Ventanilla nica 1.

Manual de Usuario

Enero 2011

Manual de Usuario Ventanilla nica

Contenido
1 2 3 3.1 Historial de cambios. .................................................................................................................. 3 Introduccin. ............................................................................................................................... 4 Descripcin general. ................................................................................................................... 5 Mdulos................................................................................................................................. 5

3.1.1 3.1.2
3.2 4 4.1

Mdulo Proveedor. ......................................................................................................... 5 Mdulo Receptor. ........................................................................................................... 5

Procesamiento. ..................................................................................................................... 6 Operacin de Ventanilla nica 1.1 ............................................................................................. 7 Autentificacin de Usuarios en Ventanilla nica 1.1 ............................................................ 7

4.1.1 4.1.2 4.1.3

4.2 4.3

Manejo de contraseas ................................................................................................... 7 Datos de Usuario Guardados .......................................................................................... 8 Recuperar contrasea ..................................................................................................... 8

Pago de servicios .................................................................................................................. 9 Men Principal Del Sistema .................................................................................................. 9

4.3.1

Sub mdulos .................................................................................................................... 9

Bandeja de Entrada ............................................................................................... 10 Anexos pendientes ................................................................................................ 10 Documentos Enviados........................................................................................... 10 Representacin impresa........................................................................................ 11

Buzn...................................................................................................................................... 10 4.3.1.1 4.3.1.2 4.3.1.3 4.3.1.4

Visualizacin del Buzn .......................................................................................................... 12 Herramientas .......................................................................................................................... 13 4.3.1.5 4.3.1.6 4.3.1.6.1 4.3.1.6.2 4.3.1.6.3 4.3.1.6.4 4.3.1.7 4.3.1.8 4.4 4.5 Mi cuenta ............................................................................................................... 13 Proveedores .......................................................................................................... 14 Alta de Proveedores ............................................................................................ 14 Creacin de Archivo .txt para la carga de proveedores ........................................ 14 Errores Comunes al dar de Alta un Proveedor ..................................................... 15 Administracin de Proveedores .......................................................................... 15 Reportes ................................................................................................................ 17 Ayuda..................................................................................................................... 17

Registro de Proveedores .................................................................................................... 18 Emisin de Documentos ..................................................................................................... 19

4.5.1

Cargar un CFD / CFDI ..................................................................................................... 19

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4.5.2 4.5.3

Informacin Adicional ................................................................................................... 21 Documentacin Soporte (Anexos) ................................................................................ 22

Notificaciones ........................................................................................................ 23 Alta Certificado ...................................................................................................... 24

4.5.3.1 4.5.3.2 4.6

Salir de la Ventanilla nica ................................................................................................. 25

Glosario de Trminos ...................................................................................................................... 27 5 5.1 5.2 Anexos ...................................................................................................................................... 29 Funcionalidades de Usuarios por Rol ................................................................................. 29 FAQ Preguntas Ms Frecuentes ........................................................................................ 30

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1 HISTORIAL DE CAMBIOS.

Versin Fecha
1.0 2011/01/21

Autor (es)
Arturo Soto Vzquez

Funcin (es)

Descripcin de la (s) modificacin (es)

Versin Inicial del Documento

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2 INTRODUCCIN.
El presente manual tiene como propsito brindar al usuario final lineamientos generales sobre la utilizacin del sistema Ventanilla nica 1.1.

Estableciendo los distintos procesos que componen al sistema, definiendo y desarrollndolos de forma tal que le permita al usuario interpretar su uso, el ingreso de datos solicitados y la forma de desplazarse dentro de los mdulos y pantallas de la aplicacin.

Ventanilla nica 1.1 dar solucin a la generacin, emisin, recepcin, administracin y seguimiento de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD / CFDI) que permita la integracin con sistemas administrativos del cliente para su mejor administracin, el cumplimiento con las normas establecidas por el Servicio de Administracin Tributaria y la Secretara de Economa, as como los requerimientos funcionales y tcnicos necesarios.

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3 DESCRIPCIN GENERAL.
3.1 Mdulos.
La aplicacin est formada por 2 mdulos principalmente, cada uno con una funcionalidad especifica.

3.1.1

Mdulo Proveedor.

