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Prefcio

Foi-se Foi-se o o tempo tempo em em que que as as planilhas planilhas eletrnicas eletrnicas eram eram vistas vistas como meras mquinas de calcular com alguns recursos como meras mquinas de calcular com alguns recursos sofistisofisticados. Hoje, softwares como o Excel so aclamados cados. Hoje, softwares como o Excel so aclamados como fercomo ferramentas administrativas que agilizam e automatizam ramentas administrativas que agilizam e automatizam procesem diferentes tipos de empresas. sos em diferentesprocessos tipos de empresas. Por desta ferramenta Por isso, isso, o o conhecimento conhecimento dessa ferramenta imprescindvel imprescindvel para para quem quem deseja deseja conquistar conquistar uma uma vaga vaga no no competitivo competitivo mercamercado de trabalho. uma rpidapassada passada de de olho olho nos nos do de trabalho. Basta Basta dar uma rpida cadernos de emprego para comprovar essa necessidade. cadernos de emprego para comprovar essa necessidade. No entanto, cada as empresas cobram que os Assim, cada vez maisvez as mais empresas cobram que os profissiprofissionais efetivamente a ferramenta, onais dominem dominem efetivamente a ferramenta, coisa que coisa no que en ensinada na maioria dos cursos de Excel, aque se sinada no na maioria dos cursos de Excel, que se limitam translimitam a transmitir somente a parte bsica que envolve a mitir somente a parte bsica que envolve a apresentao de apresentao de recursos mais simples. recursos mais simples. tem como objetivo preencher esta deficincia EsteEste livro livro tem como objetivo preencher esta deficincia apreapresentada pela maioria dos cursos ensinando de maneira sentada pela maioria dos cursos ensinando de maneira prtica e descomplicada recursos sofisticados da ferramenta eprtica descomplicada recursos sofisticados da ferramenta como como Filtragem de Tabelas Dados, Tabelas dinmicas, Gerencia de Filtragem de Dados, dinmicas, Gerencia de CenriCenrios, Atingir Metas, Solver, Formulrios, Criao de os, Atingir Metas, Solver, Formulrios, Criao de Macros e VBA. Macros e VBA. Devido ao seu carter eminentemente prtico, esta obra foi Devido ao seu carter eminentemente prtico, essa obra foi escrita para ser lida em frente ao computador, enquanto o leitor escrita para ser lida em frente ao computador, enquanto o testa os conhecimentos aqui apresentados. Esperamos sinceleitor testa os conhecimentos aqui apresentados. Esperamos ramente que aproveite para se qualificar e assim aumentar suas sinceramente queseu aproveitem para se qualificar ao e assim chances de conquistar emprego! Seja bem-vindo Desaumentar suas chances vendando o Microsoft Excel. de conquistar seu emprego! Seja bem-vindo ao Desvendando o Microsoft Excel. Luis Matos Luis Matos luismatos@digerati.com.br luismatos@digerati.com.br Diretor Editorial Diretor Editorial

ndice
BARRAS E SELEES ......................................................... 9 Barras de ferramentas e menus .................................................. 9 TRABALHE COM LINHAS E COLUNAS ......................... 10 Selecione clulas ....................................................................... 10 Insero de linhas e colunas .................................................... 10 Ajuste da largura da coluna ...................................................... 10

FO R MA TA E S ................................................................... 11 Formatos personalizados ......................................................... 11 Alinhe o texto em mais de uma linha ........................................ 12 Reduzir a fonte de acordo com a largura da clula ................ 12 Mescle clulas ........................................................................... 13

F R M U L A S ............................................................................ 14 Cpias com referncias absolutas ........................................... 14 Trabalhe com porcentagens .................................................... 15 Calcule a raiz quadrada ............................................................ 15 Crie planilhas 3D ........................................................................ 16 Criao de frmulas com endereos em outras guias ........... 16

CRIE LISTAS PERSONALIZADAS ................................... 18 FILTRE DADOS ..................................................................... 19 Critrios personalizados ............................................................ 20 Utilize o filtro avanado ............................................................. 20 Defina os parmetros para o filtro avanado .......................... 21

VALIDAO DE DADOS ..................................................... 24

EFETUE CLCULOS COM DATAS .................................. 26 Nmero serial ............................................................................. 26 Formate horas ............................................................................ 27 Clculos com horas ................................................................... 27 Funes DIA, MS e ANO ......................................................... 29 Funo DIA360 ........................................................................... 29 Formatos personalizados para datas ...................................... 29

TABELA DINMICA .............................................................. 31 Personalize a tabela dinmica ................................................. 34

O assistente da tabela dinmica .............................................. 34 Inclua e remova dados na Tabela dinmica .......................... 34 Altere os parmetros do campo da Tabela dinmica ........... 35 Exiba pginas em planilhas separadas .................................. 35 Campos calculados ................................................................... 35 Grficos dinmicos .................................................................... 36

GERENCIADOR DE CENRIOS ....................................... 37 Crie cenrios .............................................................................. 38 Exiba cenrios ............................................................................ 39 Gere relatrios de cenrios ...................................................... 40

MODOS DE EXIBIO ......................................................... 41 Crie um modo de exibio ........................................................ 41 Visualize os modos de exibio ............................................... 43 Remova modos de exibio .................................................... 44 Gerenciador de relatrios ......................................................... 44 Crie um relatrio ......................................................................... 44 Imprima relatrios ....................................................................... 45

SOLUCIONE PROBLEMAS ................................................ 46 Atingir metas ............................................................................... 46 Utilize o solver ............................................................................ 47 Tabelas com uma entrada ........................................................ 50 Tabelas com duas entradas ..................................................... 51

FUNES ............................................................................... 52 Mensagens de erros em funes ............................................. 52 Funes de texto ........................................................................ 53 Funes lgicas ......................................................................... 55 Funes estatsticas .................................................................. 58 Funes matemticas ............................................................... 60 Funes matemticas ............................................................... 64 Funes financeiras ................................................................... 65 Funes de banco de dados .................................................... 69 Funo de procura PROCV ...................................................... 71

FORMULRIOS ..................................................................... 76 Crie um controle giratrio .......................................................... 77 Formate o controle .................................................................... 78

Caixas de combinao .............................................................. 79 Criando grupo de opes ......................................................... 81 Crie os botes de opes ......................................................... 81 Crie barra de rolagem ............................................................... 83 Crie uma caixa de seleo ........................................................ 85

NOES DE MACROS ........................................................ 86 Gravador de macros .................................................................. 86 Escreva uma macro comando a comando ............................. 89 Entenda a macro ........................................................................ 89 OBJETOS NO VBA ............................................................... 91 A janela do editor do Visual Basic ........................................... 91 Mdulos ...................................................................................... 93 Objetos ........................................................................................ 93 Mtodos e propriedades ........................................................ . 95 Mtodos ...................................................................................... 96

PRIMEIIROS PASSOS

Barras e selees
Barras de Ferramentas e Menus
O padro de exibio das barras de ferramentas no Excel a exibio da barra de formatao e da barra padro na mesma linha. Para separ-las:

1 Clique em Exibir, depois

pressione Barras de ferramentas e, por fim, clique em Personalizar .

guia Opes , desabi2 Na lite Mostrar barras de ferramentas Padro e Formatao em duas linhas . Ao utilizar qualquer menu do Excel, por padro, o mesmo aparecer com uma seta voltada para baixo, indicando que ele possui mais opes para visualizar todos os menus completos, sem a necessidade de pressionar a seta voltada para baixo. Para ter menus completos, siga o passo abaixo:

guia Opes , habilite Sempre 1 Na exibir menus completos .

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Trabalhe com linhas e colunas


Selecione clulas
Para selecionar um grupo de clulas no contnuas por meio da tecla F5 :

Pressione a tecla F5 e digite os endereos de cada intervalo, separados por ponto e vrgula:

Insero de linhas e colunas


Para inserir linhas ou colunas, devemos primeiramente selecionar as linhas por meio do cabealho de linhas e as colunas pelo cabealho de colunas e, em seguida, pressionar as teclas CTRL +. Para excluir linhas ou colunas, selecione as linhas ou colunas a serem excludas e, em seguida, pressione as teclas CTRL .

Ajuste da largura da coluna

Posicione o cursor na diviso entre as duas colunas que deseja ajustar.

2 D duplo clique nessa diviso. 3 Neste caso o Excel vai verificar qual

o maior texto existente em toda a coluna e ajustar a largura da mesma de acordo com o tamanho fornecido.

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PRIMEIIROS PASSOS

Formataes
Formatos personalizados
Por meio da opo Formatar /Clulas /Nmeros podemos criar novos formatos na opo Personalizado , em que podemos digitar:
# ,00

Exibe apenas os dgitos significativos e no exibe os zeros. Exibe zeros no significativos se um nmero tiver menos dgitos que o nmero de zeros no formato. Adiciona espaos para zeros no significativos em ambas as extremidades da vrgula decimal para que fiquem alinhadas quando formatadas com uma fonte de tamanho fixo, tal como a Courier New.

Para exibir
1234,59 como 1234,6 8,9 como 8,900 .631 como 0,6 12 como 12,0 e 1234,568 como 1234,57 44, 398, 102,65 e 2,8 com vrgulas alinhadas. 12000 como 12.000 12000 como 12 12200000 como 12,2

Use o formato personalizado


####,# #,000 0,# #,0#

???,??? #.### #. 0,0,,

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Na categoria personalizado, podemos definir tambm a cor de uma seo do formato, podendo ser digitada uma das oito cores permitidas, (preto, ciano, magenta, branco, azul, verde, vermelho ou amarelo) sempre entre colchetes. Veja um exemplo de como exibir nmeros menores ou iguais a 100 em uma fonte vermelha; e nmeros maiores que 100 apresentados em fonte azul: [Vermelho][<=100];[Azul][>100]

Alinhe o texto em mais de uma linha


Algumas clulas contm textos maiores, e por isso desejamos que elas ocupem mais de uma linha na clula. Para isso, devemos utilizar o comando Formatar / Clulas / Alinhamento. Depois, ative a opo Retorno automtico de texto para que tenhamos o seguinte resultado:

Reduzir a fonte de acordo com a largura da clula


Para diminuir a fonte da clula de acordo com a sua largura, proceda desta forma:

1 Digite o texto na clula desejada. como, por exemplo Receita Bruta. 2 Utilize o comando Formatar / Clulas / Alinhamento. 3 Ative a opo Reduzir para ajustar e clique em OK.

12 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Mescle clulas
A maioria dos ttulos existentes na planilha inserida na primeira linha. Tais ttulos devem ser, de preferncia, alinhados no centro de todas as colunas. Veja como fazer isso:

1 Digite o ttulo na primeira linha, por exemplo, Atualizao de preos .

2 3

Selecione o intervalo de clulas de A1 at D1, que o local no qual desejamos que ele encontre o centro.

Utilize o comando Formatar / Clulas / Alinhamento.

Ative a opo Mesclar clulas e pressione o boto OK para conferir o resultado.

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Frmulas
Cpias com referncias absolutas
Existem outros tipos de frmulas nas quais a referncia clula no pode ser relativa, ou seja, uma determinada clula dever ser fixa, pois se alterada, implicar diversos erros no resultado dos clculos propostos. Veja o exemplo abaixo em que utilizamos o recurso da ala de preenchimento para copiar o contedo da clula:

Para resolvermos esse problema, devemos informar ao Excel que para manter a sua referncia original, a clula B1 dever ser fixa, ou seja, ao copi-la para qualquer sentido ela permanecer com o mesmo contedo. Assim, seu valor sempre ser o apresentado na referncia $B1 vezes o valor do produto, que ora B5, ora B6, e assim por diante. o contedo da fr1 Edite mula existente em C4 (por meio da tecla F2).

2 Posicione na clula B1
que contm a frmula.

3 Pressione a tecla F4 para fixar esta


clula, ou seja, torn-la absoluta.

