INFORMES DINMICOS

OBJETIVO DE LA UNIDAD
Al finalizar el estudio de esta unidad, el participante estar en capacidad de generar informes dinmicos (Tablas y Grficos) para utilizar de forma prctica y eficiente los recursos de Microsoft Excel para la manipulacin de grandes cantidades de informacin.

UNIDAD 3

3.1 Informes Dinmicos

Los informes dinmicos Permiten crear en cuestin de segundos nuevas vistas de los datos de hojas de clculo. Cientos o miles de fragmentos de informacin van encajndose y revelan el significado de los datos. Los informes de tablas dinmicas organizan y resumen los datos de modo que no slo formen parte de una hoja de clculos. Los informes de tablas dinmicas ofrecen comparaciones, revelan modelos y relaciones, adems de analizar tendencias. Usted decide qu datos desea analizar y cmo organizarlos. Cada informe de tabla dinmica le proporciona una vista distinta de sus datos, respondiendo al instante a sus preguntas, y de personalizada para sus objetivos. Para comparar datos, comience por plantear preguntas. Necesita conocer las cifras totales de ventas por regin, por vendedor, por trimestre o por mes? Ira mejor su negocio si los mejores vendedores slo vendieran los mejores productos? O significara eso que habra lneas completas de productos sin generar ingresos? Una vez que tenga en mente las preguntas, Excel proporciona respuestas con facilidad. En primer lugar, ofrece un asistente para ayudarle a preparar los datos para mostrarlos en una nueva vista. A continuacin, puede arrastrar y colocar los datos desde su lista de cifras de ventas hasta una nueva vista de informe de tabla dinmica. Crear informes de tabla dinmica consiste en llevar piezas de informacin de unos lugares a otros para ver cmo encajan entre s. No est satisfecho con este primer informe? Se tarda un par de segundos en cambiar la disposicin de las filas y las columnas para ver distintos patrones. Los informes de tabla dinmica son tan verstiles que no debe preocuparse por organizar el informe de una forma "equivocada", simplemente lleve los datos de un lugar a otro, una y otra vez, para conseguir tantas respuestas directas y claras como preguntas plantee.

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Por tanto, en cuestin de segundos puede convertir un informe que muestre las ventas de cada vendedor en otro que

enumere las ventas por pas o en otro que clasifique a los vendedores por cantidades de pedidos.

3.1.1 Crear un Informe de tabla Dinmica

Empiece por preguntarse qu necesita saber: Qu nivel de ventas tiene cada vendedor? Qu cantidades se han vendido por pas? Cuando est listo para obtener las respuestas, haga clic en cualquier punto de los datos e inicie el Asistente haciendo clic en la opcin Informe de tablas y grficos dinmicos del men Datos. Se abrir el asistente, que consta de 3 pasos sencillos, 1. Utilizar los datos contenidos en una lista de Excel o en una base de datos.

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2. Utilizar todos los datos del rango o los que seleccione, observe que automticamente se selecciona toda la informacin.

3. Colocar el rea de diseo del informe en una nueva hoja de clculo o donde lo especifique.

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El Asistente tarda menos de un segundo en preparar una hoja de clculo con todo lo necesario para crear una vista de tabla dinmica de sus datos:

La barra de herramientas Tabla dinmica. La lista de campos de tabla dinmica desde la que se arrastra los elementos

El rea de diseo en la que colocar los elementos La Lista de campos de tabla dinmica contiene los nombres de las columnas del origen de datos

Cada una de las columnas de datos de origen se ha convertido en un campo con el mismo nombre. Para crear una vista de tabla dinmica de sus datos debe arrastrar los campos desde la lista de campos hasta el rea de diseo

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El rea de diseo est dividida en cuatro reas de colocacin independientes sealadas en las que puede arrastrar y colocar los campos desde la lista de campos. El rea de diseo se convertir en su informe de tabla dinmica.

