NDICE

1. INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN .................................... 3 1.1 La gestin integrada en las organizaciones........................................................................... 3 1.2 Normas aplicables a los sistemas de gestin de la calidad (ISO 9001) ................................ 5 1.3 Normas aplicables a los sistemas de gestin ambiental (ISO 14001)................................. 13 1.4 Normas aplicables a los sistemas de gestin de prevencin de riesgos laborales .............. 15 1.5 Planificacin y organizacin para la gestin integrada....................................................... 20 1.6 Gestin por procesos........................................................................................................... 22 2. CALIDAD EN EL PROCESO EMPRESARIAL....................................................................... 23 2.1 La gestin de la calidad....................................................................................................... 23 2.2 La Calidad en el diseo....................................................................................................... 26 2.3 La Calidad en las compras .................................................................................................. 28 2.4 La Calidad en la produccin y los servicios ....................................................................... 29 2.5 Los costes de la calidad....................................................................................................... 30 2.6 ISO 9001 ............................................................................................................................. 41 3. LA GESTIN AMBIENTAL EN LA EMPRESA .................................................................... 63 3.1 Introduccin a la gestin ambiental .................................................................................... 63 3.2 Prevencin de los problemas ambientales .......................................................................... 73 3.4 Control operacional............................................................................................................. 87 3.5 ISO 14001 ........................................................................................................................... 91 4. LA GESTIN DE LA PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES...................................... 98 4.1 Organizacin y gestin de la prevencin ............................................................................ 98 4.2 Planificacin y estrategia preventiva ................................................................................ 106 4.3 Vigilancia de la salud........................................................................................................ 113 5. IMPLANTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ........................................ 116 5.1 Implantacin del SIG ........................................................................................................ 116 5.2 Auditora interna del SIG.................................................................................................. 122 5.3 La medida.......................................................................................................................... 125 5.4 La mejora .......................................................................................................................... 127 BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 129

1. INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN

1.1 La gestin integrada en las organizaciones
Estamos empleando el trmino sistemas de gestin, fundamentalmente, porque el enfoque de la gestin en la actualidad se basa en la Teora General de Sistemas. Esta teora ve a las organizaciones como sistemas abiertos en intercambio activo con el ambiente que las rodea. La empresa es por tanto como un todo organizado compuesto por dos o ms elementos interdependientes e interrelacionados, para alcanzar un objetivo comn y limitado por fronteras que la separan de su suprasistema. En este sentido la National Occupational Health & Safety Commission australiana determina que la Teora General de Sistemas sugiere requisitos a los Sistemas de Gestin: Los objetivos del sistema (ticos, econmicos, legales y de tipo empresarial sin que todos los sistemas necesiten tener los mismos objetivos). Las especificaciones de los elementos del sistema y sus interrelaciones (aunque no todos los sistemas necesitan tener los mismos elementos). La identificacin de las relaciones entre un sistema y otros sistemas (incluyendo el sistema de gestin general de la empresa y otros). Los requerimientos para el mantenimiento del sistema (tanto por motivos internos como por la influencia externa).

Por otro lado, la International Occupational Hygiene Association caracteriza a los Sistemas de Gestin mediante cuatro elementos esenciales: Las entradas. Los procesos. Las salidas o resultados. La realimentacin.

Tambin distingue entre sistemas abiertos y sistemas cerrados, de forma que en los primeros existe una interaccin con el medioambiente externo, intercambindose informacin y energa con l y en los segundos no existe esta interaccin. Evidentemente en un entorno como aquel en el que operan las empresas, con proveedores, accionistas, el condicionamiento de la sociedad en sus actuaciones y el objetivo de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, el enfoque correcto debe ser el de sistema abierto. Pero, para seguir acotando, veamos las relaciones entre los conceptos de sistema, proceso y actividad, en el contexto empresarial. As el sistema es un conjunto de procesos que tienen por finalidad la consecucin de un objetivo. El proceso es el conjunto de actividades cuyo producto crea un valor intrnseco para su usuario o cliente. 3

Actividad es el conjunto de tareas necesarias para la obtencin de un resultado. Pero advierte de que, como no existe una interpretacin homognea sobre el alcance de los procesos, en el lmite una actividad podra ser considerada como un subproceso en s misma, e incluso, siguiendo con este razonamiento, un proceso podra considerarse como un sistema simple si sus actividades son consideradas como procesos. As, en coherencia con el paralelismo observado en las definiciones, se caracteriza a los procesos de forma muy similar a los sistemas: Las entradas. Los recursos, materiales y humanos, los requisitos y el software. Las salidas. El mecanismo de control. Los lmites del proceso.

Tambin se puede distinguir entre los sistemas de gestin y la gestin sistemtica, de forma que los sistemas de gestin se caracterizan por estar basados en el mercado, ser promocionados tpicamente por las empresas consultoras, estar constituidos por requisitos muy formalizados sobre cmo integrar la gestin de la seguridad y salud dentro de las grandes y complejas organizaciones y exigir un importante documental, adems de satisfacer criterios rigurosos. Sin embargo, la gestin sistemtica sera la gestin de forma ordenada a partir de un nmero limitado de principios, aplicable a todo tipo de empresas, incluyendo tambin a las pequeas, y ms en el enfoque de satisfacer las exigencias reguladas por ley que por un estndar o norma voluntaria. Otra clasificacin que podemos hacer de los modelos implantados es teniendo en cuenta el enfoque organizativo y de gestin adoptado; as, podramos distinguir entre aquellos modelos implantados en empresas con estilos de direccin muy jerarquizados aquellos otros modelos en empresas con estilos de direccin ms participativos. Los Sistemas de Gestin jerarquizados estn basados en la teora racional de la organizacin, de manera que muchos sistemas de Gestin de tipo voluntario definen a la alta direccin como el nico actor Por el contrario, la otra alternativa sera la de los modelos participativos basados en la teora de los Sistemas Socio-Tcnicos, que ponen el nfasis en el anlisis de las interrelaciones entre la tecnologa, el ambiente, la participacin de los empleados y otras partes interesadas, y la estructura organizacional. La Teora de los Sistemas Socio-Tcnicos ve a la empresa compuesta por dos sistemas: el tcnico y el social, de forma que los cambios en un sistema van a producir efectos en el otro, por esto el objetivo fundamental de sta ser lograr que la interfaz entre ambos sea ptima mediante el cambio del clima de trabajo. Aunque, no obstante, es posible tener un sistema de gestin robusto, como, por ejemplo, en gestin medioambiental, con una dbil participacin de los empleados. 4

1.2 Normas aplicables a los sistemas de gestin de la calidad (ISO 9001)

La norma ISO 9001:2008 especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad. sta es la cuarta edicin de la norma y anula y sustituye a la tercera edicin (ISO 9001:2000). Esta norma internacional ha sido escrita de forma que sea aplicable a todas las organizaciones, sea cual sea el tipo, el tamao y los productos/ servicios realizados. Cuando por la peculiar naturaleza de la organizacin o de sus productos no sean aplicables uno o varios requisitos especificados en la norma, puede considerarse su exclusin. En este caso no se podr alegar conformidad con esta norma a menos que las exclusiones realizadas queden justificadas y que tales exclusiones no afecten a la capacidad de la organizacin para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables. Las exclusiones realizadas y las correspondientes justificaciones deben recogerse en el manual de calidad, que es un documento obligatorio segn la norma ISO 9001:2008. En la norma se pueden diferenciar dos partes; en la primera se proporciona un marco introductorio a la norma, mientras que en la segunda se especifican los requisitos de los distintos elementos que componen un sistema de gestin de una organizacin: 1. Sistema de gestin de la calidad. 2. Responsabilidad de la direccin. 3. Gestin de los recursos. 4. Realizacin del producto. 5. Medicin, anlisis y mejora. La norma establece los requisitos de los sistemas de gestin de la calidad, especificando los requisitos generales, que establecen obligaciones para la organizacin, y los requisitos de la documentacin, que especifican documentos que deben incluirse en el sistema de gestin de la calidad.

Sistema de gestin de la calidad: Requisitos Requisitos generales Requisitos de la documentacin

Determinar los procesos necesarios para el Declaraciones documentadas de una sistema de gestin de la calidad y su poltica de la calidad y de objetivos de la aplicacin. calidad. Determinar las relaciones entre estos Manual de calidad. procesos Determinar criterios y mtodos para Procedimientos documentados y registros asegurar la eficacia de la realizacin y el requeridos por esta norma.

control de estos procesos. Asegurar la disponibilidad de los recursos y de la informacin necesaria para la ejecucin y seguimiento de estos procesos. Realizar el seguimiento, la medicin y el anlisis de estos procesos. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos de cada proceso y su mejora continua.

Como se puede observar, los requisitos generales se refieren a la gestin por procesos de la organizacin. La norma obliga a establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia. En el caso de externalizacin de algunos procesos, la organizacin debe poder asegurar el control sobre ellos, ya que en ningn momento la organizacin est eximida de la responsabilidad de cumplir con los requisitos de la norma, aunque el tipo y el grado de control sobre los procesos externalizados pueden variar. En los requisitos se habla de procedimientos documentados. La norma define un procedimiento como la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Para diferenciar los procedimientos que estn documentados de los que no lo estn, se utiliza con frecuencia el trmino procedimiento documentado. La organizacin debe redactar y mantener un manual de calidad, en el que se tiene que hacer constar: 1. El alcance del sistema de gestin de la calidad. 2. Los procedimientos documentados realizados. 3. Una descripcin de las interacciones entre los procesos del sistema de gestin de la calidad. La norma en cuestin establece controles obligatorios de los documentos (que, por ejemplo; deben estar disponibles en los puntos de uso, deben estar aprobados antes de su emisin, volver a ser aprobados tras cada modificacin, etc.) y de los registros (que son un tipo especial de documento establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos) La norma promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos en las fases desarrollo, implementacin y mejora de la eficacia de un sistema de gestin de la calidad. de

Entradas

Proceso

Salidas

De forma general se puede definir proceso como una actividad o un conjunto de actividades que utiliza recursos y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en los elementos de salida (o resultados) deseados. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye el elemento de entrada del siguiente proceso. La figura siguiente ilustra el sistema de gestin de la calidad basado en el proceso descrito en la norma ISO 9001:2008, es un sistema inspirado en el principio de la mejora continua que constituye una adaptacin del ciclo PDCA de DEMING (Plan, planificar- Do, hacer- Check, verificar- Act, actuar)

Los clientes y los stakeholders no son slo los destinatarios finales de los productos realizados por la empresa, sino que constituyen tambin las entradas al sistema por medio de los requisitos que establecen. El sistema de gestin de la calidad basado en los procesos debe estar caracterizado por la mejora continua del sistema; para ello el seguimiento de la satisfaccin de las partes interesadas constituye una importante retroalimentacin al sistema. A continuacin se detallan los requisitos que tienen que caracterizar cada elemento del sistema. Los elementos que componen el ciclo se explican a continuacin.
Responsabilidad de la direccin

Compromiso

Enfoque al cliente

Poltica de calidad

Planificacin

Responsabilidad de autoridad y comunicacin

Revisin por la direccin

Objetivos de la calidad

Responsabilidad y autoridad

Generalidades

Planificacin del sistema de gestin de la calidad

Representante de la direccin

Informacin de la entrada

Comunicacin interna

Resultados

Responsabilidad de la direccin: La alta direccin debe demostrar su implicacin total en el desarrollo, implementacin y mejora continua del sistema de gestin de la calidad. En particular debe: 1. Orientar la organizacin hacia el cliente, asegurndose de que se determinen y se cumplan los requisitos del cliente para aumentar su satisfaccin. 2. Establecer la poltica de calidad, que debe ser adecuada a los objetivos generales de la organizacin, establecer claramente los objetivos de calidad y estar involucrada en un proceso de revisin continua.

3. Planificar el sistema de gestin de la calidad, asegurndose de que los objetivos de calidad sean medibles y coherentes con la poltica de calidad implementada y de que el sistema de gestin de la calidad alcance dichos objetivos. 4. Establecer y comunicar dentro de la organizacin las responsabilidades y autoridades; adems debe designar un miembro de la direccin como responsable formal del sistema de gestin de la calidad. 5. Revisar regularmente el sistema de gestin de la calidad, para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continua. Gestin de los recursos:

Gestin de los recursos

Provisin de recursos

Recursos humanos

Infraestructura

Ambiente de trabajo

La organizacin debe realizar una gestin eficaz de los recursos, garantizando la provisin de los recursos necesarios para el funcionamiento del sistema de gestin de la calidad. Dichos recursos ataen a las infraestructuras y a las personas (recursos humanos). Tambin es deber de la organizacin garantizar unas condiciones de trabajo (ambiente) favorables a la realizacin de las actividades previstas. La gestin de los recursos humanos debe prever que el personal que realice trabajos que afecten a las caractersticas del producto/ servicio sea competente y adecuadamente formado y con las habilidades y experiencia necesarias. Cuando esto no sea el caso la organizacin debe proporcionar formacin o tomar otras acciones para lograr las competencias necesarias en sus personas. Realizacin del producto: La norma ISO 9001:2008 prev una serie de requisitos que la organizacin debe cumplir a la hora de realizar el producto (y/o servicio). El esquema de la estructura de este apartado es el siguiente:

Realizacin del producto/servicio

Planificacin Procesos relacionados con el cliente Diseo y desarrollo Planificacin Compras Produccin y prestacin del servicio Proceso de compras Informacin de las compras Verificacin de los productos comprados Control de lo equipos de seguimiento y de medicin Control

Determinacin de los requisitos Revisin de los requisitos Comunicacin al cliente

Elementos de entrada Resultados

Validacin de los procesos Identificacin y trazabilidad

Revisin

Propiedad del cliente Preservacin del producto

Verificacin

Validacin

Control de los cambios

La organizacin debe planificar y llevar a cabo los procesos necesarios para la realizacin del producto. En la fase de planificacin de la realizacin del producto debe redactar una serie de documentos y registros que informen de los objetivos de calidad y los requisitos del producto, los recursos especficos destinados a la realizacin del producto, las actividades realizadas de verificacin, validacin, seguimiento, medicin, inspeccin y pruebas especficas para el producto y que proporcionen evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante cumplan los requisitos. La organizacin debe administrar los procesos relacionados con el cliente, en particular debe determinar los requisitos relacionados con el producto (los especificados por el cliente, los legales, los reglamentarios y otros requisitos que la organizacin estime convenientes) y revisarlos antes de comprometerse a proporcionar el producto al cliente. Es importante que la organizacin se comprometa a llevar a cabo una comunicacin eficaz con los clientes durante toda la vida del producto, incluso en las fases antecedentes y siguientes a la entrega. La organizacin debe, cuando proceda, administrar el proceso de diseo y desarrollo del producto, determinando sus etapas, revisndolo, verificndolo y validndolo en cada etapa y estableciendo responsabilidades y autoridades. Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto, revisndolos para comprobar su adecuacin y deben proporcionarse de manera adecuada los resultados del proceso de diseo y desarrollo. Adems dicho

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proceso tiene que ser revisado sistemticamente, verificado, validado y deben registrarse todos los cambios aportados. La norma establece requisititos para el proceso de compras de las materias primas. Una adecuada gestin de las compras es fundamental para garantizar que la organizacin utilice elementos de entradas al proceso d produccin que cumplan los requisitos establecidos. Para ello la organizacin deber obtener y registrar informacin sobre las caractersticas de los productos a comprar, verificarlos despus de la adquisicin, y sobre los proveedores, estableciendo un sistema de evaluacin, seleccin y reevaluacin de ellos. La norma requiere que la organizacin planifique y lleve a acabo la produccin y prestacin del servicio bajo condiciones controladas (que, cuando sea aplicable, incluye la disponibilidad de la informacin exacta sobre el producto, de las instrucciones de trabajo, del equipamiento necesario y adecuado, y de los dispositivos de seguimiento y medicin). En aquellos casos donde las deficiencias del producto aparezcan nicamente despus de la entrega al cliente, no siendo posible algn tipo de verificacin y control previos, la norma impone la validacin de todo el proceso de produccin y prestacin del servicio, debiendo demostrarse la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados planificados. Si es aplicable, la organizacin est obligada por la norma a identificar el producto y mantener su trazabilidad, preservar el producto y cuidar la propiedad del cliente durante el proceso de realizacin del producto. La organizacin debe proporcionar evidencia de la conformidad del producto con los requisitos determinados previamente; para ello debe determinar el seguimiento y la medicin y los dispositivos necesarios para realizarlos. En otras palabras, debe ejercer un control de los equipos de seguimiento y medicin y establecer procesos para asegurarse de que el seguimiento y la medicin se realicen de manera coherente con los requisitos.

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Medicin, anlisis y mejora

Generalidades

Seguimiento y medicin

Control del producto no conforme

Anlisis de datos

Mejora

Satisfaccin del cliente

Mejora continua

Auditora interna

Accin correctiva

Seguimiento y medicin de los procesos Seguimientos y medicin del producto

Accin preventiva

Medicin, anlisis y mejora: La norma ISO 9001:2008 obliga a las organizaciones a planificar y realizar los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora con el fin de demostrar la conformidad del producto con los requisitos de producto y asegurarse de la conformidad del sistema de gestin de localidad a los requisitos establecidos por la organizacin misma y por la norma. El seguimiento de la satisfaccin del cliente (que puede realizarse por medio de la informacin obtenida a partir de encuestas de satisfaccin, de los datos del cliente sobre la calidad del producto, de encuestas de opinin del usuario, de impresos de sugerencia y quejas, etc.) es una de las medidas de seguimiento y medicin impuestas por la norma. La conformidad del sistema de gestin de la calidad con los requisitos establecidos por esta norma y por la organizacin debe realizarse por medio de auditoras internas que la organizacin debe llevar a cabo de forma sistemtica, a intervalos de tiempo planificados. La norma obliga a la organizacin a mantener registros de las auditoras realizadas y de sus resultados. En el caso de que las auditoras internas detecten no-conformidades, es responsabilidad de la direccin del rea que est siendo auditada llevar a cabo las acciones correctivas necesarias para eliminar sus causas. La organizacin debe realizar el seguimiento y, cuando sea aplicable, la medicin de los procesos del sistema de gestin de la calidad y del producto. Se debe evitar la entrega, aunque sea no intencionada, de los productos no conformes, debindose, mantener un registro de las no-conformidades, especificando la naturaleza de stas y el tratamiento de los productos no conformes.

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La organizacin debe tomar las acciones correctivas que estime necesarias para eliminar las causas de una no conformidad, para que sta no vuelva a ocurrir. Tambin debe considerar la adopcin reacciones preventivas, que eviten producir una no-conformidad. La organizacin debe recopilar y analizar los datos necesarios (procedentes de clientes, proveedores y cualquier otra fuente) para asegurar la eficiencia y eficacia del sistema de gestin de la calidad y para detectar reas de posible mejora. Este anlisis debe permitir la mejora continua del sistema de gestin de la calidad.

1.3 Normas aplicables a los sistemas de gestin ambiental (ISO 14001)

La familia de normas de la serie ISO 14000 es un conjunto de herramientas genricas, de aplicacin voluntaria, cuyo principal fin es desarrollar, implantar, mantener y evaluar polticas y objetivos medioambientales de una organizacin, sea cual sea su tamao y grado de implantacin en el mundo. La familia ISO 14000 contiene normas para los sistemas de gestin medioambiental, la auditora medioambiental, el desempeo medioambiental, la evaluacin, el etiquetado medioambiental y evaluacin del ciclo de vida.

NORMAS ESPAOLAS SOBRE GESTIN AMBIENTAL

UNE-EN 14001:2004 UNE-EN 14004:2004 UNE-EN 14020:2002 UNE-EN 14021:2002 UNE-EN 14024:2001 UNE-EN 14025:2007 UNE-EN 14042:2001 UNE-EN 14031:2000 UNE-EN 14043:2001 UNE-EN 14040:1998 UNE-EN 14050:2009 UNE-EN 14041:1999

ISO

Sistemas de gestin ambiental. Requisitos con orientacin para su uso (ISO 14001:2004).

ISO

Guas y principios generales del SGMA. Directrices generales sobre principios, sistemas y tcnicas de apoyo (14004:2004). Etiquetas ecolgicas y declaraciones ambientales. Principios generales (ISO 14020:1998).

ISO

ISO

Trminos y definiciones de carcter medioambiental. Etiquetas ecolgicas y declaraciones medioambientales. Autodeclaraciones medioambientales (Etiquetado ecolgico tipo II). Etiquetas ecolgicas y declaraciones medioambientales. Etiquetado ecolgico tipo I. principios generales y procedimientos (ISO 14024:1999). Etiquetas y declaraciones ambientales. Declaraciones ambientales tipo III. Principios y procedimientos (ISO 14025:2006). Gestin medioambiental. Anlisis del ciclo de vida. Evaluacin de impacto del ciclo de vida (ISO 14042:2000). Gestin medioambiental. Evaluacin del comportamiento medioambiental. Directrices generales (ISO 14031:1999). Gestin medioambiental. Anlisis del ciclo de vida. Interpretacin del ciclo de vida (ISO 14043:2000). Gestin medioambiental. Anlisis del ciclo de vida. Principios y estructura (ISO 14040:1997). Gestin ambiental. Vocabulario. Gestin medioambiental. Anlisis del ciclo de vida. Definicin del objetivo y alcance del anlisis de inventario (ISO 14041:1998).

ISO

ISO ISO ISO ISO ISO ISO ISO

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UNE-EN 14063:2006 UNE-EN 19011:2002

ISO

Gestin ambiental. Comunicacin ambiental. Directrices y ejemplos.

ISO

Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o 19011:2002). Anlisis y evaluacin del riesgo ambiental.

ambiental (ISO

UNE 150008:2008 UNE 150025:2003 IN UNE 150301:2003

Etiquetas ecolgicas y declaraciones medioambientales. Declaraciones medioambientales tipo III.

Gestin ambiental del proceso de diseo y desarrollo. Ecodiseo.

La ISO 14001 es la primera de las normas de dicha serie y especifica los requisitos que debe cumplir un SGMA. Su objetivo general, as como el de las dems normas de la serie 14000, es apoyar la proteccin ambiental y la prevencin de la contaminacin en equilibrio con las necesidades socioeconmicas. La ISO 14001 fue escrita como una norma de consenso en cerca de 50 pases participantes en su desarrollo y ms de 100 pases la han adoptado como norma internacional o estndar. Surgi como respuesta a una demanda del mercado, de ah su rpida difusin y su buena acogida. La norma es aplicable a todos los tipos y tamaos de organizaciones y se acomoda a diversas condiciones geogrficas, culturales y sociales. Puede aplicarse a una parte o a toda una organizacin y/o a sus actividades, productos y servicios. Proporciona a la empresa un marco para establecer una gestin fiable de su actividad en todo aquello relacionado con el medio ambiente. La norma no establece requisitos categricos para el comportamiento medioambiental ms all de compromiso en la poltica medioambiental, del cumplimiento de la legislacin y la normativa aplicable y a la mejora continua. Para esto se debe conseguir el compromiso de toda la empresa, especialmente la Direccin, y la participacin de los empleados. Tal y como indica la propia norma, se aplica a cualquier organizacin que desee: a) Establecer, implementar, mantener, y mejorar un sistema de gestin ambiental; b) Asegurarse de su conformidad con su poltica ambiental establecida; c) Demostrar la conformidad con esta norma internacional por: 1. La realizacin de una autoevaluacin y autodeclaracin; o 2. La bsqueda de confirmacin de dicha conformidad por las partes interesadas en la organizacin, tales como clientes; o 3. La bsqueda de confirmacin de su autodeclaracin por una parte externa a la organizacin; o 4. La bsqueda de la certificacin/registro de su sistema de gestin ambiental por una parte externa a la organizacin.

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Conviene siempre ubicar esta norma en su contexto exacto para evitar malas interpretaciones de lo que implica su implantacin. A tal efecto, son interesantes las aclaraciones que puntualiza POUSA (2006) en el sentido de que esta norma: 1. No es un texto de ley, por lo que el mayor inconveniente que le puede reportar a la empresa el incumplimiento de sus requisitos es la prdida de la certificacin. 2. No modifica los requisitos legales ni se fijan lmites suplementarios a los valores admisibles. 3. No impone la consecucin de un nivel mnimo de emisiones contaminantes. Cada empresa fija sus propios objetivos segn su disponibilidad. 4. No exige la implantacin de un sistema documental complejo. Tiende slo a la mejora de la gestin y a la reduccin de los impactos en el medio ambiente. 5. No obliga a publicar los resultados medioambientales. La comunicacin externa de los resultados es voluntaria. 6. No impone los medios aplicables para el cumplimiento de sus requisitos. Es la empresa quien disea los medios necesarios para cumplir los requisitos. La norma est estructurada de acuerdo con el siguiente esquema: 7. Introduccin: Establece el contexto de la implementacin de norma e informa de su aplicabilidad y uso. Introduce el modelo bsico de soporte y el concepto de mejora continua. 8. Objeto y campo de aplicacin: Esta seccin concreta la aplicabilidad e introduce el Anexo A como orientacin de carcter informativo para su uso. 9. Normas para consulta: No se citan. 10. Trminos y definiciones: Se presentan definiciones de conceptos que se aplican a la norma. 11. Requisitos del Sistema de Gestin Ambiental: Esta seccin detalla los requisitos de SGM a los cuales debe ajustarse una organizacin que desea estar registrada en y segn la norma. 12. Anexo A: Informacin orientativa sobre los requisitos del sistema. 13. Anexo B: Proporciona dos tablas que identifican los enlaces y amplia correspondencia tcnica entre la ISO 14001:2008 y la ISO 9001:2000. 14. Bibliografa de algunas normas ISO relacionadas en e texto.

1.4 Normas aplicables a los sistemas de gestin de prevencin de riesgos laborales

La Seguridad y Salud en el lugar de trabajo son claves para cualquier organizacin. Un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Laboral (SGSSL) ayuda a proteger a la empresa y a sus empleados. OHSAS 18001 es una especificacin internacionalmente aceptada que define los requisitos para el establecimiento, implantacin y operacin de un Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Laboral efectivo.

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Con anterioridad a OHSAS existan fundamentalmente dos modelos con una importante implementacin en el mundo, el Control Total de Prdidas de Frank BIRD y del ILCI y el modelo DUPONT. A partir de la publicacin y xito de la norma ISO 9001 en 1987, y la creciente globalizacin de la economa, surge la idea de un modelo estndar de gestin de la prevencin de riesgos laborales de tipo global y fcilmente integrable pero con la norma ISO 9001 (y posteriormente con la ISO 14001). Esta norma es la que sido conocida como ISO 18000, a pesar de no existir. Algunos de los argumentos esgrimidos y publicados tanto a favor como en contra de la hipottica ISO 18000. Entre otras razones a favor tenemos las siguientes: 1. El cumplimiento de una norma internacional contribuira a mejorar la imagen social de las empresas en general, y especialmente de aquellas que externalizan sus operaciones en pases del tercer mundo. 2. Una norma internacional de seguridad en el trabajo puede facilitar la gestin interna entre distintas empresas del mismo grupo y contribuir a crear un marco de armonizacin para todas ellas, independientemente del mbito nacional o internacional en el oque operen. 3. La norma facilitara la gestin de la seguridad y salud entre las empresas con relaciones comerciales y especialmente entre aquellas que operan en distintos pases. 4. Una norma compatible con las normas ISO 9000/ISO 14000 podra favorecer e incentivar la implantacin de sistemas integrados de gestin. 5. Una norma ISO podra servir como herramienta para la valoracin de suministradores y contratistas en seguridad y salud mediante la correspondiente certificacin. 6. Una norma internacional de tipo no obligatorio podra servir a los empresarios para facilitarles la aplicacin de la legislacin, y a las autoridades y cuerpos de inspeccin como medio o herramienta para controlar su cumplimiento por parte de las empresas. 7. Se podra reducir la responsabilidad del Estado en cuanto a la seguridad en los lugares de trabajo y por lo tanto reducir los gastos en controles y en asesoramiento, siempre que la certificacin de las empresas, segn una norma ISO, garantizase un suficiente nivel de seguridad en ellas. Esto contribuira a la desreglamentacin. 8. La gestin de la seguridad en el trabajo se fomentara de forma importante gracias al uso de auditoras externas de certificacin conforme a una norma ISO, de manera similar a como viene ocurriendo en calidad y medioambiente. 9. Una norma ISO conducira al ahorro de gastos, si de esta manera se evitan accidentes y enfermedades. 10. La introduccin y la conformidad con una norma ISO podra conducir a la reduccin de las primas de seguro. 11. El cumplimiento de una ISO podra contribuir, en determinadas circunstancias a una responsabilidad menor de las empresas en sus contingencias.

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Como argumentos en contra, entre otros, tenemos los siguientes: 1. Los sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo son cuestiones internas de las empresas que no pueden homogeneizarse. 2. Una norma marco general no podra ser lo suficientemente flexible como para poder aplicarse a todo tipo de estructuras y actividades empresariales. 3. El desarrollo de un sistema externo de auditora de certificacin podra estar unido a un certificado de complacencia por mltiples motivos, especialmente comerciales, lo que no garantizara un nivel suficiente de seguridad y salud en los lugares de trabajo. 4. Los sistemas de gestin de seguridad y salud en el trabajo que han sido desarrollados durante aos en las empresas, y que pueden ser eficaces en muchos casos, no se mejoraran de forma esencial gracias a una norma ISO. 5. La norma ISO 18000 no sera lo suficientemente flexible para adaptarse a los sistemas de gestin de la seguridad desarrollados hasta el momento, y que han dado buenos resultados. 6. Interpretaciones diferentes de la norma ISO internacional podran crear diferencias en las exigencias de implantacin entre los Estados industrializados y los Estados en desarrollo, as como entre las empresas pequeas y las grandes. 7. Una norma ISO 18000 creara conflictos con las legislaciones de los diferentes Estados del mundo y no podra adaptarse a la legislacin laboral en vigor de todos los pases. 8. Las reglamentaciones nacionales ya son suficientemente exigentes, y por lo tanto no es necesaria una norma de gestin ISO 18000. por ejemplo, las Directivas europeas ya contienen sistemas de gestin de la seguridad y salud laborales. 9. Entre las normas internacionales y la reglamentacin legal nacional se podran originar disposiciones duplicadas. 10. Como en el caso de la norma de calidad ISO 9000, el cumplimiento de una norma ISO 18000 sera cuasi-obligatorio para las pequeas empresas en cuanto a la consecucin de pedidos de las grandes empresas clientes. Su voluntariedad sera por tanto muy reducida. 11. Una norma ISO conducira a costes adicionales sin utilidades real para la seguridad en el trabajo, y adems, en las empresas pequeas con actividad internacional, los costes unidos a la norma seran desproporcionadamente elevados. 12. La norma ISO 18000 internacional y no obligatoria podra crear obstculos comerciales para los pases en desarrollo frente a los Estados industrializados, por su menor experiencia con sistemas de gestin de la seguridad en el trabajo y sus diferentes niveles tecnolgicos. 13. La norma ISO fomentara el comercio internacional pero regulara los asuntos sociopolticos en conflicto.

