23 settembre 2010

White Paper Ambiente

UNI EN ISO 14001:2004 Generalit e approfondimenti

Dicembre 2004, seconda edizione

Preparato da

Sara Zullo
(Firma)

Altea S.p.A.
Strada Cavalli 42, 28831 Feriolo di Baveno (VB) T +39 0323 280811 F +39 0323 2808110 www.alteanet.it - altea@alteanet.it

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SOMMARIO 1 2 3 PREMESSA ............................................................................................................................................ 3 NOTE INTRODUTTIVE ........................................................................................................................... 4 CONTENUTO DELLA NORMA................................................................................................................ 6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.7.1 3.7.2 3.7.3 3.7.4 3.7.5 3.7.6 3.7.7 3.7.8 3.8 4 5 6 7 Struttura della norma ................................................................................................................. 6 Lanalisi ambientale iniziale ........................................................................................................ 7 La politica ambientale ................................................................................................................ 8 La struttura organizzativa ........................................................................................................... 9 Competenza del personale ......................................................................................................... 9 Obiettivi, traguardi e programmi ambientali ............................................................................. 9 Regole di comportamento........................................................................................................ 10 Regole per aggiornare gli esiti dellanalisi ambientale iniziale ............................................ 10 Regole per la gestione ordinaria delle attivit ..................................................................... 10 Gestione delle emergenze ................................................................................................... 11 Gestione delle comunicazioni .............................................................................................. 11 Sorveglianza e misurazione. ................................................................................................. 12 Gestione delle non conformit e delle azioni correttive...................................................... 12 Audit interni ......................................................................................................................... 13 Gestione di documenti e registrazioni ................................................................................. 13 Riesame della Direzione ........................................................................................................... 14

LA CERTIFICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LAMBIENTE ..................................................... 15 IL RUOLO DI ALTEA ............................................................................................................................. 16 ALCUNI APPROFONDIMENTI .............................................................................................................. 19 SITOGRAFIA ........................................................................................................................................ 20

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1 PREMESSA
La UNI EN ISO 14001:2004 Sistemi di gestione ambientale. Requisiti una norma, conosciuta e riconosciuta a livello internazionale che individua le caratteristiche basilari di un sistema di gestione orientato alla salvaguardia e tutela dellAmbiente. Il rispetto dei requisiti contenuti nella norma permette di ottenere, per chi lo desideri e previa verifica da parte di un ente terzo indipendente, la certificazione del proprio sistema di gestione per lambiente; certificazione che da tempo rappresenta una importante discriminante nellinstaurazione dei rapporti daffari tra i pi diversi attori economici. In questo documento ripercorriamo brevemente con un taglio operativo i princpi e i requisiti della norma, e illustriamo i servizi che Altea offre nel supportare le Organizzazioni che intendono ottenere o mantenere la certificazione, o anche solo attuare un sistema di gestione per lambiente efficace ed efficiente. Prima per vogliamo formulare alcune considerazioni a nostro avviso molto importanti. In primo luogo, teniamo a evidenziare che la norma fornisce mere indicazioni di metodo per una efficace ed efficiente gestione aziendale orientata alla tutela dellambiente e, sottolineiamo, alla propria tutela per tutto quanto concerne le innumerevoli prescrizioni di legge in materia di gestione ambientale che oggi gravano su qualunque organizzazione: una sorta di linee guida che, come si avr modo di accertare leggendo questo documento, possono aiutare a migliorare e ottimizzare quanto normalmente gi si fa in qualunque Azienda, anche se magari in modo non sistematico e formalizzato: pertanto il rispetto dei requisiti della norma alla portata di qualunque Azienda che esista - e resista sul mercato. La norma inoltre non una legge: lo standard stato emanato dallInternational Organization for 1 Standardization (ISO) , e ciascuna Organizzazione pu decidere in modo del tutto volontario se adeguare il proprio sistema di gestione ai requisiti della 14001 e se richiederne o meno la certificazione, sulla base delle proprie esigenze gestionali e delle proprie strategie di sviluppo: spesso questa scelta guidata da pressioni di Clienti o stakeholders, un po meno spesso determinata dallesigenza tutta Aziendale di definire regole di comportamento chiare e condivise per rispettare la legge e per ridurre le proprie pressioni sullambiente. In ogni caso, raramente chi ha intrapreso con successo la strada della certificazione vi ha poi rinunciato, conscio del valore aggiunto che un buon sistema e la relativa certificazione possono portare allAzienda. Infine, e forse questo oggi laspetto pi importante considerando il quadro normativo cogente, la norma si riferisce allambiente: ma gli aspetti gestibili da un sistema ben progettato possono essere ampliati in fase di prima implementazione o via via nel corso del tempo - a tutti quelli che unazienda oggi tenuta a controllare, ad esempio quelli inerenti la qualit, la sicurezza nei luoghi di lavoro, la tutela dei dati personali, la gestione dei rischi ex d.lgs. 231 sulla responsabilit amministrativa delle aziende E lelenco pu continuare ancora. Ora per entriamo pi nel dettaglio.

