HISTORIA Y ORIGEN DEL ARCHIVO El estudio de los archivos y su documentacin es tan antiguo como la organizacin social de la humanidad.

Sus orgenes podran remontarse a la aparicin de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la poblacin y de la riqueza. Desde las monarquas surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados. Los primeros documentos son documentacin legal (leyes), documentacin de control de las personas (padrones), documentacin de hacienda (censos, catastros, ttulos de propiedad). Tambin hay mucha documentacin militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentacin privada. Las excavaciones de Tell Hariri, RasShamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la antigedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las nicas que han dejado constancia de la organizacin de los fondos. El reparto de la documentacin en las salas es buen ejemplo del respeto y conservacin de los archivos bajo una clasificacin rigurosa. Pero desconocemos su clasificacin original y por tanto los criterios empleados. En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escriban sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escriba estando blandas. Escriban con un punzn metlico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escriba sobre madera, marfil y pieles. Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas. Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era adems inspector de canales.Se crean depsitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatizacin adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanteras de obra recubiertas de asfalto. Tambin se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podan utilizarlo sus productores y los oficiales de la administracin con autorizacin previa.Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno. En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia. EGIPTO Y EL ARCHIVO

En Egipto, es bsico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar las propiedades y la produccin. Despus de cada inundacin que sufra el ro Nilo, haba que reconstruir las propiedades. El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia escritoria. Se puede guardar en forma de rollos y se puede tener gran cantidad de documentos en poco espacio. Tambin emplean trozos de cermica o tablillas de arcilla sobre todo para la correspondencia diplomtica. EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los historiadores, las inscripciones epigrficas y los restos arqueolgicos. La conquista violenta que sufrieron ha hecho que se pierdan fuentes importantes para su historia. En Grecia, se encuentran archivos idnticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla con documentacin econmica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el ppiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de mrmol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el pergamino. Los primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronolgicas. El acceso era pblico para los ciudadanos. En la poca de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades privadas. Desarrollaban los trmites administrativos de los documentos. Por un lado se guardan los originales, por otro se guardan los resmenes, por otro los ndices de los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados. ROMA Y EL ARCHIVO En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quera que tuviera una duracin indefinida. Las ceratas se usaban para documentacin que no se quera conservar indefinidamente. Los primeros archivos romanos son los pblicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recoga toda la documentacin econmica de la Repblica y los comentarios de los cuestores, adems de las sentencias del Senado. Tambin haba archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podan destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe. Tambin exista el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia. Tambin exista el archivo de los Pontfices. Recoga toda la documentacin necesaria para la elaboracin del calendario. Adems, en este archivo se recogan todas las frmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontfices redactaban sobre los problemas legales. En el ao 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsin de construirlo en piedra. Junto a estos archivos pblicos, en cada casa exista un archivo familiar llamado Tablinun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares. Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar fe de documentos privados. Antes existan los documentos emanados del gobierno central. Aparecen los archivos de protocolos. El archivo en esta poca se defina como

