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25 de mayo

2 Introduccin a Excel
Inicindose en Excel En este captulo te familiarizaremos con el entorno de trabajo de Microsoft Office, Excel XP que es una aplicacin del tipo hoja de clculo.

Pero qu es una hoja de clculo? Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas. Habitualmente es posible realizar en Excel XP, clculos complejos con frmulas, funciones, dibujar distintos tipos de grficos y base de datos. Tambin cuenta con lenguaje propio de programacin y generacin de macros. La macro es una herramienta que permite generar pequeos programas dentro de Excel para optimizar tareas frecuentes. Por ejemplo, para cambiar el color de una celda.

En este tema nos iniciaremos en el funcionamiento de la hoja de clculo Excel XP. Aprenderemos a abrir una hoja de clculo y a conocer sus pantallas, as como, realizar las operaciones de abrir y guardar hojas de clculo.

Descripcin de Hoja de Clculo Las hojas de clculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informticas de mayor uso.

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Una hoja de clculo te permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula.

Una hoja de clculo de Excel XP consta de filas y columnas. La interseccin de filas y columnas se llaman celdas, en stas se pueden escribir nmeros, letras y grficos.

Las celdas se nombran segn la letra de la columna y el nmero de la fila.

Con Excel puedes corregir los datos mal tipiados o ingresados y automticamente realizar un nuevo clculo. Esta caracterstica de Excel es importante para los clculos son de mayor complejidad.

Descripcin y Ejemplo de Atributos Se puede decir que un atributo puede ser numrico o alfanumrico, es decir, se puede explicar como el contenido que ocupa una celda.

Ver imagen:

Ejemplo y Descripcin de Funcionalidad Con Excel se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de clculo, e incluso se puede insertar imgenes, grficos, smbolos y funciones. Excel tambin es capaz de disear grficos, de acuerdo a los datos insertados y junto con eso, puede escoger el estilo de los mismos. Este programa es til para distintas tareas, tanto en el plano personal, como en el

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plano profesional, desde las cuentas de la casa, hasta los clculos financieros ms complicados.

Primeros Pasos con la Hoja de Clculo

Introduccin: Ahora que hemos revisado la descripcin de esta aplicacin, sus caractersticas y atributos, aprenders a utilizar sus componentes, estructura y algunas funciones. Comenzaremos revisando los distintos modos de abrir este programa.

Iniciando Excel Vamos a estudiar las formas de iniciar Excel XP. De esta forma se crear un acceso directo en el escritorio de Windows en el caso que este no exista inicialmente.

Pasos a seguir: 1. Para iniciar debes hacer clic en el botn Inicio. 2. A continuacin colocar el cursor del mouse sobre Programas.

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3. Se desplegar la lista con los software que estn instalados en tu computador. Debes buscar y presionar sobre el cono Excel para iniciar la ejecucin. 4. Otro mtodo de inicio es pulsar el Acceso directo del programa desde el escritorio, en caso que ste exista.

Trabajando con Archivos y Documentos en Excel

Introduccin: Una vez que hemos conocido como iniciar la aplicacin, aprenderemos a trabajar con archivos y documentos Excel. Comencemos creando un nuevo libro de trabajo.

Crear un Libro Nuevo Cuando estamos en Excel XP, automticamente se inicia un libro de trabajo vaco. Pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo. Podemos hacer clic sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas, o a travs del men Archivo.

Para empezar a crear un libro de trabajo desde el

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men Archivo, debes seguir los siguientes pasos: Selecciona el men Archivo. Elige la opcin Nuevo. Aparecer un cuadro donde debes pulsar Libro en blanco Automticamente se abrir un nuevo libro de trabajo.

Abrir Usando Planillas Tambin puedes abrir una hoja de clculo o un libro nuevo, usando Plantillas. Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo; puede incluir tanto datos como formatos. Para crear un libro de trabajo utilizando planillas debes: Ir al men Archivo. Elegir la opcin Nuevo. Seleccionar Plantillas Generales y luego la pestaa Soluciones de hoja de clculo. Escoger la plantilla adecuada. Y a continuacin pulsar el botn Aceptar.

