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ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO MESA DIRETORA 2011/2012

Deputado Jos Riva Presidente

Deputado Romoaldo Jnior 1 Vice-Presidente

Deputado Luiz Marinho 2 Vice-Presidente

Deputado Srgio Ricardo de Almeida 1 Secretrio

Deputado Mauro Savi 2 Secretrio

Deputado Dilmar DalBosco 3 Secretrio

Deputado Airton Portugus 4 Secretrio

FICHA CATALOGRFICA Dados para Catalogao na Publicao (CIP)


2011, Edies ALMT Mato Grosso, Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso - ALMT Manual de Normas e Procedimentos / Administrao e Patrimnio / Assembleia Legislativa de Mato Grosso Cuiab MT: ALMT 1. Administrao Pblica 2. Poder Legislativo 3. Prestao de Servios 4. Servio Pblico I. Assembleia Legislativa de Mato Grosso

Secretrio-Geral Valdenir Rodrigues Benedito Superintendente de Planejamento Estratgico Abilio Camilo Fernandes Neto Responsvel do Programa de Qualidade nos Servios Cllia Maria de Oliveira Responsvel do Projeto Gesto de Processos Dejanete da Silva Torres Equipe Tcnica Arturo Jos Tomaselli de Oliveira Benedito Ferreira Paes Sobrinho Cllia Maria de Oliveira Dejanete da Silva Torres Eliane Lemes da Rocha Ida Eziarone Moreira dos Santos Joelma Alves Pimentel Ldia Carneiro da Silva Correa da Costa Mara Aparecida Flores Quadros Orlando Evangelista Cunha Paulo Roberto Pompeo Taques Tania Mara Chaves Daldegan Tnia Figueiredo Soares Revisora de texto Ana Lcia dos Santos Bigio Responsvel pelas informaes da Secretaria de Administrao e Patrimnio Djalma Ermenegildo Colaboradores Clia de Almeida Pestana Aline Michele da Silva Brunig Djan da Luz Clivati Fernando Nunes da Silva Denilda Maria da Silva Iolanda Angelita C. Vagas rio Jesuel Carlos Silva Campos Geraldo Lauro permitida a reproduo total ou parcial desde que citada a fonte. Normatizao: SUPE/PQSAL

ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO

REA DE ATUAO
Representao da Sociedade

MISSO Legislar em defesa da sociedade, fiscalizar os atos do Poder Executivo, otimizar as foras internas e ampliar a interlocuo entre os parlamentares e a comunidade.

VISO Ser uma instituio reconhecidamente moderna, dinmica, eficiente, eficaz e referncia na representao dos anseios da sociedade.

VALORES Compromisso Disciplina tica Lealdade Responsabilidade Qualidade

CONTEDO Apresentao Gesto do Manual Administrativo Secretaria de Administrao e Patrimnio Processo Almoxarifado Subprocessos Recebimento de Material do Fornecedor Registro de Materiais no Almoxarifado Armazenamento de Material no Almoxarifado Solicitao e Distribuio de Material de Consumo Classificao de Materiais de Consumo Processo Copa Subprocesso Servios de Copa Processo Correio Subprocesso Controle de Entrada e Sada de correspondncia para o correio Processo Engenharia Subprocesso Elaborao e Acompanhamento da Execuo do Projeto de Engenharia Processo Manuteno Subprocessos Servios de Manuteno de Bens Mveis e Prdios Distribuio de gua Mineral Mudana de Mveis Processo Material Subprocesso Compras de Materiais de Consumo (Compra Direta) Processo Patrimnio Subprocessos Registro e Controle de Bens Patrimoniais Inventrio dos Bens Patrimoniais Termo de Responsabilidade e Cautela de Bens Patrimoniais Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Extravio ou Dano Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Desuso, Imprestabilidade ou Obsolescncia Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Furto, Roubo ou Sinistro Entrada e Sada de Bens de Terceiros na AL

Processo Protocolo-Geral Subprocesso Recebimento e Expedio de Documentos no Protocolo para as Unidades da ALMT Processo Recepo Subprocesso Atendimento ao Pblico na Recepo Central Processo Servios Subprocessos Limpeza nas Dependncias da AL (Servios Terceirizados) Jardinagem e Decorao (Servios Terceirizados) Limpeza e Manuteno do Espelho dgua (Servios Terceirizados) Vagas Privativas no Estacionamento da AL Uso do Telefone Uso das Dependncias Internas para Divulgao Processo Transporte Subprocessos Documentao, Licenciamento e Seguros Solicitao e Controle de Abastecimento dos Veculos Administrao Manuteno e Conservao dos Veculos da Administrao Referncias Glossrio

da

APRESENTAO

O Programa de Qualidade nos Servios da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso (PQSAL) foi criado em dezembro de 2005 pela Resoluo n 440 com o objetivo de promover o controle social. Esse programa tem como referncia o Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao GESPBLICA, sob a tutela da Secretaria de Gesto do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Faz parte do Programa de Qualidade nos Servios o Projeto Gesto de Processos, que tem como proposta mapear os processos organizacionais, elaborar, padronizar e implantar os Manuais de Normas e Procedimentos em todas as unidades. O Manual Administrativo, composto do Manual de Organizao e do Manual de Normas e Procedimentos, representa um instrumento valioso na modernizao administrativa e na busca constante da excelncia na gesto pblica. O Manual de Normas e Procedimentos apresenta aspectos normativos e conceituais dos processos organizacionais realizados na ALMT. Foi elaborado para auxiliar as unidades gerenciais na busca da simplificao dos processos e normas, de forma a proporcionar a melhoria da qualidade de seus servios. A formalizao de procedimentos, o levantamento de rotinas, a indicao de tarefas e a busca permanente de melhorias constituem pontos importantes para alcanar metas e resultados de gesto. Os Manuais no representam documentos imutveis, os colaboradores podem propor melhorias nas atividades e comunicar Superintendncia de Planejamento Estratgico para que faa as alteraes necessrias. Espera-se que o Manual de Normas e Procedimentos seja um documento de consulta frequente dos colaboradores e agentes pblicos da Assembleia Legislativa.

Secretaria-Geral

GESTO DO MANUAL ADMINISTRATIVO

PORTARIA MD N 063/2011

APROVADA EM 05/12/2011

CANCELA e SUBSTITUI Port. ...../..... e Port. ...../......

RESPONSVEL DA SUPE

ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Gesto do Manual Administrativo ELABORADO POR: Cllia, Orlando e Tania

AO: Legislativa CDIGO: SUPE/GMAD 2.01 FOLHA 01/07

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS Todas

OBJETIVO: Orientar e disciplinar a gesto do Manual Administrativo da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso. ORIENTAES GERAIS: 1 SIGLAS: a) GMAD Gesto do Manual Administrativo; b) SUPE Superintendncia de Planejamento Estratgico. 2 DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: MANUAL ADMINISTRATIVO O Manual Administrativo composto por um Manual de Organizao e um Manual de Normas e Procedimentos. De acordo com Cury (2000, p. 417), manuais so:
documentos elaborados em uma Instituio com a finalidade de uniformizar os procedimentos que devem ser observados nas diversas reas de atividades, sendo, portanto, um timo instrumento de racionalizao de mtodos, de aperfeioamento do sistema de comunicaes, favorecendo, finalmente, a integrao dos diversos subsistemas administrativos, quando elaborados cuidadosamente com base na realidade da cultura organizacional.

OBJETIVOS DE UM MANUAL Segundo Carneiro (2009, p. 2), os principais objetivos de um manual so reunir informaes de forma sistematizada, criteriosa e segmentada; ser um instrumento de permanente consulta; ser uma ferramenta acessria, sem limitar a criatividade. MANUAL DE ORGANIZAO Carneiro (2009, p. 6) estabelece as funes de um manual de organizao: identificar, formal e claramente, como a organizao est organizada; estabelecer os nveis de autoridade e as responsabilidades de cada unidade organizacional. MANUAL DE PROCEDIMENTOS Segundo Cury (2000, p. 420), um Manual de Procedimentos tem as seguintes funes:
Descrever as atividades que interessam aos diversos rgos da empresa e explicitar como elas devem ser desenvolvidas; veicular instrues corretas aos preparadores das informaes para serem processadas por um centro de servios; atribuir aos departamentos competncia para definio das informaes que sero includas no Manual; coordenar atividades dos departamentos, permitindo a consecuo racional dos propsitos da empresa.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Gesto do Manual Administrativo ELABORADO POR: Cllia, Orlando e Tania

AO: Legislativa CDIGO: SUPE/GMAD 2.01 FOLHA 02/07

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS Todas

NORMA o conjunto de regras ou procedimentos escritos e formais para a execuo de atividades necessrias ao alcance de objetivos especficos e gerais, propostos (...) por intermdio dos seus dirigentes (ANEEL, 2005, p. 4). A Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT, 2009) define Norma como:
Documento estabelecido por consenso por um organismo reconhecido, que fornece, para um uso comum e repetitivo, regras, diretrizes ou caractersticas para os produtos ou processos, e cuja observncia no obrigatria. Elas podem estabelecer requisitos de qualidade, de desempenho, de segurana (seja no fornecimento de algo, no seu uso ou mesmo na sua destinao final), mas tambm podem estabelecer procedimentos, padronizar formas, dimenses, tipos, usos, fixar classificaes ou terminologias e glossrios, smbolos, marcao ou etiquetagem, embalagem, definir a maneira e medir ou determinar as caractersticas, como os mtodos de ensaio.

No processo normativo da Assembleia Legislativa de Mato Grosso, considerar-se- norma qualquer registro impresso com as caractersticas a seguir: a. Que tenha sido emitida por unidade gerencial formalmente autorizada a emitir e distribuir atos normativos administrativos da Assembleia Legislativa; b. Que tenha sido emitida com a assinatura ou a rubrica de gestores formalmente autorizados a disciplinar todos os aspectos constantes na norma; c. Que seja um ato que discipline matria de trabalho e estabelea bases ou medidas para a execuo e avaliao de princpios, preceitos e padres; d. Que tenha vigncia permanente ou tenha sido criada com inteno de vigncia permanente ou relativamente longa, ainda que sujeito a outro ato normativo que altere ou cancele contedo ou vigncia de ato original. FLUXOGRAMA um grfico elaborado de forma sistemtica e racional para facilitar a anlise dos dados, informaes, processos e subprocessos, com alto grau de detalhamento, colocando em evidncia os fatores que intervm em um passo qualquer. Descrever claramente um fluxo, sequncia ou processo de trabalho pode ajudar at em reas como motivao, produtividade e reduo de custos.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Gesto do Manual Administrativo ELABORADO POR: Cllia, Orlando e Tania

AO: Legislativa CDIGO: SUPE/GMAD 2.01 FOLHA 03/07

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS Todas

ESTRUTURA DOS MANUAIS Os manuais possuem estrutura e forma nica, impressos em formulrio padro, tamanho A4. O Manual de Organizao identificado na cor verde e o de Normas e Procedimentos na cor azul. COMPONENTES E CONTEDO DO MANUAL ADMINISTRATIVO O Manual Administrativo da Assembleia Legislativa constitudo por dois manuais descritos a seguir. A) Manual de Organizao Este manual contempla: a) Definies estatutrias e regimentais da Assembleia Legislativa: definies referentes a sua constituio - estatutos, entre outros; b) Estrutura organizacional e subordinao das unidades - organogramas; c) Funes orgnicas das unidades; d) Atribuies dos titulares de cargos de gerncia, ou seja, de pessoas que ocupam posio de comando. O Manual de Organizao concentra-se na definio do que cabe a cada unidade fazer e estabelece os nveis de autoridade e as responsabilidades de cada unidade organizacional. B) Manual de Normas e Procedimentos Este manual contempla: a) Procedimentos; b) Fluxogramas; c) Formulrios envolvidos (formulrios em papel ou formulrios eletrnicos). O Manual de Normas e Procedimentos concentra-se mais no funcionamento da Organizao e na definio do como devero ser feitas as atividades. ESTRUTURA DO MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS O Manual de Normas e Procedimentos conter a seguinte estrutura: Capa; Composio da Mesa Diretora da ALMT; Ficha Catalogrfica; Identificao da rea de atuao, da misso, da viso e dos valores da ALMT; Contedo: o Apresentao; o Gesto do Manual Administrativo;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Gesto do Manual Administrativo ELABORADO POR: Cllia, Orlando e Tania

AO: Legislativa CDIGO: SUPE/GMAD 2.01 FOLHA 04/07

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS Todas

o Nome da unidade o Roteiro dos Processos (excluir se houver apenas 01) o Processo [nome] o Roteiro por subprocessos o Subprocessos - Normas e Procedimentos Referncias; Glossrio. ESTRUTURA DA NORMA A) Cabealho representado por um modelo padronizado formado pelos seguintes itens: a) Braso do Estado de Mato Grosso e identificao institucional: Assembleia Legislativa; b) Programa: identifica o Programa de Qualidade nos Servios; c) Ao: identifica a ao em que est enquadrada - Legislativa; d) Projeto: identifica o nome do projeto - Gesto de Processos; e) Assunto: informa o nome do processo/subprocesso a ser descrito; f) Cdigo: identifica o cdigo da unidade e do processo/subprocesso descrito; g) Unidades envolvidas: indica as siglas das unidades envolvidas com o processo/subprocesso; h) Elaborado por: identifica o nome do colaborador da SUPE que elaborou a norma; i) Folha: indica a numerao da folha e a quantidade de folhas da referida norma. B) Corpo da Norma O corpo da norma deve conter: a) Objetivo: orienta e disciplina o ato normativo descrito; b) Orientaes gerais: indica as orientaes necessrias que a norma dever conter, antes de serem elaborados os procedimentos; Sigla: informa as siglas da unidade e do processo envolvido na rotina, conforme a lista de siglas das unidades gerenciais utilizadas na Assembleia Legislativa; Formulrios e/ou documentos envolvidos: identifica todos os formulrios e/ou documentos envolvidos nos procedimentos; Usurios: identifica os clientes internos e externos; Definies e informaes relevantes: descreve os termos e as informaes envolvidas no procedimento; Fundamentao legal: menciona, se houver, a fundamentao legal para a elaborao do manual de normas e procedimentos;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Gesto do Manual Administrativo ELABORADO POR: Cllia, Orlando e Tania

AO: Legislativa CDIGO: SUPE/GMAD 2.01 FOLHA 05/07

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS Todas

c) Procedimento: deve orientar sobre a forma correta e a melhor sequncia das etapas do trabalho, facilitando o gerenciamento e a comunicao interna e possibilitando aos servidores/colaboradores maior facilidade para compreenso das rotinas de trabalho. Fluxogramas: contm a forma resumida de apresentar os procedimentos. C) Rodap Deve conter as seguintes informaes: a) Portaria MD n: identifica o nmero da Portaria da Mesa Diretora; b) Aprovada em: identifica a data de aprovao da norma c) Cancela e Substitui: identifica a data de cancelamento e substituio de uma norma; d) Responsvel da SUPE: identifica a assinatura do responsvel, que deve ser seguida de carimbo. PRINCPIOS BSICOS A SEREM ADOTADOS NOS MANUAIS ADMINISTRATIVOS Os princpios bsicos a serem adotados so: Evitar a proliferao de atos normativos idnticos, mas com denominaes diferentes; No disciplinar o mesmo assunto em atos normativos diferentes; No colocar assuntos diferentes no mesmo ato normativo. DEFINIO DOS CDIGOS E SIGLAS Caber SUPE a definio dos cdigos e siglas das unidades organizacionais, como tambm dos processos e subprocessos administrativos a serem usados no Manual de Organizao e no Manual de Normas e Procedimentos. CODIFICAO DO MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS No Manual de Normas e Procedimentos os cdigos sero apresentados em ordem alfanumrica. Os cdigos seguiro o modelo abaixo: XXX/XXXX X XX-X XXX - As trs (ou quatro) primeiras letras indicam a sigla da unidade gestora do processo; XXXX- As quatro letras indicam o nome do processo/subprocesso; X - Indica procedimento do Processo, iniciando com o nmero 2; XX - Indica o nmero sequencial da norma; X- Indica o nmero sequencial do(s) anexo(s).

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Gesto do Manual Administrativo ELABORADO POR: Cllia, Orlando e Tania

AO: Legislativa CDIGO: SUPE/GMAD 2.01 FOLHA 06/07

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS Todas

RESPONSABILIDADE PELA ELABORAO E ACOMPANHAMENTO DAS NORMAS E PROCEDIMENTOS As informaes para a elaborao das normas e procedimentos, bem como o seu acompanhamento, das diversas fases at a sua transformao formal em Portaria da Mesa Diretora, so de responsabilidade das unidades gerenciais gestoras do processo. APOIO SUPE As unidades gerenciais proporcionaro SUPE elementos necessrios para a elaborao dos Manuais Administrativos de Organizao e de Normas e Procedimentos. APROVAO O Manual de Organizao e o Manual de Normas e Procedimentos devero ser aprovados pela Mesa Diretora. COLEES A SEREM MANTIDAS NA SUPE A SUPE, como unidade responsvel pela elaborao do Manual Administrativo, manter as colees originais validadas pelos gestores das unidades e aprovadas pela Mesa Diretora. AUTENTICIDADE DAS NORMAS As normas aprovadas s tero valor normativo se houver no rodap o nmero da Portaria da Mesa Diretora e a assinatura do responsvel da SUPE. A assinatura referida vale como autenticidade das Normas aprovadas pela Mesa Diretora, ou seja, atesta que o contedo das folhas que esto sendo distribudas reflete fidedignamente o que foi aprovado. ATUALIZAO DO MANUAL O Manual dever ser atualizado periodicamente, sempre que necessrio, sem a necessidade de fazer a sua edio completa. As atualizaes devero ser feitas por uma nova Portaria da Mesa Diretora, que cancela e substitui a anterior. Essa medida eliminar a necessidade de consulta a mais de um ato normativo para um determinado assunto, ou seja, evitar a consulta do ato original e de todos os atos de modificao posteriores. Cabe unidade gestora do processo informar SUPE todas as alteraes ocorridas em normas aprovadas para que esta providencie as atualizaes necessrias. As alteraes parciais de um item em norma sero identificadas em negrito, sublinhadas e, ao final, anotado o nmero da Portaria MD (nmero/ano) de alterao, conforme exemplo abaixo. Exemplo: Item sete (7) - (Alterado pela Portaria MD n XX/XXXX)

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Gesto do Manual Administrativo ELABORADO POR: Cllia, Orlando e Tania

AO: Legislativa CDIGO: SUPE/GMAD 2.01 FOLHA 07/07

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS Todas

de inteira responsabilidade da unidade gestora do processo a substituio das normas alteradas e aprovadas nos respectivos manuais, quando necessrio. DISTRIBUIO DOS MANUAIS Verso completa: ser disponibilizada uma cpia fsica unidade gerencial envolvida. Verso parcial: ser disponibilizada uma cpia fsica ao gestor de cada processo. Posteriormente, ser disponibilizada uma cpia eletrnica no site da ALMT. ACOMPANHAMENTO DO USO Caber ao responsvel pela unidade gerencial o acompanhamento do uso dos manuais, bem como a verificao da eficcia de sua utilizao. ARQUIVAMENTO E CONSULTA Os manuais administrativos sero emitidos em meio impresso e, posteriormente, em meio digital, podendo a consulta ser feita das duas formas. O arquivamento das normas impressas se dar em pasta especfica, observando a ordem numrica do processo e do subprocesso ao qual pertence. Os manuais administrativos devem ficar disponveis para consulta de todos os servidores-colaboradores.

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APROVADA EM 05/12/2011

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RESPONSVEL DA SUPE

SECRETARIA DE ADMINISTRAO E PATRIMNIO

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PROCESSO ALMOXARIFADO

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RESPONSVEL DA SUPE

ROTEIRO POR SUBPROCESSOS


CDIGO SAP/ALMO 2.01 SAP/ALMO 2.02 SAP/ALMO 2.03 SAP/ALMO 2.04 SAP/ALMO 2.05 ASSUNTO Recebimento de Material do Fornecedor no Almoxarifado Registro de Materiais no Almoxarifado Armazenamento de Material no Almoxarifado Solicitao e Distribuio de Material de Consumo Classificao de Materiais de Consumo FOLHA 1-5 1-4 1-4 1-5 1-5

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Recebimento de Material do Fornecedor no Almoxarifado ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.01 FOLHA 01/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o recebimento e aceitao de material do fornecedor no Almoxarifado.

ORIENTAES GERAIS: 1 SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) ALMO - Almoxarifado; c) GPAT- Gerncia de Material e Patrimnio. 2 FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) NF - Nota Fiscal; b) TD - Termo de Doao; c) DP - Declarao de Permuta; d) GRT- Guia de Remessa ou Transferncia; e) PC - Processo de Aquisio. 3 USURIO: Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4 DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ATENDIMENTO: Das 08h s 12h e das 14h s 18h. DO ALMOXARIFADO: O Almoxarifado tem por funo o recebimento, a guarda, a conservao e a distribuio dos materiais nas unidades. Material, para efeito desta norma, representa quaisquer equipamentos, produtos, objetos, peas, livros, embrulhos, sacos etc., classificados como de natureza permanente ou de consumo e pertencentes Assembleia Legislativa. So eles: a) Material Permanente (MP) o que, pela sua maior durabilidade e por no passar por transformaes (mveis, equipamentos etc.), deve ser registrado e mantido no patrimnio at se tornar inservvel, conforme decidido no devido processo de descarga. b) Material de Consumo (MC) o que ser transformado durante o seu uso (papel, canetas, tintas, produtos qumicos de limpeza etc.), empregado como parte em equipamentos ou instalaes.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Recebimento de Material do Fornecedor no Almoxarifado ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.01 FOLHA 02/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

c) Materiais Inservveis (MI) so os de natureza permanente ou de consumo, que pelas suas caractersticas do momento no so mais de utilidade para uso interno, no constam dos registros patrimoniais e, pelos seus valores relativamente insignificantes, podem ser descartados ou doados. A ficha de controle necessria para o controle do estoque na prateleira. Todos os materiais e bens adquiridos devem ser recebidos obrigatoriamente pelo Almoxarifado, mesmo aqueles no configurados como de estoque. Por exemplo: compra de uma geladeira, quadro de artes etc. A entrega de material deve ocorrer sempre no Almoxarifado, salvo situaes em que no deva ser ali estocado. Nesse caso a entrega dever ser efetuada no local previamente estabelecido, acompanhada por um servidor do Almoxarifado. O local do recebimento do material, o registro de entrada, a guarda e a conservao devem ser de nica responsabilidade do Almoxarifado. Sempre que possvel deve ser separado do local de entrega e dispor de espao adequado para sua conferncia. Mensalmente, o Almoxarifado remeter para o setor de Contabilidade o Demonstrativo Mensal das Operaes referentes a material permanente e de consumo.

PROCEDIMENTOS: ALMOXARIFADO Responsvel pelo recebimento: 1. Conferir o material a ser entregue, verificando os documentos hbeis que rotineiramente o acompanham, tais como: nota fiscal/fatura, termo de doao ou de declarao de permuta, guia de remessa ou de transferncia, ou outros documentos afins conforme o caso; 2. Observar cuidadosamente se no documento de entrega do material constam os seguintes elementos: Dados cadastrais do fornecedor e da unidade requisitante; Especificao do material; Peso, qualidade e quantidade; Preo unitrio e total; Imposto; Prazo de entrega; Condies de pagamento.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Recebimento de Material do Fornecedor no Almoxarifado ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.01 FOLHA 03/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

3. Conferir o material de acordo com o pedido; Havendo discordncia 4. Seguir para o item 11; No havendo discordncia 5. Atestar no verso da 1 via do documento de entrega, assinada por um servidor do setor autorizado; 6. Anexar a 1 via do documento ao processo de aquisio e encaminhar ao Almoxarifado para os devidos fins; 7. Encaminhar estocagem e distribuio; Quando o material demandar inspeo ou anlise qualitativa 8. Receber o material condicionalmente at que possa ser atestada sua qualidade. Ocorrendo a situao descrita, o recebimento do material dever ser atestado pelo Secretrio da unidade e pelo responsvel no Almoxarifado pela inspeo ou anlise; 9. Solicitar a inspeo tcnica; Tcnico responsvel pela inspeo 10. Verificar o material, anotar o laudo tcnico e devolver ao Almoxarifado; Almoxarifado Constatada divergncia quanto aos padres de qualidade exigidos, falta ou ainda verificado defeito de material 11. Providenciar perante o fornecedor a regularizao da entrega ou efetuar a devoluo do material, comunicando o fato imediatamente ao setor responsvel pela aquisio para os devidos fins; 12. Informar rea de compra sobre a irregularidade.