4 Dessa forma aparecer a frmula =B4*$B$1.

14 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

5 Por fim, pressione Enter. 6 Copie a frmula novamente para as


clulas abaixo e o resultado apresentado na tela ao lado.

Trabalhe com porcentagens


Devemos trabalhar com porcentagens no Excel como se estivssemos utilizando uma calculadora. Veja abaixo alguns exemplos utilizados nas construes de frmulas: Quanto 10% de 100,00?
Frmula Resultado

=100*10% =100*0,1

10,00 10,00

Quanto representa R$ 20,00 do valor total de R$ 500,00?


Frmula =20/500 Resultado 0,04 Para obter 4% utilize a formatao %

Qual ser o novo valor do produto que custava R$ 50,00 e teve um acrscimo de 35%?
Frmula =50*(1+35%) =50*35%+50 Resultado R$ 67,50 R$ 67,50

Calcule a raiz quadrada


Para calcular a raiz quadrada de um valor, devemos utilizar a funo raiz, que dever ser digitada da seguinte maneira:

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=raiz (nmero) =raiz (25) Calculando outras razes:


Exemplo =125^(1/3) =16^(1/4) =3125^(1/5) Resultado 5 2 5 Clculo

125 16 3125
5 4

Crie planilhas 3D
O processo de criao de planilhas 3D simples. Com uma matriz, geramos vrias planilhas de uma nica vez. Para isso, basta seguir os pasos:

1 Selecione todas as guias da pasta que deseja preencher. 2 Clique em cada uma das guias ou mantenha a tecla CTRL presa clula A1 da guia Plan1.

sionada enquanto d um clique sobre cada uma das guias. Isso serve para selecionar guias no contnuas.

3 Posicione o cursor na primeira clula a ser preenchida, por exemplo, 4 Digite o texto desejado. 5 Ao pressionar a tecla ENTER repare que o mesmo contedo estar
em todas as guias selecionadas.

Criao de frmulas com endereos em outras guias


Aps a criao de todas as guias, podemos gerar planilhas de totalizao dos dados. Por exemplo, temos uma planilha sobre a prestao de servios mensal, e desejamos totalizar o trimestre. Como fazer isso?

16 - Desvendando o Microsoft Excel

1 Crie todas as guias com os clculos j efetuados em cada uma delas. 2 Na planilha que dever conter o resultado da operao, digite a frmula comeando com o sinal de igualdade (=). o endereo da clula que contm o valor a ser inserido: =Planilha!Clula Outro exemplo =Jan!H7

PRIMEIIROS PASSOS

3 Digite

4 A maneira mais segura digitar o sinal de igualdade e dar um clique


na guia desejada.

5 Em seguida, clique na clula desejada, digite o operador (por exemplo, +) e o endereo da outra clula a somar. Utilizando o mesmo processo, d um clique na guia e outro na clula. Portanto, para nos referirmos a uma clula, podemos utilizar: =Planilha!Clula? = Plan1!A1 =Primeiro Trimestre 01!C5 O nome da guia contm espaos em branco e, por isso, aparece entre apstrofos. =SOMA(Plan1!A5;Plan2!B6;Plan3!B9) Soma os valores das clulas A5 de plan1, B6 de plan2 e B9 de plan3.

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Crie listas personalizadas


Para criar listas personalizadas, faa o seguinte:

1 Utilize o comando Ferramentas / Opes / Listas 2 O Excel vai mostrar as listas personalizadas que acompanham o
processo de instalao.

3 Digite os valores desejados em da lista. Entradas cada um dos 4 Separe elementos usando para isso a tecla ENTER .

5 Quando terminar, pressione o boto Adicionar. 6 Clique em OK para sair do comando.


Para utilizar a lista criada, digite em qualquer clula um dos elementos existentes na sua lista e utilize a ala de preenchimentos. Veja imagem:

18 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Filtre dados
Podemos tratar uma planilha como se ela fosse um banco de dados, em que cada coluna vai indicar um campo e cada linha, um registro. Para filtrar os dados por determinado campo, devemos posicionar o cursor em qualquer linha com registros e utilizar o comando Dados / Filtrar / Autofiltro. Ao lado de cada campo aparecer uma seta voltada para baixo. Para pesquisar, v at o campo desejado e utilize essa seta. Para remover os filtros utilize a mesma seta e a opo Tudo . Para sair do modo filtro utilize o mesmo comando.

Ao clicar na seta para estabelecer um critrio de filtro aparecem os campos de valor nico e outras opes descritas a seguir: Todos: utilize essa opo para remover o critrio de filtro da coluna. Todas as linhas ocultas por esse critrio sero exibidas. Para remover todos os critrios de filtro de todas as colunas, utilize o comando Dados / Filtrar / Exibir tudo . Clulas vazias: localiza clulas vazias em uma coluna. Se voc escolher essa opo, sero exibidas apenas as linhas que tiverem clulas vazias nessa coluna. Clulas no vazias: localiza, em uma coluna, clulas com contedo. Se voc escolher essa opo, sero exibidas apenas as linhas que tiverem algum contedo digitado nas clulas dessa coluna.

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Critrios personalizados
Para atribuir critrios personalizados na opo Autofiltro, clique na seta da caixa de lista, que est na linha de cabealho da lista e escolha a opo Personalizar . Aparecer a seguinte caixa de dilogo: O critrio especificado na caixa de dilogo permitir localizar os registros que contenham valores maioresque 20 e menores do que 50.

Utilize o filtro avanado


Com o filtro avanado voc poder copiar automaticamente em outro local os dados que atendem aos critrios especificados. Siga o procedimento:

1 Copie a linha com

os nomes dos campos da lista para um outro local da planilha. linha abaixo do local que foi copiado.

2 Escreva o critrio na

rea de critrios, na segunda linha, digite logo abaixo do ttulo 3 Na Produto , a palavra cacau e abaixo de Responsvel , o nome Ftima . Dessa forma, solicitamos ao Excel que sejam filtrados os registros cujo Produto cacau e o Responsvel Ftima . Para conseguir esse resultado, proceda da seguinte maneira:

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1 Ative o comando Dados / Filtrar / Filtro Avanado. 2 Defina se quer filtrar a lista no prprio local onde foi digitada ou se 3 Em Intervalo da lista, informe qual a faixa da lista, inclusive a
primeira linha que contm os nomes dos campos. digitado o critrio, inclusive a primeira linha. mente registros exclusivos, sero localizados apenas registros nicos.

PRIMEIIROS PASSOS

deseja copiar o resultado para um outro local. Se escolher a ltima opo, dever informar para qual clula deseja copiar, em Copiar para.

4 Em Intervalo de critrios , informe qual a faixa em que est 5 Se voc ativar a caixa So6 Clique no boto OK.
Defina os parmetros para o filtro avanado
Quando desejamos estabelecer o critrio para pesquisa baseada na funo OU , podemos usar quantas variveis forem necessrias, mas sempre abaixo do campo a pesquisar. Veja figura:

Voc poder utilizar os seguintes operadores de comparao para montar o critrio:


> MAIOR < MENOR >= MAIOR ,IGUAL <= MENOR, IGUAL = IGUAL <>DIFERENTE

Caso queira, tambm pode utilizar caracteres curinga para localizar valores de texto que compartilham alguns caracteres e outros no. O caractere curinga representa um ou mais caracteres no especificados.

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Use o caractere * (asterisco)

Para localizar

Exemplo

Qualquer nmero de P*localiza Paulo e Patrcia. caracteres na mesma posio que o asterisco. O ponto de interrogao, asterisco ou til FYT~* localiza FYT*.

~ (til) seguido por ?, * ou ~

Exemplo de pesquisas:
Critrio Brasil* Resultado Brasil Brasileiro Braslia

Remova o filtro avanado


Para remover o filtro avanado e exibir todos os registros da lista, utilize o comando Dados / Filtrar / Exibir tudo.

Subtotais automticos
Aps classificar os dados podemos fazer com que recebam subtotais baseados em campos especificados pelo usurio. Para isso basta estar com o cursor sobre uma das clulas do banco de dados e ativar o comando Dados / Subtotais .

A cada mudana em:

Qual campo ser usado como critrio para os subtotais (normalmente o campo utilizado na classificao). Escolha como totalizar o campo; algumas das operaes so: Soma, Contagem, Mdia, Mximo, Mnimo, Desvio padro.

Usar funo:

Adicionar subtotal a

Escolha os campos que devem ser totalizados.

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PRIMEIIROS PASSOS
Substituir subtotais atuais Caso uma nova operao seja realizada, elimina os subtotais anteriores.

Quebra de pgina entre grupos

Impe uma quebra de pgina ao final de cada grupo.

Resumir abaixo dos dados

Apresenta uma totalizao de todos os grupos, na ltima linha do banco de dados.

E o resultado foi o seguinte:

Remova os subtotais automticos


Para remover os subtotais automticos, ative o comando Dados / Subtotais / Remover tudo .

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Validao de dados
Por meio do recurso de validao, podemos definir que tipo de informao gostaramos que fosse aceita em um intervalo de clulas ou uma mensagem de auxlio ao usurio indicando qual procedimento deve ser adotado em determinada situao. Para tanto, devemos selecionar o intervalo de clulas que dever ser conferido e em seguida utilizar o comando Dados / Validao. Aparecer a janela abaixo com as opes apresentadas na tabela Opes para validao.

Opes para validao de dados


Definies Mensagem Entrada de Determinamos qual tipo de informao ser aceita e dentro de qual intervalo. Mensagem que ser exibida ao usurio quando a clula for selecionada. Mensagem que dever ser apresentada ao usurio caso o valor digitado no corresponda a um dentro das caractersticas definidas como vlidas. Pode ser de trs estilos:

Alerta de Erro

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PRIMEIIROS PASSOS
Parar No possibilita que o usurio prossiga enquanto no digitar um valor vlido. Avisa o usurio sobre infraes, permitindo a restaurao das informaes originais ou que o valor seja mantido. Apenas informa que foi digitado um valor invlido, no entanto, no representa um bloqueio ao usurio.

Aviso

Informao

Permisses em validao de dados


PERMITIR Nmero inteiro Decimal Lista DESCRIO Permite somente a entrada de nmeros inteiros e no aceita os fracionrios (1,5, 2,957, etc.). Aceita nmeros fracionrios e inteiros. Permite que seja especificado um elemento da lista, que poder ser criada e separada por ponto e vrgula (sapato; casaco; meia); ou especificada uma rea que contm os elementos de uma lista. Aceita somente a entrada de datas, podendo ser utilizado o separador / ou (01/10/01 ou 01-10-01); o intervalo permitido 01/01/1900 e 31/12/9999. Restringe a entrada de dados para horas, assim, os valores devem ser separados por dois pontos (17:35). Restringe a entrada para valores com at uma certa quantidade de caracteres, no importando o tipo de dado digitado. Permite digitar uma frmula que retornar um valor VERDADEIRO OU FALSO. No podemos esquecer do sinal de igual. Por exemplo, =A1>=SOMA(C10:C20).

Data

Hora Comprimento de texto Personalizada

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Efetue clculos com datas


Antes de analisar algumas funes de data e hora, precisamos entender como o Excel vai efetuar clculos que envolvem tempo. Para isso, digite a seguinte planilha: Nesta planilha, devemos inserir a data de hoje, o que poder ser feito de trs maneiras: =HOJE() =AGORA() 21/01/01 As duas primeiras funes retornam os respectivos valores da data atual de acordo com a data do Sistema operacional sendo atualizadas dia a dia.