Las etiquetas de las reas de colocacin le indican dnde colocar los datos para mostrarlos con una orientacin especfica. Por ejemplo, si deseara arrastrar el campo Vendedor al rea etiquetada como Coloque los campos de fila aqu, por ejemplo, vera una fila por cada nombre de vendedor. Si arrastrara el campo Vendedor y lo colocara en el rea etiquetada con Coloque los campos de columna aqu, obtendra una columna por cada nombre de vendedor. No es necesario utilizarlos todos los campos.

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Ejemplo: Supongamos que su primera pregunta es: Cunto ha vendido cada vendedor? Para conocer la respuesta utilizara dos de los campos de la lista de campos: el campo Vendedor para mostrar los nombres de los vendedores y el campo Cantidad del pedido para presentar la cantidad vendida por cada persona. Despus de decidir qu campos utilizar, debe determinar dnde colocar cada campo. Para mostrar un nombre de vendedor por cada fila, debe arrastrar el campo Vendedor hasta el rea de colocacin identificada como Coloque los campos de fila aqu. Para ver la cantidad vendida por cada persona, arrastre el campo Cantidad del pedido hasta el rea etiquetada como Coloque datos aqu. Aqu normalmente se colocan datos numricos, porque Excel los suma automticamente en esta rea. As:

Listo!. El informe de tabla dinmica resume 799 filas de informacin para que pueda conocer inmediatamente el nivel de ventas de cada vendedor.
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Para obtener las respuestas a otras preguntas con tanta facilidad y rapidez, puede arrastrar otros campos al rea de diseo. O tambin puede ordenar los datos colocando campos en las columnas o en las filas para mostrar distintas relaciones existentes entre ellos simplemente arrastrando los campos desde una rea de colocacin a otra.

3.2.1 Grficos Dinmicos

Un informe de grfico dinmico representa grficamente los datos de un informe de tabla dinmica. Puede cambiar el diseo y los datos mostrados en un informe de grfico dinmico igual que en un informe de tabla dinmica.

Informe de tabla dinmica de datos de las ventas

Informe de grfico dinmico de los mismos datos

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Los informes de grficos dinmicos tienen algunos elementos especializados adems de las series, las categoras, los marcadores de datos y los ejes de los grficos de Excel habituales.

1. 2. 3. 4. 5.

Campo de pgina Campo de datos Campo de serie Elementos Campo de categora

Campo de pgina: Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos especficos. En el ejemplo, el campo de pgina Regin muestra los datos de todas las regiones. Para mostrar los datos de una sola regin, puede hacer clic en la flecha de lista desplegable junto a (Todas) y seleccionar la regin.

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Campo de datos Campo del origen de datos subyacente que proporciona valores para comparar o medir. En el ejemplo, Suma de ventas es un campo de datos que resume las ventas trimestrales por regin para cada deporte. El marcador de datos de primera categora (Trim1) llega casi a 250 en el eje de valores (y). Esta cantidad es la suma de las ventas correspondientes a Tenis, Safari y Golf durante el primer trimestre. Segn el origen de datos utilizado para el informe, puede cambiar la funcin de resumen a Promedio, Contar, Producto u otro clculo. Campo de serie Campo que se asigna a una orientacin de serie en un informe de grfico dinmico. Los elementos del campo proporcionan las series de datos individuales. En el ejemplo, Deporte es un campo de serie con tres elementos: Tenis, Safari y Golf. Elemento Los elementos representan entradas nicas en el mismo campo, y aparecen en las listas desplegables de los campos de pgina, categora y serie. En el ejemplo, Trim1, Trim2, Trim3 y Trim4 son elementos del campo de categora Trimestre, mientras que Tenis, Safari y Golf son elementos del campo de serie Deporte. Campo de categora Campo de los datos de origen que se asigna a una orientacin de categora en un informe de grfico dinmico. Un campo de categora proporciona las categoras individuales cuyos puntos de datos se representan grficamente. En el ejemplo, Trimestre es un campo de categora. Un informe de grfico dinmico siempre tiene un informe de tabla dinmica asociado. Ambos informes tienen campos que se corresponden entre s. Si cambia la posicin de un campo en un informe, tambin cambiar el campo correspondiente del otro informe.