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Recebimento de Material do Fornecedor no Almoxarifado ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.01 FOLHA 04/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

FLUXOGRAMA:

PORTARIA MD N 063/2011

APROVADA EM 05/12/2011

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RESPONSVEL DA SUPE

FLUXOGRAMA RECEBIMENTO DE MATERIAL DO FORNECEDOR NO ALMOXARIFADO SAP/ALMO 2.01-1 FOLHA 05/05


Responsvel pela Unidade Tcnico responsvel Responsvel pelo almoxarifado

INCIO

1 Conferir material entregue verificando os documentos hbeis que o acompanham

2 Observar no doc. de entrega do material a especificao dos dados conf. SAP/ ALMO

8 Se o material demandar inspeo ou anlise qualitativa, receber o material condicionalmente at que o tcnico possa verificar sua qualidade

11 Constatada divergncia quanto qualidade, solicitar ao fornecedor sua regularizao 10 Verificar o material, elaborar o laudo tcnico e devolver ao almoxarifado

3 Conferir o material de acordo com o pedido

9 Solicitar a inspeo tcnica

12 Informar rea de compra sobre a irregularidade

4 Seguir para o item 11

Discordncia? Sim FIM

No

5 Atestar no verso da 1 via doc. de entrega

6 Anexar 1 via do documento ao processo de aquisio

7 Encaminhar para estocagem e distribuio

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

PORTARIA MD N 063/2011

APROVADA EM 05/12/2011

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RESPONSVEL DA SUPE

ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Registro de Materiais no Almoxarifado ELABORADO POR: Cllia e Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.02 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o registro de materiais no Almoxarifado. ORIENTAES GERAIS: 1 SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) ALMO - Almoxarifado. 2 FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) FCP - Fichas de Controle de Prateleiras; b) RPM - Relatrio de Posio de Materiais. 3 USURIO: Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4 DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ATENDIMENTO Das 08h s 12h e das 14h s 18h. DO REGISTRO a) O registro da movimentao fsica de material (entrada/sada) recebido de responsabilidade do Almoxarifado; b) Toda movimentao de material de consumo ou permanente que no seja para uso imediato deve ser objeto de registro pelo Almoxarifado, contra apresentao dos respectivos documentos hbeis; c) O controle financeiro deve ser feito por outro servidor (unidade), de forma independente, promovendo, assim, a segregao de funo entre o controle fsico e financeiro e possibilitando um efetivo registro contbil da gesto de material; d) Todos os materiais sob os cuidados do Almoxarifado devem ser classificados e catalogados segundo a natureza a que se destinam. No ato do recebimento, o Almoxarifado dever conferir os materiais entregues e, estando de acordo com a nota, guard-los;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Registro de Materiais no Almoxarifado ELABORADO POR: Cllia e Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.02 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

e) As fichas de prateleira devem ser acondicionadas em envelopes plsticos. O mesmo procedimento deve ser adotado no caso de ser utilizado outro instrumento de controle; f) Aps a conferncia dos materiais entregues dever ser assinado o atesto de recebimento pelo responsvel ou servidor designado; g) O Almoxarifado dever realizar balancetes peridicos e inventrio fsico e de valor do material estocado. Ao final de cada ano, dever elaborar levantamento estatstico anual de consumo para elaborao de oramento do ano seguinte.

PROCEDIMENTOS: COLABORADOR RESPONSVEL Por ocasio do registro de material no Almoxarifado 1. Registrar a movimentao no sistema de controle (ficha de prateleira, ficha de estoque ou listagens processadas em computador) com base nos documentos hbeis que acompanham o material;

Caso se utilize ficha de prateleira 2. Numerar em ordem cronolgica e adequadamente preenchida, sem emendas, rasuras ou ressalvas. Deve conter ainda espcie ou natureza do material, valor, registro da movimentao ocorrida (entrada/sada) e existncias fsicas (saldos); 3. Emitir o relatrio e arquivar para consultar, quando necessrio;

Em caso de lanamentos indevidos 4. Corrigir mediante estorno, devidamente justificado e visado pelo gerente da unidade;

Material recebido por doao, cesso ou permuta 5. Registrar no documento de controle se estiver acompanhado de documento de entrega, que pode ser termo de doao, cesso ou permuta.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Registro de Materiais no Almoxarifado ELABORADO POR: Cllia e Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.02 FOLHA 03/04

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FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA REGISTRO DE MATERIAIS NO ALMOXARIFADO SAP/ALMO 2.02-1 FOLHA 04/04 Servidor responsvel pelo Setor
INCIO

1 Registrar a entrada de materiais no Almoxarifado fazendo o uso de fichas de estoque

2 Numerar em ordem cronolgica, sem emendas, rasuras ou ressalvas, dando entrada ou sada de materiais

3 Emitir o relatrio e arquivar para consulta quando necessrio

4 Em caso de lanamentos indevidos, corrigir mediante estorno justificado e visado pelo gerente da unidade

5 Material recebido por doao, cesso ou permuta, registrar no documento de controle se estiver acompanhado de documento de entrega, que pode ser termo de doao, cesso ou permuta.

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia e Paulo

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Armazenamento de Almoxarifado ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.03 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

Material

no

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar a estocagem de material no Almoxarifado. ORIENTAES GERAIS: 1 SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) ALMO - Almoxarifado. 2 FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: Etiqueta de identificao. 3 USURIO: Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4 DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ATENDIMENTO: Das 08h s 12h e das 14h s 18h. GERNCIA DE MATERIAIS E PATRIMNIO: a) Responsvel patrimonial todo e qualquer servidor investido de funo de direo/chefia, cuja atribuio peculiar ser a responsabilidade pela gesto patrimonial dos bens colocados disposio da unidade; b) O responsvel patrimonial poder, sempre que necessrio ao bom andamento das providncias inerentes gesto patrimonial, delegar competncia a outros servidores lotados em sua unidade para, como co-responsveis, atuarem sobre a carga patrimonial; c) O responsvel pelo Almoxarifado dever zelar pela organizao necessria, a fim de possibilitar a movimentao de material bem como a utilizao do equipamento preciso, de forma ordenada e segura; d) O responsvel patrimonial deve zelar por manter um adequado sistema de alarme contra furto, roubo, incndio e inundao ou contra qualquer tipo de risco ou ameaa; e) Todo material deve estar devidamente protegido bem como preservado da ao e das ameaas climticas, de insetos e acidentes;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Armazenamento de Almoxarifado ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.03 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

Material

no

f) Os acessos devem ser suficientemente amplos, a fim de permitir e facilitar a circulao de material e do pessoal especializado no combate a incndio; g) Os extintores de incndio devem ser colocados em locais visveis, de fcil acesso e devem sofrer rigoroso controle do prazo de validade; h) Qualquer material estranho unidade no deve permanecer no Almoxarifado; i) Todo material obsoleto ou em desuso deve ser identificado para fins de baixa, a ser precedida de exame por comisso especialmente designada para esse fim. Deve ser diligenciado, ainda, no sentido de viabilizar possvel aproveitamento em outra instituio, mediante doao, observados os dispositivos legais vigentes, encaminhando para depsito; j) O material deve ser armazenado de forma a possibilitar fcil visualizao de sua etiqueta de identificao.

PROCEDIMENTOS: Material recebido do fornecedor e conferido 1. Atualizar com os dados do(s) material(is) adquirido(s) no sistema de materiais, conforme o tipo; 2. Imprimir o relatrio e guard-lo no arquivo; 3. Selecionar material da mesma classe e coloc-lo em local prximo, de modo a facilitar sua movimentao, inspeo e rpida realizao de inventrio; 4. Armazenar o material conforme dispositivos legais, deve ser evitado o contato direto do material com piso, utilizando-se para isso acessrio de proteo (estrados de madeira); Material pesado e de grande volume, frequentemente movimentado 5. Estocar em local de fcil acesso e prximo sada, no deve haver material estocado nos corredores e reas de circulao, que devem permanecer livres e bem iluminadas, de modo que o trfego de pessoas e material possa fluir livremente;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Armazenamento de Almoxarifado ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.03 FOLHA 03/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

Material

no

Material de grande porte (peso e volume) 6. Estocar na parte inferior da estante, minimizando os riscos de avarias ou de acidentes, alm de facilitar sua movimentao; 7. Empilhar de forma a no comprometer a segurana das pessoas ao redor, assim como a qualidade do prprio material, que pode vir a ser afetada em decorrncia de excessiva presso e da ausncia de adequado arejamento; Material inflamvel e materiais especiais recebidos em consignao 8. Estocar separadamente dos demais, em local adequado, claramente identificado.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - ARMAZENAMENTO DE MATERIAL NO ALMOXARIFADO SAP/ALMO 2.03-1 FOLHA 04/04

INCIO

1 Material recebido do fornecedor Atualizar os dados do material adquirido no sistema de materiais conforme o tipo

2 Imprimir relatrio e guard-lo

7 Empilhar de forma a no comprometer a segurana das pessoas ao redor

3 Selecionar material da mesma classe e coloc-lo em local prximo, de modo a facilitar sua movimentao, inspeo e rpida realizao de inventrio

8 Material inflamvel, materiais especiais recebidos em consignao: estocar separadamente dos demais, em local adequado, claramente identificado

4 Armazenar o material conforme dispositivos legais (evitar contato direto do material com o piso e utilizar estrados). FIM

5 Material pesado e de grande volume, frequentemente movimentado: estocar em local de fcil acesso e prximo sada

6 Material de grande porte (peso e volume): estocar na parte inferior da estante

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Orlando

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao e Distribuio de Material de Consumo ELABORADO POR: Arturo, Cllia e Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.04 FOLHA 01/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO E COMPRAS

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o controle de estoque, solicitao e distribuio de materiais de consumo na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1 SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) ALMO - Almoxarifado. 2 FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) MEMO- Memorando; b) REMAC - Requisio de Material de Consumo (anexo); c) RMC- Relao de Materiais de Consumo. 3 USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4 DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ATENDIMENTO a) A Secretaria de Administrao e Patrimnio receber a Requisio de Material de Consumo - REMAC Norma 2.04-2, a partir das 8 h; b) O atendimento da solicitao deve ocorrer num prazo de 48h, salvo em carter emergencial; c) Caso no seja possvel o atendimento, informar ao solicitante e tomar as devidas providncias. REQUISIO DE MATERIAIS a) A requisio de materiais de consumo deve ser feita com uma semana de antecedncia. S sero aceitos pedidos urgentes se houver justificativa; b) Dever ser informado SAP o nome do servidor credenciado que assinar a REMAC; c) Toda requisio de material de consumo deve ser assinada pelo responsvel da unidade ou servidor credenciado na SAP.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao e Distribuio de Material de Consumo ELABORADO POR: Arturo, Cllia e Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.04 FOLHA 02/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO E COMPRAS

FORNECIMENTO a) O recebedor do material na unidade solicitante dever conferir os materiais entregues, datar e assinar a REMAC. MATERIAIS DE CONSUMO a) Os materiais de consumo devero ter suas entradas e sadas registradas, desde que a aquisio seja efetuada pela Assembleia Legislativa com emisso de nota fiscal; b) O responsvel pelo controle de estoque dever ater-se movimentao de entrada e sada dos materiais de armazenamento, disponibilizao do material adquirido e realizao do inventrio anual dos materiais existentes; c) O controle de estoque dever ser efetuado por tipo de mercadorias existentes no Almoxarifado, entradas, quantidades unitrias, valor unitrio e total dos materiais adquiridos.

PROCEDIMENTOS RECEPO Aps receber a requisio de material de consumo da unidade solicitante: 1. Verificar se est assinada pelo responsvel da unidade ou pelo colaborador autorizado para efetuar a solicitao; Aps receber a requisio de material de consumo da unidade solicitante: 2. Protocolar e encaminhar ao Almoxarifado; Almoxarifado - Responsvel 3. Cadastrar a requisio de material de consumo no Sistema de Requisio de Materiais de Consumo, com o nmero da requisio, nome da unidade solicitante, data e descrio do pedido; 4. Verificar se h disponibilidade de material no relatrio de materiais de consumo; 5. Emitir o parecer sobre as condies de fornecimento na prpria REMAC;
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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao e Distribuio de Material de Consumo ELABORADO POR: Arturo, Cllia e Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.04 FOLHA 03/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO E COMPRAS

Material no disponvel no Almoxarifado 6. Informar ao setor de compras e unidade solicitante que no h material em estoque e tomar as providncias devidas; Ao chegar a nova remessa 7. Receber o material e conferir os documentos que o acompanham; 8. Dar entrada no sistema (estoque); Material disponvel no Almoxarifado 9. Separar as requisies por tipo e efetuar a baixa no sistema; Material disponvel no Almoxarifado 10. Providenciar o material, anotar a quantidade fornecida e assinar a requisio; 11. Distribuir o material para a unidade solicitante e colher assinatura de recebimento na requisio; Retorno SAP 12. Arquivar a requisio.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao e Distribuio de Material de Consumo ELABORADO POR: Arturo, Cllia e Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.04 FOLHA 04/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO E COMPRAS

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - SOLICITAO E DISTRIBUIO DE MATERIAL DE CONSUMO - SAP/ALMO 2.04-1 FOLHA 05/05

RECEPO

RESPONSVEL PELO ALMOXARIFADO 3 Cadastrar a requisio de material de consumo no computador.

INCIO

1 Verificar se a requisio est assinada pelo responsvel da unidade ou pelo colaborador autorizado para efetuar a solicitao

4 Verificar se h disponibilidade de material no relatrio de materiais de consumo

2 Protocolar e encaminhar ao Almoxarifado.

5 Emitir o parecer sobre as condies de fornecimento na prpria REMAC

NO

MATERIAL DISPONVEL

SIM

9 Separar as requisies por tipo e efetuar a baixa no sistema.

6 Informar ao setor de compras e unidade solicitante que no h material em estoque e tomar as devidas providncias AO CHEGAR NOVA REMESSA NO ALMOXARIFADO

10 Providenciar o material, anotar a quantidade fornecida e assinar a requisio

7 Receber o material e conferir os documentos que o acompanham

11 Distribuir o material para a unidade solicitante e colher assinatura de recebimento

Retorno SAP

8 Dar entrada no estoque.

12 Arquivar a requisio

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Paulo

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Requisio de Material de (Instruo de Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.04-2 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

Consumo

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Requisio de Material de Consumo. ORIENTAES GERAIS: 1 SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) ALMO - Almoxarifado; c) GPAT - Gerncia de Material e Patrimnio. 2 FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) REMAC - Requisio de Material de Consumo (modelo abaixo).
ESTADO DE MATO GROSSO REQUISIO DE MATERIAL DE CONSUMO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio UNIDADE SOLICITANTE TELEFONE (1)
ITEM (3) DENOMINAO DO MATERIAL (4) (5) QUANTIDADE UNID. PEDIDA (6) FORNECIDA (7)

(2)

Data: (8) Data: (11) Data: (14)

Emitida por: (9) Autorizado por: (12) Recebido por: (15)

(10)

Assinatura
(13)

Assinatura
(16)

Assinatura

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Requisio de Material de (Instruo de preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.04-2 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

Consumo

3 USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4 DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Requisio de Material de Consumo CAMPOS (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est requisitando o material; (2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante; (3) Item - Indicar a ordem de pedidos; (4) Denominao do Material - Descrever o tipo e caracterstica do material; (5) Unid.- Especificar a unidade, por ex.: se caixa, bloco, resma, unidade etc.; (6) Pedida - Anotar a quantidade do material requisitado; (7) Fornecida - Anotar a quantidade do material entregue pela SAP (uso da SAP); (8) Data - Anotar a data da emisso da requisio de material de consumo; (9) Emitido por - Lanar o nome do responsvel pelo setor que emitiu o documento; (10) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel pelo setor; (11) Data - Anotar data da autorizao da requisio do material de consumo; (12) Autorizado por - Lanar o nome do colaborador que autorizou a entrega do material; (13) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que autorizou a entrega do material;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Requisio de Material de (Instruo de Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.04-2 FOLHA 03/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

Consumo

(14) Data - Anotar a data da entrega do material; (15) Recebido por - Lanar o nome do colaborador que recebeu o material; (16) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o material.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Classificao de Materiais de Consumo ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05 FOLHA 01/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar a classificao de materiais de consumo na Assembleia Legislativa.

ORIENTAES GERAIS: 1 SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) ALMO - Almoxarifado. 2 FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) Tabela de Materiais de Consumo; b) Tabela de Materiais Descaracterizados como Permanentes. 3 USURIO: Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ATENDIMENTO a) Secretaria de Administrao e Patrimnio encaminhar ao Almoxarifado o material a ser classificado, usando a codificao de acordo com as normas do Sistema de Codificao. A codificao deve partir de uma anlise tcnica do material, a fim de: - Identificar os materiais de uso semelhante para inclu-los no mesmo campo; - Permitir que os materiais sejam facilmente diferenciados. b) Classificao dos Grupos de Materiais de Consumo: - Impressos; - Material de limpeza; - Copa e cozinha; - Material eltrico; - Material grfico; - Material de informtica.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Classificao de Materiais de Consumo ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05 FOLHA 02/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

c) O cadastro dos materiais ser ordenado conforme suas caractersticas, utilizando uma sistemtica que resulte em uma lgica que deve ser dispensada a cada item; d) O controle do armazenamento de materiais dever manter a rotatividade por trs meses, procurando diminuir os estoques exagerados ou ociosos; e) O aproveitamento racional dos espaos utilizados pelos materiais dever manter as caractersticas fsicas, dispondo-os na sequncia dos cdigos, permitindo rpido acesso e perfeita identificao; f) A contagem peridica dos materiais ser feita para avaliao dos saldos das fichas dos estoques com as de prateleiras; g) A identificao dos materiais em estoque (nas prateleiras, caixas, palites etc.) ser com cdigos numricos e alfanumricos, pelo uso combinado de cores, figuras geomtricas e smbolos, que servem para demarcao de reas reservadas para cada material; h) O registro de movimentao dos materiais (entrada e sada) dever ser feito na ficha de prateleira, que ter a finalidade de fornecer a posio exata dos materiais em estoque, alm de servir como um meio de controle adicional aos demais da organizao; g) O levantamento fsico do Almoxarifado dever ocorrer quando da substituio da gerncia da rea, lavrando-se o Termo de Transferncia de Responsabilidade, com assinatura das partes; i) Sistema informatizado de controle de estoque far parte integrante desta norma, observados os princpios que norteiam um Almoxarifado; j) Sistema de codificao por barras, para o controle de patrimnio e material, foi introduzido visando facilitar o levantamento e localizao dos bens. PROCEDIMENTOS COLABORADOR 1. Analisar os materiais para inclu-los no mesmo grupo, a fim de serem facilmente identificados; 2. Classificar os materiais de acordo com seu grupo de codificao de materiais - ver tabela de classificao de materiais, Norma SAP/ALM 2.05-2 ou SAP/ALM 2.05-3; 3. Controlar o consumo de materiais mantendo a rotatividade aproximadamente por trs meses dentro dos recursos de dotao oramentria, procurando assim diminuir estoques exagerados e ociosos;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Classificao de Materiais de Consumo ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05 FOLHA 03/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

4. Efetuar a codificao conforme demonstrado abaixo:

Classificao de Materiais Codificao Decimal Simplificada 1 DEFINIDORA (00) (dois dgitos) 2 INDIVIDUALIZADORA (000) (trs dgitos) 02 - Aglutina os grandes grupos indicando a classificao no grupo. Exemplo: Material de Escritrio (caneta, lpis, borracha, clipes etc.). 02 - Material de Escritrio: 011 - Individualiza ou acusa o material em si, indicando o grupo a que pertence. Exemplo - Lpis; 02- Material de Escritrio; 011- Lpis; Portanto: 02.011- Lpis 002 - Caracteriza o material, descreve o material codificado, tornando-o inconfundvel com os demais. Exemplo: Lpis preto n 2 da marca Johann Faber. Portanto: 02.011.002 - Significa lpis preto n 2.

3 DEFINIDORA (001) (trs dgitos)

Classificao dos Grupos de Materiais de Consumo: - Impressos; - Material de limpeza; - Copa e cozinha; - Material eltrico; - Material grfico; - Material de informtica. 5- TABELA DE MATERIAIS DE CONSUMO (Anexo - SAP/ALMO 2.05-2) 6- TABELA DE MATERIAIS DE CONSUMO DESCARACTERIZADOS COMO PERMANENTES (Anexo - SAP/ALMO 2.05-3)

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Classificao de Materiais de Consumo ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05 FOLHA 04/05

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - CLASSIFICAO DE MATERIAIS DE CONSUMO SAP/ALMO 2.05-1 FOLHA 05/05

INCIO

1 Analisar os materiais para inclu-los no mesmo grupo, a fim de serem facilmente identificados

2 Classificar os materiais de acordo com o grupo de codificao de materiais e ver tabela de classificao de materiais, Norma SAP/ALMO 2.05-2 ou SAP/ALMO 2.05-3

3 Controlar o consumo de materiais mantendo a rotatividade por trs meses dentro dos recursos de dotao oramentria, procurando diminuir estoques exagerados e ociosos.

4 Efetuar a codificao conforme Norma SAP/ALMO 2.05 item 4

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Tabela de Materiais de Consumo ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-2 FOLHA 01/11

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o uso da tabela de classificao de materiais de consumo. COPA E COZINHA Acar Adoante Baldes de alumnio Bules Caf Canecas Chs diversos Copo de vidro para gua Copo descartvel para gua Copo descartvel para caf Detergente lquido para loua Esponja de ao (Bombril) Esponja de espuma dupla face Filtro de papel - coador de caf Garfos Garrafas trmicas Guaran ralado Guardanapo de papel de mesa Pano de prato Papel de alumnio Papel filme PVC transparente Papel toalha na cor branca Pratos Sucos diversos Talheres Xcara de loua para caf Xcara de loua para cafezinho Xcara de loua para ch VESTURIO Avental em brim branco tamanho G Avental em brim branco tamanho GG Avental em brim branco tamanho M Avental em brim branco tamanho P

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PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

Beca ou vestes talares tamanho G Beca ou vestes talares tamanho GG Beca ou vestes talares tamanho M Beca ou vestes talares tamanho P

HIGIENE, LIMPEZA E DESCARTVEIS gua sanitria lcool para limpeza Balde plstico com ala - capacidade para 20 litros Cesto de lixo para banheiro em plstico Cesto de lixo cilndrico, compensado, revestido em frmica Cesto de lixo com tampa, capacidade para 35 litros Cesto de lixo tipo cilndrico em plstico Detergente lquido amoniacal Estopa para auto Flanela Inseticida aerosol Lustra metal Lustra mveis Pano de limpeza Papel higinico Papel higinico tipo rolo Papel toalha em rolo Papel toalha inter folhado, 23 cm x 27 cm Pasta saponcea para as mos Porta copos em ao inox, para 100 copos de 20 ml Porta copos em ao inox, para 100 copos de 50 ml Sabo em pedra Sabo em p Sabonete Sabonete lquido - lata de 18 litros Sabonete lquido cremoso Saco plstico para lixo de 15 litros Saco plstico para lixo de 30 litros Saponceo

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PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

SUPRIMENTOS AUDIOVISUAIS Bateria para filmadora 12 volts Bateria para mquina fotogrfica - 06 V lithium Bateria porttil no recarregvel tipo alcalina, 09 V Bateria porttil no recarregvel, tipo alcalina 03 V, pequena Bateria porttil no recarregvel, tipo alcalina, 06 V Filme 13 mm x 24 poses - Asa 100 Filme 13 mm x 12 poses - Asa 100 Filme 13 mm x 24 poses - Asa 400 Filme 135 mm x 12 poses - Asa 200 Filme 135 mm x 36 poses - Asa 100 Filme 135 mm x 36 poses - Asa 400 Fita cassete 90 minutos Ferro Fita cassete HFC - 60 Fita de videocassete T 120 Fita magntica tipo mini-DV para filmadora digital, 60 min. Fita microcassete com durao de 60 min. Fita para filmadora digital 8 mm Fita para filmadora digital 8 mm tipo HI 8 Fita para filmadora TC 30 Pilha tamanho AA pequena Pilha tamanho AAA - palito Pilha grande alcalina - par Transferncia para retroprojetor com tarja 216 x 330 mm Transparncia para retroprojetor 216 x 330 mm

ENVELOPES, IMPRESSOS E MODELOS OFICIAIS Envelope Modelo AL 700.001 Envelope Modelo AL 700.001 chancelado Envelope Modelo AL 700.002 Envelope Modelo AL 700.003 (uso do Gabinete) Envelope Modelo AL 700.004 Envelope Modelo AL 700.004 chancelado Envelope Modelo AL 700.005 Envelope Modelo AL 700.005 chancelado Envelope Modelo AL 700.007 Envelope Modelo AL 700.007 chancelado Envelope Modelo AL 700.008 (vai-e-vem em papel) Ficha AL 03

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PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

Ficha AL 03 Ficha AL 105 Ficha AL 106 - PAD Ficha AL 107 - Valores Patrimoniais Modelo AL 05 - Atestado ocupao prdio Modelo AL 06 - Pesquisa de preo Modelo AL 102 - Sol. Trans. de Mat. Permanente Modelo AL 29 - Declarao Modelo AL 30 - Recados e Anotaes Modelo AL 31 - Relao de Ligaes Interurbanas Modelo AL 60 - Capa para Processos Modelo AL 64 - Diria Modelo Oficial 05 - Papel para rascunho Modelo Oficial 11 - Guia Inspeo de Sade Modelo Oficial 24 - Relao de Remessa Pequena Modelo Oficial 35 - Balancete de Prestao de Contas Modelo Oficial 36 - Capa para proc. e Prestao de Contas

CONSUMO DE MATERIAL DE ESCRITRIO Almofada para carimbo n. 04 na cor azul Almofada para carimbo n. 04 na cor preta Almofada para carimbo n. 03 na cor preta Almofada para carimbo n. 03 na cor azul Almofada para carimbo n. 04 na cor vermelha Apontador para lpis Barbante plstico - tipo fitilho Borracha para lpis, formato retangular n. 40, branca Borracha para tinta Caixa para arquivo morto em polionda Caneta esferogrfica na cor azul, ponta 1mm Caneta esferogrfica na cor preta, ponta 1mm Caneta esferogrfica na cor vermelha, ponta 1mm Caneta futura azul (hidrogrfica) Caneta futura preta (hidrogrfica) Caneta futura vermelha (hidrogrfica) Caneta lumicolor amarela (marca texto) Clipes n. 6 Cola em basto, pesando 9 gramas