Intercambio de Documentos
Introduccin Como hemos mencionado anteriormente, Microsoft guarda en forma

predeterminada los libros de trabajo como archivos con extensin xls. Para intercambiar los documentos generados interna o externamente a la organizacin, puede ser necesario guardarlos en otros formatos; tales como texto, plantilla de documento o incluso en un formato apropiado para su visualizacin desde la Web. Ir al men Archivo Elegir la opcin Guardar como Aparecer un cuadro de dialogo como muestra la imagen.

Cmo abrir archivos Excel. Una vez iniciado el programa, aprenderemos, abrir archivos Excel ya guardados en nuestro PC. Para realizar esta operacin debemos hacer los siguientes pasos:

Hacer clic en el Men Archivo. Elegir la opcin Abrir.

A continuacin debemos buscar en qu dispositivo de almacenamiento se encuentra el archivo Excel. Otra forma de poder abrir un libro Excel es siguiendo los pasos que se indican:

Hacer clic en el cono Abrir. Elegir la opcin que se encuentra en la Barra de herramienta estndar,

representada por una carpeta abierta.

Por ltimo, puedes hacer doble clic en el mismo archivo Excel y se abrir automticamente.

Predeterminando el Formato para Guardar Como valor predeterminado, Microsoft Excel guardar los libros en el formato .xls. Si se trabaja con versiones anteriores de Microsoft Excel u otros programas de hoja de clculo, se puede utilizar otro formato como valor predeterminado para guardar

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los libros. Para ello debes dirigirte al men herramientas y elegir opciones. A continuacin, debes hacer clic sobre la pestaa Transicin del cuadro de dialogo que aparece. En la opcin Guardar archivo de Excel como, debes hacer clic en el formato de archivo que deseas. Puedes escoger entre distintos formatos, tales como documentos de texto con extensin Txt, plantilla de documento, pgina Web, archivo Web, hoja de clculo XML, plantillas y versiones posteriores de Excel XP.

Una vez definido el formato de archivo predeterminado, todos los nuevos libros se guardarn con el formato de archivo seleccionado. Si no se especifica puedes elegir la extensin en el cuadro de dilogo Guardar como del men Archivo.

Ver imagen

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Guardando Si quieres guardar un libro con un formato diferente al predeterminado, debes seguir los siguientes pasos: Men Archivo, Guardar como, Escribir el nombre del archivo y seleccionar el dispositivo de

almacenamiento.

Los libros de trabajo pueden publicarse en la red y ser vistos por cualquier usuario desde el navegador, con lo que se universaliza la posibilidad de intercambiar y observar documentos Excel desde cualquier plataforma. Excel XP permite guardar hojas y libros en formato HTML, sin necesidad de conocer nada de este lenguaje, para guardar un libro de trabajo Excel XP en formato HTML, haremos el siguiente: Men Archivo. Guardar como.

En el cuadro de dilogo que parece, debes dirigirte al men desplegable Guardar como tipo y escogemos el formato Pgina Web. Esta opcin no slo nos guardar el libro completo en HTML sino que adems podemos controlar el aspecto final del fichero en el navegador.

Ayuda con Excel

Introduccin Cuando se instala la Suite Office XP, se activa la herramienta de ayuda. A continuacin, te explicaremos como utilizar la ayuda en Microsoft Excel.

Activando Ayuda Para activar la ayuda de Excel, puedes pulsar <F1> o hacer clic en el signo de interrogacin ? de la barra men. Aparecer como primera opcin, abrir el ayudante.

Para consultar, slo debes escribir el texto del tema que se solicita ayuda y hacer clic en el botn Buscar.

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Seleccin de Temas de Ayuda Otra manera de obtener informacin es pulsando el men Ayuda. Selecciona Ayuda de Microsoft Excel y activa la ficha Contenido haciendo clic sobre su pestaa. Selecciona el tema que te interesa haciendo clic sobre l para abrir su contenido. Puedes continuar seleccionando temas ms especficos, haciendo doble clic sobre los sub-temas que aparecen, hasta que se muestre la ventana con su contenido correspondiente.

