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MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA TSE / INSS Matria auxiliar de estudo: NOES DE ARQUIVOLOGIA Atualizao para 2011 especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991 1. Conceitos Fundamentais de Arquivologia. 2. O gerenciamento da informao e a gesto de documentos: diagnsticos; arquivos correntes e intermedirio; protocolos; avaliao de documentos; arquivos permanentes. 3. Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos. 4. Acessrios para Arquivo: Modelos de Arquivos e tipos de pastas 5. Arquivos permanentes: princpios e instrumentos de pesquisa Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos bsicos: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO. INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

Organizao: Euler Frank Lacerda Barros Arquivista Novembro 2011

DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so ACUMULADOS dessa forma.

1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.1 Arquivo: Conceito

Produzidos ou Recebidos = Acumulados

DICA LEGAL: ARQUIVO - Termos e significados Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades - ACERVO - Conjunto de Documentos - Mobilirio (mvel) para guarda documento

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- Local onde o acervo guardado - rgo ou Instituio Arquivstica que tem o objetivo de guardar os documentos Arquivo 1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo Objetivo Funcional Biblioteca Cultural Compra Doao Permuta de nico exemplar Numerosos exemplares constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de COMPRA, DOAAO ou PERMUTA.

Formas de ingresso Produo Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis as informaes mantidas sob sua guarda. Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a Histria dos documentos na Recebimento instituio Quantidade

exemplares de cada documento

DICA LEGAL: Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAO

Forma acumulao documentos

de Orgnica de

Coleo

1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca

DICA LEGAL: O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as

Arquivo: o conjunto de documentos CRIADOS ou RECEBIDOS (ACUMULADOS) por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.

informaes que evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tempo.

DICA LEGAL: Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela instituio em que est inserida. Normalmente Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituio.

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DICA LEGAL: DICA LEGAL: A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar informaes para estudo. Seus documentos so acumulados por meio de compra, doao ou permuta. Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos, Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados.

1.4 Classificao dos Arquivos

1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados

Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a): Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado) Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente) Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central) 1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas. Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.

Especiais: So arquivos em que os documentos cuja forma fsica (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou manuseio. Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de determinada rea do conhecimento.

DICA LEGAL: Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento, relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme. Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado a uma rea do conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico, Arquivos de Engenharia.

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DICA LEGAL: Arquivo Corrente 1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente a fase em que os documentos so criados; - Nesta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultados; - Os arquivos correntes se localizam nos prprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais prximos a estes (Arquivo Central/Geral).

Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqncia de uso, possuem fim administrativo. Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos menos utilizados pela instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos possuem baixa freqncia de uso, mas ainda possuem fim administrativo.

DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so pouco consultados;

Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos que, j tendo cumprido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so preservados, conservados, pelo seu valor histrico para Instituio. DICA LEGAL: Estgio de Evoluo C orrente I ntermedirio P ermanente

- Permite que os setores otimizem seu espao; - No h necessidade de serem conservados prximos aos setores; - Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao ou guarda permanente); - tambm chamado de limbo ou purgatrio.

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DICA LEGAL: Arquivo Permanente a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e so guardados pelo seu valor histrico, probatrio ou informativo; - Os documentos desta fase JAMAIS sero eliminados. 1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais Arquivos Setoriais: So aqueles instalados nos setores que utilizam os documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia. Arquivos Centrais/Gerais: So aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam em um nico local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituio, de forma centralizada. 1.5.1 DICA LEGAL: No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio Gnero Podem ser: 7 DICA LEGAL: Arquivo Setorial um Arquivo descentralizado setor de trabalho possui o seu. Cada Escritos ou Textuais Iconogrficos Sonoros Filmogrficos Informticos ou digitais Cartogrficos Microgrficos DICA LEGAL: Arquivo Central um Arquivo Centralizado, recebem os documentos correntes dos diversos

setores da instituio.

1.5 Classificao dos Documentos

Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao Gnero Espcie / Tipologia Documental Forma Formato Natureza do Assunto

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DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex.: Contrato, atas, relatrios, certides Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word

DICA LEGAL: Documentos iconogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras

DICA LEGAL: Documentos cartogrficos Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: Mapas, Plantas e Desenhos tcnico

DICA LEGAL: Documentos microgrficos DICA LEGAL: Documentos sonoros Documentos cuja informao esteja em forma de som/audio. Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete DICA LEGAL: Documentos filmogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som). Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos 1.5.2 Espcie/Tipologia documental Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as instituies possuem diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao, certido. Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.: Declarao de Imposto de Renda, DICA LEGAL: Documentos informticos ou digitais Certido de nascimento. Documentos em microformas. Ex.: Microfilmes e microfichas

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DICA LEGAL: Espcie e Tipologia documental Espcie Contrato Alvar Certido Tipologia Contrato de locao Alvar de funcionamento Certido de nascimento DICA LEGAL: Sigiloso Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito. 1.5.3 Forma classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do documento. So as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia. GRAU DE SIGILO. So 4 os graus de sigilo. DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS Ultrassecreto Secreto Confidencial Reservado 1.5.5 Natureza do assunto Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurana e cujo teor s devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio a classificao dada ao documento cuja divulgao no prejudica a administrao. Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, Decreto 4.553/2002 O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo O documento ostensivo pode ser de livre

conhecimento.

1.5.4

Formato Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da informao nele registrada. So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.

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so autorizadas a deles tomar conhecimento, Confidencial Servidores civis ou militares, de acordo com 10 anos regulamentao de cada rgo Reservado Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraos administrativos. Classificao de documento sigiloso: Procedimento em que autoridade competente atribui grau de sigilo a um documento, informao ou dado. Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral. DECRETO N 4553/2002, modificado pelo 5.301/2004 normatiza sobre documentos e informaes sigilosas Desclassificao de documento sigiloso: o cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos os dados, documentos ou informaes. prazo Reclassificao de documento sigiloso: Procedimento em que autoridade que classificou o documento, o reclassifica em Presidente da Repblica; Vice-presidente, 30 anos Minstros de Estado; Comandantes do DICA LEGAL: Grau de Sigilo Prazo Os documentos e informaes classificados como grau inferior.. Servidores civis ou militares, de acordo com 5 anos regulamentao de cada rgo funcionalmente.

