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INFORME

Cmo funciona la automatizacin de los procesos de negocio


Herramientas para la Gestin de Procesos de Negocio (BPM, acrnimo en ingls de Business Process Management)
porLoicBOCHER,JefedeRedaccindewww.allaboutbpm.com yMiguelVALDSFAURA,DirectorEjecutivodeBonitasoft

CMO FUNCIONA LA AUTOMATIZACIN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO

TABLE OF CONTENTS
Sample Request for Proposal ........................................................................................ Error! Bookmark not defined. 1. Architecture and Scalability .................................................................................. Error! Bookmark not defined. 2. Installation and Development Environment ........................................................... Error! Bookmark not defined. 3. Modeling language: BPMN ................................................................................... Error! Bookmark not defined. 4. Activity / Task User Interface Design ....................................................................Error! Bookmark not defined. 5. Human Task Assignment and Delegation .............................................................Error! Bookmark not defined. 6. User Experience ................................................................................................... Error! Bookmark not defined. 7. Integration ...........................................................................................................Error! Bookmark not defined. 8. Business Rules..................................................................................................... Error! Bookmark not defined. 9. Business Activity Monitoring and Operational Analytics ........................................ Error! Bookmark not defined. 10. Openness ........................................................................................................Error! Bookmark not defined. 11. Support and Maintenance ................................................................................Error! Bookmark not defined. 12. Education and Training .................................................................................... Error! Bookmark not defined. 13. Pricing ............................................................................................................. Error! Bookmark not defined. Also in the BPMS Buyers Tool Kit:.................................................................................Error! Bookmark not defined.

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Prlogo
Estedocumentoestdirigidoa: Losgerentesacargodelosprocesosdenegocio(enlosdepartamentosdefinanzas,calidad, RR. HH. y otros) que desean implementar planes de ahorro en los costos en forma rpida y fcil, aplicando la estandarizacin, automatizacin y la integracin intra e interdepartamental. Losgerentesacargodelossistemasdeinformacinquedeseanimplementarherramientas BPM(formalizacin,automatizacin,simulacinygestindeprocesos)enelcorazndelos procesosdemejoradelrendimientooperativoparasucompaauorganizacin.

Esteinformeexplicaloselementosclavenecesariospara: Demostrar que BPM y la implementacin de los proyectos de automatizacin de procesos funcionanjuntosdeformanatural; Identificar los motivos del por qu el contexto tecnolgico actual es favorable para la implementacindeproyectosdeoptimizacindeprocesoscompatiblesconlasplataformas de BPM (arquitectura orientada a los servicios, que extiende los lmites tradicionales de la empresa,BPMN,etc.)y Posicionar los proyectos de automatizacin de procesos en el nivel justo para lanzarlos de maneramseficiente.

Ofrecemos ejemplos de proyectos donde se implement Bonita BPM para ilustrar algunos de estos puntos. Enesteinforme, ElacrnimoBPMseutilizaparaGestindeProcesosdeNegocio. El acrnimo BPMS se utiliza para suite o conjunto de aplicaciones de Gestin de Procesos de Negocios, las plataformas de software organizadas en torno al motor de flujo de trabajoqueposibilitaelmodelado,lasimulacinypiloteadodelosprocesos.

Tenga en cuenta adems que las referencias de los procesos se actualizan regularmente en www.allaboutbpm.com, www.bonitasoft.com y www.bonitasoft.org, en documentos que se puedendescargarycomoprocesosquesepuedenimplementarconBonitaBPM(modeladoBPMN)

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1. Introduccin
Los acrnimos pueden resultar tiles para decir mucho con poco. Eso funciona verdaderamente paraBPM,quepuedesignificartrescosasalmismotiempo: Gestin por procesos: la implementacin de un sistema de gestin basado en procesos paraencaminaralacompaahaciaunrendimientosostenible. Asignacindereferenciasdelacompaa:procesosdemodelado,sistemasdeinformacin, organizaciones,reglasdegestin,etc. Ejecucin y gestin de procesos: la implementacin de herramientas ERP y BPMS con motores de flujo de trabajo, como Bonita BPM, que permite desarrollar, ejecutar y gestionarlosprocesos.

BPM se ha convertido en un acrnimo muy popular, uno que sugiere una oportunidad y se reconoce fcilmente, por eso los profesionales del sector (compaas de software, proveedores de servicios) parecen querer convertirlo en lo que necesitan. Esto sugiere que las distintas realidades deBPMtambinsereflejanenunaluchadepoder: Algunos, que desean defender la gestin de procesos, se distancian cuidadosamente de aquellosinvolucradosenelmodeladoyejecucindeprocesos.Alhaceresto,amenudoson criticados por trabajar en un solo nivel conceptual que no siempre se traduce en la mejora delasoperaciones. Algunos, involucrados en la ejecucin de procesos, intentan tranquilizar a sus clientes para poder fortalecer la posicin de las ventas, pero al hacer esto, aumentan la confusin sobre laGestindeProcesosdeNegocioens,ysobrelasherramientasBPMquelorespaldan.

