EXPERIENCIAS EN IMPLANTACION DE SISTEMAS INTEGRADOS

GRAM & Asociados

Universidad Simn Bolvar II Jornadas de Ingeniera de Computacin

Agenda

Quines somos? ERP Evolucin e impacto SAP - Un ejemplo de ERP Un Proyecto de Implantacin de un ERP

Quines somos?

GRAM & Asociados es una empresa venezolana de consultora en implantacin de Sistemas Integrados, constituida por profesionales de informtica con vasta experiencia en SAP, responsables de su implantacin y soporte en diversos clientes. 30%+ de los consultores de GRAM & Asociados son egresados de la USB.

Evolucin de los ERPs

Extraprise Integracin de clientes, proveedores y socios a procesos de negocio Incorporacin de tecnologa para integracin de plataformas Toda la informacin accesada desde un solo punto Finales de 1990

2000-2004

n a BIW, CRM, SRM, p SCM, ... x E

Incorporacin de tecnologa: Internet, Web Services y Middleware

n si

1990s

1980s

n i c Automatizacin e procesos: Procesamiento en tiempo real aIntegracin de otros r Ventas, Logstica, Humanos g Manufactura, Recursos Integracin horizontal de e t funcionalidad a travs de n I distintas organizaciones
Adoptar mejores prcticas del negocio

Implantacin de ERPs en empresas grandes

1970s

Automatizacin de procesos Financieros

Ejemplo de integracin
Solicito presupuesto para materiales de Laboratorio
Pedido (Orden de Compra)

Compro Material de Laboratorio Solicitado

Recibo Material de Laboratorio comprado

Presupuesto de Compra

1
BDs CONTROL COSTOS

Recibo de Material Factura

BDs CONTABILIDAD FINANCIERA BDs PROCURA

Costo Compra

SISTEMA ERP
Analizo el costo del Materiales de laboratorio vs. el presupuesto asignado

Costos y gastos Org. Laboratorio (Bolvares) Ppto. Compromiso Real Variacin

Evolucin de los ERP

Inteligencia de Negocios: Indicadores Estratgicos Data Warehouse: Indicadores Operacionales C L I E N T E S

P R O V E E D O R E S

Finanzas

ERP

Procesos
Logstica RR-HH

Plataforma de integracin de aplicaciones

Otros sistemas

E-Business

Ventajas de los ERPs

Optimizacin de procesos Incorporacin de mejores prcticas de negocio Software integrado a travs de distintas organizaciones Reduccin costos de integracin Incrementar inversin de tiempo y $ en nuevas implantaciones

Reduccin del Costo Total de Propiedad (TCO)

Ejemplos de ERPs

SAP Oracle JD Edwards-Peoplesoft Baam EPICOR Legadmi

Actores en la implantacin de un ERP

Proveedores de Hardware

IBM HP

Proveedores de software de aplicaciones

SAP Oracle Peoplesoft

Integradores de sistemas

Accenture Capgemini GRAM

Firmas de anlisis de mercado

Gartner Forrester

Costos asociados a la implantacin de un ERP

Hardware Software (licencias del paquete a implantar) Proyecto de implantacin

Consultora externa (Integradores) Costos internos de la empresa

Personal funcional

Conocimiento y experiencia en procesos del negocio Conocimiento de sistemas actuales Responsables de infraestructura tcnica

Personal tcnico

Adiestramiento

SAP como ejemplo de proveedor de ERP

Historia de SAP

En 1972, 5 empleados de IBM proponen abrir una lnea de negocios para desarrollo de software de aplicaciones empresariales. La propuesta no es aceptada por IBM y SAP (Systems Applications Products) es fundado en Alemania.

Su visin, desarrollar un paquete estndar de uso general para procesamiento en tiempo real, configurable, que maneje mltiples monedas, distintas regulaciones y distintas leyes de impuestos, incorporando las mejores prcticas de proceso.

Algunas cifras de SAP

Mayor compaa proveedora de Software para ERPs 3a empresa de software a nivel mundial 75.000+ instalaciones > 10 millones de usuarios Presencia en 120 pases+ Ventas de $ 7,8 millardos en 2002 Inversin de 10%+ de sus ingresos en R&D (Investigacin & Desarrollo)

Evolucin de SAP

2000-2004

mySAP Business suite SAP Netweaver

1999-2000

Incorporacin de mySAP.com

1990s

1980s

R/3 (Cliente/Servidor, interface grfica) Finanzas, Logstica, Recursos Humanos, Ventas ... R/2 (Mainframe) FInanzas, Costos, Logstica, Ventas, ...