Este mdulo est dirigido a los proveedores que recibieron y aceptaron una invitacin para enviar por Ventanilla nica sus facturas. Este mdulo recibe una invitacin va correo electrnico la cual deber llenarse con los datos del proveedor para poder registrarse y empezar a utilizar la aplicacin. Cuando el proveedor haya realizado su registro, aceptado el contrato y pagado el uso de servicios, entonces, podr cargar y administrar su (s) CFD / CFDI (s). Este mdulo se encarga de validar el (los) CFD / CFDI (s), carga de anexos de CFD / CFDI y tambin la generacin de la representacin impresa del CFD / CFDI.

NOTA: El proveedor tiene asignado un NMERO el cual aparece en el subject del correo electrnico.

3.1.2

Mdulo Receptor.

Este mdulo enva las invitaciones a los proveedores. Cuando un proveedor ha completado su registro y aceptado el contrato, este mdulo carga y administra los proveedores. Genera reportes de documentos recibidos por el proveedor y tambin muestra un listado de proveedores activos.

IMPORTANTE: Actualmente el (los) CFD / CFDI (s) aceptados sern nicamente: Factura Nota de crdito Nota de dbito Recibo de Honorarios

Hasta nuevo aviso.

IMPORTANTE: Para una correcta visualizacin de la aplicacin se sugiere tener instalado Windows Internet Explorer 7 o superior y ocupar dicho navegador para ingresar y usar Ventanilla nica 1.1

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3.2 Procesamiento.

1.1. Procesamiento de CFD / CFDI

Proveedor

Receptor

1 Ingresa Informacin a Ventanilla nica 1.1 2 Se verifica la validez del CFD / CFDI 3 Se cargan los archivos anexos 4 Se resguarda la informacin localmente 5 Se resguarda la informacin en el servidor 6 Se enva el CFD / CFDI al Receptor

1 Recibe un correo de notificacin e ingresa a

Ventanilla nica 1.1

2 Se verifica CFD / CFDI localmente 3 Se vlida con el SAT 4 Se resguarda la informacin localmente 5 Se resguarda la informacin en el servidor

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4 OPERACIN DE VENTANILLA NICA 1.1

Al ingresar la direccin https://ventanilla.reachcore.com en el navegador web (Windows Internet Explorer 7+) mostrar la siguiente pgina:

1.2. Portal Ventanilla nica La cual es el portal de inicio de la Ventanilla nica

4.1 Autentificacin de Usuarios en Ventanilla nica 1.1

Para ingresar al sistema se requiere contar con un nombre de usuario y contrasea vlidos. Esta informacin tiene que haber sido proporcionada previamente por el administrador de la aplicacin, quin determina que rol y actividades podr ejecutar el usuario dentro de la aplicacin. A continuacin se enumeran los posibles roles. 1. Proveedor 2. Receptor

4.1.1 i.

Manejo de contraseas Se deber bloquea la clave de acceso al existir un mximo de 3 intentos fallidos.

ii. iii. iv. vi.

Se dar dar de baja la clave de acceso, por un mnimo de 40 das de inactividad. Las claves de acceso debern estar compuestas de 8 caracteres para su adecuada administracin. Las contraseas de acceso debern tener al menos 8 caracteres y estar compuesto por al menos una mayscula, un carcter especial (#$%&.,;) y un nmero. La contrasea deber expirar en un mximo de 30 das, lo que forzar a teclear una nueva contrasea.

NOTA: La funcionalidad de cada uno de los roles, se describen en la seccin de usuarios. Al intentar ingresar a la aplicacin se muestra la ventana de Acceso a Ventanilla nica (Figura 1.3), en donde se ingresa el Nombre de Usuario y la Contrasea.

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1.3. Acceso a Ventanilla nica (Login) Al realizar de forma satisfactoria el ingreso de datos del usuario se mostrar el Men Principal de la Ventanilla nica (figura 1.6). 4.1.2 Datos de Usuario Guardados

1.4. Recordarme en esta mquina (Login)

Al hacer clic sobre esta casilla, se activar la opcin de ingreso rpido con lo cual cada vez que ingrese al portal de inicio de la ventanilla nica se mostrar el Acceso a Ventanilla nica lleno (figura 1.4), es decir, el sistema recordar sus datos de usuario y al hacer clic sobre el botn ingresar el sistema validar los datos, permitiendo correctamente el acceso al usuario.