Nmero serial
Em cada data digitada, um valor serial correspondente armazenado. Essas datas se iniciam em 01/01/1900, que corresponde ao nmero serial 1. E a partir da, soma-se uma unidade at atingir a data 31/12/ 9999, que ir gerar o nmero serial 2.958.465. Portanto, para o Excel, a data 02/01/1900 corresponde ao nmero 2; 03/ 01/1900 ao nmero 3 e assim sucessivamente. Todos os clculos com datas e horas sempre se baseiam no nmero serial, no importando o formato aplicado clula. Para verificar qual o nmero serial, basta digitar a data em uma clula e utilizar o comando Formatar/Clulas. Depois, clique na guia Nmero e escolha a categoria Geral, verifique o nmero e clique em OK. Veja um exemplo. Caso deseje calcular o nmero de dias vividos por uma pessoa, voc deve digitar a frmula apresentada na imagem ao lado:

26 - Desvendando o Microsoft Excel

Ser apresentada como resposta uma data, que devemos formatar para verificar qual o nmero serial. Isso, por meio do mesmo comando Formatar / Clulas. Depois, clique na guia Nmero e escolha a categoria Geral, verifique o nmero e clique em OK.

PRIMEIIROS PASSOS

Formate horas
Da mesma forma que as datas, as horas so vistas como nmeros seriais; sendo que cada hora corresponde a uma frao de um dia, ou seja, a um nmero entre 0 e 1 para horas entre 0 e 24. Esse nmero vai corresponder ao horrio dividido por 24. Veja o exemplo ao lado:

Clculos com horas


Na planilha abaixo precisamos primeiramente calcular qual o total de horas trabalhadas:

Para isso, devemos entrar com a seguinte frmula:

Verificamos que a pessoa trabalhou no primeiro dia por 9:00 h. Se desejarmos saber qual o total de horas trabalhadas em um perodo (soma de quatro dias), devemos usar a seguinte frmula:

Desvendando o Microsoft Excel - 2 7

O resultado ser 9:15 e logo voc imagina: errei alguma coisa. Mas no houve erro, pois o clculo vai trabalhar com valores superiores a 24 horas. Nesse caso devemos mudar o formato da clula de hh:mm para [hh]:mm, pois teremos a diferena correspondente ao valor de 24:00 at 33:15, que so exatamente 9:15. Isso no afeta os valores existentes nas clulas. Para mudar o formato da clula, utilize o comando Formatar/ Clulas / Guia Nmero. Depois, clique na guia Nmero e escolha a categoria Geral, verifique o nmero e clique em OK. D um clique em Personalizado e digite o valor assinalado na figura:

Para calcular o valor a ser recebido, ou seja, o total de horas vezes o valor da hora, devemos acrescentar 24, para que assim, o Excel interprete o total das horas vezes 24 horas (um dia) vezes o valor da hora. Veja o exemplo assinalado abaixo:

28 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Funes DIA, MS E ANO


Por meio das funes DIA, MS e ANO, podemos extrair parte de uma clula que contm data. Veja o exemplo na imagem abaixo:

Funo DIA360
Esta funo vai retornar o nmero de dias teis entre dois intervalos de datas, excluindo sbados, domingos e feriados: =DIA360 (DATA_INICIAL; DATA_FINAL; FERIADOS)

A opo Feriados poder ser determinada como o nmero de feriados existentes em um perodo, por exemplo cinco, por meio de clulas (A13:F14).

Formatos personalizados para datas


Por meio do comando Formatar / Clulas / Nmero podemos criar formatos personalizados para datas. Assim, clique em Personalizado e depois em Digitar. Aparecer a seguinte janela:

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Opes de formato:
FORMATO d dd ddd dddd m mm mmm mmmm aa aaaa DESCRIO Dia do ms sem 0. Ex: 1, 5, 15. Dia do ms com zero. Ex: 01, 09, 20. Dia da semana abreviado. Ex: Qua, Sex. Dia da semana por extenso. Ex: Segunda-feira, tera-feira. Nmero do ms sem o zero Ex: 1, 8, 12. Nmero do ms com o zero. Ex: 01, 08, 12. Exibe o nome do ms abreviado. Ex: Jan, Out, Dez. Exibe o nome do ms por extenso. Ex: Janeiro, Outubro, Dezembro. Exibe o ano com dois dgitos. Ex: 01, 02. Exibe o ano com quatro dgitos. Ex: 2001, 2002.

Formatos no mudam o valor da clula, apenas mudam o modo de exibir os dados.

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PRIMEIIROS PASSOS

Tabela dinmica
Uma tabela dinmica resume os dados utilizando clculos, ou funes de resumo, tais como soma ou mdia, que voc escolhe. Voc tambm pode controlar a maneira como os subtotais e os totais globais so calculados. Para criar uma tabela dinmica, inicialmente voc dever ter uma planilha com um mesmo formato de uma lista, ou seja, dados agrupados, sendo que a primeira linha dever ter os nomes dos campos. Depois, basta seguir os passos:

1 Posicione o cursor em uma clula da lista. 2 Ative o comando Dados /Relatrio de tabela
dinmicos.

dinmica / Grficos

etapa do assistente da tabela dinmica, voc ter de informar a 3 Na origem dos dados para a construo da tabela. A origem poder ser: Banco de dados ou lista do Microsoft Excel : A tabela dinmica servir para resumir dados e uma lista com vrias colunas, criada por voc no Excel. A lista dever ter na primeira linha os nomes dos campos.

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Fonte de dados externa : a tabela dinmica servir para consultar e resumir os dados de arquivos ou tabelas de banco de dados externos criados utilizando aplicativos ou sistemas de gerenciamento de banco de dados como Access, FoxPro, dBase, Oracle ou SQL Server. Vrios intervalos de consolidao : a tabela dinmica servir para combinar e resumir dados de vrios intervalos de planilhas do Excel que possuem nomes de linha e de coluna. Outra tabela dinmica : voc poder utilizar os dados de uma tabela dinmica j existente na mesma pasta de trabalho. No nosso caso, especifique que a origem dos dados um banco de dados ou lista do Excel. Clique depois no boto Avanar. Na etapa 2, voc dever informar a localizao da lista na planilha. Se voc selecionou pelo menos uma clula da lista, o Excel vai identific-la automaticamente. Caso contrrio, selecione-a, no esquecendo de tambm considerar a primeira linha que contm os nomes dos campos. Clique no boto Avanar .

O Excel ignora qualquer filtro que tenha sido criado. Portanto, exclua-o antes de criar uma tabela dinmica. O Excel inclui automaticamente totais globais e subtotais na tabela dinmica. Sendo assim, remova qualquer subtotal da sua lista.

Na etapa 3, voc dever criar um layout para a sua tabela dinmica. Primeiramente pressione o boto Layout .

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Arraste os botes de campos para as reas especificadas no modelo. Quanto mais campos voc incluir em uma rea, mais detalhes estaro contidos na tabela dinmica:
ARRASTE O BOTO DE CAMPO PARA A REGIO LINHA COLUNA DADOS PGINA

PRIMEIIROS PASSOS

PARA Exibir itens no campo como rtulos de linha. Exibir itens no campo como rtulos de coluna. Resumir valores no corpo da tabela. Na tabela, exibir dados de um item de cada vez.

Na etapa 4, especifique onde deseja que a tabela dinmica aparea. Voc pode coloc-la em qualquer planilha e pasta de trabalho.

Ao clicar no boto Concluir , o Excel cria a tabela dinmica na planilha atual ou em uma nova planilha. A ilustrao abaixo mostra o resultado da construo de uma tabela dinmica, e indica tambm seus elementos principais:

Desvendando o Microsoft Excel - 3 3

Personalize a tabela dinmica


Quando iniciamos uma tabela dinmica, uma nova barra de ferramentas automaticamente inserida no Excel, essa barra permite fazer alteraes na estrutura da tabela.

O Assistente da tabela dinmica


Se o layout da planilha deve sofrer alteraes, podemos posicionar o cursor em uma das clulas da tabela dinmica, e utilizar o Assistente da tabela dinmica. Esse processo utilizar novamente o terceiro passo da tabela dinmica. Neste ponto podemos reestruturar o layout da tabela com as seguintes funes: Retirar Campos que no so necessrios para a tabela. Para tanto, posicione o cursor sobre a barra que indica o campo que deve ser excludo, pressione o boto esquerdo do mouse e arraste-o para fora do layout da tabela. Incluir novos Campos. Para isso, posicione o cursor sobre o campo desejado, apresentado direita da tela e arraste-o para dentro do layout soltando-o sobre a rea que ele deve tomar. Alterar as posies dos campos j existentes. Faa isso posicionando o cursor sobre o campo que deve ser alterado, pressione o boto esquerdo do mouse, e mova-o para a nova posio.

Inclua e remova dados na tabela dinmica


O boto tem a funo de atualizar a tabela dinmica baseando-se nas alteraes ocorridas na planilha em que est digitado o Banco de dados . A seguir exemplificamos uma dessas operaes:

34 - Desvendando o Microsoft Excel

Insira um novo registro em seu banco de dados, efetue as alteraes necessrias em qualquer registro e exclua os dados indesejados. Aps atualizar todos os dados, observe novamente a tabela dinmica e clique sobre o boto Atualizar dados .

PRIMEIIROS PASSOS

Altere os parmetros do campo da tabela dinmica


O boto permite que os campos da tabela dinmica sejam alterados. Podem ser determinados os seus nomes, o tipo de clculo que usa, o formato do nmero ou sua excluso. Para isso, basta posicionar o cursor sobre o campo que deve sofrer a alterao e clicar sobre esse boto.

Exiba pginas em planilhas separadas


O boto permite que as variveis definidas pela regio Pgina na tabela dinmica sejam transportadas uma a uma para outra planilha. Para isso, posicione o cursor sobre qualquer clula da tabela dinmica e clique sobre esse boto. Depois, escolha o campo desejado com um clique (no nosso caso s existe o campo Responsvel). Depois, clique sobre o boto OK. O resultado apresentado na ilustrao abaixo:

Campos calculados
Em uma tabela dinmica, podemos inserir campos que efetuem clculos. J existe, por exemplo, um campo com a soma das unidades vendidas por pas e outro com a soma em R$, sendo preciso achar uma mdia de preos unitrios, ou seja, um novo campo. Para isso, com o cursor em qualquer lugar dentro da tabela dinmica, utilize o boto e selecione as opes Frmulas / Campo calculado . Aparecer a seguinte janela:

Desvendando o Microsoft Excel - 3 5

Fornea um nome para o novo campo e o clculo que o mesmo dever fazer, por exemplo: = Total/Unidades

No necessrio digitar o nome dos campos, basta dar duplo clique sobre os mesmos e ao pressionar OK o novo campo ser gerado.

Grficos dinmicos
Para gerar rapidamente um grfico sobre os dados existentes na tabela dinmica basta pressionar o boto sobre qualquer registro da tabela dinmica. Caso queira, basta clicar novamente neste boto para que possa selecionar qual o tipo de grfico desejado e especificar outros detalhes como ttulos, rtulos e legendas, entre outros. Outra opo clicar diretamente no grfico para alterar tipos de cores, por exemplo.

36 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Gerenciador de cenrios
O Gerenciador de cenrios utilizado para visualizar novos resultados em uma planilha, baseados em suposies. possvel, tambm, a partir desses novos resultados, gerar relatrios para demonstrar o que foi alterado e os valores resultantes. Imagine uma empresa com representaes no Canad, Itlia e Japo, e que precisa analisar seus dados de acordo com uma projeo de ndices ao longo de cinco meses. Como visualizar esses dados de acordo com novos ndices?

Suponha, nesta planilha que os investidores gostariam de saber quanto ganhariam em suas aplicaes, se essas fossem feitas fora do pas, tendo conseqentemente, um cenrio econmico e taxas diferentes. As projees ms a ms sofrem alteraes de acordo com o comportamento dos ndices praticados no mercado. Portanto, para visualizar esses valores devemos modificar os ndices dos meses de fevereiro, maro, abril e maio. Repare na imagem acima que na rea de C8:F10 temos frmulas que dependem dos ndices praticados ms a ms.

Desvendando o Microsoft Excel - 3 7

Crie cenrios

1 Selecione as clulas que devem va2 Utilize


o comando Ferramentas / Cenrios.

Para criar um cenrio, proceda da seguinte maneira: riar, no nosso caso, a rea de B2:B5.

3 Como no existem cenrios para

essa planilha, devemos utilizar o boto Adicionar.

