GUA DE GESTION PARA UN CENTRO UNIVERSITARIO BASADA EN LA GESTIN POR PROCESOS

1. INTRODUCCIN
El modelo de Gestin de Calidad que se ha tomado como referencia en el sector educativo y ms concretamente, en nuestra Universidad es el modelo europeo de excelencia en la gestin EFQMEuropean Foundation for Quality Management. Por otro lado, la Norma !" #$$%&'$$$ esta(lece un sistema de aseguramiento de la calidad donde se tiene una descripcin detallada de los procesos , que son instrumentados con procedimientos, diagramas, instrucciones de tra(a)o, documentos y registros necesarios* +a Norma facilita, mediante un escalonamiento de mayor a menor grado de agregacin y con una ordenacin secuencial, la descripcin de todas las actividades que se puedan desarrollar en la organi,acin, incluyendo hasta el ms m-nimo detalle* gualmente, la evaluacin de las titulaciones as- como la o(ligatoria acreditacin de .stas de cara a su homologacin en el Espacio Europeo de Educacin !uperior /EEE!0 conlleva un anlisis peridico de resultados mediante indicadores que aporten informacin relevante a la 1ireccin del Centro para, por un lado conocer su situacin, cmo ha evolucionado en relacin a los o()etivos perseguidos y permitirle tomar decisiones estrat.gicas y, por otro poder comunicar datos que sean compara(les a todos los 2grupos de inter.s2* En este sentido, el modelo empleado como marco de referencia para la evaluacin y acreditacin de las titulaciones es el desarrollado por 3NEC3 /3gencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y 3creditacin0 y adoptado por la EN43 /5ed Europea para la Garant-a de la Calidad en la Educacin !uperior0, en la cual est integrada* En el Documento "Criterios y Directrices para la Garanta de la Calidad en el EEES", la ENQA propone, en el criterio 1.6, que "las instituciones de en !aranti"ar que recopilan, anali"an y utili"an in#ormaci$n pertinente para la !esti$n e#ica" de sus pro!ramas de estudio y otras acti%idades". Como directriz de este criterio indica que "El conocimiento de s misma de una instituci$n es el punto de partida para una !aranta de calidad e#ica". Es importante que las instituciones dispon!an de los medios para recopilar y anali"ar in#ormaci$n so re sus propias acti%idades. Sin esta in#ormaci$n no podr&n sa er si est&n #uncionando ien y qu' requiere su atenci$n, no conocer&n los resultados de sus pr&cticas inno%adoras". 6odos ellos, el modelo de excelencia en la gestin E748, el !istema de Gestin de la Calidad que formali,an las Normas !" #$$%&'$$$ e !" #$$9&'$$$ y el modelo de evaluacin y acreditacin de las titulaciones dise:ado por 3NEC3, estn contri(uyendo a conocer y gestionar me)or las organi,aciones educativas de todos los niveles y, cmo no, del universitario* (a "Gesti$n por Procesos" es una #orma de !esti$n nacida de los principios de !esti$n de calidad y que tiene por fundamento la orientacin de los esfuerzos hacia la satisfaccin del/de la destinatario/a de un determinado producto o ser%icio. En consecuencia, todas las acti%idades se estructuran y ordenan en una cadena de acontecimientos sucesi%os )procesos*, que %an a+adiendo %alor y que #inali"an en unos resultados satis#actorios para el destinatario. (a " Gesti$n por Procesos" permite o ser%ar el modo en que se e,ecutan ordenadamente las tareas si!uiendo los pasos de la !eneraci$n de %alor del producto o ser%icio prestado al destinatario, superando las #ronteras #uncionales y departamentales. (os procesos muestran las relaciones internas usuario-pro%eedor que lle%an de #orma pro!resi%a a la reali"aci$n del producto o a la prestaci$n del ser%icio.

Un "proceso" consiste en una serie de acciones o actividades que tienen un orden o secuencia determinados y donde se ha definido una situacin inicial de partida y la situacin o estado final al que se pretende llegar* Para empe,ar, podemos definir un Proceso General o Macroproceso que identificamos con la actividad principal de la organi,acin* En el caso de un Centro Educativo Universitario el

proceso

ense an!a"apren#$!a%e en &na '$'&lac$(n*

6am(i.n, sin ms que delimitar el tiempo podemos referirnos al proceso de ense:an,a&aprendi,a)e en cada a:o cursado o, atendiendo a las materias o reas de conocimiento, podemos hacerlo por cada asignatura* ; finalmente, podemos llegar hasta el detalle ms peque:o como es la docencia en el aula< la clase terica, el e)ercicio prctico, el la(oratorio, etc* En estos casos ha(laremos de su(procesos o microprocesos para diferenciarlos unos de otros, pero todos y cada uno de ellos son procesos incluidos unos dentro de otros o relacionados entre s-* =istos desde una perspectiva estrat.gica, se definen unos "procesos clave" que son aquellos que aportan valor y que definen las actividades principales de la organi,acin* Pueden ser procesos clave los "procesos de prestacin de servicios", los "procesos de apoyo" que ayudan a los primeros a conseguir sus o()etivos y los propios "procesos de gestin estratgica". Este entramado de procesos interrelacionados podemos expresarlo en un diagrama donde se visualice cmo todos ellos forman parte de un sistema general integrado e interconectado* 3 esta descripcin completa de los procesos se la conoce como "mapa de procesos". Por lo tanto, el mapa de procesos contiene la descripcin completa de los diferentes tipos y funciones de procesos, as- como las interacciones que existen entre ellos* 1escri(e grficamente los procesos y las actividades principales de la organi,acin, aquellas que se encuentran claramente mencionadas en su 2misin2 y esta(lece la relacin entre los procesos clave y otros tipos de procesos que necesariamente estn contenidos en la organi,acin> se trata de aquellos que cumplen una funcin de apoyo y servicio interno a los procesos clave* 3dems de identificar los procesos, es necesario precisar el sistema de gestin de cada uno de ellos* Esto significa, en primer lugar, definir unos destinatarios, usuarios (eneficiarios de la actividad /clientes internos o externos0, origen de los requerimientos y necesidades que se han de satisfacer* 1otar con unos recursos humanos y unos recursos materiales suficientes para poder reali,ar con .xito las actividades y tareas encomendadas* ; asignar una persona responsa(le de llevar a (uen fin todo ello* Para alcan,ar una "Gestin por Procesos" hay que recorrer un camino de importantes cam(ios en la gestin interna de un Centro Universitario* Esta gu-a pretende ser un instrumento que facilite y allane ese camino a las direcciones de los Centros de la UP=&E?U* Para ello recoge los procesos comunes a un Centro Universitario, entendiendo que si existen procesos espec-ficos, .stos de(ern adaptarse al mapa de procesos (sico que se presenta*

). CONTE*TUALI+ACIN DE LA GESTIN POR PROCESOS DENTRO DE LA GESTIN DE CALIDAD DE UN CENTRO UNIVERSITARIO

Es importante enmarcar el !istema de Gestin por Procesos dentro del !istema de Gestin de Calidad de un Centro y definir claramente lo que estamos entendiendo por reali,ar una Gestin de Calidad de un Centro Universitario (asada en una Gestin por Procesos* 6odo Centro universitario, seg@n las indicaciones de la EN43, de(e reali,ar actividades de gestin y se de(e preguntar<

Pero si profundi,a en mayor medida en las actividades que reali,a de(er-a preguntarse<

Para responder a estas preguntas, los Centros Universitarios disponen actualmente de ciertas herramientas que pueden ayudarles a garanti,ar que el tra(a)o reali,ado alcan,a unos estndares de calidad que la sociedad actual les exige* ACules son los pilares de la gestin de un centro universitarioB

Cuando ha(lamos de gestin estamos ha(lando de hacer diligencias conducentes al logro de una meta o de un deseo* Gestionar por tanto implica< 2 5 3 3+GUN3 P356E2* Una herramienta que nos ayuda a reflexionar hacia dnde queremos ir es la< Plan$,$cac$(n Es'ra'-.$ca* Con la ayuda de esta herramienta el Equipo de 1ireccin de un Centro puede <1/ De,$n$r la MISIN< Para qu. est un Centro Universitario, qu. ofrecemos, a quienes, cmo satisfacemos las necesidades de nuestros usuarios*

