PROCESO EVALUACION INSTITUCIONAL SUBPROCESO EVALUACION INDEPENDIENTE INSTRUCTIVO - GUA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN REGEV-EI011

Fecha de Revisin

7 de junio de 2007

Fecha de Aprobacin Res.159-25 junio 2007 Versin Pgina

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1.1 GUA

INSTRUCTIVO - GUA LEVANTAMIENTO DE INFORMACION

Para realizacin del Paso de Programa in situ levantamiento de informacin. 1 DESCRIPCIN

Las tcnicas en auditoria para la obtencin de evidencias, son herramientas que facilitan su desarrollo, en la ejecucin de los programas de auditoria, a continuacin describiremos algunas tcnicas de mayor aplicabilidad. 2 OBJETIVOS Lograr evidencias a travs de un sin-nmero de procedimientos, tcnicas, mtodos prcticos de investigacin y pruebas que se utilizan, en el anlisis de informacin, para la comprobacin necesaria con el fin de emitir una opinin por parte del auditor, aplicando las normas de auditoria generalmente aceptadas. 3 REQUISITOS Haber realizado las actividades de presentacin y contar con los registros correspondientes al INS-EV-EI007 Gua de preparacin de Auditora. 4 OPERACIN Las situaciones que son conocidas por un auditor deben quedar debidamente documentadas, de manera que se soporte los juicios a emitir. El levantamiento y tratamiento de informacin se considera crtico para determinar la validez de sus apreciaciones. Por lo tanto, el auditor debe recurrir a diversos mtodos y procedimientos que se convierten en herramientas de trabajo. En general se busca:

 Determinar la racionalidad y efectividad del procedimiento que siguen para el desarrollo de las funciones propias y su control. Determinar que documentacin se lleva, libros de registro y dems y su aporte en el proceso y su control. Determinar que sistemas de informacin soportan la labor y la efectividad de su utilizacin. Verificar si el archivo general de la dependencia esta bien llevado y organizado. Verificar la celeridad dada en el trmite de documentacin (se miran fechas para ver lapsos transcurridos, son prontas las comunicaciones, cuanto tiempo se demoran, existe acumulacin de decisiones, el control a las mismas es claro y pertinente, hay prontitud en la atencin a derechos de peticin) Los resultados del levantamiento de informacin deben estar debidamente documentados y avalados con las firmas de las personas que los asisten por parte de la dependencia auditada. Siempre se imprime el reporte respectivo y se procede a su firma Se incluye documentacin en la carpeta de la visita. 4.1 Mtodos de levantamiento de informacin

Para el efecto se considera que los mtodos de levantamiento de informacin de mayor aceptacin para el desarrollo de las auditoras son los siguientes: Observacin directa: Labor de campo en la cual se realiza una revisin in situ de un proceso, gestin o decisin. Entrevistas: Se realizan con un interlocutor que atiende un cuestionario o unos objetivos de control de inters de conocimiento general del auditor. Encuestas: Se realizan sobre cuestionarios predeterminados, se prefieren preguntas cerradas, su validez depende de la adecuada determinacin de los aspectos objeto de consulta. Mixtas: Se consideran una o ms de las anteriores. 4.2 Tipos de levantamiento de informacin

Considerando la preparacin del levantamiento de informacin, seran:

Estructuradas: Se basan en herramientas predeterminadas, tales como cuestionarios o listas de chequeo, son las ms convenientes para la actividad de auditora. Semi-estructuradas: Se tiene una determinacin previa de los objetivos del levantamiento de informacin pero no se cuenta con los cuestionarios predeterminados, puede haber listas de chequeo globales. No estructuradas: Se realiza de una manera desprevenida sobre el rea sin determinaciones previas. Esta sera la menos conveniente para la labor de auditora. 4.3 Las Tcnicas de auditora.

Las tcnicas en auditoria para la obtencin de evidencias, son herramientas que facilitan la ejecucin de la auditoria, a continuacin describiremos algunas tcnicas de mayor aplicabilidad. Ya han sido identificadas previamente y se refieren a: Anlisis de saldos y movimientos Comprobacin Conciliacin Confirmacin Confrontacin. Indagacin Inspeccin Observacin Revisin analtica El Muestreo Estadstico en Auditoria

PAPELES DE TRABAJO Permanentes: Ver primer Instructivo de este Captulo. Corrientes: Siempre se debe tener el registro de todo levantamiento de informacin, para el efecto se debe establecer el servidor pblico que atiende la visita y el mismo debe firmar los papeles de trabajo obtenidos.