Buenas prcticas para alcanzar procesos ms inteligentes IBM Business Process Management

Catalina Avils, MSc. Websphere p Sales Specialist p caviles@ec.ibm.com

Nuevas fuerzas que generan cambio en como hacemos las cosas

$3 6B $3.6B
spend by 2014

L movilidad La ilid d requiere i reinvencin i i de d procesos

Forrester prevee que las compaias invertirn alrededor de $900 milliones en la reinvencin de procesos para hacerlos accesibles mediante tecnologas mviles durante el 2013 y dicha inversin alcanzar los $2.7 billion en el 2014

25%
productivity improvement

Procesos socializados y colaborativos incrementan la productividad

De acuerdo a McKinsey, tecnologas sociales, cuando son usadas a travs de las empresas, pueden incrementar la productividad de los trabajadores en un 20 25%

47%
growth in cloud processes

Aplicaciones Cloud forzan a las compaieas a re-pensar sus procesos

Gartner indica que Business Process as a Service (BPaaS) es el segmento de d crecimiento i i ms rpido id con crecimiento i i annual ld de 47%

100B
savings

Big data genera visin en los procesos

McKinsey en sus estudios publica que la administracin gubernamental puede ahorar ms de 100 billion en mejoras de eficiencia operacional usando big data.

El enfoque de IBMs para reinventar operaciones de negocios - para generar mayor enfoque en el cliente - en la era de la movilidad, sociabilizacion, nube y big data - llevar al camino de la eficiencia y optimizacion en procesos end-to-end

Que es Business Process Management?

BPM es la administracin de continua de los procesos de negocio para mejorar los mismos. BPM es ms que una simple automatizacin de flujos de trabajo. BPM promueve la eficiencia y efectividad en los procesos de negocio usando mtricas valorables para alinear los proyectos con las estrategias corporativas. Utiliza como herramientas la visibilidad y el control de los procesos

Visibility & Collaboration Software Expertise Business User Engagement Efficiency & Productivity

Business As Usual requiere mejoras operacionales

Customer Service

Account Administration

Finance and Ops Executive 6 Management

1 1.

Unstructured Tasks and Communication (ex Paper or email) Inefficient Working Environment Spans Systems Inconsistent Prioritization Incomplete or Inaccurate Data Flow Between Systems Lack L k of f Control C t lO Over System and Business Events (Exceptions) Poor Visibility Into Process Performance

1 3

2 2.

3 3.
Invoice Reconciliation Teams

4 4.

2
5 5. 5

4
6 6.

BPM Provee visibilidad y control

Finance and Ops Account Administration Customer Service Risk Management g Teams

Executive Management

Que hacer? Como hacer? Cuando hacer?

Visibilidad, Colaboracin y Gobernabilidad para BPM

Proveer completa visibilidad en las operaciones del negocio Monitoreo Inteligente de procesos y Analtica dirigida proveen visibilidad interna en el progreso de las tareas El trabajo no se realiza en silos. La colaboracin genera resultados favorables

Facilidad de acceso y conexin con

participantes y expertos

Mapas de identificacin de cuellos de botella

ayudan a mejorar los hitos de rendimiento y los presenta visualmente

Notificacin dinmica de actividades facilitan

la colaboracin en tiempo real y respuestas giles

Scoreboards en tiempo real para rpida visin

de actividades correctivas

Colaboracin dierecta en el trabajo con los

participantes y expertos para completar tareas de manera ms simple

Execution Runtime

Administracin del cambio

Ejecutar j p proceos consistentemente, confiablemente, seguro, y con

Despliegue de procesos centralizados

generan visibilidad y control a

integridad transaccional
Alta escalabilidad y disponibilidad con soporte extendido para altos volmenes y alta calidad de servicio

travs de

todos los ambientes

Instalacin y seguimiento de versiones de

multiples procesos a travs de varios ambientes de ejecucin

Use una metodologa probada

Empiece p p pequeo, q , crezca rpido

Transforme transversalmente a toda la organizacin

2 1
Cree credibilidad basada en un proyecto

Establezca un programa

Proyecto..a Programa....a Transformacin

8

Ci l d Ciclo de vida id de d un Proceso P de d Negocio N i

El camino de BPM nunca termina y su intencin es llegar a abarcar a toda la organizacin, por lo que un Centro de Excelencia multifuncional BPM ayuda a la correcta adopcin de la estrategia

