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A prtica arquivstica: os mtodos da disciplina e os

documentos tradicionais e contemporneos


Leandro Ribeiro Negreiros; Eduardo Jos Wense
Dias

Perspectivas em Cincia da Informao, v.13, n.3, p.2-19, set./dez. 2008
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A prtica arquivstica: os mtodos da
disciplina e os documentos tradicionais
e contemporneos
Leandro Ribeiro Negreiros
Mestre em Cincia da Informao pela
Escola de Cincia da Informao da
Universidade Federal de Minas Gerais -
Brasil.
Eduardo Jos Wense Dias
Doutor. Professor titular da Escola de
Cincia da Informao da Universidade
Federal de Minas Gerais - Brasil.
Apresentam-se os mtodos e procedimentos realizados
em arquivos, relacionando as diferenas do tratamento de
documentos arquivsticos tradicionais e eletrnicos. O
carter de evidncia, o pblico alvo a que se destinam os
documentos arquivsticos, a preservao, o sigilo e a
segurana so apontados como premissas que embasam
o trabalho de arquivistas. Conclui-se que, com a
introduo das novas tecnologias e dos documentos
produzidos em meio eletrnico, os processos arquivsticos
no sofreram grandes modificaes; ao contrrio,
abriram-se para uma nova realidade em que o acesso
privilegiado.
Palavras-chave: Documento arquivstico; Documento
arquivstico eletrnico; Prtica arquivstica.
Archival practice: methods of the
discipline and traditional and
contemporary documents
The methods and procedures carried through in archives
are presented, showing the differences in the treatment of
traditional and electronic archival documents. The
evidence trait, the audience to which archive documents
are targeted, preservation and secrecy, and security are
pointed as basic premises for the work of archivists. It is
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concluded that archival processes had not suffered great
modifications with the introduction of new technologies
and document production in electronic media, but rather,
a new reality was opened where the access is privileged.
Keywords: Archival document; Electronic archival
document; Archival practice.
Recebido em 30.05.2008 Aceito em 13.10.2008
1 Introduo
A transformao histrica da arquivologia , evidentemente,
marcada pelo pragmatismo. A disciplina formou-se a partir de solues de
problemas prticos que a teoria se encarregou, mais tarde, de explicar,
analisar e compreender. Primeiro, porque documentos de arquivo so
fruto das atividades humanas e, inevitavelmente, produzidos; depois,
porque a arquivologia esteve sempre a reboque de outras disciplinas como
a diplomtica, o direito, a administrao e a histria.
O arquivo foi visto, primeiramente, como um local onde se
armazenavam os documentos produzidos pela administrao e que
possuam valor jurdico. Mais tarde, os documentos arquivsticos foram
reconhecidos como instrumentos de poder, e seu significado histrico
tambm percebido, voltando-se olhares mais atentos para a massa
documental acumulada (MORENO, 2004). Esta, por sua vez, crescia
juntamente com os avanos tecnolgicos e com a necessidade
informacional, ocasionando um avano na teoria arquivstica - o
nascimento da gesto de documentos arquivsticos - e um desafio: a
organizao dos documentos arquivsticos. Os arquivos passaram a ser
vistos, ento, como sistemas e as tecnologias da informao tornaram-se
ferramentas essenciais para a sua gesto. O surgimento de documentos
produzidos em meio eletrnico veio tornar ainda mais complexo esse
cenrio de produo, utilizao e armazenamento de documentos
arquivsticos.
A concepo de "documento de arquivo, at ento proposta,
adequou-se bem a uma cultura que aceitava o papel como suporte
primordial e capaz de, com auxlio de outros instrumentos legais, conferir
autenticidade e fidedignidade aos documentos. Mas o aparecimento de
documentos produzidos em meio eletrnico apresentou novos desafios,
principalmente na tarefa de se conferir valores probatrios e jurdicos aos
mesmos.
O National Archives and Records Administration (NARA) define o
documento arquivstico eletrnico como "any information that is recorded
in a form that only a computer can process and that satisfies the definition
of a record
1
(NARA, 2005). O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ,