Ante esta situacin, y puesto que la demanda de una norma de gestin de la seguridad y salud fcilmente integrable con las normas ISO 9001 e ISO 14001 vena incrementndose, numerosos 17

organismos de normalizacin e instituciones comienzan a elaborar sus propias normas, borradores, modelos, sistemas o guas de gestin. En este sentido encontramos iniciativas vinculadas a pases como Irlanda, Noruega, Polonia, Sudfrica, Reino Unido, Estados Unidos de Amrica o Espaa, adems de algunos pases hispanoamericanos y determinadas organizaciones nacionales o multinacionales. Ante la confusin creada y la proliferacin de sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo, ya que las empresas as lo demandaban (y demandan), y como el Health and Safety Executive estaba en la lnea de revisar su planteamiento hasta entonces en contra de normas certificables, el BSI se plante reconsiderar su decisin de que la BS 8800 fuese slo una gua. As lider un consorcio de organizaciones entre las que se encuentran AENOR, Det Norske Veritas o Lloyds, entre otras, y desarroll las normas certificables OHSAS 18001/18002 a imagen de la gua BS 8800 y con la intencin de ser fcilmente integrable y compatible con la ISO 9001: 1994 y la ISO 14001:1996, con el objetivote presionar a ISO para que publicase la ISO 18000 sobre gestin de la seguridad y la salud. Esta proliferacin de modelos fue considerada igualmente por la OIT como preocupante por las potenciales confusiones que poda ocasionar, por lo que en 1997 encarg el anlisis de esta situacin a la International Occupational Hygiene Association (IOHA), a la vez que le pidi que definiese los elementos de un sistema de gestin de tipo global, integrable y voluntario en el sentido amplio de la palabra, lo que exclua implcitamente el apoyo de la OIT a las iniciativas encaminadas al desarrollo de normas de gestin de tipo global, integrable y voluntario en el sentido amplio de la palabra, lo que exclua implcitamente el apoyo de la OIT a las iniciativas encaminadas al desarrollo de normas de gestin de seguridad y salud que promocionasen la certificacin, topo OHSAS 18001 o la hipottica ISO 18000. Tambin la Unin Europea, mediante un comit consultivo creado ad hoc present en 1999 sus directrices. En este estado de la cuestin en el ao 2000 el BSI propuso de nuevo crear un Comit Tcnico ISO sobre sistemas de gestin de la seguridad y la salud, con la finalidad de desarrollar una norma ISO basada en la norma OHSAS 18001. Ante esto, la Confederacin Internacional de Organizaciones Sindicales Libres (CIOSL) reaccion pidiendo el voto negativo y argumentando que, para que dicha norma no quede librada al arbitrio de las grandes corporaciones, el foro adecuado para discutir la gestin relativa a dichos sistemas es la OIT. Se decidi no crear el citado Comit como consecuencia de no haberse alcanzado el apoyo de los dos tercios necesarios. Finalmente en abril 2001, tras el estudio y discusin de un proyecto inicial, se publicaron las Directrices relativas a los sistemas de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo de la OIT. En resumen, se polarizaron los modelos en las dos tendencias siguientes: una constituida por los que apoyan un modelo certificable por tercera parte, como respuesta a parte del mercado que demandaba dicha certificacin, representado por la anterior especificacin OHSAS 18001: 1999 y ahora en la actual OHSAS 18001:2007, y otra constituida por los que promovan un modelo sin objetivos de certificacin y de tipo voluntario en sentido amplio representado por las Directrices de la OIT; eso s, ambas coincidan en que deba ser un modelo de tipo global y fcilmente integrable en la gestin general de la empresa

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A da de hoy, la OHSAS se est imponiendo a nivel mundial, y cada vez parece ms cercano el da en que dispongamos de una norma internacional ISO 18001. Tras varios aos de implantacin de la especificacin OHSAS 18001:1999 y de la gua de implantacin de OHSAS 18002:2000, y a partir de la revisin de ISO 9001:2000 y de ISO 14001:2004, como indicaba la propia especificacin de OHSAS 18001:1999, en 2007 se ha publicado por AENOR la revisin, denominada en Espaa estndar OHSAS 18001:2007 para evitar el rango de norma. Posteriormente, en 2008, se public la revisin de OHSAS 18002. OHSAS 18001:2007 no es una norma espaola, sino nicamente un documento publicado por AENOR; denominado adems estndar para subrayar que no se trata de una norma UNE. Respecto a OHSAS 18001:2007 podemos resumir brevemente que: 1. Ha sido creada para ser compatible con las normas sobre sistemas de gestin ISO 9001:200 (calidad) e ISO 14001:2004 (ambiental), con el fin de calidad, ambiental y de seguridad y salud en el trabajo en las organizaciones que quieran hacerlo. 2. Ser revisada o modificada cuando se considere apropiado, por ejemplo, se realizarn revisiones cuando se publiquen nuevas normas ISO 9001 o ISO 14001, para cerciorarse de su compatibilidad. 3. Este estndar se anular cuando se publique su contenido como Norma Internacional ISO. 4. Este estndar OHSAS se ha elaborado de acuerdo con los criterios gua establecidos en la Parte 2 de las Directivas ISO/IEC. 5. Esta segunda edicin ha supuesto la anulacin y sustitucin de la primera edicin (OHSAS 18001:1999), que ha sido revisada tcnicamente. 6. Esta publicacin no pretende incluir todas las disposiciones necesarias de un contrato. Los usuarios son responsables de su correcta aplicacin. 7. El cumplimiento de este documento de la Serie de Evaluacin de la Seguridad y Salud en el Trabajo (OHSAS) no confiere inmunidad frente a las obligaciones legales. 8. Este estndar se podr aplicar a toda organizacin que deseee establecer un sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo, con todo lo que esto significa, y demostrar que est conforme con todos los requisitos exigidos por el estndar OHSAS. 9. La especificacin advierte adems que es aplicable a la seguridad y salud laboral ms que a la seguridad de productos y servicios, por si existiera alguna duda al respecto.

La publicacin y desarrollo de este estndar, como lo denomina AENOR, ha sido desarrollado con la asistencia de diferentes organizaciones colaboradoras, como son: 1. American Industrial Hygiene Association (AIHA). 2. Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin (AENOR). 3. Association of British Certification Bodies(ABCB). 4. Commission Federal de Electricidad (CFE) (Gerencia de la seguridad industrial). 19

5. Hong Kong Quality Assurance Agency (HKQAA). 6. Instituto Argentino de Normalizacin y Certificacin (IRAM). 7. Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC). 8. Instituto de Normas Tcnicas de Costa Rica. (INTECO). 9. Instituto Mexicano de Normalizacin y Certificacin (IMNC). 10. Instituto Uruguayo de Normas Tcnicas (UNIT). 11. Etc. En la OHSAS se recomienda para consulta, sin embargo, escuetamente: 12. OHSAS 18002, Sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementacin de OHSAS 18001. 13. Organizacin Internacional del Trabajo: 2001, Directrices sobre el sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST).

1.5 Planificacin y organizacin para la gestin integrada

Un sistema integrado de gestin se organizara con una estructura de rbol, con un tronco comn y tres ramas correspondientes a las tres reas de gestin: calidad, medioambiente y seguridad y salud laboral.

El tronco contendra el sistema de gestin comn a las reas especificadas, teniendo en cuenta todos los elementos, desde la poltica a la asignacin de los recursos, etc., pasando por la planificacin y el control de las actuaciones y terminando con la auditora y la revisin del sistema. Cada rama especfica de gestin recogera de forma complementaria las cuestiones particulares que la incumben, teniendo siempre en cuenta los aspectos comunes del tronco. En general, las empresas con un sistema ya implantado podran ampliar su sistema de gestin a otros campos, al menos en cuanto al tratamiento documental, con slo incrementar los documentos ya existentes, evitando las redundancias e incluyendo referencias cruzadas e interrelaciones entre los distintos elementos especficos de los diferentes sistemas. En principio podramos tener la siguiente estructura para un sistema integrado de gestin.

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Estructura de un sistema de gestin integrado

1. 2.

Poltica de gestin integrada. Organizacin. 2.1 Funciones y responsabilidades. 2.2 Declaracin de autoridad.

3.

Planificacin. 3.1 Requisitos legales y reglamentarios. 3.2 Objetivos y metas. 3.3 Programa de Gestin.

4. 5. 6. 7.

Sistema de Gestin Integrada. formacin y cualificacin. documentacin del sistema y su control. implantacin. 7.1 Gestin de riesgos. 7.2 Plan de emergencia. 7.3 Revisin del contrato. 7.4 Control del diseo. 7.5 Gestin de compras. 7.6 Identificacin y trazabilidad. 7.7 Control de procesos. 7.8 Manipulacin, almacenamiento, embalaje, conservacin y entrega. 7.9 Atencin al cliente. 7.10 Herramientas de gestin.

8.

Evaluacin y control del sistema integrado. 8.1 Inspeccin y ensayo. 8.2 Estado de inspeccin y ensayo. 8.3 Control de equipos de inspeccin, medicin y ensayo. 8.4 Auditoras del sistema. 8.5 Gestin de registros.

9.

Mejora del sistema. 9.1 Control de no conformidades. 9.2 Acciones correctoras y preventivas. 9.3 Revisin del sistema integrado.

10. Comunicacin.

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1.6 Gestin por procesos

En el siguiente enlace aparece detallado la gestin por procesos

http://www.iat.es/excelencia/html/subidas/descarga/guiagestionprocesos.pdf

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2. CALIDAD EN EL PROCESO EMPRESARIAL

2.1 La gestin de la calidad
1. INTRODUCCIN Existen mltiples definiciones sobre el trmino calidad de lo que en cierto modo pone de manifiesto la relatividad del concepto. El trmino es susceptible de ser aplicado desde un producto o servicio cualquiera, hasta una empresa u organizacin (o partes de stas), pasando por un sistema (en su acepcin ms genrica) o proceso de ejecucin (conjunto de actividades que aaden valor a los recursos tratados), entre otros. Estas razones dificultan la delimitacin exacta del trmino calidad, adems de los rasgos como la relatividad del concepto, su carcter dinmico, sus componentes intangibles, los efectos de la rivalidad en el sector, que imposibilitan el concepto tan en boca de todos como es el de calidad. 2. APROXIMACIONES CONCEPTO DE CALIDAD La calidad es una disciplina del saber hacer, as como un proceso ms o menos formalizado que empuja a una organizacin a hacer bien el trabajo a la primera, a lograr el cero defectos y a mejorar la satisfaccin de los clientes en sus dos vertientes de interno y externo. Incluso la calidad como filosofa debe convertirse en un valor cultural prioritario que conforme una especie de religin organizacional. En la diversidad de conceptos o definiciones que la literatura nos ofrece sobre el tema, es ms destacado, la referencia que se hace a que la calidad se enfoca bsicamente hacia la satisfaccin de las necesidades y expectativas del cliente en sus dos vertientes de interno y externo. Incluso la claridad como filosofa debe convertirse en un valor cultural prioritario que conforme una especie de religin organizacional La calidad es el conjunto de caractersticas de un producto o servicio orientadas a su capacidad para satisfacer las necesidades del usuario. ASQ. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumplen con unos requisitos. ISO. 3. EVOLUCIN DE LA CALIDAD La evolucin sufrida por la calidad a lo largo del tiempo permite establecer cuatro enfoques bsicos en su definicin: Calidad como excelencia.

Se entiende la calidad como algo absoluto, es decir, como lo mejor. El mayor problema que plantea esta delimitacin es cmo puede ser medida o, si se quiere, cul es el significado exacto de la excelencia, en qu atributos se traduce, son homogneas estas caractersticas independientemente del contexto? Este enfoque se remonta a los filsofos griegos. Calidad como valor.

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La delimitacin sigue la orientacin anterior, calidad como lo mejor, pero ahora se introduce la restriccin del precio como variable condicionante del juicio del mercado sobre la calidad percibida del producto/ servicio. Ello supone en esencia un cambio drstico desde condiciones absolutas a planteamiento de relativismo. Entre las ventajas que ofrece este enfoque est el considerar diferentes atributos del producto/ servicio; as mismo, centra su atencin en la eficiencia interna de la empresa y, por ltimo facilita las comparaciones. Su principal inconveniente reside en las disimilitudes semnticas existentes entre ambos conceptos: calidad y valor; tambin, fijar qu rasgos y con qu ponderacin, participan los elementos, atributos o componentes del producto/ servicio. La ubicacin temporal de este enfoque conceptual se sita cuando comienza a ser considerada la calidad junto al precio como determinantes de la eleccin del consumidor por parte de la Teora Econmica. Calidad como conformidad.

Se trata de una visin claramente ingenieril donde la calidad se asocia con la proximidad del producto a las especificaciones dadas desde el rea de diseo. No obstante, la propia definicin Quality Control Handbook tambin recoge la visin primitiva de la excelencia en la medida que se distingue dos componentes de la calidad: la de diseo y la de conformidad: sta ltima es la definida en esta visin, mientras la primera se refiere a las caractersticas que potencialmente debera tener el producto para satisfacer las necesidades de los clientes. La principal ventaja que plantea esta concepcin de la calidad como conformidad es su fcil medicin; as mismo, puede orientar las polticas internas de eficiencia a la vez que apoyar al diseo de la estrategia de la empresa. El inconveniente ms destacado reside en la escasa practicidad de la medicin de la segunda vertiente, calidad como especificaciones dictadas desde el mercado, y que deberan ser consideradas por los ingenieros de diseo: esta situacin se agrava en el caso de los servicios debido a la intangibilidad de muchos de sus componentes. ste fue una de las extensiones de los anteriores sistemas de produccin en masa desarrollados desde mediados del siglo anterior. Calidad como plena satisfaccin de las expectativas del cliente

ste es el planteamiento que prevalece en la actualidad tanto entre los investigadores como dentro del mundo empresarial. La visin se fundamenta en que, en todo caso, lo que cuenta en calidad es lo que percibe el consumidor. Su principal virtud radica en que sita al cliente como eje central de medicin, as como es sensible a sus cambios y abarca un mbito de evaluacin que excede a cualquiera de los tres planteamientos anteriores. Sus iniciales desarrollos se sitan en la terciarizacin que han sufrido los pases desarrollados a lo largo de los ltimos veinticinco aos. 4. QU ES LA GESTIN DE LA CALIDAD? La palabra gestin se puede definir como la accin y el efecto de hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera, aunque tambin se puede definir como la accin y el efecto de administrar. Gestin de la Calidad consiste en la coordinacin de todos los recursos a travs de los procesos de planificacin, organizacin, direccin y control para conseguir los objetivos en materia de calidad por parte de una empresa. 24

GESTIN DE LA CALIDAD como las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad. (NORMA ISO 9000:2005) En definitiva, se trata del camino sistemtico y organizado que utiliza una organizacin para hacer las cosas relativas a la calidad. Se centra en las estrategias y actividades que componen el proceso de lograr la calidad. El concepto genrico de la gestin de la calidad se centra prioritariamente en cuatro aspectos fundamentales: 1. Planificacin. Se trata de un proceso racional de toma de decisiones con antelacin que comporta la eleccin de las actuaciones que debe seguir una empresa y cada unidad funcional de sta para alcanzar unos determinados objetivos de la manera ms eficiente. As pues planificar consiste en establecer un puente entre una situacin actual y otra situacin futura deseable. Consiste en una actividad de reflexin previa a la accin que incluye decidir previamente lo siguiente: qu se desea conseguir, qu debe hacerse para lograrlo, cmo hay que hacerlo, dnde debe hacerse, quin ha de hacerlo y cundo se har. 2. Organizacin. Comprende el establecimiento de una estructura foral y permanente de roles y unciones para las personas que forman parte de la empresa. Los administradores se aseguran de esta manera de que cada uno de los trabajadores conozca su responsabilidad y las actividades a desempear para conseguir los objetivos empresariales. 3. Direccin. Implica la funcin administrativa que influye en las personas de la organizacin para que, de forma voluntaria y con motivacin, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa. 4. Control. Consiste en una actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan surgir respecto de lo planificado. Para ello se realizan comparaciones peridicas de las previsiones y realizaciones obtenidas, valorando las posibles desviaciones con respecto a los objetivos establecidos. Todo control entraa alguna accin correctora para eliminar las deficiencias detectadas. Lo ideal es que la prevencin evite la existencia de desajustes entre lo planificado y lo realizado.

CONTROL (4)

PLANIFICACIN (1)

DIRECCIN (3)

ORGANIZACIN (2)

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Es el proceso consistente en identificar, aceptar, satisfacer y tratar de superar las expectativas y necesidades de todos los colectivos humanos relacionados con la organizacin (clientes, empleados, directivos, partners, propietarios, proveedores, etc.) con respecto a los productos y servicios que sta proporciona, hacindolo sistemticamente en trminos de competitividad y eficiencia.

2.2 La Calidad en el diseo

Aqu se regula la obligacin de planificar, implantar y mantener los procesos para el diseo y desarrollo del producto que permitan responder de un modo eficaz a las necesidades y requerimientos del cliente, junto a otros requisitos previamente identificados. Cabe resear que por diseo se entiende el conjunto de procesos que transforman los requisitos en especificaciones del producto. En el desarrollo se deben determinar las etapas para la ejecucin de estos procesos. PLANIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO La organizacin debe planificar y controlar el diseo y desarrollo del producto. Durante la planificacin del diseo y desarrollo la organizacin debe determinar: a. Las etapas del diseo y desarrollo. b. La revisin, verificacin y validacin, apropiadas para cada etapa del diseo y desarrollo. c. Las responsabilidades y autoridades para el diseo y desarrollo. La organizacin debe gestionar las interfaces entre los diferentes grupos involucrados en el diseo y desarrollo para asegurarse de una comunicacin eficaz y una clara asignacin de responsabilidades. Los resultados de la planificacin deben actualizarse, segn sea apropiado, a medida que progresa el diseo y desarrollo. ELEMENTOS DE ENTRADA PARA EL DISEO Y DESARROLLO Deben determinarse los elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto y mantenerse registros. Estos elementos de entrada deben incluir: a. Los requisitos funcionales y de desempeo. b. Los requisitos legales y reglamentarios aplicables. c. La informacin proveniente de diseos previos similares, cuando sea aplicable. d. Cualquier otro requisito esencial para el diseo y desarrollo. Los elementos de entrada deben revisarse para comprobar que sean adecuados. Los requisitos deben estar completos, sin ambigedades y no deben ser contradictorios.

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RESULTADOS DEL DISEO Y DESARROLLO Los resultados del diseo y desarrollo deben proporcionarse de manera adecuada para la verificacin respecto a los elementos de entrada para el diseo y desarrollo, y deben aprobarse antes de su liberacin. Los resultados del diseo y desarrollo deben: a. Cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseo y desarrollo. b. Proporcionar informacin apropiada para la compra, la produccin y la prestacin del servicio. c. Contener o hacer referencia a los criterios de aceptacin del producto. d. Especificar las caractersticas del producto que son esenciales para el uso seguro y correcto.

REVISIN DEL DISEO Y DESARROLLO En las etapas adecuadas, deben realizarse revisiones sistemticas del diseo y desarrollo de acuerdo con lo planificado para: a. Evaluar la capacidad de los resultados de diseo y desarrollo para cumplir los requisitos. b. Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias.

Los participantes en dichas revisiones deben incluir representantes de las funciones relacionadas con las etapas de diseo y desarrollo que se est revisando. Deben mantenerse registros de los resultados de las revisiones y de cualquier accin necesaria.

VERIFICACIN DEL DISEO Y DESARROLLO Se debe realizar la verificacin, de acuerdo con lo planificado para asegurarse de que los resultados del diseo y desarrollo cumplen los requisitos de los elementos de entrada del diseo y desarrollo. Deben mantenerse registros de los resultados de la verificacin y de cualquier accin que sea necesaria.

VALIDACIN DEL DISEO Y DESARROLLO Se debe realizar la validacin del diseo y desarrollo de acuerdo con lo planificado para asegurarse de que el producto resultantes capaz de satisfacer los requisitos para su aplicacin especificada o uso previsto, cuando sea conocido. Siempre que sea factible, la validacin debe completarse antes de la entrega o implementacin del producto. Deben mantenerse registros de los resultados de la validacin y de cualquier accin que sea necesaria.

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CONTROL DE LOS CAMBIOS DEL DISEO Y DESARROLLO Los cambios del diseo y desarrollo deben identificarse y deben mantenerse registros. Los cambios deben revisarse, verificarse y validarse, segn sea apropiado, y aprobarse antes de su implementacin. La revisin de los cambios del diseo y desarrollo deben incluir la evaluacin del efecto de los cambios en las partes constitutivas y en el producto ya entregado. Deben mantenerse registros de los resultados de la revisin de los cambios y de cualquier accin que sea necesaria.

2.3 La Calidad en las compras

PROCESO DE COMPRAS La organizacin debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realizacin del producto o sobre el producto final. La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y la reevaluacin. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas.

INFORMACIN DE LAS COMPRAS La informacin de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado: a. Los requisitos para la aprobacin del producto, procedimiento, procesos y equipos. b. Los requisitos para la cualificacin del personal. c. Los requisitos del sistema de gestin de la calidad. La organizacin debe asegurarse de la adecuacin de los requisitos de compra especificados antes de comunicrselos al proveedor.

VERIFICACIN DE LOS PRODCUTOS COMPRADOS La organizacin debe establecer e implementar la inspeccin u otras actividades necesarias para asegurar de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. Cuando la organizacin o su cliente quieran llevar a cabo la verificacin en las instalaciones del proveedor, la organizacin debe establecer en la informacin de compra las disposiciones para la verificacin pretendida y el mtodo para la liberacin del producto.

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2.4 La Calidad en la produccin y los servicios

CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO La organizacin debe planificar y llevar a cabo la produccin y la prestacin del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable: a. La disponibilidad de informacin que describa las caractersticas del producto. b. La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario. c. El uso del equipo apropiado. d. La disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medicin. e. La implementacin del seguimiento y de la medicin. f. La implementacin de actividades de liberacin, entrega y posteriores a la entrega del producto.

VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO La organizacin debe validar todo proceso de produccin y de prestacin del servicio cuando los productos resultantes no pueden verificarse, mediante seguimiento o medicin posteriores y, como consecuencia, las deficiencias aparecen nicamente despus de que el producto est siendo utilizado o se haya prestado el servicio. La validacin debe demostrar la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados planificados. La organizacin debe establecer las disposiciones para estos procesos, incluyendo, cuando sea aplicable: a. Los criterios definidos para la revisin y aprobacin de los procesos. b. La aprobacin de los equipos y la calificacin del personal. c. El uso de mtodos y procedimientos especficos. d. Los requisitos de los registros. e. La revalidacin.

IDENTIFICACIN Y TRAZABILIDAD Cuando sea apropiado, la organizacin debe identificar el producto por medios adecuados, a travs de toda la realizacin del producto. La organizacin debe identificar el estado del producto con respecto a los requisitos de seguimiento y medicin a travs de toda la realizacin del producto. 29

Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organizacin debe controlar la identificacin nica del producto y mantener registros.

PROPIEDAD DEL CLIENTE La organizacin debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estn bajo el control de la organizacin o estn siendo utilizados por la misma. La organizacin debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilizacin o incorporacin dentro del producto. Si cualquier bien que sea de propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algn otro modo se considera inadecuado para su uso, la organizacin debe informar de ello al cliente y mantener registros.

PRESERVACIN DEL PRODUCTO La organizacin debe preservar el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. Segn sea aplicable, la preservacin debe incluir la identificacin, manipulacin, embalaje, almacenamiento y proteccin. La preservacin debe aplicarse tambin a las partes constitutivas de un producto.

2.5 Los costes de la calidad

Desde el punto de vista econmico, la calidad puede considerarse como aquella inversin en medios tcnicos, materiales, humanos, cuyo fin es el de lograr a la primera, la satisfaccin y aceptacin del producto o servicio por parte del cliente o usuario y que, adems, aquella inversin sea rentable para la empresa u organizacin. En definitiva, se trata de las actuaciones planificadas e integradas en la gestin que permiten minimizar o eliminar las diferentes ineficiencias que estn o podran estar presentes en el producto, servicio o fases del proceso empresarial; adems, dichas actuaciones deben permitir ser obtenidas de manera que supongan mejoras en trminos de competitividad para la empresa u organizacin. El control de los costes es un elemento de apoyo ineludible. Controlar los costes desde una ptica de calidad supone detectar los costes de no calidad (CNC) y minimizarlos, cuando no eliminarlos. Inherente a este proceso interno debe establecerse un sistema de prevencin, deteccin y correccin de errores que supondr incurrir en otra tipologa de costes: los costes de calidad (CDC). El principio bsico consiste en que la alta calidad significa buena utilizacin de recursos (equipos, materiales, procesos, finanzas, informacin, recursos humanos) y, por tanto, supone costes ms bajos y mayor productividad. Inevitablemente, las empresas y organizaciones que se embarcan en la implantacin y desarrollo de un SGC tienden a medir con ms o menos precisin, cunto les cuesta esa apuesta. Consultora, auditoria, manuales y otros documentos, formacin y capacitacin, herramientas procedimentales, costes asociativos o de pertenencia, etc.

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Todas ellas constituirn partidas de gasto que con seguridad se valorarn y, en el mejor de los casos, se presupuestarn y se aplicarn. Sin embargo, no suele mantenerse esa necesaria tensin y empeo en el control del gasto cuando se trata de medir las consecuencias de estar haciendo las cosas mal, sea por inercia, por escasez de recursos, por incapacidad de los empleados o de la propia organizacin en su conjunto. Si no existieran los Costes de No Calidad no seran necesarios inspectores, supervisores, comprobadores, reparadores, ni departamento de quejas y reclamaciones, entre otros. Podemos definir los Costes Totales de la Calidad (CTC) como la suma de lo que cuesta hacer las cosas mal y lo que cuesta hacerlo bien; es decir, la suma entre los Costes De Calidad y los Costes de No Calidad. Dicho de otra manera, los Costes Totales de la Calidad seran los desembolsos que tiene que hacer la empresa u organizacin para asegurar y garantizar la calidad de sus productos y servicios, ms los desembolsos por prdidas y gastos (detectados o no) cuando no se hacen las cosas bien.

Si definimos los Costes de Explotacin a partir de los costes de calidad y no calidad, podemos decir que el coste total de explotacin sera agregar los costes totales de la calidad a los costes ineludibles o costes bsicos de explotacin.

COSTES DE NO CALIDAD Son los que se derivan de cometer errores y fallos; es decir, de hacerlo mal y, posteriormente, intentar arreglarlo: materiales y tiempo malgastado, tiempo hasta que se descubren los fallos, costes por las acciones correctivas pertinentes, costes explcitos o implcitos ocasionados por la relacin con un cliente mal servido, sanciones administrativas o civiles, desmotivacin del personal, ejecuciones de garantas, Entre todos estos costes, se puede diferenciar entre los costes por fallos o anomalas internas (aquellos que se cometen internamente y se manifiestan tambin a nivel interno, cuando an el producto est bajo control de la empresa), y, los costes por fallos o anomalas externas (de origen interno pero que se manifiestan fuera de la organizacin, una vez entregado el producto o prestado al servicio). 31

A continuacin incluimos una lista abierta de subcategoras tpicas de costes dentro de los costes de anomalas internas y externas.

Costes de anomalas internas Se producen por falta de calidad durante la fase en que el producto o servicio estn an en el mbito exclusivo de la empresa u organizacin y bajo su control, por lo que no deben ser visibles para el cliente. Las subcategoras podran ser: Rechazos y mermas: se trata del coste de los productos que se fabrican (totalmente o no) pero no son aptos para su entrega o consumo, o bien no sirven para nutrir una fase de produccin posterior. Estos desperdicios pueden llevar incorporados costes intiles de materiales, mano de obra y de almacenamiento y, en ciertos casos, suponen prdidas no recuperables. Reparaciones en proceso: son costes en que se incurre para reciclar o retocar productos defectuosos en fases intermedias o final, al objeto de ajustarlo a las especificaciones de calidad establecidas y poder as ofrecerlos al mercado. Incluyen costes extra como: materiales y mano de obra aplicados a estos retoques y reparaciones, controles sobre los productos reparados, tiempos intiles (transcurridos hasta que se detecta y mientras se repara). Aprovisionamiento intil o inutilizable: pueden ser debidas a diversas causas, como un almacenamiento defectuoso o en malas condiciones ambientales, aunque tambin puede ser debido a una mala planificacin de las compras. Por ejemplo, si compramos materias primas por valor superior a lo que nuestras ventas requieren, podrn quedar ociosas provocando costes de almacenamiento. Tambin pueden aparecer estos costes internos de no calidad por cambios en el diseo productivo que convierten en obsoletas las existencias. Averas de la maquinaria y equipos: provocados por mal uso o mantenimiento de los activos inmovilizados o herramientas. Los costes adyacentes son los del personal ocioso mientras dura la avera, la prdida de la produccin ocasionada por la parada y los costes de reparacin (materiales, contratacin empresas externas, mano de obra propia), entre otros. Prdida de valor del producto: si el producto defectuoso no es rechazado (por ser apto para el consumo pero no cumple el 100% de las especificaciones) debe ser colocado en el mercado a un precio de saldo. Puede que se fabriquen muchos ms productos de los que se pueden vender, lo que har que el precio normal se reduzca. El coste de no calidad podra calcularse como suma de:

+ La diferencia total entre el precio normal y el precio reducido. + Gastos de comercializacin extra para vender estos productos: publicidad extra, catlogos nuevos, promocin

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+ Coste de almacenamiento adicional con respecto a los que sera lo estrictamente necesario.