Per approfondimenti vedi il capitolo n. 6

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2 NOTE INTRODUTTIVE
Nellultimo decennio sono aumentati i soggetti interessati alle prestazioni ambientali delle aziende e le pressioni da questi esercitate affinch le medesime operino garantendo, accanto alle classiche prestazioni quali occupazione, profitto e soddisfazione della clientela, anche:

Migliori prestazioni ecologiche Maggiore tutela dell'ambiente

Per tale motivo si sempre pi attenti a ottenere delle performance di alto livello, cercando di tenere sotto osservazione gli impatti sullambiente, coerentemente a politica e obiettivi ambientali adottati. I potenziali soggetti interessati alle prestazioni ambientali sono:

Azionisti Management Partner Legislatore Enti di controllo Opinione Pubblica Consumatori

Clienti Fornitori Dipendenti CdA

Finanziatori Acquirenti Soci

Essi possono far pressione affinch lazienda:

Rispetti la normativa ambientale cogente Riduca i costi e le passivit ambientali Riduca i rischi di danni da malfunzionamento o incidenti Aumenti la salubrit e la sicurezza dei luoghi di lavoro Contribuisca a un ambiente salubre e sicuro

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La ISO 14001 intende essere un aiuto per affrontare tutte queste pressioni, proponendo uno schema metodologico per attuare un Sistema di Gestione Ambientale (SGA) efficace ed efficiente, e dando indicazioni sulle attivit basilari da organizzare, gestire e controllare per assicurare unefficace gestione delle problematiche ambientali. Lo schema metodologico proposto noto come ciclo di Deming, o ciclo PDCA, che si compone delle seguenti fasi che si ripetono incessantemente: 1. Plan E la fase in cui si individuano gli obiettivi che si intendono perseguire, coerentemente con le strategie di sviluppo dellAzienda e con i requisiti dei clienti, nonch i processi e le attivit necessari a conseguirli. Quando si analizzano obblighi, criticit e opportunit derivanti dalle norme cogenti in materia ambientale o da altri fattori di pressione (opinione pubblica, investitori, mercato, ); quando si predispone il budget annuale per le spese ambientali (controllo periodi co delle emissioni, consumi idrici,), quando si decide di ricorrere a motori pi efficienti (= meno consumi energetici.), quando si decide chi e come, allinterno dellAzienda, si deve occupare dei rifiuti, si nella fase PLAN. 2. Do E la fase nella quale si da attuazione a tutto quanto pianificato nella fase precedente. Continuando con lesempio, quando si acquistano i motori, quando le persone individuate si occupano di movimentare e registrare i rifiuti prodotti, quando si effettuano le spese previste nel budget, si nella fase DO. 3. Check E la fase nella quale si controlla se si stanno raggiungendo gli obiettivi prefissati con i modi prestabiliti, nonch il permanere della loro adeguatezza in relazione al contesto di riferimento attuale. Quando si verifica leffettiva efficienza dei nuovi motori, quando si controlla che i rifiuti siano stati effettivamente spediti e registrati, quando si fa il controllo di gestione, si nella fase CHECK. 4. Act Consiste nello standardizzare e consolidare le parti dellorganizzazione che risultano operare in qualit, e nel migliorare quelle dove siano state riscontrate inefficienze e problemi. Rivedere il budget, distribuzione dei compiti per la gestione ambientale .. tutto ci ACT. Il PDCA un meccanismo naturalmente applicato in tutte le aree della nostra vita personale e professionale, dove lo utilizziamo continuamente, formalmente o informalmente, coscientemente o istintivamente, poich ogni attivit, dalla pi semplice alla pi complessa, ricade sotto il suo schema. Nella vita personale come in unAzienda, lapplicazione del PDCA porta inevitabilmente a migliorare, sia pure procedendo per piccoli passi. Alla base di questo approccio gestionale vi il principio del miglioramento continuo, sulla base del quale si ammette, accetta e riconosce che problemi possono sempre verificarsi, ma anche che unorganizzazione responsabile impara dai propri errori e cerca di creare le condizioni per cui situazioni simili non avvengano pi nel futuro.
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Le attivit basilari suggerite dalla norma per attuare un efficace sistema di gestione ambientale sono brevemente illustrate nei capitoli che seguono.

3 CONTENUTO DELLA NORMA 3.1 Struttura della norma

La UNI EN ISO 14001:2004 cos strutturata: 0-Introduzione

1-Scopo e campo di applicazione

2-Riferimenti normativi 3-Termini e definizioni 4-Requisiti del Sistema di Gestione Ambientale Appendici Bibliografia

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I primi tre capitoli hanno un carattere introduttivo e spiegano le finalit della norma, i principi su cui essa si fonda e le ulteriori norme di riferimento, nonch i termini utilizzati. I requisiti basilari che un sistema di gestione per lambiente deve soddisfare per poter essere certificato da un ente terzo indipendente sono tutti contenuti nel capitolo 4.

Iniziamo ora a vedere i requisiti della norma, partendo da quello pi importante ai fini di una corretta impostazione dellintero sistema: lanalisi ambientale iniziale.

