MBA em Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Aquisies em Projetos GERENCIAMENTO das AQUISIES Professor: Marco Coghi Prof@MarcoCoghi.com.br 12Aq.3SL.V03 OBJETIVOS DO MDULO Capacitar o aluno a: Compreender o que o Gerenciamento de Aquisies Planejar, Conduzir, Controlar e Encerrar as Aquisies Gerenciamento de Aquisies em Projetos 2 Tratar de forma integrada o gerenciamento de aquisies com as outras reas de conhecimento do gerenciamento de projetos CONCEITO Engloba os processos necessrios para compra de produtos O GERENCIAMENTO DE AQUISIES EM PROJETOS Gerenciamento de Aquisies em Projetos 3 Engloba os processos necessrios para compra de produtos servios ou resultados de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho (PMBoK 5Ed.) FINALIDADE Otimizar as aquisies a fim de atingir os objetivos traados e entregar o produto determinado no escopo do projeto O GERENCIAMENTO DE AQUISIES EM PROJETOS Gerenciamento de Aquisies em Projetos 4 entregar o produto determinado no escopo do projeto Reduzir o risco empresarial da aquisio e transform-la em contribuio para o resultado do projeto Prazo Escopo Custo Comunicao 98% 96% 85% 67% Aspectos considerados na metodologia de GP Gerenciamento de Aquisies em Projetos Riscos Qualidade Recursos Humanos Integrao Aquisies 67% 67% 64% 59% 56% 53% Percentual de organizaes que citou o item Fonte: Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2010, disponvel em www.pmsurvey.org. INTERFACE ENTRE AS REAS DE CONHECIMENTO Gerenciamento de Aquisies em Projetos Escopo Integrao Comunicaes EAP + Dicionrio Plano Integrado de Mudanas Plano de Comunicao Cronograma Gerenciamento de Aquisies em Projetos 7 Tempo RH Qualidade Risco Custo Aquisies Comunicao Plano Ger. Pessoal Plano de Qualidade Plano de Resposta a Riscos Oramento PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE AQUISIES (PMBoK - 4 Ed.) Planejar o gerenciamento das aquisies Gerenciamento de Aquisies em Projetos 8 das aquisies - Planejamento Conduzir as aquisies - Execuo Controlar as aquisies - Monitoramento e Controle Encerrar as aquisies - Encerramento Pacote de trabalho. Um conjunto de pacotes de trabalho e /ou recursos, com o objetivo de elaborar um pacote de contratao. O QUE CONTRATAMOS EM PROJETOS? Gerenciamento de Aquisies em Projetos 9 um pacote de contratao. Recursos (materiais, equipamentos e pessoas) necessrios e no disponveis para o trabalho que ser feito visando entrega de pacotes de trabalho. Caso esses recursos no estejam disponveis na organizao, ser necessria a contratao dos mesmos. Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe Necessidade de fornecimento especializado Necessidade de absoro da tecnologia Restries de custo CRITRIOS MAKE-OR-BUY Gerenciamento de Aquisies em Projetos 10 Restries de custo Restries de prazo Restries de subcontratao Existncia de fornecedores confiveis. O core business da empresa Compartilhamentos de riscos Problemas legais ou de segurana da informao MAPA DE AQUISIES DO PROJETO Gerenciamento de Aquisies em Projetos Concorrncia ITEM A SER CONTRATADO REF. WBS VENDOR LIST ORAMENTO PRAZO 1 < PT ou PTs que sero contratados > <cdigo na WBS referente <lista dos que sero convidados a <quanto est previsto no oramento> <que data tem de estar Nome da Empresa: Projeto: Gerenciamento de Aquisies em Projetos 12 1 contratados > WBS referente a cada item> convidados a apresentar proposta> no oramento> tem de estar disponvel> REVISO WBS Gerenciamento de Aquisies em Projetos Incluir os pacotes de trabalho referentes ao gerenciamento Gerao do contrato Administrao do Gerenciamento de Aquisies em Projetos 14 ao gerenciamento das aquisies na WBS original Administrao do contrato Encerramento do contrato Gerenciamento de Aquisies em Projetos 15 Exemplo WBS com Gerenciamento Aquisio REVISO RR REGISTRO DE RISCOS Gerenciamento de