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CODIGO: DI 127

SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE


VERSÃO: 00
DATA: 31/08/2009
CONTROLE DE INVENTÁRIOS NOS ARMAZÉNS PÁGINA: 1 de 5

1.0 OBJETIVO

Este documento objetiva descrever as atividades de controle do processo de reposição de materiais de forma a
garantir a disponibilidade dos bens, buscando não comprometer recursos financeiros inapropriadamente, além
disso, visa também descrever as atividades relacionadas com a validação do estoque de materiais que são
registrados no módulo MM do Sistema SAP R/3 que existam fisicamente nos armazéns de empreiteiras que se
encontrem em bom estado.

2.0 CAMPO DE APLICAÇÃO

Este documento é aplicável a todas as atividades executadas pelo pessoal operacional e administrativo,
cuidando para que as atividades sejam realizadas nos tempos e formas em que foram planejadas, analisar os
resultados, registrar contabilmente os ajustes de estoque devidamente autorizados e emitir os informes que
ajudem a garantir a integridade e validação das existências nos armazéns. A AA autoriza todas as baixas de
materiais deteriorados que solicita o encarregado de almoxarifado e a AC, planifica e executa as compras de
materiais recorrentes.

3.0 RESPONSABILIDADES

É de responsabilidade do Responsável pela AA da Cam, a elaboração, aprovação, revisão, manutenção e


aplicação deste documento.

4.0 SIGLAS E DEFINIÇÕES

AA - Área de Aprovisionamento
AC - Área de Compras
AL - Área de Logística
SAP - Sistema Integrado de Gestão
MM - Módulo de Materiais

5.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Não se Aplica

6.0 CRITÉRIOS OU CONDIÇÕES GERAIS

6.1 CONTROLE DE INVENTÁRIO

Anualmente, os responsáveis da AA e AL, realizam uma revisão do cadastro de materiais, através da


comparação do valor da última compra com o valor do material em estoque, visando identificar eventuais
distorções ou erros nos preços unitários dos respectivos itens. Detectada alguma distorção, um dos
responsáveis solicita à contabilidade a alteração do preço do material, gerando um ganho ou perda de valor no
inventário. Esta revisão anual deve ser documentada e arquivada.

Anualmente, os responsáveis da AA e AL revisam a classificação dos itens, com base na participação


individual de cada item no consumo geral em valor de materiais do ano anterior. Os itens com participação
superior a 70% do valor de consumo anual são classificados como "classe A". Os itens com participação entre
20% são itens "classe B" e os 10% são itens "classe C". Esta Classificação (Classif. ABC) serve para a
empresa priorizar os materiais e traçar estratégias distintas para cada um. Esta revisão anual deve ser
documentada e arquivada.

Cada vez que ocorre, os responsáveis da AA e AL revisam a classificação de itens quanto ao planejamento de
compras (regular de estoque ou não-estoque), com base na periodicidade de consumo dos bens e nas
modificações dos padrões técnicos de consumo informados pela área técnica através de e-mail. O resultado é
informado ao operador logístico para seu planejamento de inventário. Esta revisão trimestral deve ser
documentada e arquivada.
Aprovado por:
Nome: Data: 31/08/2009
Função: Assinatura:
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DATA: 31/08/2009
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Segundo as políticas da distribuidora, os itens classe A devem ser inventariados 2 vezes por ano, enquanto
os demais, devem ser contados uma vez ao ano. Com base nestas políticas, o Operador Logístico define
um cronograma de inventário no princípio do ano, que deve ser informado à pessoa Responsável da AA
para que esta possa acompanhar / aferir as contagens que julguem necessárias.

6.2 EXECUÇÃO DE INVENTÁRIO

O Operador Logístico verifica, antes de iniciar o inventário, eventuais pendências de registros, tais como:
Entradas, movimentações internas, transferências e despachos de materiais que ainda não foram
registrados no Sistema SAP R/3. A verificação consiste na identificação do último número de contabilização
do material no Sistema SAP R/3 e na associação deste número aos movimentos físicos de materiais. Após a
associação, o Operador Logístico libera os materiais no Sistema SAP R/3.

O Operador Logístico emite uma listagem de endereçamentos e códigos de materiais existentes no


almoxarifado, para a execução do inventário.

O Operador Logístico designa as tarefas e funções formando as equipes de inventário, e defini as áreas de
contagem de cada equipe.

O Operador Logístico bloqueia as movimentações dos materiais a serem inventariados dois dias de
antecedência, em todos os sistemas em operação. Após o bloqueio dos materiais, o órgão de aferição
designado pela Responsável da AA autoriza o início do inventário.