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3.2 Lanalisi ambientale iniziale

LAnalisi Ambientale Iniziale (AAI) uno studio approfondito del contesto interno ed esterno allorganizzazione, finalizzato a individuare, comprendere e documentare: gli eventuali problemi ambientali dellorganizzazione e, conseguentemente le possibilit e le opportunit che ha lorganizzazione di ridurre o eliminare i problemi esistenti e migliorare le prestazioni ambientali.

Non essere conformi a quanto prescritto dalla legislazione ambientale. Provocare effetti negativi sull'ambiente o sulle persone (es: serbatoio interrato che perde causando inquinamento di una falda utilizzata come fonte d'acqua potabile). Sostenere costi ambientali eccessivi (es: tecnologie obsolete che producono troppi rifiuti da smaltire). Essere in rapporti conflittuali con la comunit locale (es: emissioni di rumore).

LAnalisi Ambientale Iniziale permette di raccogliere informazioni indispensabili per: costruire un sistema di gestione centrato sugli effettivi problemi ambientali e sulle reali possibilit/necessit dellorganizzazione di risolverli fotografare la situazione esistente prima dellattuazione del sistema di gestione, anche attraverso e poter quindi in seguito valutare oggettivamente i progressi ottenuti. La norma non impone una metodologia specifica per attuare lanalisi ambientale; ci conta, in ogni caso, che qualunque metodologia utilizzata permetta di perseguire i seguenti principali obiettivi:

Individuare le"aree critiche" sulle quali possibile intervenire mediante interventi gestionali o innovazioni tecnologiche. Cogliere le debolezze dell'eventuale assetto organizzativo e delle procedure esistenti, per eliminarle nella formalizzazione del nuovo SGA. Individuare gli indicatori ambientali che serviranno per valutare e seguire nel tempo le prestazioni ambientali dell'organizzazione. Una volta focalizzate le criticit e la loro gravit (es. manca lautorizzazione per le emissioni in atmosfera, i rifiuti non sono registrati come richiesto dalle norme vigenti, i costi per consumi energetici sono eccessivi, ecc.), possibile partire con la progettazione del lintero sistema, a partire dalla politica ambientale.

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3.3 La politica ambientale

La Politica Ambientale lespressione dei valori e dei princpi che guidano lorganizzazione nel campo della tutela ambientale. Essa pertanto individua gli obiettivi verso cui lintera organizzazione deve muovere nel medio -lungo periodo per quanto concerne la tutela ambientale, e affinch possa assolvere pienamente a questa importante funzione, fondamentale che la Politica Ambientale sia: approvata e sottoscritta dalla Direzione: la sua attuazione, infatti, richieder un impegno collettivo e investimenti che potranno realizzarsi solo con il pieno appoggio della Direzione coerente con visioni e strategie di sviluppo complessive dellAzienda adeguata alle caratteristiche, alla tipologia e ai problemi ambientali dellAzienda mantenuta viva, ovvero riesaminata periodicamente per verificarne lattualit e concretezza espressa in modo chiaro affinch sia comprensibile a tutte le persone chiamate a darne attuazione, alle quali devessere resa nota nei modi ritenuti pi efficaci. Tutte le attivit del sistema di gestione ambientale dovranno quindi essere finalizzate a conseguire quanto delineato nella propria Politica Ambientale. La 14001 richiede che tali attivit comprendano:

5. Riesame periodico della direzione

4. Definizione delle "regole di comportamento" MIGLIORAMENTO CONTINUO

1. Definizione della struttura organizzativa

3. Definizione di obiettivi e programmi di miglioramento

2. Competenza del personale

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3.4 La struttura organizzativa

Per un buon funzionamento del sistema di gestione necessario:

Definire la struttura organizzativa:

individuare le risorse umane o le funzioni incaricate del funzionamento del sistema di gestione; stabilire ruoli, responsabilit e poteri delle singole persone/funzioni appartenenti alla struttura organizzativa;

Documentare la struttura organizzativa :

redigere un organigramma per funzioni e nominativo; redigere un mansionario; compilare una matrice delle responsabilit.

Comunicare la struttura organizzativa:

far conoscere ai dipendenti organigramma, mansionario, matrice delle responsabilit; perlomeno al personale coinvolto nel sistema di gestione e le relative parti di interesse.

3.5 Competenza del personale

Il personale il cui lavoro pu generare impatti sullambiente, oppure determinante per il conseguimento degli obiettivi ambientali dellAzienda, deve conoscere gli aspetti giuridici, economici, tecnici e/o impiantistici ambientali relativi agli incarichi assegnati. opportuno pertanto che lAzienda: Individui le competenze e le caratteristiche personali necessarie per svolgere gli incarichi assegnati alle figure aziendali Assicurarsi che il personale interessato sia in possesso, o acquisisca tramite adeguati interventi di sensibilizzazione, formazione o addestramento secondo necessit, delle competenze richieste.