Aquisies em Projetos Risco: Evento incerto que, se ocorrer, vai impactar o projeto de forma positiva ou negativa Probabilidade: Chance de ocorrncia. Impacto: A extenso de perda ou ganho resultante da incidncia do evento de risco. Gerenciamento de Aquisies em Projetos 17 Envolve os principais stakeholders Reduz a probabilidade de que o projeto tenha surpresas Aumenta as chances de sucesso do projeto Exposio ao risco = Probabilidade x Impacto Podemos responder aos riscos de uma aquisio: No planejamento do projeto (PLAN) Nas especificaes (ESP) Na escolha (pr-qualificao) das empresas convidadas a participar Anlise de riscos da aquisio Gerenciamento de Aquisies em Projetos 18 Na escolha (pr-qualificao) das empresas convidadas a participar do processo de seleo do fornecedor (PQ) No processo de seleo do fornecedor, utilizando critrios de avaliao obrigatrios e/ou facultativos (SEL) Em clusulas contratuais que protejam os principais objetivos do projeto e os direitos da decorrentes (CONT) Na administrao do contrato (ADM) No encerramento do contrato (ENC) Lembre-se que o preo do fornecedor formado por: Lucro Impostos Fornecedor tambm responde aos seus riscos Gerenciamento de Aquisies em Projetos 19 formado por: Custos Reservas para Riscos Lucro Quando estiver transferindo riscos, espere variao de preo Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta ao Risco No funcionamento adequado ao testar em campo, por problema no processo de fabricao ou devido a componentes de qualidade inadequada Selecionar empresa com melhor processo Realizar testes de garantia de qualidade durante e aps a fabricao no fabricante SEL ESP CONT ADM Exemplo: Contratao de um equipamento Gerenciamento de Aquisies em Projetos 20 Atraso na entrega, em razo do fornecedor ter pedidos alm de sua capacidade produtiva ou por alta de componentes no mercado Analisar histrico de fornecimento Multa contratual Diligenciamento* da fabricao SEL CONT ADM (*) A atividade de diligenciamento compreende todas as aes necessrias para permitir que o produto a ser fornecido, montado ou colocado em funcionamento seja entregue no prazo, de acordo com as especificaes tcnicas aplicveis e dentro dos padres de qualidade esperados pelo Cliente. DT DECLARAO DE TRABALHO Gerenciamento de Aquisies em Projetos Especificao / Descrio dos itens a serem fornecidos, em detalhe tal que os potenciais fornecedores possam avaliar se so capazes de fornec-lo. Baseada na WBS e no Dicionrio da WBS Ex.: memorial descritivo ou o objeto de uma licitao Gerenciamento de Aquisies em Projetos Ex.: memorial descritivo ou o objeto de uma licitao Para os pacotes a serem contratados, necessrio que a descrio do trabalho a ser realizado ou dos produtos a serem entregues seja elaborada com mais detalhes do que para aqueles que sero gerados pela equipe do projeto Para os pacotes a serem contratados, necessrio que a descrio do trabalho a ser realizado ou dos produtos a serem entregues seja elaborada com mais detalhes do que para aqueles que sero gerados pela equipe do projeto 22 Especificao funcional Qualidade Prazos Contedo de uma DT (exemplo) Gerenciamento de Aquisies em Projetos Suporte Treinamentos Manuteno Garantia Local de entrega Peso das entregas do contrato (P) Quantidade (Q) Critrios de medio (C) Contedo de uma DT (exemplo) Gerenciamento de Aquisies em Projetos Critrios de medio (C) 0% / 100% 60% / 40% 70% / 20 % / 10% Etc... Avano Fsico (P) x (Q) x (C) 24 Peso das entregas do Contrato (P) Pesos na WBS do contrato representam um acordo entre os envolvidos em relao importncia dada s entregas de um projeto, tanto para a medio do avano fsico como para o cumprimento de desembolsos financeiros. Gerenciamento de Aquisies em Projetos 25 cumprimento de desembolsos financeiros. Atribumos, portanto, os pesos de acordo com a importncia de cada item da