)/ De,$n$r la VISIN< 1nde queremos estar dentro de C %$ a:os, cmo queremos vernos, cmo queremos que nos vean nuestros usuarios y la sociedad*1efinidas y admitidas la 8isin y =isin de un Centro conoceremos su punto de partida y hacia dnde desea dirigir su rum(o* +a 8isin expresa la realidad de la existencia del Centro y la =isin el deseo de alcan,ar unas determinadas metas en un tiempo fi)ado* Una ve, definidos estos aspectos, +a 8isin /lo que soy0 y la =isin /lo que quiero ser0 el siguiente paso a proyectar es definir la forma en la que partiendo del 2lo que soy2 alcan,o 2lo que quiero ser2 y esto implica, para conseguir las metas propuestas< 0/ De,$n$r la ESTRATEGIA1 4u. elementos de nuestro Centro de(emos potenciar para alcan,ar los o()etivos que hemos definido, en el tiempo esta(lecido* 1e(emos tener claro que, as- como los aspectos ligados a la visin no pueden ser gestionados directamente por el Centro /dado que estn en el plano del deseo0, los aspectos ligados a la estrategia estn dentro de la propia gestin del Centro, estn en la gestin de sus procesos y en el aprendi,a)e interno que se produce al poner en marcha dichos procesos* Esta herramienta de la Planificacin Estrat.gica, una ve, definida, necesita de otra herramienta para poder e)ecutar todo lo que hemos planeado* +as acciones que queremos llevar a ca(o para o(tener los o()etivos que hayamos definido en la =isin, las incorporaremos a nuestra actividad diaria como Centro, para sa(er qu. tipo de resortes de(emos de tocar para me)orar y as-, conocer cul es la realidad de un centro universitario< para qu. esta, qu. hace, cmo lo hace, cundo lo hace* 6odos estos aspectos son los que se definen con la segunda herramienta de gestin< +3 GE!6 DN P"5 P5"CE!"!* Un proceso es una serie de tareas interrelacionadas que producen un resultado* 6odo proceso incluye generalmente< PE5!"N3!, 836E5 3+E!, 6 E8P" ; 1 NE5"* !i ya sa(emos hacia dnde vamos porque hemos definido el rum(o /Planificacin estrat.gica0 y ponemos en marcha nuestra propia maquinaria para alcan,ar la meta deseada /Gestin por Procesos0 slo necesitamos de una tercera herramienta para sa(er si vamos acercndonos a la meta definida* Esta @ltima herramienta de(e medir las actividades que estamos reali,ando para alcan,ar la meta especificada y fruto de la revisin de dichas actividades o(tenemos datos, y no )uicios de valor, para reali,ar las correcciones oportunas y reconducir nuestra realidad al rum(o prefi)ado* Esta herramienta es< E+ CU315" 1E 83N1" o tam(i.n +3 63E+3 1E N1 C31"5E! 1E+ ! !6E83 1E GE!6 DN* 8ostramos a continuacin, a modo de e)emplo, la forma que podr-a adoptar una parte de esa ta(la de indicadores<

Es, en definitiva, un cuadro que recoge todos y cada uno de los procesos definidos para un Centro as- como los procedimientos en los que se despliegan dichos procesos* Para cada proceso se definen el n@mero de indicadores que necesite el Centro para reali,ar su gestin de procesos* Para cada indicador, se define un o()etivo a alcan,ar que estar relacionado con la Planificacin Estrat.gica o su despliegue en la Planificacin 3nual del Centro Universitario* Cada indicador tendr un responsa(le que se encargar de su recogida con la periodicidad que se haya esta(lecido /anual, semestral, trimestral, mensual, semanal0* !i el monta)e de estas tres herramientas de gestin est (ien efectuado, (astar con la reali,acin

de una 5E= ! DN 1E+ ! !6E83 1E GE!6 DN 1E+ CEN65" P"5 P356E !U E4U P" 1 5EC6 =", para sa(er, con datos fia(les, la situacin real del Centro Universitario y as- reali,ar las acciones correctoras que sean necesarias para volver al rum(o que se ha(-a esta(lecido en la Planificacin Estrat.gica o reali,ar los cam(ios que sean necesario en funcin de la informacin de la que se disponga en cada momento* !i un Centro universitario despliega estas tres herramientas y consigue que su personal /P1 y P3!0 las asimilen y las hagan suyas, tendr mayor pro(a(ilidad de gestionar con eficacia y eficiencia la la(or que reali,a*

0. PLANI2ICACIN 0.1. CMO REALI+AR LA PLANI2ICACIN ESTRAT3GICA DE UN CENTRO UNIVERSITARIO

+a Planificacin Estrat.gica de un Centro universitario es una herramienta fundamental para poder esta(lecer los criterios y acciones que un Equipo de 1ireccin desea e)ecutar en el espacio temporal de su mandato* 3 lo largo de estos @ltimos a:os hemos ido desarrollando una metodolog-a para que todo Centro universitario pueda dise:ar una Planificacin Estrat.gica coherente con los o()etivos esta(lecidos por su Equipo de 1ireccin* Esta herramienta sigue una serie de pasos que indicamos a continuacin* Primero : Definir la MISIN +a 8 ! DN del Centro de(e ser<

+a definicin de la 8 ! DN de un Centro universitario exige que el Equipo 1irectivo reflexione so(re 9 e)es principales<

Para (uscar respuesta a cada uno de estos e)es, los miem(ros del Equipo 1irectivo del Centro de(er-an responder a las siguientes preguntas< %F*G Para 1E7 N 5 +3 53HDN 1E !E5 1E+ CEN65" UN =E5! 635 "< APor qu. existe nuestro CentroB APara qu. existe nuestro CentroB 'F*G Para 1E7 N 5 +3 3C6 = 131 4UE 5E3+ H3 E+ CEN65" UN =E5! 635 "< A4u. ofrecemos en nuestro CentroB A3 qu. nos dedicamosB A3 qu. no nos dedicamosB IF*G Para 1E7 N 5 4U ENE! !"N +"! U!U35 "! 1E+ CEN65" UN =E5! 635 "<

A4ui.nes son los usuarios a los que ofrecemos nuestros serviciosB A4ui.nes no lo sonB

9F*G Para 1E7 N 5 E+ 3C6 ="&=3+"5 1E+ CEN65" UN =E5! 635 "< A4u. necesidades satisfacemosB ACmo satisfacemos esas necesidadesB A4u. nos diferencia de otros centros similaresB +as respuestas a estas preguntas en el seno del Equipo de 1ireccin definirn la redaccin de la 8 ! DN 1E UN CEN65" UN =E5! 635 "* Segundo : Definir la VISIN. +a = ! DN del Centro de(e ser<

3hora (ien, para definir una =isin (asada en datos y no en deseos faltos de consistencia, es necesario reali,ar un e)ercicio metodolgico siguiendo los siguientes pasos< %F*G 1E7 N 5 E+ 137" 1E+ CEN65" UN =E5! 635 " 'F*G 1E7 N 5 +3! +JNE3!&EKE! E!6536LG C"! IF*G EMP+"635 +3 8365 H 137" 9F*G 1E7 N 5 +"! "EKE6 ="!&3CC "NE! E!6536LG C"! 1/.4 DE2INIR EL DA2O DEL CENTRO UNIVERSITARIO 56&- es el DA2O7

