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MANUAL DO UTILIZADOR VERSO 1.

C OPYRIGHT
Este manual foi elaborado pela itBase solues informticas s.a.. (itBase), tendo sido redigido ao abrigo do novo acordo ortogrfico. Este manual entregue aos clientes ITBASE no podendo ser divulgado, comentado ou copiado, no todo ou em parte, sem o prvio consentimento, por escrito, da itBase. 2013 itBase Todos os direitos reservados.

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NDICE
Bem-vindo ........................................................................................................................................... 4 Sobre o WinMax4 ......................................................................................................................... 4 Requisitos de instalao ................................................................................................................ 6 Noes de utilizao ........................................................................................................................ 7 Ajudas ............................................................................................................................................... 7 Barra de menus............................................................................................................................. 8 Lista de opes por mdulo...................................................................................................... 8 Barra de Ferramentas ................................................................................................................ 8 Listagens........................................................................................................................................ 10 Configurao base .......................................................................................................................... 11 Criar Empresas............................................................................................................................ 11 Numerao de documentos .................................................................................................... 12 Impostos e Taxas ........................................................................................................................ 13 Tipo de impresso ........................................................................................................................ 13 Utilizao inicial ............................................................................................................................. 14 Configurao geral ..................................................................................................................... 14 Famlias ......................................................................................................................................... 16 Artigos ................................................................................................................................................ 17 Entidades ........................................................................................................................................... 19 Emisso de documentos ............................................................................................................... 21 Documentos de Clientes / Fornecedores........................................................................... 22 Fatura a cliente....................................................................................................................................... 23 Fatura de fornecedor ........................................................................................................................... 26 Recibo ........................................................................................................................................................ 26 Documentos de transporte ............................................................................................................... 28 Encomendas ............................................................................................................................................ 30 Importar encomendas ......................................................................................................................... 30 Verificao de encomendas pendentes ........................................................................................ 31 Encomendas pendentes de autorizao ...................................................................................... 32 Avenas .......................................................................................................................................... 32 Criao de avenas ............................................................................................................................... 32 Processamento de avenas ............................................................................................................... 33 Inventrio ..................................................................................................................................... 34 Ponto de venda............................................................................................................................ 36 Interface contabilidade............................................................................................................ 39 Configurao Geral - Interface contabilidade ............................................................................ 39 Configurao Exportao - Interface contabilidade ............................................................... 39 Ficheiro SAF-T PT ....................................................................................................................... 41 O que o SAF-T PT ............................................................................................................................... 41 Como gerar o ficheiro SAF-T PT ...................................................................................................... 41 WebServices ................................................................................................................................. 42 Criar grupo de acesso para WebServices .................................................................................... 42 Criar utilizadores de WebServices ................................................................................................. 42 ANEXOS............................................................................................................................................... 43 Anexo A - Perguntas frequentes ........................................................................................... 43
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Artigos ....................................................................................................................................................... 43 Emisso de documentos a clientes ................................................................................................ 45 Emisso de documentos de fornecedores .................................................................................. 47 Listagens e mapas ................................................................................................................................. 48 Outros ........................................................................................................................................................ 49 Anexo B - Exportao e Importao de dados - XML ..................................................... 50 Documentos............................................................................................................................................. 50 Estrutura do ficheiro XML ................................................................................................................. 51 WebServices ............................................................................................................................................ 54

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BEM-VINDO
A itBase d-lhe desde j os parabns por ter adquirido uma das mais inovadoras aplicaes de gesto comercial existentes no mercado, o WinMax4. Esta aplicao, desenvolvida para plataformas Web, permite que com um programa de navegao de internet (Chrome, Firefox, Internet Explorer ou Safari) possa executar e gerir todas as operaes do seu negcio, a partir de qualquer localizao. Concebida para gerir todo o expediente comercial do seu negcio, desde stocks at faturao de avenas, passando pela conta-corrente de clientes e fornecedores, ou ainda pela produo de produtos compostos. Esta aplicao pode ser usada para gerir mais do que uma empresa em simultneo, uma vez que foi concebida para ser usada em modo multiempresa.

SOBRE O WINMAX4
Com mais de 20 anos de experiencia no desenvolvimento de aplicaes a itBase, mais uma vez, d um salto qualitativo na tecnologia das solues que comercializa. A nova plataforma de gesto WinMax4 um acumular de sabedoria e de contributos dos mais de 4000 clientes utilizadores das nossas solues de gesto, que a transforma numa potente soluo para qualquer tipo de empresa. Representa o transformar das clssicas aplicaes de gesto, baseadas em tecnologia Windows, onde cada posto de trabalho necessita de uma instalao do produto, para a facilidade de instalao num nico ponto central e acesso via um simples browser. O WinMax4 permite que a sua aplicao de gesto e o seu negcio, estejam disponveis 24 horas por dia, 365 dias por ano de qualquer ponto do globo atravs de um simples acesso Web. Projetando assim, os nossos clientes, para o fenmeno da mobilidade e respondendo de forma muito simples evoluo dos seus negcios. Desenvolvido na plataforma Microsoft.NET e com base de dados em Microsoft SQL, a sua robustez e fiabilidade garantem uma confiana de dados e disponibilidade dos mesmos acima da mdia.
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Por outro lado, procurmos incutir no WinMax4 caractersticas que permitam que qualquer tipo de negcio, independentemente da sua dimenso, possa utilizar e potenciar a sua plataforma de gesto em funo da evoluo da sua atividade. Permite evoluir a partir da simples necessidade de efetuar faturao, acrescentar funcionalidades como controlo e contas correntes de clientes e fornecedores. Adicionar funcionalidades ao nvel do controlo de stocks e produo, bem como ainda, permite trabalhar diferentes tipos de artigo com caractersticas especificas, por exemplo cores e tamanhos ou materiais. Juntamos ainda caractersticas especficas que permitem responder s constantes alteraes a nvel fiscal, no WinMax4 possvel criar novos impostos, alterar os existentes ou proceder hierarquizao de impostos de acordo com as alteraes legislativas que possam surgir. O WinMax4 foi desenhado para evoluir de acordo com as suas necessidades, possui caractersticas modulares que permitem ir acrescentando funcionalidades conforme as necessidades e o volume de negcios possam impor. De referir ainda, que a itBase preconiza a evoluo constante das suas aplicaes. O WinMax4 no exceo, iremos manter uma constante evoluo com lanamento de novas funcionalidades e caractersticas, por isso recomendamos que se mantenha atendo e que regularmente visite o website da itBase www.itbase.pt - ou o website do WinMax4 www.winmax4.com - onde, por certo, encontrar novidades que podem contribuir para o seu negcio.

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REQUISITOS DE INSTALAO S ERVIDOR


Mnimo aconselhado Sistema Operativo Servidor Base de Dados Caractersticas da mquina Monitor Windows 7 Profissional MS SQL Server 2008 Express Intel Pentium ou superior 4 Gb de RAM Tamanho 10,1 ou superior Resoluo mnima de 1024x768 .Net Framework 4.0 IIS Server 6.x Ideal Windows 2008 R2 MS SQL Server 2008 R2 Intel Duo Core ou superior 8 Gb de RAM Tamanho 10,1 ou superior Resoluo mnima de 1024x768 .Net Framework 4.0 IIS Server 7.x

Outros

C LIENTE
Mnimo aconselhado Sistema Operativo Browser de internet Caractersticas do equipamento Monitor Ideal Windows, Mac OS, iOS, Linux, Windows, Mac OS, iOS, Linux, Android e outros Android e outros Chrome 14.0x, Firefox 10.0x, I.E.9.0x e Safari 5.1x Que cumpra requisitos mnimos do S.O. Tamanho 10,1 ou superior Resoluo mnima de 1024x768 Adobe Reader ou plug-in Chrome 14.0x, Firefox 10.0x, I.E.9.0x e Safari 5.1x Que cumpra requisitos ideais do S.O. Tamanho 10,1 ou superior Resoluo mnima de 1024x768 Adobe Reader ou plug-in

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NOES DE UTILIZAO
Antes de mais, torna-se essencial explicitar alguns pontos importantes que lhe sero teis ao trabalhar com o WinMax4.