WBS para o projeto, podendo ser levada em considerao: custo; participao no caminho crtico, importncia estratgica para o cliente etc. Os critrios de medio correspondem ao aceite parcial / total de cada entrega da WBS do contrato e contribuem para o estabelecimento do avano fsico do projeto. Critrios de Medio (C) Gerenciamento de Aquisies em Projetos 26 Um exemplo pode ser visto a seguir: Obra civil (Peso 20%) Critrio: Desenhada 10% Construda pt1 40% Construda pt2 50% Equipamento (Peso 25%) Critrio: No almoxarifado 0 ou 100% Eletrodutos e Acessrios (Peso 10%) Critrio: No almoxarifado 0 ou 100% Gerenciamento de Aquisies em Projetos 27 Critrio: No almoxarifado 0 ou 100% Suportes (Peso 5%) Critrio: Fabricados 60%, Montados 40% Cabos (Peso 15%) Critrio: Lanados 70%, Ligados 20%, Testados 10% Partida (Peso 25%) Critrio: Comissionamento 10% Start-up 30% Operao Assistida 60% ITEM DESCRIO P Q C AVANO FSICO 1 Obra civil Avano fsico = (Peso) X (Quant) X (Critrio) Gerenciamento de Aquisies em Projetos 28 2 Equipamento 3 Eletrodutos e Acessrios 4 Suportes 5 Cabos 6 Partida TOTAL CRITRIOS DE AVALIAO Gerenciamento de Aquisies em Projetos PREO QUALIDADE RISCOS Objetivo a atingir Gerenciamento de Aquisies em Projetos 30 EQUILBRIO PRAZO ESCOPO Selecionar a proposta mais vantajosa Eliminatrios Sinnimos: Pr-Requisitos, Critrios Obrigatrios Objetivo: Habilitao do fornecedor Classificatrios Gerenciamento de Aquisies em Projetos 31 Objetivo: Julgamento do fornecedor Formas de classificao: Menor Preo Melhor Tcnica Melhor Tcnica e Preo Atendimento s clusulas obrigatrias do Instrumento de Consulta (capacidade financeira, capacidade de produo, capacidade e experincia tcnica, regularizao jurdica e fiscal, desempenho em contratos anteriores) Eliminatrios (exemplos) Gerenciamento de Aquisies em Projetos 32 fiscal, desempenho em contratos anteriores) Obs.: Referncias, atestados e visitas aos clientes e ao prprio fornecedor so instrumentos de verificao de capacitao Atendimento aos requisitos obrigatrios do Memorial Descritivo / especificao Atende aos critrios eliminatrios? Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor C Apresentao de certido negativa de dbitos junto ao INSS Sim Sim Sim Apresentar equipe tendo, no mnimo, 50% dos profissionais com curso no Eliminatrios (exemplo de checagem) Gerenciamento de Aquisies em Projetos 33 50% dos profissionais com curso no SENAC para as atividades que realizaro no coquetel Sim Sim No Ter realizado, no mnimo, 4 coquetis nos ltimos 6 meses Sim Sim Sim Habilitao jurdica Sim Sim No Ter instalaes prprias no municpio que ser servido o coquetel Sim Sim Sim Iro diferenciar as propostas. Oferta acima dos requisitos (opcionais, servios agregados, tecnologia) Reduo de prazos Preo e / ou condies de pagamento Classificatrios (exemplos) Gerenciamento de Aquisies em Projetos 34 Preo e / ou condies de pagamento Garantias acima do mnimo especificado Capacidade tcnica Capacidade de gerenciamento Qualificao da equipe tcnica e / ou gerencial Posicionamento no mercado AF = Avaliao Final Avaliao tcnica e preo (exemplos) AF = FP x IP + (10 FP) x IT Gerenciamento de Aquisies em Projetos 35 AF = Avaliao Final FP = Fator de Ponderao IP = ndice de Preo IT = ndice Tcnico O FP deve ser estabelecido conforme o interesse em atribuir maior prioridade tcnica ou ao preo O FP deve ser estabelecido conforme o interesse em atribuir maior prioridade tcnica ou ao preo IP = ndice de Preo VMP = Valor da Menor Proposta VP = Valor da Proposta em exame IT = ndice Tcnico NT = Nota Tcnica da Proposta em exame MNT = Valor da Maior Nota Tcnica IP = VMP / VP IT = NT / MNT Gerenciamento de Aquisies em Projetos 36 NT = Nota Tcnica H = Pontuao no Critrio Histrico C = Pontuao no Critrio Certificao NT = (7H + 3C) / 10 CRITRIO HISTRICO DE FORNECIMENTO (H) PONTUAO 1. O Proponente apresentou cinco (5) ou mais atestados de fornecimento do equipamento no ltimo ano H1 = 10 (dez) 2. O Proponente apresentou quatro (4) atestados de fornecimento do equipamento no ltimo ano H2 = 7 (sete) 3. O Proponente apresentou trs (3) atestados de fornecimento do equipamento no ltimo ano H3 = 5 (cinco) Gerenciamento de Aquisies em Projetos 37 de fornecimento do equipamento no ltimo ano 4. O Proponente apresentou dois (2) atestados de fornecimento do equipamento no ltimo ano H4 = 3 (trs) CRITRIO CERTIFICAO (C) PONTUAO 1. O Proponente apresentou o certificado ISO 9001 C1 = 4 (quatro) 2. O Proponente apresentou o certificado ISO 14001 C2 = 3 (trs) 3. O Proponente apresentou o certificado OHSAS 18001 C3 = 3 (trs) Divulgar aos convidados? Vantagens x Desvantagens Vantagens Transparncia do processo Proponente procura adequar sua proposta s necessidades e prioridades do cliente Prioridades so pensadas previamente, levando a uma melhor qualidade da Gerenciamento de Aquisies em Projetos 38 Prioridades so pensadas previamente, levando a uma melhor qualidade da RFP (mesmo sem divulgar) Processo de seleo mais rpido e objetivo (mesmo sem divulgar) Desvantagens Necessidade de elaborao dos critrios antes da divulgao da RFP, podendo atrasar o processo (mesmo sem divulgar) Possibilidade de questionamento dos critrios pelos proponentes Possibilidade de questionamento do resultado pelos proponentes Sistema de Pontuao (a ser usado na conduo da aquisio) Critrio Peso Fornecedor A Fornecedor B Nota Mdia Nota Mdia Qualificao do corpo tcnico 25 7 175 10 250 Gerenciamento de Aquisies em Projetos 39 Qualificaes desejadas do fornecedor 20 10 200 4 80 Variedade dos produtos (alimentos e bebidas) e servios oferecidos 5 8 40 3 15 Experincia do fornecedor (nmero de eventos realizados) 20 10 200 4 80 Tempo de existncia da empresa 5 9 45 5 25 Preo 25 6 150 10 250 Total 100 810 700 DOCUMENTOS DE AQUISIES Gerenciamento de Aquisies em Projetos So documentos usados para solicitar propostas dos potenciais fornecedores Pedido de Cotao (RFQ) Deciso pelo menor preo Deciso no somente por preo Gerenciamento de Aquisies em Projetos 41 (RFQ) Solicitao de Proposta (RFP) Carta Convite Edital (servio pblico) somente por preo Elaborada a solicitao de proposta, ela deve ser divulgada aos potenciais fornecedores. Vrios meios podero ser empregados para atingir o mercado: E-mail; Publicao de Editais; Gerenciamento de Aquisies em Projetos 42 Publicao de Editais; Divulgao de Cartas-Convite; Sites na Internet; Anncios em Jornais; Correspondncias diretas a fornecedores CONTRATO Gerenciamento de Aquisies em Projetos 43 O contrato um conjunto de regras definidas pelas partes interessadas, por meio de clusulas contratuais, negociadas ou no, que definem a forma de se relacionar, guardando princpios de probidade e boa-f. Gerenciamento de Aquisies em Projetos probidade e boa-f. 44 O Cdigo Civil Brasileiro dispe sobre as diversas formas de contratao, a saber: contrato formal (por escrito) e o contrato tcito (verbal ou informal). Contrato Formal - aquele que observa as formalidades previstas no Cdigo Civil, cujas condies podem estar descritas em um instrumento com clusulas. Formas Gerenciamento de Aquisies em Projetos clusulas. Acordo Carta-contrato Subcontrato Ordem de compra Carta de intenes Contrato Tcito - ocorre quando uma das partes solicita outra o fornecimento de um produto ou servio e aquela que recebe a demanda concorda, por meio de manifestao no formal, em implementar o solicitado. 