1972

Lanzamiento de R/1, 1er software financiero

Funcionalidad de SAP R/3

FI

SD

Materiales Manejo de inventario Compras Maestro de Materiales Maestro de Proveedores Maestro de Servicio Manejo de Contrato

MM PP QM PM HR

SAP R/3
IS

CO AM PS OC

Finanzas Mayor Financiero Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Tesorera Activos Fijos

Recursos Humanos Reclutamiento

Desarrollo y evaluaciones Compensacin Perfiles y Competencias Organizacin Adiestramiento

Mantenimiento de Plantas Mantenimiento Correctivo

Mantenimiento Preventivo Planificacin del Mantenimiento

Costos Presupuesto de Operaciones e Inversiones

Centros Costos Centros Beneficios Distribucin de costos

Integracin de MM con otros Mdulos de SAP R/3

Controlling
Compromiso de Requisicin WBS / ctro. de costo) Compromiso de compra (WBS / ctro. de costo)

Real (preliminar)

Real

Logstica
Requisicin de Compra Orden de Compra Recibo de Producto

Recibo de Factura (asiento preliminar)

Contabilidad
Mayor
Proveedor Liberacin Mayor Pago CompenAutom . sacin de Clearing Cheques

Tesorera

Pronstico de Efectivo

Pronstico de Efectivo

Admn. de Efectivo

Banco Electrnico

Evolucin SAP
ERP Co-operacin interempresarial Negocios Colaborativos

mySap.com
New Dimention Products

CRM , SRM, PLM BIW, SEM

R/3 ERP
1996 1997 1998 1999

Enterprise

R/3

ERP II
2000 2001 2002 2004

SAP en al actualidad mySAP Business Suite

Proyecto Implantacin ERP

Pasos en un proyecto de implantacin de un ERP

Evaluacin y decisin de paquete a implantar e Integrador Alcance funcional y Plan Maestro Cobertura geogrfica y Estrategia de Rollout reas de trabajo y Organizacin del proyecto

Evaluacin y Seleccin de Soluciones de IT

Metodologa planteada en tres Fases
Requerimientos:
Necesidades Internas
Crear Equipo de Proyecto Definicin de Requerimientos Identificacin de Necesidades Mandatorias Valoradas Deseables Asignacin de Pesos/Criterios Lista Larga (Candidatos) Emitir RFP Presentaciones Seleccionar Finalistas

Anlisis:
Escrutinio Proveedor
Evaluar Respuestas Verificacin (Due Diligence) Lista Corta (Candidatos) Escrutinio de Proveedores

Seleccin:
Negociacin y Buena-Pro
Estrategia de negociacin Negociacin del Contrato Seleccionar Ganador Firma de Contrato

Alcance Funcional
Versin 3 PM Versin 2 HR

Versin 1 FI,CO,MM,TR,AM

Cada versin incorpora nueva funcionalidad Implantacin por fases Se crece de acuerdo a necesidades del negocio

Estrategia de Rollout

Big Bang
Implantacin en todas las localidades al mismo tiempo Desincorporacin de todos los sistemas legacy de una vez Se requiere de un esfuerzo mayor de adiestramiento, conversin y cutover Red de soporte para apoyo post-implantacin

Piloto
Implantacin en una localidad representativa Lecciones aprendidas se aplican en posteriores implantaciones Se reutilizan los recursos para adiestramiento, conversin, cutover y red de soporte

reas de trabajo Organizacin del proyecto

Comit Comitde deDireccin Direccin Implementacin Implementacin de de Procesos Procesos Gerencia Gerenciay yControl Control de deProyectos Proyectos Desarrollo Desarrollo Conversin Conversin & & Interfaces Interfaces Cutover Cutover

Manejo Manejodel del Cambio Cambio

Infraestructura Infraestructura Tcnica Tcnica

reas de trabajo
Comit de Direccin Comit de Direccin

Implementacin Implementacin de de Procesos Procesos

Manejo Manejo Del Cambio Del Cambio Gerencia y Gerencia y Control Control de de Proyectos Proyectos Technical Technical Infrastructure Infrastructure

Development Development

Implementacin Implementacin de de Procesos Procesos

Rediseo de procesos del cliente basados en mejores prcticas ERP Anlisis de brechas (GAP analysis) Configuracin de procesos en SAP y especificaciones y diseo de extensiones Pruebas unitarias e Integradas Documentacin de procesos implantados en SAP

reas de trabajo
Steering Committee SteeringManager Committee Program Program Manager

Process Process Implementation Implementation Project Project Management Management Desarrollos Desarrollos C&I C&I Cutover Cutover

Change Change Management Management

Technical Technical Infrastructure Infrastructure

Desarrollos Desarrollos C C& & II

Conversiones Conversiones Interfaces Interfaces Extensiones Extensiones Reportes Reportes Formas Formas Arquitectura de sistemas: AS-IS & TO BE Migracin y conversin de datos de sistemas legacy a SAP Interfaces entre Sistemas Legacy y SAP Modificacin de Sistemas Legacy requerido para interfaces Incorporacin de funcionalidad Desincorporacin de legacies