AJUDAS
Para alm deste manual de referncia, existe sempre presente por toda a aplicao a possibilidade de obter informao especfica sobre o campo onde se encontra posicionado o cursor. Ter apenas de colocar o apontador do rato sobre o campo pretendido. A ajuda do campo em foco surgir geralmente no topo direito da aplicao, podendo no entanto surgir no topo esquerdo caso seja mais conveniente sua ideal visualizao.

Figura 1 - Funcionamento das ajudas no WinMax4, foco no campo Apenas ativas.

NOTA - Quando um registo no est marcado como ativo pode continuar a ser usado na aplicao, no entanto, nas ajudas de cdigos e pesquisas, nunca ser exibido. Tal aplica-se no s ao ficheiro de empresas como exibido na imagem anterior, como aos restantes ficheiros na aplicao.

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BARRA DE MENUS
Na barra de menus esto inseridas as opes modulares que a aplicao dispe. Para aceder s opes dever clicar no menu pretendido, de onde surgir de imediato a lista de opes desse menu.
Figura 2 - Barra de menus.

LISTA DE OPES POR MDULO


Exibe em modo grfico as opes de cada mdulo presente na barra de menus.

Figura 3 - Lista do mdulo Empresas.

BARRA DE FERRAMENTAS
A barra de ferramenta de atalhos visa permitir uma maior rapidez e eficincia na utilizao das tarefas mais comuns e rotineiras. Podendo estar ou no visvel se assim o utilizador o desejar, sendo selecionvel em Utilitrios Ferramentas.

Figura 4 - Lista do menu Utilitrio, opo Ferramentas.

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A barra de ferramentas apresenta essencialmente 3 separadores, nomeadamente, Top de Utilizao, Histrico e Utilizador. ainda possvel a partir da barra de ferramentas fechar qualquer janela em utilizao/aberta na aplicao. - Top de utilizao, separador de ordenao automtica das opes mais utilizadas (disponibilizadas de forma hierrquica, do topo para a base). Ser a prpria aplicao que vai definindo as opes mais utilizadas e as vai posicionando neste separador; - Histrico, separador onde figuram todas as opes utilizadas (a ltima opo utilizada surgir no topo). Ser a prpria aplicao a efetuar este registo e a atualizar a barra de ferramentas; - Utilizador, separador onde o utilizador poder organizar de acordo com as suas preferncias, as opes que pretende a ter para lhe facilitar o acesso s mesmas. Para adicionar opes a este separador deve arrastar o cone da opo que pretende, do menu ou da caixa presente na barra de ferramentas, para o centro deste separador; - Navegao de separador, caso um separador disponha uma grande quantidade de cones a apresentar, as setas de navegao permitem visualizar as restantes opes, indicando assim a pgina relativa ao nmero total de pginas; - Caixa de opes em utilizao, local onde se apresentam os cones das opes em utilizao na aplicao. Se posicionar o apontador do rato sobre o cone ser-lhe- exibido o nome da janela referente; - Balde do lixo permite fechar qualquer uma das opes presentes na caixa de opes em utilizao ou remover uma opo do separador do Utilizador, bastando para tal arrastar o cone pretendido para o mesmo.
Figura 5 - Barra de ferramentas

- Lupa, um pouco por toda a aplicao existe ainda este boto de ajuda, que permite obter a lista de opes relacionado com o campo onde se encontra. Ao premir esta ajuda, surgir uma janela onde poder facilmente selecionar a opo pretendida.

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LISTAGENS
Em termos gerais, as listagens permitem consultar os registos no mbito dos dados em questo. Aps selecionar a listagem pretendida, surgir um formulrio onde podero ser definidas as condies de visualizao da mesma, ou seja, indicar os dados que se pretende consultar, tambm designado por query.

Figura 6 Formulrio Listagem de promoes.

Os valores exibidos por omisso possibilitam a consulta de toda a informao disponvel para a listagem. O utilizador poder otimizar o formulrio para que seja apresentado apenas a informao que pretende.

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CONFIGURAO BASE
CRIAR EMPRESAS
O primeiro passo para comear a trabalhar com a aplicao iniciar a criao de empresas. Ao criar uma empresa a aplicao ir criar automaticamente uma base de dados, onde poder introduzir os ficheiros dessa empresa, como por exemplo os artigos, famlias de artigos, etc. De notar que as bases de dados das empresas so distintas e estanques, no existindo qualquer partilha de dados entre os dados de empresas distintas.

Figura 7 Janela Inserir Empresas

De seguida, dever configurar o modo de funcionamento para cada uma das empresas, visto estas serem completamente independentes e individuais. Este passo , tambm, importante para que adapte a aplicao sua atividade e processos comerciais. Aps os passos anteriores, o WinMax4 dever estar preparado para que comece a introduzir dados nos ficheiros, que ser o ltimo passo para que a aplicao possa enfim ser utilizada. Os dados introduzidos na aplicao so na realidade registos que podem ser constantemente atualizados, como o caso dos artigos, dos clientes e dos fornecedores. Aps a introduo dos dados iniciais, poder ento comear a efetuar o trabalho habitual. Poder emitir documentos de vendas e de compras, poder tirar listagens, consultar conta-correntes de clientes e de fornecedores, entre outros.

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De forma a facilitar a utilizao da aplicao ainda fornecido um conjunto de utilitrios que lhe permitem efetuar um conjunto de tarefas, de modo mais rpido e simples. NOTA - Reala-se a importncia do correto preenchimento do ficheiro de empresas, de forma a cumprir requisitos legais e fiscais em vigor no pas de trabalho da empresa em questo, por exemplo para a exportao do ficheiro SAF-T PT se esse pas for Portugal.

NUMERAO DE DOCUMENTOS
A definio do tipo de numerao a utilizar nos documentos, dever ocorrer na fase iniciar da configurao da sua empresa. Esta definio ter obrigatoriamente de ocorrer antes da emisso de qualquer documento, aps o qual a aplicao no permite alteraes.

Figura 8 Configurao - Geral, separador Movimentos

A numerao dos documentos poder ser anual ou contnua, caso seja anual, regressa ao incio na mudana do ano. Poder ainda selecionar se usa o nmero de terminal ou outro sufixo.

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IMPOSTOS E TAXAS
A criao e configurao dos impostos e taxas essenciais ao seu negcio, devero ocorrer nesta etapa. A opo de configurao surge em Ficheiros Impostos/Taxas. Esta opo permite, entre outras configuraes: Indicar o tipo de imposto (percentagem ou valor); Definir incidncia sobre o preo; Se poder ser includo com outros impostos; Vrios nveis do mesmo imposto (valores/percentagens); Impostos sobre impostos.

TIPO DE IMPRESSO
A parametrizao do modo de impresso de documentos dever ter lugar nesta fase. Sendo configurvel em Ficheiros Tipos de documentos.

Figura 9 Tipo de documento, separador Geral

Estruturada por separadores, Geral, SAF-T PT, Impresso e Armazns, esta opo permite entre outras definies: Configurar os documentos que originam automaticamente um recibo; Selecionar o modo de pr-visualizao por omisso; Indicar a forma, como cada documento ser impresso (tipo de impresso); Indicar se deve imprimir o logotipo no cabealho dos documentos; Qual armazm a usar por omisso na emisso de determinado documento.

NOTA - Reala-se a importncia de uma correta definio do tipo de impresso a usar por omisso para cada documento. Para mais detalhe, consulte as Perguntas frequentes no final do manual, especialmente se pretende emitir faturas com recibo incorporado ou faturas e recibos em separado.
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UTILIZAO INICIAL
CONFIGURAO GERAL
Antes de comear a trabalhar essencial que configure a sua aplicao, para que esta se adapte da melhor forma realidade da sua atividade comercial. Para aceder a esta configurao selecione Ficheiro Configurao, no qual existem as seguintes opes: Geral Parametrizao do funcionamento de omisso da aplicao; Zonas de servio Definio de omisso para a zona de servio; Terminal Configurao dos terminais em funcionamento; Acessos Criao e configurao de Utilizadores e Grupos de acesso a opes; Impressos Definio dos impressos por omisso utilizados na aplicao; Interface visual Parametrizao de interfaces de diferentes resolues; Interface contabilidade Configurao para exportao de dados contabilsticos; Perifricos Parametrizao de protocolos de comunicao de perifricos; Comunicao de documentos de transporte Comunicao de modo automtico por meio de webservices dos documentos de transporte.