El objetivo de este informe es conciliar estos dos enfoques y demostrar que BPM y el proceso de implementacin de las plataformas de BPMS estn estrechamente vinculados, y que cada uno de ellosrespaldayrefuerzaalotro.Ilustramosestoatravsdelossiguientespuntos: 1. La automatizacin de procesos est definitivamente vinculada a la reconfiguracin de los procesos.Esposibleponerenmarcharpidamenteplanesparalamejoratantocomodelas tcnicasdelaGestindeProcesosdeNegocio(mapeoyremapeodeprocesos)comodela implementacindelosmismos(automatizacindeprocesos). 2. Las herramientas de BPMS hacen que los sistemas de informacin sean ms giles, en particular la Planificacin de recursos empresariales (ERP, acrnimo en ingls de Enterprise Resource Planning ). La Gestin de Procesos de Negocio justifica el Rendimiento de la inversin(ROI). 3. LasherramientasdeBPMSfortalecenlacapacidaddelaempresaparagestionarymedirlos procesos,queseencuentraenelcorazndelaimplementacindeBPM. 4. Laaparicindeunlenguajedemodeladoyejecucincomn,BPMN,hacequeBPMseams inteligible para los usuarios comerciales que son responsables de los procesos, y para los profesionales de tecnologa de la informacin que los implementan. Esto hace posible imaginarydesarrollarsolucionestcnicaspararespaldarunBPMinnovador.

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5. El uso del BPM involucra las personas en el proceso del corazn de la mejora de rendimiento. Las aplicaciones creadas en torno a los motores de flujo de trabajo colocan a lapersonaenelcorazndelaejecucindelproceso. 6. BPM depende cada vez ms del concepto de los sistemas extendidos para poder ofrecer procesosinnovadoresdealtorendimiento.LasherramientasBPMSlepermitenponerestos conceptos en prctica, respaldando procesos de principio a fin utilizando una variedad de sistemasdeinformacin.

2. La automatizacin est estrechamente vinculada con el rediseo


2.1. La creatividad y la automatizacin son elementos complementarios, no opuestos

BPM, inhibe la iniciativa y reprime la creatividad, como opinan algunos crticos? Los argumentos detrsdeestaideamanifiestanbsicamente,queestructurandolosprocesos,BPMlosconvierteen algo esttico y prohbe la realizacin de cualquier cambio o innovacin, en la manera en que una empresauorganizacinpuedabrindarsusproductosy/oservicios. Esta visin surge de un malentendido sobre la verdadera naturaleza del BPM, cuyo objetivo es en verdadcoordinarlamejoracontinuadelosprocesos. Paralograresto,existendosfasesdiferentesdeBPM: Lafasedeejecucindeprocesos.Elobjetivoaquesgarantizarquelosprocesosserealicen como se haban planificado. Siguiendo esta lgica, lo que se busca es la automatizacin. Laideadecontrolarlaproductividadydereproducirelcontexto. La fase de anlisis y optimizacin. El objetivo aqu es coordinar las distintas etapas, desde obtener sugerencias para la mejora hasta el anlisis de rendimiento del proceso, para definireimplementarlosplanesdemejora.Elpuntoaqunoesreproducirsinomejorarlos procesos.

Curiosamente, las organizaciones se comprometern cada vez ms fcilmente a la automatizacin delosprocesosquealamejoracontinua.Laltimarequierequelaorganizacin: Incluya una manera de aceptar las sugerencias para la mejora aportadas por aquellos que estninvolucradosenlaimplementacindelosprocesos; Analice el rendimiento en los procesos que ya se estn realizando para identificar las reas problemticasylasoportunidadesparalamejora; Tenga una visin general completa de los procesos interconectados, ya que generalmente seencuentranproblemasenlasreascompartidasentrelosprocesos; Categorice,evaleyseleccionelassugerenciasquesernimplementadasy

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Lancelosprocesosmejorados,sabiendoqueestopuedetomartiempoyqueesposibleque debantrabajarconlasdistintasvariacionesdeunprocesounaporuna.

2.2.

El proceso de la Gestin de Procesos de Negocio

Parapoderautomatizarymejorarlosprocesosdelamejormanera,lasorganizacionesdebenponer en prctica un sistema de gestin de procesos. Esto es lo que les permite administrar la fase de anlisisyoptimizacin. Lagestindeprocesostienetrespartesfundamentales: Definicin de los roles y las responsabilidades relacionadas con la gestin de procesos: quineselresponsabledelproceso,quinlosupervisa. Definicindegobierno:laspersonascomprometidasconlaconduccindelosprocesos,las personascomprometidasconelmonitoreo. Definicindelprocesodeanlisisdelrendimientodeprocesos:programacinymarcosde tiempo para las actividades de anlisisde procesos; definicin y seleccin de planes para la mejora,seguimientodesuimplementacin.

La gestin del ciclo de mejora del rendimiento es en s un proceso. Este es el motivo de por qu a vecesseloconocecomoelprocesodelagestindeprocesos. Y este proceso, como otros, se puede automatizar. Las herramientas BPMS estn hechas para esto, ya que las herramientas de transacciones (como ERP) no lo cubren. El siguiente ejemplo ilustra esto, presentando concretamente cmo se utiliza Bonita BPM para la automatizacin del proceso degestindeprocesosenunacompaadesoftware.