Arquitectura sistemas Legacy

SICAQ
FENTLOCA

SIFACC SIQREFIH FALINH

XAHET

Distrib Labor

Nomina Peq Emp Nomina Internacional

SAXAS SARX QFA xMRF QFA xLXF SIMAF Qrestac xMRF

RYHE SIRH SISCOCO SISQER Qersonal xLXF Qrestac xLXF SIQAL QLAMAT Custodia SOMIH

Facturacin Costos Produccion SIH SIFO CxC CxC CxC ActiFos ActiFos ActiFos Fijos Fijos Fijos Resource

Mayor Mayor Mayor Financ Financ Financ

Obras en Progreso ReFalor. OEQ Ctas Ctas Qersonal Ctas Qersonal xMRF Qersonal xCQF

HeleXac. Financ. ROAQ QaXos QaXos QaXos SIA SIOF

Nomina Nacional Beneficios

ReFalor. AF Inform. Inform. Inform. Financ. Financ. Financ. CxQ. CxQ. CxP.

Qresupuesto Qresupuesto Presupuesto

PM XIlOT SIMAT Ambiente Informac ReFalor InFent Convenios Globales Comisariato Fax Barips RAC RUQ SIMCOR SAQCO SOLQAQEL SOLMOFIL IQCL FaxLap SIEQRO SIMIL SYCOR ConFenio SIQAL SAQCO Seicorp Ambiente Informac Aduana Solicitud Material SIIMA MACIQ SIAQ SSCI SICOH SAMSO SIAS-M MAT1

SITO SITEF Extracto Bancar Qasajes Otros Sistemas Menores

Telfono

QaXos Nacion Radios Taxi

Control Viajes

SICO

PM-Costa PM Centro

Sistemas Sistemas Financieros Materiales

Sistemas Mantenimiento

Nmina

Recursos Humanos

Otros Sistemas

190 sistemas reemplazados

Arquitectura sistemas SAP

STARS SID SAND Caja Ahorro FILX Cuentas Nomina De Gasto Directores Prestamos Beneficios RAC SD MM PP QM Suplidor Internacional PM HR IS FI FVP CO AM PS OC Nomina Intern ConsoCedulas lidacion Financieras FI Reporte Corporativo Intern. Otros Sistemas Menores Pasajes
Telfono

SAP R/3

Radios Contratistas

Extracto Bancar

Pagos Nacion SICON

Viajes

Cesta Ticket Sistemas Financieros Sistemas Materiales Sistemas Mantenimiento Recursos Humanos Sistemas de Venta

Nmina

190 sistemas reemplazados 22 interfaces

Cutover
Da o Maestro de Materiales Obras en Prog (Datos Bsicos) Delta de M. Materiales* TRANSACCIONES SAP EN LINEA ACTIVACION DE INTERFACES Saldos de Cuentas Balance 4 21 Enero 11 Febrero CxC Empleados 27 Marzo Saldos de Inv. Productos

Maestro de
Proveedores
( Vista Sociedad y Compras )

9 Noviembre

16 23 1 3 7

1 1 2 1 Diciembre Maestro de Servicios

17

Ordenes de Mantenimient o

Carga de Workflow

Datos Tcnicos Renglones (SINCO) Ordenes de Formulacin

Conversin de : Inventarios Ordenes de Compra Locales y al exterior Requisiciones Locales y al exterior Convenios

Desembolsos

Activos Fijos

* Delta : Actualizacion de los maestros con cambios ocurridos posterior a la carga

reas de trabajo
Steering Committee SteeringManager Committee Program Program Manager

Process Process Implementation Implementation Project Project Management Management Desarrollos Desarrollos

Change Change Management Management

Infraestructura Infraestructura tcnica tcnica

Infraestructura Infraestructura Tcnica Tcnica

Proveer Infraestructura tcnica y soporte para todos los ambientes de SAP

Instalacin y configuracin del Hardware Instalacin de SAP Administracin Sistema Operativo Administracin de Base de Datos Entonacin y monitoreo del sistema ERP Diseo y administracin de estrategia de clientes Seguridad SAP: Diseo y creacin de perfiles de seguridad Comunicacin con Soporte SAP

reas de trabajo
Steering Committee SteeringManager Committee Program Program Manager

Process Process Implementation Implementation Project Project Management Management Development Development

