Casos

Con una inversin en desarrollo que ronda los $ 7 millones anuales, el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires encar una reingenierfa de su gestin documental.

Saauen una ho a
Por Alejandro Alonso

ejorar las operaciones y agilizar la relacin con los vecinos es la meta que se propone el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires (GCBA). Desde diciembre de 2011, el motor de esta iniciativa es el Ministerio de Modernizacin, a cargo de Andrs Ibarra. Gobierno abierto, Modernizacin de los recursos humanos y Ciudad inteligente, son tres de los ejes por los cuales circula el plan. Y hay un cuarto, Modernizacin Administrativa, que est haciendo posible una revolucin en todas las dependencias del Gobierno de la Ciudad. El punto culminante de este ltimo eje se est viendo este ao, con el lanzamiento, en primera instancia, de un sera ci en lnea que permite a los vecinos localizar cualquier expediente, saber por dnde pas y en qu dependencia est, y la posibilidad de realizar trmites a distancia, una alternativa que fue implementada a partir del mes pasado. "El objetivo siempre es el ciudadano asegura Ibarra, pero cuando recibs una administracin arcaica desde muchos puntos de vista, hay que aggiornar la administracin." Para desarrollar el proyecto, el Gobierno de la Ciudad comenz con la actualizacin de la gestin documental dentro de la Administracin (con la administracin de documentos electrnicos y la incorporacin de la firma electrnica), para luego ofre40 > INFORMATIONTECHNOLOGY

cer servicios al ciudadano. La meta, segn el ministro, es tener una plataforma electrnica interna donde se cumpla la misma normativa legal que para los documentos fsicos. "Se acab el papel", declara. La inversin fue de un promedio de $ 7 millones anuales en los ltimos tres aos (a valores actualizados) en concepto de desarrollo de software.
Al principio, el documento

"Se generaban documentos con tecnologas del siglo XX y se guardaban con tecnologas del
Eduardo Martelli,
subsecretario de Proyectos de Modernizacin del GCBA

El cerebro de este cambio es Eduardo Martelli. Proveniente del mundo privado (haba sido vicepresidente ejecutivo de El Comercio Compaa de Seguros), Martelli acept la convocatoria del jefe

de Gobierno Mauricio Macri en 2008 y se integr a la Secretaria Legal y Tcnica, para luego convenirse en subsecretario de Gestin de Proyectos de Modernizacin. A partir de 2011 realiza esa funcin desde el Ministerio

de Modernizacin. Cuando lleg al GCBA, se encontr con un gran desorden en materia documental. "Los documentos nacan electrnicos, porque la gente los escribe en Word. Luego se los imprima y guardaba. O sea, se generaban documentos con tecnologas del siglo XX y se guardaban con tecnologas del siglo XVII", apunta Martelli. Desde el punto de vista de la Administracin, la documentacin en papel resultaba inconveniente por razones que iban desde la ocupacin de metros cuadrados de archivo, a la posibilidad de que alguien pudiera cambiar el contenido de los expedien-

tes, pasando por la dificultad de hacerles un seguimiento preciso y los costos de moverlos entre dependencias, por mencionar slo algunas. De cara al ciudadano, un expediente en papel obliga al vecino a acercarse a las dependencias del Gobierno de la Ciudad, con las subsiguientes esperas, colas y regresos en caso de que falte algo. En 2008, Martelli recorri los ayuntamientos de Madrid, Mlaga, Valencia y Barcelona en busca de un modelo a seguir. As fue como tom contacto con la consultora Everis, que haba provisto muchas de las soluciones que se usaban en esas dependencias pblicas. "Buscbamos un sistema de cdigo abierto para contar con los programas fuente", explica. "Everis cumpla con los requerimientos de tener un sistema open source establecidos por la Agencia de Sistemas de Informacin (ASI), ya que su solucin est montada sobre Linux y un JBPM. Adems, tena una importan te estructura en la Argentina", agrega el funcionario. La compaa, de ongen espaol, tiene presencia local desde 2000, y recientemene fue adquirida por el grupo de servicios japons NTT Data Corporation. A pesar del amplio recorrido, la experiencia de los ayuntamientos resultaba insuficiente. Y es que la ciudad portea tiene caractersticas particulares. "Es el nico estado de la Argentina que al mismo tiempo es estado e intendencia", resume Martelli. Esta doble naturaleza (que acaso slo se vea en lugares como Monaco, San-Marino o Hong Kong) hace ms compleja la demanda. All donde un ayuntamiento tena algunas decenas de trmites, en el GCBA eran ms de 600. El proyecto de modernizacin de la Administracin en materia de expedientes digitales comenz

