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1.

Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos: Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas duplicaes e emisso de vias desnecessrias. A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas). A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informao para a instituio e para terceiros.

1.1. Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina: Passo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Atividades Receber a correspondncia Separar a correspondncia oficial da particular Distribuir a correspondncia particular Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa Abrir a correspondncia ostensiva Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondncia Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao

1.2. Registro e movimentao


Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas atribuies podem ser assim descritas: Passos 1 Atividades Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio

2 3 4 5 6

Anexar a segunda via da ficha[1] ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente

1.3. Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades: Passos 1 2 3 4 5 6 Atividades Receber a correspondncia Verificar se no faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data, no original e nas cpias Separar o original da cpias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo

1.4. Organizao e Arquivamento


Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 3, pgina 9; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as fases includas na operao de arquivamento propriamente dito. 1.4.1. Mtodos de Arquivamento O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-se, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses. Alfabtico Geogrfico Numricos Bsicos Ideogrficos Numricos Simples Cronolgico Digito-terminal Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Unitermo ou

Indexao coordenada Variadex Automtico Soudex Mneumnico Rneo

Padronizados

Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um ndice Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo. O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto. 1.4.2. Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao. As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc. Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.
1.4.2.1. Regras de Alfabetao

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Arquivam-se: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria

Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Vermelha Arquivam-se: Vermelha, Slvia Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Arquivam-se: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus.

4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo: Arquivam-se:

R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9)

Exemplo: Arquivam-se:

Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque. Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo. 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica.

Exemplo: Arquivam-se:

Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho. Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia

Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de descrio. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Arquivam-se: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila. Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Slvia. 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Arquivam-se: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula. Exemplo: Arquivam-se: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello,

Francisco de; Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang Li Xian Xin, Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como e apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Arquivam-se: (The) Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress 13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 1 Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1) 14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo, gerncia, departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade. Exemplo: TELERJ Arquivam-se: Financeira Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superintendncia 15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4

Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3 (Trs) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a outra. Exemplo de critrio letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado Exemplo de critrio palavra por palavra:

Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras. 1.4.3. Mtodo Geogrfico O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:
1.4.3.1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia)

Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, no seguir a ordem alfabtica. Exemplo: Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo So Paulo Campinas Pedro Luiz Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lvia de Ftima Arquivam-se: Maranho So Luiz Maria do Carmo Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo Rio de Janeiro Campos Lucas Marques So Paulo So Paulo Lvia de Ftima So Paulo Campinas Pedro Luiz
1.4.3.2. Nome da cidade, estado e correspondente

Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para as capitais. Exemplo: Araatuba SP Luiz Carlos So Mateus ES Maria Augusta Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva Arquivam-se:

Araatuba SP Luiz Carlos Belm PA Adalberto Oliveira Crates PE Francisco Balbino Diadema SP Dilma da Silva So Mateus ES Maria Augusta necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem a de exigir duas classificaes. 1.4.4. Mtodo numrico simples O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um ndice alfabtico. Nesse mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um registro para controle da numerao utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea), arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das pastas miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc. Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla aplicao nos arquivos especiais e especializados. 1.4.5. Mtodo numrico cronolgico Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa. 1.4.6. Mtodo Dgito-terminal Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares.

Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83 Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento. 1.4.7. Mtodos por assunto (ideogrficos) Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou indexao coordenada.
1.4.7.1. Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico

Exemplo: Cursos Especializao Formao Ps-graduao Doutorado Mestrado Pesquisas Administrao Cincia poltica Economia
1.4.7.2. Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio

Cursos de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica Pesquisas de economia
1.4.7.3. Mtodo ideogrfico numrico duplex

Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos.

Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. Exemplo: 0 1 1-1 1-1-2 Administrao Geral Pesquisas Psicologia Aplicada ao trabalho Aplicada educao 1-2 1-3 1-4 Cincia poltica Administrao Economia

Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes.
1.4.7.4. Mtodo ideogrfico numrico decimal

Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ. Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio.
1.4.7.5. Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)

Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir: Assemblia Extraordinria N 0012 Palavras-Chave / descritores

Greve Resumo: Assemblia extraordinria para deliberar sobre a continuidade da greve Metalrgicos promovida pelos metalrgicos de todo pas.

promovida pelos metalrgicos de todo pas. Foi realizada no salo vip do Hotel Marina, Assemblia extraordinria na praia do Leblon, em 13 de maro de Hotel Marina 1936. 1936 A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento, como no exemplo a seguir: Greve: 0 0210 0320 0450 0530 1 0311 0421 0461 0531 2 0172 0232 0252 3 0063 00173 00243 4 004 0134 0244 5 0135 0235 0465 6 0006 0026 0236 7 0017 0417 0317 8 0008 0098 0128 9 0099 0149 0439

Metalrgicos 0 0120 0340 0530 1 0411 0521 0631 2 0212 0322 0512 3 0003 00193 00283 4 0004 0144 0234 5 0145 0245 0475 6 0016 0345 0575 7 0127 0527 0427 8 0018 0108 0138 9 0199 0239 0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais.
1.4.7.6. Mtodos padronizados

Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.


1.4.7.7. Mtodos padronizados automtico

Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do alfabeto.
1.4.7.8. Mtodos padronizados soundex

Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a grafia ou no a mesma.
1.4.7.9. Mtodos padronizados rneo e mnemnico

No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.


1.4.7.10. Mtodos padronizados variadex

Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nesse mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico. 1.4.8. Mtodo alfanumrico Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim, sucessivamente. 1.4.9. Etapas de arquivamento So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda dos documentos.
1.4.9.1. Inspeo

Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
1.4.9.2. Estudo

Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias cruzadas.
1.4.9.3. Classificao

Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de um processo interpretativo.
1.4.9.4. Codificao

Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado.


1.4.9.5. Ordenao

o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
1.4.9.6. Guarda dos documentos

o arquivamento propriamente dito.

1.5. Emprstimo e consulta


Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo. Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua follow-up para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades. Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.

1.6. Anlise, avaliao, seleo e eliminao


O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita. O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio imediata. A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68. Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar to-somente identificao de corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de administrao. Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-se tabela de descarte. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um

rgo e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de custdia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de destinao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos normativos. Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao que autoriza a destruio. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificao, portanto, tem estreita ligao com as prticas de destinao. Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises para se destruir documentos devem ser finais e irrevogveis. Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A incinerao processo condenado , quer pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais. 1.6.1. Valor dos documentos Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao. Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente. Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento.
1.6.1.1. Distino entre valores primrios e secundrios

Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e utilizadores privados.
1.6.1.2. Distino entre valores probatrios e informativos

Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e funes sero chamados de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido informao que contm sero chamados de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem mutuamente.
1.6.1.3. Valores probatrios

Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com que resultados?. As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.
1.6.1.4. Valores Informativos

Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ao. Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.
1.6.1.4.1. Unicidade

Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa que a informao contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se

um corpo de documentos a nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
1.6.1.4.2. Forma

Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos. A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao extensa); b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou c) muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm problemas de espao para a guarda de documentos. O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, us-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos.
1.6.1.4.3. Importncia

O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que contenha informao que satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.
1.6.1.4.4. Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica

Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles que representam concentraes de informaes, tais como formulrios de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados. Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra estatstica.
1.6.1.4.5. Documentos relativos a coisas

No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da informao que contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.
1.6.1.4.6. Documentos relativos a fenmenos

O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos importantes. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, porque contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados considerados prprios para um estudo de condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados, cmputo de mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta. 1.6.2. Concluses A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do impondervel. 1.6.3. Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matria. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas. Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria, com vistas ao aproveitamento de espao.

As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha;


1.6.3.1. Filme (rolo)

a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas.
1.6.3.2. Jaqueta

A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.
1.6.3.3. Microfichas

Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel. 1.6.4. Tecnologia da Informao Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na fabricao de equipamentos e suportes. 1.6.5. Transferncia e recolhimento Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente. As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo; b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar

um programa de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato. Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico. 1.6.6. Tipos de transferncia At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estgio, no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa. H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo. Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a transferncia recebe o nome de recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm conhecida por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente. normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos

documentos.

[1] Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao, que o redistribuir