Manual de Org. Auditoria Interna

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA
NDICE Pgina INTRODUCCIN 1. OBJETIVOS DEL MANUAL 1.1 1.2 2. OBJETIVO GENERAL OBJETIVO ESPECIFICO 04 02 03
MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS 2.1 2.2 MISIN VISIN
3. 4.
ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS AUDITORIA INTERNA 4.1 4.2 MISIN VISIN
05 06
5. 6. 7.
FUNCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DESCRIPCIN DE PUESTOS DIRECCION 7.1 7.2 7.3 7.4 DIRECTOR ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL DIRECTOR SUBDIRECTOR ASISTENTE ADMINISTRATIVO DEL SUBDIRECTOR
07 08 10
12 15 17 20
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS 7.5 7.6 7.7 JEFE UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS ENCARGADO DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO AUXILIAR DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO 23 27 31
7.8 7.9
ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE ALMACN DE SUMINISTROS
33
7.10 ENCARGADO DE INVENTARIO 7.11 ENCARGADO DE INFORMTICA
37 40
7.12 ENCARGADO DE INFORMACIN Y RECEPCIN DE DOCUMENTOS 43 7.13 ENCARGADO DE ARCHIVO 7.14 MENSAJERO 7.15 CONDUCTOR DE VEHCULO DEPARTAMENTO DE AUDITORAS FINANCIERAS 7.16 JEFE DE DEPARTAMENTO 7.17 SECRETARIA 7.18 JEFE DE SECCIN DE AUDITORAS FINANCIERAS 7.19 AUDITOR INTERNO 7.20 JEFE DE SECCIN DE AUDITORAS ESPECIALES 7.21 AUDITOR INTERNO 53 56 58 61 64 67 45 48 50
DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVOS Y DE PROCESOS 7.22 JEFE DE DEPARTAMENTO 7.23 SECRETARIA 7.24 JEFE DE SECCIN DE AUDITORAS ADMINISTRATIVAS 7.25 AUDITOR INTERNO 7.26 JEFE DE SECCIN DE AUDITORIAS DE GESTIN 7.27 AUDITOR INTERNO 8. NMINA DE PUESTOS 71 74 76 79 83 86 89
INTRODUCCION En cumplimiento a lo establecido en el Artculo 77, del Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas, Acuerdo Gubernativo No. 394-2008, se presenta el Manual de Organizacin y Funciones de la Auditora Interna, que contiene la organizacin y funciones de la dependencia; as como, la descripcin de funciones y requisitos del puesto de los funcionarios y empleados, con el objeto de suministrar un instrumento de consulta y orientacin para el desarrollo de las actividades. En tal sentido, en el desarrollo del Manual se tom en consideracin la visin y misin de la dependencia, sus objetivos, marco jurdico, estructura organizacional y descripcin de puestos. Este Manual debe contribuir de manera sustantiva, a mejorar los procesos de gestin de la institucin, a travs de su contribucin en aspectos como los que se mencionan a continuacin: 1. Determinar las funciones y estructura organizacional de la dependencia, para cumplir eficientemente con las atribuciones que le competen; 2. Establecer las atribuciones, grado de autoridad y responsabilidad de los puestos de trabajo; 3. Determinar los requisitos de calificacin, cualidades y habilidades personales, tcnicas y profesionales para cada puesto de trabajo; 4. Proporcionar las bases para el establecimiento y desarrollo de un sistema de salarios; 5. Reclutar y seleccionar al personal idneo para la dependencia, en coordinacin con la Direccin de Recursos Humanos del Ministerio; 6. Fomentar la formacin, capacitacin y adiestramiento para cumplir con el perfil del personal de esta dependencia; 7. Propiciar la productividad del personal y su respectivo puesto de trabajo, para alcanzar la eficacia y eficiencia en los resultados de los trabajos asignados; 8. Proporcionar las bases para la evaluacin del funcionamiento y desempeo del quehacer de la dependencia; as como, los diversos puestos de trabajo; y, 9. Contar con un instrumento tcnico y legal, de uso y aplicacin obligatoria para los funcionarios y empleados de esta dependencia. El Manual de Organizacin y Funciones se desarrolla a partir del puesto oficial de las distintas reas que conforman la estructura organizacional, identificando adicionalmente al puesto funcional, las actividades que deben realizarse, conocimientos y experiencia requeridos para cada puesto, con el propsito que una persona pueda desarrollar las funciones del puesto de trabajo con eficacia y eficiencia; sumando sus conocimientos, cualidades, y destrezas al equipo de trabajo que integra la Institucin. En la medida que se contribuya a mantener una estructura organizacional adecuada y se cumplan con los requisitos contenidos en la descripcin de las funciones y puestos correspondientes, este Manual facilitar la misin y visin de la Auditora Interna, obteniendo resultados concretos del servicio prestado, tanto a entidades del Sector Pblico, como al pas en general.
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OBJETIVOS DEL MANUAL GENERAL Poner a disposicin de los funcionarios y empleados de la Auditora Interna, una descripcin ordenada y sistemtica de las funciones, responsabilidades y requisitos de calificacin y destrezas del personal de acuerdo a las especificidades del trabajo a realizar en cada actividad; complementarias a las establecidas en el Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas. ESPECFICOS 1. Disponer de un compendio que rena la estructura organizacional y funciones; as como, descripcin de funciones de cada puesto de trabajo de esta dependencia, que permita su conocimiento, comprensin y aplicacin; Proveer al personal de auditora, de un instrumento tcnico que utilice como gua en la ejecucin de sus labores, coadyuvando con ello a establecer condiciones uniformes de administracin, comportamiento laboral, entendimiento operativo y de adecuacin funcional de conformidad con las leyes vigentes; Que este Manual se aplique bajo criterios tcnicos, legales, prcticos y estandarizados para que los funcionarios y empleados de esta dependencia, ejecuten sus actividades en cumplimiento con lo que se establece en el mismo, y las desarrollen con eficacia y eficiencia; Uniformar en un slo documento las funciones que deben desarrollar los funcionarios y empleados, identificando las vinculaciones entre los diferentes departamentos y unidad, para facilitar la coordinacin y evitar las posibles duplicaciones; Que se cumpla con la misin, visin y funciones de la dependencia; as como, las atribuciones y requisitos que requiera el puesto correspondiente; Apoyar la induccin de personal contratado para que tenga informacin exacta y clara de sus atribuciones y desarrollo de las actividades que debe realizar; Sentar las bases para una evaluacin de desempeo en cumplimiento de lo descrito en el Manual para cada puesto; y, Presentar un documento prctico de consulta, para las personas que necesiten tener conocimiento sobre la organizacin y funciones de la dependencia y atribuciones de cada puesto.
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MISIN Y VISIN DEL MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS
2.1 MISIN Generar y administrar los recursos financieros y patrimoniales del Estado, de manera eficaz, equitativa y transparente, para alcanzar el bien comn.
2.2 VISIN Ser ejemplo de administracin y gestin pblica, que por sus resultados, impacta positivamente en el desarrollo de Guatemala.
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ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS
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AUDITORIA INTERNA
4.1 MISIN Asesorar a las Autoridades del Ministerio de Finanzas Pblicas y sus dependencias, evaluando el control interno y verificando que las actividades, registros y operaciones, se ajusten a las disposiciones legales y reglamentarias internas y externas, mediante la realizacin de auditoras financieras, administrativas, especiales, de gestin y otras especficas, con base en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; presentando el correspondiente informe que debe contener hallazgos, recomendaciones y comentarios.
4.2 VISIN Ser el ente que preste apoyo a las Autoridades del Ministerio de Finanzas Pblicas y sus dependencias, mediante la evaluacin permanente del control interno, que permita evidenciar que la informacin financiera y administrativa, se realiza con eficacia, eficiencia, economa y transparencia.
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FUNCIONES DE AUDITORA INTERNA La Auditora Interna es la dependencia del Ministerio de Finanzas Pblicas, responsable de verificar y analizar permanentemente los registros contables y financieros que realizan las dependencias del Ministerio, con el propsito de promover un proceso transparente y efectivo de rendicin de cuentas de la administracin de los recursos. FUNCIONES De conformidad con lo establecido en el Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas, son funciones generales de Auditora Interna, las siguientes: 1. Realizar peridicamente, auditoras financieras, administrativas, especiales y de gestin en las distintas dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, de conformidad con los planes de trabajo del Ministerio y otras especficas que requiera el Despacho Ministerial, con el fin de fortalecer el desempeo de las funciones que se desarrollan; Elaborar el plan anual de trabajo, estipulando tiempos y prioridades, de conformidad con las Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa emitidas por la Contralora General de Cuentas, previendo la ejecucin de auditoras especiales ordenadas por el Despacho Ministerial; Elaborar programas de trabajo para evaluar los procedimientos de control interno, de conformidad con las funciones de cada dependencia del Ministerio, con el fin de obtener resultados eficientes; Realizar las actividades con estricto apego a las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa, leyes, acuerdos y normas que rijan la organizacin y actividad de cada dependencia del Ministerio, as como las de ejecucin del gasto pblico; Prestar apoyo a las diferentes dependencias del Ministerio, relacionado con intervenciones, tales como: entrega y recepcin de cargos de funcionarios pblicos y otros que lo ameriten; impresin de formularios que conlleven recepcin de fondos y otros con caractersticas especiales, todas a solicitud de dichas dependencias y visto bueno del Despacho Ministerial; Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas, que afectan los intereses del Estado; Practicar auditoras a los Fideicomisos, Deuda Pblica, Prstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a cargo del Tesoro, de conformidad con el Plan Anual de Auditora;
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Realizar auditoras oportunas de Control Interno, con el objetivo de fortalecerlo, recomendando la implementacin de nuevos sistemas, de conformidad con las necesidades y avances tecnolgicos; Presentar informes al Despacho Ministerial con respecto a los hallazgos determinados en las dependencias auditadas, formulando las recomendaciones respectivas;
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10. Evaluar el proceso productivo, practicar auditoras a la produccin y existencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; as como, participar en la destruccin de las mismas que se encuentren fenecidas, segn mandato para la Exdireccin de Inspecciones Fiscales, establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92; 11. Desarrollar las funciones que la Contralora General de Cuentas establezca para las unidades de Auditora Interna de las entidades pblicas; y, 12. Desarrollar otras funciones que le asigne la Ley y el Despacho Ministerial. 6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Para el cumplimiento de sus atribuciones, la Auditora Interna se estructura de la manera siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Direccin Subdireccin Unidad de Servicios Administrativos Internos Departamento de Auditoras Financieras Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos
MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS AUDITORIA INTERNA

