Vistanos o comuncate con nosotros.

Elas Aguirre 933 Fono 481614

UNIDAD II
MICROSOFT PROJECT 2010
(SEGUIMIENTO DEL PROYECTO) Y
VISIO 2010
Competencias
Realiza coherentemente el seguimiento real de en un proyecto extrado de una
situacin real.
Modela diagramas utilizando las herramientas de Microsoft Visio.
Capacidades:
Identifica el entorno de Microsoft Visio
Conocer las funcionalidades bsicas de las herramientas Ms-Visio.
Modelar procesos empresariales.
Modelar estructuras organizacionales
Actitudes
Valora positivamente el software Microsoft Visio 2010 como herramienta de
aplicacin en los procesos de construccin de conocimientos en la elaboracin de
diagramas.
Demuestra flexibilidad e iniciativa en el uso y manejo de Software de aplicacin en
cada una de tus labores universitarias.
Asume responsablemente la estimacin de tiempos y costo en la administracin de
proyecto
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CAPACIDAD
Identifica el entorno de Microsoft Visio 2010
Conocer las funcionalidades bsicas de las herramientas Ms-Visio 2010.
Modelar procesos empresariales utilizando las diferentes hojas de dibujos
que posee Ms-Visio 2010.
Modelar estructuras organizacionales utilizando las diferentes hojas de
dibujos que posee Ms-Visio 2010.
MICkCSCI1 kCILC1 2010
(SLGUIMILN1C DLL kCLC1C)
VISIC 2010

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MICROSOFT PROJ ECT 2010
Tema N 13:
Seguimiento De Proyecto En Ms Project 2010
13.1. Definir una lnea base.
13.2. Introduccin de un porcentaje de tarea completada.
13.3. Introduccin de fecha real de inicio y final para una tarea.
13.4. Introduccin de duraciones reales y restantes para una tarea
CAPACIDADES
Crea lnea base para los diferentes proyectos que se gestionan
desde Ms Project 2010
Realiza el seguimiento del proyecto teniendo en cuenta duraciones
reales y restantes de las tareas.
Crea lneas base para los proyectos a travs de la ficha de proyecto
de MS Project 2010
Realiza la actualizacin del proyecto para comprobar el avance real
del mismo a travs de las diferentes vistas de MS Project 2010
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SEGUIMIENTO DE PROYECTO EN MS PROJECT 2010
Antes de empezar hay que tener algo bien en claro; un proyecto est compuesto de
dos fases principales: la fase de planificacin y la fase de seguimiento; pero entre
estas dos fases hay algo muy importante que es la lnea base por eso antes de
guardar la lnea base debemos haber hecho una buena: planificacin de tarea,
definicin de recursos, haber asignado los recursos a las diferentes tareas y haber
revisado todo lo que respecta a la sobreasignacin para ver si un recurso tiene
asignado ms horas de su jornada laboral; si todo lo mencionado lneas atrs es
correcto procedemos a guardar la lnea base del proyecto (conocida tambin como
previsin del proyecto) para posteriormente empezar a realizar el seguimiento de
proyecto donde podemos realizar los cambios que se crean convenientes y poder
revisando los avances de cmo va evolucionando el desarrollo de nuestro proyecto.
LNEA BASE DEL PROYECTO
Cuando guardamos la lnea base del proyecto hay 5 campos principales que nos deben
interesar: comienzo de la lnea base, fin de la lnea base, duracin de la lnea base,
trabajo previsto y costo previsto; estas variables se van a guardar en las diferentes tablas
de las pistas del proyecto y en cualquier momento podemos comprobar 3 punto importantes:
que es lo que dije, que es lo que yo digo y que es lo que realmente digo; esto nos permitir
comprobar si estoy por encima o debajo de lo planificado para mi proyecto.
Si una persona no utiliza la Lnea base en el desarrollo de su proyecto; simplemente ese
proyecto no vale; ya que no podremos realizar comparacin con lo planificado y ejecutado.