Tres procesos para automatizar el proceso de gestin de procesos en una compaa de software
1Recoleccindesugerenciasparalamejora Cada empleado de lacompaa puede ingresar a la intranet de lacompaa paraacceder a una frmula que les permita informar a la gerencia sobre cualquier problema identificado y hacer sugerencias de mejora de los procesos. El empleado anota los procesos involucrados en el formulario, comenta cul es la naturaleza del problema (empleados, proceso, sistema) y el potencial de su sugerencia para la mejora. Esta informacin se enva automticamente a los gerentes a cargo del proceso involucrado. Despus de las revisiones de proceso regulares programadas, los gerentes completan el formulario, incluyendo la informacin sobre lo que se realizalrecibirlasugerencia(capacitacin,reconfiguracindelproceso,cambiosenelsistema deinformacin,etc.)yenquplanesparalamejoraseincluylasugerencia,siesnecesario.Se notifica de inmediato a la persona que realiz la sugerencia sobre los cambios en la sugerencia presentada y sobre lo que se est haciendo despus de haberla recibido. El empleado tambin puedeseguirlosplanesparalamejoraqueseimplementaronenrelacinconsusugerencia.

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2Seguimientodelasmejorasplanificadas Cada plan de mejora identificado durante la revisin del proceso se respalda con un flujo de trabajo. Cuando se lleva a cabo este flujo de trabajo, se distribuyen las distintas responsabilidades para la implementacin del plan. Se registra el marco de tiempo calculado para su implementacin. Cada miembro registrar el progreso en el flujo de trabajo. Se realiza unregistrodelprogresodelamejorayseenvanalertascuandosepasaelplazodeunproceso. 3Seguimientodelasmodificacionesdelproceso Lacompaahatomadocomoreferencialosdocumentosdedescripcinparasusprocesosque se encuentran disponibles en su intranet y que estn disponibles para los empleados. Este documento de referencia comienza con una descripcin de los macroprocesos de la organizacin y para algunos procesos, proporciona especificaciones claras sobre los mtodos operativos. Cuando se determina un plan para la mejora (proceso 2), se especifica si la implementacin del mismo significar una actualizacin del documento de referencia del proceso en la intranet. Si es necesario actualizarlo, se crea automticamente una instancia de actualizacin del documento de referencia del proceso. Esto posibilita el seguimiento de los distintos pasos de la actualizacin de una descripcin de proceso. El nuevo proceso se entregaralosempleadosnicamentecuandoelpilotodelprocesolohayaaprobado. Enconclusin,aunquelainvencindelosbarcostambinhayacreadolosnaufragios,lagestin de procesos ciertamente no invent la inactividad. La inactividad puede aumentar si no se tienen en cuenta los dos aspectos del BPM (la automatizacin y la mejora continua). La mejor manera de reducir el riesgo de que esto ocurra es organizar y automatizar el proceso de optimizacineinnovacin.

3. Cmo lograr que el ERP sea gil nuevamente


3.1. Las nuevas arquitecturas orientadas a los servicios logran que los sistemas de informacin sean ms flexibles

Conlaexcepcindealgunospocoscamposespecficos,desdeladcadade1990,losgerentesdeTI de empresas y organizaciones han estado creando sus arquitecturas de TI en torno a la implementacin de algunos paquetes de software. Han estado enfrentando el problema de decidir si las necesidades de la compaa pueden satisfacerse con un software integrado, o si se deben implementardistintasaplicacionesespecializadasalosdistintoscamposfuncionales(elenfoquede el mejores en su categora). Cada enfoque tiene sus desventajas: limitaciones en la cobertura funcional para los ERP; y una implementacin y un mantenimiento complejo de las conexiones entrelosdistintossoftwareparaelenfoqueelmejorensucategora. Pararesolverestasdesventajas,apartirdel2000sehandesarrolladonuevasarquitecturasquehoy en da estn tomando mucha importancia en el mercado. Estas arquitecturas utilizan componentes tcnicos que facilitan la comunicacin entre los sistemas de informacin como aquellos para compartir los datos en la compaa (Data Master Management), y otros como las arquitecturas orientadasalosservicios.

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Estasnuevasarquitecturaspretendencoordinarunsistemadeinformacinquepuedeincluir: capacidadesmsampliasdelERPparalacoberturafuncional, ofertasverticalesqueamenudosoninnovadoras, desarrollosespecficosquesoportanlasparticularidadesdecadaorganizacin, la apertura de los sistemas de informacin a terceros (intercambio de datos y acceso va navegadores)y elusodeproductospropuestosenmodoSoftwarecomoservicio(SaaS).

3.2.

Los sistemas de informacin se deben adaptar al proceso, y no al contrario

Este es el sueo hecho realidad de cada gerente de procesos. El proceso ya no tiene que adaptarse al sistema de informacin, sino, el sistema de informacin se debe adaptar al proceso de negocio. ConfrecuencialamayoradeprocesosBPMenfrentanesteproblemadetenerqueforzaralsistema deinformacinparaevolucionarconrespectoalosobjetivosdelproceso.Esteeselresultadodela mejoracontinuadelosprocesos. Las herramientas BPMS proporcionan la solucin, manteniendo la promesa de los sistemas de informacin giles que han ofrecido estas nuevas arquitecturas tcnicas. Los motores de flujo de trabajofacilitanlaconstruccindesistemasdeinformacincompatiblesconelprocesodeprincipio a fin, abarcando varias plataformas tecnolgicas y varias aplicaciones. Estas son accesibles ms all de los confines de una organizacin; dependen de una lgica de servicio para sacar el mximo provecho de las aplicaciones disponibles (paquetes existentes o software especfico) y giran en tornoaldesarrollorpidodesoftware.