1
"Qualquer informao registrada de forma tal que somente um computador possa processar e que satisfaa
definio do que um documento (traduo nossa).
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2004), atravs de seu "Glossrio de documentos digitais, desenvolvido
pela Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, define documento
arquivstico digital como um "documento arquivstico codificado em dgitos
binrios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.
Dessas definies, possvel depreender que o suporte eletrnico
e a informao, ou seja, o contedo do documento, somente acessvel
atravs do auxlio de um computador. Por isso, pode-se entend-la
tambm como uma informao que s existe em meio eletrnico e,
mesmo assim, deve ainda conter as caractersticas dos documentos
arquivsticos tradicionais. Sendo assim, independente de ser ou no um
documento eletrnico, para ser um documento arquivstico o mesmo
precisa respeitar os princpios e as caractersticas dos documentos
arquivsticos ditos convencionais. Dollar (1994, p.20) afirma que a
"preservao de documentos eletrnicos exige que se mude a nfase da
preservao dos registros ou dos meios de armazenagem fsica para o
acesso informao eletronicamente apreendida, armazenada e
recuperada.
A prtica em arquivos - evidenciada pelas atividades de
identificao, classificao, avaliao, arranjo, descrio, preservao,
transferncia e recolhimento, arquivamento e disseminao da informao
- tem seus questionamentos diante da sobreposio de uma realidade
consolidada (com os documentos tradicionais) e de um novo cenrio
apresentado: o dos documentos arquivsticos produzidos, utilizados e
armazenados em ambiente eletrnico.
O objetivo do presente artigo o de apresentar os mtodos e
procedimentos realizados em arquivos, procurando mostrar as diferenas
entre o trabalho de organizao realizado com documentos arquivsticos
tradicionais e com documentos eletrnicos.
Tal empenho justifica-se, primeiramente, para que a prtica seja um
reflexo de uma teoria consolidada que se preocupa em analisar os
impactos causados pelas tecnologias da informao e o aparecimento e
proliferao de documentos produzidos em meio eletrnico nos princpios
e tcnicas arquivsticas. Depois, para "desmistificar o documento
eletrnico como um documento incapaz de manter as caractersticas que
fariam dele um documento arquivstico, quais sejam: autenticidade,
fidedignidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade
(RONDINELLI, 2005)
2
.




2
Sobre as caractersticas principais dos documentos arquivsticos recomenda-se tambm: FONSECA, M. O.
Informao, arquivos e instituio arquivstica. Arquivo & Administrao. Rio de Janeiro, v.1, n. 1, p. 33-
44, 1998.
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2 As prioridades da arquivologia: o quadriltero em que
se assenta a prtica da disciplina
Todo e qualquer mtodo arquivstico realizado tendo como base
algumas premissas. Estas premissas diferenciam, por exemplo, um
documento de biblioteca, museu ou centro de documentao, de um
documento de arquivo, e refletem as preocupaes evidentes da disciplina
com relao produo, ao uso e ao armazenamento de documentos. So
quatro as prioridades da arquivologia, a saber:
1 O documento como prova de um ato ou fato:
Para a arquivologia, fundamental compreender um documento
arquivstico pela evidncia que este comprova. Diferente da
biblioteconomia, o foco no est na informao, mas no documento como
figurante da existncia de um ato e de suas repercusses administrativas,
fiscais e legais. A questo informacional uma conseqncia, mas no
uma prioridade. O Arquivo Nacional (2005) atribui diversos valores aos
documentos arquivsticos que esto conectados ou que conferem aos
mesmos sua especificao como prova documental:
Valor administrativo: valor que um documento possui para a
atividade administrativa de uma entidade produtora, na
medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
Valor fiscal: valor atribudo a documentos ou arquivos para
comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
Valor legal: valor que um documento possui perante a lei para
comprovar um fato ou constituir um direito.
Valor probatrio: valor intrnseco que permite a um
documento de arquivo servir de prova legal.

Duranti (1994, p. 50) afirma:
Essa capacidade dos registros documentais de capturar os
fatos, suas causas e conseqncias, e de preservar e estender
no tempo a memria e a evidncia desses fatos, deriva da
relao especial entre os documentos e a atividade da qual
eles resultam, relao essa que plenamente explorada no
nvel terico pela diplomtica e no nvel prtico por numerosas
leis nacionais.

2 Comunidade ou pblico-alvo:

Se, em bibliotecas e museus, a gama de usurios extremamente
variada e de difcil determinao (usurios de uma biblioteca pblica
estadual podem ser tanto aqueles residentes na cidade onde est
localizada, quanto os que habitam o estado que a abrange, ou at mesmo
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toda a populao do pas, por exemplo), em arquivos, fala-se mais de
comunidade ou pblico-alvo. Isto se deve ao fato de que a organizao
que produz, recebe, utiliza e preserva documentos arquivsticos tem um
nmero reduzido ou limitado de pessoas que podero fazer uso desses
documentos. Aqueles produzidos ou recebidos por essa organizao
estaro intimamente ligados s atividades e funes desenvolvidas por
seus utilizadores. O conjunto desses usurios pode-se chamar de
comunidade, que poder ser formada por membros de uma famlia,
quando se tratar de um arquivo pessoal; membros de uma organizao,
quando se tratar de um arquivo particular ou de uma empresa ou, ainda,
membros da sociedade, quando se tratar de um arquivo pblico. Mesmo
nesse ltimo caso, apesar de pouco especfica, esta comunidade ter que
manter relaes com a produo ou a utilizao dos documentos
custodiados por esse arquivo pblico, ou seja, os cidados tero acesso
aos documentos em que so uma das partes relacionadas e envolvidas
nos fatos que esses itens atestam.

3 Preservao:

A prioridade para a arquivologia a preservao dos documentos.
Isto compreende, em um primeiro momento, que haja precauo contra a
deteriorao e danos aos documentos e, em um segundo momento - e
talvez seja esse o maior desafio nesse contexto eletrnico de produo de
documentos - que haja preservao das caractersticas dos documentos
arquivsticos. O acesso aos documentos, sua identificao e sua
localizao, ou seja, a recuperao da informao, importante, mas a
partir do momento em que a preservao - fsica e intelectual - foi
assegurada.