Ahora procederemos a ver como configurar y guardar nuestra lnea base; mediante el
siguiente proyecto de ejemplo:
Primero debemos comprobar que este proyecto no tiene ya definida una lnea base
anteriormente; para comprobar esto debemos ir a la vista Gantt de seguimiento; como se
muestra en la figura:
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Si aparecieran una barritas grises por debajo de la las lneas rojas y azules quiere decir que
ya existen guardada la lnea base para este proyecto; pero observamos que no los tiene
entonces podemos afirmar q no existe lnea base para este proyecto.
Ahora procederemos a establecer la lnea base para el proyecto; para esto nos dirigimos a
la ficha Proyecto en el grupo Programacin all hay un botn Establecer lnea base.
Dentro de la ventana desplegable que aparece seleccionamos Establecer lnea base y
aparece una ventana emergente que nos permite configurar la lnea base del proyecto.
En el primer tem q podemos observar que Microsoft Project permite establecer 11 lneas
bases al proyecto; esto nos permite guardar histricos del proyecto que son como fotos del
proyecto en diferentes fases o etapas.
PLAN PROVISIONAL
El tem Establecer plan provisional nos sirve para guardar fecha de inicio y de fin,
duracin, costo y trabajo de la lnea base; pero utilizaremos el primer tem Establecer lnea
base.
Posteriormente tenemos para elegir entre lnea base para: Proyecto completo o Tareas
seleccionadas; la diferencia entre estas es que para el primero toma como base todo el
proyecto y para segunda se realiza en base a ciertas tareas que creamos convenientes
estudiarlas.
Luego de escoger Proyecto completo, damos clic en aceptar y automticamente ya se
gener la lnea base para el proyecto como se muestra a continuacin:
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Para comprobar que la lnea base fue creada podemos ir a la ficha Proyecto, en el grupo
Propiedades y damos clic en el tem Informacin de Proyecto en la nueva ventana
podremos observar las Estadsticas del proyecto; all observaremos que los campos
denominados previstos de comienzo, fin, duracin, trabajo y costo ya estn con datos.
Una vez asignada la lnea base al proyecto, cualquier modificacin que hagamos al proyecto
se ver reflejada. Por ejemplo: Si cambiamos la duracin de la tarea A podemos observar
que el proyecto cambia pero la lnea base del proyecto se mantiene fija; de esta manera
podemos observar las variaciones que existen en el proyecto durante su ejecucin. Esto lo
observamos en la siguiente figura:
Otra forma es ingresar a la vista de Trabajo y podemos observar las variaciones generadas
en la columna Variacin
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Tambin podemos observar esta variacin en la vista Costos, como se muestra en la
siguiente imagen:
Si queremos obtener el consolidado del proyecto podemos ir a ver las estadsticas del
proyecto, podemos observar la variacin de la fecha de fin del proyecto, de la duracin, del
trabajo y del costo. Esto lo vemos en la imagen que a continuacin se muestra.
Borrar lnea base
Si por algn motivo se desea borrar la lnea base porque existen cambios inesperados de
ltimo momento pero que no fueron considerados previamente a la creacin de esta;
debemos realizar los siguientes pasos.
Nos vamos a la vista Proyecto en la ficha Programacin y damos clic en Establecer lnea
base, aparece automticamente una ventana llamada Borrar lnea base; en esta ventana
primero seleccionamos la lnea base a borrar y teniendo como base la configuracin inicial
de la lnea a borrar; para borrar la lnea damos clic en aceptar.
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Podemos observar que automticamente desaparece la lnea base (las barras de color
plomo debajo de las lneas de las tareas).
Avance de un proyecto
Si queremos dar avance al proyecto debemos ubicarnos en la ficha Tarea en la ficha
programacin encontramos todas las caractersticas para actualizar las tareas del proyecto.
El rea que se encuentra remarcado de color rojo nos permite darle diferentes tipos de
avances a las tareas:
0% : Tarea que an no ha empezado.
25% : Tarea en la cual se ha desarrollado la cuarta parte.
50% : Tarea que se encuentra por la mitad de su desarrollo.
75% : Tarea en la que se encuentra desarrollada en su partes
100% : Tarea que se encuentra finalizada o terminada.
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Realizar esta actualizacin es necesario para que la ejecucin real del proyecto empiece a
funcionar y esto lo podemos visualizar en cualquiera de las vistas del proyecto. Por ejemplo:
la vista de Trabajo.
