METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DIMENSIONAMIENTO PTIMO DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

EXPERIENCIA PRCTICA EN LA Biblioteca de la Universidad de Sevilla

Jornada de Buenas Prcticas Sevilla, 01 de diciembre de 2009

1. JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

Justificacin del Proyecto

A nivel nacional, autonmico como en el mbito de la propia Universidad de Sevilla, en los ltimos aos la regulacin de normativas y programas de trabajo incluyen en sus contenidos la necesidad de trabajar en la PLANIFICACIN, OPTIMIZACIN Y DIMENSIONAMIENTO PTIMO DE LA PLANTILLA DE RECURSOS HUMANOS:
Estatuto Bsico del Empleado Pblico (Ley 7/2007. Art 69. Objetivos e instrumentos de la planificacin) Modelo de financiacin de las Universidades Andaluzas 2007-2011 (Financiacin operativa. Innovacin: Objetivos Estratgicos) Programa de Gobierno de la Universidad de Sevilla (Lnea 4 de la accin 1 del programa: Mejora de la plantilla y del marco de las relaciones laborales) Excelencia - Acuerdo Andaluz CPMCS (Prembulo y Requisito 7 del tercer nivel) Plan Estratgico de Recursos Humanos de la Universidad de Sevilla Optimizar la planificacin de plantillas (Objetivo estratgico de la Lnea N 4: Desarrollar herramientas de anlisis de dimensionamiento de plantillas como accin para la consecucin del objetivo anterior) Reglamento General del PAS de la Universidad de Sevilla (Art 10. Relacin de puestos de trabajo. Apartados 1 y 2) Plan Director de Planificacin de Recursos Humanos (2009-2013) de la Universidad de Sevilla (Anlisis de las necesidades del personal PAS segn su planificacin estratgica)
3

1.

Oportunidad del Proyecto

En este marco, adems, la gestin de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla (BUS) est orientada a la calidad y mejora continua de los procesos en el marco de la planificacin estratgica y definicin de objetivos anuales: Proceso de Evaluacin de Calidad de la ANECA 2005 Plan de Mejora 2006-07 Plan Estratgico de la BUS (2008-2010)

1.

Lnea Estratgica 4: La gestin de la calidad en la BUS

Adecuar los perfiles y competencias profesionales a las necesidades actuales de los usuarios de la biblioteca, revisando los procesos de trabajo

2. OBJETIVO

Objetivo

ANALIZAR Y Y DIMENSIONAR DIMENSIONAR LA LA ESTRUCTURA ESTRUCTURA ANALIZAR ACTUAL DE DE LOS LOS PUESTOS PUESTOS DE DE TRABAJO TRABAJO DE DE LA LA ACTUAL BUS EN EN FUNCI FUNCIN DE LAS LAS NECESIDADES NECESIDADES BUS N DE ACTUALES, OBTENIENDO OBTENIENDO UNA UNA PROPUESTA PROPUESTA ACTUALES, QUE OPTIMICE OPTIMICE LA LA RELACI RELACIN DE EFECTIVOS EFECTIVOS Y Y QUE N DE NECESIDADES NECESIDADES

2.

3. METODOLOGA

Metodologa
ENFOQUE PROPUESTO

El enfoque de la GESTIN POR PROCESOS describe y explica cmo se organiza el trabajo (cmo se suceden las tareas/actividades) para prestar los servicios a travs de los puestos de trabajo.
PROCESO 2 Actividad 1.2 Actividad 1.3 Actividad 2.1
Tarea 2.1.1 Tarea 2.1.2

PROCESO 1 Actividad 1.1

Tarea 1.1.1 Tarea 1.1.2 Tarea 1.1.3

Actividad 2.2
Tarea 2.2.1

3.
Servicios prestados

Tarea 1.2.1

Tarea 1.3.1

Tarea 1.3.2

PROCESO 3 Actividad 3.1

Tarea 3.1.1 Tarea 3.1.2 Tarea 3.1.3

Actividad 3.2
Tarea 3.2.1 Tarea 3.2.2 Tarea 3.2.3

Actividad 3.3
Tarea 3.3.1 Tarea 3.3.2

Actividad 3.4
Tarea 3.4.1 Tarea 3.4.2

rea Funcional 1
Puesto 1.1 Puesto 1.3 Puesto 1.2 Puesto 1.4

rea Funcional 2
Puesto 2.1 Puesto 2.5 Puesto 2.2 Puesto 2.6 Puesto 2.3 Puesto 2.7 Puesto 2.4 Puesto 2.8

rea Funcional 3
Puesto 3.1 Puesto 3.3 Puesto 3.2 Puesto 3.4

rea Funcional 4
Puesto 4.1 Puesto 4.2

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Metodologa (cont.)
CMO SE HA DESARROLLADO ESTA METODOLOGA?

a)

Identificando la Estructura Organizativa en la que se organizan los Puestos de Trabajo para la prestacin de los servicios de la BUS.

