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GIAGI

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Redaco da Documentao de Sistemas de
Gesto da Qualidade Ambiente e Higiene e
Segurana no Trabalho
Redaco da Documentao de Sistemas de
Gesto da Qualidade Ambiente e Higiene e
Segurana no Trabalho
Um desenho vale mais que um longo discurso
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Indice
1
A Importncia do sistema documental
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A principais termos e definies
3
Os requisitos documentais e os Sistemas de Gesto QAS
A Estrutura documental dos sistemas de Gesto
4
Como elaborar um procedimento de gesto de documentos e dados
5
A Linguagem grfica na elaborao de procedimentos
6
A Elaborao de procedimentos, instrues e impressos
7
Documentos dos Sistemas de Gesto Manual- Cartografia dos processos
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A Importncia de um Sistema de Gesto Documental
A documentao permite a comunicao das intenes e a
consistncia das aces. A sua utilizao contribui para:
Obter a conformidade com os requisitos e dar confiana ao Cliente
pela constatao de que a organizao est bemestruturada
Perenizar o Saber Fazer e dar suporte memria da Organizao
Permite tornar tangvel a dimenso e o valor imaterial da Organizao
Disponibilizar documentos e o conhecimento actualizados no
momento apropriado
Assegurar a repetibilidade e a rastreabilidade
Proporcionar evidncias objectivas. Promover a melhoria
Avaliar a eficcia e adequabilidade permanente do sistema de gesto
Apoiar as actividades de formao e integrao
Influenciar comportamentos internos ( melhoria da coerncia e aco
da eficcia na aco.
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A Importncia de um Sistema de Gesto
Documental
Formalizao do Saber Fazer
Organizar Conhecer quem faz o qu e como
Sistematizar Clarificar, uniformizar e simplificar
Memorizar Conservar e evitar a perda do
conhecimento
Aprender - Transmisso do saber fazer
Compreender Evita incorreces no processo de
comunicao
Comunicar Melhor compreenso e comunicao
mais eficaz.
Avaliar - Ponto de referncia para a avaliao
Melhoria
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Conhecer o que fazemos
Saber o que devemos fazer
Escrever como o vamos fazer (dissiminaodo conhecimento)
Fazer o que escrevemos
Registar o que fazemos ( Semprequenecessrio)
Avaliar como o fazemos
Melhorar como vamos fazer
A Importncia de um Sistema de Gesto
Documental
Aprendizagem Organizacional
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6
Razes que pem em causa o desenvolvimento de um
Sistema de Gesto Documental
Resistncia mudana e s modificaes de hbitos
Limitao das iniciativas individuais. Centragem nos
procedimentos em detrimento do envolvimento
Aumento de cargas de actividade administrativa
Complicao das actividades quotidianas aumentando prazos
de entrega
Medo de criar precedentes no desejados pelos dirigentes
Custo elevado de implementao ( elaborao, formao,
pessoas envolvidas etc.)
Receio de uma difuso no controlada do saber fazer.
Constatao que o sistema documental no garante uma
reduo dos custos de no qualidade.
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Principais Termos e definies
3.4.1 Processo : conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que
transformam entradas em sadas.
Nota 1: As entradas de um processo so geralmente sadas de outros processos
Nota 2: Numa organizao os processos so normalmente planeados e executados sob
condies controladas de modo a acrescentar valor
Nota 3: Um processo no qual a conformidade do produto resultante no possa pronta ou
economicamente verificada, frequentemente denominado Processo Especial
3.4.2 Produto: resultado de um processo
Nota 1: Existem quatro categorias genricas de produto: Servios Software hardware
materiais processados
3.4.5 Procedimento: modo especificado de realizar uma actividade ou um processo
Nota 1: Os procedimentos podem ou no estar documentados
Nota 2 : Quando um procedimento est documentado, usa-se frequentemente a designao
procedimento escrito ou procedimento documentado . O documento que contm um
procedimento pode ser designado por documento de procedimento
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Principais Termos e definies
3.7.1 Informao: dados com significado
Gesto da Informao: actividades de identificao e avaliao das fontes, da
recolha do tratamento, da anlise, da difuso, da conservao, eda destruio eventual da
informao em relao s necessidades identificadas e qualificadas
3.7.2 Documento: informao e respectivo meio de suporte.
Nota: O meio de suporte pode ser papel, magntico, electrnico ou disco ptico de
computador, fotografia ou amostra de referncia, ou uma das suas combinaes.
