MS- PROJECT PROFESSIONAL 2010 Tips

Conferencia Capitulo Guadalajara PMI Carlos Donn

Mayo 2012

Objetivo de la sesin

Compartir algunos Tips de MSProject, aprendidos en la experiencia de su uso, para obtener el mejor beneficio de la herramienta.

Contenido
Interfaz de MS Project Programacin en Project Professional Fechas compromisos y restricciones El equipo del proyecto Asignaciones Costos Novedades MS Project 2010 Lnea base Seguimiento del proyecto y registro de avances

Men Archivo

Pestaas de seleccin de Cinta de Opciones (Ribbon)

Cinta de Opciones (Ribbon)

Ayuda

Columna de conos indicadores

Divisor entre Tabla de Datos y Escala de Tiempo.

Barra de estado

Botones de cambio de vista

Zoom de vista

Interfaz de Project Professional 2010 Cinta de opciones (ribbon)

Por defecto aparecen pestaas para elegir entre cinco opciones distintas de Cintas (Ribbon) en el Project Professional
Tarea Recurso Proyecto Vista Formato

En la figura se muestra la Cinta de Opciones de Tarea Se pueden agregar o quitar las pestaas de seleccin de las Cintas de Opciones

Interfaz de Project Professional 2010 Configuracin de las Cintas de opciones

Se puede personalizar cada una de las Cintas de opciones (Ribbon) con los comandos (opciones) que se deseen. Para personalizar una Cinta de opciones se da clic derecho en la pestaa de la Cinta que se desea modificar. Se selecciona la opcin Personalizar la cinta de opciones

Aparece el siguiente el cuadro de dilogo Opciones de Project

Programacin en Project Professional

Estimar tiempos

Parmetros

96 hrs/h

rea a pintar en m2 Nmero de capas Tipo de superficie

Horas Labor

Das calendario
8 das calendario

Das hbiles Recursos asignados

5 das hbiles

Recursos de la organizacin

Pedro 6d Juan 6d

Dificultades y tcnicas para estimar

Qu unidades de tiempo utilizar? Qu incluir para estimar tiempos? Cmo considerar los eventos desconocidos? Cmo tratar los recursos nuevos y/o desconocidos? Y la curva de aprendizaje?

Dependencias
Las Dependencias son relaciones entre las tareas.
La programacin dinmica.
Idealmente, un cronograma es dinmico si cuando cambia una cosa en la vida real de proyecto, solo es necesario cambiar un campo en el modelo de MS Project para tener un proyecto vlido nuevamente.

Requerimientos para un programa dinmico:

Encontrar y capturar todas las relaciones entre las tareas que pueden impactar el plan. Estas relaciones se denominan dependencias. Minimizar el nmero de fechas fijas en el cronograma. Las fechas fijas tambin se conocen como delimitaciones en MS Project

Trabajar en generar un buen modelo dinmico simplificar la tarea del seguimiento una vez que comience la etapa de ejecucin del proyecto.

Dependencias
Tipos de dependencias.

Final a Comienzo (FC)

FC

Comienzo a Comienzo (CC) CC

Final a Final (FF) FF

Comienzo a Final (CF)

CF

Dependencias
Tiempos de adelanto y posposicin.

De adelanto

FC -50%

De Posposicin

FC +3d

Fechas compromisos y restricciones

Carlos Donn
Mayo 2012

Fechas lmite y restricciones

Fecha lmite: es una fecha comprometida por el Lder del Proyecto pero que no restringe a MS Project la programacin de una tarea

Fecha lmite

Tarea

Tarea no restringida

Restriccin: es una fecha que impone restricciones en la forma en que MS Project puede programar una tarea

Tarea

Tarea restringida

Restriccin

Restricciones
Las restricciones afectan la red de dependencias.
Mientras ms restricciones, menos flexibilidad tendr la red. Mientras ms restricciones, ms esfuerzo se requiere para mantener vlido el cronograma. Por otro lado, las fechas lmite no restringen el tiempo de las tareas.

Se recomienda, por lo tanto, ingresar las fechas comprometidas como fechas lmite y no como restricciones.

