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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD REA DE CONTABILIDAD DE COSTOS

CONTABILIDAD DE COSTOS I
LIBRO DE ESTUDIO MODULO 1I CONTROL DE LOS MATERIALES

Elaborado por Coordinacin Costos VI Semestre de Contadura Cdigo 22226

Barquisimeto Venezuela 2005

UNIDAD II CONTROL Y CONTABILIZACIN DE LOS MATERIALES


La funcin administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeo de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se lleven a cabo, por lo tanto un buen contador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin ste las actividades de la empresa quedaran al azar, en este sentido el control implica la medicin de los acontecimientos de acuerdo a las normas establecidas por la organizacin y la correccin de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado. Como se estudi en la unidad nmero uno, en todo proceso productivo o prestacin de servicio, se conjugan tres elementos para obtener los productos a ser vendidos o para prestar el servicio, estos elementos son materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin. Como elementos indispensables en la elaboracin del producto o prestacin del servicio se hace necesario que los participantes adquieran los conocimientos terico-prcticos acerca del control de cada uno de ellos, debido a que es imprescindible el dominio de la terminologa usual en el rea de costos para que puedan analizar, entender y aplicar, segn proceda, cada uno de los mecanismos de control y permitan poner en funcionamiento los sistemas de acumulacin de costos con miras a lograr un proceso productivo eficiente. El desarrollo de la presente unidad presenta el procedimiento administrativo contable de control de los materiales, por las actividades recurrentes o rutinarias de control de los mismos, como son la compra, uso, almacenamiento y entrega, y las actividades eventuales que tambin ameritan control como es el caso de las devoluciones internas y externas.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE: Al finalizar la presente unidad, el estudiante debe ser capaz de: OBJETIVO TERMINAL Explicar correctamente el proceso de control administrativo y contable de los materiales como elemento del costo de produccin. OBJETIVOS ESPECFICOS Explicar la importancia del control de los materiales como elemento del costo. Identificar los diferentes departamentos y actividades involucrados en el control de los materiales. Reconocer los diferentes formatos que se utilizan en las diversas actividades relacionadas con los materiales. Realizar el registro contable de las principales actividades relacionadas con los materiales. CONTENIDO PROGRAMTICO Control de Materiales 1 Significado e importancia del control de materiales 2 Ciclo de control de materiales 2.1 Control administrativo de las actividades rutinarias 2.1.1. Compra, recepcin, almacenamiento y entrega 2.1.2. Uso o consumo de materiales 2.2 Departamentos que intervienen en el control de los materiales 2.3. Modelos e informes utilizados para el control de los materiales 2.4 Control Contable de los materiales 2.4.1. Compra de materiales 2.4.2. Consumo de materiales 2.5. Control de materiales, actividades no rutinarias: Devoluciones 2.5.1. Devoluciones internas o de fbrica 2.5.2. Devoluciones externas o al proveedor Ejercicio Resuelto Autoevaluacin Cuestionario de repaso Bibliografa

Control de los Materiales


En una empresa industrial o manufacturera, la inversin en materiales representa una porcin considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas. La acumulacin de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir cmo tratar los costos por las actividades rutinarias referidas a la adquisicin y manipulacin de materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepcin de stos. Los modelos para el control de los materiales desempean un papel importante, la planificacin de las adquisiciones, programacin y distribucin de los materiales garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin tcnicas de planificacin y control, existira una gran ineficacia, dado que el inventario podra aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia.

1. Significado e importancia del control de materiales


En un negocio de manufactura, la actividad ms importante del ciclo de produccin, es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito. El ciclo de produccin de una empresa incluir el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos mtodos o sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en produccin, para ello utilizan funciones de control y administracin de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las operaciones. Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno, entre los cuales se mencionan los controles de: autorizacin, procesamiento y clasificacin, verificacin, evaluacin y salvaguarda fsica.

Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se estn cumpliendo polticas adecuadas establecidas por la administracin, se podran mencionar los niveles de inventario a mantener, mtodos de valuacin de inventarios, los ajustes de inventarios. Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento, reprocesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas, como ejemplo se puede mencionar: calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de materiales, clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso. Los objetivos de verificacin sealan los controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como la integridad de los sistemas de procesamiento, en este sentido se puede mencionar chequeo peridico de los saldos de inventario de materiales para su comparacin con las cuentas mayores auxiliares de materiales. Los objetivos de salvaguarda fsica hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y procedimientos, esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes nicamente a las personas autorizadas, de igual forma el acceso a los registros y comprobantes. De acuerdo a lo expuesto, el objetivo prioritario de esta unidad es presentar y exponer aquellos medios y sistemas existentes, desde una perspectiva organizativa y contable, que permitan la obtencin y determinacin del costo del material, es importante resaltar que los controles e informes a desarrollar pueden variar atendiendo a las caractersticas y hace peculiaridades de las empresas. Entre los procedimientos administrativos se

referencia a los formularios, flujo de informacin y puntos de control, entre otros; en cuanto a los procedimientos contables se utilizan cuentas mayores y cuentas auxiliares, libros diarios y libros mayores y registros contables.

La utilizacin de medios y soportes documentales constituyen las vas que un contador de costos debe emplear si pretende llegar a controlar el componente directo del costo del material.

2. Ciclo del control de los materiales.


En una empresa manufacturera, la inversin en materia prima o materiales representa una porcin considerable de todos los costos de produccin. Es necesario, por lo tanto, que el material sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por daos, robos u obsolescencia. El control de los materiales se establece mediante la organizacin funcional y la asignacin de responsabilidades, a travs del uso de formularios impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el almacn respectivo, la cual representa la etapa de compra de materiales. En este sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepcin, almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relacin a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de servicios; de igual forma se detallarn los formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades, el empleo de registros y asientos que generen informacin oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia.

2.1.

Control administrativo de las actividades rutinarias

El ciclo funcional del control de los materiales vara de una empresa a otra de acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas. Sin embargo, en la mayora de las empresas se asignan responsabilidades, se establecen procedimientos y se crean soportes documentales para el control por la compra recepcin y almacenamiento; as como tambin por el uso y consumo de los materiales. Dichas actividades se repiten

rutinariamente en las organizaciones por lo que a continuacin se describe el control administrativo que en lneas generales debera presentarse en las mismas. 2.1.1. Compra, recepcin y almacenamiento: El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera: Una vez que se ha programado la produccin, se determinan los requerimientos de materiales para cumplir con la misma. Se comparan las cantidades necesarias con las existencias de almacn permitiendo de esta manera establecer las compras de materiales que deben realizarse. Esta planificacin permite un mayor control de los materiales al autorizar al almacn a efectuar la solicitud de compras de los materiales que se requieren para asegurar la continuidad en el proceso productivo programado. La solicitud de compras es emitida por el encargado de Almacn de Materiales. La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras, quien se encarga de solicitar cotizaciones, en aquellos casos que sea necesario; una vez recibidas las cotizaciones se selecciona la mas conveniente para la empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales. El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura, los materiales son recibidos por el rea de recepcin, el cual elabora el informe de recepcin y enva los materiales al rea de almacn. El almacenista chequea los materiales recibidos, procede a colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material. Por otra parte contabilidad procede a registrar el asiento contable de la operacin de compra, afectando la cuenta o cuentas mayores involucradas y las cuentas auxiliares respectivas. los materiales En la figura 2.1. se presenta en forma resumida el control de la compra de