4 Sigilo e segurana:

Se, em bibliotecas, prima-se pela manuteno, preservao e
validao do direito autoral, em arquivos as prioridades esto lanadas em
favor do sigilo da informao contida no documento e na segurana, ou
seja, na proteo para a no violao desses documentos considerados,
de acordo com a funo ou a atividade que os geraram, sigilosos.
Documentos sigilosos so aqueles a que, pela natureza de seus
contedos, so atribudos graus de sigilo, com o objetivo de limitar ou
restringir o acesso a eles. O ato de atribuir a documentos, ou s
informaes neles contidas, graus de sigilo, tambm chamado de
classificao de segurana (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Em cada uma
das fases do ciclo vital, os documentos podem ter seus graus de sigilo
modificados, de acordo com os fatos e atos que atestam.

Essas premissas devem ser consideradas ao se pensar e realizar os
mtodos e procedimentos prprios da arquivologia. So essas prioridades
que indicaro as diferenas substanciais entre um processo de descrio
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arquivstico e um processo de descrio bibliogrfica, por exemplo. Nesse
caso, a tarefa de se descrever um documento arquivstico se basear: a)
nas suas caractersticas de elemento de prova, que confere evidncia a
um ato ou a um fato; b) no pblico-alvo que far uso desse documento e,
conseqentemente, nos graus de sigilo e nas medidas de segurana que
devero ser tomadas de acordo com seus usurios e suas
necessidades/possibilidades de acesso; e c) na sua preservao, para que
seja acessado futuramente, ou para que seja utilizado em decorrncia de
outras necessidades diferentes das que o geraram.
3 A prtica arquivstica: o fazer arquivstico e as
especificidades do documento tradicional e
contemporneo
Os procedimentos arquivsticos aqui apresentados sero discutidos
relacionando-se as definies das atividades e suas nuances no
tratamento de documentos tradicionais e eletrnicos.
3.1 Identificao
Tal atividade ocorre na primeira fase da idade documentria,
definida como corrente, e a ela cabe a identificao da tipologia e das
funes a que se referem os documentos. Ou seja, nesta fase preciso
definir a que vieram os documentos, "a quem ou a que rgos cabem o
trmite, que legislao regula sua vida ativa, que informao essencial
contm e qual seu papel na teia orgnica da administrao a qual o
arquivo serve (BELLOTO, 1991, p. 10).
Cabe identificao conferir unicidade ao documento. Ou seja,
mesmo que haja cpias, o documento nico no conjunto (fundo, srie,
dossi) ao qual pertence. Os instrumentos utilizados nesse processo so:
os organogramas, os quadros de fluxos de informao, as normas que
estabeleam as atividades de cada setor ou rgo (quando se tratar de
organizaes pblicas), enfim, instrumentos que tm suas origens, assim
como os documentos, dentro da prpria organizao.
Tanto para documentos produzidos em meio eletrnico quanto para
os tradicionais, a identificao objetiva a determinao de quais atividades
e funes originaram, de quem so seus autores e a que se destinam.
Esse processo est intimamente ligado classificao e independe do
formato do documento, mas sim do contexto de sua produo e
acumulao. Nos sistemas informatizados de gerenciamento de
documentos (SIGAD) os documentos eletrnicos recebem identificadores
nicos, que distinguem um documento eletrnico de outros e que se
reportam a todo o sistema ou hierarquia a qual pertencem (EUROPEAN
COMMISSION, 2002).


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3.2 Classificao
No mbito da arquivologia, a classificao pode atingir trs nveis
diferentes de significado:
organizao dos documentos de um arquivo ou coleo, de
acordo com um plano de classificao, cdigo de classificao
ou quadro de arranjo. 2- Ato ou efeito de analisar e identificar
o contedo dos documentos, selecionar a categoria de
assunto, sob a qual sejam recuperados, podendo-lhes atribuir
cdigos. 3- Ato pelo qual se atribui a documentos, ou s
informaes neles contidas, graus de sigilo, conforme a
legislao especfica. Tambm chamado de classificao de
segurana (ARQUIVO NACIONAL, 2005).