4 D um nome para o cenrio e informe quais clulas podem ser


variveis. Em seguida pressione o boto OK.

Informe os novos valores para as clulas variveis dentro deste cenrio. Em seguida, pressione OK.

6 Crie novos cenrios (suposi-

es) utilizando os mesmos passos e clicando em Adicionar, aps dar um nome e digitar os valores para as clulas variveis.

Se nas clulas variveis forem encontradas frmulas, as mesmas sero transformadas em valores ao exibir os cenrios, pois todas as variveis de um cenrio devem ser clulas constantes.

38 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Exiba cenrios
Com a janela de cenrios na tela, basta dar um clique no nome do cenrio desejado e pressionar o boto Mostrar. Outra maneira mais prtica personalizar a barra de ferramentas, inserindo o comando de cenrios: ferramentas.

1 Primeiro, clique com o boto direito do mouse sobre a barra de 2 Depois, clique em Personalizar.

3 D

um clique na guia Comandos e na categoria Ferramentas , para que sejam exibidos os comandos de Ferramentas.

4 Clique em Cenrio e arraste-o at o local desejado na barra de


ferramentas.

5 Dimensione este boto e pressione Fechar para que o mesmo seja


inserido na barra.

6 Para ver um cenrio, clique


no boto e escolha o cenrio a exibir. Para alterar os dados das clulas variveis em um cenrio, utilize o comando Ferramentas / Cenrios . D um clique no cenrio desejado e pressione Editar .

Desvendando o Microsoft Excel - 3 9

Gere relatrios de cenrios


Aps a criao de todos os cenrios, podemos exibir um relatrio que nos dar uma idia dos ndices aplicados em todas as clulas, como em um comparativo. Para criar esse relatrio, utilize o comando Ferramentas / Cenrios . Pressione o boto Resumir , no qual encontraremos dois tipos de relatrios: Resumo do cenrio: Vai criar um relatrio especfico de valores atuais das clulas e suas variveis de resultado. Devem-se determinar quais as clulas que desejamos comparar, podendo ser algumas delas ou toda a rea. Tabela dinmica: Cria uma tabela dinmica em uma nova planilha, baseada nos valores dos cenrios existentes da planilha atual.

40 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Modos de exibio
Outro recurso bastante til na visualizao dos dados o de personalizao dos modos de exibio. Imagine que temos uma empresa de representaes com filiais em vrios estados e inserimos em uma planilha todas as vendas efetuadas em determinado perodo em todos os estados. Para complicar, o gerente da regional sudeste ligou e precisa ver somente os dados pertencentes a sua regio. Como fazer? Primeiramente, imagine a seguinte planilha com todos os dados de todas as regionais:

Crie um modo de exibio


Primeiramente, vamos criar um modo de exibio com todos os dados na tela. S deixaremos de exibir determinadas informaes, tais como grades, cabealhos de linhas e colunas, entre outras. Para isso:

Desvendando o Microsoft Excel - 4 1

1 Utilize o comando Ferramentas/Opes/ Exibir .

2 Remova

as linhas de grade, cabealhos de linha, coluna, guias da planilha, barra de frmulas, barra de status e pressione OK . por meio do comando Exibir/Zoom .

3 Regule o zoom da tela 4


Aps as definies do que deseja ou no visualizar em sua planilha, utilize o comando Exibir / Personaliza r modos de exibio .

5 Para criar um modo de exibio,


utilize o boto Adicionar, e d um nome para essa exibio.

6 Pressione OK.
Opes do comando Adicionar / Modo de exibio:
OPO Configuraes de impresso DESCRIO Sero mantidas as configuraes de impresso que podem facilitar a impresso da planilha, tais como margens, cabealhos, entre outros. Inclui a aplicao de filtro e a exibio das linhas ou colunas ocultas.

Linhas ou colunas ocultas

42 - Desvendando o Microsoft Excel

Crie exibio para SP

PRIMEIIROS PASSOS

1 Visualize, por meio do comando Ferramentas /Opes / Exibir , o


cabealho de linhas e colunas para facilitar o trabalho.

2 D um clique em Cabealho de linhas e colunas. 3 Selecione as linhas que deseja ocultar (linhas referentes aos outros
estados de 7 a 22).

4 Clique em Ocultar. o cabealho de 5 Remova linhas e colunas por meio


do comando Ferramentas / Opes / Exibir .

6 Mude o zoom da tela e


o clicando em Exibir / Personalizar modos de exibio .

se desejar, crie um grfico com esses dados.

7 Crie um modo de exibi8 Pressione o boto Adicionar. um nome sugestivo e clique em OK. Crie vrios modos de exibi9 D o, um para cada estado, regional e departamento.
Visualize os modos de exibio
Aps gerar os modos de exibio, o gerente de So Paulo liga e diz que deseja ver o resultado de suas vendas no perodo. Para facilitar, anteriormente foram definidas as clulas que faziam parte de SP e como elas deveriam ser exibidas. Agora, basta chamar o modo de exibio clicando em Exibir / Personalizar modos de exibio.

Desvendando o Microsoft Excel - 4 3

Em seguida, clique no modo desejado (SP) e pressione Mostrar.

Remova modos de exibio


Para remover um modo de exibio, utilize o comando Exibir/Personalizar modos de exibio. Depois, clique no modo desejado e pressione o boto Excluir.

Gerenciador de relatrios
Aps gerar todos os cenrios e modos de exibio, desejamos configurar a impresso de forma que sejam impressos relatrios diferenciados por regionais. Por exemplo, novamente o gerente da regional sudeste ligou e precisa nesse momento de um relatrio (impresso) do resumo de suas vendas em um determinado perodo. Para isso, devemos tambm preparar os relatrios.

Crie um relatrio
Como se trata de um suplemento, possivelmente este recurso poder no estar disponvel no momento, se for seu caso, torne-o disponvel por meio do comando Ferramentas/Suplementos.

1 Um clique em Gerenciador de relatrios e d OK .

2 Dessa forma, podemos

utilizar para a criao de relatrios, o comando Exibir/Gerenciador de relatrios e pressi-

44 - Desvendando o Microsoft Excel

onar o boto Adicionar para criar um novo relatrio:

PRIMEIIROS PASSOS

3 Fornea um nome para

o relatrio, por exemplo, regional paulista, indique quais so as planilhas que devem compor este relatrio, quais os modos de exibio e o cenrio. Pressione Adicionar para que apaream na opo Sees neste relatrio . latrio ser criado.

4 Pressione OK e o re5 Faa o mesmo para as demais regionais.


Imprima relatrios
Para imprimir um relatrio anteriormente criado, utilize o comando Exibir / Gerenciador de relatrios. D um clique no relatrio desejado e pressione Imprimir. Estipule o nmero de cpias e d OK.

Desvendando o Microsoft Excel - 4 5

Solucione problemas
Atingir metas
Atingir metas um problema que envolve apenas uma varivel, ou seja, necessrio definir o valor de uma clula para que o objetivo seja atingido. Por exemplo, tenho um oramento a ser preenchido ao longo do ms, e sei que minhas despesas no devem ultrapassar R$ 7.100,00, pois a minha receita baixa. Neste caso, falta definir o total a ser gasto com a folha de pagamento do pessoal. Como farei para gastar no mximo R$ 7.100,00, sendo que a nica clula que poder variar a de pessoal (B6)?

1 Para isso, posicione o cursor em B9, que o total das despesas e


contm a frmula de soma das clulas referentes s despesas.

2 Em seguida, utilize o comando Ferramentas /Atingir metas. 3 Em Definir clula aparece a clula B9,
mximo que desejo atingir.

ou seja, nessa clula que desejo ver o resultado.

4 Quanto ao valor, devo determinar qual o 5 Variando a clula, devo determipressionar OK o Excel vai 6 Ao exibir a janela ao lado: nar qual clula poder variar nesse conjunto de clulas. No nosso caso, a clula referente ao pessoal.

46 - Desvendando o Microsoft Excel

Assim, ele conseguiu atingir o objetivo que era R$ 7.100,00, variando a clula B6 (que atingiu o valor de R$ 2.167,00), e resolvendo o meu problema rapidamente.

PRIMEIIROS PASSOS

Utilize o solver
Quando encontramos mais de uma varivel em um problema, o Atingir metas no poder solucion-lo. Para isso, devemos utilizar o recurso solver. Vamos usar o exemplo abaixo para tentar solucionar um problema de oramento:

Para compreender melhor o problema devemos pensar nas seguintes restries: Impressoras (C2): devo comprar pelo menos uma para cada cinco computadores (C3). Computadores (C3): devem ser quinze. Mesas (C4): devem ser trs para cada impressora (C2). Cadeiras (C5): devem ser trs para cada computador (C3). O total do oramento (D6): deve ser no mximo de R$ 50.000,00 (C8). Portanto, as clulas que podem variar so as clulas de C2:C5 e a clula D6 (soma dos gastos efetuados), que deve atingir no mximo 50.000. Posicione o cursor na clula de destino, que no caso o valor total do faturamento (D6). Ela vai depender dos valores estipulados nas clulas que vo variar. Caso o solver no esteja disponvel, utilize o comando Ferramentas/ Suplementos . Depois, clique em Solver e OK . Para ativar o solver, proceda da seguinte maneira:

Desvendando o Microsoft Excel - 4 7

1 Posicione o cursor na clula de destino (D6), a clula que dever


conter o total do oramento.

2 Utilize o comando Ferramentas/ Solver.

3 Clula de destino aquela que dever receber o valor mximo de 50000. 4 Clulas variveis so as clulas que podem e devem variar, e cada
vez que isso ocorrer, a quantidade de produtos ser multiplicada pelo preo de custo, sendo determinado um total. Portanto, a clula de destino vai depender das clulas variveis, que no exemplo acima dever ser a rea C2:C5. a.Max o processo dever encontrar o maior valor possvel para a clula de destino (D6). b.Min o processo inverso. Neste caso, o valor a ser encontrado ser o menor possvel. c Podemos digitar o valor que desejamos encontrar na clula destino, no caso 50000.

5 Temos trs opes na funo que podem ser especificadas:

6 Para submeter essas restries, devemos especificar nesta janela a


pressionar OK 7 Ao essa restrio far parte da lista.

lista de condies que desejamos atingir, por exemplo, o nmero de computadores dever ser igual a 15. Para isso, pressione Adicionar e digite a restrio apresentada na janela abaixo:

8 Entre

com as outras restries.

48 - Desvendando o Microsoft Excel

9 Entre com todas as condies a serem atendidas e por ltimo, deterpressione Resolver :

PRIMEIIROS PASSOS

mine que os valores a serem encontrados nas clulas variveis devam ser inteiros. Veja imagem abaixo.

10 Para resolver o problema


Aps terminar o processo de tentativa da soluo do problema, veremos a caixa de dilogo do solver.

Manter soluo do Solver Restaurar valor originais

Neste caso, vai manter na planilha atual os valores encontrados por meio do solver. Neste caso, vai manter os valores originais (existentes anteriormente).

Opes avanadas do solver:


Opo Tempo Mximo Alteraes Descrio Limita o tempo a ser utilizado no processo de soluo. O valor mximo de 32.767 segundos. Nmero de tentativas de clculos provisrios, limitando o tempo utilizado para solucionar o problema. Controla a margem de erro empregada na tentativa de encontrar o valor mais prximo do limite superior ou inferior das clulas variveis. Quanto maior a quantidade de casas decimais, mais prximo voc estar da melhor soluo. Poder ser um valor entre 0 (zero) e 1 (um, como 0,001). Configura a porcentagem de afastamento que o valor de uma clula pode ter do seu objetivo. S aplicada para nmeros inteiros. Por exemplo, se o valor da clula 100 e a tolerncia, 5%, o valor mnimo aceitvel 5% menor (95) que 100. Diminui o tempo necessrio para a resoluo do problema. Entretanto, somente utilize esta opo se todos os problemas forem lineares, se no estiver utilizando exponenciao ou se as variveis no se multiplicam ou dividem umas pelas outras. No permite que as clulas variveis possuam valores negativos. A cada tentativa de solucionar o problema, que determinado pela opo iterao, o Excel exibe a caixa Mostrar tentativa de soluo, a qual permite interromper ou continuar o processo de soluo.

