justificativa administrativa para gerar o tipo documental.

Legislao
(1) Legislao Legislao referente a cada tipo documental. Atravs da legislao que a Administrao realiza as operaes que tem resultado os tipos documentais. (2) Legislao Disposies regulamentares em carter geral e especfico (incluindo normas internas) que afetam diretamente o procedimento. Ela feita principalmente em regulamentao especfica. As disposies gerais sempre se referem quelas que foram aplicadas em alguns procedimentos na ausncia de regulamentao especfica. (3) Fundamento legal Informao sobre as leis citadas de conhecimento das reas, que possuem algum tipo de dado sobre o documento, sobre sua produo ou vigncia (4) Legislao Normas regulamentares que afetam diretamente o documento: sua produo, vigncia e prescrio.

Tramitao
(1) Tramitao - incidncias e durao do trmite o processo em que se gera o tipo documental. (2) Procedimento do tipo / expediente Indicao do processo de tramitao administrativa da srie de acordo com: Documentos (relao ordenada dos documentos bsicos que em funo do procedimento formam parte de cada unidade documental da srie); Tradio documental (original; cpia; cpia autenticada; Fotocpia; minuta); Observaes (para indicar qualquer efeito sobre o circuito documental que implique a possvel localizao de duplicatas em outras unidades administrativas). (3) Tramitao Foi considerado o nmero de vias e/ou cpias, o rgo de destino, a autoridade que valida o documento e objetivo da remessa at a fase final do arquivamento. (4) Tramitao 95

Fluxo dos documentos para as tomadas de decises no contexto do procedimento administrativo.

Documentos anexos
(1) Documentos bsicos que compe o expediente Conjunto de documentos que dar lugar ao expediente, produzidos durante o trmite (2) Documentos (dentro do elemento Procedimento do tipo / expediente) Relao ordenada dos documentos bsicos que em funo do procedimento formam parte de cada unidade documental da srie. (3) Documentos anexos Na Prefeitura Municipal de Campo Belo existem poucos tipos que tramitam em forma de processos. A prtica administrativa determina o arquivamento em conjunto das peas documentais compostas. (4) Documentos anexos Tipos documentais que compe um processo.

Critrio de Ordenao
(1) Ordenao da srie As sries documentais do lugar aos tipos e depender das caractersticas deles. Ordenao poder ser cronolgica, alfabtica, geogrfica, numrica ou alfanumrica e estar refletida nos instrumentos de informao e controle. (2) Ordenao Indicao do tipo de ordenao que produz a srie analisada, refletindo sobre as observaes qualquer caracterstica na ordenao que seja importante destacar. (3) Ordenao Posio dos documentos dentro da srie. (como proposta de ser inserido posteriormente) (4) Ordenao Elementos para recuperao dos documentos individuais que integram uma srie documental.

Contedo
(1) Contedo 96

Classe de dados de pessoas, lugares, data e assuntos que aparecem em cada srie documental. (2) (no apresenta campo semelhante de acordo com as definies) (3) Contedo Registro dos dados repetitivos da tipologia analisada e as variantes. (4) Contedo Classes de dados que se repetem na forma dos documentos.

Volume
(1) (no apresenta campo semelhante de acordo com as definies) (2) Volume A quantidade de unidades de instalao que integram a srie, expressadas em nmero de unidades ou metros lineares de documentao. (3) (no apresenta campo semelhante de acordo com as definies) (4) Volume Quantidade de unidades de instalao das sries documentais, expressadas em nmero de peas documentais e/ou metros lineares.

Suporte fsico
(1) (no apresenta campo semelhante de acordo com as definies) (2) Suporte Fsico Suporte em que se encontram os documentos da srie. (3) (no apresenta campo semelhante de acordo com as definies) (4) Suporte Fsico Meio fsico de registro das informaes do documento de arquivo.