Grau sigilo

de Quem classifica

Ultrassecreto

Exrcito, Marinha ou Aeronutica; Chefes de misses diplomticas e consulares. Secreto Autoridades direo, que exeram e de funo chefia acordo de 20 anos ou com

comando

sigiloso, podero ter o seu prazo prorrogado uma nica vez e por igual perodo. O prazo de guarda-sigilo, comea a contar a partir da data de produo do documento/informao.

assessoramente,

regulamentao de cada rgo

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Necessitam estar prximos aos usurios/setores de DICA LEGAL: Grau de Sigilo Prazo Os documentos e informaes de arquivo permanente, uma vez desclassificados quanto ao grau de sigiloso, sero encaminhados a instituio arquivistica pblica competente ou ao arquivo permanente do rgo pblico para serem definitivamente preservados 2 Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades DICA LEGAL: Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio Baixo grau da freqncia de uso No necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho A permanncia nessa fase transitria A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituio. (Corrente, Aguardam destinao final Tambm conhecido por limbo ou purgatrio Serve a Administrao trabalho Serve a Administrao

Intermedirio e Permanente) 1 idade 2 idade 3 idade C I P Corrente Intermedirio Permanente DICA LEGAL: Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que so conservados pelo seu valor histrico Permitem conhecer a Histria da Instituio Revelam a origem e constituio da Instituio DICA LEGAL: Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente Alto grau da freqncia de uso Documentos em curso Serve a Histria

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2.1 Valor do Documento O documento que possuir valor secundrio poder ser recolhido ao Arquivo permanente O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico. A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO. A Arquivologia denomina o valor SECUNDRIO. 2 idade DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo Dar suporte/apoio s atividades da instituio um valo temporrio Em determinado momento o valor administrativo ir acabar Todo documento nasce com valor administrativo Finalidade: Servir a Administrao O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio. DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histrico Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para prpria instituio Finalidade: Servir a Histria DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com seguintes fatores: Freqncia do uso das informaes documentos Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos documentos (prazo prescricional) contidas nos 2.2 Prazo de Guarda dos Documentos 3 idade I P Intermedirio Permanente Valor Secundrio histrico como VALOR 1 idade C Corrente Valor Primrio O documento de valor secundrio JAMAIS poder ser eliminado

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Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos) Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos A tabela de temporalidade ser elaborada pela CPAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos. Dever ser composta por: Arquivista ou pessoa responsvel pela guarda dos documentos, autoridade administrativa que conhea a estrutura e funcionamento, profissional da rea jurdica, financeira e profissionais ligados ao campo do conhecimento de que tratam o documentos avaliados. Ex: Tabela de Temporalidade
Cdigo Assunto Prazo de Guarda Corrente 002 Planos e 5 anos Intermedirios 9 anos Destinao final Guarda Permanente Observao

precaucionais) 2.3 Destinao Final dos Documentos Todo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado sua destinao final. A destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrivo/valor primrio.

projetos de trabalho 022.11 Cursos internos 5 anos -

Guarda Permanente

DICA LEGAL: Destinao Final dos Documentos Eliminao: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, no apresentar valor histrico Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, apresentar valor histrico

024.1

Folha

de

5 anos

95 anos

Eliminao

Microfilmar

pagamento 024.2 Escala Frias de 7 anos Eliminao -

A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existncia de QUATRO situaes.

2.4 Tabela de Temporalidade de Documentos 002 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos. ela, a tabela de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermedirio, bem como indica a destinao permanente). final (eliminao ou recolhimento para guarda ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo Permanente. 022.11 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo Permanente.

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024.1 O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser eliminado. 024.2 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser eliminado sem passar pela fase intermediria. 3.1 Levantamento dos dados 1 Levantamento dos dados 2 Anlise dos dados coletados (diagnstico) 3 Planejamento 4 Implantao e acompanhamento

DICA LEGAL: Transferncia e Recolhimento Transferncia: a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediria Recolhimento: a passagem dos documentos das fases corrente e intermediria para a fase permanente

Nessa fase necessrio realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas. necessrio, nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que circulam na instituio.

DICA 3 Organizao do Arquivo

LEGAL:

ORGANIZAO

DOS

ARQUIVOS

Levantamento necessrio conhecer, analisar, estudar:

No momento em que uma organizao toma a deciso de organizar seu arquivo, necessrio que seja realizada uma campanha de sensibilizao a toda empresa, envolvendo os diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de envolver todos no projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio

Normas, organogramas, estatuto, regimento Gneros documentos ( textual, iconogrfico, sonoro, etc..) Espcies mais freqentes ( ofcio, relatrio, fatura, projeto, eto..) Modelos e formulrios em uso Quantidade e estado de conservao do acervo Mtodos de Arquivamento utilizados Existncia de registro e protocolo

ocorre em quatro etapas: DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS 4 ETAPAS

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Mdia de arquivamento dirio Controle de emprstimo e consulta Existncia de normas e manuais de arquivo DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Anlise de dados Elaborao do DIAGNSTICO

DICA

LEGAL:

ORGANIZAO

DOS

ARQUIVOS

3.3 Planejamento nesta fase que ser elaborado o PLANO ARQUIVISTICO. Ele definir a posio do arquivo na estrutura do rgo, os servios, as normas e todo recurso necessrio para o bom funcionamento. DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS

Levantamento necessrio conhecer, tambm: Quantidade de servidores no arquivo, formao profissional e escolaridade Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso Situao fsica do arquivo tipo ( de rea ocupada, contra 3.2 Anlise dos dados coletados Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser feito o DIAGNSTICO sobre a real situao do arquivo. com base nesse diagnstico ir propor as alteraes, modificaes necessrias. O Diagnstico dever indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituio quanto ao uso dos arquivo. Posio do arquivo na estrutura do rgo Centralizao ou descentralizao do Arquivo Mtodo de arquivamento Normas de funcionamento Qualificao de recursos humanos Instalaes e equipamentos Constituio permanente Recursos disponveis financeiros necessrios e os de Arquivos intermedirio e

Planejamento Dever considerar:

luminosidade,

umidade,

proteo

incndio e outros sinistros)

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3.4 Implantao e Acompanhamento nessa fase que o que foi planejado ser colocado em prtica, ser executado, ser implantado. nessa fase que as orientaes e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO sero implantadas na instituio. DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar o ciclo documental. DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS Qualquer atividade que vise controlar o fluxo de documentos existentes, de forma a assegurar a eficincia das atividades Implantao e

Acompanhamento Implantao e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado Implantao das orientaes descritas no Manual de Arquivo O Manual de arquivo dever ser sempre revisto, atualizado quando necessrio

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS - OBJETIVOS Garantir, assegurar, de forma eficiente: a produo, administrao, manuteno e

destinao de documentos Garantir que a informao estar disponvel no momento necessrio ao usurio (instituio, estado, pessoa) Eliminao de documentos que no possuem administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa cientfica ou histrica

Gesto de Documentos Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Lei 8.159/1991 - 3 A Gesto de documentos atingida por meio do planejamento, organizao, controle, coordenao, dos recursos humanos,

Assegurar

uso

adequado

da

microgrfica, e

processamento automatizado de dados, outras tcnicas da gesto da informao

Contribui para o acesso e a preservao dos documentos que devero ser guardados e

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preservados por seus valores histricos, Elaborao de documentos em razo das atividades cientficos, valores secundrios. 4.1 A Gesto Documental acontece em 3 FASES bsicas: PRODUO - UTILIZAO - DESTINAO 3 FASES BSICAS Utilizao U tilizao T ramitao (protocolo) A rquivamento especficas de uma instituio ou setor.