Uso de ndice de Ayuda Para utilizar el ndice de la ayuda debes hacer clic en el signo de interrogacin, seleccionar la opcin Ayuda de Microsoft Excel y hacer clic sobre ndice. Al realizar esta operacin, en la parte inferior aparecern todos los temas de ayuda cuyo ttulo comience por los caracteres escritos. Selecciona el tema de ayuda deseado. Para obtener ayuda acerca de uno de los elementos de la interfaz de Excel, debes abrir el men Ayuda, seleccionar la

opcin Qu es eso?, Y hacer clic sobre el elemento que deseas obtener ayuda.

Configuracin de los Parmetros

Introduccin En este tema veremos cmo realizar la configuracin de los distintos parmetros bsicos. Tambin veremos la distinta naturaleza de los datos que pueden ingresarse en las hojas de clculo.

Teclas de Desplazamiento Tan slo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana del documento. Tus hojas, la mayora de las veces, ocuparn un mayor nmero de celdas que las que se encuentran visibles en el rea de pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de las hojas son las siguientes: Para el movimiento de Celda abajo, debes pulsar <Flecha abajo>. Para el movimiento de Celda arriba, debes pulsar <Flecha arriba>. Para el movimiento de Celda derecha, debes pulsar <Flecha derecha>.

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Para el movimiento de Celda izquierda, debes pulsar <Flecha izquierda>. Desplazamientos Para el movimiento de Pantalla abajo, debes pulsar <Avpg>. Para el movimiento de Pantalla arriba, debes pulsar <Repg>. Para ir a la celda A1, tendrs que pulsar las teclas <Ctrl>+ <Inicio>. Para ir a la primera celda de la columna activa debes pulsar las teclas <Fin> + <Flecha arriba>. Para ir a la ltima celda de la columna activa debes pulsar las teclas <Flecha abajo>. Para ir a la primera celda de la fila activa debes pulsar las teclas <Flecha izquierda>. Para ir a la primera celda de la fila activa debes pulsar las teclas <Flecha derecha>. <Fin> + <Fin> + <Fin> +

Mtodos de Desplazamiento entre Hojas Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3, aunque el nmero podra cambiarse. Veamos distintos mtodos existentes para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Flechas y Teclas de Desplazamiento entre Hojas Las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son: Las teclas <Ctrl>+ <Avpg> para moverse a la siguiente hoja. O pulsar las teclas <Ctrl>+ <Repg> para moverse a la hoja anterior.

Vistas de la Hoja Hay muchas formas de cambiar la manera en que se despliega la hoja de clculo en la ventana de Excel. Por ejemplo, puedes aumentar o reducir el tamao de la hoja para ver una cantidad mayor o menor de esta hoja en un determinado momento. Para aumentar o reducir la vista de la hoja de clculo actual, debes utilizar la funcin Zoom. Para ello debes hacer clic en el Zoom de la barra de herramientas estndar y seleccionar el porcentaje de

acercamiento que deseas utilizar.

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Ingreso Manual de Vista, Seleccin de Celda Tambin puedes elegir un porcentaje que no est predeterminado. Slo debes escribir la cantidad deseada en el cuadro Zoom y presionar la tecla <Intro>. Adems, puedes aumentar un rea especfica de la hoja de clculo. Para ello, debes seleccionarla, abrir el men Zoom y elegir la opcin Seleccin.

Visualizacin Barra de Herramientas

Excel proporciona varias barras de herramientas que se pueden mostrar y

ocultar en cualquier momento.

Para visualizar u ocultar las barras de herramientas, debes ir al men Ver; seleccionar barra de herramienta e inmediatamente se desplegar un listado con el nombre de la barra que se desea visualizar u ocultar.

Tambin puedes desplazar la barra de herramienta. Para ello, haz clic en cualquier punto de la barra que no est ocupado por un botn, y arrastrar con el mouse hacia la nueva posicin donde queramos que quede la barra.

