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UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Catlica de Loja






MODALIDAD ONLINE



EDUCACIN CONTINUA





Gua didctica




EXCEL 2007
INTERMEDIO





AUTOR: Ing. Jorge Marcos Cordero Zambrano









NOVIEMBRE 2009-ENERO 2010























EXCEL 2007 INTERMEDIO
Gua Didctica

Elaborada por: Jorge Marcos Cordero Zambrano
E-mail: jmcorderoz@gmail.com
Blog: http://jmcordero.blogspot.com


UNIVERSIDAD TCNICA PARTICULAR DE LOJA
CC Ecuador 3.0 By NC ND

Call Center: 593 - 7 - 2570275
C. P.: 11- 01- 608
www.utpl.edu.ec
San Cayetano Alto s/n
Loja - Ecuador


Primera edicin





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comunicar pblicamente la obra, mientras se reconozca la autora original, no se utilice con
fines comerciales ni se realicen obras derivadas.
http://www.creativecommons.org/licences/by-nc-nd/3.0/ec/


Noviembre, 2009
CONTENIDOS

Introduccin .................................................................................................................................................. 8
Objetivos ........................................................................................................................................................ 9
Bibliografa .................................................................................................................................................. 10
Orientaciones Generales ...................................................................................................................... 11
MODULO 1 ................................................................................................................................................. 13
Funciones avanzadas ............................................................................................................................ 13
Sintaxis de la funcin ............................................................................................................................. 13
Cmo escribir la funcin con el asistente ...................................................................................... 14
Errores en los datos ................................................................................................................................ 16
Tipos de Funciones ................................................................................................................................. 18
Funciones de fecha y hora ................................................................................................................... 18
Funciones de texto .................................................................................................................................. 19
Funciones de bsqueda y referencia ............................................................................................... 20
Funciones lgicas .................................................................................................................................... 21
MODULO 2 ................................................................................................................................................. 22
Aplicacin de Funciones de Fecha y Hora .................................................................................... 22
Funcin AHORA ....................................................................................................................................... 22
Funcin HOY ............................................................................................................................................. 22
Funcin DIA................................................................................................................................................ 22
Funcin MES ............................................................................................................................................. 23
Funcin AO ............................................................................................................................................. 23
Funcin HORA .......................................................................................................................................... 24
Funcin FECHA ........................................................................................................................................ 24
Funcin DIAS360 ..................................................................................................................................... 24
MODULO 3 ................................................................................................................................................. 26
Aplicacin de Funciones de Texto .................................................................................................... 26
Funcin CONCATENAR ....................................................................................................................... 26
Funcin ENCONTRAR .......................................................................................................................... 26
Funcin MINUSC ..................................................................................................................................... 27
Funcin MAYUSC.................................................................................................................................... 28
Funcin EXTRAE ..................................................................................................................................... 28
MODULO 4 ................................................................................................................................................. 30
Funcin ELEGIR ...................................................................................................................................... 30
Funcin INDICE ........................................................................................................................................ 30
Funcin BUSCAR .................................................................................................................................... 31
Funcin BUSCARV ................................................................................................................................. 33
Funcin BUSCARH ................................................................................................................................. 34
MODULO 5 ................................................................................................................................................. 36
Aplicacin de Funciones Lgicas ...................................................................................................... 36
Funcin SI ................................................................................................................................................... 36
Funcin Y .................................................................................................................................................... 37
Funcin O .................................................................................................................................................... 38
Funcin NO ................................................................................................................................................ 38
Edicin Avanzada .................................................................................................................................... 40
Relacin entre hojas y libros (referencias externas vnculos) ........................................... 40
Dnde pueden utilizarse eficazmente las referencias externas ........................................... 40
Aspecto de una referencia externa a otro libro ............................................................................ 41
Crear una referencia externa entre celdas de libros distintos ............................................... 41
Controlar los vnculos a otros libros ................................................................................................. 41
Actualizar de forma manual todos los vnculos o no actualizar ningn vnculo de un
libro ................................................................................................................................................................ 42
Actualizar de forma manual slo algunos de los vnculos a otros libros ........................... 42
Consolidar datos en varias hojas de clculo ................................................................................ 42
Consolide por posicin .......................................................................................................................... 43
Consolide por frmula ............................................................................................................................ 44
Bloques tridimensionales ...................................................................................................................... 44
Formato de celdas ................................................................................................................................... 47
Nmero ........................................................................................................................................................ 47
Alineacin .................................................................................................................................................... 49
Fuente .......................................................................................................................................................... 50
Relleno ......................................................................................................................................................... 51
Proteccin ................................................................................................................................................... 52
El formato condicional ............................................................................................................................ 53
Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales .................................................................... 53
Aplicar formato slo a las celdas que contienen valores de texto, nmero, o fecha u
hora ................................................................................................................................................................ 54
Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos .............................................. 54
Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos tres colores ......... 55
Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos .............................. 55
Aplicar formato a los valores de rango inferior o superior y por encima o por debajo del
promedio ...................................................................................................................................................... 55
Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato ................................... 56
Borrar formatos condicionales ............................................................................................................ 58
La validacin de datos ........................................................................................................................... 58
Crear una lista de entradas validas .................................................................................................. 61
MODULO 7 ................................................................................................................................................. 63
Grficos ........................................................................................................................................................ 63
Tipos de grficos ...................................................................................................................................... 63
Grficos de columnas ............................................................................................................................ 64
Grficos de lneas .................................................................................................................................... 64
Grficos circulares ................................................................................................................................... 64
Grficos de barras ................................................................................................................................... 65
Grficos de rea ....................................................................................................................................... 65
Grficos de tipo XY (Dispersin) ....................................................................................................... 66
Grficos de cotizaciones ....................................................................................................................... 66
Grficos de superficie ............................................................................................................................ 67
Grficos de anillos ................................................................................................................................... 67
Grficos de burbujas .............................................................................................................................. 68
Grficos radiales ...................................................................................................................................... 68
Crear un grfico ........................................................................................................................................ 68
Dar formato a los grficos .................................................................................................................... 70
Seleccionar un diseo de grfico predefinido .............................................................................. 71
Seleccionar un estilo de grfico predefinido ................................................................................. 71
Seleccionar elementos de grfico ..................................................................................................... 71
Cambiar manualmente el diseo de elementos de grfico..................................................... 72
Cambiar manualmente el estilo de elementos de grfico ....................................................... 72
Usar ttulos en un grfico ...................................................................................................................... 72
Aplicar un diseo de grfico que contenga ttulos ...................................................................... 73
Agregar un ttulo de grfico manualmente .................................................................................... 73
Guardar un grfico como una plantilla de grfico ....................................................................... 73
Cmo aplicar una plantilla de grfico ............................................................................................... 74
Cambiar la presentacin de los ejes de grficos ........................................................................ 74
Mostrar u ocultar los ejes...................................................................................................................... 75
Cambiar el tipo de grfico de un grfico existente ..................................................................... 75
Trazar serie de datos de columnas o filas de hoja de clculo ............................................... 76
Modificar el tamao de un grfico ..................................................................................................... 77
Modificar la ubicacin de un grfico ................................................................................................. 77
MODULO 8 ................................................................................................................................................. 79
Tablas dinmicas ..................................................................................................................................... 79
Crear un informe de tabla dinmica ................................................................................................. 79
Crear un informe de grfico dinmico ............................................................................................. 83
Aplicar filtros a una tabla dinmica ................................................................................................... 85
Eliminar una tabla dinmica. ............................................................................................................... 86
MODULO 9 ................................................................................................................................................. 87
Uso de macros para simplificar tareas ............................................................................................ 87
Proceso de grabacin ............................................................................................................................ 87
Ejecutar una macro ................................................................................................................................. 89
Crear una macro manualmente (Uso de la barra de herramientas de Visual Basic) ... 90
Guardar archivos con Macros ............................................................................................................. 92
Ejecutar una macro haciendo clic en un botn de la barra de herramientas de acceso
rpido ............................................................................................................................................................ 94
Ejecutar una macro haciendo clic en un rea de un objeto grfico .................................... 94
Creacin de un botn para ejecutar una Macro .......................................................................... 95

Excel 2007 Intermedio

8

Introduccin



Microsoft Office Excel 2007 es una aplicacin que trabaja con hojas de clculo, que
facilita el manejo de nmeros, frmulas matemticas y manipular cualquier dato o
informacin de forma rpida. Hoy en da, Excel es la hoja de clculo ms usada en el
mercado debido a la gran variedad de funcionalidades. Adems, ofrece varias novedades
que permite optimizar el trabajo.

Por esta razn, es de gran importancia contar con recurso humano capacitado, que
conozca las nuevas formas de cmo debe trabajar en el mercado. Motivo por el cual, el
alumno que lleve este curso aprender los conceptos y fundamentos de Excel, los
mtodos disear hojas de trabajo que incluyan clculos, frmulas, funciones y grficos
estadsticos para llevar a cabo el manejo de la informacin.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar
la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de stas.

Microsoft Office Excel 2007 a travs de filtros y tablas dinmicas le brindar la posibilidad
de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A travs de los informes de
grfico dinmico podr ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla
dinmica para realizar comparaciones, patrones y tendencias. Con las macros podr
optimizar muchos de los proceso rutinarios


INTRODUCCIN

Excel 2007 Intermedio

9

Objetivos




GENERAL

Utilizar Microsoft Excel 2007 para disear hojas de trabajo que incluyan clculos,
frmulas, uso de funciones y grficos estadsticos, apoyados en el desarrollo de
una gran variedad de ejercicios prcticos.

ESPECFICOS

Conocer, aplicar, y usar las herramientas que ofrece la Hoja Electrnica Excel
2007
Manejar los datos de una hoja de clculo, y utilizar referencias absolutas y
relativas.
Utilizar y aplicar las funciones en la resolucin de problemas.
Aprender a utilizar y aplicar tablas dinmicas para obtener los ms variados
reportes.
Automatizar tareas con los usos y aplicacin de Macros.



OBJETIVOS

Excel 2007 Intermedio

10

Bibliografa



BSICA
Ayuda de Microsoft Excel 2007 (F1)


COMPLEMENTARIA
JELEN Bill, SYRSTAD Tracy. Excel Macros y VBA Edicin revisada y actualizada 2010.
Ediciones ANAYA Multimedia. Madrid 2008


ENLACES EN LA WEB
Explorar la Ayuda y procedimientos de Excel 2007
http://office.microsoft.com/es-es/excel/FX100646953082.aspx

Video Tutoriales de Excel 2007
http://jmcordero.blogspot.com/

Curso de Excel 2007
http://www.aulaclic.com.es/excel2007/

Lecciones de Microsoft Excel 2007
http://www.aulafacil.com/excel-2007/curso/Temario.htm

Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la
Validacin de datos en Excel.
http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx

En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en Excel.
http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx

En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras.
http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm

Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
http://support.microsoft.com/kb/213740/es


BIBLIOGRAFA

Excel 2007 Intermedio

11

Orientaciones Generales




Modalidad y recursos de aprendizaje

El presente programa de capacitacin se desarrollar de forma ntegra en nuestra
plataforma tecnolgica Online, la que se caracteriza por ser accesible en cualquier
horario, disponible las 24 horas del da y desde cualquier computador conectado a
internet, adems permite administrar de forma eficiente el proceso de aprendizaje a
travs de Internet, sin importar la localizacin geogrfica de nuestros alumnos. Es decir
esta plataforma representa el Aula Virtual donde se desarrollan las actividades de
capacitacin y en parte de la evaluacin.

