HOJA DE TRABAJO CONTABLE La hoja de trabajo u hoja-resumen es un borrador de trabajo utilizado por el contador, para dar sobre seguro

y con anlisis previo, los pasos preliminares para el cierre de los libros. Mediante este borrador se logra un bosquejo anticipado de los asientos de ajuste, del clculo del costo de las ventas, del estado de prdidas y ganancias y del balance general . !e suele preparar en una hoja de anlisis de "# columnas ms la columna de detalles, en las cuales se recogern los siguientes conceptos$ Las columnas de la hoja de trabajo %olumnas %ontenido 1 Nombre de las cuentas (es la columna amplia de los detalles) ! " Balance de comprobaci#n$ con debe ! %aber & ! ' Asientos de a(uste$ con debe ! %aber$ para car)os ! abonos * ! + Balance a(ustado$ con debe ! %aber , ! - Costo de las .entas$ con debe ! %aber 1/ ! 11 01rdidas ! )anancias$ con e)resos (debe) e in)resos (%aber)2 1 ! 1" Balance )eneral$ con una columna para acti.os ! la otra parte para acti.os ! capital2

%omo todo in&orme de contabilidad, la hoja de trabajo debe comenzar con un encabezamiento que indique$ nombre de la empresa, nombre del in&orme y &echa 'o periodo( a que se re&iere. )n la columna '"( se anotaran los nombres de las cuentas, en el mismo orden que aparezcan en el libro mayor general. )n las columnas '#( y '*( se escribirn los saldos de las cuentas, tomados tambin del libro mayor principal. +l terminar de copiar las cuentas y sus saldos, se suman separadamente las columnas '#( y '*(, debiendo obtenerse resultados iguales, como ,alance de %omprobaci-n . Luego se procede a redactar los asientos de ajuste, basados en las in&ormaciones obtenidas para los mismos. .na vez dise/ado cada asiento de ajuste, se veri&icara sin las cuentas involucradas aparecen ya abiertas, para solamente abrir las que no e0istan. )n la columna '1( se anotaran los cargos y en la '2( los abonos de dichos ajustes, precedidos de re&erencias cruzadas, que bien pueden ser letras o n3meros correlativos. +l terminarse de elaborar todos los ajustes, se sumarn las columnas '1( y '2(, individualmente. )stas dos sumas deben totalizar iguales, como prueba de que en los asientos de ajuste se ha cumplido, con la ecuaci-n &undamental del equilibrio de la contabilidad. Luego se pasara a sumar algebraicamente el saldo de cada cuenta, con la partida de ajuste que pueda tener, para as4 preparar el balance ajustado . 5icho de otro modo$ si alguna cuenta tiene saldo deudor

en el balance de comprobaci-n y un cargo en las columnas del ajuste, a su saldo se le sumara el re&erido ajuste. 6gual ocurre si el saldo de la cuenta es acreedor y el ajuste es un abono.

)n cambio, cuando el saldo de las cuentas es deudor y su ajuste es un abono, se restara la partida menor de la mayor, y la di&erencia se colocara en la columna del balance 1 ajustado, que tenga la misma denominaci-n de la columna donde se encuentra el minuendo de la resta. 6gual proceder tiene lugar cuando el saldo de la cuenta sea acreedor y su ajuste un cargo. http://contabilidadkimberling.blogspot.com/2008/05/hoja-de-trabajo-contable.html 3orma ! Contenido2 La estructura de la 7oja de 8rabajo es la siguiente$ )l espacio grande 'a la izquierda( permite anotar el nombre de las cuentas, luego le siguen una serie de columnas '"# en total( que las utilizaremos destinando # columnas para cada uno de los siguientes conceptos$ -,alance de %omprobaci-n -+justes 9 ,alance de %omprobaci-n +justado 9%osto de :enta 9;anancias y <rdidas 9,alance ;eneral. 4ecanismo para su elaboraci#n Balance de Comprobaci#n Las dos primeras columnas las utilizaremos para &ormular el ,alance de %omprobaci-n con los saldos que muestran las %uentas del Mayor ;eneral a la &echa de cierre= este ,alance es conocido como ,alance de %omprobaci-n >o +justado, ya que algunas cuentas no muestran el saldo correcto que deben tener a esta &echa, y por lo tanto deben &ormularse los asientos de ajuste pertinentes. A(ustes + los ajustes se les destinan dos columnas, una para el 5ebe y otra para el 7aber= aqu4 pasaremos los ajustes que consideremos necesarios. )l ,alance de %omprobaci-n anterior nos ayuda bastante en la &ormulaci-n de estos ajustes= al analizar las cuentas podemos determinar cules de ellas necesitan ajustarse= claro est, debemos buscar otra in&ormaci-n que no nos lo va a suministrar este ,alance= por ejemplo$ si aparece la %uenta !eguro <agado por +nticipado, tenemos que determinar en qu &echa &ue adquirida la <-liza de !eguro para poder calcular cul es el ?;asto de !eguro@@ del )jercicio y proceder a &ormular el ajuste. !i aparecen %uentas de +ctivo Aijo )di&icio, Mobiliario, :eh4culos, tenemos que conocer por cul mtodo se est depreciando y determinar cul es el ;asto de 5epreciaci-n de cada uno de ellos que corresponde al )jercicio, para poder &ormular los ajustes necesarios. %uando procedemos a pasar estos ajustes a la 7oja de 8rabajo, tenemos que estar pendiente de si las cuentas que se cargan o que se abonan aparecen o no en el ,alance de %omprobaci-n. !i las cuentas que se cargan y las cuentas que se abonan aparecen en el ,alance de %omprobaci-n, anotaremos en las