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO 2 FASE referente ao fluxo percorrido pelos documentos,

Produo P roduo

Destinao A valiao

necessrios

ao

cumprimento

de

sua

funo

administrativa, assim como sua guarda aps o tramite

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS UTILIZAO CORRENTE CORRENTE e INTERMEDIRIO INTERMEDIRIO 2 FASE Essa 4.1.1 Gesto Documental - PRODUO Elaborao de documentos em razo das atividades fase envolve as atividades de protocolo,

classificao de documentos, controle de acesso e recuperao da informao Elaborao de instrumentos de recuperao. desenvolvida a gesto de arquivos correntes e

especficas de uma instituio ou setor.

DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS PRODUO 1 FASE Otmizao na criao de documentos Evitar a reproduo desnecessrio de documentos Acontece na fase corrente 4.1.2 Gesto Documental - UTILIZAO 4.1.3

intermedirios Gesto de Documentos AVALIAO e DESTINAO

Atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos. DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS AVALIAA 3 FASE

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Decidir quais documentos sero eliminados e quais sero preservados permanentemente Acontece no Arquivo Corrente e Intermedirio regida pela lei 8.159/91 4.1.4 Gesto Documentos Gesto de Arquivos Correntes e Intermedirios DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES Procedimentos de classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquivamento Tm o objetivo de facilitar o acesso as informaes contidas nos documentos As unidades responsveis por esses servios so o Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicaes administrativas e o servio de comunicaes. DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS Os documentos s devem ser aceito para guarda intermediria quando for conhecido: Contedo; prazo de guarda e data de eliminao ou recolhimento Responsvel pela guarda fsica de documentos de uso pouco freqente Atendem as consultas aos rgos/setores

depositantes Coordenam a transferncia de documentos ao seu depsito Aplicam a tabela de temporalidade para fins de eliminao ou recolhimento Coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo da 3 idade.

DICA

LEGAL:

GESTO

DE

DOCUMENTOS

INTERMEDIRIOS

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DICA LEGAL: GESTO DE DOCUMENTOS Instalao fsica (situao) Condies ambientais (T.U.L) Condies de armazenamento Estado de conservao do documento Espao fsico ocupado Volume documental Controle de emprstimo N de pessoas, formao e escolaridade Acesso a informao Gnero dos documentos Mtodo de Arquivamento(arranjo classificao) Tipo de acondicionamento

INTERMEDIRIOS Os documentos transferidos ao Arquivo Intermedirio, continuam sendo de posse dos setores que os transferiram Podem consult-lo Podem tom-lo emprestado A consulta por 3 s permitida se autorizada pela unidade que o transferiu Geralmente o espao fsico (depsitos de arquivamento intermedirio) so localizados fora do centro urbano. Mas devem permitir a conservao adequada contra incndio, poluio atmosfrica, excesso de umidade e luz. DIAGNSTICO: a anlise detalhada do funcionamento do arquivo da instituio, para identificar falhas e deficincias, para em seguida permitir a adoo de medidas que aumentem a eficincia do servio do arquivo. Permite identificar: 5 Mtodo de Arquivamento

mtodo de Arquivamento corresponder forma que os documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura.

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal Os documentos so dispostos uns sobre os outros Indicados para Arquivo Permanentes e para

documentos de grandes dimenses como planta, mapa e desenho

DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical Os documentos so dispostos um atrs do outro em gaveta ou estantes Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localizao dos documentos

Arquivamento

conjunto

de

operaes

destinadas

ao

acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O

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Os Mtodos de Arquivamento, em relao ordenao podem ser divididos em DOIS grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO. Bsicos: So os mtodos mais comumente utilizados DICA LEGAL: Direto e Indireto DIRETO: A busca do documento feita diretamente no local onde est guardado INDIRETO: aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar um ndice ou um cdigo busca do documento feita diretamente no local onde est guardado Mtodo Alfabtico Mtodo Numrico ( Simples, Cronolgico ou Digito Terminal) Mtodo Geogrfico Mtodo Ideogrfico DICA LEGAL: Mtodos Bsicos e Padronizados DIRETO: A busca do documento feita diretamente no local onde est guardado INDIRETO: aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar um ndice ou um cdigo busca do documento feita diretamente no local Mtodos de Arquivamento: Bsicos e Padronizados onde est guardado

Bsicos

Alfabtico Geogrfico Numricos

5.1 Mtodo Alfabtico Simples Cronolgico Dgito-Terminal Alfabtico Dicionrio um mtodo direto, no exige a adoo de ndice para que o documento seja localizado. A busca se d diretamente no documento. DICA LEGAL: Mtodo Alfabtico Numrico Duplex Decimal Utiliza um nome existente no documento Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar

Ideogrfico Enciclopdico

Padronizados

Variadex Automtico Soundex Rneo Mnemnico

documentos que comeam com a mesma letra

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Exemplos: 1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o mtodo alfabtico(organizao a partir dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados os seguintes nomes: Ariovaldo Dias Furtado Frank Menezes Gilberto Alves Resende Otaclio Guedes Marques Arquivam-se:
Resende, Gilberto Alves

Qual seria a ordem correta? I Alfredo Maia Rodrigues II Severino Alves dos Santos Jnior III Joaquim Pereira da Boa Morte IV Mauricio Soares Filho V Maria Alves Villas Boas VI - Fernanda Moreira Aguiar a) I VI III V IV II b) VI V IV II III I c) II V I VI III IV d) VI III I II IV V e) I II III IV V - VI

Menezes, Frank Marques, Otaccio Guedes Furtado, Ariovaldo Dias

OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabtica do prenome: Exemplo: Daniele Firme Miranda, Fbio Corra Miranda,Luciano

3.1.1 Regras de Alfabetao O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes:

Corra Miranda, Veneza Firme Miranda,

Arquivam-se:

Miranda, Veneza Firme Miranda, Luciano Corra

DICA LEGAL: Nome de Pessoas Fsicas Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.