3.7.3 Especificao: documento que estabelece requisitos.
Nota: Uma especificao pode estar relacionada com actividades ou com produtos
3.7.4 Manual de Gesto ( QAS): documento que especficao sistema de Gesto de
uma organizao
Nota: Os manuais da qualidade podem variar em detalhe e formato a fim de se adequarem
dimenso e complexidade de cada organizao
3.7.5 Plano da qualidade: documento que especfica. Quais os procedimentos e
recursos associados a aplicar, por quem e quando, num projecto, produto, processo ou
contratos especficos.
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Principais Termos e definies
3.7.6 Registo: documento que expressa resultados obtidos ou fornece evidncia da
actividade realizada.
3.7.2 Documento: informao e respectivo meio de suporte.
Nota: O meio de suporte pode ser papel, magntico, electrnico ou disco ptico de
computador, fotografia ou amostra de referncia, ou uma das suas combinaes.
3.3.1 Organizao: conjunto de pessoas e de instalaes inseridas numa cadeia de
responsabilidades, autoridades e relaes.
3.3.2 Estrutura Organizacional: cadeia de responsabilidades, autoridades e relaes
entre as pessoas..
3.3.3 . Infraestrutura : sistema de instalaes, equipamento, e servio necessrios para
o funcionamento de uma organizao
3.3.4 Ambiente de trabalho: conjunto de condies sob as quais o trabalho
executado
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Principais Termos e definies
Indexao Aco de definir os pontos de acesso para facilitar a identificao dos
documentos e ou das informaes.
Classificao - Identificao sistemtica e classificao das actividades e ou
documentos arquivados em categorias, segundo uma organizao lgica dum
sistema de classificao e em acordo com os seus princpios, mtodos e suas regras.
Traabilidade facto de criar, de registar, e de preservar os dados relativos aos
movimentos de utilizao dos documentos
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Princpios da Gesto da Qualidade
Abordagem tomada de decises baseadas em factos
As decises eficazes so baseadas na
anlise de dados e informaes
Evidncias objectivas
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Sub-seco 4.2 - Requisitos Documentais:
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Interpretao: - Quando consta no texto procedimento documentado
obrigatrio, estabelec-lo, document-lo, implement-lo e mant-lo
actualizado); toda a documentao dever estar orientada para a
identificao e gesto dos processos; A ISO 9000:2000 estabelece
explicitamente 6 procedimentos escritos (Controlo de
Documentos;Controlo de Registos da Qualidade; Auditorias Internas;
Controlo da No Conformidade; Aces Correctivas ; Aces Preventivas)
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A documentao do Sistema de Gesto deve incluir:
a) a poltica da QAS e Objectivos documentados
b) o manual de Gesto QAS
c) os procedimentos documentados exigidos pela Norma,
d) os documentos requeridos pela Organizao para assegurar a
eficincia do planeamento, operao e controlo dos seus processos
e) registos requeridos por esta norma (ver 4.2.4).
