Apostila Secretariado

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Colaboradora: Gizely Lima, Acadmica de Servio Social,
e-mails: koallita@bol.com.br, koallita@hotmail.com
1. HISTRIA DA PROFISSO DE SECRETRIA (O): ORIGEM, POR QUE O DIA 30.
1.1 UM POUCO DA HSTRA - ORGEM
Nas antigas civilizaes egpcias e mesopotmicas, por volta dos sculos V e V, tem-se
registro da profisso de escriba. Eram homens de confiana do rei ou imperador e possuam o maior
domnio da escrita do reino. Eles redigiam ordens e cartas, classificavam arquivos e se encarregavam
de sua execuo. Pode-se concluir que esses escribas eram os antigos secretrios do reino.
Durante a idade mdia a funo de secretria praticamente desapareceu, em face das
condies polticas, econmicas e sociais. A funo era exercida apenas em parte, pelos monges nos
mosteiros que, na realidade, no so exatamente secretrios, mas, sim copistas (pessoa que copia).
Durante a segunda fase da Revoluo ndustrial (fase esta iniciada em 1860),
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Christopher Sholes inventou um tipo de mquina de escrever. Sua filha - Lilian Sholes - testou tal
invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa mquina, em pblico.
A mquina de escrever
de Sholes (1874)
Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro de 1850. Por ocasio do centenrio de seu
nascimento, as empresas fabricantes de mquinas de escrever fizeram diversas comemoraes.
Entre elas, concursos para escolher a melhor datilgrafa.
Christopher Latham Sholes, inventor que deu incio indstria de mquinas de escrever.
Sholes acreditava que sua inveno fora fundamental na emancipao feminina, pois possibilitou que
a mulher ingressasse no mercado de trabalho dos escritrios.
Tais concursos alcanaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30 de
setembro. Como muitas secretrias participavam, o dia passou a ser conhecido como o "Dia das
Secretrias".
Com o surgimento das associaes da classe de secretrias do Brasil, apareceram os
movimentos para o reconhecimento da profisso. Das atividades das associaes, uma das
conseqncias foi a divulgao e popularizao do dia 30 de setembro como sendo o "Dia da(o)
Secretria(o)".
Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido. Em So Paulo, por
exemplo, a lei n 1.421 de 26/10/1977, reconhece e oficializa 30 de setembro como "Dia da(o)
Secretria(o)".
So Jernimo, homenageado em 30 de setembro, o santo protetor das secretrias. Ele
nasceu em Estrido, na Dalmcia. Estudou gramtica, retrica e filosofia em Roma. So Jernimo
trabalhou como secretrio do papa Damaso, que governou a greja Catlica de 367 a 384. Chamado
de "Doutor Mximo das Escrituras, Jernimo traduziu o Antigo e o Novo Testamento, a Vulgata, para
o latim. Ele morreu no comeo do sculo V.
1.1.1 Dia In!"na#i$na% &a($) S!#"!'"ia($)
Desde 1997, foi aprovado em um evento internacional na frica do Sul (3o. Summit),
tambm no Brasil, a comemorao do Dia nternacional da(o) Secretria(o) na ltima quarta-feira
cheia do ms de abril.
(. QUA)IDADES E*IGIDAS DA SECRETRIA (O)
A secretria moderna est se tornando uma profissional capaz de pensar
estrategicamente e no ser apenas uma cumpridora eficiente e rpida de ordens e solicitaes. A
secretria tem se colocado em um novo patamar, conseguindo compreender a dinmica de todos os
projetos com os quais o executivo esteja comprometido. Ela no pode mais se limitar a cursos de
relacionamento humano e informtica, precisa agregar conhecimento por meio da educao
continuada, como em MBA e outras alternativas de extenso universitria, pois assim ter mais
condies de estabelecer sinergia com o executivo que assessora, pensando nos objetivos da
empresa.
Novos desafios so colocados carreira de secretria, a rigor, e devem ser enfrentados
e vencidos por esses profissionais. As (os) secretrias (os) demonstram, e cada vez mais entendem a
realidade contempornea do trabalho e as exigncias impostas aos que desejam construir carreiras
vitoriosas.
importante para secretria (o) aproveitar a oportunidade de participar dos mesmos
cursos que seu superior participa, porque o conhecimento a arma mais importante para um
profissional de verdade, conseguir superar os seus desafios. Com o conhecimento aprimorado, ela
poder trabalhar de forma melhor na direo dos objetivos de seu setor e da empresa.
2.1 COMPETNCA
Esta essencial em qualquer profisso, portanto ao escolher a profisso de secretria
por exemplo, esteja certa e preparada para o exerccio da mesma. A secretria dever ter slidos
conhecimentos em vrias reas e assuntos com: lngua estrangeira, redao comercial e oficial,
emprego corretamente da gramtica, computao, controle de arquivos, boa comunicao,
atendimento ao pblico, recepo, organizar reunies, eventos, saber regras de etiqueta.
Dever a secretria estar inteirada dos acontecimentos da empresa, ter total
conhecimento dos servios do seu departamento, recebimento e distribuio de documentos,
agendamento dos compromissos de seu chefe, agendamento das tarefas que devero ser
executadas no decorrer do seu dia de trabalho, estar pronta a atender as demandas dos clientes
internos e externos.
Enfim, ser competente para um profissional de secretariado, estar preparado para
conduzir o dia-a-dia com boa disposio, organizao, presteza, estar sempre em busca do
aprimoramento de suas atividades, estar antenada com as novidades de sua profisso.
Os desafios organizacionais de hoje exigem solu!es cada vez mais gru"ais# A liderana
efe$iva % a que vai cons$ruir gru"os au$&nomos e maduros "ara a$ender clien$es com excel'ncia# (
mais "er$inen$e do que nunca ins$rumen$alizar ges$ores "ara que suas ges$!es $enham vis!es mais
a)rangen$es do que a"enas a o)$en*o de resul$ados# A liderana necessria "ara o nosso momen$o
% a que o)$%m com"rome$imen$o "ara resul$ados em "aralelo ao crescimen$o das "essoas#
http://www.tangram.org/instrumentos/cge.html
O +iclo de +om"e$'ncias da ,es$*o -m"reendedora da
+lar. /ilson ,rou" a)orda as seguin$es fases0
CICLO DE COMPETNCIAS
I Iniciando a Ao
A# 1is*o 2 3magina*o
4# +larifica*o de 5e$as
+# 6isco
II Planejamento e Soluo de Problemas
7# 8omada de 7ecis*o 2 Solu*o de 9ro)lemas
-# Adminis$ra*o de +us$os
:# -s$imulando a 9ar$ici"a*o
,# +lareza nas +omunica!es
III !erenciamento dos "ecursos #umanos
;# +ons$ru*o de -qui"e
3# +oaching
<# =idando com +onfli$os
I$ %eedbac&
># :ornecimen$o de :eed)ac.
$ Dri'e
=# 9adr!es de 7esem"enho
5# -nergia
?# 9ersuas*o
O# 7elega*o x 9ermissividade
9# 9ress*o nas 5e$as
$I "econ(ecimento
@# 6econhecimen$o "elo 4om 7esem"enho
2.2. DSCRO
Esta uma das qualidades mais essenciais na profisso de secretariado tanto em
questes profissionais quanto pessoais.
A secretria bem antenada com os assuntos da empresa, que demonstra competncia
em seus afazeres acaba que naturalmente conhecendo todos os assuntos relacionados a empresa ou
at mesmo ao seu chefe ou outros colegas de trabalho, da a importncia da sua discrio.
No cabe a uma secretria sair comentando assuntos confidencias da empresa ou de
seu chefe, a discrio de extrema importncia, uma secretaria discreta tem a confiana de seu
superior e de seus colegas de trabalhos.
A discrio tambm poder ser abordada quanto a vida pessoal da secretria, na
maneira de se vestir, se maquiar, se pentear, se comportar em seu ambiente profissional e social.
Secretria no faa comentrios da vida pessoal de seu chefe, colegas de trabalho ou da sua prpria
vida.
Esteja atenta a tudo fale somente o necessrio, fuja de conversas que no levam a nada
evitando assim que fique mal vista pelas pessoas e perdendo a confiana que naturalmente voc
conquistou.
2.3. PONTUALDADE
Seja a secretria pontual em seus compromissos e afazeres inclusive pessoais. Se em
sua vida pessoal voc no consegue se organizar para resolver seus assuntos dentro dos prazos
previstos, como conseguir cumprir os prazos da empresa em que trabalha? Pagamentos? Horrios?
Seja pontual ao chegar em seu local de trabalho, muito embora a secretria, muitas
vezes no consiga sair no seu horrio ficando at mais tarde na empresa. Procure chegar alguns
minutos antes assim voc ter tempo para tomar caf, retocar a maquilagem antes de dar incio ao
servio, no comprometendo assim, cumprimento dos prazos de suas atividades.
Muitas vezes algumas atividades devem ser cumpridas dentro de determinados prazos,
do contrrio comprometer os servios do seu superior, por exemplo, relatrios, prestaes de
contas, contas a pagar, entrega de produtos a clientes, etc. O no cumprimento de prazos poder
comprometer inclusive a imagem da empresa perante os seus clientes externos.
Cabe a ns secretrias a cobrana do cumprimentos desses prazos inclusive a nossos
chefes, que muitas vezes esto abarrotados de atividades e a entra a secretria com sutileza
lembrando por exemplo do relatrio que ele precisa concluir, a secretria poder ainda, se oferecer
para ajudar na concluso do relatrio por exemplo. Cobrar de outros setores, colegas de trabalho
determinada informao, no deixando assim que os prazos de forma geral no sejam cumpridos.
2.4 CORTESA
Seja sempre corts em qualquer circunstncia, as vezes nos deparamos com pessoas
mais agressivas, mesmo assim devemos manter a postura, o sorriso dever estar sempre estampado
em nosso rosto.
A secretria precisa exercer a cortesia de maneira natural e sem confundir com
intimidades com as pessoas, a simplicidade tem que ser caracterstica fundamental no trato com as
pessoas. Esteja sempre disponvel a colaborar com as pessoas de alguma forma, sempre com muita
simpatia e aquele sorriso.
2.5. BOA VONTADE
Muitas vezes nos pegamos com atividade que no nos agradam, porm sabemos que
preciso fazer, para isso a secretria dever ter boa vontade no exerccio da sua profisso.
Se a secretria est cheia de boa vontade ela ir executar qualquer atividade da melhor
maneira possvel, isso mesmo, se voc no sabe dever ser honesta e dizer que no sabe, mas,
deixar claro que tem boa vontade de aprender, quer tentar e no simplesmente se omitir.
Com tempo voc ir perceber que essa boa vontade em ajudar, em executar
determinada atividade s ir trazer recompensas e satisfao pessoal, voc ver que a boa vontade
lhe dar grandes vitrias pessoal e profissional e as pessoas a sua volta iro perceber isso em voc.

3. O PAPE) DA SECRETRIA
Secre$ria0 AAquela que organiza e "ar$ici"a dos afazeres )sicos e co$idianos de um
escri$BrioA# :on$e0 7icionrio 5ichaelis
A importncia da profisso de secretria maior do que muitos julgam, muitas vezes
nem mesmo as prprias secretrias reconhecem essa importncia. So tantas as qualidades exigidas
a essas profissionais, e a falta da mesma em uma empresa ou departamento causa alguns
transtornos, muitos chefes sentem perdidos quando a secretria est de frias por exemplo, outros
colegas de trabalhos de outros departamentos tambm sentem a falta dessa profissional.