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El ejemplo siguiente muestra la correspondencia entre campos en cada tipo de informe:

1. 2. 3. 4.

Campos de pgina Campos de datos El campo de fila corresponde al campo de categora El campo de columna corresponde al campo de serie

Al crear un informe de grfico dinmico a partir de un informe de tabla dinmica, el diseo del informe de grfico dinmico, es decir, la posicin de sus campos, est determinado inicialmente por el diseo del informe de tabla dinmica. Si crea primero el informe de grfico dinmico, determine el diseo del grfico arrastrando los campos desde la ventana Lista de campos de tabla dinmica hasta las reas de colocacin de la hoja de grfico. Excel crea automticamente un informe de tabla dinmica asociado que utiliza un diseo correspondiente.

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3.2.2 Diferencias entre informes de grfico dinmico y grficos normales no interactivos

Con los grficos normales se crea un grfico para cada vista de los datos que desee ver. Con los informes de grfico dinmico puede crear un nico grfico y ver los datos de distintas formas cambiando el diseo del informe o los detalles mostrados. Si est familiarizado con los grficos normales, descubrir que la mayor parte de las operaciones son iguales en los informes de grfico dinmico. Sin embargo, hay algunas diferencias: Tipos de grficos: El tipo de grfico predeterminado para un grfico normal es un grfico de columnas agrupadas, que compara los valores de las categoras. El tipo de grfico predeterminado para un informe de grfico dinmico es un grfico de columnas apiladas, que compara la contribucin de cada valor a un total en todas las categoras. Puede cambiar el informe de grfico dinmico por cualquier tipo, menos xy (Dispersin), de cotizaciones y de burbujas. Ubicacin de los grficos: Los grficos normales estn incrustados de forma predeterminada en hojas de clculo. Los informes de grfico dinmico se crean en hojas de grficos de forma predeterminada. Una vez creado, el informe de grfico dinmico se puede cambiar a otra ubicacin en una hoja de clculo.

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3.2.2 Crear Un Grfico Dinmico

Comenzar con un informe de tabla dinmica Asegrese de que el informe de tabla dinmica tenga al menos un campo de fila que pasar a ser el campo de categora en el informe de grfico dinmico y un campo de columna que se convertir en el campo de serie, de un clic en el botn Asistente para grficos en la barra de herramientas Tabla Dinmica.
Asistente para grficos

Comenzar desde cero En el Asistente para tablas y grficos dinmicos, especifique el tipo de datos de origen que desee utilizar y establezca las opciones de uso de los datos. A continuacin, disee el informe de grfico dinmico de forma parecida a un informe de tabla dinmica. Si el libro no contiene un informe de tabla dinmica, Excel lo crea cuando el usuario crea el informe de grfico dinmico. Al cambiar el informe de grfico dinmico, tambin cambia su informe de tabla dinmica asociado y viceversa.

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Personalizar el informe A continuacin, se cambia el tipo de grfico y dems opciones (como los ttulos, la colocacin de la leyenda, los rtulos de datos, la ubicacin del grfico, etc.) utilizando el Asistente para grficos y los comandos del men Grfico.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD No. 3
Abra un nuevo libro. Genere una base de datos que contenga las columnas: Nombre, Producto y ventas(repita nombres y productos), con 25 registros. A la columna ventas ingrese valores que estn en el rango entre 2000 y 5000. Aplique formato de moneda, renombre la hoja como Ventas de Febrero Cree un informe de Grfico Dinmico que muestre las ventas por vendedor. Guarde el archivo con nombre Ejercicio 1 unidad 3. Modifique el informe para que se muestren las ventas por producto. Guarde el archivo con nombre Ejercicio 2 Unidad 3 .

RESUMEN
RESUMEN:
En esta unidad usted aprendi a: Diferenciar entre un grfico no interactivo y un grfico dinmico. Crear un informe de Tabla Dinmica. Crear un informe de Grfico dinmico. Personalizar ambos informes.

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