O primeiro e o segundo significados se aproximam da definio de
classificao em bibliotecas, ou seja, correspondem organizao dos
itens informacionais no que tange ao acondicionamento e localizao
temtica. Fique claro que a disposio dos documentos de arquivos numa
estante, por exemplo, deve seguir as funes e as atividades que os
geraram dentro da organizao, naquilo que na definio do Arquivo
Nacional (2005) ficou determinado por "plano de classificao, "cdigo de
classificao e "quadro de arranjo. Na terceira acepo, classificao
passa a se apresentar como fator relevante para a determinao do
acesso aos itens informacionais; no relacionada apenas ao suporte fsico,
mas, principalmente, ao contedo. O segundo significado atribudo
classificao denota certa ambigidade, podendo ser interpretado ou
confundido com o processo de indexao realizado em bibliotecas. Para
Bellotto (1991), "a fase que em bibliotecas e em arquivos correntes se
denomina classificao corresponde, nos arquivos de segunda e terceira
idades, ao que se chama arranjo ou ordenao (p.17).
A classificao pode ocorrer tanto na fase corrente - como uma
conseqncia da identificao -, quanto na fase permanente, com a
constituio do fundo. O plano de classificao, mesmo que configurado
para funcionar automaticamente dentro de um SIGAD, parte de uma
concepo subjetiva, em que a presena do arquivista indispensvel. O
plano de classificao define a organizao do arquivo, tendo como base a
estrutura, as funes, as atividades, as tipologias documentais e a
complexidade da instituio que o configurou.
Em um SIGAD, o funcionamento do plano de classificao, o da
tabela de temporalidade e a atribuio de categorias de segurana devem
funcionar conjuntamente para que se cumpram as trs funes da
classificao em arquivos: determinar a posio do documento na
estrutura organizacional e, conseqentemente, sua localizao fsica ou
lgica; identificar o contedo do documento, de acordo com o assunto a
que se refere (funo e atividade); e atribuir graus de sigilo. So, na
grande maioria dos sistemas existentes, os metadados (veja a definio
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adiante) os responsveis pela gesto da estrutura, da organicidade dos
documentos e dos prazos de guarda e destinao.
Percebe-se, portanto, que a classificao independe do formato do
documento arquivstico. Est, pois, intimamente ligada ao contexto,
estrutura e ao contedo do documento.
3.3 Avaliao
O acmulo de documentos levou ao desenvolvimento de tcnicas e
instrumentos que permitem a eliminao de documentos arquivsticos
para que haja uma sistematizao do arquivamento daqueles
considerados de valor permanente, diminuindo custos com espao,
armazenamento e pessoal. Tais atividades, que ocorrem nas fases
corrente e intermediria, esto relacionadas subjetividade humana de
anlise e deciso:
De modo geral, a eficcia de um programa de reduo de
documentos pode ser avaliada de acordo com a correo de
suas determinaes. Num programa dessa natureza no h
substituto para o cuidadoso trabalho de anlise. No h
possibilidade de serem inventadas tcnicas que reduzam o
trabalho de decidir sobre os valores dos documentos a uma
operao mecnica (SCHELLENBERG, 2002, p. 180).

Sendo assim, a avaliao compreende, segundo o Arquivo Nacional
(2005), um "processo de anlise de documentos de arquivo, que
estabelece os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores
que lhes so atribudos. O Arquivo Nacional (1995) afirma que tal
processo objetiva a reduo da massa documental, o aumento do ndice
de recuperao da informao, a qualidade de conservao dos
documentos permanentes, o controle do processo de produo
documental, a melhor utilizao do espao fsico de armazenamento, o
aproveitamento de recursos humanos e materiais, e a garantia de
constituio do patrimnio arquivstico da organizao.
A seleo compreende a separao dos documentos de valor
permanente daqueles passveis de eliminao, respeitando critrios
previamente estabelecidos (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Esses critrios
determinam os perodos que os documentos devem ser mantidos em cada
uma de suas fases de seu ciclo vital e sua possvel eliminao. A
freqncia de uso das informaes contidas nos documentos, a legislao
que regula os prazos prescricionais, a existncia de documentos
recapitulativos e os prazos precaucionais sero fatores condicionantes da
determinao dos prazos de guarda.
Com documentos eletrnicos, comum que as atividades de
avaliao e seleo se iniciem juntamente com o ciclo de vida desses
documentos, ainda no estgio de produo. Isto porque os requisitos de
reteno e destino devem ser configurados ainda na implementao do
SIGAD. O potencial de se avaliar e selecionar os documentos arquivsticos
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depois de cessado o valor primrio de utilizao dos mesmos inexiste no
ambiente eletrnico (INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES -
ICA,1997).
Peterson (1984) aponta que a avaliao e a seleo dos novos
formatos de documentos tm dois aspectos, a saber: o intelectual e o
prtico. O intelectual responsabiliza-se pelas questes relacionadas
informao: valores de prova e valores informacionais e idntico para
qualquer documento e em qualquer formato. O lado prtico da avaliao e
da seleo cuida das preocupaes oriundas de como armazenar os
documentos arquivsticos, o quanto isto custar, com qual freqncia eles
tero que ser transferidos, se a amostragem arquivada representa a
verdade dos fatos que os originaram e se o pesquisador os utiliza sempre.
As determinaes dos processos de avaliao e seleo so
dispostas em instrumento apropriado para uso nessas atividades: a tabela
de temporalidade.
3.4 Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade o instrumento que define o ciclo de vida
do documento, visando reduzir ao mximo a interferncia da subjetividade
humana no processo de deciso de reteno ou eliminao. Tal
instrumento define ainda os prazos e as condies de guarda,
preocupando-se em determinar os perodos de transferncia, recolhimento
e eliminao.
Elaborada a partir da anlise dos documentos existentes na
instituio e de sua utilizao, a tabela de temporalidade pretende a
separao dos documentos de guarda temporria daqueles permanentes;
a eliminao dos documentos cuja guarda no seja necessria; a
racionalizao das atividades de transferncia e recolhimento e a
implementao de uma poltica de destinao de documentos (ARQUIVO
NACIONAL, 1995). utilizada, portanto, nas fases corrente e
intermediria.
Com o surgimento dos documentos arquivsticos produzidos em
meio eletrnico, a tabela de temporalidade ganhou, alm de seus dados
bsicos (rgo, setor, espcie e assunto do documento, prazos de guarda,
destinao etc.), outros complementares, que dizem respeito
obsolescncia tecnolgica, ou seja, algumas observaes a respeito da
migrao de suportes e transferncia de mdias. A grande facilidade
apresentada pelos sistemas informatizados a possibilidade de se ter
vrias tabelas de temporalidade gerenciando os documentos contidos no
sistema. Dessa maneira, possvel obter automaticamente relatrios de
documentos tradicionais e eletrnicos a serem eliminados, transferidos ou
recolhidos para a guarda permanente. Entretanto, cuidado dever ser
tomado com os documentos eletrnicos, cuja eliminao poder ser fatal.
Assim, a tabela de temporalidade "anunciar os documentos com prazo
de guarda vencido, e s com a aprovao do administrador do sistema se
dever proceder eliminao.