Restricciones Tipos de programacin

Tarea 1

Tarea n-2

Tarea 2

Tarea n-1

Tarea 3

Tarea n

Tan pronto como sea posible

Tan tarde como sea posible

Rgimen o Tipo de Programacin Hacia adelante

Rgimen o Tipo de Programacin Hacia atrs

Tipos de restricciones
Existen ocho tipos de restricciones, que se pueden agrupar en:
Tendencias Restricciones de un lado o parciales Restricciones rgidas

Tendencias: en si estas restricciones no tienen una fecha de restriccin pero es la manera en que el Project coloca a todos las tareas por defecto cuando se selecciona un tipo de programacin de tareas.
Tan pronto como sea posible (TPSP): es la restriccin en la que el Project coloca por defecto a todas las tareas cuando se utiliza el rgimen de programacin Hacia Adelante. Tan Tarde como sea posible (TTSP): es la restriccin en la que el Project coloca por defecto a todas las tareas cuando se utiliza el rgimen de programacin Hacia Atrs.

Tipos de restricciones
Restricciones Parciales: limitan el movimiento de las tareas en una sola direccin. Ya sea a la izquierda (no antes del), o a la derecha (no despus de):
No comenzar antes del (NCAD). Permite programar la tarea para que comience en una fecha concreta o despus de ella. No finalizar antes del (NFAD). Permite programar la finalizacin de una tarea en una fecha concreta o despus de ella. No Comenzar despus de (NCDD). Permite programar la tarea para que comience en una fecha concreta o antes de ella. No finalizar despus de (NFDD). Permite programar la finalizacin de una tarea en una fecha concreta o antes de ella.

Tipos de restricciones
Restricciones rgidas: establecen la tarea en la fecha indicada y niegan la posibilidad de cualquier movimiento.

Debe comenzar el (DCE). Esta restriccin rgida permite programar la tarea para que comience en una fecha concreta.

Debe finalizar el (DFE). Esta restriccin rgida permite programar la finalizacin de una tarea en una fecha concreta.

El equipo del proyecto

Carlos Donn
Mayo 2012

Recursos
Con las tareas, estimados de tiempos, dependencias y delimitaciones, se tiene ya un modelo dinmico del proyecto.
Si en un proyecto los recursos, sus cargas de trabajo y sus costos son de poca relevancia, no es necesario alimentarlos. Pero s son importantes, hay que agregarlos al modelo y asignarles tareas. El resultado ser un cronograma con recursos.

Descripcin de Recursos
Los recursos son:
Personas, Instalaciones, Equipos o Materiales Necesarios para crear el producto del proyecto. Cada actividad tpicamente necesita uno o ms recursos.

Tipos de recursos
Recursos Humanos: Son personas cuyo esfuerzo se refleja en el campo Trabajo. El total de trabajo por perodo de tiempo (da, semana) debe ser razonable. Si hay sobre asignaciones, las cargas de trabajo deben ser niveladas. Los esfuerzos humanos cuestan dinero por lo que se debe definir una tarifa estndar y, en su caso, una tarifa por tiempo extra. En algunos casos hay un costo por uso. Los recursos humanos deben registrarse como Trabajo en MS Project.

Tipos de recursos
Instalaciones y Equipos:

Son diferentes tipos de recursos pero en Project se manejan en los mismos trminos. Las instalaciones y los equipos no agregan al esfuerzo del proyecto (Trabajo). Se registran en MS Project como recursos de tipo Material. El costo de las instalaciones es normalmente por tiempo, como una renta mensual, por ejemplo. Sin embargo no se puede capturar un costo relativo al tiempo en recursos materiales. Hay que hacer una artimaa como se ver ms adelante. La administracin de las instalaciones para evitar sobre asignaciones tiene que hacerse por fuera del sistema. En algunos casos hay un Costo por uso.

Tipos de recursos
Recursos materiales:
Los materiales son recursos consumibles, no deben aadir esfuerzo (Trabajo) al proyecto. Estos recursos no requieren nivelarse. Los costos son tpicamente relacionados con costos unitarios solamente. Deben registrarse como tipo Material. El costo por unidad se captura en el campo de Tasa estndar, sin unidad de tiempo.

Tipos de recursos
Recursos Financieros:
Son los recursos que nos permiten contratar, arrendar o comprar recursos que pueden ser humanos, instalaciones, equipos o materiales. Se registran en MS Project como recursos de tipo Costo. El tipo Costo tambin sirve para modelar el uso de otros gastos como viticos, alimentacin, transportacin, hospedaje, licencias y otros, Los recursos financieros no agregan Trabajo (esfuerzo) al proyecto. Es importante que los recursos financieros estn nivelados para la administracin del flujo de efectivo.