Figura 10 - Lista de opes de Ficheiros - Configurao

A Configurao Geral a opo onde esto configurados os parmetros gerais de funcionamento da aplicao. Estes parmetros so os que aparecem por omisso na aplicao, sendo contudo possvel alter-los sempre que necessrio. A configurao geral da aplicao encontra-se segmentada em diversos separadores: Moedas; Artigos; Movimentos; Entidades; Fecho; Terminais; Retalho; Compras; Email; Cartas.

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Figura 11 Janela Configurao Geral separador Artigos

Aps configurao inicial da aplicao, a introduo dos ficheiros o prximo passo para preparar a aplicao para trabalhar. Surge assim necessidade de definir, Artigos, Famlias, Clientes, Fornecedores, Tipos de documento, Vendedores, Condies de pagamento, IVA, Moedas e Avenas.

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FAMLIAS
Ficheiro onde so definidos os dados referentes s famlias a utilizar na criao dos artigos, configurvel em Ficheiros Famlias.

Figura 12 - Lista do menu Ficheiros, opo Famlias.

A definio de uma famlia requere o correto preenchimento do cabealho do ficheiro, nomeadamente dos campos Cdigo e Designao. Presente no cabealho existe ainda a opo de definir, se a famlia est ou no ativa. A edio de Famlias apresenta fundamentalmente 2 separadores de configurao: Omisses gerais para artigos rea onde identificado o tipo de artigo SAF-T, e definida a percentagem de desconto e margem de lucro por tipo de preo; Omisses de impostos/taxas Local onde so definidos os vrios impostos aplicados aos artigos pertencentes famlia;
Figura 13 Janela Inserir famlia.

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ARTIGOS
Ficheiro onde so definidos os dados dos artigos a utilizar na aplicao, sendo configurvel em Ficheiros Artigos.

Figura 14 Janela Inserir Artigos.

A definio do artigo requere o correto preenchimento do cabealho do ficheiro, nomeadamente os campos: Cdigo; Designao.

Dever ser tambm definido quanto ao Tipo de artigo e Tipo de unidade (Comprimento, Espao, Volume, Peso, Tempo ou Quantidade). Quanto definio do Tipo de Artigo dever considerar as seguintes distines: Normal Artigo do tipo normal no tem propriedades adicionais; Revista Artigo do tipo revista tem propriedades relacionadas com papelaria (ex. nmero de edio); Livro - Artigo do tipo livro tem propriedades relacionadas com papelaria (ex. ISBN, editora, autor); Matriz Artigo do tipo matriz apresenta a possibilidade de definir vrias caractersticas (Dimenses e Atributos), aps o qual possvel fazer combinaes dessas caratersticas em Grupos de Preos; Composto Indicao que o artigo composto por outros artigos, esta caracterstica poder ser recursiva (ou seja, o artigo poder ser constitudo por artigos tambm compostos).
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Quanto ao tipo de composio, um artigo composto poder ser de duas formas: o o Online Apenas afeta o stock dos artigos que o compem no momento em que o mesmo movimentado; Fabricao Apenas afeta o stock dos artigos que o compem quando o mesmo fabricado. A configurao do ficheiro de Artigos encontra-se dividida pelos separadores: Geral, Impostos/taxas, Stocks, Vendas POS, Observaes, Nmero de srie e Diversos. No caso de artigos do tipo Revista ou Livro ser ainda apresentado um separador adicional, intitulado de Papelaria. Artigos do tipo Matriz ou Compostos necessitam ainda de uma configurao especfica, relativa s suas caractersticas: Configurar Matriz do artigo Permite a definio das Dimenses e Atributos do artigo do tipo Matriz, possibilitando combinaes em Grupos de Preo; Configurar Composio do artigo Local onde se define o tipo de Composio (online ou fabricao), a Contabilizao do Custo e os artigos que compem o artigo do tipo composto.

Figura 15 - Configurar Matriz de artigo sobreposta janela Inserir Artigos.

NOTA A alterao do tipo de artigo, s poder ocorrer caso o artigo no tenha movimentos associados (todos os movimentos referentes ao artigo tero de ser anulados de forma a possibilitar alterao).

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ENTIDADES
Ficheiro onde so definidos os dados referentes s Entidades a utilizar na aplicao, sendo configurvel em Ficheiros Entidades.

Figura 16 - Janela Inserir Entidade.

Na definio de entidades requerido o preenchimento do cabealho (Cdigo e Nome, e a definio do Tipo de Entidade [Clientes, Fornecedores, Clientes e Fornecedores ou Outros]). Existe ainda a opo de definir, se a entidade est ou no ativa. Quanto ao Tipo de Entidade considera-se as seguintes caractersticas: Clientes - Entidade utilizada na emisso de documentos de venda; Fornecedores Entidade utilizada na emisso de documentos de compra e/ou associada a artigos; Clientes e Fornecedores Entidade utilizada na emisso de documentos de compra e de venda, e/ou associada a artigos; Outros Entidade diferente de Clientes e Fornecedores.

Figura 17 Inserir Entidade, campo Tipo de Entidade.

NOTA Aps associar movimentos a uma entidade, a aplicao no permite que se altere o campo Tipo de Entidade (todos os movimentos referentes entidade tero de ser anulados de forma a possibilitar alterao).
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A configurao do Ficheiro de Entidades encontra-se distribuda pelos seguintes separadores: Geral rea de preenchimento de dados gerais da entidade, apresenta nomeadamente os campos: Contribuinte, Morada, Cdigo postal, Pas, Telefone, Fax, Telemvel, Email e Pgina Web; Dados financeiros Separador referente aos dados financeiros da entidade, o qual apresenta os seguintes campos: Condies de pagamento, Utilizao bloqueada, Motivo do bloqueio. A ttulo informativo, no editvel, apresenta tambm os seguintes campos de consulta: Limite de crdito, Total de crdito e Saldo; Dados comerciais Local de definio de dados comerciais da entidade: Vendedor, Tipo de preo, Moeda, Tipo de expedio, rea geogrfica, Utilizar preos com impostos includos, Percentagem de desconto 1, Percentagem de desconto 2 e Nvel de desconto; Automatismos rea de definio de rotinas interna relativas a envios de documentos emitidos s entidades, apresenta nomeadamente os seguintes campos: Inscrito na mailing list, Enviar documentos por email e Receber relatrio de documentos em dvida; Impostos Separador onde se define Isenes, Motivo de iseno da taxa e Inverses, dos impostos referentes a entidades com estas caractersticas; Contabilidade Local para associao dos dados de entidades, tal como configurado na aplicao de contabilidade definida para receber os dados exportados pelo Winmax4; Observaes Separador destinado a anotao interna sobre a entidade.
Figura 18 Separadores da janela Inserir Entidade.

Sempre presentes na base deste ficheiro existem ainda as seguintes opes complementares: Endereos adicionais Possibilita a insero de mltiplos endereos; Contatos adicionais Permite a insero de mltiplos contatos; Dados bancrios Ficheiro de insero dos dados bancrios, permite tambm a insero de mltiplos dados bancrios para a mesma entidade; Avenas Permite incluir a entidade numa avena existente.

Figura 19 Base da janela Inserir Entidade.

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EMISSO DE DOCUMENTOS
Concluda a insero dos ficheiros essenciais aos interesses do seu negcio, poder-se- dar incio emisso de documentos. Poder surgir no entanto, a necessidade de alterar a configurao de omisso para cada tipo de documento ou at criar novos tipos de documentos, sendo configurvel em Ficheiros Tipos de documentos. A parametrizao de cada tipo de documento encontra-se agrupada em 5 separadores: Geral Configurao genrica de como o documento ser utilizado pela aplicao; SAF-T PT Configurao especfica de documentos sujeitos a auditoria legal em vigor em Portugal (SAF-T PT); Afetao rea de parametrizao da forma como os movimentos podero afetar os preos mdios e acumulados de artigos e totais de vendas por vendedores; Impresso Permite definir a forma como o documento impresso, pr-visualizado e arquivado por omisso; Armazns Possibilita a definio de qual o armazm Emissor e Recetor por omisso na utilizao do tipo de documento em edio.