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PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

Cola lquida em frasco de 1 litro Cola lquida em frasco 40 gramas Cola secagem rpida (ex: super bonder), frasco com 3 gramas Colchete n. 12 Colchete n. 08 Elstico caixa com 100g Estilete estreito Etiqueta adesiva 23mm x 37mm (folha com 16 unidades) Etiqueta adesiva 23mm x 37mm (folha com 25 unidades) Etiqueta autoadesiva Confidencial Etiqueta autoadesiva Urgente Extrator de grampos Fita adesiva crepe, medindo 50mm x 50m Fita adesiva de PVC (50mm x 50m), na cor marrom Fita adesiva crepe, medindo 19mm x 50m Fita adesiva PVC, (50mm x 50m), na cor transparente Fita adesiva dupla face, medindo 19mm x 30m Fita adesiva mgica 25mm x 65m Fita adesiva na cor vermelha Fita adesiva na cor azul Fita adesiva na cor verde Fita adesiva na cor preta Fita adesiva tipo durex 12mm x 30m, pequena Fita adesiva tipo durex 12mm x 50m, grande Fita adesiva tipo durex l9mm x 50m, larga Fita mgica 12 mm x 33m Fita mgica 12 mm x 33m Fita para mquina de protocolo em nylon Fita para relgio de ponto em nylon Grampos para grampeador 26/6 Grampos para grampeador rpido 9 Lpis borracha Lpis preto, 02 Livro de Ata com 100 folhas Livro de Ata com 200 folhas Livro de Ata com 50 folhas Livro de carga para autos com 100 folhas

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PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

Livro de protocolo com 100 folhas Papel almao com pauta Papel almao sem pauta Papel carbono Papel para impressora a laser A4 (210 x 297) Papel duplo carta 279 x 432 Papel para impressora laser carta 216mm x 279mm Papel para servios gerais (SULFITE) Papel semi-kraft para embrulho Papel Verge Plus Berilo Papel Verge Plus Diamante Papel Verge Plus Turmalina Papel Verge Plus - Tamanho A 4, na cor verde, 180 gramas Pasta A/Z lombo estreito Pasta A/Z lombo largo Pasta catlogo, em carto plastificado, com 50 envelopes Pasta plastificada com elstico, na cor amarela Pasta plastificada com elstico, na cor azul Pasta plastificada com elstico, na cor vermelha Pasta plastificada com ferragem, na cor amarela Pasta plastificada com ferragem, na cor azul Pasta plastificada com ferragem, na cor preta Pasta plastificada com ferragem, na cor verde Pasta plastificada com ferragem, na cor vermelha Pasta suspensa com visor Pasta suspensa tipo pendular Pasta transparente em L Percevejo latonado Pincel atmico azul Pincel atmico na cor vermelha, recarregvel Pincel atmico preto Placa de alpaca com estojo 16x10 Post-it nas medidas 38mm x 51mm Post-it nas medidas 76mm x 102mm Reforo autoadesivo plstico Rgua plstica medindo 30cm

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AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-2 FOLHA 07/11

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

CONSUMO DE MATERIAL DE ESCRITRIO (cont.) Rgua plstica medindo 50cm Saco plstico 15 x 20 x 06, pacote com 1 kg Saco plstico 26 x 40 x 06, pacote com 1 kg Saco plstico para pasta catlogo 24cm x 32cm Tarja Tinta para carimbo na cor azul Tinta para carimbo na cor preta Tinta para carimbo na cor vermelha Tinta para numerador em metal Tinta para pincel atmico na cor azul Tinta para pincel atmico na cor preta Tinta para pincel atmico na cor vermelha

IMPRESSORAS JATO DE TINTA IMPRESSORA SUPRIMENTO ____________________ TIPO DE RENDIMENTO CDIGO UNIDADE

CANON Canon BCJ 4100 Canon BCJ 4200 Canon BCJ 4300 Canon BJ 100 BC 20 Canon BCJ 210 Canon BCJ 200E EPSON Epson 820 Epson C435X Epson Stylus 800+ Epson Stylus 800ESC Color Preto Preto Color Preto Preto Color Preto Preto Preto Preto Preto Preto Preto

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AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-2 FOLHA 08/11

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

HP HP HP HP HP HP HP HP HP HP HP HP 350 400 420 500 520 540 560 610 640 600 656 Color Preto Preto Preto Preto Preto Preto Preto Preto Preto Preto Preto

IMPRESSORAS JATO DE TINTA Color HP DESKJET 660 Preto HP DESKJET 670 Preto HP DESKJET 680 Preto HP DESKJET 692 Preto HP DESKJET 695 Preto HP DESKJET 710 Preto HP 820CXI Preto HP 870CXI Preto HP DESKJET 840 Preto HP APOLLO 2200 Preto HP 3820 Preto HP SRIE 4500 Amarela Cyan Magenta HP PLOTTER Amarela DESIGN JET 500 Cyan Magenta Preta

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AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-2 FOLHA 09/11

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

LEXMARK Lexmark X 75 Lexmark X 32 Lexmark Z 55 Lexmark Z 53 Lexmark Z 42 Lexmark 5700

Preto Preto Preto Preto Preto Preto

XEROX Xerox

4003

Preto

MATERIAL DE INFORMTICA Acessrios para rede Adaptador de fonte Adaptador Moley Adaptador para fonte Bateria APC Bateria para no-break Bateria para notebook Borracha U preta Cabo adaptador conversor Cabo para bateria Cabos Cartucho para impressora Estabilizador Filtro de linha Fita para impressora Fonte chaveada Fonte de fora carregador de pilha Fonte para HD Fontes Inversor veicular profissional para notebook Kit de trilhos para rack

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Tabela de Materiais de Consumo ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-2 FOLHA 10/11

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

Memria Microfone Mdia CD/DVD Modem digital Modem roteador Mdulo de bateria externo Monitores Mouse No-break Painel de controle de velocidade Palm Pendrive Placa de som Placa de vdeo Placa de vdeo e captura Placa me Placa PCI Processador Recarga de cartucho Scanner Software Suporte para elevar monitor Teclado Termo retrtil Testador de energia Tomada nema Tomada XYZ Tonner Tonner refil Webcam MATERIAIS ELTRICOS Acessrios: Baixa, mdia e alta tenso Botes de comando e sinaleiro Cabos alta temperatura Cabos de comando

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Tabela de Materiais de Consumo ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-2 FOLHA 11/11

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

Cabos de controle Cabos especiais Cabos para uso mvel Centro de comando Centro e quadros de distribuio Chaves seccionadas Condutores Conexel Contadores Daisa Disjuntores Eletrodutos Filtro linha Fios e cabos Fios para instalaes Fitas isolantes Fusveis Hastes para aterramento Hellemann Interruptores Lmpadas Margirius - disjuntores Luminrias Perfilados leitosos e acessrios Pial Legrand Pirelli Proteo segurana Reatores Rels Sindal - conectores eltricos Steck Taunus Terminaes para cabos de mdia tenso Tomadas Transformador

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Tabela de Materiais de Consumo Descaracterizados como Permanentes ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-3 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o uso da tabela de classificao de materiais de consumo descaracterizados da condio de permanentes. A Aucareiros lbuns Almofadas Apontadores (manual) Aplicador Alto-falantes B Balastres Baldes Bandejas Botijo de gs 2kg e 13kg Bules C Caarolas Cabos Caixas (madeira, ao, gua etc.) Caixas de som (kit multimdia) Caixetas (metlicas, madeira etc.) Caixas de ferramentas (peq./mdia) Calculadora de bolso (peq.) Calhas para lmpadas Campainhas Canecas Canetas laser (peq.) Canivetes Cantoneiras Carimbo Carrinhos Carrinhos p/arquivo Carpete

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Tabela de Materiais de Consumo Descaracterizados como Permanentes ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-3 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

Castial Copos de vidro para gua Copos descartveis para gua Copos descartveis para caf Chaves para biela (peq./exceto jogos) Chaves (fenda, fixa, estr. allen, Phillips) tamanho peq./mdia, exceto jogos Chaves de roda Chave soquete (tipo canho), exceto jogos Chicote para motor (diversos) Cinzeiro de mesa cho (exceto de pedestal ou tubo) Clipes Compassos (diversos) Contador de volume (manual) Cortadeira (material de escritrio) Cortinas (simples peq.) D Disco magntico E Escalas Esptulas Estojos Esticador Extrator F Facas Fichrios de acrlico Filtro para gua Filme (material didtico) Formas Formes Funil Furador para papel G Garrafa trmica Grampeadores para papis (peq./med.) Grampos diversos (instrumental)

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Tabela de Materiais de Consumo Descaracterizados como Permanentes ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-3 FOLHA 03/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

I ndice rotativo J Jarras

L Lanternas Lapiseiras Letreiros Limas ou limo Luminrias Lupas (manuais) M Mastro para bandeiras Metro (bambu, alumnio etc.) Microfone de lapela (pequeno) Molduras Morsas (pequenas) Mouse (micro)

N Nvel de madeira P P Papeleira Para-raio Perfuradores de papis Pias (inox, granito etc.) Picaretas Picotador de fichas Placa Placa comemorativa Placa universal Plaina pequena Polia

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Tabela de Materiais de Consumo descaracterizados como permanentes ELABORADO POR: Mara

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ALMO 2.05-3 FOLHA 04./04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO e COMPRAS

Ponta Porta-carimbo Porta-chaves Porta-clipes Porta-disquete Porta-etiqueta Porta-lpis Porta-papel Porta papel higinico Prumo Q Quadros (fotos, poster e gravuras - exceto de artes) Quadro de avisos (peq./mdio) Quadro negro (peq./mdio) R Rastelo Refletores/holofotes para iluminao Registro para botijo de gs Rgua para desenho Rgua para normgrafo S Suporte para carimbo Suporte para livros Suporte para pastas suspensas Suporte com rodzios (suportes em geral) T Teclado de micro V Vasos Vazadores Visor de slides Vitrine

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PROCESSO COPA

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ROTEIRO POR SUBPROCESSO

CDIGO SAP/COPA 2.01

ASSUNTO Servios de Copa

FOLHA 1-3

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Servios de Copa ELABORADO POR: Eziarone e Eliane

AO: Legislativa CDIGO: SAP/COPA 2.01 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/COPA

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os servios de copa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) COPA - Copa. 2 - FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: SS - Solicitao de Servio (Anexo) 3 USURIO: Copa 4 DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: Materiais e equipamentos utilizados: Acar; gua; Avental. Bandejas; Bule; Caf, chs, sucos, guaran ralado etc.; Coadores de caf e chs; Fogo; Garrafas trmicas; Panelas; Talheres; Xcaras e copos. SERVIOS DE COPA: a) Os colaboradores da copa devero manter sempre limpos os utenslios, com higienizao e conservao das instalaes; b) Usar roupa adequada aos trabalhos de copa; c) Controlar os materiais utilizados, evitando perdas e desperdcio, e conservar os alimentos armazenando-os em local apropriado.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Servios de Copa ELABORADO POR: Eziarone e Eliane

AO: Legislativa CDIGO: SAP/COPA 2.01 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/COPA

DO ATENDIMENTO: a) Incio da produo do caf, ch, suco e guaran ralado s 06h; b) Horrio das atividades: das 07h s 17h; c) Distribuio no perodo matutino: das 08h s 10h, e no perodo vespertino das 14h s 15h30min; d) Atende com prioridade os gabinetes dos Deputados, Secretarias, unidades gerenciais, audincias pblicas e sesses plenrias, quando necessrio.

PROCEDIMENTOS: 1. Solicitar material no Almoxarifado; 2. Preparar caf, ch, guaran ralado, sucos etc. e distribuir em horrios regulares ou quando solicitado; 3. Abastecer as garrafas com os produtos confeccionados; 4. Distribuir os produtos confeccionados (caf, ch, guaran ralado) para as unidades; 5. Efetuar a limpeza dos materiais e dos frigobares quando solicitado; 6. Guardar os materiais nos devidos lugares.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - SERVIOS DE COPA SAP/COPA 2.01-1 FOLHA 03/03

INCIO

1 Solicitar material no Almoxarifado

2 Preparar caf, ch, guaran ralado, sucos etc. e distribuir em horrios regulares ou quando solicitado

3 Abastecer as garrafas com os produtos confeccionados

4 Distribuir os produtos confeccionados para as unidades

5 Efetuar a limpeza dos materiais e dos frigobares quando solicitado.

6 Guardar os materiais nos devidos lugares

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Eziarone e Eliane

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/COPA 2.01-2 FOLHA 01/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Solicitao de Servios na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais; 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) SS - Solicitao de Servios (Modelo na Intranet)
ESTADO DE MATO GROSSO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio ITEM (3) DESCRIO SOLICITADO DO (4) SERVIO OBSERVAO (5) SOLICITAO DE SERVIOS UNIDADE SOLICITANTE (1) TELEFONE (2)

Data: Data: Data: Data:

(6) (9) (12) (15)

Emitida por: Autorizado por: Executado por: Recebido por:

(7) (10) (13) (16)

(8)

Assinatura
(11)

Assinatura
(14)

Assinatura
(17)

b) PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Solicitao de Servios CAMPOS (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est solicitando o servio;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/COPA 2.01-2 FOLHA 02/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

(2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante; (3) Item - Indicar ordem de pedidos; (4) Descrio do servio solicitado - Descrever o tipo e caractersticas do servio a ser solicitado; (5) Observao - Descrever as observaes, se houver; (6) Data - Anotar a data de emisso da solicitao de servios; (7) Emitida por - Lanar o nome do responsvel pelo setor; (8) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel da unidade solicitante; Uso da SAP (9) Data - Anotar a data de autorizao do servio solicitado; (10) Autorizado por - Lanar o nome do responsvel da SAP que autorizou o servio; (11) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel pela autorizao do servio solicitado; (12) Data - Lanar a data da execuo do servio; (13) Executado - Lanar o nome do colaborador que executou o servio; (14) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que executou o servio; (15) Data - Anotar a data de recebimento do servio executado; (16) Recebido por - Lanar o nome da pessoa que recebeu o servio solicitado; (17) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o servio solicitado.

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PROCESSO CORREIO

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ROTEIRO POR SUBPROCESSO


CDIGO SAP/COR 2.01 ASSUNTO Controle de Entrada e Sada de Correspondncia para o Correio FOLHA 1-4

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Controle de Entrada e Sada Correspondncia para o Correio ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/COR 2.01 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/COR

de

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os procedimentos de recebimento e expedio de correspondncias no protocolo geral. ORIENTAES GERAIS: 1 SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) COR - Correio. 2 FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) SS - Solicitao de Servios em 2 vias (via Intranet- modelo anexo) b) Tipo de correspondncia: AR; Carta registrada com AR; Carta registrada; Sedex; e Simples (ofcios; contas a pagar de telefone e de luz; convites). 3 USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4 DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ENCAMINHAMENTO a) Para encaminhar correspondncias pelo Correio necessrio que a unidade solicitante pegue autorizao da Secretaria de Administrao e Patrimnio com requisio (solicitao de servios) em duas vias (via Intranet); b) O Correio disponibiliza tabela de preo e balana para clculo de peso e valor para posterior envio das correspondncias; c) A expedio de correspondncia feita uma vez por dia para empresa terceirizada. PROCEDIMENTOS: Servidor do Correio ALMT Recebimento externo de correspondncia:

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APROVADA EM 05/12/2011

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Controle de Entrada e Sada Correspondncia para o Correio ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/COR 2.01 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/COR

de

1. Receber os documentos entregues pelo Correio e assinar protocolo de recebimento; 2. Fazer conferncia dos documentos e separar por assunto e unidades; Correspondncia simples 3. Separar e entregar nas unidades; Sedex e AR 4. Registrar no livro de protocolo e entregar nas unidades (destinatrio); 5. Colher a assinatura e hora do recebimento; Solicitao do servio interno de expedio de correspondncia: 6. Solicitar Secretaria de Administrao e Patrimnio a autorizao para postagem, discriminando o tipo de correspondncia e destino; Secretrio 7. Verificar o peso, anotar o preo e emitir a autorizao para o servio; 8. Receber as correspondncias, com a autorizao da SAP, para o servio da unidade solicitante; 9. Anexar a requisio no setor de Correio para controle; 10. Separar correspondncias simples, sedex, AR e convite; Expedio da Correspondncia: 11. Receber a requisio da SAP com autorizao para despachar as correspondncias; 12. Arquivar a via da requisio; 13. Separar as correspondncias e encaminh-las para a agncia terceirizada, onde sero distribudas aos destinatrios.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Controle de Entrada e Sada Correspondncia para o Correio ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/COR 2.01 FOLHA 03/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/COR

de

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA: CONTROLE DE ENTRADA E SADA DE CORRESPONDNCIA PARA O CORREIO SAP/COR- 2.01 -1 FOLHA 04/04

Servidor do Correio AL-MT

SAP

INCIO

8 Receber as correspondncias com autorizao da SAP para servio da unidade solicitante

1 Receber documentos entregues pelo correio e assinar protocolo de recebimento

9 Anexar a requisio no setor correio para controle

2 Fazer conferncia dos documentos e separar por assunto e unidades

10 Separar correspondncias simples, Sedex, AR e convite

3 Separar e entregar nas unidades

11 Receber a requisio da SAP com autorizao para despachar as correspondncias

4 Registrar no livro de protocolo e entregar nas unidades

12 Arquivar a via da requisio

5 Colher a assinatura e hora do recebimento

13 Separar as correspondncias e emitir para a agncia terceirizada, onde sero distribudas aos destinatrios

6 Solicitar SAP a autorizao para postagem, discriminando o tipo de correspondncia e destino

7 Verificar o peso, anotar o preo e emitir a autorizao para o servio. FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Ldia

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/COR 2.01-2 FOLHA 01/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Solicitao de Servios na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) SS - Solicitao de Servios (Modelo na Intranet)
ESTADO DE MATO GROSSO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio SOLICITAO DE SERVIOS UNIDADE SOLICITANTE (1) TELEFONE (2)

ITEM (3)

DESCRIO SOLICITADO (4)

DO

SERVIO OBSERVAO (5)

Data: Data: Data: Data:

(6) (9) (12) (15)

Emitida por: Autorizado por: Executado por: Recebido por:

(7) (10) (13) (16)

(8)

Assinatura
(11)

Assinatura
(14)

Assinatura
(17)

b) PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Solicitao de Servios: CAMPOS (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est solicitando o servio;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/COR 2.01-2 FOLHA 02/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

(2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante; (3) Item - Indicar ordem de pedidos; (4) Descrio do servio solicitado - Descrever o tipo e caractersticas do servio a ser solicitado; (5) Observao - Descrever as observaes, se houver; (6) Data - Anotar a data de emisso da solicitao de servios; (7) Emitida por - Lanar o nome do responsvel pelo setor; (8) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel da unidade solicitante;

Uso da SAP (9) Data - Anotar a data de autorizao do servio solicitado; (10) Autorizado por - Lanar o nome do responsvel da SAP que autorizou o servio; (11) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel pela autorizao do servio solicitado; (12) Data - Lanar a data da execuo do servio; (13) Executado - Lanar o nome do colaborador que executou o servio; (14) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que executou o servio; (15) Data - Anotar a data de recebimento do servio executado; (16) Recebido por - Lanar o nome da pessoa que recebeu o servio solicitado; (17) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o material.

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PROCESSO ENGENHARIA

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ROTEIRO POR SUBPROCESSO

CDIGO SAP/ENG 2.01

ASSUNTO Elaborao e Acompanhamento da Execuo do Projeto de Engenharia

FOLHA 1-3

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Elaborao e Acompanhamento da Execuo do Projeto de Engenharia ELABORADO POR: Eliane, Eziarone e Tnia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ENG 2.01 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/ENG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar a elaborao e o acompanhamento dos projetos de ampliao e reforma da Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais; c) ENG - Engenharia; d) M - Melhorias; 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) OS - Ordem de Servio; b) SS - Solicitao de Servios (Modelo na Intranet); c) MEMO - Memorando. 3. USURIO: Secretaria de Administrao e Patrimnio 4 DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: SERVIOS DE ENGENHARIA: MANUTENO, REFORMA OU AMPLIAO a) O responsvel tcnico dever verificar periodicamente as dependncias para averiguar os possveis problemas ocasionados pelo desgaste do tempo, para efetuar manuteno; b) Toda reforma, ampliao, manuteno e projeto devero ser solicitados por meio de memorando ou solicitao de servio Secretaria de Administrao e Patrimnio; c) Servios eventuais ou urgentes: solicitao por meio de telefone ou solicitao de servios. PROCEDIMENTO GERNCIA DE MANUTENO 1. Receber a solicitao de servio da unidade requisitante por meio do formulrio Solicitao de Servios (que est na Intranet); 2. Solicitar ao engenheiro responsvel a averiguao in loco do servio solicitado;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Elaborao e Acompanhamento da Execuo do Projeto de Engenharia ELABORADO POR: Eliane, Eziarone e Tnia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ENG 2.01 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/ENG

Engenheiro 3. Verificar in loco a possibilidade de executar o trabalho e emitir o parecer; 4. Informar ao Secretrio e definir com ele a possibilidade de efetuar o trabalho; Caso no autorizado 5. Informar unidade solicitante; Caso autorizado 6. Elaborar o projeto, verificar se h o material disponvel no Almoxarifado e mo de obra qualificada; Caso no tenha material disponvel e mo de obra qualificada 7. Solicitar ao Secretrio os materiais necessrios e mo de obra qualificada; 8. Supervisionar e fiscalizar os servios; No caso de ampliao 9. Executar a medio parcial da obra; 10. Emitir laudo de concluso dos servios executados; 11. Encaminhar para o Secretrio de Administrao e Patrimnio o laudo conclusivo. FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA: ELABORAO E ACOMPANHAMENTO DA EXECUO DO PROJETO DE ENGENHARIA- SAP/ENG 2.01-1 FOLHA 03/03

SAP/MSG

ENGENHARIA

INCIO

1 Receber a solicitao de servio da unidade requisitante

3 Verificar in loco a possibilidade de executar o trabalho e dar o parecer

2 Solicitar ao engenheiro responsvel a averiguao in loco do servio solicitado

4 Informar e definir com o Secretrio a possibilidade de efetuar o trabalho

Desfavorvel Autorizao?

Favorvel

6 Elaborar o projeto, verificar se h material disponvel no almoxarifado e mo de obra qualificada

5 Informar unidade solicitante

No disponvel

Disponvel

Material?

7 Solicitar ao Secretrio os materiais necessrios

8 Supervisionar e fiscalizar o servio

9 No caso de ampliao, Executar a medio parcial da obra

10 Emitir laudo de concluso dos servios executados

11 Encaminhar para o Secretrio da SAP o laudo conclusivo

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO: Benedito

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ENG 2.01-2 FOLHA 01/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Solicitao de Servios na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) SS - Solicitao de Servios (Modelo na Intranet)
ESTADO DE MATO GROSSO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio SOLICITAO DE SERVIOS UNIDADE SOLICITANTE (1) TELEFONE (2)

ITEM (3)

DESCRIO DO SERVIO SOLICITADO (4)

OBSERVAO (5)

Data: Data: Data: Data:

(6) (9) (12) (15)

Emitida por: Autorizado por: Executado por: Recebido por:

(7) (10) (13) (16)

(8)

Assinatura
(11)

Assinatura
(14)

Assinatura
(17)

Assinatura 3. PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Solicitao de Servios:

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/ENG 2.01-2 FOLHA 02/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

CAMPOS: (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est solicitando o servio; (2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante; (3) Item - Anotar a ordem de pedidos; (4) Descrio do servio solicitado - Descrever o tipo e as caractersticas do servio a ser solicitado; (5) Observao - Descrever as observaes, se houver; (6) Data - Anotar a data de emisso da solicitao de servios; (7) Emitida por - Lanar o nome do responsvel pelo setor; (8) Assinatura- Colher a assinatura do responsvel da unidade solicitante; Uso da SAP (9) Data - Anotar a data de autorizao do servio solicitado; (10) Autorizado por- Lanar o nome do responsvel da SAP que autorizou o servio; (11) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel pela autorizao do servio solicitado; (12) Data - Lanar a data da execuo do servio; (13) Executado - Lanar o nome do colaborador que executou o servio; (14) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que executou o servio; (15) Data - Anotar a data de recebimento do servio executado; (16) Recebido por - Lanar o nome da pessoa que recebeu o servio solicitado; (17) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o material.