Durante el periodo de estudios, el participante contar con mltiples recursos de
aprendizaje, como:
Prcticas en las que aplicar los conocimientos adquiridos, que hacen referencia
al trabajo que desarrollan los participantes.
Tareas extra clase.
Trabajo a distancia.
Evaluacin presencial.


Duracin

El tiempo estimado para la realizacin de este programa de capacitacin es de 20 horas,
con la asesora del facilitador, y 20 horas adicionales en las que el participante deber
interactuar en el entorno a fin de que cumpla con las actividades extra clase que el
facilitador proponga.


Metodologa

El curso denominado "Excel 2007 Intermedio" se desarrolla de manera exclusivamente
virtual durante 4 semanas, tiempo en el que el facilitador brindar apoyo y asesora
buscando la interactividad de sus participantes de modo que se puedan lograr el
desarrollo de las competencias planteadas en el curso.

Para el estudio de cada tema se colocar los recursos necesario que contendrn los
contenidos de estudio y para el desarrollo de las actividades habr la respectiva asesora
del facilitador.

Por lo expuesto, se requiere que el participante ingrese con cierta frecuencia al Entorno
Virtual de Aprendizaje a fin de informarse de las indicaciones y actividades planteadas
por el facilitador.

ORIENTACIONES GENERALES

Excel 2007 Intermedio

12

El estudio del curso requiere que el participante dedique al menos dos horas diarias,
dado que debe cumplir con el estudio de los contenidos y el desarrollo de actividades que
se planteen.


Certificados

La Universidad Tcnica Particular de Loja, otorgar al trmino del programa de
capacitacin los certificados que acrediten al participante la asistencia y/o la aprobacin,
de acuerdo a lo siguiente:

Certificado de Aprobacin del curso, cuando el participante alcance al menos el 70% de
puntaje en la evaluacin de conocimientos y el 75% en asistencia a las clases
presenciales, de acuerdo a lo establecido en nuestra Universidad, as:

APROVECHAMIENTO Mnimo para aprobar 28/40 puntos
PARTICIPACIN ENTORNO Mnimo para aprobar 70% duracin del curso.

Las herramientas de evaluacin de cada mdulo sern las siguientes:
Participacin en los Foros
Cumplimiento de tareas
Evaluaciones va Online
Evaluacin presencial

Esta prevista una sola evaluacin presencial; su realizacin se coordinar con los
estudiantes, as como lo referente al lugar en el que se aplicar la misma.


Excel 2007 Intermedio

13

MODULO 1



Funciones avanzadas
Este modulo es fundamental para el desarrollo del curso, pues en su comprensin y
manejo es la base para una buena utilizacin de Microsoft Office Excel 2007.

Microsoft Excel es capaz de insertar frmulas y funciones, realizando las operaciones que
se le describan con los valores contenidos en las celdas especificadas.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar
la creacin de hojas de clculo, estudiando la sintaxis de stas as como el uso del
asistente para funciones, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las
funciones existentes o la sintaxis de stas.


Sintaxis de la funcin
Las funciones son frmulas predefinidas en Excel 2007 que ejecutan clculos utilizando
valores especficos, denominados argumentos, y devuelven un resultado.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas

La sintaxis de cualquier funcin es:
nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

El siguiente ejemplo se ilustra la sintaxis de la funcin REDONDEAR.


Estructura. La estructura de una funcin comienza por el signo igual =, seguido por el
nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados
por signos de punto y coma y un parntesis de cierre.
Nombre de funcin.
Argumentos. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como
VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.
Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.
MODULO 1

Excel 2007 Intermedio

14

Informacin sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la funcin, aparece
una informacin sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. As, escriba
=SUMA y aparecer la informacin.



Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El
operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas
entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C
6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.


Cmo escribir la funcin con el asistente
Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Microsoft Office Excel 2007 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.

Para escribir una funcin en una celda utilizando el asistente se debe:
1. Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
2. Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin.



O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas.



Excel 2007 Intermedio

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Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYS+F3.

Aparece el asistente de funciones, mostrando el cuadro de dilogo Insertar funcin.



Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin
hacer clic sobre el botn, de esta forma no es necesario conocer cada una de las
funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar
una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente
una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el
cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.

En el cuadro Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos
haciendo clic sobre sta. Se observa como conforme seleccionamos una funcin, en la
parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta.

Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una
descripcin ms completa de dicha funcin.

A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas
aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los
argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en
nuestro caso se eligi la funcin SI ().

Excel 2007 Intermedio

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Errores en los datos
Cuando introducimos una funcin en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.



Excel 2007 Intermedio

17

Cuando nos avisa del error, nos da una posible propuesta que podemos aceptar
haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en
la esquina superior izquierda tal como esto:

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro que nos permitir saber ms sobre el
error.


Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no
podramos utilizar la opcin Modificar en la barra de frmulas.
Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Omitir error para que desaparezca el
smbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la funcin nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo:

ERROR DESCRIPCIN
#####
Este error se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o
cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#NULO!
Este error se genera cuando se especifica una interseccin de dos reas que
no se intersecan. El operador de interseccin es un espacio entre
referencias.
#DIV/0!
Este error se produce cuando se divide un nmero por cero (0).
#VALOR!
Este error se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando
incorrecto.
#REF!
Este error se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NOMBRE?
Este error se produce cuando Microsoft Office Excel no reconoce el texto de
la frmula.
#NM!
Este error se produce cuando se escriben valores numricos no vlidos en
una frmula o una funcin.
#N/A
Este error se produce cuando un valor no est disponible para una funcin o
una frmula

Excel 2007 Intermedio

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Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un
smbolo en la esquina superior izquierda tal como:


Tipos de Funciones
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que
realizan. As:


Funciones por categoras

1. Funciones de complementos y automatizacin
2. Funciones de cubo
3. Funciones de base de datos
4. Funciones de fecha y hora
5. Funciones de ingeniera
6. Funciones financieras
7. Funciones de informacin
8. Funciones lgicas
9. Funciones de bsqueda y referencia
10. Funciones matemticas y trigonomtricas
11. Funciones estadsticas
12. Funciones de texto



Funciones de fecha y hora
Funcin Descripcin
FECHA Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha
determinada
FECHANUMERO Convierte una fecha con formato de texto en un valor de nmero de
serie
DIA Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes
DIAS360 Calcula el nmero de das entre dos fechas a partir de un ao de
360 das
FECHA.MES Devuelve el nmero de serie de la fecha equivalente al nmero
indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
FIN.MES Devuelve el nmero de serie correspondiente al ltimo da del mes
anterior o posterior a un nmero de meses especificado
HORA Convierte un nmero de serie en un valor de hora
Excel 2007 Intermedio

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MINUTO Convierte un nmero de serie en un valor de minuto
MES Convierte un nmero de serie en un valor de mes
DIAS.LAB Devuelve el nmero de todos los das laborables existentes entre
dos fechas
AHORA Devuelve el nmero de serie correspondiente a la fecha y hora
actuales
SEGUNDO Convierte un nmero de serie en un valor de segundo
HORA Devuelve el nmero de serie correspondiente a una hora
determinada
HORANUMERO Convierte una hora con formato de texto en un valor de nmero de
serie
HOY Devuelve el nmero de serie correspondiente al da actual
DIASEM Convierte un nmero de serie en un valor de da de la semana
NUM.DE.SEMANA Convierte un nmero de serie en un nmero que representa el lugar
numrico correspondiente a una semana de un ao
DIA.LAB Devuelve el nmero de serie de la fecha que tiene lugar antes o
despus de un nmero determinado de das laborables
AO Convierte un nmero de serie en un valor de ao
FRAC.AO Devuelve la fraccin de ao que representa el nmero total de das
existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final


Funciones de texto
Funcin Descripcin
ASC Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos
bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho
medio (de un byte)
TEXTOBAHT Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda (Baht)
CARACTER Devuelve el carcter especificado por el nmero de cdigo
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
CODIGO Devuelve un cdigo numrico del primer carcter de una cadena de
texto
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo
MONEDA Convierte un nmero en texto, con el formato de moneda $ (dlar)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idnticos
ENCONTRAR,
ENCONTRARB
Busca un valor de texto dentro de otro (distingue maysculas de
minsculas)
Excel 2007 Intermedio

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DECIMAL Da formato a un nmero como texto con un nmero fijo de decimales
JIS Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte)
dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo
(de dos bytes)
IZQUIERDA,
IZQUIERDAB
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
LARGO,
LARGOB
Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto
MINUSC Pone el texto en minsculas
EXTRAE,
EXTRAEB
Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto
que comienza en la posicin que se especifique
FONETICO Extrae los caracteres fonticos (furigana) de una cadena de texto
NOMPROPIO Pone en mayscula la primera letra de cada palabra de un valor de
texto
REEMPLAZAR,
REEMPLAZARB
Reemplaza caracteres de texto
REPETIR Repite el texto un nmero determinado de veces
DERECHA,
DERECHAB
Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
HALLAR,
HALLARB
Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue maysculas de
minsculas)
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
T Convierte sus argumentos a texto
TEXTO Da formato a un nmero y lo convierte en texto
ESPACIOS Quita los espacios del texto
MAYUSC Pone el texto en maysculas
VALOR Convierte un argumento de texto en un nmero


Funciones de bsqueda y referencia
Funcin Descripcin
DIRECCION Devuelve una referencia como texto a una sola celda
de una hoja de clculo
AREAS Devuelve el nmero de reas de una referencia
ELEGIR Elige un valor de una lista de valores
COLUMNA Devuelve el nmero de columna de una referencia
Excel 2007 Intermedio

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COLUMNAS Devuelve el nmero de columnas de una referencia
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla
dinmica
BUSCARH Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el
valor de la celda indicada
HIPERVINCULO Crea un acceso directo o un salto que abre un
documento almacenado en un servidor de red, en una
intranet o en Internet
INDICE Utiliza un ndice para elegir un valor de una referencia
o matriz
INDIRECTO Devuelve una referencia indicada por un valor de
texto
BUSCAR Busca valores de un vector o una matriz
COINCIDIR Busca valores de una referencia o matriz
DESREF Devuelve un desplazamiento de referencia respecto a
una referencia dada
FILA Devuelve el nmero de fila de una referencia
FILAS Devuelve el nmero de filas de una referencia
RDTR Recupera datos en tiempo real desde un programa
compatible con la automatizacin COM
TRANSPONER Devuelve la transposicin de una matriz
BUSCARV Busca en la primera columna de una matriz y se
mueve en horizontal por la fila para devolver el valor
de una celda


Funciones lgicas
Funcin Descripcin
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO
FALSO Devuelve el valor lgico FALSO
SI Especifica una prueba lgica que realizar
NO Invierte el valor lgico del argumento
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO

Excel 2007 Intermedio

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MODULO 2



Aplicacin de Funciones de Fecha y Hora
Funcin AHORA
Devuelve la fecha y hora actuales.
Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr
formato de fecha.