Roturas de stocks: son los costes provocados por quedarse sin materias primas o sin producto terminado en el proceso productivo, lo que ocasionar no realizar posibles ventas o bien pasar el proceso productivo, lo que tiene obvios costes derivados tambin. Perjuicios al medioambiente: si la empresa es potencial o realmente contaminante, pueden surgir gastos por realizar procesos internos de descontaminacin (no por prevenirlos, eso se encuadrara en los costes de prevencin). Al no afectar a los clientes directamente, tambin se incluiran aqu las multas y sanciones impuestas a la empresa u organizacin por este concepto.

Costes de anomalas externas Son los que producen a partir del rechazo del receptor del producto o servicio, es decir, por no satisfacer los requerimientos y exigencias especificados por el cliente externo. Se incurre en ellos fuera del mbito organizacional, aunque su origen debe encontrarse en algn error interno, normalmente en una de las siguientes categoras: de comprensin de los requerimientos, de traduccin de los requerimientos a especificaciones, de prestacin o entrega defectuosa, de publicidad exagerada; fallos imputables a la propia organizacin y su funcionamiento. Las principales subcategoras podran ser: Reclamaciones: la atencin y despacho de las reclamaciones y quejas son objeto de atencin primordial tratada que apoyan esta atencin. Los costes asociados a las reclamaciones se pueden sintetizar en: los del personal encargado de la reclamacin (incluido sus posibles desplazamientos), los reembolsos o abono de facturas y, todo gasto en que se pueda incurrir por esta causa. Garantas: reemplazamiento gratuito de los productos y servicios sujetos a garanta. Todo gasto del personal que atiende este aseguramiento constituye un coste de no calidad por anomala externa. En esta categora podra incluirse el coste por las campaas de sustitucin de productos defectuosos, transportes, seguros, etc. Indemnizaciones: el pago monetario por dao emergente o lucro cesante imputable a la empresa u organizacin. Normalmente se asumen contractualmente o son dictaminadas por los jueces. Debe partir de un mal servicio o mala calidad del producto que causa el perjuicio a un tercero. Descuentos: sean promocionales o no, en este caso consideramos aquellos que se realizan para compensar un defecto del producto, que de otra forma no se vendera. Puede que un solo elemento defectuoso en un lote sea causa de un descuento ms general, al perder credibilidad y poder de negociacin la empresa suministradora. Prdida de clientela: esta es, en definitiva, la ms grave consecuencia de la no calidad, sobre todo con los crecientes niveles de competencia. Puede que sea consecuencia de otras no calidades anteriores.

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Derivado de esto, puede que sean necesarios otros costes como los de la inversin en publicidad compensatoria para paliar la prdida de imagen de marca y de prestigio.

COSTES DE CALIDAD Podemos definirlos como los costes de material, equipo, planificacin, formacin y otros conceptos que estn asociados al desarrollo de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de calidad. Son los costes en que se incurre para evitar y detectar que se produzcan errores y defectos. Son voluntarios y se dirigen a evitar y detectar que se produzcan errores y defectos. Son voluntarios y se dirigen a evitar que se produzcan los Costes de No Calidad. Hacer pruebas de elasticidad de los materiales asflticos antes de extenderlos sobre el firme podra ser un ejemplo asignable a esta categora. Pero cada empresa u organizacin tiene su propia naturaleza, y aun en un mismo sector, tienen estructuras de costes muy diferentes. Los costes de la calidad se desglosan en dos categoras: prevencin y deteccin (o inspeccin).

Costes de Prevencin Se incurre en ellos para financiar la reduccin los costes de proceso, de fallos o de rectificaciones. Podemos resaltar las siguientes subcategoras: Sistema de Gestin de la Calidad (SGC): coste de planificacin y puesta en marcha del Sistema de Gestin de la Calidad (no slo de un mero Departamento de Calidad), la

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comprobacin y aprobacin del manual de calidad y otros documentos en que se concreta formalmente el sistema, sin olvidar los costes de comunicacin y distribucin de la informacin contenida en la documentacin. Auditoria interna: costes incurridos en el desarrollo del proceso de auditoria que, con carcter peridico, ponen en marcha las empresas u organizaciones para verificar el cumplimiento de las directrices del SGC as como para comprobar su eficacia. Revisiones del diseo: proceso de mejora del proceso de diseo al objeto de adecuarlo cada vez ms a las necesidades del mercado, tales como: prototipos de prueba, ensayos en el mercado, etc. Evaluacin y verificacin de los proveedores: costes incurridos en las pruebas fsicas y/o de ndole diversa sobre productos/servicios adquiridos externamente, as como el tiempo de dedicacin al desarrollo de los procesos de evaluacin y seguimiento de los proveedores. Costes de formacin: incluyen desarrollo, implantacin, operacin y mantenimiento de los programas de formacin internos y/o externos. Costes relacionados con el desarrollo e implantacin de programas de mejora: recursos invertidos en la formacin y mantenimiento de grupos y equipos de mejora de la calidad, medicin de la ejecucin, control estadstico, etc. Mantenimiento preventivo: coste de personal y medios dedicados a prevenir disfunciones y averas en cualquier fase del proceso productivo o de prestacin de los servicios. Investigacin de mercados: costes derivados de realizar estudios, investigaciones, sondeos, encuestas o cualquier otra actividad organizada destinada a detectar las necesidades y expectativas de los clientes actuales o potenciales y sus lneas de evolucin.

Costes de deteccin Tambin denominados costes de inspeccin o incluso costes de evaluacin. Son los derivados de medir la conformidad de los productos (o del proceso de servicio en su caso) o las especificaciones. Pero estos costes no slo provienen de las mediciones y los controles realizados en la fase final de producto o servicio terminado, sino que por el contrario deben provenir desde la recepcin de las materias primas hasta la distribucin y post-venta. Los costes de deteccin incluyen en todo caso los del personal, uso de equipos, archivos, registros y materiales necesarios para efectuar las mediciones y controles oportunos, pudindose clasificar de la siguiente forma en funcin del tipo de control: Control de recepcin: relativo a las materias primas y otros materiales a su llegada. En servicios, un ejemplo puede ser comprobar que nuestro servicio de limpieza es acorde a las especificaciones que han sido pactadas contractualmente.

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Control durante el proceso: se trata de verificaciones durante la fabricacin del producto o la prestacin del servicio; como por ejemplo la comprobacin de los tiempos de entrega de los platos a las mesas en un restaurante. Control de producto terminado: mediciones y verificaciones realizadas al final del proceso productivo o de prestacin del servicio. Controles externos subcontratados: inspecciones y ensayos realizados para la empresa u organizacin por otras empresas o entidades externas. Como por ejemplo, los gastos en una auditora contratada a un consultor previa a la auditoria de seguimiento o renovacin del certificado en una empresa con acreditacin ISO 9000. Mantenimiento de los equipos de control: todo coste asociado a la adquisicin y conservacin de calibres, material de laboratorio, equipos de control en proceso, etc. Investigacin de mercados: costes derivados de realizar estudios, investigaciones, sondeos, encuestas o cualquier otra actividad organizada destinada a detectar el nivel de satisfaccin de los clientes.

Evolucin y clculo de los Costes Totales de Calidad La inversin en gestin y mejora de calidad a desplegar por una empresa u organizacin no es homognea en el tiempo.

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Los SGC requieren inversiones especficas en planes y actuaciones incluidas en las categoras de costes de calidad anteriormente mencionadas. As mismo, los coses evitables agrupados en los citados costes de calidad, parece lgico que tambin dispongan de una evolucin.

A la hora de obtener los Costes Totales de Calidad ser necesario contar con un sistema que desglose cada una de las cuatro categoras de costes anteriores: anomalas internas, anomalas externas, prevencin y deteccin. Los datos pueden provenir de la contabilidad de costes, si existe, de la contabilidad general, de registros auxiliares e incluso de los resultados de mediciones obtenidas en encuestas u otras investigaciones. En cualquier caso, la empresa u organizacin debe ser consciente de sus limitaciones, por lo que es factible (y mejor que nada) extrapolar datos a partir de una serie limitada a un perodo temporal concreto. Como vemos en el grfico, durante un perodo de tiempo determinando la inversin en prevenir y detectar errores har que stos se reduzcan. Por eso, mientras las curvas de prevencin y deteccin aumentan, las de los costes de las anomalas descienden. En cualquier caso, existir un periodo en el que el balance de Costes De la Calidad y Costes de No Calidad ser ptimo (es decir, se reducen las anomalas al mximo con los mnimos costes preventivos y de inspeccin) a partir del cual los Cotes De la Calidad se disparan tericamente, las anomalas, defectos, rechazos, errores, demoras, etc. No pueden ser totalmente eliminados, o bien supondran unos costes de prevencin y deteccin excesivos, que pondra en peligro la explotacin. Cada organizacin debe identificar la zona ptima entre los Costes de No Calidad y los Costes De la Calidad y como recogemos en la siguiente figura.

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Finalmente, para proceder al clculo de los costes totales de calidad deben observarse las siguientes reglas: Dar importancia a lo importante. Es decir, no gastar excesivo tiempo ni recursos en calcular costes pequeos, cuyos ahorros sern tambin pequeos. Formalizar el proceso de clculo en cada concepto de coste: definir responsables, secuencia del procedimiento, mtodo y medio de clculo. Dotar econmicamente el procedimiento. Dotar tcnicamente el procedimiento (ordenadores, impresos, materiales, etc.). Definir los estndares mximos de cada clase de coste.

Sistema de Costes Totales de la Calidad Los sistemas de medicin y control de los costes de la calidad surgen como una necesidad de traducir al lenguaje del dinero (principal lenguaje entendido por la direccin de muchas organizaciones), los aspectos econmicos de los problemas detectados. De hecho, la preocupacin no es injustificada si atendemos a los resultados de algunos estudios, en los que se publican algunas cifras escalofriantes, situaciones que fijan la cuanta de los costes de la no calidad entre un quince y un treinta por ciento de la facturacin de las empresas norteamericanas. Los costes totales de la calidad permiten acercarnos al conocimiento de la cuanta econmica de todos aquellos procesos y/o productos/servicios defectuosos, dando una idea aproximada del tamao de los problemas, y por ende, de las oportunidades para mejorar de manera rentable. Tambin por otra parte, permiten obtener una evidencia prctica de la rentabilidad de las inversiones en la mejora de la calidad desplegadas por la organizacin.

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Por otro lado, el sistema de costes de calidad es un elemento imprescindible del plan estratgico de calidad en la medida que, frente a la importante y necesaria perspectiva contable de identificacin y cuantificacin de los costes, los sistemas de costes de la calidad disponen de una perspectiva de la accin ms directa. Se trata de obtener y manejar datos al objeto de seguir la implantacin del sistema y conseguir ir allanando los obstculos que pueden ir surgiendo. Los costes de calidad son aquellos que representan el coste de las actividades necesarias para lograr la aptitud para el uso de los productos y servicios. Podemos desglosarlos en dos grandes grupos: costes de prevencin y costes de evaluacin (e inspeccin), los cuales representan lo que le cuesta a la organizacin, los medios necesarios para conseguir la calidad deseada. Los principios que deben guiar el diseo y desarrollo de un sistema de costes totales de calidad son: 1. Debe presentarse de manera positiva pues de lo contrario fcilmente puede ser mal interpretado ya que entre otras, su desarrollo pondr de manifiesto los defectos, los errores y gastos innecesarios. Ello requiere que los clientes internos sean conveniente y ampliamente informados sobre el poder o potencial de la mejora que pondr a la vista el sistema de costes totales de calidad. 2. La direccin debe informar con prontitud y asiduidad sobre qu se pretende con el sistema y motivar al personal para identificar y cuantificar los costes de la calidad. Algunas empresas han lanzado el sistema de costes mediante el eslogan amnista general, con el fin ltimo de posibilitar una mayor honestidad al derrumbar la barrera del miedo en la fase e identificacin de los elementos de costes de no calidad. 3. Implicacin del departamento de contabilidad de la organizacin ya que ellos son los principales poseedores de datos que posibiliten la asignacin oportuna de las partidas incluidas en los costes totales de la calidad.

La observancia de los principios anteriores no garantiza per s el xito del sistema de costes de calidad, por ello es crucial decidir previamente qu pasos se van a seguir para la implantacin eficaz del sistema: 1. Valoracin general de los costes totales de calidad. Se trata de una auditora cuyo fin ltimo es verificar con datos reales el potencial de mejora de la organizacin a partir de la cuanta o magnitud que alcancen los costes totales de calidad. La auditoria deber seguir los siguientes pasos: presentacin a la direccin, educacin para los costes totales de calidad, identificacin de los elementos de los costes totales de calidad, cuantificacin de los costes y anlisis comparativo de dichos costes totales de calidad. Dicha cuantificacin de los costes requiere la consecucin de una serie de pasos entre los que destacan:

+ Identificacin de los defectos que se producen en la organizacin.

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+ Complementar para cada error un impreso estndar que permita estimar los costes asociados al error segn el rea que lo origina, los costes totales de los recursos materiales empleados (indicadores hard) y costes de tiempo dedicado (indicadores soft).

2. Implicacin de la alta direccin. Toda vez que la direccin es receptiva a desarrollar una prueba piloto en un rea donde se hayan localizado procesos con errores cuyos costes sean elevados, se puede elaborar la base para la reduccin de los costes totales de la calidad. 3. Determinar la base para la reduccin de los costes totales de calidad. Consiste en preparar una hoja de anlisis con lista de los elementos de los costes totales de la calidad a recoger peridicamente en el futuro por departamentos, reas y/o procesos o proyectos donde se dan los costes. 4. Procedimiento interno de costes totales de calidad de la organizacin. Supone la necesaria participacin y acreditacin del responsable de contabilidad de la organizacin puesto que se trata de disear un procedimiento que permanentemente permita contabilizar los costes totales de la calidad e integrarlos en el sistema contable general de la organizacin. 5. Plan de reduccin de los costes totales de calidad. Se trata de un plan extensivo que abarque a la totalidad de la organizacin (actividades, procesos clave, departamentos, unidades, etc.) y que encauce los procesos de mejora de calidad en base a los datos obtenidos del sistema de costes total de la calidad.

Unos de los problemas ms complejo que presenta los sistemas de costes de calidad reside en la asignacin de dichos costes, una vez determinados, a cada una de las diferentes categoras de costes de calidad

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Existen diferentes modelos de costes que han ido evolucionando de forma pareja al de los sistemas de calidad (desde los inicios del control hasta los actuales SGCT). La eleccin de uno u otro depende de diferentes factores internos y externos a la organizacin, entre ellos, la estructura organizativa, el sistema de informacin y el contable existente, etc.

2.6 ISO 9001

Resulta comn escuchar comentarios sobre el estndar de normas ISO 9000 para la implantacin de los sistemas de gestin de la calidad, en el sentido de que promueven una burocracia excesiva, carecen de toda flexibilidad, aumentan enormemente el trabajo administrativo, estn elaboradas por y para empresas grandes pretendiendo dejar fuera del mercado a las pymes, constituyen una importante barrera al comercio, que normalmente no se est en condiciones de afrontar este gasto, etc. Es muy probable que quienes los realizan no conozcan realmente su contenido. Conviene resaltar una serie de los conceptos vinculados con dicho estndar, los cuales pueden resumirse en: 1. Exige el compromiso de identificar y cumplir siempre los requisitos de los clientes para una satisfaccin plena de stos. 2. Establece la mejora continua de las actividades que afectan a la calidad de los productos y servicios. 3. Apunta a la identificacin de los procesos de la organizacin que agregan valor a los productos y servicios, as como a su control.

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4. Est enfocado a la eliminacin de los problemas, a travs de buscar siempre las causas de stos y eliminarlas. 5. Se centra principalmente en la planificacin y en las actividades preventivas de cara a evitar fallos en el funcionamiento de la organizacin. 6. Promueve un proceso de toma de decisiones fundamentado en informacin susceptible de ser verificada en todo momento. 7. Requiere que todos los miembros de la organizacin conozcan su mbito de desempeo, su autoridad para tomar decisiones y actuar en determinadas situaciones, la importancia de sus tareas en el cumplimiento de las polticas y objetivos de la empresa y que posean la formacin adecuada para desarrollar sus tareas con un alto grado de eficiencia. El sistema de gestin de la calidad que se disea, desarrolla y controla de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 establece el marco idneo para hacer posible el cambio que permitir a la organizacin perdurar a lo largo del tiempo en un entorno globalizado y competitivo. De forma resumida, el sistema de gestin de calidad que propone el estndar de normas ISO 9000 funciona de la siguiente forma: escribe lo que haces, haz lo que dices, registra lo que haces, verifica y acta sobre la diferencia. Un sistema de gestin de la calidad eficiente es aquel que recoge por escrito la forma en que funciona la empresa. Las actuaciones documentales son, junto con las empricas, los dos tipos a desarrollar en cualquier sistema de calidad. La documentacin es el soporte del sistema, pues en ella se incluye la forma de trabajar de la empresa, as como toda la informacin relativa a los procesos y la toma de decisiones. El desarrollo del sistema documental es un paso crtico que determinar el xito de todo el proceso de implantacin y el futuro del sistema de gestin de la calidad. La elaboracin de los documentos ha de constituir una herramienta eficaz para administrar los procesos de la organizacin. El estndar ISO 9000 sobre calidad no impone de forma estricta la documentacin que se ha de confeccionar para el sistema de gestin de la calidad ni el formato o modelo de sta. Lo que hace es indicar que hay que elaborar esa documentacin y tenerla en un soporte adecuado, adems de los requisitos que ha de satisfacer. Resulta til tomar como referencia la norma ISO/TR 10013:2001, ya que ofrece las pautas a la organizacin para elaborar, controlar y mejorar los documentos asociados al sistema de gestin de la calidad segn la norma ISO 9001:2008, teniendo en consideracin sus circunstancias especficas. La norma anterior sirve adems para el Sistema de Gestin Medioambiental y el Sistema de Gestin de Prevencin de Riesgos Laborales (norma OHSAS 18001:2007). Las especificaciones de esta norma explican los documentos requeridos por el sistema de gestin correspondiente, as como los procedimientos para asegurar la trazabilidad en la creacin y el uso eficiente de la documentacin. 42

La norma ISO 9001:2008 establece los siguientes requisitos en cuanto a la documentacin: 1. Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de localidad de la organizacin. 2. Un Manual de Calidad, como documento de referencia para el sistema. 3. Los procedimientos documentados y los registros exigidos por este estndar internacional. 4. Los documentos, incluyendo los registros que la organizacin estima como necesarios para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de todos sus procesos. Los documentos fundamentales que sirven de soporte al sistema de gestin de la calidad son: 1. Declaracin documentada de la poltica y los objetivos de la calidad. 2. Manual de Calidad. 3. Mapa de procesos. 4. Manual de procedimientos. 5. Registros. 6. Otros documentos que la organizacin determina como necesarios para asegurarse la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos.

Los documentos obligatorios que la empresa ha de elaborar y tener disponibles para la entidad certificadora, en el caso de que se pretenda certificar el sistema de gestin de la calidad, son la declaracin documentada de la poltica y los objetivos de la calidad, el manual de calidad y el manual de procedimientos. Se permite que todos ellos se integren en el manual de calidad, como nico documento representativo del sistema de gestin de la calidad. No obstante, esto no tiene por qu ser as. Normalmente, el sistema documental se estructura en diferentes documentos parciales. Como elemento crucial a la hora de iniciar el sistema, la organizacin ha de tener perfectamente documentada la poltica de calidad y los objetivos de calidad. En el resto de documentos se recoge por escrito todo lo concerniente al sistema de gestin de la calidad de una empresa, siendo un pilar fundamental en la evolucin de aqul.

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La organizacin jerrquica de estos documentos se puede esquematizar segn:

El mapa de procesos es un documento de carcter general para la empresa y que se puede incluir en la documentacin del sistema de gestin de la calidad como un complemento a la hora de explicar la interaccin entre los procesos, algo que s exige la norma. Se incluye tpicamente dentro del Manual de Calidad. En el mapa de procesos se identifican grficamente los procesos de una empresa, divididos en tres grupos: estratgicos, clave y de apoyo. La principal ventaja que comporta el sistema documental es la de permitir la comunicacin del propsito y la coherencia de la accin en materia de calidad. La contribucin se puede resumir en los siguientes puntos: 1. Conseguir la conformidad con las exigencias establecidas por los clientes. 2. Mejorar la calidad. 3. Impartir la formacin requerida. 4. Permitir un mejor control sobre cada actividad. 5. Conseguir repetibilidad y trazabilidad. 6. Posibilitar anlisis posteriores y mejoras en base a ellos. 7. Permitir encontrar fcilmente pruebas objetivas sobre el funcionamiento del sistema de gestin de la calidad. 8. Evaluar la eficacia y adecuacin continua del sistema de gestin de la calidad. 9. Permitir demostrar a terceros cmo es el sistema de gestin de la calidad.

La elaboracin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad no es su objetivo final, sino una condicin sine qua non para poder implementar ste.

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Es cada empresa u organizacin la que fija la extensin de la documentacin necesaria para el sistema de gestin de la calidad, as como los medios a emplear. Esto depende principalmente de la tipologa, el tamao, la complejidad de procesos y productos, los requisitos de los clientes y los requisitos reglamentarios, la pericia del equipo de personas que dirige el sistema de calidad y el grado deseado de demostrar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestin de la calidad.

MANUAL DE CALIDAD El principal documento a elaborarse como constatacin escrita del sistema de gestin de la calidad es el Manual de Calidad. De acuerdo con la norma ISO 9000:2005 es el documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin. Su objeto fundamental es presentar y describir adecuadamente el sistema de gestin de la calidad, proporcionando informacin coherente, interna y externamente. Ha de servir de referencia formal permanente durante la aplicacin y mantenimiento del sistema. Incluye el alcance del sistema, teniendo en cuenta los detalles y la justificacin de las inclusiones y exclusiones. Proporciona adems una descripcin de las interacciones entre todos los procesos del sistema. Este manual representa por tanto el marco general del sistema de gestin de la calidad de la empresa, especificando todo lo relacionado con l. Es un documento nico formado por captulos que describen el sistema de gestin de la calidad en su totalidad incluyendo todas sus actividades y referenciado convenientemente a otros documentos relacionados con la calidad, donde es posible encontrar una descripcin detallada de los aspectos que tratan. Hay dos partes bien diferenciadas en la elaboracin del manual de calidad, a saber: 1 PARTE: Es una parte introductoria, que incluye: 1. Presentacin de la empresa, de la que da una visin global. 2. Descripcin del alcance de manual. 3. Delimitacin de las exclusiones a la norma (aquellos requisitos de la norma ISO 9001:2008 que, por sus caractersticas y las de sus productos, la empresa no debe cumplir). 4. Glosario de definiciones y abreviaturas tiles para facilitar la lectura o comprensin manual. 2 PARTE: Es la parte sustancial del manual, ya que recoge los requisitos a cumplir por el sistema de gestin de la calidad de acuerdo con la norma ISO 9001:2008. Se suele estructurar de forma que los captulos del manual de la calidad se corresponden con los captulos de la norma ISO 9001:2008. De esta forma se facilita a terceros la comprobacin del cumplimiento con los requisitos estipulados. El manual de calidad es un documento destinado a uso interno, pero concebido para su posible difusin externa a proveedores y clientes, adems de a cualquier parte interesada en las

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actividades de la empresa, para proyectar una imagen clara de la forma en la cual se gestiona la calidad en ella. El documento est perfectamente estructurado en captulos para facilitar su revisin y aprobacin cuando ello proceda. Cada captulo suele incluir los siguientes apartados: 1. Ttulo: se establece el nombre que identifica al captulo. 2. Objeto: se describe cul es la intencin perseguida en la redaccin del captulo en cuestin. 3. Alcance o campo de aplicacin: se explican las partes de la organizacin afectadas por el captulo tratado. 4. Referencias: se recogen aquellos documentos referenciados durante el desarrollo del captulo. 5. Desarrollo del contenido: Aparece lo relativo al captulo del manual de calidad. Se desarrolla la informacin que la empresa desea hacer constar sobre el tema tratado. 6. Responsabilidades: En este apartado se describen las responsabilidades de cada una de las personas relacionas con las actividades para la calidad en el captulo en cuestin. 7. Histrico de revisiones: se habilita un cuadro en el que se har constar la ltima fecha de revisin, para poder controlar la vigencia del documento. 8. Anexos: Es posible que se requiera informacin complementaria.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El manual de procedimientos est configurado por un conjunto de documentos fundamentales para el sistema de gestin de la calidad de la empresa. Recoge todos los procedimientos documentados de la organizacin. De acuerdo con la norma ISO 9000:2005, un procedimiento es una forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. As pues, los procedimientos son documentos que proporcionan informacin sobre cmo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente. Los procedimientos pueden ser escritos, describiendo la forma de realizar la actividad o proceso, o pueden ser grficos, diagramas u otros medios igualmente vlidos. En cualquier caso, han de fijar las siguientes cuestiones: qu, quin, dnde, cundo, cmo y por qu hacerla. La complejidad de los procedimientos es variable, pudiendo estar formados por simples diagramas de flujo o por complicados escritos formales con numerosos detalles, Los procedimientos pueden estar documentados o no. La norma ISO 9001:2008 afirma que un procedimiento documentado implica que el procedimiento ha de ser establecido, documentado, implementado y mantenido.

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Cada organizacin ha de decidir el nmero de procedimientos documentados necesarios. En cualquier caso, la norma ISO 9001:2008 establece que los procedimientos documentados obligatorios son seis: 1. Procedimiento de control de los documentos del sistema. 2. Procedimiento de control de los registros de la calidad. 3. Procedimiento de realizacin de auditoras internas. 4. Procedimiento de identificacin y control de productos no conformes. 5. Procedimiento para las acciones correctivas. 6. Procedimiento para las acciones preventivas.

El acceso al manual de procedimientos est limitado exclusivamente al personal interno de la organizacin, dado que en estos documentos reside el know-how de la empresa, esto es, la forma particular de realizar tareas de elaboracin de productos y presentacin de servicios. Los documentos que componen el manual de procedimientos son referenciados en el manual de calidad cuando el primero se elabora de forma paralela al segundo. El documento asociado al manual de procedimientos se estructura en captulos, de forma anloga al manual de calidad; esto es, se recogen apartados para: ttulo, objeto, alcance o campo de aplicacin, referencias, desarrollo, responsabilidades, histrico de revisiones y anexos. Tpicamente hay un captulo por cada procedimiento. El manual de procedimientos suele estar compuesto por dos tipos de documentos: a) Procedimientos de calidad. b) Procedimientos operativos.

Procedimientos de calidad: Son aquellos correspondientes a procesos del sistema de gestin de la calidad, cuyo objetivo es satisfacer las necesidades de los clientes o las reglamentarias. Son los que desarrollan el sistema de calidad de la organizacin. Poseen un carcter ms general.

Procedimientos operativos: Los procedimientos operativos definen el modo de actuacin para funciones especficas de la actividad de la empresa u organizacin de que se trate, en relacin a un proceso determinado. Afectan pues a reas concretas. Suelen ser ms complejos que los procedimientos de calidad por su mayor grado de concrecin. Sirven asimismo como un manual de buenas prcticas en la ejecucin de todos los procesos establecidos para lograr mayor eficacia en los productos obtenidos y/o en la prestacin de servicios. Si un procedimiento es muy amplio o est vinculado a tareas especficas se suele completar con las denominadas Instrucciones de Trabajo. Tambin reciben la denominacin de 47

Instrucciones Tcnicas. Estos documentos se derivan pues de un procedimiento y describen minuciosamente la sucesin de acciones a realizar para llevar a cabo un determinado trabajo o tarea (pedidos, compras, diseos, operaciones, montajes, mantenimiento, presupuestos, etc.) y cmo ejecutarse. El grado de detalle es elevado. Las instrucciones de trabajo no son obligatorias para documentar el sistema de gestin de la calidad, ni tampoco exigibles para su certificacin. Una instruccin de trabajo debe poseer las siguientes caractersticas para que resulte realmente eficaz: 1. Claridad. 2. Sencillez de aplicacin. 3. Operatividad. A pesar de que en la norma ISO 9001:2008 no se exigen estos documentos, resultan ser de una enorme utilidad. Suelen incluirse en los distintos puestos de trabajos relacionados para facilitar la labor de los empleados. Su distribucin a los empleados que desarrollan las distintas actividades sirve para estandarizar el trabajo. En la siguiente tabla se muestra la vinculacin que existe entre los procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2008 y los apartados correspondientes en que se divide sta:

Procedimientos exigidos por la norma ISO 9001:2008 Apartado Procedimiento requerido de la norma 4. Sistema de gestin de la calidad 4.2.3 4.2.4 Control de la documentacin Control de los registros

5. Responsabilidad de la direccin 5.3 5.4.1 5.5.3 5.6 Poltica de la calidad Objetivos de la calidad Comunicacin interna Revisin por la direccin

6. Gestin de los recursos 6.1 Provisin de recursos

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6.2 6.2.2 6.3 6.4

Recursos humanos Competencia, formacin y toma de conciencia Infraestructura Ambiente de trabajo

7. Realizacin del producto 7.1 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.5.1 7.5.2 Planificacin de la realizacin del producto Determinacin de los requisitos relacionados con el producto Revisin de los requisitos relacionados con el producto Comunicacin con el cliente Planificacin de diseo y desarrollo Elementos de entrada para el diseo y desarrollo Resultados del diseo y desarrollo Revisin del diseo y desarrollo Verificacin del diseo y desarrollo Validacin del diseo y desarrollo Control de los cambios del diseo y desarrollo Proceso de compras Informacin de las compras Verificacin de los productos comprados Control de la produccin y de la prestacin del servicio Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio Identificacin y trazabilidad Propiedad del cliente Preservacin del producto

7.5.3 7.5.4 7.5.5

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7.6

Control de los equipos de seguimiento y de medicin

8. Medicin, anlisis y mejora 8.2 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.5.2 8.5.3 Seguimiento y medicin Auditora interna Seguimiento y medicin de los procesos. Seguimiento y medicin del producto Control del producto no conforme Acciones correctivas Acciones preventivas

REGISTROS DE CALIDAD Los Registros de Calidad son formatos especialmente importantes, dado que son documentos que proporcionan resultados obtenidos o evidencias de las actividades desempeadas en la organizacin en cumplimiento de los requisitos del sistema de gestin de la calidad, segn los criterios de la norma ISO 9001:2008. Materializan la forma en que se gestiona la calidad en la empresa, proporcionando pruebas a terceras partes de la eficiencia del sistema de gestin de la calidad. Han de estar correctamente codificados, identificados, actualizados y mantenidos, de tal modo que puedan ser fcilmente analizados. Los registros son generados al utilizar las personas los procedimientos, cumplimentndose de forma continua y mantenerse para evidenciar la conformidad con los requisitos de la norma, as como la eficacia del sistema. La organizacin tiene que definir un procedimiento documentado donde aparezcan los controles necesarios para identificar, almacenar, proteger, recuperar, conocer el tiempo de archivo y saber la disposicin de los registros. Aunque van aparte, los registros se mencionan en los manuales de calidad y de procedimientos. As, por ejemplo, los procedimientos que aparecen en el manual de procedimientos hacen uso de lo especificado en los registros de calidad. De cara a las auditoras, los registros son documentos muy importantes, ya que sirven de base para el auditor. Su correcta administracin genera valiosa informacin para la empresa cara a establecer objetivos futuros y acciones correctivas encaminadas a minimizar las desviaciones localizadas.

