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Microsoft Excel

Parte I Noes Gerais

Qual a funo do Excel?

Excel um programa que permite a manipulao de livros e folhas de clculo. No Excel, um livro um ficheiro em que se trabalha e onde se armazenam dados. Cada livro pode conter vrias folhas e por isto podem-se organizar vrios tipos de informaes relacionadas em um mesmo ficheiro.

Para que servem as folhas de clculo?

Como o nome indica, as folhas de clculo se caracterizam por apresentar um aspecto de folha quadriculada, ou seja, uma rea de trabalho estruturada em linhas e colunas. A interseco entre uma linha e coluna chamada clula. Em cada uma destas clulas pode-se introduzir dados. Assim, poderamos, por exemplo, somar o contedo de vrias clulas e obter o resultado em outra clula. Uma folha de clculo, em geral, permite no somente trabalhar com dados numricos como tambm com informaes referentes, por exemplo, ao quadro de funcionrios de uma empresa, obtendose a uma base de dados. Alm disto, os dados obtidos numa folha de clculo podem ser apresentados como grficos que oferecem uma viso global da relao entre os estes dados.

Menus Barra de Ferramentas Campo de identificao da Clula Clula Activa Barra de Frmulas

Marcador de folhas

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Mais concretamente poder-se-ia enumerar as seguintes caractersticas do programa: Capacidade de trabalhar com grandes volumes de dados; Actualizao automtica dos resultados da folha de clculo quando se modifica algum parmetro como por exemplo a percentagem bnus a ser incorporado no vencimento de Natal de todos os funcionrios de uma empresa; Traar bordas bem como cor de fundo para as clulas e estipular diferentes tipos de letra para os respectivos contedos; Trabalhar com uma base de dados importada de outras fontes; Capacidade de combinar vrias clulas em uma s.

O Livro de Trabalho

O que so livros?

Os ficheiros do Microsoft Word se denominam documentos (.doc), os ficheiros do Microsoft Access se denominam Base de Dados e os ficheiros do Power Point so conhecidos como apresentaes. Da mesma forma, os ficheiros do Excel so chamados livros. Cada folha de clculo do livro est estruturada em vrias colunas (identificadas por letras) e linhas (identificadas por nmeros). As colunas so ordenadas segundo a ordem alfabtica e as linhas segundo a ordem numrica crescente. Numa folha de clculo, cada clula identificada atravs da letra da coluna e pelo nmero da linha correspondente. Observa na imagem anterior o Campo de Identificao da Clula.

Como cada clula identificada?

Movimentao Atravs das Clulas


Para que uma clula fique activa basta fazer click sobre a mesma. Para uma movimentao rpida atravs das clulas, sem o uso do rato, possvel atravs das seguintes combinaes de teclas: As setas do teclado () posicionam o cursor na clula acima, abaixo, da esquerda ou da direita; Ctrl+Home posiciona o cursor na clula A1; Crtl+End posiciona o cursor na clula da ltima linha e ltima coluna que contm dados; Home coloca o cursor na coluna A da linha actual;

Material elaborado por: prof. Ana Maria Abro

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A tecla End pressionada juntamente com uma das setas do teclado () faz com que o cursor salte de uma zona de dados (ecr completo) para outra; A tecla F5 faz abrir uma caixa de dilogo que permite indicar a clula que se deseja activar.

Tipos de dados
Os dados que podem ser introduzidos numa folha de clculo podem ser de trs tipos:

Texto Nmero Frmulas

Pode conter qualquer tipo de caracter; Pode incluir os dgitos de 0 a 9 Podem conter um mximo de 1024 caracteres compostos por nmeros e operadores. Tambm se pode incluir parnteses e funes.

Funes teis Inserir contedo nas clulas


Para escrever um dado na clula basta activa-la com o rato e utilizar o campo de edio para introduzir ou modificar o contedo.

Campo de Edio da clula activa

Seleco Mltipla
O Excel permite realizar uma seleco mltipla, que consiste em seleccionar simultaneamente vrios conjuntos de clulas. Esta funo til quando precisamos apagar, copiar ou transferir dados. Para isto preciso: 1. Seleccionar normalmente o primeiro conjunto de clulas; 2. Manter pressionada a tecla Crtl enquanto selecciona as demais clulas ou conjuntos de clula.