DESPACHO MINISTERIAL
AUDITORIA INTERNA DIRECCIN
SUBDIRECCIN
UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS FINANCIERAS DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS Y DE PROCESOS Seccin de Auditoras Administrativas
Seccin de Auditoras Financieras
Seccin de Auditoras Especiales
Seccin de Auditoras de Gestin
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DESCRIPCIN DE PUESTOS
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DIRECCIN
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7.1
DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Director Tcnico II Director de Auditora Interna Direccin Ministro de Finanzas Pblicas Subdirector Secretaria de Direccin Jefes Departamento de Auditoras Jefes Seccin de Auditoras Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Personal que conforma la Auditora Interna
FUNCIONES El Director es el funcionario superior de la dependencia y responsable ante el Despacho Ministerial de la administracin de la misma. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Planificar, dirigir, coordinar y supervisar las actividades de Auditora Interna; Aprobar el Plan Anual de Auditora, Plan Operativo Anual, Memoria Anual de Labores, Informes de Auditora y otras actividades; Elevar a consideracin del Despacho Ministerial para su aprobacin, el Plan Anual de Auditora; Dar seguimiento y control a la ejecucin y cumplimiento del Plan Anual de Auditora y Plan Operativo Anual, conjuntamente con el Subdirector; Presentar al Despacho Ministerial para su aprobacin, el presupuesto anual de gastos, para la realizacin de sus actividades durante el siguiente ao fiscal; Promover un proceso transparente y efectivo de rendicin de cuentas sobre el uso y administracin de los recursos de las dependencias del Ministerio; Promover la observancia de la legislacin, normas y polticas a las que est sujeto el Ministerio; as como el cumplimiento de sus objetivos, metas y presupuesto aprobado; Autorizar las comisiones y aprobar los nombramientos de auditora; Informar a la dependencia auditada, los resultados de las auditoras practicadas;
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10. Informar al Despacho Ministerial, los hallazgos determinados en las dependencias auditadas, las recomendaciones correspondientes y su implementacin; 11. Resolver las consultas que en materia de su competencia, le formule el personal de Auditora Interna y dependencias de este Ministerio; 12. Mantener comunicacin y coordinacin con el Despacho Ministerial y con la Contralora General de Cuentas, en asuntos relacionados con su competencia; 13. Aprobar los proyectos de Manuales de Organizacin y Funciones de Auditora Interna; as como normas, procedimientos administrativos, tcnicos y legales, que sean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia de Auditora Interna y del Ministerio, y elevarlos a la consideracin del Despacho Ministerial para su aprobacin; 14. Promover y aprobar la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de Auditora Interna; 15. Autorizar documentalmente los Comprobantes nicos de Registro de Pago. 16. Velar y fomentar la capacitacin y profesionalizacin del recurso humano de Auditora Interna; 17. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, para garantizar el funcionamiento eficiente de Auditora Interna; 18. Desarrollar las funciones que la Contralora General de Cuentas establezca para las Unidades de Auditora Interna de las entidades pblicas; y, 19. Realizar otras tareas asignadas por el Despacho Ministerial. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Un ao de experiencia como Subdirector Tcnico II o Asesor Profesional Especializado IV. Conocimientos de Auditora Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo.
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Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es la responsable de brindar apoyo secretarial al Director de Auditora Interna, en preparacin de la agenda diaria, coordinacin de reuniones de trabajo y otras actividades concernientes al puesto. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia de la Direccin; Coordinar las reuniones de trabajo que realice el Director de Auditora Interna; Elaborar diariamente la agenda de trabajo; Redactar y elaborar oficios, providencias, memorandos, circulares y otros documentos que sean requeridos; Archivar la documentacin que se genera en el Despacho del Director; Llevar registro y control del archivo permanente de la Auditora Interna; Tomar dictados taquigrficos para la elaboracin de la correspondencia y otros documentos relacionados; Actualizar el directorio de los funcionarios del Despacho Ministerial, dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, de los Ministerios y Secretaras de Estado; Atender al pblico en general que requiera informacin; Asistente Profesional IV Asistente Administrativo del Despacho de Auditora Interna Direccin Director de Auditora Interna Ninguno
10. Requerir, controlar y entregar materiales y tiles de oficina al Director; 11. Realizar otras actividades secretariales que le sean asignadas; 12. Atender al Subdirector de Auditora Interna, en ausencia de su Asistente Administrativo;
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13. Leer y revisar el Diario de Centro Amrica, recopilando informacin relacionada con publicaciones legales; 14. Atender y efectuar llamadas telefnicas para el Despacho del Director; y, 15. Asistir a reuniones y sesiones de trabajo para tomar notas taquigrficas y hacer las correspondientes transcripciones. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Secretaria Bilinge. Acreditar el sptimo semestre de la Carrera de Administracin de Empresas o carreras afines. Dos aos de experiencia como Asistente Profesional II o puestos similares. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Discrecin en el desempeo de sus funciones. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para redactar. Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. Iniciativa. Honorable. Responsable. Honesta, accesible y honrada. Ordenada y disciplinada. Entre otras.
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DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Subdirector Tcnico II Subdirector de Auditora Interna Direccin Director de Auditora Interna Secretaria de Subdireccin Jefes Departamento de Auditoras Jefes Seccin de Auditoras Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Personal que conforma la Auditora Interna
FUNCIONES El Subdirector sustituye al Director en caso de ausencia temporal, ocupa la jerarqua inmediata inferior a la del Director, por lo que debe apoyarlo en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. Coordinar con los Jefes de Departamento la elaboracin del Plan Anual de Auditora y con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el Plan Operativo Anual y elevarlos a consideracin del Director; Elaborar la Memoria Anual de Labores con base en los Informes de Auditora, intervenciones y otras actividades, presentados por los Departamentos de Auditora y Unidad de Servicios Administrativos Internos, y elevarla a consideracin del Director; Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, la elaboracin del presupuesto anual de gastos, para la realizacin de las actividades de la Auditora durante el siguiente ao fiscal; Dar seguimiento y control a la ejecucin y cumplimiento del Plan Anual de Auditora y Plan Operativo Anual, conjuntamente con el Director; Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de Auditora y otras intervenciones, considerando los criterios de importancia relativa, revisin selectiva, administracin del riesgo, relacin costo- beneficio y estndares tcnicos desarrollados; Coordinar las Auditoras Internas en las diferentes dependencias del Ministerio, tomando en consideracin las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa;
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as como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar el uso adecuado de los recursos y su administracin; 7. 8. 9. Verificar selectivamente la documentacin y papeles de trabajo que respalde los Informes de Auditora; Mantener el registro y control de la ejecucin de las auditoras practicadas, para informacin oportuna a las autoridades competentes que la soliciten; Velar y fomentar conjuntamente con el Director por la capacitacin y profesionalizacin del recurso humano de la Auditora Interna;
10. Velar que el personal cumpla debidamente sus obligaciones, a travs del Plan Anual de Auditora y ejecucin del trabajo de auditora, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; 11. Velar porque los Auditores Internos observen el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora; 12. Asistir en representacin del Director, a comisiones y actividades que se le deleguen; 13. Autorizar documentalmente los Comprobantes nicos de Registro de Pago, por delegacin del Director. 14. Elaborar Informes Gerenciales de Auditora Interna; 15. Coordinar con los Jefes de Departamento, la elaboracin de los proyectos de Manuales de Organizacin y Funciones de Auditora Interna; as como normas, procedimientos administrativos, tcnicos y legales, que sean necesarios para incrementar en forma sostenida la eficiencia de Auditora Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideracin del Director, para su aprobacin; 16. Promover y coordinar con los Jefes de Departamento y de Unidad, la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de Auditora Interna; 17. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, para garantizar el funcionamiento eficiente de Auditora Interna; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director.
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PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro aos de experiencia como Asesor Profesional Especializado IV. Conocimientos de Auditora Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es la responsable de brindar apoyo secretarial al Subdirector de Auditora Interna, en preparacin de la agenda diaria, coordinacin de reuniones de trabajo y otras actividades concernientes al puesto. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia de la Subdireccin; Coordinar las reuniones de trabajo que realice el Subdirector de Auditora Interna; Elaborar diariamente la agenda de trabajo; Redactar y elaborar oficios, providencias, memorandos, circulares y otros documentos que sean requeridos; Archivar la documentacin que se genera en el Despacho del subdirector; Apoyar a la Asistente Administrativo de la Direccin, para llevar el registro y control del archivo permanente de la Auditora Interna; Tomar dictados taquigrficos para la elaboracin de la correspondencia y otros documentos relacionados; Actualizar el directorio de los funcionarios del Despacho Ministerial, dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, de los Ministerios y Secretaras de Estado; Atender al pblico en general que requiera informacin; Asistente Profesional II Asistente Administrativo del Despacho de la Subdireccin Direccin Subdirector de Auditora Interna Ninguno
10. Requerir, controlar y entregar materiales y tiles de oficina al subdirector; 11. Realizar otras actividades secretariales que le sean asignadas; 12. Atender al Director de Auditora Interna, en ausencia de su Asistente Administrativo;
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13. Leer y revisar el Diario de Centro Amrica, recopilando informacin relacionada con publicaciones legales; 14. Atender y efectuar llamadas telefnicas para el Despacho del subdirector; y, 15. Asistir a reuniones y sesiones de trabajo para tomar notas taquigrficas y hacer las correspondientes transcripciones. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Secretaria Bilinge. Acreditar el quinto semestre de la Carrera de Administracin de Empresas o carreras afines. Dos aos de experiencia como Secretaria Ejecutiva IV o puestos similares. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Discrecin en el desempeo de sus funciones. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para redactar. Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. Iniciativa. Honorable. Responsable. Honesta, accesible y honrada. Ordenada y disciplinada. Entre otras.
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UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS
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7.5
DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Asesor Profesional Especializado III Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Unidad de Servicios Administrativos Internos Director / Subdirector de Auditora Interna Personal que conforma la Unidad de Servicios Administrativos Internos
FUNCIONES Es el responsable de coordinar las actividades logsticas de los Despachos de Direccin y Subdireccin, Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditora Interna; as como las funciones que desempea el personal a su cargo, relacionadas con la ejecucin presupuestaria, financiero contables, compras, suministros, mantenimiento de equipo, entre otras; velando por el mximo aprovechamiento de los recursos asignados a la Auditora Interna. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. Elaborar el anteproyecto del presupuesto de egresos y el Plan Operativo Anual, de la Auditora Interna; Supervisar las actividades del personal de la Unidad a su cargo; Velar porque los procedimientos y registros contables, financieros, administrativos y computarizados, se realicen en forma eficiente y con apego a las leyes que los rigen; Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones, bienes muebles, equipo de oficina, cmputo y vehculos automotores al servicio de la Auditoria Interna; Ejercer control sobre la correcta ejecucin del presupuesto y aplicacin de los procesos relacionados a los gastos financieros, compras, contratacin de servicios, administracin de los Fondos de Caja Chica y Rotativo Interno, de conformidad con la normativa que lo regula y amparados con la documentacin respectiva; Coordinar la administracin del Fondo Rotativo Interno; Controlar el registro de cheques emitidos a travs de conciliaciones bancarias mensuales; Coordinar que los pagos autorizados por el Director, se realicen oportunamente y cumpliendo los requisitos legales;
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Velar porque exista un adecuado registro de entrada, trmite y salida de la correspondencia y expedientes a cargo de la Auditora Interna; Velar porque en la Auditora Interna, se atiendan nicamente llamadas telefnicas de ndole oficial; as como del buen funcionamiento de la planta y los telfonos internos; Coordinar y supervisar las tareas de mensajera, conductor de vehculos para transportar a los Auditores Internos o personal autorizado para realizar comisiones oficiales; Velar por el uso racional de las mquinas fotocopiadoras y su mantenimiento, implementando para el efecto los controles correspondientes; Supervisar que el Encargado de Informtica, asegure el buen funcionamiento, y actualizacin de programas y vacunas del sistema computarizado al servicio de la Auditora Interna; Certificar las fotocopias que se reproducen de la documentacin oficial resguardada en los archivos de la Auditora Interna y, otros documentos no oficiales que puedan servir de prueba o evidencia a los Auditores Internos, en la realizacin de las auditoras que se practican de acuerdo al Plan Anual de Auditoras; Velar por el buen funcionamiento de los sistemas y fortalecimiento de los controles internos, financieros, administrativos, informticos e implementarlos cuando no existan; Velar porque la Caja Fiscal se elabore correctamente y se presente oportunamente a la Contralora General de Cuentas; Elaborar cuatrimestralmente la programacin presupuestaria de la Auditora Interna, coordinar y supervisar el proceso de compras y contrataciones autorizadas por la Direccin;