3.1 O QUE SER UMA SECRETRA?
Secretria a profissional que em um escritrio organiza, documenta, paga contas,
datilografa, classifica documentos, redigi cartas, se comunica com clientes e auxiliares externos do
escritrio, alm de, possivelmente, fazer algumas tarefas pessoais de seu chefe, obtendo confiana e
credibilidade deste. A secretria se encarrega de toda a parte burocrtica da empresa para qual
trabalha, documentando, arquivando e organizando todos os papis referentes. Fazem, tambm, o
intermdio de clientes e pessoas fsicas com seu chefe por telefone, analisando sua agenda e seus
compromissos. Essa profissional parte fundamental de um escritrio, pois ela que mantm todos
os documentos em ordem, para que todas as outras pessoas possam se organizar de acordo com o
que ela preparou.
3.2 QUAS AS CARACTERSTCAS NECESSRAS PARA SER UMA SECRETRA?
Para atuar no mercado de maneira relevante, a profissional
deve ser paciente para lidar com os assuntos de outros e deve ser
extremamente confiante, para que seu chefe e o escritrio possam se
organizar com base no que ela faz.
So muitas as caractersticas exigidas secretria que
podemos at pensar que cabe a ns a "perfeio, no bem assim no
mesmo? Afinal somos humanas e tambm cometemos erros, precisamos
apenas ser humildes o suficiente para assumi-los e corrigi-los e dentro do
possvel nos policiarmos para atendermos tais caractersticas.
3.(.1 Ca"a#!"+,i#a, &!,!-'.!i,:
)i&!"an/a preciso conhecer muito bem o que voc faz, a empresa e o departamento
onde atua e principalmente alguns valores do cotidiano profissional, tais como: humildade,
conhecimento, conquista, inteligncia emocional e auto-crtica. Saber quando falar e principalmente
saber ouvir, agradecer e ter bom relacionamento com os demais funcionrios, conquistar a confiana
de cada um;
A!n/0$ a &!a%1!, secretria fique atenta em sua tarefas, nos acontecimentos a sua
volta, esteja sempre antenada;
Ca2a#i&a&! &! #$n#!n"a/0$ no que houve, fala, no que faz suas chances de acertos
sero maiores;
Ca2a#i&a&! &! %i&a" #$3 $ 245%i#$ seja corts, sorridente, atenciosa, prestativa;
Ca2a#i&a&! &! $"6ani7a/0$ a secretria tem que ser capaz de se organizar para o
bom andamento de suas tarefas e do seu chefe. Dever saber organizar toda documentao de
forma fcil de sua localizao quando for necessrio, os agendamentos devem ser organizados de
forma que no se deixe passar nada despercebido;
M8$&$ procure uma forma de trabalho que voc consiga desempenhar seu papel de
maneira satisfatria;
P!",!.!"an/a nunca desista na primeira ou segunda tentativa, busque sempre
alternativas para o que deseja, busque ajuda de outras pessoas;
C$n1!#i3!n$ &! a,,9n$, 6!"ai, secretria atualize-se no s sobre a sua
profisso, procure saber de tudo um pouco, um conhecimento a mais faz a diferena. Leia muito,
jornais, revistas, livros, esteja sempre atualizada sobre os ltimos acontecimentos;
Sa5!" "a5a%1a" ,$5 2"!,,0$ controle emocional, a secretria dever trabalhar muito
bem seu controle emocional, podemos encontrar diversos tipos de chefes e personalidades. A
inteligncia emocional faz parte da vida da secretria para saber sair de diversas situaes
temperamentais das outras pessoas;
Sa5!" a&3ini,"a" 5!3 $ !32$ este um fator importante para o sucesso das suas
atividades e do seu chefe, procure dividir as tarefas como prioridades, urgncias, o que pode ou no
pode esperar mais;
Sa5!" %i&a" #$3 n43!"$, procurar ter conhecimentos bsicos para desenvolver e
entender determinadas atividades financeiras, controles de estoques;
:$a #$39ni#a/0$ comunicao a base para um bom relacionamento, bom negcio.
Seja comunicativa, saiba expressar-se corretamente, d sugestes, oua, considere o que as
pessoas falam, coloque suas argumentaes de forma inteligente;
:$a 3!3;"ia com a modernidade dos dias atuais a memria est cada vez menos
sendo trabalhada, as facilidades do dia-a-dia faz com que a memria fique enfraquecida. Precisamos
exercitar mais a memria, pois a secretria no dever confiar 100% em sua memria, so muitas
coisas acontecendo ao mesmo tempo tanto na vida profissional quanto pessoal, por isso secretria
tenha sempre mo caneta e um bloco de anotaes ou uma agenda, anote tudo e depois certifique-
se de que tudo foi resolvido, os recados foram dados;
:$a a2a"<n#ia secretria esteja sempre com boa aparncia, a sua profisso exige
isso, unhas limpas e cuidadas, cabelos arrumados, roupas limpas, passadas, de acordo com o
ambiente de trabalho, roupa de festa no deve ser usada para o trabalho e vice-versa, a secretria
deve estar bem maquiada de maneira discreta e suave;
:$3 193$" sempre alegre e sorridente, problemas ou conflitos no devem ser
passados para as outras pessoas, esteja sempre bem disposta;
Pa#i<n#ia seja paciente em todas as circunstncias, para melhor conduo dos
assuntos e tarefas;
C$n=ia5i%i&a&! esteja sempre confiante em suas tarefas, nas pessoas, conquiste a
confiana delas principalmente de seu chefe;
Ra#i$#+ni$ espacial desenvolvido ;
D!%!6a/0$ saber transferir responsabilidades a outros, saber dividir tarefas, trabalhar
em grupo e dividir com a equipe as vitrias;
3.3 QUAL A FORMAO NECESSRA?
Para atuar na rea como secretria, o profissional
deve possuir no mnimo ensino mdio completo. H o curso de
Tcnico em Secretariado ou nvel superior em Secretrio
Executivo, que podem oferecer maior conhecimento ao
profissional, proporcionando mais qualificao e maiores
chances de conseguir bons empregos. Existem alguns cursos
que se relacionam sobre como ser uma secretria eficiente e se
destacar no mercado, como o de redao empresarial,
marketing pessoal, atendimento telefnico, organizao de
eventos, alm de outros.
A maioria dos sindicatos de secretrios dos Estados oferecem cursos diversos
relacionados a profisso, esses cursos so promovidos em eventos, congressos, seminrios,
palestras ou feiras educacionais.
O profissional deve obter um diploma para atuao, deferido pelo Ministrio da
Educao, que uma ferramenta positiva na hora da "seleo" de emprego. Ao concluir o curso
tcnico ou superior a secretria de posse do seu diploma e outros documentos necessrios dever
dar entrada na solicitao do seu registro profissional junto a Delegacia Regional do Trabalho-DRT.
>. A ADMI?ISTRA@O E A SECRETRIA
A profisso de secretria est diretamente ligada a administrao muito embora a
secretria esteja apta a desenvolver suas atividades dentro de qualquer departamento na empresa,
pois assuntos administrativos esto presentes em qualquer rea de alguma forma especificamente.
Existem alguns departamentos mais tcnicos com profissionais especficos para essas
atividades, como exemplo podemos citar uma rea mdica, laboratrios, so profissionais que no
esto acostumados com burocracias administrativas exatamente a que entra o importante papel da
secretria para cuidar da parte administrativa deste setor.
A profissional de secretariado est pronta para atuar de maneira eficiente em todas as
reas e departamentos da empresa, pode-se ver esta profissional atuando. Durante o curso tcnico
ou superior a profissional de secretariado sai preparada com conhecimentos dentro das reas de
direito, administrao, contabilidade, economia, alm do conhecimento especfico da profisso de
secretria.
A. REAS DE ATUA@O: MERCADO DE TRA:A)HO
5.1 VDA PROFSSONAL
Com a globalizao, a Secretria moderna est muito mais participativa do dia-a-dia da
empresa. A secretria moderna precisa estar antenada com as novas tecnologias e as novas
tendncias mundiais, o que poder ser melhorado com essas tendncias para o seu assessoramento
a superior.
Frente ao mercado de trabalho a profissional de secretariado est cada vez mais
valorizada e ganhando espao, percebe-se que muitas destas profissionais novas oportunidades de
crescimento atravs da busca contnua do conhecimento.
"A Secre$ria conec$ada a $odas es$as novas exig'ncias do mercado es$ cada vez mais
valorizada#C An$onio +arlos 8eixeira da SilvaD conferencis$a e consul$or so)re +ria$ividade e
3nova*o#
A secretria moderna, multifuncional no pode continuar acomodada j que tudo est
dando certo para que mudar, ficar para sem buscar inovao, pois estas esto com seus dias
contados no mercado de trabalho exigente e qualificado. preciso correr atrs do prejuzo, tomar
novas iniciativas, novas idias, solucionar problemas mostrar-se capaz de acompanhar as novidades
do mercado na profisso.
E?es$a %"oca de $an$as mudanas e $ransforma!es uma coisa "ermanece0 $odos
querem o sucesso "essoal e "rofissional# O sucesso n*o % uma lo$eria nem uma mon$anha que voc'
"ode escalar# Sucesso % um direi$o que voc' $em# 8ra)alhe "ara is$o# 7esenvolva novos h)i$os#
7iferencieFse# 9ense diferen$e# -xera o seu "o$encial cria$ivo#C An$onio +arlos 8eixeira da SilvaD
conferencis$a e consul$or so)re +ria$ividade e 3nova*o#
Muitas vezes precisamos fazer uma auto-anlise, como estamos desenvolvendo nossas
tarefas dirias? Estou respondendo as demandas dentro previsto? Ser que posso melhorar, ser mais
gil, mais eficiente? Esteja certa que ir descobrir que poder sim ser muito superior, fazer muito
melhor do que j faz e mostrar melhor desempenho.
Seja diferente e faa a diferena, coloque em desenvolvimento a sua imaginao,
sensibilidade, inteligncia, seja pr-ativa, tenha viso de futuro buscando constante conhecimento,
comunique-se a troca de informaes no enriquece profissionalmente e pessoalmente, o
conhecimento precisa ser dividido para que possamos tambm ter as informaes a nosso alcance.
Se voc no se sentir capaz de buscar estas mudanas, de inovar de enxergar as novas
tendncias, colocar em prtica suas idias, algum far isso por voc, voc no gostaria de perder
grandes oportunidade pelo simples fato de se acomodar no mesmo?
Com o alto ndice de competitividade profissional, para ser diferente voc precisa se
mostrar diferente em sua competncia, suas habilidades profissionais, ser o melhor e gostar do que
faz para ir em busca do sucesso profissional.
G7 dicas "ara quem es$ comeando a vida "rofissional e deseja alcanar o sucesso
segundo 7ra# 1aldessara +ons$HncioD (Advogada 8ra)alhis$aD 9Bs ,raduada em 8ecnologia
-ducacionalD 5es$re em -duca*o e 7ou$ora em +i'ncias Sociais)
) * Ter +rinc,+ios
@ue ha)ilidades e com"e$'ncias % "reciso "ossuir "ara ser um "rofissional )em
sucedido hojeI
+reio que devamos )asear nossas vidas em "rincJ"ios imu$veis e a$em"oraisD como
hones$idadeD car$erD confianaD jus$iaD %$ica e res"ei$o K que se $ornam a nossa Hncora# AssimD a
liderana cen$rada nes$es "rincJ"ios % a chave "ara desencadear o "o$encial humano individual#
O livro0 Os Se$e ;)i$os das 9essoas 5ui$o -ficazesCD de S$e"hen +oveLD nos mos$ra
que "rofissional deve $er0
F liderana "rB"riaM
F "ossuir senso claro de o)je$ivoD significado e rumoM
F ada"$a)ilidadeM
F comunica*o eficazM
F sinergiaM
F res"ei$o "rB"rioM
F Eafiar o serro$eC (que % a"erfeioar $odos os h)i$osD conservandoFse a)er$o a novas
o"or$unidades)#
( B :9,#a" $ #$n1!#i3!n$ #$n,an!