4.1.3

Recuperar contrasea

Si usted olvid su contrasea, podr recuperarla, a travs de la opcin Olvido su contrasea (Figura 1.5), al ingresar su nombre de usuario y dar clic en botn Enviar, el sistema procesar su peticin.

1.5. Olvido de Contrasea

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4.2 Pago de servicios

Para poder utilizar los servicios de la Ventanilla nica se debe realizar un pago. Para ms informacin sobre las tarifas vigentes contactar: Pgina de Internet: www.reachcore.com Centro de atencin telefnica: (55) 5001 7807 de Lunes a Viernes de las 9:00 a las 18:00 hrs. Correo electrnico:ventas@reachcore.com

4.3 Men Principal Del Sistema

Un proveedor o receptor que haya realizado exitosamente su registro, podr acceder a la aplicacin. La pgina principal de esta aplicacin es la siguiente:

1.6. Men Principal de la Ventanilla nica La cual est divida en diferentes sub mdulos los cuales son: 1) Buzn. 2) Visualizacin del buzn seleccionado y rea de trabajo. 3) Herramientas. 4.3.1 Sub mdulos

En esta seccin analizaremos las distintas caractersticas de cada sub mdulo, algunas de estas caractersticas estarn disponibles segn el rol asignado (proveedor receptor). NOTA: La funcionalidad de cada uno de los roles, se describen en la seccin de usuarios y para ms detalles ver la seccin de anexos.

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Buzn
En este sub mdulo se encuentran las bandejas de cada una de las empresas que conforman la aplicacin (entrada, documentos enviados, documentos recibidos y errores), aqu se centra el flujo de todos los movimientos de la aplicacin pues es aqu donde se encuentra el centro de comando de la aplicacin y, por eso en esta seccin, se ve reflejado el objetivo de la aplicacin en. El Buzn muestra una lista de Carpetas que se pueden visualizar. Las carpetas son: Bandeja de Entrada. Anexos Pendientes. Documentos Enviados. 1.7. Buzn A continuacin se muestran las funciones de cada buzn: 4.3.1.1 Bandeja de Entrada

El buzn que se encuentra en la seccin de listados generales, contiene una carpeta llamada Bandeja de entrada, donde se almacenan todos los documentos recibidos en Ventanilla nica 1.1, como son Facturas, recibo de honorarios, nota de dbito, nota de crdito. Al seleccionar la carpeta, aparecer en el panel central un listado de documentos como se ve en la figura 1.8.

1.8. Bandeja de entrada Listado de Documentos El listado de documentos presenta los documentos recibidos ordenados por el RFC del buzn en cuestin. Se indica el o los documentos recibidos para realizar determinada accin en la barra de men. En donde se podrn hacer bsquedas por emisor. Tambin se pueden realizar las siguientes acciones: Ver, Imprimir, Eliminar y Guardar, as como se muestra en la figura 1.8.

4.3.1.2 Anexos pendientes

Muestra un listado de CFD / CFDI (s) vlidos a los cuales les falta adjuntar los anexos (documentacin soporte). Permite visualizar y borrar los correos. Listado de Documentos

4.3.1.3 Documentos Enviados

Esta opcin muestra los documentos generados y enviados desde la aplicacin Ventanilla nica. Tal como para Bandeja de entrada, al seleccionar este buzn la lista de documentos y la vista

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previa se actualizarn. La lista de documentos funciona de la misma manera que la Bandeja de entrada, as como se indica en Figura 1.9 Listado de Documentos

1.9. Bandeja Enviados 4.3.1.4 Representacin impresa

En las Figuras 1.8-1.9 se muestra una columna que tiene por ttulo PDF final, al hacer clic sobre la liga PDF se abrir una nueva ventana que mostrar una representacin impresa de la factura electrnica. Una representacin impresa hecha en la Ventanilla nica se visualizar de la siguiente forma:

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1.10.

Ejemplo de Representacin Impresa de Factura Electrnica

Visualizacin del Buzn

1.11. Visualizacin del buzn

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En esta rea se visualiza el contenido o resultado de la bsqueda en la carpeta seleccionada. Adems permite utilizar las caractersticas de la carpeta seleccionada como cargar los CFD / CFDI (s), borrar correos, buscar documentos etc.

