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Modelo de Anlise SWOT de Riscos utilizando Mapas Mentais

Artigo cedido na parceria com o site: Peter Berndt de Souza Mello, PMP diretor da X25 Informtica, empresa de consultoria e treinamentos em Braslia. Tem
experincia internacional na conduo de pro etos on!site e com e"uipes #irtuais e na definio de processos de $esto e en$en%aria, com modelos &aseados no '(B), I*), +((, e ,-'. .le o autor do Inteli/rame, inicialmente criado para apoiar a leitura dos processos do '(B)0 2111 conforme desen%o criado por ,icardo 2ar$as. .m decorrencia de parcerias firmadas com al$uns outros desen#ol#edores, %o e o aplicati#o utili3ado na definio e pu&licao de diferentes modelos de processos ou metodolo$ias, alm de intera$ir com o Inteli(ap, (inute(an e (irax 'ro ect.

Em muitos casos, simplicidade a alma do negcio. Por esta razo, tenho que confessar que estou viciado no uso de Mapas Mentais e a cada instante consigo produzir mais e mais em uma reunio com o cliente, com minhas equipes de pro etos ou com meus alunos atravs do uso desta ferramenta. Para montar uma An!lise "#$% de &iscos '(dentifica)o de pontos fortes, pontos fracos, amea)as e oportunidades*, normalmente usamos uma simples planilha dividida em quatro grande !reas:

'"* "trengths 'Pontos +ortes, de origem interna* '#* #ea,nesses 'Pontos +racos, de origem interna* '$* $pportunities '$portunidades e-ternas* '%* %hreats 'Amea)as e-ternas*

A an!lise "#$% pode servir para se avaliar uma empresa, um pro eto, uma parte do pro eto, um produto, uma equipe, etc. Para cada um destes itens, fazemos perguntas similares a: Pontos Fortes: $ que voc. 'empresa/equipe/pessoa* faz 0em1

2ue recursos especiais voc. possui e pode aproveitar1 $ que outros 'empresas/equipes/pessoas* acham que voc. faz 0em1

Pontos Fracos: 3o que voc. pode melhorar1

$nde voc. tem menos recursos que os outros1 $ que outros acham que so suas fraquezas1

Ameaas: 2ue amea)as 'leis, regulamentos, concorrentes* podem lhe pre udicar 1

$ que seu concorrente anda fazendo1

Oportunidades: 2uais so as oportunidades e-ternas que voc. pode identificar1

2ue tend.ncias e 4modas4 voc. pode aproveitar em seu favor1

Modelo Bsico em um Mapa Mental Em0ora uma planilha dividida em quatro !reas possa ser suficiente, o uso dos mapas mentais permite se criar elementos identificados em qualquer !rea da an!lise que so progressivamente detalhados como em uma estrutura anal5tica de pro etos. Para cada elemento, podemos rapidamente atri0uir respons!veis, prazos, metas, solu)6es e lin,s para documentos relacionados. 7esta forma, os mapas mentais nos permitem come)ar com a simplicidade que precisamos para colocar as pessoas 4participando do tra0alho4 e no instante seguinte ! nos permitem evoluir para um detalhamento mais sofisticado de nossa an!lise.

Exerc cio prtico Em um e-erc5cio r!pido com alguns alunos dos cursos de 8erenciamento Pr!tico de Pro etos, ns fizemos uma an!lise "#$% para dois casos: A ado)o do PM9$: em uma empresa e uma outra so0re o uso de Mapas Mentais em uma organiza)o. Para a0rir os mapas a0ai-o necess!ria a instala)o do (nteliMap. Em0ora o (ntelimap em seu modo 4free4 no permita e-portar os mapas para outras ferramentas, ele ! suficiente para conduzir reuni6es com equipes de tra0alho para a cria)o de an!lises "#$%. Modelo!Mapa Modelo 0!sico para ";ot "#$%=PM9$: "#$%=Mapas=Mentais "oft;are: (nteliMap E-emplo: "escriti#o <so de mapas para registrar pontos fracos, fortes, amea)as e oportunidades E-emplo r!pido com algumas considera)6es so0re o uso do PM9$: em uma empresa E-emplo r!pido com algumas considera)6es so0re a ado)o de mapas mentais em uma empresa "oft;are necess!rio para se a0rir os mapas mentais.