Nota: A extenso da documentao do sistema de gesto da qualidade pode deferir de uma
organizao para outra devido:
a)- dimenso da organizao e tipo de actividades
b)- complexidade dos processos e suas interaces
c)- competncia do pessoal
4.2.1 - Generalidades:
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4.2.2 - Manual de Gesto QAS:
A Organizao deve estabelecer e manter um Manual da
Gesto QAS que inclua:
a) O mbito do Sistema de Gesto da Qualidade Ambiente e
Segurana e Higiene no trabalho, incluindo detalhes e justificaes
para quaisquer excluses (ver 1.2);
b) Os procedimentos documentados estabelecidos para o Sistema
de Gesto , ou referncia aos mesmos;
c) A descrio da sequncia dos processos do Sistema de Gesto e
das suas interaco
Interpretao: O Manual de Gestao deve fazer
referncia aos Procedimentos documentados e
Matriz dos Processos identificados
Sub-seco 4.2 - Requisitos Documentais:
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Sub-seco 4.2 - Requisitos Documentais:
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Interpretao: O procedimento deve estabelecer as regras de elaborao, aprovao,
reviso e distribuio de documentos, o controlo sobre os obsoletos, bem como o
controlo dos documentos provenientes do exterior (legislao, normas, especificaes
tcnicas de clientes e fornecedores,...)NOTA: o termo DADOS, desaparece
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4.2.3 - Controlo de Documentos:
Os documentos requeridos pelo Sistema de Gesto devem ser controlados. Os
registos so um tipo especial de documentos e devem ser controlados de acordo com
os requisitos fornecidos no ponto 4.2.4
Devem ser estabelecidos procedimentos documentados para definir os
controlos necessrios para:
* Aprovar documentos quanto sua adequao antes de serem editados;
* Rever e actualizar quando necessrio e reaprovar os documentos;
* Assegurar a identificao das alteraes e revises correntes dos documentos;
* Assegurar a disponibilidade da verso actualizada dos documentosaplicveis nos locais
de utilizao;
* Assegurar que os documentos estejam legveis e prontamente identificveis;
* Assegurar a identificao e distribuio controlada dos documentos de origem externa;
* Prevenir o uso indevido de documentos obsoletos e identificao adequada dos mesmos
no caso de serem retidos, por qualquer motivo.
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Procedimentos exigidos pela norma NP EN ISO 9001:2000
Gesto e controlo de Documentos
Gesto e controlo de Registos
Auditorias Internas
Gesto Produto no conforme
Gesto das Aces Correctivas
Gesto das Aces Preventivas
Outros Documentos referidos pela NP EN ISO 9001:2000
Politica da Qualidade
Objectivos da Qualidade
Manual da Qualidade
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Procedimentos exigidos pela norma NP EN ISO 14001:2004
Aspectos ambientais
Exigncias legais e normativas e outros requisitos
Formao sensibilizao e competncia
Comunicao
Gesto da documentao
Controlo operacional
Preparao e respostas de urgncia
Monitorizao e medio
No conformidades, aces correctivas e preventivas.
Controlo dos registo
Auditorias
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Procedimentos exigidos pela norma OHSAS 18001
Planificao da identificao dos perigos.
Avaliao e controlo dos riscos.
Exigncias legais, normativas e outros requisitos
Formao sensibilizao e competncia
Consulta e comunicao
Gesto da documentao
Controlo operacional
Preveno e capacidade de respostas a situaes de de urgncia
Monitorizao e medio
Acidentes, no conformidades, aces correctivas e preventivas.
Controlo dos registo
Auditorias
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Sub-seco 4.2 - Requisitos Documentais:
4.2.4 - Controlo dos Registos
Interpretao: O procedimento deve definir o controlo
necessrio para identificar, armazenar, proteger,
recuperar, , tempo de reteno e destruio dos registos
(incluem-se os registos externos, tais como certificados de
calibrao, diplomas de formao,..
Os registos devem ser estabelecidos e mantidos para evidenciar a
conformidade dos requisitos e a eficiente operacionalidade do Sistema de
Gesto . Os registos devem encontrar-se legveis, prontamente
identificveis e recuperveis. Deve ser estabelecido um procedimento
documentado para definir o controlo necessrio para a identificao,
armazenagem, proteco, recuperao, tempo de reteno e destruio
dos registos.
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Sub-seco 4.2 - Requisitos Documentais:
4.2.4 - Controlo dos Registos
Compilao ( projecto / cliente / produto / data)
Indexao ( Como Procurar)
Condies de acesso ( quem e como)
Arquivo ( pastas, dossiers, ficheiros informticos)
Armazenamento e manuteno - ( Condies ambinetais, embalagem,
segurana etc.)