Herramientas
Las herramientas que se pueden utilizar varan segn el rol con el cual se haya ingresado a la Ventanilla nica. Para ms informacin acerca de los roles vaya la seccin de funcionalidades de usuario por rol. Las herramientas son: Mi cuenta Proveedores Reportes Acerca de Ayuda

4.3.1.5 Mi cuenta
1.12. Herramientas (Mi cuenta) 1. Cambio de contrasea Para cambiar la contrasea de usuario haga clic en el men de Mi cuenta, en el rea de visualizacin se mostrar el formato de Cambio de contrasea, se mostrar la Figura 1.13

1.13.Herramientas (Cambio de contrasea) En el campo Contrasea Actual ingrese la contrasea con la cual accede actualmente a la Ventanilla nica, este campo es necesario para autentificar que el usuario que utiliza los servicios de la ventanilla nica es el que quiere realizar los cambios. En el campo Contrasea Nueva ingrese la nueva contrasea y en el campo Confirme Nueva Contrasea ingrese otra vez la nueva contrasea esto se hace para que corroborar que haya escrito bien la nueva contrasea. Una vez hecho esto el usuario ingresar a la Ventanilla nica con la nueva contrasea.

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4.3.1.6 Proveedores
Esta Herramienta est disponible solo para el modulo receptor. 1.14. Herramientas (Proveedores)

4.3.1.6.1 Alta de Proveedores

Al hacer clic en el men de proveedores (Figura 1.15), aparecer la siguiente informacin en el rea de visualizacin.

1.15. Herramientas (Alta Proveedores) En la Figura 1.15 se muestra un campo donde se debe ingresar la direccin de un archivo .txt que deber tener el RFC, razn social de la empresa y email de contacto de la empresa, todos los datos anteriores son del proveedor. El email se utilizar para enviar la invitacin al proveedor para usar la ventanilla nica y as proceder al registro de proveedor.

4.3.1.6.2 Creacin de Archivo .txt para la carga de proveedores

Para crear un archivo .txt abra el Bloc de Notas (Men inicio -> Accesorios -> Bloc De Notas) y escrbala informacin del proveedor en el siguiente formato. RFC | Razn Social del proveedor | email del contacto

1.16. Bloc de notas (Archivo txt)

Al momento de guardar escoja la codificacin UTF-8, como se muestra en la siguiente figura:

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1.17. Bloc de notas (Guardar) La aplicacin soporta cargas masivas de proveedores, es decir, en un mismo archivo .txt se pueden incluir varios proveedores separndolos con el salto de lnea o retorno de carro (tecla enter). As cada lnea de texto contendr un proveedor y sus datos como se muestra en la siguiente figura:

1.18. Varios Proveedores (Bloc de Notas)

4.3.1.6.3 Errores Comunes al dar de Alta un Proveedor

Al subir un archivo que contiene los datos de los proveedores pueden ocurrir los siguientes errores

El RFC no tiene el formato apropiado, es decir, le faltan caracteres o alguno de las letras est en minsculas Email del contacto no vlido. No se ha podido entregar la invitacin al proveedor.

4.3.1.6.4 Administracin de Proveedores

Al hacer clic en la pestaa Administrar Proveedores se mostrar el siguiente listado en el rea de visualizacin

1.19. Herramientas (Administrar Proveedores) En la figura 1.19 se puede apreciar que, para cada proveedor, se tienen los siguientes campos:

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RFC del receptor RFC del proveedor Razn Social del receptor Razn Social del Proveedor Estatus Email (del contacto proveedor)

Tambin se pueden realizar distintas acciones para los proveedores tales como: Editar que est en lnea con el proveedor se podr modificar

Al hacer clic sobre el papel y lpiz la informacin del proveedor: - Razn Social del Proveedor - Estatus - Email

1.20. Herramientas (Administrar Proveedores) La Figura 1.20 muestra los datos del proveedor modificados, al hacer clic en la palabra actualizar se modificar la informacin del proveedor, al hacer clic en cancelar no se realizar ninguna modificacin. Eliminar Al hacer clic en el tache rojo elimina al proveedor.

que est en lnea con el proveedor que se quiere eliminar se

1.21. Herramientas (Eliminar Proveedores)

Y, tal y como se observa en la figura 1.21, en el Estatus se muestra como Eliminado.