Para reali,ar este 137" el Equipo de 1ireccin del Centro tiene una serie de referencias que de(e utili,ar< a. G +os nformes de 3utoevaluacin de las 6itulaciones, de donde o(tiene una listado de puntos fuertes y acciones de me)ora de las mismas* b. G +as autoevaluaciones siguiendo el modelo E748, de donde o(tiene un listado de puntos

fuertes y acciones de me)ora que a(arcan a la totalidad del Centro, tanto desde el punto de vista del servicio que presta como desde la gestin de todas las personas que lo componen y su interaccin con los diferentes grupos de inter.s* Con esta informacin llegar-amos a definir un exhaustivo listado de todos los aspectos que afectan a la vida del Centro universitario* )/.4 DE2INIR LAS LNEAS"E8ES ESTRAT3GICOS Con esta informacin se pueden extraer los grandes e)es de actuacin en los que de(en reali,arse actuaciones que repercutan en la me)ora del Centro, dado que los diferentes aspectos que tienen que ver con la vida del Centro universitario se pueden agrupar en grandes reas* Es lo que podr-amos definir como los EKE! E!6536LG C"! o +3! +JNE3! E!6536LG C3! del Centro universitario* !i anali,amos los Centros de nuestra universidad que tienen definidos estos E)es&+-neas Estrat.gicos o(servamos que, salvo peque:as modificaciones o peculiaridades espec-ficas, existen una serie de ellos que, a@n redactados de diferentes formas se dirigen hacia reas muy concretas* Estos e)es&l-neas estrat.gicos para un Centro son< G G G G G G G GE!6 DN 1E +3! 6 6U+3C "NE! /Planificacin y desarrollo0 GE!6 DN 318 N !6536 =3 N753E!65UC6U53! ; 5ECU5!"! 36ENC DN 3 +3! PE5!"N3! /P1 y P3!0 36ENC DN 3+ 3+U8N31" C"8UN C3C DN N6E5N3 ; EM6E5N3 83GEN ; 5E+3C DN C"N +3 !"C E131

Por lo tanto, es posi(le que al reali,ar el 137", cualquier centro de nuestra universidad pueda encontrar que sus 1e(ilidades y 7ortale,as internas, as- como sus 3mena,as y "portunidades externas se encuentran englo(ados en, al menos, estos N grandes e)es&l-neas estrat.gicos* 0/.4 ANALI+AR LA MATRI+ DA2O El siguiente paso, una ve, definido el 137" y las +-neas&E)es estrat.gicos ser-a su anlisis, para hacer reali,a(le todo el listado de aspectos a desarrollar* +a presentacin del 137" nos llevar-a a confeccionar dos cuadros< Uno relacionando las 1e(ilidades y 7ortale,as internas de nuestro Centro con las +-neas&E)es estrat.gicos* "tro relacionando las 3mena,as y "portunidades externas de nuestro Centro con las +-neas&E)es estrat.gicos* Cuadro de relacin de las 1e(ilidades y 7ortale,as internas de nuestro Centro con las +-neas&E)es estrat.gicos*

Cuadro de relacin de las 3mena,as y "portunidades externas de nuestro Centro con las +-neas&E)es estrat.gicos*

Para hacer ms mane)a(les estos cuadros se priori,arn los listados* Para ello, se recomienda otorgar a cada una de las 7ortale,as, 1e(ilidades, 3mena,as y "portunidades un valor de %,I # en funcin del grado de importancia que cada miem(ro del equipo de direccin le otorgue a cada propuesta* 5eali,ada la media de los valores o(tenidos por cada propuesta, se esta(lece el punto de corte para su admisin* 1e esta manera, conseguimos una reduccin de las propuestas y una focali,acin hacia las que el equipo de direccin estima que son ms importantes* 1espu.s de este primer paso es necesario C"N653!635 las 1e(ilidades y 7ortale,as con las 3mena,as y "portunidades, indicando el grado de relacin que puede ha(er entre ellas, utili,ando al igual que en el caso de la priori,acin, los valores de %,I y # para indicar una (a)a relacin /%0, una relacin pro(a(le /I0 y una estrecha relacin/#0 * Esto nos llevar a definir los siguientes cuadros< Contraste de 3mena,as con 1e(ilidades y 7ortale,as<

Contraste de "portunidades con 1e(ilidades y 7ortale,as<

; una ve, tenidas las medias de contraste se esta(lece, al igual que en el caso anterior, un valor de corte para anali,ar las relaciones que pueden afectar en mayor medida al Centro seg@n la visin de su Equipo de 1ireccin* Es en este momento cuando tenemos ante nuestros o)os una realidad a la que de(emos responder* Es el momento de reali,ar el anlisis de la situacin que nos llevar a definir las acciones a poner en marcha porque< Estamos viendo que tenemos una serie de de(ilidades internas relacionadas con amena,as externas, por lo que de(eremos definir alg@n tipo de accin de contencin ante esta situacin*

 Estamos viendo que tenemos una serie de de(ilidades internas relacionadas con oportunidades externas, por lo que de(emos definir alg@n tipo de accin para contrarestar nuestra de(ilidad* Estamos viendo una serie de fortale,as internas relacionadas con amena,as externas, por lo que de(eremos definir alg@n tipo de accin de contencin para mantener nuestra fortale,a* ;, finalmente, estamos viendo que tenemos una serie de fortale,as internas relacionadas con oportunidades externas, por lo que de(emos definir alg@n tipo de accin para me)orar ostensi(lemente nuestra situacin* 9/.4 DE2INIR LOS OB8ETIVOS"ACCIONES ESTRAT3GICOS El anlisis de la 8atri, 137" nos ofrece la posi(ilidad de definir el con)unto de acciones que de(emos reali,ar en aras a conseguir los o()etivos que el Equipo de 1ireccin de un centro se ha marcado* En definitiva llegaremos a definir un primer cuadro de o()etivos&acciones estrat.gicas de la siguiente manera<

Es muy normal que el anlisis de la matri, 137" nos lleve a definir, para cada l-nea estrat.gica, una me,cla de o()etivos y de acciones que hay que separar y delimitar para diferenciar claramente entre los "()etivos Estrat.gicos para cada +-nea Estrat.gicas y las 3cciones Estrat.gicas para o(tener cada uno de los "()etivos Estrat.gicos* Es necesario que cada 3ccin Estrat.gica concreta /derivada de un "()etivo Estrat.gico0 posea su indicador espec-fico, su periodicidad, su proceso asociado y el responsa(le de controlar dicho proceso* 1e todo esto se deduce que el cuadro definitivo al que llegaremos tendr esta forma<

1efinidos los "()etivos y las 3cciones Estrat.gicas y teniendo en cuenta la importancia de que se e)ecuten, es a(solutamente necesario indicar qui.nes van a ser las personas del Equipo 1irectivo del Centro que de(en responsa(ili,arse de hacer el seguimiento de dichos "()etivos y 3cciones as- como la forma en que se medir el cumplimiento de los "()etivos y las 3cciones y

la periodicidad con la que se va a controlar dicho grado de cumplimiento* Con todo esto tenemos ya en las manos del Equipo de 1ireccin la 2?o)a de 5uta2 que desea poner en marcha para que en un espacio determinado de tiempo, el cuadro de "()etivos&3cciones Estrat.gicas sea una realidad palpa(le en el Centro universitario* Una ve, o(tenida esta informacin, la definicin de la = ! DN de un Centro universitario exige que el Equipo 1irectivo reflexione so(re 9 e)es principales<