Asignaciones

Carlos Donn
Mayo 2012

Campos de asignaciones
Las asignaciones se ven en las vistas de
Uso de tareas y Uso de recursos

En estas vistas, las asignaciones se distinguen porque no tienen nmero de tarea. Con doble-clic en una asignacin se despliega el dilogo de Informacin de Asignaciones donde se muestran solo campos de asignaciones.

Campos de asignaciones
Cada una de las tres entidades de datos: tareas, recursos y asignaciones tienen sus propios campos. Aunque a veces se llaman igual, en realidad los campos de cada entidad son diferentes.

Tareas

Recursos

Asignaciones

Tipos de asignaciones
Las asignaciones pueden ser Uniformes.
El trabajo se asigna de manera igual durante la duracin de la tarea. El trabajo se asigna de manera diversa durante la duracin de la tarea. Esta asignacin puede tener un perfil de trabajo preestablecido. MS Project ofrece 8 perfiles de trabajo predefinidos (incluyendo el uniforme). Se puede asignar un perfil diferente alimentando el trabajo a realizar en el campo trabajo de escala de tiempo de las asignaciones. Aunque este nivel de detalle normalmente no se requiere.

Variables

Tabla de entrada
Para mejorar la tabla de entrada al asignar recursos:
Escoja la Vista, Grfica de Gantt Escoja la Tabla Entrada. Inserte la columna tipo, antes de la columna duracin. Inserte tambin las columnas condicionada por el esfuerzo y trabajo

Asignaciones y tipos de tareas

Hay tres tipos de tareas de detalle:
Duracin fija
La duracin es la longitud de la tarea expresada en das u horas laborables. Unidades representan el nmero de recursos asignados, que es:
o o El porcentaje de las horas disponibles de un recurso humano. El nmero de personas asignadas de un recurso consolidado.

Unidades fijas

Trabajo fijo
Trabajo es la cantidad de esfuerzo expresado en horas/hombre o das/hombre. (un da/hombre es una persona trabajando una jornada completa).

La frmula de 3 variables
Project 2010 usa la siguiente frmula:
Duracin * Unidades = Trabajo Duracin es cuantos das hbiles tomar realizar la tarea. Unidades es cuantos recursos harn el trabajo Trabajo es cuantos das/hombre tomar la tarea.

Cualquier cambio en una de estas variables ocasiona que MS Project recalcule las dems. Si no se conoce bien esta frmula, Project har clculos que no sern entendidos.

Ejemplos
Caso Ejemplos:
1. Una reunin de 2 horas a la cual asistirn ms personas (8 en lugar de 4 previstas)

Variable conocida
Duracin: 2 horas

Tipo de tarea
Duracin Fija

2a variable
Unidades: 8

Clculo
Trabajo: 16 h

Misma duracin, ms unidades -> aumenta el trabajo 2. Juan elaborar un informe tomar 2 das en vez de 1 da. Unidades: 1 persona Unidades fijas Duracin: 2 das Trabajo: 2 das/hombre

Mismas unidades, mayor duracin -> aumenta el trabajo

3. Pintar una pared. Participarn 4 personas en lugar de 2. Trabajo: 12 das/hombre Trabajo fijo Unidades: 4 Duracin: 3 das

Mismo trabajo, ms unidades -> Menor duracin.

Costos

Carlos Donn
Mayo 2012

Conceptos de Costos
Ejemplos de costos y su aplicacin en MS Project

Tipo de Costo
Relacionado con el tiempo

Ejemplo
3 das de trabajo a $300/d 2 meses de renta a $400/mes

Tipo de recurso
Trabajo Material Material Material Trabajo Costo ---

Campo de Tasa
Tasa estndar Tasa estndar Tasa estndar Costo / Uso Tablas de tasas de costos En el dilogo de asignacin de recursos En Diagrama de Gantt, Costo fijo

Acumulacin
Prorrateo Prorrateo Comienzo Comienzo (por default) Prorrateo

Relacionado con unidades Relacionado con el uso Tasa variable Fijo Fijo

3 puertas a $150/puerta $200 de anticipo por una excavadora Trabajo a $300/d. $350/d despus del 1/enero Gastos de viaje por $1,000 Contrato a precio fijo para pintar la casa a $8,500

Campo de tarea, acumulacin de costos fijos

Novedades MS Project 2010

Carlos Donn
Mayo 2012

Novedades de MS Project 2010

Planeacin controlado por el usuario Copiar y pegar mejorado Fcil Acceso con las nuevas cintas de comandos Escala de tiempo Agregar columnas y guardar como tablas especiales Vista Organizador de Equipo Inspector de tareas Auto filtro y agrupaciones Sincronizar con share-point