dole entidad por fuera de cualquier expediente), y el expedien HIGHLIGHTS te es uno de tantos repositorios Objetivo: Renovar la gestin documen- que tenemos. Un expediente, un tal de la Administracin del GCBA. Ofrecer legajo o un registro no son otra trmite a distancia a los ciudadanos cosa que agregados de documenPlazo: Tres aos tos electrnicos, con reglas espeInversin: Un promedio de $ 7 millo- cficas", establece. Entonces, usannes anuales en los ltimos tres aos do como cimiento la solucin (a valores actualizados) en concepto de administracin electrnica de desarrollo de software eGoveris, de Everis que fue la RO: No fue calculado nica empresa que se present a Lder de proyecto: Eduardo Martelli, la licitacin, segn informan en Ministerio de Modernizacin, GCBA el GCBA, se dise y construy un sistema diferente, con foco en el documento electrnico. "Toda la escritura por encima TECNOLOGA de eso es un desarrollo propio", Solucin: SADE. Desarrollo propio en enfatiza Martelli, quien se atribuJava sobre el JBPM de Everis (eGove- ye el trabajoso proceso de anliris) con frameworks open source sis y el armado de las especificaProveedor: Everis, Ministerio de Moder- ciones funcionales, legando luenizacin del GCBA go en Everis la programacin. IT CORPORATIVA: El resultado le la creacin del Software: SO principal: Linux. Bases de Sistema de Administracin de datos MySQL, ahora migrando a Oracle. Documentos Electrnicos Motores de Java que funcionan sobre (SADE), que es una suerte de ecolos navegadores Firefox, Explorer, Safa- sistema que integra todos los ri y Chrome. Sistemas principales: SIAL mdulos del despliegue. Los (RR.HH),SUACI (Atencin Ciudadana), sistemas se construyeron sobre SIGAF (Hacienda Presupuesto Finanzas), Java, con frameworks open sourBAC (Compras), SAP (Espacio Pblico), ce. La implementacin se hizo SIGEHOS (Salud) sobre la base de datos Hardware: Granja de servidores Intel MySQL, aunque X86 virtualizados y sobre un servidor este ao se est Serie Z de IBM migrando a Oracle, Telecomunicaciones: El GCBA tiene debido a los voluna red propia de fibra ptica cuyo menes de datos prestador es Telefnica. Otras prove- involucrados (unos edores: Telecomjelmex, Metrotel, IPIan 300 millones de y Level 3 registros en la base). El sistema se ejecuta sobre servidores basados en Intel X86 y sobre un servidor con el documento. En los siste- Sene Z de IBM. mas tradicionales de administracin electrnica, el documento De la nota al expediente vive y muere dentro de la carpe- Ya en 2008, se comenz con el ta virtual. Martelli y su equipo anlisis y el desarrollo del primer concibieron otro abordaje. "El sis- hito del despliegue, que fue el sistema no es de expediente electr- tema para hacer seguimiento de nico, sino de gestin documen- los expedientes en papel, aprovetal. Es bastante ms amplio. Se chando la plataforma de eGovecentra en el documento (dn- ris. El sistema existente era suma-

mente engorroso y requera de miles de despliegues locales. "La estrategia que tuvo el GCBA para implementar el nuevo sistema fue seguir conviviendo con el papel e ir llevando a los usuarios, que son los agentes de la Administracin, al modelo electrnico con cosas bastante simples", recuerda Bruno Fontana, gerente del Proyecto de Administracin Pblica del GCBA en Everis. Este mdulo entr en productivo en agosto de 2009. Paralelamente se desarroll el mdulo de Comunicaciones Oficiales Electrnicas, que atiende a la singular problemtica de las interacciones entre las dependencias del GCBA a travs de notas y memorndums. "La administracin general tiene en promedio T .700 notas por da. Pero algunas notas pueden tener miles de copias, de modo que diariamente se puede llegar a las 8.000 copias, lo que significa igual cantidad de entregas por parte de los cadetes. Y la Ciudad tiene ms de 600 edificios", enumera Martelli. La puesta en productivo de este nuevo mdulo, en abril de 2009, habilit ahorros de $ 32 millones al ao, y brinda un contexto ms seguro e inmediato de comunicacin, ya que el empleado debe firmar electrnicamente la nota, y la distribucin de la misma es inmediata. Esta implementacin sirvi para entrenar al personal en lo que luego sera el GEDO (el Generador Electrnico de Documentos Oficiales), dado que comparta muchas de sus funciones, aunque la complejidad y el riesgo eran menores. El GEDO entr en productivo en julio de 2010, luego de un ao de anlisis, desarrollo y testeo. "A partir de ese momento, fue obliINFORMATIONTECHNOLOGY < 41

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gatorio hacer todos los documentos electrnicos y ningn documento en papel", expresa el funcionario. En la transicin, los trmites comenzados en papel terminaran en ese medio. Segn Fontana, "la idea era fusionar los dos mundos (electrnico y papel) en la transicin". Este generador de documentos funciona como servicio para todos los dems mdulos que lo requieran. Todos los documentos se almacenan en el Repositorio nico de Documentos Oficiales (RUDO), cada cual con sus propiedades asociadas. En el caso de digitalizaciones de documentos en papel, tambin se incluyen metadatos para su identificacin. El paso siguiente que arranc a mediados de 2010 le implementar los expedientes electrnicos, como los mdulos de Expediente Electrnico, el de Comunicaciones oficiales, Registro Civil, Tramitacin nica de Subsidios, Registro nico de Beneficiarios y Registro Multipropsto, entre otros. La salida en productivo fue en marzo de 2011, con una serie de trmites simples: Compra Menor, Compra Mayor, Licitacin Pblica, Convenios Marco, Subasta Inversa y Designaciones. A lo largo de 2011 se fueron agregando otros trmites. El sistema tiene ms de 47.700 usuarios. "Involucra todas las reas, ministerios y empleados. Capacitamos a 1.200 personas por mes. Aun as tardaremos tres aos en capacitarlos a todos", informa Manelli. De acuerdo con Fontana, "la gran idea de la adaptacin de la herramienta de Everis fue llevarla a un modelo en el cual los agentes del gobierno hicieran las cosas igual que en el mundo del papel, en el sentido de que ellos siguen teniendo la decisin de hacia dnde va un expediente, pero ese movimiento es electrnico". Este modelo, internamente deno42 > INFORMATIONTECHNOLOGY