l4neas respectivas las cantidades que le corresponden en la columna de los ajustes= si no aparecen, las agregamos en la parte de abajo y le &ormulamos los cargos o los abonos que le corresponden. .na vez &ormulados todos los ajustes sumamos las columnas del 5ebe y del 7aber y stas deben ser iguales, ya que en cada +siento de +juste debe e0istir el equilibrio entre cargos y abonos. .na sana prctica es colocar un n3mero peque/o a cada cuenta que se vaya ajustando, se/alando el n3mero de ajuste al que corresponde= esto nos ayuda a precisar en cualquier momento alg3n error cometido. Balance de Comprobaci#n A(ustado +qu4 irn las cuentas$ las que ameritaron ajuste con el saldo ajustado que le corresponde, y las que no hubo necesidad de ajustarlas con el saldo que traen. !umamos las columnas del 5ebe y del 7aber y debe e0istir el equilibrio entre ellas. )ste ,alance de %omprobaci-n +justado ser el que nos servir de base para &ormular los )stados Ainancieros. Costo de 5enta .tilizaremos # columnas para la determinaci-n del %osto de :enta y aqu4 irn 3nica y e0clusivamente las cuentas necesarias para su determinaci-n. Las %uentas 5eudoras las colocaremos en el 5ebe y las +creedoras las colocaremos en el 7aber, incluyendo aqu4 el 6nventario Ainal de Mercanc4as necesario para la determinaci-n del %osto de :enta. )l %osto de :entas resulta por la di&erencia entre los totales de los cargos menos el total de los abonos. )l %osto de :enta siempre ser de naturaleza deudor y lo colocaremos en la columna del 7aber para balancear las columnas y proceder a cerrarlas. 6anancias ! 01rdidas +qu4 colocamos todas las %uentas de )gresos$ tanto de ;asto como el %osto de :enta determinado en las columnas anteriores, stas irn por el 5ebe y todas las %uentas de 6ngresos las colocaremos por el 7aber. !umamos la columna de 5ebe y la columna del 7aber y la di&erencia entre ellos nos dar la utilidad o prdida del )jercicio$ .na vez determinada la .tilidad o <rdida del )jercicio colocamos esta cantidad en sentido inverso, simplemente para cuadrar las columnas y proceder a cerrarlas= ejemplo si nos da la .tilidad 'los 6ngresos superan a los )gresos(, esta .tilidad la colocaremos por el 5ebe para cuadrar las columnas. Balance 6eneral +qu4 les corresponde a todas las %uentas de +ctivo '5ebe(, <asivo y %apital '7aber( y a todas las %uentas de :aloraci-n y de Brden. 5ebemos estar pendiente de incluir el 6nventario Ainal de Mercanc4as que constituye un +ctivo %irculante a esta &echa y la .tilidad o <rdida del )jercicio que ir a aumentar o disminuir el %apital= si es .tilidad aumenta el %apital por lo tanto ir por el 7aber, y si es <rdida disminuye el %apital, por lo tanto ir por el 5ebe. !umamos la columna del 5ebe y la del 7aber y stas deben ser iguales. Ainalizada esta 7oja de 8rabajo, corregida y analizada, quedando seguros de la e&icacia del trabajo, este borrador nos permite realizar correctamente los +sientos de +juste y de %ierre en el 5iario ;eneral y luego &ormularemos los )stados Ainancieros %lasi&icados, sirvindonos este borrador de gu4a. http://www.ecured.cu/index.php/Hoja_de_trabajo !alance_de_"omprobaci."#.!#n