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La tabla que aparece a continuacin muestra la vinculacin que existe entre los registros requeridos por la norma ISO 9001:2008 y los apartados correspondientes en que se estructura sta: Registros exigidos por la norma ISO 9001:2008 Apartado Procedimiento requerido de la norma 5. Responsabilidad de la direccin 5.6.1 Revisin del sistema de gestin de la calidad por la direccin

6. Gestin de los recursos 6.2.2.e) Educacin, formacin, habilidades y experiencia

7. Realizacin del producto 7.1.d) Evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante cumplen los requisitos Resultados de la revisin de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas por la misma Elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto Resultados de las revisiones del diseo y desarrollo, y de cualquier accin necesaria Resultados de la verificacin del diseo y desarrollo, y de cualquier accin que sea necesaria Resultados de la validacin del diseo y desarrollo, y de cualquier accin que sea necesaria Resultados de la revisin de los cambios del diseo y desarrollo, y de cualquier accin que sea necesaria Resultados de las evaluaciones de los proveedores y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas Disposiciones de la organizacin para los procesos de produccin y de la prestacin del servicio, de modo que se demuestre su capacidad para cumplir los requisitos en aquellos casos en que los productos resultantes no pueden verificarse con posterioridad mediante el seguimiento o la medicin

7.2.2

7.3.2 7.3.4

7.3.5

7.3.6

7.3.7

7.4.1

7.5.2.d)

51

7.5.3 7.5.4

Identificacin nica del producto cuando la trazabilidad sea un requisito Identificacin de los bienes que son propiedad del cliente y que estn bajo control o utilizndose por la organizacin; en especial aquellos que se pierden, deterioren o se consideren inadecuados para el uso a) Patrones nacionales o internacionales de medicin que sirvan como referencia de comparacin para calibrar y/o verificar los equipos de seguimiento y de medicin. Cuando dichos patrones no existan, hay que registrar la base utilizada para la calibracin y/o la verificacin. Validez de los resultados de la calibracin y/o la verificacin del equipo cuando se detecte que est conforme con los requisitos. Resultados de la calibracin y la verificacin del equipo de medicin

7.6

8. Medicin, anlisis y mejora 8.2.2 8.2.4 Seguimiento y resultados de las auditoras internas Indicacin de las personas que autorizan la liberacin del producto al cliente Naturaleza de las no conformidades y de cualquier accin tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido Resultados de las acciones correctivas tomadas Resultados de las acciones preventivas tomadas

8.3

8.5.2.e) 8.5.3

GESTIN DE LA DOCUMENTACIN La organizacin deber tener definida una sistemtica para los procesos de edicin, revisin aprobacin, distribucin, modificacin y archivo de los documentos incluidos en el sistema de gestin de la calidad. Con ello se garantiza que los documentos son redactados y aprobados por personal autorizado, que presentan coherencia en sus formatos, que slo personas autorizadas utilizan los documentos y que estn accesibles en su ltima edicin, distinguiendo claramente ediciones anuladas de los documentos de ediciones en vigor. La gestin de la documentacin para un sistema de gestin de la calidad implica los pasos que se describen a continuacin. 1. Elaboracin de la documentacin. La responsabilidad de elaboracin de los documentos del sistema de gestin de la calidad ha de quedar fijada en el manual de calidad y en los procedimientos editados al respecto.

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La persona que elabora un documento lo codifica segn se ha previsto en el procedimiento de codificacin de documentos, lo fecha, inscribe su nombre y firma en las casillas dispuestas a tal efecto. 2. Recepcin de documentacin externa. Cualquier persona de la organizacin que recibe un documento externo que afecta al desarrollo de las actividades relacionadas con el sistema de calidad lo entregar al responsable de la calidad, para su registro, distribucin y archivo. 3. Revisin y registro. Cada documento, una vez que ha sido elaborado o modificado, se entrega al responsable de su registro, quien, una vez efectuada su revisin, proceder a registrarlo, inscribiendo su nombre y firmando en la casilla al efecto en el mismo documento. 4. Aprobacin. Los documentos revisados son aprobados por los responsables designados para ello. El responsable de la aprobacin de un documento debe asegurase de que el contenido de ste es coherente con el resto de la documentacin que compone el sistema de la calidad. La aprobacin de un documento del sistema de gestin de la calidad implica, por parte de la persona que lo elabora, su fechado, codificacin, paginacin, numeracin de la edicin en todas sus pginas e inclusin de los nombres y firmas de elaboracin, revisin y aprobacin en sus casillas correspondientes. Se debe mantener una lista de documentos internos en vigor. Es esa lista se indica, para cada documento, su edicin en vigor, su fecha de aprobacin y de entrada en vigor y las observaciones pertinentes. Por otro lado, se ha de disponer de un listado con la documentacin externa en vigor, donde, junto al nombre del documento externo, aparece su edicin y fecha de entrada en vigor. La inclusin de un documento externo en esta lista es la evidencia de la autorizacin para su uso dentro de la organizacin. 5. Distribucin. Cada documento distribuido figura en una lista de control de distribucin. En ella se indica el nombre del destinatario, el departamento al que pertenece, la fecha del envo, el nmero de copia enviada y la forma del destinatario. Los documentos que se distribuyen de forma controlada llevan a su portada de la indicacin copia controlada seguida del correspondiente nmero de copia. El documento original ha de llevar la indicacin original. Los documentos que se distribuyen de forma no controlada se incluyen en la lista de distribucin de copias no controladas, en la que se indica el nombre del destinatario, la unidad a la que pertenece, la fecha de envo y observaciones si las hubiera. En este caso no se requiere la obtencin de acuse de recibo por parte del destinatario.

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6. Modificacin o actualizacin. Las modificaciones o actualizaciones susceptibles para un determinado documento del sistema de gestin de la calidad pueden ser propuestas por cualquier usuario de ste y que pertenezca a la organizacin. Las nuevas ediciones de documentos modificados se someten al mismo proceso de revisin, aprobacin y distribucin que el documento original. Cualquier modificacin aprobada de un documento del sistema de gestin de la calidad supone la emisin de una edicin nueva del documento completo. Las modificaciones realizadas en el manual de calidad se resean en la seccin control de ediciones. En la portada de los documentos quedan reflejadas las modificaciones realizadas que han motivado la nueva edicin del documento. La nueva edicin del documento se distribuye a todos los destinatarios del documento incluidos en la lista de control de distribucin de la correspondiente edicin anterior. Todo documento del sistema de gestin de la calidad debe ser distribuido en caso de emisin de una nueva edicin, salvo el original, que debe ser conservado por el responsable de su distribucin, con el objeto de verificar las modificaciones introducidas en l. La nueva edicin de cualquier documento da lugar igualmente a la emisin de una nueva lista de documentos en vigor. En esta lista tiene que aparecer el documento modificado en su nueva edicin. La modificacin y actualizacin de la documentacin debe recogerse en el mismo procedimiento documentado que se tenga para el control de los documentos del sistema de gestin de la calidad. As pues, este procedimiento tiene que definir los controles necesarios para: 1. Aprobar los documentos antes de su emisin formal. 2. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, adems de aprobarlos nuevamente. 3. Cerciorarse de que se identifican los cambios y el estado de la versin vigente de los documentos. 4. Asegurarse de que los documentos son legibles y fcilmente identificables. 5. Verificar que los documentos de procedencia externa a la organizacin, y que son necesarios para el sistema de gestin de la calidad, se identifican y se controla su distribucin. 6. Prevenir que cualquier documento anticuado sea utilizado, aplicndole una identificacin adecuada. 7. Archivo. La versin original de los documentos se archiva por la persona designada, que archiva adems la correspondiente lista de control de distribucin de documentos. Del mismo modo, esta

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persona mantiene en el archivo los originales de la edicin anterior de los documentos debidamente identificados para evitar su uso incorrecto. Cada destinatario es el responsable de archivar adecuadamente la edicin en vigor de todos los documentos que reciba el resto de departamentos.

Estructura de la norma ISO 9001:2008 PRLOGO PRLOGO DE LA VERSIN EN ESPAOL 0. INTRODUCCIN 0.1. Generalidades 0.2. Enfoque basado en procesos 0.3. Relacin con la norma ISO 9004 0.4. Compatibilidad con otros sistemas de gestin 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN 1.1. Generalidades 1.2. Aplicacin 2. NORMAS PARA CONSULTA 3. TRMINOS Y DEFINICIONES 4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 4.1. Requisitos generales 4.2. Requisitos de la documentacin 4.2.1. Generalidades 4.2.2. Manual de la calidad 4.2.3. Control de los documentos 4.2.4. Control de los registros 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 5.1. Compromiso de la direccin 5.2. Enfoque al cliente 5.3. Poltica de la calidad 5.4. Planificacin 5.4.1. Objetivos de la calidad 5.4.2. Planificacin del sistema de gestin de la calidad

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5.5. Responsabilidad, autoridad y comunicacin 5.5.1. Responsabilidad y autoridad. 5.5.2. Representante de la direccin 5.5.3. Comunicacin interna 5.6. Revisin por la direccin 5.6.1. Generalidades 5.6.2. Informacin de entrada para la revisin 5.6.3. Resultados de la revisin 6. GESTIN DE LOS RECURSOS 6.1. Provisin de recursos 6.2. Recursos humanos 6.2.1. Generalidades 6.2.2. Competencia, formacin y toma de conciencia 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de trabajo 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO 7.1. Planificacin de la realizacin del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.2.1. Determinacin de los requisitos relacionados con el producto 7.2.2. Revisin de los requisitos relacionados con el producto 7.2.3. Comunicacin con el cliente 7.3. Diseo y desarrollo 7.3.1. Planificacin del diseo 7.3.2. Elementos de entrada para el diseo y desarrollo 7.3.3. Resultados del diseo y desarrollo 7.3.4. Revisin del diseo y desarrollo 7.3.5. Verificacin del diseo y desarrollo 7.3.6. Validacin del diseo y desarrollo 7.3.7. Control de los cambios del diseo y desarrollo 7.4. Compras 7.4.1. Proceso de compras

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7.4.2. Informacin de las compras 7.4.3. Verificacin de los productos comprados 7.5. Produccin y prestacin del servicio 7.5.1. Control de la produccin y de la prestacin del servicio 7.5.2. Validacin de los procesos de la produccin y de la prestacin del servicio 7.5.3. Identificacin y trazabilidad 7.5.4. Propiedad del cliente 7.5.5. Preservacin del producto 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA 8.1. Generalidades 8.2. Seguimiento y medicin 8.2.1. Satisfaccin del cliente 8.2.2. Auditora interna 8.2.3. Seguimiento y medicin de los procesos 8.2.4. Seguimiento y medicin del producto 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Anlisis de dados 8.5. Mejora 8.5.1. Mejora continua 8.5.2. Accin correctiva 8.5.3. Accin preventiva

ANEXO A (Informativo) Correspondencia entre la norma ISO 9001:2008 y la norma ISO 14001:2004 ANEXO B (Informativo) Cambios entre la norma ISO 9001:2000 Y LA NORMA ISO 9001:2008 BIBLIOGRAFA

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Responsabilidad de la direccin La direccin de la organizacin ha de asumir responsabilidades en todo lo relativo al sistema de gestin de la calidad, partiendo de la base de los ocho principios de la gestin de la calidad y haciendo uso de su liderazgo para llevarlos a la prctica en su implantacin. La norma especifica qu funciones ha de traducirse la responsabilidad de la direccin en los subapartados de este apartado.

Compromiso de la direccin La direccin ha de estar comprometida con el sistema de gestin de la calidad, as como con la mejora continua, para ello, ha de actuar siguiendo las siguientes lneas: 7. Comunicar a la organizacin la importancia de satisfacer todos los requisitos, ya sean del cliente, legales y reglamentarios, actuando siempre en el sentido de cumplirlos. 8. Establecer la poltica de la calidad de la organizacin, la cual constituye la base del funcionamiento del sistema de gestin de la calidad. 9. Asegurar que se establecen los objetivos en materia de calidad como materializacin de la poltica de calidad. 10. Llevar a cabo las revisiones pertinentes del sistema. 11. Asegurar en todo momento la disponibilidad de recursos paras el desarrollo del sistema de gestin de la calidad.

Enfoque al cliente La orientacin de la organizacin al cliente ha de ser un objetivo primordial de la direccin, asegurndose que se conocen sus expectativas y necesidades por medio de la realizacin de encuestas fiables. Esas expectativas y necesidades se han de traducir en requisitos del sistema de gestin de la calidad.

Poltica de la calidad La direccin de la empresa tiene que asegurarse de forma inequvoca de los siguientes puntos sobre la poltica de la calidad: 12. Ser adecuada para el propsito de la organizacin. 13. Incorporar el compromiso insoslayable de satisfaccin de los requisitos y la mejora continua. 14. Proveer de un marco de referencia para los objetivos de la calidad. 15. Ser comunicada y comprendida en toda la organizacin. 16. Ser revisada para su adaptacin a los posibles cambios.

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Planificacin Este apartado se refiere a cmo se ha de planificar el sistema de gestin de la calidad al objeto de satisfacer sus objetivos. Los objetivos tienen que ser medibles y coherentes con la poltica de la calidad de la organizacin. Una correcta planificacin permite lograrlos e introducir cambios en el sistema sin que se altere su integridad.

Responsabilidad, autoridad y comunicacin Los requisitos de la norma relativos a la responsabilidad y autoridad se refieren a que deben fijarse sin olvidar que todos los directivos han de implicarse en el sistema, siendo la alta direccin la mxima responsable. Por otro lado, la alta direccin tiene que designar al mximo responsable del sistema de gestin de la calidad, as como sus funciones. Normalmente se trata de un miembro de sta. El factor comunicacin es muy relevante dentro de la organizacin, debiendo la direccin asegurar que los procesos comunicativos asociados al sistema son eficientes.

Revisin por la direccin La alta direccin de la organizacin ha de revisar peridicamente el funcionamiento del sistema de gestin de la calidad, de modo que se asegure de su convivencia, adecuacin y eficacia continua. La revisin tiene que incluir oportunidades de mejora y la necesidad de acometer cambios en el sistema. Toda revisin seguir una metodologa y habr de documentarse con registros de calidad especficos.

Medicin, anlisis y mejora Este apartado incluye una serie de requisitos importantes a cumplir por parte del sistema de gestin de la calidad. Son varios los aspectos a considerar, delimitados por subapartados:

Generalidades La organizacin debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del producto con los requisitos previamente establecidos; asegurarse de la conformidad del sistema de gestin de la calidad, y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad. Todo esto debe conllevar la determinacin de los mtodos idneos a aplicar, incluyendo las tcnicas estadsticas adecuadas, as como el alcance de su utilizacin.

Seguimiento y medicin La norma establece varias consideraciones en lo concerniente al seguimiento y medicin: 59

1. La informacin relativa a la satisfaccin del cliente y su percepcin, en relacin con el cumplimiento de sus requisitos, ha de ser seguida y medida por la organizacin, determinndose los mtodos apropiados para este fin. Es la forma de evaluar el desempeo del sistema de gestin de la calidad. 2. La organizacin debe llevar a cabo auditoras internas de forma peridica para determinar si el sistema de gestin de la calidad es conforme a las directrices establecidas, se ha implementado y funciona de forma eficaz. Las auditoras han de definirse en un procedimiento documentado y generarse los registros necesarios de su ejecucin y resultados. 3. Se ha de hacer un seguimiento y medicin de los procesos del sistema de gestin de la calidad. Los mtodos que emplee la organizacin para ello deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados que se han planificado. Caso de que los resultados finales no sean los esperados, se han de acometer las acciones correctivas pertinentes.

Control del producto no conforme La organizacin debe asegurarse en todo momento de que el producto que no tenga la conformidad con los requisitos exigidos se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionada al cliente. Tiene que redactarse un procedimiento documentado, al objeto de definir los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para gestionar el producto no conforme. La no conformidad se define como el incumplimiento de un requisito. Esta expresin es la que se emplea para el caso que nos ocupa. En caso de tener un producto no conforme, la norma establece algunas maneras para ser tratado: 1. Tomar acciones para eliminar la no conformidad detectada. 2. Autorizar su uso, liberacin o aceptacin bajo la concesin por una autoridad pertinente y cuando sea aplicable, por el cliente en cuestin. 3. Tomar acciones que impidan su uso o aplicacin inicialmente prevista, lo cual implica el desecho del producto mediante su destruccin o reciclaje. Cuando se trata de un servicio no conforme, la prestacin del servicio al cliente no prosigue. 4. Tomar acciones adecuadas cuando la no conformidad se ha detectado una vez que el producto ya se ha entregado o iniciado su uso.

Una vez que un producto no conforme se ha corregido, tiene que ser sometido a una nueva verificacin en orden a demostrar su conformidad con los requisitos que se le exigen. Hay que elaborar registros relativos a las no conformidades detectadas y las acciones posteriormente emprendidas para su eliminacin.

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Anlisis de datos La organizacin debe determinar recopilar y analizar los datos apropiados generados por los procesos de seguimiento y medicin del sistema de gestin de la calidad cara a: 1. Demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema. 2. Evaluar los lugares susceptibles de realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema. El anlisis de datos ha de proporcionar evidencia objetiva en trmino de: 1. Satisfaccin del cliente. 2. Conformidad con los requisitos del producto. 3. Caractersticas y tendencias de los procesos y productos, incluyendo las oportunidades para acometer acciones preventivas. 4. Proveedores.

Mejora Para que la mejora sea continua, la organizacin tendr que aplicar acciones correctivas que estn en lnea con las no conformidades y acciones preventivas existentes, las acciones correctivas se toman cuando se ha producido la no conformidad, mientras que las acciones preventivas se toman para evitar que se produzcan no-conformidades. La norma resalta tres aspectos dentro de este apartado: 1. Mejora continua: la organizacin debe mejorar continuadamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad por medio del uso de la poltica de calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditoras, el anlisis de datos, las acciones preventivas y correctivas y la revisin por parte de la direccin. 2. Accin correctiva: la organizacin ha de tomar acciones correctivas con el objetivo de eliminar las causas que han provocado las no-conformidades y tratar de prevenir que vuelvan a darse. Toda accin correctiva tiene que disearse en funcin de la noconformidad detectada. 3. Accin preventiva: la organizacin debe determinar las acciones necesarias para eliminar las causas de las no-conformidades potenciales, de tal modo que se prevenga su ocurrencia. Toda accin preventiva ha de disearse de acuerdo a los efectos de los problemas potenciales. Resulta conveniente destacar que la norma ISO 9004:2009 proporciona orientacin sobre un rango ms amplio de objetivos de un sistema de gestin de la calidad que la norma ISO 9001:2008, especialmente para la mejora continua del desempeo y de la eficiencia global de la organizacin, as como de su eficacia. La norma ISO 9004:2009 se recomienda como una gua para aquellas organizaciones cuya alta direccin desee ir ms all de los requisitos de la norma

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ISO 9001:2008, persiguiendo la mejora continua del desempeo. Sin embargo, no tiene la intencin de que sea utilizada con fines contractuales o de certificacin. No obstante, las ediciones actuales de las normas ISO 9001:2008 e ISO 9004:2009 se han desarrollado como un par coherente de normas para los sistemas de gestin de la calidad, las cuales han sido diseadas para complementarse entre s, pero que pueden utilizarse igualmente como documentos independientes. Aunque las dos normas tienen diferente objetivo y campo de aplicacin, tienen una estructura similar para facilitar su aplicacin. En este punto conviene sealar que, adems de estas normas genricas para la gestin de calidad, existen otros estndares especficos para determinados sectores, aunque muchos de ellos estn en plena sintona con lo establecido en el estndar ISO 9000.

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3. LA GESTIN AMBIENTAL EN LA EMPRESA

3.1 Introduccin a la gestin ambiental
CONCEPTO Podemos definir la gestin medioambiental como el conjunto de medidas adoptadas por una empresa o cualquier organizacin, encaminadas a disminuir o eliminar la influencia negativa sobre el medio ambiente de sus actividades. Estas medidas han de concretarse en la asignacin de los recursos materiales, econmicos y humanos necesarios para conseguir el objetivo descrito. De una forma genrica, el objetivo ltimo consiste en que la sociedad disponga de una alta calidad ambiental. Se trata de controlar los factores ambientales y las actividades que les afectan actuando sobre el comportamiento de los agentes implicados. Cuando hablamos de gestin podemos referirnos a un territorio, proceso, producto, elemento del medio, sector econmico, empresa u organizacin, pblica o privada, problema ambiental, etc. Cuando hablamos de agentes implicados implicamos a la sociedad en general, desde los poderes pblicos a los sectores productivos, los agentes sociales, organizaciones sensibles al medio ambiente y, en definitiva, a los ciudadanos. El objetivo general de la cuestin se sustenta en cuanto a objetivos ms especficos que han de complementarse y reforzarse entre s para multiplicar sus efectos beneficiosos: 1. Prevencin de la afeccin. 2. Correccin de la afeccin. 3. Recuperacin del factor ambiental afectado. 4. Potenciacin del medio.

LA GESTIN MEDIOAMBIENTAL COMO OBLIGACIN LEGAL Ya se acab definitivamente el debate en torno al medio ambiente. Esta conclusin tan categrica ha de constituir el punto de partida en el estudio y profundizacin de los sistemas de gestin medioambiental. Ha de establecerse como condicin necesaria para conceptuar y caracterizar la gestin ambiental con la mayor dosis de objetividad posible, alejndola de pretritas asociaciones con corrientes polticas o sociales que, si bien, la han sacado del ostracismo, a la larga han retrasado la concienciacin de la sociedad respecto a su importancia. La preocupacin por el medio ambiente ha dejado de ser la moda y la bandera caracterstica de colectivos progresistas para formar parte de nuestras inquietudes cotidianas. Del mismo modo que las consideraciones relacionadas con la seguridad, la salud o la calidad se suponen inherentes a cualquier iniciativa dirigida a la sociedad, y bsicas para garantizar su xito, las cuestiones medioambientales se han ido introduciendo en los ltimos aos

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en la toma de decisiones de las organizaciones, afectando de forma significativa en muchos casos al desarrollo de sus actuaciones. Hasta llegar a este grado de concienciacin el proceso no ha sido fcil ni rpido. Los modelos econmicos imperantes en los pases desarrollados hasta finales del siglo XX dieron prioridad al desarrollo a ultranza. Los aspectos medioambientales no eran tenidos en cuenta en estos modelos, por lo que la degradacin de la naturaleza aument de un modo desmesurado. No es hasta la aparicin del Informe Meadows cuando se empieza a tomar conciencia de la importancia del los recursos energticos y de la necesidad de su control. Fruto de ello fue la creacin del Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA). ste fue el germen de una serie de organismos relacionados con la gestin del medio ambiente que impulsaron las primeras directivas, recomendaciones y legislaciones a nivel estatal. La Conferencia de las Naciones Unidas sobre el medio Ambiente Humano, celebrada en Estocolmo en 1972, supone el comienzo de la inclusin de la proteccin y mejora del medio ambiente entre los objetivos de la poltica de las naciones e instituciones. Posteriormente, en la Comisin Mundial de Medio Ambiente y Desarrollo en 1987 se formalizaron los trminos de referencia explicitados en el Informe Nuestro Futuro Comn, que acu el concepto y objetivo del desarrollo sostenible como meta a la que deben dirigirse todos los Estados. En el mbito de la Unin Europea, la tendencia mundial se proyect en el Tratado de la Unin, que proclama el crecimiento sostenible no inflacionista y respetuoso con el medio ambiente, concretndose en el Programa comunitario de poltica y actuacin en materia de medio ambiente y desarrollo sostenible, que marca un punto de inflexin en la hasta entonces tradicional poltica medioambiental europea, ligando los temas ambientales al sentido del desarrollo econmico. A partir de este momento, las instancias polticas de los pases desarrollados empezaron a establecer leyes y normas para regular la afectacin al medio ambiente de las actividades productivas. La empresa y la industria, en general, reaccionaron con escepticismo antes esta tendencia, pues supusieron que la adopcin de estas polticas afectara negativamente a su gestin econmica. Sin embargo, estos avances se vieron impulsados por la proliferacin de colectivos y eventos que intentaban demostrar la compatibilidad entre el desarrollo econmico y el cuidado del medio ambiente y por el acaecimiento de accidentes de fuerte impacto social. Esta actitud de escepticismo se torn en resignacin al comprobar empresas e industrias que la proteccin del medio ambiente ha tomado un carcter prioritario para la sociedad y las instituciones, por lo que han de buscar frmulas para combinarla con la economa de mercado. La determinante actitud de los legisladores y la exigencia creciente de la poblacin han logrado que a comienzos del presente siglo se asuma de manera generalizada que la proteccin del medio ambiente es una obligacin, no slo legal, sino moral y tica. No obstante, en estos ltimos aos ha sido necesario mejorar la aplicacin de la legislacin. En ese sentido, el VI Programa de Medio Ambiente, bajo el ttulo Medio ambiente 2010: el futuro est en nuestras manos, con una vigencia de 2001 a 2010, ha impulsado disposiciones para: 64

1. Realizar informes sobre la aplicacin del Derecho de medio ambiente. 2. Dar a conocer los resultados de la aplicacin de la legislacin sobre medio ambiente. 3. Mejorar las normas de inspeccin medioambiental. 4. Luchar contra los delitos ecolgicos. 5. Garantizar la aplicacin de la legislacin mediante el recurso al Tribunal Europeo.

Pero tambin este mismo programa contempla medidas para ayudar a las empresas a buscar frmulas para combinar la gestin ambiental con la economa de merca do, como: 1. Una aplicacin ms amplia del sistema comunitario de gestin y auditora medioambiental (EMAS). 2. El fomento de la publicacin por las empresas de sus resultados ecolgicos y del respeto de las exigencias en materia de medio ambiente por parte de stas. 3. La introduccin de sistemas de recompensa para las empresas respetuosas con el medio ambiente. 4. El fomento de los acuerdos voluntarios. 5. El establecimiento de una poltica integrada de los productos. 6. La promocin de la utilizacin de la etiqueta ecolgica, y de la evaluacin de su eficacia. 7. La promocin de una poltica de contratacin pblica respetuosa con el medio ambiente. 8. La adopcin de la legislacin sobe responsabilidad medioambiental.

ORIGEN Y CONCEPTO Los testimonios sobre la preocupacin que algunos sectores de la sociedad han mostrado por la mala gestin medioambiental son antiguos. En la poca del gran desarrollo industrial, esta preocupacin se manifiesta con ms intensidad a travs de los primeros estudios y documentos cientficos y en las primeras disposiciones oficiales para controlar los efectos perjudiciales de determinadas industrias. Un ejemplo es el Reglamento que el Parlamento Britnico dict en 1863 para la eliminacin del cido clorhdrico en las fbricas de productos textiles, jabn y vidrio. Los sistemas de gestin medioambiental tienen sus primeros antecedentes en las iniciativas que diversas empresas americanas pusieron en marcha a mediados de los setenta con el fin de integrar los controles de las variables ambientales de su proceso productivo. Los sistemas utilizados se basaban en operaciones de control, que daban lugar a registros documentados que se ponan a disposicin de las Administraciones Pblicas y, en el caso americano, de la sociedad en general.

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Este primer paso produjo durante los aos siguientes la aparicin de experiencias que corroboraban la importancia de promover en la empresa hbitos preventivos, que tan slo un sistema de control continuado y sistemtico poda ofrecer. En la dcada de los noventa las empresas se vieron obligadas a incorporar la variable medioambiental a la gestin empresarial. En el marco de una sociedad progresivamente ms exigente con la calidad del entorno, y teniendo en cuenta la creciente globalizacin del mercado, el medio ambiente empez a configurarse como un factor de competitividad en las empresas. Los SGMA nacen como instrumentos de carcter voluntario dirigidos a las organizaciones que apuesten por un desarrollo econmico y social respetuoso con el medio ambiente. El concepto de SGMA actualmente vigente es el recogido en el Reglamento EMAS, que lo define como la parte del sistema general de gestin que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificacin, las responsabilidades, las prcticas, los procedimientos, los procesos y los recursos para desarrollar, aplicar, alcanzar, revisar y mantener la poltica medioambiental y gestionar los aspectos medioambientales. Esta definicin prcticamente coincide con la incluida en la Norma internacional ISO 14001:2004, que lo expresa como parte del sistema de gestin de una organizacin, empleada para desarrollar e implementar su poltica ambiental y gestionar sus aspectos ambientales. Un SGMA no se basa en la adopcin de normas o patrones de referencia uniformes y sustantivos. Ms bien, cada organizacin establece el punto de partida, el diseo y el contenido de su sistema para que atienda a sus aspiraciones, sus metas de negocio, sus capacidades y su experiencia. Por ello, no hay un estndar generalmente aceptado sobre lo que un SGMA debe aspirar a alcanzar. Segn el Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), un SGMA es una herramienta de identificacin y resolucin de problemas, basada en el concepto de mejora continua, que puede implantarse en una organizacin de muchas formas distintas, dependiendo del sector de actividad y de las necesidades percibidas por la gerencia.