45 A Lei 10.406/2002 do Cdigo Civil classifica os contratos em espcies, cada uma delas com caractersticas e funes distintas. Algumas delas: Compra e Venda Troca ou Permuta Espcies Gerenciamento de Aquisies em Projetos 46 Troca ou Permuta Doao Consignao Locao Emprstimo Prestao de Servios Empreitada Necessidades para a adequada administrao do contrato Principais itens a serem negociados (tica do Gerenciamento do Projeto): Escopo Integrao Comunicaes Aquisies Gerenciamento de Aquisies em Projetos do contrato (subprojeto), tendo em vista a interface com o gerenciamento do projeto Tempo RH Qualidade Risco Custo Contrato PG- Preo Global. Sinnimos: Preo Fixo, Preo Fechado, Lump Sum, Fixed Price. T&M- Tempo e Material. Sinnimos: Preo Unitrio, Time & Material, Unit Price. Contratos Tpicos Gerenciamento de Aquisies em Projetos 48 Sinnimos: Preo Unitrio, CA - Custo por Administrao. Sinnimos: Custo Reembolsvel, Cost Reimbursable, Cost Plus. Tempo Custo Qualidade POSSVEL A COMBINAO DESSES TIPOS. Tipos de Incentivos (Incentivos objetivos) Positivo (recompensas) Sem recompensa ou penalidade Negativo (penalidades) CA Custo por Administrao Gerenciamento de Aquisies em Projetos 49 Desempenho de custo Desempenho de cronograma ou entrega Desempenho de qualidade Abaixo do oramento Entrega antecipada Excede os requisitos Acima do oramento Entrega atrasada No satisfaz os requisitos do contrato Dentro do oramento Entrega no tempo certo Satisfaz os requisitos do contrato Quo clara ou pode ser a definio do escopo do trabalho Quantidade ou freqncia de mudanas esperada aps o incio do projeto Esforo ou expertise do contratante (buyer) para gerenciar o O que influencia a escolha? Gerenciamento de Aquisies em Projetos Esforo ou expertise do contratante (buyer) para gerenciar o fornecedor/contratado (seller) Urgncia do produto Tipo ou complexidade dos requisitos Anlise custo / preo Propenso ao risco (ameaa ou oportunidade) 50 CA T&M PG 1. Facilidade de negociao e contratao 2. Necessidade de conhecimento detalhado do objeto e escopo da prestao de servio. O que influencia a escolha? Gerenciamento de Aquisies em Projetos 51 objeto e escopo da prestao de servio. 3. Flexibilidade na conduo do Contrato 4. Agilidade quanto modificao 5. Assuno dos riscos pelas variaes dos fatores formadores do preo. 6. Energia gasta com o controle contratual 7. Criao de condies indutoras maior eficincia na equipe prpria e na da contratada. SITUAO DO CONTRATANTE TIPO DE CONTRATO Voc precisa comear imediatamente o trabalho O que influencia a escolha? (exerccio) Gerenciamento de Aquisies em Projetos trabalho O escopo est bem definido Voc est contratando os servios de um profissional para ampliar sua equipe, pagando por ms Voc no tem conhecimento para auditar o faturamento Voc sabe exatamente o que e como precisa ser feito o escopo do contrato, e vai fiscalizar 52 Contratos atpicos (Art. 425 Cdigo Civil) EPC (Engineering Procurement and Construction) uma forma muito comum de contratao onde se tem uma empresa especializada nesta modalidade de atuao, a qual Contrato EPC Gerenciamento de Aquisies em Projetos empresa especializada nesta modalidade de atuao, a qual centraliza todos os contratos relacionados ao detalhamento de projetos, construo e montagem de equipamentos. Nessa forma de contratao, os empreendedores buscam transferir, via contrato, os riscos de engenharia, construo e montagem para a empresa "epecista" contratada. 53 O contratado assume a responsabilidade total desde o design at que o servio esteja concludo e seja entregue ao cliente em um estgio to completo que o comprador precise apenas virar a chave (turn the key) e abrir a porta, entrando em um Turn-Key Contratos atpicos Gerenciamento de Aquisies em Projetos virar a chave (turn the key) e abrir a porta, entrando em um estabelecimento que esteja pronto para operar, significa que a empresa de engenharia precisa entregar a obra em pleno funcionamento. O turnkey um contrato do tipo EPC em que o empreendimento entregue funcionando, mas o contratante no interfere na metodologia da empresa contratada, que tem autonomia, por exemplo, para subcontratar suas tarefas. 