Onde es$ o conhecimen$oI
+omo a"ro"riarFse dele e $am)%m ser ca"az de "roduziFloI
As ques$!es EondeC e EcomoC $ransformaramFse na conquis$a de um lugar ao sol#
O "rofissional deve )uscar o conhecimen$o cons$an$e e inves$ir em sua carreiraD ser
inovador e $er sem"re em men$e que o mundo necessi$a de solu!es e n*o de mais "ro)lemas#
7esco)rir como e onde )uscar "elo conhecimen$o cons$an$e % o desafio do "rofissional
des$e novo mil'nio# -le dever sem"re se au$oF"ergun$ar0
EO que eu "reciso a"render "ara con$inuar adquirindo novas ha)ilidadesD novos
conhecimen$osD novos relacionamen$osD novos h)i$os eD assimD crescer e me desenvolver em minha
carreiraCI
- * Ter atitudes +ositi'as
( "reciso enxergar os desafios como o"or$unidades e n*o como "ro)lemasD "or isso $er
a$i$udes "osi$ivas % im"rescindJvel "ara quem quer $er sucesso na carreira "rofissional#
-m "rincJ"ioD % "reciso es$ar )em consigo mesmoD conhecerFse e $er "aix*o "elo que
fazD $er )ons e sinceros relacionamen$os K nenhum homem % uma ilhaD ser agradvel com as
"essoas que $e rodeiamD sa)er $ra)alhar em equi"e e colocarFse ao dis"or "ara ajudar aos ou$rosD
definir seus "rB"rios o)je$ivos e $raar me$as "ara alcanFlos#
. * Sair do lu/ar comum
Se "ensarmos que as em"resas "recisam de "essoas com inicia$ivaD com"e$i$ividadeD
au$onomia e que ao mesmo $em"o $am)%m cum"ram ordensD sejam disci"linadas e faam mui$as
coisas sem fazer mui$as "ergun$asD concluiremos que o E"erfil idealC ada"$ado ao mercado ser um
"rofissional meio E:ran.ens$einC e com grandes chances de ser infeliz#
A solu*o % encarar esse cenrio de exig'ncias e con$radi!es inver$endo a ques$*o e
em vez de "ergun$ar EO que eu "reciso "ara en$rar no mercadoIC "ergun$ar EO que eu "osso oferecer
de valioso "ara ser co)iado "elo mercadoIC#
@ual % o Ealgo maisC que eu "osso desenvolverI
O desafio % sair do lugar comum e se $ornar algu%m incomumD o)edecendoD "or%mD seus
desejos e o)je$ivos e )uscando a sua realiza*o "essoal e "rofissional#
0 * Estabelecer o e1uil,brio entre o trabal(o e o 2cio
Sendo o em"rego uma realidade com os dias con$ados % im"or$an$e que o "rofissional
$enhaD sem"reD em men$e que o $ra)alho nunca desa"arecer e que haver desenvolvimen$o sem
em"regoD "or%m com"e$ir a ele desco)rir novas formas "ara o)$er "razer em seu $ra)alhoD "ara $er
simul$aneidade en$re $ra)alhoD es$udo e lazer e $ransformar o Bcio em cria$ividadeD li)erdade e
sucesso "rofissional#
3 * $alori4ar o lado (umano
9odemos afirmar que nunca se "roduziram $an$os dados em $*o "ouco $em"o e que
esses nunca foram $ransmi$idos com $an$a ra"idez# +ada vez mais o $em"o % menor eD cada vez
maisD ele vale mais dinheiro#
:ren$e N com"e$i$ividade e N "ress*o as em"resas $am)%m s*o o)rigadas a ser mais
generosas "ara a$rair e man$er seu mais im"or$an$e "a$rim&nio0 o ca"i$al humano#
;oje % mis$er a rela*o cola)orador K em"resa K comunidade e cresce o nOmero de
em"resas que oferecem horrio flexJvel de $ra)alhoD "rogramas "sicolBgicosD es$Jmulos a a$ividades
fJsicas K )uscaFseD assimD fazer do lugar de $ra)alho uma ex$ens*o do lar#
Os cola)oradores s*o convidados a a$uar em "rogramas sociais e con$ri)uir com o
desenvolvimen$o da sociedade#
8ra$ar )em a m*oFdeFo)ra virou $am)%m ques$*o de mar.e$ingD mais es"ecificamen$e de
mar.e$ing social#
5 * Assumir o controle da carreira
( im"or$an$e $er em men$e que a fora foi su)s$i$uJda "ela cria$ividadeD que o medo es$
sendo $rocado "ela mo$iva*oD que o $ra)alho em equi"e ocu"ou o lugar do individualismo###eD mui$os
"rofissionais ainda n*o se deram con$a disso e con$inuam )uscando "or em"regos que n*o exis$em
mais#
( im"or$an$e que o "rofissional assuma $o$al con$role de sua carreira )uscandoD sem"reD
a reciclagem de conhecimen$os e inves$indo "esado em sua evolu*o "rofissional#
5.2 REAS DE ATUAO E ESPECALDADES
O profissional requerido em quase todas as reas empresarias, sendo elas pequenas,
mdias ou grandes e pode atuar em reas do comrcio, da indstria, em ramos de humanidades,
exatas ou biolgicas. Alm disso, a secretria pode ser funcionria do assessor, administrador,
gerente, diretor, vice-presidente, presidente, etc, dependendo do tamanho e atuao da empresa em
que for trabalhar e a sua formao.
Concluindo o curso tcnico e superior a profissional de secretariado est preparada para
assessorar diversas reas, uma vez que a sua formao engloba a administrao, cincias contbeis,
cincias econmicas, direito, estatstica, alm das matrias ligadas diretamente a profisso
especificamente.
A au$oFadminis$ra*oD a au$oFanliseD a au$oFmo$iva*o s*o "alavras mui$o u$ilizadas
a$ualmen$e e im"licam na ca"acidade do indivJduo em conhecer os seus "rB"rios limi$es e su"erar os
seus "rB"rios o)s$culos# 9ara que o "rofissional es$eja )em e $ra)alhe )emD "roduzindo e gerando
resul$ados "rodu$ivos % mis$er o domJnio do Eau$oFconhecimen$oC# 7ra# 1aldessara +ons$HncioD
(Advogada 8ra)alhis$aD 9Bs ,raduada em 8ecnologia -ducacionalD 5es$re em -duca*o e 7ou$ora
em +i'ncias Sociais)
Auto anlise para saber onde voc quer chegar, que caminho seguir, como conquistar o
seu espao, voc est pronta para deixar de ser mera executora e assumir o papel de gestora?
5.3 MERCADO DE TRABALHO
O mercado para o profissional de secretariado muito abrangente, existem vrios locais
no qual a(o) secretria(o) pode atuar. Como uma profisso que exige muita dedicao e fora de
vontade, empresas esto sempre contratando assessoras e assistentes para seus ofcios. Com a
evoluo do seu trabalho, e ganhando credibilidade e aprimoramento das habilidades, a secretria
pode evoluir para cargos de maior confiana e especializao.
A postura profissional conta muito quando falamos do diferencial, o mercado cada vez
mais globalizado vai em busca de profissionais capacitados e dispostos a irem em busca de novas
diversidades, desafios, agregar valores inclusive no trabalho em equipe visando o crescimento
institucional da equipe de trabalho.
As empresas esto em busca de profissionais com perfil tica, comprometidos,
inovadores, comunicativos que se adaptem as novas tendncias, que cresam com as mudanas e
no se sintam colocados de lado, incapazes.
Desta forma este profissional estar realmente preparado para enfrentar a
competitividade que a secretria sofre em sue campo de atuao em empresas de diversos ramos.
Sabendo da multifuncionalidade do profissional de secretariado, o mercado de trabalho
d espao bastante abrangente para quem est devidamente preparado, pois como sabemos os
conhecimentos so muitos para este profissional alm do domnio em outros idiomas, informtica,
tcnicas modernas de secretariar, habilidades no atendimento ao pblico, humanizao.
A secretria dever estar sempre aberta as mudanas, manter uma postura de gestora,
acompanhar as expectativas, os programas internos de qualidade e humanizao, planejamento
estratgicos, prestar suporte tcnico e cientfico no exclusivamente ao seu departamento ou chefe,
mas a quem necessitar de seus servios profissionais, visando sempre o futuro da empresa em que
trabalha.
EO Secre$rio ser sem"re o in$erface em"resaFexecu$ivoD e mercadoFem"resa#
@uan$o mais flexi)ilidade $iverD maior o sucesso o)$ido "or seu in$erm%dio e
desem"enho# N organiza*o#C7ra# 1aldessara +ons$HncioD (Advogada 8ra)alhis$aD 9Bs ,raduada em
8ecnologia -ducacionalD 5es$re em -duca*o e 7ou$ora em +i'ncias Sociais)

C. QUA)IDADE TOTA) A SUA AP)ICA:I)IDADE ?O AM:IE?TE DE TRA:A)HO
Esta mais uma das responsabilidades da secretria em sua profisso e frente a
instituio em que est representando, a qualidade total voltada para suas atividades de secretria.
A secretria deve estar a par da importncia e relevncia da qualidade no
desenvolvimento do exerccio da sua profisso, estar sempre em busca de amadurecimento
profissional e pessoal quanto as exigncias de excelncia de seus resultados.
Alguns aspectos podem contribuir para essa aplicabilidade da qualidade nos servios da
secretria, segue alguns exemplos bsicos:
Comprometimento com a alta administrao e demais colegas de trabalho;
A constante busca de conhecimento no sentido de aperfeioar o
entendimento dos conceitos;
Conduo de gesto para todas as relaes da organizao, baseadas nos
bons exemplos de liderana;
Nvel de assessoria interna e externa eficaz e com apresentao de
resultados para as questes gerenciais;
Conhecimento do nvel cultural regional de cada uma das unidades ligadas
organizao;
Conhecimento da poltica de recursos humanos praticada pela organizao;
Efetividade de avaliaes dos resultados dos processos da organizao.
D. EFICCIA PROFISSIO?A).
7.1 O PROFSSONAL MULTFUNCONAL
A multifuncionalidade uma das marcas do profissional de secretariado, que est
preparado para atuar de forma gil e com competncia, executando diversas tarefas no decorrer do
seu dia-a-dia bastante atarefado.
A competitividade profissional tirou do caminho aquele profissional que s se preocupava
em concluir seus estudos e receber seu diploma, especializar-se apenas em sua rea. No este
profissional que as empresas esto procurando, voc precisa estar agregando conhecimentos a sua
formao aumentado o seu leque de atividades.
Se voc concluiu seu curso tcnico est na hora de fazer um curso superior e no pare
por a corra atrs das ps-graduaes, outros cursos em outras reas complemente seu currculo
mostrando-se ser um profissional multifuncional, preparado para o mercado de trabalho.
As novas tendncias que o mercado est sinalizando so profissionais altamente
qualificados para novos desafios, gerenciar e administrar tarefas de executivos.
Profissionais preocupados com crescimento e os resultados positivos da empresa
atravs de competncias pessoais e no apena habilidades tcnicas. Alm dessa multifuncionalidade
necessrio ter uma viso do todo e estar integrado no processo institucional.
Solucionar problemas diversos, trabalho em equipe, ter flexibilidade, estar aberto a novos
conhecimentos, colocar em prtica idias inovadoras que realmente faam a diferena e mostre
resultados positivos, demostrar responsabilidade, lealdade e capacidade de tomar decises.