Para (uscar respuesta a cada uno de estos e)es, los miem(ros del Equipo 1irectivo del Centro de(er-an responder a las siguientes preguntas< %F*G Para 1E7 N 5 E+ ?"5 H"N6E 6E8P"53+ EN E+ 4UE 1E!E38"! "E6ENE5 +3 = ! DN< - ACundo queremos llegar a o(tener los o()etivos definidos en nuestra =isinB 'F*G Para 1E7 N 5 +"! 5E!U+631"! 1E +3 3C6 = 131 5E3+ H313 P"5 E+ CEN65" UN =E5! 635 "< - A1nde queremos llegarB - A3 qu. sectores nos podemos dirigirB - A4u. queremos potenciarB IF*G Para 1E7 N 5 +"! 5E!U+631"! EN +"! U!U35 "! 1E+ CEN65" UN =E5! 635 "< - ACmo queremos que nos vean nuestros usuariosB 9F*G Para 1E7 N 5 +"! 5E!U+631"! EN +3 !"C E131< - ACmo queremos que nos vea la !ociedadB +as respuestas a estas preguntas en el seno del Equipo de 1ireccin a la vista del anlisis de la matri, 137", definirn la redaccin de la = ! DN 1E UN CEN65" UN =E5! 635 "* ;a tenemos construido el primero de los pilares de la Gestin de un Centro Universitario, su P+3N 7 C3C DN E!6536LG C3, que se podr-a resumir en una frase< 2!a(emos /como Centro universitario0 hacia dnde queremos ir /E!6536EG 30 y a dnde queremos llegar /= ! DN0 al finali,ar el mandato de un equipo de direccin*2 +a siguiente pregunta que de(e hacerse el Equipo de 1ireccin es< 2ACmo lo hacemosB2* +a respuesta a esta pregunta es fcil< 2Con dos cosas< Primeramente con los valores de los que disponen las personas del propio Centro /de(en ser definidos y especificados0 y, posteriormente, con los medios propios de los que dispone el Centro, que no son otra cosa que los procesos que constituyen la mara:a de actuaciones ordinarias y extraordinarias que reali,a el Centro a lo largo de cada curso acad.mico* Son las .nicas /erramientas de las que dispone un Centro 0ni%ersitario. Con el uso de estas /erramientas de #orma plani#icada de e responder a los o ,eti%os de %isi$n que se /a esta lecido el propio Centro en el marco temporal de#inido. Es en este momento cuando de(emos pensar en construir y desarrollar el segundo de los pilares de la gestin del Centro Universitario< +3 GE!6 DN P"5 P5"CE!"!*

9. DESPLIEGUE
9.1. 5PASOS A TENER EN CUENTA A LA :ORA DE DE2INIR UN PROCESO Una ve, definida la estrategia que el Equipo de 1ireccin de un Centro Universitario desea poner en marcha, de(e conocer la actividad ordinaria y extraordinaria de su Centro Educativo, dado que slo desde el conocimiento de dicha actividad pueden desarrollarse acciones que respondan a la Planificacin Estrat.gica definida*

10

Una herramienta que facilita la clasificacin y la gestin efica, de todas las actividades reali,adas en cualquier tipo de organi,acin es la GE!6 DN P"5 P5"CE!"!* Para definir, en funcin de las actividades reali,adas, los procesos inherentes a una organi,acin y no esta(lecer un elevado n@mero de los procesos, es necesario tener en cuenta que todo proceso necesita< ENTRADAS< !on los 2inputs2 del proceso, que pueden tener diferentes formatos* Pueden ser personas o documentos de diferente -ndole que de(en sufrir una transformacin al actuar so(re ellos de manera que al pasar por diferentes estad-os nos proporcionen, SALIDAS< !on el resultado final del proceso* +o que realmente o(tenemos de la gestin que reali,amos en nuestros Centros* RECURSOS1 !on los medios materiales, humanos y econmicos que necesita el proceso para convertir las entradas en salidas* CONTROLES< Es el sistema de garant-a de lo que estamos reali,ando* Para ello, es necesario esta(lecer procedimientos que nos indiquen cmo hacemos las cosas, indicadores que nos midan lo que estamos haciendo, objetivos que nos muestren el grado de alcance en la reali,acin de las acciones que e)ecutamos y responsables, que son las personas encargadas de medir y controlar la e)ecucin de lo que hacemos* Para representar un proceso hemos escogido el siguiente diagrama que iremos desarrollando a lo largo de esta Gu-a*

Una ve, definido un proceso siguiendo el procedimiento anterior podemos (a)ar a un plano ms preciso, delimitando todos los aspectos relacionados con el proceso* Para ello, puede sernos de ayuda seguir los siguientes pasos< 1. 1E7 N 5 +3 8 ! DN 1E+ P5"CE!" 2. 1E+ 8 635 E+ P5"CE!" 3. 1E7 N 5 +3 N"5836 =3 3P+ C3E+E 4. E!PEC 7 C35 C+3538EN6E +3! 5E!P"N!3E + 131E! 1E +3! PE5!"N3! 4UE N6E5= ENEN EN E+ P5"CE!" 5. 1E!C5 E 5 E+ P5"CE!" 6. E!63E+ECE5 4U LN 5EG !653 ; 35C? =3 E+ P5"CE!" ; +3 1"CU8EN63C DN 4UE GENE53 ; 1DN1E !E 5EG !653 7. E!63E+ECE5 N1 C31"5E! 8. 1E7 N 5 +3 5E+3C DN C"N +"! "EKE6 ="! E!6536LG C"!* 9. E!63E+ECE5 +3! 5E+3C "NE! C"N U!U35 "! EM6E5N"!, "65"! P5"CE!"!, P5"=EE1"5E!* A4u. aspectos tenemos que tener en cuenta en cada uno de estos pasosB 1. G 1E7 N 5 +3 8 ! DN 1E+ P5"CE!"* 1efinir esta misin significa definir la ra,n, el o()eto por el que un centro considera el por qu. es un proceso para el centro y para qu. sirve* 2. G 1E+ 8 635 E+ P5"CE!"* Es definir claramente su alcance, dnde comien,a y dnde finali,a, a qu. aspectos y a qu. personas afecta* 3. G 1E7 N 5 +3 N"5836 =3 3P+ C3E+E* Es disponer de toda la documentacin de referencia necesaria para controlar legalmente el proceso definido< legislacin estatal y autonmica, reglamentos y normativa interna de la universidad, estatutos de la universidad, etc*

11

4. G E!PEC 7 C35 C+3538EN6E +3! 5E!P"N!3E + 131E! 1E +3! PE5!"N3! 4UE N6E5= ENEN EN E+ P5"CE!"* Este es uno de los pasos ms importantes a la hora de procedimentar un proceso* ?emos se:alado en el punto ' la necesidad de definir claramente el alcance de un proceso, indicando las personas a las que afecta el proceso definido, pero es muy importante delimitar con precisin cul es el grado de responsa(ilidad de cada una de las personas que son propietarias del proceso definido* Esto implica que al definir este apartado de(emos indicar con claridad el grado de responsa(ilidad tanto de las personas como de los organismos que est.n afectados por el proceso* Por e)emplo< 2el 1ecano es responsa(le de ***>la =icedecana de *** es responsa(le de ***> el Coordinador de la 6itulacin es responsa(le de ***>el Profesorado es responsa(le de ***>la 3dministradora es responsa(le de ***> la )efa de negociado es responsa(le de ***>la Comisin de "rdenacin 3cad.mica es responsa(le de ***>los 1irectores de los 1epartamentos son responsa(les de ***> la Kunta de Centro es responsa(le de *2 5. 1E!C5 E 5 E+ P5"CE!"* En este punto de(emos desarrollar paso por paso todas las fases que delimitan cada proceso indicando las acciones que se reali,an, las personas afectadas y los resultados de las acciones reali,adas /notas, informes, expedientes, encuestas, actas, ***0* En este momento de(emos redactar exhaustivamente todos los aspectos ligados a las acciones a reali,ar para e)ecutar el proceso* Puede ser mucho ms ilustrativo que la redaccin en forma de texto de todos los aspectos ligados a la vida del proceso, la reali,acin de un 21iagrama de 7lu)o2 que reco)a lo indicado en este prrafo* +a forma de presentar este 1iagrama puede ser la siguiente<

6. G E!63E+ECE5 4U LN 5EG !653 ; 35C? =3 E+ P5"CE!" ; +3 1"CU8EN63C DN 4UE GENE53 ; 1DN1E !E 5EG !653* Para poder reali,ar a posteriori una revisin y me)ora de los procesos definidos, es a(solutamente fundamental que toda la documentacin que un proceso genera se registre y se archive convenientemente y, por lo tanto* adems de definir los formatos de registro y el tipo de archivo, es fundamental definir qui.n o qui.nes son las personas que registran y archivan los documentos que se generan en un proceso y cmo se reali,a tal archivo para poder ser locali,ado con facilidad, indicando el grado de accesi(ilidad a la documentacin archivada* 7. E!63E+ECE5 N1 C31"5E!* 6odo proceso se define para o(tener unos resultados que de(en estar ligados con el Plan Estrat.gico y con el Plan de Gestin 3nual del Centro* +os resultados de los indicadores son la herramienta que vamos a utili,ar al hacer la revisin de los procesos y proponer acciones que lleven a una me)ora de los mismos* 1e los indicadores, unos sern propios del proceso y