Lo que acabamos de realizar es para tareas que son fciles de calcular y se pueden ubicar
dentro de esos 5 tems de avance de proyecto: 0%, 25%, %50%, etc.; pero que sucede con
las tareas cuya duracin es ms complicada y no se puede ubicar dentro de estos rangos;
para esto procedemos a realizar lo siguiente:
Nos ubicamos en la ficha Tarea, en el panel Programacin y seleccionamos
Actualizar segn Programacin all aparecen dos tems de los cuales
seleccionamos Actualizar tarea; como se muestra a continuacin:
Luego aparece una ventana en la cual podemos configurar de manera determinada
los porcentajes de avance; as como la duracin real y restante de la tarea
seleccionada.
Si queremos ser ms especficos y modificar el avance de las tareas por horas
debemos ir a la ficha Vista dentro del grupo Vista en dos paneles y activamos la
casilla Detalles; nuestra pantalla quedara de la siguiente manera:
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Luego en la ventana inferior damos clic derecho y seleccionamos Trabajo
All podemos observar las horas asignadas a cada recurso y poder modificarlas
preguntndole al recurso cuantas horas ya est trabajando.
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Las horas se deben colocar en la columna trabajo real para q puedan realizarse los
cambios de avance de la tarea.
ACTUALIZANDO TAREAS AUTOMTICAMENTE
Ahora si nos hemos olvidado un buen tiempo de actualizar las tareas y si queremos
actualizarlas de forma automtica; sabiendo o teniendo en cuenta que las tareas fueron
realizadas con normalidad y no tienen ningn retraso (solo para este caso se puede utilizar
este aspecto); debemos realizar los siguientes pasos:
Nos vamos a la ficha Tarea, en el grupo Programacin en Actualizar segn lo programado
damos clic en Actualizar segn lo programado; de esa manera el proyecto se actualiza de
forma automticamente hasta la fecha actual del proyecto, asumiendo que se ha cumplido el
100% de cada una de las tareas.
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
La mayora de jefes del proyecto utilizan la vista de seguimiento para poder llevar a cabo el
seguimiento del proyecto. Para poder acceder a esta vista damos clic derecho en la esquina
izquierda de la vista que muestra Microsoft Project y seleccionamos Seguimiento
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Automticamente observamos cmo cambia la vista y observamos las comunas que nos
muestran los siguientes detalles para cada una de las tareas del proyecto: Comienzo real,
fin real, % completado, % fsico completado (lo realizado por los recursos), duracin real del
proyecto y duracin restante (duracin pendiente del proyecto).
LNEAS DE PROGRESO
Las lneas de progreso es otra forma de ver de manera grfica el avance del proyecto; para
poder realizar esto, nos ubicamos en la vista por defecto del Project: Diagrama de Gantt,
luego nos dirigimos a la ficha Formato, en el grupo formato en el botn cuadrcula; damos
clic en lneas de progreso.
Aparece una nueva ventana; como se muestra a continuacin.
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En esa ventana activamos las casilla Mostrar y seleccionamos el tem En la fecha actual,
posteriormente damos clic en Aceptar; si seleccionamos En la fecha de estado del
proyecto previamente debemos haber ingresado esta (en el siguiente tema de esta seccin
veremos como asignar fecha de estado).
Automticamente aparecen lneas de color rojo sobre las tareas con unas puntas de sierra
remarcadas que sealan hacia la izquierda; estas puntas nos indican que el estado actual
de las tareas no estn terminadas o completadas (100%).
Si una tarea llega a completarse en su totalidad (100%) automticamente desaparece la
punta de cierra que se mostraba en esa tarea
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Esto sirve para mostrarme de manera grfica en la fecha actual como esta mi proyecto.
FECHA DE ESTADO DEL PROYECTO
La fecha de estado del proyecto se utiliza mayormente cuando necesitamos programar una
revisin dentro del proyecto; entindase que en esa fecha se podr observar el avance de
las tareas.
Vamos a la ficha Proyecto; all damos clic en Informacin del Proyecto y en la ventana
que aparece asignamos una fecha de estado de acuerdo al da que queramos hacer la
revisin del avance.
Por lo visto en esta sesin el seguimiento del proyecto es sumamente importante para poder
observar cmo evoluciona nuestro proyecto y poder compararlo con respecto a su
planificacin.