Personalizacin de la Barra de Herramientas Si quieres personalizar, incorporando o eliminando botones de la herramientas, debes hacer lo siguiente: Despliega el men Ver y selecciona la opcin barra de herramientas, a barra de

continuacin se desplegar una lista de herramientas en la que debes hacer clic en personalizar.

Estando en personalizar debemos ir a la pestaa comandos, luego hacer clic con el botn derecho sobre el cono que desees borrar, acto seguido se desplegar un men contextual, donde debes elegir eliminar, para finalizar haz clic en Cerrar.

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1. Para agregar botones se debe hacer lo siguiente: a. Men VerBarra De HerramientasPersonalizar hacer clic en el botn que se desea agregar y desplazar hasta la barra de herramientas. 2. Para eliminar botones se debe hacer lo siguiente: a. Men VerBarra De HerramientasPersonalizar clic con el botn derecho sobre el cono que se desea eliminar, se desplegar el men contextual y se debe elegir la opcin Eliminar.

1. Hacer clic en Barra De Men en el icono ?, se deben mostrar las dos ayudas ( Qu es esto? Y la ayuda de Microsoft).

Introduccin a Celdas
Introduccin Todos los trabajos en Excel se harn en base al trabajo con celdas. En este tem, veremos el significado de ellas y daremos los primeros pasos hacia la introduccin de datos en la hoja de clculo.

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Descripcin La interseccin de una fila y una columna se denomina celda. Cada celda est referenciada por un nico par de coordenadas y ocupa un lugar nico en la hoja de clculo, donde se puede almacenar y visualizar la informacin, la interseccin de la columna A y la fila 10, sera la desarrollar en base alfanumrico. celda A10, todo el trabajo en Excel lo vas a

a celdas. En ella introducirs datos de tipo numrico o

Para introducir datos, lo primero que debes hacer es activar la celda slo con un clic. Automticamente, la celda se marcar con bordes gruesos de color negro. En este momento es cuando puedes decir que la celda se encuentra activa, y por lo tanto, permite introducir datos. Una vez que se ha hecho pulsamos <Intro>.

Ingreso de Datos
Introduccin En esta unidad veremos los distintos tipos de los datos que pueden ingresarse en las celdas de la hoja de clculo.

Descripcin de Datos para Introducir En una hoja de clculo, los distintos tipos de datos que puedes introducir son:

-Valores constantes: Dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser nmero, fecha u hora, o un texto.

-Frmulas: Secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores.

Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como: multiplicar, sumar, restar, seno, coseno, etc.

Descripcin Frmulas En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

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Introduccin de Nmeros Para introducir nmeros en una hoja de clculo debes hacer clic en la celda que se desea que lo contenga, y se escribe utilizando el teclado. Los datos de tipo numrico quedarn alineados automticamente a la derecha.

Si te equivocas, y el valor que ests tecleando no te interesa, puedes pulsar la tecla <Esc> o el botn Cancelar de la barra de frmulas para anular la operacin. Botn Cancelar:

Inclusin de Caracteres Para ingresar nmeros puedes introducir: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos +, -, (), /, %, $.

Para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo - , al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo que se utiliza en contabilidad, clculo, matemticas y otras reas. El carcter E o e, escrito entre dos nmeros va a hacer interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo 3e5 equivale a 300.000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos, esto nos sirve para ingresar valores como constantes y cuando un nmero tiene una sola coma, se trata como un decimal.

Fecha Para introducir un dato de tipo fecha, haz clic sobre la celda en la que deseas agregarla y luego escribe la fecha en el formato elegido. Para finalizar, pulsa el botn Introducir de la barra de frmulas; o bien la tecla <Intro>.

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Cuando introduces un dato de tal manera que Excel lo identifica como una fecha, lo muestra en la celda alineado a la derecha.

Texto
Para introducir texto como constantes, seleccionamos una celda y escribimos el texto deseado. El texto puede contener letras, dgitos u otros caracteres que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo. No obstante, el texto se almacena nicamente en la primera celda que se comenz a escribir.