Figura 20 - Janela Inserir tipo de documentos.

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DOCUMENTOS DE CLIENTES / FORNECEDORES
Opo onde so lanados os movimentos em documentos, encontra-se disponvel na barra de menus, em Movimentao - Documentos de clientes e Movimentao Documentos de Fornecedores.

Figura 21 Lista de opes do menu Movimentao.

Na Emisso de Documentos, dever tomar em considerao o preenchimento dos seguintes campos do cabealho: Entidade Definir a entidade a usar no documento; Moeda Selecionar a moeda a utilizar na emisso do documento; Data de emisso A aplicao define de acordo com a data corrente, podendo ser alterada apenas em documentos referentes a fornecedores; Tipo de documentos - Introduzir o tipo de documento (ex. Fatura, Venda a Dinheiro); Armazm emissor Indicar a qual armazm, o documento est associado (os movimentos afetaro o stock de artigos do armazm selecionado); Nmero Designao da numerao em vigor para o tipo de documento. Numerao sequencial, gerada automaticamente de acordo com o definido na configurao Geral (apenas em documentos de fornecedor podero existir alteraes); Vendedor Definio do vendedor associado ao documento. Por predefinio ser atribudo o vendedor associado ao utilizador, sendo sobreposto pelo vendedor associado entidade; Condio de pagamento Indicao da condio de pagamento pretendida para o documento. Por omisso ser atribuda a condio de pagamento associada entidade; Tipo de preo Indicao do tipo de preo a utilizar nos movimentos do documento; Desconto financeiro Indicao da percentagem de desconto a atribuir sobre o valor total do documento. Este campo ter de ser preenchido antes de lanar movimentos no documento.
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Figura 22 - Janela Documentos de clientes.

FATURA A CLIENTE
Na emisso de um documento do tipo Fatura, aps preenchimento do cabealho do documento, poder-se- dar incio ao lanamento de movimentos de artigos. A indicao do artigo a adicionar ao documento poder ser de duas formas: Digitando o cdigo do artigo pretendido, no campo Cdigo;

Figura 23 Base da janela Documentos de clientes.

Ou premindo a ajuda (lupa) e logo aps, selecionar o artigo pretendido.

Figura 24 Janela de seleo de Artigos, surge aps premir Lupa.

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Aps selecionar o artigo pretendido, se desejar, poder alterar os valores relativos ao mesmo. Bastando para tal selecionar o campo pretendido, nomeadamente: Designao A denominao do artigo; Unidade Forma como o stock do artigo ser afetada pelo lanamento; Impostos/Taxas Indicao os impostos e taxas associados ao artigo; Preo unitrio Valor do artigo poder ser tambm modificado nesta fase; Quantidade Indicao da quantidade pretendida, que ser lanada no documento; 2 Nveis de percentagens de desconto (% desconto 1 e % desconto 2) que tero efeito neste movimento.

Figura 25 Base da janela de Documentos de clientes, alterao do campo Impostos/Taxas.

NOTA - Alteraes dos valores do artigo tero apenas efeito no movimento do documento em emisso (no alterando o valor do ficheiro base na ficha do artigo ou influenciando futuros movimentos, salvo importaes de documentos em que os valores do artigo tenha sido alterado). Aps definio do artigo dever Confirmar para que o mesmo seja adicionado ao documento em emisso. possvel reeditar os movimentos (artigos) adicionados ao documento, bastando para tal, selecionar o artigo pretendido (o qual surgir novamente na base do documento, sendo possvel reeditar todos os campos). Detalhes do documento, presente na base do ficheiro de documentos, permitem obter informaes relativas constituio do mesmo, nomeadamente: Geral; Valores; Impostos/taxas; Entidade; Documentos relacionados; Observaes.

Figura 26 Janela Detalhes do documento.

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Poder optar por duas formas de fechar o documento, terminar sem imprimir ou terminar.

Figura 27 Janela Terminar documento, foco no campo Impresso.

A diferena entre os dois modos de concluir o documento a forma como surge o campo impresso no formulrio terminar documento. O mesmo poder ser alterado se o utilizador o desejar. Caso pretenda, poder deixar o documento aberto (possibilitando a sua concluso mais tarde). Dever premir Sair (da emisso de documentos) e logo aps escolher a opo No.

Figura 28 Opes Sair, permite fechar ou deixar em aberto o documento, ou ainda cancelar .

Aps premir Sair, se optar por fechar o documento, ir surgir o formulrio Terminar documento (como descrito no ponto anterior). NOTA Para que seja possvel deixar documentos em aberto, na Configurao geral no separador retalho, o campo Documentos podem ficar abertos dever estar assinalado.
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FATURA DE FORNECEDOR
A fatura de fornecedor similar fatura de cliente, existe no entanto, aps confirmar terminar documento, a possibilidade de alterar os valores do mesmo, isto devido s normais diferenas relacionadas com arredondamentos.

Figura 29 Aps confirmao Terminar documento de fornecedor, janela que permite alterar valores do

documento.

RECIBO
O pagamento de recibos poder ser de uma das duas formas, Pagamento de recibo (um documento origina um recibo) ou Pagamento de documentos (os documento no originam recibos, um recibo poder liquidar mais que um documento). NOTA A forma de emisso de recibos, dever ser definido em Ficheiros - Tipo de documento, no separador Geral no campo Emitir recibo automaticamente.

Pagamento de recibo A opo que permite efetuar o pagamento dos recibos, s poder ser utilizada caso os recibos estejam a ser emitidos conjuntamente com os respetivos documentos a que dizem respeito (faturas, notas de dbito, etc.).

Figura 30 Janela Pagamento de recibos.

Ao realizar pagamento de um recibo dever indicar: O tipo de documento referente ao recibo, para efetuar o pagamento; O ano referente ao recibo; O nmero do recibo a efetuar o pagamento.
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Pagamento de documentos Caso a opo anterior no esteja selecionada, a emisso dos recibos separada dos documentos. Permitindo fazer pagamento de vrios documentos com apenas um recibo.

Figura 31 Janela com o formulrio para Pagamento de documentos.

Ao emitir um recibo que faa pagamento de um ou mais documentos, dever indicar: A entidade, a efetuar pagamentos de documentos; Data de incio e fim, para que sejam recolhidos os documentos a incluir no pagamento; Os tipos de documentos a incluir; Estado de vencimento dos documentos a incluir (podero ser de 3 tipos Todos, Vencidos e Por vencer).

Aps o qual, surgir um quadro com todos os documentos passiveis de pagamento.

Figura 32 Janela Pagamento de documentos.

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DOCUMENTOS DE TRANSPORTE
A emisso de documentos de transporte, de forma a cumprir os requisitos legais, apresenta a obrigatoriedade de incluir os seguintes dados: Cliente: o o o o Nome do cliente; Morada; Cdigo postal; Pas. Data/hora; Morada; Cdigo postal; Pais. Carga: o o Data/hora; Local.

Descarga: o o o o

Figura 33 Terminar documento.

Aps emisso, os detalhes do documento de transporte incluem ainda um novo separador destinado aos Dados de transporte: Informao AT: o o Cdigo de identificao; ltimo cdigo de retorno; o o Data/hora ltima tentativa; Nmero de tentativas.

Caso a comunicao dos documentos de transporte ocorra com sucesso de forma automtica (por meio de webservice parametrizado na aplicao) a impresso do documento apresentar o nmero fiscal fornecido pela AT.

Figura 34 Base do impresso de documento de transporte.

Figura 35 Detalhes do documento de transporte.

