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Controles de Operaciones
Operaciones
Todas las organizaciones poseen un objetivo principal, para poder cumplir con ste, deben efectuar las Operaciones Bsicas que son: comprar, vender, producir, pagar, cobrar, administrar. A su vez las Operaciones Bsicas se componen en las Operaciones propiamente dichas que son: registrar, controlar, despachar, calcular, consultar, emitir, etc. Por ultimo estn las acciones que son la descomposicin de las operaciones, por ejemplo para la operacin de despachar, existen las siguientes acciones: tomar la mercadera, contarla, pesarla, empaquetarla, escribir la etiqueta, acomodarla en el transporte , etc.
Compras
Es la operacin bsica que se efecta para adquirir un bien.
Formas de Comprar:
a) Normales: son las compras de elementos repetitivos y necesarios para el desarrollo de la explotacin principal. b) Extraordinarias: son las compras de bienes no frecuentes como instalaciones, edificios, camiones, autos. Suelen ser autorizadas por los niveles ms altos de la empresa. c) Menores: son las compras de bienes de escaso valor como papel, lpiz y otros insumos que no tienen que ver con la explotacin principal. Suelen ser autorizadas por los jefes de cada departamento. d) Importaciones: son las compras normales o extraordinarias que suceden cuando el proveedor est en el extranjero. Se requiere una autorizacin oficial para hacerlas y hay ms gastos de fletes, seguros, cargas de impuestos a la importacin, apertura de cuentas bancarias.
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Pagos
Son el conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligacin contrada que tuvo su origen en una compra. Comienza cuando se percibe que se contrajo una obligacin y termina entregando los valores que cancelan la deuda (efectivo o cheque) y recibiendo el comprobante del pago.
Formas de pago: a) Por correspondencia: se enva el cheque por correo y el comprobante se obtiene por el
mismo medio.
Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ trabajador y un responsable y reciben el Recibo original, con este pasan a cobrar en Caja donde les entregan el dinero y le entregan el duplicado del Recibo a cambio del Original.. d) Contabilizacin del pago: Bancos recibe el triplicado de la Orden de Pago, har el registro y confeccionar una minuta que enviar a Cuentas a Pagar y esta controla la minuta contra el duplicado de la Orden de Pago y realiza el registro contable.
Produccin
Es la operacin bsica de obtener a partir de la materia prima los productos terminados que se habr de ofrecer. Comienza desde que se ordena la elaboracin hasta que se obtiene el producto y se lo contabiliza. Incluye las materias primas, las maquinarias y el personal.
Inventarios
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permanentes o fsicos: los inventarios permanentes son un control constante sobre las existencias, actualizando permanentemente su valor y volumen. En caso de no poder llevarse a cabo este control por las condiciones de la empresa o por su alto costo, se deben realizar inventarios fsicos peridicamente, en forma sorpresiva y por personas ajenas al sector que comparen las existencias con los resultados obtenidos de los inventarios. Custodia de las existencias: debe ser responsabilidad de una sola persona. El depsito debe permitir una proteccin fsica adecuada a los bienes. Documentacin de movimientos: Las entradas o salidas de bienes deben estar acompaadas por un comprobante fsico prenumerado. En el caso de la salida de mercaderas, el comprobante deber estar firmado por un responsable. Ajustes al inventario: Debe estar plenamente justificado y autorizado por un funcionario responsable ajeno al sector. Fijacin de stocks mximos y mnimos: El mnimo es para saber cuando debe pedirse reposicin de mercaderas, y el mximo es un lmite para la cantidad de bienes a adquirir. Seguros: Para cubrirse de los posibles siniestros o prdidas del stock.
Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ Recepcin de Mercaderas por duplicado. El original a Compras y el duplicado a Almacenes junto con la Mercadera. b) Almacenaje de las mercaderas: Almacenes controla la Mercadera con el duplicado del Parte de Recepcin y el duplicado de la Solicitud de Compra. Se archiva el duplicado del Parte de Recepcin. c) Registro: cuando llega la Factura del Proveedor y se comprueba que est correcta, se realiza el registro contable.
Ventas
Es la operacin bsica que consta de la enajenacin de un bien o la prestacin de un servicio. Abarca desde que se conviene la transaccin con el comprador hasta que se entrega el bien y se registra.
Formas de ventas:
a) Por corredores: los vendedores salen a la calle a ofrecer el producto. b) Por correspondencia o por telfono. c) En saln: se dispone de instalaciones donde se exponen los productos y estn los vendedores para atender al pblico. d) Extraordinarias: se trata de un bien cuya comercializacin no constituye la explotacin principal de la empresa.
Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ e) Exportacin: cuando el vendedor se encuentra en otro pas.
Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ a) Venta: el cliente es atendido por el vendedor que emite la Nota de Venta por triplicado y se la entrega al Proveedor. El vendedor anota el precio en una planilla para su propia estadstica. b) Cobranzas: el cliente abona en Caja donde queda el duplicado de la Nota de Venta. c) Control y entrega de Mercaderas: el cliente se presenta en Empaque donde controlan la Nota de Venta y le entregan la Mercadera y el original sellado y se le retiene el Triplicado de la Nota de Venta. d) Registro: Cada vendedor, Caja y Empaque envan, al terminar el da, una minuta a Contadura donde se controlarn todas y se realizarn los registros correspondientes.
Cobranzas
Es la operacin bsica necesaria para transformar un activo exigible en disponibilidades. Comienza con el conocimiento de que hay un crdito para cobrar y termina cuando se reciben los valores y se los contabilizan.
Formas de cobro:
a) Por correspondencia: se recibe el cheque por correo. b) Por cobradores: se cobra cuando se manda un cobrador al cliente, en el mismo momento se emite el Recibo. Una variante es que cobren las mismas personas que reparten el producto (cobro por repartidores). Tambin se puede utilizar una empresa especial dedicada a este servicio (cobranza por agencia) c) En caja: el cliente trae el cheque a nuestras oficinas y se emite el Recibo. d) En el Banco: el deudor paga directamente en la cuenta bancaria del acreedor. e) Por medio de Bancos: se transfiere el dinero de una cuenta bancaria del cobrador a la cuenta del acreedor. f) Documentos por medio de bancos: si se tienen documentos a cobrar se los puede entregar al banco que avisar al deudor para que pase a pagar e inmediatamente acreditar a la cuenta del acreedor. Si el documento no es cancelado puede encargarse del protesto. g) De exportaciones: es cuando el deudor reside en el extranjero. Por lo general se efecta por medio de bancos.
Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ V. VI. VII. VIII. IX. X. Arqueo de fondos y conciliacin del extracto bancario. Los recibos deben estar prenumerados y debe quedar una copia firmada para uso interno. Los cobradores deben rendir diariamente sus cobros y depositarlos completa y diariamente si se encuentran lejos. Si los valores se reciben por correspondencia se adjuntan a una planilla y se mandan a Caja. Al recibir un cheque este debe endosarse de inmediato a nombre de la empresa. Se recomienda que los documentos a cobrar no estn en poder de quienes efectan el cobro o tienen acceso a disponibilidades.
Algunos Conceptos
Organizacin
Es el conjunto de personas y recursos que se relacionan para lograr determinados fines, cada individuo conoce su posicin, sus tareas, derechos y obligaciones, actuando coordinadamente con los dems, motivado por sus propias necesidades y deseos y ejerciendo una interaccin con las dems personas y, en conjunto con el medio donde se desenvuelven.
Empresas
Son organizaciones que se inician por una actividad econmica organizada, utilizando recursos, personal y capital. Con el fin de extraccin, produccin, cambio de bienes o prestacin de servicios para la obtencin de un beneficio.
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Manuales de organizacin
Su objetivo principal es comunicar formalmente a todo el personal y en particular al jerrquico, que funciones, responsabilidades y autoridad tienen cada uno. Incluye la designacin formal de cada cargo, la descripcin de sus tareas habituales incluidas las decisiones a tomar, sus vnculos dentro y fuera de la empresa y el tipo de informacin que recibe o emite. Tienen las mismas virtudes y defectos que los organigramas. Su creacin tambin suele depender del tamao de la organizacin.
Administracin
Es el trabajo que proviene de la combinacin y direccin de los recursos y las personas que conforman una organizacin con el fin alcanzar los objetivos propuestos.
Procedimientos Administrativos Control de Operaciones ___________________________________________________________________________ va ha hacer? Y las dos ultimas forman la fase Dinmica compuesta por Direccin y Control para averiguar que se est haciendo y evaluar las acciones a tomar. 1) Planeacin: es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, haciendo posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. El carcter y la amplitud de la planeacin vara con la autoridad del administrador y con las polticas y planes delineados en instancias superiores. 2) Organizacin: es la creacin o modificacin de la estructura formal de la organizacin, determinando las jerarquas necesarias y la agrupacin de actividades y coordinndolas para lograr unidad, armona y rapidez en el desarrollo de los objetivos. 3) Direccin: es la influencia del administrador en la realizacin de los planes, motivando a sus subordinados mediante la comunicacin y la supervisin. Trata de evitar que los objetivos de las personas entren en conflicto con los de la organizacin. Tambin se requiere que el administrador tenga una personalidad de lder que despierte inters en otras personas. 4) Control: es el proceso que determina que es lo que se est llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y evitar desviaciones en la ejecucin de los planes.
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