3.3.

Las TI nos ahorrarn los problemas de la TI

Para que esta idea se pueda convertir en realidad, las herramientas BPMS deben adoptar la lgica de las arquitecturas orientadas a servicios. Las actividades que se incluyen en un proceso deben tener la capacidad de utilizar los servicios propuestos por las aplicaciones del sistema de informacin de la compaa. Mientras ms conectores den soporte a esta interconexin coordinada,msrpidaserlaimplementacindeprocesoscompuestos. La estrategia de una compaa de software como Bonitasoft se basa en una arquitectura y un proceso que promueve el desarrollo de distintos conectores. Esto se logra en parte publicando sus productos en Cdigo abierto y desarrollando una comunidad de miembros que estn constantemente proponiendo nuevos conectores que siguen este tipo de lgica. El ejemplo que se proporcionaacontinuacinmuestracmofuncionaesto.

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Konica-Minolta mejora la satisfaccin del cliente optimizando su gestin de contratos con BPM
Fundadoen1873,KonicaMinoltaesunodelosprincipalesfabricantesinternacionalesde materialesdeimpresin,comoenloscamposdelaptica,lasimgenesmdicasylos instrumentosdemedicinindustrial. Conmsde95.000equiposcomofotocopiadoras,alquiladasalosclientes,ymsde2.000 nuevoscontratosgeneradoscadames,lagestindecontratosescrticaparasufilialfrancesa. Elprocesodegestindecontratosinvolucraa70empleadosdebackofficejuntocon300 tcnicos,300vendedoresy200corredoresdebolsa. Paraoptimizarelingresodedatosparaloscontratosyayudaralequipodeventasaasegurarel mejorservicio,KonicaMinoltahaimplementadoBonitaOpenSolutionparaarmonizary racionalizarloscontratos.Elprocesoautomatizadosignificaquehoyendatodoslospasosde aprobacininternasepuedenrealizardigitalmente,trabajandoentiemporealdirectamente contodaslaspartesinteresadas(preventas,ventas,postventas,soportetcnico).Elproceso compatibleconBonitasoftseconectaavariasaplicacionesdiferentes(SAP,MSExchange,etc.) paracoordinarlosserviciosnecesariosparallevaracabotodoslospasosdelproceso.El proyectohaposibilitadoelcambiodesdelaejecucindeunaaplicacinenLotusNotesauna arquitecturaorientadaalosserviciosqueutilizalasfuncionalidadesofrecidasporelsoftware depuntaenelcampo. As,elprocesosehavueltomsrpidoyconfiable.Ahoraseproponequecadacontratosea aprobadocontodalainformacinnecesariaparatomarunadecisin.Estamejorarepresentala mejoradelaatencinalosclientesyalmismotiempohageneradounaumentoenla productividadinternadel 30%.

El concepto de progreso continuo que se asocia con los procesos de BPM requiere la capacidad para un continuo ajuste de los procesos dentro de la compaa y no simplemente la capacidad de reconfiguracin que se asocia generalmente con los proyectos principales. El uso de las herramientasdeBPMSgilessatisfaceestanecesidaddeajusteconstante.

4. Medicin del rendimiento y flujo de trabajo


4.1. Los procesos de BPM son compatibles con los proyectos de arquitectura de sistemas de informacin

El Rendimiento de la inversin (ROI) se encuentra en el corazn de la mayora de las decisiones de inversin, en particular cuando estn relacionadas a los sistemas de informacin. El rol del departamento de TI es gestionar la parte de TI de los activos de procesos de la compaa y, por consiguiente, debe justificar el ROI para las inversiones que realiza. No existe diferencia si estn

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implementando arquitecturas giles basadas en servicios (SOA o Arquitecturas orientadas a servicios)oenunimplementacindeflujosdetrabajoentrelasarquitecturasexistentes. No es inusual que los departamentos de TI propongan una inversin en una solucin que no fue especficamente solicitada por los usuarios de servicios de TI. Tendrn que convencer a las personasquelasolucinnosloesbuena,sinoquetambinsatisfaceunanecesidad. Al utilizar BPM, los departamentos de TI pueden justificar sus necesidades y demostrar qu importante es satisfacerlas. Cuando resulta ms fcil identificar y justificar un proyecto de TI, resulta ms fcil proponer argumentos objetivos y pertinentes cuando es necesario tomar decisiones.

4.2.