Prazo de arquivamento e destinao


(1) Vigncia administrativa O perodo de vigncia administrativa para fixar aos calendrios de transferncias. (2) Seleo Proposta de seleo (conservao, eliminao total, eliminao parcial). Proposta tipo amostragem (se houver eliminao, fazer uma amostragem - seletivo, aleatrio, misturado, probabilstico ou outro - especificando sua metodologia e volume ou porcentagem). Prazos 97

de transferncias Devem ser registados em relao a finalizao da tramitao e diminuio progressiva da freqncia de uso dos documentos. (3) Prazo de arquivamento O tempo de arquivamento no arquivo setorial no foi considerado como elemento isolado no formulrio para definir o elemento vigncia. Foi levada em conta a anlise dos valores para a atribuio dos prazos de arquivamento. (4) Prazo de arquivamento e destinao Prazo de guarda da srie documental e destinao: preservao ou eliminao, total ou parcial.

Evoluo histrica do tipo documental


(1) (no apresenta campo semelhante de acordo com as definies) (2) (no apresenta campo semelhante de acordo com as definies) (3) (no apresenta campo semelhante de acordo com as definies) (4) Evoluo histrica do tipo documental Anotar modificaes do nome do rgo produtor, nomenclatura do tipo documental, do procedimento e atividade que determinaram sua produo, modificaes de valores e prazos de arquivamento, entre outros.

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7 CONSIDERAES FINAIS

So apresentadas aqui as consideraes sobre este estudo terico e metodolgico relacionado ao uso da Diplomtica como base para a identificao arquivstica nos modelos de gesto de documentos desenvolvidos na Espanha e no Brasil. Observou-se que a Diplomtica considerada em sua perspectiva clssica passou por modificaes, foi evoluindo como metodologia e se moldando s necessidades das reas que se utilizaram de sua metodologia, primeiro o Direito, depois a Histria e agora a Arquivstica. Hoje a Arquivstica se beneficia da nova perspectiva da Diplomtica por ser um mtodo para o estudo da gnese documental e de sua contextualizao no mbito da funo que define a produo do documento de arquivo e, assim, do tipo documental. Assim, a identificao de tipologia documental se fundamenta no mtodo da Diplomtica contempornea, evoluda e modificada que direciona a anlise para a gnese do documento de arquivo, para a razo de sua produo no contexto em que est inserido. Pudemos constatar nessa pesquisa que o foco principal da identificao arquivstica a coleta das informaes sobre o rgo produtor e seus documentos, ou seja, os elementos contidos no documento, sua histria e sua razo de produo, seu trmite e uso e o que diz respeito ao rgo produtor e a atividade que o gerou, permitindo a identificao das sries documentais. Nosso estudo terico nos revelou que a identificao aparece no tratamento arquivstico como uma ao de identificar os documentos, dar identidade aos documentos de arquivo, porm sem haver ainda um consenso se a identificao arquivstica uma tarefa, fase, ferramenta, ato ou processo, etc. A maioria dos autores estudados nesta pesquisa consideram que a identificao necessria especialmente no comeo do tratamento arquivstico, sendo que alguns desses autores defendem ainda ser uma pesquisa de carter intelectual. De acordo com os estudos tericos que foram desenvolvidos, considerou-se a identificao arquivstica como a etapa do tratamento tcnico arquivstico. Sobre o aprimoramento intelectual dos profissionais de arquivo, Duranti (1994, p. 9-10) parece mostrar certo descontentamento com os profissionais
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arquivistas contemporneos e o fracasso em enfrentar os registros docum entais contemporneos devido a uma grande deficincia no conhecimento profissional do arquivista, deficincia esta existente h longo tempo, mas que se tornou evidente em funo das mudanas no mundo arquivstico decorrentes do uso da tecnologia digital na produo, manuteno e preservao dos registros documentais. Segundo a autora, o motivo pelo qual os arquivistas demonstraram temor frente necessidade da prtica arquivstica e sua aplicao nos documentos digitais e eletrnicos ocorreu de acordo com a falsa impresso de que a realidade est mudando fundamentalmente, uma vez que tradicionalmente o foco foi a realidade fsica dos documentos. Essa idia de que a realidade relacionada ao suporte est mudando em parte verdadeira, j que no meio eletrnico so necessrios conhecimentos tcnicos e tericos diferentes do documento em meio tradicional como o papel. Porm, o que Duranti quer alertar como os arquivistas podem participar dessa mudana: a primeira responsabilidade dos arquivistas proteger a imparcialidade dos documentos, propriedade que os torna a fonte mais confivel de prova. (DURANTI, 1994, p.11) Para uma melhor preparao dos arquivistas para corresponderem a essas mudanas, Duranti defende que necessrio abandonar a perspectiva fsica dos documentos por uma perspectiva intelectual e contextual dos documentos. essencial o uso de velhos padres em contato com os novos padres que surgiram e foram determinados pela tecnologia da informao, estabelecendo novas conexes fazendo com que as vrias partes do sistema de prova documental se reorganizem num todo novo. Portanto, o trabalho que temos pela frente requer que abramos nossas mentes. (DURANTI, 1994, p. 13) Neste sentido, pode-se perceber que certos problemas que tiveram que ser enfrentados relacionados informao s aconteceram motivados pelo despreparo intelectual dos profissionais, que surgiu com o crescimento das tecnologias da informao e a grande produo de documentos digitais e eletrnicos. A preocupao era produzir e disseminar tecnologia e informao, mas no foram feitos estudos que pudessem prever o que aconteceria com a informao nesse novo suporte. De acordo com o estudo comparativo, percebe-se que os modelos metodolgicos foram aplicados em arquivos pblicos e todos se mostraram
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aplicveis s trs idades do documento de arquivo, pois os modelos apresentam a aplicabilidade da metodologia da identificao em documentos contemporneos, em documentos histricos, e alguns modelos tanto em documentos contemporneos quanto em documentos histricos. Isso nos leva a concluir que uma metodologia com potencial para ser utilizada em todo o ciclo de vida e em todas as trs idades do documento de arquivo. Notou-se que o uso dessa metodologia em tais modelos permitiu a reviso da nomenclatura dos tipos documentais e sries alm da percepo da importncia do desenvolvimento de normalizao e de padronizao que faz com que as mesmas sries nos arquivos sejam tratadas com os mesmos critrios,