12

otros sern a:adidos durante el periodo de vigencia de la planificacin estrat.gica y estarn ligados a "()etivos Estrat.gicos a los cuales afecta el proceso que estamos definiendo* +a suma de todos los indicadores de los procesos as- como sus resultados constituirn el Cuadro de 8ando o 6a(la de ndicadores de Gestin del Centro Universitario* 8. G E!63E+ECE5 +3! 5E+3C "NE! C"N C+ EN6E! EM6E5N"!, "65"! P5"CE!"!, P5"=EE1"5E!* Este punto slo ser necesario en el caso de que haya alg@n proceso definido en el Centro que requiera controlar este tipo de relaciones o por necesidades de la propia Planificacin Estrat.gica esta(lecida para un determinado n@mero de a:os* 9.). EL MAPA DE PROCESOS DE UN CENTRO UNIVERSITARIO +os diferentes procesos que constituyen el !istema de Gestin de Procesos de un Centro Universitario se pueden agrupar en cuatro grandes (loques<

Estos 9 (loques estn contenidos y forman parte de un ciclo P1C3* nteract@an entre s- de tal manera que, todo lo que se planifica, se e)ecuta y, posteriormente, se eval@a, siendo fruto de esta evaluacin la incorporacin de me)oras en los nuevos procesos de planificacin* El siguiente esquema define con mayor precisin cada uno de los procesos del Centro Universitario<

13

Partiendo de este esquema definiremos los diferentes procesos y su(procesos de cada uno de los cuatro grandes (loques de procesos /tam(i.n podemos llamarlos macroGprocesos0 esta(lecidos para un Centro universitario* 3 continuacin reali,amos un despliegue de cada uno de los macroGprocesos recogiendo los procesos (sicos para un Centro universitario* No es nuestro o()etivo en esta Gu-a definir 6"1"! los procesos que se reali,an en un Centro, dado que las diferentes especificidades de cada uno de ellos hace que sea el propio Centro el que de(a reali,ar un tra(a)o interno de definicin de su 8apa de Procesos espec-fico* +o que si vamos a definir son los procesos gen.ricos a cualquier centro, tanto en su esquema de procesos como en los procedimientos asociados, para que a la vista de ellos, sea fcil definir lo que a cada centro le resulte necesario* 9.0. PROCESO DE PLANI2ICACIN En este apartado todo Centro universitario de(er-a definir dos procesos fundamentales< el de P+3N 7 C3C DN E!6536LG C3 y el de P+3N 7 C3C DN 3NU3+* El primero proporciona como resultado el Plan Estrat.gico del Centro para los 9 a:os de direccin del equipo directivo y el segundo proporciona como resultado el Plan de Gestin 3nual del centro, que constituye el despliegue del Plan Estrat.gico para cada uno de los 9 a:os* +a forma de reali,arlo la hemos definido en el punto I GPlanificacinG de esta Gu-a* !lo queda representar el proceso seg@n el esquema esta(lecido* Esquemticamente tendr-amos lo siguiente<

+as entradas a este macroGproceso de planificacin ser-an< a. G +a 3U6"E=3+U3C DN seg@n el modelo E748 para detectar puntos fuertes y reas de me)ora b. G +a 5E= ! DN del ! !6E83 1E G353N6J3 1E C3+ 131 de todos los procesos del Centro, conforme a los resultados o(tenidos en el periodo anterior, comparando dichos resultados con los o()etivos esta(lecidos para cada uno de los indicadores* c. G +a Evaluacin de las 6itulaciones reali,adas a trav.s del Programa de Evaluacin nstitucional u otros programas equivalentes de la 3NEC3* +as salidas son< a. G +a 8isin, =isin y =alores del Centro b. G +a Planificacin Estrat.gica definida con sus E)es Estrat.gicos, "()etivos e ndicadores* c. G +a Planificacin 3nual del primer a:o de gestin* +os recursos humanos para reali,ar este proceso ser-an< a. G 6odo el Equipo de 1ireccin del Centro con el claro lidera,go de su 1ecano&a o 1irector&a* b. G El&la 3dministrador&a del Centro*

14

d. G 6odos los miem(ros de la Kunta de Centro, dado que como mximo rgano de decisin, le corresponde controlar la e)ecucin de todas las acciones correctivas, preventivas o de me)ora que se esta(le,can* 3dems de los recursos humanos para estos procesos de planificacin, ser necesario contar con los recursos econmicos disponi(les por el Centro tanto en el m(ito ordinario como en el extraordinario* ;, por otra parte, se de(ern tener en cuenta todas las infraestructuras comunes, docentes e investigadoras, de las que disponga el Centro universitario* En este apartado contaremos con un proceso a:adido necesario que es< E+ P5"CE!" 1E GE!6 DN P5E!UPUE!635 3 /Econmica y Patrimonial0 que desarrollaremos como procedimiento en el punto 9*N* El sistema de garant-a de estos procesos recoger tres aspectos fundamentales< a. G 4ui.nes son los&las responsa(les de cada uno de los procesos de planificacin y, por lo tanto, los que de(en velar por su reali,acin y de(en tener el mximo conocimiento de las causas que afectan al desarrollo del proceso* b. G +os procedimientos que el equipo de direccin estime oportunos y que ayuden a consolidar el proceso y a tenerlo controlado* c. G +os indicadores de proceso y de resultados del mismo con los o()etivos a lograr en un periodo esta(lecido, as- como la extraccin de dichos indicadores en .pocas determinadas para poder reali,ar cam(ios que afecten a la me)ora de los resultados* 9.9. PROCESO CLASE DE EDUCACIN SUPERIOR Este es el proceso ms importante para un Centro universitario, en torno al cual pivota la ra,n de su existencia* En estos momentos este proceso est definido desde el propio 8inisterio, dado que ya se han redactado las directrices para la definicin de los nuevos t-tulos y de su posterior desarrollo se derivar la correspondiente acreditacin* !iguiendo el esquema de procesos que hemos esta(lecido, podemos definir el proceso clave de educacin superior de todo Centro universitario de la siguiente manera<

+as entradas a este P5"CE!" son< +os alumnos de nuevo ingreso en una titulacin* Pero, previamente, el centro ha(r tenido que definir un sistema de informacin acerca de la titulacin para que la sociedad cono,ca lo que se ofrece en una determinada titulacin y .sto puede formar parte de un P5"CE!" 1E C"8UN C3C DN, que es un proceso de apoyo (sico en la vida de todo Centro universitario* Este aspecto y otros, tales como la forma de acceso a un Centro, la matriculacin del

15

alumnado, el proceso de acogida al alumnado al comien,o del curso acad.mico o el programa de orientacin, formarn parte de los su(procesos que el Centro de(er definir para controlar perfectamente lo que de(e hacer con el alumnado novel que se acerca a sus aulas* Es o(vio que el nuevo alumnado de(e conocer las competencias a las que le llevar la titulacin que ha elegido y el nF de cr.ditos EC6! que el plan ha dise:ado para conseguir dichas competencias en un determinado periodo de tiempo* El siguiente su(proceso a definir ser el que despliega todas esas competencias a lo largo del n@mero de cursos esta(lecidos, donde se recogern, para cada curso acad.mico<

+istado de 8aterias&8dulos* +as competencias espec-ficas a adquirir en cada 8ateria&8dulo* +os planes docentes de cada 8ateria&8dulo* +as modalidades docentes que se utili,arn en cada una de las 8aterias&8dulos para conseguir las competencias espec-ficas de la 8ateria&8dulo y las competencias generales de la titulacin*
Nuestra universidad ha implantado el Programa EP con el o()etivo de ofrecer ayuda a todas las titulaciones para que puedan definir correctamente todos y cada uno de los aspectos ligados con este proceso clave* +as salidas de este proceso ser-an< a. G b. G c. G +os resultados o(tenidos en cada curso acad.mico +os resultados o(tenidos en la titulacin El perfil de egreso del alumnado titulado