El flujo de trabajo ayuda a hacer que los indicadores de rendimiento pertinentes estn disponible

PorsupuestoseraengaosodecirqueBPMsiempreproporcionalasrespuestascuandosenecesita una justificacin para el ROI. De hecho, a veces es difcil medir el ROI que proviene de la optimizacincomopartedelamejoracontinua.Estosedebeaquesimplementelosindicadoresde rendimientopertinentesnoestndisponibles. Los procesos operativos deben proporcionar los datos que se pueden utilizar para idear los indicadores de costo/calidad/plazo. La creacin de los indicadores de rendimiento clave es a veces complicada,porquelosdatosnoexistenoporqueesdifcilinterpretarlos. Los motores de flujo de trabajo pueden proporcionar los datos que se pueden utilizar para crear estos indicadores a bajo costo. Adems, los indicadores desarrollados directamente a partir del motorpuedenseraltamentepertinentesportresmotivosprincipales: Soportanlosparmetrosdecalidadytiempo,mientrasquelamayoradeotrosindicadores disponiblesatravsdelossistemastransaccionalessonsolamentefinancieros. Hacen que el indicador sea ms pertinente siguiendo automticamente el evento que lo genera (por ejemplo, la fecha en que se realiza un reclamo, tomada directamente de la fuente,ynolainformacinqueseingresacuandosetrataunreclamo). Pueden monitorear cada paso de un proceso, sin importar qu sistemas se utilizan y quin losutiliza.

4.3.

Las herramientas de BPM fortalecen la gestin y el control del rendimiento operati

Ms all de la utilidad de los indicadores, con las herramientas de flujo de trabajo, es posible implementar un sistema de gestin proactivo en lugar de reactivo. Es posible realizar un seguimiento del rendimiento del proceso a medida que el proceso se ejecuta, no slo cuando el proceso est terminado. Segn el nivel de rendimiento encontrado, se puede utilizar el flujo de trabajo para implementar sistemas de alerta para informar a los usuarios para que puedan decidir, msrpidamente,decmocorregirlos.

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4.4.

Gestin de la seguridad y de los controles

El rendimiento de los procesos no slose mide a travs de los indicadores de productividad y de lo que se encuentra en el cronograma. Tambin se mide teniendo en cuenta el nivel en el cual los procesoscumplenconlosrequisitospresentados(porejemplo,lasnormas,laseguridad). Las herramientas de flujo de trabajo estimulan el monitoreo y el control de los procesos de la operacionesendosniveles: Facilitan la implementacin sistemtica de los controles en los procesos, para estimular el monitoreodelarealizacindelosprocesoconrespectoalaplanificacin. Aumentan la capacidad de automatizacin de los controles de los procesos debido a que estosprocesosestnmejorcubiertosporlossistemasdeinformacin.

Adems, las herramientas de flujo de trabajo por s solas son compatibles con los procedimientos de control (auditoras internas, controles internos, seguridad, etc.) que a su vez estn organizados entornoallanzamientodelosprocesosestructurados: paralaautoevaluacin, paraelmonitoreoautomatizadoy paraelseguimientodelosplanesdeaccinparafortalecerloscontrolesinternos.

Implementacin de BPM en la compaa aseguradora croata Triglav fortalecer el sistema de gestin de incidentes y mejorar la capacidad de gestin de procesos
La compaa aseguradora croata Triglav implement una solucin basada en Bonita Open Solution para fortalecer su sistema de retroalimentacin y la gestin de incidentes para su sistemadeinformacin. Adems de las ventajas que puede traer un tipo de proceso industrializado de servicio de asistencia, el equipo de proyectos deseaba desarrollar un proyecto que pudiera ser una referenciaparalaextensindeBPM.Elenfoquequeeligieronnecesitaba: Definir los procesos objetivos para mantener las buenas prcticas en el campo, gestionar la asistenciadenivel1enelCentrodecontacto,utilizarunnicopuntodecontacto,gestionar lasprioridades,crearbasesdeconocimiento,etc. Automatizar estos procesos con una herramienta de coordinacin y ejecucin de BPM (se eligiBonitasoft). Implementarunprocesopilotooperativo. En ltimopunto, elusode BonitaOpenSolution,para el lanzamiento delproyecto, posibilit la identificacindeloselementosprincipalesdelagestindeprocesos: El uso de un registro para los indicadores de rendimiento de los procesos principales, datos quesegestionanatravsdeBonitaOpenSolution(trazabilidaddeeventos). Creacindealertasentiemporealrelacionadasaqutancrticoesunincidente.

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Un sistema de mejora continua de los procesos en funcionamiento, que utiliza indicadores clave que identifican cuellos de botella en el proceso (para marcar la necesidad de la reconfiguracin del proceso/asignacinderecursos).

5. Alineacin del idioma de los negocios con el idioma de las TI


5.1. BPMN: la promesa del Esperanto se cumpli?

BPMdependede3controladoresprincipalesparacumplirconla promesademejoracontinua: El controlador humano: cmo obtener lo mejor de las habilidadesdelosempleadosydelosrecursoshumanos Elcontroladordelosprocesos:cmooptimizarlacadena deproduccindevalor El de los sistemas de informacin: cmo dar soporte a losprocesosatravsdeunsistemadeinformacineficaz