TIPOS DE SISTEMAS Las empresas deciden poner en marcha un SGMA por una serie de razones, y eligen el tipo que corresponde a sus necesidades, sus aspiraciones y sus capacidades. Para ello, deben reflexionar sobre los modos que quieren emplear para encajar su SGMA dentro del conjunto de las estrategias corporativas y sobre cmo conectarlo con otras herramientas de gestin que estn en funcionamiento. Cuando los sistemas de gestin medioambiental son compatibles con otras herramientas de gestin utilizadas en la empresa, pueden obtenerse importantes sinergias. No existe un prototipo en la gestin medioambiental, y las empresas tienen diferentes tipos de SGMA operacionalmente distintos entre los que elegir. En la prctica, la mayora de los sistemas se clasifican, siguiendo el criterio de la OCDE, en dos categoras, segn estn certificados externamente o no. Los primeros son diseados, entre otras cosas, para cumplir los 66

requisitos de la certificacin. Dentro del segundo grupo podemos diferenciar dos tipos: los sistemas de gestin basados en el desempeo, confeccionados para ajustarse a los requisitos especficos de la empresa que lo est implantando, en general con el propsito concreto de aportar a la empresa una ventaja competitiva, y los sistemas de gestin para sectores especficos, como un modo de enfocarse ms a la mejora del desempeo al tratar de solucionar los impactos medioambientales especficos de una industria.

Tipos de SGMA segn la OCDE ISO 14001 SGMA certificados externamente Reglamento EMAS Basados en el desempeo SGMA no certificados externamente Sectoriales

A continuacin se exponen algunas particularidades de los no certificados externamente, dado que en apartados posteriores se profundizar en los SGMA certificados.

Sistemas de Gestin Medioambiental basados en el desempeo. Se confeccionan para ajustarse a los requisitos especficos de la empresa, generalmente con la aspiracin de darle una ventaja competitiva. La puesta en marcha de un SGMA orientado al desempeo necesita normalmente altos grados de motivacin por parte de la empresa y de compromiso por parte de la direccin. La premisa es que el propsito de implantar el sistema es aumentar el valor del negocio por medio de la mejora del desempeo medioambiental. Idealmente, el SGMA se integra en los quehaceres esenciales de negocio, incluyendo la planificacin y la inversin estratgica, la direccin financiera, el desarrollo de productos y el marketing, con todo el apoyo de la alta direccin. La norma ISO 14001 puede actuar como base para un SGMA basado en el desempeo, pero hay una serie de elementos que normalmente son caractersticos exclusivamente de estos sistemas, como son: 1. Asegurar el cumplimiento. Sistemas de seguimiento y auditora del cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables en materia de medio ambiente, salud y seguridad. 2. Revisin medioambiental ms all de los lmites de la empresa. Anlisis de todos los aspectos medioambientales, tanto directos como indirectos, internos y externos (por ejemplo, la comunidad, la cadena de aprovisionamiento). 3. Objetivos y metas ambiciosos. Establecimiento de objetivos y metas que igualen o superen los logros de los mejores del sector.

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4. Plan de comunicacin. Un mtodo para comunicarse con las partes interesadas (inversores, comunidades, legisladores, sociedad civil, empleados) acerca de los objetivos y las metas del SGMA. 5. Parmetros e indicadores clave del desempeo. Mtodos cuantitativos de medir el desempeo, controlarlo y analizarlo (para uso interno). 6. Informe del SGMA O conjunto de datos. La publicacin de compilaciones de resultados de desempeo.

En los EE.UU. el Multi-State Working Group on Environmental Performance (Grupo de Trabajo Interestatal sobre Desempeo Medioambiental) ha desarrollado unas directrices para sistemas de gestin medioambiental basados en el desempeo que aporten valor externo. Este grupo est formado por legisladores medioambientales estatales, lderes empresariales, acadmicos y miembros de la sociedad civil, y trabaja para desarrollar y promover planteamientos innovadores que permitan mejorar el desempeo medioambiental de la industria. La aspiracin de los sistemas con valor externo es aumentar la confianza de las partes interesadas en que la puesta en marcha del sistema conlleve realmente mejoras en los resultados medioambientales. Para ello, el SGMA con valor externo, que se ve como un complemento a la norma ISO 14001, pone nfasis y da consejos sobre tres elementos claves: 1. Cumplimiento de todas las obligaciones legales sobre medio ambiente, salud y seguridad. 2. Participacin de las partes interesadas externas. 3. Comunicaciones externas transparentes, sirvindose entre otros de los procedimientos de informacin adecuados.

Sistemas de Gestin Medioambiental sectoriales La distancia entre el modelo genrico proporcionado por la norma ISO 14001 y un SGMA confeccionado a medida para una empresa ha provocado la bsqueda de instrumentos intermedios. Los enfoques sectoriales para mejorar la gestin medioambiental (y social) persiguen proporcionar directrices para las cuestiones de medio ambiente, salud y seguridad ms relevantes del sector por lo que, cada vez ms, se estn desarrollando herramientas que puedan guiar a todo el sector en el proceso de implantacin de un SGMA. Entre las primeras iniciativas surgidas en algunos sectores industriales, puede citarse el Cdigo de Seguridad de Procesos y Prcticas de Gestin, adoptado en Canad (1984) por la International Council of Chemical Associations- ICCA- (Consejo Internacional de Asociaciones Qumicas), implantado ya en 52 pases. Sus principios se ocupaban inicialmente de la concienciacin de la comunidad, la distribucin, la seguridad y la salud de los empleados, la prevencin de la contaminacin, la seguridad y la salud de los empleados, la prevencin de la contaminacin, la seguridad de los procesos y la gerencia de productos.

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Estos principios fueron adoptados en EE.UU. y publicados oficialmente (1988) como iniciativa Responsible CARE (Cuidado Responsable, o Compromiso de Progreso, en Espaa). A nivel internacional, durante la Cumbre de la Tierra de Johannesburgo, obtuvo el reconocimiento de Naciones Unidas por su contribucin al Desarrollo Sostenible, prueba indudable de su xito y eficacia. Los principios bsicos globales de Responsible Care comprometen a las empresas y asociaciones nacionales a trabajar conjuntamente para: 1. Mejorar de forma continua el conocimiento y la actuacin en los aspectos relacionados con el medio ambiente, la salud y la seguridad, de nuestras tecnologas, procesos y productos a lo largo de sus ciclos de vida para evitar daos a la poblacin y al medio ambiente. 2. Usar eficientemente los recursos y minimizar los residuos. 3. Informar abiertamente sobre la actuacin, los logros y las deficiencias. 4. Escuchar, involucrar y trabajar con la poblacin para comprender y considerar sus preocupaciones y expectativas. 5. Cooperar con los gobiernos y organizaciones en el desarrollo e implementacin de reglamentos y normas efectivos, cumplindolos o yendo ms all de sus exigencias. 6. Proporcionar ayuda y consejo para fomentar la gestin responsable de los productos qumicos a todos los que los gestionan y utilizan a lo largo de la cadena de producto.

RAZONES PARA IMPLANTAR UN SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL Es propsito de cualquier organizacin mejorar continuamente la gestin de sus actividades de cualquier ndole, pero esa mejora no puede ser fruto del azar, sino del resultado de un diseo planificado, de organizar recursos, establecer procedimientos, para as llegar al objetivo deseado. La cuestin es conocer las ventajas e inconvenientes de implantar ese diseo planificado. Un SGMA no es distinto. Sus recursos, objetivos, procedimiento se centran simplemente en la mejora de la actuacin medioambiental mediante el control y la reduccin del impacto medioambiental de la organizacin. No debiera estar en discusin la implantacin de cualquier sistema, puesto que es la propia empresa la que elige sus caractersticas. Un SGMA puede ser grande o pequeo, formal y certificable o informal y no certificable. Puede abarcar a toda la organizacin, a departamentos, a procesos, a un solo proyecto. Puede desarrollarse durante meses o aos. En definitiva, la gestin mejorada del medio ambiente va a beneficiar a la organizacin y ella ha de decidir qu tipo de sistema necesita. Para tomar esa decisin se han de considerar los siguientes aspectos: 1. Todas las empresas deberan tener algn tipo de SGMA, incluso si es informal y no certificable.

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2. Todos los SGMA deberan comenzar por una revisin inicial de medio ambiente del entorno para el que se est desarrollando el SGMA. 3. Deberan considerar aspectos como: una poltica medioambiental; objetivos y metas; programas de gestin; un registro de la legislacin y normativa, y asignacin de responsabilidades dentro del SGMA. 4. Es posible disponer de un SGMA totalmente funcional y normalizado sin certificacin. Se puede certificar tras su implantacin, inmediatamente o en cualquier momento posterior, o no ser certificado. 5. El proceso de certificacin incrementar el tiempo y los recursos necesarios para el desarrollo del SGMA. Aunque se opte por la no certificacin, la empresa ha de conocer las ventajas que obtendra de la certificacin.

Las razones por las que una organizacin puede implantar un SGMA se pueden agrupar, inicialmente, en dos motivaciones: obtencin de un beneficio para la sociedad y su entorno y para la propia organizacin. Obviamente, la segunda motivacin es condicin necesaria y suficiente para que una empresa d el paso adelante. La mejora de la actividad relacionada con el medio ambiente por parte de las empresa va en la misma direccin que la poltica medioambiental, definida con anterioridad, a todos los niveles, aunque a distintas velocidades, polticos y empresarios coinciden en los objetivos de sus actuaciones respecto al medio ambiente, aunque para estos ltimos los objetivos medioambientales estn supeditados a los econmicos-financieros. La implantacin de un SGMA va a beneficiar a todas las reas de gestin de una empresa. Lgicamente, esta afectacin positiva va a depender de muchas variables (tamao y estructura de la organizacin, naturaleza de su actividad, localizacin geogrfica., posicin en el mercado, etc.).

Beneficios de la implantacin de un SGMA en la empresa

REA

BENEFICIOS SOCIALES Facilita el cumplimiento de las obligaciones formales y materiales exigidas por la legislacin medioambiental aplicable y su adaptacin a posibles cambios.

Legal

Reduce los riesgos de incumplimiento de la normativa legal y de daos al medio ambiente. Evita posibles pleitos por competencia desleal.

Imagen

Mejora la imagen interna y externa de la empresa, facilitando:

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La integracin en su entorno. La credibilidad ante su opinin pblica y personal interno. La participacin en desarrollos legislativos. Permite identificar los costes ambientales. Facilita el acceso a las ayudas econmicas de proteccin ambiental. Reduce los costes derivados de la no gestin: 1. No calidad en la gestin medioambiental, tasas y cnones. Sanciones. 2. Consumo de recursos. Accidentes e incidentes. 3. Limpiezas, descontaminaciones, restauraciones, indemnizaciones, etc., derivados de efectos accidentales o de efectos histricos. Inversiones costes y 4. Reacciones adversa del mercado. Reduce la probabilidad de incurrir en costes derivados de la actuacin de terceros debido a efectos contaminantes de las propias operaciones. Reduce las primas de seguros de responsabilidad civil relativos al impacto ambiental. Permite mejorar y optimizar los procesos productivos al favorecer. 1 2 3 El control y ahorro de las materias primas, energa y agua. El aprovechamiento y minimizacin de los residuos. El control y la eficacia de los procesos.

Permite optimizar la incorporacin de nuevas tecnologas y desarrollos. Permite reducir los costes productivos. Mejora su control. Integra la gestin medioambiental en la gestin global de la empresa. Potencia la creacin de un clima interno que favorece la cohesin de la organizacin: 1. Incrementa el prestigio y la confianza de la Direccin entre el personal. 2. Fomenta la creatividad y participacin del personal a todos los niveles.

Gestin

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3. Afianza y completa otros sistemas fe gestin: Calidad, PRL, Aumenta la confianza de legisladores, accionistas, inversores y compaas de seguros, que diferencian entre empresas ecolgicas y no ecolgicas. Facilita posibles compraventas de empresas. Las auditoras facilitan estas operaciones, reduciendo riesgos. Permite la adaptacin a posibles demandas del mercado (Reglamento EMAS, ISO 14001,). Puede facilitar el aumento de la cuota de mercado y el incremento de los mrgenes comerciales. Marketing Facilita inversiones y abre oportunidades de diversificacin y adquisicin de otras empresas. Posibilita la participacin en nuevas oportunidades de negocio y el desarrollo de tecnologas y productos. Refuerza las estrategias de diferenciacin de productos, como, por ejemplo, la obtencin de etiquetas ecolgicas.

Financiera

No se puede negar que esta implantacin obliga a la empresa a comprometer tener recursos humanos y financieros, con los riesgos e incertidumbres que conlleva. Las principales limitaciones con la que se enfrenta la empresa a la hora de introducir mejoras ambientales son, por un lado, los factores econmicos y, por otro, el desconocimiento de la legislacin y la falta de sensibilidad del empresario. Por lo general, las empresas afirman que las mayores limitaciones derivan de los altos costes de mantenimiento y las elevadas inversiones que se han de realizar para conseguir la sostenibilidad. La implantacin de estos sistemas es previsible que produzca una serie de efectos sobre la estructura y funcionamiento de las empresas y conlleva un elevado grado de formalizacin dentro de la organizacin. Ello es as por cuanto exige que la poltica, los objetivos y metas medioambientales, las funciones, responsabilidades y autoridad del sistema, etc., estn debidamente documentados. Igualmente requiere explcitamente que se establezcan y mantengan al da procedimientos para cumplir numerosos apartados de la norma. El medio ambiente an no se concibe como un tema prioritario en la direccin de la empresa, especialmente de la pequea y mediana. A pesar de ello, los empresarios estn de acuerdo en afirmar que no se pueden permitir el lujo de no respetar el medio ambiente y que, en un futuro prximo, ser un tema prioritario para ser competitivo. Se evitar la contaminacin simplemente porque no ser rentable. Hasta el momento actual, la implantacin del SGMA en pequeas empresas es minoritaria. Existe una opinin generalizada de que estos sistemas han sido desarrollados por y para las grandes empresas. 72

Con respecto a las grandes empresas, existe una clara actitud de avanzar en el campo de la normalizacin y la certificacin en todos los mbitos, incluyendo el medioambiental. Los criterios de buena gestin medioambiental se han generalizado en las grandes organizaciones, en las que el cumplimiento de la legislacin medioambiental y la mejora de la imagen constituyen actualmente aspectos prioritarios. La gestin medioambiental comienza a asumirse, en esas empresas, como una forma de actuar basada en la incorporacin de un respeto en la relacin empresa-consumidos con respecto al medio ambiente.

3.2 Prevencin de los problemas ambientales

FASES EN LA IMPLANTACIN DEL SISTEMA

Introduccin La estructura de un SGMA obedece a las mismas pautas que el resto de sistemas de gestin. Son mecanismos que proporcionan un proceso sistemtico y cclico de continua mejora. El propio ciclo comienza con la planificacin de un resultado deseado (es decir, una mejora de la actuacin medioambiental), implantando un plan, comprobando si el plan funciona y, finalmente, corrigiendo y mejorando el plan a partir de las observaciones que surgen del proceso de comprobacin. Lgicamente, si el resultado inicial deseado se mantiene igual, un sistema de esta naturaleza, por defecto, generar mayores progresos que avanzarn continuamente hacia el resultado final. Aunque puede haber pequeas variaciones de contenido en funcin de los requisitos de la certificacin del sistema o de las caractersticas o necesidades de la empresa, la implantacin del SGMA sigue las pautas marcadas por el ciclo Deming y comprende unas fases y contenidos que son comunes en todos los casos.

Fases en la implantacin de un SGMA Compromiso de la Direccin. Planificacin de la implantacin. Revisin medioambiental inicial. Definicin de la poltica medioambiental. Desarrollo del SGMA. Control del SGMA. Revisin del SGMA. Certificacin del SGMA.

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Compromiso de la Direccin. Planificacin de la implantacin. El punto de partida de la implantacin de un SGMA lo marca la decisin de la Direccin de la empresa en tal sentido. Ese compromiso de implantar el sistema ha de ser consecuencia de una minuciosa evaluacin de los pros y contras que tal decisin va a suponer en la gestin de la empresa a todos los niveles. No obstante, no slo ha de tenerse en cuenta el resultado de dicha evaluacin a la hora de impulsar la implantacin. Hay otros requisitos, no menos relevantes, que la Direccin ha de considerar: 1. Todo el personal de la empresa ha de involucrarse en la implantacin y mantenimiento del sistema. 2. Los criterios de gestin medioambiental han de ser tenidos en cuenta en todas las actuaciones. Es obligado un cambio en la cultura de la empresa. 3. Los cambios en la estructura y funcionamiento de la empresa van a requerir de una coordinacin entre departamentos, nueva documentacin, formacin adicional y asesoramiento externo.

Una vez tomada esa decisin es preciso definir y establecer una estrategia para desarrollar todo el proceso de implantacin. Para ello hay que disear una planificacin inicial del proceso, la cual est condicionada por varios factores, como pueden ser: 1. Recursos humanos y materiales: Hay que valorarlos previamente y reflexionar sobre la importancia estratgica de la implantacin antes de iniciar el proceso, sobre todo si es una pequea empresa. 2. Costes de implantacin y mantenimiento del sistema: Depende del tamao de la empresa y de sus actividades. La experiencia obtenida prueba que no hay un coste estndar. Costes habituales en la implantacin de un sistema suelen ser: 2.1. Los costes de consultora. 2.2 Las mediaciones de emisiones y residuos. 2.3 La certificacin. 2.4 Los costes del personal de la empresa involucrada en la implantacin. 2.5 Los costes de mantenimiento del sistema (mediciones, auditoras externas y la dedicacin interna). 3. Ayudas y subvenciones: Existen diferentes programas pblicos de subvencin a la implantacin, as como de asociaciones de empresarios, cmaras de comercio etc. 4. Plazo para establecer el sistema: Suele situarse entre uno y dos aos y vara en relacin al tamao de la empresa y la complejidad de los procesos de produccin. El factor crtico para la implantacin suele ser en la mayora de las empresas la adecuacin a la legislacin ambiental vigente. Cumpliendo dicho requisito, se puede acortar de forma importante el plazo. 74

La planificacin del proceso de implantacin implica una definicin de objetivos y un anlisis de las acciones que han de llevarse a cabo para lograrlos. Todas esas actividades han de estar estructuradas en etapas con unos lmites perfectamente definidos, que permitan una adecuada dosificacin de todos los recursos disponibles, distribuirlas adecuadamente en el tiempo y realizar los cambios que se consideren necesarios en los sucesivos seguimientos. Abarcar desde la revisin medioambiental inicial hasta la validacin del sistema ya implantado y ser desarrollada por un responsable medioambiental de la empresa, designado por la Direccin, que constituir su equipo de trabajo y se dotar de los recursos necesarios para realizarla en tiempo y forma.

Revisin medioambiental inicial Cuando una empresa desea implantar un SGMA necesita realizar un diagnstico inicial. Un anlisis medioambiental de actividades, productos y servicios permite identificar la situacin actual de la empresa y su grado de cumplimiento medioambiental. Esta revisin evala la gestin medioambiental desarrollada hasta el momento por la empresa, facilitando a la Direccin la informacin necesaria para precisar el modelo de sistema de gestin que mejor se adapte a su estructura y as poder definir la poltica medioambiental con los principios de accin de la organizacin acerca de su actuacin medioambiental. Como resultado de la revisin tendremos conocimiento de la interaccin entre la empresa y su entorno. Esta interaccin es el resultado de: 1. Las entradas o inputs: todo aquellos que se consume en el proceso productivo (energa, agua, materias primeras, etc.) la estimacin de las entradas va a ser muy til para identificar aquellos focos cuya incidencia en el coste econmico es ms importante. Se trata de plantear estrategias para reducir el consumo de materias primas, mediante el estudio de nuevos procesos, tecnologas limpias o simplemente modificando los hbitos de trabajo. 2. Las salidas o outputs: impactos que el proceso productivo genera sobre el medio ambiente (emisiones atmosfricas, vertido al agua, generacin de residuos, contaminacin de suelos y ruido). Esta revisin deber ser complementada con un estudio de la normativa y legislacin vigentes a fin de establecer el grado de cumplimiento y posibles actuaciones.

La revisin inicial debera suministrar toda la informacin tcnica, legal y organizativa importante con la que poder establecer la situacin real sobre la proteccin medioambiental dentro de la empresa: 1. La identificacin de aspectos medioambientales asociados con su actividad de productos y servicios en condiciones normales, anormales y en situaciones de emergencia.

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2. Prcticas y procedimientos de gestin de la contaminacin. 3. Incidentes y citaciones de emergencia ocurridos en las instalaciones. 4. Evaluacin de los aspectos medioambientales para identificar aquellos que son significativos. 5. Legislacin medioambiental, requisitos aplicables y grado de cumplimiento de stos.

DEFINICIN DE LA POLTICA MEDIOAMBIENTAL La poltica medioambiental es una declaracin pblica y formalmente documentada por parte de la Direccin sobre las intenciones y principios de accin de la organizacin acerca de su actuacin medioambiental. Se define en las primeras etapas de la implantacin, fijando objetivos y metas, luego es un objetivo a cumplir. Este documento se elabora por escrito y ha de ser fcilmente comprensible para las partes interesadas, tanto externas como internas; debe conocerse por todos los nieles de la organizacin y ha de estar tambin a disposicin de subcontratistas, proveedores, etc. La poltica medioambiental debe expresar el compromiso firme de cumplir con los requisitos legales aplicables, de prevenir la contaminacin y de mejorar continuamente. El rea de aplicacin de la declaracin ha de ser claramente identificable y debe reflejar la naturaleza, la escala y los impactos de las actividades, productos y servicios que se encuentran dentro del alcance definido en el SGMA. En lneas generales, la poltica medioambiental debe asegurar una declaracin de los principios y objetivos, definir las lneas de actuacin y las responsabilidades. Son muy variados los aspectos a los que puede referirse, siendo habitual incluir compromisos como: 1. Cumplir con la legislacin, reglamentacin y otros requisitos medioambientales. 2. Controlar y reducir al mnimo cualquier impacto medioambiental producto de su actividad. 3. Disear nuevas actividades, productos o servicios de forma que se reduzca al mnimo su impacto medioambiental en la produccin, utilizacin y desecho. 4. Fomentar en la organizacin el sentido de responsabilidad, la educacin y la formacin en relacin con el medio ambiente. 5. Impedir las emisiones accidentales de sustancias o energa. 6. Colaborar con las autoridades pblicas en el establecimiento y actualizacin de procedimientos de emergencia. 7. Proporcionar a los clientes informacin sobre aspectos medioambientales en relacin con la manipulacin, uso y eliminacin del producto. 8. Fomentar que los contratistas y proveedores de la empresa apliquen normas de gestin medioambiental. 9. Impulsar el dilogo y la comunicacin con las partes interesadas. 76

Una vez implantado el SGMA, en la etapa de la revisin por la Direccin es posible que la declaracin de poltica medioambiental sea modificada y actualizada.

DESARROLLO DEL SGMA Definida la poltica medioambiental por la Direccin, as como el modelo de sistema adaptado a la empresa que se va a implantar, hay que desarrollar los contenidos del sistema segn la planificacin realizada. El desarrollo del sistema comprende los siguientes pasos: 1. Asignacin de recursos, responsabilidades y funciones. 2. Identificacin de aspectos medioambientales. 3. Evaluacin de requisitos legales. 4. Establecimiento de objetivos y metas. 5. Programa de gestin. 6. Documentacin del sistema. 7. Control de la documentacin. 8. Formacin y comunicacin.

1. ASIGNACIN DE RECURSOS, RESPOSNABILIDADES Y FUNCIONES Se debe definir el organigrama del personal con las funciones y responsabilidades de las personas que realizan trabajos que afectan al medio ambiente y al sistema y los recursos de aquellas actividades relacionadas. Se nombrara un responsable como coordinador oficial del sistema de gestin medioambiental as como de la informacin a la direccin de la empresa. Las responsabilidades que se asignen a cada miembro de la organizacin deben documentarse en un procedimiento que deber estar a disposicin de los trabajadores de la organizacin y que deber ser comunicado a toda la organizacin. Es imprescindible que exista un compromiso de todos los empleados de la empresa. El compromiso debe empezar por la Direccin, que debe asegurarse de que el SGMA se implanta y es la responsable de dicha asignacin. Se considera que esta asignacin de recursos da una referencia del grado de inters de la Direccin en todo el proceso. La estructura organizativa de la gestin medioambiental deber ser acorde a la estructura jerrquica de la empresa de forma que se integre plenamente en ella, sin necesidad de realizar cambios en esta estructura.

2. IDENTIFICACIN DE ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES La identificacin de los aspectos medioambientales de una organizacin es indispensable para que sta pueda gestionar sus impactos medioambientales.

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La revisin medioambiental inicial suministra una informacin muy til a este respecto cuando se va a desarrollar el SGMA, pero el funcionamiento de ste implica necesidad de realizar evaluaciones peridicas para identificar nuevos aspectos medioambientales. Algunas empresas desarrollan procedimientos para identificar y tener acceso a esos nuevos aspectos medioambientales. As pues, la empresa debe: 10. Identificar los aspectos medioambientales que genera. 11. Establecer unos criterios de evaluacin de los aspectos, con el objetivo de determinar los que generan un impacto significativo sobre el medio ambiente. El mbito de la identificacin y evaluacin abarcar a todas las actividades, productos y servicios: 12. Que desarrollen dentro de las instalaciones de la empresa; 13. Que se desarrollen en el lugar de prestacin del servicio o se gestionen desde las instalaciones de la organizacin, sean estas actividades las propiamente productivas o sean auxiliares, y tanto sean realizadas por el personal de la plantilla como por el personal subcontratado.

Tambin hay que considerar las diferentes situaciones generadoras de aspectos, distinguiendo entre: 14. Previstas, en condiciones normales (habituales de operacin o actividad) o anormales (relacionadas con servicios auxiliares, tales como arranques, paradas, limpiezas, mantenimientos, etc.). 15. No previstas o potenciales: incidentes o accidentes.

Una vez hayan sido identificados los aspectos medioambientales, se deben valorar y cuantificar. La determinacin de los aspectos significativos es una tarea fundamental para el establecimiento del SGMA, pues las metas y los objetivos medioambientales se tienen que disear para minimizar y mantener bajo control estos impactos. Adems potencia el rendimiento del SGMA y evita la disipacin de recursos y esfuerzos por tratar aspectos triviales. Los criterios empleados para la evaluacin deben permitir reflejar la problemtica medioambiental de la empresa. En este sentido son aplicables criterios medioambientales y valorables relacionados con el medio natural aplicados a los aspectos provenientes de los distintos grandes grupos de componentes medioambientales de una organizacin: emisiones, vertidos, ruido, consumos, suelos afectados u otros. Ejemplos de parmetros que pueden ser seleccionados para definir la metodologa de evaluacin pueden ser: 16. Acercamiento a lmites. 17. Magnitud del aspecto. 78

18. Naturaleza del aspecto: peligrosidad, gravedad y toxicidad. 19. Sensibilidad del medio. 20. Extensin del aspecto/efecto. 21. Penetracin del aspecto/efecto. 22. Frecuencia del aspecto. 23. Probabilidad del aspecto. 24. Acumulacin del aspecto. 25. Reversibilidad del aspecto. 26. Sinergia del aspecto. 27.

3. EVALUACIN DE REQUISITOS LEGALES Uno de los compromisos ms importantes de la poltica medioambiental es el cumplimiento de las leyes y reglamentaciones medioambientales. El Sistema de Gestin Medioambiental debera garantizar el cumplimiento de la legislacin en todas las situaciones de funcionamiento previstas o potenciales. Esta legislacin, adems, no es invariable, sino que sufre modificaciones y cambios, por lo que la empresa debe poseer un sistema que le permita conocer en todo momento lo que le afecta. La legislacin de inters para la empresa se vertebra en los mbitos europeo, estatal, autonmico y local. Por su carcter de obligado cumplimiento cabe sealar qu disposiciones especficas sobre medio ambiente pueden venir tambin recogidas en documentos como licencias de apertura y modificacin, permisos y autorizaciones, cdigos de buenas prcticas, convenios sectoriales, requisitos corporativos o del cliente, accionistas, etc. Si bien la empresa es conocedora de la legislacin aplicable a su actividad, normalmente no tiene definida una sistemtica para acceder a todos los requerimientos legales que le son de aplicacin. El SGMA debe garantizar que la nueva legislacin o modificacin de legislacin actual que se publique sea identificada y su grado de cumplimiento evaluado, con el fin de planificar las acciones que se deban lleva a cabo para garantizar el cumplimiento de forma inmediata. El procedimiento ha de reflejar cmo se gestiona el acceso a todos los requisitos legales y otros requisitos que le sean de aplicacin, as como su actualizacin. Esta recopilacin de informacin ha de estar convenientemente registrada. Es esencial establecer un registro de requisitos legales y otros requisitos, de carcter voluntario o no, con un procedimiento regulado para modificaciones, cambios e incorporacin de nuevos requisitos.

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4. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS A partir del conocimiento real de la situacin medioambiental de la organizacin (revisin medioambiental inicial, registro de aspectos medioambientales significativos y registro de requisitos legales), y en base a la declaracin de su poltica medioambiental, el siguiente paso consiste en disear los objetivos y las metas medioambientales, especificndolos, por escrito, con detalle, rigor y precisin. Los objetivos medioambientales son los fines generales expresados en trminos de eficacia medioambiental que una empresa se propone alcanzar. Estos objetivos, publicados generalmente, se deben programar en orden cronolgico y cuantificarlos en la medida de lo posible. Las metas son los objetivos de actuacin cuantificados y especificados hasta el mximo posible. Las metas tienen su origen en los objetivos medioambientales; han de cumplirse si deseamos alcanzar los objetivos marcados. Tienen carcter interno. Los objetivos medioambientales han de ser accesibles a la vez que exigentes; asimismo deben referirse siempre a los aspectos medioambientales significativos y deben ser consecuentes con la poltica medioambiental, apoyndola, para alcanzar un progreso gradual de la organizacin y una mejora de sus resultados medioambientales. Los objetivos medioambientales definen la proporcin de mejora continua que la organizacin est dispuesta a asumir y que quiere alcanzar respecto de su comportamiento medioambiental, por lo que son fundamentales para secundar la poltica. Los objetivos y metas concretan y cuantifican los compromisos o intenciones asumidos en la poltica. Son revisados, corregidos y adaptados peridicamente por lo que es importante realizar la evaluacin y seguimiento de su nivel de cumplimiento, as como encargarse de que sean conocidos y entendidos e todos los niveles de la empresa.

