ORGANIGRAMAS

Es la representacin grafica de la Estructura Organizativa, constituye el medio visual para mostrar tanto a usuarios internos como externos, como esta conformada la organizacin, as como la divisin del trabajo, niveles jerrquicos y sus principales relaciones de subordinacin. ambi!n indican sus funciones, las relaciones entre las unidades, los puestos, desde el mayor "asta el menor. #or lo regular se dise$an desde arriba "acia abajo, mostrando la jerarqua de mayor a menor. El organigrama se compone de rectngulos y%o cuadrados &donde se encierran los nombres de los cargos', que se unen por medio de lneas, las cuales representan los canales de dependencia y responsabilidades de la institucin. (a principal utilidad del organigrama viene dada porque puede apreciarse de manera fcil la forma en que se estructura una organizacin, sin necesidad de explicaciones detalladas sobre la forma en que se "a dividido. )in embargo es importante aclarar dos aspectos limitativos que tienen los organigramas. 1.- *epresentan solamente las relaciones formales de la entidad, sin dar a conocer las relaciones informarles que se dan frecuentemente en los diferentes niveles organizacionales. 2.- Es una representacin grfica esttica, lo cual impide visualizar los cambios continuos que se verifican. #or lo general, los organigramas slo muestran las principales divisiones y las ms importantes lneas de autoridad formal, es decir, aparecen de los jefes de departamento en escala ascendente de jerarqua, pues si se incluyeron a todos los integrantes de una empresa con todos sus pormenores se volvern enredadas y complejas, de gran tama$o y la multitud de detalle "ara poco prctico su uso.

NORMATIVIDAD PARA EL DISEO DE UN ORGANIGRAMA

En un organigrama los cargos no se personalizan +n organigrama debe estar actualizndose permanentemente, de acuerdo a los cambios que se vayan presentando ,eneralmente un organigrama, se lo representa con rectngulos y los mismos deben ir disminuyendo de acuerdo a los niveles jerrquicos Es preferible no poner abreviaturas y cuando lo "ace tiene que indicar lo que significa )e utiliza la lnea punteada para la creacin o futura creacin -oble lnea de rectngulo, para crear una unidad descentralizada .uando "ay cruce de lneas se puede graficar, pero es mejor evitar la misma (a lnea de mando se debe bajar a la mitad del rectngulo )e debe poner el nombre de la empresa y tipo de organigrama (neas punteadas, entre las unidades administrativas constituyen lneas de coordinacin

-ebe tener un marco de referencia por ejemplo con los siguientes datos/ *E0E*E1.23) Elaborado por/ 3probado por/ 0ec"a/ 0utura creacin/ +nidad descentralizada

CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

(a clasificacin que se "ar tiene ms que toda una finalidad pedaggica, la clasificacin del organigrama se "ace tomando en cuenta una serie de criterios y factores. En consecuencia procedemos a establecer las bases para posteriormente caracterizar cada tipo en particular, seg4n la forma como muestra la estructura son/ a' Generales y maes r!s/ Estos suministran una visin general de la organizacin, indicando slo las unidades de ms importancia, se le denomina generales por ser ms comunes. "' Es#e$%&'$!s ! anal% '$!s/ 5ue dan una visin detallada de la estructura de la institucin6 incluso se complementan con informacin anexa y por escrito, smbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. )e destinan al uso de los directores, expertos y personal de estado mayor. $' S(#lemen ar'!s/ Estos indican una sola unidad o una parte importante de la estructura en forma detallada, tales unidades pueden ser, una direccin, una divisin, un departamento, una gerencia, son el complemento de los analticos.

PRINCIPIOS DE LOS ORGANIGRAMAS

oda t!cnica de uso de una "erramienta, en nuestro caso los organigramas, utilizan como base premisas o supuestos correctos que sustentan en gran parte el buen uso de la "erramienta en el marco de lo establecido. 3 continuacin detallamos un conjunto de principios los cuales debern ser considerados y respectados. UNIDAD DE MANDO.- Es un principio, sostiene que cada persona para la ejecucin de sus funciones solo debe recibir rdenes de un solo jefe. Esto se refleja en el organigrama al conectar un entegrama de nivel superior con otros niveles inferiores inmediatos, de modo que un jefe tenga autoridad sobre un grupo de subordinados, y que estos no reciban ordenes ms que de ese jefe, de lo contrario se producir un error involuntario llamado 7-ualidad de 8ando9

 ALCANCE DEL CONTROL.- +n jefe no puede tener al mando ms subordinados que la cantidad que es capaz de manejar. (as limitaciones de direccin pueden ser t!cnicas, fsicas &o ambas' y afectan al desempe$o en su conjunto. Esta idea se encuentra vinculada con los integrantes y con el nivel de profundidad que posee la organizacin. .uanto ms capaz sea el jefe, ms niveles podrn eliminarse, lo cual trae como consecuencia un gran alcance de control.