lugar sagrado y los papeles tanto pblicos como privados obtenan custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a determinados funcionarios y la documentacin pblica era un instrumento para el ejercicio del poder. Sus archivos estaban centralizados hasta que Justiniano estableci que debera de existir uno por cada provincia. LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO Con los brbaros, llega la disolucin de las estructuras administrativas del Imperio Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va superponiendo al romano. En el siglo VI, el pergamino sustituye al ppiro como medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. La lengua en la que se escribe, tambin hace costosos los documentos. documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una cada del documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural. El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno. Organiza una cancillera, y desde all, salen aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y capitulares. Este primitivo archivo tena su sede en Aquigrn. Los vikingos acabaron con este archivo. Todos los dems archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando se consolidan los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus documentos. Los archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos documentos. En la poca visigoda aparece el thesaurus, que era el lugar en el cual se guardaban los documentos del rey, los cdigos y los tratados internacionales. Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por una persona o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la Cancillera Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse por voluntad del que emite la documentacin. Es la nica institucin que conserva la tradicin administrativa romana. En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben el nombre de Rollos, Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene a lo largo de toda la Edad Media. Se conservan los documentos solemnes y de valor. EL ARCHIVO EN EL ANTIGO REGIMEN En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quera centralizarlo en Innsbruck. Los Reyes Catlicos ordenan la concentracin de sus archivos en la Chancillera de Valladolid. A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado En 1543, Carlos I de Espaa funda el Archivo General de Simancas. En Portugal, se crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de Estado. En Italia se crean los archivos de Florencia, Siena y los Archivos Vaticanos. Aparecen tres herramientas de descripcin nuevas: los inventarios topogrficos, los inventarios cronolgicos y los inventarios por asuntos. A lo largo del siglo XVII se mejoran los mtodos de concentracin archivstica y se organizan los archivos administrativos A finales del siglo XVIII, empieza la investigacin en los archivos. En Espaa, la persona que simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigacin que se haca en

esta poca, era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso especfico que raramente se conceda. EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX Con la Revolucin francesa, se produce una revolucin en los archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos pblicos. Este derecho, se reconoce en Espaa en 1844. El Archivo Nacional de Espaa se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivstica y se inicia la publicacin peridica de los documentos ms importantes de los archivos. Napolen pretendi concentrar en Pars los archivos de los diversos pases europeos. En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografa o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos pblicos, la estructuracin de sus fondos y la concepcin del archivo como territorio infranqueable. Se detecta una conciencia de la documentacin como fuente de informacin para el ejercicio del poder interno y externo. Se constata a travs de los siguientes conceptos: Los derechos del Estado sobre los documentos pblicos, conciencia de las entidades pblicas o privadas sobre la importancia de sus documentos y concepcin del archivo como territorio infranqueable. Durante el siglo XIX se inicia el perodo de desarrollo archivstico que configura la archivstica como una disciplina creciente y cuyas necesidades de partida fueron las siguientes: concentrar la documentacin de las entidades desaparecidas y concebir un sistema global de organizacin de los fondos documentales. Se crean grandes depsitos documentales para concentrar fondos. archivos no fueron creados solo con la idea de conservar la documentacin oficial. En Espaa se crean tambin para conservar la documentacin de las entidades religiosas desamortizadas. Se comienza a diferenciar entre archivo histrico y administrativo.. Nacen dos elementos de descripcin: la analtica, que hace de los documentos consideraciones de orden paleogrfico, diplomtico e histrico y la sinttica, que consisten en describir la mayor cantidad posible de documentacin. Nace el principio de respeto de los fondos basado en tres premisas: Todo fondo es producto natural de la actividad, la concepcin del documento viene dada por su estructura interna y exige el conocimiento de los procesos administrativos del autor. SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor administrativo pero que todava no se sabe si se van a conservar o no. En su primera mitad se caracteriza por la consolidacin de los avances experimentados y una produccin profesional ms abundante. La archivstica se debate entre lo decimonnico y la modernidad. En los pases desarrollados aumenta la sensibilidad social por los archivos. La Profesin continua sin despegarse de su adscripcin a la documentacin histrica. Crecen los archivos privados por la creacin de las distintas Leyes de Archivos. Un carcter importante de los archivos en el siglo XX, es el carcter que le da la legislacin. Identifica que es un documento de archivo. Las necesidades de la administracin obligan a la profesin a replantearse sus presupuestos, ya que abarcan desde las oficinas hasta la conservacin definitiva. Otra cosa importante es la creacin de redes y de sistemas de archivos. Una red, es un conjunto de instituciones archivsticas que tienen un convenio entre s. Para que haya una red, tiene que haber un acto jurdico para que el archivo se comprometa a participar. Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la poltica archivstica de un pas determinado. Tiene

que haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas prcticas archivsticas comunes. Tambin componen el sistema de archivos el personal y los archivos. La Segunda Guerra Mundial marca el despegue de la archivstica por la necesidad de investigar y difundir el conocimiento y la expansin de la democracia como modelo de organizacin social. Por ello la archivstica y los profesionales varan considerablemente. La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las nuevas necesidades y el campo de actuacin de la archivstica se ha extendido al de la Administracin.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de informacin de un pas, ya que expresan en forma original el desarrollo histrico de su misin, funciones y actividades. Su importancia radica en comprender el valor que tienen para: Para la Administracin: Todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que han producido o recibido durante su gestin a fin de verificar proyectos, llevar investigaciones, realizar comparaciones, tomar decisiones, responder tramites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o requerimientos de los ciudadanos. Con un archivo bien organizado el funcionario no tendr que partir de cero o invertir su tiempo en bsquedas infructuosas, elevando los costos de operacin, atraso, confusin y en general una deficiente administracin. Para la Comunidad y el Estado: los archivos tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, de el estado y de este con otro estados. Su existencia, desempeo y desaparicin, son siempre demostrables a travs de los documentos. Para el desarrollo Econmico y Social: El mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacin objetivo constante de todas las polticas, planes y programas de desarrollo econmico y social de los gobiernos. Por lo anterior los antecedentes sobre estas actividades son de mucho valor para determinar los logros y fracasos de estos programas. Para el desarrollo Cientfico y Tecnolgico: la investigacin es condicin para el avance cientfico y tecnolgico; sus resultados permiten aplicaciones prcticas y la generacin de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del pas. Gran parte de la contribucin de los archivos al desarrollo cientfico y tecnolgico est basado en la capacidad para brindar informacin sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos. Los archivos representan el lenguaje natural de la administracin y constituyen un apoyo decisivo en la gestin de la entidad Los archivos son muy importantes en la administracin ya que contribuyen a la gestin administrativa y a la gestin documental, permitiendo una mejor organizacin, trmite, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos, procesos que reflejan la mejor imagen de la empresa. Los archivos representan el lenguaje natural de la administracin y constituyen un apoyo decisivo en la gestin de la entidad. Por ello, es necesario procurar una racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos y trmites administrativos, lo mismo que la normalizacin de formatos necesarios para la produccin documental.

Asimismo, se requiere normalizar la utilizacin de materiales y papelera tendientes a preservar el medio ambiente. Ayuda mucho tambin el buen manejo de los procedimientos que se requieren para el recibo, radicacin y distribucin de los documentos, mediante la utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera. La aplicacin de las tablas de retencin documental es fundamental para la organizacin, transferencias, recuperacin, preservacin y conservacin de lainformacin, ya que estos procesos ayudan a tener claridad en el destino que daremos a nuestros documentos. Un archivo bien organizado ser garanta para obtener informacin rpida y oportuna. Por lo tanto, es necesario encaminarlos para que stos sean verdaderos centros de informacin y ofrezcan utilidad en la administracin. Los archivos juegan un papel importante dentro de las Organizaciones pblicas o privadas y debera ser considerado como el reflejo de las instituciones y la imagen propia de la institucin que los produce. Los archivos acreditan y documentan la evolucin jurdico-administrativa de las organizaciones. Son productos y sedimento natural de la actividad de la organizacin. Gracias a ellos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada. Son un instrumento primordial, recurso esencial y testimonio de la evolucin de la entidad. La organizacin documental est orientada a la clasificacin, ordenacin y clasificacin de los documentos de una entidad. La clasificacin documental se identifica y establecen las categoras o grupos de documentos que reflejan la estructura orgnico-funcional de la entidad. Ordenacin documental es la ubicacin fsica de los documentos en frecuencia (cronolgica y/o alfabtica). La descripcin documental es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones que permitan su identificacin, localizacin y recuperacin de su informacin. Si no se dan los procesos en forma complementaria se dice que no hay una adecuada organizacin.