A cada inventário realizado pelo Operador Logístico, 2 diferentes inventariantes realizam contagens cegas
independentes. O Operador Logístico realiza a 1ª contagem ingressando as informações nas planilhas de
controle.

Logo após o termino da primeira contagem, o Operador Logístico realiza a segunda contagem, ingressando
as informações nas planilhas de controle.

6.3 ANÁLISE DOS RESULTADOS

O Operador Logístico verifica a existência de divergência entre as duas contagens. Caso os resultados
sejam idênticos, adota-se o valor da contagem como resultado satisfatório. Caso contrário, o supervisor do
inventário realiza uma terceira contagem, que prevalece sobre as demais. Após esta verificação, caso o
Operador Logístico encontre materiais com suspeita deterioração, relaciona os mesmos e envia para análise
do controle de qualidade, da Responsável pela AA (Ver item 6.5 - CONTROLE DE MATERIAIS
DETERIORADOS).

O Operador Logístico transfere os registros para o microcomputador com o software de inventário. Em


seguida, o Operador Logístico elabora o relatório final de inventário comparando as contagens com os saldos
dos Sistemas WMS e SAP R/3.

O Supervisor do Operador Logístico seleciona uma amostra a partir do informe de contagem, para aprovar
ou não o inventário executado. Após a seleção destra amostra, o supervisor prepara um relatório em Excel com
a descrição completa dos materiais a serem analisados, para que não ocorra contagem de material distinto ao
selecionado. O Operador Logístico realiza a contagem da amostra, observando a totalidade do material e
possível duplicidade. Caso seja necessário investigar as divergências, os dados do inventário são revisados
analisando os motivos da divergência.

Após o término do inventário, os Inventariantes, Supervisores e Responsável formalizam o término da atividade


através da assinatura dos relatórios de contagem e enviam para aprovação do responsável pela AA.

A AA revisa a planilha com as informações dos bens inventariados por encarregado de controle corresponda
ao período que se executou a atividade, para isto, compara a planilha de planificação de inventario que
mantêm em um arquivo eletrônico em seu PC, com a planilha de resultado que ele entrega ao analista. A AA
analisa as principais variações registradas entre a contagem e a informação do sistema, solicitando
esclarecimentos pontuais dos casos que apresentam desvios, mas significativos. A revisão
das variações são documentadas na planilha que é entregue ao encarregado de análise de inventario em
colunas especiais onde se identifica se a diferença observada foi aclarada ou não e suas causas.
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O Órgão de Fiscalização executa a aferição do inventário e elabora o relatório de aferição, que é enviado à
responsável da AA para uma análise conclusiva sobre a qualidade do inventário realizado. Os responsáveis
das AA e AL analisam as informações registradas no reporte de inventário, com base nas metas de
rendimento da área, parâmetro histórico e sua análise pessoal para poder identificar a necessidade de tomada
de alguma ação corretiva.

6.4 AUTORIZAÇÃO E REGISTRO DOS AJUSTES

Caso não seja satisfatório o resultado do inventário, a Responsável da AA solicita um novo inventário. Caso
contrário, o responsável da AA autoriza o ingresso dos ajustes no Sistema SAP/R3. Os ajustes são
autorizados por escrito pelo (a) responsável da AA antes de serem registrados no Sistema SAP R/3.

Antes do registro dos ajustes no Sistema SAP R/3, o Operador Logístico verifica se os mesmos foram
assinados pelo (a) responsável da AA. Caso os ajustes estejam aprovados pelo(a) Responsável da AA, o
Operador Logístico ingressa os valores no Sistema SAP/R3 (MI01, MI04, MI20). Caso contrário, o Operador
Logístico solicita a assinatura do responsável da AA antes de realizar os ajustes no Sistema SAP R/3. O
Sistema SAP R/3 possui parametrização para permitir acesso de realização de ajustes somente por pessoas
autorizadas.

Após a realização dos ajustes no Sistema SAP R/3 pelo Operador Logístico, o Responsável da AA verifica se
os mesmos foram realizados corretamente. Caso identifique divergências nos ajustes, o responsável da AA
solicita a correção dos mesmos ao Operador Logístico. Caso contrário, o responsável aprova os ajustes
através da transação MI07 do Sistema SAP R/3.

6.5 CONTROLE DE MATERIAIS DETERIORADOS E DESVIOS

Quando o operador logístico observa que o material esta deteriorado, relaciona os mesmos e envia para
análise do controle de qualidade, do responsável da AA, informando dados da baixa, indicando armazém,
nome do responsável e data. Uma vez que se completa o documento, se entrega fisicamente e se respalda
através de correio eletrônico que se envia para Controle de qualidade para sua aprovação.

