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CONDICIONES GENERALES PARA CONTRATACION DE OBRAS Y SERVICIOS - ANEXO I

DOCUMENTACION REQUERIDA DE PRESENTACION OBLIGATORIA Unipersonales Empleador No empleador Sociedades Empleador No empleador

A. Con la presentacin de las ofertas y cada vez que se produzca alguna modificacin: 1. Constancias de inscripcin del contratista (fotocopias legalizadas) en: - RUT (Registro nico Tributario) - Registro Mercantil de la Cmara de Comercio del lugar de domicilio- RUC operado por el Consejo Colombiano de Seguridad. Constancia de apertura de cuenta bancaria de la cual sea titular el contratista, indicando su nro. Certificado de ausencia de reclamaciones laborales expedido por el Representante Legal Fotocopia autenticada de los Estatutos de la sociedad Fotocopia autenticada de los estados financieros de los ltimos dos ejercicios, certificados por revisor fiscal Certificado de paz y salvo en pago de aportes Fiscales, Parafiscales y al Sistema de Seguridad Social expedido por el Revisor Fiscal Certificado de Antecedentes Judiciales expedido por el DAS Certificado de Antecedentes de Responsabillidad Fiscal expedido por la Contralora General de la Nacin Certificado de no encontrarse reportado en el Boletn de Deudores Morosos del Estado de la Contadura General de la Nacin
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2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

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DOCUMENTACION REQUERIDA DE PRESENTACION OBLIGATORIA Unipersonales Empleador No empleador Sociedades Empleador No empleador

B. Con una anterioridad de diez (10) das al inicio de la prestacin de los servicios y cada vez que se produzca alguna modificacin: 1. 2. Nmina del personal a emplear en la prestacin del servicio(con carcter de declaracin jurada, firmada por el representante legal de la empresa contratista) indicando: Apellido y nombre de cada trabajador; Nmero de la Cdula de Ciudadana; Fecha de nacimiento; Nacionalidad; Estado civil; Domicilio; Especialidad y/o funcin Hoja de Vida; Fecha de ingreso a la empresa contratista; Modalidad de contratacin, adjuntando copias de los contratos. Relacin de EPS, Fondo de Pensiones y Cesantas y ARP a las que se encuentra afiliado cada empleado

Plizas de seguros de: - Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones; Seguro de vida obligatorio para el personal que haya cotizado menos de 25 semanas al rgimen de seguridad social; Responsabilidad civil extracontractual; Accidentes personales (en caso de prestacin de servicios por personal independiente); Seguro de automotores utilizados para la prestacin del servicio; Seguro Todo Riesgo del equipo a ser utilizado en la prestacin del servicio El contratista proveer a TECPECOL copia de las plizas contratadas. En caso de no contar con la pliza, por estar sta en emisin, de manera provisional deber presentar certificado de cobertura con indicacin de las condiciones pactadas y de la nmina del personal y/o bienes cubiertos. Todos los seguros deben estar contratados con compaas aseguradoras aceptadas por TECPECOL, conteniendo las clusulas definidas en las Condiciones Generales de Compras. Dicha presentacin debe incluir todos los anexos donde se detallen claramente los bienes y personas aseguradas y condiciones generales de contratacin.

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3.

Nmina de vehculos afectados a la prestacin (con carcter de declaracin jurada, firmada por el representante legal de la empresa contratista) anexando copia de la Tarjeta de Propiedad, Seguro Obligatorio de Accidentes de Trnsito (SOAT) y Certificacin Tcnico Mecnica y Certificado de Emisin de Gases

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DOCUMENTACION REQUERIDA DE PRESENTACION OBLIGATORIA Unipersonales Empleador No empleador
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Sociedades Empleador No empleador

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4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Licencias de conducir del personal habilitado por el contratista para la prestacin de servicios con vehculos ( fotocopias autenticadas). Certificados de haberse realizado los exmenes mdicos de ingreso y haberse considerado apto Nota indicando si paga vales alimentarios a su personal. Registro Sanitario de Alimentos expedido por el INVIMA (slo para prestacin de servicios de alimentacin). Nota de designacin de representante de la empresa contartista para realizar gestiones ante TECPECOL o administrador del Contrato Constancia de entrega de la Dotacin legal y elementos de seguridad Constancia de cursos de Capacitacin requeridos por Tecpetrol.

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C. Mensualmente: Antes del pago de la facturacin o al inicio de cada mes, requerir la siguiente documentacin: 1. Certificado expedido por el Representante Legal y comprobantes de pagos de los aportes al Sistema de Seguridad Social (EPS, Fondo de Pensiones y Cesantas y ARP) y pago de nmina Comprobantes de pago de honorarios a trabajadores independientes (si los hay) y copia de los pagos de stos de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Certificado de pago de aportes Fiscales y Parafiscales expedido por el Revisor Fiscal Nmina del personal vincualdo a la prestacin del servicio, indicando el perodo correspondiente (con carcter de declaracin jurada, firmada por el representante legal de la firma contratista) que incluya: - apellido y nombre; - nmero de Cdula de Ciudadana; - tarea realizada; En caso de existir ingresos de personal en el perodo, se deber suministrar toda la informacin requerida en el punto B1. En caso de existir egresos de personal en el perodo, se debern indicar las causas. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Recibos de pagos de las primas de los seguros exigidos (original y fotocopia o fotocopia legalizada). Renovaciones de plizas en caso de corresponder (original y fotocopia o fotocopia legalizada) Listado de movimientos de personal informados a la EPS y ARP (*) Liquidacin final de los contratos de trabajo, en caso de existir egreso de personal en el perodo, con firma de paz y salvo Constancia del reporte de accidentes a la ARP, en caso de existir Certificacin de la realizacin de los exmenes mdicos peridicos, con listado del personal Constancia de entrega de Dotacin legal y elementos de seguridad ( periodicidad: cada 4 meses, de acuerdo con la Ley) Informe de HSEQ
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2.

3. 4.

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DOCUMENTACION REQUERIDA DE PRESENTACION OBLIGATORIA Unipersonales Empleador No empleador Sociedades Empleador No empleador

(*) Mensualmente, dentro de los diez das de iniciado el mes, se debe presentar un certificado de cobertura actualizando
los ingresos y egresos de personal.

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