Plan del Proyecto y Lnea base

Carlos Donn
Mayo 2012

El Plan es un documento vivo

Debido a las mltiples incertidumbres que rodean al proyecto, el plan debe ser tratado como un documento vivo. Eso significa que el plan detallado no est terminado hasta que el proyecto se cierra. Hay que constantemente revisar las suposiciones, la lista de tareas, los estimados, las capacidades de los recursos asignados, en general refinar el plan durante toda la vida del proyecto. Notar que el plan de alto nivel no cambia con este enfoque, la calidad, el alcance, los requerimientos, los hitos y el presupuesto no deben cambiar. Las lneas de base no cambian. Los cambios al alto nivel solo suceden a travs de un proceso formal de aprobacin que involucra a los ejecutivos y al cliente. En el enfoque del plan como documento vivo, los cambios son a bajo nivel de detalle.

Lnea de base
La Lnea de base es una copia esttica del plan del proyecto aprobado.
Es el objetivo a alcanzar. Es el punto de comparacin para medir el grado de avance del proyecto Representa el compromiso establecido. Debe permanecer vigente lo ms posible. Antes de establecerla, asegurarse que el proyecto est completamente definido, revisado y aprobado.

Cronograma de Seguimiento

Cronograma de Lnea de base

Lnea de base
Ver la lnea de base.
Seleccionar la vista Gantt de seguimiento. Esta vista despliega dos barras por cada tarea: el cronograma vigente y la lnea de base (a menos que la lnea de base no se haya establecido an). Para ver la tabla de seguimiento seleccionar la tabla y dar clic derecho, seleccionar Vista > Diagrama de Gantt > Ms tablas > Seguimiento > Aplicar

Lnea de base
Mantenimiento a la lnea de base
En principio, la lnea de base debe permanecer fija.

Casos en que es vlido modificar la lnea de base

Hay cambios sustanciales y formalmente aprobados.
o o o o Cambios en el alcance del proyecto (cambian los entregables). Adiciones o eliminacin de tareas. Adiciones o prdida de recursos. Cambios en las tasas de costos.

Hay cambios fuertes como incremento al presupuesto, cambios en fechas de entrega, Se detectan errores en el cronograma. Hay circunstancias excepcionales, como un incendio, una recesin econmica, cambios drsticos en el mercado. Actos de Dios: inundaciones, huracanes, terremotos.

Lnea de base
En cualquier caso se requiere una aprobacin formal para cambiar la lnea de base.
1. 2. 3. Generar una solicitud de cambio de la lnea de base, apegada a la normatividad vigente. El Patrocinador del proyecto, o el Comit de Cambios del proyecto deber autorizar o rechazar dicha solicitud. Entonces, proceder a actualizar la lnea de base. Puede verse la lnea de base como un contrato que no es simple de modificar.

Los cambios a la lnea de base deben ser raros.

Seguimiento del proyecto y registro de avances

Carlos Donn
Mayo 2012

Descripcin General
Ejecutar un proyecto es normalmente mucho ms catico que lo previsto en el plan:
Los miembros del equipo del proyecto se dan cuenta que fueron muy optimistas. El progreso es ms lento. Las tareas crticas se retrasan, el cronograma se debe revisar para cumplir la fecha compromiso. Surgen costos inesperados. Las tareas se completan en otra secuencia. Las personas se enferman.

El periodo de reporte
Se recomienda establecer diez periodos de reporte al cliente durante la vida del proyecto.
Ms periodos implican demasiado trabajo en reportar. Menos periodos impiden reaccionar a tiempo en caso de desviaciones. Los informes internos pueden ser ms frecuentes. (del equipo de trabajo al director del proyecto). Frecuencia mnima de reporte al cliente Cada tercer da Semanalmente Mensualmente Cada dos meses Cada seis meses Frecuencia mxima de reporte al cliente Diario Dos veces por semana Cada dos semanas Mensualmente Cada dos meses

Duracin del Proyecto 1 mes 3 meses 1 ao 2 aos 5 aos

Mostrando el progreso
Grficamente
El progreso se puede ver en la vista de Gantt de seguimiento. Muestra las barras de tareas en dos barras: la lnea de base (en gris) y el programa vigente (en azul o en rojo) El programa vigente se ir llenando con una barra de color slido conforme se alimente el progreso (avance real). Idealmente, el avance real llega hasta la fecha de estatus, lo que significa que la tarea se est procesando de acuerdo al plan. En la grficas siguientes se muestran algunos ejemplos

Estrategias de actualizacin
Actualizacin de tareas:
Implica capturar informacin de avance a nivel tarea, con los siguientes datos:
o o o o Comienzo real Duracin real Duracin restante Fin real

Actualizacin de asignaciones
Se actualiza cada asignacin a travs de una hoja de tiempo, con los siguientes datos por cada asignacin de cada recurso:
o o Horas de trabajo real por da o por semana en el campo de asignacin trabajo real. Horas de trabajo restantes, en el campo de asignacin trabajo restante.