Miranda, Fbio Corra Miranda, Daniele Firme

Exemplo:

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Severino Monte Negro OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio. Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da

Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da

OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SO seguem a mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o incio devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem. Exemplo: Adriana P. Santa F Joo do Santo Cristo Jos Carlos So Paulo

OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio. Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte

Ricardo Santa Rita Arquivam-se:


So Paulo, Jos Carlos Santo Cristo, Joo do Santa Rita, Ricardo Santa F, Adriana P.

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OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva Edis Silva Estevo Silva Everaldo Silva Arquivam-se:
Silva, Edis Silva, E. Silva, Everaldo Silva, Estevo Silva, Marcos Roberto Arajo da Nascimento, Marcio Mrio do Couto, Arnaldo do Andrade, Ricardo d

OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco so considerados parte do ltimo sobrenome. Exemplo: Edison Miranda Jnior Osrio Miranda Neto

OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma. Exemplo: Arnaldo do Couto Mrcio Mrio do Nascimento Marcos Roberto Arajo da Silva Ricardo d`Andrade Arquivam-se:

Mrcio Cerqueira Sobrinho Wilson Rodrigues da Silva Filho Arquivam-se:


Silva Filho, Wilson Rodrigues da Miranda Neto, Osrio Miranda Jnior, Edison Cerqueira Sobrinho, Mrcio

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OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o fim do nome, entre parnteses. Exemplo: Coronel Emerson Pontes Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Soldado Wilson R. Silva Arquivam-se:
Silva, Wilson R. (Soldado) Pontes, Emerson (Coronel) Fernandes, Carlos (Professor) Cardoso, Jorge (Ministro) Schwazenegger, Arnold Hitler, Adolf Chaplin, Charles Bush, George Walker

OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS (pases de lngua espanhola), registrado pelo penltimo sobrenome, os dois ltimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o incio. Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar Juan Ramirez Abadia

OBS: NOMES ESTRANGEIROS so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo no caso de nomes espanhis e orientais. Exemplo: Arnold Schwazernegger George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se:

Maria Pereira de La Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se:


Ramirez Abadia, Juan Puentes Hernandez, Pablo Pereira de La Fuente, Maria Gutierrez Salazar, Enrico

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OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS JAPONESES, CHINESES, COREANOS E ARBES, so registrados como se apresentam. Exemplo: Abdulah Mustafah (rabe) Law Kim Chong (coreano) Li Yutang (chins) Sasazaki Yonoyama (japons) Arquivam-se:
Sasazaki Yonoyama Li Yutang Law Kim Chong Abdulah Mustafah Antonio Silva e Cia Pas, (El) Associao dos Jornalistas Tentao, ( A)

OBS: EM TTULOS DE CONGRESSO, CONFERNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas 3 Curso de Cincias Contbeis Quinto Congresso de Biblioteconomia

OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIES, se registra como se apresentam, mas no se consideram os artigos e preposies.

24 Seminrio de Direito

Arquivam-se: Exemplo: Antonio Silva e Cia Associao dos Jornalistas A Tentao El Pas Arquivam-se:

Seminrio de Direito (24) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Curso de Cincias Contbeis (3) Congresso de Biblioteconomia (quino)

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5.2 Mtodo Numrico o mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balano e balancete, dirio), contas a pagar, contas a receber. quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao numrica. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO Mtodo Numrico Simples Mtodo Numrico-Cronolgico Mtodo Numrico-Digito-Terminal Nmeros a serem organizados 34.758 254.786 915.698 7.666 477.998 Mtodo Numrico Simples 7.666 34.758 254.786 477.998 915.698 Mtodo Numrico Digito-Terminal 03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98

5.2.1

Mtodo Numrico Simples

Organizados em ordem crescente

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero. dado um nmero para cada documento A busca feita por um nome, por isso exige um ndice alfabtico, tambm conhecido como ONOMSTICO. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO SIMPLES Mtodos que necessitam de ndices so

Ordenao feita a partir dos dois ltimos dgitos

Organizados em ordem crescente DICA LEGAL: MTODO NUMRICO-CRONOLGICO Exemplos: Balano contbil de : 1998, 1999, 2000 Contas de gua por ms: 01, 02, 03 Pronturio mdico organizado por data de nascimento do paciente. Joo Paulo Medeiros nascimento 15/10/1980

INDIRETOS 5.2.2 Mtodo Numrico-Cronolgico

Documentos organizados por uma data. No necessrio que seja a data de produo do documento.

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5.2.3 Mtodo Numrico-Digito-Terminal DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Podem ser por: Pas Estado Cidade Documentos organizados a partir de nmeros que a eles foram atribudos. Muitas vezes, porm, tais nmeros so enormes, dificultando o trabalho. Assim o mtodo Digito-Terminal ( dois ltimos nmeros) ser o indicado. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO DIGITO-TERMINAL Decompor o nmero dois a dois e utilizar os dois ltimos nmeros Ex: Nmero do documento: 198.465 Para o arquivamento: 19.84.65

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO PAS Os PASES devero ficar em ordem alfabtica Dentro de cada pas, a 1 cidade dever ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabtica

OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal

Exemplo:
MALSIA

5.3 Mtodo Geogrfico

GRCIA FRANA ESPANHA CANAD BLGICA ARGENTINA Buenos Aires Crdoba Mar del Plata Mendonza Trs Lagos

Os documentos sero arquivados de acordo com local, lugar ou setor. considerada a origem, a procedncia do documento.