Preciso

Tolerncia

Presumir modelo linear

Presumir no negativos

Mostrar resultado de iterao

Desvendando o Microsoft Excel - 4 9

Tabelas com uma entrada


Podemos resolver problemas com uma tabela de uma entrada, por exemplo: Neste problema, temos um o valor (R$ 18.000,00) a ser financiado (B4), a uma taxa de juros de 5% (B5) no prazo de doze meses (B6). Qual seria o valor do pagamento do mesmo valor caso o prazo fosse varivel de dezoito a quarenta e oito meses (B9:B13)?

1 Para resolver esse problema, inserimos na clula C8 a seguinte frmula: =PGTO(B5;-B6;B4)

2 Essa funo vai encontrar o valor do pagamento da parcela em


doze pagamentos.

3 Agora devemos encontrar qual ser o pagamento de acordo com 4 Devemos especificar a clula de en-

diferentes prazos (18, 24, 30, 36 ou 48 meses). Para isso, selecione as clulas de B8:C13 (tabela existente com os dados) e utilize o comando Dados / Tabela .

trada da coluna, que neste caso a clula que ir variar (prazo) na coluna B6 e pressionar OK.

50 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Tabelas com duas entradas


Vejamos o prximo exemplo:

Nesse exemplo, teremos duas variaes: a taxa de juros que era de 5%, poder ser 7%, 8%, 9% ou 10%, e o nmero de parcelas que era fixo em doze meses, poder ser em dezoito, vinte e quatro, trinta, trinta e seis, ou quarenta e oito meses. Para esse exemplo, insira a frmula abaixo na clula C8: =-PGTO(B5;B6;B4) Selecione as clulas B8:F13 e utilize o comando Dados / Tabelas .

A entrada da linha dever ser a clula B6 (taxa de juros) e a entrada da coluna dever ser B7 (parcelas). Ao pressionar OK o problema estar solucionado.

Desvendando o Microsoft Excel - 5 1

Funes
A maioria dos resultados esperados nas frmulas obtido por meio de funes. Um bom exemplo delas funo somatria. Essa apenas uma das 329 funes internas que o Excel possui, mas todas as funes existentes obedecem a regras e possuem uma sintaxe: Sempre so precedidas de um sinal de igualdade, pois vo retornar um valor especfico. Os nomes de funes sero em maisculas, ao digitar em minscula e pressionar Enter, o Excel automaticamente as converter para maisculas. Sempre aps o nome da funo, devemos abrir os parnteses para que sejam especificados os argumentos. H funes que no tm argumentos, portanto, os parnteses devem se fechar logo a seguir. Todos os argumentos de uma funo devem ser separados por ponto e vrgula (;).

Mensagens de erros em funes


MENSAGEM #N/D SIGNIFICADO Significa que no h valor disponvel. Este valor de erro normalmente ocorrer quando nos referirmos a um endereo de clula vazia. Ocorre quando se usa um nome de rea que o Excel desconhece, um nome de uma funo inexistente, ou escrita de forma errada. Ocorre quando se especifica uma interseco entre duas reas que no podem ser intersectadas. Indica um problema com um nmero. Indica que um tipo de argumento ou operando invlido. Muitas vezes, pode ocorrer quando tentamos utilizar um valor e realizar operaes com textos. Significa que a frmula est tentando efetuar uma diviso por zero.

#NOME?

#NULO! #NM!

#VALOR!

#DIV/0!

52 - Desvendando o Microsoft Excel

Como j dissemos, o Microsoft Excel possui cerca de 329 funes, divididas nas seguintes categorias: Financeiras Data e hora Matemtica e trigonomtrica Estatstica Procura e referncia Banco de dados Texto Lgica Informaes

PRIMEIIROS PASSOS

Algumas dessas funes podem no estar disponveis no momento, sendo preciso ento, disponibiliz-las. Para isso, devemos utilizar o comando Ferramentas / Suplementos e ative Ferramentas de anlise. Habilite a caixa de seleo Ferramentas de anlise para que todas as funes estejam disponveis.

Funes de texto
Esta categoria de funes manipula valores de texto, tais como a extrao, concatenao de cadeias de texto, converso para maisculas, etc. As principais funes so Esquerda, Direita e Ext.Texto.

Concatenao (Juntar textos)


Antes de verificar cada uma das funes de texto, devemos saber como manipular duas clulas que contm texto e junt-las em uma, esse processo mais conhecido como concatenao de string. Para isso usamos o operador (&).

Desvendando o Microsoft Excel - 5 3

Para criar espaos em branco entre as duas clulas, utilize:

Funes esquerda, direita e ext.texto


Essas funes extraem uma quantidade de caracteres a partir da esquerda, da direita de uma cadeia de texto ou tambm a partir de determinado caractere. Para a maioria dessas funes so necessrios os seguintes argumentos:
Texto Num_caract Num_inicial Cadeia de texto que contm os caracteres a serem extrados. a quantidade de caracteres a ser extrada a partir da esquerda, direita ou do meio de uma cadeira de texto. Caso seja omitido, o valor padro ser um. o caractere a partir do qual sero extrados os caracteres.

=esquerda(texto;num_caract)

54 - Desvendando o Microsoft Excel

=direita(texto;num_caract)

PRIMEIIROS PASSOS

=ext.texto(texto;num_inicial;num_caract)

Funes lgicas
A funo SE vai efetuar um teste lgico e de acordo com o resultado, executar uma operao, isto : =SE(CONDIO; VERDADEIRO; FALSO) Se a condio for verdadeira (Pagamento vista), vai executar o que foi determinado em verdadeiro (desconto de 20%); se a condio for falsa (Pagamento no vista), vai executar o determinado em falso (desconto de 10%):

Desvendando o Microsoft Excel - 5 5

Podemos inserir mais de uma condio para serem testadas, sendo permitidas por meio da funo E at 30 (trinta) condies. Sua sintaxe : =SE( E (condio1; condio 2; condio 3; Verdadeiro; Falso) Neste caso, somente ser executada como Verdadeiro quando todas as condies testadas (condio1, condio 2, condio 3) forem verdadeiras. Caso uma delas seja falsa, automaticamente ser atribudo o valor Falso para a condio. Por exemplo, se o pagamento de uma prestao for vista e a quantidade de peas for maior ou igual a 4, o desconto dever ser de 20%, caso contrrio, poder ser de 15%.

Podemos resolver essa questo utilizando a funo SE encadeada, ou seja, com mais de um SE testado:

Neste caso, se o pagamento for vista, podemos encontrar um desconto de 20% ou 15%, dependendo da quantidade adquirida, j se o pagamento for a prazo, o desconto ser de 10%. Ao selecionar uma condio e pressionar a tecla [F9], o Microsoft Excel vai informar o resultado da operao, que poder ser Verdadeiro ou Falso.

56 - Desvendando o Microsoft Excel

Primeiramente, a frmula inserida na clula e logo a seguir selecionada:

PRIMEIIROS PASSOS

Ao pressionar a tecla [F9], veremos a resposta:

Condies alternativas (OU)


Ao utilizarmos a funo SE juntamente com a funo E, vimos que a funo somente ser considerada verdadeira quando todas as condies forem verdadeiras. No caso de uma delas ser verdadeira, podemos utilizar a funo OU: =SE(OU (condio1; condio 2; condio 3); Verdadeiro; Falso) Portanto, ser considerado como Verdadeiro se apenas uma das condies forem verdadeiras e como Falso, se todas elas estiverem falsas. Por exemplo, caso o valor total da compra seja superior a R$ 50,00 ou se o pagamento for vista, irei emitir a mensagem Cliente Vip ao cliente; caso contrrio, ser emitida a mensagem Sem bnus.

Desvendando o Microsoft Excel - 5 7

Funes estatsticas
Conte itens em uma lista:
Para verificar quantas clulas foram preenchidas em uma lista, temos a funo CONT.VALORES: =CONT.VALORES(Valor 1; valor 2; valor 3; ... Valor 30) Veja o exemplo na planilha abaixo:

Neste caso, sero levadas em conta todas as clulas preenchidas, cujos contedos podero ser texto ou nmero e a resposta ser 66. J a funo CONT.NM, vai contar somente o nmero de clulas com valores numricos: =CONT.NM(valor 1; valor 2; valor 3; ... valor 30)

58 - Desvendando o Microsoft Excel

Para saber quantas clulas esto vazias, podemos utilizar a funo =CONTAR.VAZIO =CONTAR.VAZIO(valor 1; valor 2; valor 3; ... valor 30)

PRIMEIIROS PASSOS

Condicione a contagem com CONT.SE


Imagine que preciso contar quantos itens referentes a determinado produto existem em uma lista, para saber, por exemplo, qual a soma das vendas de micros? Para isso, podemos usar a funo CONT.SE: =CONT.SE(Intervalo; critrios)

Na planilha abaixo, precisamos saber qual a quantidade de registros vendidos para micro, impressora, vdeo, tev, Paulo e Ana:

Para isso, devemos utilizar a funo:

Portanto, na rea de B2 a B17, temos quatro registros de vendas de micros.

Desvendando o Microsoft Excel - 5 9

Funes matemticas
Some com condio
Nessa mesma planilha, devemos saber qual o total das vendas (soma da coluna total), quando o produto for impressora. Devemos utilizar a funo SOMASE: =SOMASE(Intervalo ; critrios; Intervalo_a_somar)

Nesse caso, o intervalo B2:B17 a rea em que dever ser pesquisado o produto. A clula A20 contm o critrio (IMPRESSORA) e E2:E17 a rea que se deseja somar. Portanto, procure em B2 at B17, a palavra Impressora e assim que achar, totalize a coluna TOTAL (E2:E17). Outros exemplos de critrios:
CRITRIO >G <>TV M* M?? <&A20 DESCRIO Soma os valores dos itens cuja palavra seja maior que G (em ordem alfabtica). Soma os valores dos itens que sejam diferentes de tev. Soma os valores dos itens que comeam com a letra M. Soma os valores dos itens que comeam com M e possuem trs caracteres. Soma os valores dos itens que sejam menores que o valor da clula A20.

Utilize o assistente de soma condicional


Muitas vezes devemos somar uma determinada coluna de acordo com duas ou mais condies, para isso, ficaria difcil trabalhar com a funo SOMASE, mas o Excel dispe do assistente de soma condicional.

60 - Desvendando o Microsoft Excel

Por ser um suplemento, esse assistente pode no estar disponvel. Nesse caso, torne-o disponvel por meio do comando Ferramentas / Suplementos . D um clique na opo Assistente de soma condicional e em OK . Para iniciar o assistente, posicione o cursor em qualquer clula dentro da rea a totalizar, por exemplo, em B2: Utilize o comando Ferramentas / Assistente de soma condicional.

PRIMEIIROS PASSOS

1 Devemos especificar qual rea 2 Como o cursor estava em uma


contm os dados:

lista, o Excel j informa esta rea A1:E17, portanto, pressione Avanar.

3 Determine qual a coluna

a totalizar em total e a primeira condio Vendedor = Ana , pressione Adicionar condio e construa a prxima condio Produto = impressora . Aps especificar as condies para somar a coluna total, pressione Avanar .

Desvendando o Microsoft Excel - 6 1

4 Aps efetuar os clculos na coluna total, o Excel necessita saber 5 Para isso, utilize a opo Co-

como dever inserir a resposta na planilha, se dever somente copiar o valor (R$ 1.280,00) em uma clula, ou se dever inserir as condies em duas clulas e o resultado em outra. piar a frmula e os valores condicionais , e pressione Avanar.

6 Em seguida, clique na clula


que dever conter a resposta da primeira condio Impressora e pressione Avanar .

7 Clique, ento, na clula que dever conter o resultado da segunda


condio, no caso, Ana e pressione Avanar . Concluir .