Figura 2.1. Control de compras de materiales


COMPRA DE MATERIALES

Solicitud

Orden de

Factura

Informe de

de Compra

Compra

Recepcin

CONTROL MATERIALES

COMPRAS

PROVEEDOR

RECEPCION

ALMACEN

COTABILIDAD

MAYOR PRINCIPAL

REGISTROS CONTABLES

AUXILIARES

MAT A-B-

2.1.2. Uso o consumo de materiales: El control del Uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacn, utilizando para ello el formato denominado Requisicin de Materiales, el jefe de almacn procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos. Por otra parte contabilidad de costos recibe las diferentes requisiciones, haciendo un resumen peridico de las mismas, indicando en este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fbrica.

Por lo antes expuesto, es importante repasar el concepto y clasificacin de los materiales tal como se estudi en el Mdulo I; los materiales directos constituyen el primer elemento de los costos, es aquel bien que puede ser identificado o asociado rpidamente con el producto que se fabrica y por lo regular es sometido a cambios profundos en las operaciones fabriles; ejemplos de materiales directos seran la madera empleada en una fbrica de muebles, las frutas utilizadas en la elaboracin de jugos, el cemento utilizado en la elaboracin de bloques, entre otros. El material indirecto tiene la caracterstica que no es fcilmente identificable con el producto y no puede ser cuantificado en cada unidad de produccin; por ejemplo la cola o pega utilizada en la elaboracin de muebles de madera, el agua empleada en la elaboracin de bloques de cemento, etc. Tambin se incluyen como material indirecto otros materiales que no son parte del

producto pero que se utilizan para facilitar las operaciones de fabricacin y que algunas veces son denominados suministros de fbrica, como por ejemplo los lubricantes que requieren las mquinas que intervienen en el proceso productivo. Los materiales indirectos son incluidos en los costos indirectos de fabricacin. Adems de los suministros de fbrica existen los suministros utilizados por otros departamentos o reas como las de administracin y ventas, los cuales son tipos de materiales que se incluyen como materiales indirectos y suministros debido a que frecuentemente se encuentran en el mismo lugar fsico y bajo la responsabilidad de la misma persona encargada de su almacenaje. Cuando se consumen, los suministros de administracin o ventas se cargan a gastos generales, administrativos o de ventas como gastos del perodo. Una vez clasificados los materiales, procede a la elaboracin del asiento contable,

afectando las cuentas mayores y auxiliares respectivas. En la figura 2.2 se presenta a travs de un esquema el control del uso de los materiales.

Figura 2.2. Control del uso de materiales USO DE LOS MATERIALES


Requisicin de Materiales Requisiciones De Materiales

Resumen de Requisiciones de materiales

Dptos. Productivos y/o Servicios

ALMACN

CONTABILIDAD

REGISTRO CONTABLE CUENTAS MAYORES: AUXILIARES PROD. X- Y INV.P.P. MATERIAL C. I. F. REALES

2.2.

Departamentos que intervienen en el control de los materiales.

Como se ha descrito en el ciclo de control de la compra, uso, almacenamiento y entrega de los materiales, las funciones que deben desarrollarse en forma sistemtica, lgica y secuencial para alcanzar el objetivo de la organizacin, son las siguientes: Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin. Compra de materiales. Recepcin e inspeccin de materiales. Almacenamiento y entrega de materiales. Contabilizacin de las transacciones relacionadas con los materiales.

A continuacin se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales.

Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin En las empresas que tienen gran volumen de produccin o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin son las siguientes: a) Disear el producto. b) Especificar los materiales a comprar. c) Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos. d) Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes rdenes de produccin o procesos productivos. Compra de materiales Para realizar la compra de materiales se utilizan comnmente dos formatos: la Requisicin o Solicitud de Compra y la Orden de Compra. El departamento de compras tiene las siguientes funciones: a) Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales. b) Solicitar cotizaciones de los proveedores. c) Elaborar y emitir la orden de compra. d) Garantizar que los artculos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones. Recepcin e inspeccin de los materiales Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepcin e inspeccin de los materiales se encuentran: a) Recibir el material con la respectiva orden de entrega. b) Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra. c) Verificar la cantidad y calidad del material. d) Verificar y aprobar las facturas de los proveedores. e) Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro. f) Si se presentan irregularidades, no recibir el material.

g) Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepcin. El formulario usado para el control de la recepcin de los materiales es el Informe de Recepcin. Almacenamiento y entrega de los materiales para el consumo En algunas empresas pequeas el almacn puede ser un anexo del departamento de recepcin y la persona encargada, tanto de la recepcin como almacenamiento de las materias primas, puede ser la misma. El encargado del departamento de almacn es responsable del adecuado almacenamiento, proteccin y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades: a) Recibir el material junto con el Informe de Recepcin y la Orden de Compra. b) Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar. c) Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex). d) Recibir el formulario Solicitud y costo total. e) Enviar a produccin los materiales formulario de solicitud. f) Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al mtodo de valuacin. g) Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de mximos y mnimos de materiales establecidos o cualquier otro mtodo de reposicin del inventario. h) Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolucin de Compras. i) Preparar informes de almacn para el departamento de costos. En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacn y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden de Devolucin de Compras. solicitados junto con el original del o Requisicin de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los tems de costo unitario

Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacn son: el Informe de Recepcin y la Requisicin de materiales respectivamente, los cuales se describirn posteriormente. Como medio de control de los materiales, tambin se debe considerar lo referente a la contabilizacin de las transacciones relacionadas con la misma. Cuando la contabilidad de costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones: a) Recibir la factura del proveedor. b) Chequear con la orden de compra. c) Recibir informacin del almacenista sobre los materiales recibidos. d) Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales. e) Recibir copia de la requisicin de materiales f) Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricacin. g) Afectar la orden de produccin o los procesos productivos. Existen seis principios importantes que deben considerarse al momento de contabilizar los materiales, stos son: a) Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepcin, almacenaje o consumo de materiales deben basarse en rdenes escritas debidamente autorizadas por un funcionario responsable. b) Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de cada material en existencia. c) El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricacin debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisin apropiada. d) Debe ser posible determinar fcilmente la clase y cantidad de material utilizado en una orden de pedido o en un departamento de fabricacin. e) Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse peridicamente con las cuentas de control en el mayor general con el objeto de comprobar su exactitud. f) Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.