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18. Atender y velar para que el personal de contabilidad, atienda y cumpla las instrucciones emanadas de la Direccin Financiera, relacionadas a la ejecucin y control del presupuesto; 19. Velar porque se elabore y actualice el inventario de los activos fijos y fungibles, la elaboracin de tarjetas de responsabilidad y resguardos por cada empleado de la Auditora Interna, debiendo presentar anualmente a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado el informe correspondiente;
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Aprobar y velar porque se ingrese en la Aplicacin de Inventarios de Activos Fijos del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB- (Inventario) los registros correspondientes a los Activos Fijos de la Auditora Interna; Ordenar y supervisar que en forma semestral, se realice el inventario de los activos fijos y bienes fungibles, as como de los CDS que contienen los programas, software, antivirus y licencias; Velar porque el Encargado del Almacn de Suministros, realice inventario en forma mensual de la existencia de tiles de oficina y materiales; as como, que el registro y control de los mismos por medio de tarjeta kardex, se encuentren actualizados, con base a las facturas, Constancias de Ingresos a Almacn y a Inventario y Requisiciones; Ingresar y aprobar dentro del Sistema de Gestin SIGES- las distintas rdenes de Compra que se generen para el pago por la adquisicin de bienes y/o servicios efectuadas por la Auditora Interna; Ingresar y aprobar en el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, el Comprobante nico de Registro -CUR- con Clase de Registro Comprometido y Devengado (Pago Nmina Mensual de Sueldos, Tiempo Extraordinario, Proveedores, FR03, Reintegros de Sueldos o Devoluciones); Proponer los proyectos de Manuales de Organizacin y Funciones de la Unidad; as como normas, procedimientos administrativos y tcnicos que sean necesarios para incrementar la eficiencia y elevarlos a consideracin del Director o Subdirector; y, Proponer la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de la Unidad a su cargo; Velar porque el personal de la Unidad a su cargo, observe el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas y Decreto No. 1748 del Congreso de la Repblica, Ley de Servicio Civil y su Reglamento; Dirigir reuniones de trabajo que se llevan a cabo con el personal de la Unidad; as como, la induccin correspondiente; Aplicar las medidas disciplinarias en los caso que proceda, al personal de la Unidad, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditora Interna; y, Realizar otras tareas asignadas por el Director o Subdirector, y todas aquellas que a la Unidad de Servicios Administrativos Internos corresponda;
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PERFIL DEL PUESTO: a) Educacin y Experiencia: Licenciado en Administracin de Empresas o carreras afines, Colegiado activo. Cuatro aos de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. Conocimientos en Administracin Financiera y Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-. Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.6 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES: Es el responsable de planificar, coordinar, dirigir, supervisar y ejecutar las actividades financiero contables de la Auditoria Interna. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. Supervisar las actividades que tiene asignadas el Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto, para un mejor desempeo de sus funciones; Realizar la actualizacin de las Tarjetas de Ejecucin Presupuestaria, y del Sistema Computarizado, con relacin a las modificaciones presupuestarias, estableciendo para el efecto los saldos reales del Presupuesto asignado a la Auditora Interna; Llevar el control y registro analtico del Presupuesto, Fondo Rotativo Interno y Caja Chica; Codificar los artculos que vienen detallados en las facturas de las compras realizadas por medio de cheques, de acuerdo al Manual de Clasificaciones Presupuestarias; Elaboracin de cheques para pago a proveedores y de las compras autorizadas por el Despacho de la Direccin; Recibir facturas, Constancias de Ingreso a Almacn y a Inventario; Apertura del Fondo Rotativo Interno asignado a la Auditora Interna, por medio de las Tarjetas de Ejecucin Presupuestaria autorizadas por la Contralora General de Cuentas; Elaboracin y presentacin ante la Contralora General de Cuentas de la forma 200-A-3, Caja Fiscal; Elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto y Plan Operativo Anual, -POA-; Elaborar la Forma FR03 Documento de Rendicin de Fondo Rotativo, para solicitar el reintegro ante la Direccin Financiera; Asesor Profesional Especializado I Encargado de Contabilidad y Presupuesto Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Unidad de Servicios Administrativo Internos Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto
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11. 12. 13.
Elaboracin de Nminas y Ordenes de Compra, pago de tiempo extraordinario; Actualizar el archivo de los reintegros recibidos del Fondo Rotativo Interno, as como de los documentos de soporte debidamente foliados de las Cajas Fiscales; Programar y coordinar con el Encargado de Almacn y Suministros y el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, las distintas compras autorizadas por los Despachos de la Direccin y Subdireccin de Auditora Interna; Elaborar listado de retenciones del Impuesto Sobre la Renta (I.S.R.) de los trabajadores de la Auditora Interna afectos, para remitirlos al Departamento de Nminas y Salarios de la Direccin de Recursos Humanos; Liquidar el Fondo Rotativo Interno, ante la Direccin Financiera y cierre de las Tarjetas de Ejecucin Presupuestaria; Participar en las reuniones que promueven las Direcciones de este Ministerio, en relacin a normas y lineamientos para la Ejecucin Presupuestaria; Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el pago de la habilitacin de libros, hojas movibles, tarjetas Kardex, Tarjetas de responsabilidad, de Activos Fijos, Tarjetas de Control Presupuestario, ante la Contralora General de Cuentas; Proporcionar a los proveedores, el Comprobante de Retencin del Impuesto Sobre la Renta por los servicios prestados a la Auditora Interna, los cuales son generados en el Sistema de Gestin SIGES-; (RETEN IVA-SAT); Elaborar transferencias dentro del Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- y gestionarlas ante la Direccin Financiera, para su respectiva aprobacin; Colaborar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, en la prctica del Inventario de Activos Fijos, Fungibles y Suministros de Almacn; Rendir informes sobre la Ejecucin Presupuestaria (Programacin Financiera Indicativa Anual, Cuatrimestral, Mensual y Cuota no Devengada), a la Direccin Financiera; Previa autorizacin del Director o Subdirector, realizar los trmites necesarios para incrementos, transferencias y creaciones de renglones presupuestarios, dentro del Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-; Solicitar ante El Crdito Hipotecario Nacional, la chequera para el manejo de la cuenta monetaria de la Auditora Interna; Emitir cheques para la reposicin del Fondo de Caja Chica;
14.
15. 16. 17.
18.
19. 20. 21.
22.
23. 24.
29
25.
Ordenar y distribuir los documentos de soporte, segn rengln de gastos para la elaboracin del listado para reintegro del Fondo Rotativo, previo a la solicitud de reintegro; Elaborar oficios para el acreditamiento en cuentas bancarias personales, de los empleados de la Auditora Interna, para el pago de tiempo extraordinario; Elaborar en forma mensual, la Ejecucin de la Produccin de Bienes y Servicios y presentarla ante la Direccin Financiera; Elaborar y solicitar Comprobante nico de Registro CUR- con Clase de Registro Comprometido y/o Devengado; as mismo, generar reportes para la obtencin de las firmas respectivas; Generar y aprobar el Comprobante nico de Registro CUR- con Clase de Registro Comprometido y Devengado (Pago Nmina Mensual de Sueldos, Tiempo Extraordinario, Proveedores, FR03, Reintegros de Sueldos o Devoluciones); Elaborar otros informes requeridos por la Direccin Financiera del Ministerio de Finanzas Pblicas; Archivar ordenadamente la correspondencia que ingresa y egresa a la Seccin de Contabilidad y Presupuesto; Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Direccin y Subdireccin;
26. 27. 28.
29.
30. 31. 32.
PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditora, Colegiado activo. Tres aos de experiencia en puestos similares. Conocimientos en el rea de Presupuesto, Administracin Financiera, Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF-, Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, Sistema de Gestin -SIGES-, GUATECOMPRAS y Contabilidad Gubernamental. Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Capacidad de anlisis. Iniciativa.
b)
30
Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.7 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de apoyar en el desarrollo de actividades relativas a la prctica presupuestaria, financiera y contable de la Auditora Interna. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Llevar en forma eficiente el control y registro del Fondo de Caja Chica; Efectuar pagos por medio del Fondo de Caja Chica, de los compromisos de la Auditora Interna; Registrar en el Libro Auxiliar, las facturas pagadas con cargo al Fondo de Caja Chica; Dar seguimiento al trmite de las rdenes de compra, fondo rotativo, tiempo extraordinario y transferencias en la Direccin Financiera; Archivar ordenadamente copia de las rdenes de compra a proveedores, otras remuneraciones por tiempo extraordinario al personal y Listados de (FR-03) cuyo trmite ha sido concluido; Apoyar en la elaboracin del anteproyecto de presupuesto y plan operativo anual -P.O.A.; Listar los comprobantes de gastos pagados con cargo al Fondo de Caja Chica y, solicitar al Contador el reintegro correspondiente; Apoyar en la liquidacin del Fondo Rotativo Interno ante la Direccin Financiera y cierre de tarjetas presupuestarias; Apoyar en la apertura del Fondo Rotativo Interno, asignado a la Auditora Interna, por medio de las tarjetas presupuestarias autorizadas por la Contralora General de Cuentas; Mantener actualizado el archivo de los listados de los reintegros del Fondo de Caja Chica; Asistente Profesional I Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe de Contabilidad y Presupuesto Ninguno
6. 7. 8. 9.
10.
32
11.
Codificar los artculos que vienen detallados en las facturas por compras realizadas por medio del Fondo de Caja Chica, de acuerdo al Manual de Clasificacin Presupuestaria; Participar en las reuniones que promuevan las autoridades de este Ministerio en relacin a normas y lineamientos para la ejecucin presupuestaria; Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el pago en concepto de habilitacin de libros y hojas movibles, tarjetas kardex, tarjetas de responsabilidad de activos fijos, tarjetas de ejecucin presupuestaria de la Auditora Interna ante la Contralora General de Cuentas; Apoyar al Jefe de Contabilidad y Presupuesto en la elaboracin de formularios de retenciones del Impuesto Sobre la Renta, por los servicios prestados a la Auditora Interna; Realizar las conciliaciones bancarias de las cuentas registradas en El Crdito Hipotecario Nacional; y, Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Direccin y Subdireccin.
12. 13.
14.
15. 16.
PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Quinto semestre de la Licenciatura de Contador Pblico y Auditor. Perito Contador. Un ao de experiencia como Tcnico Profesional III en la especialidad que el puesto requiera. Conocimientos en el rea de Presupuesto, Administracin Financiera, Sistema Integrado de Administracin Financiera -SIAF-, Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN WEB-, Sistema de Gestin -SIGES-, GUATECOMPRAS y Contabilidad Gubernamental. Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
b)
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7.8 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de realizar actividades relacionadas con la atencin de todos los requerimientos de compras autorizados por el Despacho de la Direccin y Subdireccin de la Auditora Interna. Sus funciones son las siguientes 1. Revisar, clasificar y programar las compras autorizadas en la Forma SCMCS/MFP/005 Solicitud de Compra de Materiales, Suministros y/o Contratacin de Servicios, autorizadas por los Despachos de la Direccin y Subdireccin de la Auditora Interna; Presentar a la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, el sumario de cotizaciones de las empresas participantes en el evento, cuando la compra sea mayor de Q. 500.00. Cuando el costo del producto o servicio a adquirir sea menor a dicha cantidad, la compra ser directa; En compras directas, solicitara el efectivo al Auxiliar de Contabilidad y Presupuesto, a quien le firmara el vale correspondiente, el cual liquidara en el plazo establecido, presentando la factura correspondiente; as mismo, realizar el mismo procedimiento con el Jefe de Contabilidad y Presupuesto, cuando la compra se efectu por medio de cheque; Efectuada la compra, trasladar fotocopia de la factura juntamente con el bien o suministro, al Encargado de Almacn de Suministros para el ingreso respectivo; Cuando la adquisicin sea un Activo Fijo o un Bien Fungible, deber de informar al Encargado de Inventario para que se proceda a la asignacin del nmero de inventario correspondiente; En los casos que el costo del bien o servicio a adquirir exceda la cantidad de Q. 3,000.00, proceder a realizar la Orden de Compra correspondiente, dentro del Sistema de Gestin, -SIGES-; y, Asistente Profesional III Encargado de Compras Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Ninguno
2.
3.
4. 5.
6.
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7.
Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Direccin y Subdireccin.
PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Sptimo semestre aprobado o su equivalente en cursos de una carrera universitaria en el campo de la Administracin; Acreditar un ao de experiencia como Tcnico Profesional III; Acreditar cuatro aos de experiencia en labores de programacin y anlisis de sistemas que incluya un ao de supervisin de personal; Slidos conocimientos en el rea de Presupuesto, Administracin Financiera, Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF-, Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN- , Sistema de Gestin SIGES-, GUATECOMRPAS y Contabilidad Gubernamental; y Dos aos de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto. Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