3.6 Obiettivi, traguardi e programmi ambientali

Obiettivi, traguardi e programmi ambientali sono il mezzo per trasferire quanto stabilito a livello teorico dalla Politica ambientale alla operativit quotidiana. Dalla ISO 14001 desumiamo le definizioni di obiettivi e traguardi. Obiettivo ambientale. Fine ambientale complessivo, coerente con la politica ambientale, che unazienda persegue. Ad esempio: ridurre i consumi energetici complessivi Traguardo ambientale. Requisito di prestazione dettagliato, applicabile allintera azienda o a una sua parte, derivante dagli obiettivi ambientali e che bisogna fissare e realizzare al fine di raggiungere tali obiettivi . Ad esempio: ridurre i consumi dei forni della linea A del 10% rispetto allanno scorso.
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Per raggiungere i propri obiettivi e traguardi, lazienda deve fissare, realizzare e tenere attivi uno o pi programmi che devono contenere lindicazione: delle attivit e delle responsabilit per il raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi per ogni funzione e livello pertinente dellazienda; le risorse messe a disposizione (in termini finanziari, di personale, ecc.) e i tempi entro i quali devono essere raggiunti. Ad esempio, un programma per ridurre i consumi energetici dei forni della linea A del 10% rispetto allanno scorso pu : Attivit Studio di fattibilit Conduzione progetto pilota su 3 forni Realizzazione intervento sulla linea Responsabilit Ufficio Tecnico Ufficio Tecnico Ufficio Tecnico Risorse 20 giorni/uomo 5 k 50k Scadenza Settembre 2010 Novembre 2010 Febbraio 2011

Inoltre, per raggiungere gli obiettivi ambientali fondamentale che sia chiaro che la Direzione il primo sponsor del programma ambientale, e che esso sia coordinato con gli altri programmi aziendali e portato a conoscenza di tutti i soggetti coinvolti.

3.7 Regole di comportamento

3.7.1 Regole per aggiornare gli esiti dellanalisi ambientale iniziale La norma richiede che siano definite responsabilit e modalit per assicurare quanto segue. Anzitutto, che lAzienda monitori costantemente il suo stato di conformit rispetto al quadro normativo vigente, sia in grado dindividuare le novit che la possono riguardare, disponga in merito alle azioni da intraprendere per assicurare la conformit normativa, e ne verifichi leffettiva attuazione e lefficacia. Inoltre, che lidentificazione degli aspetti ambientali e la valu tazione della loro importanza ai fini gestionali non si fermi in sede di analisi ambientale iniziale, ma diventi un processo attuato ogniqualvolta vi sia una variazione attuata o prevista - rispetto a quanto rilevato, per lappunto, in sede di analisi ambientale iniziale. I risultati di entrambe le attivit, come si pu facilmente comprendere, incideranno su politica, obiettivi e programmi di miglioramento che pertanto, a loro volta, non sono intesi come incisi sulla pietra ma suscettibili di aggiornamenti in funzione dei mutamenti che avvengono sia internamente che allesterno dellAzienda. 3.7.2 Regole per la gestione ordinaria delle attivit Lazienda deve individuare quali sono le attivit associate agli aspetti ambientali significativi , e definire chiaramente CHI e COME deve svolgere tali attivit, al livello di dettaglio pi opportuno. Ad esempio, le regole possono riguardare la gestione dei rifiuti (come suddividerli, dove collocarli, con quale frequenza avviarli a smaltimento, ecc.), il comportamento da tenere quando si accende il condizionatore, le norme per la movimentazione e lo stoccaggio delle sostanze pericolose, ecc.

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3.7.3 Gestione delle emergenze Nonostante tutti gli sforzi, sempre possibile che si verifichi una situazione imprevista, o un incidente, che pu sfociare o meno in unemergenza ambientale. Lazienda deve quindi stabilire procedure e piani di emergenza per individuare e gestire possibili incidenti, situazioni di emergenza ragionevolmente prevedibili, oltre a prevenire e mitigare gli effetti che ne potrebbero derivare. Ad esempio, le procedure demergenza possono comprendere indicazioni su come gestire eventuali sversamenti di sostanze pericolose (oli, acidi, corrosivi, ecc.), il malfunzionamento del sistema di trattamento delle acque reflue, emissioni incontrollate dai camini, ecc. 3.7.4 Gestione delle comunicazioni Un corretto e tempestivo passaggio di informazioni oggi dimportanza fondamentale per qualunque attivit aziendale comprese le attivit che concernono la tutela ambientale. La norma richiede quindi che lAzienda individui le modalit migliori per comunicare sulle questioni ambientali: regole adottate, obiettivi, prestazioni effettivamente conseguite, eccetera. Tali regole devono riguardare sia la comunicazione interna, tra funzioni e livelli aziendali, sia la comunicazione esterna, vale a dire la comunicazione con tutti i soggetti che chiedono informazioni allAzienda (comunicazione di risposta) ma anche quella volontaria attuata, senza che vi sia richiesta e con le modalit ritenute pi idonee dallAzienda (rapporti ambientali, informazioni sul sito internet, conferenze, open day, ecc.), con tutti i soggetti che possono essere interessati alle politiche e alle prestazioni ambientali dellAzienda.