Sintaxis: AHORA( )

Ejemplo



Funcin HOY
Devuelve la fecha actual.
Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr
formato de fecha.

Sintaxis: HOY( )

Ejemplo




Las funciones AHORA() y HOY() slo cambian cuando se actualiza la hoja de clculo, o cuando
se ejecuta una macro que contiene esas funciones. No se actualizan continuamente. La fecha y
hora utilizadas se toman del reloj del sistema del equipo.

Funcin DIA
Devuelve el da de una fecha. El da se expresa como un nmero entero comprendido
entre 1 y 31.
MODULO 2

Excel 2007 Intermedio

23


Sintaxis:
DIA(nm_de_serie) nm_de_serie es la fecha del da que intenta buscar.

Ejemplo



Funcin MES
Devuelve el mes de una fecha. El mes se expresa como nmero entero comprendido
entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

Sintaxis:
MES(nm_de_serie) nm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar.

Ejemplo



Funcin AO
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como nmero entero
comprendido entre 1900 y 9999.

Sintaxis:
AO(nm_de_serie) nm_de_serie es la fecha del ao que se desea buscar.

Ejemplo



Excel 2007 Intermedio

24

Funcin HORA
Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como nmero entero,
comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.).

Sintaxis
HORA(nm_de_serie)
nm_de_serie es el valor de hora que contiene la hora que se desea obtener.

Ejemplo



Funcin FECHA
Devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el
formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de
fecha.

Sintaxis
FECHA(ao;mes;da)
Ao puede tener de uno a cuatro dgitos.
Mes es un entero que representa el mes del ao, desde el 1 al 12 (de enero a diciembre).
Da es un entero que representa el da del mes, desde el 1 al 31.

Ejemplo


Funcin DIAS360
Calcula el nmero de das entre dos fechas basndose en un ao de 360 das (doce
meses de 30 das) que se utiliza en algunos clculos contables. Use esta funcin para
facilitar el clculo de pagos si su sistema de contabilidad se basa en 12 meses de 30
das.

Sintaxis
Excel 2007 Intermedio

25

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo)
fecha_inicial, fecha_final son las dos fechas entre las que se desea calcular el nmero
de das. Si la fecha_inicial es posterior a la fecha_final, DIAS360 devuelve un nmero
negativo.
Ejemplo




Excel 2007 Intermedio

26

MODULO 3



Aplicacin de Funciones de Texto

Funcin CONCATENAR
Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto.

Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Texto1, texto2...son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un elemento de
texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias
a celdas nicas.

Observaciones
Tambin puede utilizar el operador de clculo smbolo de "y" comercial (&) en
lugar de la funcin CONCATENAR para unir elementos de texto. Por ejemplo
=A1&B1 devuelve el mismo valor que =CONCATENAR(A1;B1).

Ejemplo



Funcin ENCONTRAR
La funcin ENCONTRAR busca una cadena de texto dentro de una segunda cadena y
devuelven el nmero de la posicin inicial de la primera cadena de texto a partir del
primer carcter de la segunda cadena de texto.

Sintaxis
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)
Texto_buscado es el texto que desea encontrar.
Dentro_del_texto es el texto que a su vez contiene el texto que desea encontrar.
MODULO 3

Excel 2007 Intermedio

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Nm_inicial especifica el carcter a partir del cual comenzar la bsqueda. El primer
carcter de dentro_del_texto es el carcter nmero 1. Si omite nm_inicial, se supone
que es 1.

Observaciones
La funcin ENCONTRAR distingue entre maysculas y minsculas y no permite el
uso de caracteres comodn. Si no desea realizar una bsqueda con distincin de
maysculas y minsculas o donde se utilicen caracteres comodn, puede utilizar
HALLAR.
Si texto_buscado es "" (texto vaco), BUSCAR coincide con el primer carcter de
la cadena de bsqueda (es decir, el carcter de nm_inicial o 1).
Texto_buscado no puede contener ningn carcter comodn.
Si texto_buscado no aparece en dentro_del_texto, ENCONTRAR devuelve el
valor de error #VALOR!.
Si nm_inicial no es mayor que cero, ENCONTRAR y ENCONTRARB devuelven
el valor de error #VALOR!.
Si nm_inicial es mayor que la longitud de dentro_del_texto, ENCONTRAR
devuelve el valor de error #VALOR!.
Utilice nm_inicial para omitir un nmero especfico de caracteres.

Ejemplo



Funcin MINUSC
Convierte todas las maysculas de una cadena de texto en minsculas.

Sintaxis
MINUSC(texto)
Texto es el texto que se desea convertir en minsculas. MINUSC no cambia los
caracteres de texto que no sean letras.

Ejemplo


Excel 2007 Intermedio

28



Funcin MAYUSC
Pone el texto en maysculas.

Sintaxis
MAYUSC(texto)
Texto es el texto que se desea pasar a maysculas. El argumento texto puede ser una
referencia o una cadena de texto.

Ejemplo



Funcin EXTRAE
EXTRAE devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto,
comenzando en la posicin que especifique y en funcin del nmero de caracteres que
especifique.

Sintaxis
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.
Posicin_inicial Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto. La
posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente.
Nm_de_caracteres Especifica el nmero de caracteres que se desea que EXTRAE
devuelva del argumento texto.

Observaciones
Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve "" (texto
vaco).
Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms
nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres
hasta el final de texto.
Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!.
Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error #VALOR!.

Ejemplo
Excel 2007 Intermedio

29




Excel 2007 Intermedio

30

MODULO 4



Aplicacin de Funciones de Bsqueda y Referencia

Funcin ELEGIR
Utiliza el argumento nm_ndice para devolver un valor de una lista de argumentos de
valores. Utilice ELEGIR para seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del
rango del argumento ndice. Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los das de la semana,
ELEGIR devuelve uno de los das cuando se utiliza un nmero entre 1 y 7 como
argumento nm_ndice.

Sintaxis
ELEGIR(nm_ndice;valor1;valor2;...)
nm_ndice especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento
nm_ndice debe ser un nmero entre 1 y 254, o bien, una frmula o referencia a una
celda que contenga un nmero entre 1 y 254.
Si nm_ndice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y
as sucesivamente.
Si nm_ndice es menor que 1 o mayor que el nmero del ltimo valor de la lista,
ELEGIR devuelve el valor de error #VALOR!.
Si nm_ndice es una fraccin, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada.
valor1,valor2,... son de 1 a 254 argumentos de valores entre los cuales la funcin
ELEGIR selecciona un valor o accin que se ejecuta basndose en el argumento
nm_ndice. Los argumentos pueden ser nmeros, referencias a celdas, nombres
definidos, frmulas, funciones o texto.

Ejemplo



Funcin INDICE
Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o matriz, seccionado por los
ndices de nmero de fila y de columna.

Sintaxis
INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna)
MODULO 4

Excel 2007 Intermedio

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Matriz es un rango de celdas.
Nm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolver un valor. Si se
omite nm_fila, se requiere el argumento nm_columna.
Nm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolver un
valor. Si se omite nm_columna, se requiere el argumento nm_fila.

Observaciones
Si se utilizan los argumentos nm_fila y nm_columna, INDICE devuelve el valor
de la celda donde se produce la interseccin de los argumentos.
Los argumentos nm_fila y nm_columna deben indicar una celda incluida en
matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #REF!

Ejemplo



Funcin BUSCAR
Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna, o bien, de una matriz.
La funcin BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial.



Forma vectorial
Si desea Uso
Buscar en un rango de una fila o una columna (denominado
vector) un valor y devolver un valor desde la misma posicin
en un segundo rango.
Utilice la forma vectorial cuando disponga de una
amplia lista de valores en los que buscar o cuando es
posible que los valores cambien con el tiempo.

Un vector es un rango de una sola fila o columna. La forma vectorial de BUSCAR busca
un valor en un rango (denominado vector) y devuelve otro valor desde la misma posicin
en un segundo rango.

Excel 2007 Intermedio

32

BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparacin;vector_resultado)
Valor_buscado Valor que busca la funcin BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado
puede ser un nmero, texto, un valor lgico, o un nombre o referencia que se refiere a un
valor.
Vector_de_comparacin Rango que slo contiene una fila o una columna. Los valores
del vector_de_comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos.


Los valores en el vector_de_comparacin deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1;
2; ...; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede dar un valor incorrecto. El
texto en maysculas y en minsculas es equivalente.

Vector_resultado Rango que slo incluye una fila o una columna. Debe ser del mismo
tamao que vector_de_comparacin.

Ejemplo



Forma matricial
Si desea Uso
Buscar el valor especificado en la primera fila o columna de
una matriz y devolver un valor desde la misma posicin en la
ltima fila o columna de la matriz.
Utilice esta forma cuando disponga de una pequea
lista de valores y stos permanezcan siempre
constantes.

Con la forma matricial de BUSCAR se busca el valor especificado en la primera fila o
columna de una matriz y se devuelve un valor desde la misma posicin en la ltima fila o
columna de la matriz. Utilice esta forma cuando los valores que desee buscar se
encuentren en la primera fila o columna de la matriz. La otra forma de la funcin se
emplea cuando se desea especificar la ubicacin de la fila o columna.

BUSCAR(valor_buscado;matriz)
Valor_buscado Valor que busca la funcin BUSCAR en una matriz. Valor_buscado
puede ser un nmero, texto, un valor lgico o un nombre o referencia que se refiera a un
valor.
Excel 2007 Intermedio

33

Matriz Rango de celdas que incluye el texto, los nmeros o los valores lgicos que se
desean comparar con valor_buscado.

Ejemplo



Funcin BUSCARV
Busca un valor especfico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en la
misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla. La V de BUSCARV
significa vertical.

Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.
Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor
de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor
de error #N/A.
Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un
nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los
valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, nmeros o valores
lgicos. Las maysculas y minsculas del texto son equivalentes.
Indicador_columnas Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la
funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el
argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_columnas es:
Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!
Si es superior al nmero de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve
el valor de error #REF!
Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta
o aproximada:
Si se omite o es VERDADERO, se devolver una coincidencia exacta o
aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente
valor ms alto inferior a valor_buscado.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados
segn un criterio de ordenacin ascendente; en caso contrario, es posible que
BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener ms informacin, vea
Ordenar datos.
Excel 2007 Intermedio

34

Si es FALSO, BUSCARV slo buscar una coincidencia exacta. En este caso, no
es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si
hay dos o ms valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizar el
primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolver
el valor de error #N/A.

Ejemplo



Funcin BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin,
devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use
BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte
superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de
un nmero especificado de filas. La H de BUSCARH significa "Horizontal".

Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado
puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una
referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros
o valores lgicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en
deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO,
VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor incorrecto. Si
ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.
Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener
ms informacin, vea Ordenar datos.
Excel 2007 Intermedio

35

Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse
el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en
matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en
matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH
devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas
en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #REF!
Ordenado es un valor lgico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia
exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una coincidencia
aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente
valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrar una
coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error #N/A.

Ejemplo




Excel 2007 Intermedio

36

MODULO 5



Aplicacin de Funciones Lgicas

Funcin SI
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y
frmulas.

Sintaxis
SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO
o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es
igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, se evaluar
como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de
presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI
muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento
devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico
VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO.
Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el
argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto
"Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se
devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en
blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis
de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.

Observaciones
Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y
valor_si_falso para crear pruebas ms complicadas. (Vea el ejemplo 3 para ver
una muestra de funciones SI anidadas). Como alternativa, para comprobar
muchas condiciones, plantese usar las funciones BUSCAR, BUSCARV o
BUSCARH. (Vea el ejemplo 4 para obtener una muestra de la funcin
BUSCARH.)
Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin
SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones.
MODULO 5

Excel 2007 Intermedio

37

Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada elemento de la
matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para
analizar los datos en funcin de una condicin. Por ejemplo, para contar el
nmero de veces que una cadena de texto o un nmero aparecen dentro de un
rango de celdas, utilice las funciones de hoja de clculo CONTAR.SI y
CONTAR.SI.CONJUNTO. Para calcular una suma basndose en una cadena de
texto o un nmero de un rango, utilice las funciones SUMAR.SI y
SUMAR.SI.CONJUNTO.

Ejemplo 1


Ejemplo 2



Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si
uno o ms argumentos son FALSO.

Sintaxis
Y(valor_lgico1;valor_lgico2;...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.

Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO o
FALSO, o bien deben ser matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos
valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin Y devuelve el valor
de error #VALOR!.

Ejemplo
Excel 2007 Intermedio

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Funcin O
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver
FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Sintaxis
O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se desea comprobar y
que pueden tener el resultado de VERDADERO o FALSO.

Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lgicos, como VERDADERO O
FALSO, o bien en matrices o referencias que contengan valores lgicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacas, dichos
valores se pasarn por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lgicos, la funcin O devuelve el valor
de error #VALOR!.
Puede utilizar la frmula de matriz O para comprobar si un valor aparece en una
matriz. Para especificar una frmula de matriz, presione
CTRL+MAYS+ENTRAR.

Ejemplo



Funcin NO
Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor
no sea igual a otro valor especfico.

Sintaxis
NO(valor_lgico)
Excel 2007 Intermedio

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Valor_lgico es un valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o
FALSO.

Observacin
Si valor_lgico es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si valor_lgico es
VERDADERO, NO devuelve FALSO.

Ejemplo



Excel 2007 Intermedio

40






Edicin Avanzada
En este modulo estudiaremos algunas caractersticas avanzadas de Excel que nos
pueden ser de utilidad cuando queramos realizar algn trabajo un poco ms profesional


Relacin entre hojas y libros (referencias externas vnculos)
Puede hacer referencia al contenido de las celdas de otro libro mediante una referencia
externa. Una referencia externa (tambin denominada vnculo) es una referencia a una
celda o a un rango de celdas de una hoja de clculo de otro libro de Excel, o una
referencia a un nombre definido en otro libro.

Puede crear referencias externas entre los libros para traer informacin de un libro de
origen a un libro de destino.

Desde un libro de destino, puede abrir fcilmente el libro de origen de una referencia
externa.


Dnde pueden utilizarse eficazmente las referencias externas
Las referencias externas son especialmente tiles cuando no resulta prctico mantener
juntos en el mismo libro los modelos de hoja de clculo grandes.

Combinar datos de varios libros Puede vincular libros de varios usuarios o
departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro de resumen. De este
modo, al cambiar los libros de origen, no ser necesario cambiar manualmente el
libro de resumen.
Crear distintas presentaciones de los datos Pueden insertarse todos los datos en
uno o ms libros de origen y, a continuacin, crear un libro de informe que slo
contenga las referencias externas a los datos pertinentes.
Simplificar modelos grandes y complejos Al dividir un modelo complicado en una
serie de libros interdependientes, podr trabajar en el modelo sin necesidad de
abrir todas las hojas relacionadas con l. Los libros de menor tamao son ms
fciles de modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y
calcular con ms rapidez.



MODULO 6

Excel 2007 Intermedio

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Aspecto de una referencia externa a otro libro
Las frmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, segn
el libro de origen, el que proporciona datos a la frmula, se encuentre abierto o cerrado.
Cuando el libro de origen est abierto, la referencia externa incluye el nombre del libro
entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de clculo, un signo de exclamacin (!) y
las celdas de las que depende la frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula suma las
celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.

Referencia externa
=SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25)

Si el libro de origen est cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.
Referencia externa
=SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)


Crear una referencia externa entre celdas de libros distintos
1. Abra el libro que contendr la referencia externa (el libro de destino) y el libro que
contiene los datos con los que desea establecer el vnculo (el libro de origen).
2. En el libro de origen, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de
acceso rpido.
3. Seleccione en el libro destino la celda en las que desea crear la referencia
externa.
4. Escriba = (signo de igual). Si desea ejecutar clculos o funciones en el valor de
la referencia externa, escriba el operador o la funcin que debe preceder a la
referencia externa.
5. Cambie al libro de origen y, a continuacin, haga clic en la hoja de clculo que
contiene las celdas con las que desea establecer el vnculo.
6. Seleccione la celda o las celdas con las que desee establecer el vnculo.
7. Vuelva al libro de destino y observe que Excel agrega la referencia al libro de
origen y a las celdas que seleccion en el paso anterior.
8. Tambin puede modificar o cambiar la frmula en la hoja de clculo de destino.


Controlar los vnculos a otros libros
Cuando el libro de origen y el libro de destino estn abiertos en el mismo equipo, los
vnculos se actualizan de forma automtica. Si el libro de origen no est abierto en el
momento de abrir el libro de destino, la barra de confianza puede preguntarle si desea
actualizar los vnculos.


Excel 2007 Intermedio

42

Actualizar de forma manual todos los vnculos o no actualizar ningn
vnculo de un libro
1. Cierre todos los libros. Si un libro de origen se queda abierto y los dems se
cierran, las actualizaciones no sern uniformes.
2. Abra el libro que contiene los vnculos.
3. Para actualizar los vnculos, en la barra de confianza, haga clic en Opciones y, a
continuacin, en Habilitar este contenido.


Actualizar de forma manual slo algunos de los vnculos a otros libros
1. Cierre todos los libros.
2. Abra el libro que contiene los vnculos.
3. En la ficha Datos, en el grupo Conexiones, haga clic en Editar vnculos.

4. En la lista Origen, haga clic en el objeto vinculado que desee actualizar.
5. Para seleccionar varios vnculos, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic
en cada objeto vinculado.
6. Para seleccionar todos los vnculos, presione CTRL+E.
7. Haga clic en Actualizar valores.


Consolidar datos en varias hojas de clculo
Para resumir y registrar resultados de hojas de clculo independientes, puede consolidar
datos de cada una de estas hojas en una hoja de clculo maestra. Al consolidar datos, lo
que se hace es ensamblarlos de modo que sea ms fcil actualizarlos y agregarlos de
una forma peridica o especfica.

Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas
regionales, podra utilizar una consolidacin para resumir estas cifras en una hoja de
clculo de gastos corporativa. Esta hoja de clculo maestra podra contener totales de
ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos ms vendidos de toda
la organizacin.

Otro ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo puede ser una
compaa que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto,
para conocer el presupuesto total de la empresa, crearamos una hoja dependiente y los
libros fuentes seran los libros de los departamentos con sus prepuestos.

Excel 2007 Intermedio

43


Consolide por posicin
1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de clculo
independientes.
2. Haga clic en la celda superior izquierda del rea donde desee que aparezcan los
datos consolidados en la hoja de clculo maestra. Asegrese de dejar suficientes
celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidacin. El
comando Consolidar rellena el rea segn proceda.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.


4. En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen que desea que utilice
Microsoft Office Excel para consolidar los datos.


5. Si la hoja de clculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para
buscar el archivo y, a continuacin, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de
dilogo Examinar. La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro
Referencia seguido de un signo de exclamacin.
6. Escriba el nombre que le asign al rango y, a continuacin, haga clic en Agregar.
Repita este paso para cada rango.
7. Decida cmo desea actualizar la consolidacin. Siga uno de los procedimientos
siguientes:
8. Deje en blanco las casillas de Usar rtulos en. Excel no copia los rtulos de fila o
columna de los rangos de origen a la consolidacin. Si desea rtulos para los
datos consolidados, cpielos de uno de los rangos de origen o introdzcalos
manualmente.


Excel 2007 Intermedio

44

Consolide por frmula
1. En la hoja de clculo maestra, copie o escriba los rtulos de columna o fila que desee
para los datos de consolidacin.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin.
3. Escriba una frmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de
cada hoja de clculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea
consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos
siguientes:
Si los datos que se van a consolidar estn en celdas diferentes de otras hoja
de clculo
Escriba una frmula con referencias de celda a las otras hojas de clculo, una por
cada hoja de clculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas
de clculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing
(en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de clculo maestra, tendra que escribir
lo siguiente:



Sugerencia Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una
frmula sin escribir, escriba la frmula hasta el punto en el que necesite la
referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de clculo y, a continuacin, haga
clic en la celda.
Si los datos que se van a consolidar estn en las mismas celdas de otras
hojas de clculo
Escriba una frmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango
de nombres de hojas de clculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas
A2 desde Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de clculo
maestra tendra que escribir lo siguiente:




Bloques tridimensionales
Sabemos que es posible seleccionar ms de una hoja dentro de un libro, por ejemplo
para imprimir ms de una hoja o bien para trabajar conjuntamente con los datos de esas
hojas.
Recordemos los mtodos de seleccin de hojas; son los siguientes:
Para seleccionar varias hojas consecutivas, haremos clic en la ficha de la
primera del grupo, mantendremos pulsada la tecla MAYS y haremos clic en la
Excel 2007 Intermedio

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ltima -la de ms a la derecha- del grupo. Por ejemplo, tenemos tantas hojas
como meses del ao y deseamos seleccionar todas desde la de Enero hasta la de
Diciembre.
Para seleccionar varias hojas NO consecutivas, haremos clic en la ficha de
cada una de las hojas -quizs no consecutivas- que se deseen seleccionar
mientras se mantienen pulsada la tecla CTRL.

Teniendo seleccionadas varias hojas, cualquier modificacin que se realice en una de
esas hojas, se plasmar en todas las hojas que componen el bloque de seleccin. Esta
modificacin ya puede ser de formato o bien de contenido de celdas.