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PROCESSO MANUTENO

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ROTEIRO POR SUBPROCESSOS

CDIGO SAP/MAN 2.01 SAP/MAN 2.02 SAP/MAN 2.03

ASSUNTO Servios de Manuteno de Bens Mveis e Prdios Distribuio de gua Mineral. Mudana de Mveis

FOLHA 1-4 1-3 1-3

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Servios de Manuteno de Bens Mveis e Prdios ELABORADO POR: Eliane, Eziarone e Tnia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAN 2.01 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/COMPRAS

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os servios de manuteno de bens mveis e prdios da Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais; c) MAP - Materiais e Patrimnio. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) MEMO - Memorando; b) OS - Ordem de Servio; c) SS - Solicitao de Servios (Modelo anexo). 3. USURIO: Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: SERVIOS DE MANUTENO a) Entende-se por servios de manuteno os servios de conservao, recuperao do prdio, mveis e instalaes eltricas e hidrulicas; b) O atendimento dos servios de manuteno de responsabilidade do setor de Manuteno e Servios Gerais. DO ATENDIMENTO a) A Secretaria de Administrao e Patrimnio receber o memorando ou a requisio de servios; b) O servio que no necessitar da aquisio de material ter sua autorizao imediata, inclusive os servios de carter emergencial; c) O servio de manuteno de rotina que necessitar de aquisio de material ser objeto de processo de compra devidamente documentado e autorizado.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Servios de Manuteno de Bens Mveis e Prdios ELABORADO POR: Eliane, Eziarone e Tnia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAN 2.01 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/COMPRAS

PROCEDIMENTOS Gerente de MSG 1. Receber a Solicitao de servio das unidades; 2. Separar as solicitaes conforme o tipo de servio; 3. Efetuar cadastramento da solicitao no computador - sistema de solicitao de servio (nmero da requisio, nome do solicitante, data do pedido e descrio do servio); 4. Verificar disponibilidade de material no Almoxarifado e informar ao Secretrio da SAP; Secretrio 5. Receber a solicitao e verificar a possibilidade de atend-la; No havendo possibilidade de atender 6. Solicitar ao gerente de MSG que informe unidade solicitante; Gerente de Manuteno e Servios Gerais Havendo condies de atender e material disponvel no Almoxarifado 7. Solicitar ao colaborador responsvel a execuo do servio; Colaborador responsvel pela execuo do servio 8. Executar o servio; Aps o servio ser executado 9. Anotar data de execuo e solicitar um visto do responsvel pelo servio na unidade solicitante;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Servios de Manuteno de Bens Mveis e Prdios ELABORADO POR: Eliane, Eziarone e Tnia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAN 2.01 FOLHA 03/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/COMPRAS

10. Devolver a via da Solicitao de Servios assinada ao Gerente de Manuteno e Servios Gerais; Gerente de Manuteno e Servios Gerais 11. Arquivar a Solicitao de Servios finalizada.

FLUXOGRAMA:

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RESPONSVEL DA SUPE

FLUXOGRAMA - SERVIOS DE MANUTENO DE BENS MVEIS E PRDIOS SAP/MAN 2.01-1 FOLHA 04/04
GERENTE DE MANUTENO E SERVIOS GERAIS 1 Receber a solicitao de servios das unidades SECRETRIO RESP. PELA EXECUO

INCIO

5 Receber a solicitao e verificar a possibilidade de atend-la

8 Executar o servio

2 Separar as solicitaes conforme o tipo de servio

9 Aps servio executado, anotar a data de execuo e colher parecer da unidade solicitante SIM 4 Verificar a disponibilidade de material no Almoxarifado e informar ao Sec. da SAP H condio de NO atender?

3 Efetuar cadastramento da solicitao no computador

7 Havendo material no Almoxarifado, solicitar ao colaborador responsvel a execuo do servio

6 Solicitar ao gerente de MSG que informe unidade solicitante a situao

10 Devolver a via assinada pela unidade solicitante ao gerente de Manuteno e Servios Gerais

FIM

11 Arquivar a solicitao de servios finalizados

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAN 2.01-2 FOLHA 01/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Solicitao de Servios na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais. 2. FORMULRIOS ENVOLVIDOS a) SS - Solicitao de Servios (Modelo na Intranet)
ESTADO DE MATO GROSSO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio

SOLICITAO DE SERVIOS
UNIDADE SOLICITANTE TELEFONE

(1)
ITEM (3) DESCRIO DO SERVIO SOLICITADO (4) OBSERVAO (5)

(2)

Data: Data: Data: Data:

(6) (9) (12) (15)

Emitida por: Autorizado por: Executado por: Recebido por:

(7) (10) (13) (16)

(8)

Assinatura
(11)

Assinatura
(14)

Assinatura
(17)

Assinatura 3. PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Solicitao de Servios:

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAN 2.01-2 FOLHA 02/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

CAMPOS (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est solicitando o servio; (2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante; (3) Item - Anotar a ordem de pedidos; (4) Descrio do servio solicitado - Descrever o tipo e as caractersticas do servio a ser solicitado; (5) Observao - Descrever as observaes, se houver; (6) Data - Anotar a data de emisso da solicitao de servios; (7) Emitida por - Lanar o nome do responsvel pelo setor; (8) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel da unidade solicitante; Uso da SAP (9) Data - Anotar a data de autorizao do servio solicitado; (10) Autorizado por - Lanar o nome do responsvel da SAP que autorizou o servio; (11) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel pela autorizao do servio solicitado; (12) Data - Lanar a data da execuo do servio; (13) Executado - Lanar o nome do colaborador que executou o servio; (14) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que executou o servio; (15) Data - Anotar a data de recebimento do servio executado; (16) Recebido por - Lanar o nome da pessoa que recebeu o servio solicitado; (17) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o material.

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Distribuio de gua Mineral ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAN 2.02 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar a distribuio de gua mineral na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MAN - Manuteno; c) MSG - Manuteno e Servios Gerais. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) Telefone; b) Solicitao presencial. 3. USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DISTRIBUIAO DE GUA MINERAL a) A distribuio de gua mineral na Assembleia Legislativa feita todos os dias; b) A solicitao feita por telefone ou presencial; c) de responsabilidade da gerncia de manuteno a fiscalizao da execuo de servios. DO ATENDIMENTO Das 08h s 18h. PROCEDIMENTOS Gerncia de Manuteno 1. Verificar todos os dias se os garrafes de gua esto abastecidos nas unidades gerencias e nos corredores da Assembleia Legislativa; Garrafes vazios 2. Fazer a substituio dos garrafes vazios;

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Distribuio de gua Mineral ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP//MAN 2.02 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

3. Atender solicitao via fone ou presencial para reposio de garrafes vazios; 4. Guardar os garrafes vazios em locais apropriados, para substituio quando do novo abastecimento.

FLUXOGRAMA:

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RESPONSVEL DA SUPE

FLUXOGRAMA - DISTRIBUIO DE GUA SAP/MAN 2.02-1

FOLHA 03/03

GERNCIA DE MANUTENO E SERVIOS GERAIS

INCIO

1 Verificar todos os dias se os garrafes de gua esto abastecidos nas unidades gerenciais e nos corredores da ALMT. 2
GARRAFES VAZIOS:

fazer a substituio dos garrafes vazios.

3 Atender solicitao via fone ou presencial para reposio de garrafes vazios.

4 Guardar os garrafes vazios em locais apropriados, para substituio quando do novo abastecimento.

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Mudana de Mveis ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP//MAN 2.03 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os procedimentos de servios de mudana de mveis da Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais; c) MAN - Manuteno. 2. FORMULRIOS ENVOLVIDOS a) SS - Solicitao de Servios (via Intranet); b) MEMO - Memorando. 3. USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: MUDANA DE MVEIS a) Os servios de mudana de mveis so feitos em todas as unidades da AL; b) As solicitaes so recebidas por SS (duas vias); c) Em caso de devoluo de mveis, o nmero da placa do bem dever ser informado no documento de emisso para a Gerncia de Material e Patrimnio; d) Nas mudanas de layout observar a planta arquitetnica. DO ATENDIMENTO: Das 08h s 18h. PROCEDIMENTOS: Gerncia de MSG 1. Receber a solicitao para mudana de mveis via MEMO ou SS; 2. Emitir a ordem de servio; 3. Solicitar e entregar a ordem de servio para o colaborador que ir efetuar a mudana;

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Mudana de Mveis ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP//MAN 2.03 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

Colaborador da manuteno 4. Executar o trabalho; Aps concluso do trabalho 5. Colher assinatura do responsvel solicitante na SS; 6. Devolver a via da SS para a gerncia de MSG; Gerncia de MSG 7. Fiscalizar a execuo dos servios; 8. Assinar os documentos comprobatrios da execuo dos servios e arquivar a SS assinada pelo solicitante.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - MUDANA DE MVEIS SAP/MAN 2.03-1

FOLHA 03/03

GERNCIA DE MANUTENO E SERVIOS GERAIS (MSG)

EQUIPE DE MANUTENO - COLABORADOR

INCIO

1 Receber a solicitao de servios SS

2 Emitir a ordem de servio

3 Solicitar e entregar a ordem de servio para o colaborador que ir executar os servios

4 Executar o trabalho

5 Aps concluso do trabalho, colher a assinatura do responsvel solicitante na SS

7 Fiscalizar a execuo dos servios

6 Devolver a via da (SS) para gerncia de MSG

8 Assinar os documentos comprobatrios da execuo dos servios e arquivar a SS, assinada pelo solicitante

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR:: Cllia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP//MAN 2.03-2 FOLHA 01/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Solicitao de Servios na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais; c) MAN - Manuteno. 2. FORMULRIOS ENVOLVIDOS a) SS - Solicitao de Servios (Modelo na Intranet)
ESTADO DE MATO GROSSO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio SOLICITAO DE SERVIOS UNIDADE SOLICITANTE (1) OBSERVAO (5) TELEFONE (2)

ITEM (3)

DESCRIO DO SERVIO SOLICITADO (4)

Data: Data: Data: Data:

(6) (9) (12) (15)

Emitida por: Autorizado por: Executado por: Recebido por:

(7) (10) (13) (16)

(8)

Assinatura
(11)

Assinatura
(14)

Assinatura
(17)

Assinatura 3. PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Solicitao de Servios: CAMPOS (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est solicitando o servio; (2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante;
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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP//MAN 2.03-2 FOLHA 02/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

(3) Item - Anotar a ordem de pedidos; (4) Descrio do servio solicitado - Descrever o tipo e as caractersticas do servio a ser solicitado; (5) Observao - Descrever as observaes, se houver; (6) Data - Anotar a data de emisso da solicitao de servios; (7) Emitida por - Lanar o nome do responsvel pelo setor; (8) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel da unidade solicitante; Uso da SAP (9) Data - Anotar a data de autorizao do servio solicitado; (10) Autorizado por - Lanar o nome do responsvel da SAP que autorizou o servio; (11) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel pela autorizao do servio solicitado; (12) Data - Lanar a data da execuo do servio; (13) Executado - Lanar o nome do colaborador que executou o servio; (14) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que executou o servio; (15) Data - Anotar a data de recebimento do servio executado; (16) Recebido por - Lanar o nome da pessoa que recebeu o servio solicitado; (17) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o material.

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PROCESSO MATERIAL

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ROTEIRO POR SUBPROCESSO

CDIGO SAP/MAT 2.01

ASSUNTO Compras de Materiais de Consumo (Compra Direta)

FOLHA 1-4

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Compras de Materiais de Consumo (Compra Direta) ELABORADO POR: Cllia e Dejanete

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAT 2.01 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MAPA/ SOF

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os procedimentos de compra direta de materiais de consumo na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLA: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) SOF- Secretaria de Planejamento, Oramento e Finanas; c) MAPA - Materiais e Patrimnio (Compras). 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) RMC - Requisio de Material de Consumo (Anexo); b) NF - Nota Fiscal; c) MEMO - Memorando. 3. USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: FORNECIMENTO Os fornecedores dos produtos e servios solicitados devero estar previamente cadastrados, conforme as exigncias legais, no banco de dados e seus preos devem ser coerentes com os mantidos nesse mesmo banco de dados. COMPRA DIRETA a) As compras de bens e servios destinadas s atividades administrativas e legislativas so realizadas de acordo com a Lei de Licitao no Servio Pblico - Lei n 8.666/93 e Lei n 10.520/00; b) A aquisio de servios e produtos com valor inferior ou igual ao limite de R$ 8.000,00 (oito mil reais), estabelecido por lei para dispensa do processo licitatrio, ser reconhecida nos termos desta norma por compra direta;

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Compras de Consumo (Compra Direta) ELABORADO POR: Cllia e Dejante Materiais de

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAT 2.01 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MAPA/ SOF

c)

Os requisitantes, dentro do possvel, devem planejar suas aquisies para um perodo mnimo de 03 (trs) meses, para evitar o fracionamento de compras; d) Ao processo de compra direta, cujo preo exceda em mais de 20% (vinte por cento) o valor estabelecido na Lei n 8.666/93, dever estar anexada a justificativa dos motivos da compra; e) A compra direta dever ocorrer num prazo mximo de 05 dias teis, a partir da emisso do empenho pela SOF, e ao processo de compra direta devero estar anexados oramentos de no mnimo trs fornecedores cadastrados (Lei n 8.666/93); f) O gestor de Material e Patrimnio dever atentar para o consumo dos materiais, o intervalo entre compras sucessivas, os fornecedores, a variao de preos no mercado, o tempo decorrido entre o pedido e a disponibilidade do material ao solicitante, a fim de maximizar a utilizao dos recursos disponveis em atendimento s demandas.

PROCEDIMENTOS Gerente de Materiais e Patrimnio 1. Receber a solicitao para compra; 2. Lanar o pedido de compra no sistema e informar ao Secretrio sobre o(s) pedido(s); Secretrio da SAP 3. Verificar na SOF a dotao oramentria, emitir parecer e encaminhar ao responsvel pela compra; Responsvel pela Compra Caso no seja autorizada a compra 4. Informar a unidade solicitante;

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Compras de Consumo (Compra Direta) ELABORADO POR: Cllia e Dejante Materiais de

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAT 2.01 FOLHA 03/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MAPA/ SOF

Caso autorizada a compra 5. Verificar no sistema no mnimo trs empresas cadastradas e solicitar a cotao de preos; Aps receber a cotao de preos 6. Emitir memorando e anexar a cpia da cotao, destacando o menor preo; 7. Colher assinatura do Secretrio da SAP no memorando e encaminhar para o 1 Secretrio (Ordenador de Despesas), para autorizar a compra; 8. Efetuar a compra do material solicitado; Recebimento do material 9. Efetuar a baixa no sistema de compras; 10. Encaminhar via memorando a nota fiscal SOF; 11. Arquivar a solicitao de compra.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA: COMPRA DE MATERIAIS DE CONSUMO (COMPRA DIRETA) SAP/MAT 2.01-1 FOLHA 04/04 SAP/GERENTE DE MATERIAIS E PATRIMNIO INCIO SECRETRIO

1 Receber a solicitao para compras

2 Lanar o pedido de compras no sistema e informar ao Secretrio sobre a compra

3 Verificar na SOF a dotao oramentria, emitir parecer e encaminhar ao responsvel pela compra

Favorvel Parecer?

Desfavorvel

5 Verificar no sistema no mnimo 3 empresas cadastradas e solicitar cotao de preos

4 Informar unidade solicitante

6 Aps receber a cotao de preos Emitir memorando e anexar cpias da cotao, destacando o menor preo.

7 Colher assinatura do Secretrio da SAP e encaminhar para o 1 Secretrio - Ordenador de Despesas - para autorizar a compra

FIM

8 Efetuar a compra do material solicitado

11 Arquivar a solicitao de compra

9 Aps o recebimento da mercadoria, Efetuar baixa no sistema de compra

10 Encaminhar via memorando a NF e a RCM SOF.

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Requisio de Material de (Instruo de Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAT 2.01-2 FOLHA 01/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

Consumo

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Requisio de Material de Consumo.

ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) ALMO - Almoxarifado. 2. FORMULRIO E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS a) RMC - Requisio de Material de Consumo
ESTADO DE MATO GROSSO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio REQUISIO DE MATERIAL DE CONSUMO UNIDADE SOLICITANTE TELEFONE (2)
QUANTIDADE UNID (3) (4) (5) PEDIDA (6) FORNECIDA (7)

(1)
ITEM DENOMINAO DO MATERIAL

Data: (8) Data: (11) Data: (14)

Emitida por: (9) Autorizado por: (12) Recebido por: (15)

(10)

Assinatura
(13)

Assinatura
(16)

Assinatura 3. PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Requisio de Material de Consumo.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Requisio de Material de Consumo (Instruo de Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/MAT 2.01-2 FOLHA 02/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

CAMPOS (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est requisitando o material; (2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante; (3) Item - Lanar a quantidade de item solicitado; (4) Descrio do material solicitado - Descrever o tipo e as caractersticas do material; (5) Unid.- Especificar o material, por ex.: se caixa, bloco, resma, unidade etc.; (6) Pedida - Anotar a quantidade do material requisitado; (7) Fornecida - Anotar a quantidade do material entregue pela SAP; (8) Data - Anotar a data da emisso da Requisio de Material de Consumo; (9) Emitido por - Anotar o nome do colaborador que emitiu o documento; (10) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que emitiu o documento; (11) Data - Anotar a data da autorizao da requisio do material de consumo; (12) Autorizado por - Anotar o nome do colaborador que autorizou a entrega do material; (13) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que autorizou a entrega do material; (14) Data - Anotar a data da entrega do material; (15) Recebido por - Nome do colaborador que recebeu o material; (16) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o material.

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PROCESSO PATRIMNIO

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ROTEIRO POR SUBPROCESSOS


CDIGO SAP/PAT 2.01 SAP/PAT 2.02 SAP/PAT 2.03 SAP/PAT 2.04 SAP/PAT 2.05 SAP/PAT 2.06 SAP/PAT 2.07 ASSUNTO Registro e Controle de Bens Patrimoniais Inventrio dos Bens Patrimoniais Termo de Responsabilidade e Cautela de Bens Patrimoniais Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Extravio ou Dano Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Desuso, Imprestabilidade ou Obsolescncia Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Furto, Roubo ou Sinistro Entrada e Sada de Bens de Terceiros na AL FOLHA 1-3 1-4 1-3 1-6 1-6 1-6 1-3

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Registro e Controle de Bens Patrimoniais ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.01 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o registro e controle dos bens patrimoniais da Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) PAT - Patrimnio; c) ALMO - Almoxarifado. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) TRC - Termo de Responsabilidade e Cautela (Anexo); b) MEMO - Memorando. 3. USURIO Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: REGISTRO E CONTROLE DE BENS a) O registro dos bens patrimoniais realizado na SAP; b) A SAP assegura o cumprimento de normas que regem a legislao de meio ambiente quanto s condies de guarda e conservao dos materiais; c) Os bens patrimoniais mveis so classificados por suas caractersticas em bens permanentes e bens de consumo; d) Bens mveis so utenslios, veculos, equipamentos, mobilirio em geral etc.; e) Bens imveis so terrenos, benfeitorias e edificaes pertencentes Assembleia Legislativa; f) A placa de identificao deve ser colocada em lugar visvel, tendo a preocupao necessria para que no seja afetado o funcionamento do bem. Nos bens novos a fixao da placa de identificao dever ser feita antes de sua distribuio nas unidades; g) Para a entrada e sada de bens patrimoniais da Assembleia Legislativa necessrio preencher o Formulrio de Autorizao Entrada e Sada retirado na SAP.
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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Registro e Controle de Bens Patrimoniais ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.01 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ALMO

PERDA DA CHAPA DE IDENTIFICAO, DESLOCAMENTO DO BEM OU MUDANA DO RESPONSVEL PELA UNIDADE. Nos casos previstos acima, a unidade de destino dever solicitar a colocao de uma nova chapa e informar o evento ocorrido. PROCEDIMENTO No registro do bem na SAP 1. Mapear o bem identificando: nome, tipo, medidas, caractersticas e atribuir o nmero da placa de identificao; 2. Acessar o sistema de controle de bens patrimoniais alimentando o sistema de cdigo de barras com as informaes mapeadas; 3. Fixar a placa de identificao; No deslocamento do bem para a unidade de destino 4. Registrar no sistema o destino do bem e data; 5. Emitir o Termo de Responsabilidade e Cautela em 2 (duas) vias; 6. Entregar o bem e colher a assinatura do responsvel pela unidade de destino no Termo de Responsabilidade e Cautela; Unidade de Destino 7. Receber o bem, conferir, assinar as vias do TRC e devolver uma via SAP; Ocorrncia? No caso de deslocamento do bem ou mudana de responsvel da unidade 8. Comunicar SAP, por memorando, o deslocamento do bem, para que seja emitido um novo TRC em nome do novo responsvel; No caso de perda da chapa de identificao do bem 9. Informar SAP e solicitar via memorando a colocao de uma nova chapa; No retorno SAP 10. Arquivar a via do TRC assinada pelo responsvel da unidade de destino. FLUXOGRAMA:
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FLUXOGRAMA- REGISTRO E CONTROLE DOS BENS PATRIMONIAIS - SAP/PAT 2.01-1 FOLHA 03/03 SAP/PATRIMNIO INCIO 6 Entregar o bem e colher assinatura do responsvel pela unidade de destino no Termo de Responsabilidade e Cautela TRC 7 Unidade de Destino Receber o bem, conferir, assinar as vias do TRC e devolver uma via SAP UNIDADE DE DESTINO

1 No registro do bem na SAP, mapear o bem identificando nome, tipo, medidas, caractersticas e atribuir o n da placa de identificao

2 Acessar o sistema de controle de bens patrimoniais alimentando o cdigo de barras com as informaes mapeadas

No no caso de perda Deslocamento do bem ou da chapa de mudana de responsvel identificao do bem da unidade Ocorrncias? 8 Comunicar SAP via memorando o deslocamento do bem para que seja emitido um novo TRC em nome do novo responsvel 9

3 Fixar a placa metlica no bem

4 No deslocamento do bem para a unidade de destino, registrar no sistema o destino do bem e data

10 No retorno SAP, arquivar a via do TRC assinada pela unidade de destino

Informar SAP via memorando e solicitar a colocao de uma nova chapa

5 Emitir o Termo de Responsabilidade e Cautela - TRC em duas vias

FIM

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Formulrio Termo de Responsabilidade e Cautela ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.01-2 FOLHA 01/01

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PAT/SOF

PODER LEGISLATIVO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO


Misso: Legislar em defesa da sociedade, fiscalizar os atos do Poder Executivo, otimizar as foras internas e ampliar a interlocuo entre os parlamentares e a comunidade.

TERMO DE RESPONSABILIDADE E CAUTELA


Declaro ser responsvel pela guarda e posse do bem a seguir descrito: ................................................................................................................................................ Tenho cincia de que a partir deste momento assumo as seguintes obrigaes: 1 - Responder perante a Assembleia Legislativa de Mato Grosso em caso de m utilizao ou qualquer dano causado ao bem, comprometendo-me a ressarcir um aparelho igual ou de valor equivalente, na ocorrncia de qualquer dos eventos acima; 2 - Utilizar o equipamento de forma estritamente funcional no perodo em que exercer cargo na Assembleia Legislativa de Mato Grosso, obrigando-me a devolv-lo em perfeito estado de conservao em caso de exonerao ou demisso, ou ainda a pedido da autoridade responsvel. Nesses termos, e aps conferir e achar de acordo, declaro que recebi o bem relacionado e que o mesmo encontra-se em perfeita condio de uso.

Cuiab-MT,..... de .............. de ......

Assinatura

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Inventrio dos Bens Patrimoniais ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.02 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PAT/SOF

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o inventrio dos bens patrimoniais. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) SOF - Secretaria de Planejamento, Oramento e Finanas; c) PAT Patrimnio. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) TRC - Termo de Responsabilidade e Cautela (Anexo); b) RBP - Relao de Bens Patrimoniais (Anexo); c) FA - Ficha de Anotaes (de irregularidades, extravio, danos etc.); d) Instrumento PALMI; e) MEMO Memorando. 3. USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO INVENTRIO: a) O inventrio consiste na completa conferncia e organizao de todos os bens patrimoniais. Proporciona eficincia no gerenciamento patrimonial, atravs da identificao por placas de identificao (cdigo de barras e nmero do patrimnio); b) O inventrio realizado de forma ampla para apurar todos os bens patrimoniais da organizao, inclusive sanear eventuais irregularidades; c) No momento do inventrio dos bens, o setor dever indicar um servidor para acompanhar in loco e conferir se est tudo de acordo e assinar o Termo de Conferncia;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Inventrio dos Bens Patrimoniais ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.02 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PAT/SOF

d) O inventrio fsico pode ser: - anual - com a finalidade de comprovar a quantidade, estado de conservao e o valor dos materiais permanentes existentes por ocasio do encerramento do exerccio; - eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do responsvel do setor ou pelo rgo de fiscalizao. Transferncia de responsabilidade - realizada quando da substituio de bens, chefias, desativao, juno ou desdobramento de unidade. e) Os bens patrimoniais da Assembleia Legislativa devero ser inventariados anualmente, de forma programada, abrangendo a totalidade dos bens. PROCEDIMENTOS: Por ocasio da realizao do inventrio O colaborador designado deve: 1. Descarregar as informaes contidas no instrumento PALMI no Sistema Beta Patrimnio antes de registrar os dados dos bens no aparelho; 2. Registrar na unidade a matrcula do bem por meio do instrumento PALMI, I-POCKET ou outro instrumento equivalente; 3. Conferir o bem na unidade, anotando possveis irregularidades, como bens danificados, em mau estado de conservao, extravio etc.; 4. Confrontar o fsico levantado com os bens registrados; 5. Classificar ou reclassificar os bens em suas respectivas contas; Em caso de extravio do bem 6. Orientar a unidade para que informe o fato, via memorando, Coordenadoria Militar;

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Inventrio dos Bens Patrimoniais ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.02 FOLHA 03/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PAT/SOF

Ao retornar para o setor de Patrimnio 7. Descarregar os dados constantes do instrumento PALMI no Sistema Beta Patrimnio, atualizando o sistema; 8. Emitir para cada unidade 2 (duas) vias do Termo de Responsabilidade (TRC) e a Relao de Bens (RB); 9. Encaminhar para cada unidade as primeiras vias do TRC e RB, colhendo a assinatura do responsvel; 10. Arquivar a segunda via do TRC junto com uma cpia da RB de cada unidade.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - INVENTRIO DOS BENS PATRIMONIAIS SAP/PAT 2.02-1

SAP/PAT - COLABORADOR DESIGNADO


INCIO

UNIDADE

1 Descarregar as informaes contidas no instrumento PALMI no Sistema Beta Patrimnio antes de registrar os dados dos bens no aparelho

2 Registrar na unidade a matrcula dos bens, fotografando-os por meio de aparelho PALMI

3 Conferir o bem anotando alguma irregularidade (bens danificados ou em mau estado de conservao, extravio etc.)

4 Confrontar o fsico levantado com os bens registrados

7 Ao retornar ao setor de Patrimnio, descarregar os dados constantes no instrumento PALMI no Sistema Beta Patrimnio, atualizando o sistema

5 Classificar e ou reclassificar os bens em suas respectivas contas

8 Emitir para cada unidade, em 2 vias, o TRC e a RBP

6 Em caso de extravio do bem,, orientar a unidade para que informe, via memorando, Coordenadoria Militar

9 Encaminhar para cada unidade as primeiras vias do TRC e da RBP

10 Arquivar as segundas vias do TRB e da RB

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia e Orlando

PORTARIA MD N 063/2011

APROVADA EM 05/12/2011

CANCELA e SUBSTITUI Port. ...../..... e Port. ...../......