Direccin

3.
Bibliotecas de reas (Secciones) Bibliotecas de reas Biblioteca General

Unidad Administracin y Gestin Econmica

S Planificacin y Proyectos

S Recursos de Informacin

S Gestin de la Coleccin

Gestin Econmica

Seccin Fondo Antiguo y Archivo Histrico

Seccin Informtica y Tecnologa

Seccin Gestin de la Coleccin

Arquitectura

Bellas Artes

Biologa

Gestin Biblioteca

Seccin Sistema de Gestin integrada

Seccin Normalizacin y Procesos

Centro de Salud

C. C. Educacin

Estudios Empresariales

Seccin Apoyo al aprendizaje

Comunicacin Humanidades Econmicas y Empresariales Ingenieros Fsica

Farmacia

Seccin Apoyo Docencia e Investigacin

Ing. Informtica

Matemticas

Desarrollo Web y Recursos-e

Derecho y C. C Trabajo

Ingeniera Tec. Agrcola

Psicologa y Filosofa

Politcnica

Qumica

Edicin: 01 Fecha: sept de 2009

9
Pgina 1

Metodologa (cont.)
CMO SE HA DESARROLLADO ESTA METODOLOGA? Para cada rea Organizativa de la BUS:

b) Identificando los tipos de puestos de trabajo que intervienen en cada uno de los servicios prestados por la BUS.
Organigrama Funcional Servicio Recursos de la Informacin
Servicio Recursos de Informacin
SRI.01 Jefe de Servicio (1) Desarrollo Web y Recursos-e SRI.06a Ps Recursos electrnicos (1) SRI.06b Ps Desarrollo Web (1) SRI.06c Ayudante (1)

3.

Informtica y Tecnologa

Sistema Integrado de Gestin de la Biblioteca

Apoyo al Aprendizaje

Apoyo Docencia e Investigacin

SRI.02 Jefe de Seccin (1)

SRI.03 Jefe de Seccin (1)

SRI.04 Jefe de Seccin (1)

SRI.05 Jefe de Seccin (1)

Organigrama Funcional Bibliotecas de rea

Bibliotecas de rea

Gestin Software

Gestin Hardware

SOD

Prstamo y Gestin de Sala

SRI.05a Ps ALFIN (1)

SRI.02a Operador Sistema (1)

SRI.02b Tcnico Laboratorio (1)

SRI.03a Responsable Programacin (1)

SRI.04a Ayudante (1)

SRI.04d Ayudante (1)

SRI.05b Ayudante (1)

COMUNICACIN (11)

SRI.04b Administrativo (1)

SRI.02c Becarios (8)

SRI.04c Becario (1)

Responsable de Biblioteca (1)

Edicin: 0 Pgina 1 Fecha: Julio de 2009

Ejemplos:

Proceso e informacin bibliogrfica (1)

Administracin y adquisiciones (1)

Orientacin y prstamo (8)

Edicin: 00 Fecha: julio de 2009

Pgina 1

10

Metodologa (cont.)
CMO SE HA DESARROLLADO ESTA METODOLOGA? Para cada rea Organizativa de la BUS:

c) Identificando, describiendo y detallando los procesos y procedimientos de trabajo: CMO SE PRESTA EL SERVICIO y QUIN/ES PARTICIPAN EN SU EJECUCIN. Para ello: Se han identificado cada uno de los procedimientos que soportan la prestacin de los servicios ofrecidos al usuario y la interrelacin entre los mismos Se han analizado las actividades que componen cada procedimiento Se han identificado los Puestos de Trabajo responsables de su ejecucin d) Estimando las dedicaciones en la ejecucin de cada procedimiento sumando las dedicaciones de cada puesto de trabajo), es decir, las HORAS DE TRABAJO NECESARIAS.

3.