b)
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7.9 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de realizar tareas o actividades relacionadas con la administracin, registro y control de los suministros, mobiliario de oficina y equipo de cmputo que adquiera la Auditora Interna. Sus funciones son las siguientes 1. 2. 3. Recibir los suministros, verificando las especificaciones de los mismos con base a las facturas y requerimientos, as como almacenarlos adecuadamente; Elaborar la Forma 1-H Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario y recabar las firmas respectivas; Registrar en las tarjetas de control de existencias (Kardex), la adquisicin de los suministros, mobiliario y equipo, realizando para el efecto una tarjeta por cada producto; Revisar tarjetas Kardex, para establecer saldos de existencias fsicas y determinar necesidades de compra; Archivar facturas, requisiciones, formularios de ingreso a almacn y tarjetas kardex, para mantener en orden dichos documentos; Efectuar limpieza a los suministros existentes en el almacn; Mantener actualizado el control y registro de los suministros existentes en el almacn, tanto en tarjetas Kardex como del Sistema Computarizado; Verificar el estado de las estanteras donde se ubican los suministros, para la seguridad y preservacin de los mismos, procurando su buen estado y funcionamiento; Practicar inventario fsico a los suministros existentes en el almacn, en coordinacin con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos; Asistente Profesional III Encargado de Almacn de Suministros Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Ninguno
4. 5. 6. 7. 8.
9.
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10.
Atender el despacho de las requisiciones de suministros presentadas por el personal de la Auditora Interna, previa autorizacin del Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos; Registrar en las tarjetas de control de existencias, los descargos de los materiales y suministros despachados; Solicitar la compra de suministros para mantener niveles de existencia adecuados en el almacn, en coordinacin con los Jefes de Contabilidad y Presupuesto y de la Unidad de Servicios Administrativos Internos; Coordinar con el Encargado de Inventario, la grabacin del cdigo correlativo del control de Activos Fijos y Bienes Fungibles que ingresan a Almacn; Participar en reuniones de trabajo con personal de otras dependencias, para unificar criterios, tendentes a implantar mejores controles de existencias de materiales y suministros; y, Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Direccin y Subdireccin.
11. 12.
13. 14.
15.
PERFIL DEL PUESTO: a) Educacin y Experiencia: Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al sexto semestre de la carrera de Contadura Pblica y Auditoria. Un ao de experiencia como Asistente Profesional II o Jefe Tcnico Profesional II, en la especialidad que el puesto requiera. Slidos conocimientos en el manejo y registro de suministros. Dos aos de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto. Acreditar cursos de capacitacin y adiestramiento en aspectos contables y control de suministros.
b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.10 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de realizar actividades relacionadas con la administracin, registro y control de los Activos Fijos y Fungibles de la Auditora Interna. Sus funciones son las siguientes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Revisar fsicamente los activos fijos y fungibles, asignados al personal de la Auditora Interna; Mantener actualizados los libros generales de inventario de Activos Fijos y Bienes Fungibles; Mantener actualizadas las tarjetas de responsabilidad y resguardos de cada uno de los colaboradores de la Auditora Interna; Presentar anualmente el informe de Activos Fijos a las Direcciones de Bienes del Estado y Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas; Practicar semestralmente inventario fsico, de todos los bienes al servicio de la Auditora Interna; Revisar la codificacin de los Activos Fijos y Fungibles de la Auditora Interna, con el fin de mantenerla visible, para su fcil localizacin; Realizar las alzas y bajas en el libro auxiliar de los Activos Fijos y reportarlas a la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas; Atender los cargos y descargos de los Activos Fijos que solicitan los colaboradores de la Auditora Interna; Coordinar con el Encargado de Almacn de Suministros, la asignacin del los nmeros de inventario que le corresponden a los Activos Fijos, previo a que el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, autorice el despacho en el formulario de Requisicin de Utiles de Oficina y Suministros; Asistente Profesional III Encargado de Inventario Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Ninguno
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10. 11.
Coordinar con el Encargado de Informtica los cargos y descargos del equipo de cmputo; Reportar al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, los Activos Fijos y Fungibles que se encuentran en mal estado, para su pronta reparacin, si es el caso, gestionar la baja correspondiente; Participar en las actas de entrega, cuando algn colaborador de la Auditora Interna, se retira del Ministerio de Finanzas Pblicas; Coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, los movimientos internos de los Activos Fijos y Fungibles, para mejorar su ubicacin; Realizar gestiones inherentes al cargo ante la Contralora General de Cuentas; Extender finiquitos, cuando los colaboradores de la Auditora Interna, se retiren del Ministerio de Finanzas Pblicas; Asistir a las reuniones de trabajo programadas por las Direcciones: de Contabilidad del Estado, Financiera, Bienes del Estado y Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF); Mantener debidamente archivados todos los documentos que se formularon en las gestiones de alzas, bajas y adquisicin de los Activos Fijos al servicio de la Auditora Interna; Resguardar y controlar el equipo de cmputo que se encuentra en bodega; Mantener control cruzado con el Encargado de Informtica, sobre el equipo de cmputo; Resguardar fsicamente y controlar las licencias originales de software; Realizar inventario fsico del equipo de cmputo en coordinacin con el Encargado de Informtica; Mantener actualizadas las leyes que se relacionan con la administracin de Activos Fijos; Previo a que el Sistema de Inventario en el SICOIN-WEB, proporcione el nmero de inventario, este se le asignar al resguardo de los colaboradores de la Auditora Interna, y luego se marcar en los Activos Fijos asignados; y, Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Direccin y Subdireccin.
12. 13. 14. 15. 16.
17.
18. 19. 20. 21. 22. 23.
24.
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PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Poseer el sptimo ciclo aprobado o su equivalente en cursos de una carrera universitaria en el campo de la Administracin; Acreditar un ao de experiencia como Tcnico Profesional III; Acreditar cuatro aos de experiencia en labores de programacin y anlisis de sistemas que incluya un ao de supervisin de personal; Slidos conocimientos en el rea de Presupuesto, Administracin Financiera, Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF-, Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN- , Sistema de Gestin SIGES- y Contabilidad Gubernamental; y Dos aos de experiencia en tareas relacionadas con la especialidad del puesto. Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
b)
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7.11 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de brindar asesora y apoyo al personal de la Auditoria Interna, sobre la utilizacin de Sistemas Informticos. Sus funciones son las siguientes 1. Brindar soporte a los usuarios del Sistema Informtico, en cuanto a instalacin, configuracin y mantenimiento del software instalado en el equipo al servicio de la Auditora Interna; Asesorar al personal en aspectos relacionados al uso del software y hardware; Supervisar el uso y manejo del equipo de cmputo; Dar mantenimiento preventivo al equipo de cmputo de la Auditora Interna; Realizar copias de seguridad (BACKUP) de las bases de datos instaladas; Instalar antivirus al equipo de cmputo que resulta con daos; Diagnstico, reparacin o reemplazo del equipo de cmputo daado; Mantener actualizadas las bases de datos de control de equipo de cmputo; Apoyar a los Departamentos de Auditorias Financieras y Administrativas y de Procesos de acuerdo al Plan Anual de Auditora; Elaborar bases de datos para controles administrativos y de auditoras; Participar en juntas de cotizacin integradas para la compra de equipo de cmputo; Realizar actualizaciones de software instalados en los equipos de cmputo; Coordinar con el Encargado de Inventario los cargos y descargos de equipo de cmputo; Jefe Tcnico Profesional en Informtica Encargado de Informtica Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Ninguno
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
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13. 14. 15. 16. 17.
Mantener control cruzado con el Encargado de Inventario, sobre el equipo de cmputo; Realizar inventario fsico del equipo de cmputo en coordinacin con el Encargado de Inventario; Solicitar y coordinar con el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos la compra de accesorios internos y externos para el equipo de cmputo; Colaborar en el desarrollo de presentaciones, creacin de diapositivas y preparacin de herramientas de apoyo; Llevar control de usuarios de acceso a las diferentes aplicaciones instaladas en los sistemas: Integrado de Administracin Financiera SIAF-, de Contabilidad Integrada SICOIN-, de Nminas, entre otros; Capacitar o instruir al usuario herramientas informticas; Analizar, disear, solicitados; elaborar e final en la utilizacin programas de y/o algunas sistemas
18. 19. 20. 21.
implementar
Brindar apoyo a los distintos Departamentos y Secciones que conforman la Auditora Interna, cuando el servicio lo requiera; y, Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Direccin y Subdireccin.
PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Poseer el sptimo ciclo aprobado o su equivalente en cursos de una carrera universitaria en el campo de la informtica o computacin; Acreditar un ao de experiencia como Tcnico Profesional en Informtica IV; Acreditar cuatro aos de experiencia en labores de programacin y anlisis de sistemas que incluya un ao de supervisin de personal; Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas.
b)
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Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.12 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de ejecutar tareas que requieren la aplicacin de conocimientos tcnicos generales en recepcin, manejo de documentos, expedientes oficiales y otros documentos que son remitidos a la Auditoria Interna, llevando para el efecto un estricto control de su ingreso, traslado y egreso. Sus Funciones son las siguientes: 1. 2. 3. Brindar atencin al pblico resolviendo consultas relacionadas con documentos y expedientes que se encuentran en trmite o fueron resueltos en la Auditoria Interna; Aceptar los expedientes y documentos oficiales y otros que son remitidos a la Auditoria Interna, sellando de recibido y anotando nmero de control interno; Registra los expedientes y documentos en el Sistema Computarizado, previo a su traslado para el trmite respectivo, de acuerdo a la naturaleza del asunto identificado en los mismos; Analizar el contenido de los expedientes, documentos y correspondencia remitidos a la Auditora Interna, para la elaboracin de la boleta de traslado interno a los diferentes Departamentos, Secciones y Unidad que corresponda; Archivar la documentacin generada por el trmite de los expedientes ingresados a la Auditora Interna; Numerar y controlar el correlativo de providencias para evacuar documentos y expedientes; asimismo, elaborar los conocimientos en el libro autorizado por la Contralora General de Cuentas, para el traslado de los mismos a otras Dependencias de este Ministerio; Controlar en el Sistema Computarizado y dar seguimiento a oficios, providencias y otros documentos que se elaboran en la Auditora Interna, remitidos a otras Dependencias, Ministerios, Instituciones, etc; Tcnico III Encargado de Informacin y Recepcin de Documentos. Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Unidad de Servicios Administrativo Internos Ninguno
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5. 6.
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8. 9. 10. 11. 12.
Llevar registro y archivo de informes de auditoras tcnicos y gerenciales, emitidos por los Departamentos de Auditoras Financieras y Administrativas y de Procesos; Emitir informes mensuales relacionados con el ingreso y egreso de expedientes y correspondencia; Brindar apoyo a los distintos Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditora Interna, cuando el servicio lo requiera; Atender la planta telefnica; y, Otras funciones asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de la Direccin y Subdireccin.
PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Acreditar ttulo o diploma de una carrera de nivel medio. Seis meses de experiencia como Tcnico II, en la especialidad que el puesto requiera. Un ao de experiencia en tareas relacionadas con el manejo de documentacin tcnica. Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de Software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
b)
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7.13 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de llevar control y custodia de la documentacin oficial que se encuentra archivada y proporcionar informacin oportuna que requiera el personal de la Auditora Interna, as como atender solicitudes de otras Dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Recopilar, revisar y clasificar las Leyes que son publicadas en el Diario de Centro Amrica; Recibir y archivar la documentacin remitida por los Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditora Interna; Clasificar la documentacin que ingresa al archivo de acuerdo al ordenamiento establecido; Llevar el registro y control de la documentacin archivada, a efecto de disponer de la misma en el menor tiempo posible, cuando sta sea solicitada; Elaborar oficios, providencias y reportes para trasladar la informacin solicitada por los Despachos y Departamentos de la Auditora Interna; Trasladar documentos para fotocopiar, de acuerdo a los requerimientos de reproduccin; Coordinar la encuadernacin de los documentos que quedarn archivados para futuras consultas; Revisar y foliar los archivadores, que contienen documentos oficiales que pertenecen a los Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditora Interna para su consulta; Elaborar y estampar afiches a los archivadores, para identificarlos por la clase de documento que se encuentran clasificados dentro de los mismos; Asistente Profesional III Encargado de Archivo Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Ninguno