Tempos de reteno
Inutilizao
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ISO 9001:2000 Controlo dos Registos
1-Reviso pela Gesto de Topo
2-Formao, Consciencializao e Competncia
3-Resultados da realizao dos Processos e dos Produtos
4-Resultados da Reviso de Requisitos de Produto e das
Aces Tomadas.
5-Inputs de Concepo e Desenvolvimento
6-Resultados de Revises na Concepo
7-Resultados de Verificaes na Concepo
8-Resultados da Validao da Concepo
9-Resultados da Reviso e Alteraes na Concepo
10- Resultados da Avaliao de Fornecedores
1-Reviso pela Gesto de Topo
2-Formao, Consciencializao e Competncia
3-Resultados da realizao dos Processos e dos Produtos
4-Resultados da Reviso de Requisitos de Produto e das
Aces Tomadas.
5-Inputs de Concepo e Desenvolvimento
6-Resultados de Revises na Concepo
7-Resultados de Verificaes na Concepo
8-Resultados da Validao da Concepo
9-Resultados da Reviso e Alteraes na Concepo
10- Resultados da Avaliao de Fornecedores
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ISO 9001:2000 Controlo dos Registos
11-Validao dos Processos Quando as Sadas no
Podem Ser Verificadas por Subsequente Monitorizao
ou Medio
12-Identificao do Produto Quando a Rastreabilidade
um Requisito
13-Propriedade do Cliente, Perdida, danificada ou Imprpria
para Uso
14-Calibraes ou Verificaes de Equipamento de Medidas
Quando no Houver Normas Internacionais ou Nacionais
15-Validao dos Resultados Anteriores Quando o
Equipamento de Medida no est Conforme com os
Requisitos
11-Validao dos Processos Quando as Sadas no
Podem Ser Verificadas por Subsequente Monitorizao
ou Medio
12-Identificao do Produto Quando a Rastreabilidade
um Requisito
13-Propriedade do Cliente, Perdida, danificada ou Imprpria
para Uso
14-Calibraes ou Verificaes de Equipamento de Medidas
Quando no Houver Normas Internacionais ou Nacionais
15-Validao dos Resultados Anteriores Quando o
Equipamento de Medida no est Conforme com os
Requisitos
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ISO 9001:2000 Controlo dos Registos
16-Resultados de Calibrao e Verificao do Equipamento
de Medida
17-Resultados de Auditorias Internas
18-Evidncias da conformidade do Produto com os Critrios
De Aceitao e Indicao da Autoridade Responsvel
pela Libertao do Produto.
19-Natureza das no conformidades do Produto e
Quaisquer aces
20-Resultados de Aces Correctivas
21-Resultados de Aces Preventivas
16-Resultados de Calibrao e Verificao do Equipamento
de Medida
17-Resultados de Auditorias Internas
18-Evidncias da conformidade do Produto com os Critrios
De Aceitao e Indicao da Autoridade Responsvel
pela Libertao do Produto.
19-Natureza das no conformidades do Produto e
Quaisquer aces
20-Resultados de Aces Correctivas
21-Resultados de Aces Preventivas
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ISO 14001:2004 Controlo dos Registos
1. Relatrios de incidentes
2. Registos de testes de preparao de emergncias
3. Decises sobre comunicao externas
4. Registos dos aspectos ambientais significativos
5. Registos de reunies ambientais
6. Informao sobre o desempenho ambiental
7. Registos sobre a conformidade legal
8. Comunicaes com as partes interessadas
1. Relatrios de incidentes
2. Registos de testes de preparao de emergncias
3. Decises sobre comunicao externas
4. Registos dos aspectos ambientais significativos
5. Registos de reunies ambientais
6. Informao sobre o desempenho ambiental
7. Registos sobre a conformidade legal
8. Comunicaes com as partes interessadas
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Manual de
Gesto
Procedimentos
Documentos Operacionais
Registos - QAS
Manual de
Gesto
Cartografia dos
Processos
Descrio dos Processos
+ matriz caracterizadora
Instrues de
Trabalho
Registos
A estrutura Documental do Sistema de Gesto
Estratgia
Organizao
Resultados
Operacional
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O que desencadeia a
criao de um documento?
