Curso IMPULSO

Cmara Municipal de Anpolis

ADMINISTRAO GERAL

EDUARDO FAGUNDES DE LUCENA

Administrador Carreira Executiva: Banco do Brasil, Lojas Americanas, Grupo Confiana, Allis-Oi, Grupo Picolli-Oi Gerente Geral, Professor e Palestrante

Matrias do Edital

Administrao: Conceito. Funes: Planejamento, organizao, direo e controle Produtividade: Eficincia, eficcia e efetividade Planejamento: Estratgico, ttico e operacional. Caractersticas, tcnicas e ferramentas. Relao na organizao, ambiente. Estruturas Organizacionais e organogramas: Caractersticas, tipos, vantagens e desvantagens. Liderana: Tipos de abordagens. Poder e Influncia. Comunicao. Habilidades interpessoais, trabalho em equipe. Controle: Importncia e fundamentos. Processo de controle. Instrumentos e ferramentas de controle do desempenho da organizao. Temas contemporneos da Adm: Qualidade Total, Reengenharia, Downsizing e Gesto do conhecimento. Gesto de documentos: Ciclo vital, arquivos correntes, intermedirios e permanentes, mtodos de classificao e preservao dos documentos.

Administrao ...
um agrupamento de pessoas que se relacionem num determinado ambiente, fsico ou no, orientadas para um objetivo comum que a empresa.

Gesto de empresas supe a existncia de uma instituio a ser

administrada ou gerida.

Empresa aqui significa o empreendimento, os esforos humanos

organizados, feitos em comum, com um fim especfico, um objetivo. As instituies (empresas) podem ser pblicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos.

O Que Administrao? A tarefa da Administrao envolve a interpretao de objetivos para transform-los em ao organizacional atravs do planejamento, da organizao, da direo e do controle.

Cada organizao nica com caractersticas prprias que a diferenciam das demais, e um modelo da administrao bem sucedido por uma organizao, no ir necessariamente funcionar adequadamente em outra.

Administrar ...
O processo de tomar, realizar e alcanar aes que utilizam recursos para atingir objetivos. A principal razo para o estudo da administrao seu impacto sobre o desempenho das organizaes. a forma como so administradas que torna as organizaes mais ou menos capazes de utilizar corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos da empresa (retorno financeiro, responsabilidade social, lder no seu segmento, excelncia na gesto estratgica, diversidade, etc.). Para isso, o administrador a ponte entre os meios (recursos financeiros, tecnolgicos e humanos) e os fins (objetivos). Administrar o ato de realizar as coisas por meio das pessoas.

 Confeco de relatrios, pareceres, laudos (prestao de contas); Gesto estratgica de planejamento (elaborao de projetos futuros);

Administrar envolve

Gesto de pessoas (individual e equipes, liderar);

Tomada de deciso (anlise, responsabilidade e justia, soluo de problemas);

O administrador deve ser capaz de:

Ser proativo, ousado e criativo.
Trabalhar participativamente na heterogeneidade organizacional; Executar as tarefas que lhe cabem, considerando a interdependncia funcional; Trabalhar em equipe, na busca da interdisciplinaridade, sem perder a identidade; Reforar as habilidades de comunicao, negociao e manuteno das relaes interpessoais multiculturais (entre diversas culturas).

Posteriormente, as funes de Comando e Coordenao foram reunidas sob o nome de DIREO, passando a serem chamadas PODC.
P Planejar O Organizar D Dirigir C - Controlar

Planejar
Pensar antecipadamente em objetivos, aes e atos baseados em algum mtodo, plano ou lgica. O planejamento produz planos, em que se determinam estratgias, diretrizes, tticas ou procedimentos, de forma racional, a fim de que objetivos sejam alcanados. Planos so linhas mestras por onde:

A organizao obtm e aplica os recursos materiais, humanos e outros necessrios ao alcance de seus objetivos;
Os membros da organizao realizam atividades consistentes com os objetivos; O processo administrativo monitorado e avaliado, de modo que sejam tomadas medidas corretivas, caso a ao no seja satisfatria.

Organizar
Alocar (distribuir) o trabalho (tarefas/atividades), a autoridade (estabelecendo relaes hierrquicas e coordenativas) e os recursos na organizao, criando a estrutura organizacional, composta pelo conjunto de unidadese organizacionais e relaes funcionais.

Dirigir
Dizer s pessoas o que devem fazer e conseguir com que faam da melhor forma possvel. Para isso, o administrador deve comunicar, liderar e motivar. Controlar Verificar se os atos realizados esto em conformidade com os planos desenvolvidos, ou seja, individuais ou coletivos, levam realmente a ao organizacional em direo aos objetivos estabelecidos. Elementos de controle: * Estabelecer padres de desempenho baseados nos planos, * Medir o desempenho atual; * Comparao constante dos dois, avaliando sua evoluo; * Executar aes corretivas, em caso de desvios.

EFICCIA E EFICINCIA
O que eficcia? O que eficincia? Qual a relao dessas duas medidas coma produtividade? Eficcia = Objetivo ou Meta A eficcia mede o grau que as metas programadas foram atingidas. Ela externa ao processo. (p.ex.: pode ser estabelecida pelo usurio do recurso). Tende a variar no tempo. Resumindo, basicamente significa fazer a coisa certa. Metas Atingidas = x100 = % de eficcia Metas Programadas * Mede o grau que as metas programadas foram atingidas.