minado de "tramitacin libre", implica que en ningn momento el mdulo de expediente electrnico limita hacia dnde va el expediente. "Slo refleja lo mismo que se hace hoy con el expediente de papel, con las ventajas de la documentacin electrnicaafirma. Esta transicin es fcil de asimilar para quienes venimos de sistemas, pero no tanto para quienes vienen trabajando en papel." Ricardo Sarinelli, director General de la Mesa de Entrada y Archivo General del GCBA desde hace un ao y medio, coincide con Fontana. En su direccin tambin se resuelve el anlisis y el sopor-

te del SADE. "Hay gente que viene trabajando desde hace treinta aos con un procedimiento operativo manual, que prcticamente no ha tenido cambios, y de pronto se encuentra que tiene que ir a un proceso totalmente electrnico. Se preguntan: 'Si yo manejo una imagen y la firmo, qu seguridad tiene esto?'. Pero les decimos que esto es ms seguro y transparente, que ac los papeles no se pierden. En algunos casos, esa capacitacin que damos es ms para el cambio de mentalidad, que el cambio de procesos", comenta. La direccin que supervisa Sarinelli est al principio y al final de los trmites, por lo cual se hace un uso intensivo del SADE. "El sistema me da la posibilidad de manejar bsicamente el escritorio sin

ejemplo, expedientes que son pblicos, y otros que pueden ser Todo vuelve al vecino vistos slo por determinadas A mediados de 2012 se prepar personas en momentos deterla etapa final del proceso, que se minados del trmite o proceso). concret este ao. En junio, tras Tambin se gener nueva norcuatro meses de desarrollo y prue- mativa sobre esta clase de trmiba, se habilit el servicio de Loca- tes. Para usar la herramienta, los lizacin de Expedientes al pbli- ciudadanos debern registrarse co: una herramienta de Expedien- y tendrn su propio escritorio, te Electrnico. Hasta entonces, donde podrn generar y ver a travs de un tablero de tareas, documentos (y firmarlos eleclos funcionarios podan saber trnicamente), trmites en curen qu dependencia estaban los so y terminados, avisos y pediexpedientes, quin los tena, cun- dos de rectificacin. to tiempo haca que los tena, y En sus distintas versiones, el permita adems que las instan- GEDO sigue evolucionando y cias de supervisin pudieran ges- se agregan nuevos tipos de repotionar las tareas. Parte de estas sitorios y de trmites (en el mbito de la administracin se los llama "tratas"). Al inicio de esta experiencia haba 422 trmites en papel, que luego del anlisis y la readecuacin, pasaron a ser 363 (se eliminaron trmites obsoletos). Inicialmente se migraron 325 de ellos, pero hacia fines de este ao se espera que no queden trmites en papel. Hoy se generan en formato electrnico unos 638 trmicapacidades ahora estn en el por- tes. En 2014 el GCBA pretental del GCBA, disponibles para de abrir la modalidad de tralos ciudadanos, que ahora pue- mitacin virtual a 40 trmites de den saber en qu dependencia gran impacto ciudadano. Resestn los expedientes y por dn- pecto del localizador online de de pasaron. La aplicacin tuvo un expedientes, el director de Mesa uso notable a partir de las inun- de Entradas recuerda: "Una de daciones de este ao, dado que las cosas que implemento cuanlos vecinos la usaban para saber do ingres le un turnero elecel estado de los subsidios. A la trnico. La verdad es que hoy fecha, el sistema fue usado por prcticamente est en desuso. Y ms de 20.000 personas, y hubo me estoy cuestionando por qu lo puse. A partir del nuevo sisms de 60.000 consultas. A partir del mes pasado comen- tema, prcticamente los vecinos z a publicarse la tramitacin a no tienen espera". Para Ibarra, distancia. Comenz a desarrollar- "en el anlisis hay beneficios tanse en marzo, pero requiri de seis gibles y cuantificables, como meses de intensa negociacin con puede ser evitar las mesas de los equipos de Legales del GCBA entrada, donde se verifican ahoy anlisis juridicos, dado que la rros concretos . Pero tambin toma de vista de los trmites tie- hay otro beneficio: el ciudadane implicancias legales, entre otras no ahora puede ver qu pasa en particularidades (existen, por la Administracin." papeles", sintetiza Sarinelli.