2.3.

Modelos e informes utilizados para el control de los materiales

Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de las actividades rutinarias de compra, uso, almacenamiento y entrega de los materiales son: Requisicin o Solicitud de Compra. Es un documento elaborado por el departamento de almacn u otro que requiera el material, dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro. Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: el nmero de requisicin, nombre de la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de artculos solicitados, identificacin del nmero de catlogo, descripcin del artculo y firma autorizada. En la figura 2.3., se muestra una Requisicin de Compra. Por lo general se elabora en original y copia; el original es remitido al departamento de compras y la copia se archiva en el departamento solicitante. Figura 2.3. Requisicin de Compra ISIS, C.A. REQUISICION DE COMPRA No. 102 Persona o departamento que realiza la solicitud: Almacn Fecha: 10/08/20XX Fecha requerida de entrega: 15/08/20XX Cantidad Cdigo 200 1005 Descripcin Lminas de Anime Observaciones: __________________________ __________________________ Autorizado por: C. Moreno

Orden de Compra. Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales especificados de

acuerdo con los trminos establecidos y en la fecha y lugar convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y direccin de la empresa que hace el pedido, nmero de la orden de compra, nombre y direccin del proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega, trminos de la entrega y de pago, cantidad de artculos solicitados, nmero de catlogo, descripcin, costo por unidad y total, costo total de la orden y la firma autorizada. En la figura 2.4., se presenta una Orden de Compra. Generalmente se elabora por

cuadruplicado; el original se destina al proveedor, el duplicado se enva al empleado del departamento de recepcin para advertirle de la entrega futura y luego es remitido al departamento de almacn, el triplicado se enva al departamento de contabilidad y el cuadruplicado permanece en el departamento de compras. Figura 2.4. Orden de Compra ISIS C.A. Av. Venezuela con Calle 26 Barquisimeto Estado Lara No. 089 ORDEN DE COMPRA Proveedor: AnibalcaC.A. Fecha del pedido: 10/08/20XX Direccin: Av. Los Bosques. Valencia, Estado Carabobo Fecha de pago: 30/08/200XX Condiciones de pago: 5/15 N/30 Cdigo Cantidad Descripcin Costo Unitario Bs.100 Costo Total Bs.20.000

1005

200

Lminas de aluminio

Total Bs.20.000 Observaciones: __________________________ __________________________ Aprobado por: L. Rodriguez

Informe de Recepcin es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos. Los materiales que no sean satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepcin debe indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepcin generalmente debe incluir el nombre del

proveedor, nmero de la orden de compra, fecha en que el pedido es recibido, cdigo del material, cantidad recibida, descripcin de los artculos, las diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada. En la figura 2.5., se muestra un modelo de Informe de Recepcin. Este debe ser numerado por anticipado y preparado por triplicado; el original se enva a contabilidad junto con la factura, el duplicado se enva al departamento de compras para indicar que el pedido fue recibido y el triplicado se archiva. Figura 2.5. Informe de Recepcin ISIS C.A. INFORME DE RECEPCION Proveedor: Anibalca C.A. Orden de Compra No. 089 Cdigo 1005 Cantidad 200 No. 223 Fecha de recepcin: 18/08/20XX Descripcin Lminas de Anime Discrepancias Ninguna

Observaciones: __________________________ __________________________ Recibido por: J. Herrera

Requisicin o Solicitud de Materiales: Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algn material y se presenta al almacenista para que entregue determinados materiales especificados para uso del departamento solicitante. Este formulario debe incluir: fecha y nmero de la requisicin, fecha de entrega, identificacin del departamento que solicita el material o el nmero de la orden, la cantidad y descripcin del material, el costo unitario y costo total del material despachado, firma de la persona que autoriza la requisicin, firma de la persona que despacha los materiales y firma de la persona que recibe.

La figura 2.6., muestra un formato de Requisicin de Materiales. La requisicin debe extenderse por triplicado; el original se enva al departamento de almacn para autorizar la entrega del material, el duplicado se remite al departamento de contabilidad general o de costos - dependiendo de la estructura de la empresa - con la finalidad que ste quede informado de la cantidad y costo de los materiales utilizados en la produccin y realice el registro correspondiente y el triplicado permanece en el departamento que autoriza la solicitud. Figura 2.6. Requisicin de Materiales REQUISICIN DE MATERIALES No. 023 Fecha de solicitud: 27/08/20XX Fecha de entrega: 30/08/20XX Departamento que solicita: Laminado No. de orden de trabajo: 32 Cdigo Cantidad Descripcin Costo Unitario Costo Total

1005

50

Lminas de anime Total

Aprobado por: R. Chvez Recibido por: G. Cevallos

Despachado por: J. Jimnez

2.4.

Control contable de los materiales


adems de las cuentas de la

En el ciclo de control contable de los materiales,

contabilidad general, intervienen las siguientes cuentas de control: Inventario de materiales y suministros, cuenta real de activo por naturaleza deudora que se debitar (cuenta real), costos indirectos de fabricacin real (cuenta transitoria) e Inventario de productos en proceso materiales (cuenta real).

Para cada una de estas cuentas de mayor deben existir sus respectivos libros de mayores auxiliares que faciliten el control interno. 2.4.1. Compra de materiales Tal como se explic en la unidad 1, resulta indispensable utilizar el sistema de inventario perpetuo para el registro de los costos de produccin, en virtud de las ventajas que proporciona, debido a que permite un mejor y mayor control de los materiales a travs de las tres cuentas de inventarios materiales y suministros, productos en proceso y productos terminados - y a su vez, facilita la preparacin de los estados financieros sin necesidad de realizar tomas fsicas de inventarios. A continuacin se describen detalladamente los procedimientos que se deben seguir para realizar los asientos de contabilidad relacionados con los materiales, bajo un sistema de inventario perpetuo de acumulacin de costos. En el momento en que contabilidad recibe la factura de compra y el informe de recepcin junto con la orden de compra de los materiales, se procede a registrar el asiento contable correspondiente a la compra en el libro diario, cargando o debitando a la cuenta respectiva de Inventario de materiales y suministros y acreditando o abonando al pasivo de Cuentas por pagar o a Banco, si la compra se realiza a crdito o a contado respectivamente. Ejemplo ilustrativo Se compran a crdito 100 unidades de materiales X a Bs. 400 la unidad y 50 unidades de suministros a Bs. 200 la unidad. El asiento para registrar la compra es el siguiente: Inventario de materiales y suministros. . . . . . . . . . . . . . Cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 unidades x Bs. 400 c/u = 40.000 50 unidades x Bs. 200 c/u = 10.000 Total = 50.000 50.000 50.000