E. P)A?EFAME?TO DE TAREFAS DIRIAS: TGC?ICAS GERE?CIAIS E SECRETARIAISH
8.1 COMO ORGANZAR DA-A-DA
A rotina no trabalho das secretrias inevitvel: atendimentos telefnicos, recepo de
clientes internos e externos, preparao de cartas comerciais e oficiais, receber e classificar
correspondncias, controlar materiais de expediente, agenda, ajudar o chefe a manter seus
compromissos, relatrios, planilhas, convite, apresentao em power point, reunies, eventos, entre
outros.
A sua presena efetiva primordial para o bom andamento destas e de outras atividades
que venham a surgir no decorrer de sua jornada diria. Para tanto se faz necessrio saber administrar
essas atividades, otimizar bem o tempo, trabalho em equipe, saber delegar tarefas.
Para comear bem o seu dia seja pontual ou tente chegar alguns minutinhos antes para
se planejar e comear suas atividades na hora certa, se preferir no final do dia faa seu planejamento
para o dia seguinte assim voc ganhar tempo. Ao fazer o seu planejamento dirio das atividades
devemos levar em considerao os imprevistos, desta forma devemos deixar algum tempo livre para
eles.
E8o do =is$C K avalia*o diria "ara que o "lanejamen$o dirio "ossa ser reorien$ado com
a mxima agilidade "ossJvel# ###a E$o do =is$C faz com que a secre$ria sai)a an$eci"adamen$e "ara
onde se direcionarD chegando ao escri$Brio j conhecendo an$eci"adamen$eD quais os com"romissosD
"riori$rios "ara aquele dia#C 5anual do Secre$ariado -xecu$ivo#
Esta uma opo para a secretria organizar sua atividades dirias, uma lista de tarefa
pararalela a agenda onde ficam marcado os compromissos, datas importantes e fazer algumas outras
anotaes importantes. No entanto muitas dessas atividade no possuem agendamento prvio,
algumas tarefas vo aparecendo no decorrer do dia, sem data e horrio certo, porm preciso ter o
controle dessas atividades tambm.
Tenha um bloco de anotaes no tamanho de uma agenda por exemplo, a voc ir listar
suas atividades a serem executadas neste dia, procure colocar no incio da pgina a data, para
facilitar futuras consultas. Anote tudo que vier a sua cabea, esta uma boa pedida para que voc
fique sempre organizada, anote desde um simples telefone a digitao de uma carta, enviar e-mail,
elaborar uma planilha, efetuar pagamento, fazer feedback sobre alguma coisa, cobrar informaes de
algum colega de trabalho, procure no confiar totalmente na sua memria, tantas informaes
chegam at ns que ela poder falhar em algum momento, prejudicando o andamento do dia.
Voc poder ainda, incluir nesta lista alguns assuntos pessoais que no podero ser
esquecidos, por exemplo: mandar flores para sua me, ligar para seu filho, marcar almoo com um
amiga, etc.
Conforme as tarefas vo sendo executadas v dando um "ok, sinalizando de acordo
com a sua preferncia, usando caneta de outra cor, o que no foi realizado tambm dever receber
algum tipo de sinalizao e no esquecer de acrescentar este item na lista do dia seguinte.
Ainda segundo o Manual do Secretariado Executivo a "to do list pode ser resumida da
seguinte forma:
E( a reserva de um $em"o dirio "ara organizar o que deve ser fei$oM
1erifique den$ro da sua ro$ina de $ra)alhoD o que "ode ou n*o "rogramarM
+omece se "ergun$ando quais as $arefas que $em "rioridade "ara hojeM
-n$re elas defina quais $em que ser fei$as na "rBxima horaM
8enha )om senso# ?*o adian$a lis$ar os o)je$ivos im"ossJveisD como Efinalizar um
rela$Brio anualC em ques$*o de minu$osM
7eixe )rechas "ara si$ua!es im"revis$asM
=eve em con$a o $em"o que voc' geralmen$e gas$a "ara realizar cada a$ividade
es"ecJficaM
?*o "ule de a$ividade "ara a$ividadeM
A"renda a dizer En*oCD "ara n*o se com"rome$er a fazer algo menos im"or$an$e
an$es de de$erminar o $ra)alho "riori$rioM
Seja humilde "ara "edir ajuda se necessrio#C
Alguns passos importantes:
Mantenha sua mesa e sala limpa e organizada d seu toque pessoal, feminino e
requintado. Distribua suas ferramentas de trabalho sobre a mesa de maneira a facilitar seu
trabalho, tenha sempre a seu alcance caneta, lpis, bloco para rascunho, telefone,
computador, agenda de compromissos e telefnica, clips, grampeador e furador de papel,
etc, mantenha tudo bem organizado para sua fcil e rpida utilizao quando necessrio.
Para os documentos mantenha uma bandeja dupla sobre a mesa, na primeira documentos
que entram, na segunda documentos para arquivar. Quanto a recepo providencie gua,
caf, cadeira para quem espera, tudo o que for necessrio para uma boa recepo;
A mesa do seu chefe tambm merece tratamento especial lembre-se os documentos sobre
a mesa do seu chefe devero ficar disposicionados da maneira que ele deixou, do contrrio
causar transtornos para ele, mas voc poder ajud-lo da seguinte forma pergunte a ele
como gostaria que sua mesa e sala sejam organizados, d opes, deixe sempre sobre a
mesa dele bloco para rascunho, lpis, clips, grampo para grampeador, etc.
Mantenha seu arquivo corrente (arquivo com documentos do ano vigente) organizado de
forma que quando precisar localizar algum documento at mesmo seu chefe tenha facilidade
em localiz-lo, ou algum estagirio ou auxiliar de secretaria. Ao final do expediente procure
arquivar os documento que por hora j foram resolvidos, desta forma tudo fica organizado e
os documentos para arquivar no ficam empilhados sobre a sua mesa.
Resolva tudo hoje, no deixe nada para amanh. sso mesmo tudo que voc planejou para
resolver procure no deixar pendente para o dia seguinte, pois ir gerar um amento de tarefa
para o dia seguinte e assim por diante;
Estabelea as prioridades, divida as tarefas e v resolvendo gradativamente, assim voc
estar otimizando seu tempo e nada ficar por fazer;
Seja pr-ativa, use a sua criatividade no desenvolver das suas atividades do dia-a-dia de
maneira a facilitar o andamento dos servios e melhor atender seu superior e atender as
pessoas, estabelea metas.
Como podemos observar os afazeres de uma secretria so muitos e bastante
complexos, uma boa formao e experincia faro qualquer secretria tirar tudo isso de letra.
Segundo o 5anual do Secre$ariado -xecu$ivoD E"odemos des$acar como a$ividades essenciais0
,erenciamen$o do fluxo de informa!es K manual ou informa$izado#
,erenciamen$o do $em"o do execu$ivo e equi"es K manual ou informa$izado#
A$endimen$o aos clien$es in$ernos e ex$ernosM
3n$erface com nJveis decisBrios#
A$endimen$o Ns solici$a!es#
6esolu*o de "ro)lemas#
,erenciamen$o e organiza*o do sis$ema de comunica*o in$erna e ex$erna#
+oordena*o de reuni!es K manual e informa$izada#
Organiza*o do sis$ema de dados e informa!es em arquivo ele$r&nicos e manuais#
+oordena*o e "ar$ici"a*o em equi"es de $ra)alho#
+oordena*o de com"rasD co$a*o de "reosD adminis$ra*o de cus$os do de"ar$amen$o
Organize sua mesa em 12 passos, retirado do site http://www.secretariamoderna.com.br/
:
1 B A6!n&! - pelo menos trs horas para a primeira metade desta misso. Defina o dia e
anote na sua agenda. Faa isso Agora! (isso fundamental, caso contrrio esse dia nunca vai
chegar, se que me entende)
No dia programado procure vestir uma roupa mais confortvel.
( I P"!2a"!B,! - Coloque sua msica favorita para tocar, respire fundo, esfregue uma
mo na outra rpida e animadamente. Pronto? Agora comece a retirar tudo de cima e de dentro de
sua mesa. Coloque tudo em uma grande pilha no cho. Feito isso, voc acabou de liberar sua mesa.
Viu, eu disse que seria um ou dois minutos.
3 I )i32! - Faa o melhor que puder, passe um pano mido ou produto adequado at
que sua mesa parea nova!
> B D!,#a"! -Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no cho e comece a
descartar. Mais de 80% dos papis que estavam em sua mesa podem provavelmente ir para o lixo.
sto inclui aquela revista de 1975, os mil cartes de negcios que encontrou, a brochura daquele
seminrio que aconteceu h cinco anos, etc. As nicas coisas que voc deve manter so papis a
respeito de seu atual projeto, papis que podem ser necessrios no futuro ou os de referncia jurdica
futura. Ok, talvez mais um ou dois papis dos quais voc no consegue se despedir. Empilhe o que
vai guardar, atrs de voc, num local separado.
A IC$nin9! $ D!,#a"! - provavelmente hora de pegar outra sacola gigante de lixo.
Talvez mais duas ou trs. Mas continue dispensando a papelada intil. Voc est indo muito bem!
C I Mai, D!,#a"! - Agora comece a jogar fora os jornais, revistas e catlogos velhos. A
maioria j deve estar desatualizada, e mesmo que no estejam, provavelmente estaro em alguns
dias. De novo, se h um ou dois que no consegue jogar fora tudo bem. S no guarde quarenta e
dois.
D I Mai, 93 2$9#$ &! D!,#a"! - Agora chegamos aos itens que no so papel, isto
inclui aquela caneca velha e manchada de caf, materiais de escritrio sem utilidade, moedas e
algumas coisas que voc nem consegue identificar. Sugesto:Lixo, lixo e lixo!
E I H$"a &$ &!,#an,$ - Saia e arrume alguma coisa para comer, relaxe um pouco,
alongue-se. Fuja de sua mesa por pelo menos uma hora. Voc merece! Se estiver fora e tiver chance,
compre um bloco de papel, um porta caneta, um arquivo vertical , a no ser que tenha uma gaveta de
arquivo para arquivar papis que utiliza todos os dias, algumas pastas suspensas se voc for
organizar seus arquivos dirios , etiquetas e portas-disquete e CD-ROM se voc ainda no os tiver.
J B R!$"6ani7! - Ao voltar comece a reorganizar as coisas que voc quis manter.
Esperamos que seja uma pilha pequena. A maioria das coisas que estavam em sua mesa devem
estar na lixeira. Categorize e organize os arquivos dirios em novas pastas. Etiquete cada uma
claramente. Coloque as pastas em seu arquivo vertical. Aqueles papis que no so usados todo dia
devem ser colocados em seu armrio de arquivos isto supondo que voc j tenha um sistema de
arquivo efetivo.
10 B A""93! a, #$i,a, na 3!,a - Coloque o telefone de volta sobre a mesa, junto de
seu computador se voc tiver um. O seu bloco de anotaes novinho em folha deve ser colocado
prximo ao telefone. Guarde suas canetas e outros materiais no lugar certo, jogue fora toquinhos de
lpis e as canetas que no funcionam. Se voc tiver espao para os materiais de escritrio em sua
mesa, separe uma gaveta para eles, se no, os coloque em um armrio especfico. Sua agenda de
papel ou PDA pode agora ser colocado em sua mesa.
11 I A""93! $ "!,an! &$, $5-!$, - Qualquer outra coisa que voc no tenha jogado
fora e que eu no tenha mencionado acima, provavelmente no deve ser guardada em sua mesa. Os
manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritrio, no em sua mesa. Os
disquetes e CD-ROM devem ser guardados nos compartimentos que acabou de comprar. Coloque-os
prximos a seu computador. Fotografias? Coloque em porta-retratos ou pendure-as na parede.
Coisinhas aleatrias? Voc no precisa delas, jogue-as fora.