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Caso a comunicao dos documentos de transporte no ocorra de forma automtica, e se o cdigo de identificao for fornecido pela AT (comunicao por telefone ou por insero manual dos dados no site da AT) o mesmo dever ser inserido no campo Cdigo de identificao nos detalhes do documento (separador Informao AT).
Campo editvel para insero manual do cdigo de identificao fornecido pela AT

Figura 36 Detalhes do documento de transporte. Premir para obter o cdigo de identificao por meio do webservice configurado na aplicao.

NOTA: O cdigo de transporte retornado pela AT, depois de inserido no documento, utilizado na impresso assim como na exportao do ficheiro SAF-T PT.

Comunicao de documentos de transporte O Winmax4 disponibiliza a possibilidade de, aquando da emisso de documentos de transporte, realizar automaticamente a comunicao ao portal da AT e incluir no documento o cdigo de identificao retornado pela Autoridade Tributaria. A opo de parametrizao da comunicao automtica de documentos de transporte localiza-se em Configurao - Comunicao docs. Transporte.

Figura 37 Comunicao documentos de transporte AT.

Esta funcionalidade automatiza a comunicao exigida por lei dos documentos de transporte, aquando do trmino (emisso) do documento. NOTA: Podero no entanto ocorrer problemas de comunicao (por exemplo, indisponibilidade do servio de Internet ou inacessibilidade ao Portal da AT), caso se verifique que aplicao no obteve o cdigo automaticamente, o utilizador dever incluir manualmente o cdigo fornecido pela AT aos detalhes do documento de transporte de forma a proceder sua impresso e incluso na exportao do ficheiro SAF-T PT.
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ENCOMENDAS
Opo onde so definidos os dados para a emisso de encomendas. Sendo configurvel em Movimentao - Encomendas de clientes e Movimentao - Encomendas de fornecedores.

Figura 38 Cabealho do documento do tipo Encomendas de clientes.

Em tudo similar emisso dos restantes documentos, diferencia-se sobretudo pela definio do Tipo de documento (encomenda). Possibilita ainda no cabealho deste ficheiro a definio dos seguintes campos: Data de entrega e Estado de autorizao. Quanto forma de saldar o documento do tipo encomenda poder ser: Importar encomendas, de forma manual; Verificao de encomendas pendentes, a aplicao avisa e sugere a importao da encomenda aquando da emisso de documentos para uma entidade que tenha encomendas pendentes.

IMPORTAR ENCOMENDAS
Aquando da emisso de um documento, poder-se- importar encomendas (caso a entidade tenha encomendas pendentes). Bastando para isso na barra de opes do documento em edio, selecionar Movimentos Importar Encomendas

Figura 39 Opo de importar encomenda, Movimentos Importar Encomendas.

Caso existam encomendas pendentes para a entidade selecionada, surgir uma janela com as encomendas por saldar, possibilitando a importao total ou parcial, das mesmas.

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Figura 40 Importar movimentos de Encomendas.

VERIFICAO DE ENCOMENDAS PENDENTES


A verificao de encomendas pendentes ocorrer de forma automatizada, caso seja definido na configurao geral.

Figura 41 Configurao Geral, separador Retalho.

A verificao poder ter as seguintes definies:

No verificar, definio por omisso; Mostrar mensagem de aviso, informa o utilizador que existe encomendas pendentes para a entidade selecionada no documento em emisso; Mostrar encomendas pendentes, para alm de informar o utilizador, possibilita de imediato a importao dos artigos encomendados pela entidade, para o documento em emisso.

Figura 42 Mensagem de aviso que possibilita mostrar, e posteriormente importar para o documento em

edio, encomendas por saldar. - 31 -

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ENCOMENDAS PENDENTES DE AUTORIZAO
A opo de listar as encomendas pendentes de autorizao surge em Movimentao Encomendas pendentes.

Figura 43 Encomendas pendentes de autorizao.

Permite listar as encomendas pendentes por tipo de entidade (Todos, Clientes, Fornecedores ou Outros). Possibilita ainda a alterao do estado de autorizao e a consulta da descrio interna da encomenda.

AVENAS
Opo onde so definidos os dados para o processamento de avenas (recebimentos fixos peridicos). Sendo configurvel em Ficheiros Avenas.

CRIAO DE AVENAS
De forma a criar uma avena dever indicar: O cdigo e a designao pretendida; Tipo de documento, que ser utilizado na criao da avena; Periodicidade, que poder ser dos seguintes tipos, Mensal, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual e Varivel (dias); Qual o documento a utilizar como base, nomeadamente o tipo de documento, ano e nmero do documento.
Figura 44 Janela Inserir avena.

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Aps preenchimento dos campos necessrios criao de uma avena e Confirmar, ser possvel adicionar entidades avena. Bastando para tal premir o boto Entidades que surgir na base do ficheiro.

Figura 45 Janela Avena.

PROCESSAMENTO DE AVENAS
A opo de processar avenas encontra-se em Movimentao Processamento de avenas. De forma a processar uma ou mais avenas, dever indicar a data at qual devem ser processadas.

Figura 46 Processamento de avenas.

Aps o qual, surgir uma janela onde figuraro as entidades associadas avena ou avenas, at data indicada.

Figura 47 Lista de avenas por processar.

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O estado de uma avena poder ter trs variantes: Processar - Realiza a avena e emite o respetivo documento; No processar - Anula a avena para a data em consultas; Adiar - Retarda o processamento da avena.

Aps confirmao, as avenas sero Processadas, No Processadas ou Adiadas em concordncia com o estado (de processamento) definido para cada uma.

INVENTRIO
Esta opo permite uma eficiente gesto do stock dos artigos e corrigir as diferenas entre o stock do artigo (na aplicao) e o stock fsico. A criao de inventrios surge em Movimentao Inventrio. Ao Inserir um inventrio, dever ser indicado: Armazm, onde ser efetuada a contabilizao do stock; Data do respetivo inventrio.

Figura 48 Inserir Inventrio.

Aps confirmao, sugerida a introduo da totalidade dos artigos existentes (previamente criados na aplicao). No entanto, este formulrio poder ser alterado de forma a apresentar apenas os artigos pretendidos e no a sua totalidade.

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Figura 49 Inserir artigos no inventrio.

No inventrio tambm possvel a introduo individual de artigos, bastando para tal premir o boto Inserir e selecionar o artigo a adicionar. Com os artigos pretendidos no inventrio, o utilizador poder fazer as correes necessrias de forma a regularizar possveis diferenas entre o stock fsico e o stock do artigo na aplicao. Bastando para tal, selecionar o artigo e alterar a quantidade.

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PONTO DE VENDA
O Winmax4 incorpora um mdulo de Ponto de Venda (POS - Point Of Sale). A integrao deste mdulo permite o funcionamento da aplicao em modo ponto de venda de uma forma extremamente simples e rpida, otimizando o servio.

Caractersticas principais Parametrizao funcional: Adaptvel s mais variadas configuraes de hardware: Gaveta, Leitor de cdigo de barras, Visor de cliente, Impressoras; Idealizado para funcionar tanto num computador convencional, com ou sem recurso a um monitor ttil, como nos mais variados dispositivos mveis (Tablets, PDAs, Smartphone) requer resoluo mnima de 1024x768 pixis; Completamente funcional nos principais browsers: Internet Explorer, Firefox, Chrome e Safari. Desempenho Operacional: Botes rpidos para insero de artigos e emisso de documentos; Leitura dos artigos por teclado, scanner e balana; Impresso em impresso talo ou impresso A4; Integrao com impressoras locais e remotas.

Gesto e controlo: Controlo de movimentos de caixa; Consultas e listagens dos movimentos (Stock de artigos, Totais de vendas, etc); Fecho do dia.

NOTA: O mdulo de Ponto de Venda no um mdulo base da aplicao, por esse motivo requer licenciamento para ativao.
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Caso esteja licenciado, o acesso ao mdulo localiza-se em Movimentao Ponto de venda.

Figura 50 Opo - Ponto de Venda (POS).

A interface POS disponibiliza de forma simplificada as mais comuns funcionalidades de um ponto de venda.

Figura 51 Interface de Ponto de Venda (POS).

