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Elementos necesarios para una planificacin exitosa

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23 | 04 | 2012

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La funcin del Planificador de la produccin y Necesidades de Produccin es de vital importancia y resulta fundamental para adaptarse a las diversas coyunturas.

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Laboratorios Poen, empresa farmacutica de origen nacional elaboradora de colirios y semislidos oftlmicos, destina su produccin para satisfacer la demanda tanto del mercado local como internacional. Un cumplimiento de excelencia en el abastecimiento de sus productos ha caracterizado a esta empresa durante los ltimos aos.

Dentro de la cadena de suministros, la Planificacin de la Produccin y Planificacin de las necesidades de Materiales son dos eslabones fundamentales para abastecer en tiempo y forma la demanda, y lograr ese cumplimiento de excelencia. Es adems un componente clave para optimizar los costos de produccin, almacenamiento e inventario, a partir de la adquisicin y elaboracin de cantidades adecuadas de insumos, materias primas y productos, en el momento adecuado. A lo largo de estos aos han tenido que amoldarse a las distintas coyunturas, para poder evitar tanto quiebres de stock ante el crecimiento de la demanda, como la existencia de sobre-stocks frente a una disminucin de la misma. Gustavo Millauro es, desde hace 10 aos, responsable de la planificacin de esta compaa, y nos comenta su experiencia a lo largo de su gestin. nfasis Logstica: Cmo es la composicin de la demanda del laboratorio? Gustavo Millauro: La demanda del laboratorio se compone segn el destino de la mercadera. Para el mercado internacional: pedidos puntuales por producto con fecha y cantidad, modificables previo anlisis de factibilidad. El rango de aceptacin para cada pedido es de +/- 5% de la cantidad solicitada. Para el mercado local: mediante Forecast o Estimados de Ventas, donde tambin pueden surgir ventas especiales o licitaciones no incluidas en los estimados.

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. L: Qu caractersticas particulares presenta el rubro farmacutico? G.M.: Eb nuestro caso, las particularidades que inciden en la gestin de Planificacin de la Produccin, ya sea por tratarse de productos farmacuticos o por nuestra organizacin interna son: Obsolescencia: Al tratarse de productos farmacuticos, los mismos tienen un tiempo de vida til fijado previamente en funcin de estudios de estabilidad; en nuestro caso 24 meses para la mayora de los productos. Desde el punto de vista comercial los mismos deben entregarse en los distintos puntos de venta con un vencimiento mayor a los 12 meses. Lead Time de anlisis: Al tratarse de productos estriles debe aguardarse 20 das para su aprobacin y comercializacin. Por lo tanto un producto de 24 meses ingresar al mercado con 23 meses de vencimiento. El lneas generales todos los tiempos que transcurran desde la elaboracin de un producto hasta su llegada a los puntos de venta ocasionan una perdida en la vida til del mismo. Lotes fijos: Slo es posible elaborar lotes de granel por cantidades fijas, previamente validadas y aprobadas, por lo cual si un lote cubre el 90% de nuestras necesidades no es posible elaborar un lote slo por la cantidad restante, sino un lote completo. Diversificacin: En nuestro caso cada lote de producto elaborado puede acondicionarse de 11 maneras diferentes segn su destino (pas) o tipo (presentacin Muestra Mdica o presentacin venta). La demanda de un producto terminado permite slo en muy pocos casos acondicionar un lote en una sola presentacin. . L: Cmo es la tarea de anlisis del planificador? G. M: Toda Empresa funciona como un conjunto interrelacionado de partes, donde cada una de ellas tiene una funcin especfica en pos de un objetivo comn. Ese objetivo comn es brindar u obtener la satisfaccin del cliente a travs de sus productos o servicios. Es decir que una empresa no es ms ni menos que un sistema. En una empresa ya constituida y con los recursos necesarios para su funcionamiento, la informacin es el punto de partida para que la misma funcione correctamente. La informatizacin de las empresas requiere de la implementacin sistemas que reflejen y representen cada una de las partes que la integran y toda la informacin necesaria, completa y actualizada, ingresada en sus bases de datos. La eficacia (hacerlo correctamente) y la eficiencia (hacerlo al menor costo posible) dependern, entre otros factores, del anlisis de la informacin. El planificador es presa de dicha informacin y de la exactitud de la misma para obtener los mejores resultados. Es necesario contar con la informacin tanto de proveedores internos y externos en cuanto a capacidades, restricciones y tiempos asociados. El incumplimiento o las desviaciones que se produzcan podr no ser consecuencia de una falta de producto en el mercado pero afectar la rentabilidad de la empresa. Las principales variables con las que debe contar un planificador para realizar sus tareas son: Forecast y pedidos. Estructuras o Frmulas. Rendimientos. Tiempos: Todos los necesarios para cumplir cada etapa: Transporte, Entrega de proveedores, Manufactura, Anlisis, Preparacin, Documentacin. Obsolescencia. Capacidad de almacenamiento. Capacidad de produccin: De acuerdo a cada contingencia que pueda presentarse. Lotes ptimos de produccin, lotes ptimos de compra y lotes mnimos de compra. Costos (Productos, Insumos y Materias Primas, Almacenamiento). De acuerdo a la estructura formal de cada empresa es posible que parte de esta informacin sea analizada por otro sector, pero en ese caso la misma llegar igualmente pero en forma indirecta. Tambin es posible existan otras, como ser presupuesto financiero y que el Planificador deba programar los ingresos y recursos en funcin de dicho presupuesto. Con esta informacin el planificador deber: Determinar las fecha de elaboracin de cada lote de produccin. Determinar la diversificacin o acondicionamiento final de cada lote a elaborar. Efectuar a Compras la requisicin en fecha y cantidad de insumos y materias primas necesarias para la elaboracin de los productos. Analizar, de acuerdo a las capacidades de produccin y estacionalidad de la demanda, los corrimientos en fecha ms convenientes para asegurar el abastecimiento de los productos al menor costo. Considerar los mrgenes de seguridad necesarios, en funcin de las desviaciones de cada variable Analizar las desviaciones existentes a fin de complementar las tareas de actualizacin de la informacin. Determinar las cantidades a elaborar considerando los ndices e indicadores establecidos como ser costos de inventarios mximos y rotacin de inventarios, por ejemplo.