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Resguardar y custodiar los documentos oficiales que se encuentran en el Archivo General; Ordenar por Departamento, todos los documentos que ingresan al Archivo General; Permitir la consulta de la recopilacin de Leyes al personal de la Auditora Interna; Mantener en buenas condiciones la higiene en el Archivo General; Mantener en buenas condiciones los documentos que existen en el Archivo General; Llevar estricto control del ingreso y egreso de documentos que se requieren para su consulta; Realizar las gestiones ante el Despacho del Director de Auditora Interna, a travs de la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, para obtener la autorizacin legal, previo a la destruccin de los documentos vencidos de acuerdo al perodo establecido en la Ley de la materia; Destruir la documentacin oficial vencida o prescrita y entregarla a la Direccin de Servicios Administrativos del Ministerio de Finanzas Pblicas; Brindar apoyo a los distintos Departamentos, Secciones y Unidad, que conforman la Auditora Interna, cuando los mismos lo requieran; y, Otras funciones y actividades que le sean asignadas por la Jefatura de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y por los Despachos de Direccin y Subdireccin.
17. 18. 19.
PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Acreditar haber aprobado los cursos equivalentes al sexto semestre de una carrera universitaria afn al puesto. Seis meses de experiencia como Asistente Profesional II o Jefe Tcnico Profesional II, en la especialidad que el puesto requiera; o, Un ao de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. Otros Requisitos: Excelentes relaciones humanas. Conocimientos de Archivo Habilidad para trabajar en equipo. Iniciativa.
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Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Conocimientos de Sistemas Computarizados. Analtico. Entre otras.
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7.14 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de ejecutar tareas relativas al traslado de la documentacin oficial a Dependencias del Ministerio y otras Instituciones. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. Distribuir correspondencia, expedientes y cualquier otro documento oficial, dentro y fuera de la Auditora Interna; Atender el servicio de reproduccin de fotocopias; Recoger los Diarios de Centro Amrica en la Tipografa Nacional y distribuirlos entre los Despachos de Direccin, Subdireccin y Departamentos de la Auditora Interna; Hacer limpieza en el Despacho de la Direccin y Subdireccin de Auditora Interna y de las oficinas en general; Cambiar garrafones de agua pura en los oasis, para el consumo del personal de la Auditora Interna; Velar por la limpieza de los oasis de agua pura; Lavar y mantener limpios los utensilios empleados en el servicio de caf de la Direccin y Subdireccin; Dar mantenimiento y cuidado a las plantas ornamentales ubicadas dentro y fuera de la Auditora Interna; Colaborar en tareas auxiliares de oficina; Rendir informe mensual de la cantidad de fotocopias reproducidas, adjuntando los vales de autorizacin correspondientes; y, Otras tareas relacionadas con el puesto que le sean encomendadas. Trabajador Operativo IV Mensajero Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Ninguno
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
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PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Haber aprobado sexto ao de educacin primaria. Acreditar tres aos de experiencia en labores de mensajera. b) Otros Requisitos: Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.15 DESCRIPCIN DEL PUESTO Titulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable del cuidado y mantenimiento de los vehculos automotores al servicio de la Auditoria Interna, los cuales son empleados para el traslado de su personal; as como, la distribucin de la documentacin oficial a los diferentes Ministerios e Instituciones, entre otros. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Atender las instrucciones directas del Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos; Velar por la limpieza y buen funcionamiento de los vehculos al servicio de la Auditoria Interna; Revisar el funcionamiento, y niveles de lubricantes, etc.; Solicitar combustible para proveer a los vehculos automotores; Efectuar reparaciones sencillas y reportar al Jefe de la Unidad de Servicios administrativos Internos, los desperfectos que requieran atencin especial; Reportar al Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos, cualquier desperfecto mecnico que afecte el buen funcionamiento de los vehculos automotores al servicio de la Auditora Interna; Controlar el consumo de combustible y lubricantes de los vehculos, llevando registro de los kilmetros recorridos por los mismos, con el fin de darle mantenimiento en el tiempo programado; Transportar personal de la Auditora Interna, las comisiones oficiales; a los lugares en los que se realizan Trabajador Operativo IV Conductor de Vehculos Unidad de Servicios Administrativos Internos Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos Ninguno
7.
8. 9.
Transportar personal de la Auditora Interna a sus residencias, despus de laborar jornada extraordinaria;
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10. 11.
Entregar documentos oficiales y correspondencia a las diferentes Instituciones Estatales o privadas; y, Atender otras comisiones que le sean asignadas por los Despachos de Direccin y Subdireccin de Auditoria Interna. la
PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Acreditar un ao de experiencia como Trabajador Operativo III en la especialidad de conductor de vehculos y haber aprobado el sexto ao de educacin primaria; o haber aprobado el cuarto ao de educacin primaria y acreditar tres aos como conductor de vehculos. Poseer licencia de conducir profesional. Otros Requisitos: Excelentes relaciones humanas. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. Discrecin en el desempeo de sus funciones. Entre otras.
b)
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DEPARTAMENTO DE AUDITORIAS FINANCIERAS
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7.16 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Asesor Profesional Especializado IV Jefe Departamento de Auditoras Financieras Departamento de Auditoras Financieras Director y Subdirector de Auditora Interna Jefe Seccin de Auditoras Financieras Jefe Seccin de Auditoras Especiales Secretaria del Departamento Auditores Internos que conforman el Departamento de Auditoras Financieras
FUNCIONES Es el responsable de planificar y coordinar las Auditoras Financieras y Especiales de conformidad con el Plan Anual de Auditora, tomando en consideracin las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras disposiciones legales aplicables. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. Elaborar el Plan Anual de las Auditoras Financieras y Especiales a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; Supervisar el cumplimiento de las Auditoras Financieras y Especiales, de conformidad con el Plan Anual de Auditoras; Aprobar los Programas de cada Auditora; Velar y coordinar la realizacin de las auditoras e intervenciones siguientes: 4.1 4.2 Auditoras Financieras en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas; Auditoras Especiales, Fondos Especiales (Privativos), Fideicomisos, Deuda Pblica, Prstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Intervenciones, tales como: entrega y recepcin de cargos de funcionarios pblicos y otros que lo ameriten; impresin de formularios que conlleven recepcin de fondos y otros con caractersticas especiales, a solicitud de las dependencias con el visto bueno del Despacho Ministerial;
4.3
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4.4
Evaluacin del proceso productivo, practicar auditoras a la produccin y existencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; as como, participar en la destruccin de las mismas que se encuentren fenecidas, segn mandato para la Exdireccin de Inspecciones Fiscales, establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92.
5. 6. 7. 8.
Coordinar la realizacin de Auditoras Financieras y Especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; Presentar al Despacho de la Direccin o Subdireccin los Informes de las Auditoras ejecutadas, para su aprobacin; Establecer y mantener el registro y control de la ejecucin de las auditoras practicadas, para informacin oportuna a las autoridades que las soliciten; Proponer los proyectos de Manuales de Organizacin y Funciones de Auditora Interna; as como normas, procedimientos administrativos, tcnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditora Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideracin del Director o Subdirector; Proponer la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras Financieras y Especiales a cargo del Departamento;
9.
10. Velar que el personal del Departamento cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditora y ejecucin del trabajo de auditora, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables; 11. Velar porque los Auditores Internos del Departamento, observen el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora; 12. Dirigir reuniones de trabajo que se llevan a cabo con el personal del Departamento; 13. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas y Jefes de las Secciones de Auditoras Financieras y Especiales; 14. Revisar Nombramientos, Informes de Auditora y correspondencia relacionada con el Departamento, y elevarlos al Despacho del Director o Subdirector para su consideracin y aprobacin; 15. Elaborar informes gerenciales de Auditora Interna;
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16. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, al personal del Departamento, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditora Interna; 17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director o Subdirector de Auditora Interna. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Dos aos de experiencia como Asesor Profesional Especializado III. Conocimientos de Auditora Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.17 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es la responsable de realizar las labores secretariales, que requieren el dominio y experiencia en la toma y transcripcin de dictados taquigrficos, mecanografa y manejo de equipo de oficina, tcnicas de archivo y redaccin de correspondencia. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar correspondencia del Departamento; Preparar y llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de carcter oficial; Elaborar nombramiento, redactar y mecanografiar correspondencia de conformidad con las instrucciones recibidas; Tomar dictados taquigrficos para elaborar correspondencia y otros documentos; Leer y revisar el Diario de Centro Amrica, recopilando informacin sobre leyes, reglamentos y otros, relacionados con el quehacer del Ministerio de Finanzas Pblicas; Llevar registro y control correlativo de nombramientos, informes de auditora, informes gerenciales, providencias, oficios y otra documentacin oficial relacionada; Organizar y mantener actualizado el archivo del Departamento; Llenar mecanogrficamente formularios impresos; Brindar apoyo secretarial a los Jefes de Seccin; Secretaria Ejecutiva IV Secretaria del Departamento de Auditoras Financieras Departamento de Auditoras Financieras Jefe Departamento de Auditoras Financieras Ninguno
6.
7. 8. 9.
10. Servir de apoyo en actividades secretariales a otros Departamentos, cuando sea requerido; 11. Brindar apoyo secretarial a los Auditores Internos;
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12. Realizar otras tareas afines que se le encomienden; 13. Digitar dictmenes, informes, programas de auditora y otros documentos que se elaboran en el Departamento; 14. Requerir, controlar y entregar materiales y tiles de oficina al personal del Departamento; 15. Atender llamadas telefnicas relacionadas a la actividad del Departamento; y, 16. Otras tareas que le asigne el Jefe de Departamento y Seccin. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Secretaria Bilinge o Comercial. Dos aos de experiencia como Secretario Ejecutivo III o puestos similares. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Discrecin en el desempeo de sus funciones Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para redactar. Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. Iniciativa. Honorable. Responsable. Honesta, accesible y honrada. Ordenada y disciplinada. Entre otras.
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7.18 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Asesor Profesional Especializado III Jefe Seccin de Auditoras Financieras Departamento de Auditoras Financieras Jefe Departamento de Auditoras Financieras Auditores Internos que conforman la Seccin de Auditoras Financieras
FUNCIONES Es el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditoras Financieras de conformidad con el Plan Anual de Auditoras; as como apoyar al Jefe del Departamento, en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. Elaborar en coordinacin con el Jefe de Departamento, el Plan Anual de las Auditoras Financieras a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; Revisar los Programas de Auditora y Cuestionarios de Control Interno, elaborados por los Auditores Internos, para cada auditora a realizarse; Coordinar y supervisar la realizacin de las Auditoras Financieras en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, y velar porque las mismas se efecten observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como, otras leyes aplicables; Velar porque se audite peridicamente en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, la ejecucin presupuestaria, sus registros y operaciones contables; as como, la administracin del Fondo Rotativo Interno; Supervisar que en las Auditoras Financieras, se realice lo siguiente: 5.1 Evaluar el control interno de las operaciones financieras, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementacin de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; Efectuar arqueos de Caja Chica e integracin del Fondo Rotativo Interno de las dependencias de este Ministerio; Verificar conciliaciones bancarias;
4.
5.
5.2 5.3
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5.4 5.5 6. 7.
Verificar las compras de materiales, suministros, bienes y contratacin de servicios; y, Verificar las operaciones de las Cajas Fiscales.
Supervisar las Auditoras Financieras en casos especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; Presentar al Jefe del Departamento, los Informes de las Auditoras ejecutadas, para su consideracin y elevarlo al Despacho del Director o Subdirector para su aprobacin; Proponer en coordinacin con el Jefe del Departamento, los proyectos de Manuales de Organizacin y Funciones de Auditora Interna; as como normas, procedimientos administrativos, tcnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditora Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideracin del Director o Subdirector; Proponer en coordinacin con el Jefe del Departamento, la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras Financieras;