Change Change Management Management

Technical Technical Infrastructure Infrastructure

Manejo Manejo del del Cambio Cambio

Organizacin Organizacin Red Redde deLiderazgo Liderazgo Comunicaciones Comunicaciones Adiestramiento Adiestramiento
Desarrollo del material de Adiestramiento focalizado en la funcionalidad a implantar Cambios organizacionales Desarrollo e implantacin de una Gua de Referencia Rpida para apoyar al usuario final en el uso del sistema Implementacin del ambiente de adiestramiento para soportar las actividades de adiestramiento. Implementacin de Train the trainers Manejo de las comunicaciones y del Cambio

reas de trabajo
Steering Committee SteeringManager Committee Program Program Manager

Process Process Implementation Implementation Gerencia y Gerencia y Control Control de de Proyectos Proyectos Development Development

Change Change Management Management

Technical Technical Infrastructure Infrastructure

Gerencia Gerencia de de Proyectos Proyectos

Control semanal de ejecucin del proyecto Manejo de cambios de alcance Garantizar seguimiento a metodologa de implantacin basada en ASAP Solucin de issues
Project / Phase / Module Project: Detail Specification for Sincor Program and Life Cycle Management Phase Program Start-Up and Preparation Stage Change Management Stage Solution Definition Phase Future State Solution Description Stage Solution Model Definition Stage MILP Stage Develop WorkProgram for Phase II Stage Technical Solution Definition Stage Quality Assurance / Quality Management Stage BASELINE DATES START
BASELINE RESCHEDULE ACTUAL BASELINE

1999
04/10 11/10 18/10 25/10 01/11 08/11 15/11 22/11 29/11

Physical Progress Curve

100.00 90.00 80.00 70.00 60.00 % 50.00 40.00 30.00 20.00 10.00 0.00 4/Oct/99 9/Oct/99 14/Oct/99 19/Oct/99 24/Oct/99 29/Oct/99 3/Nov /99 8/Nov /99 13/Nov /99 18/Nov /99 23/Nov /99 28/Nov /99 3/Dic/99 Planned Actual

ACTUAL FINISH
RESCHEDULE

TIME NOW

Time
ACTUAL

04-10-99

04-10-99

03-12-99

03-12-99

Metodologa

Metodologa
Business Blueprint Project Project Management Management Change Management
Team Training Business Organization Structure Business Process Definition

Realization
Project Management Sustaining Change Mgnt Team Training Business Blueprint Review Baseline Configuration & Confirmation Final Configuration & Confirmation End User Documentation/ Training Material Final Integration Test

Final Preparation
Project Mgnt Cutover Planning End User Training

Go Live & Support

Project End

Process Implementation

Cutover

Production Support

Development

Develop

Conversions Interfaces Extensions Reports & Forms

Technical Infrastructure

Develop System Environ.

Establish Authorization System Management System Management

reas de trabajo Organizacin del proyecto

Comit Comitde deDireccin Direccin Implementacin Implementacin de de Procesos Procesos

Manejo Manejodel del Cambio Cambio Gerencia Gerenciay yControl Control de deProyectos Proyectos Aseguramiento Aseguramiento de de Calidad Calidad Infraestructura Infraestructura Tcnica Tcnica

Desarrollo Desarrollo Conversin Conversin & & Interfaces Interfaces Cutover Cutover

Disciplinas y Roles en Proyecto de implantacin ERP

Comit de Direccin Comit de Direccin

ROLES Funcional

Implementacin Implementacin de de Procesos Procesos

Expertos funcionales Consultores funcionales (Integrador)

Gerencia y Gerencia y Control Control de de Proyectos Proyectos

Manejo Manejo del del Cambio Cambio

Desarrollos Desarrollos

Desarrollo

Infraestructura Infraestructura tcnica tcnica

Analistas Programadores Consultores tcnicos BW, ABAP, JAVA (Integrador)

Tcnico

Personal tcnico de infraestructura Consultores tcnicos BASIS SAP Netweaver (Integrador)

Manejo del cambio

Equipo multidisciplinario (empresa-integrador)

Gerencial

Gerente del Proyecto Gerente tcnico (Integrador)

Mensaje Final

La Implantacin de un ERP representa mucho mas que implantar un paquete de software. es un proceso retador e interesante en el que deben combinarse diversas competencias. Los ERP estn incorporando las nuevas tecnologas en las cuales Uds. estn siendo formados; es necesario incorporar estas competencias para afrontar los retos del futuro. Nuestra estrategia en GRAM & Asociados es continuar creciendo y ser reconocidos como implantadores de Sistemas Integrados, para lo cual necesitamos incorporar profesionales con formacin en las nuevas tecnologas y combinarla con la experiencia y conocimiento interno.

Como contactarnos?

magaly.gruber@gram-asociados.com nieves.rincon@gram-asociados.com ruben.amaya@gram-asociados.com soraya.mejias@gram-asociados.com

Gracias