11

Metodologa (cont.)
CMO SE HA DESARROLLADO ESTA METODOLOGA? Para cada rea Organizativa de la BUS:

e) Conociendo el valor unitario, en horas, de cada procedimiento, la dedicacin de cada puesto y la frecuencia de ese servicio (n de veces que se presta al ao), se han calculado las HORAS TOTALES ANUALES NECESARIAS PARA CADA PROCEDIMIENTO y PUESTO. Para ello: Se han establecido Indicadores de Volumen Anuales que miden la frecuencia de cada uno de los procedimientos analizados e) Comparando las horas anuales necesarias para cada puesto con las horas netas de trabajo de un efectivo de cada puesto, se ha obtenido el DIMENSIONAMIENTO PTIMO DE CADA PUESTO DE TRABAJO DE LA BUS.

3.

12

4. EXPERIENCIA PRCTICA EN LA BUS

Experiencia prctica en la BUS

Programa de trabajo:
Para el desarrollo de la metodologa, la secuencia de reas abordadas en los cuatro meses de trabajo han sido las siguientes:
Julio 09 Agosto 09 Septiembre 09
()Servicio de Gest. de la Coleccin ()Servicio Recursos e Informacin Unidad de Admn., y Gestin Econmica Servicio Recursos e Informacin rea de Direccin

Octubre 09

Noviembre 09

4.

Servicio de Gestin de la Coleccin

Biblioteca rea (Secciones) Biblioteca rea

Servicio Planificacin y Proyectos

Biblioteca General

14

Experiencia prctica en la BUS

Actuaciones llevadas a cabo:

Direccin

4.
Unidad Administracin y Gestin Econmica S Planificacin y Proyectos S Recursos de Informacin S Gestin de la Coleccin Bibliotecas de reas (Secciones) Bibliotecas de reas Biblioteca General Gestin Econmica Seccin Fondo Antiguo y Archivo Histrico Seccin Informtica y Tecnologa Seccin Gestin de la Coleccin Arquitectura Bellas Artes Biologa

Gestin Biblioteca

Seccin Sistema de Gestin integrada

Seccin Normalizacin y Procesos

Centro de Salud

C. C. Educacin

Estudios Empresariales

Seccin Apoyo al aprendizaje

Comunicacin Humanidades Econmicas y Empresariales Ingenieros Fsica

Farmacia

Seccin Apoyo Docencia e Investigacin

Ing. Informtica

1 sesin grupal 1 entrevista por grupo (3) 2 revisiones por participante de grupo (16)

ms de 40 entrevistas personales

Matemticas

Desarrollo Web y Recursos-e

Derecho y C. C Trabajo

Ingeniera Tec. Agrcola

Psicologa y Filosofa

Politcnica

Qumica

Edicin: 01 Fecha: sept de 2009

Pgina 1

15

Plan de Trabajo
Resultados:
I. Las Unidades de Anlisis se han definido en funcin de cada REA ORGANIZATIVA. Esto es:
S CENTRALES

4.

rea de Direccin

Unidad de Admon y Gest.Econmica Servicio Planificacin y Proyectos Seccin de Fondo Antiguo y Archivo Hico

Servicio Recursos de la Informacin Servicio Gestin de la Coleccin

Seccin Infrm. y Tecn. Seccin Gestin de la Coleccin

Seccin SIGB

Seccin Apoyo al Aprendizaje

Seccin Apoyo a Doc. e Inv

Recursos-e y Des.Web

Seccin Normaliz. y Procesos

16

Plan de Trabajo
Resultados:

BIBLIOTECAS

Bibliotecas de rea (Secciones)

Arquitectura

Ingenieros

Humanidades

Derecho y CC.Trabajo

Ciencias de la Salud

4.

Bibliotecas de rea Medianas > 9 efectivos

Comunicacin

Filosofa y Psicologa

Econmicas y Empresariales

Bibliotecas de rea Pequeas < 9 efectivos

Fsica Qumica Ciencias de la Educacin

Politcnica Farmacia

Ingeniera Agrcola Biologa

Matemicas Bellas Artes

Informtica Empresariales

17

Plan de Trabajo
Resultados:
II. Se han identificado los TIPOS DE PUESTOS DE TRABAJO que intervienen en cada uno de los servicios prestados por la BUS. Para ello, se ha elaborado un ORGANIGRAMA FUNCIONAL de cada una de los Servicios y Secciones que conforman los Servicios Centrales y de cada una de las Bibliotecas de rea (Secciones) y Bibliotecas de rea. Se ha calculado el nmero de efectivos reales de cada uno de ellos. En Servicios Centrales: Jefe de Servicio Jefe de Seccin/Unidad PUESTOS TIPO Puesto Singularizado Puesto Base Gestor Tcnico Ayudante Becario
18

4.