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Formulrio de Termo de Responsabilidade e Cautela ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.02-2 FOLHA 01/01

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PAT/SOF

PODER LEGISLATIVO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO


Misso: Legislar em defesa da sociedade, fiscalizar os atos do Poder Executivo, otimizar as foras internas e ampliar a interlocuo entre os parlamentares e a comunidade.

TERMO DE RESPONSABILIDADE E CAUTELA


Declaro ser responsvel pela guarda e posse do bem a seguir descrito: ...................................................................................................................................................... Tenho cincia de que a partir deste momento assumo as seguintes obrigaes: 1 - Responder perante a Assembleia Legislativa de Mato Grosso em caso de m utilizao ou qualquer dano causado ao bem, comprometendo-me a ressarcir um aparelho igual ou de valor equivalente, na ocorrncia de qualquer dos eventos acima; 2 - Utilizar o equipamento de forma estritamente funcional no perodo em que exercer cargo na Assembleia Legislativa de Mato Grosso, obrigando-me a devolv-lo em perfeito estado de conservao em caso de exonerao ou demisso, ou ainda a pedido da autoridade responsvel. Nesses termos, e aps conferir e achar de acordo, declaro que recebi o bem relacionado e que o mesmo encontra-se em perfeita condio de uso.

Cuiab-MT,..... de ................ de ......

Assinatura

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Termo de Responsabilidade e Cautela de Bens Patrimoniais ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.03 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PAT/SOF

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o Termo de Responsabilidade e Cautela de bens patrimoniais nas unidades (transferncias, aquisies novas, doaes ou cesso de bens etc.). ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) PAT- Patrimnio; c) UG - Unidades Gerenciais; d) NF - Nota Fiscal. 2. FORMULRIOS ENVOLVIDOS: a) TRC - Termo de Responsabilidade e Cautela (Anexo); b) RBP - Relao de Bens Patrimoniais (Anexo). 3. USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DAS RESPONSABILIDADES a) Utilizar o bem estritamente para o fim a que se destina e pelo perodo em que exercer cargo na Assembleia Legislativa; b) Em caso de demisso ou exonerao, ainda que a pedido, devolver o bem em perfeito estado de conservao; c) O encarregado da rea o responsvel por todo bem patrimonial lotado em seu setor, que deve estar relacionado no Termo de Responsabilidade e Cautela; d) Em caso de mudana de gerncia, coordenao e secretariado, a modificao dever ser comunicada SAP pelo responsvel, para que sejam emitidos os Termos de Responsabilidade e Cautela, sob pena de responder por omisso e culpabilidade por quaisquer divergncias apuradas.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Termo de Responsabilidade e Cautela de Bens Patrimoniais ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.03 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PAT/SOF

DO ATENDIMENTO: Das 08h s 18h.

PROCEDIMENTO: Colaborador responsvel pela atividade no Patrimnio Ao adquirir bens novos: 1. Conferir o bem com as especificaes tcnicas solicitadas e NF; 2. Atribuir ao bem o nmero da placa de identificao; 3. Emitir o Termo de Responsabilidade e Cautela e a Relao de Bens em duas vias; 4. Encaminhar o material adquirido para a unidade de destino; 5. Colher assinatura do responsvel pela guarda nas vias do TRC; Remanejar o bem da unidade para o patrimnio 6. Emitir memorando devolvendo o bem e solicitar a baixa do Termo de Responsabilidade e Cautela; Colaborador responsvel pelo controle do Patrimnio 7. Receber o bem, conferir a descrio do bem, nmero da placa de identificao e o estado de conservao; 8. Atualizar a relao de controle de bens patrimoniais com as anotaes do bem recebido.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - TERMO DE RESPONSABILIDADE E CAUTELA - SAP/PAT 2.03-1 PATRIMNIO/ RESPONSVEL INCIO UNIDADE DESTINO

FOLHA 03/03

1 Conferir o bem com as especificaes tcnicas solicitadas e a NF

2 Atribuir ao bem o nmero da placa de identificao

3 Emitir o Termo de Responsabilidade e Cautela e a Relao de Bens em duas vias

5 Colher na unidade de destino assinatura do responsvel nas vias do TRC

4 Encaminhar o material adquirido para a unidade de destino

6 Remanejar o bem da unidade para o Patrimnio, emitir memorando devolvendo o bem e solicitar baixa do TRC

7 Receber o bem, conferir a descrio do bem, n da placa de identificao e o estado de conservao

8 Atualizar o relatrio de controle de bens patrimoniais com as anotaes do bem recebido

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Formulrio: Termo de Responsabilidade e Cautela ELABORADO POR: Arturo e Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.03-2 FOLHA 01/01

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PAT/SOF

PODER LEGISLATIVO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO


Misso: Legislar em defesa da sociedade, fiscalizar os atos do Poder Executivo, otimizar as foras internas e ampliar a interlocuo entre os parlamentares e a comunidade.

TERMO DE RESPONSABILIDADE E CAUTELA


Declaro ser responsvel pela guarda e posse do bem a seguir descrito: ...................................................................................................................................................... Tenho cincia de que a partir deste momento assumo as seguintes obrigaes: 1 - Responder perante a Assembleia Legislativa de Mato Grosso em caso de m utilizao ou qualquer dano causado ao bem, comprometendo-me a ressarcir um aparelho igual ou de valor equivalente, na ocorrncia de qualquer dos eventos acima; 2 - Utilizar o equipamento de forma estritamente funcional no perodo em que exercer cargo na Assembleia Legislativa de Mato Grosso, obrigando-me a devolv-lo em perfeito estado de conservao em caso de exonerao ou demisso, ou ainda a pedido da autoridade responsvel. Nesses termos, e aps conferir e achar de acordo, declaro que recebi o bem relacionado e que o mesmo encontra-se em perfeita condio de uso.

Cuiab-MT,..... de ............ de ....

Assinatura

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Formulrio - Relao de Bens Patrimoniais ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.03-3 FOLHA 01/01

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PAT /UG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Relao de Bens na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) PAT- Patrimnio; c) UG - Unidade Gerencial. Exemplo: RELAO DOS BENS UNIDADE: ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DE MATO GROSSO Centro de Custo: Setor Cdigo Descrio N Patrimnio 61780 Armrio de ao 4 gavetas 61725 Armrio em frmica c/2 portas 6315 CPU 1905 Monitor 081177 081199 001374 022586

Aquisio 04/03/2009 04/03/2007 18/12/2005 03/02/2006

Cuiab,.......de....................de.......

Responsvel: [Assinatura] Responsvel: [Nome completo] Funo: Matricula n

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Extravio ou Dano ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.04 FOLHA 01/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ PAT, SOF/UG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os procedimentos de baixa de bens patrimoniais mveis em decorrncia de extravio ou dano. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) PAT - Patrimnio; c) SOF - Secretaria de Planejamento, Oramento e Finanas; d) UG - Unidade Gerencial. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) RBED - Relatrio de Baixa por Extravio ou Dano b) BO - Boletim de Ocorrncia 3. USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: BENS PATRIMONIAIS Bens patrimoniais so aqueles destinados manuteno das atividades da instituio e podem ser: mveis, imveis, intangveis e semoventes. O levantamento geral dos bens mveis e imveis ter por base o inventrio analtico de cada unidade administrativa e os elementos da escriturao sinttica na contabilidade. BENS PATRIMONIAIS PERMANENTES So todos os bens tangveis (mveis e imveis) e intangveis pertencentes Assembleia Legislativa e que sejam de seu domnio pleno e direto. Os bens permanentes possuem as seguintes caractersticas: no so classificados como bens de consumo; no so peas de reposio e tm um prazo de durao superior a dois anos. Exemplo de bens permanentes: mveis e utenslios, equipamento, livros, mquinas, mapas, veculos.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens mveis em Decorrncia de Extravio ou Dano ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.04 FOLHA 02/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ PAT, SOF e UG

Os bens patrimoniais mveis esto divididos em permanentes e de consumo. O levantamento geral dos bens mveis ter por base o inventrio analtico de cada unidade administrativa e os elementos da escriturao sinttica na contabilidade. BENS MVEIS So os bens suscetveis de movimento prprio ou de remoo por fora alheia. MOVIMENTAO DE BENS MVEIS So as alteraes quantitativas ocorridas no conjunto dos bens existentes sob a responsabilidade de determinada unidade administrativa, decorrente dos acrscimos, baixas e transferncias ocorridas em determinado perodo. BAIXA DE BEM MVEL a excluso de um bem mvel do patrimnio em decorrncia de alienao, obsolescncia, imprestabilidade, desuso, extravio, dano ou insubsistncia ativa. TIPOS DE BAIXA DE BENS a) Alienao - Consiste na operao que transfere o direito de propriedade do material mediante venda, permuta ou doao. b) Obsolescncia - Refere-se baixa de um bem patrimonial que, segundo avaliao tcnica, foi considerado obsoleto para uso, em funo de caractersticas tcnicas, fsicas etc. c) Imprestabilidade - Baixa de bens patrimoniais sem condies de uso, avariados, em estado irrecupervel ou que o oramento para seu conserto seja igual ou superior a 50% do seu valor de mercado. d) Desuso - o bem que, embora em condies de uso, no estiver sendo ocupado em razo da perda de sua utilidade, demonstrando-se defasado ou ultrapassado em relao necessidade da instituio.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Extravio ou Dano ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.04 FOLHA 03/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ PAT, SOF e UG

e) Extravio - Desaparecimento de bens por furto, roubo ou por negligncia do responsvel por sua guarda. f) Dano - Avaria parcial ou total causada a bens patrimoniais em decorrncia de sinistro, por meio de controle fsico. g) Permuta - a baixa de bem patrimonial em decorrncia de permuta, permitida entre rgos ou entidades da administrao pblica e privada. Caracterstica: interesse pblico devidamente justificado, lotes com valores coincidentes. h) Doao - Forma de alienao e baixa de um bem patrimonial. Caracterstica: razes de interesse social, avaliao da oportunidade e convenincia em detrimento de outra forma de alienao. i) Venda - Representa uma das formas de alienao de um bem patrimonial. Caracterstica: avaliao prvia por comisso especial. A venda de bens inservveis poder ser feita na modalidade leilo. DAS RESPONSABILIDADES a) So responsveis pelos bens mveis prprios e pelos de terceiros sob sua guarda: I - As unidades gerenciais, atravs de seus titulares, quanto ao recebimento, guarda e emprego adequado dos bens; II - A gerncia da Secretaria de Administrao e Patrimnio, quanto identificao dos bens e elaborao, controle e guarda dos documentos referentes movimentao dos bens que estejam sob a guarda das unidades administrativas; b) O uso adequado do bem de responsabilidade do servidor que o utiliza diretamente; c) A responsabilidade pelo uso adequado dos bens de uso comum do titular da unidade administrativa onde se encontrem os referidos bens, o que no afasta a responsabilidade dos servidores que os utilizam diretamente; d) A incidncia de qualquer irregularidade ou sinistro relativo ao patrimnio do Poder Legislativo dever ter apurao imediata. Nesse caso, dever ser constituda uma equipe composta de trs servidores, os quais formaro uma comisso de sindicncia para apurar a situao, bem como emitir parecer;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Extravio ou Dano ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.04 FOLHA 04/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ PAT, SOF e UG

e) O servidor que tiver cincia da ocorrncia de extravio ou dano de bens patrimoniais dever comunicar ao superior imediato para que se providencie a instaurao de uma sindicncia visando a apurar os fatos; f) Dever ser designada comisso especial para avaliar o valor do dano causado ou dos bens extraviados, para registro contbil do valor a receber de quem causou o prejuzo e para as devidas providncias de cobrana; g) Quando identificado o responsvel e constatada a ocorrncia de prejuzo material para o Poder Legislativo, o titular responsvel pela abertura da sindicncia encaminhar Secretaria de Administrao e Patrimnio a concluso da sindicncia ou inqurito administrativo e a avaliao da comisso especial de avaliao que estipulou o valor; h) A indenizao de bens mveis extraviados ou danificados se dar pela reposio de um bem de qualidade e estado semelhante ao do bem extraviado ou pelo ressarcimento Administrao, no valor de mercado do bem, observado o estado de conservao quando do seu extravio ou dano; i) Cabe ao servidor pblico zelar pela boa conservao e funcionamento dos bens patrimoniais. Caso contrrio, ficar sujeito s penalidades cabveis na legislao vigente. 5 FUNDAMENTAO LEGAL: Artigos 15 e 96 da Lei n 4.320 de 17/03/64. PROCEDIMENTOS Unidade Gerencial Constatada a ocorrncia do extravio ou dano 1. Registrar a ocorrncia na Coordenadoria Militar; Aps o registro na Polcia Civil pela Coordenadoria Militar 2. Solicitar na Coordenadoria Militar uma cpia do BO registrado; 3. Providenciar uma cpia do BO; 4. Encaminhar 1 via do BO, via memorando, SAP e arquivar uma cpia;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Extravio ou Dano ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.04 FOLHA 05/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/ PAT, SOF e UG

SAP - Secretaria de Patrimnio 5. Instaurar sindicncia na Procuradoria aps ter recebido BO da unidade gerencial; De posse do relatrio de concluso da sindicncia e do relatrio final do inqurito administrativo 6. Verificar o resultado da sindicncia e encaminhar o laudo para a GPAT; GPAT De posse do Processo 7. Acessar o sistema BETA Patrimnio e efetuar a baixa no sistema; 8. Imprimir em duas vias o relatrio de baixa e colher assinatura do Secretario da SAP; 9. Encaminhar uma via do relatrio de baixa SOF/Contabilidade para efetuar os lanamentos contbeis e arquivar a outra via.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA BAIXA DE BENS MVEIS EM DECORRNCIA DE EXTRAVIO OU DANO SAP/PAT 2.04-1 FOLHA 06/06
UNIDADE GERENCIAL SAP - SECRETRIO DE PATRIMNIO GERNCIA DE PATRIMNIO -GPAT

INCIO 5 Instaurar sindicncia na Procuradoria aps ter recebido BO da unidade gerencial 7 De posse do processo, acessar o sistema BETA Patrimnio e efetuar baixa

1 Constatada a ocorrncia do extravio ou dano, registrar a ocorrncia na Coordenadoria Militar

2 Aps o registro na Policia Civil pela Coordenadoria Militar, solicitar na Coordenadoria Militar uma cpia do BO registrado

6 De posse do relatrio de concluso da sindicncia e do relatrio final do Inqurito, verificar o resultado da sindicncia e encaminhar o laudo para GPAT

8 Imprimir 2 vias do relatrio de baixa e colher assinatura do Secretrio da PAT

3 Providenciar mais uma cpia do BO.

9 Encaminhar uma via do relatrio de baixa SOF/ Contabilidade para efetuar os lanamentos contbeis e arquivar a outra via

FIM

4 Encaminhar uma cpia do BO, via memorando, SAP, e arquivar uma cpia

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia e Orlando

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Desuso, Imprestabilidade ou Obsolescncia ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.05 FOLHA 01/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os procedimentos para a baixa de bens patrimoniais mveis em decorrncia de desuso, imprestabilidade ou obsolescncia.

ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio b) PAT - Patrimnio c) UG - Unidade Gerencial 2. FORMULRIOS E DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) Baixa por desuso, imprestabilidade ou obsolescncia; b) TRC - Termo de Responsabilidade e Cautela (Anexo). 3. USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: BENS PATRIMONIAIS: Bens patrimoniais so aqueles destinados manuteno das atividades da instituio e podem ser: mveis, imveis, intangveis e semoventes. Os bens patrimoniais mveis esto divididos em: permanentes e de consumo. Os bens permanentes possuem as seguintes caractersticas: no so classificados como bens de consumo; no so peas de reposio e tm um prazo de durao superior a dois anos. Exemplos de bens permanentes: mveis e utenslios; equipamentos; livros; mquinas; mapas; veculos etc. A classificao de material em de consumo ou permanente baseada nos aspectos e critrios de classificao em naturezas de despesas contbeis da Secretaria do Tesouro Nacional e decidida em conjunto pela Gerncia do Patrimnio Pblico e a Contabilidade do Estado. O levantamento geral dos bens mveis e imveis ter por base o inventrio analtico de cada unidade administrativa e os elementos da escriturao sinttica na contabilidade.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Desuso, Imprestabilidade ou Obsolescncia ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.05 FOLHA 02/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

BENS PATRIMONIAIS PERMANENTES So todos os bens tangveis (mveis e imveis) e intangveis pertencentes ao Poder Legislativo e que sejam de seu domnio pleno e direto. BENS MVEIS So bens suscetveis de movimento prprio ou de remoo por fora alheia. MOVIMENTAO DE BENS MVEIS So as alteraes quantitativas ocorridas no conjunto dos bens existentes sob a responsabilidade de determinada unidade administrativa, decorrente dos acrscimos, baixas e transferncias ocorridas em determinado perodo. BAIXA DE BEM MVEL a excluso de um bem mvel do patrimnio em decorrncia de alienao, obsolescncia, imprestabilidade, desuso, extravio, dano ou insubsistncia ativa. TIPOS DE BAIXA DE BEM MVEL a) ALIENAO Consiste na operao que transfere o direito de propriedade do material mediante venda, permuta ou doao. b) OBSOLESCNCIA Refere-se baixa de um bem patrimonial que, segundo avaliaes tcnicas, foi considerado obsoleto para uso, em funo de caractersticas tcnicas, fsicas etc. c) IMPRESTABILIDADE Baixa de bens patrimoniais, sem condies de uso, avariados, em estado irrecupervel ou que o oramento para seu conserto seja igual ou superior a 50% do seu valor de mercado.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Desuso, Imprestabilidade ou Obsolescncia ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.05 FOLHA 03/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

d) DESUSO o bem que, embora em condies de uso, no estiver sendo ocupado em razo da perda de sua utilidade, demonstrando-se defasado ou ultrapassado em relao necessidade da instituio. e) EXTRAVIO Desaparecimento de bens por furto, roubo ou por negligncia do responsvel por sua guarda. f) DANO Avaria parcial ou total causada a bens patrimoniais em decorrncia de sinistro, por meio de controle fsico. g) PERMUTA A baixa de bens patrimoniais em decorrncia de permuta, permitida entre rgos ou entidades da administrao pblica e privada. Caracterstica: interesse pblico devidamente justificado, lotes com valores coincidentes. h) DOAO Forma de alienao e baixa de um bem patrimonial. Caracterstica: razes de interesse social, avaliao da oportunidade e convenincia em detrimento de outra forma de alienao. i) VENDA Representa uma das formas de alienao de um bem patrimonial. Caracterstica: avaliao prvia por comisso especial. A venda de bens inservveis poder ser feita pela modalidade leilo.

DAS RESPONSABILIDADES So responsveis pelos bens mveis prprios e pelos de terceiros sob sua guarda:

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Desuso, Imprestabilidade ou Obsolescncia ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.05 FOLHA 04/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

a. As unidades administrativas, atravs de seus titulares, quanto ao recebimento, guarda e emprego adequado dos bens; b. A gerncia da Secretaria de Administrao e Patrimnio, quanto identificao dos bens e elaborao, ao controle e guarda dos documentos referentes movimentao dos bens que estejam sob a guarda das unidades administrativas; c. O uso adequado do bem de responsabilidade do servidor que o utiliza diretamente;

d. A responsabilidade pelo uso adequado dos bens de uso comum do titular da unidade administrativa onde se encontrem os referidos bens, o que no afasta a responsabilidade dos servidores que os utilizam diretamente; e. A incidncia de qualquer irregularidade ou sinistro relativo ao patrimnio do Poder Legislativo dever ter apurao imediata. Nesse caso, dever ser constituda uma equipe composta de trs servidores, os quais formaro uma comisso de sindicncia para apurar a situao, bem como emitir parecer; f. Os bens mveis que tenham se tornado obsoletos, imprestveis, de recuperao antieconmica ou inservvel ao servio pblico podero ser doados, com ou sem encargos, a pessoa jurdica de direito pblico ou privado, cujo fim principal consista em atividade de relevante interesse social.

BEM OBSOLETO, IMPRESTVEL E EM DESUSO a. Os bens que tenham incidido em obsolescncia, imprestabilidade e desuso sero encaminhados ao depsito; b. Sero disponibilizados em doao para instituies pblicas ou privadas de carter social e por meio de processo administrativo legal; c. A alienao atravs de venda ocorrer em leilo. No caso de a alienao ser realizada atravs de permuta ou doao, caber ao 1 Secretrio da Mesa definir os termos e condies necessrias; d. A competncia para indicar as situaes de baixa por obsolescncia, imprestabilidade e desuso da unidade gerencial responsvel pelo bem, que formalizar processo dirigido Secretaria de Administrao e Patrimnio, que providenciar os procedimentos necessrios disponibilizao e ao devido registro no sistema de controle de bens patrimoniais;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Desuso, Imprestabilidade ou Obsolescncia ELABORADO POR: Cllia, Dejanete e Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.05 FOLHA 05/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

e. Aps concluso da comisso especial de avaliao ser formalizada a baixa definitiva do bem; f. A baixa definitiva do bem somente poder ocorrer aps deciso do ordenador de despesa, com a devida justificativa para a destinao final do bem. 5. FUNDAMENTAO LEGAL: Artigos 15 e 96 da Lei n 4.320 de 17/03/64. PROCEDIMENTOS UNIDADE GERENCIAL 1. Comunicar, atravs de memorando, Gerncia de Patrimnio a existncia de bem mvel no utilizado; GERNCIA DE PATRIMNIO 2. Colocar o bem mvel em disponibilidade para transferncia; 3. Encaminhar ao depsito para baixa ou utilizao; Em caso de baixa 4. Solicitar comisso inventariante a elaborao do parecer conclusivo em relao ao bem no mais utilizado; Aps receber da comisso inventariante o relatrio 5. Registrar a baixa do bem mvel por desuso, imprestabilidade ou obsolescncia no sistema de controle interno; 6. Imprimir o relatrio de baixa em duas vias, assinar e juntar ao processo; 7. Enviar uma via do relatrio de baixa para a Secretaria de Oramento e Finanas; SECRETARIA DE ORAMENTO E FINANAS 8. Arquivar a segunda via do relatrio de baixa.

FLUXOGRAMA:
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FLUXOGRAMABAIXA DE BENS MVEIS EM DECORRNCIA DE DESUSO, IMPRESTABILIDADE OU OBSOLESCNCIA SAP/PAT 2.05 -1 FOLHA 06/06
UNIDADE GERENCIAL GERNCIA DE PATRIMNIO COMISSO ESPECIAL DE BAIXA E AVALIAO SECRETARIA DE ORAMENTO E FINANAS

INCIO 5 Registrar a baixa do bem mvel por desuso, imprestabilidade ou obsolescncia no sistema de controle interno

1 Comunicar por memorando GPAT a existncia de bem mvel no utilizado

2 Colocar o bem mvel em disponibilidade para transferncia

8 Arquivar a 2 via do relatrio de baixa

3 Encaminhar ao depsito para baixa ou utilizao

6 Imprimir o relatrio de baixa em duas vias, assinar e juntar ao processo

FIM

4 Em caso de baixa, solicitar comisso inventariante a elaborao do parecer conclusivo em relao ao bem no mais utilizado

7 Enviar uma via do relatrio de baixa para a Secretaria de Oramento e Finanas

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Orlando

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Furto, Roubo ou Sinistro ELABORADO POR: Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.06 FOLHA 01/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os procedimentos para a baixa de bens patrimoniais mveis em decorrncia de furto, roubo ou sinistro. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) b) c) d) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; SOF- Secretaria de Planejamento, Oramento e Finanas; GPAT - Gerncia de Patrimnio; UG - Unidade Gerencial.