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Reenvo Invitacin Haciendo clic en el sobre proveedor seleccionado

que est en lnea con el proveedor se reenva una invitacin al

1. Envo de invitacin Al dar de alta un proveedor, automticamente se enviar una invitacin al email del contacto. Si usted quiere reenviar una invitacin al proveedor vea la seccin anterior

4.3.1.7 Reportes
1.22. Herramientas (Reportes)

En esta seccin se muestran los documentos recibidos y enviados por ventanilla nica, se pueden filtrar por emisor y receptor:

1.23. Reportes En el reporte de documentos enviados y recibidos, se muestran los datos (figura 1.23): a. b. c. d. e. f. g. h. i. Emisor Receptor Folio Serie Importe Impuesto Ao de Aprobacin Numero de Aprobacin Fecha y Hora de recepcin

4.3.1.8 Ayuda
1.24. Herramientas (Ayuda) Esta seccin mostrar la ayuda para utilizar la Ventanilla nica.

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4.4 Registro de Proveedores

A continuacin se muestra los pasos a seguir para que un proveedor se registre de forma satisfactoria: Recibir un mensaje en su buzn de correo electrnico con una invitacin para usar nuestro servicio de Ventanilla nica con una liga al portal.

1.25.

Ejemplo de Invitacin

Abrir la invitacin ya sea dando doble clic izquierdo a la liga (texto en azul y subrayado) o copindola en el navegador. Una vez que el usuario da clic a la liga del correo electrnico recibido se abrir una nueva pgina del navegador que mostrar un formulario de registro donde crear su usuario y contrasea

1.26.

Formulario de Registro para Proveedor

Al hacer clic en requisitos de contrasea y administracin de cuenta se desplegar el siguiente mensaje:

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Por disposicin la estructura de las contraseas debe de contar con los siguientes requisitos para ser vlida: Longitud mnima de 8 caracteres. Incluir al menos una letra mayscula. Incluir al menos un caracter especial. Incluir al menos un nmero. Adicionalmente La contrasea caduca cada 30 das. No se puede repetir la misma contrasea en las prximas 3 ocasiones.

Para poder marcar la casilla aceptar los trminos y condiciones debe de hacer clic en el link ver trminos y condiciones con esto dar inicio el intercambio electrnico.

4.5 Emisin de Documentos

Definicin de CFD / CFDI El CFD / CFDI es un mecanismo alternativo de comprobacin de ingresos y egresos para efectos fiscales que utiliza tecnologa digital en su generacin, procesamiento, transmisin y almacenamiento de datos. Maneja estndares de seguridad internacionalmente reconocidos, los cuales garantizan que el comprobante es autntico, ntegro, nico y que ser aceptado igual que el comprobante fiscal impreso. Dentro de los CFD / CFDI se encuentran: factura electrnica, recibo de honorarios, recibo de arrendamiento, nota de dbito, nota de crdito, recibo de donativo. El esquema de Comprobacin Fiscal Digital actualmente es usado por miles de empresas en Mxico (estadsticas). Al hablar de generacin de documentos, nos referimos a emisin y a recepcin (Ventanilla nica). Definicin de Factura Electrnica Una Factura Electrnica es la representacin digital (bajo los estndares definidos por el SAT) de un tipo de Comprobante Fiscal, generada y almacenada en medios electrnicos y con un mayor grado de seguridad. La factura electrnica tiene las siguientes caractersticas: 4.5.1 Es vlida fsicamente. Es vlida comercialmente, es decir, comprueba la compra venta del bien o servicio. Es vlida como evidencia en un juicio si se resguarda bajo la NOM 151. Se genera y almacena en medios electrnicos. Cargar un CFD / CFDI , al hacer esto, en el rea de visualizacin

Para cargar un CFD / CFDI haga clic en el buzn se mostrar la Figura 1.27.

Ahora se podr proceder a la carga del CFD / CFDI. En los campos que se muestran en el rea de visualizacin se llenaran con las direcciones donde se encuentran alojados los archivos.

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1.27. Formato de Captura de CFD / CFDI

Para indicar la direccin donde est alojado el CFD / CFDI haga clic en el botn Examinar y a continuacin se mostrara un cuadro de dilogo en el cual se podr seleccionar la direccin del archivo.