+os recursos humanos para reali,ar este proceso sern diferentes en cada una de las fases de este macro proceso, pero necesitamos< a. G 6odo el Equipo de 1ireccin del Centro con el claro lidera,go de su 1ecano&a o 1irector&a* b. G El 3dministrador&a del Centro y todo el equipo de secretar-a* c. G 6odo el P1 adscrito al Centro y que de(e conocer perfectamente la planificacin y el desarrollo de las ense:an,as de la titulacin* c. G 6odos los miem(ros de la Kunta de Centro, dado que como mximo rgano de decisin, ser el que de(a controlar la e)ecucin de todas las acciones correctivas, preventivas o de me)ora que sea necesario esta(lecer para que la titulacin cumpla con los o()etivos que ha definido y, as-, garantice su acreditacin* 3dems de los recursos humanos, para este proceso clave ser necesario contar con los recursos econmicos disponi(les en el Centro tanto en el m(ito ordinario como en el extraordinario* ;, por otra parte, se de(ern tener en cuenta todas las infraestructuras comunes, docentes e investigadoras, de las que disponga el Centro universitario* En este apartado contaremos con un proceso a:adido necesario que es< E+ P5"CE!" 1E GE!6 DN P5E!UPUE!635 3 /Econmica y Patrimonial0 que desarrollaremos como procedimiento en el punto 9*N* El sistema de garant-a de este proceso recoger tres aspectos fundamentales< a. G 4ui.nes son los&las responsa(les de cada uno de los procesos de planificacin y, por lo tanto, los que de(en velar por su reali,acin y de(en tener el mximo conocimiento de las causas que afectan al desarrollo del proceso* b. G +os procedimientos que el equipo de direccin estime oportunos y que ayuden a consolidar el proceso y atenerlo controlado /Programa 3U1 60* c. G +os indicadores de proceso y de resultados del mismo con los o()etivos a lograr en un periodo esta(lecido, as- como la extraccin de dichos indicadores en .pocas determinadas para poder reali,ar cam(ios que afecten a la me)ora de los resultados* Parte de este sistema de garant-a se desarrolla en el programa EP* 9.;. PROCESOS DE APO<O En este (loque cada entro de(er esta(lecer aquellos procesos que necesite para garanti,ar

16

que los dos grandes Procesos, el de Planificacin y el de Educacin !uperior, puedan e)ecutarse con las mximas garant-as* Es aqu- donde los procesos administrativos, de comunicacin o de gestin de las personas adquieren su importancia* Existen al menos cuatro procesos de apoyo comunes a todos los centros universitarios< a. b. c. d. G G G G El El El El Proceso de Gestin del P1 y del P3! Proceso de Gestin Presupuestaria /Econmica y Patrimonial0 Proceso de 8antenimiento y Conser)er-a proceso de Comunicacin nterna y Externa

Estos procesos comunes a todos los Centros los hemos procedimentado y los desarrollamos en el punto 9*N* 9*O* P5"CE!" 1E 5E= ! DN, E=3+U3C DN ; 8EK"53 9.=. PROCESO DE REVISIN> EVALUACIN < ME8ORA 6odo lo escrito hasta ahora en esta Gu-a forma parte de la planificacin y de la accin, pero si queremos sa(er si lo planificado y lo reali,ado es correcto y se a)usta a nuestras necesidades, es a(solutamente necesario definir un proceso de 5evisin, Evaluacin y 8e)ora* Este 2Proceso de 5evisin, Evaluacin y 8e)ora2 es el que retroalimenta a todo el 8apa de Procesos del Centro*

+as entradas a este proceso de revisin, evaluacin y me)ora ser-an< a. G 6"1"! +"! 5E!U+631"! que se han o(tenido fruto de los procesos tra(a)ados en el Centro a lo largo del curso acad.mico* Cada proceso tiene definidos sus indicadores que, al medirse, ha(rn proporcionado unos resultados* b. G +os o()etivos esta(lecidos para cada indicador de proceso y para cada indicador estrat.gico* c. G +os resultados de todas las encuestas de satisfaccin reali,adas por el Centro tanto al alumnado, como al P1 , como al P3!, como a los organismos empleadores de nuestros titulados o los de cualquier otra que el Centro haya estimado necesaria para reali,ar convenientemente su gestin* d. G +os informes de cada responsa(le de proceso, indicando las causas por las que no se han cumplido los o()etivos previamente esta(lecidos* +as salidas son< a. G +as 3cciones Correctivas para su(sanar defectos detectados en los procedimientos o en las acciones puestas en prctica o en la gestin de las personas* b. G +as 3cciones Preventivas para prevenir el empeoramiento de (uenos resultados a la vista de la o(tencin de un mayor conocimiento y&o informacin*

17

c. G +as 3cciones de 8e)ora fruto del aprendi,a)e derivado de la puesta en marcha de estos nuevos sistemas* +os recursos humanos para reali,ar este proceso ser-an< a. G 6odo el Equipo de 1ireccin del Centro con el claro lidera,go de su 1ecano&a o 1irector&a* b. G El&la 3dministrador&a del Centro* c. G 6odos los miem(ros de la Kunta de Centro, dado que como mximo rgano de decisin, ser el que de(a controlar la e)ecucin de todas las acciones correctivas, preventivas o de me)ora que se esta(le,can* El sistema de garant-a de estos procesos recoger tres aspectos fundamentales< a. G 4ui.nes son los&las responsa(les de cada uno de los procesos de planificacin y, por lo tanto, los que de(en velar por su reali,acin y de(en tener el mximo conocimiento de las causas que afectan al desarrollo del proceso* b. G +os procedimientos que el equipo de direccin estime oportunos y que ayuden a consolidar el proceso y a tenerlo controlado* c. G +os indicadores de proceso y de resultados del mismo con los o()etivos a lograr en un periodo esta(lecido, as- como la extraccin de dichos indicadores en .pocas determinadas para poder reali,ar cam(ios que afecten a la me)ora de los resultados* 1el despliegue de los procesos llegaremos a definir el 8apa de Procesos para cada Centro Universitario* Un e)emplo de mapa de procesos a la vista de lo dicho hasta ahora podr-a ser el siguiente<

9.?. DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS A LOS PROCESOS B@SICOS DE UN CENTRO 3 continuacin vamos a procedimentar los procesos y su(procesos (sicos para un Centro Universitario* !iguiendo las pautas tra,adas en los apartados anteriores, esta(leceremos el siguiente guin en todos los procedimientos< %* '* I* 9* C* O* N* OBJETO ALCANCE NORMATIVA APLICABLE PROPIETARIOS RESPONSABILIDADES REALI ACI!N RE"ISTRO # ARC$IVO

18

P* INDICADORES #* ANE%OS 3:adiremos el cuadro anexo para indicar los cam(ios que se vayan introduciendo en la forma de tra(a)ar en los procesos una ve, puestos en marcha y revisadas cada una de las acciones que los componen* En el apartado de 25edaccin2 de la revisin indicaremos la persona responsa(le que ha reali,ado el cam(io y que ser la encargada de comunicar los cam(ios introducidos a todas las personas a las que afecte el procedimiento*

3 continuacin iremos descri(iendo un grupo de procedimientos que son (sicos para todos los Centros Universitarios* +os procedimientos que se redactan han sido consensuados por los&las administradores&as de nuestros centros o forman parte del grupo de procedimientos incluidos en el Programa 3U1 6% de la 3NEC3* 9.?.1. Proce#$A$en'o #e Ges'$(n #e la Doc&Aen'ac$(n #e los Procesos

1. OB8ETO Esta(lecer la metodolog-a para la ela(oracin, revisin, apro(acin, modificacin, distri(ucin y archivo de los documentos del !istema de Gestin de Procesos, en adelante !GP, del centro MMM de la UP=&E?U, en adelante MMM* 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los procesos y su(procesos que definen el 8apa de Procesos del MMM 3. NORMATIVA APLICABLE a. +ey de Proteccin de 1atos b. ***
1 El Programa AUDIT es un programa impulsado por ANECA, cuyo objetivo consiste en orientar el dise o, la veri!icaci"n y la certi!icaci"n de #istemas de $arant%a Interna de Calidad de la &ormaci"n Universitaria'