1( I Pa"a58n,K B Voc deve se sentir timo. Voc merece um jantar com uma
sobremesa fantstica! Por que no se recompensar hoje noite? Continue lendo algumas dicas
adicionais para manter sua mesa limpinha, sem acmulo e organizada. Faa um voto solene.
Prometa a si mesmo nunca mais deixar sua mesa desaparecer. Bom trabalho!
J. AGE?DA E TE)EFO?E
9.1 AGENDA: MPORTNCA E ORGANZAO
Este instrumento de grande importncia no exerccio da profisso de secretria, pois
de uma agenda bem muito bem organizada depende o bom andamento das atividades demandadas
pela secretria e o bom desempenho do seu chefe.
Este instrumento de grande importncia ir ajud-la a ter sob controle a sua vida e a do
executivo. Toda secretria precisa ser organida para executar com perfeio suas atividades e fique
certa que a agenda sua grande aliada nesta tarefa.
Toda pessoa que pretende ter a sua vida muito bem organizada precisar sem dvida
nenhuma ter uma agenda, qualquer uma da sua preferncia que atenda suas necessidades.
Agenda muito mais que que um lugar para registrar telefone, endereos, compromisso,
mas sim de tudo que possa ser importante para que voc possa ter sob controle o seu tempo a e sua
vida, ela a certeza de que tudo est sob controle.
No devemos de maneira alguma confiarmos na memria, em se tratando de
organizao este um grande erro, ento devemos anotar as informaes em lugar certo para
podermos ter acesso a essa informaes quando necessrio, se realmente quizermos demonstrar
organizao no que fazemos.
Portanto secretria dever organizar e gerenciar a agenda de compromissos do seu
chefe e tambm dever ter a sua prpria agenda, muito bem administrada. Lembramos anda que
dever ter, a secretria, uma agenda telefnica bem atualizada, constando os contatos importantes
para seu chefe, para o departamento, para o empresa, contendo endereo, telefones, e-mails, etc .
J.1.1 A6!n&a3!n$ &! #$32"$3i,,$,.
Mas, qual o melhor tipo de agenda para voc? preciso levar em considerao a
praticidade, o que melhor se adqua ao seu estilo, ao seu trabalho. Hoje o mercado oferece uma
grande variedade de agendas desde as de papel as eletrnicas, das mais simples as mais
sofisticadas.
Esta escolha importante procure um modelo que lhe agrade pelo visual, pelo tamanho,
com espaos que atendam suas necessidades de anotaes, esta dever ser sua companheira
inseparvel para que sua vida realmente no desande, ou seja, esta ferramenta precisa estar mo
sempre que precisar fazer alguma consulta ou registro.
L!-a3$, a6$"a $, 2$,,+.!i, i2$, &! a6!n&a,:
A6!n&a T"a&i#i$na% - Esta a agenda comum, encontrada em qualquer papelaria.
Possui os mais diversos tamanhos e modelos, com muitas opes de design. Costuma ter
calendrios, grficos e folhas de anotaes. No customizvel e deve ser trocada anualmente.
ndicada para "iniciantes" no processo de organizao ou ainda por pessoas que queiram apenas
manter registros bsicos no dia a dia.
A6!n&a #$3 R!=i% - Esta a agenda com argolas ou
garras, onde se pode trocar ou acrescentar folhas. Em vrios tamanhos
e modelos, elas possuem refis para as mais diversas aplicaes. Suas
capas so personalizadas e elas podem ser reutilizadas, trocando-se o
kit de calendrio do ano encerrado por outro, do ano seguinte. ndicada
para pessoas avanadas nas prticas da organizao e que prefiram o
papel aos recursos eletrnicos.
A6!n&a &$ C!%9%a" - Quase todos os modelos de celulares atuais possuem
este recurso. a agenda eletrnica bsica, ou seja, normalmente apenas com
recursos para registro de telefones e compromissos com alarme. Por possuir
pouca memria, ela no permite a incluso de muita informao ou texto, sendo
que poucos modelos disponveis tm sincronismo com computador ou permitem
que seja feito um backup de dados.
Existem ainda as clssicas agendas eletrnicas com teclado para entrada de
dados, que deixaram de ser uma opo interessante em funo da popularidade e cada vez maiores
recursos disponvel nos celulares.
ndicado para aqueles que, possuindo um outro tipo de agenda de papel, queiram
apenas manter eletronicamente o registro de seus contatos ou ainda um sistema simples de
lembretes com alarmes.
A6!n&a C$329a&$" Software aplicativo, muitas
vezes integrado a outros softwares, como um auxiliar. Existem diversos no mercado, com visuais
sofisticados e funcionalidades completas. O mais famoso e mais utilizado hoje em dia sem dvida o
MSOutlook da Microsoft. O Outlook faz parte do pacote MSOffice e uma das mais completas
ferramentas de organizao disponveis, integrando calendrio, tarefas, notas, emails, etc.
ndicado para quem trabalha no computador ou o tem em sua frente a maior parte do
tempo e, principalmente, usurios de um notebook. Pode exigir o complemento de uma agenda de
papel, celular ou PDA para garantir a mobilidade e consulta dos dados quando necessrio.
A6!n&a Li"9a% Existe na nternet diversos servios de agenda
virtual.
ndicado para quem tem possibilidade de conexo com a nternet de
forma fcil e rpida pois caso contrrio no ter acesso a seus
dados quando necessitar. Serve tambm para aqueles que querem
apenas manter um registro de dados e informaes em um local seguro com a facilidade de poder
recuper-los quando necessrio, sem a necessidade de uso constante. Algumas agendas virtuais
oferecem servios de aviso e lembretes de compromissos por email e at mesmo pelo celular.
Han&1!%& Em portugus, computador de mo. Tambm
conhecidos como PDAs - Personal Digital Assistant (Assistente Pessoal
Digital) - nome genrico utilizado para os computadores de mo operados
por caneta.
Este tipo de agenda indicado a pessoas que j tenham um
bom nvel de organizao, trabalhem com desktops ou notebooks, e exijam rapidez, flexibilidade e
segurana na administrao de suas informaes, dados e registros.
S3a"21$n! Os smartphones (telefones inteligentes) so o
cruzamento dos computadores de mo com os celulares. Recentes no
mercado, os smartphones esto ganhando cada vez mais espao. A
tendncia de convergir tecnologias em aparelhos cada vez menores e
funcionais est se solidificando e logo que os preos comearem a cair
com o aumento de produo, este tipo de equipamento deve se tornar
bem mais popular, pois a soluo mais lgica e funcional para quem
quer se organizar e se comunicar com um nico aparelho.
Este aparelhos so indicados para quem quer se organizar de maneira prtica, atravs
de um nico equipamento, convergindo as necessidades de organizao, informtica e comunicao.
Cabe secretria agendar compromissos do seu chefe de acordo com a disponibilidade
da agenda do mesmo, portanto, a mesma dever ser sempre consultada antes, alm disso dever
deixar seu chefe ciente de tal compromisso para que no haja sobreposio de compromissos, ento
consulte a agenda informe seu chefe e somente depois confirme o compromisso.
Compromisso confirmado no esquea de agendar na pgina correspondente a data do
compromisso e no horrio corretamente, anote o local e do que se trata o compromisso, se reunio
anotar a pauta, se outro evento especificar, jantar, almoo, se possvel mencionar os participantes (os
principais, de interesse do chefe ou empresa). A secretria cuida de tudo para que funcione
adequadamente e sem falhas.
Exemplo Agenda do Chefe
10 DE NOVEMBRO
08:00 Despacho com a secretria assuntos do dia
09:00 Sr. Paulo Andrade Assunto: Convnio
10:00
11:00 Entregar Relatrio Financeiro Direo
12:00
13:00
14:00 Reunio de Diretoria Sala de Reunies da Presidncia Pauta: Diversos
15:00
16:00
17:00
18:00
19:00
20:00 Jantar com Executivos de So Paulo Restaurante Tropical Hotel
Alm dos compromissos, a agenda uma grande aliada no registro das obrigaes
dirias da secretria e do executivo. Se o executivo atende muitas pessoas no dia, estas devero
estar devidamente agendas com intervalos de no mnimo meia hora cada uma dependendo da
complexidade de cada assunto a ser abordado, isto evitar muitas pessoas esperando ao mesmo
tempo.
A secretria dever ter o cuidado de manter anotado as datas de aniversrio dos colegas
de trabalho, do seu chefe de pessoas do interesse dele e da empresa. O tipo de agenda fica a critrio
da secretria no esquecendo apenas que ela precisa ser funcional e prtica. As anotaes devero
claras e legveis para que qualquer pessoa possa manuse-la facilmente e dever estar disposta
sobre a sua mesa e/ou do seu chefe aberta no dia vigente.
Exemplo Agenda da Secretria
10 DE NOVEMBRO
08:00 Despacho com Chefe assuntos do dia, consultar agenda dele
09:00 Digitar correspondncias e encaminh-las
10:00 Preparar planilhas de oramentos
11:00 Efetuar ligao para confirmar jantar com Executivos de So Paulo
12:00
13:00 Preparar documentos para reunio da Diretoria, preparar sala de Reuni de
Reunies
14:00
15:00
16:00
17:00
18:00 Verificar se as metas o dia foram cumprida,Arquivar documentos do dia
19:00
20:00
Lembre-se no devemos confiar totalmente na memria logo que houver qualquer
possibilidade de compromisso e/ou afazeres importantes, anote-os imediatamente, para no correr o
risco de cair no esquecimento, mesmo que voc tenha que desmarcar caso no seja confirmado.
Uma dica importante voc dever ter alm da sua agenda diria e alm da agenda do
seu chefe na mesa dele, uma terceira agenda isso mesmo, uma espcie de cpia da agenda do seu
chefe para que voe esteja sempre atenta aos compromisso dele, fique atenta esta agenda dever
estar sempre atualizada igualmente a da mesa dele.
Geralmente so muitas coisas ha serem agendadas alm dos compromissos, das tarefas
dirias, precisa a secretria gerenciar muito bem esta tarefa de suma importncia, usando a
criatividade voc conseguir fazer isso tranqilamente e sem atropelos.
9.2 TELEFONE: USO ADEQUADO.
O bom atendimento telefnico em uma empresa primordial, muitas pessoas no
conhecem a empresa pessoalmente, a no ser por telefone, e neste momento que o cliente fica
com boa ou m impresso, quando voc fala ao telefone a empresa que est falando com cliente.
9ara um execu$ivo ou execu$ivaD o $elefone % vi$al como meio de comunica*o# ( claro
que ca)e a secre$ria fazer uma $riagemD "or%mD nem "or isso "recisa su)s$i$uir seu chefe e o isolar
dos clien$es e a$% dos amigos# ; uma grande diferena en$re fazer $riagem e es$a)elecer )arreiras#
5anual do Secre$ariado -xecu$ivo
A secretria dever ainda usar um tom de voz adequado ao telefone usando um timbre
de voz tranqilo, seguro e natural. Deve-se evitar o uso de grias, ser Cortez, sorrir ao telefone seja
sempre simptica.
Palavras e nomes estrangeiro ou difceis devem ser soletrados a fim de desfazer
qualquer dvida, pronunciar corretamente as palavras, com boa dico para o bom entendimento de
quem est na escuta.
O telefone dever segurado de forma correta evitando interferncia para o seu
interlocutor, no fale muito prxima do fone e nem muito distante a fim de evitar falhas na
comunicao.
Procure sempre atender ao telefone o mais breve possvel at no mximo o terceiro
toque, quando se ausentar da sala procure deixar algum principalmente para atender as ligaes e
anotar os recados.
Ao efetuar uma ligao solicitado pelo seu chefe espere a ligao completar, esperar a
pessoa com vai falar atender, se identificar e em seguida transferir a ligao.