EFICINCIA

Eficincia = Padro ou referncia

A eficcia mede o grau que de acerto na utilizao dos recursos empregados. Ela interna ao processo (p.ex.: estabelecida pelo fabricante do recurso). Tende a no variar com o tempo. Em sistemas de sadas e entradas, a eficincia tambm pode ser medida na sada. Resumindo, basicamente significa fazer certo as coisas. Entrada Padro = x100 = % de eficincia Entrada consumida

* Mede o grau de acerto (racionalizao ou economicidade) na utilizao dos recursos empregados.

Sada Gerada = x100 = % de eficincia Sada Padro ou de Referncia = rendimento (no caso de uma mquina)

Produtividade

O que Produtividade? Produtividade seria ( ou resultaria) de:

Maior rapidez Aumento da taxa de produo Menor custo Menor tempo de produo Maior rotatividade do estoque Garantir fluxo de caixa Menos disperdcios Menos homens/hora Menos acidentes de trabalho Maior lucro lquido Menor consumo de energia Maior retorno sobre investimento

Produtividade mede as sadas geradas (Eficcia) em relao s entradas Consumidas (Eficincia) Sadas geradas = + eficcia + sada gerada Entradas consumidas = + eficincia - entrada consumida Resumindo, significa fazer certo a coisa certa.

Efetividade Poderamos criar um conceito que contribusse para traduzir a consolidao da competitividade na empresa, ao passar do tempo? Sim, o conceito da Efetividade. Efetividade a Misso ou razo de ser. Efetividade mede o grau de utilidade das metas atingidas (ou dos resultados alcanados). Procura medir se est realmente valendo a pena ser Eficaz no dia a dia, com Eficincia, Produtividade e Qualidade. Resumindo, este indicador significa basicamente Fazer Certo a Coisa til, ou seja, alcanar a Misso com produtividade no longo prazo.

Complementaes Os objetivos e metas dirigem as nossas aes e, no raramente, variam com o tempo (p.ex.: a meta agora atender o cliente QUALIDADE). Nesse sentido, o conceito de EFICCIA atemporal, e pode coincidir com os demais conceitos, de acordo com a meta traada. Alm disso, 100% EFICAZ no atendimento de uma meta no garante o sucesso. Se o objetivo mal traado -> 100% eficaz pode ser ruim! Em organizaes no necessariamente com fins lucrativos, a EFETIVIDADE estaria ligada ao conceito de atingir a razo de ser da organizao. Por exemplo: 1. A universidade no bastaria apenas diplomar os alunos, mas fazlos crescer como seres humanos; 2. Um hospital no deve s curar doentes, mas fazer com que eles no tornem a apresentar a mesma doena

Em um negcio que deva gerar dinheiro, num mercado competitivo com clientes e concorrentes, a EFETIVIDADE estaria relacionada ao conceito, solidadamente, de fazer crescer (ou manter) LUCRO e RETORNO SOBRE O INVESTIMENTO ao longo do tempo. P. ex.: O fato de ter atingido meu plano de vendas indica que fui EFICAZ quanto a este objetivo, mas s terei tido EFETIVIDADE se conseguir (com EFICINCIA, QUALIDADE, PRODUTIVIDADE E LUCRATIVIDADE) manter os clientes a fazer dinheiro tambm no mdio e longo prazo.

1.

EFETIVIDADE O SUCESSO DO EMPREENDIMENTO A LONGO PRAZO (ACOMPANHAMENTO PS-VENDA)

HIERARQUIA DO PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Tipo de Planejamento
Estratgico

Durao
Longo Prazo

Questes Tpicas Tamanho da planta, localizao, tipo de processo Tamanho da fora de trabalho, exigncias de materiais Seqenciamento dirio de trabalhadores, funes e equipamentos

Ttico

Mdio Prazo

Planejamento Operacional e Controle (POC)

Curto Prazo

Nvel Institucional ou Estratgico - NI

o mais elevado. neste nvel que esto os proprietrios, acionistas e altos executivos.
o nvel responsvel pela definio dos objetivos e estratgias determinados no planejamento. Por manter relao com o ambiente externo, este nvel diretamente afetado por mudanas oriundas desse ambiente externo, devendo os administradores do NI observar as oportunidades, para bem aproveita-las, e as ameaas, para tentar neutraliza-las. O nvel institucional lida com incertezas e funciona como um sistema aberto

Por assumir riscos maiores, concentra um volume maior de autoridade e responsabilidade.

Decises estratgicas usualmente baseiam-se em racionalidade poltica e na racionalidade econmica.

Nvel Intermedirio ou Gerencial NG Trata da articulao entre o NI e o NO, transformando decises no programadas (estratgicas), tomadas pelo NI, em decises programadas (programas e processos operacionais) necessrias ao NO, atenuando a incerteza advinda do ambiente externo. Sua tarefa principal transformar estratgias em programas de ao, utilizando predominantemente a racionalidade legal e a racionalidade social. Nvel Operacional ou Tcnico NO

Trata da execuo cotidiana e eficiente das tarefas e operaes da empresa. O trabalho desenvolvido neste nvel est relacionado diretamente produo dos produtos e/ou servios da empresa, representando o seu ncleo tcnico. Funciona baseado em rotinas e procedimentos programados para assegurar a mxima eficincia das operaes do dia-a-dia. Apia-se na racionalidade tcnica, na certeza, na previsibilidade e na lgica do sistema fechado.