2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) DB - Documento de baixa por furto, roubo ou sinistro; b) BO - Boletim de ocorrncia; c) CS- Comisso de Sindicncia 3. USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: BENS PATRIMONIAIS Bens patrimoniais so aqueles destinados manuteno das atividades da instituio e podem ser: mveis, imveis, intangveis e semoventes. Bens mveis so agrupados como material permanente ou material de consumo. Material permanente aquele que, em razo de seu uso corrente, tem durabilidade e utilizao superior a dois anos. Sua aquisio feita na conta despesa de capital e possui controle individualizado (material permanente e bem patrimonial so considerados sinnimos). Material de consumo aquele que, em razo de seu uso corrente, perde sua identidade fsica em dois anos ou tem sua utilizao limitada a esse perodo. Sua aquisio feita na conta despesa de custeio e no possui controle aps sua distribuio.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Furto, Roubo ou Sinistro ELABORADO POR: Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.06 FOLHA 02/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

A classificao de material em de consumo ou permanente baseada nos aspectos e critrios de classificao em naturezas de despesas contbeis da Secretaria do Tesouro Nacional e decidida em conjunto pela Gerncia do Patrimnio Pblico e a Contabilidade do Estado. Exemplos de bens permanentes: mveis e utenslios, equipamentos, livros, mquinas, mapas, veculos etc. O levantamento geral dos bens mveis ter por base o inventrio analtico de cada unidade administrativa e os elementos da escriturao sinttica na contabilidade. BENS PATRIMONIAIS PERMANENTES So todos os bens tangveis (mveis e imveis) e intangveis, pertencentes ao Poder Legislativo e que sejam de seu domnio pleno e direto. BAIXA DE BEM MVEL a excluso de um bem mvel do patrimnio em decorrncia de alienao, obsolescncia, imprestabilidade, desuso, extravio, dano ou insubsistncia ativa. DANO Avaria parcial ou total causada a bens patrimoniais utilizados na administrao pblica em decorrncia de sinistro, por meio de controle fsico. ROUBO OU FURTO Representa um dos tipos de baixa patrimonial nos quais ocorre o desaparecimento do bem. DAS RESPONSABILIDADES a. Os bens que compem o patrimnio da Assembleia Legislativa so aqueles registrados como de sua propriedade e que permanecem em uso; b. Compete Secretaria de Administrao e Patrimnio manter um sistema adequado e atualizado dos bens patrimoniais, inclusive manter uma listagem de bens patrimoniais por unidade gerencial, na qual conste o termo de responsabilidade pela guarda dos bens assinado pelo responsvel;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Furto, Roubo ou Sinistro ELABORADO POR: Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.06 FOLHA 03/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

c. O responsvel pela guarda e conservao dos bens, se for transferido ou deixar o cargo, dever passar para seu substituto o inventrio sob conferncia, comunicando imediatamente Diviso de Patrimnio o novo responsvel; d. So responsveis pelos bens mveis prprios e pelos de terceiros sob sua guarda: as unidades administrativas, atravs de seus titulares, quanto ao recebimento, guarda e emprego adequado dos bens, e a gerncia da Secretaria de Administrao e Patrimnio, quanto identificao dos bens e elaborao, controle e guarda dos documentos referentes movimentao dos bens que estejam sob a guarda das unidades administrativas; e. O uso adequado do bem de responsabilidade do servidor que o utiliza diretamente; f. A responsabilidade pelo uso adequado dos bens de uso comum do titular da unidade administrativa onde esto os bens, o que no afasta a responsabilidade dos servidores que os utilizam diretamente; g. A incidncia de qualquer irregularidade ou sinistro relativo ao patrimnio do Poder Legislativo dever ter apurao imediata. Nesse caso, dever ser constituda uma equipe composta de trs servidores, os quais formaro uma comisso de sindicncia para apurar a situao, bem como emitir parecer; h. Todo desaparecimento de bem patrimonial por furto, roubo, depredao ou sinistro dever ser objeto de instaurao de sindicncia administrativa ou processo administrativo disciplinar para apurao dos prejuzos e das responsabilidades; i. Para a formalizao de baixa de bem mvel por furto, roubo ou sinistro, a Secretaria de Administrao e Patrimnio, atravs da autoridade responsvel, dever emitir o documento de baixa em at dez dias aps a data de entrega do relatrio de concluso da sindicncia administrativa ou processo administrativo disciplinar.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Furto, Roubo ou Sinistro ELABORADO POR: Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.06 FOLHA 04/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

5. FUNDAMENTAO LEGAL: Artigo 94 da Lei n 4.320 de 17/03/64. PROCEDIMENTOS UNIDADE GERENCIAL 1. Providenciar um boletim de ocorrncia (BO) em decorrncia de furto, roubo ou sinistro do bem patrimonial, a fim de registrar o fato;

De posse do BO 2. Emitir um memorando informando o fato Secretaria de Administrao e Patrimnio e anexar cpia do BO; SECRETARIA DE ADMINISTRAO E PATRIMNIO/ SECRETRIO 3. Receber o memorando, analisar e tomar a deciso cabvel; 4. Instaurar a sindicncia ou processo administrativo disciplinar? Em caso negativo: 5. Arquivar os autos; Em caso positivo: 6. Enviar os autos por memorando unidade gerencial onde ocorreu o fato, com a solicitao de indicar trs servidores estveis para integrar a referida comisso; Aps receber os autos e o memorando 7. Devolver SAP e solicitar Procuradoria-Geral a elaborao de minuta de portaria de criao da Comisso de Sindicncia (CS);

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Baixa de Bens Mveis em Decorrncia de Furto, Roubo ou Sinistro ELABORADO POR: Orlando

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.06 FOLHA 05/06

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/SOF/UG

PROCURADORIA-GERAL 8. Elaborar a minuta de portaria de criao da Comisso de Sindicncia, encaminhando o processo ao Secretrio de Administrao e Patrimnio para conhecimento e providncias cabveis; SECRETARIA DE ADMINISTRAO E PATRIMNIO Secretrio 9. Emitir a portaria de criao da Comisso de Sindicncia e encaminhar os autos ao presidente nomeado; COMISSO DE SINDICNCIA 10. Apurar fatos e responsabilidades, emitir relatrio final e devolver os autos Secretaria de Administrao e Patrimnio para conhecimento da concluso dos trabalhos; SECRETRIO DA SAP 11. Tomar cincia e de posse do processo devidamente instrudo autorizar a baixa do bem, devolvendo o processo GPAT; 12. Providenciar a desincorporao do bem baixado e encaminhar o processo SOF/ Gerncia de Contabilidade para efetuar os devidos lanamentos contbeis; SOF/GERNCIA DE CONTABILIDADE 13. Efetuar os lanamentos contbeis e devolver GPAT; GPAT 14. Arquivar o processo.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA BAIXA DE BENS MVEIS EM DECORRNCIA DE FURTO, ROUBO OU SINISTRO SAP/PAT 2.06 -1 FOLHA 06/06 UNIDADE GERENCIAL SECRETARIA DE ADMINISTRAO E PATRIMNIO/ SECRETRIO PROCURADORIA COMISSO DE GERAL SINDICNCIA GERNCIA DE CONTABILIDADE

INICIAR

3 Analisar e tomar as decises cabveis

1 Providenciar boletim de ocorrncia em funo de furto, roubo ou sinistro

SIM

4 Instaurar sindicncia ou processo administrativo?

8 Elaborar a minuta de Portaria, encaminhando o processo ao Gerente de Patrimnio NO

13 Efetuar os lanamentos contbeis e devolver o processo GPAT

2 De posse do BO, emitir memorando SAP e solicitar instaurao de sindicncia ou processo administrativo

5 Arquivar os autos 6 Emitir a portaria de criao da Comisso de Sindicncia e encaminhar os autos ao presidente nomeado
10 Apurar os fatos e responsabilidades, emitir relatrio final e devolver os autos SAP para conhecimento dos trabalhos

7 Solicitar ProcuradoriaGeral a minuta de portaria de criao da Comisso de Sindicncia

9 Providenciar a emisso da portaria de criao da Comisso de Sindicncia, encaminhando os autos ao presidente Nomeado

11 Tomar cincia e de posse do processo autorizar a baixa do bem

12 Providenciar a desincorporao do bem e encaminhar o processo Gerncia de Contabilidade

FIM

14 Arquivar o processo

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Orlando

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Entrada e sada de bens de terceiros na AL ELABORADO POR: Arturo

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.07 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/COSG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar a entrada e sada de bens de terceiros na Assembleia Legislativa.

ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) COSG - Coordenaria de Segurana; 2. FORMULRIOS ENVOLVIDOS: AEBTP - Autorizao para Entrada de Bens de Terceiros neste Poder (Anexo). 3. USURIOS: a) Servidores; b) Pblico em geral. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: 1. Para a entrada e sada de bens de terceiros na Assembleia Legislativa necessrio preencher o formulrio de Autorizao para Entrada de Bens de Terceiros neste Poder AEBTP; 2. O formulrio est disponvel na Coordenadoria de Segurana; 3. A sada do bem ser permitida com a apresentao da autorizao de entrada na recepo.

PROCEDIMENTOS: Entrada e sada de bens de terceiros Servidor: 1. Solicitar autorizao para entrada de bens de terceiros na Coordenadoria de Segurana; Coordenadoria Segurana: 2. Verificar a possibilidade de fornecer a autorizao via Autorizao de Entrada de Bens de Terceiros neste Poder - AEBTP;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Entrada e Sada de Bens de Terceiros na AL ELABORADO POR: Arturo

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.07 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/COSG

Autorizando Servidor 3. Apresentar ao segurana a Autorizao de Entrada de Bens de Terceiros neste Poder para entrar e sair com bens particulares.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA ENTRADA E SADA DE BENS DE TERCEIROS NA AL SAP/PAT 2.07-1 FOLHA 03/03

INCIO

1 Servidor: Solicitar autorizao para entrada de bens de terceiros na Coordenadoria Militar

2 Coordenadoria de Segurana: Verificar a possibilidade de fornecer a autorizao via Autorizao de Entrada de Bens de Terceiros neste Poder AEBTP

3 Autorizando Servidor: Apresentar ao segurana a Autorizao de Entrada de Bens de Terceiros neste Poder para sair com bens particulares

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Ldia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Formulrio de Autorizao para Entrada de Bens de Terceiros neste Poder ELABORADO POR: Arturo

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PAT 2.07-2 FOLHA 01/01

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/COSG

PODER LEGISLATIVO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MATO GROSSO


Misso: Legislar em defesa da sociedade, fiscalizar os atos do Poder Executivo, otimizar as foras internas e ampliar a interlocuo entre os parlamentares e a comunidade.

AUTORIZAO PARA ENTRADA DE BENS DE TERCEIROS NESTE PODER Solicito AUTORIZAO para entrar no prdio deste Poder com os seguintes bens:
___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

Solicitante:__________________________________________________________________ RG ou CPF: _________________________________________________________________ Assinatura: _________________________________________________________________

_______/_______/________ ________________________ Conferido Responsvel ____________________________________ Autorizado por: Coordenadoria Militar


Secretaria de Adm. e Patrimnio da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso Av. Andr Antonio Maggi, Lote 06, Setor A, CPA CEP 78.049-901 Cuiab - MT PORTARIA MD N 063/2011 APROVADA EM 05/12/2011 CANCELA e SUBSTITUI Port. ...../..... e Port. ...../...... RESPONSVEL DA SUPE

PROCESSO PROTOCOLO-GERAL

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ROTEIRO POR SUBPROCESSO

CDIGO SAP/PROT 2.01

ASSUNTO Recebimento e Expedio de documentos no Protocolo para unidades da ALMT

FOLHA 1-3

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Recebimento e Expedio de Documentos no Protocolo para Unidades da ALMT ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PROT 2.01 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PROT

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o recebimento e expedio de documentos no Protocolo para unidades da Assembleia Legislativa. ORIENTAOES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) PROT - Protocolo. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) CP - Capa de processo; b) RP - Requerimento para montar processo em duas vias (via Intranet); c) Convites. 3. USURIOS: a) Clientes externos - Pblico em geral; b) Clientes internos - Servidores. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ATENDIMENTO: Das 8h h s 18h. TIPOS DE PROCESSOS E DOCUMENTOS: a) Vida funcional; b) Holerite referente ao ms; c) Certido de tempo de servio; d) Cpias autenticadas dos atos de nomeao e exonerao; e) Declarao funcional; f) Concesso do direito de usufruir licena-prmio por assiduidade, no perodo de ..........; g) Certido de tempo de contribuio;

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Recebimento e Expedio de Documentos no Protocolo para Unidades da Assembleia ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PROT 2.01 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/PROT

h) Alterao de conta para crdito de salrio: banco, agncia, conta corrente, conta poupana; i) Outros: enquadramento, licena-prmio, licena mdica, elevao de referncia, penso alimentcia; j) Convites do cerimonial. PROCEDIMENTOS: PROCESSOS ADMINISTRATIVOS: Colaborador Recebimento de processos administrativos e documentos: 1. Protocolar o requerimento em duas vias, colocando data e hora do recebimento; 2. Devolver uma via do requerimento ao colaborador; 3. Montar capa de processo com nome do interessado, assunto, data, n de processo; 4. Registrar o processo no Livro de Registro de Controle de Processos; 5. Encaminhar Secretaria de Gesto de Pessoas para as devidas providncias; Caso Convites 6. Receber os convites das unidades da Assembleia Legislativa, se houver; 7. Protocolar o documento e encaminhar ao destinatrio. FLUXOGRAMA:

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RESPONSVEL DA SUPE

FLUXOGRAMA- RECEBIMENTO E EXPEDIO DE DOCUMENTOS NO PROTOCOLO GERAL - SAP/PROT 2.01-1 FOLHA 03/03

Responsvel Protocolo
INCIO

1 Protocolar o requerimento em duas vias.

2 Devolver uma via do requerimento ao colaborador.

3 Montar a capa do processo com nome do interessado, assunto, data, n processo.

4 Registrar no livro de Registro de Controle de Processos.

5 Encaminhar Sec. de Gesto de Pessoas para providncias.

6 Caso de Convites Receber os convites das unidades da AL .

7 Protocolar o convite e encaminhar ao destinatrio.

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Ldia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Instruo de Preenchimento do Requerimento para Envio Secretaria de Gesto de Pessoas ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/PROT 2.01-2 FOLHA 01/01

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS Todas as unidades

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do requerimento para o envio Secretaria de Gesto de Pessoas.

ORIENTAES GERAIS: PREENCHIMENTO DE REQUERIMENTO

Senhor Secretrio de Gesto de Pessoas da Assembleia Legislativa do Estado de Mato Grosso ______________(1)________________________________________________________, portador(a) do CPF ___(2)____________________, RG: __ ______(3)______________, servidor (a) da Assembleia Legislativa de Mato Grosso, sob matrcula n ______(4)___________, lotado (a) _________(5)______________________ , solicita a Vossa Senhoria o que segue:

(6) Controle de Vida Funcional Holerite referente ao ms ________/ ano ________ Certido de Tempo de Contribuio Certido de Tempo de Servio Cpias autenticadas do(s) Ato(s) de nomeao e de exonerao Declarao funcional Concesso do direito de usufruir licena-prmio por assiduidade, no perodo de

____________________________________________________________________________ Alterao de conta para crdito de salrio: Banco ____________________ Agncia ______________ Conta corrente n _____________ ou Conta Poupana n ______________ Outros: _______________________________________________________________________________________________________ Finalidade do documento requerido: ____(7)______________________________________________________(8) Telefone(s) para contato: ___________________________________________________ Nesses termos, Pede-se deferimento. Cuiab-MT, ________ de ___(9)_________________ de 200_______

(10) Assinatura do(a) servidor(a)

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PROCESSO RECEPO

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ROTEIRO POR SUBPROCESSO

CDIGO SAP/REC 2.01

ASSUNTO Atendimento ao Pblico na Recepo Central

FOLHA 1-3

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Atendimento ao Pblico na Recepo Central ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/REC 2.01 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/Recepo

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o atendimento na Recepo Central. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) REC - Recepo. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) Etiqueta para impressora 3. USURIOS: a) Clientes externos - Pblico em geral; b) Clientes internos - Servidores da AL. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ATENDIMENTO: a) 08h s 18h; b) Dias de sesses, de 18h at terminar a sesso. PROCEDIMENTOS: Colaborador Pela manh 1. Acessar o sistema (computadorizado) de emisso de cadastro de etiqueta e verificar se est funcionando; O Sistema funciona? No 2. Emitir etiqueta de identificao manual e solicitar suporte informtica; Sim 3. Cadastrar n RG, CPF e endereo, emitir etiqueta e encaminhar o visitante ao destino;

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Atendimento ao Pblico na Recepo Central ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/REC 2.01 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/Recepo

4. Atender ao pblico, informar, recepcionar, orientar, encaminhar o visitante s diversas unidades e atender ao telefone; Pessoas com Deficincia 5 Atender em especial aos idosos e pessoas com deficincia (acompanhando-os e buscando-os no local de destino); Uso do crach 6. Fazer cumprir o uso obrigatrio do crach; 7. Guardar bagagem ou capacete do visitante no guarda volume; No ltimo dia til da semana 8. Emitir relatrio semanal informando o nmero de visitantes na semana.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA ATENDIMENTO AO PBLICO NA RECEPO CENTRAL - SAP/REC 2.01-1

FOLHA 03/03

Servidor INCIO

1 Pela manh, acessar o sistema de emisso de cadastro e etiqueta e verificar se est funcionando

SIM
3 Cadastrar n RG, CPF e endereo, emitir etiqueta e encaminhar o visitante

Cadastro de emisso de etiqueta O sistema funciona ?

NO
2 Emitir etiqueta de identificao manualmente e solicitar suporte informtica

4 Atender ao pblico presencial e via telefone

5 Portadores de necessidades especiais Acompanhar e buscar no destino 6 Uso do crach Fazer cumprir o uso obrigatrio do crach

7 Guardar bagagem ou capacete no guarda volume

8 No ltimo dia til da semana, emitir relatrio semanal informando o nmero de visitantes na semana

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR:Orlando

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PROCESSO SERVIOS

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RESPONSVEL DA SUPE

ROTEIRO POR SUBPROCESSOS

CDIGO SAP/SERV 2.01 SAP/SERV 2.02 SAP/SERV 2.03 SAP/SERV 2.04 SAP/SERV 2.05 SAP/SERV 2.06 SAP/SERV 2.07

ASSUNTO
Limpeza nas Dependncias da AL Jardinagem e Decorao Limpeza e Manuteno do Espelho dgua Sistema de Refrigerao Vagas Privativas no Estacionamento da ALMT Uso do Telefone em Gabinete Uso das Dependncias Internas para Divulgao

FOLHA 1-3 1-3 1-3 1-4 1-3 1-3 1-3

PORTARIA MD N 063/2011

APROVADA EM 05/12/2011

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RESPONSVEL DA SUPE

ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Limpeza nas Dependncias da AL (Servios Terceirizados) ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.01 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os procedimentos de limpeza nas dependncias da Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais. 2. FORMULRIO E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS. a) MEMO - Memorando; b) SS - Solicitao de Servios (Anexo). 3.USURIOS: Todas as unidades gerenciais. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: LIMPEZA NAS DEPENDNCIAS DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA a) A empresa contratada mantm na Assembleia Legislativa um funcionrio encarregado da fiscalizao dos servios; b) Os servios de rotina so executados nos perodos diurno, noturno e finais de semana; c) Todo material de consumo fornecido pela empresa contratada.

DO ATENDIMENTO a) As solicitaes dos servios emergenciais so feitas por telefone ou de forma presencial; b) A faxina geral inicia-se s 16h e termina s 22h; c) A fiscalizao dos servios feita por um colaborador da Assembleia Legislativa.

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RESPONSVEL DA SUPE

ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Limpeza nas Dependncias da AL (Servios Terceirizados) ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.01 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

PROCEDIMENTOS Gerncia de MSG 1. Receber a solicitao dos servios emergenciais por memorando, telefone ou de forma presencial; 2. Registrar a solicitao dos servios no controle de pedidos de servios; 3. Solicitar empresa responsvel a execuo dos servios; Aps a execuo dos servios: 4. Fiscalizar a execuo dos servios. FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - SERVIOS TERCEIRIZADOS DE LIMPEZA NAS DEPENDNCIAS DA ALMT SAP/SERV 2.01-1 FOLHA 03/03

GERNCIA DE MANUTENO E SERVIOS GERAIS

INCIO

1 Receber a solicitao de servios emergenciais via memorando, por telefone ou presencial

2 Registrar na ordem de atendimento

3 Encaminhar empresa a solicitao de servio

4 Aps a execuo dos servios, fiscalizar a execuo dos servios

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.01-2 FOLHA 01/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Solicitao de Servios na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais. 2. FORMULRIOS ENVOLVIDOS a) SS - Solicitao de Servios (Modelo na Intranet)
ESTADO DE MATO GROSSO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio SOLICITAO DE SERVIOS UNIDADE SOLICITANTE (1) OBSERVAO (5) TELEFONE (2)

ITEM (3)

DESCRIO DO SERVIO SOLICITADO (4)

Data: Data: Data: Data:

(6) (9) (12) (15)

Emitida por: Autorizado por: Executado por: Recebido por:

(7) (10) (13) (16)

(8)

Assinatura
(11)

Assinatura
(14)

Assinatura
(17)

Assinatura 3. PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Solicitao de Servios.

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.01-2 FOLHA 02/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

CAMPOS (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est solicitando o servio; (2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante; (3) Item - Anotar a ordem de pedidos; (4) Descrio do servio solicitado - Descrever o tipo e caractersticas do servio a ser solicitado; (5) Observao - Descrever as observaes, se houver; (6) Data - Anotar a data de emisso da solicitao de servios; (7) Emitida por - Lanar o nome do responsvel pelo setor; (8) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel da unidade solicitante; Uso da SAP (9) Data - Anotar a data de autorizao do servio solicitado; (10) Autorizado por - Lanar o nome do responsvel da SAP que autorizou o servio; (11) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel pela autorizao do servio solicitado; (12) Data - Lanar a data da execuo do servio; (13) Executado - Lanar o nome do colaborador que executou o servio; (14) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que executou o servio; (15) Data - Anotar a data de recebimento do servio executado; (16) Recebido por - Lanar o nome da pessoa que recebeu o servio solicitado; (17) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o material.

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Jardinagem e Decorao (Servios Terceirizados) ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.02 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os procedimentos de servios terceirizados de jardinagem e decorao na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais. 2. FORMULRIOS E DOCUMENTOS ENVOLVIDOS a) MEMO - Memorando; b) SS - Solicitao de Servios; 3. USURIO: Secretaria de Administrao e Patrimnio 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: SERVIOS TERCEIRIZADOS: JARDINAGEM e DECORAO a) A empresa contratada mantm trs funcionrios encarregados da manuteno do servio de jardinagem e decorao; b) O servio de jardinagem e decorao executado todos os dias em perodo integral; c) Todas as mudas e adubos so fornecidos pela AL; d) A empresa terceirizada disponibiliza mo de obra e ferramentas adequadas para jardinagem. DO ATENDIMENTO a) O servio de decorao solicitado por memorando ou solicitao de servios via Intranet; b) O servio de jardinagem inicia-se s 7h com trmino s 17h.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Jardinagem e Decorao (Servios Terceirizados) ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.02 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

PROCEDIMENTO Gerncia de Manuteno e Servios Gerais 1. Recebe a solicitao do servio de decorao em duas vias, por meio do documento de solicitao de servios ou memorando; 2. Registra a solicitao dos servios; 3. Verifica se h produtos de decorao disponveis; Produtos de decorao disponveis 4. Executa o servio solicitado; Produtos de decorao indisponveis 5. Informa ao setor de compra encaminhando relao dos produtos a serem adquiridos; Compra autorizada 6. Encaminha empresa responsvel a solicitao dos servios para serem executados; 7. Aguarda execuo de servios pela empresa; Aps a execuo dos servios 8. Fiscaliza os servios executados; Compra no autorizada 9. Informa unidade solicitante.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - JARDINAGEM E DECORAO SAP/SER 2.02-1

FOLHA 03/03

GERNCIA DE MANUTENO E SERVIOS GERAIS INCIO

1 Receber a solicitao de servios de jardinagem ou decorao via memorando ou via formulrio Solicitao de Servio.

2 Registrar na ordem de atendimento

3 Verificar se h produtos de jardinagem ou decorao disponveis

Sim

Produto disponvel?

No

4 Executar o servio solicitado

5 Informar ao setor de compra a relao de produtos a serem adquiridos

Sim

Compra autorizada?

No

6 Encaminhar empresa responsvel a solicitao dos servios para serem executados 7 Aguardar execuo dos servios pela empresa

9 Informar unidade solicitante

FIM

8 Aps a execuo dos servios, fiscalizar os servios executados

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.02-2 FOLHA 01/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Solicitao de Servios na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais; 2. FORMULRIO ENVOLVIDO a) SS - Solicitao de Servios (modelo na Intranet)
ESTADO DE MATO GROSSO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio

SOLICITAO DE SERVIOS UNIDADE SOLICITANTE (1) OBSERVAO (5) TELEFONE (2)

ITEM (3)

DESCRIO DO SERVIO SOLICITADO (4)

Data: Data: Data: Data:

(6) (9) (12) (15)

Emitida por: Autorizado por: Executado por: Recebido por:

(7) (10) (13) (16)

(8)

Assinatura
(11)

Assinatura
(14)

Assinatura
(17)

Assinatura 3. PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Solicitao de Servios.