A secretria dever ter sempre a mo bloco de anotaes para registrar os recados,
tenha certeza do que voc anotou, repita o recado para confirmar, no esquea de registrar o nome
de quem ligou, forma de contato, nome da empresa, e o que mais for necessrio, o aparelho
telefnico dever estar em posio estratgica para o seu atendimento breve e sem atropelos.
Tenha sempre mo uma relao de telefone teis, uma agenda de contatos dever ser
sempre atualiza de preferncia escrita lpis por ser uma forma fcil de fazer correes atualizaes
quando necessrio.
9.3 DCAS TES PARA FALAR CORRETAMENTE AO TELEFONE
As empresas fazem de tudo para se modernizar
e usam todas as tecnologias disponveis para oferecer um
bom atendimento ao cliente.
sso, sem dvida nenhuma, de grande valia. O
problema que colocam tudo a perder quando o
atendimento telefnico falho, ineficiente e ruim.
Quantas vezes voc pesquisou uma empresa
na internet, viu o site, ficou maravilhado com tudo o que a
empresa oferece ao cliente e, quando precisou de um
contato telefnico, veio a decepo: atendimento pssimo e
sem receber o retorno de seu questionamento que tanto aguardava.
O telefone ainda um instrumento de vendas e de networking muito importante, por isso
necessrio levar em conta alguns fatores quando precisar falar com um cliente ou mesmo para
encant-lo. No se esquea tambm da qualidade do atendimento que d s ligaes internas, que
tambm compromete a comunicao e a agilidade no andamento dos negcios de sua empresa.
Lembre-se: trate sempre bem o cliente. No se esquea de que voc tambm cliente e
deseja ter um bom atendimento e ser tratada com respeito.
Dicas para o bom atendimento ao telefone:
No diga "al, atenda o telefone identificando a
empresa e/ou o setor em que trabalha sua saudao para ligaes
externas e apenas seu nome ou, se preferir, tambm uma saudao
para as internas;
Use expresses como: "bom dia, "por favor, "muito
obrigada, elas soam positivamente e deixam o interlocutor avontade;
Evite "quem fala?, "quem ? "quem gostaria?. Seja corts ao telefone e pergunte de
uma outra forma como "por gentileza, quem deseja falar ou quem quer falar?;
Se o cliente precisar aguardar na linha, no o deixe esperando por muito tempo, pois
correr o risco dele desligar o telefone ou atender outra linha interna dele;
Nunca digite enquanto fala ao telefone e evite fazer barulho ao redor que possa
prejudicar a conversa com o cliente;
Se tiver uma crise de riso, soluo ou tosse, pea licena ao cliente e coloque o telefone
em "espera;
Se tocar uma outra linha, pea licena por 1 minuto, atenda a 2a. linha e diga
que est em outra ligao e que retornar em seguida;
Evite comer, beber, mascar chiclete ou chupar bala enquanto fala ao telefone;
Caso seu chefe no esteja disponvel para atender o cliente, jamais pea para o cliente
ligar mais tarde ou de novo. Quem deve retornar a ligao voc;
Se combinar dia e horrio para retornar a ligao, faa-o conforme o combinado, ou,
caso haja algum imprevisto, avise ao cliente;
Se a ligao for feita para um celular, sempre inicie a conversa, perguntando se a
pessoa pode atender naquele momento;
Nunca diga "Ele no se encontra, afinal ele no est perdido. Diga apenas "Ele no
est;
Quando for transferir uma ligao externa a algum internamente da sua empresa,
tenha a delicadeza de adiantar o assunto ao colega de trabalho e s assim transferir a ligao. No
cometa a grosseria de transferir diretamente a ligao sem mesmo saber se seu colega est em seu
local de trabalho ou mesmo se ele poder atender o cliente pois o cliente voltar a ligar para voc, e,
provavelmente estar irritado;
Use um tom de voz firme, claro e gentil ao telefone. Evite grias, diminutivos, gritos,
intimidades (amor, bem, querida);
Se estiver ao telefone com o cliente, evite conversar com a colega de trabalho quando
ele sair da linha por alguns instantes. Ele poder ouvir algum assunto pessoal ou da empresa;
Se estiver resfriada, evite tossir, espirrar ao telefone enquanto fala. Pea um minuto e
coloque o telefone em "espera. Caso a situao esteja crtica, pea
desculpas e ligue em seguida, quando estiver se sentindo melhor;
Sorria ao telefone. Voc pode no perceber, mas far toda a diferena. Voc no se
sente mais vontade quando algum fala com voc sorrindo? Pois ...
Se no quiser ofender o cliente, evite falar " Ele saiu, Est em reunio, "No pode
atender. Procure ser sincera na medida do possvel e evite esses clichs;
Seja natural ao telefone. Voc no percebe quando
algum est mentindo ao telefone? Tenha certeza de que os outros
tambm!
Tente se conter com clientes mal-educados. Mantenha
sua classe e postura e tente acalm-lo. Jamais o interrompa, grite ou
seja agressiva com ele.
Na necessidade de anotar um recado para o chefe ou colega de departamento, tenha
sempre mo papel e caneta, escreva com letra legvel e fale e anote corretamente.
Ateno: no faa o cliente repetir vrias vezes o recado. Ningum suporta isso!
E, no se esquea de anotar dia, hora e assinar o recado ou, se preferir, envie um e-
mail. No faa o que geralmente a maioria faz; que o de transmitir o recado quando se encontrar
com o colega. E se voc no v-lo? Ele ficar sem receber o recado?
Quando precisar deixar um recado no celular ou no escritrio do cliente, fale de forma
clara e pausada, repita apenas o telefone de contato e agradea.
Por fim, quando ligar para algum, diga j na primeira frase seu nome, empresa e
porque est ligando. Assim evitar aqueles interminveis e cansativos dilogos.
Diga: "Bom dia, sou fulana, secretria do........ e d seu recado. Simples assim!
10. ORGA?IMA@O E CO?TRO)E DE DOCUME?TA@O E*PEDIDA E RECE:IDA.
Este assunto muito importante e de interesse de qualquer secretria, da iniciante a
mais experiente. A informtica trouxe muita facilidade para secretria, mas no acabou com o
volume de papis principalmente no que se refere ao arquivamento.
A secretria precisa muito estar atualizada quanto ao arquivamento dos documentos do
seu setor, para maior facilidade de sua atividade de assessoria do seu chefe e da equipe do seu
departamento.
Veremos a seguir algumas dicas importantes para o dia-a-dia:
a) Procure padronizar suas pastas, use etiquetas, cores, quanto aos ttulos, procure
usar letras padronizadas, os armrios e gavetas podero tambm ser identificados;
b) Os documentos devero ser separados: ofcios, cartas memorando, etc., em seguida
separem por numerao ou data sempre decrescente de forma que o ultimo
documento emitido ou recebido estar sempre em primeiro lugar na pasta. Este tipo
de organizao facilita tambm a fcil localizao do documento quando necessrio;
c) No deixe acumular documento para o arquivamento, procure sempre ao final do dia
arquivar os documentos ou se preferir ao final da semana, mas lembre-se no deixe
acumular mais do que isso;
d) Entre os diversos tipos de pasta, suspensa, A/Z, caixas, procure a que melhor se
adqua e facilite seus servios, organize-as por assuntos utilizando etiquetas. No
se esquea de no sobrecarregar as pasta, pois isso dificultar o manuseio dos
documentos quando necessrio alm de deixar o visual com aspecto carregado
dando a impresso de falta de organizao;
No armrio de arquivo dever estar as pastas com os documentos do ano corrente e as
pastas do documento do ano anterior, se for preciso localizar algum documento do ano anterior ser
mais fcil a localizao e consulta. Ao final do ano estas pastas do ano anterior iro para o arquivo
permanente da instituio, as pastas dos documentos do ano corrente continuam no armrio e abri-se
novas pastas para o ano novo.
11. ORGA?IMA@O DE LIAGE?S: COMO PREPARAR LIAGE?S ?ACIO?AIS E
I?TER?ACIOA?IS.
Basicamente iremos ver alguns pontos importantes para organizar uma viagem de
negcios. Com a devida antecedncia deveremos entrar em contato com uma agncia de viagem ou
mesmo tratar diretamente com a companhia area desejada, escolher o vo e horrio para a viagem,
o trecho, marcar o assento desejado.
Feita a compra das passagens com antecedncia de 2 dias para viagem preparar e
separar o material necessrio, organizar em pasta apropriada para esta documentao.
No esquea de fazer as reservas de hotel, procurar vrias opes escolher a de melhor
localizao e de fcil acesso para deslocamento para onde ser o evento: reunio, etc.
Quem vai viajar deve estar no aeroporto pelo menos 2 horas antes do embarque para
viagens internacionais, 1 hora para viagens nacionais.
De acordo com a viagem nacional ou internacional devemos observar o seguinte:
Clima, levar roupas adequadas ao clima do lugar para onde esta viajando e
levando em considerao os lugares que ir freqentar;
A moeda do pas, no caso de viagens internacionais, comprar com antecedncia
da viagem, leve uma reserva em reais para despesas de partida e chegada no
aeroporto;
Secretria para facilitar esta tarefa procure sempre estar atualizada com os
acontecimentos mundiais, que outras localidades a sua empresa tem contatos, procure estar
antenada a respeito de hospedagens, companhias areas, agencias de turismo.
1(. REU?IO: COMO PREPARAR UMA REU?IO, O PAPE) DA SECRETRIA EM REU?INES
Com a necessidade em comum da sociedade em busca de novas idias a fim somar
esforos para uma melhoria contnua dentro das organizaes, essas atravs de reunies que em
consenso geral, consegue-se chegar a resultados satisfatrios, tomadas de decises importantes.
1(.1 COMO PREPARAR UMA REU?IO
Em sua maioria o sucesso de uma reunio depende de um bom planejamento, quanto
melhor e mais detalhada for sua organizao, os resultados sero certamente positivos.
Esta "preparao podemos descrev-la desde nmero de pessoas que iro participar,
lugares por exemplo, blocos para anotaes, canetas, o ambiente dever ser limpo, confortvel,
dever ser servido no mnimo gua e/ou cafezinho. Enfim, pequenos detalhes, porm no menos
importantes para o desenrolar de uma boa reunio.
Uma das ferramentas de suma importncia para uma reunio se desenvolver de maneira
clara e objetiva, a Pauta. A Pauta dever ser elaborada por que convoca a reunio e/ou por quem
ir expor determinada discusso, ou seja, o objeto principal da reunio. bom lembrar que a pauta
dever ser distribuda previamente aos participantes da reunio agendada.
Basicamente uma pauta dever conter as seguintes caractersticas:
O5-!i.$ &a "!9ni0$: este dever se sucinto, com o nico intuito de inteirar os
participantes sobre o assunto a ser discutido, evitando-se assim desvio de assunto
fazendo com os participantes se percam no decorrer da mesma;
D$#93!na/O!, n!#!,,'"ia,: ser utilizado algum tipo de documentao do tipo,
relatrios, correspondncias ou equipamentos, que podero servir de subsdios
para os participantes;
Daa, %$#a% ! 1$"a: para que se possa evitar atrasos ou desencontros
Com estes passos iniciais para realizao de uma reunio, pode chegar ao sucesso da
mesma. Pois uma pauta bem elaborada e distribuda antecipadamente ir inda contribuir para
otimizao do tempo da reunio, outro fator que se deve levar em considerao em sua organizao.
Pois este adiantamento do que ser discutido em reunio aos interessados, far com
que os mesmos cheguem preparados, sabendo como se posicionarem diante do que ser exposto.
Uma reunio quando convocada dever ter um propsito definido, para que se saia de l
com resultados, solues, caso contrrio ser uma grande perda tempo para todos a sua realizao,
sem saber o que se quer atingir, onde se que chegar o melhor que se tem a fazer cancelar a
reunio.