54 Contratante e Cliente: Equipe nica e Integrada do Projeto; Desenvolvem juntos o projeto e especificaes; Contrato de Aliana Contratos atpicos Gerenciamento de Aquisies em Projetos Estabelecem custo teto (ceiling); Estabelecem custo meta (target); Discutem um valor fixo para remunerao de lucro; Acordam formas de partilha dos resultados obtidos. CONCEITO OPEN BOOK > CONFIANA MTUA 55 CONDUZIR AS AQUISIES Gerenciamento de Aquisies em Projetos Licitao pblica o procedimento administrativo pelo qual a Administrao Pblica seleciona candidatos aptos a celebrar acordos ou Conceituao Gerenciamento de Aquisies em Projetos 57 a tornarem-se permissionrios ou concessionrios. Norma Federal: Lei 8.666/93 Petrobras: Decreto 2.745/98 Especificao Planejamento Publicidade Licitao pblica Gerenciamento de Aquisies em Projetos 58 Abertura das Propostas dos Habilitados Homologao e Adjudicao Propostas (Envelopes) Seladas Abertura envelopes habilitao Habilitao Edital de Licitao Julgamento / Classificao Tipos de Licitao Permissionria pode ser desfeita a qualquer momento sem o pagamento de indenizao, pois no h prazo certo e determinado de sua vigncia. Gerenciamento de Aquisies em Projetos Concessionria h prazo certo e determinado de sua vigncia. Se for desfeita, h necessidade de indenizao do licitado. Meios de Licitao Convite Tomada de Preos Concorrncia Concurso Gerenciamento de Aquisies em Projetos 60 Concurso Leilo Prego (Decreto n 3.555, de 8 de agosto de 2000) No leilo, vence quem d mais pelo produto; no prego, o vencedor o que vende por menos. Buscando as respostas - processos de consulta Gerncia de Em uma janela de tempo pr-definida, os fornecedores Prego Gerenciamento de Aquisies em Projetos 61 Gerncia de Suprimentos disponibiliza a consulta em um portal especializado os fornecedores apresentam seus preos e, no final do prazo, vence o menor preo, desde que atenda aos pr- requisitos Afastamentos Dispensa (art. 24) Valor Emergncia Gerenciamento de Aquisies em Projetos 62 Emergncia Segurana nacional Inexigibilidade (art. 25) Sole source Honoris causa Artista Limites para as modalidades de licitao I - para obras e servios de engenharia: a) convite - at R$ 150.000,00 (cento e cinqenta mil reais); b) tomada de preos - at R$ 1.500.000,00 (um milho e quinhentos mil reais); c) concorrncia - acima de R$ 1.500.000,00 (um milho Gerenciamento de Aquisies em Projetos 63 c) concorrncia - acima de R$ 1.500.000,00 (um milho e quinhentos mil reais); II - para compras e servios no referidos no inciso anterior: a) convite - at R$ 80.000,00 (oitenta mil reais); b) tomada de preos - at R$ 650.000,00 (seiscentos e cinqenta mil reais); c) concorrncia - acima de R$ 650.000,00 (seiscentos e cinqenta mil reais). Especificao Planejamento Publicidade Fornecedores Pr- Concorrncia Privada Gerenciamento de Aquisies em Projetos 64 RFP, RFQ etc. Avaliao de Propostas Fornecedores Pr- qualificados Short List Propostas de Finalistas Contratao Propostas CONTROLAR AS AQUISIES O papel do administrador do Gerenciamento de Aquisies em Projetos 65 administrador do contrato fazer com que ele seja cumprido pelas partes envolvidas Atitude Respeito ao contrato pela Contratante Cobrana de respeito ao contrato por parte da Contratada Autorizao de trabalho / Ordens de Servio Auditorias (qualidade / segurana) Diligenciamentos Gerenciamento de Aquisies em Projetos Em projetos com mltiplos fornecedores, um aspecto crtico da administrao de contratos o gerenciamento das interfaces entre os contratados. Fiscalizao Diligenciamentos Medio / Controle de qualidade Controle Integrado de Mudanas Monitoramento e Controle de Riscos Administrar Claims (pleitos / reivindicaes) Avaliao do fornecedor 66 Relatrio Dirio de Obra ou de Ocorrncias (RDO) Boletim de Medio (BM) Em contratos de empreitada alguns relatrios podem ser usados para registro de eventos ou avano das