El empleo de bloques tridimensionales permite realizar de forma rpida una serie de
operaciones comunes a todas las hojas seleccionadas.
Supongamos, por ejemplo, que deseamos disear una hoja de contabilidad sencilla,
que contenga los ingresos, los gastos y los beneficios, para todos los meses del ao y
deseamos los datos de cada mes en una hoja; una solapa para enero, otra para febrero,
otra para marzo... De este modo, utilizando bloques tridimensionales, podramos realizar
operaciones dentro de una de ellas, que se aplicaran a todas las hojas que lo componen.

Algunas de las operaciones que van a afectar a todo el bloque tridimensional son las
siguientes:

Introduccin de datos
En este caso se puede introducir datos en todas las hojas sin ms que
teclearlo en una de ellas. Para ello debemos crear de manera previa todas las
hojas que vamos a utilizar, ordenarlas y asignarles un nombre. Una vez hecho
esto, seguiremos los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre la solapa de la primera hoja.
2. Manteniendo la tecla Maysculas pulsada hacer clic sobre la solapa de la
tercera hoja.
3. Introducir el contenido deseado en las celdas de cualquiera de las hojas
seleccionadas. Automticamente en las celdas de todas las hojas que
componen el bloque tridimensional, aparecen los mismos contenidos. Es
decir, el contenido se ha copiado ha tantas hojas como tuviramos
seleccionadas.

Aplicar formato.
Tambin es posible dar formato a las celdas de una de las hojas del bloque,
consiguiendo la aplicacin de este formato a todas las hojas seleccionadas. Este
aspecto es muy til en el caso de que las hojas presenten una misma estructura.
Los pasos a seguir son:
1. Seleccionar las hojas sobre las cuales aplicar el mismo formato.
2. Aplicar en una de ellas, el formato comn que queremos que afecte a
todas.
3. Si se quiere aplicar un determinado formato slo a parte de las celdas
seleccionadas bastar con hacer una nueva seleccin antes de aplicarlo.
Excel 2007 Intermedio

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Realizar operaciones.
Tambin se pueden emplear los bloques tridimensionales en la creacin de
frmulas o funciones.
Por ejemplo, si se quiere calcular en una celda la suma total de los ingresos
correspondientes a los aos 2007 y 2008 del ejemplo anterior, los pasos a seguir
son:
1. Situarse en la celda en la cual se va a introducir la frmula -por ejemplo
en la hoja totales en la que se quieren resumir datos de los ltimos aos-.
2. Hacer clic sobre el botn Autosuma.
3. Hacer clic sobre la solapa de la hoja ao 2007 y seleccionar el rango
B4:B7.

4. Pulsar la tecla Maysculas y, sin soltarla, hacer clic sobre la solapa de la
hoja ao 2008.

5. Finalmente pulsar la tecla Intro para validar la frmula. Observar como al
rango correspondiente a las celdas le precede el rango correspondiente a
las hojas.


Esta expresin tridimensional se interpreta de la siguiente manera:
Sumar las celdas del rango B4:B7 correspondientes a las hojas que van desde la
llamada "Ao 2007" hasta la llamada "Ao 2008". Podramos haber seleccionado
desde el ao 2004 hasta el 2008 -de haber existido- abarcando de esta manera un
rango "cbico" ms amplio.

En este caso, no se trata de involucrar en una frmula o funcin a una celda, a
varias celdas o bien a un rango de celdas sino a un cubo tridimensional de
celdas.



Excel 2007 Intermedio

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Formato de celdas
Excel 2007 no solo permite realizar clculos sino que tambin permite darle una buena
presentacin a las hojas de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta
forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar
conclusiones de forma rpida y eficiente.

Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del
ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal.

Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2007 respecto al cambio de
aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y
aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en
la celda.

Utilice el cuadro de dilogo Formato de celdas para aplicar formato al contenido de las
celdas seleccionadas.


Nmero
Excel permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda.
En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, disponemos de una serie de
opciones que nos permitir modificar el formato de los nmeros en
una forma ms rpida. Otra opcin es utilizar el cuadro de dilogo
Formato de celdas

Las categoras ms utilizadas son:
General: Visualiza en la celda
exactamente el valor introducido. Es
el formato que utiliza Excel por
defecto.

Nmero: Contiene una serie de
opciones que permiten especificar el
nmero de decimales, tambin
permite especificar el separador de
millares y la forma de visualizar los
nmeros negativos.

Moneda: Es parecido a la categora
Nmero, permite especificar el
nmero de decimales, se puede
escoger el smbolo monetario como
podra ser y la forma de visualizar
los nmeros negativos.
Excel 2007 Intermedio

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Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales
muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.

Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.

Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
nmero de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el
nmero de telfono, etc.

Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.


Excel 2007 Intermedio

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Alineacin
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.

En la ficha Inicio, en el grupo Alineacin,
disponemos de una serie de opciones que nos
permitir alinear los datos de una hoja de clculo en
una forma ms rpida. Otra opcin es utilizar el cuadro
de dilogo Formato de celdas


Alineacin del texto
Horizontal.- permite cambiar la
alineacin horizontal del contenido de
la celda. De forma predeterminada,
Microsoft Office Excel alinea el texto
a la izquierda, los nmeros a la
derecha y se centran los valores de
errores y lgicos. La alineacin
horizontal predeterminada es
General. El cambio de la alineacin
de datos no cambia el tipo de datos.

Vertical.- permite cambiar la
alineacin vertical del contenido de la
celda. De forma predeterminada,
Excel alinea el texto verticalmente en
la parte inferior de una celda.

Sangra.- aplica sangra al contenido
de una celda desde cualquier borde de la misma, en funcin de si elige Horizontal y
Vertical. Cada incremento del cuadro Sangra es equivalente al ancho de un carcter.

Orientacin.- permite cambiar la orientacin del texto en las celdas seleccionadas. Es
posible que las opciones de giro no estn disponibles si se seleccionan otras opciones de
alineacin.

Grados.- establece la cantidad de giro del texto en la celda seleccionada. Utilice un
nmero positivo para girar el texto seleccionado desde la esquina inferior izquierda a la
esquina superior derecha de la celda. Utilice grados negativos para girar el texto desde
la esquina superior izquierda a la esquina inferior derecha en la celda seleccionada.

Control del texto
Ajustar texto.- ajusta el texto en varias lneas en una celda. El nmero de lneas
ajustadas depender del ancho de la columna y de la longitud del contenido de la celda.

Reducir hasta ajustar.- reduce el tamao aparente de los caracteres de fuente de forma
que se ajusten todos los datos de una celda seleccionada a la columna. El tamao de
Excel 2007 Intermedio

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carcter se ajusta automticamente al cambiar el ancho de la columna. No cambia el
tamao de la fuente aplicada.

Combinar celdas.- combina dos o ms celdas seleccionadas en una sola celda. La
referencia de celda para una celda combinada es la celda de la esquina superior
izquierda del rango original seleccionado.

De derecha a izquierda
Direccin del texto.- seleccione una opcin en el cuadro Texto para especificar el orden
de lectura y la alineacin. La configuracin predeterminada es Contexto pero puede
cambiarla a De izquierda a derecha o De derecha a izquierda.


Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la
fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, disponemos de una
serie de opciones que nos permitir modificar la apariencia de
los datos de una hoja en una forma ms rpida. Otra opcin es
utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas



Fuente.- Seleccione el tipo de fuente
para el texto de las celdas
seleccionadas.

Estilo de fuente.- Seleccione el
estilo de fuente para el texto en las
celdas seleccionadas.

Tamao.- Seleccione el tamao de
fuente para el texto de las celdas
seleccionadas. Puede escribir
cualquier nmero entre 1 y 1638.

Subrayado.- Seleccione el tipo de
subrayado que desea utilizar para el
texto de las celdas seleccionadas.

Color.- Seleccione el color que desea
utilizar para texto o celdas seleccionadas.

Fuente normal.- Active la casilla de verificacin Fuente normal para restablecer la
fuente, el estilo de fuente, el tamao y los efectos al estilo Normal (predeterminado).

Excel 2007 Intermedio

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Efectos.- Le permite seleccionar uno de los siguientes efectos de formato.
Tachado.- Active esta casilla de verificacin para que aparezca el texto en las
celdas seleccionadas como tachado.
Superndice.- Active esta casilla de verificacin para que aparezca el texto en las
celdas seleccionadas como superndice.
Subndice.- Active esta casilla de verificacin para que aparezca el texto en las
celdas seleccionadas como subndice.

Vista previa.- Vea un ejemplo de texto que aparece con las opciones de formato que
selecciona.


Borde
Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.

Lnea.- Seleccione una opcin en
Estilo para especificar el estilo y el
tamao de la lnea para un borde. Si
desea cambiar un estilo de lnea en
un borde que ya existe, seleccione la
opcin de estilo de lnea que desea y,
a continuacin, haga clic en el rea
del borde en el modelo Borde donde
desea que aparezca el nuevo estilo
de lnea.

Preestablecidas.- Seleccione una
opcin de borde predefinida para
aplicar bordes o quitarlos de las
celdas seleccionadas.

Color.- Seleccione un color en la lista
para cambiar el color de las celdas
seleccionadas.

Borde.- Haga clic en un estilo de lnea en el cuadro Estilo y despus haga clic en los
botones bajo Preestablecidas o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas.
Para quitar todos los bordes, haga clic en el botn Ninguno. Tambin puede hacer clic
en las reas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes.


Relleno
Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas
de las dems.
Excel 2007 Intermedio

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Color de fondo.- Seleccione un color
de fondo para las celdas
seleccionadas utilizando la paleta de
colores.

Efectos de relleno.- Seleccione este
botn para aplicar degradado, textura
y rellenos de imagen en las celdas
seleccionadas.

Ms colores.- Seleccione este botn
para agregar colores que no estn
disponibles en la paleta de colores.

Color de Trama.- Seleccione un
color de primer plano para crear una
trama que utilice dos colores.

Estilo de Trama.- Seleccione una
trama para aplicar formato a las celdas seleccionadas con una trama que utiliza los
colores seleccionados en los cuadros Color de fondo y Color de Trama.

Muestra.- Vea una muestra de las opciones de trama, color y efectos de relleno que
selecciona.


Proteccin

Bloqueado.- Evita que las celdas
seleccionadas se cambien, muevan,
cambien de tamao o se eliminen. El
bloqueo de celdas no tiene ningn
efecto a menos que la hoja est
protegida.

Oculta.- Oculta una frmula de una
celda para que no aparezca en la
barra de frmulas cuando la celda
est seleccionada. Si selecciona esta
opcin, no tiene efecto a menos que
la hoja est protegida.





Excel 2007 Intermedio

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Cmo proteger una hoja?
En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic
en Proteger hoja.
Asegrese de que la casilla de verificacin Proteger
hoja y contenido de celdas bloqueadas est
activada.

En el cuadro Permitir a los usuarios de esta hoja
de clculo, seleccione las actividades que permite
que los usuarios ejecuten en una hoja protegida que
contiene celdas bloqueadas.

Si queremos asignar una contrasea para que
solamente pueda desproteger la hoja la persona que
sepa la contrasea, escribirla en el recuadro
Contrasea.