)OMOGENEIDAD OPERATIVA.- 1o "ay que establecer una tarea a un cargo que no le corresponde. Este principio remarca el mbito que le corresponde a cada jefe &deber encontrarse asignado a una tarea que le sea compatible y corresponda a su especialidad.

DELEGACION EFECTIVA.- )aber delegar tares y funciones para que se puedan realizar mejor. Este principio implica que un gerente debe lograr que sus subordinados realicen el trabajo en forma correcta, con una distribucin de autoridad compatible con la responsabilidad que estas tareas conlleven.

SIM*OLOGIA DE ORGANIGRAMAS ENTEGRAMA.- *epresentacin grfica de cada unidad orgnica de la estructura formal. )e refiere a cada uno de los rectngulos que componen la grafica y su inscripcin, se recomienda que todos los entegramas tengan una sola medida.

LINEAS DE AUTORIDAD O DEPENDENCIA +ERA,UICA.- )on aquellas que relaciona jerrquicamente a los entegramas. )e identifican visualmente ya que estas son lneas llenas y en direccin vertical

LINEAS DE DEPENDENCIA FUNCIONAL.- )on aquellas que relacionan funcionalmente &por funcin o tarea que desempe$a' los entegramas. )e grafican con lneas llenas y en direccin "orizontal.

LINEA DE ASISTENCIA TECNICA O ASESORAMIENTO O DE STAFF.- )i bien las situaciones normales definen relaciones jerrquicas entre posiciones de una organizacin, puede existir tambi!n relaciones funcionales, en razn de asistencia t!cnica, asesoramiento o staff, las cuales se grafican con lnea punteada "orizontal .

--------------------------

TERMINOLOGIA. LINEA DE MANDO.- es el n4mero de subordinados que reportan directamente a un administrador determinado, por ejemplo/ El ,erente ,eneral puede tener a cargo un ,erente de :entas, uno de .ompras y unos de #roduccin.

ESTRUCTURA ORGANICA VERTICAL. - se caracteriza por tener una lnea de mando angosta y muc"os niveles jerrquicos.

ESTRUCTURA ORGANI-ACIONAL )ORI-ONTAL. - est caracterizada por tener una lnea de mando amplia y pocos niveles jerrquicos

LA E.CESIVA DEPARTAMENTALI-ACION.- . )e observa grficamente cuando la estructura es demasiada plana, es decir excesiva diferenciacin "orizontal.

LA E.CESIVA *UROCRACIA.)e observa cuando en la estructura existen demasiados niveles jerrquicos, con lo cual la diferencia vertical es excesiva.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Entre los diferentes tipos de organigramas tenemos los siguientes / 1.- #or su naturaleza, 2.; #or su finalidad, /.; #or su mbito 0.- #or su contenido 1.; #or su presentacin o disposicin grfica. 1. POR SU NATURALE-A2 Este grupo se divide en tres tipos de organigramas/

M'$r! a3m'n's ra '4!2 .orresponden a una sola organizacin, y

pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Ma$r! a3m'n's ra '4!s2 2nvolucran a ms de una organizacin

Mes! a3m'n's ra '4!s2 .onsideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. .abe se$alar que el t!rmino meso administrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector p4blico, aunque tambi!n puede utilizarse en el sector privado.