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar

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DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO CIDADE DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO ESTADO Quando o Arquivo organizado por cidade, sem Os alfabtica Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabtica Exemplo: ESTADOS devero ficar em ordem a separao por estado, devero: As alfabtica Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente. Exemplo: CIDADES devero ficar em ordem

TOCANTINS SO PAULO PARAN GOIS CEAR BAHIA ALAGOAS Macei Arapiraca Palmeira dos ndios Penedo

Taguatinga (DF) So Paulo (SP) Piripiri (PI) Macap (AP) Lages (SC) Campinas (SP) Arapiraca (AL)

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5.4 Mtodo Ideogrfico : tambm denominado Mtodo por assunto DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS ENCICLOPDICO Organiza os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, os temas gerais podem ser considerados por nome ou cdigos numrico a eles atribudos. Logo podero ser Alfabtico e Numrico. O Alfabtico poder ser enciclopdico ou alfabtico, o Numrico poder ser Duplex ou Decimal. DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO DICIONRICO Ordenao alfabtica, como um dicionrio Exemplo: Assuntos: Frias Abono Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Admisso Demisso Salrios Exemplo: FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Material de consumo Material permanente PESSOAL Abono Admisso Frias DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO Nmeros atribudos a cada assunto: DUPLEX
Salrios Frias Demisso Controle de estoque Contas a receber Contas a pagar Admisso

ENCICLOPEDICO Organizados, agrupados sob ttulos gerais e dentro dele alfabeticamente

Como se organizam

ou DECIMAL, do Geral para o Particular:

DUPLEX: * No possui militao de classes 10 classes * Geral para o particular particular

DECIMAL: * Diviso limitada a

* Geral para o

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* Casa inicial de 1 digito digitos * CONARQ Exemplos DUPLEX PESSOAL 1-1 Frias 1-2 Admisso 1-3 Salrios 1-4 Demisso FINACEIRO 2.1 Contas a pagar 2.2 Contas a receber MATERIAL 3.1 Material de consumo 3.2 Material permanente DECIMAL 020 Pessoal 022 Aperfeioamento e treinamento 022.1 Cursos 022.12 Promovidos por outra instituio 022.121 No Brasil 022.122 No Exterior 022.2 Estgios 022.21 Promovidos por outra instituio 022.221 No Brasil 022.222 No Exterior Utilizado pelo DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura da instituio A instituio pode ter quantos mtodos forem * Casa inicial de 3 adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos

necessrios 6 Protocolo

Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e recuperao do documento. Garantido assim o acesso a informao. O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes: Recebimento Registro Autuao Classificao Expedio/Distribuio Controle/Movimentao

5.5 Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado?

Na hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituio. A instituio poder

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DICA LEGAL: PROTOCOLO A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao Uma vez recebido no protocolo, o documento ser analisado para identificar o assunto, classificando de acordo com o cdigo de classificao de DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento Receber os documentos produzidos pela instituio ou o aqueles produzidos por outras instituies, que para l foram encaminhados DICA LEGAL: PROTOCOLO Registro Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsico do documento Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado) Os dados so utilizados para localizao do documento Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) devero ser abertos, analisados, classificados, DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao documentos Documentos fechados que estiverem SER em envelopes no

DEVERO

ABERTOS

PROTOCOLO Os nicos documentos que no so abertos no protocolo so: PARTICULAR e SIGILOSO

(natureza do assunto)

registrados, antes de serem encaminhados aos seus DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao Documentos so transformados em processo abertura de processo Insero de capa especfica Numerao das pginas Atribuio de n de identificao do processo DICA LEGAL: PROTOCOLO Expedio / Distribuio Enviar os documentos para os seus destinatrios DISTRIBUIO: remessa de documentos para os destinatrios dentro do prprio rgo destinatrios

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EXPEDIO: remessa de documentos para outro rgo elaborados pela instituio pblica e seguem regramentos estabelecidos pela instituio normativa n 5 do MPOG-Ministrio de Planejamento e Gesto. DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da 7.1 Procedimentos administrativos em relao a Processo

Movimentao/Tramitao toda espcie de comunicao escrita, que circula nos rgo ou Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. Para recuperlo com agilidade quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao. realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de protocolo) Interna e Externa Oficial e Particular Recebida e Expedida entidades, com exceo dos processos . classificada em

Interna: aquela mantida entre os setores do rgo ou instituio. Controle da Externa: aquela mantida entre os rgos ou instituies da Administrao Pblica. Oficial: a espcie formal de comunicao mantida entre rgos ou instituies pblicas ou destes para instituies privadas. Particular: a espcie informal de comunicao utilizada entre autoridades ou servidores e instituies ou pessoas que no pertenam a administrao pblica. 7.2 Procedimentos administrativos em relao a Correspondncia

DICA

LEGAL:

PROTOCOLO

Movimentao/Tramitao Tramitao de processo: E a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, feita em sistema prprio. 7 Procedimentos administrativos em relao a Correspondncia e a Processo

conjunto de procedimentos aplicados ao manuseio de documentos na Administrao pblica, em especial aos processos e correspondncias. Em geral so abordados em manuais Processo documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e procedimentos expressados por despachos,

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pareceres tcnicos, anexo, instrues de pagamento de despesa. Que a partir de autuados, so autorizados pelo rgo a executar tal procedimento. Autuao Numerao de folhas Juntada o o Juntada por anexao Juntada por apensao DICA LEGAL: PROTOCOLO Numerao das folhas Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo prprio para colocao de nmero. Colocar no canto superior direito da pgina. A primeira folha a nmero 1 A capa no ser numerada A numerao inicial feita no protocolo central ou setorial Cada unidade que receber o processo e colocar mais peas dever numer-las A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser colocada em folha branco maior Processos vindos de outros rgos pblicos s sero renumerados se a respectiva numerao estiver incorreta Tambm conhecida como formao, abertura de processo Colocao de capa, ordenao cronolgica das peas; Colocar etiqueta na capa com o n de protocolo Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica Registrar, conferir Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita por despacho no prprio documento ou em folha de despacho. Encaminhar fisicamente para o setor pertinente Descartar o envelope, ele no ser pea do processo

Desapensao Desentranhamento de peas Desmembramento de peas Diligncia Encerramento de processo e abertura de volume Encerramento de processo Abertura de volume Reconstituio de processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao

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DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Ser executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho ANEXAO: Dependncia entre processos a serem anexados APENSAO: processos No h dependncias entre os DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Apensao Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o processo que pediu a Na anexao existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) e o MAIS ACESSRIO (MAIS RECENTE). Exemplos: Processo Principal Inqurito Administrativo Processo Acessrio Recurso inqurito Aquisio de material Prestao de contas contra deciso do juntada. Cada processo continua com sua numerao original Lavrar termo de apensao no processo mais antigo, que ficar em primeiro lugar Anotar no processo que ficar em primeiro lugar o n do apensado Registrar nos sistema a juntada por apensao Anotar na capa do principal o n do acessrio (anexado) Registrar no sistema a juntada por anexao

DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Anexao O processo acessrio renumerado Lavrar termo de anexao na ltima folha do mais antigo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Desapensao Aps deciso final o processo podero ser

desapensados nos protocolo setorial onde se encontrem executada mediante indicao em despacho