top-down, dall'alto verso il basso

comunicazioni dirette al personale per informarlo sulle caratteristiche del sistema in funzione, sui risultati raggiunti, per motivarlo a migliorare le prestazioni ambientali

scambio di informazioni tra livelli e funzioni

bottom-up, dal basso verso l'alto

osservazioni, suggerimenti, segnalazioni, pericoli riscontrati dal personale e indirizzate al responsabile del SGA o ad altre figure

dall'esterno verso l'interno

comunicazioni, richieste di informazioni, proteste, che provengono da clienti, fornitori, vicinato, enti pubblici, associazioni di categoria, ecc. Utili per capire come percepita l'azienda

con i soggetti interessati esterni all'azienda

dall'interno verso l'esterno

risposte alle comunicazioni pervenute, informazioni volontarie sulla politica ambientale, sul SGA e su qualsiasi altra iniziativa ambientale dell'organizzazione, open day, rapporti ambientali, ecc. La comunicazione attiva verso l'esterno va programmata.

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3.7.5 Sorveglianza e misurazione. La norma richiede che siano mantenuti sotto controllo i punti critici, vale a dire tutte quelle attivit che possono comportare un impatto sullambiente, attraverso la definizione e attuazione di un idoneo piano di monitoraggio ambientale. Un buon piano di monitoraggio comprende indicazioni circa: punti da sorvegliare (es. i punti di emissione in atmosfera; i serbatoi interrati); controlli previsti e periodicit (es. monitoraggio annuale degli inquinanti contenuti nelle emissioni; la verifica mensile dellassenza di perdite; ecc.) parametri di riferimento, unit di misura e valori di accettabilit (es. polveri, sostanze organiche, ecc.) metodiche ufficiali per effettuare le prove, ove note responsabili incaricati dellattivit di sorveglianza.

Normalmente il piano di monitoraggio prende anzitutto in considerazione le prove prescritte da leggi o da autorizzazioni (es. per le emissioni in atmosfera, per gli scarichi idrici), fungendo cos da utile scadenziario per evitare le sanzioni previste in caso di mancata attuazione dei controlli prescritti, e poi via via tutti gli altri punti critici autonomamente individuati dallAzienda. 3.7.6 Gestione delle non conformit e delle azioni correttive

Requisito di legge
es. stato pi volte superato un limite di emissione in atmosfera

Requisito della ISO 14001

mancato soddisfacimento di un requisito

es. nessuno ha sottoscritto la politica ambientale

Requisito del SGA attuato

es. non rispettato il piano di monitoraggio ambientale

La norma ammette che gli errori succedano, nonosta nte la bont del sistema progettato e limpegno del personale per attuare le regole definite. Essa richiede per che gli errori siano gestiti, e che quindi siano definite le regole affinch: sia chiaro a tutti COME e A CHI comunicare le eventuali non conformit rilevate siano identificate le possibili cause e la gravit delle non conformit siano stabilite le azioni necessarie per risolvere le non conformit rilevate e per evitare che esse si ripetino sia verificata leffettiva attuazione e lefficacia delle azioni cos stabilite.

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3.7.7 Audit interni Laudit interno un insieme di attivit finalizzate a individuare eventuali non conformit delle attivit svolte rispetto alle leggi di riferimento, alla norma ISO 14001 e alle regole autonomamente definite dallAzienda per la gestione ambientale, oltre che a individuare le possibilit di miglioramento del medesimo e delle prestazioni ambientali. Anche in questo caso, si richiede che lAzienda stabilisca responsabilit e modalit per condurre gli audit interni, e per comunicarne i risultati alla Direzione che disporr in merito alle eventuali non conformit o azioni di miglioramento rilevate. 3.7.8 Gestione di documenti e registrazioni La norma richiede che il sistema di gestione sia documentato. Ci significa predisporre alcuni documenti obbligatori e il mantenimento di alcune tipologie di registrazioni. Per documento sintende un qualunque dato fornito per mezzo di qualunque supporto (carta, nastro magnetico, supporto elettronico, ecc.). Documenti tipici del sistema di gestione sono le procedure che spiegano CHI e COME realizza determinate attivit (es. gestione delle non conformit, gestione degli audit, ecc.). Le registrazioni sono documenti necessari per comprovare di aver davvero realizzato alcune spec ifiche attivit cruciali del sistema di gestione: ad esempio i rapporti di prova attestanti lavvenuta analisi delle emissioni, gli attestati di formazione, le annotazioni inerenti le leggi da applicare, i rapporti di audit interno, ecc., sono tutte registrazioni. Molto spesso proprio questo requisito che spaventa le Aziende, che lo ritengono un obbligo burocratizzante e particolarmente gravoso in termini di tempo per il suo mantenimento. Al riguardo teniamo per a evidenziare quanto segue: 1. Ciascuna Azienda libera di scegliere il grado di dettaglio della documentazione da produrre. Pu scegliere di scrivere una procedura dettagliata per ciascun processo (magari perch unAzienda giovane con professionisti provenienti da altre realt e quindi ciascuno con proprie abitudini - e preferisce quindi specificare bene le regole che vigono nella sua realt), oppure dettagliare solo alcune attivit particolarmente complesse (ad esempio dove le prassi siano ormai radicate e il passaggio di consegne si sia sempre rivelato efficace anche in assenza di procedure documentate) 2. Ciascuna Azienda libera di scegliere la forma con cui presentare le proprie regole: diagrammi di flusso, immagini, filmati, registrazioni audio, animazioni . Lo stesso vale per le registrazioni, che possono essere costituite ad esempio dai dati inseriti nei gestionali (es. gli applicativi usati per la gestione dei cicli di lavoro, manutenzioni, ecc.), da etichette, da foto, da annotazioni su post-it, ecc. Ci che conta che, comunque realizzati, documenti e registrazioni: siano preparati, verificati e approvati (per la loro correttezza e completezza in relazione alluso cui sono destinati) da personale autorizzato, abbiano un riferimento per collocarli nel tempo (una data e/o un numero di revisione, secondo quanto pi appropriato) e siano gestiti in modo da assicurare che siano disponibili solo le versioni in vigore, permettano la riferibilit ove necessario (es. il rapporto di prova relativo alle analisi su unemissione dovr riferire chiaramente a quale punto di emissione si riferisce; ecc.)
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siano facilmente identificabili e rintracciabili, siano conservati per periodi di tempo predeterminati dallAzienda, o dai vincoli contrattuali o di legge ove esistenti.

