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CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

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Controle de Reviso Reviso Data Item Descrio das Alteraes Emisso Inicial

21/05/2008 -

Distribuio de Cpias: Conforme Lista Mestra de Documentos LMD.

Elaborado por: Representante da Direo

Assinatura:

Aprovado por: Jos Augusto Rizental

Assinatura:

Data: 16/06/2008

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OBJETIVO

Definir e descrever os requisitos que devem ser obedecidos para elaborar, controlar os documentos e os registros do Sistema de Gesto da Qualidade da Empresa. 2 APLICAO

Este procedimento aplicado aos documentos e registros do SGQ da Empresa. 3 4 REFERNCIAS MQ-01 Manual da Qualidade NBR ISO 9001:2000 Sistema de Gesto da Qualidade Requisitos. NBR ISO 9000:2000 Sistema de Gesto da Qualidade Fundamentos e Vocabulrio. DEFINIES E ABREVIATURAS

Cpia Controlada um documento ou dado no qual a distribuio controlada. Desta forma, novas verses so sempre encaminhadas s reas que tm cpias controladas. Cpia No-Controlada um documento ou dado no qual a distribuio da cpia no controlada, no tendo nenhuma validade para o SGQ. Serve para treinamentos. Documento qualquer meio para registro de informao (papel, tico, magntico, eletrnico, etc), que permite, a qualquer momento, sua recuperao e uso. Documento Externo todo documento emitido por organizao externa ao SGQ tais como: Normas, Desenhos, Leis, Portarias e Regulamentos aplicveis aos produtos. Documento Obsoleto o documento que possui reviso, adequadamente identificado, preservado para fins de consulta histrica ou para utilizao em situaes controladas. LMD Lista Mestra de Documentos. LR Lista de Registros do SGQ. Registro do SGQ Documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidncias de atividades realizadas, para demonstrar a efetiva operao do SGQ. Registro Fsico Registro do SGQ armazenado em papel. Registro Lgico Registro do SGQ armazenado em CD, disquete, disco rgido, etc. Arquivo Ativo Arquivo cujos registros so consultados com mais freqncia. Arquivo Passivo Arquivo cujos registros so raramente consultados. SGQ Sistema de Gesto da Qualidade.

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RESPONSABILIDADES E AUTORIDADE
FUNES NO SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE AD Alta Direo Diretores

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO SGQ

RD Representante da Direo

Coordenadores

Elaborar os Procedimentos do Sistema de Gesto e o Manual da Qualidade. Analisar criticamente os Documentos antes da sua emisso final. Aprovar o Manual da Qualidade e os Procedimentos do Sistema de Gesto. Aprovar os Formulrios dos Registros da Qualidade. Aprovar a LMD Lista Mestra de Documentos. Aprovar a LR Lista de Registros. Manter a Lista Mestra de Documentos e a Lista de Registros atualizada. Controlar a Distribuio de Cpias dos Documentos do SGQ. Manter a Atualizao dos Arquivos do SGQ.

X X X X X -

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X X X X X X X X

DESENVOLVIMENTO

6.1 Critrios para Elaborao de PSG Procedimento do Sistema de Gesto Os Procedimentos Documentados do Sistema de Gesto da Qualidade da Empresa devem ser elaborados obedecendo a seguinte estrutura:
ESTRUTURA DESCRIO A identificao do documento composta por seu ttulo, nmero e indicao da reviso. Como exemplo: PSG-001a, b, c, d (primeira reviso a, segunda reviso b , etc...) Informar de forma objetiva a finalidade do documento Descrever onde o documento ser aplicvel Relacionar os documentos utilizados como referncias para a elaborao do Procedimento Relacionar os termos utilizados no Procedimento, explicando o seu significado.

Identificao Objetivo Aplicao

Referncias

Definies e Abreviaturas

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Responsabilidade e Autoridade

Indicar as funes responsveis por executar as atividades detalhadas no Desenvolvimento do Procedimento. Descrever, em seqncia, o desenvolvimento das atividades necessrias inerentes ao Procedimento. Relacionar os registros que so gerados em decorrncia da aplicao do Procedimento Incluir documentos ou partes consideradas importantes para a atividade, formulrios a serem preenchidos, tabelas de referncia e outros.