2. POR SU FINALIDAD2 Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas/

In&!rma '4!2 )e denominan de este modo a los organigramas que se dise$an con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo p4blico, es decir, como informacin accesible a personas no especializadas #or ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones Anal% '$!2 Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como tambi!n de cierto tipo de informacin que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la

misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. )us destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones F!rmal2 )e define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobacin. 3s por ejemplo, el organigrama de una )ociedad 3nnima se considerar formal cuando el mismo "aya sido aprobado por el -irectorio de la ).3. In&!rmal2 )e considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su aprobacin

/. POR SU 5M*ITO2 Este grupo se divide en dos tipos de organigramas/ Generales2 .ontienen informacin representativa de una organizacin "asta determinado nivel jerrquico, seg4n su magnitud y caractersticas. En el sector p4blico pueden abarcar "asta el nivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen "acerlo "asta el nivel de departamento u oficina. Ejemplo/

Es#e$%&'$!s2 8uestran en forma particular la estructura de un rea de la organizacin. Ejemplo/

0. POR SU CONTENIDO2 Este grupo se divide en tres tipos de organigramas/ In e6rales2 )on representaciones grficas de todas las unidades administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o dependencia.

F(n$'!nales2 2ncluyen las principales funciones que tienen asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal. Ejemplo

De #(es !s7 #la8as y (n'3a3es2 2ndican las necesidades en cuanto a puestos y el n4mero de plazas existentes o necesarias para cada unidad.

1. POR SU PRESENTACI9N O DISPOSICI9N GR5FICA2 Este grupo se divide en cuatro tipos, verticales, "orizontales, mixtos, y de bloque Ver '$ales2 Este organigrama representa con toda fidelidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan seg4n su jerarqua de arriba abajo en una gradacin jerrquica descendente. Ejemplo.

)!r'8!n ales2 -espliegan las unidades de izquierda a derec"a y colocan al titular en el extremo izquierdo. (os niveles jerrquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas dispuestas "orizontalmente. Ejemplo

M': !s2 Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y "orizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. )e recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran n4mero de unidades en la base. Ejemplo

De *l!;(e2 )on una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor n4mero de unidades en espacios ms reducidos. #or su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los 4ltimos niveles jerrquicos. Ejemplo

 C'r$(lares2 En este tipo de dise$o grfico, la unidad organizativa de

mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos conc!ntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro "acia los extremos, y el 4ltimo crculo, o sea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. (as unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo. Ejemplo

. Sem'$'r$(lares.- )e presenta a trav!s de semicrculos ubicando en la parte superior la figura de mayor jerarqua6 luego en los espacios inferiores se colocara el resto de las unidades administrativas siguiendo el mismo patrn de acuerdo a los niveles jerrquicos que existan dentro de la organizacin.

PROCESO PARA LA ELA*ORACION DE UN ORGANIGRAMA

)e conocen cinco pasos bsicos que se "an de seguir en el procedimiento para la elaboracin de organigramas. AUTORI-ACION < APO<O DE LOS NIVELES SUPERIORES (a unidad encargada de elaborar los organigramas, podr intervenir por propia iniciativa, a peticin de parte o por rdenes superiores, sin embrago la autorizacin que debe obtenerse de los niveles superiores representa el punto de partida de este procedimiento.

ACOPIO DE LA INFORMACI9N -eber especificarse la informacin bsica que se requiere y seguidamente establecerse los medios para su acopio, identificando sus fuentes. (os datos que se "an de reunir estn en funcin directa de las reas que se desea representar, as como el contenido especfico del organigrama.

CLASIFICACION < REGISTRO DE INFORMACION #ara elaborar un organigrama de una dependencia o entidad, se tendr como principales fuentes, los arc"ivos y centros de documentacin, que concentren la informacin requerida &leyes, reglamentos, manuales administrativos, etc.' 8!todos de recoleccin/ 2nvestigacin -ocumental, 2nvestigacin de .ampo,

ANALISIS DE LA INFORMACI9N (a informacin que "a sido recopilada, clasificada y registrada, deber someterse a un anlisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma

DISEO DEL ORGANIGRAMA (os elementos grficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura orgnica, as como las relaciones existentes entre ellos son/ 0iguras para representar los rganos (neas de conexin para indicar las relaciones existentes entre ellos El elemento grfico esencial en el dise$o del organigrama son las lneas de conexin, ya que representan las relaciones entre los rganos y la naturaleza de estas