Para alm de referncias normativas que exigem a utilizao de
documentos especficos para certas actividades, outros factores podem
estar na origem da criao de documentos, dos quais se destacam:
1.Riscos de esquecimento, de erro e de confuso
2.Dificuldades ou ausncia de definies de interfaces entre funes,
servios departamentos, processos da organizao.
3.No conformidades internas, anomalias, perigos riscos.
4.Novos processos novas tecnologias
5.Transmisso do saber fazer
6.Necessidade de sintetizar ou de de fazer ligao ou de optimizar
documentos
7.Novas regulamentaes legislativas e normativas
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Principais Objectivos dos Documentos
Objectivos Finalidades
Manual de Gesto QAS
Apresenta a estratgia, poltica do
organismo em matria da qualidade,
segurana e ambiente
Definir as regras comuns de gesto do
sistema utilizado. Ferramenta de
comunicao interna e externa ( Clientes,
Fornecedores .)
Fornecer as informaes
coerentes e estruturadas sobre a
organizao e a maneira como
integra os sistemas de gesto
Os processos QAS
Estabelecer as Ligaes e as
interaces entre as actividades.
Permitir o seguimento da
melhoria dos processos
Definir o volume de documentos
necessrios a uma gesto
integrada.
Determinar as diferentes
actividades da empresa com
valor acrescentado, atravs da
transformao de elementos de
entrada em elementos de sada
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Critrios de Qualidade de um Documento
Objectivos Finalidades
Os Procedimentos QAS
Responder s questes: Quem faz o
qu?, Como?, Onde? Quando?
Definir as responsabilidades e os
domnios de aplicao em caso de
escolha e deciso a tomar
Fornecer as informaes
coerentes e estruturadas sobre a
organizao e a maneira como
integra os sistemas de gesto
As Instrues QAS
Os registos QAS
Fornecer as informaes sobre
a maneira de realizar as
diferentes actividades dos
processos, dos procedimentos

Responder s questes: Quem?


Como?
Demonstrar a execuo de uma
actividade de um processo,
procedimento, ou de uma
instruo
Fornecer provas indiscutveis da
realizao das actividades
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Principais Objectivos dos Documentos
Contedo Forma Suporte
Pertinncia
Exaustivo
Preciso
Claro
Simples
Lisvel
Acessibilidade
Manutabilidade
Seguro
A qualidade de um documento :
Facilidade no uso . Simplicidade, clareza na apresentao, linguagem
corrente, respeito pelas boas regras da lingua portuguesa,
Ser eficaz : Boa compreenso da mensagem
Lisibilidade: Do texto, do tamanho dos caracteres do laayout da pgina
Harmonia: Das cores, linhas, massas na folha .
Respeito das convenes: Do uso, das normas
Utilidade: Deve ser apreciado pelo utilizador..
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A Regra dos Trs U
til Informativo explicativo
ser til se permitir eliminar
um perigo, uma no
conformidade ou reduzir a nivel
aceitvel
tilizvel
Compreensvel, disponibilizado,
e estruturado
tilizado conhecido,
est acessvel, fcil de leitura,
compreendido, criticado para
melhoria, apreciado ...
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A documentao deve ser:
Rpida de ler
Fcil de compreender
Permitir a reteno fcil do seu contedo
Adequada s necessidades dos utilizadores
Fcil de localizar
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Quais so os Diferentes
estados de um documento?
1. Necessrio
2. Em Elaborao
3. Terminado
4. Verificado
5. Aprovado
6. Difundido
7. Desactualizado
8. Arquivado
9. Destruido
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O Ciclo de vida de um documento
1. Constatao da necessidade do documento
2. Redaco do Documento
3. Reviso
4. Aprovao
5. Codificao
6. Difuso
7. Utilizao
8. Reviso/modificao
9. Arquivo
10. Destruio/eliminao
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Os actores do ciclo
de vida de um documento
1. Emissor- Responsvel pela aplicao do contedo do documento.
Decide sobre a sua criao, sua modificao e sua anulao.
