Gestin de proyectos

La gestin de proyectos tambin conocida como gerencia o administracin de proyectos es la disciplina que gua e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de lmites de tiempo, y costo definidos: sin estrs y con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes. Otras denominaciones equivalentes segn los pases: gerencia o gestin de proyectos, gestin integral de proyectos, direccin integrada de proyectos (Espaa), etc. Es una disciplina de gerencia y no una herramienta ingenieril, confusin derivada a su intenso uso en proyectos civiles.

Objetivos Especficos
Generar un espacio abierto a la discusin y anlisis de los temas fundamentales en Gerencia de Proyectos.

Promover, estimular y desarrollar la investigacin en cuatro lneas fundamentales que son: diseo, formulacin, evaluacin y gerencia. Establecer un puente permanente entre la teora y la prctica en la Gerencia de Proyectos mediante la implementacin continuada del estudio de casos. Ser unidad acadmica de consultora permanente para el apoyo, identificacin, estudio y solucin de problemas clave en el desarrollo de proyectos. Proyectarse a nivel internacional mediante el estudio cuantitativo y cualitativo de proyectos internacionales de la educacin, la industria y los negocios. Hacer nfasis en la formacin humanstica mediante el estudio de la Biotica, como base del proceso integral de desarrollo personal, esencial en el esquema gerencia individual - gerencia organizacional.

Aspectos del seguimiento en la gestin

El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestin de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administracin sobre la situacin del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviacin sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y as evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan. Visibilidad: Hace referencia a la actitud del lder, de cara a estar siempre enterado de cmo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parmetros establecidos como metas... y de los correctivos reguladores de la situacin a futuro... en diseo, diseados y/o implementndose. Desviaciones: Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en funcin del tiempo, dinero, talentos y recursos, adems se debe cuantificar el grado de desviacin, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto y cmo se lograra y cunto costara y se demorara. Frecuencia: Cuanto mas rpido se identifique una deficiencia en el proyecto mas fcil ser enmendarla, por eso se recomiendan anlisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto... y regularlo continuamente Toma de decisiones: Despus de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafo, se debe tener cuidado en la identificacin de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues a veces se esconden detrs de otros: no confundir causas con efectos ni medios con fines... Tcnicas de seguimiento: Las herramientas mas usadas, en la Gestin de Proyectos son evaluaciones, reuniones de peticin y rendicin de cuentas, revisiones crtico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificacin, simulacin y control, sesiones de tormenta de ideas, etc. Conviene que todo el equipo enve semanalmente reportes del grado de avance de sus tareas y actividades, de la manera mas sencilla y eficaz de entender. Los reportes deben dar fe de: Alcance, Integracin, Comunicacin, Progreso,

Tiempos, Costes, Productividad (calidad, eficiencia y efectividad), Flujo de caja / Rentabilidad, Riesgos, Desafos/Problemas, Disponiblidad de Talentos y Recursos Materiales entre otros.

REFERENCIAS NORMATIVAS - ISO 21500: La norma ISO sobre gestin de proyectos

Si bien ya hay alguna normativa especfica para algunos de los procesos, tales como la ISO 31000 para gestin de riesgos, y la ISO 10006 para la gestin de la calidad en proyectos, hasta el momento no exista una normativa internacional sobre PROJECT MANAGEMENT, cosa que tal como ha avanzado la profesin en los ltimos aos, no dejaba de ser sorprendente. En principio no podr ser utilizada para certificacin o servir de marco regulatorio, al contrario que otras, pero si ser una descripcin de alto nivel acerca de cmo desarrollar la gestin de proyectos.

La norma se estructura en cuatro partes fundamentales: 1. Alcance

2. Trminos y definiciones 3. Conceptos de Project Management 4. Procesos en Project Management En cuanto a la previsin de futuro, hay que tener en cuenta que las normas ISO son tenidas como el referente de calidad de gestin, con lo que dicha norma pueda llegar a este nivel. En muchos foros se apunta a que las empresas buscaran certificarse en ISO 21500para diferenciarse de la competencia. Un escenario plausible seria que las empresas que quieran ser referencia en Project Management, sigan las recomendaciones de la norma ISO 21500, y que soliciten los servicios de profesionales certificados en alguno de los estndares actuales, as que los que posean alguna certificacin, seguirn diferencindose en el mercado. Es sin duda una buena noticia que el principal organismo de referencia regulador a nivel mundial haya decidido que la gestin de proyectos sea lo suficientemente importante para estar cubierta con una norma ISO.