8 Por fim, clique na clula que dever conter o resultado da soma e d


Funo freqncia
Calcula a freqncia de valores em um intervalo de valores e retorna uma matriz. Por exemplo, temos uma representao de veculos e desejamos saber quais os nmeros de veculos de uma determinada freqncia. H uma faixa de preos dos veculos armazenada em B13:B16, e preciso saber quantos veculos pertencem a cada uma das faixas. Para isso:

62 - Desvendando o Microsoft Excel

1 Crie a faixa de dados que deseja analisar (B13:B16). 2 Selecione as clulas adjacentes a esta faixa (C13:C17).

PRIMEIIROS PASSOS

3 Utilize o boto Colar funo. 4 Selecione a funo Freqncia e pressione OK. 5 Selecione a rea que contm os dados a serem analisados (rea de
dados de B2:e11).

6 Indique qual rea possui a matriz que deseja calcular (B13:B16).

Desvendando o Microsoft Excel - 6 3

7 Pressione CTRL + SHIFT + ENTER para que sejam inseridos os

valores correspondentes a cada uma das faixas, pois a tecla ENTER vai inserir o resultado somente na primeira clula:

Funes matemticas
As funes matemticas possuem os argumentos Num e Nm_dgitos:
ARGUMENTO Num Num_dgitos DESCRIO Nmero a ser arredondado, podendo ser uma expresso ou uma clula que contm um valor. Nmero de dgitos (casas decimais) que dever ser considerado para arredondar.

As funes mais utilizadas so: =ARRED (NM; NM_DGITOS) Arredonda um nmero para cima ou para baixo, de acordo com uma quantidade de casas decimais. = ARREDONDAR.PARA.BAIXO (NM; NM_DGITOS) Arredonda para baixo considerando somente o nmero de dgitos determinado em num_dgitos. =ARREDONDAR.PARA.CIMA (NM; NM_DGITOS)

Arredonda para cima considerando somente o nmero de dgitos. =INT(NM) 64 - Desvendando o Microsoft Excel

Extrai somente a parte inteira de um valor fracionado. =TRUNCAR(NM; NM_DGITOS)

PRIMEIIROS PASSOS

Remover a parte decimal ou fracionria de um nmero.

Funes financeiras
Estas funes envolvem questes de financiamentos e aplicaes. A maior parte dessas funes pode utilizar os seguintes argumentos:
ARGUMENTO TAXA NPER PGTO DESCRIO a taxa de juros por um perodo, ou seja, se mensal, diria, etc. Nmero de perodos ou de parcelas existentes. Pagamento o valor desembolsado a cada perodo, ou seja, o valor de cada parcela. Valor futuro o valor obtido ao final de um perodo. Por exemplo, ao fazer aplicaes na poupana todo ms durante 24 meses, com uma determinada taxa de juros, o resultado no final do perodo ser chamado de valor futuro. Valor presente o inverso do valor futuro, ou seja, o valor atual. Ao comprar uma tev a prazo, e que custa, vista R$ 650,00, este ser o valor presente. Poder ser 0 para indicar pagamento antecipado e 1 para pagamento no final de determinado prazo. Por exemplo, se comprar uma tev e a primeira prestao for paga aps o primeiro ms, o tipo ser 0; se ela for paga no ato da compra, o tipo ser 1.

VF

VP

Tipo

Desvendando o Microsoft Excel - 6 5

Funo VF
Retorna o valor futuro de um investimento baseado em uma taxa de juros e pagamentos constantes. = VF (TAXA; NPER; PGTO; VP; TIPO)

A resposta seria:

O resultado poder ser um valor negativo, pois vamos desembolsar R$ 125,00 todos os meses como investimento. Portanto, inserimos o sinal de (-) subtrao na frente do valor do pagamento. Como o valor da primeira prestao sair do meu bolso, daqui a 30 dias, o tipo de pagamento 0; se fosse efetuado um pagamento no ato, o tipo seria 1.

Funo VP
A funo de valor presente utilizada quando desejo saber quanto necessrio aplicar hoje para ter uma certa quantia no final de uma aplicao: =VP (TAXA; NPER; PGTO; VF; TIPO)

66 - Desvendando o Microsoft Excel

A resposta seria:

PRIMEIIROS PASSOS

Funo PGTO
Calculamos o pagamento por perodo de um investimento com base em uma taxa e pagamentos constantes: =PGTO (TAXA; NPER; VP; VF; TIPO)

A resposta seria:

Desvendando o Microsoft Excel - 6 7

Funo NPER
Auxilia a calcular o nmero de perodos de um investimento, considerando a taxa de juros e os pagamentos constantes: =NPER (TAXA; PGTO; VP; VF; TIPO)

Funo taxa
Retorna uma taxa de juros por um perodo de investimento: =TAXA (NPER; PGTO; VP; VF; TIPO; ESTIMATIVA) Estimativa o valor que pode ser especificado caso voc tenha uma idia do valor da taxa, pois esta funo faz o clculo com at 20 tentativas. Se no for possvel encontrar um valor para a taxa, surgir o valor de erro #NM!. Caso seja omitido, ele ser interpretado como 10%. Na maioria dos casos, Estimativa pode ser omitido, se o resultado for um erro, tente novamente, atribuindo um valor para a estimativa entre 0 e 1.

68 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Funes de banco de dados


A maior parte das funes de banco de dados utiliza os seguintes argumentos:
ARGUMENTO BANCO_DE_DADOS DESCRIO Lista clulas que contm os dados a serem pesquisados. Devemos sempre selecionar tambm a linha que contm os rtulos (ttulos) dos campos a serem analisados. Rtulo do campo (ttulo da coluna). Um intervalo de clulas que contm as condies a serem consideradas.

CAMPO CRITRIOS

Para trabalhar com essas funes vamos usar o banco de dados:

Nosso banco de dados est na rea A1:F22 e a rea de critrios primeiramente H1:I2.

Desvendando o Microsoft Excel - 6 9

Funo BDCONTAR e BDCONTARA


Vai contar quantas clulas com nmeros existem em um intervalo de acordo com as condies do intervalo de critrios. A funo BDCONTARA conta quantas clulas no vazias existem, ou se, com contedo, contenham qualquer tipo de dados existentes em um intervalo. =BDCONTAR =BDCONTARA (BANCO_DE_DADOS;CAMPO;CRITRIO) (BANCO_DE_DADOS;CAMPO;CRITRIO)

Podemos especificar no argumento campo, o nmero 2, que corresponde segunda coluna, podemos especificar B1 ou escrever PRODUTO que o resultado ser o mesmo.

Funo BDSOMA
Calcula a quantidade existente do produto. Vai somar os valores de uma coluna de acordo com um intervalo de critrios: =BDSOMA (BANCO_DE_DADOS; CAMPO; CRITRIO)

70 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS Funes BDMDIA, BDMX e BDMN


Para calcular a mdia aritmtica segundo condies: =BDMDIA (BANCO_DE_DADOS; CAMPO; CRITRIO)

Para calcular o maior valor utilize a funo BDMX: =BDMX (BANCO_DE_DADOS; CAMPO; CRITRIO)

Para calcular o menor valor de uma lista: =BDMN (BANCO_DE_DADOS; CAMPO; CRITRIO)

Funo de procura PROCV


Podemos utilizar os valores de uma lista para efetuar diversas operaes. Para localizar determinadas informaes utilizamos a funo PROCV, da seguinte maneira:

Desvendando o Microsoft Excel - 7 1

=PROCV (VALOR PROCURADO; MATRIZ_TABELA_ NMERO NDICE COLUNA) Ou seja: =PROCV (O QUE PESQUISAR; REA A PESQUISAR; NMERO DA COLUNA A TRAZER) Imagine a seguinte tabela:

Para verificarmos qual o nome do filme (ttulo), devemos proceder da seguinte maneira:

1 Nomeie a rea com o catlogo dos filmes (B10:D15) como Fitas. 2 Para nomear, selecione a rea e utilize o comando Inserir/Nome/
Definir .

3 Digite um nome para a rea Fitas e clique em OK. 4 Outra maneira de nomear selecionar a rea e na caixa de nomes
digitar o nome desejado.

72 - Desvendando o Microsoft Excel

5 6 7

PRIMEIIROS PASSOS
Posicione o cursor no local onde deseja ter o resultado (C2). Utilize o boto Colar funo. Em seguida, clique na funo PROCV e OK.

Digite, ento, os seguintes argumentos:

9 Arraste para baixo, para que as demais clulas sejam preenchidas. 10 Experimente alterar o cdigo da fita para verificar se a procura
realizada.

Desvendando o Microsoft Excel - 7 3

Outras funes de procura


possvel efetuar pesquisas em tabelas por meio de duas funes bastante poderosas: a ndice e a corresp. Vejamos como aplicar as funes no exemplo abaixo:

Nesta tabela, temos os valores dirios dos dlares paralelo e comercial. Para facilitar o aprendizado, nomeamos as reas como descrito nos crculos em vermelho. Imagine ter de entrar com uma data em outra planilha qualquer e descobrir o valor do dlar naquela data respectiva. Isso seria um sufoco e no utilizssemos funes. Portanto, acrescentamos a seguinte planilha:

Em primeiro lugar, vamos entender a sintaxe das duas funes: A funo ndice retorna um elemento em um intervalo de clulas, que ser selecionado por meio do nmero da linha e coluna desejada:

74 - Desvendando o Microsoft Excel

ndice (Intervalo; Linha pesquisar; Coluna a pesquisar)

PRIMEIIROS PASSOS

A funo corresp retorna a posio relativa de um elemento em uma matriz que vai coincidir com um valor especfico: Corresp (Clula; rea a procurar; Tipo de correspondncia) Posicione o cursor na clula em que deseja procurar o dlar correspondente (F6). Para achar o valor do dlar comercial digite:

Tabela F3 Datas 0 2

rea que contm todos os dados (datas e valores de cada um dos dlares). Clula que contm a data a ser pesquisada. rea que contm as datas com os valores especficos. o nmero da linha desejada. o nmero da coluna desejada (neste caso o valor do dlar comercial).

Desvendando o Microsoft Excel - 7 5

Formulrios
Podemos criar formulrios personalizados para facilitar a utilizao do Excel por parte de alguns usurios. Para isso, devemos verificar quais so os elementos que podem ser utilizados em um formulrio.

Em primeiro lugar, vamos criar um formulrio que ser utilizado em uma representao de veculos:

76 - Desvendando o Microsoft Excel

Para facilitar o trabalho, algumas reas na planilha foram nomeadas:


REA CUSTO ESTOQUE MODELOS VENDA NOME B10:B19 G10:G19 A10:A19 C10:F19

PRIMEIIROS PASSOS

Para acessar a barra de ferramentas de formulrio, siga os passos: com o boto direito do mouse sobre qualquer uma das barras 1 Clique de ferramentas existentes.

2 Depois, clique em Formulrios. 3 Arraste esta barra at um local que no atrapalhe a visualizao.
Crie um controle giratrio
Para criar um controle giratrio, d um clique no boto Controle giratrio da Barra de ferramentas de formulrio e clique no local onde o mesmo dever aparecer.

possvel excluir o controle selecionando e pressionando a tecla DEL. Para mov-lo, arraste-o com o mouse at o novo local e dimensione-o por meio das alas de edio existentes ao lado (quadradinhos brancos ao redor do objeto). Caso voc tenha tirado a seleo sobre o mesmo, d um clique com o boto direito do mouse sobre o objeto e aparecer o menu referente ao objeto.

Desvendando o Microsoft Excel - 7 7

Formate o controle
Para formatar este controle, clique com o boto direito do mouse sobre o controle e depois na opo Formatar controle .