Qu informacin recabar?
Cuando se actualizan las tareas se desencadenan algunos clculos:
Duracin real + Duracin restante = Duracin y Duracin real / Duracin = % Completado

Nota:
La duracin real no se refiere solamente al nmero de das trabajados en la tarea una vez que se ha terminado. Mientras la tarea est en progreso, la duracin real es el nmero de das que se ha trabajado en la tarea hasta la fecha de estado. La duracin restante es el nmero de das de trabajo que tomar terminar la tarea a partir de la fecha de estado.

Recabando la informacin
Preguntas para recabar la informacin:
En qu fecha iniciaste la tarea? (comienzo real) Cuntos das laborables trabajaste en la tarea hasta la fecha de estado? (duracin real). Cuntos das laborables todava requieres para terminar la tarea, despus de la fecha de estado? (duracin restante) En qu fecha termin la tarea? (fin real)
o Esta pregunta normalmente no se necesita si se han actualizado las duraciones restantes.

Recabando la informacin
Usar trabajo en lugar de duracin
Se puede recabar el trabajo real y el trabajo restante, en vez de la duracin real y la duracin restante. Esto tiene sentido si la mayora de las tareas se basan en el esfuerzo o trabajo. Todo funciona de manera similar a trabajar con duraciones, pero la informacin se captura en los campos trabajo real y trabajo restante. (Aunque normalmente el trabajo se muestra en horas y no en das).

Comienzo real Trabajo real Trabajo restante Fin real Duracin real Duracin restante

Preparar la actualizacin
Determinar el tipo de tareas para actualizar
El tipo de tarea debe definirse de tal manera que el clculo que realiza Project corresponda a nuestras necesidades.

Recordar la frmula:
o D * U = T (Duracin * Unidades = Trabajo)

Normalmente, cuando actualizamos tareas cambiamos la duracin y queremos que las unidades de recursos se mantengan igual y que se recalcule el trabajo. En este caso debemos utilizar unidades fijas. Se puede usar trabajo fijo, si se quiere que el nmero de unidades sea recalculado cuando cambia la duracin.

La realidad es compleja
Hay situaciones ms difciles de actualizar: Combinacin de situaciones.
Qu hacer con una tarea que comienza tarde, avanza retrasada y durar ms de lo planeado? Actualizar los campos de izquierda a derecha de acuerdo a la barra de tiempo (comienzo real, duracin real, duracin restante, fin real). Que tal si una tarea est en un 50% de avance pero su sucesora ya comenz? Capturar los datos reales de la tarea sucesora, el programa se modificar en correspondencia. Cuidar que el avance real quede en el pasado.

Actualizacin fuera de secuencia.

Nuevas actividades

Durante la ejecucin se puede descubrir que una tarea en realidad son dos o tres diferentes. Generalmente es mejor agregar nuevas tareas que modificar las existentes, sobre todo si ya se tienen avances registrados. Esta prctica deja huella de los cambios al plan. Es bueno para claridad del programa y tambin para aclaraciones.

Actualizar costos
Si se quieren capturar los costos, se deben apagar las opciones que actualizan automticamente:
No seleccionar la opcin Archivo > Opciones > Programacin > Opciones de clculo para este proyecto > Project siempre calcula los costos reales

Actualizar costos
Usar la vista Uso de tareas. Escoger la Tabla Seguimiento. Seleccionar los campos costo y costo real. Capturar los costos reales a nivel de tarea o asignacin.

Lista de verificacin de actualizaciones

Cul es la calidad de la lnea de base en el cronograma? Se han seleccionado correctamente las opciones relacionadas? Est definida correctamente la fecha de estado? Est bien el tipo de tarea en cada tarea actualizada? Est el cronograma actualizado hasta la fecha de estado?

Imprimir las actualizaciones

Usar la vista de Gantt de seguimiento Seleccionar la Tabla Variacin Se muestra un ejemplo en la figura

GRACIAS POR SU ATENCIN

Carlos Donn
Mayo 2012