19

4. PROPIETARIOS +os Propietarios de este proceso son todos los miem(ros del equipo de direccin y el&la administrador&a del MMM 5. RESPONSABILIDADES Del con'rol #e la #$s'r$B&c$(n C arcD$Eo #e los #oc&Aen'os #el SGP 1 El&la =icedecano&a de Calidad /o la Persona 5esponsa(le de Calidad, en adelante P5C0, distri(uye y archiva los procedimientos que definen el !GP* El miem(ro del equipo decanal y el&la administrador&a responsa(les de cada proceso distri(uyen y archivan las instrucciones de tra(a)o que le afecten*

De la prop&es'a #e Ao#$,$cac$(n #e los #oc&Aen'os #el SGP 1 6odo el personal del MMM puede proponer modificaciones al !GP* El&la =icedecano&a de Calidad tramita las propuestas de modificaciones para su estudio y posi(le apro(acin*

De la re#acc$(n C aproBac$(n #e las reE$s$ones parc$ales C 'o'ales #e la #oc&Aen'ac$(n #el SGP1 El documento del !GP estudiado y consensuado en el Equipo 1ecanal, se aprue(a siendo firmado por el responsa(le indicado en la ta(la siguiente<

6. REALI+ACIN 5edaccin del Procedimiento El&la responsa(le de cada proceso redacta uno o ms procedimientos de los procesos o su(procesos relacionados con sus responsa(ilidades* +os procedimientos constan de una pgina de portada y de una o ms ho)as estandar* +a pgina de portada se utili,a para el control del procedimiento* Est fechada, revisada y apro(ada con la firma de la persona responsa(le de tener actuali,ado el procedimiento* +os procedimientos de(en contener necesariamente los siguientes apartados< "EKE6"< Esta(lece claramente el 2para qu.2 del procedimiento* 3+C3NCE< !e:ala los l-mites de la aplicacin del procedimiento /actividad, seccin, grupo o personal afectado0* N"5836 =3< !on normas, reglamentos, legislacin , estatutos u otros documentos /otros procedimientos, etc****0 que estn relacionados, aclaran o complementan el procedimiento que se redacta* P5"P E635 "!< !on todas las personas a las que les afecta el procedimiento y a las que hay que tener informadas de todos los cam(ios que se produ,can en el mismo y que, en general, de(ern aportar datos para reali,ar el seguimiento de los indicadores del proceso o su(proceso al que haga referencia el procedimiento* 5E!P"N!3E + 131E!< ndica las que recaen en la persona o las personas responsa(les de reali,ar las actividades definidas en el procedimiento* 5E3+ H3C DN< 1escri(e las actividades, el m.todo y los medios para e)ecutar el procedimiento /1iagrama de flu)o0

20

5EG !65" ; 35C? ="< Esta(lece la forma de registrar la o las actividades referidas en el procedimiento y su archivo* N1 C31"5E!< 1ato o con)unto de datos que sirven para medir o()etivamente un proceso o su(proceso* 3NEM"!< Contienen formatos de impresos, flu)ogramas, organigramas, etc*, que complementan el procedimiento* 5evisiones de los procedimientos +a primera redaccin del procedimiento lleva el n@mero de revisin $$* +as sucesivas revisiones llevarn una numeracin correlativa y creciente siendo definidas en la casilla de 5evisin y 3)uste de la portada del procedimiento*

8odificaciones 6odo el personal propietario de un procedimiento puede proponer modificaciones al mismo* El Equipo 1ecanal aprue(a los procedimientos Gy las posi(les modificaciones, si procedenG y la Kunta de Centro los ratifica* +a redaccin de la modificacin la reali,a la persona responsa(le del proceso* 7. 5EG !65" ; 35C? =" +os procedimientos se difunden slo entre las personas a las que afectan /propietarios0 y se registran y archivan seg@n se indica en el ep-grafe 25egistro y 3rchivo2 de cada uno de ellos* Este Procedimiento de Gestin de Procesos es registrado y 3rchivado por el =icedecano de Calidad del MMM* 8. N1 C31"5E! +istado de los indicadores necesarios para poder controlar el proceso en evaluacin, revisin y me)ora* 3 veces los indicadores sern datos num.ricos, otras sern tasas o porceta)es,*** Es conveniente que los indicadores, que se asocian a o()etivos que se pretenden alcan,ar, tengan definidos dichos o()etivos* 9. 3NEM"! 6odos aquellos documentos, diagramas, formatos, encuestas,* que sean necesarios para definir y documentar perfectamente el proceso definido*

9*N*'* 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

P5"CE1 8 EN6" 8365 CU+3C DN OBJETO ALCANCE NORMATIVA APLICABLE PROPIETARIOS RESPONSABILIDADES REALI ACI!N RE"ISTRO # ARC$IVO INDICADORES ANE%OS

21

1. "EKE6" 1efinir el procedimiento de matriculacin de todo el alumnado que implica la presencia del alumno&a en las actas de las materias o en el expediente* 2. 3+C3NCE 6odo el alumnado de la titulacin, tanto de primer ciclo como de segundo ciclo* 3. N"5836 =3 3P+ C3E+E a. Normativa de Gestin para las ense:an,as de primer y segundo ciclo* b. "rden de la Conse)er-a de Educacin, Universidades e nvestigacin, por la que se fi)an los precios a satisfacer por la prestacin de servicios acad.micos universitarios* c. Plan de Estudios d. Normativa de 3cceso 4. P5"P E635 "!<

Personal de !ecretar-a Kefe&a de Negociado 3dministrador&a Equipo 1irectivo

5. 5E!P"N!3E + 131E! 1el Equipo 1irectivo< Proponer a la Kunta de Centro la apro(acin de< - +imitacin de pla,as

- "ferta 1ocente - 3mpliacin de matr-cula - Gu-a 1ocente - 5esolucin traslados, convalidaciones y amorti,aciones li(re eleccin 1el& de la 3dministrador&a< - "rgani,ar la matriculacin con el&la Kefe&Kefa de Negociado, asignando recursos y atendiendo incidencias*
1el&de la Kefe&a de Negociado< 1esarrollo de la matriculacin 6ramitar documentacin al Equipo 1irectivo para su 5esolucin Personal de !ecretar-a< 8atricular 5ecoger informacin 6ramitar 5esoluciones nformar 3rchivo documentacin 5E3+ H3C DN El Centro apro(ar en Kunta la oferta docente, la limitacin de pla,as y si hay ampliacin de matr-cula en fe(rero* Por otra parte, se ela(orar la Gu-a docente para cada curso* 1entro del proceso de matr-cula vamos a distinguir entre la matr-cula de %F y 'Fs ciclos, automatr-cula, traslados y alumnos no matriculados en el curso anterior*

6.