REGLAS PARA EL DISEO DE ORGANIGRAMAS

)e debe tener siempre en cuenta que no existen normas rgidas para el dise$o de los organigramas, puesto que el propsito, el contenido y el mbito de cada organigrama influye de manera significativa en la representacin grfica, entre las principales reglas tenemos las siguientes. *ealizar una investigacin sobre la estructura organizacional, determinando las unidades que constituyen la organizacin y la forma como establecen la comunicacin entre ellas. 0unciones o actividades que realizan cada una de ellas *elaciones o subordinaciones existentes entre las unidades organizativas 3l construir un organigrama se debe tener presente lo siguiente/ (as casillas deben ser rectangulares (as lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el rgano inmediato que va a recibir las ordenes del anterior (as lneas de nivel son siempre "orizontales -elimitar con precisin las unidades o dependencias Escribir correctamente el nombre de las unidades o dependencias (os organigramas ante todo deben ser muy claros por eso se recomienda que no contengan un numero exclusivo de cuadros y puestos. (os organigramas no pueden representar un n4mero muy grande de elementos de organizacin.

CARACTERISTICA DE LOS ORGANIGRAMAS

#or su representacin grafica en forma de esquema permite realizar una visin rpida de la estructura formal #ermite conocer la filacin, categora, titulacin de personas que ocupan los puestos de trabajo Orientar a los nuevos empleados "acia la relacin y complejidades estructurales 1o permite conocer los puestos de trabajo presentes ni futuros #ermite conocer las relaciones entre puestos de trabajo #roporcionar una imagen grfica del aspecto integro de actividades y servicios de la organizacin y de las actividades y personal vital para lo mismo.

LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS

)i bien es cierto uno de los elementos ms importantes de la organizacin lo constituyen sus recursos "umanos y las relaciones formales, que entre individuos y grupos se producen al intentar representacin grafica de dic"as relaciones dinmicas y subjetivas, forzaran a que las organizaciones se tornaran complejas

1o es una representacin exacta de la realidad de la empresa. )lo muestra unas cuantas de las relaciones de la organizacin formal y ninguna de la organizacin informal. 1o indica las interacciones entre los puestos de igual nivel o categora en las distintas partes de la organizacin. 1ing4n organigrama puede expresar por si mismo todos los datos de la organizacin, por lo que necesita complementarse con otros documentos. )on muy difciles de mantenerlos actualizados.

FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS

(os organigramas pueden ser utilizados para diversos propsitos, todo depender de su modalidad. Entre estas finalidades tenemos las siguientes. Ofrece una visin general de la estructura organizativa de la institucin. *epresenta la ms utilizada fuente de consulta con fines de informacin. 2dentifica las relaciones de jerarqua existentes entre los principales rganos de la empresa o institucin. #roporciona al personal el conocimiento de su ubicacin y de sus relaciones de jerarqua y de subordinacin dentro de la estructura orgnica. Ofrece elementos de juicio para identificar duplicaciones, dispersiones y superposiciones de funciones. -eterminar el mbito de supervisin y control de los ejecutivos. 2nstrumentos de suma utilidad en el anlisis, conocimiento y dise$o de la organizacin.

LOS ORGANIGRAMAS SON =TILES INSTRUMENTOS DE ORGANI-ACION < NOS REVELAN2

(a divisin de funciones. (os niveles jerrquicos. (as lneas de autoridad y responsabilidad. (os canales formales de la comunicacin. (a naturaleza lineal o asesoramiento del departamento (os jefes de cada grupo de empleados, trabajadores. (as relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma.

VENTA+AS DE SU USO
Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos mencionar las siguientes/ Obliga a sus autores a aclarar las ideas. #uede apreciar a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compa$a, mejor de lo que podra "acerse por medio de una larga descripcin. 8uestra quien depende de quien. 2ndica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compa$a, sus puntos fuertes y d!biles.

)irve como "istoria de los cambios, instrumentos de ense$anza y medio de informacin al p4blico acerca de las relaciones de trabajo de la compa$a. )e utiliza como gua para planear una expansin, al estudiar los cambios que se proponga en la reorganizacin, al "acer planes de corto y largo plazo y al formular al plan ideal.

DESVENTA+AS DE SU USO
3lgunos funcionarios de empresas justifican no usar organigramas dentro de sus 2nstituciones debido a que el organigrama tiende a exacerbar a las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, entre estas desventajas podemos mencionar las siguientes 1o muestra ms que las relaciones formales dejando por fuera muc"as relaciones informales significativas y las relaciones de informacin 2ndica que relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales. 1o muestra la legin de relaciones informales que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo ms importante que las relaciones formales &las relaciones informales pueden ser tales que por ejemplo, un "ombre tenga ms de un superior o que la supervisin no la ejerza al superior inmediato, sino de personal )taff del departamento 2mpone una rigidez innecesaria. )on esttica, mientras que las organizaciones que estn cambiando siempre y por esta razn puede volverse obsoleta rpidamente, a menos que se actualicen con regularidad y frecuencia.