2. Redactor Responsvel pela qualidade tcnica do contedo, pala
adequao s necessidades dos destinatrios. Gesto das
actualizaes.
3. Responsvel pela Aprovao Anlise e comentrios de
melhorias eventuais. Controlo da qualidade da apresentao do
documento. Coerncia com as regras gerais de gesto dos
documentos. Avaliao da pertinncia e da adequao do contedo
em relao aos objectivos do documento.
4. Responsvel pela Gesto Documental Difuso homognea .
Controlo da coerncia da gesto documental.
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Como Codificar os Documentos?
1. Convm utilizar um cdigo alfanumrico.
2. preciso prever tambm:
Um indicie dando uma referncia sua evoluo
Uma data de aplicao
O estatuto projecto, original, documento de
trabalho, cpia.
XX YYY ZZ
XX - P Procedimento, IT Instruo,, PC Plano de
Controlo
YYY Processo, Depat/Direc.
ZZ nmero sequncial
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Regras na Redaco dos Documentos
1. A apresentao de um tema no deve exceder 3 paginas com anexos
compreendidos
2. As messagens ou textos de mais de 2 folhas no devem ser escritas
com mais de 55-60 caracteres por linha a fim de permitir uma leitura
rpida.
3. Criar espaos naturais no texto
4. Evitar texto justificado que quebra o ritmo e perturba a leitura
5. Escolher para os documentos em papel um tipo de letra apropriado
leitura do tipo srif ( Times New Roman, Book Antiqua e Bookman)
6. Documentos em sistema informtico utilizar preferncialmente Arial,
Albertus Medium e Verdana
7. Escolher o tamanho 12 para utilizao corrente e 14 para pessoas mais
velhas. No utilizar tamanhos do tipo Times NewRoman 9.
8. Procurar respeitar a regra dos 7 . 7 caracteres mximo por palavra, 7
palavras numa frase e 7 frases num pargrafo.
9. No utilizar letras maisculas . As letras maisculas so difceis de ler
por leitores lentos.
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Distribuio Controlada dos Documentos
A difuso dos documentos consiste em assegurar o acesso informao
nos locais e a todos os profissionais com necessidades de utilizao dos
documentos.
1. Consiste:
Na escolha do suporte de difuso ( papel, informtica, afixao )
Numa identificao precisa dos destinatrios
Classificao dos documentos no posto de utilizao permitindo
fcil acesso.
Apresentao do objectivos, mbito e contedo do documento
Recolher e destruir as verses obsoletas.
A difuso controlada exige uma prova da difuso do documento ao
destinatrio.
A difuso de documentos no controlada no permite saber quem dispe do
documento. utilizada para documentos de apoio formao, documentos
de trabalho, e documentos de distribuio para efeitos de informao.
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Situaes a evitar nas vrias etapas
do ciclo de vida de um documento
Codificao
A codificao baseada sobre os captulos da norma
Aprovao
As pessoas no esto habilitadas em termos de competncias
Circuitos longos que determinam tempos para a aprovao longos
Os documentos mudam todas as semanas
Todos os documentos so revistos e aprovados pela Direco
Sistema informatizado mas todos os colaboradores conhecem os
cdigos de acesso
Distribuio
Morosidade na distribuio das modificaes urgente
No se sabe bem onde esto os documentos
Cpias dos documentos poluem a organizao
Os documentos esto no sistema informtico mas os utilizadores
normalmente no tm acesso.