atividades contratadas Relatrios Gerenciamento de Aquisies em Projetos Condies de trabalho do dia Atividades realizadas e progresso medido Pessoal mobilizado Eventos relevantes 67 Perodo de medio Atividades monitoradas Avano medido em cada atividade Valor dos avanos medidos Custos extra-escopo ocorridos no perodo Despesas reembolsveis Realizar reunio inicial (kick-off), antes da execuo dos trabalhos; Ler e analisar o contrato; Melhores prticas Gerenciamento de Aquisies em Projetos 68 Planejar a administrao do contrato, indicando um gestor de contratos para assegurar que a organizao entregue aquilo a que se props; Observar e respeitar os termos e condies do contrato; Controlar mudanas e manter cpias atualizadas do contrato; Resolver claims e disputas prontamente, utilizando negociao e arbitragem para resolver disputas; Devem ser abordados e definidos (ou esclarecidos) aspectos tais como: Posicionamento quanto importncia do projeto Escopo do trabalhoe Milestones Kick-off do contrato Gerenciamento de Aquisies em Projetos 69 Escopo do trabalhoe Milestones Informaes sobre o cliente e contatos principais Papis e Responsabilidades Incentivos e multas, se aplicvel Plano de comunicao Processo para gerenciamento de mudanas Premissas e restries Medir, acompanhar e controlar o desempenho, elaborando relatrios de progresso; Administrar o processo de faturamento e de pagamento; Passo passo p/ CONTROLAR Gerenciamento de Aquisies em Projetos 70 Fazer o acompanhamento de todas as aes corretivas; Documentar as comunicaes relevantes; Realizar reunies produtivas; Documentar as lies aprendidas e promover a sua difuso na empresa. ENCERRAR AQUISIES Gerenciamento de Aquisies em Projetos Suporte ao processo EP_F D suporte ao processo de Encerrar o Projeto (Integrao) pois envolve a confirmao de que todas as entregas foram aceitas. Este processo tambm envolve atividades administrativas, Gerenciamento de Aquisies em Projetos 72 Este processo tambm envolve atividades administrativas, como a atualizao de registros para refletir resultados finais e o arquivamento das informaes para uso futuro. Do ponto de vista do cliente, a fase de encerramento das mais importantes, uma vez que nela que se dar a entrega final dos produtos ou servios contratados. Encerrar Contratos Gerenciamento de Aquisies em Projetos final dos produtos ou servios contratados. 73 Modo normal de extino do contrato, com o pleno cumprimento das obrigaes por ambas as partes. Condies de extino por terminao: Escopo completado Pagamentos efetuados Obrigaes cumpridas Terminao Encerrar Contratos Gerenciamento de Aquisies em Projetos 74 Obrigaes cumpridas Sem pendncias outras Termo de Recebimento definitivo (TRD) Resilio Acordo mtuo entre as partes Resciso No-observncia das obrigaes contratuais (resciso) Contrato e seus aditivos Cronogramas Solicitaes de mudana aprovadas Documentaes tcnicas Atas Arquivo do Contrato Gerenciamento de Aquisies em Projetos 75 Atas Relatrios dirio de ocorrncias Boletins de medio Faturas/pagamentos (cpias) Fiscalizaes Fichas de aceitao Lies aprendidas PGA - PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIES um componente auxiliar do plano de gerenciamento de projeto; Deve descrever como sero gerenciados os processos Gerenciamento de Aquisies em Projetos 76 Deve descrever como sero gerenciados os processos de aquisio de bens e servios; Algumas empresas possuem normas / polticas organizacionais para as aquisies (basta referenciar); Somente os projetos intensivos em contratao necessitam de um plano. Tipos de contratos a serem usados Mapa das aquisies Documentos de aquisio padronizados Gerenciamento de Aquisies em Projetos 77 Responsabilidade por preparar estimativas e sua aplicabilidade Autonomia do projeto com relao s aquisies Poltica de gerenciamento dos fornecedores Restries e premissas das compras