El formato condicional
Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un
formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para explorar y analizar datos visualmente, resaltar
errores y para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas
segn el valor contenido en ella.
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:
Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco
aos?
Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los
dos ltimos aos?
Quin ha vendido ms de 50.000 dlares este mes?
Cul es la distribucin de antigedad general de los empleados?
De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao?
Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores
resultados en la clase de 4 de secundaria?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de
resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver
datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato
condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o
criterio). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha
condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha
condicin.
Excel 2007 Intermedio

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Aplicar formato slo a las celdas que contienen valores de texto, nmero, o
fecha u hora
Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, puede
aplicar formato a dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin.
Por ejemplo, en una hoja de clculo de inventario clasificada por categoras, puede
resaltar los productos con menos de 10 artculos disponibles en amarillo.

1. Seleccione un rango de celdas o
asegrese de que la celda activa est en una
tabla o en un informe de tabla dinmica.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo,
haga clic en la flecha junto a Formato
condicional y, a continuacin, haga clic en
Resaltar reglas de celdas.

3. Seleccione el comando que desea,
como Entre, Igual a texto que contiene o
Una fecha.
4. Escriba los valores que desee utilizar
y, a continuacin, seleccione un formato.





Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La
longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande
representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo. Las
barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos especialmente
con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un
informe de ventas.

1. Seleccione un rango de celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga
clic en la flecha junto a Formato condicional, haga
clic en Barras de datos y, a continuacin,
seleccione un icono de la barra de datos.


Excel 2007 Intermedio

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Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos tres
colores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la
distribucin de datos. Una escala de dos o tres colores permite comparar un rango de
celdas utilizando una gradacin de dos o tres colores. El tono de color representa los
valores superiores o inferiores.

1. Seleccione un rango de celdas o
asegrese de que la celda activa est en una
tabla o en un informe de tabla dinmica.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos,
haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Escalas de color.
3. Seleccione una escala de dos colores.


Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categoras
separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por
ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha roja hacia arriba representa
valores ms altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha
hacia abajo verde representa valores ms bajos.

1. Seleccione un rango de celdas
o asegrese de que la celda activa
est en una tabla o en un informe de
tabla dinmica.
2. En la ficha Inicio, en el grupo
Estilo, haga clic en la flecha junto a
Formato condicional, haga clic en
Conjunto de iconos y, a
continuacin, seleccione un conjunto
de iconos.



Aplicar formato a los valores de rango inferior o superior y por encima o por
debajo del promedio
Puede buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de
corte que especifique. Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o
desviacin estndar en un rango de celdas.

Excel 2007 Intermedio

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Por ejemplo, puede buscar los 5 productos ms vendidos en un informe regional, el 15%
de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un
anlisis de personal de departamento.

1. Seleccione un rango de celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo
Estilo, haga clic en la flecha junto a
Formato condicional y, a continuacin,
haga clic en Reglas superiores e
inferiores.
3. Seleccione el comando que desee,
como 10 elementos superiores o 10%
inferiores.
4. Escriba los valores que desee
utilizar y, a continuacin, seleccione un
formato.







Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede utilizar una frmula lgica
para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores
con un resultado devuelto por una funcin o evaluar datos de celdas que se encuentran
fuera del rango seleccionado.

1. Seleccione un rango de celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Administrar reglas. Se mostrar el cuadro de dilogo
Administrador de reglas de formato condicionales.

Excel 2007 Intermedio

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3. Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro
de dilogo Nueva regla de formato.

4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilice una frmula que determine
las celdas para aplicar formato.
5. En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores
donde esta frmula sea verdadera, escriba las frmula.
6. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas.

7. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el
valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede
elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista
previa.


Excel 2007 Intermedio

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Borrar formatos condicionales
Siga uno de los procedimientos siguientes:

1 Hoja de clculo
En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la
flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en
Borrar reglas.
Haga clic en Borrar reglas de toda la hoja.

2 Rango de celdas, tabla o tabla dinmica
Seleccione el rango de celdas. En la ficha Inicio, en el
grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, despus, en Borrar reglas.
Segn lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas
seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla dinmica.









La validacin de datos
La validacin de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta caracterstica
tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso
mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

En muchas hojas de clculo que cree, los usuarios escribirn datos para obtener los
resultados y clculos que desee. Asegurar la entrada vlida de datos es una tarea
importante. Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango determinado de
fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de que slo se entran
nmeros enteros positivos. Tambin es esencial proporcionar una ayuda inmediata para
dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos no vlidos
para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas.

Para aplicar una validacin:
1. Seleccione una o ms celdas para validar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin
de datos.

Excel 2007 Intermedio

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3. Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.


4. Haga clic en la ficha Configuracin.
5. En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que los datos
sean correctos.
Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor,
Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud del
texto y Personalizada.
Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir
nmeros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un
nmero decimal, se producir un error.
Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con
la opcin Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los
valores estn entre 2 y 8.
Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores
para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el
recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores
separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

6. Otra opcin es mostrar un Mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos
para esa celda.
Excel 2007 Intermedio

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7. En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que
queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda datos no
vlidos.


Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Informacin.- Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin
de datos no vlidos.


Advertencia.- Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la
especificacin de datos no vlidos.
Excel 2007 Intermedio

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Grave.- Para evitar la especificacin de datos no vlidos.



Crear una lista de entradas validas
Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas a determinados elementos
que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas vlidas.

Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin en una hoja de
clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos.
Ejemplo: Validar lista de entradas para seleccionar la Provincia donde vive.
1. Para crear una lista de entradas vlidas para la lista desplegable, escriba las
entradas en una fila o columna nica sin celdas en blanco. Por ejemplo:

2. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin
de datos.
4. Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.
5. Haga clic en la ficha Configuracin.
6. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
7. Especifique la ubicacin de la lista de entradas vlidas.
Excel 2007 Intermedio

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8. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista
desplegable.
9. Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla
de verificacin Omitir blancos.
10. Haga clic en el botn Aceptar.
11. Para finalizar se muestra una flecha en la celda seleccionada. Haga clic y se
desplegar la lista de las provincias.



Excel 2007 Intermedio

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MODULO 7



Grficos
Microsoft Office Excel 2007, permite fcilmente crear varios tipos de grficos de aspecto
profesional.

Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Vamos a ver en este modulo, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en
una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la
interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de
datos clasificados por filas y columnas.


Tipos de grficos
Microsoft Office Excel 2007 ofrece varios tipos de grficos para ayudarle a mostrar datos
de forma comprensible ante una audiencia. Cuando cree un grfico o modifique uno
existente, puede elegir entre una amplia gama de subtipos de grficos disponibles para
cada uno de los tipos de grficos siguientes:
Grficos de columnas
Grficos de lneas
Grficos circulares
Grficos de barras
Grficos de rea
Grficos de tipo XY (Dispersin)
Grficos de cotizaciones
Grficos de superficie
Grficos de anillos
Grficos de burbujas
Grficos radiales


MODULO 7

Excel 2007 Intermedio

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Grficos de columnas

Este tipo de grfico es til para mostrar
cambios de datos en un perodo de tiempo
o para ilustrar comparaciones entre
elementos.
En los grficos de columnas, las
categoras normalmente se organizan en
el eje horizontal y los valores en el eje
vertical.



Grficos de lneas

Los grficos de lnea pueden mostrar
datos continuos en el tiempo,
establecidos frente a una escala comn y,
por tanto, son ideales para mostrar
tendencias en datos a intervalos iguales.
En un grfico de lneas, los datos de
categora se distribuyen uniformemente
en el eje horizontal y todos los datos de
valor se distribuyen uniformemente en el
eje vertical.
Debera utilizar un grfico de lneas si las etiquetas de categora son texto, y representan
valores de espacio uniforme como meses, trimestres o ejercicios fiscales.


Grficos circulares

Los grficos circulares muestran el
tamao de los elementos de una serie de
datos, en proporcin a la suma de los
elementos. Los puntos de datos de un
grfico circular se muestran como
porcentajes del total del grfico circular.




Excel 2007 Intermedio

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Piense en utilizar un grfico circular cuando:
Slo tenga una serie de datos que desee trazar.
Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
No tiene ms de siete categoras.
Las categoras representan partes de todo el grfico circular.

Grficos de barras
Los grficos de barras muestran
comparaciones entre elementos
individuales.
Piense en utilizar un grfico de barras
cuando:
Las etiquetas de eje son largas.
Los valores que se muestran son
duraciones.




Grficos de rea
Los grficos de rea destacan la magnitud
del cambio en el tiempo y se pueden
utilizar para llamar la atencin hacia el
valor total en una tendencia. Por ejemplo,
se pueden trazar los datos que
representan el beneficio en el tiempo en
un grfico de rea para destacar el
beneficio total.
Al mostrar la suma de los valores
trazados, un grfico de rea tambin
muestra la relacin de las partes con un
todo.

Excel 2007 Intermedio

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Grficos de tipo XY (Dispersin)
Los grficos de dispersin tipo XY
muestran la relacin entre los valores
numricos de varias series de datos o
trazan dos grupos de nmeros como una
serie de coordenadas XY.
Un grfico de dispersin tiene dos ejes de
valores, mostrando un conjunto de datos
numricos en el eje horizontal (eje x) y
otro en el eje vertical (eje y). Combina
estos valores en puntos de datos nicos y
los muestra en intervalos uniformes o
agrupaciones. Los grficos de dispersin se utilizan normalmente para mostrar y
comparar valores numricos, como datos cientficos, estadsticos y de ingeniera.

Piense en utilizar un grfico de dispersin cuando:
Desea cambiar la escala del eje horizontal.
Desea convertir dicho eje en una escala logartmica.
Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
Desea mostrar eficazmente datos de hoja de clculo que incluyen pares o
conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un grfico
de dispersin para revelar ms informacin acerca de los valores agrupados.
Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de
diferencias entre puntos de datos.
Desea comparar grandes nmeros de puntos de datos sin tener en cuenta el
tiempo; cuantos ms datos incluye en un grfico de dispersin, mejores sern las
comparaciones que puede realizar.
Para organizar los datos de una hoja de clculo para un grfico de dispersin, debera
colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuacin, escribir los valores y
correspondientes en las filas o columnas adyacentes.


Grficos de cotizaciones

Como su nombre implica, un grfico de
cotizaciones se utiliza con mayor
frecuencia para mostrar la fluctuacin de
los precios de las acciones. Sin embargo,
este grfico tambin se puede utilizar
para datos cientficos. Por ejemplo, podra
utilizar un grfico de cotizaciones para
indicar la fluctuacin de las temperaturas
diarias o anuales. Debe organizar los
datos en el orden correcto para crear
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grficos de cotizaciones.

La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en su hoja de clculo es muy
importante. Por ejemplo, para crear un grfico de cotizaciones de mximos, mnimos,
cierre, debera organizar los datos con Mximos, Mnimos, Cierre escritos como los
encabezados de columnas, en dicho orden.