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. L: Cul sera la situacin ideal? G. M: En este punto considerara dos situaciones diferentes; situacin ideal y situacin ptima. Situacin ideal sera la inexistencia de desviaciones sobre cada una de las variables. Forecast y pedidos sin variaciones, rendimientos del 100%, cumplimientos de entrega (tanto de proveedores internos como de proveedores externos) en tiempo y forma. Posibilidad de elaborar lotes ptimos de produccin y de adquirir siempre lotes ptimos de compra. Si esta situacin ideal existiese el planificador pasara a ser slo una subrutina dentro del programa de produccin. La situacin ptima sera tener slo desviaciones en la demanda controladas, acotando o eliminando las desviaciones sobre el resto de las variables. El acotar o eliminar dichas desviaciones y la precisin de la informacin es sumamente importante, no slo porque simplifica las tareas de planificacin, sino porque es un gran beneficio para la empresa reduciendo costos de Mano de Obra (en toda la Cadena de Suministros), costos de produccin; costos financieros y costos de almacenamiento. Como ejemplo de las consecuencias que originan los errores de informacin, supongamos que tenemos que cumplir con una licitacin que estipula un margen de entrega de +/-3% y donde cantidades mayores no puedan entregarse y cantidades menores o retrasos en las fecha de entrega sean penalizadas con descuentos sobre el precio pactado. Si nuestros rendimientos variaran por ejemplo entre un +/-6%, tendremos que considerar en nuestro costo peor de las dos alternativas extremas posibles, a fin de absorber los punitorios por faltantes de entrega o el decomiso de la mercadera sobrante. Estas previsiones, obviamente, afectarn los costos finales, motivo por el cual es posible perder dicha licitacin ante una competencia ms eficiente. Otro ejemplo sera suponer que tenemos que elaborar dos lotes de un producto para obtener 3 (tres) presentaciones diferentes, y obtenemos un rendimiento menor al esperado. En nuestro caso, al tener que elaborar lotes por cantidades de granel preestablecidas y fijas, en la siguiente elaboracin tendramos que elaborar el faltante que hemos tenido. Aumentaremos entonces la diversificacin del segundo lote lo cual impacta en el costo de produccin o inclusive tendremos que elaborar un lote adicional, disminuyendo rotacin de inventarios, aumentando los costos de almacenamiento y destinando recursos que posiblemente sean necesarios para otros fines. Si bien estos ejemplos corresponden a una simplificacin y exageracin de una situacin real, sirven como ejemplo para comprender la importancia de la informacin en casos reales. Si consideramos que tener controladas las desviaciones permite un certero anlisis y evaluacin de los costos reales; en situaciones crticas o mercados muy competitivos, podramos desarrollar nuevos clientes reduciendo el precio de venta de nuestros productos, sin riesgos producidos por costos ocultos. Independientemente de la incidencia e importancia para la gestin del Planificador de las desviaciones y falta de precisin, considero muy importante al hablar de situacin ptima, recordar que deben evitarse todos los tiempos muertos que pudieran existir. No hay que olvidar que al elaborar un producto terminado cada etapa va agregando valor al mismo. Deben reducirse los tiempos aplicados en cada una de las etapas lo ms posible. Un proceso productivo se retroalimenta con los ingresos producidos a travs de la venta de nuestro producto terminado, una razn mas para acelerar lo mas posible este ciclo. . L: Qu estudios, experiencia o capacidades deben considerarse para desarrollar las tareas de planificacin? G. M: Considero que el aspecto de mayor importancia para desarrollar una tarea es el inters, el compromiso y la responsabilidad para con la misma. Luego entrarn en juego las habilidades, conocimientos, experiencia y medios, con los que podr darse un valor agregado personal y/o desempear funciones en entornos con distintos niveles de complejidad. En nuestro pas el 70% del empleo es generado por las PYMES, con lo cual queda claro que no es necesario contar con capacidades especiales para desempear una tarea habitual. Considerar que slo la experiencia o slo el estudio son suficientes para cubrir un puesto es grave error. Muchas veces escuchamos quienes dicen que por su experiencia cuentan con todos los conocimientos necesarios para su funcin y que con ello superan a quienes han estudiado sobre el tema. En otros casos escuchamos quienes dicen que con los conocimientos adquiridos a travs de sus estudios, alcanzan para desarrollar eficientemente una tarea y superan a los experimentados. Estudio y experiencia son complementarios. El conocimiento es escalable, y en esa escalabilidad del conocimiento la experiencia tiene un valor relevante. Con respecto a los conocimientos necesarios para desarrollar eficientemente las tareas de Planificacin de la Produccin y Planificacin de las Necesidades de Materiales de Produccin, considero como las ms importantes, y que en mi caso han sido de gran ayuda son, - Conocimientos en estadstica que permitan analizar desviaciones, corregirlas y complementar la informacin necesaria para la Planificacin. - Conocimientos en organizacin y administracin que permitan el anlisis de la informacin en su conjunto con sus interdependencias. Experiencia no es slo haber desarrollado una funcin durante un lapso de tiempo.