Se ben progettato, un sistema documentale non diventa mera cartaccia, ma assolve con efficienza ai vari compiti per i quali la norma lo ha inserito tra i propri requisiti, tra i quali evidenziamo: assicurare una chiara definizione delle regole Aziendali e la loro comunicazione a tutto il personale, sia per quanto riguarda gli aspetti organizzativi (chi ha lautorit e chi ha la responsabilit di fare cosa), sia per quanto concerne gli aspetti operativi (come si deve fare qualcosa), inclusa la gestione di non conformit ed emergenze ridurre i rischi di non rispettare le prescrizioni di legge applicabili agevolare la ripercorribilit di decisioni e azioni in tutti i casi in cui ci sia necessario.

3.8 Riesame della Direzione

La norma richiede che la Direzione riesamini il sistema di gestione dellAzienda, a intervalli pianificati, per assicurare che esso continui a essere idoneo, adeguato ed efficace. I riesami devono comprendere la valutazione delle opportunit di miglioramento e la necessit di apportare modifiche al sistema, compresi politica, obiettivi e traguardi ambientali e relativi programmi. Infatti gli obiettivi pianificati inizialmente possono essere risultati troppo ambiziosi, la struttura organizzativa inappropriata, la formazione inefficace, le procedure poco chiare: pu quindi rendersi necessario dover modificare elementi sbagliati del sistema di gestione. Inoltre, inevitabile che il contesto sia interno che esterno nel quale opera la zienda cambi continuamente: allesterno possono cambiare il mercato, le preferenze dei consumatori, le esigenze delle parti interessate, i vincoli di legge, le tecnologie esistenti, le criticit ambientali, ecc. Allinterno possono cambiare i processi, gli impianti, le attese dei soci, le risorse a disposizione, gli obiettivi della casa madre, le pressioni esercitate sullambiente, ecc. La Direzione ha quindi ovviamente la facolt di apportare qualunque modifica essa ritenga necessaria al sistema di gestione. Scopo del riesame di valutare: Se il SGA, cos com organizzato e attuato, efficiente ed efficace; Se la politica e gli obiettivi continuano ad essere adeguati al contesto, interno ed esterno, nel quale opera lazienda e, se del caso, di modificare le parti inutili, inadeguate, inefficienti e inefficaci del sistema.

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4 LA CERTIFICAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE PER LAMBIENTE

Unazienda che abbia implementato un sistema di gestione per lambiente rispettando i requisiti della norma ISO 14001, pu richiedere la certificazione. La certificazione del SGA lattestazione, da parte di un ente terzo indipendente, detto Organismo di Certificazione, che il sistema conforme ai requisiti della ISO 14001. Tale attestazione rilasciata a seguito di una verifica effettuata dagli Ispettori dellOrganismo, che si compone di una verifica documentale (presenza dei documenti obbligatori e loro conformit ai requisiti della norma) e di una visita su campo, che ha lobiettivo di valutare se quanto scritto sulla carta sia effettivamente operativo. Se la verifica ha esito positivo, lOrganismo propone la certificazione dellAzien da: tutte le note raccolte dallIspettore sono trasmesse allEnte che delibera sulla certificazione. A questo punto lAzienda riceve un vero certificato, e ha la possibilit di utilizzare il logo della certificazione a fini pubblicitari (es. sulla carta intestata, sul proprio sito internet, ecc.)

Dopodich cosa succede? Il sistema, sebbene certificato, deve essere ri-verificato almeno una volta lanno (visite di sorveglianza), e dopo la seconda visita di sorveglianza, deve essere ri-certificato (visita di ricertificazione). Per approfondimenti si veda il capitolo 6.