Desenvolvimento

Registros

Anexos

OBS: Os itens considerados no aplicveis, podem ser suprimidos ou citados No Aplicvel. 6.1.1 Critrios para Elaborao de IT Instruo de Trabalho As Instrues de Trabalho documentadas no Sistema de Gesto da Qualidade da Empresa devem ser elaboradas obedecendo a seguinte estrutura:
ESTRUTURA DESCRIO A identificao do documento composta por seu ttulo, nmero e indicao da reviso. Como exemplo: IT-001a, b, c, d (primeira reviso a, segunda reviso b , etc...) Informar de forma objetiva a finalidade do documento Relacionar os documentos utilizados como referncias para a elaborao da Instruo Especificar os recursos necessrios para o desenvolvimento da Instruo de Trabalho. Especificar os equipamentos necessrios a proteo individual do profissional que executar a Instruo de Trabalho. Definir os critrios que devero ser seguidos para aceitao dos produtos ou servios gerados. Descrever O QUE FAZER - RESPONSVEL - COMO FAZER QUANDO Descrever O QUE FAZER - RESPONSVEL - COMO FAZER QUANDO Descrever, em seqncia, o desenvolvimento das atividades necessrias inerentes a Instruo de Trabalho: ITEM FUNO RESPONSVEL O QUE FAZER COMO FAZER Descrever de forma sucinta o resultado que a aplicao da Instruo de Trabalho deve proporcionar.

Identificao Objetivo Referncias

Condies necessrias Equipamento de Proteo Individual Critrios para aceitao Entrada

Sada

Desenvolvimento Resultados esperados

6.1.2 Demais Documentos do SGQ Poder ser utilizada estrutura diferente da recomendada no item 6.1.

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6.1.3 Elaborao, Verificao, Aprovao e Reaprovao dos Procedimentos/ Documentos O elaborador confere a redao do documento, verifica se est compatvel com a Norma NBR ISO 9001:2000 e com o Manual da Qualidade, assina no espao apropriado e encaminha para aprovao. O aprovador de posse do documento assina, data e encaminha ao Representante da Direo que se encarregar de distribuir as cpias necessrias. 6.1.4 Reaprovao de Documentos Quando necessrio, os documentos so avaliados criticamente, revisados e reaprovados. 6.1.5 Prazo para Implantao do Procedimento/Documento aprovado Todo documento aprovado ter um prazo mximo de 15 (quinze) dias corridos para sua implantao e implementao, aps a sua aprovao. 6.2- Registros Os registros do SGQ podem estar sob forma de cpia fsica, magntica ou outros meios. So considerados Registros: atas, planilhas, relatrios, cronogramas, tabelas, grficos, clculos decorrentes, formulrios, certificados, e outros que tratam de assuntos relacionados ao SGQ. Alguns formulrios utilizados como registros so apresentados nos documentos do SGQ, juntamente com suas respectivas instrues de preenchimento, quando necessrio. Os registros so controlados e acompanhados atravs da LR Lista de Registros, anexo 1. 6.2.1- Identificao Os registros so identificados atravs do ttulo, nmeros ou outro meio que o identifique com clareza. Os arquivos eletrnicos possuem nomes associados ao seu contedo, bem como os disquetes, CDs e similares e so identificados. 6.2.2- Coleta Os registros so gerados no desenvolvimento das atividades de cada rea. O preenchimento e/ou gerao dos registros deve ser executados simultneos ou prximo ao trmino da atividade afim, e representam fidedignamente os fatos e resultados. Nos registros com preenchimento manuscrito, quando um campo no for aplicvel, deve se identificar tal fato de modo claro, para no deixar dvida se o campo era no aplicvel ou se houve esquecimento de preench-lo. Esta identificao pode ser feita atravs de: Instruo de preenchimento indicando em que situao o campo deve ser preenchido; Anular o campo com um trao ou indicar no aplicvel ou outra expresso semelhante.