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3.5 Arranjo
Entende-se por arranjo a "seqncia de operaes intelectuais e
fsicas que visam organizao dos documentos de um arquivo ou
coleo, utilizando-se diferentes mtodos, de acordo com um plano ou
quadro previamente estabelecido (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Paes
(2005) afirma que as operaes intelectuais compreendem a anlise dos
documentos quanto a sua origem funcional, forma e contedo; e as
operaes fsicas referem-se ao acondicionamento dos suportes
documentais em locais apropriados e identificao dos mesmos para
definir sua disposio. O estudo das funes, das atividades e da estrutura
da organizao produzir um esquema chamado quadro de arranjo que
auxiliar nas atividades intelectuais e fsicas de arranjo, realizadas na fase
permanente.
O arranjo de documentos eletrnicos, assim como no contexto
tradicional, estar intimamente ligado a manuteno da provenincia.
Mesmo que o documento no esteja agora disposto em estantes ou
gavetas, mas em inventrios ou repositrios da memria de um
computador, arranj-lo significa ainda orden-lo de acordo com as
atividades e funes que o geraram. Bearman (1993) afirma que, no
arranjo fsico, remover um documento de seu local de acondicionamento
representa srio risco para o bom cumprimento do princpio de
provenincia. Com os documentos eletrnicos ocorre o mesmo. Peterson
(1984) chega a afirmar que a disposio do documento eletrnico num
repositrio depende da convenincia administrativa e no do formato,
garantindo-se assim que a estrutura e a informao do contexto que
gerou a documentao possam ser preservadas.
3.6 Descrio
Na arquivologia, ocorre uma discusso que envolve dois termos
diferentes para designar a mesma atividade: catalogao e descrio. "A
catalogao, via pela qual o usurio chega a uma publicao [...] na
biblioteca [...], tem seu similar, quando se trata de arquivos permanentes,
na descrio (BELLOTTO, 1991, p. 17). No Brasil, o Arquivo Nacional
(2005) define descrio como sendo um...

"...conjunto de procedimentos que leva em conta os
elementos formais e de contedo dos documentos para a
elaborao de instrumentos de pesquisa, e, em sua definio
de catlogo, define-o da seguinte maneira: "instrumento de
pesquisa organizado segundo critrios temticos, cronolgicos,
onomsticos ou toponmicos, reunindo a descrio
individualizada de documentos pertencentes a um ou mais
fundos, de forma sumria ou analtica.

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Sendo assim, pode-se concluir que, preferencialmente, utiliza-se o
termo descrio para o processo de representao do documento em
arquivos permanentes. mais comum, no entanto, utilizar-se em arquivos
o termo "catlogo, como sendo um instrumento de pesquisa mais
elaborado do que um simples conjunto de representaes dos documentos
encontrados no fundo. E, por se tratar de documentos com valor histrico,
o catlogo transforma-se em "vias de acesso do historiador ao
documento, sendo a chave da utilizao dos arquivos como fontes
primrias da histria (BELLOTTO, 1991, p. 17).
Bearman (1993, p. 24) cita o SAA Ad Hoc Committee on Description
Practices(1989)3

para definir a descrio arquivstica como:

"the process of capturing, collating, analyzing, and organizing
any information that serves to identify, manage, locate, and
interpret the holdings of archival institutions and explain the
contexts and record systems from which those holdings were
selected4.