Estos tres controladores estn entrelazados. Los sistemas de informacin deben trabajar con los procesos,losprocesosdebenhacerelmejorusoposibledelosavancestecnolgicos,losempleados de la compaa deben ser capaces de llevar a cabo los procesos conforme a las reglas, los procesos debentenerencuentalacapacidaddelacompaa,etc. Con estos tres controladores indivisibles, existen varios actores involucrados en el sistema de mejora, lo que significa que es posible que haya muchas dificultades en la comunicacin. Los que estn involucrados en el rea del sistema de informacin a menudo hablan un idioma que es extrao para los gerentes de negocio; es posible que a los gerentes de negocio les cueste hacerse entender por los equipos de TI y la traduccin de una descripcin de proceso de negocio en una automatizacin de proceso es difcil y es una fuente frecuente de errores. En otras palabras, el dilogoentrelosqueadministranunproyectoylosqueejecutanelproyectoescomplicado. Varias organizaciones de estndares han intentado tratar el asunto y crear un lenguaje de descripcin de procesos que pudiera ser utilizado por los gerentes de negocio para describir los procesosdelacompaayporlosdiseadoresdelossistemasdeinformacinparaautomatizarlos. El estndar BPMN fue concebido, dentro de este contexto, para crear un medio de representacin grficaestndarenunaempresa. Therearebenefitstothisstandardon3levels: Existenbeneficiosdeesteestndaren3niveles: 1. Ayudaafacilitareldilogoentrelosdistintosactoresdelagestindeprocesos:

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las personas en el sistema de optimizacin de procesos, para entregas estandarizadas resultantes del anlisis de procesos y de la reconfiguracin, calidad mejorada de la descripcindelproyecto las personas que ejecutan los procesos a diario y los que estn involucrados en la optimizacin los individuos que reconfiguran los procesos y los que trabajan en TI y desarrollan las herramientascompatiblesconlosprocesosobjetivo 2. Ayuda a simplificar la implementacin del flujo de trabajo lanzando las soluciones automatizadas creadas a partir de las descripciones de procesos que son inteligibles para losgerentesdenegocio. 3. Mejora la interoperabilidad de varios sistemas siguiendo el estndar BPMN, en particular para varias herramientas de BPM, en el ms amplio de los sentidos (diseo, ejecucin, monitoreoysoportedeloscambios).

5.2.

Una fuerza impulsora para el lanzamiento de

El estndar BPMN, y ahora la versin 2.0 del BPMN, estn obteniendo ms y ms apoyo, por parte de los usuarios finales y los profesionales del BPM (compaas de software y de consultora). Esto se debe en parte al hecho de que la adopcin de este estndar facilita la implementacin de las buenasprcticasyfacilita,porejemplo: tener documentosdereferenciadelacompaaqueutilicen elestndarBPMN2.0paralas representacionesdetalladasdelasactividadesdeproceso; tomar los procesos formalizados en el estndar BPMN 2.0 e integrarlos directamente a las herramientasdeflujodetrabajo; utilizar la misma representacin de proceso en las herramientas de capacitacin y la gestindecambios.

Bonitasoft realiz la eleccin temprana de utilizar el estndar BPMN. Al hacer esto, como se muestra en el siguiente ejemplo, los usuarios pueden describir claramente el proceso y ejecutar estosprocesossincrearuncdigodeprograma.Existenvariasventajas: los procesos objetivo estn diseados desde el comienzo teniendo en cuenta cmo el sistemadeinformacinpodrcompatibilizarconestosprocesos, laspropuestasparalamejorasepuedenevaluarrpidaydirectamenteenlasoperaciones, Lasmodificacionesenlosprocesosdenegociosepuedenlanzarinmediatamentedentrode lacompaa.

El enfoque de Cdigo abierto que Bonitasoft ha tomado, junto con el uso del estndar BPMN, promueve movilizacin de una comunidad entera de desarrolladores que regularmente agregan elementos a las listas de conectores disponibles para la plataforma (vnculos a soluciones de mensajera, bases de datos, ERP, CRM, herramientas de monitoreo, etc.). Estos conectores posibilitan el desarrollo de soluciones entre componentes que cubran las distintas partes del sistemadeinformacin;BonitaBPMseconvierteenelcoordinadordelosprocesoscomplejosdela

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organizacin. Al utilizar el estndar BPMN 2.0, los desarrolladores deben garantizar que son capacesdehacerelmejorusodesuconocimientoentodoslosentornosqueutilizanesteestndar. Al trabajar con software de Cdigo abierto, los desarrolladores estn seguros de poder llegar a un granpblico,yaqueBonitaBPMesunadelassolucionesdeBPMmsdistribuidasanivelmundial.

6. Compromiso de los usuarios en el corazn de la gestin de procesos


6.1. Los empleados se encuentran en el centro de la mejora de las operaciones

BPMcolocaalosempleadosenelcorazndelamejoradelasoperacionespor4motivosclave: 1. El plan de proceso con mejor disposicin slo funcionar si las personas que estn involucradas en su implementacin hacen el trabajoqueseesperaquehagan; Lasherramientasdeflujode 2. Lassugerenciasdelosempleadoscontribuyen trabajocomoBonitacolocan paramejorarlosprocesosdelacompaa; 3. En trminos de rendimiento, el fastidio est alosempleadosenel en los detalles, y esos detalles a menudo corazndelprocesoyles tienen que ver con el comportamiento proporcionanlainformacin humanoy; quenecesitanparahacer 4. La productividad incrementada est vinculada a un buen conocimiento de la cadena de biensutrabajo produccinconvaloragregado. En relacin con el ltimo punto, las empresas han estado trabajando durante aos en programas para optimizar la eficacia operativa. Han estado enfocados en eliminar las tareas redundantes o tareas sin valor agregado, y en ayudar a los empleados a dominar completamente las tareas que realizan.

6.2.