Alteraes de valores de dados j coletados podem ser feitas manualmente, desde que se registrando o responsvel pela alterao e data.

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6.2.3- Recuperao Os registros do SGQ so indexados de forma a garantir sua rpida recuperao. Podem estar dispostos por ordem alfabtica, cronolgica ou qualquer outra forma que agilize a localizao de informaes especficas. A forma de indexao de cada registro est definida na LR. A indexao de registros lgicos pode ser automaticamente alternada entre alfabtica e cronolgica, no sendo necessrio indicar este item na LR. 6.2.4- Acesso O acesso aos registros do SGQ est definido na LR e est dividido em dois nveis: P Pblico acesso permitido a todo pessoal da rea; R Reservado acesso permitido aos cargos definidos na LR.

Quando definido em contrato, os registros do SGQ estaro disponveis para avaliao do cliente ou seu representante, respeitando-se o prazo previsto na LR ou perodo acordado. 6.2.5- Proteo Os registros em meio fsico so protegidos de acordo com a sua forma de arquivamento. So mantidas cpias de segurana (back-up) dos registros em meio eletrnico. Para prevenir danos nos registros em meio eletrnico, so utilizados antivrus. Pessoas no autorizadas s podem ter acesso aos registros com permisso e acompanhamento de pessoal da rea. As informaes confidenciais da Empresa, so tratadas de forma reservada. 6.2.6- Arquivo Os registros do SGQ em meio fsico so arquivados em pasta tipo AZ, caixa box, pasta suspensa, ou em qualquer outro meio apropriado para acondicionamento de documentos, conforme definido na LR. Os registros lgicos so armazenados em meio magntico, tico ou eletrnico: disquete, discos rgidos, CDs ou outros meios similares, conforme a necessidade e capacidade de armazenamento e so definidos na LR. 6.2.7- Armazenamento Os registros do SGQ so armazenados em arquivos ou computadores na prpria rea ou em locais apropriados, objetivando prevenir danos, deteriorao, perda e garantir a legibilidade e confidencialidade dos mesmos, quando requerida. O perodo de reteno est definido no campo apropriado da LR. Os documentos recebidos via fax devem ser reproduzidos em fotocpia, para evitar a perda de legibilidade dos dados.

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6.2.8- Manuteno O tempo de reteno definido tendo-se em conta as exigncias do cliente, garantia do produto, obrigatoriedade legal, caracterstica do meio de armazenamento e a necessidade de controle. 6.2.9- Ao Os registros do SGQ so retirados do arquivo aps vencimento do prazo de reteno e so descartados. O descarte ,entretanto, fica a critrio do responsvel pelo controle do registro. Caso haja alguma restrio para determinado registro, esta indicada no campo observaes da LR. 6.3 - Controle de Documentos: Os Documentos do SGQ so controlados atravs da LMD Lista Mestra de Documentos Anexo 2. A Lista Mestra pode ser mantida em meio fsico ou lgico, desde que permita identificar o responsvel pela sua atualizao. 6.3.1 - Anlise Crtica dos Documentos

Os documentos so analisados criticamente antes da sua emisso e so aprovados por pessoal autorizado. Quando necessrio, so revisados e reaprovados. 6.3.2- Lista Mestra de Documentos - LMD Os documentos so relacionados separadamente na lista mestra, ficando disponvel para consulta em arquivo meio fsico e/ou lgico. A Lista Mestra serve como instrumento para controlar todos os documentos que envolvem a Empresa e a distribuio de cpias necessrias para o bom funcionamento do SGQ. 6.3.3- Controle da Distribuio de Cpias No haver o controle de distribuio de cpias, uma vez que os arquivos do SGQ sero mantidos atualizados no website: www.cafedocerrado.org. Os documentos que se tornarem no vlidos e/ou obsoletos so prontamente removidos dos locais de uso. Os documentos obsoletos retidos por motivos legais e/ou para preservao de conhecimento so adequadamente identificados. 7 - REGISTRO LR Lista de Registros LMD Lista Mestra de Documentos

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- ANEXOS Anexo 1 Modelo de formulrio da Lista de Registros LR Anexo 2 Modelo de formulrio de Lista Mestra de Documentos - LMD