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10. Supervisar que el personal de la Seccin, cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditora y ejecucin del trabajo de auditora, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables; 11. Supervisar que los Auditores Internos de la Seccin, observen el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora; 12. Realizar induccin a los Auditores Internos, sobre las reas a auditar; 13. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos; 14. Revisar papeles de trabajo y la documentacin que respalde los hallazgos establecidos en las auditoras; as como, las actas administrativas e Informes de Auditora; 15. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias de este Ministerio, Director, Subdirector, Jefe de Departamento y Auditores Internos; 16. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, a los Auditores Internos, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditora Interna;
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17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; 18. Sustituir al Jefe de Departamento, en caso de ausencia; y, 19. Realizar otras tareas asignadas por el Director, Subdirector y Jefe de Departamento. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro aos de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. Conocimientos de Auditora Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.19 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de la verificacin, evaluacin y anlisis de los registros y operaciones contables y financieras que realizan las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, con el propsito de que los recursos asignados sean administrados con eficacia, eficiencia y economa, asegurando que su utilizacin est orientada a alcanzar los objetivos y metas propuestos dentro del marco de polticas institucionales para promover, un proceso transparente y efectivo de rendicin de cuentas. Sus funciones son las siguientes: 1. Realizar auditoras financieras en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas y otras actividades que le sean asignadas, mediante nombramiento emitido por el Jefe de Departamento, con el visto bueno del Director o Subdirector; Realizar las auditoras observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar la adecuada administracin de los recursos asignados; Elaborar los Programas de Auditora y Cuestionarios de Control Interno, de conformidad con las operaciones contables, financieras y legales, acordes a cada auditora y trasladarlos al Jefe de Seccin para su revisin; Realizar en las Auditoras Financieras, lo siguiente: 4.1 Generar de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, de Gestin -SIGES- y GUATECOMPRAS, los reportes que considere necesario para la auditora a realizarse; Evaluar y analizar el control interno de las operaciones contables y financieras, identificando reas crticas que requieren un examen profundo; as como determinar su grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo y Asesor Profesional Especializado I Auditor Interno de la Seccin de Auditoras Financieras Departamento de Auditoras Financieras Jefe Seccin de Auditoras Financieras y Jefe Departamento de Auditoras Financieras Ninguno
2.
3.
4.
4.2
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recomendar la implementacin de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 4.3 4.4 Comprobar que todos los registros contables y financieros se realicen oportunamente; Efectuar arqueos de Caja Chica e integracin del Fondo Rotativo Interno de las dependencias de este Ministerio; as como verificar los registros, las liquidaciones correspondientes y que la documentacin de respaldo en original, llene los requisitos legales; Verificar libros de bancos, cheques, estados de cuentas y conciliaciones bancarias; Verificar la ejecucin presupuestaria, sus registros y operaciones contables; Verificar que las compras de materiales, suministros, bienes y contratacin de servicios, llenen los requisitos legales; Verificar las operaciones de las Cajas Fiscales con los registros, documentos y libros, segn los ingresos y egresos existentes y las cuentas que se utilizan; Verificar que las personas objeto de fiscalizacin, cumplan con las disposiciones legales vigentes en el desempeo de sus funciones y atribuciones;
4.5 4.6 4.7 4.8 4.9
4.10 Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que permitan fundamentar razonablemente los hallazgos que formule respecto a la dependencia auditada; 4.11 Elaborar papeles de trabajo que documenten y respalden la auditora realizada; 4.12 Comunicar durante el desarrollo de la auditora, a las autoridades de la dependencia y al personal responsable, las deficiencias establecidas, con el propsito que implementen las recomendaciones en forma oportuna; y, 4.13 Verificar la implementacin de las recomendaciones formuladas, durante el desarrollo de la auditora. 5. Presentar al Jefe de Seccin, los informes de las Auditoras ejecutadas, para su revisin, observando la estructura y contenido que se especifican en el Manual de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa, emitidas por la Contralora General de Cuentas; as como, especificar las recomendaciones atendidas, en proceso, parcialmente atendidas y no atendidas;
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6.
Ejecutar sus funciones con apego a las polticas, metodologas, procedimientos y normas tcnicas que emitan los Jefes de Seccin y Departamento para alcanzar el grado de eficiencia, eficacia y economa en los resultados de los trabajos asignados; Mantenerse actualizado respecto de las leyes, reglamentos, disposiciones y pronunciamientos tcnicos, que tengan relacin con el desempeo de sus funciones; Emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sin dejar de observar cortesa, prudencia y compostura en sus actuaciones, debido a la representacin y las funciones que ejerce. Debe evitar polmicas con los auditados, concretndose al cumplimiento de su cometido de acuerdo con la Ley, en sus atribuciones; Observar el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora;
7. 8.
9.
10. Proponer la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras Financieras; 11. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 12. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Seccin, Jefe de Departamento, Director o Subdirector. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro aos de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. Conocimientos de Auditora Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.20 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Asesor Profesional Especializado III Jefe Seccin de Auditoras Especiales Departamento de Auditoras Financieras Jefe Departamento de Auditoras Financieras Auditores Internos que conforman la Seccin de Auditoras Especiales
FUNCIONES Es el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditoras Especiales de conformidad con el Plan Anual de Auditoras; as como apoyar al Jefe del Departamento, en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. Elaborar en coordinacin con el Jefe de Departamento, el Plan Anual de las Auditoras Especiales a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; Revisar los Programas de Auditora y Cuestionarios de Control Interno, elaborados por los Auditores Internos; Velar porque las Auditoras Especiales e Intervenciones, se efecten observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables; Coordinar y supervisar las Auditoras Especiales e Intervenciones siguientes: 4.1 Fondos Especiales (Privativos), arqueos sorpresivos de los Fondos de Caja Chica e integracin del Fondo Rotativo Interno de las dependencias de este Ministerio; Fideicomisos, Deuda Pblica, Prstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro; Intervenciones como: entrega y recepcin de cargos de funcionarios pblicos y otros que lo ameriten; impresin de formularios que conlleven recepcin de fondos y otros con caractersticas especiales; todas a solicitud de las dependencias y visto bueno del Despacho Ministerial; Evaluaciones del proceso productivo, practicar auditoras a la produccin y existencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; as como, participar en la destruccin de las mismas que se encuentren fenecidas, segn mandato para la Exdireccin de Inspecciones Fiscales,
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4.2 4.3
4.4
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establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92; y, 4.5 5. 6. Verificar el traslado de las copias de los contratos a la Contralora General de Cuentas, de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado.
Supervisar la realizacin de Auditoras Especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; Supervisar que en las Auditoras Especiales, se evale el control interno de las operaciones financieras, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementacin de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; Presentar al Jefe del Departamento, los Informes de las Auditoras ejecutadas, para su consideracin y elevarlo al Despacho del Director o Subdirector para su aprobacin; Proponer en coordinacin con el Jefe de Departamento, los proyectos de Manuales de Organizacin y Funciones de Auditora Interna; as como normas, procedimientos administrativos, tcnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditora Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideracin del Director o Subdirector; Proponer en coordinacin con el Jefe del Departamento, la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras Especiales e Intervenciones;
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10. Supervisar que el personal de la Seccin, cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditora y ejecucin del trabajo de auditora, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables; 11. Supervisar que los Auditores Internos de la Seccin, observen el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora; 12. Realizar induccin a los Auditores Internos, sobre las reas a auditar; 13. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos; 14. Revisar papeles de trabajo y la documentacin que respalde los hallazgos establecidos en las auditora; as como, las actas administrativas e Informes de Auditora;
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15. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias de este Ministerio, Director, Subdirector, Jefe de Departamento y Auditores Internos; 16. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, a los Auditores Internos para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditora Interna; 17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; 18. Sustituir al Jefe de Departamento, en caso de ausencia; y, 19. Realizar otras tareas asignadas por el Director, Subdirector y Jefe de Departamento. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro aos de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. Conocimientos de Auditora Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.21 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de la verificacin, anlisis y evaluacin sobre una operacin o grupo de operaciones especficas de la entidad, instituciones, proyectos, programas y contratos, con el propsito que los recursos asignados sean administrados con eficacia, eficiencia y economa, asegurando que su utilizacin est orientada a alcanzar los objetivos y metas propuestos dentro del marco de polticas institucionales, para promover un proceso transparente y efectivo de rendicin de cuentas. Sus funciones son las siguientes: 1. Realizar auditoras especiales, intervenciones y otras actividades que le sean asignadas, mediante nombramiento emitido por el Jefe del Departamento, con el visto bueno del Director o Subdirector; Realizar las auditoras observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar la adecuada administracin de los recursos asignados; Elaborar los Programas de Auditora y Cuestionarios de Control Interno, de conformidad con las operaciones contables, financieras y legales, acordes a cada auditora o intervencin y trasladarlos al Jefe de Seccin para su revisin; Verificar las operaciones de ingresos, registros y administracin de los Fondos Especiales (Privativos), asignacin, ejecucin y liquidacin; Practicar arqueos sorpresivos de los Fondos de Caja Chica e integracin del Fondo Rotativo Interno de las dependencias de este Ministerio; Practicar auditoras a los Fideicomisos, Deuda Pblica, Prstamos, Donaciones y Obligaciones del Estado a Cargo del Tesoro, de conformidad con el Plan Anual de Auditora y las leyes que lo rigen; Asesor Profesional Especializado I Auditor Interno de la Seccin de Auditoras Especiales Departamento de Auditoras Financieras Jefe Seccin de Auditoras Especiales y Jefe Departamento de Auditoras Financieras Ninguno
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7.
Realizar las intervenciones siguientes: entrega y recepcin de cargos de funcionarios pblicos y otros que lo ameriten; impresin de formularios que conlleven recepcin de fondos y otros con caractersticas especiales, todas a solicitud de las dependencias y visto bueno del Despacho Ministerial; Evaluar el proceso productivo, practicar auditoras a la produccin y existencias de especies fiscales en el Taller Nacional de Grabados en Acero; as como, participar en la destruccin de las mismas que se encuentren fenecidas, segn mandato para la Exdireccin de Inspecciones Fiscales, establecido en el Reglamento de la Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de Papel Sellado Especial para Protocolos, Acuerdo Gubernativo No. 737-92; Verificar el traslado de las copias de los contratos a la Contralora General de Cuentas, de conformidad con la Ley de Contrataciones del Estado;
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10. Realizar en las Auditoras Especiales, lo siguiente: 10.1 Generar de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, de Gestin -SIGES- y Gestin de Anlisis de la Deuda -SIGADE-, los reportes que considere necesarios para la auditora a realizar; 10.2 Evaluar y analizar el control interno de las operaciones financieras, identificando reas crticas que requieren un examen profundo; as como determinar su grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementacin de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 10.3 Comprobar que todos los registros contables y financieros se realicen oportunamente; 10.4 Verificar que las personas, dependencias o instituciones objeto de fiscalizacin, cumplan con las disposiciones legales aplicables, de acuerdo a los contratos, escrituras de constitucin y otros segn la naturaleza de cada auditora; 10.5 Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que permitan fundamentar razonablemente los hallazgos que formule respecto a la auditora realizada; 10.6 Elaborar papeles de trabajo que documenten y respalden la auditora realizada; 10.7 Comunicar durante el desarrollo de la auditora, a las autoridades correspondientes, los hallazgos establecidos, con el propsito que implementen las recomendaciones en forma oportuna; y,