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.01-2 FOLHA 02/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

CAMPOS (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est solicitando o servio; (2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante; (3) Item - Anotar a ordem de pedidos; (4) Descrio do servio solicitado - Descrever o tipo e caractersticas do servio a ser solicitado; (5) Observao - Descrever as observaes, se houver; (6) Data - Anotar a data de emisso da solicitao de servios; (7) Emitida por - Lanar o nome do responsvel pelo setor; (8) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel da unidade solicitante; Uso da SAP (9) Data - Anotar a data de autorizao do servio solicitado; (10) Autorizado por - Lanar o nome do responsvel da SAP que autorizou o servio; (11) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel pela autorizao do servio solicitado; (12) Data - Lanar a data da execuo do servio; (13) Executado - Lanar o nome do colaborador que executou o servio; (14) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que executou o servio; (15) Data - Anotar a data de recebimento do servio executado; (16) Recebido por - Lanar o nome da pessoa que recebeu o servio solicitado; (17) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o material.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Limpeza e Manuteno do Espelho dgua (Servios Terceirizados) ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.03 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os servios terceirizados de limpeza e manuteno do espelho dgua na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. a) b) c) SIGLAS SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; MSG - Manuteno e Servios Gerais; SER Servios.

2. MATERIAIS ENVOLVIDOS a) Telefone; b) Produtos qumicos. 3. USURIO Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: SERVIOS TERCEIRIZADOS: LIMPEZA E MANUTENO DO ESPELHO DGUA a) O servio de manuteno e limpeza do espelho dgua realizado duas vezes por semana; b) O servio autnomo e agendado por telefone.

DO ATENDIMENTO a) A mo de obra e o material so fornecidos pelo contratado; b) Na primeira visita aplica-se o produto qumico de decantao e na segunda visita aspira-se o espelho dgua; c) A solicitao e a fiscalizao so feitas pela Gerncia de Manuteno e Servios Gerais.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Limpeza e Manuteno do Espelho dgua (Servios Terceirizados) ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.03 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

PROCEDIMENTO: Durante a semana (duas vezes) 1 Visita - Contratado 1. Aplicar o produto qumico de decantao; 2 Visita 2. Efetuar a limpeza e aspirar a sujeira do espelho dgua; 3. Comunicar gerncia de MSG; Gerncia de Manuteno e Servios Gerais - MSG 4. Fiscalizar a execuo dos servios; Em casos de emergncia 5. Solicitar via telefone ao contratado a execuo dos servios.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA- MANUTENO DO ESPELHO DGUA SAP/SERV 2.03-1

FOLHA 03/03

EMPRESA TERCEIRIZADA

GERNCIA DE MANUTENO E SERVIOS GERAIS

INCIO

1 Durante a semana (2 vezes) 1 Visita Aplicar o produto qumico de decantao

2 2 visita Efetuar a limpeza e aspirar a sujeira do espelho dgua

3 Comunicar gerncia de MSG

4 Fiscalizar a execuo dos servios

5 Em caso emergncia, solicitar via telefone execuo do servio

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Sistema de Refrigerao Terceirizados) ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.04 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Servios

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os servios terceirizados do sistema de refrigerao na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) SERV- Servios; c) MSG - Manuteno e Servios Gerais; d) M - Sugesto de melhorias. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS a) MEMO - Memorando; b) SS - Solicitao de Servios (instruo de preenchimento - anexo). 3. USURIOS Secretaria de Administrao de Patrimnio. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: SISTEMA DE REFRIGERAO a) O servio de manuteno, consertos, limpeza dos dutos e dos vaporizadores, monitoramento do shiller, caixa dgua, bombas de gua, troca de contactores e polias etc. do sistema de refrigerao; b) A empresa contratada mantm trs funcionrios encarregados da execuo dos servios de manuteno preventiva e reparo; c) Os servios de rotina so executados no perodo diurno. Servios de carter eventual podero ser executados no perodo noturno, feriados e finais de semanas;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Sistema de Refrigerao Terceirizados) ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.04 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Servios

d) Todo material de reposio fornecido pela empresa contratada.

4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ATENDIMENTO a) Incio das atividades: das 07h s 19h e nos dias se sesso plenria at o trmino das atividades; b) As solicitaes dos servios so feitos via Intranet, memorando e telefone, encaminhadas Gerncia de Manuteno e Servios Gerais. PROCEDIMENTOS: Gerncia de Manuteno e Servios Gerais 1. Receber a solicitao dos servios por meio de memorando e solicitao de servios via Intranet (modelo); 2. Registrar na ordem de atendimento; 3. Emitir Ordem de Servio e encaminhar para a empresa responsvel; Empresa responsvel pela manuteno 4. Efetuar o servio, emitir um laudo de vistoria mensal e encaminhar gerncia de MSG (M); Gerncia de Manuteno e Servios Gerais 5. Receber o laudo, fiscalizar a execuo dos servios e emitir parecer; Parecer desfavorvel 6. Informar empresa contratada para que sejam tomadas as providncias.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Sistema de Refrigerao Terceirizados) ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.04 FOLHA 03/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Servios

Parecer favorvel 7. Arquivar o laudo. FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - SISTEMA DE REFRIGERAO SAP/SERV 2.04-1 GERNCIA DE MANUTENO E SERVIOS GERAIS

FOLHA 04/04 EMPRESA TERCEIRIZADA

INCIO

1 Receber a solicitao dos servios por memorando e via intranet (modelo)

2 Registrar na ordem de atendimento

3 Emitir ordem de servio e encaminhar para a empresa responsvel pela execuo

4 Efetuar o servio e emitir um laudo de vistoria mensal, encaminhar Gerncia de Manuteno e Servios Gerais

5 Receber o laudo, fiscalizar a execuo dos servios e emitir parecer

Favorvel

Desfavorvel

Parecer

6 Informar empresa contratada para que tome as providncias

7 Arquivar o laudo

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.04-2 FOLHA 01/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio Solicitao de Servios na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais; 2. FORMULRIO ENVOLVIDO a) SS - Solicitao de Servios (Modelo na Intranet)
ESTADO DE MATO GROSSO ASSEMBLEIA LEGISLATIVA Secretaria de Adm. e Patrimnio

SOLICITAO DE SERVIOS UNIDADE SOLICITANTE (1)


TELEFONE (2)

ITEM (3)

DESCRIO DO SERVIO SOLICITADO (4)

OBSERVAO (5)

Data: Data: Data: Data:

(6) (9) (12) (15)

Emitida por: Autorizado por: Executado por: Recebido por:

(7) (10) (13) (16)

(8)

Assinatura
(11)

Assinatura
(14)

Assinatura
(17)

Assinatura 3. PREENCHIMENTO Por ocasio do preenchimento do formulrio Solicitao de Servios.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao de Servios Preenchimento) ELABORADO POR: Cllia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.04-2 FOLHA 02/02

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG

(Instruo

de

CAMPOS (1) Unidade solicitante - Lanar o nome da unidade que est solicitando o servio; (2) Telefone - Preencher com o nmero do telefone da unidade solicitante; (3) Item - Anotar a ordem de pedidos; (4) Descrio do servio solicitado - Descrever o tipo e caractersticas do servio a ser solicitado; (5) Observao - Descrever as observaes, se houver; (6) Data - Anotar a data de emisso da solicitao de servios; (7) Emitida por - Lanar o nome do responsvel pelo setor; (8) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel da unidade solicitante; Uso da SAP (9) Data - Anotar a data de autorizao do servio solicitado; (10) Autorizado por - Lanar o nome do responsvel da SAP que autorizou o servio; (11) Assinatura - Colher a assinatura do responsvel pela autorizao do servio solicitado; (12) Data - Lanar a data da execuo do servio; (13) Executado - Lanar o nome do colaborador que executou o servio; (14) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que executou o servio; (15) Data - Anotar a data de recebimento do servio executado; (16) Recebido por - Lanar o nome da pessoa que recebeu o servio solicitado; (17) Assinatura - Colher a assinatura do colaborador que recebeu e conferiu o material.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Vagas Privativas no Estacionamento da AL ELABORADO POR: Arturo

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.05 FOLHA 01 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/GAB/UNID

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o uso das vagas privativas no estacionamento da Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) GAB - Gabinete; c) UG - Unidades Gerenciais. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) CI- Carto de Identificao; b) MEMO - Memorando. 3. USURIOS: a) Deputados; b) Servidores. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: 1. A Assembleia Legislativa oferece vagas de estacionamento coberto e privativo aos veculos oficiais; 2. Cada Deputado tem direito a uma vaga demarcada com seu nome no estacionamento destinado aos Deputados; 3. Cada gabinete tem direito a duas vagas no estacionamento destinado aos gabinetes, tambm demarcadas com seus respectivos nmeros. Fica a critrio do gabinete a distribuio entre seus servidores; 4. O acesso s vagas de estacionamento destinadas aos gabinetes e secretrios ser permitido mediante a apresentao do carto de identificao ao segurana em exerccio dessa funo.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Vagas no Estacionamento Privativo da AL ELABORADO POR: Arturo

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.05 FOLHA 01 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/GAB/UNID

5. PROCEDIMENTOS: Deputados: 1. Solicitar via memorando para a SAP o carto de estacionamento para dois servidores; 2. Indicar os servidores que ocuparo as duas vagas privativas no estacionamento; No caso de perda do carto de identificao: Servidor: 3. Informar Coordenadoria Militar; Coordenadoria Militar: 4. Informar SAP via memorando a perda do carto de estacionamento; Secretaria de Administrao e Patrimnio 5. Confeccionar a segunda via do carto de estacionamento; 6. Entregar e protocolar o recebimento da segunda via do carto do estacionamento; 7. Arquivar o protocolo de recebimento.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA VAGAS PRIVATIVAS NO ESTACIONAMENTO DA AL SAP/SERV 2.05-1 FOLHA 03/03


GABINETES/ SERVIDOR COORDENADORIA MILITAR

SAP

Incio

1 Solicitar via memorando para SAP o carto do estacionamento para dois servidores

4 Informar SAP via memorando a perda do carto do estacionamento

5 Confeccionar a 2 via do carto de estacionamento

2 Indicar os servidores que ocuparo as duas vagas privativas no estacionamento

6 Entregar e protocolar o recebimento da 2 via do carto do estacionamento

3 SERVIDOR No caso de perda do carto de identificao, informar Coordenadoria Militar

7 Arquivar o protocolo de recebimento

Fim

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Ldia

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Uso do Telefone em Gabinetes ELABORADO POR: Arturo

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.06 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/GAB

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o uso do telefone em gabinetes (consumo) na Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) GAB Gabinete.

2. FORMULRIO ENVOLVIDO: MEMO - Memorando 3. USURIOS: a) Deputados; b) Servidores. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: 1. A SAP informar ao Deputado os nmeros dos telefones disponveis para uso em seu gabinete; 2. Fica a critrio do Deputado a definio de quais telefones a sua disposio estaro liberados para realizar chamadas interurbanas e celulares. Aps essa definio, a SAP dever ser informada via memorando; 3. Cada Gabinete possui uma cota mensal de telefone; 4. O valor excedente da cota de telefone dos gabinetes ser descontado da cota de combustvel. PROCEDIMENTOS: SAP 1. Receber o memorando do gabinete solicitando o valor do consumo mensal; 2. Fazer o levantamento do consumo dos telefones do gabinete ao final de cada ms; 3. Informar o valor do consumo Secretaria-Geral e ao Gabinete, via memorando.

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ESTADO DE MATO GROSSO Assembleia Legislativa

PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Uso do Telefone em Gabinetes ELABORADO POR: Arturo

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.06 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/GAB/UNID

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA USO DO TELEFONE NO GABINETE CDIGO 2.06-1 FOLHA. 03/03

SAP

Incio

1 Receber o memorando do gabinete solicitando o valor do consumo mensal

2 Fazer o levantamento do consumo dos telefones do gabinete ao final de cada ms

3 Informar o valor do consumo SecretariaGeral e ao Gabinete, via memorando

Fim

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Ldia

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Uso das Dependncias Internas para Fixar ou Pendurar Objetos ELABORADO POR: Arturo

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.07 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS: SAP

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o uso das dependncias internas da Assembleia Legislativa para divulgao.

ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLA: SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; 2. DOCUMENTO ENVOLVIDO: MEMO - Memorando; 3. USURIOS: a) Gabinetes de Deputados (servidores); b) Unidades gerenciais (servidores); 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: 1. proibido pendurar ou fixar qualquer objeto nas paredes e portas do prdio sem a devida autorizao da Secretaria de Administrao e Patrimnio. PROCEDIMENTOS: SAP 1. Receber o pedido solicitando a autorizao, via memorando, para fixar ou pendurar qualquer objeto nas dependncias internas da Assembleia Legislativa (em especial paredes e portas); Autorizado? No 2. Arquivar o memorando; Sim 3. Encaminhar o memorando GEMSG; GEMSG 4. Receber o memorando de solicitao e executar o servio; 5. Colher a assinatura do solicitante aps o servio realizado e encaminhar SAP;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Uso das Dependncias Internas para fixar ou pendurar objetos ELABORADO POR: Arturo

AO: Legislativa CDIGO: SAP/SERV 2.07 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP

SAP 6. Receber o memorando e arquivar. FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA USO DAS DEPENDNCIAS INTERNAS PARA FIXAR OU PENDURAR OBJETOS SAP/SERV 2.07 -1 FOLHA 03/03

SAP
INCIO

GEMSG

1 Receber o pedido

solicitando a autorizao, via


memorando, para fixar ou pendurar qualquer objeto nas dependncias internas da ALMT

4 Receber o memorando de solicitao e executar o servio

NO

Autorizado?

SIM

5 Colher a assinatura do servidor solicitante aps o servio realizado e encaminhar GEMSG

2 Arquivar o memorando

3 Encaminhar o memorando GEMSG

FIM

6 Receber o memorando e arquivar

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Cllia

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PROCESSO TRANSPORTE

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ROTEIRO POR SUBPROCESSO

CDIGO SAP/TRAN 2.01 SAP/TRAN 2.02 SAP/TRAN 2.03

ASSUNTO Documentao, Licenciamento e Seguros Solicitao e Controle de Abastecimento dos Veculos da Administrao Manuteno e Conservao dos Veculos da Administrao

FOLHA 1-4 1-4 1-3

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Documentao, Licenciamento e Seguros ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/TRAN 2.01 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/ SOF

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar os procedimentos de documentao, licenciamento e seguro dos veculos oficiais e da administrao. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais; c) TRAN Transporte; d) SOF - Secretaria de Planejamento, Oramento e Finanas. 2. FORMULRIO E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) CNH - Carteira Nacional de Habilitao; b) DAR - Documento de Arrecadao; c) MEMO - Memorando. 3. USURIO: Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DAS RESPONSABILIDADES: a) de responsabilidade da SAP o controle do vencimento, pagamento e guarda da documentao obrigatria dos veculos oficiais (uso dos Deputados) e da administrao (uso interno da administrao); b) O pagamento das multas decorrentes de infraes de trnsito dos veculos da administrao de responsabilidade da SAP e dos Deputados; c) A SAP mantm em seus registros cpia e controle de datas de vencimento da CNH de todos os motoristas oficiais e da administrao.

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Documentao, Licenciamento e Seguros ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/TRAN 2.01 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/ SOF

PROCEDIMENTOS: Gerncia de transporte Mensalmente 1. Verificar no controle de fichas (ou no sistema computadorizado) o final de cada placa dos veculos, as datas de vencimento dos documentos, licenciamento e seguro dos veculos oficiais e da administrao; 2. Acessar o site do DETRAN (http://www.detran.mt.gov.br) e imprimir o DAR; 3. Somar os valores dos DARs a serem pagos; 4. Encaminhar via memorando os DARs para a Secretaria de Planejamento, Oramento e Finanas efetuar o pagamento e aguardar a via do cliente pago; 5. Emitir autorizao em duas vias, juntar a via paga do cliente e solicitar ao colaborador para retirar no DETRAN os documentos dos veculos (fazer constar no ofcio o nome do colaborador, dado do respectivo automvel e assinatura do Secretrio da SAP); De posse dos documentos pagos: 6. Devolver o DAR para a SOF; Carro da administrao utilizado pelo Deputado Documento regular ou multa 7. Protocolar (livro de protocolo) o documento ou a multa e encaminhar ao gabinete do Deputado; Gabinete do Deputado: 8. Assinar o protocolo e guardar o documento; Caso de multa de trnsito dos veculos oficiais - uso dos Deputados: 9. Providenciar o pagamento por meio de DAR;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Documentao, Licenciamento e Seguros ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/TRAN 2.01 FOLHA 03/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/ SOF

Gabinete do Deputado: 10. Encaminhar a cpia da multa paga para a SAP; SAP: 11. Receber do gabinete e arquivar a cpia da multa na pasta do veculo; Caso de multa de trnsito dos veculos da administrao - uso da administrao: 12. Efetuar o pagamento das multas por meio de DAR; 13. Arquivar a via do cliente na pasta do veculo; Veculos oficiais utilizados pelos Deputados e veculos de uso da administrao Em caso de acidente de trnsito, roubo ou furto dos veculos, o motorista dever: 14. Entrar em contato imediatamente com a seguradora (o carto do seguro e documento do veculo fica guardado dentro do automvel); SAP: 15. Lanar na ficha do veculo de uso dos Deputados todos os dados do acidente e arquivar. 5. FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - DOCUMENTAO, LICENCIAMENTO E SEGUROS DOS VECULOS DA AMTL SAP/TRAN 2.01-1 FOLHA 04/04 SAP/RESPONSVEL PELO TRANSPORTE Incio 1 Mensalmente Verificar no controle de fichas o final de cada placa, data de vencimento dos documentos, licenciamento e seguro dos veculos oficiais e da administrao . 2 Acessar o site www.detran.mt.gov.br e imprimir o DAR 3 Somar os valores dos DARs a serem pagos 13 Arquivar a via do cliente na pasta do veculo 4 Encaminhar via memorando os DARs para a SOF efetuar o pagamento e aguardar a via do cliente paga Fim 5 Emitir autorizao em 2 vias, juntar a via paga do cliente e solicitar ao colaborador para retirar os documentos pagos dos veculos junto ao DETRAN 1 6 De posse dos documentos pagos, devolver o DAR para a SOF 1 10 Encaminhar a cpia da multa paga para a SAP 11 Receber e arquivar a cpia da multa na pasta do veculo. 8 Assinar o protocolo e guardar o documento . GABINETE DO DEPUTADO MOTORISTA

12 Multa de trnsito dos veculos da Administrao uso interno Efetuar o pagamento das multas por meio de DAR.

9 Caso de multa dos veculos oficiais Providenciar o pagamento da multa por meio de DAR.

14 Veculos oficiais/ utilizados pelo Deputado e veculos de uso da Administrao Em caso de acidente de trnsito, roubo ou furto dos veculos, entrar em contato imediatamente com a seguradora (o carto do seguro e documento do veculo ficam guardados dentro do automvel).

15 Lanar na ficha do veculo todos os dados do acidente e arquivar a ficha.

7 Veculos da administrao utilizado pelo Deputado Caso documento regular ou multa Protocolar o documento ou a multa e encaminhar ao Gabinete do Deputado.

Fim

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Ldia

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao e Controle de Abastecimento dos Veculos da Administrao ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/TRAN 2.02 FOLHA 01/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/ SOF

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar a gesto de utilizao dos veculos da administrao da Assembleia Legislativa. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS: a) SAP- Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) MSG - Manuteno e Servios Gerais; c) TRAN - Transporte. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) Mapa de abastecimento de combustveis - MAC; b) Memorando em duas vias (via Intranet), solicitao de combustvel (Anexo); c) Ficha do veculo; d) Ficha de agendamento de solicitao de servio de transporte. 3. USURIOS: a) Gabinetes; b) Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DO ABASTECIMENTO: a) O abastecimento de combustvel dos veculos da Administrao feito mediante requisio na SAP; b) Os abastecimentos so feitos em postos de combustvel contratados aps vencerem o processo licitatrio; c) A troca de leo e lubrificantes dos veculos feita mediante verificao da quilometragem anotada nos mesmos e a manuteno feita nas oficinas credenciadas que venceram o processo licitatrio; d) Os Deputados assinam Termo de Responsabilidade quando recebem os veculos oficiais, responsabilizando-se pelo abastecimento, manuteno e conservao dos automveis. DA SOLICITAO: Utilizao em servio dos veculos da administrao nas seguintes condies: a) Locomoo de servidores que prestam servios nas sesses plenrias, sesses especiais, audincias pblicas, no transporte realizado em horrio noturno ou sbados, domingos e feriados;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao e Controle de Abastecimento dos Veculos da Administrao ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/TRAN 2.02 FOLHA 02/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/ SOF

b) Evento de interesse da Assembleia Legislativa em cidades circunvizinhas, sendo necessrio o transporte de servidores e equipamentos de informtica, comunicao, entre outros; c) A solicitao dos servios de transporte pelas unidades ser feita mediante comunicao com antecedncia, agendamento e justificativa. PROCEDIMENTOS: Colaborador: Motorista - pela manh: 1. Conferir no painel a quilometragem e marcar na planilha de combustvel o nvel do tanque; 2. Levar a planilha e solicitar o vale requisio de combustvel na SAP - setor de transporte, caso haja necessidade; 3. Abastecer o tanque do(s) carro(s); 4. Controlar o abastecimento do combustvel, a troca de leo, filtro de leo, filtro de ar, nvel de gua no radiador e calibragem dos pneus; 5. Aguardar solicitao de servios da gerncia de transporte; Atendimento de solicitao de servio de transporte: SAP - durante o expediente: 6. Receber solicitao de servio das unidades; 7. Verificar a disponibilidade de veculo; Veculo no disponvel: 8. Anotar o nome do servidor, unidade, telefone, destino e aguardar o veculo chegar; Veculo disponvel: 9. Avisar o motorista para atender unidade e passar o itinerrio que deve ser percorrido; 10. Avisar unidade sobre disponibilidade do veculo;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao e Controle de Abastecimento dos Veculos da Administrao ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/TRAN 2.02 FOLHA 03/04

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/ SOF

11. Anotar na ficha do veculo: itinerrio, horrio de sada e chegada, nome do requisitante e usurios.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - SOLICITAO E CONTROLE DE ABASTECIMENTO DOS VECULOS DA ADMINISTRAO SAP/TRAN 2.02-1 FOLHA 04/04
MOTORISTA MSG - GERNCIA/TRANSPORTE

INCIO 6 Durante o expediente, receber solicitao de servio das unidades

1 Pela manh, conferir no painel a quilometragem e marcar na planilha de combustvel o nvel do tanque

7 Verificar disponibilidade de veculo

2 Levar a planilha e solicitar o vale requisio de combustvel na SAP, se houver necessidade

SIM

Veculo disponvel?

NO

3 Abastecer o tanque do(s) carro(s)

9 Avisar motorista para atender solicitao de servio e passar o itinerrio

8 Anotar nome do servidor, unidade,telefone, destino e aguardar o veculo chegar

4 Controlar o abastecimento do combustvel, trocar leo, filtro de leo, filtro de ar, verificar nvel de gua do radiador e calibragem dos pneus

10 Avisar a unidade sobre a disponibilidade do veculo

5 Aguardar solicitao de servio

11 Anotar na ficha do veculo o itinerrio, horrio de sada e chegada, nome do requisitante e usurio

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Ldia

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Solicitao e Controle de Abastecimento dos Veculos da Administrao ELABORADO POR: Eliane e Eziarone

AO: Legislativa CDIGO: SAP/TRAN 2.02-2 FOLHA 01/01

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/SOF

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar o preenchimento do formulrio de solicitao de abastecimento de combustvel dos veculos da administrao da Assembleia Legislativa.

Memo. n Em ___ de _______ de ______.

Ao Senhor Secretrio-Geral Assunto: SOLICITAO DE COMBUSTVEL

Solicito fornecer-nos combustvel para o ms de __________/_____, na seguinte proporo:


CAPITAL INTERIOR

R$_______________(______)

R$_______________(______)

CHEFE DE GABINETE

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Manuteno e Conservao dos Veculos da Administrao ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/TRAN 2.03 FOLHA 01/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/SOF

OBJETIVOS: Orientar e disciplinar a manuteno e conservao dos veculos da administrao. ORIENTAES GERAIS: 1. SIGLAS a) SAP - Secretaria de Administrao e Patrimnio; b) SOF - Secretaria de Planejamento, Oramento e Finanas; c) MSG - Manuteno e Servios Gerais; d) TRAN - Transporte. 2. FORMULRIOS E/OU DOCUMENTOS ENVOLVIDOS: a) Ordem de Servio; b) Nota Fiscal de Pagamento (manuteno). 3. USURIO: Secretaria de Administrao e Patrimnio. 4. DEFINIES E INFORMAES RELEVANTES: DA MANUTENO E CONSERVAO: a) O controle da manuteno preventiva, corretiva e conservao dos veculos administrativos so de responsabilidade da SAP; b) A reposio de peas, pneus e acessrios em decorrncia de acidentes de veculos e consertos realizada em oficinas credenciadas, que venceram o processo licitatrio; c) de responsabilidade dos Deputados fazer o controle da manuteno e conservao dos veculos oficiais em seu poder, bem como o abastecimento e a guarda em garagem coberta; d) As manutenes preventivas e corretivas dos carros oficiais (utilizados pelos Deputados) e da administrao (utilizados pela administrao interna) so feitas em oficina cadastrada, que venceu o processo licitatrio; e) O Deputado assina o Termo de Responsabilidade no ato da entrega do bem; f) Os veculos da administrao devero ser conservados e guardados em garagens cobertas, nas dependncias da Assembleia Legislativa;

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PROGRAMA: Qualidade nos Servios ASSUNTO: Manuteno e Conservao dos Veculos da Administrao ELABORADO POR: Ldia

AO: Legislativa CDIGO: SAP/TRAN 2.03 FOLHA 02/03

PROJETO: Gesto de Processos UNIDADES ENVOLVIDAS SAP/MSG/SOF

g) Os veculos devero satisfazer as condies tcnicas e os requisitos de segurana exigidos em lei ou regulamento; h) Os condutores dos veculos devero cumprir a escala de manuteno dos veculos; i) O condutor do veculo, no exerccio dessa funo, dever obrigatoriamente usar o cinto de segurana, bem como exigir dos passageiros a sua utilizao.