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De modo esquematizado o mdulo POS disponibiliza as seguintes opes:
Premir no logotipo para atualizar a interface (ler novos artigos/preos) Premir para selecionar o tipo de documento a emitir Premir para selecionar ou inserir os dados do cliente Opes de gesto e controlo do ponto de venda

rea para exibio do total do documento em edio

Figura 52 Cabealho da Interface de Ponto de Venda.

Botes rpidos para insero de artigos

Famlias de artigos

Figura 53 Seleo da famlia e insero de artigos.

Artigos movimentados (inseridos) Premir 2 a 3 segundos para que seja disponibilizado o teclado alfanumrico

Teclado numrico ESC quando no existem movimentos, atualiza o POS para os valores de omisso (tipo de documento e entidade) Figura 54 Teclado numrico/ insero de movimentos.

Backspace - permite apagar todas as linhas do documento

Enter - termina (emite) o documento

Figura 55 Barra lateral.

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INTERFACE CONTABILIDADE
A interface contabilidade permite a exportao de dados contabilsticos do Winmax4 para aplicaes de contabilidade. A parametrizao desta opo surge, em Ficheiros Configurao Interface contabilidade, segmentada em duas fases: Configurao geral; Configurao exportao.

CONFIGURAO GERAL - INTERFACE CONTABILIDADE


Permite a seleo das seguintes opes: Aplicao de contabilidade 1 (os dados sero exportados de acordo com o formato da aplicao de destino); Nmero de casas decimais (a utilizar nos valores exportados); Cdigo da moeda local (ex.: PT); Possibilidade de incluir a data no nome de destino do ficheiro exportado.

Figura 56 Interface contabilidade, Configurao geral

CONFIGURAO EXPORTAO - INTERFACE CONTABILIDADE


A parametrizao que permite a definio dos dados a exportar, encontra-se repartida nos seguintes separadores: Geral, permite a definio do Dirio, Documento interno e Afeta classe das taxas; Tipos artigos/famlias, Documentos; Documentos/tipos de artigos,

Nesta verso do Winmax4 apenas foi adicionado o modo de compatibilidade de exportao para a aplicao Primavera (LP 7.5).
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Figura 57 Interface Contabilidade, Configurao exportao

Foi ainda, adicionado um novo separador ao ficheiro de Entidades, denominado de Contabilidade. Esta implementao, visa otimizar a integrao do Winmax4 com a aplicao de contabilidade pretendida para a exportao de dados, possibilitando a associao dos dados da conta, conta adiantamento e taxa de entidades.
Separador que possibilita a associao da entidade, entre o Winmax4 e a aplicao de contabilidade

Figura 58 Ficheiro de Entidades, separador Contabilidade.

Concludas as parametrizaes anteriores, a opo que permite efetivamente realizar a exportao de ficheiros2 com dados contabilsticos, surge no separador Utilitrios.

Selecionar para exportar ficheiro com dados contabilsticos Permite indicar as datas cujos dados sero exportados

Figura 59 Utilitrios, opo para exportao de ficheiro com dados contabilsticos.

Nota: A Interface contabilidade no um mdulo base da aplicao, por esse motivo requer licenciamento para ativao.

O ficheiro exportado para o diretrio da aplicao (pasta Exports, subpasta Nmero da Empresa).
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FICHEIRO SAF-T PT
Utilitrio que permite gerar um ficheiro para auditoria fiscal. Esta opo surge de uma obrigatoriedade legal para todas as aplicaes de faturao e de contabilidade em Portugal. SAF-T PT significa Standard Audit File for Tax porposes - Verso Portuguesa.

O QUE O SAF-T PT
O SAF-T um ficheiro que contm dados contabilsticos fiveis, que se podem exportar de um sistema contabilstico original, por um perodo de tempo especfico, e que se l facilmente em virtude da sua estandardizao de layout e formato (XML). Pode ser usado pelos funcionrios das autoridades tributrias, com o fim de verificar o cumprimento das obrigaes fiscais. A verso Portuguesa apresenta uma simplificao relativa ao ficheiro original recomendado, com o intuito de facilitar o preenchimento e ao mesmo tempo adequar realidade da legislao Portuguesa. A obrigao das aplicaes de faturao e contabilidade terem uma opo para exportar este ficheiro entrou em vigor em 1 de Janeiro de 2007. Deste modo, esta nova opo permite criar um ficheiro com as caractersticas definidas por lei, as quais definem que neste tipo de aplicao, o ficheiro deve contar dados de todos os artigos, clientes e detalhe de documentos comerciais emitidos pela aplicao, no exerccio a que diz respeito.

COMO GERAR O FICHEIRO SAF-T PT


Reala-se a importncia do correto preenchimento dos seguintes dados nas configuraes da aplicao: Local Indicao de qual a regio a que pertencem os dados (Continente, Aores ou Madeira). Esta definio dever ocorrer aquando da criao da empresa, em Empresas - Ficheiro; IVA (%) correspondncia entre os cdigos de IVA utilizados pela aplicao e designaes requeridas por lei no ficheiro (isenta, reduzida, intermdia e normal); Ano Ano a que dizem respeito os dados do ficheiro; Cria ficheiros mensais indicao se deve criar um ficheiro XML para cada ms do exerccio selecionado ou se deve ser criado um nico ficheiro.

O formulrio para elaborao deste ficheiro o seguinte:

Aps o preenchimento do formulrio basta premir o boto Confirmar para ser gerado o ficheiro, o que pode demorar algum tempo tendo em conta o volume de dados. O ficheiro ser gravado na pasta SAF-T-PT, dentro da pasta da aplicao, com a designao de SAF-T-PT.XML. O ficheiro SAF-T PT quando exportado, no WinMax4 situa-se dentro da pasta Exports\9999\SAFT\Ano (em que o nmero 9999 o nmero da empresa). O nome do ficheiro poder ser quando integral SAF-TPT9999Integral.XML ou quando mensal SAF-T-PT9999MM.XML (em que o nmero 9999 o nmero da empresa e o MM o ms referente). O WinMax4, em termos legais, cumpre os requisitos presentes na Portaria n363/2010 e legislao posterior, que regulamenta a certificao de programas informticos de faturao.
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WEBSERVICES
Os Servios Web (WebServices) so servios computacionais disponveis atravs da Web, sendo acessveis a partir de qualquer mquina habilitada para servios web, e que possua acesso Internet. A opo que permite criar grupos e utilizadores de WebServices e configurar os acessos dos mesmos, encontra-se em Ficheiros Configurao Acessos.

CRIAR GRUPO DE ACESSO PARA WEBSERVICES


A opo que permite criar grupos de acesso configurvel em Ficheiros Configurao Acessos Grupos.

Figura 60 Inserir grupo de acesso.

A definio do grupo de acesso do tipo WebServices permite ainda indicar se os utilizadores pertencentes ao grupo tm a opo de criar documentos, entidades e artigos.

CRIAR UTILIZADORES DE WEBSERVICES


Aps a definio do grupo de acesso do tipo WebServices deve-se proceder criao de utilizadores, sendo configurvel em Ficheiros Configurao Acessos Utilizadores.

Figura 61 Inserir utilizador.

NOTA: Para mais detalhe consulte o Anexo B - Exportao e Importao de dados XML.
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ANEXOS
ANEXO A - PERGUNTAS FREQUENTES
ARTIGOS
Quero criar um artigo que na realidade um servio, como posso fazer? Dever proceder sua criao, como se de um artigo do tipo Normal se tratasse, com a diferena que no separador Stock, o campo Efetuar controlo de stock dever ter selecionada a opo No. Esta indicao far com que no seja contabilizado o stock deste artigo. Quero comercializar uma t-shirt que est disponvel em 3 cores (branco, azul e preto) e em 4 tamanhos (S, M, L e XL). Tenho que criar 12 artigos diferentes? No, mais simples que isso. O WinMax4 permite criar um artigo do tipo Matriz e configurar as vrias dimenses e atributos do mesmo. 1- A definio das dimenses surge em Ficheiros Dimenses: A. Inserir (dimenso); B. Definir o Cdigo e Designao (ex. Cdigo - 1, Designao - Cores); C. Confirmar. D. Repetir sucessivamente por quantas dimenses desejar definir. 2- Aps criar uma dimenso, dever seleciona-la de forma a definir os seus atributos: A. Selecionar uma dimenso existente, fazer inserir (atributos); B. Definir o Cdigo e Designao (ex. Cdigo - 1, Designao - Branco); C. Confirmar. D. Repetir sucessivamente por quantos atributos desejar definir para cada dimenso. 3- Aps definio das dimenses e seus atributos, dever proceder criao do artigo: A- Quanto ao tipo, dever ser definido como matriz; B- Seguidamente dever premir em configurar (que surgir no cabealho do ficheiro), e definir as suas dimenses e atributos. C- Concluindo os passos anteriores, surgir na base do ficheiro o boto Grupo de preos onde dever definir os preos consoante as dimenses e atributos do mesmo.