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Exerccio 1 (em caso de dvida, consultar instrues dos tpicos seguintes): 1- Construa a folha de clculo da imagem anterior incluindo porm, somente as colunas A, B e C; 2- Introduza agora a coluna D na folha, porm situando-a entre as colunas B e C;

3- Introduza uma nova linha (antes da linha 1) e escreva um ttulo para a folha de clculo (como mostra a imagem anterior); 4- Apague simultaneamente todo o contedo da linha B mais o contedo da linha 4 com o comando Del (consultar seco Seleco Mltipla); 5- Altere o nome do cliente da clula B2 de ngela para ngelo (consultar seco Alterar Contedo); 6- Elimine a coluna C (clulas e contedo); 7- Aumente a largura da coluna A; 8- Grave a folha no menu Ficheiro/Gravar como. Inserir Colunas, Linhas e Clulas O procedimento para inserir colunas, linhas ou clulas similar: 1- Para inserir uma linha ou coluna em branco, clique na coluna (ou linha) que dever se deslocar para dar lugar para a nova coluna (ou linha). A coluna ser introduzida antes, ou seja, esquerda da coluna (ou acima da linha) marcada; 2- No menu Inserir, pressione a opo Colunas (ou Linhas). Alterar o Contedo de Uma Clula 1- Posicione o cursor na clula cujo contedo ser alterado; 2- Se todo o contedo ser trocado, basta digitar o novo contedo; Para Editar o contedo:

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3- Se apenas parte do contedo estiver errado, no vale a pena escrev-lo todo novamente. Neste caso, clique na clula a ser corrigida e pressione F2 para editar o contedo para correco. OU Utilize o campo de edio da clula activa (ver figura da pg 3). Alterar a Largura de uma coluna 1- Posicione o ponteiro do rato sob a borda da coluna; 2- Quando o rato assumir a forma de uma seta de duas pontas, clique e arraste a borda direita da coluna at ajusta-la ao tamanho desejado; 3- OU utilize o ajuste automtico. Para isto, seleccione a coluna (clicando sobre a letra correspondente) e activa o comando Formatar/ Coluna/ Automaticamente.

Eliminar Colunas, Linhas ou Clulas 1- Posicione o cursor em uma das clulas da coluna a ser eliminada; 2- Seleccione a opo Eliminar do menu Edio; 3- Na janela Eliminar seleccione a opo conveniente (imagem a esquerda).

Exerccio2: Para conhecer e exercitar estas e outras ferramentas do Excel vamos construir um calendrio escolar. Em caso de dvida sobre algum procedimento, consulte instrues nos prximos tpicos deste documento.

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Ala de Preenchimento Uma ala de preenchimento um pequeno recorte de moldura (preto) no canto inferior direito de uma clula seleccionada. Ela muito til em vrias tarefas, como as que se seguem: Atribuir sequncias: Podemos poupar trabalho em criao de sequncias de datas, nmeros, meses, etc, ao fazer uso das alas. Para isto, digite os dois primeiros valores da sequncia, um ao lado do outro. Exemplo: A1=Janeiro e A2=Fevereiro. Depois disto, seleccione as duas clulas e arraste a ala de preenchimento para as prximas clulas vazias. Na imagem abaixo, as clulas marcadas em azul representam as clulas introduzidas automaticamente pelo Excel na sequncia das clulas anteriores.

Programar o auto-preenchimento: Podemos tambm acrescentar a nossa prpria lista de sequncia. Por exemplo, para introduzir os dias da semana no calendrio, o Excel preencher atravs da ala de preenchimento os valores segunda-feira, tera-feira, etc. Mas ns preferimos colocar apenas Segunda, Tera, etc. Ento, programamos o auto-preenchimento a nossa maneira. 1- No menu Ferramentas escolha Opes/ Listas Personalizadas; 2- Na rea de Listas Personalizadas podemos criar uma Nova Lista. Para isto, escrevemos no campo Entrada da lista, os itens que queremos introduzir separados por vrgula. Neste caso, interessa-nos incluir a lista: segunda, tera, quartaetc. 3- Prima o boto Adicionar. De seguida o boto Ok. Agora basta escrever segunda numa das clulas e a ala de preenchimento completar o restante da lista.