Antes de se convocar uma reunio dever ser visto outras formas de buscar solues
para o que se deseja alcanar, ser que no existe outro meio mais fcil e eficiente para buscar os
resultados desejados.
Quando se Reunir e Quando No se Reunir, segundo GUMARES, 381, 2000.
S93'"i$ &! $5-!i.$,P2"$2;,i$, .'%i&$, 2a"a "!9niO!,:
1. Para esclarecer metas da organizao;
2. Para receber relatrios verbais;
3. Para alcanar consenso do grupo sobre questes;
4. Para analisar ou resolver problemas;
5. Para alcanar aceitao para uma idia, programa ou deciso;
6. Para treinar ou ensinar;
7. Para reconciliar um conflito;
8. Para discutir informaes essenciais;
9. Para obter reaes imediatas quando a velocidade de resposta vital;
10. Para satisfazer as exigncias legais.
A%693a, "a7O!, .'%i&a, 2a"a n0$ #$n.$#a" 93a "!9ni0$:
1. Quando outros meios de comunicao produziriam os mesmos resultados;
2. Quando no h tempo suficiente para preparo adequado;
3. Quando as pessoas-chave no esto disponveis;
4. Quando a ocasio no for propcia;
5. Quando no improvvel que a reunio produza resultados satisfatrios.
1(.( O Pa2!% &a S!#"!'"ia !3 R!9niO!,
A participao das secretrias em reunies vai desde a concepo at a concluso da
mesma, vejamos algumas dicas passo--passo no casa da reunio ter sido solicitada pelo seu chefe:
a) Consultar agenda do seu chefe e dos possveis participante para que no haja
conflito de horrios e datas, com a reunio e outros compromissos;
b) Definido local e data compor a pauta da reunio e encaminhar os convites, atravs
de comunicao interna, e-mail, memorando, se forem o caso, no se esquecer de
solicitar a confirmao de todos os participantes;
c) No dia e hora marcado a secretria dever preparar o ambiente para a realizao da
reunio, caneta/lpiz, papel para anotaes, lista de presena, material udio visual
quando necessrio, data show, computador, flip chart, vdeo, pinceis, etc. Deixe
tambm preparado uma garrafa de caf, gua, copos, etc.;
d) Arrume o local de acordo com nmero de pessoas que vo participar, cadeiras,
materiais para notaes, a pauta todos devero ter uma cpia da pauta; Quanto aos
lugares, se for o caso observar a hierarquia, ao lado do lder da reunio devero
estar as pessoas de cargos mais importantes, uma questo de protocolo;
e) Deixe o seu dirigenta informado de todas as providncias tomadas para a realizao
da reunio;
f) Faa a recepo das pessoas a medida que forem chegando para reunio, seja
gentil;
g) Muitas vezes a secretria a responsvel pela elaborao da ata da reunio, por
isso esteja atenta a tudo que for dito, por quem foi dito, data, hora, colher as
assinaturas do presente. Se voc no for responsvel pela ata, mas est
participando da reunio saiba o momento certo para falar, em primeiro lugar oua em
seguida exponha suas idias de forma clara e objetiva.
h) Procure no interromper a reunio por fatores externos, do tipo ligaes, chamados
de servios, durante a reunio os celulares do participante devero estar desligados;
13 CO?TRO)E DE ESTOQUE DE MATERIA) DE E*PEDIE?TE.
Em geral as instituies possuem em seu quadro institucional o departamento de
almoxarifado ou logstica, onde feito todo o controle de estoque e consumo de todo material
utilizado pela instituio como um todo, inclusive material de expediente.
No entanto cabe a secretria ter o controle dos materiais utilizados pelo departamento
que representa, a fim de evitar o desperdcio de material, e tambm evitar que ocorra algum problema
na falta do mesmo voc sempre ter um a mais para utilizar sem prejuzo ao andamento das
atividades.
Algumas consideraes importantes:
Quais os tipos de materiais utilizado no setor, material de expediente,
informtica, outros;
Qual o consumo mdio fazer um levantamento do quanto gasto de papel,
tinta para impressora, clips, canetas;
Estoque manter um pequeno estoque de materiais do tipo canetas, papel, cola,
clips, grampo para grampeador, etc, para utilizar no ms, por exemplo;
1> CO?CEITOS E ATRI:UI@NES DA SECRETRIA TGC?ICA.
Secretria so muitos os conceitos segundo alguns dicionrios, E$er fun*o de classificarD
es$enografarD da$ilografarD redigir corres"ond'ncias e classificar documen$os#C (Manual do
Secretariado executivo).
O Fato que ningum nasce secretria, se voc tem o desejo de seguir esta profisso
abrace-a com vontade e v luta. Como j falamos muito sobre isso anteriormente, estude, amplie
seus conhecimentos, procure conhecer de fato a profisso e realmente se profissionalize.
Alguns itens segundo Manual da Secretria Executiva, que poder ajud-la nesta busca
do conhecimento e perfeio:
Uma boa escola;
Aprendizagem de lnguas estrangeiras;
Leitura constante (as que do prazer e as necessrias);
Comportamento adequado (postura / discrio / bom humor / etc);
Domnio das emoes (ponderao / imparcialidade / etc)
Criatividade, simplicidade, propsitos, etc;
"Vestir a camisa (conhecimento da empresa em que trabalha e seus interesses);
E quantos outros pontos podem ser inseridos nesta lista...
Por isso secretria no tenha medo de investir em voc e em sua carreira, somente
desta forma chegar onde desejar, exercendo com competncia a sua profisso.
Enquanto secretria so muitas as suas atribuies por isso voc dever
estar preparada para desenvolv-las de forma correta, com competncia e
dedicao.
Algumas atribuies inerentes profisso:
Recepcionar pessoas;
Atendimento por telefone;
Redao e digitao de documentos diversos, cartas, ofcios,
planilhas e outros;
Assessoria uma gerncia ou diretoria;
Organizar reunies
Agendamento
1A A SECRETRIA ?O ATE?DIME?TO AO PQ:)ICO
Como j vimos anteriormente secretria o "carto de visitas da empresa, ela a
pessoa que ir recepcionar o cliente, seja ele interno ou externo. Portanto secretria ao atender um
cliente em sua sala, por telefone ou pela internet, seja sempre simptica, prestativa, atenciosa,
interessada, gil.
A seguir, dicas teis para receber bem e impressionar qualquer cliente em um prximo
encontro em sua empresa, segundo Mirian Nasser Gomes:
Deixe a recepcionista e/ou segurana cientes da visita e da importncia do visitante;
Se tambm for o caso, libere o estacionamento para o mesmo;
Cuide de sua apresentao pessoal e aguarde pelo cliente (seja em sua sala ou na
porta do elevador);
Caso ele surja sua frente de forma inesperada e voc estiver falando com algum
ou ao telefone, sempre d preferncia ao cliente;
Apresente-se com um sorriso sincero, chame-o pelo nome e faa-o se sentir
vontade oferecendo-lhe algo para beber e/ou revista/jornal para se distrair;
Observe a temperatura do ar condicionado (ningum reclama, mas realmente
incomoda);
Converse sobre amenidades : tempo, trnsito, etc. caso ele esteja aguardando h
algum tempo pelo seu gestor ou algum imprevisto tenha ocorrido;
Se ele estiver em uma sala de reunio, demonstre ateno, aparecendo l de vez
em quando;
Seja discreta. Se o cliente estiver aguardando na sala de seu gestor ou na sala de
visitas ao lado da sua, evite falar ao telefone ou conversar com outros funcionrios
em sua presena (pode ter certeza de que, mesmo sem querer, ele ouve tudo);
Nunca, em momento algum, tome seu caf da manh ou coma em seu local de
trabalho, principalmente na presena de clientes;
Mantenha seu local de trabalho limpo, organizado, com assuntos confidenciais bem
guardados e longe de curiosos;
Evite discutir ao telefone com quem for, falar ou rir muito alto (mesmo que isso seja
um hbito seu);
Quando chegar o momento da reunio, conduza o visitante at a sala de seu chefe
(por menor que seja a distncia) e feche a porta;
Evite incomod-los durante a reunio e procure manter seu local em silncio;
Ao trmino da reunio, despea-se do visitante, oriente-o na sada e o agradea pela
visita.
Diante do exposto acima, agindo desta forma a secretria ter muito sucesso no seu dia-
a-dia profissional, ser sempre lembrada com exemplo, por todos, clientes internos e externos.

1C ATITUDES DA SECRETRIA: COM OS SUPERIORES, CO)EGAS, C)IE?TES I?TER?O E
E*TER?O
Cabe s secretrias o papel de saber tratar muito bem as pessoas como elas so, sem
distino, a compreenso faz parte do bom trato as pessoas que convivemos.
No ambiente de trabalho dever a secretria trabalhar forma harmoniosa, sem fazer
distino de cargos com seus colegas, saber ouvi-los e emitir opinies quando necessrio sempre de
maneira respeitosa.
Desta maneira a secretria ter tambm o respeito e a confiana da pessoas, sejam elas
colegas de trabalho, visitantes, superiores, amigos pessoais e at mesmo seus familiares. A isso
chamamos de relaes interpessoais, o ato de nos relacionarmos com as pessoas, a troca de idias,
o trabalho em grupo.
Para esse convvio com outras pessoas de diversas naturalidades as secretria devem
agir com muito equilbrio emocional, para no deixar-se envolver-se em determinadas situaes, pois
o seu papel dever o estritamente profissional. Seus sentimentos e emoes devero ser controlados
de maneira a no se envolver deixando o profissionalismo de lado.
Este equilbrio emocional precisa ser trabalhado diariamente, buscando sempre o seu
crescimento. preciso saber ouvir os elogios e agradec-los com modstia e simplicidade, no
deixando se levar para soberba, a secretria tem que ser de carter simples, Cortez, educada, gentil.
Da mesma for quando lhe vierem s crticas estas devero servir para o nosso
crescimento profissional e pessoal, pois as secretrias no so seres perfeitos, embora tentem,
secretrias como pessoas, tambm cometem erros, mas so humildes o suficiente para assumi-los e
concert-los. E mais uma vez o seu emocional dever estar preparado para receber essas crticas,
que podero vir de seus colegas, de algum visitante ou mesmo do seu superior. Vamos ouvi-la
humildemente, refletir sobre elas e melhorar, e crescer.
O profissional de secretariado no seu convvio com as pessoas precisa demonstrar
dinamismo, motivao para espelhar as pessoas, para que essas pessoas possam enxerg-la com
exemplo de motivao e organizao.
Esta caracterstica deixar a equipe confiante, motivada e os resultados sero
satisfatrios para todos, portanto, saiba ouvir o que as pessoas tem a dizer, mostre-se interessada
em receber essas contribuies, mostre que so bem aceitas d sua opinio, faa com que as
pessoas fiquem satisfeitos.
Troque idias com seu superior, oua saber ouvir uma da melhores virtudes da
secretria, mostre-se interessada, tome iniciativas no espere ser mandada, traga solues e no
somente problemas, desta forma voc ganhar a confiana do seu chefe.
Segundo o Manual da Secretria: "A secretria deve tornar-se indispensvel, saiba lidar
com as mais diversas situaes, desde as mais simples as mais embaraosas, tenha jogo de cintura
sempre.
Preste sempre ateno s necessidades do seu chefe, seja multifuncional faa de tudo
um pouco mostre a voc mesma que capaz pode se tornar ainda melhor.
1D ADMI?ISTRA@O DO TEMPO: COMO ADMI?ISTRAR O PRPRIO TEMPO E DO CHEFE.