C%-mo empezamos la elaboraci-n de la hoja de trabajoD :eamos la secuencia de pasos para este proceso$ ". <artimos del balance de comprobaci-n, anotamos todas y cada una de las cuentas que aparecen en el balance de comprobaci-n asegurndonos de registrar los saldos deudores en la columna 5ebe y los saldos acreedores en la columna 7aber al Enal se traza una l4nea debajo de los 3ltimos saldos y se suman los dos totales cuidando que cuadren. %omprobado el equilibrio se traza una l4nea doble debajo de los totales. #. .na vez realizado el balance de comprobaci-n revisamos cada una de las cuentas y sacamos las que necesitan actualizarse ya que debemos reFejar el monto correcto de las mismas. )s probable que en el proceso de ajustes se creen nuevas cuentas que no estaban en el balance de comprobaci-n inicial. CGu debemos hacer con estas cuentasD +gregarlas al balance de comprobaci-n inicial al Enal despus de la totalizaci-n de saldos. )n la secci-n de ajustes debemos enumerar desde el primer ajuste hasta el 3ltimo ajuste y cuidar que la teor4a del cargo y del abono se cumpla. +l Enal totalizamos los saldos del debe y del haber de la secci-n de ajustes y se traza una l4nea doble bajo los saldos respectivos. *. Luego nos vamos a la secci-n de balance ajustado, aqu4 vamos a trasladar todas las cuentas del balance de comprobaci-n inicial que no necesitaron ajustes, pero, hay que tener especial cuidado con las cuentas que &ueron ajustadas. <or ejemplo$ si la cuenta tiene saldo deudor y en el ajuste tiene saldo acreedor deben restarse las cantidades y colocarse el saldo resultante, que puede ser deudor o acreedor dependiendo del monto mayor. <or supuesto si la cuenta tiene saldo deudor y en ajuste tambin es deudora, ambas cantidades se suman. H se coloca el total deudor. Lo mismo sucede con el caso contrario. 5ebemos cuidar que todas las cuentas ajustadas y no ajustadas pasen a la secci-n del

balance ajustado, para ello podemos utilizar una regla para veriEcar l4nea por l4nea. +l Enal sumamos los totales del debe y los totales del haber que, como siempre deben estar equilibrados y trazamos una raya doble bajo los saldos Enales. 1. )n la secci-n de costo de venta, debemos calcular precisamente ese monto. !acamos paso por paso siguiendo la &-rmula del costo de venta, que ya conocemos$ %osto de ventaI 6nventario inicial J ;astos sobre compras 9 5evoluciones, rebajas y descuentos sobre compras 9 6nventario Enal %ada una de estas cuentas la traemos de la secci-n del balance ajustado y la colocamos con sus debidos saldos en la secci-n de costo de venta. +qu4 el total de los dbitos debe ser mayor al total de los crditos, ese monto es el costo de venta. <ero este monto debe colocarse en la columna de los crditos para que al sumar con el total acreedor sea igual al total deudor. .na vez copiados el saldo deudor y el saldo acreedor iguales se traza una l4nea doble al Enal despus de los saldos. 2. +s4 pasamos a la secci-n del estado de resultados, para esta secci-n se van a trasladar todas las cuentas nominales que aparecen en el balance ajustado, es decir todos los egresos e ingresos registrados en dicha secci-n. 8ambin se debe sumar el costo de venta en la columna del debe 'es un egreso y tiene saldo deudor(. +l hallar los totales del debe con el haber, siempre habr una di&erencia que viene a ser la ganancia o la prdida del periodo evaluado. <ara que haya ganancia el total de los crditos debe ser mayor que el total de los dbitos. .na vez determinada la ganancia o la prdida se toma este total y se suma en la columna que &alta para establecer el equilibrio Luego se totalizan las dos columnas y se traza una l4nea doble bajo los totales. K. )n la 3ltima secci-n correspondiente al balance general se van a pasar todas las cuentas reales, es decir, las cuentas de activo, pasivo y capital as4 como la utilidad o la prdida obtenida en la secci-n anterior. !i es una utilidad se coloca en la columna de los crditos, si &ue una prdida se anota en la columna de los dbitos. 5espus se totalizan las dos columnas y aqu4 los dos totales 'debe y haber( tienen que ser iguales. 5e lo contrario, hubo un error en los clculos de las secciones anteriores y habr que revisar una por una las anotaciones hechas desde la primera secci-n. Bbserve que la hoja de trabajo de la ilustraci-n tiene cinco pares de columnas y que las primeras dos columnas se titulan balance de comprobaci-n. + estas primeras dos columnas se pasan los saldos de las cuentas que aparecen en el balance de comprobaci-n. Las siguientes dos columnas de la hoja de trabajo se titulan ajustes , los cuales se registran en estas columnas. )n la hoja de trabajo que se muestra los ajustes son, salvo con una e0cepci-n, los mismos que &ueron contabilizados en el libro diario y pasados a las cuentas de mayor, antes de la elaboraci-n de los estados Enancieros. 5espus de concluir la hoja de trabajo, una vez que sta y los estados Enancieros se han terminado, se procede a registrar en el diario los asientos de ajuste para luego pasarlos al mayor. <ara tal e&ecto, es conveniente que los asientos de ajuste puedan ser identiEcados mediante alguna letra en la hoja de trabajo, precisando los abonos que correspondan a los cargos.