Grficos de superficie

Un grfico de superficie es til cuando
busca combinaciones ptimas entre dos
conjuntos de datos. Como en un mapa
topogrfico, los colores y las tramas indican
reas que estn en el mismo rango de
valores.






Grficos de anillos
En un grfico de anillos se pueden
representar datos organizados nicamente
en columnas o en filas de una hoja de
clculo. Al igual que un grfico circular, un
grfico de anillos muestra la relacin de las
partes con un todo pero puede contener
ms de una serie de datos.


Los grficos de anillos no son fciles de leer. Puede que desee utilizar un grfico de
columnas apiladas o un grfico de barras apiladas en su lugar.


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Grficos de burbujas

En un grfico de burbujas, se pueden
trazar los datos que se organizan en
columnas en una hoja de clculo de
manera que los valores x se muestran en
la primera columna y los valores y
correspondientes y los valores de tamao
de burbuja se muestran en columnas
adyacentes.
Por ejemplo, organizara los datos como
se muestra en el siguiente ejemplo.


Grficos radiales

En un grfico radial se pueden representar
datos organizados en columnas o en filas
de una hoja de clculo. Los grficos
radiales comparan los valores agregados
de un nmero de series de datos.






Crear un grfico
Crear un grfico en Microsoft Office Excel es rpido y sencillo. Excel proporciona una
variedad de tipos de grficos entre los que puede elegir.

En la mayora de los grficos, como los grficos de columnas y los grficos de barras,
puede representar grficamente datos que estn organizados en filas o columnas en una
hoja de clculo. Sin embargo, algunos tipos de grfico, como el grfico circular o el
grfico de burbujas, requieren una disposicin de datos especfica.

1. En la hoja de clculo, organice los datos que desea trazar en un grfico.


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2. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico.



Si selecciona nicamente una celda, Excel traza automticamente todas las celdas que
contienen datos que rodean directamente esa celda en un grfico.


3. En la ficha Insertar, en el grupo Grficos, siga uno de los procedimientos siguientes:


Haga clic en el tipo de grfico y, a continuacin, haga clic en el subtipo de grfico
que desea utilizar.
Para ver todos los tipos de grficos disponibles, haga clic en un tipo de grfico y, a
continuacin, haga clic en Todos los tipos de grfico para mostrar el cuadro de
dilogo Insertar grfico; por ltimo, haga clic en las flechas para desplazarse por
todos los tipos y subtipos de grficos disponibles y haga clic en los que desea
utilizar.

El grfico se coloca en la hoja de clculo como un grfico incrustado. Si desea colocar el
grfico en una hoja de grfico independiente, puede cambiar su ubicacin.

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Al crear un grfico, las herramientas de grfico aparecen disponibles y se muestran las
fichas Diseo, Presentacin y Formato.

Puede utilizar los comandos de estas fichas para
modificar el grfico con el fin de que presente los
datos de la forma que desea. Por ejemplo, utilice la
ficha Diseo para mostrar las series de datos por filas o por columnas, realizar cambios
en el origen de datos del grfico, cambiar la ubicacin del mismo, cambiar el tipo de
grfico, o seleccionar opciones de diseo y formato predefinidas. Utilice la ficha
Presentacin para cambiar la disposicin de los elementos del grfico, como los ttulos
del grfico, utilizar herramientas de dibujo o agregar cuadros de texto e imgenes al
grfico. Utilice la ficha Formato para agregar colores de relleno, cambiar estilos de lnea
o aplicar efectos especiales.


Dar formato a los grficos
Despus de crear un grfico, puede cambiar su aspecto de forma instantnea. En lugar
de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del grfico, puede
aplicarle rpidamente un diseo y un estilo predefinido. Aunque Microsoft Office Excel
proporciona diversos diseos y estilos predefinidos muy tiles, si fuera necesario, puede
personalizarlos an ms cambiando manualmente el diseo y el estilo de cada uno de los
elementos del grfico.
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No puede guardar un diseo o un formato personalizados, pero si desea volver a
utilizarlos, puede guardar el grfico como una plantilla de grfico.


Seleccionar un diseo de grfico predefinido
En la ficha Diseo, en el grupo Diseos de grfico, haga clic en el diseo que desee
utilizar.

Para ver todos los diseos disponibles, haga clic en Ms .


Seleccionar un estilo de grfico predefinido
En la ficha Diseo, en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el estilo que desee
utilizar.

Para ver todos los estilos y diseos de grficos disponibles, haga clic en Ms .


Seleccionar elementos de grfico
Puede seleccionar rpidamente elementos de grfico utilizando el mouse (haga clic en el
elemento de grfico que desea seleccionar). No obstante, si no est seguro del lugar que
ocupa un elemento especfico en el grfico, lo puede seleccionar de una lista de
elementos de grfico as:

Haga clic en un grfico. En la ficha Formato, en el grupo Seleccin actual, haga
clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de grfico y, a continuacin,
haga clic en el elemento de grfico que desea seleccionar.

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Cambiar manualmente el diseo de elementos de grfico
1 Haga clic en el grfico o seleccione el elemento de grfico al que desea cambiar el
diseo.
2 En la ficha Presentacin, siga uno o varios de estos procedimientos:
En el grupo Etiquetas, haga clic en la opcin de diseo de etiqueta que desee.
En el grupo Ejes, haga clic en la opcin de eje o de lnea de divisin que desee.
En el grupo Fondo, haga clic en la opcin de diseo que desee.


Las opciones de diseo que seleccione se aplicarn al elemento que haya seleccionado. Por
ejemplo, si tiene seleccionado todo el grfico, las etiquetas de datos se aplicarn a todas las
series de datos. Si tiene seleccionado un nico punto de datos, las etiquetas de datos se
aplicarn solamente a la serie de datos o al punto de datos seleccionado.


Cambiar manualmente el estilo de elementos de grfico
Tambin puede aplicar un estilo rpido a cada uno de los elementos, o hacer clic en
Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas en el grupo Estilos
rpidos de forma de la ficha Formato y, a continuacin, seleccionar las opciones de
formato que desee.


Usar ttulos en un grfico
Para facilitar la interpretacin de un grfico, puede agregar ttulos, como un ttulo de
grfico y ttulos de eje, a cualquier tipo de grfico.
Puede vincular tambin los ttulos de grfico y de eje al texto correspondiente de las
celdas de la hoja de clculo creando una referencia a esas celdas. Los ttulos vinculados
se actualizan automticamente en el grfico cuando se modifica el texto correspondiente
en la hoja de clculo.
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Puede modificar fcilmente el texto de los ttulos, y si ya no desea mostrarlos, puede
quitarlos del grfico.


Aplicar un diseo de grfico que contenga ttulos
1 Haga clic en el grfico al que desea aplicar un diseo de grfico.
2 En la ficha Diseo, en el grupo Diseo del grfico, haga clic en un diseo que
contenga ttulos.



Agregar un ttulo de grfico manualmente
1 Haga clic en el grfico al que desea agregar un ttulo.
2 En la ficha Presentacin, en el grupo Etiquetas, haga clic en Ttulo del grfico.

3 Haga clic en Ttulo superpuesto centrado o Encima del grfico.
4 En el cuadro de texto Ttulo del grfico que aparece en el grfico, escriba el texto que
desee.


Guardar un grfico como una plantilla de grfico
1 Haga clic en el grfico que desea guardar como plantilla.
2 En la ficha Diseo, en el grupo Tipo, haga clic en Guardar como plantilla.

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3 En el cuadro Guardar en, asegrese de que la carpeta Grficos (Charts) est
seleccionada.
4 En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre adecuado para la plantilla de
grfico.



Cuando cree un grfico nuevo o desee cambiar el tipo de grfico de un grfico existente, puede
aplicar la nueva plantilla de grfico.


Cmo aplicar una plantilla de grfico
1 Para crear un grfico
nuevo basado en la
plantilla, en la ficha
Insertar, en el grupo
Grficos, haga clic en un
tipo de grfico y, a
continuacin, en Todos los
tipos de grfico. Tambin
puede hacer clic en el
iniciador del cuadro de
dilogo situado junto a
Grficos en el grupo
Grficos de la ficha
Insertar.


2 Haga clic en Plantillas en el primer cuadro y, a continuacin, haga clic en la plantilla
que desee utilizar en el segundo cuadro.


Cambiar la presentacin de los ejes de grficos
Los grficos tienen normalmente dos ejes que se
utilizan para medir y clasificar los datos: un eje
vertical (denominado tambin eje de valores o eje
y) y un eje horizontal (conocido tambin como eje
de categoras o eje x). Los grficos 3D tienen un
tercer eje, el eje de profundidad (denominado
tambin eje de series o eje z), que permite
representar los datos a lo largo de la profundidad
de un grfico. Los grficos radiales no tienen ejes
horizontales (categoras), y los grficos circulares y de anillos no tienen ningn eje.
1 Eje vertical (valores)
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2 Eje horizontal (categoras)
3 Eje de profundidad (series)



Mostrar u ocultar los ejes
1 Haga clic en el grfico en el que desea mostrar u ocultar los ejes.
2 En la ficha Presentacin, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes.



3 Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mostrar un eje, haga clic en el tipo de eje que desea mostrar y, a
continuacin, haga clic en una de las opciones de presentacin del eje.
Para ocultar un eje, haga clic en el tipo de eje que desee ocultar y, a continuacin,
haga clic en Ninguno.


Cambiar el tipo de grfico de un grfico existente
En la mayora de los grficos 2D, puede cambiar el tipo de grfico para aportarle un
aspecto totalmente diferente, o puede seleccionar un nuevo tipo de grfico para cualquier
serie de datos.

1 Para cambiar el tipo de grfico, haga clic en el rea del grfico para mostrar las
herramientas de grfico.
2 En la ficha Diseo, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de grfico.
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3 En el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico, haga clic en un tipo de grfico en el
primer cuadro y, a continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que desee utilizar en el
segundo cuadro.

Si guard algn tipo de grfico como plantilla, haga clic en Plantillas y, a continuacin,
haga clic en la plantilla de grfico que desee utilizar en el segundo cuadro.



Si con frecuencia utiliza un tipo de grfico especfico cuando crea un grfico, es una buena idea
establecer dicho tipo de grfico como el predeterminado. Despus de seleccionar el tipo y el
subtipo de grfico en el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico, haga clic en Establecer
como predeterminado.


Trazar serie de datos de columnas o filas de hoja de clculo
Despus de crear un grfico, puede cambiar fcilmente la manera en la que se trazan las
columnas y las filas de la hoja de clculo en el grfico.
1 Haga clic en el grfico que contiene los datos que desea trazar de forma diferente.
2 En la ficha Diseo, en el grupo Datos, haga clic en Cambiar entre filas y columnas.


Al hacer clic en este botn se cambia rpidamente entre trazar
la serie de datos en el grfico desde las filas de la hoja de
clculo o desde las columnas.