5. PROGRAMA DE GESTIN Un programa de gestin medioambiental constituye una descripcin documentada de las responsabilidades y los medios que la empresa destina a lograr los objetivos y metas medioambientales definidas en un plazo preestablecido. Debe contemplar: 1. Actividades y objetivos especficos de la empresa para asegurar una mejor proteccin del medio ambiente en un centro determinado. 2. Asignacin de responsabilidades para cada funcin. 3. Medidas adoptadas o previstas para alcanzar dichos objetivos; cuantificar tanto los recursos humanos como los materiales. 4. Plazos para la aplicacin de dichas medidas, plasmados en un calendario.

El programa desarrolla, para cada objetivo, subprogramas, indicando el procedimiento, los medios, el plazo y el responsable de su ejecucin y control.

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Es un plan de trabajo completo que traduce la poltica medioambiental de una empresa en una prctica diaria. El programa es usado para integrar la proteccin medioambiental en la vida diaria y debe llevar a cambios en el comportamiento y en la actuacin medioambiental. Ha de ser dinmico y debe revisarse peridicamente para integrar a su vez, los cambios que se produzcan en los objetivos y metas establecidos por la empresa.

EJEMPLO DE CONTENIDO DE UN PROGRAMA DE GESTIN Contenido de un Programa de Gestin Objetivos medioambientales. Metas. Funciones y responsabilidades. Cronograma. Medios necesarios. Indicadores.

6. DOCUMENTACIN DEL SISTEMA Todo Sistema de Gestin medioambiental debe estar documentado adecuadamente. La documentacin es la memoria interna de la historia medioambiental de la organizacin. La naturaleza y extensin de la documentacin sera diferente de una empresa a otra, en funcin de: 1. Tamao y tipo de organizacin. 2. Actividades, productos o servicios que desarrolla. 3. Complejidad de los procesos e interacciones entre ellos. 4. Competencia del personal. No existe un formato ideal para la documentacin del SGMA, aunque est muy extendida la arquitectura tradicional basada en: 1. Manual de Gestin Medioambiental (que incluye la Declaracin de Poltica Medioambiental). 2. Procedimientos e instrucciones de Trabajo. 3. Registros. El Manual de Gestin Medioambiental referencia toda la documentacin del sistema y, sobre todo, los registros elaborados y los procedimientos emitidos, proporcionando una visin conjunta del SGMA y una buena base para su coordinacin y control. Es una herramienta fundamental para mantener y revisar dicho sistema a lo largo del tiempo. 81

Todas las cuestiones relacionadas con el sistema tendrn respuesta en el manual, y que en este documento parece recogida toda la informacin relevante para saber lo que hay que hacer, cmo hacerlo, cundo hacerlo y a quin se le pueden pedir responsabilidades. El nivel de detalle de la documentacin debe ser suficiente como para describir los elementos centrales del Sistema de Gestin Ambiental, sus interacciones y proporcionar orientacin sobre dnde obtener una informacin ms detallada respecto a una operacin especfica del Sistema de Gestin Ambiental. La documentacin se podr, mantener en cualquier formato (papel, digital, fotogrfico, carteles), dependiendo de la organizacin. Las principales normas de certificacin o de registro de SGMA recomiendan que los mtodos de actuacin de reflejen en documentos, que son los llamados procedimientos medioambientales y las instrucciones de trabajo, Los procedimientos son documentos en los que se indican los mtodos a aplicar y los criterios a seguir para cumplir con los requisitos necesarios a fin de implementar correctamente un SGMA. Los procedimientos a desarrollar son de dos tipos bsicos. Los primeros dictan cmo funcionar el sistema y cmo ha de mantenerse. Describen las actividades necesarias para asegurar que se cumplen todos los requisitos (por ejemplo, el procedimiento para identificar los aspectos e impactos medioambientales). Los segundos estn enfocados al control de las operaciones que se realizan en el seno de la organizacin. Son los denominados operativos. Estos ltimos estn determinados por los aspectos medioambientales significativos, describiendo las operaciones necesarias para minimizarlos.

7. CONTROL DE LA DOCUMENTACIN Para que un Sistema de Gestin Medioambiental sea eficaz es necesario que todo el personal de la empresa utilice los mismos documentos. Para ello la empresa debe poner en marcha un sistema de control documental. El objetivo principal es tener cualquier informacin importante localizada y disponible en cualquier momento y retirar o identificar adecuadamente la informacin obsoleta para no hacer un uso inadecuado de ella. Este control debe realizarse sobre la documentacin del sistema, sobre los registros y sobre el cumplimiento de la poltica medioambiental, con sus objetivos y metas correspondientes.

8. FORMACIN Y COMUNICACIN Es condicin necesaria para que se verifique el xito de un SGMA que todos los miembros de la organizacin que vayan a desempear un papel importante en dicha tarea conozcan las funciones que deben desarrollar y hayan recibido una formacin adecuada. Cada organizacin debe desarrollar sus propios programas de formacin a todos los niveles y funciones, proporcionando al personal las habilidades, los conocimientos y la 82

experiencia que sean necesarios para desarrollar su actividad, de conformidad con la poltica y los objetivos del SGMA. Para ellos, la empresa debe establecer los procedimientos que sean apropiados para identificar a las necesidades de formacin de su personal, desarrollar los planes de formacin diseados y, lo que es ms importante, debe comprobar que la formacin que los trabajadores han recibido es eficaz y acorde con las necesidades que demanda el puesto de trabajo que ocupan. Las empresas, adems de formar, tambin deben informar. Para conseguir que el SGMA se desarrolle tambin se debe transmitir toda la informacin pertinente a travs de una comunicacin a nivel interno de la empresa, sensibilizando y motivando a su personal, y por medio de una comunicacin externa entre las partes y organizaciones interesadas. Por ello, el SGMA debe planificar los mtodos de comunicacin interna y externa oportunos. Ambos tipos deben quedar plasmados en uno o varios procedimientos. La comunicacin interna constituye un factor fundamental para la eficacia del SGMA, pues es imprescindible que todos los empleados comprendan sus papeles y que se sientan motivados a participar plenamente en el SGMA. La comunicacin interna debe ser bidireccional. No se trata slo de informar sobre el sistema o sobre la organizacin sino que se deben establecer canales adecuados para atender las peticiones., las sugerencias, los comentarios y los problemas de todos los trabajadores. Del mismo modo, incluyen entre sus requisitos el de la comunicacin externa, por la que se debe recibir, documentar y responder a comunicaciones relevantes de las partes interesadas. La comunicacin externa puede ser unidireccional o bidireccional. Con respecto a la emisin de informacin al exterior, la empresa nicamente debe considerar la posibilidad de comunicar informacin acerca de sus aspectos ambientales significativos y documentar su decisin. La organizacin debe responder formalmente a partes interesadas externas cuando stas soliciten informacin acerca de temas relacionados con los aspectos ambientales, poltica ambiental o gestin. La organizacin reflejar cmo va a dar respuesta a estas peticiones relevantes y cul ser su criterio para definir la relevancia de stas.

4.

Planificacin de la gestin ambiental.

Para poder desarrollar la poltica ambiental definida, la ISO 14001:2004 requiere a la empresa para que realice una planificacin con los siguientes apartados: 1. Aspectos medioambientales. 2. Requisitos legales y otros requisitos. 3. Objetivos, metas y programas.

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1. ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES Uno de los elementos fundamentales del SGMA es, sin duda, la identificacin y evaluacin de los aspectos ambientales. De hecho, este requisito, adems de imprescindible para poder realizar las siguientes fases de la planificacin, es de obligado cumplimiento en la revisin medioambiental inicial, previa a la implantacin del propio sistema, y en la que se basar la poltica ambiental de la Direccin. Dentro del alcance definido de su SGMA segn la ISO 14001:2004, una organizacin debe identificar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que pueda controlar y aquellos sobre los que pueda influir dentro del alcance definido del sistema de gestin ambiental, teniendo en cuenta los desarrollos nuevos o planificados, o las actividades, productos y servicios nuevos o modificados. Adems tendr en cuenta si la situacin generadora del aspecto medioambiental es prevista o no prevista. Asimismo, debe determinar cules de esos aspectos identificados son significativos. Normalmente, las empresas detectarn numerosos aspectos ambientales, de los cuales algunos sern considerados significativos. Los criterios de seleccin pueden variar de unas organizaciones a otras en funcin del grado de control y la influencia que ejerzan sobre dichos aspectos. De hecho, la norma no da una definicin para el trmino significativo. Hay muchas variables que influyen sobre el proceso de identificacin y evaluacin, como la localizacin de las actividades, el costo y el tiempo que se requiere para emprender el anlisis y la disponibilidad de datos fiables. Adems, las empresas disponen de margen de actuacin, dado que la norma no exige una valoracin detallada del ciclo de vida de las actividades, productos o servicios, ni es necesario considerar cada entrada de producto, componente o materia prima, sino que se pueden seleccionar categoras de actividades, productos o servicios. Por lo tanto, las empresas deben implantar unos criterios y un mtodo para determinar los que son significativos, que d resultados coherentes e incluya el establecimiento y aplicacin de criterios de evaluacin tales como los relacionados con temas ambientales, problemas legales e inquietudes de las partes interesadas, externas e internas. Lo que es de obligado cumplimiento para todas es el hecho de que a partir de los aspectos considerados significativos hay que establecer los objetivos, metas y programas del SGMA. Una vez establecido el proceso de identificacin y evaluacin de los aspectos ambientales, la empresa debe documentarlo en uno o varios procedimientos para poder difundirlo e implementarlo. Esta documentacin ha de mantenerse actualizada. Del mismo modo, debe considerar la necesidad de conservar la informacin relacionada con aspectos ambientales significativos con propsitos histricos, al igual que usarla en el diseo e implementacin de su sistema de gestin ambiental.

2. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS Las empresas han de asegurarse en todo momento que sus actividades, procesos y productos cumplen los requisitos legales establecidos a todos los niveles, desde los nacionales e internacionales hasta los determinados por los gobiernos locales. Pero tambin hay otros 84

requisitos a los que la organizacin se compromete, sin carcter legal, que tiene relacin con decisiones adoptadas por propietarios, accionistas, clientes importantes, etc., o la propia empresa de forma voluntaria. Ejemplos de estos requisitos pueden ser: 1. Acuerdos con autoridades pblicas. 2. Acuerdos con clientes. 3. Directrices no reglamentarias. 4. Principios o cdigos de prctica voluntarios. 5. Etiquetado ambiental voluntario o responsabilidad extendida sobre el producto. 6. Requisitos de asociaciones comerciales. 7. Acuerdos con grupos de la comunidad u organizaciones no gubernamentales. 8. Compromisos pblicos de la organizacin o de su organizacin matriz. 9. Requisitos corporativos de la compaa.

La ISO 14001:2004 obliga a establecer en el SGMA un procedimiento para identificar estos requisitos legales aplicables y los no legales que la organizacin quiera adoptar, relacionados con sus aspectos ambientales. Igualmente, ha de concretar cmo va a aplicar estos requisitos a sus aspectos ambientales. Lgicamente, la identificacin de estos requisitos ha de estar permanentemente actualizada. En el procedimiento se debe incluir la informacin relacionada como: 1. Los requisitos legales aplicables y los otros requisitos, clasificados por aspectos ambientales, la referencia legal o fuente de stos, el artculo o artculos pertinentes, las reas de la empresa a las que se aplica y las posibles observaciones. 2. Un listado de las autorizaciones y licencias administrativas, indicando la referencia legal, el organismo encargado de su concesin. Fecha y perodo de validez, as como observaciones en las que se incluya la documentacin necesaria u otros requisitos para su concesin. Para cumplir con este apartado de la norma debe disponerse de un modo de acceder a los textos de forma rpida ante cualquier circunstancia.

3. OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS La ISO 14001:2004 insta a las empresas a que establezcan, implementen y mantengan objetivos y metas ambientales documentados, en los niveles y funciones pertinentes de la organizacin. Respecto a los objetivos y metas, seala que deben ser especficos y medibles cuando sea posible y que, lgicamente, deben ser coherentes con la poltica ambiental, incluidos los

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compromisos de prevencin de la contaminacin, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organizacin suscita, y con la mejora continua. stos deberan abarcar tema s a corto y a largo plazo. Los elementos a considerar por la empresa cuando se establecen los objetivos y metas son: 1. Los requisitos legales y otros requisitos que suscriba. 2. Los aspectos ambientales significativos de sus actividades, productos y servicios. 3. Sus opciones tecnolgicas, siempre que sean las adecuadas y que sean econmicamente viables y eficientes desde el punto de vista de los costos. 4. Sus requisitos financieros, operacionales y comerciales. 5. Las opiniones de las partes interesadas. 6. Las revisiones de la Direccin del SGMA implementado.

A la hora de establecer prioridades entre los objetivos y metas, se pueden utilizar distintos criterios para asignar niveles de categora, aunque a priori habra que tener en cuenta los aspectos ambientales significativos y el cumplimiento de los requisitos legales. La implantacin y utilizacin de uno o ms programas es un elemento clave para la implantacin adecuada de un sistema de gestin ambiental. La ISO 14001:2004 establece que se deben crear, implementar y mantener para alcanzar los objetivos y metas. Cada programa ha de describir el proceso para lograr los objetivos y metas de la organizacin, as como los recursos necesarios, el personal responsable de la implementacin y unos plazos marcados de acuerdo con una planificacin, todo ello documentado y aprobado. El programa debera incluir, cuando sea apropiado y prctico, consideraciones sobre las etapas de planificacin, diseo, produccin, comercializacin y disposicin final. Esto puede llevarse a cabo tanto para las actividades, productos o servicios actuales como para los nuevos. En el caso de los productos, puede tratar el diseo, los materiales, los procesos de produccin, la utilizacin y la disposicin final. Para las instalaciones o modificaciones significativas de los procesos puede tratar sobre la planificacin, el diseo, la construccin, la puesta en servicio, el funcionamiento y, en el momento apropiado que determine la organizacin, el cese de la actividad. La revisin de los programas se debe realizar peridicamente, pues as las empresas tienen una referencia ms objetiva para verificar si estn cumpliendo los objetivos y metas propuestos y comprobar que se encuentran en un proceso de mejora continua.

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3.4 Control operacional

El control operacional est formado por la documentacin generada para identificar y controlar aquellas operaciones y actividades relacionadas con los aspectos medioambientales significativos identificados. Las principales caractersticas de las operaciones y actividades que generan impactos medioambientales significativos deben controlarse para garantizar que se alcanzan los objetivos y metas establecidos por la empresa y lo planteado en su poltica medioambiental. Es decir, es la garanta para cubrir situaciones en las que la ausencia de control podra dar lugar al incumplimiento de la poltica ambiental. El control se debe hacer extensivo a las operaciones de mantenimiento y a proveedores y subcontratistas en sus actividades relacionadas con la empresa. Hay que planificar las actividades, elaborar los criterios de validacin de dichas actividades y establecer mtodos de correccin. Tambin es importante evaluar la efectividad del control, comprobando el cumplimiento de los valores o criterios de aceptacin. La documentacin puede consistir en un simple pictograma o una descripcin breve de las tareas a cumplir. Pero tambin puede ser un comentario exhaustivo de especificaciones para las operaciones.

PLANES DE EMERGENCIA La organizacin deber establecer los elementos de prevencin, control y actuacin necesarios para minimizar los impactos ambientales asociados a situaciones de emergencia o accidentes. El plan de emergencia determina la sistemtica y los procedimientos para prevenir accidentes y situaciones de emergencia y controlarlos cuando ocurran. Es necesario realizar un anlisis buscando situaciones potenciales en las que la prdida de control pueda causar impactos ambientales. Este anlisis deber recoger como mnimo todos los aspectos ambientales potenciales previamente identificados, los accidentes ms probables y los de mayor magnitud medioambiental, para que puedan ser previstos y reducidos en caso de que se desencadenen. Para la elaboracin del plan de emergencia, la empresa deber considerar aspectos como: 1. Identificacin y evaluacin de los riesgos a los que est sometida la empresa y que deben ser objeto de control. 2. Mtodos de deteccin de posibles situaciones de emergencia o accidente. 3. Mtodos de respuesta ante dichas situaciones. 4. Diseo de la comunicacin interna y externa. 5. Medios humanos necesarios y adecuacin de la formacin del personal. 6. Asignacin de responsabilidades y distribucin de tareas. 7. Recursos materiales.

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8. Rutas de evacuacin y puntos de encuentro. 9. Posibilidad de situaciones de emergencia o accidente en instalaciones vecinas. 10. Legislacin aplicable.

Desarrollar uno o varios procedimientos donde se indicar detalladamente la metodologa a seguir o cuando tenga lugar una situacin de emergencia y cmo se revisar de manera peridica. Deben realizarse revisiones del plan de emergencia o de los procedimientos que lo desarrollan para comprobar la eficacia de los procedimientos cuando sea posible y siempre que se presenten casos como cualquier modificacin en los procesos, instalaciones, actividades, etc., tras una situacin de emergencia, un accidente o despus de realizar un simulacro.

CONTROL DEL SGMA Esta fase constituye un perodo esencial en el SGMA que toma forma despus de la planificacin y su desarrollo posterior. Al ser un sistema basado en la mejora continua, una vez implantado y puesto en marcha debe disponer de un mecanismo interno para controlar su funcionamiento. El sistema debe proporcionar un punto de referencia comparativo a lo largo del tiempo con el que se evala el progreso hacia el objetivo declarado de mejora medioambiental. Esta fase sigue la siguiente secuencia: 1. Seguimiento y medicin. 2. No conformidad del SGMA, correccin y prevencin. 3. Registros medioambientales. 4. Auditora del SGMA.

SEGUIMIENTO Y MEDICIN La empresa debe establecer los procedimientos necesarios para controlar y medir de forma regular las caractersticas de las operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente, as como fijar las normas que deben cumplirse para llevar a cabo el mantenimiento y la calibracin de los equipos de medicin de los parmetros ambientales, todo ello para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos. As pues, las actividades de seguimiento y medicin se concretan en: 1. Control y medicin de los parmetros clave de las operaciones y actividades con impacto significativo en el medio ambiente. 2. Calibracin y mantenimiento de los equipos de inspeccin. 3. Establecimiento y actualizacin de los procedimientos y registros pertinentes.

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4. Evaluacin del cumplimiento de la legislacin y reglamentacin medioambiental aplicable. Los procesos de medicin permitirn obtener datos suficientes y fiables como para poder llevar a cabo un seguimiento del proceso de mejora continua y del cumplimiento de la legislacin. Hay que desarrollar procedimientos donde se contemplen los parmetros clave de las operaciones y actividades relacionadas con aspectos significativos y del funcionamiento de las instalaciones. Se examinarn, igualmente, la adecuacin de los controles operaciones sobre los aspectos significativos, el estado de los objetivos y las metas ambientales y el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. La empresa deber desarrollar los documentos que controlen el proceso de calibracin y mantenimiento de los equipos de medida relacionados con las actividades que se encuentren sujetas al proceso de seguimiento y medicin. Estos documentos especificarn la periodicidad de los seguimientos, mediciones y calibraciones, as como la metodologa empleada para ello y los responsables de realizar el informe final. Los registros obtenidos por una organizacin en el proceso de seguimiento y medicin (ya sea empleando medios propios o subcontratados) incluirn el resultado de las mediciones realizadas y de las calibraciones, que, en su caso, contendrn como mnimo: la incertidumbre de las medidas realizadas, la identificacin inequvoca del equipo empleado para la medicin y la calibracin del equipo. Por ltimo, la empresa debe realizar evaluaciones peridicas para demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos a los que se haya comprometido, dejando constancia de dicho cumplimiento mediante los registros oportunos, en los que hay que hacer contar cundo, dnde y quin los ha verificado.

NO CONFORMIDAD DEL SGMA, CORRECIN Y PREVENCIN La organizacin debe establecer una sistemtica para identificar, comunicar y gestionar adecuadamente los fallos reales o potenciales del SGMA- no-conformidades-, as como para aplicar acciones correctivas o preventivas para evitar fallos potenciales. Es necesario que quede claramente definido el lmite entre una no-conformidad y lo que es aceptable y se adapta al sistema. Debe regularse el proceso por el que, al producirse una desviacin del sistema, se decide si es una no-conformidad y qu medidas han de adoptarse. En caso de confirmarse su existencia, se debern remediar los daos ambientales producidos, solucionar las causas que los generaron (accin correctiva) y, si es posible, evitar que tal situacin se produzca nuevamente (accin preventiva). La empresa ha de disponer de uno o varios procedimientos escritos en los que puede definir: 1. Las acciones para minimizar los impactos ambientales producidos. 2. Las causas de las no-conformidades.

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3. Las acciones para prevenir la ocurrencia y la repeticin. 4. Evaluar la necesidad de acciones para prevenir las no-conformidades. 5. Los resultados de las acciones correctivas y preventivas aplicadas. 6. La eficacia de las acciones implantadas. 7. Las modificaciones al sistema que se puedan proponer como consecuencia de las acciones implantadas. La empresa ha de realizar un seguimiento de las acciones propuestas para comprobar su eficacia y mantendr un registro de las evidencias que demuestren el cumplimiento de las pautas descritas.

CONTROL DE LOS REGISTROS MEDIOAMBIENTALES La empresa debe definir sus actuaciones para identificar, conservar y eliminar los registros que demuestren la conformidad con los requisitos de la norma y su SGMA. Si la organizacin ha implementado correctamente su sistema de gestin, en la elaboracin de los distintos procedimientos que desarrollan cada captulo del manual de gestin ambiental habr incluido un punto referido a los registros. Todos ellos, junto con toda la informacin que la organizacin estime oportuna, sern objeto de control. La organizacin, por tanto, dispondr de un procedimiento escrito para asegurar: 1. La identificacin de los registros. 2. El criterio para su archivo. 3. La proteccin ante posible deterioro o prdida.

AUDITORA DEL SGMA Es un instrumento de gestin que comprende una evaluacin sistemtica, documentada, peridica y objetiva del comportamiento de la organizacin, del sistema de gestin y de los procedimientos diseados para la proteccin del medio ambiente. La organizacin debe asegurar la realizacin de las auditoras peridicamente, definiendo el alcance y mtodo de auditora empleado para determinar si el SGMA es conforme a los requisitos y est correctamente implementado e informar en todo momento de los resultados obtenidos a la direccin. La totalidad del SGMA debe ser objeto de auditora peridica, pero esta tarea puede realizar por partes, es decir, acotando centros de trabajo, actividades, instalaciones, departamentos, etc., y auditndolas por separado. Al definir el alcance de la auditora, la organizacin podr establecer los emplazamientos, elementos del sistema o las actividades que considere adecuadas.

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La auditora se puede realizar con personal de la propia organizacin u optar por la contratacin de auditores externos que, en cualquier caso, debern llevar a cabo la auditora de forma imparcial y objetiva. La organizacin debe definir la frecuencia para la realizacin de las auditoras que, como un mnimo, debe realizarse con carcter anual, aunque puede variar en funcin de los resultados de auditoras anteriores o del grado de control existente sobre los aspectos medioambientales y el grado de implantacin de la totalidad del sistema. En el sistema de gestin de la empresa hay que incluir un procedimiento en el que se establezca la cualificacin requerida para los auditores, las responsabilidades, cmo planificar, preparar y realizar la auditora, comprobaciones y verificaciones a realizar, y cmo y a quin comunicar los resultados obtenidos. Ejemplos de documentacin a revisar por una auditora medioambiental pueden ser los siguientes: 1. Diagramas de flujo generales. 2. Diagramas de flujo de cada proceso. 3. Balance energtico y de materiales existentes. 4. Manuales de operaciones y descripcin de procesos. 5. Inventarios de flujos de productos, residuos y emisiones. 6. Equipos de limpieza y procedimientos de manipulacin de residuos. 7. rdenes de compra y especificaciones de materias primas. 8. Auditoras medioambientales y de residuos o emisiones ya realizadas. 9. Legislacin sobre residuos y emisiones. 10. Programas medioambientales vigentes. La importancia de las auditoras determina que numerosos sistemas de certificacin de SGMA han desarrollado expresamente normas para regularlas.

3.5 ISO 14001

IMPLEMENTACIN Y OPERACIN Recursos, funciones, responsabilidades y autoridad La implementacin con xito de un SGMA requiere un compromiso de todas las personas que trabajan para la organizacin o en su nombre. Este compromiso debera comenzar en los niveles superiores de la Direccin, que es la que establece la poltica ambiental de la organizacin y debe asegurar que el sistema de gestin ambiental se implementa. Como parte de este compromiso, y as lo marca la ISO 14001:2004, la Direccin designa uno o ms representantes especficos con responsabilidades y con autoridad

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definidas para la implementacin del sistema de gestin ambiental, los cuales debern rendir cuentas, a su vez, a la Direccin para poder realizar la revisin del sistema. La Direccin debe asegurar la disponibilidad de recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin ambiental: 1. Recursos humanos. 2. Conocimientos, habilidades y destrezas especializadas, relacionadas con las actividades, productos. 3. Infraestructura de la organizacin. 4. Recursos financieros y tecnolgicos.

Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y comunicar a toda la organizacin para facilitar una gestin ambiental eficaz.

Competencia, formacin y toma de conciencia La ISO 14001:2004 obliga a toda una empresa que quiera implantar el sistema que el personal que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales significativos identificados por la organizacin, sea competente tomando como base la educacin, formacin o experiencia adecuadas. Previamente, debe identificar los conocimientos, habilidades y destrezas requeridas por las personas que van a tener ocupaciones relacionadas con los aspectos ambientales y el SGMA y proporcionar formacin o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades. Es responsabilidad de la empresa que su personal o las personas que trabajan en su nombre sea consciente y, por lo tanto, tenga conocimiento de: 1. 2. La poltica ambiental y la importancia de su cumplimiento, los procedimientos y los requisitos del SGMA. Los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeo personal. Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del sistema de gestin ambiental. Las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados.

3. 4.

La empresa ha de poder demostrar en todo momento, de acuerdo a la ISO 14001:2004, que dispone de procedimientos y registros con la identificacin de los conocimientos, habilidades y destrezas requeridos, con la formacin, educacin y experiencia laboral de sus empleados o las personas que trabajan en su nombre y que concuerdan con las funciones y responsabilidades que tienen asignadas en el marco del SGMA. 92

La organizacin debe exigir a los contratistas que trabajan en su nombre que sean capaces de demostrar que sus empleados poseen la competencia necesaria y/o la formacin apropiada.

Comunicacin La comunicacin es uno de los elementos ms importantes del SGMA. La norma ISO 14001:2004 requiere que las organizaciones establezcan y mantengan procedimientos tanto para comunicacin interna como externa, acerca de los aspectos ambientales significativos. Se espera que la comunicacin interna sea multidireccional es decir, no slo de arriba abajo, sino desde los cimientos hacia arriba y a travs de todas las funciones y niveles relevantes de la organizacin. La organizacin debe tener tambin un documento proceso de recepcin, tramitacin y respuesta a las comunicaciones exteriores relevantes. Adems, debe considerar los procesos de comunicacin externa acerca de sus aspectos significativos y registrar su decisin sobre aquellos que se van a desarrollar. Esencialmente, esto exige que la organizacin tome en consideracin los procesos para informar voluntariamente de ellos al pblico, aunque se le permita decidir no informar voluntariamente de todos ellos. Se deben incluir tambin las comunicaciones necesarias con las autoridades pblicas con respecto a la planificacin de emergencias y otros temas pertinentes.

Documentacin La ISO 14001:2004 especifica la documentacin necesaria para establecer, implementar y mantener un SGMA: a) La poltica, objetivos y metas ambientales. b) La descripcin del alcance del SGMA. c) La descripcin de los elementos principales del sistema y su interaccin, as como la referencia a los documentos relacionados. d) Los documentos, incluyendo los registros requeridos en esta norma internacional. e) Los documentos, incluyendo los regist5ros determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin, operacin y control de procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos.

Normalmente, las empresas recogen la documentacin fundamental del sistema y la recopilan en un manual, aunque no lo exige especficamente la norma. Puede estar integrada con la documentacin de otros sistemas implementados por la organizacin. Ello es especialmente til cuando hay documentos generados originalmente para propsitos diferentes del SGMA que se pueden usar como parte de este sistema, por lo que ser necesario hacer referencia a ellos. El nivel de detalle de la documentacin debera ser suficiente para describir el sistema de gestin ambiental y la forma en que sus partes se interrelacionan, y proporcionar las 93

orientaciones acerca de dnde obtener informacin ms detallada sobre el funcionamiento de partes especficas del sistema.

Control de documentos La norma ISO 14001:2008 diferencia los documentos de los registros y por ello se controlan de modo distinto. Los documentos son procedimientos, manuscritos, formularios y otra documentacin que est relacionada con conductas actuales o actividades planificadas. Los registros, por otra parte, muestran evidencia de que un evento o actividad ha ocurrido y se controlan de acuerdo con los requisitos establecidos de la norma. Una vez que los elementos claves del SGMA estn definidos, los documentos que estn relacionados con ellos deben estar controlados. La norma exige de la organizacin el establecimiento y mantenimiento de procedimientos que aseguren: 1. Que los documentos puedan localizarse. 2. Que los documentos sean revisados peridicamente cuando sea necesario y su idoneidad aprobada por personal autorizado. 3. Que las versiones actualizadas de los documentos estn disponibles cuando se necesiten. 4. Que los documentos obsoletos sean rpidamente retirados o, si no, asegurarse contra toda utilizacin no deseada. 5. Que los documentos obsoletos conservados con fines legales y/o de conocimiento o preservacin sea adecuadamente identificados. 6. Que se establezcan responsabilidades concernientes a la creacin y modificacin de los diversos tipos de documentos. 7. Que se identifican los documentos de origen externo que la organizacin ha determinado que son necesarios para la planificacin y operacin del sistema de gestin ambiental y se controla su distribucin.

Adems, los documentos deben ser legibles, fechados, fcilmente identificables, mantenidos de una manera ordenada y conservados durante un perodo de tiempo especificado.

Control operacional La organizacin debe identificar aquellas operaciones y actividades que estn asociadas con los aspectos medioambientales significativos identificados, conforme a su poltica, objetivos y metas. De acuerdo a la ISO 14001:2004, la organizacin debe planificar estas actividades, incluyendo el mantenimiento, para asegurar que se efectan bajo las condiciones especificadas.