Valor atual Valor mnimo Valor mximo Alterao incremental Vnculo da clula

o valor que est sendo apresentado neste instante ao pressionar o boto. Qual o menor valor que o boto dever apresentar? Deve ser um valor inteiro entre zero e 30.000. Qual o maior valor que o boto dever apresentar? Entre 0 e 30.000. o incremento que o boto ter ao clicar. Por exemplo, ele se inicia em 1 com incremento em 1; portanto, ao clicar, passar para 2, depois para 3 e assim sucessivamente. a clula que ter um valor a ser gerado quando clicar, neste caso, dever ser C6.

Como este controle e os demais no aceitam valores fracionrios, devemos mudar a frmula de C4 para: = C6/100 Esta clula dever ter o formato de porcentagem. Dessa forma, ao pressionar o boto (controle giratrio), o nmero ser alterado e, por conseguinte, o valor da porcentagem tambm, pois estar se referindo a esta clula. 78 - Desvendando o Microsoft Excel

Crie os controles giratrios para os estados de Curitiba, Natal e Goinia, da mesma forma. E logo a seguir, arraste-os para cima da clula de vnculo para que ningum perceba o resultado.

PRIMEIIROS PASSOS

Para melhor compreender a utilizao dos botes, devemos criar a seguinte planilha:

Caixas de combinao

1 Clique no boto Caixa de combinao da Barra de ferramentas. 2 Arraste sobre o local desejado, logo abaixo de modelos.

3 Pressione o boto direito e selecione Formatar controle.


Desvendando o Microsoft Excel - 7 9

Propriedades da caixa de combinao


Lista com os elementos do controle, em que poder ser digitado, por exemplo, Tempra, Corsa, Palio ou ainda, inserir o nome de Intervalo de entrada uma rea que possui a lista. No nosso caso, a rea se chama Modelos. Ao responder qual o modelo desejado, o Excel vai exibir o nmero da opo correspondente. Por isso, devemos guardar este valor em uma clula parte, pois ele no interessa ao usurio, mas futuramente servir para pesquisar o preo e o estoque do veculo. Ao clicar no boto, o Excel exibe o nmero de itens na lista. Se houver um nmero menor que os existentes, aparecer uma barra de rolagem. Serve para que o boto tenha efeito tridimensional (3D).

Vnculo da clula

Linhas suspensas

Sombreamento 3D

Experimente escolher um veculo e veja a resposta, que sempre ser um valor, sendo armazenado em H2.

Estoque
Devemos analisar a seguinte planilha para verificar o estoque:

80 - Desvendando o Microsoft Excel

O estoque do veculo ir variar de acordo com o modelo escolhido, portanto, ao escolher um modelo, aparecer o nmero da linha correspondente na clula H2 (clula de vnculo de modelos). Para localizar o estoque, devemos verificar qual a linha a ser pesquisada (modelo escolhido) dentro da rea chamada ESTOQUE. Portanto, o melhor a fazer utilizar a funo: =NDICE (REA A LOCALIZAR; LINHA/COLUNA) Neste caso no ser necessrio indicar a coluna, somente a rea e a linha, portanto a frmula existente em D6 dever ser: =NDICE (ESTOQUE; H2) Ou seja, localize na rea estoque (G10: G19), a linha idntica escolhida em H2. Mude de veculo para ver se o estoque est variando e confira na planilha de vendas.

PRIMEIIROS PASSOS

Criando um grupo de opes


Crie um Grupo de opes que dever conter os estados de So Paulo, Curitiba, Goinia e Natal. Para isso, utilize o boto Grupo de opes e arraste para onde deseja ver o grupo:

Crie os botes de opes


Dentro deste grupo de opes devemos inserir os estados, para isso, vamos utilizar o boto de opo e arrast-lo para dentro da caixa de opes:

Desvendando o Microsoft Excel - 8 1

Selecione o texto Boto de opo n e altere para So Paulo, crie mais trs botes para as cidades de Curitiba, Goinia e Natal dentro deste mesmo grupo de opes:

Em seguida, clique com o boto direito do mouse sobre o primeiro boto e ative suas propriedades com o comando Formatar controle.

Valor

Poder aparecer selecionado, ou seja, uma das opes j dever aparecer selecionada, podendo aparecer tambm desmarcada (sem seleo). A clula logo abaixo do modelo dever apresentar qual a opo escolhida, pois futuramente preciso saber qual o modelo e a cidade escolhida para saber qual o valor da venda. Efeito tridimensional no boto.

Vnculo da clula

Sombreamento 3D

Selecione cada uma das opes criadas para as outras cidades e verifique se o vnculo da clula tambm H3.

Verificando o custo
Para saber qual o custo do veculo dependemos de informaes fornecidas pelo usurio, como o modelo escolhido por ele. J vimos que 82 - Desvendando o Microsoft Excel

o modelo escolhido armazena a resposta na clula H2. Portanto, agora basta inserir novamente a funo ndice: =NDICE (custo; H2)

PRIMEIIROS PASSOS

Verifique qual o preo da venda


Para verificar o preo da venda, precisamos saber qual o modelo (H2) e qual o lugar de origem, o estado (H3) e, depois, entramos novamente com a funo ndice: =NDICE (VENDA; H2; H3) Procure na rea de venda (C10: F19), a linha H2 (modelo do veculo) e a coluna (H3), que apresenta o estado a ser pesquisado:

Crie barra de rolagem


Devemos criar uma barra de rolagem na qual o usurio dever escolher a quantidade de prestaes em que deseja fazer o financiamento. Para cri-la, utilize o boto Barra de rolagem e arraste-o at o local desejado.

Formate o controle
Para ativar as propriedades desse controle, clique com o boto direito do mouse sobre o mesmo e depois em Formatar controle :

Desvendando o Microsoft Excel - 8 3

Valor mnimo

Qual o menor valor que dever ser apresentado. No exemplo atual, dever ser um (uma prestao). Qual o maior valor que dever ser apresentado. No exemplo atual, dever ser trinta e seis (36 prestaes). Qual o incremento (passo), ao pressionar o boto dever avanar de um em um, de dois em dois, ou um valor desejado.

Valor mximo Alterao incremental

No caso de barras de rolagem, aps rolar a barra sucessivas vezes, Mudana de poder ocorrer uma mudana de pgina. No nosso exemplo, esta opo pgina poder ser deixada da mesma forma como encontrada, pois no faremos mudana de pgina. Sombreamento 3D Utiliza-se para exibir a barra tridimensional.

Calcule o valor da prestao


Para calcular o valor da prestao, devemos inserir a funo PGTO, que possui a seguinte sintaxe: =PGTO (TAXA, PERODO, VALOR PRESENTE) Neste caso, vamos trabalhar com uma taxa de 3,5% ao ms, portanto nossa frmula dever ser: =PGTO (3,5%; -D12; D10)

84 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Crie uma caixa de seleo


Devemos criar uma seleo que indique se o pagamento ser vista ou no, pois se o usurio desejar pagar em uma prestao, a mesma poder ser no ato. Por exemplo, da forma que est, sero cobrados juros no caso de uma prestao, pois em nenhum local indicamos que o valor vista. Para isso, utilize o boto Caixa de seleo e arraste-o sobre o local desejado.

Digite vista e ative as propriedades deste controle:

Este boto dever estar desmarcado e o vnculo da clula dever ser H4. Nesse instante, se o usurio escolher vista, vai alterar o valor da prestao, portanto, devemos retornar a funo que calcula a prestao e alterar para: = SE (H4; D10; PGTO (3,5%; -D12; D10)) Se a clula H4 for ativada, isso significa que a resposta verdadeira, portanto o pagamento ser VISTA. Se isso ocorreu, apresente o valor de venda do veculo, caso contrrio, calcule de acordo com a taxa de juros, a prestao, o valor da venda e o nmero de parcelas. Oculte a coluna H, que contm os valores necessrios para a confeco do formulrio e faa alguns testes.

Desvendando o Microsoft Excel - 8 5

Noes de macros
Muitas de nossas atividades dirias so realizadas de forma repetitiva e automtica, o mesmo acontece quando utilizamos o computador, ou seja, ligamos, abrimos determinado programa, realizamos alguns clculos, imprimimos e fechamos o aplicativo, ou seja, realizamos tarefas que se tornam rotinas tambm em nosso trabalho. Algumas vezes encontramos meios de agilizar determinadas aes, ou seja, otimizar tarefas. Esse processo mais conhecido como macros. Portanto, macro nada mais do que a otimizao de determinadas rotinas. Para realizar essa seqncia de rotinas, utilizamos uma determinada linguagem de programao que vai executar um comando aps o outro, conforme a determinao de quem a programou, mas esses comandos, para serem executados, necessitam de uma tecla de atalho. Por exemplo, na planilha do Excel, ao utilizar as teclas de atalho CTRL + B teremos a ao Arquivo salvar, e simplesmente utilizamos um atalho, outra maneira de realizar um conjunto de tarefas programadas pressionar um determinado boto. Tanto uma como outra tecla de atalho ou boto de comando necessitam de linguagens de programao que no Excel podem ser realizadas em duas linguagens: linguagem de macros do MS-EXCEL 4.0, em que o cdigo gerado nas macros era interpretado podendo o seu cdigo ser utilizado somente no MS-Excel e Visual Basic for Applications uma linguagem de programao voltada para aplicativos incorporada ao pacote Office. Portanto, ela pode ser utilizada em qualquer aplicativo, tais como o MS-Excel, MS-Word, MS-Access, etc., pois possui direcionamentos prprios. Assim, o Visual Basic for Applications poder controlar qualquer aplicativo que oferea uma biblioteca de objetos. Todo cdigo gerado no VBA compilado, dessa forma, executa loops de programao mais rapidamente. Outra vantagem em se utilizar o VBA a de que seu cdigo poder ser lido em qualquer aplicativo Microsoft, tendo assim, uma padronizao no modo de programao, sem contar com a possibilidade de utilizar bibliotecas de cdigos que facilitam o desenvolvimento, com o padro OCX (ActiveX).

Gravador de macros
Para ativar o gravador de macros, podemos utilizar o comando Ferramentas / Macros / Gravar nova macro. 86 - Desvendando o Microsoft Excel

Ao ativar o gravador de macros, teremos:

PRIMEIIROS PASSOS

Nome que a macro dever receber. Procure fornecer um nome de Nome da macro forma que ao visualizar, voc j entenda o que a mesma vai executar. Por exemplo, formato moeda. Tecla de atalho Podemos solicitar que o MS-Excel realize todas as macros por meio de teclas de atalho, por exemplo, CTRL + F. O conjunto de tarefas a serem executadas, sero arquivadas (armazenadas) em um determinado arquivo. Podemos gravar a macro na Pasta pessoal de macros, que vai criar um arquivo Pessoal.XLKS em uma pasta oculta que permanecer na pasta de inicializao do MS-Excel: C:\Arquivos de Programas\Microsoft -Office\Office \XLStart. Outro local que poder ser gravado em uma Nova pasta de trabalho, que vai criar um arquivo (planilha) para armazenar somente a macro. E a ltima opo, a mais utilizada, Essa pasta de trabalho, na qual armazenamos a maioria das macros, dessa forma o arquivo de macros ser armazenado juntamente com a planilha atual, caso a mesma seja movida ou copiada para novo local, as macros vo junto.

Armazenar macro em

Ao pressionar OK, todos os comandos que sero executados em uma planilha sero armazenados, portanto, fique atento, pois se errar, poder ser mais fcil excluir e comear tudo de novo do que tentar consertar o erro.

1 Selecione as clulas com os valores em R$ (C4:C9). 2 Pressione o boto Separador de milhares ou moeda . 3 Se desejar, podemos realizar a mesma ao por meio do Formatar
clulas .

4 Selecione as clulas com os ttulos (A3:C3). 5 Utilize o boto direito do mouse e selecione Formatar clulas. 6 Na guia Alinhamento, centralize as clulas e utilize a opo Retorno automtico de linha .