Norma Internacional ISO 9001:2000

Esta norma ha sido traducida por el Grupo de Trabajo "Spanish Translation Task Group" del Comit Tcnico ISO/TC 176, Gestin y aseguramiento de la calidad, en el que han participado representantes de los organismos nacionales de normalizacin y representantes del sector empresarial de los siguientes pases: Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Espaa, Estados Unidos de Norte Amrica, Mxico, Per, Uruguay y Venezuela. Igualmente, han participado en la realizacin de la misma representantes de COPANT (Comisin Panamericana de Normas Tcnicas) y de INLAC (Instituto Latinoamericano de Aseguramiento de la calidad) La innegable importancia de esta norma se deriva, sustancialmente, del hecho de que sta representa una iniciativa pionera en la normalizacin internacional, con la que se consigue unificar la terminologa en este sector en la lengua espaola.

NORMA INTERNACIONAL ISO 9001: 2000 Sistemas de gestin de la calidad - Requisitos 1 OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN 1.1 Generalidades Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestin de la calidad, cuando una organizacin (a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar de forma coherente productos que satisfagan los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables, y (b) aspira a aumentar la satisfaccin del cliente a travs de la aplicacin eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

NOTA: En esta Norma Internacional, el trmino "producto" se aplica nicamente al producto destinado a un cliente o solicitado por l. 1.2 Aplicacin Todos los requisitos de esta Norma Internacional son genricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones, sin importar su tipo, tamao y producto suministrado. Cuando uno o varios requisitos de esta Norma Internacional no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la organizacin y de su producto, pueden considerarse para su exclusin. Cuando se realicen exclusiones, no se podr alegar conformidad con esta Norma Internacional a menos que dichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el captulo 7 y que tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organizacin para proporcionar productos que cumplir con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

2.- REFERENCIAS NORMATIVAS El documento normativo siguiente, contiene disposiciones que, a travs de referencias en este texto, constituyen disposiciones de esta Norma Internacional. Para las referencias fechadas, las modificaciones posteriores, o las revisiones, de la citada publicacin no son aplicables. No obstante, se recomienda a las partes que basen sus acuerdos en esta Norma Internacional que investiguen la posibilidad de aplicar la edicin ms reciente del documento normativo citado a

continuacin. Los miembros de CEl e ISO mantienen el registro de las Normas Internacionales vigentes. 1S0 9000:2000, Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario.

3.- TRMINOS Y DEFINICIONES Para el propsito de esta Norma Internacional, son aplicables los trminos y definiciones dados en la norma ISO 9000. Los trminos siguientes, utilizados en esta edicin de la Norma ISO 9001 para describir la cadena de suministro, se han cambiado para reflejar el vocabulario actualmente en uso. proveedor ---------- organizacin ---------------- cliente El trmino "organizacin" reemplaza al trmino "proveedor" que se utiliz en la Norma ISO 9001: 1994 para referirse a la unidad a la que se aplica esta Norma Internacional. Igualmente, el trmino "proveedor" reemplaza ahora al trmino "subcontratista". A lo largo del texto de esta Norma Internacional, cuando se utilice el trmino "producto", ste puede significar tambin " servicio".

4.- SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos generales La organizacin debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. La organizacin debe: a) identificar los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad y su aplicacin a travs de la organizacin, b) determinar la secuencia e interaccin de estos procesos, c) determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces, d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos, e) realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos, e

f ) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. La organizacin debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. En los casos en que la organizacin opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte la conformidad del producto con los requisitos, la organizacin debe asegurarse de controlar tales procesos. El control sobre dichos procesos contratados externamente debe estar identificado dentro del sistema de gestin de la calidad. NOTA.- Los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad a los que se ha hecho referencia anteriormente deberan incluir los procesos para las actividades de gestin, la provisin de recursos, la realizacin del producto y las mediciones. 4.2.- Requisitos de la documentacin 4.2.1 Generalidades La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir: a) declaraciones documentadas de una poltica de calidad y de objetivos de la calidad, b) un manual de la calidad,

los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional,

c) los documentos necesitados por la organizacin para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos, d) los registros requeridos por esta Norma Internacional NOTA 1 Cuando aparezca el trmino "procedimiento documentado" dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. NOTA 2 La extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad puede diferir de una organizacin a otra debido a: a) el tamao de la organizacin y el tipo de actividades, b) la complejidad de los procesos y sus interacciones, y

c) la competencia del personal.

NOTA 3 La documentacin puede estar en cualquier formato o tipo de medio. 4.2.2 Manual de la calidad La organizacin debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya a) El alcance del sistema de gestin de la calidad, incluyendo detalles y la justificacin de cualquier exclusin; b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de la calidad, o referencia a los mismos. y c) una descripcin de la interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad. 4.2.3 Control de los documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en 4.2.4. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin, antes de emisin, b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos. c) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, d) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables, e) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin, y f) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan cualquier razn.

4.2.4 Control de los registros Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad. Los registros deben permanecer legibles, fcilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin,el tiempo de retencin y la disposicin de los registros.