En Bibliotecas: Jefe de rea Responsable Ayudante Tcnico Becario

Plan de Trabajo
Resultados:
III. Se ha identificado el INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO que intervienen en cada uno de los servicios prestados por la BUS. PROCESOS DIRECTIVOS DE GESTIN (27)
ver inventario

4.

PROCESOS OPERATIVOS DE CADA UNIDAD DE ANLISIS (317) ver inventario PROCESOS DE APOYO (12)
ver inventario

Se ha definido el INDICADOR DE VOLUMEN que mide la frecuencia anual de repeticin de cada uno de los 356 procedimientos de trabajo identificados: Indicadores de carcter temporal (n de das, n de semanas, n de
meses, etc.)

Indicadores que miden el n de unidades de repeticin (reuniones,

recursos, facturas, actualizaciones, expurgos, prstamos, etc.) ver mapas

Se ha diseado el MAPA DE PROCESOS de cada Unidad de Anlisis

19

Resultados:
IV. Para cada procedimiento: Se han identificado las actividades que lo conforman y se han estimado las cargas de trabajo unitarias o dedicaciones en la ejecucin (a partir de la suma de las dedicaciones de cada puesto de trabajo que participa). Para ello se ha elaborado una MATRIZ DE CARGAS UNITARIA POR PROCEDIMIENTO. Informa sobre el tiempo procedimiento, una vez. necesario para ejecutar ese

4.

Refleja la distribucin del tiempo entre las diferentes actividades que lo componen y los distintos puestos de trabajo que intervienen en su ejecucin.

20

Resultados:
MATRIZ DE CARGAS UNITARIAS POR PROCEDIMIENTO
Puestos de Trabajo Nombre del Procedimiento i Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5 Actividad 6 Actividad 7 Actividad 8 Actividad 9 Actividad 10 Actividad 11 Total Cargas de Trabajo del Procedimiento P1Po1 Leyenda: Tiempo Total de ejecucin del Procedimiento tiempo unitario
% Tiempo / Tiempo Total

PT1
t % 2,1% 0,0% 0,0% 0,0% t

PT2
% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% t

PT3
% 3,1% 0,0% t

.
% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% t

PTn
% 4,2% 5,2% 0,0%

9 5 2 5 5 2 3 8 18 4 35
96

9,38% 9% 5,21% 5% 2,08% 2% 5,21% 5% 5,21% 5% 2,08% 2% 3,13% 3% 8,33% 8% 18,75% 19% 4,17% 4% 36,46% 36%
100%

4 5

4.

2,1% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

5,2% 0,0%

5,2% 0,0% 0,0% 0,0%

2 3

2,1% 3,1% 0,0%

8 2 4 25 44

8,3% 2,1% 4,2% 26,0%

15

15,6% 0,0%

1,0% 0,0% 0,0%

10 32

10,4%

33,3%

0,0%

45,8%

0,0%

20

20,8%

Tiempo Total invertido por el Puesto de Trabajo en la ejecucin del Procedimiento

% del Tiempo Total de ejecucin del Procedimiento invertido por el Puesto de Trabajo

ver ejemplo de ficha procedimiento

21

Resultados:
V. A partir de las matrices de cargas por procedimiento, se ha calculado el porcentaje de distribucin de cargas de los diferentes puestos en cada uno de los procedimientos: MATRIZ DE CARGAS POR PUESTO. Muestra de forma agrupada el porcentaje de distribucin de horas del puesto de trabajo en cada uno de los procedimientos de trabajo.
PUESTOS DE TRABAJO PT1 % P.01-Procedimiento 01 P.02-Procedimiento 02 P.03-Procedimiento 03 P.04-Procedimiento 04 P.05-Procedimiento 05 . P.0n-Procedimiento 0n 0,9% 7,5% 42,5% 84,4% 81,0% 10,0% 90,0% 56,6% 9,0% 2,5% 33,3% PT2 % PT3 % 45,8% 50,0% 50,0% 15,6% PT4 % % PTn % 20,8%

4.