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10.8 Verificar la implementacin de las recomendaciones formuladas durante el desarrollo de la auditora; 11. Presentar al Jefe de Seccin, los informes de las Auditoras ejecutadas, para su revisin, observando la estructura y contenido que se especifican en el Manual de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa, emitidas por la Contralora General de Cuentas; as como, especificar las recomendaciones atendidas, en proceso, parcialmente atendidas y no atendidas; 12. Ejecutar sus funciones con apego a las polticas, metodologas, procedimientos y normas tcnicas, que emitan los Jefes de Seccin y Departamento, para alcanzar el grado de eficiencia, eficacia y economa en los resultados de los trabajos asignados; 13. Mantenerse actualizado respecto de las leyes, reglamentos, disposiciones y pronunciamientos tcnicos, que tengan relacin con el desempeo de sus funciones; 14. Emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sin dejar de observar cortesa, prudencia y compostura en sus actuaciones, debido a la representacin y las funciones que ejerce. Debe evitar polmicas con los auditados, concretndose al cumplimiento de su cometido de acuerdo con la Ley, en sus atribuciones; 15. Observar el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora; 16. Proponer la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras Especiales; 17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Seccin, Jefe de Departamento, o Director o Subdirector de Auditora Interna. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro aos de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. Conocimientos de Auditora Gubernamental.
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b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.22 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Asesor Profesional Especializado IV Jefe Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Director y Subdirector de Auditora Interna Jefe Seccin de Auditoras Administrativas Jefe Seccin de Auditoras de Gestin Secretaria del Departamento Auditores Internos que conforman el Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos
FUNCIONES Es el responsable de planificar y coordinar las Auditoras Administrativas y de Gestin de conformidad con el Plan Anual de Auditora, tomando en consideracin las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras disposiciones legales aplicables. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Elaborar el Plan Anual de las Auditoras Administrativas y de Gestin a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; Supervisar el cumplimiento de las Auditoras Administrativas y de Gestin, de conformidad con el Plan Anual de las Auditoras; Aprobar los Programas de Auditora; Velar y coordinar la realizacin de las Auditoras Administrativas y de Gestin en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas; Coordinar la realizacin de Auditoras Administrativas y de Gestin en casos especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; Presentar al Despacho de la Direccin o Subdireccin los Informes de las Auditoras ejecutadas, para su aprobacin; Establecer y mantener el registro y control de la ejecucin de las auditoras practicadas, para informacin oportuna a las autoridades que las soliciten;
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Proponer los proyectos de Manuales de Organizacin y Funciones de Auditora Interna; as como, normas, procedimientos administrativos, tcnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditora Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideracin del Director o Subdirector; Proponer la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras Administrativas y de Gestin del Departamento;
9.
10. Velar que el personal del departamento cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditora y ejecucin del trabajo de auditora, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables; 11. Velar porque los Auditores Internos del departamento, observen el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora; 12. Dirigir reuniones de trabajo que se llevan a cabo con los Auditores Internos; 13. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas y Jefes de las Secciones de Auditoras Administrativas y de Gestin; 14. Revisar Nombramientos, Informes de Auditora y correspondencia relacionada con el Departamento, y elevarlos al Despacho del Director o Subdirector para su consideracin y aprobacin; 15. Elaborar informes gerenciales de Auditora Interna; 16. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, al personal del Departamento, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditora Interna; 17. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director o Subdirector de Auditora Interna. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Dos aos de experiencia como Asesor Profesional Especializado III. Conocimientos de Auditora Gubernamental.
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b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.23 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es la responsable de realizar las labores secretariales, que requieren el dominio y experiencia en la toma y transcripcin de dictados taquigrficos, mecanografa y manejo de equipo de oficina, tcnicas de archivo y redaccin de correspondencia. Sus funciones son las siguientes: 1. Recibir, registrar, clasificar, distribuir y archivar correspondencia del Departamento; 2. Preparar y llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades de carcter oficial; 3. Redactar y mecanografiar correspondencia de conformidad con las instrucciones recibidas; 4. Tomar dictados taquigrficos para elaborar correspondencia y otros documentos; 5. Leer y revisar el Diario de Centro Amrica, recopilando informacin sobre leyes, reglamentos y otros, relacionados con el que hacer del Ministerio de Finanzas Pblicas; 6. Llevar registro y control correlativo de nombramientos, informes de auditora, informes gerenciales, providencias, oficios y otra documentacin oficial relacionada; 7. Organizar y mantener actualizado el archivo del Departamento; 8. Llenar mecanogrficamente formularios impresos; 9. Brindar apoyo secretarial a los Jefes de Seccin; 10. Servir de apoyo en actividades secretariales a otros Departamentos, cuando sea requerido; Secretaria Ejecutiva IV Secretaria del Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Jefe Departamento de Auditora Administrativas y de Procesos Ninguno
75
11. Brindar apoyo secretarial a los Auditores Internos; 12. Realizar otras tareas afines que se le encomienden; 13. Digitar dictmenes, informes, programas de auditora y otros documentos que se elaboran en el Departamento; 14. Requerir, controlar y entregar materiales y tiles de oficina; 15. Atender llamadas telefnicas relacionadas a la actividad del Departamento; y, 16. Otras tareas que le asigne el Jefe del Departamento y Seccin. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Secretaria Bilinge o Comercial. Dos aos de experiencia como Secretario Ejecutivo III, o puestos similares. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Discrecin en el desempeo de sus funciones Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para redactar. Puntualidad en el cumplimiento de sus labores. Iniciativa. Honorable. Responsable. Honesta, accesible y honrada. Ordenada y disciplinada. Entre otras.
76
7.24 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Asesor Profesional Especializado III Jefe Seccin de Auditoras Administrativas Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Jefe Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Auditores Internos que conforman la Seccin de Auditoras Administrativas
FUNCIONES Es el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditoras Administrativas de conformidad con el Plan Anual de Auditoras; as como, apoyar al Jefe del Departamento en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. Elaborar en coordinacin con el Jefe del Departamento, el Plan Anual de las Auditoras Administrativas a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; Revisar los Programas de Auditora y Cuestionarios de Control Interno, elaborados por los Auditores Internos, para cada auditora a realizarse; Coordinar y supervisar la realizacin de las Auditoras Administrativas en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, y velar porque las mismas se efecten observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como, otras leyes aplicables; Supervisar que en las Auditoras Administrativas, se realice lo siguiente: 4.1 Evaluar el control interno de las operaciones administrativas, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementacin de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 4.2 Verificar los registros y operaciones en el Almacn de Materiales y Suministros; 4.4 Practicar inventario de materiales, suministros, activos fijos y bienes fungibles; 4.4 Verificar los registros y operaciones de los Activos Fijos y Bienes Fungibles, en los libros de inventario, aplicacin de Inventario de Activos Fijos en el Sistema
2. 3.
4.
77
de Contabilidad Integrada SICOIN WEB, Tarjetas de Responsabilidad y Resguardo de Bienes; y 4.5 Verificar el registro y movimientos de personal de las dependencias. 5. 6. 7. Supervisar las Auditoras Administrativas en casos especiales, ordenas por el Despacho Ministerial; Presentar al Jefe de Departamento, los Informes de las Auditoras ejecutadas, para su consideracin y aprobacin del Director o Subdirector; Proponer en coordinacin con el Jefe de Departamento, los proyectos de Manuales de Organizacin y Funciones de Auditora Interna; as como normas, procedimientos administrativos, tcnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditora Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideracin del Director o Subdirector; Proponer en coordinacin con el Jefe de Departamento, la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras Administrativas; Supervisar que el personal de la Seccin, cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditora y ejecucin del trabajo de auditora, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables;
8.
9.
10. Supervisar que los Auditores Internos de la Seccin, observen el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora; 11. Realizar induccin a los Auditores Internos, sobre las reas a auditar; 12. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos; 13. Revisar papeles de trabajo y la documentacin que respalde los hallazgos establecidos en las auditoras; as como, las actas administrativas e Informes de Auditora; 14. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias de este Ministerio, Director, Subdirector, Jefe de Departamento y Auditores Internos; 15. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, a los Auditores Internos, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditora Interna;
78
16. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; 17. Sustituir al Jefe de Departamento, en caso de ausencia; y, 18. Realizar otras tareas asignadas por el Director, Subdirector y Jefe de Departamento. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro aos de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. Conocimientos de Auditora Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
79
7.25 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de la verificacin, evaluacin y anlisis de los registros y operaciones administrativas, en cuanto al recurso humano, almacn de materiales y suministros; as como los activos fijos y bienes fungibles en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, con el propsito de realizar las operaciones con eficacia, eficiencia y economa para el logro de sus resultados. Sus funciones son las siguientes: 1. Realizar auditoras administrativas en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas y otras actividades que le sean asignadas, mediante nombramiento emitido por el Jefe del Departamento, con el visto bueno del Director o Subdirector; Realizar las auditoras observando la normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables, con el fin de garantizar la adecuada administracin de los recursos asignados; Elaborar los Programas de Auditora y Cuestionarios de Control Interno, de conformidad con la organizacin, actividades administrativas y legales, acordes a cada auditora y trasladarlos al Jefe de Seccin para su revisin; Realizar en las Auditoras Administrativas, lo siguiente: 4.1 Generar de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, de Gestin -SIGES- y Sistema de Nminas y Registro de Personal -GUATENOMINAS-, los reportes que considere necesario para la auditora a realizarse; Evaluar y analizar el control interno de las operaciones administrativas, identificando reas crticas que requieren un examen profundo; as como Asesor Profesional Especializado I Auditor Interno de la Seccin de Auditoras Administrativas Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Jefe Seccin de Auditoras Administrativas y Jefe Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Ninguno
2.
3.
4.
4.2
80
determinar su grado de confiabilidad, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementacin de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; 4.3 4.4 Comprobar que todos los registros administrativos se realicen oportunamente; Verificar los registros y operaciones de los ingresos y egresos de materiales, suministros, activos fijos y bienes fungibles en el Almacn; as como, el control y resguardo de los mismos de acuerdo a los preceptos legales aplicables; Verificar que las compras de materiales, suministros, activos fijos y bienes fungibles, se ingresen al Almacn; Practicar inventario a los materiales, suministros, activos fijos y bienes fungibles; Verificar los registros y operaciones de activos fijos y bienes fungibles, en los libros de Inventario, aplicacin de Inventario de Activos Fijos en el Sistema de Contabilidad Integrada SICOIN WEB, Tarjetas de Responsabilidad y Resguardo de Bienes; Verificar el control y resguardo de los activos fijos y bienes fungibles; Verificar que las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, cumplan con elaborar y presentar el Inventario de Activos Fijos a las Direcciones de Contabilidad del Estado y Bienes del Estado;
4.5 4.6 4.7
4.8 4.9
4.10 Verificar en el Sistema de Nminas y Registro de Personal -GUATENOMINAS-, el registro y movimientos de personal de las dependencias de este Ministerio; 4.11 Verificar que las personas objeto de fiscalizacin, cumplan con las disposiciones legales vigentes en el desempeo de sus funciones y atribuciones; 4.12 Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que permitan fundamentar razonablemente los hallazgos que formule respecto a la dependencia auditada; 4.13 Elaborar papeles de trabajo que documenten y respalden la auditora realizada; 4.14 Comunicar durante el desarrollo de la auditora, a las autoridades de la dependencia y al personal responsable, las deficiencias establecidas, con el propsito que implementen las recomendaciones en forma oportuna; y,
81