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5 IL RUOLO DI ALTEA
Il nostro contributo alle Aziende che intendono sviluppare e certificare un proprio sistema di gestione conforme alla UNI EN ISO 14001 si sviluppa attraverso le fasi descritte di seguito, che avvengono sia presso la sede del Cliente, sia presso i nostri Uffici.
Fase 1 Raccolta dati e analisi preliminare

In questa fase raccogliamo tutti i dati e le informazioni necessarie per acquisire una conoscenza complessiva, concreta e aggiornata dellAzienda, indispensabile per poter arrivare alla strutturazione di un sistema gestionale tarato sulla specifica realt della stessa. Pi in dettaglio, in questa fase procediamo come segue, tramite interviste al personale indicato dal referente di progetto e allanalisi della pertinente documentazione aziendale. Passo 1. Individuiamo e mappiamo i processi e le attivit svolte dallazienda, i beni prodotti, i servizi erogati, al livello di dettaglio pi appropriato. Passo 2. Identifichiamo e descriviamo gli aspetti ambientali associati a processi, attivit, beni prodotti, servizi erogati e, se possibile, quelli associabili ai fornitori di beni e di servizi, considerando condizioni operative normali, anomale e di emergenze, oltre a condizioni attuali, passate e future.

ASPETTO AMBIENTALE
Un aspetto ambientale (ISO 14001, punto 3.6) un elemento delle attivit, dei prodotti o dei servizi di unorganizzazione che pu interagire con lambiente e che pu quindi generare o meno un effetto positivo o negativo sullambiente stesso.
Utilizzo di materiali e di risorse naturali. Emissioni in atmosfera e in acqua. Contaminazione del suolo. Produzione e gestione dei rifiuti.

Passo 3. Quantifichiamo, per quanto possibile, gli aspetti ambientali individuati (es. consumi di energia, quantitativi di rifiuti prodotti, ecc.) Passo 4. Effettuiamo una due diligence ambientale, finalizzata a verificare se sono rispettate tutte le prescrizioni dettate da normative ambientali cogenti, autorizzazioni, regolamenti e accordi volontari. Passo 5. Analizziamo eventuali incidenti ambientali verificatisi Passo 6. Raccogliamo le pertinenti informazioni inerenti il contesto esterno che possono influire sul sistema aziendale. Passo 7. Individuiamo gli altri punti critici riguardanti la gestione dellambiente, ad esempio: tecnologie, impianti o processi inefficienti che possono determinare costi ambientali elevati presenza di passivit ambientali che incidono sul valore dellazienda (es. siti contaminati).

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Passo 8. Valutiamo la significativit degli aspetti ambientali individuati, classificandoli in base alla loro gravit, in modo da stabilire le priorit di intervento. Passo 9. Analizziamo lorganizzazione e le procedure gi esistenti e operanti per la gestione ambientale. Un sistema di gestione informale di alcune attivit legate allambiente e siste in quasi tutte le organizzazioni, ad es. per la gestione dei rifiuti. bene individuare gli elementi esistenti e valutare la possibilit di inserirli eventualmente rivisti, corretti e integrati nel sistema di gestione nascente.
Fase 2 Progettazione del Sistema

Una volta definita e condivisa con il Cliente la struttura del Sistema di Gestione per lAmbiente, in questa fase procediamo con il nostro supporto alla Direzione: nella definizione della politica aziendale per lambiente, degli obiettivi di miglioramento e dei relativi programmi di attuazione, orientandoli verso gli aspetti che lAzienda intende governare con il Sistema di Gestione per lAmbiente; nella definizione e documentazione di ruoli, poteri e responsabilit del personale coinvolto nel Sistema di Gestione; nella definizione degli indicatori utili a mantenere sotto controllo le prestazioni dellAzienda e del Sistema di Gestione. Gli indicatori sono dati numerici e informazioni qualitative che, in modo sintetico, esprimono il rendimento e lefficacia delle attivit aziendali volte alla salvaguardia ambientale. Normalmente una efficace ed efficiente gestione ambientale si basa sulle seguenti tipologie di indicatori: Indicatori di prestazione operativa _ OPIs Operational Performance Indicators Forniscono informazioni sulle prestazioni ambientali delle operazioni dellorganizzazione (attivit svolte, beni prodotti o servizi erogati).
KWh di energia consumata/ anno Mc di acqua consumata/ anno

Mc di suolo occupato dagli edicici/mc totali

T di rifiuti prodotti/ anno

Kg di PM10 emesse in atmosfera/ anno

Indicatori di prestazione gestionale _ MPIs Management Performance Indicators Forniscono informazioni sugli sforzi gestionali attuati dallorganizzazione per influenzare le proprie prestazioni ambientali.

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Fondi stanziati per l'ambiente

Numero di obiettivi e traguardi conseguiti

Ore di formazione ambientale erogate

Costi associati ad aspetti ambientali

Ore dedicate ad audit ambientali

Indicatori di condizione ambientale _ ECIs Environmental Condition Indicators Forniscono informazioni sulle condizioni ambientali esistenti a livello locale, regionale, nazionale o globale; possono essere forniti da Enti pubblici, Istituti di ricerca, Organizzazioni sovranazionali.
Livello acustico all'esterno del sito IBE - Stato di qualit di un fiume Indice di acidificazione dell'aria

Fase 3 Predisposizione della documentazione

Una volta progettato il sistema, provvediamo a predisporre i documenti necessari per il Sistema di Gestione per lAmbiente: manuale, procedure, istruzioni e modulistica, secondo necessit, per garantire non solo levidenza della conformit alla UNI EN ISO 14001, ma anche efficacia ed efficienza operativa. Quanto predisposto via via illustrato e condiviso con il Cliente.