O Controle de Qualidade do responsável da AA analisa os materiais possivelmente deteriorados em estoque,


sugeridos pelo Operador Logístico, com base nas respectivas especificações técnicas, testando-os ou
verificando suas deteriorações visualmente. Caso identifique que o material não está danificado, o mesmo é
declarado como "apto” caso contrário, se ele for considerado danificado, o Controle de Qualidade verifica se
o mesmo é recuperável. Sendo recuperável, o material é declarado como "passível de reparo", caso
contrário o material é declarado como "danificado". Após a análise, o Controle de Qualidade gera um informe
dos materiais inspecionados. O responsável da AA analisa o informe técnico dos materiais que foram
reclassificados pelo Controle de Qualidade. Com base nesta análise o responsável da AA toma, caso sejam
necessárias, ações corretivas com relação à reclassificação dos materiais, levando em consideração o custo x
benefício do impacto dessas ações. Após a análise, o responsável da AA aprova por escrito os ajustes e
encaminha para o Operador Logístico para que os mesmos sejam registrados no Sistema SAP R/3.

Antes do registro dos ajustes no Sistema SAP R/3, o Operador Logístico verifica se os mesmos foram
assinados pelo responsável da AA. Caso os ajustes estejam aprovados pelo responsável da AA, o Operador
Logístico ingressa os valores no Sistema SAP/R3 (MI01, MI04, MI20). Caso contrário, o Operador Logístico
solicita a assinatura do responsável da AA antes de realizar os ajustes no Sistema SAP R/3. O Sistema SAP
R/3 possui parametrização para permitir acesso de realização de ajustes somente por pessoas autorizadas.

Após a realização dos ajustes no Sistema SAP R/3 pelo Operador Logístico, o responsável da AA verifica se
os mesmos foram realizados corretamente. Caso identifique divergências nos ajustes, o responsável da AA
solicita a correção dos mesmos ao Operador Logístico. Caso contrário, o responsável aprova os ajustes
através da transação MI07 do Sistema SAP R/3.

Em casos de desvios, onde se denota a diferença do Inventário, a contratada deverá realizar as reposições e
serão aplicadas as multas cabíveis, conforme o fluxograma I.
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6.6 FLUXOGRAMA

ANEXO I – FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE INVENTÁRIO


PROGRAMAÇÃO
DEFINIDO PROGRAMADO NOTIFICADA

Enviar "Carta de Emitir


Realizar Cadastrar Emitir "Carta de Gerar saldo pré-
Início Cadastrar Inventário Notificação" à "Fichas de A
Programação Programação Notificação" Contratada
inventário
Registro"

CADASTRADO FECHAMENTO
NOTIFICADO FINALIZADO

Ñ
Enviar "Carta de Fechamento Registrar desfecho do
Cadastrar Contagem Emitir "Relatório de Fim
A Efetuar Inventário Fechamento" à
(alterações dados) Aferição" com diferença? inventário
Contratada

S
CONTRATADA EM
B
DÉBITO / ITEM

Ñ
Reposição do item Executar AJUSTE A Lançar AJUSTE +
B no prazo? MENOR DE INVENTÁRIO MULTA na FMSE

FINALIZADO

S
Cadastrar reposição para o Registrar desfecho do
Arquivar Fichas na
Lançar MULTA na FMSE (Digitalizar Fichas) pasta Fim
item inventário
correspondente

CONTRATADA EM
CRÉDITO / ITEM

Executar AJUSTE A
B MAIOR DE INVENTÁRIO
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7.0 CONTROLE DE REGISTROS

RESPONSÁVEL PELO
CÓDIGO NOME DO REGISTRO REGISTRO
RG 127-01 Relatório de Revisão Anual de Cadastro de Material AA e AL
Relatório de Revisão Anual de Classificação dos Itens com base
RG 127-02 AA e AL
na participação
Relatório de Revisão Trimestral de Classificação dos Itens com
RG 127-03 AA e AL
base no planejamento de compras
RG 127-04 Relatório de Aferição AA

RG 127-05 Planilha Registro de Inventários AA e AL

8.0 CONTROLE DE REVISÕES

REV SEÇÃO DATA NATUREZA DA MODIFICAÇÃO


00 Todas 31/08/2009 Emissão do Documento.

9. FOLHA DE APROVAÇÃO

ELABORADO POR:

DATA NOME ASSINATURA


31/08/2009

REVISADO POR:

DATA NOME ASSINATURA


31/08/2009