1.28. Ejemplo:

Cuadro de Dilogo (Examinar)

C:\Usarios\Compaia\Documentos\factura.xml

1.29. Formato de Captura de CFD / CFDI lleno

Este archivo se validar de acuerdo a las reglas establecidas por el SAT. Si el usuario ha cargado un CFD / CFDI (xml) invlido entonces el programa no terminar la carga, se mostrar un mensaje de error o se mostrar un informe para que el usuario pueda corregir la informacin y proceder a cargar un CFD / CFDI (xml) vlido.

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4.5.2

Informacin Adicional

Al cargar un CFD vlido se abrir el formato de informacin adicional de la factura (Figura 1.30)

. 1.30. Formato de Informacin Adicional En este formato se muestran diferentes casillas que se deben de llenar con la informacin:

Clave Regin. Corresponde al lugar donde se prest el servicio de acuerdo a la siguiente definicin:
CLAVE MXNR MXPR MXSR MXMR MXOP SMPU ALT 1 ALT 2 ALT 3 DESCRIPCIN Regin Norte Regin Este Regin Sur Regin Marina Oficina Central Monterrey LUGAR Reynosa Poza Rica/ Veracruz/ Tampico Villahermosa Ciudad del Carmen/ Dos Bocas Mxico D.F. (*)

el usuario debe de elegir alguno de ellos para enviar su CFD / CFDI y xml. Adems se debe de proporcionar la siguiente informacin:
Tipo de Comprobante Moneda Nmero de Orden de Compra (PO) opcional Nmero de Material Reception opcional Nmero de Contrato opcional

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1.31. Formato de Informacin Adicional Lleno

Ms informacin acerca de los datos anteriores se encuentra en el glosario.

4.5.3 Documentacin Soporte (Anexos)

Al llenar la los campos de informacin adicional y dar clic en el botn guardar se mostrar el formato de documentacin soporte (Figura 1.32)

1.32. Formato de carga de Documentacin Soporte La documentacin soporte deben estar en formato PDF para poder ser procesado. Y debe indicar dnde est alojado el archivo de soporte (PDF), lo cual se hace de una manera muy similar a la carga de CFD.

1.33. Documentacin Soporte (Examinar) IMPORTANTE: El Anexo1 PO. Purchase Order (orden de compra) es un documento soporte requerido, sin l no seguir la carga de CFD.

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IMPORTANTE: El tamao total soportado es 3 Mb. Carga de un PDF como documentacin de soporte obligatoria y una segunda carga de PDF opcional. Y juntos no debern exceder de 3MB.

1.34. Formato de carga de Documentacin Soporte (PO)

Cuando se procesa correctamente un CFD y su documentacin soporte se mostrar el siguiente mensaje:

1.35. Mensaje de carga satisfactoria de CFD

Cuando el usuario ha cargado un CFD / CFDI (xml) vlido tendr la opcin de cargar anexos, ya sea inmediatamente despus de haberlos cargado, o estos pueden cargarse algn tiempo despus. En el segundo caso se guardarn en Anexos Pendientes.
Se enviar un correo al rea correspondiente en el Proveedor (Buzn de entrada) que contiene una representacin impresa del CFD / CFDI y soportes, entregando una copia al proveedor. 4.5.3.1 Notificaciones

Al cargar un CFD vlido se generar automticamente una notificacin la cual contendr el CFD y documentos soporte y se entregar va correo electrnico, esta notificacin la recibir tanto el receptor como el proveedor (emisor). El subject del correo tendr la siguiente informacin: Clave del proveedor por localidad (seleccionada) + RFC y Razn Social + Folio (de la factura enviada)

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1.36. Correo Generado con CFD y anexos

4.5.3.2

Alta Certificado

Hay dos tipos de CFD, los que al momento de ser emitidos cuentan con certificado y los que no. Al hacer clic sobre esta pestaa se mostrar la opcin de cargar un Certificado de un CFD al cual le hace falta. El proceso de carga de un CFD que no tiene certificado es similar a la carga de CFD que si lo tiene.