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Situaes a evitar nas vrias etapas
do ciclo de vida de um documento
Arquivo
So preciso trs horas para encontrar um documento
Todo o mundo tem acesso ao arquivo e ningum mantm o arquivo
organizado
Os dossiers de arquivo encontram-se normalmente com grau de
deteriorao elevado
Guarda-se tudo para toda a vida
Guarda-se enquanto h espao
Destruio
Guarda-se as verses anteriores por uma questo de gosto
Toma-se sempre a precauo de fazer uma fotocpia de um documento
antes de o destruir
Colocam-se os documentos no cesto dos papeis sem ter a
preocupao dos aspectos de confidencialidade.
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Vantagens da Informatizao
do Sistema Documental
Melhoria e adequao entre o documento e a sua elaborao
Reduo dos prazos no ciclo de vida do documento
Garantia de uma melhor coerncia das informaes
Fiabilidade nas ligaes entre documentos
Simplificao da gesto do sistema
Reduo da ocorrncia de erros
Reduo da distribuio em papel
Automatizao da distribuio
Facilidade de gesto e acesso nos vrios pontos de utilizao
Macrocartografia de Processos
Produtores de
componentes em
materiais
termoplsticos
GESTO DE RECURSOS
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MEDIO E MONITORIZAO
PROCESSOS DE
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PROCESSOS DE SUPORTE
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P01 P02
P20 P21 P22 P23 P24 P25
Fornecedores
- Aos
-Ferramentas
- Acessrios
- Produtos Subsidirios
- Servios
Accionistas
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P30 P31 P32 P33
P10
Comercial
Projecto de Moldes Novos
e Alteraes
Subcontratao de
Actividades de
Fabricao
Planeamento/ Preparao Fabricao
Produo
Expedio
Homologao
P10
P11
P12
P13
P14
SP12.1
SP13.1
SP13.2
SP13.3
P.25- Facturao e
Cobrana
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P26
Gesto de Obras Aprovisionamento
P15
Saber Estabelecer e Gerir Processos
Representao Grfica dos Processos
Macrocartografia dos processos-Representa o
conjunto de processos da empresa necessrios para atingir os seus
objectivos ( 1 nivel)
Cartografia Relacional Representa uma viso mais
detalhada do processo, descrevendo as principais relaes que existem
entre o processo e outros processos e ou entidades
Cartografia Detalhada Representao detalhada, que
descreve as actividades necessrias realizao do processo atravs da
elaborao de procedimentos ( 2 nivel) e instrues ( 3 nivel)
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Regras para Redaco Grfica de Procedimentos
De preferncia utilizar no mximo 4 pginas A4
No mximo 10 actividades e 5 no mnimo
Seis funes/entidades no mximo
A descrio das funes no devem ter nomes de pessoas
As funes identificadas tm no mnimo uma actividade
No cruzar as flechas de fluxo
A designao da actividade no deve ter e.
A designao de uma actividade deve ter o verbo no infinito
Uma actividade comporta sempre uma entrada e uma sada.
A designao de uma actividade no deve ter mais do que 5 palavras
Uma flecha comporta sempre uma informao ( salvo entre duas actividades
realizadas consecutivamente pela mesma funo). As flechas com informao no
partem directamente das funes.
A descrio de uma actividade no deve ter verbos de transmisso ( enviar,
receber emitir, difundir, transmitir etc.)
Regras para Redaco Grfica Procedimentos
Um procedimento tem no mnimo um incio ( facto inicial ou aco a
montante) e um fim ( fim ou aco ajusante)
A funo responsvel pelo procedimento deve estar identificada
As responsabilidades das actividades participadas devem estar
estabelecidas.
As funes de destino e de provenincia devem estar identificadas.
As flechas partem de baixo dos rectngulos e chegam pela parte
superior do rectngulo, salvo as de retorno que entram lateralmente.
Os operadores E e Ou devem ser posicionados ao meio dos lados
mais longos do rectngulo.
As formas grficas que necessitam de detalhe, sero objecto de um
comentrio .
As flechas vo sempre orientadas no sentido descendente e da
esquerda para a direita.
O numero de Ou deve ser limitado a trs.
A designao da informao no deve assumir o formato de um verbo.
A definio de recursos e documentos so sempre reportadas a uma
actividade.
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