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Las empresas deberan evaluar aquellas de sus operaciones asociadas con sus aspectos significativos identificados, y asegurarse de que se realicen de tal forma que permita el control o la reduccin de los impactos adversos asociados con ellos, para alcanzar los objetivos de su poltica, y cumplir los objetivos y metas ambientales. Esto debera incluir todas las partes de sus operaciones, incluyendo las actividades de mantenimiento. Aunque la norma no lo exige, puede optar por incluir a los proveedores y subcontratistas medioambientales en la evaluacin. En ese caso, deber establecer los criterios medioambientales exigibles y tener registros de la evaluacin y de su mantenimiento.

Preparacin y respuesta ante emergencias De acuerdo a la ISO 14001:2004, es responsabilidad de cada organizacin establecer, implementar y mantener procedimientos para: 8. Identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente y cmo responder ante ellos. 9. Responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados. 10. Realizar pruebas peridicas de tales procedimientos, cuando sea factible.

La organizacin debe revisar peridicamente, y modificar cuando sea necesario, estos procedimientos, en particular despus de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La norma, adems, orienta sobre los aspectos que han de ser tenidos en cuenta al desarrollar los procedimientos: 11. La naturaleza de los peligros in situ y medidas a tomar en cada caso. 12. El tipo y la escala ms probable de situacin de emergencia o accidente. 13. Los mtodos ms apropiados para responder ante un accidente o situacin de emergencia. 14. Las acciones requeridas para minimizar los daos ambientales. 15. La formacin del personal para el procedimiento de respuesta ante emergencias. 16. Las rutas de evacuacin y punto de reunin. 17. La posibilidad de asistencia mutua de organizaciones vecinas. 18. La realizacin de pruebas peridicas de procedimientos de respuesta ante emergencias.

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VERIFICACIN Seguimiento y medicin La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las caractersticas fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. Los procedimientos deben incluir la documentacin de la informacin para hacer el seguimiento del desempeo, de los controles operaciones aplicables y de la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organizacin. Hay que especificar la periodicidad de los seguimientos, mediciones y calibraciones, as como la metodologa del proceso. El conocimiento que se genera de esta informacin puede usarse para implementar acciones correctivas y acciones preventivas.

Evaluacin del cumplimiento legal Dado que una empresa que implanta un SGMA segn la ISO 14001:2004 se compromete al cumplimiento de requisitos legales y de otros requisitos de forma voluntaria, debe establecer, implementar y mantener procedimientos para evaluar peridicamente el cumplimiento de dichos requisitos aplicables. La organizacin debera poder demostrar que ha evaluado el cumplimiento de los dos tipos de requisitos mencionados, pero la norma no obliga a que este procedimiento est documentado.

No conformidad, accin correctiva y accin preventiva La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimientos para tratar las no-conformidades reales y potenciales y tomar acciones correctivas y preventivas. La organizacin debe mantener un registro con las evidencias del cumplimiento de los apartados anteriores, incluyendo los cambios que se produzcan en los procedimientos escritos provocados por las acciones correctoras.

Control de los registros La organizacin debe establecer y mantener los registros que sean necesarios, para demostrar la conformidad con los requisitos de su SGMA segn la ISO 14001:2004 y para demostrar los resultados logrados. La organizacin debe establecer, implementar y mantener procedimientos para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.

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En la aplicacin de los distintos procedimientos se han ido generando registros, y todos ellos han de ser controlados. El perodo de conservacin de los registros no debe ser inferior a tres aos, plazo necesario para la certificacin, aunque para determinados documentos es conveniente ampliarlo a cinco o ms aos por posibles requerimientos legales.

Auditora interna La ISO 14001:2004 determina que la empresa debe asegurarse de las auditoras internas del sistema de gestin ambiental se realizan a intervalos planificados para: 1. Determinar si el SGMA es conforme con las disposiciones planificadas paras la gestin ambiental, incluidos los requisitos de esta norma internacional, y se ha implementado adecuadamente y se mantiene. 2. Proporcionar informacin a la direccin sobre los resultados de las auditoras.

La organizacin debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditora, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditoras previas. Como apoyo a la norma ISO 14001, en el ao 2002 se publica la norma ISO 19011 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental, que se enfoca hacia cuatro aspectos relativos a la realizacin de auditoras: 1. Principios de auditora. 2. Gestin de un programa de auditora. 3. Actividades de auditora. 4. Competencia y valuacin de los auditores.

En una norma que considera todos los aspectos relevantes para la realizacin de auditoras de sistemas de gestin en cualquier tipo de organizacin y para alcanzar diversos objetivos, desde la realizacin de auditoras internas o de diagnstico hasta el establecimiento de un programa de auditoras de homologacin de proveedores o de certificacin. Las empresas, por tanto, han de intentar implementar y adaptar en sus procedimientos las directrices que en ella se incluyen, aunque no son de obligado cumplimiento.

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4. LA GESTIN DE LA PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES

4.1 Organizacin y gestin de la prevencin
La estructura organizativa debe disearse para maximizar la contribucin de los individuos y grupos mediante la participacin a todos los niveles. Es necesario desarrollar una cultura en seguridad y salud en la cual los objetivos sean considerados por todos con el mismo rango que los otros objetivos del negocio. La organizacin completa, por tanto, ha de compartir las percepciones y creencias de la direccin sobre la importancia de la salud y la seguridad, y la necesidad de alcanzar los objetivos de la poltica que han sido establecidos y comunicados. En general, la organizacin es la estructura de la empresa a travs de la que se establecen las responsabilidades, las competencias y las relaciones de trabajo, para lograr la comunicacin, coordinacin y ejecucin de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos y metas propuestos. Para alcanzar el xito en la gestin, el departamento de prevencin o, en trminos de la LPRL, el servicio de prevencin propio, concertado, semiconcertado, mancomunado, o personal designado o autodesignado, y que vamos a denominar resumidamente como servicio de prevencin, debera tener carcter de staff y estar formado por los tcnicos y mdicos, asesoresespecialistas de la prevencin de riesgos laborales con funciones no ejecutivas. La funcin de seguridad en su gestin acta de abogado del diablo y trata de poner en evidencia todos los aspectos potencialmente negativos que pueden conducir a accidentes. Esto requiere una independencia respecto a otras funciones de la empresa, como produccin, recursos humanos, administracin, servicios tcnicos etc., y lnea directa con la direccin, pues a ella, por tener la mxima responsabilidad, a quien corresponde decidir en caso de conflicto entre seguridad y otras funciones citadas. Podemos describir tres posibles estructuras organizativas para la gestin de la funcin de seguridad que esquematizamos en los distintos organigramas que presentamos. 1. Clsica. El servicio de prevencin depende de RR.HH. Aqu se incluyen algunas variantes, como cuando la dependencia es de produccin, mantenimiento, etc. 2. En lnea. Dependencia directa del director del centro y al mismo nivel que las dems funciones, como fabricacin, mantenimiento, etc. 3. Funcional (staff). El servicio de prevencin se hace depender del director del centro como staff sin funciones ejecutivas. La estructura en staff, se considera la ms adecuada, sin dependencia de ninguna direccin a excepcin de la direccin general, y sin funciones ejecutivas, y por lo tanto como rgano esencialmente asesor.

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DIRECCIN

RR.HH.

S.P.

DIRECCIN

S.P.

DIRECCIN

S.P.

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Cuando se trata de una empresa con distintos centros de trabajo, podemos crear cierta dependencia de los servicios centrales, tambin existe una alternativa cada vez ms utilizada, que es crear una direccin general que coordine las funciones de proteccin ambiental, seguridad y calidad, que no tiene por qu perder su carcter independiente y asesor por esta razn. Esta ltima alternativa sera la deseable en un sistema integrado de seguridad, calidad y medioambiente. Si nos atenemos a las obligaciones legales impuestas por la LRPL y su desarrollo reglamentario, la empresa para llevar a cabo las actuaciones en materia preventiva deber dotarse de la organizacin adecuada, de forma que, por un lado, habrn de elegirse los delegados de prevencin por parte de los representantes de los trabajadores, por otro, el empresario tendr que autodesignarse o designar al personal responsable de las actividades preventivas, al servicio de prevencin propio, al servicio de prevencin ajeno, al servicio de prevencin mancomunado, o a quien corresponda en situaciones mixtas, incluyendo la vigilancia de la salud; igualmente deber designarse al personal encargado de las medidas de emergencia y primeros auxilios, por ltimo deber constituirse el comit de seguridad y salud, si fuese el caso, como rgano de encentro y consenso, colegiado y paritario. La estructura que propone nuestro ordenamiento jurdico se resume en tres rganos, un rgano de asesoramiento tcnico especializado de la organizacin empresarial y del empresario (el servicio de prevencin o alternativa inespecfica vlida), otro rgano asesor de los trabajadores (delegados de prevencin) y un tercer rgano de encuentro entre la representacin del empresario y de los trabajadores (el comit de seguridad y salud). Las responsabilidades asignadas a cada nivel jerrquico en la empresa van unidas a la estructura organizativa. Podemos definir de forma general las responsabilidades del personal de una empresa con un sistema de gestin de la prevencin de riesgos implantado, aunque stas debern matizarse a la luz de los requerimientos particulares de la norma utilizada en cada caso y de la legislacin aplicable en cada momento. Las responsabilidades podran ser las siguientes:

Direccin: Definir los objetivos, las estrategias y las polticas. Difundir la poltica y asegurarse de que se comprende e implanta. Definir las responsabilidades y funciones de todo el personal. Autorizar la dotacin de recursos de tipo econmico, material y humano para llevar a cabo las actuaciones. Coordinar los planes de actuacin. Priorizar las actuaciones. Exigir el cumplimiento de las actuaciones. Revisar y llevar a cabo el seguimiento de la implantacin del sistema. Etc.

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Mandos: Todas aquellas responsabilidades que se puedan delegar y se deleguen desde la direccin. Establecer las metas adecuadas a los objetivos dentro de su campo de actuacin. Las responsabilidades que queden especificadas en los distintos procedimientos y que les sean propias, especialmente en el control operativo. Etc.

Personal: Colaborar y cooperar con la organizacin para alcanzar los objetivos en materia de seguridad y salud. Aquellas responsabilidades que les correspondan en funcin de los procedimientos o actuaciones en las que estn involucrados. Las responsabilidades legales por el incumplimiento de sus obligaciones en materia de prevencin de riesgos laborales. Etc.

Representante de la direccin para el SGSST: Es su responsabilidad la implantacin de la norma en cuestin (lo que no exime al resto del personal de sus responsabilidades). La anticipacin al impacto de la legislacin preventiva en la gestin de la empresa. La coordinacin de las actividades de gestin preventiva. Llevar a cabo el seguimiento del sistema, Informar a la direccin y al comit de seguridad y salud. Etc.

Servicio de prevencin: Asesorar al empresario en las actividades preventivas, y en particular en cuanto a la evaluacin de riesgos, la planificacin, las medidas de emergencia, etc. En particular, todas aquellas responsabilidades asignadas en la LPRL y el RSP.

Delegados de prevencin: Colaborar con la direccin y promover y fomentar la PRL. 101

Controlar y vigilar el cumplimiento de la normativa en PRL. Las derivadas de la legislacin, en particular en captulo V de la LRPL.

Comit de seguridad y salud: Las derivadas de la legislacin aplicable, en particular el captulo V de la LPRL.

Desde un punto de vista legal, el servicio de prevencin puede adquirir diferentes variables, la Ley 31/1995, de 8 de noviembre (BOE del 10), de Prevencin de Riesgos Laborales, y el Reglamento de los Servicios de Prevencin, aprobado por Real Decreto 39/1997, de 17 de enero (BOE del 31), contemplan las siguientes posibilidades: 1. Asuncin personal por el empresario de las funciones de prevencin. 2. Designacin de trabajadores. 3. Servicios de prevencin propios. 4. Servicios de prevencin ajenos.

El empresario slo puede asumir por s mismo las actividades de prevencin en las empresas de menos de 10 trabajadores que no estn incluidas en el anexo 1 del Reglamento de Servicios de Prevencin. Se exige, adems que el empresario desarrolle su actividad en el centro de trabajo de forma habitual, y tenga la formacin adecuada. En todo caso, necesitar concertar la vigilancia de la salud. Determinadas empresas (las de ms de 500 trabajadores, o las de ms de 250 que pertenezcan al anexo 1) estn obligadas a constituir servicios de prevencin propios con, al menos dos especialidades (las especialidades son Seguridad en el Trabajo, Higiene Industrial, Ergonoma y Psicosociologa, y Medicina del Trabajo). Para servicios propios (y para servicios ajenos) se requiere el nivel de cualificacin superior que puede obtenerse para las especialidades de seguridad en el trabajo, higiene industrial, ergonoma - psicosociologa, por convalidacin de funciones o acreditacin, de acuerdo con lo previsto en el real decreto 780/1998, de 30 de abril, que modifica el Reglamento de los Servicios de Prevencin, o realizando un curso de nivel superior en algn de las entidades especialmente autorizadas para llevarlas a cabo. En vigilancia de la salud se requiere la especialidad de Medicina del Trabajo (o Diplomado en Medicina de Empresa) y la diplomatura de ATS/DUE de Empresa. En todo caso, es posible optar por un sistema mixto con la participacin de servicios de prevencin ajenos. Todas las empresas, en la parte de prevencin no asumida por servicios de prevencin ajenos, estn sometidas a una auditora de prevencin cada 5 aos, excepto aqullas de hasta 10 trabajadores que no estn incluidas en el anexo 1 del Reglamento de los Servicios de Prevencin, que pueden sustituir dicha auditora por una notificacin a la autoridad laboral, de acuerdo con el anexo II de dicho Reglamento. 102

La autoridad laboral, en determinadas circunstancias, puede obligar a efectuar auditoras o al establecimiento de servicios de prevencin. En la tabla siguiente, de acuerdo con la legislacin, se muestran las opciones que en cuanto a organizacin de la prevencin tienen las diferentes empresas y que, como se observar, estn condicionadas fundamentalmente por los siguientes aspectos: 1. Si la empresa est o no incluida en el anexo 1 del Reglamento de los Servicios de Prevencin. 2. Nmero de trabajadores de la empresa.

Modalidades de organizacin preventiva

INCLUIDAS EN ANEXO 1 DEL REGLAMNTO DEL SERVICIO DE PREVENCIN

S
MENOS DE 250 Trabajador designado MS DE 250

NO
MENOS DE 10 ENTRE 10 Y 500 Trabajador designado. MS DE 500 Servicio propio (todas las especialidades con alcance total).

Servicio propio Empresario. (todas las especialidades con alcance Servicio propio. total). Trabajador Servicio ajeno designado. Servicio propio (mnimo 2 especialidades Combinacin de complementado con trabajadores anteriores. Servicio ajeno. designados y/o servicios ajenos)

Servicio propio. Servicio ajeno. Servicio propio (mnimo 2 especialidades complementado con trabajadores Combinacin de designados y/o anteriores. servicios ajenos).

LOS DELEGADOS DE PREVENCIN Los delegados de Prevencin por imperativo legal son los representantes de los trabajadores con funciones especficas en materia de prevencin de riesgos laborales. Los derechos de participacin y consulta que la ley reconoce a los trabajadores se ejercen, en general, a travs de estos Delegados, a los que se atribuye, adems, una funcin de vigilancia y control sobre el cumplimiento de la normativa de prevencin.

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Los Delegados de Prevencin constituyen una representacin autnoma en materia de salud laboral en todas las empresas con ms de 5 trabajadores/as. Es autnoma en cuanto que la ley les atribuye unas competencias y prerrogativas que no dependen del beneplcito empresarial. Es decir, pueden ejercer sus funciones por s mismos. Es una forma ptima de representacin sindical de los trabajadores. En la prctica, al existir delegados de personal a partir de 10 trabajadores, muchas veces no existen si no hay al menos 10 trabajadores. Salvo que por convenio se acuerde otro sistema, los Delegados/as de Personal y los miembros del Comit de Empresa son los encargados de elegir a los Delegados/as de Prevencin entre ellos. Su nmero puede variar de 1 a 8, segn el tamao de la empresa. Los Delegados/as de Prevencin tienen atribuidos una serie de derechos y, adems, en las empresas con menos de 50 trabajadores asumen las funciones que la ley atribuye a los Comits de Seguridad y Salud. El nmero de Delegados a elegir se indica en la siguiente tabla. Nmero de delegados de prevencin en funcin del nmero de trabajadores

De 50 a 100 trabajadores De 101 a 500 trabajadores De 501 a 1000 trabajadores De 1001 a 2000 trabajadores De 2001 a 3000trabajadores De 3001 a 4000trabajadores De 4001 en adelante

2 Delegados de Prevencin. 3 Delegados de Prevencin. 4 Delegados de Prevencin. 5 Delegados de Prevencin. 6 Delegados de Prevencin. 7 Delegados de Prevencin. 8 Delegados de Prevencin.

A efectos de determinar el nmero de delegados de prevencin se tendrn en cuenta los siguientes criterios:

a) Los trabajadores vinculados por contratos de duracin determinada superior a un ao se computarn como trabajadores fijos de plantilla. b) Los contratados por trmino de hasta un ao se computarn segn el nmero de das trabajados en el perodo de un ao anterior a la designacin. Cada doscientos das trabajados o fraccin se computarn como un trabajador ms.

Son competencia de los Delegados de Prevencin las siguientes:

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a) Colaborar con la direccin de la empresa en la mejora de la accin preventiva. b) Promover y fomentar la cooperacin de los trabajadores en la ejecucin de la normativa sobre prevencin de riesgos laborales. c) Ser consultados por el empresario, con carcter previo a su ejecucin, acerca de las decisiones a que se refiere el artculo 33 de la presente Ley. d) Ejercer una labor de vigilancia y control sobre el cumplimiento de la normativa de prevencin de riesgos laborales.

En las empresas que no cuenten con Comit de Seguridad y Salud por no alcanzar el nmero mnimo de trabajadores establecido al efecto, las competencias atribuidas a aqul en la presente Ley sern ejercidas por los Delegados de Prevencin. El Comit de Seguridad y Salud Es el rgano de participacin interno de la empresa para una consulta regular y peridica de las actuaciones de la empresa en materia de prevencin de riesgos. Su funcin es facilitar el intercambio de puntos de vista entre las partes, creando un foro estable de dilogo ordenado. Est compuesto por los Delegados de Prevencin y un nmero igual de representantes designados por el empresario. Es por tanto, un rgano de participacin colegiado, paritario y consultivo. Debe constituirse en todas las empresas o centros de trabajo que cuenten con 50 o ms trabajadores/as. Los Coordinadores de Actividades Empresariales En funcin que se realicen determinadas actividades pueden ser precisas otras figuras. Cuando concurran en el mismo centro de trabajo varias empresas se considerar medio de coordinacin preferente la designacin de una o ms personas encargadas de la coordinacin de las actividades preventivas. Cuando existan razones tcnicas u organizativas justificadas, la designacin de una o ms personas encargadas de las actividades preventivas podr sustituirse por cualesquiera otros medios de coordinacin que garanticen el cumplimiento de los objetivos. Los Recursos Preventivos Es necesario la presencia de los recursos preventivos en el centro de trabajo cuando los riesgos puedan verse agravados o modificados en el desarrollo del proceso o la actividad, por la concurrencia de operaciones diversas que se desarrollen sucesiva o simultneamente y que hagan preciso el control de la correcta aplicacin de los mtodos de trabajo. Los recursos preventivos debern tener la capacidad suficiente, disponer de los medios necesarios y ser suficientes en nmero para vigilar el cumplimiento de las actividades preventivas, debiendo permanecer en el centro de trabajo durante el tiempo en que se mantenga la situacin que determine su presencia.

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4.2 Planificacin y estrategia preventiva

Planificar es el proceso de establecer metas y elegir medios para alanzar dichas metas. La planificacin se anticipa a la toma de decisiones. Es un proceso de decidir antes que se requiera la accin.

1. Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles El propsito de este punto es establecer paso a paso la forma de actuar de la organizacin y las personas integrantes para conocer los principios fundamentales mediante los cuales la organizacin puede determinar los procesos de identificacin de peligros y evaluacin y control de riesgos. La organizacin llevar a cabo los procesos de identificacin de peligros, de evaluacin y control de riesgos que deberan poder permitir a la organizacin identificar, evaluar y controlar los riesgos relevantes para la seguridad y salud laboral de forma continua. Estos procesos, as como sus resultados, deberan ser la base de todo el sistema de gestin de seguridad y salud. Es importante que los vnculos entre la identificacin de peligros, la evaluacin y el control de riesgos, y otros elementos del sistema de gestin de seguridad y salud laboral estn claramente establecidos y evidenciados. La organizacin debe establecer un procedimiento para la identificacin de los peligros y la evaluacin del riesgo. El procedimiento o procedimientos para la identificacin de peligros y la evaluacin de riesgos debe tener en cuenta: El tipo de actividad de la empresa: si es habitual, espordica u ocasional. El factor humano, el comportamiento de las personas y las circunstancias en las que stas desempean su labor. Los peligros originados dentro o fuera que puedan afectar a las personas que se mantengan bajo el control de la organizacin. Cualquier cambio que modifique la situacin habitual y pueda a su vez generar otros cambios en los procesos, operaciones, condiciones fsicas y ambientales y actividades. El factor tcnico, el diseo de los lugares de trabajo, los equipos, las instalaciones, los materiales, los productos qumicos, los procesos operativos y organizativos y sus cambios. Las actuaciones en los lugares de trabajo de la empresa del personal, forme ste o no parte de la organizacin, incluyendo contratistas y visitantes. La legislacin relacionada y cualquier obligacin contrada por la organizacin al respecto de la evaluacin de riesgos.

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La metodologa para la identificacin de peligros y evaluacin de riesgos debe estar definida con respecto a su alcance, naturaleza y momento en el tiempo, para asegurarse de que es ms preactiva que reactiva y de que por supuesto se asegura la priorizacin, documentacin de los riesgos y aplicacin de los controles necesarios y que el registro documental se realiza en todo momento. La organizacin comprobar que se tienen en cuenta los resultados de estas evaluaciones para efectuar los controles posteriores, stos siempre irn enfocados a la reduccin de los riesgos de acuerdo con la siguiente jerarqua: eliminacin, sustitucin, controles de ingeniera, sealizacin de advertencias y/o controles administrativos, equipos de proteccin personal Los resultados de la identificacin de peligros, la evaluacin de riesgos y los controles determinados deben documentarse. Debe asegurarse que los riesgos para la SST y los controles se tendrn en cuenta para establecer, implementar y mantener su sistema de gestin de la SST. La nueva redaccin incorpora el concepto de priorizacin, que subraya la escasez de los recursos empresariales. Aade los trminos de quipos y materiales, adems de instalaciones, en cuanto a su consideracin para la realizacin de las evaluaciones. Adems, OHSAS incorpora una jerarqua al respecto de los controles, que en realidad no son ms que principios de la accin preventiva.

2. Requisitos legales y otros requisitos La organizacin debe cumplir en todo momento con la legislacin vigente que le es de aplicacin y por supuesto con aquellos requisitos que haya determinado en su sistema de gestin. Para ello debe disear uno o varios procesos para identificar los requisitos legales y otros que suscriba, as como para contrastar que se estn llevando a la prctica, para, en caso contrario, encauzar de nuevo a la organizacin en el sentido correcto de cumplimiento de aqullos. Como en otros casos, hay que tener muy en cuenta a las partes interesadas y a las personas que trabajan para la organizacin, comunicndoles la informacin pertinente sobre los requisitos legales y otros requisitos, a fin que puedan hacerse responsables de su cumplimiento.

3. Objetivos y programas Se considerar como objetivo al conjunto de fines que la organizacin se propone alcanzar en cuanto a su actuacin en materia de prevencin de riesgos laborales. Cada nivel o funcin dependiente de la organizacin va a asumir unos objetivos, que debe alcanzar, por ello los objetivos deben ser medibles, si es posible, acordes con la poltica de SST y estarn siempre documentados. La lnea que sigan estos objetivos ser de respeto con la normativa vigente, asumiendo acuerdos que incluyan fundamentalmente la prevencin de los daos y el no menoscabo de la salud, incluyendo tambin todos los que ella quiera asumir motu proprio y le vayan a procurar un progreso continuo en la prevencin de riesgos laborales de su organizacin.

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Al establecerlos y revisarlos se deben tener en cuenta: los requisitos legales, sus riesgos, sus posibilidades tecnolgicas, financieras, operacionales y comerciales, as como las opiniones de las partes interesadas. Los objetivos normalmente han de estar por encima de lo que exige la ley. Es decir, cumplir la ley no es un objetivo, es una obligacin de toda la organizacin. Por eso su meta debe ser ir ms all de lo que exige la legalidad vigente. Para alcanzar estos objetivos la organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas, que incluirn al menos: la asignacin de responsabilidades y de autoridad para conseguir los objetivos en cada nivel o funcin, as como los medios y plazos para alcanzarlos. Estos programas sern revisables a intervalos regulares en el tiempo y planificarlos, y ajustables a cada situacin, segn sea necesario.

PLAN DE PREVENCIN DE RIESGOS LABORALES Para continuar con el proceso de planificacin es necesario que nos situemos en la definicin del plan de prevencin de riesgos laborales. El plan de prevencin de riesgos laborales es la herramienta a travs de la cual se integra la actividad preventiva de la empresa en su sistema general de gestin y se establece su poltica de prevencin de riesgos laborales. Los instrumentos esenciales para la gestin y aplicacin del plan de prevencin de riesgos laborales son la evaluacin de riesgos y la planificacin de la actividad preventiva. Una vez diseado el sistema y por lo tanto el plan de prevencin, creada la estructura organizativa y asignado funciones y responsabilidades, en la que se sustenta, e incluso formado en las necesidades iniciales a los principales actores de aqul, es preciso implantar el plan de prevencin. Dentro del diseo realizado, se habrn establecido procedimientos para la evaluacin de riesgos y la planificacin de la accin preventiva, adems de otros muchos procedimientos como los de formacin e informacin, vigilancia de la salud, preparacin y respuesta ante las emergencias, etc., pero esta implantacin comenzar necesariamente con la realizacin de una adecuada, completa y eficaz evaluacin de riesgos, e inmediatamente ser preciso implementar la planificacin de la accin preventiva. As, sin un conocimiento lo ms completo posible de las actividades, mtodos de trabajo y tareas, y los riesgos ligados a ellas, no ser posible planificar las acciones preventivas relacionadas. Puesto que el ciclo de mejora continua no es una secuencia pura, sino de actividades que al mismo tiempo se van a tener que ejecutar tanto en paralelo como secuencialmente, es posible que a partir de dicha evaluacin de riesgos surja la necesidad de modificar y mejorar determinados procedimientos, o que otros no desarrollados se manifiesten como necesarios a partir de este momento, por ejemplo. Esta circunstancia es normal y responde a lo comentado anteriormente.

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De la misma forma, los cambios que se introduzcan, como nuevos equipos, procesos, materiales o productos, mtodos de trabajo, etc., harn necesaria la revisin de la evaluacin de riesgos, y por ende la modificacin de algunas herramientas del sistema. En este contexto, creemos oportuno aqu estudiar la principal herramienta del sistema, la evaluacin de riesgos, denominada por cierto por OHSAS 18001, de forma un poco ms extensa, como identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles. El estndar OHSAS 18001 define la evaluacin de riesgos, atendiendo a las partes del trmino (identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles). As define la identificacin de peligros como el proceso mediante el cual se reconoce que existe un peligro y se definen sus caractersticas. Define, por otro lado, evaluacin de riesgos como el proceso de evaluar el riesgo o riesgos que surgen de uno o varios peligros, teniendo en cuenta lo adecuado de los controles existentes, y decidir si es el riesgo o riesgos son o no aceptables. La evaluacin de los riesgos es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la informacin necesaria para que el empresario est en condiciones de tomar una decisin apropiada sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el tiempo de medidas que deben adoptarse. El concepto de peligro y riesgo es diferente para unos e igual para otros. La PRL no diferencia entre ambos, mientras que las normas tcnicas, tales como OHSAS o UNE, s lo hacen. Segn la UNE 81902:1996-EX se define el peligro como fuente o situacin con capacidad de dao en trminos de lesiones, daos a la propiedad, daos al medio ambiente o a una combinacin de ambos. De la misma forma OHSAS define peligro como fuente, situacin o acto con potencial para acusar dao en trminos de dao humano o deterioro de la salud, o una combinacin de stos, mientras que define riesgo como combinacin de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposicin peligrosa y la severidad del dao o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposicin. Desde un punto de vista tcnico, el proceso de evaluacin se encontrara formando parte integrante de un proceso ms amplio denominado Gestin del Riesgo, que convendra por su parte el anlisis del riesgo y la valoracin del riesgo (ambos constituyen la evaluacin del riesgo) y el control de los riesgos, como se recoge en la figura siguiente.

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IDENTIFICACIN DEL PELIGRO ANLISIS DEL RIESGO ESTIMACIN DEL PELIGRO EVALUACIN DEL RIESGO VALORACIN DEL RIESGO

S RIESGO TOLERABLE NO RIESGO CONTROLADO

GESTIN DEL RIESGO

CONTROL DEL RIESGO

El Anlisis del riesgo sera el proceso dirigido a identificar el peligro y estimar el riesgo. En definitiva, el anlisis del riesgo proporcionar el orden de magnitud del riesgo, pero debemos decidir si este orden de magnitud es o no tolerable, decisin que tomamos con la valoracin del riesgo, comparando el valor del riesgo obtenido con el valor del riesgo tolerable. Con posterioridad si de este proceso de evaluacin del riesgo se deduce que el riesgo es no tolerable ser necesario entonces controlar el riesgo. El proceso conjunto de evaluacin y control del riesgo es lo que llamamos desde un punto de vista tcnico Gestin del Riesgo. Adicionalmente el legislador nos exige que cuando la evaluacin exija la realizacin de mediciones, anlisis o ensayos y la normativa no indique o concrete los mtodos que deben emplearse, o cuando los criterios de evaluacin contemplados en dicha normativa deben ser interpretados o precisados a la luz de otros criterios de carcter tcnico, se podrn utilizar, si existen, los mtodos o criterios recogidos en: a) Normas UNE. 110

b) Guas del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene el Trabajo, el Instituto Nacional de Silicosis y protocolos y guas del Ministerio de Sanidad y Consumo, as como de Instituciones competentes de las Comunidades Autnomas. c) Normas internacionales. d) En ausencia de los anteriores, guas de otras entidades de reconocido prestigio en la materia y otros mtodos o criterios profesionales descritos documentalmente.