22

1. Ma'rFc&la #e 1/ C )/ c$clo
El alumnado reali,a la preinscripcin en la Universidad seg@n la normativa de acceso a la Universidad* En )ulio reali,an la ratificacin de la preinscripcin en la !ecretar-a del Centro* Una ve, finali,ada dicha ratificacin, la !ecretar-a imprime y expone las listas de los&as alumnos&as con el d-a y la hora de citacin para reali,ar la matr-cula en los lugares asignados en cada campus* Una ve, reali,ada la matr-cula, se entregar al alumnado el resguardo de matr-cula* 3ntes de la matr-cula, durante el mes de )unio, desde la !ecretar-a se cumplimentar informticamente una ficha con las caracter-sticas de cada titulacin, as- como cualquier informacin espec-fica que se quiera transmitir al alumnado /horarios, incompati(ilidades, fechas de inicio de curso, fecha de acogida, etc0* !u(proceso de convalidacin< Una ve, reali,ada la matr-cula, el alumnado podr solicitar convalidacin de asignaturas en las fechas esta(lecidas por el Centro* Para ello de(er presentar un Certificado 3cad.mico Personal, as- como los programas de las asignaturas que pretende convalidar* Una ve, cerrado el pla,o, la Comisin de Convalidaciones resuelve las solicitudes, se recoge en un acta y se emite una resolucin que se comunica al interesado* En el caso de que haya convalidaciones, se le entregar al alumno&a un nuevo resguardo de matr-cula*

23

2. A&'oAa'rFc&la
!e esta(lecen las fechas y el lugar de la automatr-cula de cada Centro* 1esde los Centros se prepara la documentacin y los materiales necesarios y se env-an al lugar donde vaya a reali,arse la automatr-cula* 1esde !ervicios Centrales se env-a a los&as alumnos&as la documentacin para reali,ar la automatr-cula* 6am(i.n se les facilita a los centros la informacin de las citaciones para que se expongan en los ta(lones* Una ve, automatriculado&a se le entrega al alumnado el resguardo de matr-cula* !u(proceso cr.ditos li(re eleccin< El alumnado podr solicitar amorti,acin de cr.ditos de li(re eleccin en los pla,os esta(lecidos por cada Centro* +a Comisin de Convalidaciones resolver dichas solicitudes, la resolucin quedar recogida en un acta y se emitir una resolucin que se comunicar al interesado* En caso de amorti,acin de cr.ditos de li(re eleccin, se le entregar al alumnado un nuevo resguardo de matr-cula*

3. Trasla#os
En los pla,os esta(lecidos en la normativa de gestin acad.mica se podr solicitar traslado de expediente* Para ello se de(ern cumplir los requisitos que se esta(lecen en dicha normativa* El&la interesado&a entregar una solicitud de traslado )unto con el certificado acad.mico personal y los programas de las asignaturas cursadas* 1esde la !ecretar-a se verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos antes de pasarlo a la comisin de traslados* Una ve, resuelta su solicitud, se le notificar al&la interesado&a para que en caso de ha(er sido admitido&a, pase por !ecretar-a a matricularse* Podr solicitar convalidaciones siguiendo el su(proceso anteriormente descrito* 9 Al&Anos"as no Aa'r$c&la#os en el c&rso an'er$or En los pla,os esta(lecidos /octu(re0 en la normativa de gestin acad.mica el alumno&a pasar por !ecretar-a* !e le informar de su situacin de matr-cula en caso de necesitar adaptaciones, se verificarn sus datos y se proceder a la reali,acin de la matr-cula, entregndole el resguardo correspondiente* Una ve, se hayan matriculado los&as alumnos&as en cualquiera de sus modalidades, se generarn los listados* El alumnado podr solicitar anulacin de matr-cula antes del I% de diciem(re* En fe(rero, aquellas titulaciones que as- lo hu(ieran apro(ado en Kunta de Escuela&7acultad, procedern a la ampliacin de matr-cula* 7. 5EG !65" ; 35C? =" 5esguardo de matr-cula 5esoluciones /Convalidaciones, +i(re Eleccin,*** 0 8. N1 C31"5E!

NF de alumnos&as matriculados&as en primer curso* NF de alumnos&as matriculados&as por titulacin NF de alumnos&as matriculados&as por colectivo*

9. 3NEM"!

mpreso de solicitud de traslado mpreso de solicitud de convalidaciones

tntf> U ubtl ziaj

&'()*+,(dad E-,.a/ $*++(.0 d*/ Pa1, Va,c0 &'(b*+2,(2a2*a

9*N*I*

P5"CE1 8 EN6" 1E "7E563 1"CEN6E

1. "EKE6" 1efinir el procedimiento para que los Centros y 1epartamentos hagan la propuesta de oferta docente de cada a:o acad.mico, desplegando el Plan de estudios en el centro, definiendo materias, tipos de materias, grupos por materias, horarios y locales, asignando profesores y planteando necesidades de contratacin, a trav.s de los sistemas informticos esta(lecidos*

2. 3+C3NCE 6odas las asignaturas que figuran en la oferta anual del plan de estudios* 3. N"5836 =3 3P+ C3E+E a. 8anual de Planificacin 1ocente b. Normativa de Planificacin 1ocente c. 5eglamento de Gestin de Profesorado 4. P5"P E635 "! Equipo 1irectivo del Centro, 3dministrador&a, Kunta de Centro, 1epartamentos con docencia en el Centro* 5. 5E!P"N!3E + 131E! El Equipo 1irectivo /art-culo 'O del 5eglamento 8arco de los centros 1ocentes de la UP=&E?U0* +a Kunta de Centro de(e apro(ar la oferta docente /listado de asignaturas y distri(ucin cuatrimestral de asignaturas0 para cada curso acad.mico, informar las solicitudes de pla,as de profesorado adscrito al Centro, elevar a los rganos de go(ierno las necesidades de plantilla del Profesorado del centro* El&la 3dministrador&a del Centro supervisa la informati,acin de la oferta docente del centro* 6. 5E3+ H3C DN El equipo 1irectivo, en (ase a los datos de matr-cula, ela(ora una propuesta de grupos tericos que remite al =icerrectorado de "rdenacin 3cad.mica para su autori,acin* El Equipo 1irectivo, o-dos los 1epartamentos con docencia en el Centro, dentro de los pla,os esta(lecidos en el procedimiento de Planificacin 1ocente de la UP=&E?U, esta(lecer la propuesta de oferta docente para cada curso acad.mico*

En la propuesta se dispondr de los grupos y horarios de todas las asignaturas de la titulacin, se determinarn las optativas a ofertar as- como los grupos /n@meros y tipos0, los cupos que tendrn las asignaturas y la oferta de asignaturas de li(re eleccin pura /si las hu(iera0* !e puede utili,ar la herramienta informtica /3G?ix0 /3yuda a la Gestin de ?orarios 1ocentes0 y despu.s pasar toda la informacin al mdulo "ferta 1ocente /G3U50 y, posteriormente, desde el 1epartamento, se asignar equipos docentes a los grupos y se har la declaracin del Encargo 1ocente del profesorado*

Proceder, desde el !ervicio de !ecretar-a, a la gra(acin de la "ferta 1ocente en el G3U5 /si no ha variado sustancialmente se puede reali,ar una copia del a:o anterior y tra(a)ar so(re ella0 y posteriormente, desde el 1epartamento, se asignarn los equipos docentes a los grupos y se har la declaracin del Encargo 1ocente del profesorado*

Una s-ntesis de la gra(acin de la oferta 1ocente /listado G3U50 se enviar a todos los miem(ros de la Kunta de Centro para su apro(acin* 3utori,ada la "ferta 1ocente, se revisar por parte de la 1ireccin del Centro para asegurarse de que la misma recoge los requisitos planificados y se proceder a su divulgacin, a trav.s de los canales de comunicacin esta(lecidos /Gu-a 1ocente, pagina Qe(, !*"*U,0, a los alumnos actuales o potenciales* 6oda la informacin de la oferta docente se volcar en la herramienta informtica /3G?ix0 /procedimiento centrali,ado0 para poder gestionar los espacios del Centro y los elementos asociados a un lugar* El mantenimiento de la oferta docente /si la hu(iera0 se de(e reali,ar desde el mdulo "ferta 1ocente /G3U50* El Centro se responsa(ili,ar de la actuali,acin de los horarios y aulas y los 1epartamentos de la actuali,acin del Profesorado asignado a la docencia* Esta informacin es utili,ada para todo el proceso de matr-cula del alumnado, para el control de la actividad docente y para las encuestas de opinin del alumnado so(re la docencia de su profesorado que reali,a el !E1& EH* 7. 5EG !65" # ARC$IVO 1ocumento "ferta 1ocente 8. N1 C31"5E! NF de alumnos&asignatura /distinguiendo tipo de grupo e idioma de imparticin0 NF de cr.ditos x nF de grupos /distinguiendo tipo de cr.ditos tericos o prcticosGtipo de grupo e idioma0 NF de asignaturas ofertadas 6ipo de encargo< reglada&no reglada Encargo docente /nF de cr.ditos&rea, departamento, titulacin** 0 Capacidad docente ?olguras ?olgura&capacidad docente 9. 3NEM"! !-ntesis oferta docente