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Anexo 1 Modelo da Lista de Registros LR


Lista de Registros LR

Identificao do Registro

Responsv el pela Coleta [2]

Indexa Acesso Forma de o (P/R) Arquivar

Tempo de Reteno Local Ativo Passivo

[1]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[7]

Observaes: [8]

Elaborado por:

Visto:

Data:

Aprovado por:

Visto:

Data:

[9]

[9]

[9]

[10]

[10]

[10]

Instruo de Preenchimento da Lista de Registros - LR


Campo 1. 2. Como Preencher Indicar a identificao do registro (Ttulo, cdigo, sigla ou outra identificao). Indicar a funo do responsvel pela coleta de dados do registro ou referenciar o procedimento pertinente que contm as instrues de preenchimento do registro. Quando vrias funes forem responsveis por coletar informaes para o registro, este campo pode ser preenchido com o nome da rea. Informar a forma como o registro organizado (ordem numrica, ordem alfabtica, ordem cronolgica.). Para arquivos mantidos em meios eletrnicos deixar em branco ou indicar no aplicvel (NA). Indicar P ou R para acesso Pblico ou Reservado conforme item 6.2.4. Para o caso de R, indicar no campo 8 as funes que podem ter acesso. Informar a forma como o registro arquivado (pasta suspensa, pasta AZ, disquete, disco rgido, CD, etc.). Indicar o local onde o registro est armazenado (Armrio 1, c:\iso9000\verificao, etc.). Indicar o tempo de reteno nos arquivos ATIVO (consulta rpida) e PASSIVO (recuperao mais lenta). 7. O tempo indicado (em anos, trimestre, meses etc.) o tempo a ser mantido no arquivo alm da unidade de tempo corrente. Exemplo:

3. 4. 5. 6.

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0 Anos - indica que o registro ficar no arquivo apenas durante o ano corrente (No primeiro dia do ano seguinte ser movido para o passivo ou dada a disposio definida). 1 Ano - indica que o registro ficar no arquivo 1 ano alm do ano corrente. 2 Meses - indica que o registro ficar no arquivo 2 meses alm do ms corrente

8.

Registrar todas as observaes necessrias em decorrncia dos dados indicados nos campos 2 a 8. Indicar a disposio dos registros quando esta for diferente da prevista no item 6.2.9. Nome e visto do Responsvel pelo arquivo e data de preenchimento do formulrio.

9.

10.

Nome e visto de quem aprovou a LR e a data de aprovao.

Anexo 2 Lista Mestra de Documentos LMD


Lista Mestra de Documentos LMD Nmero do Documento Reviso Ttulo do Documento Origem Interna Externa Data/Ms de Aprovao do Documento Conferncia Atual Prxima Controle das Cpias Distribudas

[1]

[2]

[3]

[4]

[4]

[5]

[6]

[6]

[7]

Elaborado por:

Visto:

Data:

Aprovado por:

Visto:

Data:

[8]

[8]

[8]

[9]

[9]

[9]

Instruo de Preenchimento da Lista Mestra de Documentos - LMD


Campo 1. Como Preencher Preencher com o nmero do documento. Ex: PSG 001, PSG 002, etc.

2.

Preencher indicando a condio da reviso do documento. Ex: a, b, c, etc.

3.

Descrever o Ttulo do Documento.

4.

Marcar com um X identificando a origem do documento. Interna: Documento emitido pela Empresa. Externo: Documentos externos utilizados no SGQ, Leis e Resolues e Regulamentaes referentes aplicveis aos Produtos.

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5.

Indicar a data ou ms em que o documento foi aprovado.

6.

Utilizar somente para o Controle de Documentos Externos. Colocar o ms da conferncia atual e quando ser a prxima conferncia. Ex. Atual: Abril/2004, Prxima: Novembro/2004.

7.

Relacionar as reas e/ou pessoas que receberam cpia do documento.

8.

Nome e visto do Responsvel pela elaborao da LMD e data de preenchimento do formulrio.

9.

Nome e visto de quem aprovou a LMD e a data de aprovao.