No ambiente eletrnico, a descrio ganha ainda maior destaque nas
funes de preservao e acesso aos documentos. Como o acesso ao
contedo dos documentos eletrnicos est condicionado sua exibio
atravs da ajuda de um aplicativo de software, faz-se uso da descrio do
documento eletrnico para recuper-lo previamente. A descrio se
encarrega tambm de determinar como foram concebidos os documentos
(aplicativo, fonte, tipo de documento etc.), atravs dos elementos de
metadados; e tambm atravs desses mesmos elementos que se
reconstitui a provenincia do documento eletrnico. Observa-se que a
descrio ter, portanto, trs funes: representar o documento;
caracteriz-lo (segundo o suporte e a tecnologia utilizada) para posterior
conservao e preservao; e localiz-lo dentro da estrutura
organizacional. Todo esse processo ser possvel por meio dos metadados.
Ikematu (2005, p. 1), discutindo sobre gesto de metadados, os
define, entre outras acepes, das seguintes maneiras:

Metadados so dados que descrevem atributos de um
recurso. Eles suportam um nmero de funes:
localizao, descoberta, documentao, avaliao,
seleo etc.;
Metadados fornecem o contexto para entender os dados
atravs do tempo.

3
Reports of the Ad Hoc Committee on Descriptive Standards, American Archivist, 52, n. 4, 1989 e American
Archivist, 53, n. 1, 1990. O Comit de Padres de Descrio Arquivstica um dos comits da Sociedade
dos Arquivistas Americanos (The Society of American Archivists).
4
"O processo de coletar, reunir, analisar e organizar qualquer informao que sirva para identificar, gerenciar,
localizar e interpretar as colees das instituies arquivsticas, bem como para explicar os contextos e
sistemas de registro a partir dos quais essas colees foram selecionadas. (traduo nossa).
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Percebe-se que os metadados so elementos utilizados para a
descrio, que serviro tanto ao suporte, ou seja, o meio pelo qual o
documento disposto, quanto ao contedo. MacNeil (2000)5, citado por
Rondinelli (2005, p. 61), distingue duas categorias de metadados:

A primeira categoria, metadados do sistema eletrnico,
consiste em dados que descrevem o sistema operacional, o
programa que gera os documentos, a localizao fsica dos
documentos no sistema eletrnico (...) A segunda categoria,
metadados dos documentos, por outro lado, consiste em
dados que colocam o documento dentro do seu contexto
documentrio e administrativo no momento da sua criao
(...) Em alguns sistemas eletrnicos, tais dados so
armazenados no dicionrio de dados; em outros so reunidos
num perfil do documento anexado ao documento arquivstico.

Bearman, em 1993, j se preocupava com a descrio de
documentos eletrnicos e a manuteno do princpio de provenincia
atravs dos metadados. Sendo assim, suas palavras preconizam aquilo
que MacNeil destaca como a segunda categoria de metadados: "metadata
documenting a record system needs to link organizational structure and
function, business and archival processes, software procedures, and
documentary forms6

.
Cabe aos metadados, portanto, preservar a provenincia do
documento eletrnico; resguardar as caractersticas da forma e do suporte
da tipologia dos documentos; recuperar a sua relao orgnica e seu
contexto de produo; definir os responsveis (pessoas fsicas ou
jurdicas) pela produo do item; e descrever sinteticamente o contedo.
Bearman (1996?), em trabalho realizado na University of Pittsburgh,
denominado "Metadata requirements for evidence7, afirma que algumas
exigncias funcionais ditam que os documentos sejam detalhados,
identificados, completos (no que se refere estrutura e ao contexto) e
com autoridade de produo reconhecida. Essas exigncias permitiriam
especificar quais metadados seriam necessrios para garantir que os
documentos sejam preservados ao longo do tempo e que sua utilidade
seja vivel por meio de sucessivas geraes de software, enquanto
mantidos em um SIGAD.


5
MACNEIL, H. Trusting records: legal, historical and diplomatic perspectives. Dordrecht: Kluwer Academic,
2000.
6
" preciso que os metadados que documentam um sistema de registros conectem a estrutura e a funo
organizacionais, os processos empresariais e arquivsticos, os procedimentos de software e as formas
documentais (traduo nossa).
7
"Requisitos de metadados para evidncia (traduo nossa).
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3.7 Preservao
Quando se discute guarda permanente de documentos, no se
espera que os documentos sejam mantidos intactos por toda a eternidade,
mas que sejam guardados e protegidos de tal maneira que se estender
seu uso e acesso ao mximo, at que seu valor primrio seja superado e
seu valor secundrio seja utilizado em pesquisas ou em outras atividades
de tomada de deciso.
Conway (2001, p. 14) afirma que preservao "a aquisio,
organizao e distribuio de recursos a fim de que venham a impedir
posterior deteriorao ou renovar possibilidade de utilizao de um seleto
grupo de materiais. Para o autor, a preocupao est com o objeto
propriamente e com a noo de evidncia que este carrega, independente
da fase do ciclo vital em que se encontra o documento arquivstico.
Portanto, administrar a preservao "compreende todas as polticas,
procedimentos e processos que evitam a deteriorao ulterior do material
de que so compostos os objetos, prorrogam a informao que contm e
intensificam sua importncia funcional (CONWAY, 2001p. 14).
A vida relativamente curta do hardware e do software tem
implicaes importantes para a preservao em longo prazo dos
documentos eletrnicos. As organizaes, por exemplo, substituem seus
sistemas quando estes se tornam obsoletos ou quando novos produtos
superam as vantagens do antigo software. Preservao, nesse sentido,
assume uma nova conotao, ou seja, significa assegurar que os
documentos criados e mantidos no antigo sistema de gerenciamento
permaneam compreensveis e usveis no novo sistema a partir da
migrao dos registros.
Essa migrao implica incompatibilidade de configuraes, mesmo
que os sistemas possuam o chamado mecanismo de "compatibilidade
inversa
8
. Sistemas complexos, que foram desenvolvidos de acordo com
requisitos no-funcionais
9
especficos para uma organizao, so mais
difceis de migrar e se compatibilizar com os novos sistemas. Alm de
dispendioso financeiramente, esse processo de migrao requer mudanas
substanciais para que a estrutura e o formato dos documentos no sejam
prejudicados e no comprometam sua integridade como evidncia.
Considerar um documento eletrnico como preservado significa que este
documento pode ser acessado e, quando feito, permita evidenciar a
atividade que o produziu com confiabilidade e autenticidade (ICA, 1997).
Como afirma Conway (2001, p. 15), "a preservao no universo digital
descarta toda e qualquer noo dbia que entenda preservao e acesso
como sendo atividades distintas.