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Experiencia es haber efectuado o conocer una tarea en distintos escenarios, con diferentes problemticas y para diferentes rubros. En mi caso personal considero me ha ayudado tener experiencia en todos los puestos de la cadena de suministros, conocer las diferencias con otras empresas y rubros y como complemento haber trabajado junto a sectores como Organizacin y Mtodos. La experiencia ayuda a la toma de decisiones adecuadas en forma rpida y concisa.

. L: Cules seran las acciones mas relevantes para una Planificacin eficiente? G. M: En general, son las mismas que deben aplicarse en cualquier tarea y cada uno debe decidir cuales aplicar o agregar segn su necesidad. Podemos considerar: Simplificar tareas y modelos: Un proceso puede ser complejo en s mismo pero nosotros debemos simplificarlo. De esta manera obtendremos nuestros resultados ms fcilmente, minimizando los errores y sin desgastar energa innecesariamente. Complejo no es lo mismo que complicado. No es poco comn ver que procesos simples que son definidos y ejecutados en forma complicada con los riesgos y tiempos que ello implica. Priorizar tareas: Muchas veces no est a nuestro alcance, ya sea por factores internos o externos, llegar a la situacin ptima deseada. Por ejemplo, y simplificando el concepto, saber que es mas importante, si correr el riesgo de dar un faltante de nuestros productos o que disminuya levemente nuestra rotacin de inventarios. Tambin priorizar en funcin de las interdependencias con nuestros clientes internos y externos, ya que todo proceso debe ser continuo, sin tiempos de espera. Organizar tareas: Debida a que la carga de trabajo generalmente no es lineal, podemos organizar nuestras tareas (de acuerdo a sus prioridades) y aplanar lo ms posible esas curvas. Podremos adelantar y preparar el escenario para las etapas de mayor sobrecarga y de esa manera contar con los tiempos necesarios para el anlisis evitando sobresaltos. Identificar Puntos Crticos y establecer puntos de control: El saber identificar los puntos crticos y establecer los puntos de control nos servir para no malgastar nuestro tiempo en controles excesivos e innecesarios, encausar el rumbo en caso de errores y asegurarnos llegar al resultado final correcto. No tener errores conceptuales: Si tenemos errores conceptuales consideraremos que lo que estamos haciendo es correcto y tendremos como consecuencia un resultado final equivocado y contraproducente. Asumir los errores: No asumir un error es no darnos la posibilidad de mejorar nuestra gestin y aumentar nuestro conocimiento y experiencia. Efectuar controles continuos y sistemticos: Asociado a los puntos de control e identificacin de puntos crticos debemos efectuar un seguimiento constante de la evolucin de nuestros productos y del mercado. Compromiso: Es fundamental el compromiso con nuestras tareas y poseer sentido comn en la toma de decisiones, sin lo cual ningn conocimiento o experiencia tendrn sentido. En todos los casos evaluar costo-beneficio de una decisin, tarea o cambio y efectuarlo en forma global. Tener en cuenta que nuestras tareas se llevan a cabo en una empresa comercial. Es Existen excelentes profesionales con amplias capacidades tcnicas respecto a su actividad, pero que no cuentan con una visin integral o que no poseen una visin comercial. . L: Qu resultados han obtenido con esta planificacin en la prctica? G. M: Durante estos aos se han presentado diferentes contingencias que hemos enfrentado con xito: No registramos faltantes de productos en el mercado desde el ao 2002. En el ao 2005, duplicada la produccin respecto al ao 2002, mantuvimos a valor actualizado, el mismo Costo de Inventario de Insumos, Materias Primas y Productos Terminados. Desde el ao 2003 al ao 2011 nuestras ventas totales se han incrementado en un 300% y el sector se mantiene con la misma dotacin de personal. Por remodelaciones en nuestras instalaciones debieron adelantarse elaboraciones para hacer frente a las necesidades del mercado de aproximadamente 6 meses. Las decisiones a tomar deban contemplar las distintas contingencias (incrementos o disminuciones en las ventas), minimizando los riesgos. Como consecuencia de la crisis del 2001-2002 se produjo una importante cada en las ventas. Pudimos evitar prdidas por decomiso de mercadera