1.37. Formato de ingreso de Certificado Se selecciona el certificado que corresponde a la factura.

1.38. Seleccionar el Certificado

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1.39. Formato de ingreso de Certificado (lleno)

Se da clic en guardar y aparecer el siguiente mensaje

1.40. Mensaje de carga exitosa Con eso se concluye la carga de certificado. NOTA: Los CFDI siempre son emitidos con certificado por lo que la informacin contenida en esta seccin no es aplicable

4.6 Salir de la Ventanilla nica

Un usuario puede terminar su sesin de Ventanilla nica cerrando la ventana del Navegador Web donde se est visualizando la Ventanilla nica o haciendo clic en el botn mensaje se mostrar el

1.41. Mensaje de confirmacin de Salida

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Haga clic en aceptar para mostrar el portal de ingreso a Ventanilla nica (Figura 1.2) y con esta accin se dar por terminada su sesin en la Ventanilla nica. Si usted hace clic en cancelar seguir abierta su sesin en la ventanilla nica.

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GLOSARIO DE TRMINOS
Invitacin. Un comunicado que se hace va correo electrnico a los proveedores (afiliados) para que conozcan y utilicen la solucin de Ventanilla nica para enviar su (s) CFD / CFDI (s). Windows Internet Explorer (Navegador Web). Es un navegador web desarrollado por Microsoft para el sistema operativo Microsoft Windows. Es un programa que permite ver la informacin que contiene una pgina web. CFD / CFDI. Comprobante Fiscal Digital / Comprobantes Fiscales Digitales a travs de Internet. De acuerdo al SAT un CFD y un CFDI es: Es un mecanismo alternativo de comprobacin de ingresos, egresos y propiedad de mercancas en traslado por medios electrnicos. Utiliza tecnologa digital en su generacin, procesamiento, transmisin y almacenamiento de datos 100% digital.

Maneja estndares de seguridad internacionalmente reconocidos, que garantizan que el comprobante es autntico, ntegro, nico y que ser aceptado igual que el comprobante fiscal impreso. Addenda. Seccin dentro del comprobante fiscal, como puede ser una factura, que contiene datos comerciales no definidos por el SAT, por ejemplo, nmero de pedido, nmero de proveedor, etc. Amece. Asociacin Mexicana de Estndares para el Comercio Electrnico. Complemento. Seccin que contiene datos fiscales definidos por el SAT para algunos tipos de comprobantes como puede ser un recibo de donativo. CSD. Certificado de Sello Digital. NOM 151. Cumplimiento de la Norma Oficial Mexicana 151 para la conservacin de documentos. RMF. Resolucin Miscelnea Fiscal. SAT. Servicio de Administracin Tributaria. Para ms informacin ir a la pgina: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/quienes_somos/127_6803.html CSD. Certificado de Sello Digital. Los certificados de sellos digitales son expedidos por el SAT son para uso especfico de Comprobantes Fiscales Digitales. Por medio de ellos el contribuyente sella electrnicamente la cadena original de los comprobantes que emite en cada una de sus sucursales XML. Extensible Markup Language. Es una manera de definir lenguajes para diferentes necesidades. CSV. comma-separated values Son un tipo de documento en formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas y las filas por saltos de lnea. En nuestro caso se separan por | (pipe character). Timbre Fiscal Digital. El resultado de la validacin de un CFDI, asignacin de un folio fiscal e incorporacin del sello digital del SAT se entender como el Timbrado Fiscal Digital.

Tipo de Comprobante. Identificar el tipo de comprobante que se est cargando a la Ventanilla nica, por ejemplo: Factura Nota de crdito Nota de dbito Recibo de Honorarios

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Nmero de Orden de Compra (PO). Una orden de compra o PO (Purchase Order, por sus siglas en ingls) es una solicitud escrita que Schlumberger hace a un proveedor por artculos o servicios a un precio convenido. En Schlumberger todas las PO son generadas a travs del sistema SWPS y estn sujetas a los Trminos y condiciones de Compra. La PO contiene el detalle de la compra: Nmero de PO, descripcin, cantidad, precio unitario, precio total (sin IVA incluido), unidad de medida, fecha de emisin, etc. El nmero de PO es un dato alfanumrico y contiene 4 letras iniciales, un nmero consecutivo y otra letra al final; por ejemplo: LVSR39919A.

Tipo de moneda. La unidad monetaria en que est representado el Comprobante que se est cargando a la Ventanilla nica. Puede ser: Pesos Mexicanos (MXP) o Dlares Estadounidenses (USD).