PROCEDIMENTOS: Colaborador: Motorista - Manuteno dos veculos: 1. Ficar atento ao estado geral de conservao dos veculos; 2. Verificar a escala de manuteno dos veculos; 3. Levar os veculos da administrao oficina credenciada para fazer a manuteno preventiva e corretiva; 4. Guardar os veculos da administrao na garagem coberta, na prpria sede.

FLUXOGRAMA:

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FLUXOGRAMA - MANUTENO E CONSERVAO DOS VECULOS DA ADMINISTRAO SAP/TRAN 2.03-1 FOLHA 03/03 MOTORISTA

INCIO

1 Motorista Manuteno dos veculos: Ficar atento ao estado geral de conservao dos veculos

2 Verificar a escala de manuteno dos veculos

3 Levar os veculos da administrao oficina credenciada para fazer a manuteno preventiva e corretiva

4 Guardar os veculos da administrao na garagem coberta da prpria sede.

FIM

FONTE: Superintendncia de Planejamento Estratgico PROJETO: Gesto de Processos ELABORADO POR: Ldia

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REFERNCIAS ASSOCIAO BRASILEIRA DE NORMAS TCNICAS (ABNT). Perguntas Frequentes (item 7). Disponvel em: <http://www.abnt.org.br/m2.asp?cod_pagina=963>. Acesso em: out/2009. MATO GROSSO. ASSEMBLEIA LEGISLATIVA. Manual de Organizao, elaborado em 1994 pelo Prof. Mrio Moraes Zoja. BRASIL. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Secretaria de Gesto. Guia de Simplificao. Braslia: MPOG/SEGES, 2005. CARNEIRO, Jos Lus. Manuais. Disponvel <http://www.jlcarneiro.com/downloads/aula12.pdf. > Acesso: out/2009. CURY, Antonio. Organizao e Mtodos - Uma Viso Holstica. So Paulo: Atlas, 2000. em:

BRASIL. GOVERNO FEDERAL. AGNCIA NACIONAL DE ENERGIA ELTRICA. Manual de Normas e Procedimentos. Braslia, junho de 2005. Disponvel em: <http://www.aneel.gov.br/aplicacoes/audiencia/arquivo/2005 >. Acesso em: out/2009. BRASIL. GOVERNO FEDERAL. Gespblica. Programa de Gesto Pblica do Governo Federal. Disponvel em: < http://www.gespublica.gov.br >. Acesso em: out/2009. BRASIL. GOVERNO FEDERAL. LEI N 4.320, de 17 de maro de 1964. Disponvel em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L4320.htm. Acesso em out/2009. DISTRITO FEDERAL. GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL. Manual de Comunicao Oficial do Governo Federal. Disponvel em: < http://www.portalprudente.com.br >. Acesso em: out./2009. BRASIL. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Guia de Simplificao. Secretaria de Gesto, Braslia, 2005. NOVATO, J. W. Manuais Administrativos. <http://www.sitesuol.com.br/Manuais.htm >. Acesso em: mar./ 2009. Disponvel em:

POMBO. Jacqueline Maciel et al. Manual Tcnico de Elaborao de Manuais Administrativos. UFCE. 1999. Disponvel em: <http://www.moderniz.ufc.br/manuais/manteman.htm >. Acesso em: out/2009.

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GLOSSRIO A Administrao pblica - o conjunto dos rgos e entidades que compem o Estado, voltadas para a prestao de servios pblicos e o atendimento das necessidades do cidado e da coletividade. constituda da administrao direta e indireta. Administrao pblica direta - composta dos rgos internos da administrao pblica. Administrao pblica indireta - constituda de outras pessoas jurdicas - autarquias, fundaes pblicas, empresas pblicas e sociedades de economia mista, s quais so delegadas competncias privativas do Estado. Alta administrao - corpo dos dirigentes mximos da organizao, conforme definio normativa ou deciso consensual. Geralmente abrange o principal dirigente, o seu substituto imediato e o seu staff. Anlise crtica - avaliao global de um projeto, servio, produto, processo ou informao da organizao, com relao a requisitos, que objetiva a identificao de problemas e a proposio de solues. Anexos - tabelas, documentos, reproduo de textos, legislao, ou qualquer outra informao referente a assunto especfico de autoria de terceiros. Apndice - tabelas, documentos, reproduo de textos, legislao, ou qualquer outra informao referente a assunto especfico de autoria do prprio autor. Atributos - so as necessidades dos cidados usurios traduzidas em um conjunto de caractersticas a serem agregadas ao produto ou servio em cada processo interno da organizao, de forma a garantir a satisfao total dos usurios. Autarquia - pessoa jurdica de direito pblico de capacidade meramente administrativa, ou seja, sem poder para legislar. Criada e extinta por lei, sujeita ao controle da administrao direta e do Poder Legislativo. Ativos intangveis - conjunto de ativos representados pelo acervo de conhecimentos e benefcios utilizados e geradores do diferencial competitivo que agregam valor organizao. O ativo intangvel pode abranger, entre outros: ativos de mercado: potencial que a organizao possui em decorrncia dos intangveis que esto relacionados ao mercado, como marca, clientes, lealdade dos clientes, negcios recorrentes, canais de distribuio, franquias etc.; ativos humanos: compreendem os benefcios que o indivduo pode proporcionar para as organizaes por meio da sua expertise, criatividade, conhecimento, habilidade para resolver problemas, tudo visto de forma coletiva e dinmica. Ativos de propriedade intelectual: incluem os ativos que necessitam de proteo legal para proporcionar s organizaes benefcios tais como: know-how, segredos industriais, copyright, patentes, designs etc. Ativos de Infraestrutura: compreendem as tecnologias, as metodologias e os processos empregados como sistemas de informao, mtodos gerenciais, bancos de dados etc.
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6 C Carreira - no setor pblico, um conjunto de cargos sujeitos a regras especficas de ingresso, promoo, atuao, lotao e remunerao, cujos integrantes detm um repertrio comum de qualificaes e habilidades. A carreira criada por lei e deve aplicar-se s atividades tpicas de Estado. O cargo pblico pode ser isolado ou de carreira. Ciclo de aprendizado - conjunto de mtodos para refinar ou inovar as prticas de gesto e os respectivos padres de trabalho. As organizaes devem possuir prticas estruturadas, especficas e proativas para reflexo e questionamento das prticas de gesto e padres de trabalho existentes e buscar o seu aperfeioamento contnuo. Ciclo de controle - conjunto de mtodos para verificar se os padres de trabalho das prticas de gesto esto sendo cumpridos, estabelecendo prioridades, planejando e implementando, quando necessrio, as aes pertinentes, sejam de carter corretivo ou preventivo. Cidado-usurio - pessoa fsica ou jurdica que demanda ou utiliza servios ou produtos fornecidos por organizaes pblicas. tambm denominado usurio. Cidado-usurio potencial - pessoa fsica ou jurdica que no demanda ou utiliza os servios ou produtos da organizao, mas integra o universo de cidados que a organizao, em decorrncia da sua misso e da sua viso de futuro, deveria atender. Consistncia da informao - o atributo da compatibilidade de uma informao com a realidade e com as demais informaes com que pode ser relacionada. Para ser consistente, a informao deve ser estvel, confivel e estar atualizada no mesmo grau em que as demais informaes se encontram. A consistncia da informao, em geral, garantida por mecanismos internos nos bancos de dados que evitam a coexistncia de informaes redundantes ou conflituosas. Controle social - acompanhamento e fiscalizao das atividades de uma organizao, exercidos por partes interessadas, comunidade e sociedade como um todo. Cultura da excelncia - conjunto de diretrizes, mtodos, prticas e atitudes que, utilizados de forma continuada, levam a organizao a uma situao excepcional da sua gesto e dos resultados obtidos. D Desempenho global - desempenho da organizao como um todo, explicitado por meio de resultados que refletem as necessidades de todas as partes interessadas. Est relacionado com os resultados planejados pela estratgia da organizao. Desburocratizao - remoo dos entraves burocrticos (leis, decretos, portarias, atos normativos) que interferem de maneira exagerada nas relaes de direito e obrigaes entre Estado e cidado.

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E Eficcia - corresponde ao resultado de um processo, que compreende a orientao metodolgica adotada e a atuao estabelecida na consecuo de objetivos e metas, em um tempo determinado, e considera o plano, programa ou projeto originalmente composto. Eficincia - envolve a comparao das necessidades de atuao com as diretrizes dos objetivos propostos e com o instrumental disponibilizado. alcanada por meio de procedimentos adotados no desenvolvimento de uma ao ou na resoluo de um problema e tem em perspectiva o objeto focalizado e os objetivos e finalidades a serem atingidos. Empresa pblica - pessoa jurdica de direito privado, de capital pblico, criada ou assumida pelo Estado para a prestao de servio pblico ou para a explorao de atividades econmicas. S pode ser criada ou extinta por lei. Estratgia - caminho escolhido para alcanar os objetivos da organizao. Expectativa - necessidade ou desejo no explicitado dos cidados ou das demais partes interessadas, em relao organizao ou a algum de seus servios ou produtos.

F Fluxograma - um grfico elaborado de forma sistemtica e racional para facilitar a anlise dos dados, informaes e sistemas, com alto grau de detalhamento, colocando em evidncia os fatores que intervm num processo qualquer. Formulrio - a indicao dos impressos que circulam no processo administrativo, bem como da forma de manipulao. Fornecedor - aquele que fornece insumos para os processos da organizao, seja um produto, seja um servio, seja informao ou orientao. No setor pblico, as relaes entre organizao e fornecedor, que envolvem a aquisio de bens ou servios, so regulamentadas por lei e regidas por um contrato administrativo com caractersticas distintas das observadas em contratos privados, como a exigncia de licitao, s dispensvel em determinadas situaes previstas em lei. Funo - atribuio conferida a uma categoria profissional ou atribuda a um colaborador para a execuo de servios eventuais. Todo cargo tem funo, mas pode haver funo sem cargo. As funes do cargo so definitivas, as funes autnomas so transitrias. Fundao pblica - pessoa jurdica voltada para a realizao de atividades sem fins lucrativos e de interesse coletivo, tais como ensino, cultura, pesquisa cientfica e servio social. As fundaes de direito pblico so criadas e extintas por lei e esto sujeitas ao controle da administrao direta e do Poder Legislativo.

G Gesto do conhecimento - abordagem voltada para a identificao, o registro, o desenvolvimento, a disseminao e o controle do conhecimento no ambiente organizacional.
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Governabilidade - o poder do Estado para governar, dada sua legitimidade democrtica e o apoio com que conta na sociedade civil. Ela decorre da imagem institucional favorvel junto sociedade e da confiana que os cidados e outras partes interessadas depositam em sua atuao. A governabilidade de uma organizao est relacionada com a sua capacidade de assegurar condies sistmicas e institucionais para que a organizao exera a sua misso. Envolve a intermediao e o equilbrio de interesses. Est, portanto, relacionada com a atuao das diversas partes interessadas e com a capacidade, especialmente dos integrantes do sistema de liderana, de exercer a sua autoridade poltica de forma a garantir o alcance dos objetivos institucionais e o atendimento ao interesse pblico. Um aspecto importante da governabilidade de uma organizao, em um contexto ascendente de participao democrtica da sociedade nos assuntos de Estado, a capacidade institucional em equilibrar os interesses especficos dos seus usurios diretos com o interesse pblico geral, assim como com os interesses dos demais atores polticos interessados em sua atuao.

Governana pblica - o sistema que assegura s partes interessadas pertinentes o governo estratgico das organizaes pblicas e o efetivo monitoramento da alta administrao. A relao entre a coisa pblica e a gesto se d por meio de prticas de medio, tais como: auditorias independentes; unidades de avaliao; unidades de controle interno e externo; instrumentos fundamentais para o exerccio do controle. A governana pblica assegura s partes interessadas: equidade, transparncia, responsabilidade pelos resultados, com obedincia aos princpios constitucionais e s polticas de consequncia.

I Indicador - dado que representa ou quantifica um insumo, um resultado, uma caracterstica ou o desempenho de um processo, de um servio, de um produto ou da organizao como um todo. Pode ser simples (decorrente de uma nica medio) ou composto, direto e indireto em relao caracterstica medida, especfico (atividades ou processos especficos) ou global (resultados pretendidos pela organizao como um todo) e direcionador (indica que algo pode ocorrer) ou resultante (indica o que aconteceu). Indicador de impacto - aquele indicador utilizado para avaliar o impacto global das aes e/ou das polticas pblicas sobre a sociedade. Indicadores de processo - representao objetiva de caractersticas do processo que devem ser acompanhadas ao longo do tempo para avaliar e melhorar o seu desempenho. Medem a eficincia e a eficcia dos processos. Informaes relevantes - informaes que a organizao necessariamente tem que conhecer e manter atualizadas como subsdio ao seu processo decisrio. Inovao - caracterstica que define uma prtica como indita ou incomum no ramo de atividade ou na rea da organizao em que aplicada. Integrao de indicadores - ato de combinar os diferentes indicadores, eventualmente estabelecendo subconjuntos, de modo a possibilitar uma anlise do todo, das partes evidenciadas pelos subconjuntos e/ou do relacionamento entre os subconjuntos.

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Integridade da informao - aspecto relacionado correo, exatido e segurana das informaes, que trata da proteo da informao contra modificaes no autorizadas, garantindo a ela confiabilidade, completude e exatido.

L Lei de Diretrizes Oramentrias (LDO) - a LDO define as metas e as prioridades da administrao pblica, incluindo as despesas para o exerccio subsequente, orientando a elaborao da Lei Oramentria Anual (LOA) do ano seguinte. Tem vigncia de um ano e representa o elo entre o PPA e a LOA. Lei Oramentria Anual (LOA) - lei especial que contm a discriminao da receita e da despesa pblica, de forma a evidenciar a poltica econmico-financeira e o programa de trabalho do governo, obedecidos os princpios de unidade, universalidade e anualidade. tambm conhecida como Lei de Meios, porque possibilita os meios para o desenvolvimento das aes relativas aos diversos rgos e entidades que integram a administrao pblica. Licitao - processo que as entidades governamentais devem promover em suas compras ou concesses, pelo qual se abre a disputa entre os interessados para escolher a proposta mais vantajosa convenincia pblica. Fundamenta-se na ideia de competio, a ser travada de forma isonmica entre os que preencham os atributos e as aptides necessrias ao bom cumprimento das obrigaes que se propem assumir. A licitao rege-se pelos princpios de procedimento formal, publicidade de seus atos, igualdade entre os licitantes, sigilo na apresentao das propostas, vinculao ao edital ou ao convite, julgamento objetivo, adjudicao compulsria ao vencedor e probidade administrativa. regulada por lei.

M Memria administrativa - conjunto singular de documentos legais, tcnicos e histricos, formais e informais, que atendam s exigncias legais, necessidades futuras de referncia e/ou utilizao e de registro histrico da instituio. Notadamente, os documentos tcnicos e histricos constituem dimenso importante do conhecimento corporativo da instituio. A memria administrativa diz respeito a arquivos estticos e dinmicos, pois o objetivo desta propiciar o resgate das informaes relevantes sobre as mudanas, ou no, referentes s prticas de gesto. Mercado - a noo usual de mercado, como a conjuno do impacto da atuao de cidados, fornecedores e concorrentes, em regime de livre iniciativa, de livre concorrncia e do direito propriedade e ao lucro, aplicvel em sua ntegra apenas para as sociedades de economia mista e algumas empresas pblicas.

N Necessidades - conjunto de requisitos, expectativas e preferncias dos cidados ou das demais partes interessadas. Norma - o conjunto de regras ou procedimentos escritos e formais para a execuo e avaliao das atividades necessrias ao alcance de objetivos especficos e gerais.

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O Objetivos da organizao - prioridades (no confundir com as metas) da organizao, tornadas explcitas pelos dirigentes, que podem estar refletidas tanto em iniciativas exclusivamente voltadas para a adequao da organizao ao cumprimento de sua misso, como em aes que visem aproxim-la do enunciado de sua viso de futuro. Da mesma forma, os objetivos podem ser estabelecidos para a organizao como um todo ou ser especficos para alguma de suas reas-fim. Organizao do trabalho - maneira pela qual as pessoas so organizadas ou se organizam em reas formais ou informais, temporrias ou permanentes, como equipes, reas funcionais, times, grupos de trabalho, comisses, foras-tarefa e outras. 70 P Padres de trabalho - regras que orientam o funcionamento das prticas de gesto e podem estar na forma de diretrizes organizacionais, procedimentos, rotinas de trabalho, normas administrativas, fluxogramas, quantificao dos nveis que se pretende atingir ou qualquer meio que permita orientar a execuo das prticas. O padro de trabalho pode ser estabelecido utilizando como critrios as necessidades das partes interessadas, as estratgias, os requisitos legais, o nvel de desempenho de concorrentes, as informaes comparativas pertinentes, as normas nacionais e internacionais etc. Padres de atendimento - compromisso assumido e divulgado pela organizao pblica para prestao de um determinado tipo de servio ao cidado. So referenciais da organizao que devem ser comunicados de alguma forma para o cidado. Esses padres podem ser: a ateno, o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usurios; as prioridades a serem consideradas no atendimento; o tempo de espera para o atendimento; os prazos para o cumprimento dos servios; os mecanismos de comunicao com os usurios; os procedimentos para atender a reclamaes; as formas de identificao dos servidores; o sistema de sinalizao visual; e as condies de limpeza e conforto de suas dependncias formam o elenco a ser observado pelos rgos e pelas entidades pblicas no estabelecimento dos padres de qualidade no atendimento. Parceiros - organizaes pblicas ou privadas que mantm uma atuao conjunta na consecuo de projetos comuns, em regime de colaborao e co-responsabilidade. Parceria institucional - relao de trabalho estabelecida entre duas ou mais organizaes pblicas e/ou privadas, por meio da qual cada uma desenvolve um conjunto de aes que, integradas, tm a finalidade de atingir objetivos comuns. Partes interessadas - so as pessoas fsicas ou jurdicas envolvidas ativa ou passivamente no processo de definio, elaborao, implementao e prestao de servios e produtos da organizao, na qualidade de cidados, agentes, fornecedores ou parceiros. Podem ser servidores pblicos, organizaes pblicas, instituies privadas, cidados, grupos de interesse, associaes e a sociedade como um todo. Pessoas - o termo refere-se a servidores pblicos, empregados, estagirios, consultores e bolsistas.
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Plano de ao - plano que estabelece o conjunto de aes a serem desenvolvidas no perodo de um ano, com detalhamento das metas fsicas e oramentrias em nvel temporal e operacional, de modo a permitir o adequado acompanhamento. Plano Plurianual de Atividades (PPA) - lei de periodicidade quadrienal, de hierarquia especial e sujeita a prazos e ritos peculiares de tramitao, que estabelece, de forma regionalizada, as diretrizes, os objetivos e as metas da administrao pblica para as despesas de capital e outras delas decorrentes e para as relativas aos programas de durao continuada. Vigora por quatro anos, sendo elaborado no primeiro ano do mandato, entende-se em vigor no segundo ano do mandato e estende-se at o primeiro ano do mandato subsequente. Plano de capacitao anual - instrumento da poltica de capacitao para rgos da administrao pblica direta, autarquias e fundaes pblicas. Prticas de gesto - atividades executadas sistematicamente com a finalidade de gerenciar uma organizao, consubstanciadas nos padres de trabalho. So tambm chamadas de processos, mtodos ou metodologias de gesto. Preferncias - gostos, escolhas ou necessidades especficas dos cidados ou das demais partes interessadas, normalmente no explicitadas por eles. 71 Preservao da informao - ato de resguardar e conservar a informao, protegendo-a de perda em sua integridade e exatido, por meio de mecanismos de segurana e proteo de banco de dados, microfilmagem, sistemas de backup etc. Processo - conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em servios/produtos (sadas). Esses processos so geralmente planejados e realizados para agregar valor aos servios/produtos. Processos de apoio - processos que do suporte a alguma atividade-fim da organizao, tais como: a gesto de pessoas, a gesto de material, o planejamento e o acompanhamento das aes institucionais etc. Processo finalstico - processo associado s atividades-fim da organizao ou diretamente envolvido no atendimento s necessidades dos seus cidados. Projeto institucional - composto pela misso, viso, valores e diretrizes organizacionais.

Q Qualidade - adequabilidade para o uso (Juran). Fazer certo a coisa certa j na primeira vez, com excelncia no atendimento (PQSP). Totalidade de caractersticas de uma organizao, que lhe conferem a capacidade de satisfazer as necessidades explcitas e implcitas dos cidados.

R Recursos disponveis - recursos humanos, tecnolgicos, logsticos, oramentrios e financeiros e de informao de que a organizao dispe para a realizao de suas atividades.
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Caracterizam a capacidade de resposta que a organizao tem, em um determinado momento, para atender s suas demandas. Recursos necessrios - projeo dos recursos ideais para a execuo das atividades da organizao. Referenciais comparativos pertinentes - indicadores, prticas ou resultados desenvolvidos ou alcanados por organizao pblica ou privada, que possam ser usados para fins de comparao de desempenho e aprendizado. Relaes de causa e efeito - envolvem o estabelecimento de relao entre indicadores, em que os resultados de um influenciam os resultados de outros indicadores. Requisitos - condies que devem ser satisfeitas, exigncias legais ou particulares essenciais para o sucesso de um processo, servio ou produto. So as necessidades bsicas dos cidados ou das demais partes interessadas, explicitadas por eles, de maneira formal ou informal, essenciais e importantes para sua satisfao. Resultados da organizao - so os resultados institucionais obtidos pela organizao pblica, no exerccio de suas principais atividades, de acordo com suas atribuies e reas de competncia. Resultados oramentrios e financeiros - so os resultados relacionados com a utilizao eficiente e eficaz dos recursos oramentrios e financeiros oriundos de receita prpria, medidos, entre outros, por meio da reduo de custos dos processos, pela relao entre o oramento aprovado e projetos realizados etc. 72 Risco - combinao da probabilidade de ocorrncia e da(s) consequncia(s) de um determinado evento. Risco organizacional - obstculo potencial consecuo dos objetivos de uma organizao, luz das incertezas do setor de atuao da organizao, do ambiente macroeconmico e dos prprios processos da organizao. O risco organizacional pode vir a ocorrer por meio de vrios eventos no desejados, por exemplo: risco de sade e segurana, risco ambiental, risco financeiro, risco legal, risco tecnolgico, risco do negcio, risco operacional, risco externo, risco interno, entre outros. Rotina - uma prtica administrativa ou organizacional, aplicada de forma sistemtica e conhecida, procedendo-se s atividades conforme os usos e costumes j internalizados pelos empregados e/ou funcionrios.

S Servios de apoio - so os servios relacionados infraestrutura da organizao, tais como servios de informtica, de almoxarifado, de segurana, de limpeza, de copa e de telefonia. Servidor pblico - categoria formada por todos aqueles que trabalham para o Poder Pblico mediante remunerao, seja na organizao burocrtica do Estado, seja na organizao militar. Os servidores pblicos podem ser estatutrios, quando tm a sua relao com a Administrao Pblica disciplinada em lei; empregados pblicos, quando tm sua relao
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com a Administrao Pblica estabelecida por um contrato; ou temporrios, quando prestam servios por tempo determinado e so escolhidos mediante seleo simplificada. Sinergia - coordenao de um ato ou esforo simultneo de vrias organizaes, unidades ou pessoas na realizao de uma atividade ou projeto. Combinao da ao de dois ou mais agentes que usualmente gera resultados superiores quando so comparados ao individual desses agentes. Sociedade de economia mista - pessoa jurdica de direito privado, composta por capitais pblicos e privados, que s pode assumir a forma de sociedade annima. No est sujeita falncia, mas seus bens so penhorveis, e a entidade que as institui responde subsidiariamente pelas suas obrigaes.

T Tendncia - comportamento do conjunto de resultados ao longo do tempo. No se especifica nenhum prazo mnimo para se estabelecer tendncia, entretanto, para o Instrumento para Avaliao da Gesto Pblica, ser considerada a variao consecutiva (melhoria dos resultados) de forma sustentada dos trs ltimos perodos de tempo. A frequncia de medio deve ser coerente com o ciclo da prtica de gesto medida, adequada para apoiar as anlises crticas e a tomada de aes corretivas e de melhoria.

U Universo potencial de cidados - conjunto de todos os cidados que a organizao, em decorrncia da sua misso e de sua viso, deve atender.

V Valores organizacionais - entendimentos e expectativas que descrevem como todos os profissionais da organizao devem se comportar e sobre os quais todas as relaes e decises organizacionais esto baseadas.

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