Fase 4 Formazione del personale e implementazione del sistema

Una volta predisposta la documentazione del Sistema, normalmente procediamo con: la formazione del personale coinvolto nel Sistema di Gestione, in modo da assicurare la comprensione dei pertinenti requisiti della norma UNI EN ISO 14001 e delle procedure e istruzioni operative che dovranno essere applicate nello svolgimento dei propri incarichi; il supporto operativo per la graduale attuazione del Sistema di Gestione cos definito.

Fase 5 Audit interno e Riesame

Prima della visita da parte dellEnte di Certificazione provvediamo a:

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eseguire e documentare laudit interno, finalizzato a verificare la reale applicazione del Sistema nelle normali attivit, la sua efficacia ed efficienza e la conformit alla norma sopramenzionata.

dopo laudit interno, fornire il ns. supporto per risolvere le eventuali non conformit rilevate. supportare la Direzione nellesecuzione e documentazione del riesame del sistema.

Fase 6 Assistenza verso lEnte di Certificazione

Su richiesta del Cliente, forniamo il nostro supporto sia nella selezione dellEnte di Certificazione e nel disbrigo delle pratiche con lEnte selezionato, sia durante la visita di certificazio ne.

6 ALCUNI APPROFONDIMENTI
ISO International Organization for Standardization Ente di normazione internazionale, sorto nel 1947, ha lobiettivo di sviluppare standard tecnici o norme accettati a livello internazionale, a cui chiunque pu far riferimento per attuare un sistema di gestione. Esso deve contenere tecniche, linee guida o criteri accettati a livello internazionale e diretti a facilitare gli scambi internazionali di beni e servizi, oltre che incrementare la collaborazione internazionale in vari settori, con il fine ultimo di supportare lo sviluppo economico e sociale a livello internazionale. Sviluppatasi nel tempo, attualmente lISO costituita dagli Enti nazionali di normazione di 163 Stati. Ha sede a Ginevra. CEN Comitato europeo di normazione Ente normativo che ha lo scopo di armonizzare e produrre norme tecniche in Europa, in collaborazione con enti normativi nazionali e sovranazionali quali ad esempio lISO.

UNI Ente Nazionale Italiano di Unificazione Associazione privata senza fine di lucro, riconosciuta a livello nazionale ed europeo e composta da circa 1.200 organi tecnici. Esso studia, elabora, approva e pubblica le norme tecniche volontarie in diversi settori, rappresentando lItalia presso le organizzazioni di normazione europea (CEN) e internazionale (ISO). ACCREDIA ACCREDIA lEnte unico nazionale di accreditamento, riconosciuto dallo Stato il 22 dicembre 2009, nato dalla fusione di SINAL e SINCERT come Associazione senza scopo di lucro. Con ACCREDIA lItalia si adeguata al Regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio n. 765, del 9 luglio 2008, che dal 1 gennaio 2010 applicato per laccreditamento e la vigilanza del mercato in tutti i Paesi UE.

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Ogni Paese europeo ha il suo Ente di accreditamento. LEnte Nazionale r esponsabile per laccreditamento in conformit agli standard internazionali della seria ISO 17000 e alle guide e alla serie armonizzata delle norme europee EN 45000. Tutti gli Enti operano senza fini di lucro. Fino al 2009 lItalia, unico caso europeo insieme alla Germania, ha visto operare tre diversi Enti. Gi nel 2004 stata costituita FIDEA Federazione Italiana degli Enti di Accreditamento che, attiva fino alla nascita di ACCREDIA, ha dato un primo segnale di unitariet del sistema italiano, soprattutto a livello internazionale, costituendone linterfaccia nei confronti degli Enti di cooperazione EA European Cooperation for Accreditation, IAF International Accreditation Forum e ILAC International Laboratory Accreditation Cooperation. Tra i suoi 64 associati riunisce i principali soggetti istituzionali, scientifici e tecnici, economici e sociali che hanno interesse nelle attivit di accreditamento e certificazione: 9 Ministeri, altre Pubbliche Amministrazioni Nazionali, Enti di ricerca, tutte le principali Organizzazioni imprenditoriali, le Associazioni dei soggetti accreditati, i due Enti di Normazione nazionali e numerose Associazioni di servizi di consulenza, consumatori e importanti aziende fornitrici di servizi di pubblica utilit. ACCREDIA valuta la competenza tecnica e lidoneit professionale degli operatori di valutazione della conformit (Laboratori e Organismi), accertandone la conformit a regole obbligatorie e norme volontarie, per assicurare il valore e la credibilit delle certificazioni.

7 SITOGRAFIA
www.uni.com www.iso.org www.cen.eu www.accredia.it

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