PROCEDIMIENTO

% del tiempo invertido por el Puesto de Trabajo en la ejecucin del procedimiento

La suma del % de tiempo invertido por la totalidad de los puestos ha de ser 100%

22

Resultados:
VI. Como resultado final, se han calculado las HORAS TOTALES ANUALES NECESARIAS PARA CADA PUESTO Y PROCEDIMIENTO, a partir de: el valor unitario, en horas, de cada procedimiento, el % de participacin de cada puesto, y la frecuencia anual del mismo (valor del indicador), Para ello, para cada REA ORGANIZATIVA, se ha elaborado la MATRIZ DE DIMENSIONAMIENTO DE PUESTOS: Presenta la distribucin de horas de trabajo totales (anuales) necesarias para la prestacin de los servicios entre los diferentes puestos de trabajo. Calcula el dimensionamiento necesario de cada uno de los puestos de trabajo (nmero de horas necesarias). Distribuye las Horas Totales necesarias anuales para cada Puesto de Trabajo entre el nmero totales de horas netas de trabajo al ao (1.196,25 horas/ao), obteniendo el NMERO DE EFECTIVOS NECESARIOS en cada REA ORGANIZATIVA.
23

4.

Experiencia prctica en la BUS

Resultados:
A partir de la comparacin de los EFECTIVOS NECESARIOS con los EFECTIVOS ACTUALES se ha obtenido el DIMENSIONAMIENTO DE LOS RECURSOS HUMANOS necesaria para la prestacin ptima de los servicios prestados en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla.
Volmen ACTUAL de Carga de Trabajo Anual de cada ROL FUNCIONAL PT1
% Pi T (h) % % Pi

4.

MATRIZ DE DIMENSIONAMIENTO DE LAS CARGAS DE TRABAJO

Nombre del Procedimiento Tiempo unitario Frecuencia HORAS ANUALES

PT2
T (h) % % Pi

PT3
T (h) %

% Pi T (h) % % Pi

PTn
T (h) %

Procedimiento 01 Procedimiento 02 Procedimiento 03 Procedimiento 04

96,00 11 29,28 14,50

46 48 152 20

4.430 528 4.451 290

33% 13% 3% 2%

1.461,82 70,56 152,00 5,00

86,5% 4,2% 9,0% 0,3% 100% 9% 7% 2% 48,00 316,67 5,00

0,0% 13,0% 85,7% 1,4% 100%

46% 78% 45% 0%

2.028,83 409,44 1.994,00 0,00

45,8% 9,2% 45,0% 0,0% 100%

21% 0% 45% 97%

921,39 0,00 2.006,40 280,00

28,7% 0,0% 62,5% 8,7% 100%

HORAS TOTALES AO:

N de Efectivos (Bruto) necesarios

9.699

1.689

370

4.432

3.208

0,93 1
93%

0,20 1
20%

2,44 2
122%

1,76 1
176%

N de Efectivos Actuales Dimensionamiento

24

Experiencia prctica en la BUS

CONCLUSIONES:
QU , CMO y CUNTO SE HACE: Inventario y descripcin de la totalidad de procesos y procedimientos

de trabajo que se llevan a cabo en cada rea organizativa de la BUS para la prestacin de sus Servicios.
Cuadro de mando de indicadores de carga de cada procedimiento.

4.

QUIN PARTICIPA y CUNTO Anlisis de cargas derivadas de cada uno de los servicios prestados. Distribucin de cargas de trabajo asociadas a cada procedimiento entre

los puestos que intervienen en su desarrollo.

Anlisis de cargas de cada uno de los puestos: en qu procedimientos

participa, cunto participa y cul/es les implican mayor dedicacin.

25

Experiencia prctica en la BUS

CONCLUSIONES:
DIMENSIONAMIENTO DE LOS EFECTIVOS NECESARIOS: Para cada puesto y para cada procedimiento lo que permitir planificar

las necesidades de efectivos anuales con el objetivo de minimizar las diferencias existentes entre el Organigrama Orgnico (n de efectivos en RPT) y el Organigrama Funcional; as como, redistribuir la asignacin de cargas a los puestos.
Instrumento estratgico para la planificacin de necesidades: permite

4.

cuantificar las horas necesarias de cada tipo de puesto (segn su tipologa) asociadas a los PROCESOS DIRECTIVO/GESTIN, DE APOYO y los PROCESOS OPERATIVOS en diferentes momentos temporales.

26

METODOLOGA PARA EL ANLISIS Y DIMENSIONAMIENTO PTIMO DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

EXPERIENCIA PRCTICA EN LA Biblioteca de la Universidad de Sevilla

Gracias por vuestra atencin y colaboracin

Jornada de Buenas Prcticas Sevilla, 01 de diciembre de 2009