Parte IV.

Archivstica

Tema 3

Gestin de documentos electrnicos

LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

La gestin de documentos electrnicos. Metadatos. Los DLM Forum Los requerimientos MoReq.

La gestin de documentos electrnicos. El Ttulo III de la Ley11/2007 regula la gestin electrnica de los procedimientos.

El RD 4/2010 de fine la Poltica de gestin de documentos electrnicos como aquellas orientaciones o directrices que define una organizacin para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La NTI de gestin de documentos electrnicos persigue, en consecuencia, ofrecer pautas para la implantacin de polticas de gestin de documentos electrnicos a travs del correspondiente sistema de gestin de documentos y de su programa de tratamiento, e identificar los requisitos y procesos de gestin de documentos en el marco de la administracin electrnica sobre la base de normas y buenas prcticas consolidadas. Una poltica de gestin de documentos debe perseguir: 1. En primer lugar, conservar las caractersticas que acompaan a los documentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida: autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. 2. En segundo lugar, la implantacin de un sistema institucional de gestin de documentos electrnicos, como un sistema ms en el conjunto de sistemas de gestin de una administracin.

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3. En tercer lugar, el establecimiento de un programa de tratamiento especfico para la gestin de documentos electrnicos de una administracin. Incluira los siguientes procesos de gestin de documentos: Captura de documentos, en la que se asigna un identificador al documento y se establece la relacin entre ste, su productor y el contexto en el que se origin, proporcionndole as el valor probatorio necesario. Registro de documentos como requisito legal definido en la legislacin de procedimiento administrativo. Clasificacin de documentos segn criterios de actividad de acuerdo con los cuadros de clasificacin, y que puede complementarse mediante la definicin de lenguajes controlados e ndices. Descripcin de documentos que orientado a la recuperacin de la informacin se nutre principalmente de la informacin aportada en la asignacin de los metadatos necesarios para la gestin de los documentos electrnicos. Clasificacin de los documentos que incluye la determinacin de los documentos esenciales, la valoracin de los documentos y determinacin de los plazos de conservacin y dictamen de la autoridad calificadora. Conservacin de los documentos. Control dela trazabilidad, llamado a facilitar el seguimiento del movimiento y uso de los documentos dentro de un sistema de gestin de documentos.

Estos procesos deberan acompaarse en cualquier caso de las siguientes actuaciones horizontales: Manual de procesos de gestin de documentos. Programa de formacin continua en gestin de documentos electrnicos. Supervisin y auditora.

Un SGDEA (Sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo) es una aplicacin destinada a la gestin de documentos electrnicos de archivo, si bien tambin se puede utilizar en la gestin de documentos de archivo tradicionales. Suele estar integrado en un SGDE (Sistema de gestin de documentos electrnicos): el SGDEA gestiona los documentos de archivo y el SGDE los documentos.

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Diferencias entre SGDE y SGDEA.

Metadatos Archiving Metadata Forum: En el contexto de gestin de documentos de archivo son la informacin estructurada o semiestructurada que permite la creacin, gestin, y utilizacin de documentos de archivo a lo largo del tiempo, tanto dentro de los mbitos en que se crearon como fuera de ellos. Eva Mndez: Datos sobre los datos, informacin estructurada y descriptiva sobre los recursos electrnicos para mejorar, entre otras cosas, la recuperacin de la informacin. Los metadatos del documento electrnico constituyen un componente que, como informacin estructurada o semi-estructurada, facilita la creacin, gestin y uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creacin RD 1671/2009: Cualquier tipo de informacin en forma electrnica asociada a los documentos electrnicos, de carcter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus caractersticas, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservacin y la interoperabilidad del propio documento. A. Delgado destaca tres aspectos de los metadatos: su carcter relativo (su defi, dependencia del contexto y objeto independiente de la tecnologa

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En el contexto de gestin documental de documentos electrnicos planteado por la NTI, los metadatos constituyen una herramienta sobre la que construir el SGDE y para abordarlos desde una perspectiva general parece necesario elaborar un esquema de metadatos para la gestin de documentos electrnicos. Los metadatos del documentos electrnico pueden definirse en el marco de un sistema de gestin documental completo desde una perspectiva multi-entidad en la que, adems de los propios documentos, participan otro tipo de entidades caracterizadas por sus propios metadatos, como pueden ser agentes, normas o actividades. Este esquema vendra a constituir un modelo funcional para la aplicacin de los metadatos como herramienta de gestin global. La forma de implementacin de los metadatos para su tratamiento y gestin a nivel interno quedara libre y, como tal, debera ser diseada por cada organizacin en base a sus necesidades, criterios y normativa especfica.

Los DLM1 frum Organizacin creada por iniciativa de la Comisin Europea en 1994 con el apoyo de los archivos pblicos de los estados miembro de la UE. Hasta el ao 2002 fue un esfuerzo cooperativo interdisciplinar de los estados miembro y de la Comisin. Posteriormente, ha evolucionado convirtindose en una amplia comunidad interesada en archivos, documentos de archivo, documentos y gestin del ciclo de vida en toda Europa. Desde este ao 2002 es un rgano independiente con miembros tanto del sector pblico como privado que proporciona pautas para la gestin de la informacin, estndares y guas. Dentro de esta actividad destaca la publicacin de las MoReq. Adems, recientemente ha participado con una propuesta en el proyecto E-Ark (European Archival Records and Knowledge Preservation) que pretende lograr un servicio de archivo que mantenga documentos de archivo autnticos y usables. http://www.dlmforum.eu/blog/4579188540

Los requerimientos MoReq Especificacin que describe un Modelo de Requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo incidiendo especialmente en los requisitos funcionales de la gestin de

DLM es un acrnimo dela expresin francesa Donnes Lisibles par Machine, Datos de lectura automtica, Machine readable data. Desde el 2002 Document Lifecycle Management.

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documentos electrnicos de archivo mediante un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo (SGDEA). Esta especificacin puede aplicarse en todas las organizaciones pblicas y privadas que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya poseen. Si bien es cierto que se centra en los requisitos funcionales, tambin reconoce la importancia de los atributos no funcionales en la eficacia de un SGDEA pero realizando una descripcin muy somera de los mismos.