De las transacciones se encuentran en el corazn del sistema a los usuarios se encuentran en el corazn de la transaccin

La adopcin generalizada de los sistemas de transacciones, en particular en ERP, ha servido para dar soporte a estos programas de optimizacin. Proporcionaron la trazabilidad necesaria para analizar y optimizar los flujos, proporcionaron las capacidades de automatizacin y ayudaron a eliminarlastareasredundantes. Estos sistemas hicieron posible conocer qu se haba hecho, pero no proporcionaron una manera de obtener sugerencias para lo que se debera hacer. Para llevar este anlisis un poco ms all,

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observemos una contribucin a un sistema de informacin para la ejecucin correcta de un proceso. Estacontribucinsepuededividiren3tipos: 1. Contribucindedatos Lossistemasdeinformacinhacenposiblerecopilar,gestionarymonitorearloscambiosen los datos (por ejemplo, la actualizacin de los archivos de clientes, la gestin de la compatibilidad,etc.) 2. Contribucintransaccional Lossistemasdeinformacinhacenposiblelaejecucindetareascomplejasautomatizando losprocesos(herramientasdegestindecadenadesuministros,porejemploenlasventas) 3. Contribucincolaborativa Los sistemas de informacin hacen posible la gestin de contribuciones individuales y grupalesenlacadenadevalor. Podemos ilustrar estos conceptos de contribucin utilizando el proceso de reclutamiento de RecursosHumanoscomoejemplo: 1. Contribucindedatos Los empleados mantienen un archivo con la informacin sobre cada candidato, sus entrevistas,evaluaciones,etc. 2. Contribucintransaccional La informacin sobre cada candidato se organiza de una manera que facilita la revisin de los criterios para su seleccin. El proceso de reclutamiento est conectado con el proceso deincorporacindenuevosempleados.Elsistematienerespuestasautomatizadasparalos candidatosparaconfirmarlarecepcindelassolicitudes. 3. Contribucincolaborativa Cada candidato ingresa la solicitud en lnea. El encargado de RR. HH. recibe un mensaje notificando sobre una nueva solicitud, despus, juzga la elegibilidad del candidato, lo que genera un mensaje para el candidato y tambin para la persona involucrada en la oficina. Para los candidatos elegibles, el gerente de RR. HH. programa una entrevista utilizando un calendario compartido por todas las personas que estarn presentes en la entrevista. Los entrevistadores que no brindan la retroalimentacin requerida despus de la entrevista reciben recordatorios solicitndoles la documentacin de los resultados de la entrevista y suevaluacindelcandidato. En la actualidad, la mayora de las empresas tienen un sistema de informacin que cubre los primerosdosnivelesdecontribucin. Estosignificaqueelusuarionoestenelcentrodel proceso, sino est la transaccin. El usuario conoce su rol, que consiste a ingresar la informacin en el sistemacompletandolastareasrequeridas.Eneltercernivel,latransaccinyanoestenelcentro del sistema, est el empleado. Los empleados reciben la informacin a travs de un correo electrnico o un portal que les permita saber qu es lo que deben hacer y tambin les informa sobrelasdemscosasquehanhechosuscolegasenelproceso.

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En los ltimos aos, se ha incluido el ERP en las funciones de flujo de trabajo para enviar la informacin hacia los usuarios del sistema y para cumplir con las necesidades asociadas con la contribucin de colaboracin. Las herramientas que son parte del flujo de trabajo extienden los beneficios de este tipo de gestin a ms campos dentro del negocio. Haciendo posible la creacin de soluciones que cubran el proceso de principio a fin, no importa qu sistemas de informacin se utilicen, las herramientas de flujo de trabajo comprometen a los empleados en el centro del proceso y les brindan la informacinquenecesitanparahacerbiensutrabajo. Estas herramientas de colaboracin tambin mejoran la capacidad para evaluar el rendimiento operativo. Debido a que el sistema comienza a generar la informacin, se pueden evaluar los marcos de tiempoparaeldesarrollodelosprocesosygeneraranlisiscompletossobrecmoserealizanestos procesos.

7. Cmo incluir al cliente en el proceso


Durante mucho tiempo, los planes para optimizar los procesos han estado limitados a los procesos controlados dentro de la compaa misma. Algunas veces se identificaron terceros como proveedoresoclientesdeprocesos,eraimposiblemodificarexactamentequleaportabanaellos. Eldesarrollotecnolgicohacambiadoestasituacindelasiguientemanera: Los navegadores de internet ayudan a los terceros a acceder para realizar las tareas que anteriormente reservaban para empleados de la compaa (el ingreso de un pedido, por ejemplo). Las arquitecturas orientadas a los servicios han posibilitado la construccin de sistemas de informacinqueincluyanvariasorganizaciones.

Las actividades que en el pasado se realizaban enteramente por los empleados de la compaa ahora pueden ser realizadas por los clientes o proveedores del negocio. Los ltimos son parte integral del mbito de los procesos que se pueden optimizar a travs del BPM, que generalmente beneficiaatodaslaspartesinvolucradas. En cuanto a costo, seguridad y fiabilidad tcnica, a menudo resulta riesgoso dejar el sistema de informacindeunacompaa,abiertoaterceros.LassolucionesdeBPMSseutilizanparacoordinar el ingreso de datos, la transferencia y el proceso entre los distintos actores involucrados en el proceso.

7.1.