4.15 Verificar la implementacin de las recomendaciones formuladas, durante el desarrollo de la auditora. 5. Presentar al Jefe de Seccin, los Informes de las Auditoras ejecutadas, para su revisin, observando la estructura y contenido que se especifican en el Manual de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa, emitidas por la Contralora General de Cuentas; as como, especificar las recomendaciones atendidas, en proceso, parcialmente atendidas y no atendidas; Ejecutar sus funciones con apego a las polticas, metodologas, procedimientos, y normas tcnicas, que emitan los Jefes de Seccin y Departamento, para alcanzar el grado de eficacia, eficiencia, y economa en los resultados de los trabajos asignados; Mantenerse actualizado respecto de las leyes, reglamentos, disposiciones y pronunciamientos tcnicos, que tengan relacin con el desempeo de sus funciones; Emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sin dejar de observar cortesa, prudencia y compostura en sus actuaciones, debido a la representacin y las funciones que ejerce. Debe evitar polmicas con los auditados, concretndose al cumplimiento de su cometido de acuerdo con la Ley, en sus atribuciones; Observar el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora;
6.
7. 8.
9.
10. Proponer la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras Administrativas; 11. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 12. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Seccin, Jefe de Departamento, Director o Subdirector de Auditora Interna. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro aos de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. Conocimientos de Auditora Gubernamental.
82
b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
83
7.26 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: Asesor Profesional Especializado III Jefe Seccin de Auditoras de Gestin Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Jefe Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Auditores Internos que conforman la Seccin de Auditoras de Gestin
FUNCIONES Es el responsable de coordinar, supervisar y evaluar las Auditoras de Gestin de conformidad con el Plan Anual de Auditoras; as como, apoyar al Jefe del Departamento en las actividades que realiza. Sus funciones son las siguientes: 1. 2. 3. Elaborar en coordinacin con el Jefe de Departamento, el Plan Anual de las Auditoras de Gestin a realizarse, estimando tiempos y objetivos de las mismas; Revisar los Programas de Auditora y Cuestionarios de Control Interno, elaborados por los Auditores Internos, para cada auditora a realizarse; Coordinar y supervisar la realizacin de las Auditoras de Gestin en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas, y velar porque las mismas se efecten observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables; Supervisar que en las Auditoras de Gestin, se realice lo siguiente: 4.1 Evaluar el control interno de las operaciones y procesos administrativos, con el objeto de fortalecerlo y recomendar la implementacin de nuevos sistemas de conformidad con las necesidades; Efectuar evaluaciones y anlisis del Plan Operativo Anual, organizacin y las actividades que realizan las dependencias de este Ministerio; Evaluar mtodos, procedimientos, medidas de control y de resguardo, para garantizar la adecuada proteccin de la informacin correspondiente; y, Verificar las operaciones y procesos administrativos del quehacer de las dependencias auditadas.
4.
4.2 4.3 4.4
84
5. 6. 7.
Supervisar las Auditoras de Gestin en casos especiales, ordenadas por el Despacho Ministerial; Presentar al Jefe de Departamento, los informes de las Auditoras ejecutadas, para su consideracin y aprobacin del Director o Subdirector; Proponer en coordinacin con el Jefe de Departamento, los proyectos de Manuales de Organizacin y Funciones de Auditora Interna; as como normas, procedimientos administrativos, tcnicos y legales, que sean necesarios para incrementar la eficiencia de la Auditora Interna y del Ministerio, y elevarlos a consideracin del Director o Subdirector; Proponer en coordinacin con el Jefe de Departamento, la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras de Gestin; Supervisar que el personal de la Seccin, cumpla debidamente sus obligaciones, de conformidad con el Plan Anual de Auditora y ejecucin del trabajo de auditora, conforme a las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables;
8.
9.
10. Supervisar que los Auditores Internos de la Seccin, observen el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora; 11. Realizar induccin a los Auditores Internos, sobre las reas a auditar; 12. Dirigir reuniones de trabajo que se lleven a cabo con los Auditores Internos; 13. Revisar papeles de trabajo y la documentacin que respalde los hallazgos establecidos en las auditoras; as como las actas administrativas e Informes de Auditora; 14. Atender consultas y requerimientos del Despacho Ministerial, Autoridades de las dependencias de este Ministerio, Director, Subdirector, Jefe de Departamento y Auditores Internos; 15. Aplicar las medidas disciplinarias en los casos que proceda, a los Auditores Internos, para garantizar el funcionamiento eficiente de la Auditora Interna; 16. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; 17. Sustituir al Jefe de Departamento, en caso de ausencia; y,
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18. Realizar otras tareas asignadas por el Director, Subdirector y Jefe de Departamento. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro aos de experiencia como Asesor Profesional Especializado II o I. Conocimientos de Auditora Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Liderazgo. Don de mando. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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7.27 DESCRIPCIN DEL PUESTO Ttulo Oficial del Puesto: Nombre Funcional del Puesto: Ubicacin Administrativa: Jefe Inmediato Superior: Subalternos: FUNCIONES Es el responsable de la verificacin, evaluacin y anlisis de las polticas, controles y procesos administrativos de las dependencias, en relacin al Acuerdo Gubernativo No. 394-2008, Reglamento Orgnico Interno del Ministerio de Finanzas Pblicas, Manual de Organizacin y Funciones y Plan Operativo Anual, con el propsito que se realicen las actividades y operaciones dentro de los parmetros de una gestin con eficacia y eficiencia para el logro de las metas, en concordancia con la razn de ser de la dependencia auditada. Sus funciones son las siguientes: 1. Realizar auditoras de gestin en las dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas y otras actividades que le sean asignadas, mediante nombramiento emitido por el Jefe de Departamento, con el visto bueno del Director o Subdirector; Realizar las auditoras observando las normas internas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa; as como otras leyes aplicables; con el fin de garantizar una adecuada gestin; Elaborar los Programas de Auditora y Cuestionarios de Control Interno, de conformidad con la organizacin, actividades administrativas y legales, acordes a cada auditora y trasladarlos al Jefe de Seccin para su revisin; Realizar en las Auditoras de Gestin, lo siguiente: 4.1 Generar de los Sistemas de Contabilidad Integrada -SICOIN WEB-, de Gestin -SIGES-, GUATECOMPRAS, Sistema de Nminas y Registro de Personal -GUATENOMINAS- y otros, los reportes que considere necesarios para la auditora a realizarse; Asesor Profesional Especializado I Auditor Interno de la Seccin de Auditoras de Gestin Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Jefe Seccin de Auditoras de Gestin y Jefe de Departamento de Auditoras Administrativas y de Procesos Ninguno
2.
3.
4.
87
4.2
Evaluar y analizar el control interno de las operaciones administrativos, identificando reas crticas que requieren profundo; as como determinar su grado de confiabilidad, con fortalecerlo y recomendar la implementacin de nuevos conformidad con las necesidades;
y procesos un examen el objeto de sistemas de
4.3 4.4
Comprobar que todos los procesos, procedimientos administrativos y de control, se realicen oportunamente; Verificar que las personas responsables de los procesos y operaciones administrativas, cumplan con las disposiciones legales aplicables en el desempeo de sus funciones y atribuciones; Obtener evidencia suficiente, competente y pertinente, mediante la aplicacin de pruebas de control y procedimientos sustantivos que permitan fundamentar razonablemente los hallazgos que formule respecto a la dependencia auditada; Elaborar papeles de trabajo que documenten y respalden la auditora realizada; Comunicar durante el desarrollo de la auditora, a las autoridades de la dependencia y al personal responsable, las deficiencias establecidas, con el propsito que implementen las recomendaciones en forma oportuna; y, Verificar la implementacin de las recomendaciones formuladas, durante el desarrollo de la auditora.
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4.6 4.7
4.8 5.
Presentar al Jefe de Seccin, los Informes de las Auditoras ejecutadas, para su revisin, observando la estructura y contenido que se especifican en el Manual de Auditora y Normas de Auditora Gubernamental Interna y Externa, emitidas por la Contralora General de Cuentas; as como, especificar las recomendaciones atendidas, en proceso, parcialmente atendidas y no atendidas; Ejecutar sus funciones con apego a las polticas, metodologas, procedimientos y normas tcnicas, que emitan los Jefes de Seccin y Departamento, para alcanzar el grado de eficiencia, eficacia y economa en los resultados de los trabajos asignados; Mantenerse actualizado respecto de las leyes, reglamentos, disposiciones y pronunciamientos tcnicos, que tengan relacin con el desempeo de sus funciones; Emplear diligencia, sagacidad, astucia e iniciativa en todas sus actuaciones, sin dejar de observar cortesa, prudencia y compostura en sus actuaciones, debido a la representacin y las funciones que ejerce. Debe evitar polmicas con los auditados, concretndose al cumplimiento de su cometido de acuerdo con la Ley, en sus atribuciones;
6.
7. 8.
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9.
Observar el Cdigo de tica del Ministerio de Finanzas Pblicas, procedimientos emitidos por la Contralora General de Cuentas y los de carcter general que rigen la profesin de Auditora;
10. Proponer la actualizacin y modificacin de los Manuales de Procesos y Procedimientos de las Auditoras de Gestin; 11. Denunciar ante las autoridades competentes, la comisin de posibles delitos o faltas que afecten los intereses del Estado; y, 12. Realizar otras tareas asignadas por el Jefe de Seccin, Jefe de Departamento, Director o Subdirector. PERFIL DEL PUESTO a) Educacin y Experiencia: Contador Pblico y Auditor, Colegiado Activo. Cuatro aos de experiencia en tareas relacionadas con el puesto. Conocimientos de Auditora Gubernamental. b) Otros Requisitos: Conocimiento y manejo de software de Microsoft Office. Excelentes relaciones humanas. Habilidad para trabajar en equipo. Habilidad para diagnosticar y solucionar problemas. Capacidad de anlisis. Iniciativa. Honorable. Responsable. Discreto, honesto, accesible y honrado. Ordenado y disciplinado. Entre otras.
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8.
NMINA DE PUESTOS NMINA DE PUESTOS DE LA AUDITORA INTERNA PERSONAL 011 Y 022 TTULO FUNCIONAL DEL TTULO OFICIAL DEL PUESTO PUESTO DIRECCIN Director Tcnico II (8070) Director de Auditora Interna Asistente Profesional IV (9740) Asistente Administrativo de Director SUBDIRECCIN Subdirector Tcnico II (8020) Subdirector de Auditora Interna Asistente Profesional II (9720) Asistente Administrativo de Subdirector UNIDAD DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Unidad de Servicios Administrativos Internos Profesional I (5010) Contador Asistente Profesional I (9710) Auxiliar de Contabilidad Asistente Profesional III (9730) Encargado de Inventario Asistente Profesional III (9730) Encargado de Almacn y Suministros Trabajador Operativo IV (1040) Mensajero Asistente Profesional III (9730) Encargado de Archivo Jefe Tcnico Profesional en Informtica Encargado de Informtica (4250) Tcnico III (3030) Receptor de Documentos Trabajador Operativo IV (1040) Conductor de Vehculo DEPARTAMENTO DE AUDITORAS FINANCIERAS Asesor Profesional Especializado IV (9840) Jefe Departamento de Auditoras Financieras Secretario Ejecutivo IV (6210) Secretaria de Departamento SECCIN DE AUDITORAS FINANCIERAS Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Seccin de Auditoras Financieras Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
RENGLN 011 011 011 011 011 011 022 011 011 011 011 011 022 011 011 022 011 011 011 011 011 011 011 011
90
25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58
Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 SECCIN DE AUDITORAS ESPECIALES Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Seccin de Auditoras 011 Especiales Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 DEPARTAMENTO DE AUDITORAS ADMINISTRATIVAS Y DE PROCESOS Asesor Profesional Especializado IV (9840) Jefe Departamento de 011 Auditoras Administrativas y de Procesos Secretario Ejecutivo IV (6210) Secretaria de Departamento 011 SECCIN DE AUDITORAS ADMINISTRATIVAS Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Seccin de Auditoras 011 Administrativas Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I ( 0412) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 SECCIN DE AUDITORAS DE GESTIN Asesor Profesional Especializado III (9830) Jefe Seccin de Auditoras 011 Administrativas Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011 Asesor Profesional Especializado I (9810) Auditor Interno 011
91
59 60 61 62 63 64 65
Asesor Profesional Especializado I (9810) Asesor Profesional Especializado I (9810) Asesor Profesional Especializado I (9810) Asesor Profesional Especializado I (9810) Asesor Profesional Especializado I (9810) Asesor Profesional Especializado I (9810) Asesor Profesional Especializado I (9810)
Auditor Interno Auditor Interno Auditor Interno Auditor Interno Auditor Interno Auditor Interno Auditor Interno
011 011 011 011 011 011 011

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MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS 2.1 2.2 MISIN VISIN

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ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE ALMACN DE SUMINISTROS

7.10 ENCARGADO DE INVENTARIO 7.11 ENCARGADO DE INFORMTICA

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MISIN Y VISIN DEL MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS

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ORGANIGRAMA DEL MINISTERIO DE FINANZAS PUBLICAS

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MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA INTERNA DIRECCIN

Seccin de Auditoras Financieras

Seccin de Auditoras Especiales

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28. 29. 30.

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26. 27. 28.

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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES AUDITORIA INTERNA

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12. 13. 14. 15. 16.

18. 19. 20. 21. 22. 23.

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2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

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13. 14. 15. 16. 17.

18. 19. 20. 21.