Un tratamiento especial requieren los costos incurridos por fletes en compras y los descuentos otorgados por pronto pago bajo acumulacin de costos. Fletes en compras. Los fletes cancelados por concepto de compras de materiales y cualquier otro costo incidental incurrido en la compra, como gastos de importacin, gastos aduaneros, comisiones, entre otros, pueden ser tratados de la siguiente manera: Se registran en la cuenta de Inventario de materiales, y se cargan inmediatamente al costo del material comprado, el importe total, es decir, el monto de la factura ms el monto del flete cancelado, el cual tiene que ser prorrateado y adicionado proporcionalmente a las tarjetas de inventario respectivas, resultando en una variacin en el costo unitario de los materiales comprados. Descuentos por pronto pago. Es prctica comn que los proveedores ofrezcan descuentos por pronto pago en la compra de materiales a los clientes que cancelan sus deudas dentro de un determinado periodo; en estos casos, se consideran dos alternativas para el registro contable, tratarlo como un costo o como una cuenta nominal de ingresos. Supngase que en el ejemplo anterior la compra de materiales se realiz con la condicin 5/10, n/30. Considerar el Descuento por pronto pago como:
Disminucin del costo del material. Si es poltica de la empresa, aprovechar los descuentos por pronto pago. Disminucin del costo de los Costos Indirectos de Fabricacin Reales Otros Ingresos:

un sistema de inventario perpetuo de

Inv. Mat.

47.500 47.500

Inv. Mat.

50.000 50.000

Inv. Mat.

50.000 50.000

Cuentas a Pagar Cuentas a pagar Banco

Cuentas a Pagar Cuentas a pagar Banco C.I.F.Reales

Cuentas a Pagar Cuentas a pagar Banco Otros Ingresos

Al momento del pago: Considerando que aprovecha el descuento 47.500 47.500 50.000 47.500 2.500 50.000 47.500 2.500

Los descuentos en compras representan una disminucin del costo de los materiales comprados, pero en la mayora de los casos, cuando la empresa obtiene el descuento una parte de los materiales pueden seguir en existencia en el almacn y otra parte enviada al proceso productivo. En este caso se debera prorratear el monto del descuento entre las cuentas de inventario de materiales y de productos en proceso material; este procedimiento en la mayora de los casos es poco prctico por lo tanto se abona o acredita a la cuenta de costos indirectos de fabricacin real. Existe otro criterio en cuanto al tratamiento de los descuentos en compras, el mismo no considera el descuento por pronto pago en compra, como una disminucin de la compra sino como un ingreso financiero, esto debido a que responde a las condiciones de solvencia de la empresa que le permiten aprovechar estos descuentos, en este caso el descuento por pronto pago se financieros. 2.4.2. Consumo de materiales Cuando se retiran los materiales del almacn con destino a la produccin y una vez recibido el formato Requisicin de Materiales, debe realizarse un asiento en el libro diario cargando el costo de los materiales directos a la cuenta de Inventario de productos en proceso materiales (cuenta real de activo)) y, cargando a la cuenta costos indirectos de fabricacin real (cuenta transitoria) por el monto de las materiales indirectos. El abono se realiza a la cuenta respectiva de Inventario de materiales y suministros. Supngase que de la compra anterior, se emplean en produccin 60 unidades de materiales directos y 10 unidades de materiales indirectos. El asiento para registrar el envo de materiales a la produccin es el siguiente: Inventario de productos en proceso materiales . . . . . . . . . Costos indirectos de fabricacin real ............ Inventario de materiales y suministros. . . . . . . . . . 24.000 2.000 26.000 muestra en el estado de resultados como una cuenta de ingresos

P/Registrar el envo de 60 unidades de material directo y 10 unidades de material indirecto a produccin 60 unidades x Bs. 400 c/u = 24.000 materiales directos

10 unidades x Bs. 200 c/u = 2.000 materiales indirectos Total = 26.000 Tambin se deben afectar las tarjetas de control de inventarios en la columna de Salidas por las cantidades y costos de los materiales utilizados en la produccin y luego se realizan las correspondientes deducciones en la columna de Existencias de dichas tarjetas. Tarjetas de Kardex o mayor auxiliar de Control de Materiales: Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los materiales recibidos, las cantidades y costos de los materiales entregados y las cantidades y costos de los materiales en existencias. La figura 2.7., presenta una tarjeta de control de materiales; algunas tarjetas presentan variaciones en cuanto a la informacin contenida, por ejemplo pueden presentar espacios para las cantidades mnimas y mximas que deben mantenerse en existencia, la ubicacin del material en el almacn, entre otras. Figura 2.7. Tarjeta de Control de Materiales TARJETA DE CONTROL DE MATERIA PRIMA Material: Lminas de aluminio ENTRADAS
Fecha 20/07/20XX 30/05/20XX Cantidad Costo Unitario 100 Costo Total 20.000 50 100 5..000

Cdigo: 1005 SALIDAS


Cantidad Costo Unitario Costo Total

EXISTENCIAS
Cantidad 200 150 Costo Unitario 100 100 Costo Total 20.000 15.000

200

2.5. Control de Materiales, actividades no rutinarias: Devoluciones 2.5.1. Devoluciones internas o de fbrica:
Algunas veces produccin o cualquier departamento requisitor devuelve materiales al almacn, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de un formato denominado Informe de Materiales Devueltos que sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacn.

El Informe de Materiales

Devueltos

tiene el efecto inverso de una Requisicin de

Materiales y muestra los materiales que se devuelven al almacn. Su formato es semejante a la requisicin. Los datos ms importantes que debe incluir este informe son: fecha y nmero de la devolucin, identificacin del departamento que devuelve los materiales, la cantidad y descripcin de los materiales, el costo unitario y costo total de los materiales devueltos, firma de la persona que autoriza la devolucin, firma de la persona que devuelve los materiales y firma de la persona que la recibe en el almacn. La figura 2.8., presenta el Informe de Materiales Devueltos. Este informe debe elaborarse por triplicado; el original se enva al departamento de almacn para realizar las correspondientes anotaciones en el kardex de inventario, el duplicado se remite al departamento de contabilidad con la finalidad que ste quede informado de la cantidad y costo de los materiales devueltos de la produccin y realice su crdito y el triplicado permanece en el departamento que devuelve los materiales. Figura 2.8. Informe de Material Devuelto INFORME DE MATERIAL DEVUELTO No. 114 Fecha de devolucin: 01/09/20XX Departamento que devuelve: Laminado No. de orden de trabajo: 32 Cdigo Cantidad Descripcin Costo Unitario Costo Total

1005

Lminas de aluminio Total

Aprobado por: R. Chavz Recibido por: G. Cevallos

Despachado por: J. Jimnez

Contabilizacin de las Devoluciones Internas o de fbrica. En el caso de que produccin devuelva materiales al almacn, si las copias del Informe de Materiales Devueltos son transferidas a contabilidad junto con las copias de las