impossibilitando o desmembramento de fundos e a perda de tempo com denominaes e classificaes locais e pessoais. Ficou clara a necessidade de maior ateno com a produo dos documentos e com os produtores, porque essa aproximao possibilita o estudo da evoluo histrica dos tipos documentais, onde observou-se a criao de um documento e sua mudana atravs do tempo. A contextualizao da criao dos documentos relacionada com a histria da instituio (com seus trmites e legislaes especficas) o que preconiza a Diplomtica contempornea, fundamento da identificao como metodologia de pesquisa em arquivstica para estudar o contexto de produo e as caractersticas dos documentos nas instituies. O documento de arquivo no est sozinho, ele possui suas relaes com outros documentos atravs dos processos de trabalho e o trmite administrativo que cumpre, criado dentro de uma realidade institucional. Esse trmite estudado e analisado nas etapas da gesto de documentos, que enquanto processo arquivstico compreende teorias, conceitos, mtodos e procedimentos que precisam ser analisados para serem objeto de padronizao e normalizao dos programas de gesto de documentos. O estudo da legislao da instituio produtora e dos tipos e sries documentais permite a elaborao do manual de tipo documental, que alm da contribuio na fase de elaborao do plano de classificao, auxilia o programa de gesto de documentos e contribui para todo o sistema de gesto de documentos. Essa metodologia mostra-se eficaz e faz importante contribuio ao tratamento arquivstico nos arquivos espanhis, tendo influenciado o modelo da
101

Prefeitura Municipal de Campo Belo e provavelmente ainda influenciar outros estudos tericos e metodolgicos em outros pases que utilizam como base e/ou referncia essa metodologia que foi pioneira na Espanha. Reconhecendo os avanos tecnolgicos, a produo desordenada dos documentos sem padronizao e a ligao da Cincia da Informao s reas relacionadas Informtica e Computao e Arquivstica, compreendeu-se que cada vez mais tem sido feito o estudo dessas relaes entre reas e o estudo das aplicaes metodolgicas na Arquivstica e na Cincia da Informao relacionadas ao documento e informao em meio eletrnico. Porm, nessa pesquisa, percebeu-se que os debates, comprovaes, estudos e hipteses no se esgotaram quanto ao tratamento arquivstico e metodologias aplicadas a documentos em meio convencional. Diante disso, seria interessante um estudo continuado dessa pesquisa, que pudesse trazer tais contribuies da metodologia da identificao arquivstica de tipologias documentais e da Diplomtica aos documentos em meio eletrnico, estudando seus elementos de identificao.