Copiar Contedo de Vrias Clulas Copiar vrias clulas ao mesmo tempo facilita muito em tarefas repetitivas como o caso deste ltimo exerccio. 1. Marque as clulas a serem copiadas;
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2. Pressione as teclas Crtl+c (ou Editar/ Copiar). Uma moldura com tracinhos luminosos envolver a rea seleccionada; 3. Clique na prxima clula vazia onde ser introduzido o contedo; 4. Pressione as teclas Crtl+v (ou Editar/ Colar); 5. Copie um novo bloco de clulas (agora maior) e repete os passos acima. Cor de Fundo das Clulas

Para alterar a cor de fundo padro (branco) preciso utilizar o cone Cor (que possui a imagem de um balde) na barra de ferramentas. 1. Seleccione com o rato o grupo de clulas que dever ter a mesma cor de fundo. Utilize o sistema de Seleco Mltipla para economizar tempo (marcar com o rato mantendo a tecla Crtl pressionada); 2. Clique sob a seta ao lado do cone Cor e escolha a cor desejada. Vale lembrar que, se a clula contiver texto, a cor de fundo deve sempre ter bastante contraste com a cor do texto, sendo prefervel utilizar fundo claro e letra escura. 3. Eventualmente, clique no cone de visualizao para acompanhar o efeito dos comandos utilizados. Inserindo Bordas As linhas de grade exibidas na folha de clculo so simplesmente referncias visuais que tm como objectivo orientar o utilizador na construo do documento (no papel elas so invisveis). Podemos optar por imprimi-las acrescentando bordas s clulas. 1. Marque as clulas com o rato; 2. No menu Formatar/ Clulas, escolha as opes Contorno e Interior para introduzir bordas em todos os limites da clula; 3. Se preferir a borda com uma cor diferente do preto (cor atribuda por definio), escolha a cor desejada no campo Cor.
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4. Pode tambm definir um outro estilo para a borda, diferente do trao fino e contnuo, atribudo por definio. Centralizar o Contedo de uma Coluna ou Linha O ideal para economizar tempo e trabalho em tarefas repetitivas definir toda a formatao da clula (texto, cor, tamanho e outros) antes de realizar as cpias. 1. Clique com o rato sobre a letra da coluna ou pressione continuamente a tecla Crtl para marcar mais de uma coluna ao mesmo tempo; 2. Clique no cone de .

centralizao de texto

Introduzir imagens 1. Clique na clula onde a imagem ser introduzida; 2. No menu Inserir escolha as opes Imagem/ Do Ficheiro; 3. Ajuste o tamanho da imagem ao tamanho da clula ou o contrrio.

Unir Clulas Quando o espao ocupado por um contedo qualquer (texto, imagem) maior do que o espao disponvel de uma clula, justifica unir duas ou mais clulas que no esto sendo utilizadas.

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1. Clique e arraste para marcar as clulas que devem ser unidas; 2. No menu Formatar/ Clulas escolha as opes Alinhamento/ Unir clulas. Dividir Clulas Quando precisamos introduzir dois tipos de contedo na mesma clula, o melhor introduzir uma nova coluna, reduzir o tamanho destas e copiar a formatao da coluna vizinha. o que vamos fazer para indicar no calendrio a poca de recurso cuja formatao diferente dos demais dias. As demais clulas que no fizerem parte da poca de recurso devero ser unidas.

Aplicar Padro Podemos atribuir um padro diferente clula como forma de diferenciao das demais. 1. Marque com o rato as clulas onde ser aplicado o novo padro; 2. Clique com o boto direito do rato e escolha a opo Formatar Clulas. No separador Padro da janela de Formatao, clique no campo Padro e escolha a forma desejada. Copiar Formatao

Esta funo especialmente til quando uma clula, coluna ou linha j tem atribuda uma formatao completa (de tamanho e tipo de letra, cor de fundo, bordas, etc). Copiar a formatao completa de uma coluna, por exemplo, economiza tempo e trabalho. 1. Marque a coluna (ou linha) cuja formatao ser copiada; 2. Clique no cone Pincel de Formatao; 3. Marque a coluna (ou linha) na qual ser aplicada a nova formatao. Ao soltar o boto do rato a formatao j estar aplicada. Dica: Se o cone do pincel no estiver visvel na barra de ferramentas, clique no cone Adicionar Novos Botes no final desta barra para adiciona-lo.

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