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Modificar el tamao de un grfico
Despus de crear un grfico, puede cambiar el tamao.
Cuando tiene un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que
explicaremos a continuacin:


Los controles cuadrados establecen el ancho y
largo del objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles
circulares podrs modificar su tamao
manteniendo el alto y ancho que hayas
establecido, de esta forma podrs escalar el




Modificar la ubicacin de un grfico
Excel permite decidir la posicin del grfico en el documento.
1 Haga clic en el grfico.
2 En la ficha Diseo, en el grupo Ubicacin, haga clic en Mover grfico.



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La primera opcin Hoja nueva permite establecer el grfico como una hoja nueva.

Utilizando la segunda opcin, Objeto en, podremos mover el grfico a una hoja ya
existente. El grfico quedar flotante en la hoja y podrs situarlo en la posicin y con el
tamao que usted elija.





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MODULO 8




Tablas dinmicas
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc...

Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes
volmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos
en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de
tabla dinmica est especialmente diseado para:
Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cmodas
para el usuario.
Calcular el subtotal y agregar datos numricos, resumir datos por categoras y
subcategoras, y crear clculos y frmulas personalizados.
Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados y desplazarse
hacia abajo para ver los detalles de los datos de resumen de las reas de inters.
Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver resmenes diferentes de
los datos de origen.
Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos
ms tiles e interesantes para poder centrarse en la informacin que le interesa.
Presentar informes electrnicos o impresos concisos, atractivos y con
comentarios.


Crear un informe de tabla dinmica
Para crear un informe de tabla dinmico, necesita conectar con un origen de datos y
especificar la ubicacin del informe.
1. Seleccione una celda de un rango de celdas o coloque el punto de insercin
dentro de una tabla de Microsoft Office Excel.
MODULO 8

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2. Asegrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.

3. Para crear un informe de tabla dinmica, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Tabla dinmica.



4. Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.


5. Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en
Contraer cuadro de dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione el rango en la hoja de clculo y, a continuacin, presione
Expandir dilogo .
6. Escriba una ubicacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que
empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.
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Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente,
seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, escriba la primera
celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinmica.
7. Haga clic en Aceptar. Un informe de tabla dinmica vaco se agregar a la
ubicacin que especific en la Lista de campos de tabla dinmica que se muestra
de modo que puede comenzar a agregar campos, crear un diseo y personalizar
el informe de tabla dinmica.




Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinmica.

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Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
En el resto de la tabla incluiremos el total del Precio para cada Referencia en
cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su
lugar correspondiente al pie del panel.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa Opciones:

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El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en cualquier momento podremos
quitar un campo de un zona arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener
otros resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad, obtendramos la tabla, ms
compleja pero con ms informacin:



Crear un informe de grfico dinmico
Para crear un informe de grfico dinmico, necesita conectar con un origen de datos y
especificar la ubicacin del informe.
1. Seleccione una celda de un rango de celdas.
2. Asegrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.
3. Para crear un informe de grfico dinmico, en la ficha Insertar, en el grupo
Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, en Grfico dinmico.
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4. Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.


5. Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en
Contraer cuadro de dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de
dilogo, seleccione el rango en la hoja de clculo y, a continuacin, presione
Expandir dilogo .
6. Escriba una ubicacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
7. Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que
empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.
8. Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente,
seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, escriba la primera celda
del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinmica.
9. Haga clic en Aceptar. Un informe de tabla dinmica vaco se agregar a la
ubicacin que especific en la Lista de campos de tabla dinmica que se muestra
de modo que puede comenzar a agregar campos, crear un diseo y personalizar
el informe de tabla dinmica.
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Aplicar filtros a una tabla dinmica
Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los
resultados y as visualizar nicamente los que nos interesen en un
momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el
volumen de datos es importante.

Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados,
en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos
aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles
en la tabla con una casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las opciones en este caso
todos los meses.

Si dejamos marcados el mes de Enero, los otros meses desaparecern de la
tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo
a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).

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Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms
complejas.


Eliminar una tabla dinmica.
Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su
totalidad y presionar la tecla Supr.



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MODULO 9



Uso de macros para simplificar tareas
En esta unidad estudiaremos qu son las Macros, en qu nos pueden ayudar y cmo
crear macros automticamente.
Las macros permiten automatizar varias tareas repetitivas y fusionarlas en una sola,
aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas
tareas.
Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botn de barra de
herramientas, un grfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese
objeto. Si ya no es necesario utilizar una macro, puede eliminarla.


Proceso de grabacin
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de
macros del que dispone Microsoft Excel 2007.

Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para
completar las acciones que desea grabar. En los pasos grabados no se incluye el
desplazamiento por la cinta de opciones. Estos pasos se traduce a instrucciones en VBA,
las cuales pueden modificar posteriormente si se tienen conocimientos de programacin.

1 Si la ficha Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de
Excel. En la categora Ms frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con
Excel, active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de
opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar.


2 Para grabar una macro debemos acceder de cualquiera de las siguientes formas:
MODULO 9

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1. En la ficha Vista y en el grupo Macros, haga clic Grabar macro...
2. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.

3 En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres siguientes
pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un
nombre de macro.

Puede asignar una combinacin de tecla de mtodo abreviado mediante la combinacin
de teclas con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de mtodo abreviado,
escriba cualquier letra en maysculas o minsculas que desee utilizar.


La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada
equivalente en Excel mientras est abierto el libro que contiene la macro. Es importante
encontrar una combinacin que no utilice ya Excel.

4 En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro.


Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal.

5 Para incluir una descripcin de la macro, escriba el texto que desee en el cuadro
Descripcin.

6 Haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin.

7 Realice las acciones que desee grabar.

8 En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin .


Tambin puede hacer clic en Detener grabacin en el lado izquierdo de la barra de estado.



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Ejecutar una macro
Existen varias maneras de ejecutar una macro. Siempre puede ejecutar una macro
utilizando el comando de men. Dependiendo de cmo est asignada la ejecucin a la
macro, puede que tambin pueda ejecutarla presionando una combinacin de teclas de
mtodo abreviado con CTRL o haciendo clic en un botn de barra de herramientas o en
un rea de un objeto, un grfico o un control. Asimismo, puede ejecutar una macro
automticamente cuando se abre el libro.

1 Para establecer el nivel de seguridad de manera que estn habilitadas temporalmente
todas las macros, haga lo siguiente:

En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Seguridad de
macros.

En la categora Configuracin de macros, bajo Configuracin de macros, haga
clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse cdigo
posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.



Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, recomendamos que
vuelva a cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas las macros cuando
termine de trabajar con las macros.

2 Abra el libro que contiene la macro.
3 En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.
4 En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.
5 Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.

En cuanto al resto de botones:
Paso a paso - Ejecuta la macro instruccin por instruccin abriendo el editor de
programacin de Visual Basic.
Modificar - Abre el editor de programacin de Visual Basic para modificar el cdigo de la
macro.
Eliminar - Borra la macro.
Opciones - Abre otro cuadro de dilogo donde podemos modificar la tecla de mtodo
abreviado y la descripcin de la macro.


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Crear una macro manualmente (Uso de la barra de herramientas de Visual Basic)
Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de
programacin en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de
programacin en el que se basa el VBA de Excel.

En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Visual Basic.


A continuacin se presenta la pantalla general del editor de Visual Basic.




1 En la parte izquierda, el recuadro superior es el del proyecto. Aqu se encuentran los
mdulos, las hojas utilizadas en los procedimientos/funciones, etc.

2 En la parte izquierda, el recuadro inferior son las propiedades del objeto seleccionado.
En esta imagen podemos ver las propiedades del objeto Hoja1 y que es una hoja de
clculo (Worksheet).

3 En la parte derecha tenemos el espacio dedicado a redactar el cdigo de los
procedimientos/funciones, y en la parte superior existen dos cuadros combinados donde
podemos seleccionar los objetos y los mtodos de ese objeto respectivamente.

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Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un mdulo de trabajo que es
donde se almacena el cdigo de las funciones o procedimientos de las macros. Para
insertar un mdulo accedemos al men Insertar Modulo.

A continuacin debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una funcin (en el caso
que devuelva algn valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve
ningn valor).

Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al men Insertar
Procedimiento...



1 Procedemos a dar el Nombre: sin insertar espacios en su nombre. Ejm: Curso
2 Tambin escogemos de qu Tipo es, si es un Procedimiento, Funcin o es una
Propiedad.
3 Adems podemos seleccionar el mbito de ejecucin. Si lo ponemos como Pblico
podremos utilizar el procedimiento/funcin desde cualquier otro mdulo, pero si lo
creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese mdulo.

Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el mbito presionamos sobre Aceptar y
se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para
definir la macro.

Ejemplo:
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Para ejecutar una macro haga clic en la barra de botones en o presione F5


Guardar archivos con Macros

Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se
almacenen con el resto de las hojas de clculo deberemos utilizar un tipo de archivo
diferente.

Para ello deberemos ir al Botn Office y seleccionar la opcin Guardar como.
Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo
seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
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Dale un nombre y el archivo se almacenar.
Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrar este anuncio
bajo la banda de opciones:


Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como estn
compuestas por cdigo podran realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro
equipo.
Si confa en las posibles Macros que contuviese el archivo o la ha creado Ud. haga clic
en el botn Opciones para activarlas.
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Selecciona la opcin Habilitar este contenido y haga clic en Aceptar.


Ejecutar una macro haciendo clic en un botn de la barra de herramientas de
acceso rpido
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en
Opciones de Excel.
2. Haga clic en Personalizar y, a continuacin, en la lista Comandos disponibles
en, seleccione Comandos ms utilizados.
3. En el cuadro de lista, haga clic en Ver macros y, a continuacin, en Agregar.
4. Haga clic en Aceptar.
5. El botn Ver macros se agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

6. En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn Ver
macros.
7. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar y, a
continuacin, en Ejecutar.


Ejecutar una macro haciendo clic en un rea de un objeto grfico
1. En la hoja de clculo, seleccione un objeto grfico existente, como una imagen,
una imagen prediseada, una forma o un grfico SmartArt.
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2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la ficha Insertar, en el grupo
Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea utilizar y, a
continuacin, dibuje dicha forma en el objeto existente.
3. Haga clic con el botn secundario del mouse en la zona activa que ha creado y, a
continuacin, elija Asignar Macro en el men contextual.

4. Para asignar una macro al botn u objeto grfico, haga doble clic en la macro o
escriba el nombre de la misma en el cuadro Nombre de la macro.
5. Haga clic en Aceptar.


Creacin de un botn para ejecutar una Macro
1. En la hoja de clculo, en la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic
en Insertar, seleccione Botn (control de formulario).
2. Haga clic con el botn secundario del mouse en la zona activa que ha creado y, a
continuacin, elija Asignar Macro en el men contextual.

3. Para asignar una macro al botn, haga doble clic en la macro o escriba el nombre
de la misma en el cuadro Nombre de la macro.

4. Haga clic en Aceptar.


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EXCEL 2007 INTERMEDIO
Gua Didctica

Elaborada por: Jorge Marcos Cordero Zambrano
E-mail: jmcorderoz@gmail.com
Blog: http://jmcordero.blogspot.com






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comerciales ni se realicen obras derivadas.
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Noviembre, 2009

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