Muitas vezes reclamamos que um dia de trabalho no d para
resolvermos tantas coisas, faltou tempo para tantas coisas. Diante desta
situao muitas vezes nos vemos desesperados, sem saber o que fazer tudo
acumulado, cada vez mais aumentando at ficarmos sufocados. o que
chamamos corrida contra o tempo, entramos pela noite trabalhando sem
parar, e o cansao vai tomando conta do nosso corpo e mente, dando
vontade jogar tudo para alto.
Alm do nosso trabalho na empresa ainda precisamos conciliar nossa vida pessoal,
famlia, passeios, faculdade, compromissos pessoais, amigos, casa, cursos, academia, etc.
Por esta razo saber administrar o nosso tempo e do nosso chefe, tambm.
Vamos parar de empurrar as coisas com a barriga, como se diz, vamos comear
resolvendo as pendncias, nas tarefas chatas onde perdemos mais tempo,quando no deixamos
para o dia seguinte, vamos comear a resolv-las de maneira gil e com determinao
Dentro do seu ritmo procure resolver as coisas de acordo com a sua importncia,
procure listar essas coisas pendentes e v resolvendo uma a uma. Converse com seu chefe
procurem juntos, uma forma de deixar todos os assuntos em dia e mostre-se interessada em ajud-lo.
Pela manh juntos faam uma relao das coisas a serem executadas no dia, e no
decorrer do dia v administrando esses afazeres, ao final do expediente veja tudo que foi executado,
se ficarem pendncias para o dia seguinte procure verificar porque isso aconteceu e busque
subsdios para que possam ser resolvidas no dia seguinte.
Uma coisa certa na corrida contra o tempo ficar de l pra c de nada adianta, desta
forma voc perde o foco e acaba no fazendo nada, portanto tenha sempre uma seqncia lgica de
seus afazeres. Seja previsvel assim o tempo ir fluir ao se favor, planeje o seu dia, a sua semana.
1E APRESE?TA@O PESSOA)
tem de extrema importncia para que pretende exercer a profisso de secretria, a
apresentao pessoal. Nada mais lamentvel do que voc ser atendido por uma pessoa toda
rasgada, suja, com mau cheiro, despenteada, que no sabe se portar, sem qualquer postura.
exatamente a que entra a etiqueta profissional e pessoal, como voc se comporta,
como a sua postura profissional e pessoal, a sua maneiro de se portar, se vestir, receber as
pessoas, de falar ao telefone. A etiqueta nada menos que o bom uso do bom senso e dos bons
modos.

1E.1 C9i&a&$ #$3 a I3a6!3
A primeira imagem a que fica quantas vezes j ouvimos essa expresso, e ela faz
sentido em nossas vidas. A secretria precisa ter uma aparncia impecvel.
A beleza que falamos aqui no se trata de ter os olhos azuis, cabelos longos
maravilhosos, rosto de boneca, no nada disso, pois todas as pessoas possuem uma beleza
particular.
Esta imagem dever ser de uma pessoa saudvel, alegre, com sorriso estampado em
seu rosto, dentes limpos e bem tratados, cabelos bem arrumados e limpos, roupas no de marcas
caras, mas sim limpas, bem passadas e de acordo com o ambiente de trabalho, uma boa maquiagem
discreta. Ser mulher, usar toda sua feminilidade colocar beleza em tudo, com harmonia e delicadeza.
Esteja sempre elegante e bem vestida, use roupas adequadas ao seu ambiente de
trabalho, sem exageros, procure sempre um visual sbrio e discreto, combine adequadamente os
assessrios, a maquiagem, os sapatos devem ser confortveis dando leveza ao caminhar e
praticidade ao deslocar-se.
Lembre-se a sua vestimenta dever ser de acordo com o ambiente e horrio, trabalho ou
festa, praia, a secretria tem que apresentar-se de maneira correta em todas as situaes.
1E.( Ma"R!in6 2!,,$a%.
Precisamos colocar em prtica o nosso marketing pessoal, mostrar nossas qualidades
pessoais e profissionais, nossas atitudes como pessoa, precisamos ser verdadeiros, mostrar o que
no somos.
A secretria precisa agir de maneira natural sem forar uma situao ou atitude que no
seja a dela, agir de forma condizente com a nossa realidade. Lembre-se secretria a humildade deve
fazer parte deste processo, do contrrio voc se tornar inoportuna, desacreditada e perder a
confiana das pessoas, nessas situaes geralmente falamos mais do que devamos ou escondemos
nossas falhas e defeitos, o perigo disso que no dia-a-dia ns verdadeiramente nos mostramos.
Portanto devemos sempre ser verdadeiros para no nos surpreendermos mais tarde com situaes
desagradveis.
Devemos sempre ter o bom uso da etiqueta isto primordial para secretria em todas as
situaes. preciso ser gentil, ser tica, ter um comportamento exemplar em reunies, eventos
sociais, saber se colocar respeitando a hierarquia institucional, se vestir adequadamente, saber o
momento certo para ouvir e falar.
Seja voc mesma, no force uma situao em que voc no poder sustentar, haja
sempre com naturalidade e espontaneidade, desta forma poder evitar situaes desagradveis
evitando constrangimentos. As suas competncias e habilidades precisam sim ser mostradas, mas
com cautela, sem imposies seja discreta e humilde as pessoas vero o seu valor.
No podemos esquecer que o nosso marketing pessoal construdo no dia-a-dia, nas
coisas que fazemos em nossas atitudes e postura tica, o nosso marketing pessoal nos trar
melhores resultados quando mais mostrado do que falado.
Desenvolva novas prticas de marketing de relacionamento, essencial para a secretria,
quebrar paradigmas aos poucos com cautela promover e mostrar o seu valor como profissional.
Desta forma voc ir consolidando sua imagem profissional e pessoal como um grande produto de
qualidade e competncia.
No esquea o seu marketing pessoal vai
muito alm da sua aparncia, por isso
precisamos ter sempre as mo um carto de visitas
apresentvel, um bom currculo.
1J REGU)AME?TA@O DA PROFISSO
R!69%a3!na/0$ &a 2"$=i,,0$ &! S!#"!'"ia
Lei 7377, de 30/09/85 e Lei 9261, de 10/01/96
Dispe sobre o exerccio da profisso de secretrio e d outras providncias
O Presidente da Repblica.
Fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art.1. O exerccio da profisso de secretrio regulado pela presente Lei.
Art.2. Para os efeitos desta Lei, considerado:
- Secretrio Executivo
a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na
forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja revalidado no
Brasil, na forma de Lei.
b) o portador de qualquer diploma de nvel superior que, na data de vigncia desta Lei,
houver comprovado, atravs de declaraes de empregadores, o exerccio efetivo, durante pelo
menos trinta e seis meses, das atribuies mencionados no Art.4. desta Lei.
II B T8#ni#$ !3 S!#"!a"ia&$
a) $ 2"$=i,,i$na% 2$"a&$" &! #!"i=i#a&$ &! #$n#%9,0$ &! #9",$ &! S!#"!a"ia&$ !3
n+.!% &! (S. 6"a9
5) 2$"a&$" &! #!"i=i#a&$ &! #$n#%9,0$ &$ (S. 6"a9 T9!, na &aa &! in+#i$ &a
.i6<n#ia &!,a )!i, 1$9.!" #$32"$.a&$, a"a.8, &! &!#%a"a/O!, &! !32"!6a&$"!,, $ !U!"#+#i$
!=!i.$, &9"an! 2!%$ 3!n$, "ina ! ,!i, 3!,!,, &a, a"i59i/O!, 3!n#i$na&$, n$ A".AS. &!,a
)!i.
Art. 3. assegurado o direito ao exerccio da profisso aos que, embora no habilitados
nos termos do artigo anterior, contm pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados
de exerccio de atividades prprias de secretaria na data de vigncia desta Lei.
Art.4. So atribuies do Secretrio Executivo:
- planejamento, organizao e direo de servios de secretaria;
- assistncia e assessoramento direto a executivos;
- coleta de informaes para a consecuo de objetivos e metas de empresas;
V - redao de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - interpretao e sintetizao de textos e documentos;
V - taquigrafia de ditados, discursos, conferncias, palestras de explanaes, inclusive
em idioma estrangeiro;
V - verso e traduo em idioma estrangeiro, para atender s necessidades de
comunicao da empresa;
V - registro e distribuio de expediente e outras tarefas correlatas;
X - orientao da avaliao e seleo da correspondncia para fins de encaminhamento
a chefia;
X - conhecimentos protocolares.
A".AS. S0$ a"i59i/O!, &$ T8#ni#$ !3 S!#"!a"ia&$:
I B $"6ani7a/0$ ! 3an9!n/0$ &$, a"T9i.$, &a ,!#"!a"iaH
II B #%a,,i=i#a/0$, "!6i,"$ ! &i,"i59i/0$ &! #$""!,2$n&<n#iaH
III B "!&a/0$ ! &ai%$6"a=ia &! #$""!,2$n&<n#ia $9 &$#93!n$, &! "$ina, in#%9,i.!
!3 i&i$3a !,"an6!i"$H
IL B !U!#9/0$ &! ,!".i/$, +2i#$, &! !,#"i;"i$, ai, #$3$ "!#!2/0$, "!6i,"$ &!
#$32"$3i,,$,, in=$"3a/O!, ! a!n&i3!n$ !%!=Vni#$.
Art.6. O exerccio da profisso de Secretrio requer prvio registro na Delegacia
Regional do Trabalho do Ministrio do Trabalho e far-se- mediante a apresentao de documento
comprobatrio de concluso dos cursos previstos nos incisos e do Art.2. desta Lei e da Carteira
de Trabalho e Previdncia Social - CTPS.
Pargrafo nico - No caso dos profissionais includos no Art.3., a prova da atuao ser
feita por meio de anotaes na Carteira de Trabalho e Previdncia Social e atravs de declaraes
das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades,
discriminando as atribuies a serem confrontadas com os elencos especificados nos Arts.4. e 5.
Art.7. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art.8. Revogam-se as disposies em contrrio.
Jos Sarney
Almir Pazzianotto
Fernando Henrique Cardoso
Paulo Paiva

Todo profissional de secretariado deve ter seu registro junto DRT - Delegacia Regional
do Trabalho.
19.1 Ca2ia% In!%!#9a%: Ai.i&a&!, &a S!#"!'"ia
Capital intelectual da secretria est voltado a todo seu conhecimento cientfico e de
suas habilidades tcnicas para o desenvolvimento da sua profisso.
imprescindvel que a secretria invista em seu capital intelectual, pois isso far a
diferena em sua carreira perante a concorrncia na hora de se candidatar a uma vaga de secretria,
ou mesmo no desenvolvimento dirio de suas tarefas na instituio em que trabalha.
Podemos considerar como Capital ntelectual de uma secretria os seguintes itens:
1. Conhecimentos cientficos, adquiridos muitas vezes atravs de uma graduao ou ps
graduao, mestrado, doutorado;
2. Marketing Pessoal;
3. O conhecimento da instituio em que trabalha;
4. Melhores prticas de suas atividades secretariais;
5. Relacionamentos interpessoais, formais e informais
6. Conhecimento sobre as suas competncias e de seus colegas e superiores;
7. Domnio sobre as tecnologias utilizadas pela sua profisso e organizao.
REFERW?CIAS :I:)IOGRFICAS
Ca2ia% in!%!#9a% 8 $ 3!,3$ T9! #a2ia% 193an$X Frequently Asked Questions.
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GRON, Laurinda da Silva. Di#a, ! E,"a86ia, 2a"a $ &!,!n.$%.i3!n$ &a
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TANGRAM Consultoria Organizacional. COMPETW?CIAS &a GESTO
EMPREE?DEDORA. Disponvel em: http://www.tangram.org/instrumentos/cge.html. Acesso em: 30
nov. 2007
MONTEZUMA, Helena. Man9a% &a S!#"!'"ia. Editora Tecnoprint. 1985

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