O$ser#a%es Para os dois e-emplos descritos acima, ns nos permitimos a apontar apenas os primeiros pontos de nossa reunio e no foram gastos mais do que >? minutos para o levantamento em am0os os mapas. Estas anota)6es inicias servem como 4in5cio de uma conversa4 para uma an!lise efetiva e o clima de 4informalidade4 e 4simplicidade4 colocado na reunio tem como o0 etivo apro-imar o gerente de um pro eto, por e-emplo, de sua equipe ou do seu cliente. +eito este levantamento inicial, o respons!vel pela an!lise "#$% tem que efetivamente e-pandir os tpicos levantados e validar premissas usadas pelos 4entrevistados4. @ importante perce0er que cada senten)a uma hiptese dada por um entrevistado e podemos adot!Ala como premissa em um pro eto ou aceit!Ala como 4verdade a0soluta4. Premissa aquilo que 4se considera verdadeiro em um momento4. 3s temos a premissa de que 4Adotar o PM9$: em uma organiza)o oferece ganhos de produtividade4. 3s no temos a garantia de que isso verdadeiro, mas consideramos como se fosse. 7ependendo da criticidade do assunto tratado, cada premissa precisa ser colocada em uma lista de riscos e precisamos completar nossa an!lise levando em considera)o o impacto para nossa deciso se aquela premissa se mostrar falsa. 4Berdade a0soluta4 o meu sonho de consumo: "o aquelas informa)6es que rece0emos cu a veracidade inquestion!vel. 3o entanto, em v!rias situa)6es o que transformamos em 4verdades a0solutas4 so apenas aquelas 4premissas4 que resolvemos ignorar o risco de serem falsas. RES&'TA"O PR(T)*O "e o que colecionamos em nossa an!lise "#$% um con unto de premissas e esta coleta foi apenas superficial, de que serve ento este material1 A An!lise "#$% deve nos au-iliar na tomada de decis6es. @ claro que quanto mais informa)o eu tiver so0re cada item identificado, melhor minha chance de tomar a deciso certa. 3o entanto, mesmo com informa)6es parciais, em apenas >? minutos com v!rias pessoas em uma mesma sala ns ! fomos capazes de coletar pontos importantes para verificarmos se vale A ou no A fazer um tra0alho para se adotar o PM9$: em novos pro etos. 3o e-emplo acima, um diretor que no tenha acesso a uma r!pida an!lise "#$% pode simplesmente levar em considera)o que o sucesso da ado)o do PM9$: depende do treinamento interno e que o 0enef5cio imediato em termos de ganho de produtividade. Aps uma leitura r!pida do documento acima, no entanto, surgem novos pontos a serem valorizados antes de uma tomada de deciso:

2uanto custa para a empresa contratar consultores mesmo aps a realiza)o de treinamentos internos1 2ual a economia que posso propiciar ao meu am0iente de tra0alho aps nivelar conceitos entre meus profissionais e conseguir a0sorver do mercado modelos e ferramentas prAavaliadas1 ...

3este caso, o mapa mental pode ser e-pandido em novos tpicos e com isso facilitar o entendimento dos resultados esperados caso uma empresa venha efetivamente adotar o PM9$: como padro em novos pro etos.

Resumo <ma an!lise "#$% pode trazer C organiza)o que a utiliza um con unto de informa)6es importantes para a tomada de decis6es. 2uando realizada atravs de Mapas Mentais, temos condi)6es de conduzir reuni6es r!pidas com clientes e mem0ros da equipe para o levantamento de pontos que iro nos a udar em uma an!lise mais completa. Para completar, os Mapas Mentais nos permitem rapidamente ampliar a viso que temos dos pontos registrados durante a reunio, de forma a identificarmos seus componentes mais importantes 'como em uma estrutura anal5tica de pro etos* e at mesmo tra0alhar em uma r!pida diviso de tarefas entre os participantes de uma reunio para uma efetiva tomada de deciso. +onte: (nfoDE

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