Requisiciones de Materiales, no hay necesidad de realizar un asiento separado por los materiales devueltos. Simplemente, al momento de totalizar las requisiciones se le restan al monto, el total de los Informes de Materiales Devueltos correspondientes y se realiza el asiento descrito anteriormente. Si se efectu el registro correspondiente a la entrega de materiales a produccin y en fecha posterior se realiza la devolucin al almacn, se reversa el asiento anterior en el libro diario por el monto correspondiente a la devolucin de materiales. Igualmente, se deben afectar las tarjetas de control de inventarios en la columna de Entradas, o colocando en rojo o dentro de un crculo o parntesis en la columna de Salidas, la cantidad y el costo de las materiales devueltos al almacn. Luego, estos datos se aaden a la cantidad y al costo del saldo anterior contenido en la columna de Existencias. No existe un criterio nico para registrar las devoluciones de materiales de produccin al almacn. No obstante, el rea de costo recomienda utilizar el siguiente criterio: si se devuelven materiales al almacn, stos deben registrarse en las tarjetas del mayor auxiliar de materiales al mismo costo utilizado en la entrega para valuar la devolucin. En la tarjera mayor auxiliar de materiales para calcular las nuevas existencias se adicionan las unidades devueltas al saldo anterior y se promedian los costos, esto si el mtodo de valoracin de inventarios es promedio. En caso de utilizar el mtodo PEPS los materiales devueltos se colocan de primero en la columna de Existencias; si el mtodo es UEPS, los materiales se colocan en ltimo lugar en la columna de Existencias. 2.5.2. Devoluciones externas o al proveedor: De igual manera, se realizan devoluciones de materiales al proveedor, por distintas razones, entre las que se pueden mencionar: material no solicitado, material con defectos, entre otras. En este caso se emite o elabora el formulario de Devoluciones en compras. La Orden de Devolucin de Compras es un formulario que indica los materiales que deben ser devueltos al proveedor. Este formato debe llevar impreso el nmero y fecha de la devolucin, el nombre del proveedor, nmero de la orden de compra o de la factura a la cual pertenece el material devuelto, cdigo del material, cantidad devuelta, descripcin de los artculos, las observaciones correspondiente y la firma autorizada.

La figura 2.9.,

presenta el formato de Orden de Devolucin de Compras, el cual debe

emitirse por triplicado; el original se enva al departamento de compras para que gestione la devolucin al proveedor, el duplicado se remite al departamento de contabilidad para su debido registro y el triplicado permanece en el departamento de almacn para su anotacin en la Tarjeta de Control de Materiales.

Figura 2.9. Orden de Devolucin de Compras ISIS C.A. ORDEN DE DEVOLUCIN DE COMPRAS No. 055 Proveedor: Maxiel C.A. Orden de Compra No. 089 Cdigo 1025 Cantidad Fecha de devolucin: 25/08/20XX Descripcin

10 Lminas de anime Observaciones: __________________________ __________________________

Autorizado por: O. Torrealba

Contabilizacin de las Devoluciones al Proveedor: En el caso de que se realice una devolucin de materiales al proveedor, posterior a la fecha de recepcin, se reversa el asiento de compra, pero por la cantidad que corresponda a la devolucin. En caso de las devoluciones de materiales al proveedor deben cargarse los materiales devueltos al precio que se compr. Mientras que el costo de los materiales a devolver, en cuanto a su salida del almacn, va a depender del mtodo de valoracin que se utilice en la empresa.

En caso del mtodo promedio los materiales se retiraran al ltimo costo promedio calculado en el almacn, generndose una diferencia entre el costo cargado y abonado, dicha diferencia ser absorbida por la cuenta de costos indirectos real. En el caso del mtodo PEPS o UEPS, se revisa, si existe algn lote que coincida con el costo del proveedor, se le da salida a este lote, en este caso tanto el cargo y el abono se hacen por el mismo monto; tambin puede suceder que en la tarjeta del mayor auxiliar de materiales, la columna de Existencias no contiene materiales al costo que se compr, debido a que se realizaron compras posteriores a costos diferentes; en estos casos, el asiento en la tarjeta del mayor auxiliar de materiales por la devolucin debe realizarse aplicando el mtodo PEPS o UEPS, presentndose la misma situacin del mtodo promedio. En el libro diario se registra el asiento por la devolucin tomando en consideracin los planteamientos anteriores. Por ejemplo, se devuelven 20 unidades de materiales al proveedor, compradas a 100 bolvares por unidad, pero de acuerdo con la tarjeta del mayor auxiliar de materiales slo hay en existencias unidades compradas a 80 bolvares. El asiento por concepto de la devolucin sera el siguiente: Cuentas por pagar (20 x 100Bs.) . . . . . . . . . . . . . . Inventario de materiales (20 x 80Bs.). . ..... Costos indirectos real . . . . . . . . . . P/Registrar la devolucin de 20 unidades de materiales Obsrvese que al proveedor se carga el monto de la devolucin al costo de compra y la diferencia entre este monto y la salida de materiales del almacn se registra en la cuenta de Costos indirectos real. 2.000 1.600 400

EJERCICIO RESUELTO La empresa Manufacturera EL VUELCO, C.A., se dedica a comprar, fabricar y vender vajillas de lujo atendiendo a las solicitudes de sus diversos clientes, y a continuacin le presenta la informacin necesaria para que Usted.: Elabore los registros contables en los diarios y mayores que se requiera. INFORMACIN La estructura organizativa de la empresa est dividida en tres grandes sectores o reas: Administracin, Ventas y Produccin (Fbrica). Entre los departamentos que integran el rea de Administracin se encuentran el Departamento de Compras, Recepcin y Contabilidad. El rea de Produccin, es decir la fbrica est conformada por dos departamentos Productivos (A y B) y dos Departamentos de Servicio que son: Mantenimiento y Almacn de Materiales y Suministros. Al cierre del ejercicio econmico correspondiente al ao 20X1 se tomaron Inventarios Fsicos, para comparar con los registros de Inventario Perpetuo, contenido en las tarjetas y ajustar las diferencias encontradas. Los saldos en el Almacn de Materiales y Suministros al inicio del ao 20X2 eran los siguientes: Material Directo Tipo A 8.000 kilos Bs. 24.000,00 Material Directo Tipo B 1.000 kilos Bs. 2.700,00 Suministros Bs. 10.000,00 Total Bs. 36.700,00 Nota: Mtodo de Valuacin Promedio Mvil OPERACIONES DEL PRIMER SEMESTRE 20X2 1.-El Jefe de Almacn al verificar que llega a la cantidad mnima en existencia elabora el formulario SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES, en original y copia, archivando esta ltima luego de ser firmada por el Jefe de Compras, quien se queda con el original del formulario. El material que se est solicitando es el siguiente: Material Directo Tipo A 10.000 kilos Material Directo Tipo B 5.000 kilos Suministros REPUESTOS Y LUBRICANTES 2.-El Jefe de Compras recibe el formulario y en base a ste procede a solicitar cotizaciones y/o presupuestos a los diferentes proveedores de la fbrica y de acuerdo a la ms favorable, prepara el formulario ORDEN DE COMPRA, en original y dos copias, una copia para ser archivada, la otra copia va al Departamento de Recepcin y el original se enva al proveedor (CURIGUA, C.A), para autorizar la entrega del material requerido, los precios ofrecidos por el proveedor son los siguientes:

Material Directo Tipo A Material Directo Tipo B

10.000 kilos 5.000 kilos

Bs. 4,50 el kilo Bs. 6,00 el kilo

Bs. 45.000,00 Bs. 30.000,00

3.-Se adquieren Bs. 9.000,00 de suministros al contado, con el proveedor SUMINISTROS DEL CENTRO, debido a que la empresa tiene como poltica que las compras inferiores a Bs. 10.000,00, no ameritan el trmite administrativo de la solicitud de Cotizaciones y elaboracin del formulario Orden de Compra, para la adquisicin de los Suministros de Fbrica (Repuestos y Lubricantes para maquinaria), no se solicitan Cotizaciones, ni se elabora Orden de Compra, si no que se va directamente al proveedor de confianza. 4.-Se reciben los materiales por parte del proveedor Curigua, con la respectiva factura a crdito con la condicin 2/30, con recargo por concepto de I.V.A. El monto se debe cancelar en efectivo. Adems se recibe comprobante para cancelar fletes por Bs. 2.400,00. NOTA: Por las transacciones realizadas efectan recargo por concepto de I.V.A. Los costos incidentales se imputan al costo de compra de los materiales. 5.-El Jefe del Departamento de Recepcin, recibe los Suministros adquiridos y el material proveniente del proveedor Curigua, coteja el material directo recibido con la copia de la Orden de Compra, revisa y chequea todo el material (Material Directo y Suministros), al estar conforme elabora el formulario INFORME DE RECEPCIN en original y tres copias enviando una copia junto con las facturas y comprobantes a Contabilidad, otra copia junto con el material son enviados al almacn, la ltima copia se enva al Jefe de Compras y el original del formulario es archivado. 6.-En el Departamento de Almacn se recibe el material y el Informe de Recepcin, se chequea y se coloca el material en sus respectivos anaqueles, se llenan las TARJETAS DE CONTROL DE EXISTENCIAS correspondientes y se le da entrada al material en el Sistema Computarizado de Control de materiales. Se notifica a Contabilidad la operacin efectuada. 7.-En Contabilidad se realizan en el Libro Diario, los asientos contables respectivos por la compra de materiales, tomando en consideracin la informacin recibida mediante los comprobantes (ver punto 5); afectando las cuentas auxiliares respectivas. Desde Contabilidad se enva copia de los Comprobantes a Caja, donde se cancelan los fletes a Transporte Venezuela, los repuestos y lubricantes a Suministros del Centro y se paga lo relativo al I.V.A. 8.-El Gerente del rea de Ventas, se comunica con el Gerente de Produccin para notificarle que el cliente Vajillas Americanas coloc un pedido de 10 juegos de vajillas, Modelo XYZ en base al pedido, se planifica el trabajo a realizar (Turnos de trabajo, material, mquinas, equipos, herramientas, etc.), se notifica tambin al Contador, quien da apertura al Mayor Auxiliar de Productos en Proceso. 9.-Se inicia entonces el proceso productivo para la fabricacin de los 10 juegos de vajillas XYZ para el cliente Vajillas Americanas, por lo que el Departamento Productivo

emite el formulario REQUISICIN O SOLICITUD DE MATERIALES, en original y dos copias, el cual se enva al Almacn para solicitar el siguiente material. Material Directo Tipo A Material Directo Tipo B 15.000 kilos 2.300 kilos

10.-El Jefe de Almacn recibe la requisicin, entrega el material al departamento requisitor, le da salida al material de sus Tarjetas de Control de Existencias y en el computador, completa la informacin relativa a los costos en la requisicin, firma, sella, la desglosa y distribuye de la siguiente manera copia al Departamento Requisitor, copia a Contabilidad y archiva el original. 11.-El Contador, quien recibe copia del formulario Requisicin de Materiales, realiza el asiento en el Diario. 12.-Los Departamentos de Servicios y las reas de Administracin y Ventas solicitan suministros, mediante el formulario REQUISICIN DE MATERIALES, el cual se prepara en original y dos copias, el cual se enva al Almacn para solicitar el siguiente material: DESTINO DESCRIPCIN MONTO EN Bs. Dptos. De Servicio Lubricantes 3.500,00 rea de Administracin Artculos de Escritorio 1.200,00 rea de Ventas Artculos de Limpieza 850,00 TOTAL Bs. 5.550,00 13.-El Jefe de Almacn recibe la requisicin, entrega el material al departamento requisitor, le da salida al material de sus Tarjetas de Control de Existencias y en el computador, completa la informacin relativa a los costos en la requisicin, firma, sella, la desglosa y distribuye de la siguiente manera copia al Departamento Requisitor, copia a Contabilidad y archiva el original. 14.-Mediante el formulario INFORME DE DEVOLUCIN INTERNA, el cual se elabora en original y copia, se realizan las siguientes devoluciones de material al Almacn: 350 kilos de material tipo B, correspondiente a la produccin del perodo que an estaba en proceso, dicho material se encuentra daado por defectos de fbrica. Bs. 500,00 de material indirecto solicitado en el perodo anterior por el rea de Administracin, adems de Bs. 300,00 de los solicitados en el actual perodo, por el Departamento de servicio.

15.-El almacenista recibe todo el material devuelto, le da entrada, lo coloca en su sitio y prepara el formulario INFORME DE DEVOLUCIN AL PROVEEDOR, por el material daado, que lo enva junto con el Informe de Recepcin, donde se comunican con el proveedor Curigua, quien notifica que no tiene existencias para cambiar el material, nos enva Nota de Crdito para que rebajemos nuestras Cuentas a Pagar, se

envan los comprobantes a Contabilidad para que realice el respectivo asiento. El proveedor Curigua reintegra en efectivo el monto correspondiente al I.V.A. 16.-Se cancela al proveedor Curigua la factura pendiente antes de los 30 das, quien otorga el descuento correspondiente, el cual se considera como una disminucin del costo de la Carga Fabril. Solucin al Ejercicio COMPRA DE MATERIALES Registro en auxiliares TARJETA DE CONTROL DE MATERIAL A ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Concepto Saldo inicial Compras Cantidad 10.000 Costo Unitario 4,66 Costo Total 46.600 Cantidad Costo Unitar Costo Total Cantidad 8.000 18.000 Costo Unitario 3 3,9222 Costo Total 24.000 70.600

TARJETA DE CONTROL DE MATERIAL B ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS