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obsoleta y minimizamos los costos por reacondicionamiento de mercaderas (cambios de empaque/presentacin). No se detectan decomisos de productos por obsolescencia como consecuencia de errores en la determinacin de los stocks necesarios. En etapas de actualizacin de nuestros sistemas no era posible obtener la informacin necesaria para las tareas de planificacin. Este proceso demor aproximadamente 6 meses, debiendo definir tareas operativas y de control complementarias, armar nuestras propias bases de datos; evitando quiebres de stock o sobrantes de mercaderas.

. L: Cmo puede evaluarse la gestin de planificacin? G. M: El uso de ndices e indicadores es fundamental. Lo que no se mide no se controla y ese descontrol seguramente nos puede conducir a un camino equivocado. Como en todos para efectuar una evaluacin la misma debe complementarse con un anlisis global, caso contrario, podramos evaluar incorrectamente una gestin. Si por ejemplo la rotacin de inventarios ha disminuido en los ltimos aos, podramos pensar inicialmente en un error de gestin. Pero si este cambio se produce por la necesidad de incrementar tamaos de lote (mayor cobertura) por no disponer de capacidad productiva para dividir las elaboraciones, no estaramos frente a un error de gestin. Si obtenemos como resultado que la gestin de un planificador de la produccin es correcta, considerando slo que no han existido faltantes en el mercado, y no vemos que estamos decomisando productos por obsolescencia cometeramos un grave error y lejos estaremos de la realidad. Por nuestra parte podemos, y es conveniente definir adicionalmente nuestros propios ndices e indicadores, como dato adicional a los indicadores logsticos que pueda considerar nuestra empresa. De esta manera controlaremos nuestra gestin y conoceremos nuestra evolucin a travs del tiempo. . L: Qu factores posibilitaron estos buenos resultados? G. M: Nuestra empresa ha crecido gracias al trabajo en conjunto de todos los sectores. Combinaciones de visin comercial-precio-calidad y cumplimiento han permitido este crecimiento sostenido en un mercado demandante. Las empresas no slo cuentan con recursos materiales, econmicos y financieros; sino que requieren de Recursos Humanos para su funcionamiento. Estos conforman en s otro sistema, que no se comporta de la forma estructurada y concisa de los sistemas formales. De nada sirve elaborar un producto de calidad que por su alto precio final no tenga mercado. De nada sirve elaborar un producto a un precio competitivo si no responde a la calidad requerida por sus clientes. De nada sirve generar nuevos mercados si luego no tenemos la posibilidad de cumplir con sus entregas. El equilibrio se logra a partir de un conjunto de individualidades que aplican sus conocimientos comprometidos con sus tareas, tienen claros sus objetivos y conforman una unidad. Toda empresa en expansin debe su xito a todo un equipo de trabajo.

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