Midiendo Procesos

Lo que no se mide, no se puede mejorar por esta razn tenemos que sacar a BPM del simple contexto de automatizacin de tareas Este es el siguiente nivel de madurez de BPM: Optimizacin de Procesos Mejoramiento M j i t i implica li cambio bi Se habla de mtricas, SLAs, KPIs y cualquier medida cuantificable que permita estimar mejora Los conceptos clave de medicin de procesos de negocio son las mtricas de procesos, reporteo y p de optimizacin p capacidades

B d Bodega d Datos de D t de d Rendimiento R di i t

Se requiere una arquitectura robusta para poder mantener visibilidad dinmica de los procesos para flujos j BPMN

Metricas

Siguiendo un enfoque top-down refuerza la disciplina de alinear las mtricas con los objetivos de los procesos y logramos empoderar a los tomadores de decisiones para que puedan verificar si los objetivos se cumplen o no

K P Key Performance f I Indicator di t (KPI)

Es una mtrica de negocio relacionada con el proceso como tal o un actividad interna de un proceso que permite analizar su rendimiento
A nivel de proceso:

Tiempo total (clock)

A nivel de actividad:

Costo p de ejecucin j Tiempo Costo de trabajo Costo de recursos Retrabajo Tiempo total Valor agregado Tiempo de espera

S Service i Level L l Agreements A t (SLAs) (SLA )

As como con los KPIs, el concepto de SLA es amplio y va ms all de una mera funcionalidad, si no ms bien de las consideraciones para llegar a no, beneficios especficos:
Fechas de entrega: cuando se necesita tener una tarea realizada Eventos temporizados: estos automticamente generan una reaccin al momento de alcanzar su tiempo determinado Componentes SLA: lanzan una consecuencia basado en la violacin de una condicin

No se puede mejorar lo que no se puede ver

Business Process Manager
Performance Data Warehouse provides visibility into work-in-progress & the ability to take corrective action when necessary

Business Monitor
Real-time, end-to-end business operations, transactions, and process monitoring

Blueworks Live
Team up in secure private workspace Leverage public expert community

15

O ti i d Optimizador

Simula estadsticamente el comportamiento del proceso para entender como se comportaran bajo ciertas condiciones. El uso de informacin almacenada en la bodega de datos permite mejora continua

I di d Indicadores de d cambio bi

Los procesos no contribuyen a los objetivos Ineficiencias en los p procesos Costos muy altos Mucho retrabajo Tiempos de ejecucin muy largos

La colaboracin genera mejores resultados

Business Process Manager

Identify and Contact a Subject Matter Expert in real-time real time

Blueworks Live

18

Team up in secure private workspace Leverage public expert community

Las operaciones de negocios cambian frecuentemente. Administrelos con confidencialidad

Despliegue de procesos centralizados t li d proveen visibilidad i ibilid d y control a travs de todos los

ambientes
Librera compartida de los activos de los procesos facilita el reuso y la colaboracin en la implementacin Instalar y rastrear las versiones desplegadas de multiples procesos a travs de varios ambientes de ejecucin

Business Process Manager

19

BPM flexibilidad y rapidez que el negocio requiere

Analista Gerente G t Proveedor

Proceso Modelado

Operacin del Proceso

Optimizacin P Proceso

Gestin del Proceso

SOA permite it extender, agregar transaccionalidad y optimizar a travs de un grupo de sistemas integrados

21

Por qu IBM para procesos ms inteligentes?

Base instalada de ms de 5,000+ clientes con implementaciones activas y mas de 800+ business partners

Lider en el Cuadrante Mgico de Gartner para Intelligent Business Process Management Suites y lder en las ondas de Forrester para BPM Suites y Dynamic Case Management

#1 market share en Business Process Management (BPM) y Business Rule Management Systems (BRMS) de acuerdo a Gartner e IDC

Global Smarter Process Center of Competency (CoC) con ms de 650+ expertos

L t Lectura recomendada d d

ibm.com/redbooks

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