Concepto Saldo inicial Compras Cantidad 5.000 Costo Unitario 6,16 Costo Total 30.800 Cantidad Costo Unitar Costo Total Cantidad 1.000 6.000 Costo Unitario 2,70 5,5833 Costo Total 2.700 33.500

Nota: Los fletes se repartieron entre material A y material B en proporcin a los kilos comprados, correspondiendo Bs. 1.600 y Bs. 800, respectivamente. TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS Material: Repuestos y lubricantes ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Concepto Saldo inicial Compras Cantidad ----Costo Unitario ----Costo Total 9.000 Cantidad Costo Unitario Costo Total Cantidad -----Costo Unitario ----Costo Total 10.000

19.000

Registro en Diario Inventario de Materiales y Suministros Crdito Fiscal Cuentas por pagar Caja P/registrar compra de materiales. 86.400 12.960 75.000 24.360

Registro en mayores de produccin: CONCEPTO


Saldo inicial Compras

INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS DEBE HABER SALDO


86.400 36.700 123.100

USO DE MATERIALES DIRECTOS: Registro en auxiliares: Auxiliares de Materiales Directos TARJETA DE CONTROL DE MATERIAL A ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Concepto Saldo inicial Compras Uso Cantidad 10.000 Costo Unitario 4,66 Costo Total 46.600 15.000 3,92 58.800 Cantidad Costo Unitar Costo Total Cantidad 8.000 18.000 3000 Costo Unitario 3 3,92 Costo Total 24.000 70.600 11.800

TARJETA DE CONTROL DE MATERIAL B ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS


Concepto Saldo inicial Compras Uso Cantidad 5.000 Costo Unitario 6,16 Costo Total 30.800 2.300 5,58 12.834 Cantidad Costo Unitar Costo Total Cantidad 1.000 6.000 3.700 Costo Unitario 2,70 5,58 Costo Total 2.700 33.500 20.666

Auxiliares de Produccin CLIENTE: VAJILLAS AMERICANAS Producto: Juego de Vajillas Modelo XYZ Concepto Material Directo Mano de Obra Directa
Consumo 71.634

Costos Indirectos

Registro en Diario Inventario de Productos en Proceso Materiales Inventario de Materiales y Suministros P/registrar uso de materiales en produccin. 71.634 71.634

Registro en mayores de produccin: INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS CONCEPTO DEBE HABER SALDO
Saldo inicial Compras Uso 86.400 71.634 36.700 123.100 51.466

INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MATERIALES CONCEPTO DEBE HABER SALDO


Saldo inicial Consumo 71.634 0 71.634

USO DE MATERIALES INDIRECTOS Registro en auxiliares: TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS Material: Repuestos y lubricantes ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Concepto Saldo inicial Compras Uso Cantidad ----Costo Unitario ----Costo Total 9.000 -----5.550 Cantidad Costo Unitario Costo Total Cantidad -----Costo Unitario ----Costo Total 10.000 19.000 13.450

Registro en Diario Costos indirectos de fabricacin reales Gastos de Administracin Gastos de Ventas Inventario de Materiales y Suministros P/registrar uso de materiales. Registro en mayores de produccin: INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS CONCEPTO DEBE HABER
Saldo inicial Compras Uso materiales directos Uso de materiales indirectos 86.400 71.634 5.550

3.500 1.200 850 5.550

SALDO
36.700 123.100 51.466 45.916

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN REALES CONCEPTO DEBE HABER SALDO


Materiales indirectos 3.500 3.500

DEVOLUCIONES INTERNAS O DE FBRICA (Materiales directos) Registro en auxiliares TARJETA DE CONTROL DE MATERIAL B ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Concepto Saldo inicial Compras Uso Devol.interna Cantidad 5.000 Costo Unitario 6,16 Costo Total 30.800 2.300 -350 5,58 5.58 12.834 -1953 Cantidad Costo Unitar Costo Total Cantidad 1.000 6.000 3.700 4.050 Costo Unitario 2,70 5,58 5.58 Costo Total 2.700 33.500 20.666 22.619

CLIENTE: VAJILLAS AMERICANAS Producto: Juego de Vajillas Modelo XYZ Concepto Material Directo Mano de Obra Directa
Consumo Devolucin mat. 71.634 (1.953)

Costos Indirectos

Registro en Diario Inventario de Materiales y Suministros Inventario de Productos en Proceso Materiales P/registrar devolucin interna de materiales directos. Registro en mayores de produccin: INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS CONCEPTO DEBE HABER SALDO
Saldo inicial Compras Uso Uso de materiales indirectos Devolucin interna 86.400 71.634 5.550 1.953 36.700 123.100 51.466 45.916 47.869

1.953 1.953

INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO MATERIALES CONCEPTO DEBE HABER SALDO


Saldo inicial Consumo Devolucin interna 71.634 1.953 0 71.634 69.681

DEVOLUCIN INTERNA O DE FBRICA (Materiales indirectos) Registro en auxiliares TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS Material: Repuestos y lubricantes ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Concepto Saldo inicial Compras Uso Dev.interna Cantidad ------Costo Unitario ------Costo Total 9.000 -----5.550 -800 Cantidad Costo Unitario Costo Total Cantidad -----Costo Unitario ----Costo Total 10.000 19.000 13.450 14.250

Registro en diario Inventario de Materiales y Suministros 800 Supervit ganado libre 500 Costos indirectos de fabricacin reales 300 P/registrar devolucin interna de materiales indirectos Registro en mayores de produccin INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS CONCEPTO DEBE HABER SALDO
Saldo inicial Compras Uso Uso de materiales indirectos Devolucin interna mat. dir Devolucin interna mat indir 86.400 71.634 5.550 1.953 800 36.700 123.100 51.466 45.916 47.869 49.669

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN REALES CONCEPTO DEBE HABER SALDO


Materiales indirectos Devolucin interna mat. Indirectos 3.500 300 3.500 3.200

DEVOLUCIN EXTERNA O AL PROVEEDOR Registro en auxiliares TARJETA DE CONTROL DE MATERIAL B ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Concepto Saldo inicial Compras Uso Devol.interna Dev.externa Cantidad 5.000 -350 Costo Unitario 6,16 5.58 Costo Total 30.800 2.300 -350 1953 5,58 5.58 12.834 1.953 Cantidad Costo Unitar Costo Total Cantidad 1.000 6.000 3.700 4.050 3.700 Costo Unitario 2,70 5,58 5.58 Costo Total 2.700 33.500 20.666 22.619 20.666

Registro en diario Cuentas por pagar Caja Inventario de Materiales y Suministros Costos indirectos de fabricacin reales Crdito Fiscal P/registrar devolucin de materiales al proveedor. Registro en mayores de produccin INVENTARIO DE MATERIALES Y SUMINISTROS CONCEPTO DEBE HABER SALDO
Saldo inicial Compras Uso Uso de materiales indirectos Devolucin interna mat. dir Devolucin interna mat indir Devolucin al proveedor 86.400 71.634 5.550 1.953 800 1.953 36.700 123.100 51.466 45.916 47.869 48.669 46.716