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Comercializo revistas que ao final de 6 semanas tenho que devolver ao distribuidor caso no as venda. Como posso criar estes artigos para fazer este tipo de controlo? A opo que permite que a aplicao faa a gesto do nmero de edio, encontra-se no ficheiro do artigo do tipo revista, no separador Papelaria o campo Caracteres do nmero de edio dever ser definido. Desta forma, ao movimentar o artigo, nos documentos de fornecedores, a aplicao automaticamente reconhecer o nmero de edio embutido no cdigo de barras. Necessito fazer o controlo da validade de artigos e o stock por lote. Como posso fazlo? A opo que permite que a aplicao faa a gesto da validade e stock de artigos, encontra-se no ficheiro do artigo, no separador Stock o campo Efetuar controlo de stock dever estar definido como Sim, por lotes. Aps a definio anterior, surgir na base do ficheiro o boto Lotes, o qual permite inserir lotes e defini-los quanto sua validade, data de devoluo e ainda inserir observaes internas. Tenho alguns artigos que comercializo (ex.: PC porttil) que tenho que cobrar EcoREEE e EcoValor. Como posso definir o valor destas taxas nesse artigo? Inicialmente dever criar os impostos necessrios, em Ficheiros Impostos/Taxas: 1- Essa definio passa por selecionar o seu tipo (Percentagem ou valor) e o correto preenchimento dos restantes campos, consoante o imposto pretendido. 2- Aps a criao dos impostos essenciais, dever proceder criao/edio do ficheiro do artigo: No separador Geral, do ficheiro do artigo, dever selecionar os impostos a que o artigo sujeito (adicionar os impostos criados). Quero que o WinMax4 efetue o controlo de stocks dos meus artigos, como posso fazer isso? Primeiro, dever indicar aplicao que necessita de efetuar a contabilizao de stocks, para isso deve efetuar os seguintes passos: 1- Em Configurao Geral, no separador Artigos, o campo Contabilizar stocks dever estar selecionado. 2- Aps a definio anterior, para cada artigo que se deseje que a aplicao faa a gesto do stock, dever efetuar o seguinte: a. Dever selecionar o ficheiro do artigo, e no separador Stock, o campo Efetuar controlo de stock dever estar definido como Sim.

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EMISSO DE DOCUMENTOS A CLIENTES
Quero emitir faturas que ocupem apenas parte da folha de impresso (2/3), sendo que no restante tero deve imprimir logo o recibo, para que assim, quando entrego a mercadoria, se o cliente pagar, possa logo entregar-lhe o recibo. Como posso fazer isto? A opo que permite definir o modo de impresso dos documentos, surge em Ficheiros Tipos de documentos. Aps selecionar o documento a configurar (ex. fatura): 1- No separador Geral dever selecionar a opo Emitir recibos automaticamente; 2- Seguidamente no separador Impresso, o campo Impresso deve ter selecionado o impresso Documento com recibo A4 em papel branco. Quero que as minhas faturas ocupem toda a folha A4, sendo que os respetivos recibos, s sejam emitidos quando h efetivamente o pagamento da fatura. Como posso configurar a aplicao para tal? A opo que permite definir o modo de impresso de documentos assim como se os recibos so emitidos automaticamente, encontra-se em Ficheiros Tipos de documentos. Aps selecionar o documento (ex. fatura): A- No separador geral, o campo Emitir recibo automaticamente no dever estar selecionado; B- No separador Impresso, dever selecionar o impresso Documento A4 em papel branco. Necessito cobrar portes de envio quando os clientes em vez de virem buscar os artigos nossa sede, pedem para enviar por transportador. Como posso faz-lo? A opo que permite adicionar o valor dos portes de envio aos documentos, encontra-se na Configuraes Geral no separador Movimentos, o campo Utilizar custos de portes nos documentos dever estar selecionado. Aps confirmao da emisso do documento, surgir um novo campo no formulrio Terminar documento, onde poder colocar o valor dos portes de envio.

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Pretendo lanar no WinMax4 as encomendas que os clientes me enviam por email e fax, para que quando esteja em condies de as entregar, possa emitir a fatura com base nas mesmas. Posso faz-lo? E como posso verificar o que ficou pendente de entrega? Sim, no WinMax4 isto possvel, para isso basta utilizar a opo que permite importar linhas de encomendas para faturas. Esta encontra-se na barra superior do documento em emisso (ex. fatura), Movimentos Importar Encomenda. No entanto, poder ainda configurar a aplicao para que a importao seja sugerida de forma automtica sempre que uma entidade com encomendas pendentes tenha um documento em emisso. Esta opo configurvel em: Configurao Geral, no separador Vendas o campo Verificar se existem encomendas pendentes dever ter a opo Mostrar encomendas pendentes selecionada. A opo que permite consultar se existem encomendas pendentes ou parcialmente pendentes, surge em Movimentao Encomendas pendentes. Como posso alterar o cabealho e o logtipo dos documentos que emito? A opo que permite alterar o cabealho e o logtipo a apresentar nos documentos, poder ser definido em Ficheiros Zona de servio. A- No separador Tipos de documentos, subseparador Retalho poder alterar o logtipo a utilizar nos documentos; B- No separador Identificao, poder alterar a informao a presentar no cabealho dos documentos. Como posso num documento acrescentar uma descrio mais completa ou detalhes sobre um servio que quero faturar? Dever premir o boto Detalhes do documento, que se encontra na base do documento em emisso. Na janela que da resulta, dever selecionar o separador Observaes onde poder adicionar os comentrios que desejar.

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EMISSO DE DOCUMENTOS DE FORNECEDORES
Aps a receo de uma fatura de um fornecedor, que foi emitida com base numa encomenda anteriormente por mim enviada, necessrio lanar a fatura linha-porlinha ou posso verificar quais as minhas encomendas que esto pendentes de entrega? Poder, ao emitir uma fatura de fornecedor, importar encomendas pendentes. No topo do documento selecione Movimentos Importar Encomenda. No entanto, se desejar que a aplicao sugira esta importao sempre que existam encomendas pendentes. Na Configurao Geral, no separador Compras o campo Verificar se existem encomendas pendentes dever ter a opo Mostrar encomendas pendentes selecionada. Posso definir que cada vez que lano uma fatura de um fornecedor, caso o preo de compra seja diferente do preo no sistema, eu seja informado e um novo preo de venda seja calculado? Sim, pode. A opo que permite atualizar os preos dos artigos, caso o preo de compra seja diferente do preo em sistema, surge na Configurao Geral no separador Compras. O campo Tipo de atualizao dos preos dever ter a opo Automtico selecionada. As faturas dos meus fornecedores vm muitas vezes com diferenas de cntimos por causas dos arredondamentos. No entanto, para efeito de controlo de conta-corrente interessa-me que sejam lana-las com o valor exato. Como posso faz-lo? A opo de arredondar o valor total das faturas de fornecedores surge imediatamente aps Terminar e Confirmar a emisso do documento. Quero enviar um pagamento a um fornecedor, mas antes queria visualizar as faturas em divida para decidir quais as faturas a pagar. Como posso faz-lo de modo que isto se reflita na conta-corrente? Opo que permite fazer pagamento total ou parcial de faturas encontra-se em Movimentao Pagamento de documentos. Nota - Este modo de pagamento s possvel caso o tipo de documento no esteja configurado para emitir automaticamente recibos, sendo configurvel em Ficheiros Tipo de documento, no separador Geral o campo Emitir recibo automaticamente no dever estar selecionado.