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A desapensao ocorrer antes do Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o documento Proceder autuao do documento retirado e renumerar as pginas do novo processo de encaminhamento em DICA LEGAL: PROTOCOLO Diligncia Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade indispensvel ou disposio legal devolvido ao rgo para sanar a DICA LEGAL: PROTOCOLO Desentranhamento de peas A retirada de folha ou pea acontecer onde se encontrar o processo, mediante despacho Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento aps o ltimo despacho A numerao continua a mesma vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo pendncia. Dever ser enviado a instituio para que em prazo especificado devolva com a diligencia sanada. Vencido o prazo sem a concluso da exigncia, a instituio anexara cpia da convocao e o devolver ao rgo que pediu diligncia

arquivamento Lavrar o termo de desapensao no processo que solicitou a juntada Colocar despacho cada processo Registrar em sistema a desapensao

DICA LEGAL: PROTOCOLO Desmembramento de peas feita para forma outro processo, ocorrer mediante despacho. Retirar o documento que constituir outro processo

DICA LEGAL: PROTOCOLO Abertura de volume Um processo no deve exceder a 200 folhas A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da margem esquerda

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Colocar na ltima folha do volume anterior o termo de encerramento de volume, devidamente numerado Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura de volume reconstituio que dever fazer toda a tramitao do processo extraviado. O rgo que originou o processo, dever tambm, abrir processo administrativo para apurar processo DICA LEGAL: PROTOCOLO Encerramento O encerramento acontecer quando: Pleito indeferido Pleito atendido, ou cumprimento dos DICA LEGAL: PROTOCOLO Urgncia O documento ou processo identificado com o carimbo de URGENTE, dever ter preferncia quanto ao procedimento administrativo a ser adotado. responsabilidade pelo extravio do

compromissos arbitrados Pela expressa desistncia do interessado Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada

DICA LEGAL: PROTOCOLO Despacho Deciso proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe submetido apreciao.

DICA LEGAL: PROTOCOLO Reconstituio Procedimento em que se pretende reconstituir processo desaparecido, extraviado. O servidor dever, ao perceber o extravio, comunicar a chefia imediata, que ir comunicar oficial e formalmente o rgo que originou o processo. Este dever abrir processo de

Poder ser feita em folha de despacho ou no prprio documento.

DICA LEGAL: PROTOCOLO Folha de processo So duas faces de uma folha/pgina

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8 Microfilmagem e Automao - Economia de espao fsico - Valor legal do microfilme 8.1 Microfilmagem: Microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha). Dever ser feito uma cpia de segurana e uma cpia de trabalho. Que devero ser armazenadas em locais diferentes por motivo de segurana. DICA LEGAL: MICROFILMAGEM Mobilirio e - Documentos que no possuam valor secundrio podero ser eliminados - Documentos de valor histrico no podero ser eliminados Nesse caso o objetivo a preservao do original

Os documentos de arquivo se apresentam em variados suportes (papel, diquete, CD). E o papel o mais utilizado. Eventualmente h a necessidade de alterar o suporte de determinados documentos, para garantir o acesso, a preservao e a otimizao do espao fsico.

Equipamento - Mobilirio Arquivo de Microfilmes - Cada rolo dever conter um ndice, para permitir a localizao dos documentos - Existncia junta ao arquivo de microfilmes, de

Existem

microfilmagem

de

substituio

de

aparelho leitora de microfilmes

segurana: SUBSTITUIO: Documentos originais, que no tero valor secundrio, permanente, podero ser eliminados aps a microfilmagem. SEGURANA: A empresa microfilma os documentos para evitar a perda da informao. - Validade legal ( Lei 5.433/68 e Decreto n 1.799/96) - Reduo de espao - Acesso fcil e rpido, por causa da catalogao e indexao, se comparado ao documento em suporte papel DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Razes para utilizar DICA LEGAL: MICROFILMAGEM - Benefcios

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- Segurana no acondicionamento, seu tamanho reduzido permite guardar em caixas-forte (arquivo de segurana) Garantia de confidencialidade impossvel Continua em outro rolo Este filme continua em outro rolo. Continuao de outro rolo Este filme a continuao de outro rolo

visualizar a infornmao. - Durabilidade, se respeitadas normas de segurana, controle e manuseio esse suporte pode ser conservado indefinidamente. 3 Smbolos obrigatrios a serem microfilmados juntos com os documentos, conforme situao: Original ilegvel O documento original, microfilmad o, ilegvel Original em cores O documento original,microfilmad o, colorido

Microfilmagem Smbolos Adotados nos microfilmes A resoluo n 10 do CONARQ/ARQUIVO NACIOANAL. Deve-se adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos constantes da ISO 9878/1990. 1 Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos: Indica incio do rolo Incio do microfilme Indica fim do rolo Fim do microfilme

Numerao incorreta Numerao ou Data incorreta do documento original

Pgina e ou nmeros em falta

2 Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentao tenha continuidade: Ou seja os documentos esto neste microfilme, ele acabou mas continuou em outro rolo de microfilme:

Texto deteriorado Encaderna o defeituosa

Repeti o de imagem

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8.2 Automao aplicada aos Arquivos: a indexao, armazenamento, recuperao e visualizao. Com a informtica os arquivos tem utilizados as novas tecnologias para implementar solues buscando a otimizao do trabalho. Bom exemplo so a existncia de protocolos - A converso se d pelo scanner - O documento pode ser lido e identificado como texto se for utilizado o processo de OCR (Reconhecimento ptico de Caracteres), em que criado um arquivo de texto, que pode ser usado para indexar o documento - O GED no permite a instituio se valer dele para eliminar os documentos. DICA LEGAL: AUTOMAO - Workflow - Sistema que permite dizer exatamente a localizao do documento dentro da organizao - o gerenciamento de qualquer processo de informao de uma empresa, identificando usurios e rotinas e aes pr-definidas - Permite o controle dos entraves operacionais. ARQUIVAMENTO DE REGISTRO INFOMATIZADOS - uma boa ferramenta para a preservao de documentos histricos, pois uma vez digitalizados, o acesso ou reproduo se daria a parti da imagem digitalizada, evitando assim o desgaste no documento original

informatizados, sistemas de indexao e recuperao da informao e controles de temporalidade de documentos entre outras tcnicas avanadas da GESTO DA INFORMAO.

E-ARQ BRASIL: DICA LEGAL: AUTOMAO - GED - Processo pelo qual se convertem documentos em suporte de papel ou microfilme para um formato eletrnico, representado pela figura de uma imagem, e o seu gerenciamento por meio de um software permite E-arq Brasil : CONARQ/ARQUIVO NACIONAL - 2006 Cmara Tcnica de documentos eletrnicos O que E-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil - que foi elaborado no mbito da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos no perodo de 2004 a 2006.