8
Funo que promete realizar a migrao sem perdas significativas para o SIGAD.
9
Requisitos no-funcionais so aqueles que devero ser definidos de acordo com as exigncias das
organizaes que implementaro um sistema informatizado de gerenciamento arquivstico de documentos,
de acordo com a estrutura de cada uma, bem como de suas caractersticas fsicas e o ambiente operacional
tcnico. Tais requisitos referem-se mais especificamente usabilidade, desempenho do sistema,
disponibilidade do sistema, normas tcnicas e regulamentares, obsolescncia tecnolgica, etc.
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Por mais que estejam preservados os meios fsicos (disquetes,
discos pticos, fitas magnticas etc.), isso no significa que o documento
eletrnico esteja preservado (ICA, 1997).
3.8 Transferncia e recolhimento
Reconhece-se como transferncia a passagem dos documentos do
arquivo corrente para o arquivo intermedirio, e, como recolhimento, o
deslocamento dos documentos do arquivo intermedirio para o arquivo
permanente (ARQUIVO NACIONAL, 2005; CONARQ, 2004; PAES, 2005).
Tais processos ocorrem de acordo com a freqncia de uso e o valor do
documento, objetivando o aproveitamento dos espaos fsicos,
economizando recursos materiais e pessoais e facilitando o acesso e a
preservao dos documentos (PAES, 2005).
Talvez numa concepo "jenkinsoniana de arquivos - que expressa
continuidade no ciclo dos documentos e no separa os produzidos nas
organizaes daqueles de arquivo permanente; ou a mudana de nfase
que se verifica da preservao de documentos para o acesso informao
(DOLLAR, 1994) - com documentos eletrnicos tem-se adotado um
tratamento mais uniforme, que se inicia no momento em que o prprio
item produzido. Assim, por meio da "arquivstica integrada, preconizada
por Couture e Rousseau (1998), estes documentos, ainda na fase
denominada corrente, so identificados, classificados e descritos para que,
quando deslocados, sejam-no de forma organizada, prontos para o acesso
tanto ao documento quanto ao seu contedo. Esse deslocamento poder
ser fsico, quando se tratar de deslocamento de mdia visando ao combate
obsolescncia tecnolgica, ou um deslocamento de servidor, devido
principalmente freqncia de uso, para que documentos eletrnicos de
arquivo que tiveram sua utilidade diminuda, no ocupem espao na
memria de sistemas informatizados que poderiam ser utilizados por
outros.
3.9 Arquivamento
O CONARQ (2004) define arquivamento como uma "seqncia de
operaes que visam guarda ordenada de documentos nas fases
corrente, intermediria e permanente. Essa acepo est relacionada ao
acesso fsico do documento, seu arranjo e disposio nas estantes,
fichrios, gavetas etc. Nesse contexto, a guarda ordenada a que se refere
a citao obedece a um mtodo de arquivamento, que compreende uma
srie de "operaes que determina a disposio dos documentos de um
arquivo ou coleo, uns em relao aos outros, e a identificao de cada
unidade (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Esse mtodo de arquivamento
poder ser bsico (alfabtico, geogrfico, numrico etc.) ou padronizado
(automtico, mnemnico, etc.) (PAES, 2005).
Outra acepo a que entende o arquivamento como uma ao
"pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada
a sua tramitao (ARQUIVO NACIONAL, 2005; CONARQ, 2004).
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No caso dos documentos eletrnicos, de acordo com Bearman
(1996), para ser evidncia eles devem estar intrinsecamente ligados aos
seus metadados e serem inviolados. Onde esto acondicionados
fisicamente no importa, contanto que estejam devidamente protegidos e
controlados. O contedo do documento (ou o documento em si) no
precisa estar arquivado juntamente com os metadados que a ele fazem
referncia.
3.10 Atividades de referncia ou disseminao da
informao
Muitas vezes descritas como atividades desenvolvidas somente nos
arquivos permanentes (PAES, 2005), as atividades de referncia
compreendem todos os processos de acesso e uso dos documentos. Nas
fases iniciais do ciclo vital dos documentos, essas atividades ficam a cargo
dos produtores dos prprios documentos arquivsticos, mas, na fase
permanente, polticas de uso e acesso podem ser sistematizadas com o
intuito de: determinar o que deve e o que pode ser consultado;
estabelecer como devem ser consultados e manipulados os documentos; e
analisar o direito de terceiros sobre os documentos e determinaes legais
dos responsveis pela produo dos documentos arquivsticos (PAES,
2005). As atividades mais freqentes so as de reproduo, que pode ser
entendida como o "processo de produo de cpia de um documento no
contedo e na forma, mas no necessariamente em suas dimenses
(ARQUIVO NACIONAL, 2005); e de utilizao, que o efetivo uso do
documento como evidncia de uma atividade ou funo, ou ainda para
fins informacionais, quando da tomada de deciso ou pesquisa.
Ser o ambiente eletrnico o responsvel por oportunidades e
desafios, realizando as funes arquivsticas que relacionam o acesso e o
uso dos documentos. Sendo assim, no necessariamente o pesquisador e
o arquivista precisam estar no mesmo local para que haja troca, acesso e
utilizao de documentos arquivsticos10. Ser o SIGAD a tecnologia
mediadora desse acesso e utilizao. Para que ambos os processos
ocorram nos moldes e dentro dos princpios arquivsticos, preciso
garantir que a configurao desse sistema esteja voltada para a teoria da
arquivologia e esteja, principalmente, engajada em resguardar as
caractersticas do documento arquivstico eletrnico, atravs de um plano
de classificao bem estruturado, de um processo de captura e descrio
seguro e relacionado s normas internacionais, nacionais e s
necessidades internas da organizao; atravs de um controle de acesso e
de segurana em que se atente tanto aos documentos como aos usurios
do sistema.

