Qu es la administracin de proyectos? Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un conjunto de metas. Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnologa.

Por qu es vital la administracin de proyectos? El uso de tcnicas de administracin de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo. Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha lmite y un presupuesto (personal, suministros y dinero). Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.

Conceptos bsicos Administracin es el proceso de lograr objetivos a travs de las personas. Proyecto es el conjunto de actividades a realizar para alcanzar un objetivo. Estrategia es la ruta o camino que se sigue para alcanzar un objetivo. Objetivo es aquello que se desea conseguir mediante un conjunto de actividades. Meta es lo que se desea lograr en trminos cuantitativos

Funciones de la administracin de proyectos Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin son determinar el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeacin.

La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a los estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

Fases de la administracin de produccin

Fase 1: Inicio Mecanismos de seleccin de proyecto Carta del proyecto Determinar la meta global del proyecto Precisar el alcance general del proyecto Seleccionar los miembros iniciales del equipo Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los interesados

Fase 2: Planeacin Identificacin de actividades o tareas Secuenciacin de actividades Estimacin de la duracin/esfuerzo de las actividades Estimacin de las necesidades de recursos Estimacin de los costes de las actividades Representacin grfica del flujo de actividades Optimizacin de la planificacin Estructura de Descomposicin del Trabajo

Fase 3: Ejecucin

Dirigir el equipo Reunirse con los miembros del equipo Comunicarse con los terceros involucrados Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo)

Fase 4: Control Vigilar las desviaciones del plan Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados Cambiar los calendarios del proyecto Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

Fase 5: Conclusin Reconocimiento de logros y resultados Cierre de las operaciones y dispersin del equipo Aprendizaje de la experiencia del proyecto Revisin del proceso y resultados Redaccin del informe final