Es necesario sealar que el contenido general de la evaluacin deber extenderse a cada uno de los puestos de trabajo de la empresa y debern tenerse en cuenta: Las condiciones de trabajo existentes o previstas. La posibilidad de que el trabajador que lo ocupe o vaya a ocuparlo sea especialmente sensible, por sus caractersticas personales o estado biolgico conocido, a alguna de las dichas condiciones.

Se entiende por condicin de trabajo cualquier caracterstica de ste que pueda tener una influencia significativa en la generacin de riesgos para la seguridad y la salud del trabajador, quedando especficamente incluidas en esta definicin: Las caractersticas generales de los locales, instalaciones, equipos, productos y dems tiles existentes en el centro de trabajo. La naturaleza de los agentes fsicos, qumicos y biolgicos presentes en el ambiente de trabajo y sus correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia. Los procedimientos para la utilizacin de los agentes citados anteriormente que influyan en la generacin de los riesgos mencionados. Todas aquellas otras caractersticas del trabajo, incluidas las relativas a su organizacin y ordenacin, que influyan en la magnitud de los riesgos a que est expuesto el trabajador.

El procedimiento de evaluacin de riesgos, en cualquier caso, deber ser motivo de consulta a los representantes de los trabajadores, o a los propios trabajadores en ausencia de representantes. Por otro lado, la evaluacin deber ser realizada mediante la intervencin de personal competente. As mismo, debern volver a evaluarse los puestos de trabajo que puedan verse afectados por: La eleccin de equipos de trabajo, sustancias o preparados qumicos, la introduccin de nuevas tecnologas o la modificacin en el acondicionamiento de los lugares del trabajo. El cambio en las condiciones de trabajo.

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La incorporacin de un trabajador cuyas caractersticas personales o estado biolgico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto.

La evaluacin de riesgos deber revisarse (deber ser un proceso dinmico), cuando as lo establezca una disposicin especfica, y en todo caso se deber revisar la evaluacin correspondiente a aquellos puestos de trabajo afectados cuando se hayan detectado daos a la salud de los trabajadores o se haya apreciado a travs de los controles peridicos, incluidos los relativos a la vigilancia de la salud, que las actividades de prevencin pueden ser inadecuadas o insuficientes. Para ello se tendrn en cuenta los resultados de: a) La investigacin sobre las causas de los daos para la salud que se hayan producido. b) Las actividades para la reduccin de los riesgos. c) Las actividades para el control de los riesgos. d) El anlisis de la situacin epidemiolgica segn los datos aportados por el sistema de informacin sanitaria u otras fuentes disponibles.

Deber revisarse igualmente la evaluacin inicial con la periodicidad que se acuerde entre la empresa y los representantes de los trabajadores, teniendo en cuenta, en particular, el deterioro por el transcurso del tiempo de los elementos que integran el proceso productivo. Tambin deber tenerse en cuenta que el empresario est obligado a elaborar y conservar a disposicin de la autoridad laboral entre otros documentos el resultado de la evaluacin de riesgos, y establece que la evaluacin deber reflejar para cada puesto de trabajo cuya evaluacin ponga de manifiesto la necesidad de tomar alguna medida preventiva los siguientes datos:

a) La identificacin del puesto de trabajo. b) El riesgo o riesgos existentes y relacin de trabajadores afectados. c) El resultado de la evaluacin y las medidas preventivas procedentes. d) La referencia de los criterios y procedimientos de evaluacin y de los mtodos de medicin, anlisis o ensayo utilizados, en los casos en que sea de aplicacin.

Esta documentacin se facilitar a los representantes de los trabajadores, as mismo deber informarse y formarse terica y prcticamente sobre los riesgos que personalmente le afecten a todos y cada uno de los trabajadores. De igual forma el empresario debe tomar en consideracin la capacidad profesional de los trabajadores en materia de seguridad y salud, y por otro lado adoptar las medidas necesarias a fin de garantizar que slo los trabajadores que hayan recibido informacin suficiente y adecuada puedan acceder a las zonas de riesgo grave y especfico.

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Tenemos que sealar tambin que el empresario, cuando en su centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de otras empresas, deber tenerlos en cuenta a la hora de evaluar los riesgos, en cualquier aspecto en el que puedan influir, y en particular en cuanto a la evacuacin y medidas de emergencia y a la proteccin de los trabajadores de todas las empresas presentes por la interaccin de los riesgos provocados por ellos. Adems, a la hora de proponer medidas de prevencin, as como en cualquier accin de la empresa, deben tenerse en cuenta los principios de la accin preventiva: Evitar los riesgos. Evaluar los riesgos que no se puedan evitar. Combatir los riesgos en su origen. Adaptar el trabajo a la persona, en particular de lo que se respecta a la concepcin de los puestos de trabajo, as como a la eleccin de los equipos y los mtodos de trabajo y de produccin, con miras, en particular, a atenuar el trabajo montono y repetitivo y a reducir sus efectos en la salud. Tener en cuenta la evolucin de la tcnica. Sustituir lo peligroso por lo que entrae poco o ningn peligro. Planificar la prevencin, buscando un conjunto coherente que integre en ella la tcnica, la organizacin del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores en el trabajo. Adoptar medidas que antepongan la proteccin colectiva a la individual. Dar las debidas instrucciones a los trabajadores.

4.3 Vigilancia de la salud

Otra forma de controlar los riesgos que se pueden presentar en el mbito laboral, es a travs de la Medicina del Trabajo y su instrumento fundamental, que es la Vigilancia de la Salud. Con la Vigilancia de la Salud se pretende: Identificar problemas, tanto a nivel individual como colectivo. Planificar correctamente la accin preventiva. Evaluar y controlar la eficacia de la medida preventiva.

La Vigilancia de la Salud es la recogida, anlisis e interpretacin sistemtica de datos sobre riesgos, enfermedades o accidentes. Es decir, identificar condiciones trabajo dainas para la salud. Su metodologa se basa en:

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a) Identificacin de problemas. b) Prioridades de actuacin. c) Determinacin de objetivos. d) Determinacin de la metodologa de accin. e) Utilizacin de recursos disponibles. f) Conclusiones y recomendaciones. g) Evaluacin de resultados.

Su metodologa est encuadrada en la actuacin del equipo sanitario, basada en requerimientos legales generales (LPRL, RSP, R.D. 1299/2006...) o especficos (Ruido, radiaciones ionizantes, POSTURAS FORZADAS.pdf...) 1. Contempla salud laboral de doble vertiente: individual y colectiva. 2. Historia laboral: actual y pasada y condiciones extralaborales (amianto + tabaco). 3. Planificada: realizacin de estudios o pruebas complementarias. 4. Valoracin de objetivos y recursos. 5. Plan de prevencin multidisciplinar: actuacin conjunta varias tcnicas preventivas. 6. Obligacin del empresario: confidencialidad.

Como tcnicas de vigilancia mdica podemos identificar: Control biolgico: actividades como anlisis de laboratorio u otros para evaluar riesgos para la salud o deteccin alteraciones salud relacionadas con la exposicin de determinados contaminantes. a. Control ambiental: Comparacin de resultados y criterios de referencia para conocer posibles efectos sobre la salud. b. Control de la exposicin: Determinacin de agentes txicos y metabolitos en tejidos, secreciones, fluidos o aire respirado por trabajadores. c. Control del efecto: Deteccin y evaluacin de posibles efectos sobre funciones fisiolgicas.

El control ambiental y de la exposicin pertenecen a la prevencin primaria, mientras el control del efecto se le relaciona con la prevencin secundaria. Screening o cribado: trata de descubrir personas enfermas que se encuentran sanas.

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Aplicaciones en la prctica: utilizacin distintos tipos de controles y otros datos relativos a salud (resultados exploraciones, encuestas) para conocer estado salud trabajadores o detectar cambios en ella.

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5. IMPLANTACIN GESTIN

DEL

SISTEMA

INTEGRADO

DE

5.1 Implantacin del SIG

Para la implantacin del Sistema Integrado de Gestin vamos a tomar como referencia la gua UNE. LA GUA UNE 66177:2005 PARA EL PROCESO DE INTEGRACIN La norma UNE 66177:2005 tiene por objeto proporcionar directrices para desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integracin de los sistemas de gestin de la calidad, gestin ambiental y gestin de la seguridad y salud en el trabajo de aquellas organizaciones que han decidido integrar total o parcialmente dichos sistemas en busca de una mayor eficacia en su gestin y aumentar su rentabilidad. No se trata de una norma que sustituya a las normas sobre sistemas de gestin, y nicamente trata de ayudar en el proceso de integracin de los sistemas. El proceso, siguiendo el ciclo de mejora continua PHVA, se resumira en los siguientes pasos: 1. DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIN 1.1 Beneficios esperados. El proceso de integracin va a exigirnos un esfuerzo y un consumo de recursos de consideracin, por lo que debemos comparar este coste con la rentabilidad esperada, de forma que se pueda justificar el apoyo de la alta direccin 1.2 Anlisis del contexto. Se realizar evaluando de forma cualitativa, como bajo, medio y alto, los aspectos que a continuacin se describen, exceptuando el primer factor de nivel de madurez, que evaluaremos siguiendo: 1. Madurez. Nivel o capacidad para la gestin por procesos. 2. Complejidad. Nivel de las necesidades y expectativas de fletes y otras partes interesadas en la actualidad y a medio plazo. Se trata de evaluar el tipo de requisitos legales, sectoriales, contractuales y de otro tipo asumidos por la organizacin, as como las estrategias de la propia organizacin. 3. Alcance. Extensin de los sistemas de gestin. Habr que evaluar el alcance de los sistemas, normas utilizadas, documentacin, productos, servicios y procesos afectados, etc. 4. Riesgo. Nivel de riesgo debido a incumplimientos legales o fallos relacionados con el proceso de integracin. Habr que evaluar los riesgos a los que se expone la organizacin como consecuencia del proceso de integracin, especialmente riesgos por incumplimiento de requisitos legales. 116

Como decamos antes, en el caso del nivel de madurez la Gua nos propone una tabla en la que se incluyen cinco niveles de los sistemas de gestin, que mediante la prestacin de situaciones frecuente nos permitirn identificar el nivel de nuestra organizacin. Para pasar a un nivel superior es preciso satisfacer el nivel previo.

Tabla para la evaluacin del nivel de madurez en la gestin por procesos

Descripcin madurez
1 INICIAL: formal:

del

nivel

de Descripcin de posibles situaciones de los sistemas de gestin

No es tenida en cuenta la voz del cliente, ni hay evidencia de mejora en los procesos y actividades. No se han establecido los procesos ni los propietarios del proceso. No se han definido las responsabilidades, en relacin a los procesos. Informacin limitada slo a los procesos clave.

Sin

aproximacin

La actividad o proceso se realiza total o parcialmente, pero no se documenta de manera adecuada.

BSICO: reactiva:

Aproximacin

La actividad o proceso se realiza totalmente y se documenta de manera adecuada, existiendo mnimos datos de su seguimiento y revisin para la mejora.

El sistema de gestin se basa en procedimientos, registros e instrucciones, que aseguran la calidad del producto o servicio. Se evala a los proveedores de manera sistemtica, y existen criterios de evaluacin, pero no se les tiene en cuenta en el diseo de los procesos. Se han definido y comunicado las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos crticos para la calidad, seguridad o gestin ambiental del producto o servicio. Satisface la Norma UNE-EN ISO 9001.

AVANZADO: Aproximacin del sistema formal estable: La actividad o proceso se realiza y revisa; se toman acciones derivadas del seguimiento y anlisis de datos. Existe tendencia a la mejora en etapas tempranas del proceso.

El sistema de gestin de la calidad se ha basado en la identificacin y documentacin de los procesos de gestin o estratgicos, los procesos operativos o clave y los procesos de soporte, y sus interrelaciones conformando as el mapa del proceso de la organizacin. Estn identificados los elementos de entrada y salida de los procesos. Los procesos son revisados y mejorados de manera regular. Tambin se han definido objetivos concretos cuantitativos, para lo que existe el consiguiente indicador de seguimiento. El personal conoce los procesos y es debidamente formado

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para el desempeo de sus funciones dentro de ellos. Se definen y comunican, propietarios y personal vinculado para todos los procesos. Se incluye la voz del cliente, proveedores y otras partes interesadas en el diseo de los procesos. La direccin asegura que todos los procesos son eficaces para satisfacer a los clientes. La direccin ha definido un plan operativo para gestionar los procesos, donde se incluye: requisitos de entrada y salida, verificacin y validacin, oportunidades y acciones de mejora de procesos. 4 EXPERTO: nfasis en la mejora continua: La actividad o proceso se realiza, se revisa y se toma acciones derivadas del anlisis de los datos. El proceso es eficaz y eficiente. Tendencia mantenida a la mejora. Existe evidencia de la mejora de los procesos gracias a la revisin sistemtica. Los procesos de gestin sistematizados incluyen actividades administrativas y econmicas. Los procesos del sistema cuentan con su propietario y personal vinculado identificado. Existe un despliegue completo de indicadores y objetivos en todos los procesos y subprocesos. Existe evidencia de la mejora de los procesos gracias a la revisin sistemtica, bien a travs de autoevaluaciones, revisiones del sistema por la direccin, u otras. La organizacin se enfoca hacia la mejora de los procesos, para asegurar la creacin de valor para todas las partes interesadas. Se involucra procesos. a los proveedores en la mejora de los

Se han establecido alianzas con proveedores para mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos. La organizacin revisa peridicamente el desempeo del proceso para asegurar su coherencia con el plan operativo. 5 PREMIO: Desempeo mejor en su clase: de Los procesos estn optimizados y sus propietarios innovan con el fin de buscar nuevas oportunidades de mejora, por ejemplo, mediante actividades planificadas y actividades de benchmarking. Los procesos guan la organizacin hacia la total satisfaccin de los clientes u otras partes interesadas.

La actividad se realiza y se revisa teniendo en cuenta lo que hacen los mejores en el sector y midiendo el nivel de satisfaccin de las partes afectadas y se toman acciones derivadas del seguimiento de la revisin. Se mide la eficacia y eficiencia de la actividad y se mejora continuadamente para optimizarla.

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1.3 Seleccin del nivel de integracin. Nos presenta tres mtodos que se consideran complementarios y que pueden aplicarse de forma progresiva. 1. MTODO BSICO: rentable y con impacto a corto plazo, no requiriendo experiencia en la gestin por procesos, y siendo un mtodo que cualquier organizacin debera poder abordar. En este caso lo normal es integrar las polticas, los manuales, definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos crticos para los tres sistemas, e integrar la gestin de algunos procesos as como la documentacin relacionada (identificacin de requisitos legales, elaboracin de la documentacin y registros, gestin de no-conformidades y oportunidades de mejora, auditora interna y evaluacin interna). 2. MTODO AVANZADO: la rentabilidad en este caso es a medio plazo. La madurez de la organizacin requerida ser al menos de nivel 2 segn la tabla anterior. Para aplicar este mtodo es precisa experiencia en gestin por procesos. Las acciones que sern llevadas a cabo sern, por ejemplo: el desarrollo de un mapa de procesos integrado; la definicin y gestin de los procesos que contemplan entre otros la definicin de propietarios, objetivos, indicadores, elementos de entrada y salida, instrucciones que aplican a requisitos de varios sistemas, formacin, planificacin, procesos relacionados con el cliente, compras, produccin, etc.; y la revisin y mejora sistemtica de los procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema; as como procesos teniendo en cuenta los requisitos de cada sistema; as como procesos que se pueden integrar, tenemos la revisin por la direccin, la comunicacin, informacin y participacin, y procesos productivos y crticos para los diferentes sistemas. 3. MTODO EXPERTO: (es continuacin natural del anterior), siendo rentable al no precisar de inversin, y por ampliar el sistema a otras reas o aspectos no contemplados. Se requiere para ello gran experiencia en la gestin por procesos. Como acciones tpicas podemos encontrar: el establecimiento de objetivos y metas, e indicadores integrados, as como el despliegue de objetivos e indicadores a los procesos y subprocesos, incluir la voz del cliente a los proveedores y otras partes interesadas, extender la gestin por procesos a actividades administrativas y econmicas, involucrar a los proveedores en la mejora de procesos.

Para elegir el mtodo apropiado la gua nos indica que si el nivel de madurez es < 2 deberamos utilizar el mtodo bsico. En caso de que el nivel de madurez fuese 2 tendramos que utilizar la siguiente figura para su seleccin.

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Con la evaluacin realizada para cada uno de los factores: complejidad en relacin a las necesidades y expectativas de las partes interesadas, alcance de los sistemas y riesgo del proceso de integracin, del anlisis del contexto se entrar en el eje de abscisas en el grfico anterior. Evidentemente, al entrar con 3 variables diferentes que pueden haber obtenido valores distintos cada una (bajo, medio o alto), podemos llegar a diferentes mtodos de integracin en funcin del factor (complejidad, alcance o riego). En el caso de que la organizacin decida integrar con el mtodo superior cuando otros factores indican mtodos menos avanzados, la gua recomienda garantizar o blindar el plan de integracin, a fin de minimizar el riesgo de que surjan problemas. En este caso hay que liberar mayores recursos para el proceso de integracin. En resumen, la gua propone el siguiente diagrama de flujo, a partir de los anlisis efectuados en los apartados anteriores.

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Mejora de la eficacia del SIG

Anlisis del contexto

Mejora de la eficacia del SIG

Nivel de madurez segn anexo C? 2 Mtodo de integracin segn la figura 3

<2

Mtodo bsico

Seleccin de un mtodo superior? S Utilizar blindaje del plan de implantacin

No

Aplicar mtodo segn la Norma Une 66177

1.4 Elaboracin del plan de integracin. Es fundamental, para el xito en el proceso de integracin, partir de una buena identificacin de los procesos y del mapa de procesos, as como de las vinculaciones e interacciones entre ellos. El plan podra incluir segn la gua: 1. Grado de cumplimiento de los requisitos de los distintos sistemas y grado esperado del futuro sistema integrado. 2. Coste y rentabilidad estimados de la integracin. 3. Impacto previsto de la integracin en la organizacin. 4. Anlisis del DAFO del proceso de integracin. 5. Identificacin de los procesos a los que se va a aplicar. 6. Organizacin actual de procesos y documentacin, y la nueva estructura propuesta.

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7. Composicin y jerarqua de los nuevos documentos. 8. Recursos para el proceso de integracin. 9. Acciones de tipo extraordinario (blindaje) en caso de adoptar un mtodo superior.

1.5 Apoyo a la alta direccin. Es preciso el apoyo de la alta direccin, pues normalmente los cambios sern sustanciales. Este apoyo se exterioriza sobre todo en la liberacin de recursos, el apoyo en las actividades y en el seguimiento. 2. IMPLANTACIN DEL PLAN DE INTEGRACIN Es fundamental la designacin de un responsable de la direccin en el proyecto de integracin. Tambin se considera importante la creacin de un equipo de integracin en el que participen los responsables de los diferentes sistemas, reas o procesos a integrar. Deber planificarse un plan de comunicacin, reunirse peridicamente, definirse los propietarios de los procesos, acordarse la nueva interrelacin entre los procesos que se integran, revisarse los procesos y documentos de forma unificada y llevarse a cabo el seguimiento del plan con las consiguientes modificaciones y actualizaciones del plan de integracin. La mayor parte de las empresas parten de un sistema ya implantado, y que es generalmente el sistema de gestin de la calidad el que tiene ms antigedad. Es natural y frecuente que se produzcan reticencias por parte de los responsables de otros departamentos, como medioambiente o especialmente prevencin de riesgos laborales, que pueden percibir el proceso de integracin como una prdida de peso especfico o una injerencia en su rea de responsabilidad de los responsables de calidad. Habr por tanto que realizar un esfuerzo de sensibilizacin al respecto. 3. REVISIN POR LA DIRECCIN DEL SISTEMA INTEGRADO La revisin del sistema integrado debera incorporarse a la revisin por la direccin conforme con las normas de gestin que se utilicen, y por lo tanto los resultados de la revisin del plan de integracin deberan ser considerados en la revisin general del sistema. Las ventajas de hacerlo as son fundamentalmente la mayor coherencia y aprovechamiento de sinergia, y la visin global que permitir priorizar de forma ms eficaz y eficiente.

5.2 Auditora interna del SIG

La auditora puede definirse como el proceso de examen y verificacin de documentos, condiciones, procedimientos y actuaciones que tiene la finalidad de emitir un informe sobre su fiabilidad. En cualquier caso las auditoras (que se debern repetir peridicamente para establecer las adecuadas medidas de control del sistema) deben verificar una serie de exigencias, entre otras:

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1. Ser sistemticas, es decir, planificadas y sin dejar lugar a la improvisacin ni el azar, y por lo tanto con un alto grado de fiabilidad. Esta sistemtica da garantas de fiabilidad (es decir, en idnticas situaciones proporcionar el mismo resultado). 2. Ser objetivas, basndose en hechos y no en intuiciones ni apreciaciones, es decir, en evidencias objetivas, preferiblemente documentadas. 3. Ser independientes, los auditores no deben estar involucrados en el sistema para poder evaluarlo con objetividad. 4. Analizar los resultados y el funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo, no los fallos o aciertos en un determinado momento. La auditora es definida como proceso sistemtico, independiente y documentado que busca obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora. Adems, independientemente no significa necesariamente externo a la organizacin. En muchos casos, la independencia puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidades en la actividad que se audita. Conviene adems aclarar las diferencias con otros conceptos para evitar la confusin. As, inspeccin no debe confundirse con auditora, la inspeccin es un examen de un proceso o instalacin para la determinacin de su conformidad con requisitos especficos o, sobre la base del juicio profesional, con requisitos generales. La inspeccin de un proceso puede incluir la inspeccin de personas, instalaciones, tecnologa y metodologa, y a diferencia de la auditora, la inspeccin busca soluciones para el presente. Una auditora de sistemas de gestin debe tener unos objetivos definidos; los siguientes son ejemplos de objetivos tpicos en una auditora: 1. Determinar la conformidad del sistema de gestin de un auditado con los criterios de auditora del sistema de gestin que se trate; 2. Determinar si el sistema de gestin del auditado ha sido correctamente implementado y si se mantiene; 3. Identificar reas de mejora potencial en el sistema de gestin del auditado; 4. Evaluar la capacidad del proceso interno de revisin por la direccin para asegurar la adecuacin y la efectividad continua del sistema de gestin; 5. Evaluar el sistema de gestin de una organizacin cuando se desee establecer una relacin contractual, por ejemplo, con un proveedor potencial o un socio.

Para que sean tiles, las auditoras deben dar valor a la direccin de la organizacin auditada y a la propia organizacin. Para ello es importante cuidar la presentacin de los resultados de forma que se subrayen los aspectos realmente importantes, y no cuestiones meramente formales que poco valor aportan. As, la direccin de la empresa querr, por ejemplo, saber si hay una prctica generalizada de no cumplimentar determinado formato y que por lo tanto no se guardan dichos

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registros que pueden ser cruciales, pero no le interesar saber que en una ocasin se ha dejado de firmar un registro. La idea es identificar fallos de sistemtica de gestin, de forma que puedan tomarse acciones que eviten dicho fallo de forma generalizada. Resumiendo, definiramos la auditora como la revisin crtica de la gestin de la empresa con el fin de evaluar las desviaciones en un momento dado con relacin a las referencias requeridas por el estndar, la propia legislacin, y la propia organizacin. La auditora interna o de primera parte, si quien las realiza pertenece a la empresa tenemos la ventaja de que la conoce en mayor profundidad, pero el inconveniente de estar demasiado implicado para tener libertad de opinin y una perspectiva objetiva. Por otro lado, las auditoras internas con personal propio pueden ser realizadas por un individuo de cada nivel del organigrama sobre sus compaeros de departamento, o sobre sus compaeros de un nivel inferior en el organigrama. En las auditoras internas realizadas con personal externo se presenta la ventaja de una mayor objetividad y una perspectiva ms amplia, aunque la desventaja de un menor conocimiento de la empresa. En este contexto, los sistemas de gestin necesitan de un continuo seguimiento y mantenimiento, de forma que pueda mejorarse la eficacia, para lo que debern realizarse controles, tanto de tipo activo o proactivo como de tipo reactivo. Las auditoras son un tipo de control o evaluacin de la conformidad del sistema con los requisitos y los objetivos definidos. El fin ltimo de una auditora interna es determinar si el sistema de gestin es conforme con las disposiciones planificada para la gestin, incluyendo el estndar que sea, y si se ha implementado adecuadamente y se mantiene en el tiempo. Tambin, si es eficaz para cumplir la poltica y los objetivos de la organizacin. En general las auditoras internas surgen por la necesidad de mantener un control del sistema desde dentro de la empresa. En todo caso, la auditora interna previa a la certificacin tiene el doble objetivo tanto de justificar el cumplimiento de la exigencia del elemento de la norma dedicado a la auditora interna, y por lo tanto del citado control, como de simulacin y preparacin ante la posterior auditora de certificacin, si as se ha decidido por parte de la organizacin. Como en toda auditora, el auditor debe elaborar un plan de auditora. El plan de auditora no es ms que la programacin de las actividades de auditora a realizar, indicando fechas, tareas e hitos de sta. Es evidente que la auditora interna de preparacin a la certificacin debe realizarse una vez pasado un tiempo prudencial desde la puesta en marcha del sistema, para que se puedan haber realizado las actividades y generado los primeros registros y resultados. Por otro lado, la auditora de certificacin posterior a la de preparacin debe realizarse con tiempo suficiente para poder subsanar las no conformidades detectadas, pero no tan tarde que pueda haber aparecido cierta relajacin en el funcionamiento del sistema. Una vez realizada la auditora deber emitirse el correspondiente informe incluyendo los hallazgos, evidencias y no conformidades para planificar las acciones correctivas, preventivas y de mejora pertinentes estableciendo los responsables, plazos y acciones a realizar.

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Aunque la auditora interna previa se parece a otras auditoras, como puede ser la de certificacin, la diferenciacin entre no conformidades mayores, menores u observaciones tiene una importancia relativa en la auditora interna. Los verdaderamente importante es encontrar los hallazgos de no conformidad para su correccin. El proceso de diseo e implantacin de un sistema de gestin tiene su hito ms importante en el reconocimiento externo, mediante la certificacin por tercera parte o registro, del sistema implantado. Lgicamente el sistema debe continuar funcionando y el trabajo no acaba con la certificacin, pero s que es el primero de los objetivos cronolgicamente para muchas empresas que deciden implantar un sistema de gestin. As, normalmente las empresas no buscan slo implantar sistemas de gestin, lo que ya conlleva por s ventajas importantes para la organizacin, sino que suelen perseguir adems la certificacin para validarlos y demostrar ante sus clientes que son eficaces, lo que contribuye a aumentar su credibilidad y competitividad.

5.3 La medida
La organizacin debe planificar los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para: a. Demostrar la conformidad con los requisitos del producto. b. Asegurarse de la conformidad del sistema de gestin de calidad. c. Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de calidad. Esto debe comprender la determinacin de los mtodos aplicables, incluyendo las tcnicas estadsticas, y el alcance de su utilizacin. SATISFACCIN DEL CLIENTE Como una de las medidas de desempeo del sistema de gestin de la calidad, la organizacin debe realizar el seguimiento de la informacin relativa a la percepcin del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organizacin. Deben determinarse los mtodos para obtener y utilizar dicha informacin. AUDITORA INTERNA La organizacin debe llevar a cabo auditoras internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestin de la calidad: a. Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma internacional y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin. b. Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Se debe planificar un programa de auditoras tomando en consideracin el estado y la importancia de los procesos y las reas a auditar, as como los resultados de auditorias previas. Se deben definir los criterios de auditora, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodologa. La seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras deben asegurar la 125

objetividad e imparcialidad del proceso de auditora. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros e informar de los resultados. Deben mantenerse registros de las auditoras y de sus resultados. La direccin responsable del rea que est siendo auditada debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificacin. SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE LOS PROCESOS La organizacin debe aplicar mtodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la medicin de los procesos del sistema de gestin de la calidad. Estos mtodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, segn sea conveniente. SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PRODUCTO La organizacin debe hacer el seguimiento y medir las caractersticas del producto para verificar que se cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso de realizacin del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas. Se debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios de aceptacin. Los registros deben indicar las personas que autorizan la liberacin del producto al cliente. La liberacin del producto y la prestacin del servicio al cliente no deben llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sean de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente. CONTROL DEL PRODCUTO NO CONFORME La organizacin debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos del producto, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados. Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles y las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el producto no conforme. Cuando sea aplicable, la organizacin debe tratar los productos no conformes mediante una o ms de las siguientes maneras: a. Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada. b. Autorizando su uso, liberacin o aceptacin bajo concesin por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente. c. Tomando acciones para impedir su uso o aplicacin prevista originalmente,

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d. Tomando acciones apropiadas a los efectos reales o potenciales, de la no conformidad cuando se detecta un producto no conforme despus de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso. Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificacin para demostrar su conformidad con los requisitos. Se deben mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier accin tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido. ANLISIS DE DATOS La organizacin debe determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestin de la calidad y para evaluar dnde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema de gestin de la calidad. Esto debe incluir los datos generados del resultado del seguimiento y medicin y de cualesquiera otras fuentes pertinentes. El anlisis de datos debe proporcionar informacin sobre: a. La satisfaccin del cliente. b. La conformidad con los requisitos del producto. c. Las caractersticas y tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas. d. Los proveedores.

5.4 La mejora
MEJORA CONTINUA La organizacin debe mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad mediante el uso de la poltica de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditoras, el anlisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisin por la direccin. ACCION CORRECTIVA La organizacin debe tomar acciones para eliminar las causas de las no-conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a. Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes). b. Determinar las causas de las no conformidades. c. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir.

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d. Determinar e implementar las acciones necesarias. e. Registrar los resultados de las acciones tomadas. f. Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

ACCIN PREVENTIVA La organizacin debe determinar acciones para eliminar las causas de no-conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a. Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. b. Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades. c. Determinar e implementar las acciones necesarias. d. Registrar los resultados de las acciones tomadas. e. Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas.

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BIBLIOGRAFA
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