TECNICAS PARA LA ELA*ORACION DE ORGANIGRAMAS

(os organigramas son considerados uno de los principales instrumentos en la realizacin de cualquier estudio de m!todos y sistemas. 1.- El organigrama es el resultado de la creacin de una organizacin, la cual "ay que representar, son dos posibilidades que dan base para la elaboracin de un organigrama. .uando se crea una nueva organizacin .uando esta exista y no tenga organigrama, y si lo tiene "ay que organizar y reajustar

2.- 1ing4n organigrama debe tener el carcter de final, puesto que su valor verdadero depende de que se le mantenga al da y en consecuencia con los cambios que va experimentando la estructura. /.- El tipo de organigrama que va a regir para la organizacin se selecciono de mutuo acuerdo con la direccin, tomando como gua fundamental la adopcin del que resulte de mayor utilidad y provec"o para la empresa y no aquel destinado a satisfacer el capric"o de alguien. 0.- En el sector p4blico "ay la intencin de reorganizar sus estructuras organizativas, y aun ms su organizacin en general

T>$n'$as #ara 6ra&'$ar !r6an'6ramas2

)obre las lneas llenas6 <efe 3 va jerrquica apoyo jefe 3= 8andato o 3utoridad sobre 3= comunicacin >

(neas llenas verticales/ ,erente ,eneral +nidad !cnica, +nidad !cnica Especializacin y .orrelacin indica mando.

!cnica, +nidad

 (neas de puntos o descontin4as/ +nidad !cnica ,erente ,eneral +nidad de 3poyo +nidad !cnica +nidad !cnica *elacin de .oordinacin

.uando la lnea cae sobre la parte media sobre la parte media y encima del recuadro/ ,erente ,eneral +nidad !cnica +nidad !cnica 3utoridad de (nea de 8ando.

 .uando la lnea cae o se coloca a los lados de la figura geom!trica/ ,erente ,eneral +nidad !cnica +nidad !cnica +nidad de 3poyo 3poyo

(nea gruesa y trazos finos/ #residente ,erente ,eneral +nidad !cnica ?@ +nidad !cnica.

 (as figuras geom!tricas deben guardar relacin con la jerarqua/ ,erente ,eneral )ubgerente +nidad 3 +nidad > +nidad . )eccin

0igura geom!trica con un recuadro/ ,erente ,eneral )ubgerente +nidad > +nidad 3 +nidad . .omit! de alto nivel.

 #ara destacar una unidad/ ,erente ,eneral )ubgerente +nidad 3 +nidad > +nidad .

(nea con inflexin en su trayectoria/ ,erente ,eneral )ubgerente 3dministracin )ucursal )ucursal )ucursal

esorera

? @

 (neas con zigzagueos al final y una flec"a en el remate/ .ontinuidad "acia la izquierda continuidad "acia la derec"a continuidad "acia arriba continuidad "acia abajo ,erente ,eneral )ubgerente

N! a2 Es conveniente tener en cada departamento. +n organigrama maestro y uno

suplementario del propio departamento esto permite aclarar y poner de relieve el trabajo en

cada departamento y difundir el conocimiento sobre la estructura orgnica y su utilidad en la empresa.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:
.O8#E1-2O -E 3+ O*23 A #*B. 2.3 3utor/ Edgar ,uillermo Edic. ?CCD, pg. ?@D.3 21 *O-+..2O1 3 (39 3-8212) *3.2O1 -E O*,312E3.2O1E)9 3utor/ *afael de Euani Elio Editorial 8aFtub, @GGH E1.2.(O#E-23 -E 831E,E8E1 Oc!ano %centro editora 3utor/ (. *ittell <. *amsey #g. I@H. O*,312E3.2O1 -E E8#*E)3) &Enrique > 0ranFlin' tomo @ 0*31J(21 Enrique >enjamn. )istemas 3dministrativos/ 3nlisis y -ise$o. 8ac ,raK Lill