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O que e-ARQ Brasil? uma especificao de requisitos que estabelece um conjunto de condies a serem cumpridas pela organizao rodutora/recebedora de documentos, pelo sistema de gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. Alm disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificao de documentos arquivsticos digitais. O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mnimos para um SIGAD O que SIGAD: Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos SIGAD- independente da plataforma tecnolgica em que for desenvolvido e/ou implantad O que METADADOS: Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo. Requisitos para Armazenamento/arquivamento: A estrutura de armazenamento em um SIGAD deve fazer parte de uma arquitetura tecnolgica que permita a preservao e a recuperao de longo prazo dos documentos arquivsticos. Por isso, essa estrutura deve abrigar os documentos, seus metadados, os metadados do sistema (informaes sobre segurana, direitos de acesso e usurios, entre outros), trilhas de auditoria e cpias de segurana. Do ponto de vista fsico, tais informaes residem em dispositivos de armazenamento eletrnicos, magnticos e pticos. Um SIGAD deve utilizar dispositivos e tcnicas de armazenamento que garantam a integridade dos documentos arquivsticos digitais. Requisitos de armazenamento organizados segundo os critrios de durabilidade, capacidade e efetividade de armazenamento Durabilidade Os dispositivos de armazenamento de um SIGAD e os documentos neles armazenados devem estar sujeitos a aes de preservao que garantam sua conservao de longo prazo. Capacidade Um SIGAD deve garantir escalabilidade no armazenamento, permitindo a expanso ilimitada dos dispositivos de armazenamento.

Efetividade de Capacidade de deteco de erros armazenamento Capacidade de restaurao de dados em caso de falhas Capacidade de proteo contra escrita que previna alterao indevida(manter a integridade fsica) Capacidade de memria secundria

Requisitos de ACOMPANHAMENTO transferncia(mudana de surporte,mdia ou local) de documentos. Ad Obrigatrio Histrico das movimentaes e transferncias de mdia sofridas por aquele documento ou dossi/processo 1 - Fornecer um recurso de acompanhamento para monitorar e registrar informaes acerca do local atual e da transferncia de dossis/processos digitais e convencionais. 2 - A funo de acompanhamento de transferncia tem que registrar metadados que incluam: nmero identificador dos documentos atribudo pelo sistema;

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localizao atual e tambm as localizaes anteriores, definidas pelo usurio; data e hora de envio/transferncia; data e hora da recepo no novo local; destinatrio; Usurio responsvel pela transferncia (sempre que adequado); Mtodo de transferncia Preservao, Conservao e Restaurao de Documentos Restaurao: Conjunto de procedimentos especficos para recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados.

DICA LEGAL: Conservao = Objetivo Principal Estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em

Alm da organizao e guarda e disponibilizao, o Arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos. A preservao envolve as seguintes atividades: Conservao, Armazenamento e Restaurao dos documentos.

que foram criados. (original)

DICA LEGAL: Restaurao = Objetivo Principal Revitalizar a concepo original, ou seja, a

legibilidade do documento DICA LEGAL: PRESERVAO Conservao, Armazenamento e Restaurao 9.1 Agentes exteriores que danificam o documento: FSICO - QUIMICO - BIOLGICO Conservao: Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a proteo fsica dos arquivo contra agentes de deteriorao. Armazenamento: Guarda de documentos em mobilirios ou equipamentos, visando sua preservao e acesso. (tambm conhecida como acondicionamento) 9.1.1 FSICOS Luminosidade: A luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao. A exposio dos documentos luz natural e a reproduo causam o envelhecimento do papel.

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Temperatura: A oscilao de temperatura entre baixas e altas aceleram a degradao do papel. A temperatura ideal do papel de aproximadamente de 22. Umidade: O Clima seco e o excesso de umidade contribuem para a acelerao do processo de envelhecimento do documento. A oscilao faz o papel se dilatar ou contrair, perdendo ou ganhando gua em demasia. Objetos Metlicos: O uso de objetivos metlicos como: DICA LEGAL: Controle de temperatura e umidade A taxa adequada para o controle: Temperatura de 22 a 25C e Umidade relativa de 55%. Medir temperatura: Termmetro Medir umidade: Higrmetro Equipamento Termoigrmetro que faz as duas medidas: 9.1.3 grampos, clipes,colchetes devem ser evitados, pois tendem a enferrujar e por conseqncia danificar os documentos. Opte por utilizar material plstico. BIOLGICOS Insetos: baratas, traas e brocas Microorganismos: Fungos Roedores: Ratos Homem: Danifica os documentos, utiliza o documento e nem 9.1.2 QUMICOS sempre observa a melhor forma de conserv-la. Gordura e oleosidade: O manuseio do documento pode danificar o documento. As mos deixam oleosidade.

Documentos como fotografia, negativo, pelcula filmogrfica so mais sensveis que os que esto em suporte de papel (comum). Nesse caso devemos usar luvas de algodo para o manuseio.

Poluio atmosfrica: a poeira, a fumaa. uma das causas da degradao qumica. Tintas: Contribui para a degradao do documento (a tinta utilizada para escrever no documento).

DICA LEGAL: Estratgias preventivas para evitar a presena de roedores e insetos: - Manter a fonte de alimentos longe do local de guarda dos documentos

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- Evitar comer ou manter comida no local de guarda dos documentos DICA LEGAL: DIAPOSITIVOS (slaides) - Utilizar material de acondicionamento adequado cartelas flexveis de polietileno e polipropileno Cuidados Gerais na conservao de documentos: - Utilizar mobilirio metlico

DICA LEGAL: PAPEL Utilizar estantes de metal pintado com tinta

DICA LEGAL: MICROFILMES - Armazenar os originais em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade - Fazer cpia de consulta - A limpeza deve ser feita com pano limpo que no solte fiapos, umedecido com KODAK film cleaner

antiferrugem - Evitar comida junto ao documento ou comer no local - No utilizar fitas adesivas, durex, cola comum ( alta acidez) - No escrever no documento, no dobrar - Utilizar trincha na limpeza das folhas (escova macia ou flanela de algodo) - Durante a limpeza remover grampos metlicos, fitas e corpos cidos

DICA LEGAL: DISQUETES E CD-ROM E DVD - Usar disquete, cd ou DVD de boa qualidade - Manter os disquetes em local fresco e longe do

DICA LEGAL: FOTOGRAFIAS - Receber proteo especial e individual - manusear com luva de algodo e arquivar em mobilirio de ao - Se precisar escrever, somente no verso e com lpis macio

computador - Usar programas antivrus - Proteger o CD DVD contra aranhes e poeira

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DICA LEGAL: CAIXAS-ARQUIVO - Utilizar caixas de papelo em vez de plstico as de plstico tranpira quando submetidas a altas MAPOTECA VERTICAL MAPOTECA HORIZONTAL

Arquivo de Gavetas: Feito de ao ou madeira, normalmente de 4 ou mais gavetas. indicado para pastas suspensas, que sero arquivadas na

temperaturas.