Nmero de Material Reception. Una vez que el proveedor presta los servicios o entrega los productos convenidos en la orden de compra, debe solicitar al almacn el nmero de MR (Material Reception, por sus siglas en Ingls); el nmero de MR es la confirmacin de recepcin en los sistemas financieros y de compras de Schlumberger y debe presentarse junto con la factura. Ejemplo de nmero MR: 492921 Nota 1: Para productos y/o servicios entregados en sitio, se debe proporcionar al almacn el Formato de recepcin firmado por el represent ante autorizado de Schlumberger. Nota 2: En el caso de proyectos integrados (IPM), el MR de Lawson, ser proporcionado por la persona asignada por el departamento de finanzas de IPM.

Nmero de Contrato. Cada contrato celebrado entre Schlumberger y sus proveedores tiene asignado un nmero nico de identificacin el cual debe presentarse junto con la factura para el caso de compras realizadas sin orden de compra. Ejemplo de nmero de Contrato: ESLB-CHE-08/02/2011-ECNORSA-204

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5 ANEXOS
5.1 Funcionalidades de Usuarios por Rol
Funcionalidad / Rol Navegacion Salir Aplicacin Cerrar Sesin Olvido de contrasea Cambio de contrasea Certificado de sello digital Administracin de Proveedores Invitacin proveedores Alta de proveedores Carga de proveedores Baja de proveedores Cambios proveedores Documentos Enviar CFD/CFDi Recibir CFD/CFDi Reportes Documentos recibidos por proveedor Reporte de proveedores activos Listado de proveedores activos Reporte de resumen de cargas Reporte de documentos recibidos y rechazados Bandeja de entrada Visualizar documentos recibidos Guardar documentos recibidos Eliminar documentos recibidos Imprimir documento recibido Bsqueda por criterios en documentos recibidos Documentos enviados Guardar documentos enviados Clientes Habilitar modulo receptor Ayuda Contacto Proveedor SI SI SI SI SI NO NO NO NO NO SI no* NO NO NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO SI SI Receptor SI SI SI SI No SI SI SI SI SI no* SI SI SI Si NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO SI SI Admon Gral SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

(*) Estas partes no estn bien definidas y se pueden configurar para que sea SI.

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5.2 FAQ Preguntas Ms Frecuentes

I. Por qu no puedo ver correctamente el portal? La pgina no se muestra, no se ve bien o se ha cambiado el formato de visualizacin.

Asegrese de tener conexin a internet y de tener instalado el navegador Windows Internet Explorer 7 o superior y estar usndolo para acceder a la ventanilla nica. II. Por qu no puedo acceder a la pgina principal de Ventanilla nica? Se muestra el mensaje Su usuario no pudo ser validado. Por favor intente de nuevo.

Asegrese de introducir correctamente su nombre de usuario y contrasea en la ventanilla de acceso (Figura 1.2). En caso de haber olvidado la contrasea favor de dirigirse a la pgina 6 de ste documento. III. Cmo doy de alta a un proveedor? Tenga a la mano los siguientes datos: RFC del proveedor, Razn Social del proveedor, email de un contacto del proveedor (la persona que enviar/recibir el (los) CFD / CFDI (s) a travs de la Ventanilla nica) y siga los pasos que se exponen en la pgina 8 de ste documento. IV. Por qu no puedo enviar CFD / CFDI (s)? Los botones de envo aparecen desactivados, o no funcionan. Asegrese de haber pagado el (los) servicios de la ventanilla nica. Y haber recibido notificacin de pago realizado Qu puedo hacer si al intentar cargar mi documentacin soporte manda un error o simplemente no termina el proceso de carga? Muy probablemente usted est intentando cargar un archivo que excede los 1.5MB permitidos, le sugerimos: Si el tamao del PO es de 1.1 MB y el del anexo es 1.7 MB puede quitarle unas hojas del anexo y pasrselas al PO sin que el PO pase de 1.5 MB. Por ejemplo que el anexo y el PO queden de 1.4 MB. VI. Por qu no puedo enviar CFD / CFDI (s)? Los botones de envo aparecen desactivados, o no funcionan. Asegrese de haber pagado el (los) servicios de la ventanilla nica. Y haber recibido notificacin de pago realizado

V.

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