10
Tais oportunidades causam outras discusses que se estendem por determinar os conceitos de
custdia e momento ps-custodial, mas que no compreendem o escopo do presente trabalho. Para maiores
detalhes sobre essa discusso, sugere-se o texto: BRITO, D. M. A informao arquivstica na arquivologia ps-
custodial. Arquivstica.net. Rio de Janeiro, v.1, n.1, p. 31- 50, 2005. Disponvel em: <www.arquivistica.net>.
Data de acesso: 06 set. 2006.
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4 Consideraes finais
O presente artigo objetivou a apresentao dos mtodos e
procedimentos realizados em arquivos, relacionando as diferenas do
tratamento de documentos arquivsticos tradicionais e eletrnicos.
Percebeu-se que, com a utilizao das novas tecnologias e dos
documentos produzidos em meio eletrnico, esses processos no sofreram
grandes modificaes.
Algumas preocupaes, como com as atividades de avaliao e
seleo e, conseqentemente, a aplicao da tabela de temporalidade,
foram antecipadas para a fase inicial do ciclo vital dos documentos
arquivsticos.
Questo crucial continua sendo a manuteno da provenincia, que
a atribuio sistematizada de metadados no processo de captura e
descrio de documentos arquivsticos e a classificao se encarregam,
mesmo em ambiente eletrnico, de manter. A preservao ganha outras
acepes. Preservar no significa, em arquivos, somente deixar acessveis
para geraes futuras os documentos arquivsticos, mas garantir que as
caractersticas arquivsticas dos documentos sejam mantidas e que o
hardware e o software no venham a se tornar obstculo acessibilidade,
ou seja, que os documentos possam continuar sendo acessados e
visualizados, independente dos aplicativos que os geraram.
As atividades de referncia, tambm chamadas de disseminao da
informao, so as mais beneficiadas pelo aparecimento das novas
tecnologias da informao. Novas possibilidades de acessar documentos e
obter informaes so disponibilizadas pela Internet comunidade a que
se refere ou a que dizem respeito os documentos arquivsticos.
A arquivologia, nesse sentido, torna-se mais ampla - tomando as
devidas precaues com o sigilo e o acesso aos documentos -,
preocupando-se, alm da estrutura formal do documento e sua
organicidade, tambm com o contedo e suas possibilidades para a
tomada de deciso.
Fica a certeza de que a arquivologia, embora tradicionalmente ligada
aos documentos produzidos em papel, est preparada para gerenciar a
produo, o acesso e a preservao de documentos em ambiente
eletrnico, por meio de suas prticas. Os sistemas informatizados de
gerenciamento arquivstico de documentos vm, no s para reunir a
gesto da diversidade documental que a contemporaneidade apresentou,
mas para permitir que a produo, a utilizao e o armazenamento de
documentos sejam dinmicos, eficientes e eficazes.
Referncias:
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bsicos. Rio de Janeiro: 1995. 49 p. (Publicaes tcnicas, 47).
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