Gobierno electrnico, un ejemplo que todos comprenden

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Una ilustracin de esta tendencia son los sistemas de gobierno electrnico, en donde los ciudadanos se convierten en actores integrados en el proceso respaldado por el sistema de informacin. Varias implementaciones de los procedimientos de gobierno electrnico, como el ejemplo que se presentaabajo,muestranlasventajasdelagestindeprocesosqueincluyeatodoslospartnersen elpasodereconfiguracinyautomatizacin: Costos reducidos y esperas programadas ms cortas cuando el ingreso de datos est a cargodeterceros,yelprocesoeslanzadoloantesposible Mejorrendimiento,entrminosdetiempodeentregaycalidad(sesolicitalaopinindelos ciudadanossobrelacalidaddelservicio) Riesgo de errores reducido a travs de una mejor asignacin de las tareas y trazabilidad de losdistintospasosdelproceso

Las Islas Canarias y Mxico implementan BPM para numerosos procesos que involucran a los ciudadanos
El uso de las plataformas de Internet para la interaccin entre los ciudadanos y la administracin gubernamental (gobierno electrnico) es una realidad que crece en muchos pases. Existenvariasventajas,yaqueestossistemas: facilitaneldilogoentrelosciudadanosylasdistintasoficinasadministrativas; aceleranlosprocesosmientrassereducenloscostosy mejoranlapercepcindelacalidaddelservicioproporcionado. Hoy en da, el gobierno de las Islas Canarias y de Mxico utiliza ampliamente las soluciones de Bonitasoft para automatizar los procesos de gestin administrativa en varios departamentos. Utilizan el concepto de la organizacin extendida, permitiendo a los ciudadanos introducir sus solicitudes de servicios directamente, monitorear el progreso de sus solicitudes y brindar informacin a los distintos actores involucrados en el anlisis de su solicitud, todo a travs de Internet. Este sistema cubre varios procesos. Por ejemplo, el trmite para las solicitudes de pasaportesycertificadosdenacimientosehaautomatizado. La reorganizacin y la automatizacin de los procesos con una solucin como Bonitasoft posibilitanlaeliminacindemuchastareasmanualesanteriores,mejoralacalidaddelservicioy trazabilidaddelainformacinproporcionadaalosciudadanosybrindaunasolucinrealparala eficacia,gestionandoeficientementelosserviciosadministrativos.

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8. Conclusin
Las opiniones analizadas en este informe son parte de un marco de reflexiones mucho ms amplio en el que losproblemas de la gestin estn enfocados en las nociones de reactividad (hacer que su organizacinseagil),transparencia(cumplirconlosrequisitosdetodaslaspersonasinvolucradas), rendimiento (proporcionar los servicios esperados rpida y eficazmente) e innovacin (ofrecer los productosyserviciosadecuadosenelmomentoadecuado). Sehanidentificadovariosfactoresclaveparaelxito: monitorearelsistemadecreacindevalor; fomentar el dilogo y anlisis dentro de la empresa y con las personas involucradas en el negocioextendido(clientes,proveedores,partners,etc.)y facilitarlatransformacin,queescadavezmscomnamedidaquelamejoracontinuade losprocesosseconvierteennorma.

Creemos que la Gestin de Procesos de Negocio, al nivel de la gerencia y al nivel de ejecucin, es absolutamente necesaria como base para controlar los factores clave para lograr el xito. Es una manera de coordinar toda la organizacin, proporcionando transparencia y los medios para identificar las reas de mejora. Da la posibilidad que hoy se puedan tomar las herramientas de industrializacin que anteriormente estaban confinadas a una sola empresa y extenderlas a varias organizacionesatravsdevariossistemasdeinformacin.Escompatibleconlagestindetalentos, permite que las compaas aumenten su conocimiento y ayuda a implementar una organizacin eficaz. El enfoque de los procesos tambin debera tener la capacidad de crecer y cambiar en un contexto donde el rendimiento ya no proviene de una nica gestin cientfica o un enfoque Taylorista, particularmente en nuestras economas occidentales donde el costo de mano de obra es alto. Tambin GestindeProcesosde provendr de la innovacin continua de los procesos, Negocioesunamanera dondeelrol delempleadocomoactorimportante, en decoordinartodala lugardesimpleejecutor,sevuelveclave. Hoyenda,estavisingualaestrategiadeBonitasoft variasorganizaciones[y] para el desarrollo de soluciones. Proponemos medios para la discusin y la colaboracin (BPM social), sistemasdeinformacin proporcionamos los medios a la organizaciones para que puedan dominar la agilidad (fortaleciendo la capacidad de simulacin, por ejemplo) y damos soporteparaloscambios,colocandoalosempleadosenelcorazndelsistema(funcionalidadesde portal de Experiencia del usuario aceleradas) parasacar provecho rpidamente de los constantes cambios tecnolgicos (estableciendo comunidades de desarrolladores de componentes para la plataformadeBonitasoft). BonitasoftcreefirmementequelaopcindecdigoabiertoelegidajuntoalestndarBPMN2.0son elementos clave para lograr el xito en la rpida diseminacin de esta visin a un gran pblico. De

organizacin[atravsde]

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esta manera, Bonitasoft se convierte en su compaero en la Gestin de Procesos de Negocio, con ventajasparatodos.

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