OBSERVAO GERAL: REALIZAR VISTORIA PERIDICAMENTE, atentando sempre quantos a limpeza e higiene, pois so fatores essenciais para a preservao. DICA LEGAL: LIMPEZA DO ASSOALHO - Limpeza com panos midos e aspiradores evitar limpeza do piso com gua - Utilizar aspirador de p ou vassoura revestida de pano levemente mido

posio vertical Muito utilizado em arquivo corrente Arquivo Fichrio: Feito de ao ou madeira. Utilizado para arquivar fichas na posio vertical Arquivo Deslizante: Surgiu na dcada de 40, Feito de ao ou metal pintado com tinta anti-ferruginosa. Possibilita guardar maior quantidade de documentos em menor

10 Modelos de Arquivos e Tipos de Pastas

espao Pode acondicionar tanto caixa arquivo, quanto pasta suspensa

DICA LEGAL: MODELOS DE ARQUIVOS ARQUIVO DE GAVETAS ARQUIVO FICHRIO ARQUIVO DESLIZANTE ESTANTE DE AO Estante de Ao: Utilizado para acondicionar caixas-arquivo

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Mapoteca Vertical: Utilizada para acondicionar documentos cartogrficos ( mapas, plantas, cartazes,etc) Os documentos atrs do outro Pasta AZ: Mapoteca Horizontal: Utilizada para acondicionar documentos cartogrficos ( mapas, plantas, cartazes,etc) Mobilirio composto de gavetas, posicionadas umas sobre as outras Os documentos so acondicionados na posio horizontal um em cima do outro Pasta Sanfonada: DICA LEGAL: MODELO DE PASTAS PASTA SUSPENSA PASTA AZ PASTA SANFONADA Confeccionada em diversos tamanhos Possui divisrias e guias para indicar o assunto ideal para o arquivamento de documentos utilizados em atividades externas, pois maior mobilidade do usurio para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4 11 Arquivos Permanentes Ideal para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4 Os documentos so arquivados na posio vertical Possibilita a colocao de guias indicando nome ou n do documento ou pasta muito utilizado em arquivo corrente so acondicionados na posio vertical um A pasta colocada em estantes Possuem etiquetas laterais para identificao da documentao ou pasta muito utilizado em arquivo corrente

Pasta Suspensa: Indicada para para o arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4 Os documentos so arquivados na posio vertical dentro da pasta

Conjunto

de

documentos

custodiados

em

carter

definitivo, em funo do seu valor secundrio.

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Fundo: Fundo: conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pblica ou privada, pessoa ou famlia no exerccio de suas funes e atividades, guardando entre si relaes orgnicas e que so preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, no devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto gerado por outra instituio, mesmo que este, por quaisquer razes, lhe seja afim DICA LEGAL: DESCRIO Descrio: Conjuntos de procedimentos que, a partir de elementos formais e de contedo, permitem a identificao de documentos e a elaborao de instrumentos de pesquisa.

Principais atividades realizadas o o Arranjo Descrio

Instrumentos de Pesquisa o Guia: Apresenta informaes bsicas sobre a instituio de arquivos, seu acervo, servios e horrios de funcionamento. o Inventrio: Descreve o conjunto

DICA LEGAL: ARRANJO Arranjo = Classificao = Organizao Fsica e intelectual

documental, podendo ou no indica na ordem de numerao sua distribuio e

A operao resume-se na reordenao dos conjuntos documentais remanescentes das eliminaes ditadas pela Tabela de Temporalidade, obedecendo a critrios que respeitam o carter orgnico dos conjuntos documentais. o

localizao nas estantes. Catlogo: organizado cronolgicos, Instrumento por de pesquisa temticos, toponmicos,

critrios

onsticos,

reunindo a descrio individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumria ou analtica.

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o Repertrio: Descreve de forma detalhada documentos selecionados de um mais Os Arquivos de um fundo no devem se misturar a outro fundo.

fundos, por critrios temticos, cronolgicos ou assuntos. 11.1 Princpios Arquivisticos Os princpios arquivsticos constituem o marco principal da diferena entre a arquivstica e as outras cincias documentrias. Princpio da Provenincia 11.1.3 PRINCPIO DA UNICIDADE Princpio da Organicidade Princpio da Unicidade Princpio da Indivisibilidade / Integridade Princpio da Cumulatividade 11.1.4 PRINCPIO DA INDIVISIBILIDADE DICA LEGAL: PRINCPIO DA INDIVISIBILIDADE Indivisibilidade / integridade Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no DICA LEGAL: PRINCPIO DA UNICIDADE Unicidade O documento NICO. 11.1.2 PRINCPIO DA ORGANICIDADE DICA LEGAL: PRINCPIO DA ORGANICIDADE Organicidade qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funes e as atividades da insituio.

11.1.1 PRINCPIO DA PROVENINCIA DICA LEGAL: PRINCPIO DA PROVENINCIA Provenincia = Respect des fond = Respeito a ordem original Os Arquivos devem ser organizados obedecendo competncia e s atividades da instituio que o acumulou.

autorizada ou adio indevida

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11.1.5 PRINCPIO DA COMULATIVIDADE DICA LEGAL: PRINCPIO DA COMULATIVIDADE Comulatividade Diz que o Arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica a sedimenta de que trata Lodoline 2 Fontes: Bellotto, Helosa Liberalli Dicionrio de terminologia Arquivistica 1996 Bellotto, Helosa Liberalli Arquivos Permanentes Schellenberg, Theodore R. Arquivos modernos princpios e tcnicas 2 ed. FGV 2002 Miranda, Elvis Corra Arquivologia para concurso 2 ed.Braslia:Vestcon 2009. Arquivo Teoria e Prtica Paes, Marilena Leite 3 ed. FGV 2006 www. arquivonacional.gov.br/conarq Lei 8.159/1991 Decreto 4553/2002 Decreto 5.331/2004 Resoluo 10 CONARQ Lei 5.433/68 e Decreto n 1.799/96) e-ARQ Brasil: Modelo de Requsitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivistica de Documentos/Cmara Tcnica de Documentos Eletnicos. 1.1 verso Rio de Janeiro: Arquivo Nacional. 2011

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