7 Pare a gravao das macros por meio do boto Parar Gravao.


Desvendando o Microsoft Excel - 8 7

Formas de execuo
Para que possamos compreender o que aconteceu e o funcionamento da macro, remova todas as formataes que fizemos por meio de Editar / Limpar formatos . H trs opes para executar macros: TECLAS DE ATALHO Utilizando as teclas de atalho indicadas na criao das macros, pressionando, por exemplo, CTRL + F. PELO MENU Para executar a macro por meio do menu devemos utilizar Ferramentas / Macro / Macros .

D um clique no nome da macro a ser executada e pressione o boto Executar . POR BOTES Outra maneira de executar a macro criar um boto para a mesma. Para isso, ative a Barra de ferramentas de formulrios.

Clique sobre a ferramenta Boto de comando Arraste no local onde deseja criar o boto no qual aparecer a caixa de dilogos de macros:

88 - Desvendando o Microsoft Excel

D um clique na macro que deseja atribuir ao boto e depois OK. Neste caso, todas as vezes que o boto for pressionado, a macro ser executada. Para alterar o texto interno do boto, basta dar um clique sobre o texto existente (Boto1), apagar o texto com erros e digitar o correto.

PRIMEIIROS PASSOS

Atribua macros a figuras


No exemplo anterior, conseguimos atribuir uma macro para um boto, ou seja, ao pressionar o boto, ser executada a macro. Insira a figura por meio do comando Inserir / Figura / Clip-art . Clique com o boto direito do mouse sobre a figura. Depois, clique em Atribuir macro e depois clique na macro desejada.

Escreva uma macro comando a comando


Abra a planilha oramento.xls . Ative a barra de ferramentas do Visual Basic por meio do comando Exibir / Barra de ferramentas / Visual Basic .

D um clique no boto Editor do Visual Basic . Em seguida, digite as seguintes instrues: Sub Moeda() Macro utilizado para formatar valores no formato moeda Range(D3:F4).Select Selection.Style = Currency End Sub

Entenda a macro
Todo procedimento, rotina de execuo ou macro poder ser iniciada com procedimentos SUB e finalizada com END SUB. No nosso caso, temos uma rotina (macro) que se chama moeda, portanto SUB Moeda() o nome da macro ou rotina que queremos que seja executada.

Desvendando o Microsoft Excel - 8 9

Range(D3:F4).Select Selection.Style = Currency

uma instruo que desejamos que seja executada, neste caso vai utilizar a rea (range) que vai de D3 at F4 e selecione esse intervalo. Informa ao Excel o que dever fazer com a rea selecionada, neste caso, alterar o estilo para Currency (moeda).

Como podemos ver neste caso, a digitao de cada comando ficou mais difcil, pois at o momento, desconhecemos regras, e at mesmo a prpria janela do Editor do Visual Basic. Portanto, cada vez que quiser uma mozinha, utilize o gravador de macros, pois o cdigo ser totalmente criado para voc.

Utilize um exemplo simples


Para ver como mais fcil utilizar o gravador e verificar o cdigo inserido, vamos criar uma nova macro com o nome Mesclar e executar os seguintes procedimentos: Selecione as clulas A15:A20. Pressione Gravar nova macro e d 1o nome Mesclar .

2 Ative o comando Formatar clulas. 3 Em Alinhamento use Mesclar clulas e mude a rotao para 90 . 4 Pare a gravao da macro, clicando em Parar Gravao. 5 Utilize o comando Ferramentas / Macro / Macros . 6 D um clique no nome da macro desejada (Mesclar). 7 D um clique em Editar e digite:
o

Sub Mesclar() With Selection HorizontalAlignment = xlCenter VerticalAlignment = xlCenter WrapText = False Orientation = 90 AddIndent = False ShrinkToFit = False MergeCells = True End With End Sub

90 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Objetos no VBA
A janela do editor do Visual Basic
Ao executarmos uma macro, todas as tarefas realizadas ficaram gravadas na pasta de trabalho e foram escritas em uma linguagem de programao conhecida como Visual Basic; s que nesse caso, vamos ativ-la como sendo orientada para objetos, ou seja, vamos ativar o Visual Basic for Applications. Para isso, devemos utilizar o comando Ferramentas / Macros / Editor do Visual Basic.

Projeto

Tambm conhecida como Project Explorer, nesta janela encontramos a hierarquia existente dentro do projeto que est sendo editado no momento. Nela encontramos o nome do arquivo de projeto (*.xls) e as planilhas existentes neste suplemento, ou seja, estamos visualizando os objetos da aplicao atualmente aberta (pasta de trabalho, documentos e mdulos). Caso no esteja visualizando essa rea, utilize o boto Inserir desenho do boto Explorer ou o comando Exibir / Project Explorer .

Desvendando o Microsoft Excel - 9 1

Outra maneira utilizar o atalho CTRL + R. Nesta janela vamos visualizar trs cones que alteram o modo de visualizao da estrutura:
EXIBIR CDIGOS Exibe a janela de mdulo que contm o cdigo em VBA que est associado ao objeto selecionado. Vai alternar entre a janela do editor do Visual Basic e a janela original da aplicao, com o objeto selecionado. Alterna a exibio da janela Explorer do projeto entre a hierarquia dos objetos e uma lista simples dos mesmos.

EXIBIR OBJETO

ALTERNAR PASTAS

Cada pasta ser representada por um tipo de cone diferente:


Permite a abertura de todos os objetos de uma pasta de trabalho. (Pasta1) o nome do arquivo que est sendo editado no momento. Ao gravar, ser substitudo pelo nome do arquivo. Podemos visualizar objetos tais como planilhas, formulrios, mdulos, entre outros. a referncia da pasta de trabalho que est aberta no momento, e tambm vai conter todos os eventos (procedimentos) pertencentes a essa pasta, tais como abrir, fechar, inicializar, etc. Exibe a folha de cdigo com as rotinas para a planilha especfica. Abre uma tela com os cdigos existentes para a criao de rotinas (macros) diversas para esta pasta de trabalho. Vai abrir uma tela (pgina) com os mdulos (rotinas) de classe desta aplicao.

VBAProject (Pasta1)

EstaPasta_de_Trabalho

Plan1 (Plan1)

Mdulos

Mdulos de Classe

Propriedades

Nome do mdulo em uso e as propriedades atuais desse mdulo. Esta janela est dividida em duas sees, uma com as propriedades em ordem alfabtica e outra com as mesmas propriedades separadas por categorias de comandos. Nesta janela temos o mdulo atual, ou seja, todas as descries das tarefas a serem executadas so procedimentos que constituem a unidade bsica do cdigo em VBA. Podemos classific-lo como uma seqncia de instrues que ensinam ao MS Excel o que fazer. Tambm conhecida como Desktop o restante da rea disponvel na janela do editor do Visual basic, o local no qual os mdulos esto sendo exibidos.

Mdulo

rea de trabalho

92 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Mdulos
A maioria dos mdulos no MS-Excel poder ter mais de um procedimento, por exemplo, imagine que voc deseja organizar as tarefas de todas as segundas-feiras. Para isso, voc dever criar uma rotina chamada SEGUNDAS (mdulo), pois dessa forma ficar mais fcil de passar o seu servio para que terceiros o realizem: Na rotina SEGUNDAS, temos vrias atividades a executar, por exemplo, Arquivo, Controle financeiro, Compras, etc, ou seja, h vrios procedimentos a criar. Cada um desses procedimentos contm uma seqncia de tarefas especficas, portanto, comparando isso ao Excel, conseguimos enxergar que um mdulo poder ter vrios procedimentos. Todo procedimento poder comear com SUB ou FUNCTION, seguido de um espao, o nome do procedimento, parnteses e as instrues a serem seguidas:

Objetos
Antes de compreender o que VBA, vamos entender o que so objetos. Temos vrios objetos dentro de um aplicativo, por exemplo, uma barra de ferramentas, uma planilha aberta, uma caixa de texto, etc., tudo isso considerado objeto. Portanto, o objeto algo controlvel por meio

Desvendando o Microsoft Excel - 9 3

da linguagem VBA, sendo usado para a execuo de tarefas do Excel. Quando informarmos ao VBA o que desejamos (objeto a alterar), no nos referimos diretamente a um objeto, mas a uma coleo de objetos. Assim, temos de nos referir a coleo de objetos a qual ele pertence e depois ao item desta coleo o qual desejamos alterar. Por exemplo: WorkSheets (Pasta1.xls) Range (A1:C3).Select Workbooks (1) Os objetos no VBA formam uma hierarquia, no topo dessa hierarquia encontra-se o objeto Application; no nosso caso a aplicao o Excel, nos nveis abaixo dessa hierarquia temos outros objetos, tais como Workbooks, AddIns, Dialogos, MenuBars, ToolBar, Windows, e assim por diante. Para nos referirmos a eles necessrio digitar a que coleo pertence o objeto e qual o objeto: Application.Woorkbooks(Minha Planilha)

Na maioria das vezes, fazemos referncias uma planilha ou s clulas dessa planilha, portanto objetos ativos, que podem ser: ActiveCell ActiveDialog ActiveMenuBar ActivePrinter ActiveWindow ActiveChart ActiveX ActivePanel ActiveSheet ActiveWorkbook.

Por exemplo, experimente digitar o seguinte procedimento logo abaixo de sua macro: Sub AlteraExibio() With ActiveWindow .DisplayGridlines = False .DisplayHeadings = False .Zoom = 75 End With End Sub Para que o mesmo seja executado em sua planilha, utilize o boto .. Executar ou o comando Executar / Executar Sub / User formulrio. Lembre-se de que toda macro um procedimento que engloba um conjunto de instrues que passamos para o Excel executar. J os objetos so itens a serem alterados nessas instrues.

94 - Desvendando o Microsoft Excel

PRIMEIIROS PASSOS

Mtodos e propriedades
Cada objeto do MS-Excel tem vrias propriedades. As mais comuns so:
ActiveWindow Caption Font Style Visible ActiveSheet Janela Ativa Nome da pasta ou da planilha Fonte utilizada Estilo da fonte Visibilidade do objeto Planilha ativa

Ao se referir a uma propriedade, devemos utilizar a seguinte sintaxe: Objeto.Propriedade = valor Exemplo: Application.Caption = Aplicao Financeira

Mtodos
chamada de Mtodo toda ao que no utiliza o sinal de igualdade para definir o valor da propriedade, ou seja, essas so aes que os objetos podem executar, por exemplo, temos uma propriedade chamada Calculation, que vai determinar o mtodo como os clculos devem ser executados no Excel. Ao se referir a um mtodo, devemos utilizar a seguinte sintaxe: OBJETO.MTODO Por exemplo: Application.Calculate Para definir a propriedade de clculo manual, utilizamos: Application.Calculation = xlManual Para vermos a diferena entre propriedades e mtodos: Selection.Style = Currency ? propriedade Estilo igual a Currency Selection.Copy ? Mtodo (ao)

Desvendando o Microsoft Excel - 9 5

Ao pedir para copiar uma determinada clula, o MS Excel no pede nenhuma informao adicional, ou seja, no uma propriedade para a qual se atribui um valor.

Mtodos mais utilizados no MS-Excel:


Clear a prestao Calculate Copy Cut Move Paste Close Save Select Unprotect Excluir um objeto Executar clculos Cpia de um objeto Recortar seleo Mover objetos Colar determinado objeto Fechar objeto Salvar objeto Selecionar objeto Desproteger um objeto.

Podemos concluir que as propriedades so atributos de um objeto e mtodo so aes que esses objetos executam. No MS-Excel temos mais de cem objetos, mas conhecer todos eles muito cansativo, por isso v com calma. Se desejar visualizar os objetos do Excel utilize o comando Exibir / Pesquisador de objetos . Alguns dos objetos aparecem listados duas vezes, por exemplo, AddIn e AddIns, Border e Borders, e por serem pluralizados, so objetos chamados de colees.

96 - Desvendando o Microsoft Excel

So poucos os livros que se propem a explicar cada um desses conceitos e mostrar como combin-los para explorar todo o potencial do Microsoft Excel. Por esse motivo, Desvendando o Microsoft Excel indicado a todos aqueles que pretendem aprender na prtica como trabalhar com essa poderosa ferramenta.