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REFERNCIAS

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106

ANEXO A Questionrio de Tipos documentais. Manual de Tipologa Documental de los Municpios. Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri, 198812

12

Fonte: GRUPO DE TRABAJO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID. Manual de tipologa documental de los municipios. Archivos Estudios, 2. Madrid: Consejera de Cultura, 1988.

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ANEXO B - Estudio de Identificacin y Valoracin de Series Documentales. Comisso Andaluza de Avaliao e Acesso aos Documentos, 200013

Cdigo de la Serie: I. IDENTIFICACIN


1. DENOMINACIN DE LA SERIE

Denominacin vigente:
Denominaciones anteriores / Otras denominaciones:

Fecha inicial de 108e serie:


Nombre de la serie principal:

Fecha final:

Es Serie Subordinada?

2. PROCEDENCIA Y FECHAS DE CREACIN Y EXTINCIN


Organismo Unidad Administrativa / Funcin Fecha inicial Fecha final

Cdigo orgnico de la serie:

Cdigo funcional de la serie:

3. CONTENIDO

4. LEGISLACIN A) General:
Rango Disposicin Fecha de aprobacin Fecha de publicaci n Bolet n N Boletn corr. Err. N

B) Especfica:
Rango Disposicin Fecha de aprobacin Fecha de publicaci n Bolet n N Boletn corr. Err. N

5. PROCEDIMIENTO DEL EXPEDIENTE TIPO


N Prodmnto. Tradicin Documental

Documentos

Observaciones

6. SERIES RELACIONADAS A) Series duplicadas:


Nombre de la Serie Organismo Unidad Administrativa

13

Formulrio disponvel em: http://www.juntadeandalucia.es. Acesso em: 16/09/2012.

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B) Series subordinadas:
Nombre de la Serie Organismo Unidad Administrativa

C) Series complementarias o recopilatorias:


Nombre de la Serie Organismo Unidad Administrativa

7. ORDENACIN
Ordenacin numrica Ordenacin cronolgica Ordenacin alfabtica: Otros Observaciones:

Onomstica

Materias

Geogrfica

8. DESCRIPCIN
Por unidad de instalacin Observaciones: Por unidad documental

9. VOLUMEN
N unidades instalacin ARCHIVO OFICINA ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO INTERMEDIO/HISTRICO Metros Lineales

10. SOPORTE FSICO


Papel Informtico Otros

II. VALORACIN
11. VALORES
Administrativo Fiscal Jurdico Informativo: Histrico: Plazo: Plazo: Plazo: Sustancial Sustancial

Escaso Escaso

Justificacin: Justificacin:

12. RGIMEN DE ACCESO

III. SELECCIN
13. SELECCIN a) Propuesta de seleccin de la serie:

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Conservacin En el caso de eliminacin: En Archivo de Oficina (Plazo)

Eliminacin Total

Eliminacin Parcial

En Archivo Central (Plazo)

En Archivo Intermedio/Histrico (Plazo)

b) Propuesta tipo muestreo:


Selectivo Aleatorio Mixto Probabilstico Otro:

c) Plazos de transferencias:
Al Archivo Central, plazo y justificacin: Al Archivo Intermedio/Histrico, plazo y justificacin:

IV. OBSERVACIONES
14. OBSERVACIONES

15. RECOMENDACIONES AL GESTOR

V. REA DE CONTROL

Responsable del Estudio de Identificacin y Valoracin: Archivo/s donde se h llevado a cabo el trabajo de campo: Fechas extremas del perodo estudiado (aaaa-aaaa): Fecha de realizacin (dd/mm/aaaa): Fecha de revisin (dd/mm/aaaa):

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ANEXO C 1. Formulrio de levantamento de dados do rgo produtor, 2. Formulrio de levantamento de dados de tipologia documental, 3. Verbete de identificao de tipologia documental - Manual de tipologia documental da Prefeitura Municipal de Campo Belo, 2003.

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3. VERBETE DE IDENTIFICAO DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL. MANUAL DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL DA PREFEITURA MUNICIPAL DE CAMPO BELO, MG

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