2.100 315 1.953 147 315

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN REALES CONCEPTO DEBE HABER SALDO


Materiales indirectos Devolucin interna mat. Indirectos Diferencia precio devol. materiales 3.500 300 147 3.500 3.200 3.053

CANCELACIN DEUDA PROVEEDOR Registro en diario Cuentas por pagar Caja Banco Costos indirectos de fabricacin reales Crditos fiscales Registro en mayores de produccin COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN REALES CONCEPTO DEBE HABER SALDO
Consumo de Materiales indirectos Devolucin interna mat. Indirectos Diferencia precio devol. materiales Descuento por pronto pago 3.500 300 147 1.458 3.500 3.200 3.053 1.595

72.900,00 218,70 71.442,00 1.458,00 218,70

P/registrar cancelacin deuda al Sr. Curigua aprovechando el descuento por pronto pago.

AUTOEVALUACIN
1. Una orden escrita enviada al departamento de compras para informar sobre una necesidad de materiales se denomina: a. Orden de compra. b. Requisicin de compra. c. Informe de recepcin. d. Formato de requisicin de materiales. 2. Una solicitud escrita enviada a un proveedor por artculos especficos a un precio acordado se denomina: a. Orden de compra. b. Requisicin de compra. c. Informe de recepcin. d. Formato de requisicin de materiales. 3. Cul de los siguientes formatos debe diligenciarse cuando los materiales en inventario van a utilizarse en la produccin? a. Orden de compra. b. Requisicin de compra. c. Informe de recepcin. d. Formato de requisicin de materiales. 4. En un sistema de inventario perpetuo, la compra de materiales se registra en una cuenta denominada: a. Costo de los artculos vendidos. b. Compras de materias primas c. Inventario de materiales y suministros. d. Inventario de trabajo en proceso. 5. El total de los materiales del libro mayor auxiliar debe ser igual a la cantidad en la siguiente cuenta: a. Costo de los artculos vendidos. b. Compras de materias primas. c. Inventario de materiales y suministros. d. Inventario de trabajo en proceso. 6. La empresa ABC C.A. compr de contado 3.000 kilos de materiales por un total de Bs. 180.000 y pag fletes por Bs. 20.000. El registro en el diario por la transaccin realizada representar un dbito a: a. Banco por Bs. 180.000. b. Inventario de materiales y suministros por Bs. 180.000. c. Banco por Bs. 200.000. d. Inventario de materiales y suministros por Bs. 200.000.

7. El material directo refleja en existencias un primer lote de 1000 kilos por un total de Bs. 15.000 y un segundo conformado por 500 kilos por Bs. 9.000, si solicitan materiales directos por un total de 1.300 kilos cul ser el costo del material directo utilizado si se le informa que la empresa utiliza como mtodo de valoracin de inventarios PEPS? a. Bs. 20.800. b. Bs. 20.400. c. Bs. 21.000. d. Ninguna de las anteriores. 8. Las devoluciones internas o de fbrica representan: a. Una disminucin de las deudas con el proveedor. b. Un incremento de productos en proceso materiales. c. Un reverso del registro por la compra de materiales. d. Un dbito a la cuenta Inventario de Materiales y Suministros. 9. La empresa XYZ C.A. tiene como poltica aprovechar los descuentos por pronto pago, el 20 de marzo compra 2.500.000 en materiales con la condicin 2/30, el registro reflejara un dbito a la cuenta Inventario de Materiales y Suministros por Bs. a. Bs. 2.500.000 b. Bs. 2.450.000 c. Bs. 2.550.000 d. Ninguna de las anteriores. 10. Las devoluciones externas o al proveedor, representan: a. Una disminucin de las deudas con el proveedor. b. Un incremento de productos en proceso materiales. c. Un reverso del registro por la compra de materiales. d. Un dbito a la cuenta Inventario de Materiales y Suministros 11. El material directo refleja en existencias un primer lote de 2.000 kilos por un total de Bs. 34.000 y el segundo conformado por 1.000 kilos por Bs. 20.000, si solicitan materiales directos por un total de 1.400 kilos cul ser el costo del material directo utilizado si se le informa que la empresa utiliza como mtodo de valoracin de inventarios UEPS? a. Bs. 26.800 b. Bs. 23.800 c. Bs.25.200 d. Ninguna de las anteriores.

CUESTIONARIO DE REPASO 1. Qu se entiende por materiales? 2. Explique cmo se clasifican los materiales. Cite dos ejemplos de cada clasificacin. 3. Qu se entiende por control de materiales? 4. Menciones los departamentos que intervienen en la organizacin, control y registro de los materiales. 5. Mencione las responsabilidades del departamento de compras. 6. Describa las funciones del departamento de almacn. 7. Mencione los modelos o formatos utilizados en la compra de materiales. Qu se incluye por lo general en estos formatos? A dnde se envan las copias? 8. Qu formato es empleado en la recepcin de materiales. Qu se incluye por lo general en este formato? A dnde se envan las copias? 9. Describa los formatos utilizados en el departamento de almacn de materiales. 10. Describa el tratamiento de los materiales devueltos desde produccin al almacn de materiales. 11. Explique el tratamiento de las devoluciones de materiales desde almacn de materiales al proveedor.

BIBLIOGRAFIA: Hansen Don y Mowen Maryanne. Administracin de Costos. Contabilidad y control. Internacional Thomson editores, S.A. de C.V. Mxico.1996 Horngren, Charles y otros. Introduccin a la contabilidad Administrativa. 11 Edicin. Pearson Educacin. Mxico. 2001 Horgren, Charles y otros. Contabilidad de Costos. Un Enfoque Gerencial. Octava edicin. Prentice-Hall Hispaoamerica, S.A. Mxico 1996 Neuner, John. Contabilidad de Costos. Principios y Prctica. Unin Tipografica editorial Hispano-Americana., Mxico. 1973 Polimeni, Ralph y otros. Contabilidad de Costos. Coneptos y Aplicaciones para la Toma de Decisiones Gerenciales. Tercera Edicin. Mc Graw Hill Interamericana, S.A. Colombia. 1.994. Rayburn, Letricia. Contabilidad y Administracin de Costos. Sexta Edicin. Mc Graw Hill Interamericana, S.A. Mxico. 1.999 Rayburn, Letricia. Contabilidad Analtica y de Costos I. Enciclopedia de la Contabilidad. Tomo 6. Ocano Centrum. Espaa. Torrecilla, Angel y otros. Contabilidad de Costes y Contabilidad de Gestin. Volumen I. 2da. Edicin. Mc Graw Hill Interamericana, S.A. Espaa. 2004