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LISTAGENS E MAPAS
Como posso obter uma listagem dos documentos que me so devidos por clientes? E dos documentos que estou a dever a fornecedores? A opo que permite obter uma listagem com os saldos de todas as entidades (clientes e fornecedores) surge em Listagem Entidades. Poder ainda optar, pelo modo como a listagem apresentada, Detalhada ou Resumida. Como visualizar rapidamente o valor das minhas vendas num determinado dia? E num determinado ms ou perodo minha escolha? Com o objetivo de visualizar as vendas num determinado dia ou ms, dever em Listagem Vendas optar por uma das seguintes opes, Totais por dia ou Totais por ms. Se desejar observar um perodo especfico, dever em Listagem Vendas selecionar a opo Totais por armazm, e definir a data pretendida para a visualizao. Como posso visualizar os totais de impostos dos documentos que emiti/lancei? A opo de visualizar os impostos emitidos em documentos de vendas, encontra-se em Listagem - Vendas Documentos Mapa de impostos. Quanto opo de visualizar os impostos emitidos em documentos de compras, surge em Listagem - Compras Documentos Mapa de impostos.

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OUTROS
Temos stock de artigos na sede e em mais dois locais distintos. Como posso fazer para ter estes stocks distinguidos? Dever criar vrios armazns, tantos quantos forem necessrios (um ou mais por local). Deste modo, a aplicao gere o stock de forma distinta entre a sede e os de mais locais. A opo que permite a criao de armazns encontra-se em Ficheiros Armazns. Como posso fazer para transferir stock de artigos de um local para outro? Dever criar vrios armazns, tantos quantos forem necessrios (um ou mais por local). Aps o passo anterior poder emitir um documento do tipo Guia de sada, o qual obriga a indicao do armazm emissor e do armazm recetor no cabealho do documento. A realizao deste documento ir permitir fazer transferncias de stock de maneira rpida e simples entre os vrios locais (armazns) do seu negcio. Como posso consultar de modo fcil o stock de um artigo por local? A opo de verificar o stock de cada artigo por armazm encontra-se em Ficheiros Artigos, aps selecionar o artigo pretendido, no separador Stock apresentada essa informao. Se existir mais de um armazm poder consultar o stock em cada um, alternando o campo Armazm.

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ANEXO B - EXPORTAO E IMPORTAO DE DADOS - XML
A aplicao permite de forma rpida e simples a exportao e importao de dados para ficheiros XML.

DOCUMENTOS
Exportar - opo que permite exportar as linhas do documento para um ficheiro XML (Extensible Markup Language), localiza-se na barra superior de documentos, em Movimentos Exportar.

Figura 62 Movimentos - Exportar.

Importar opo que permite importar a informao de um ficheiro XML para as linhas de um documento, encontra-se na barra superior de documentos, em Movimentos Importar.

Figura 63 Movimentos - Importar.

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ESTRUTURA DO FICHEIRO XML
O ficheiro XML apresenta de forma clara a indicao da sua estrutura e dos seus elementos. Nos documentos XML, as tags definem elementos de dados e o texto fornece o dado real representado no documento. Exemplo genrico de um elemento de texto XML:
<tag>Texto</tag>

Exemplo de um elemento de texto XML utilizado no WInMax4:


<ArticleDesignation>Alface</ArticleDesignation>

Os schemas de validao XML encontram-se disponveis na pasta de instalao do Winmax4, subpasta XSD, nomeadamente: Winmax4Articles.xsd; Winmax4ArticlesRQ.xsd; Winmax4Document.xsd; Winmax4Entity.xsd.

Exemplo do XSD de Documentos (Winmax4Document.xsd) Quanto estrutura, o ficheiro XSD de documentos encontra-se organizado da seguinte forma:

Figura 64 Estrutura do ficheiro XSD de documentos.

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O Schema de validao do cabealho (w4header) do ficheiro XML contm toda a informao referente ao documento (ex. nome da aplicao, verso, moeda, terminal, tipo de documento, n do documento, data, etc.).

Figura 65 w4header do ficheiro XSD de documentos.

Os elementos integrados no ficheiro XSD so intuitivos e de fcil compreenso, exemplificando: Linha 12


<xs:element name="ApplicationName" type="xs:string"></xs:element>

Tag para indicao do nome da aplicao (ApplicationName).

Linha 13
<xs:element name="ApplicationVersion" type="xs:string"></xs:element>

Indicao da verso da aplicao (ApplicationVersion).

Linha 44
<xs:element name="Total" type="xs:decimal" minOccrs="0"></xs:element>

Indicao do valor total do documento.

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Os restantes elementos da estrutura de validao do ficheiro XSD contm toda a informao referente s restantes linhas presentes no documento (detalhes gerais do documento, tipo de artigos, impostos, etc.).

Figura 66 Schemas de validao do ficheiro XSD de documentos.

Sintaxe do cdigo: Linha 92 <xs:simpleType name="w4PriceType"> Declarao do tipo de preo do artigo; Indicao dos impostos; Indicao da designao SAFT-PT a utilizar; Linha 104 - <xs:complexType name="w4taxes"> Linha 179 <xs:simpleType name="w4SAFTDesignation">

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WEBSERVICES
O WebService Generic disponibilizado pelo WinMax4 na seguinte localizao: http://URL/Winmax4/webservices/generic.asmx O URL ser o endereo que aponta para a diretoria do WinMax4. Exemplo: http://localhost/Winmax4/webservices/generic.asmx

Nesta verso da aplicao, so disponibilizados trs mtodos de webservices: CreateArticles destina-se criao de artigos; CreateDocument permite gerar documentos; CreateEntity possibilita criar entidades.

Mtodo CreateArticles P ARMETRO DE CHAMADA Nome Login Password Tipo Descrio

String Login de acesso do utilizador do webservice String Password de acesso do utilizador do webservice String no formato XML que ser validada com o XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Articles.xsd.

XMLRQString String

R ETORNO DO MTODO Nome Tipo Descrio String no formato XML com a estrutura definida no XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Articles.xsd.

XMLRQString String

Obs. Ver exemplo da estrutura no ficheiro Winmax4Articles.xsd.

O retorno do mtodo de chamada de CreateArticles do tipo boolean (verdadeiro ou falso), apresenta ainda uma varivel com o cdigo da entidade e uma string com informao.

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Mtodo CreateDocument P ARMETRO DE CHAMADA Nome Login Password Tipo Descrio

String Login de acesso do utilizador do webservice String Password de acesso do utilizador do webservice String no formato XML que ser validada com o XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Document.xsd.

XMLRQString String

R ETORNO DO MTODO Nome Tipo Descrio String no formato XML com a estrutura definida no XML XMLRQString String Schema disponvel em Winmax4/XSD/Winmax4Document.xsd.
Obs. Ver exemplo da estrutura no ficheiro Winmax4Document.xsd.

O retorno do mtodo de chamada de CreateDocument do tipo boolean (verdadeiro ou falso), caso seja verdadeiro apresenta uma string com o XML da criao do documento, caso contrrio, se o retorno for falso apresenta uma string com informao do erro. Mtodo CreateEntity P ARMETRO DE CHAMADA Nome Login Password Tipo Descrio

String Login de acesso do utilizador do webservice String Password de acesso do utilizador do webservice String no formato XML que ser validada com o XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Entity.xsd.

XMLRQString String

R ETORNO DO MTODO Nome Tipo Descrio String no formato XML com a estrutura definida no XML Schema disponvel em Winmax4/XSD/ Winmax4Entity.xsd.

XMLRQString String

Obs. Ver exemplo da estrutura no ficheiro Winmax4Entity.xsd.

O retorno do mtodo de chamada de CreateEntity do tipo boolean (verdadeiro ou falso), apresenta ainda uma varivel com o cdigo da entidade e uma string com informao.
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